Management von IT Projekten Inhalts- und Umfangsmanagement - Dr. Olaf Boczan FK 07 - Fakultät für Informatik und Mathemantik 20.10.2020 - Version 1.0

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Management von IT Projekten Inhalts- und Umfangsmanagement - Dr. Olaf Boczan FK 07 - Fakultät für Informatik und Mathemantik 20.10.2020 - Version 1.0

Management von IT Projekten
Inhalts- und Umfangsmanagement
Dr. Olaf Boczan
FK 07 – Fakultät für Informatik und Mathemantik
20.10.2020 – Version 1.0

Lernziele

 Sie kennen den Inhalt des Inhalts- und Umfangsmanagements nach den Vorgaben des PMI‘s!
 Sie kennen die Arten von Anforderungen und können die Definition der Arten mit eigenen Worten
  wiedergeben!
 Sie kennen den Unterschied zwischen funktionalen Anforderungen und Qualitätsanforderungen!
 Sie kennen das Vorgehen des Prozesses „Anforderungen sammeln“ und können diesen Prozess
  mit eigenen Worten beschreiben!
 Sie können die Bedeutung des Pflichtenheftes und den Inhalt beschreiben!
 Sie können das Verfahren zu Änderung des Inhaltes- und Umfanges beschreiben!

            Vorlesung Management von IT Projekten / IT - Projektmanagement - Inhals- und Umfangsmanagement
            20.10.2020                                                                                       2

Inhalts- und Umfangsmanagement

Zum Inhalts- und Umfangsmanagement im Sinne des Project Management Institute (PMI) in
Projekten gehören die Prozesse, mit denen sichergestellt wird,

 dass das Projekt alle erforderlichen Arbeiten berücksichtigt (und nur diese), um das Projekt zu
  einem erfolgreichen Abschluss zu bringen.

 Dabei geht es vor allem um die Definition und Kontrolle dessen, was im Projekt enthalten ist und
  was nicht.

                                                                                                             Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe

            Vorlesung Management von IT Projekten / IT - Projektmanagement - Inhals- und Umfangsmanagement
            20.10.2020                                                                                                                             3

Projektinhalt vs. Produktinhalt

Projektinhalt und -umfang:
Die Arbeit, die verrichtet werden muss, um ein Produkt, eine Dienstleistung oder ein Ergebnis mit den
spezifizierten Merkmalen und Funktionen zu liefern.

Produktinhalt und -umfang:
Die Eigenschaften und Funktionen, die ein Produkt, eine Dienstleistung oder ein Ergebnis
kennzeichnen.

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            20.10.2020                                                                                       4

Inhalts- und Umfangsmanagement
Prozessschritte
In der Projektmanagementprozessgruppe Planung
 Inhalts- und Umfangsmanagement planen
 Anforderungen sammeln
 Inhalt und Umfang definieren
 Projektstrukturplan erstellen

In der Projektmanagementprozessgruppe Ausführung und Überwachung
 Inhalt und Umfang verifizieren
 Inhalt und Umfang steuern

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Inhalts- und Umfangsmanagement
Anforderungen sammeln
Anforderungen sammeln ist der Prozess :
 zur Definition und Dokumentation der Eigenschaften und Funktionen, die das Projekt oder Produkt
 haben muss, um die Bedürfnisse und Erwartungen von Stakeholdern zu erfüllen.

 Der Erfolg des Projekts hängt direkt davon ab, wie sorgfältig die Projekt- und Produktanforderungen
 festgehalten und gemanagt werden.

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Arten von Anforderungen

 Funktionalen Anforderungen
 Definition: Eine funktionale Anforderung ist eine Anforderung bezüglich des Ergebnisses eines Verhaltens, das
 von einer Funktion des Systems bereitgestellt werden soll.

 Qualitätsanforderungen (nichtfunktionale Anforderungen)
 Definition: eine Qualitätsanforderungen ist eine Anforderung, die sich auf ein Qualitätsmerkmal bezieht, das
 nicht durch funktionale Anforderungen abgedeckt wird.

