MIT KLEINEN PROJEKTEN IN DIE DIGITALISIERUNG
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MIT KLEINEN PROJEKTEN
IN DIE DIGITALISIERUNG