 Randbedingungen
 Definition: Eine Randbedingung ist eine Anforderung, die den Lösungsraum jenseits dessen einschränkt, was
 notwendig ist, um die funktionellen Anforderungen und die Qualitätsanforderungen zu erfüllen.

                                                                                                              Quelle: Basiswissen Requirement Engineering, S.8

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             20.10.2020                                                                                                                                     7

Funktionale Anforderungen vs. Qualitätsanforderungen

Funktionale Anforderungen                                                                              Qualitätsanforderungen (nichtfunktionale
 Beinhalten eine klare Funktion des Systems                                                           Anforderungen)
 Können durch den Kunden gut beschrieben werden                                                        Betreffen keine eindeutig Funktion des Systems

 Können gut nachvollzogen werden                                                                       Beschreiben wie ein System etwas erfüllen soll
                                                                                                        Beeinflussen meist mehrere funktionale
                                                                                                         Anforderungen
                                                                                                        Beeinflussen sich gegenseitig
                                                                                                        Sind am Anfang meist unbekannt
                                                                                                        Können meist nicht gemessen werden (z.B. schnell)
                                                                                                        Werden schlecht in das Anforderungsmanagement
                                                                                                         integriert werden

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             20.10.2020                                                                                                                                      8

Qualitätsanforderungen (nichtfunktionale Anforderungen)
Tipps & Tricks
Achtung (!!!):
 Nichtfunktionale Anforderungen stellen für den Kunden meist ein Qualitätskriterium oder
  Akzeptanzkriterium dar.
 Eine nicht erfüllte nichtfunktionale Anforderung wirken sich mehr auf die Kundenzufriedenheit aus,
  als eine nicht erfüllte funktionale Anforderungen.
Empfehlung:
 Versuchen Sie am Anfang des Projektes „fast“ alle nichtfunktionale Anforderungen zu finden.
 Versuchen Sie nichtfunktionale Anforderungen messbar zu machen.
 Integrieren Sie die nichtfunktionale Anforderungen in die funktionale Anforderungen.
 Für nicht messbare nichtfunktionale Anforderungen führen Sie ein Abnahmeverfahren ein.

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Anforderungen sammeln
Prozessschritte
 System und Systemkontext abgrenzen (wenn nicht schon im Projektauftrag)
 Anforderung ermitteln
 Anforderung dokumentieren
 Anforderung modellbasierte dokumentieren
 Anforderung prüfen und abstimmen
 Anforderung verwalten organisieren

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            20.10.2020                                                                                       10

Anforderungen sammeln
Werkzeuge und Methoden / Ergebnisse
Werkzeuge                                                                                                wichtige Arbeitsergebnisse
 Befragungen                                                                                             Dokumentation der Anforderungen
                                                                                                                Die Dokumentation der Anforderungen beschreibt,
 Fokusgruppen
                                                                                                                inwieweit die einzelnen Anforderungen den
 Moderierte Workshops                                                                                          Geschäftsbedarf für das Projekt abdecken.
 Kreativitätstechniken für Gruppen (nächste Folie)
 Methoden zur Entscheidungsfindung in Gruppen                                                            Anforderungs-Rückverfolgbarkeits-Matrix
                                                                                                                Die Anforderungs-Rückverfolgbarkeits-Matrix ist eine
 Fragebögen und Umfragen
                                                                                                                Zuordnungstabelle, die die Anforderungen von ihrer
 Beobachtungen                                                                                                 Herkunft bis zu den Liefergegenständen verknüpft, die
                                                                                                                diese Anforderungen erfüllen.
 Prototypen

                                                                                                                                        Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe

               Vorlesung Management von IT Projekten / IT - Projektmanagement - Inhals- und Umfangsmanagement
               20.10.2020                                                                                                                                                     11

Anforderungen sammeln
Beispiele für Kreativitätstechniken für Gruppen
 Brainstorming                                                                                           Nominale Gruppentechnik
  Eine Methode zum Finden und Sammeln zahlreicher Ideen, die                                                    Diese Methode fördert das Brainstorming durch ein
  sich auf die Projekt- und Produktanforderungen beziehen.                                                      Abstimmverfahren, mit dem die nützlichsten Ideen nach Priorität
                                                                                                                geordnet und in Form von weiterem Brainstorming vertieft werden.
 Ideen-/Mindmapping.
  Die beim separaten Brainstorming gesammelten Ideen werden
  zusammengefasst und gruppiert, um Gemeinsamkeiten und
  Unterschiede zu reflektieren und neue Ideen zu erzeugen.                                                Affinitätsdiagramm
                                                                                                                Mit dieser Methode ist es möglich, eine große Anzahl von Ideen in
 Delphi-Methode.                                                                                               Gruppen zur weiteren Besprechung und Analyse einzuteilen
  Bei dieser Methode beantwortet eine ausgewählte Gruppe von
  Experten Fragen und gibt Feedback zu den Antworten, die beim
  Sammeln der Anforderungen erfasst wurden. Um die Anonymität
  zu wahren, sind die Antworten nur dem Moderator der Gruppe
  bekannt.

                                                                                                                                                        Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe
               Vorlesung Management von IT Projekten / IT - Projektmanagement - Inhals- und Umfangsmanagement
               20.10.2020                                                                                                                                                                     12

Inhalt und Umfang definieren

Inhalt und Umfang definieren ist der Prozess :
 zum Verfassen einer detaillierten Beschreibung des Projekts und Produkts.

 Die Vorbereitung einer detaillierten Beschreibung des Projektinhalts und –umfanges (Pflichtenheft)
  ist von entscheidender Bedeutung für den Erfolg des Projekts und basiert auf den wichtigsten
  Liefergegenständen, Annahmen und Beschränkungen, die während der Projektinitiierung
  dokumentiert werden.

Wichtigstes Arbeitsergebnis:
 Beschreibung des Projektinhalts und -umfangs (Pflichtenheft)

                                                                                                             Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe

            Vorlesung Management von IT Projekten / IT - Projektmanagement - Inhals- und Umfangsmanagement
            20.10.2020                                                                                                                             13

Beschreibung des Projektinhaltes und -umfangs (Pflichtenheft)

   Ist die Definition des Projektes – Was muss erreicht werden?
   Der Prozess ist ausgerichtet auf:
       Merkmale des Projektes
       Die Grenzen des Projektes
       Methoden zur Abnahme
       Steuerung des Inhaltes und Umfanges

                                                                                                              Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe

             Vorlesung Management von IT Projekten / IT - Projektmanagement - Inhals- und Umfangsmanagement
             20.10.2020                                                                                                                             14

Beschreibung des Projektinhaltes und –umfanges
Inhalt (Pflichtenheft)
   Projekt- und Produktziele                                                                           Anfänglich definierte Risiken
   Produktanforderungen / Produktmerkmale                                                              Terminmeilenstein
   Produktabnahmekriterien                                                                             Anfänglicher Projektstrukturplan
   Liefergegenstände                                                                                   Grobschätzung Kosten
   Beschränkungen                                                                                      Anforderung an das Projektkonfigurations-
   Annahmen                                                                                             management

   Anfängliche Projektorganisation                                                                     Anforderung an die Genehmigung

                                                                                                                             Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe

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             20.10.2020                                                                                                                                            15

Inhalt und Umfang validieren

ist der Prozess zur
 formalen Abnahme der erbrachten Liefergegenstände des Projekts
Methoden und Verfahren:
 Inspektion (z.B. Messen und Untersuchen)
Ziel der Inspektion:
 Erfüllen die Liefergegenstände die Anforderungen und Produktabnahmekriterien
Arbeitsergebnisse:
 Abnahmeprotokolle
 Validierungsergebnisse
 Messprotokolle
                                                                                                             Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe

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Inhalt und Umfang steuern

ist der Prozess zur
• Überwachung der Projektstands / Überwachung des Produktinhalts und -umfangs

Methoden und Verfahren:
 Abweichungsanalyse

Wichtige Arbeitsergebnisse
 Abweichungsanalyse
 Maßnahmenplan

                                                                                                             Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe

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Integrierte Änderungssteuerung

ist der Prozess zur
 Prüfung aller Änderungsanträge
                                                                                                                           Merke!
 Genehmigung von Änderungen
                                                                                                                           Nur wer Änderungen in seinem
 Management von Änderungen                                                                                                Projekt:
                                                                                                                                erfasst
                                                                                                                                bewertet
 Die integrierte Änderungssteuerung ist ein                                                                                    genehmigt oder ablehnt
                                                                                                                                dokumentiert
  zentraler Punkt des Projektmanagement
                                                                                                                                umsetzt
 Wesentliche Aufgabe des Projektleiters ist es                                                                            kann den Überblick in seinem Projekt
  Änderungen zu vermeiden !                                                                                                behalten.

Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe

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Beispiel eines Änderungsantrages

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Literatur

  A guide to the Project Management Body of                                                                Basiswissen Requirements Engineering: Aus-
  Knowledge (PMBOK Guide): (German                                                                         und Weiterbildung nach IREB-Standard zum
  version of: A guide to the Project                                                                       Certified Professional for Requirements
  Management Body of Knowledge: PMBOK                                                                      Engineering Foundation Level
  guide) (Deutsch)

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          20.10.2020                                                                                                                                    20

Lernziele

 Sie kennen den Inhalt des Inhalts- und Umfangsmanagements nach den Vorgaben des PMI‘s!
 Sie kennen die Arten von Anforderungen und können die Definition der Arten mit eigenen Worten
  wiedergeben!
 Sie kennen den Unterschied zwischen funktionalen Anforderungen und Qualitätsanforderungen!
 Sie kennen das Vorgehen des Prozesses „Anforderungen sammeln“ und können diesen Prozess
  mit eigenen Worten beschreiben!
 Sie können die Bedeutung des Pflichtenheftes und den Inhalt beschreiben!
 Sie können das Verfahren zu Änderung des Inhaltes- und Umfanges beschreiben!

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Alle Texte und Bilder in dieser Präsentation stehen, sofern nicht anders angegeben, unter der Creative Commons Namensnennung - Nicht kommerziell - Keine Bearbeitungen 4.0 International Lizenz

Ich mache weiterhin darauf aufmerksam, dass die genannten Firmen- und Markennahmen sowie Produktbezeichnungen in der Regel marken-, patent- oder warenzeichenrechtlichen Schutz unterliegen.

Die Vorlesung beruht auf den Büchern :

Project Management Institute: A guide to the project management body of knowledge. (PMBOK® guide). 6 Ausg. (2018). Newtown Square, Pa.: PMI (PMI global standard),

Basiszertifikat im Projektmanagement (GPM) / Hrsg. GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement;Hrsg. Michael Gessler ; spm swiss project management association

Pohl, Rupp: Basiswissen Requirements Engineering, 4.Auflage, dpunkt.verlag, 2015

Auf den Folie sind Teile der Bücher übernommen. Um die Lesbarkeit der Präsentation sicherzustellen sind stellenweise Zitate nicht als solche eindeutig gekennzeichnet sondern durch eine Quellenangabe
am Ende der Folie verdeutlicht. Es handelt sich dabei aber ausdrücklich um Zitat aus diesen Büchern, dessen geistige Eigentümer das Project Management Institute (PMI) und die GPM Deutsche
Gesellschaft für Projektmanagement sind.

"PMI", "PMP", PgMP", "CAPM", "PMBOK" are marks of the Project Management Institute (PMI) which are registered in the United States of America and in other nations.

Ich mache weiterhin darauf aufmerksam, dass die genannten Firmen- und Markennahmen sowie Produktbezeichnungen in der Regel marken-, patent- oder warenzeichenrechtlichen Schutz unterliegen.

Dr. Olaf Boczan
Vorlesung Management von IT Projekten / IT - Projektmanagement - Inhals- und Umfangsmanagement
20.10.2020 22

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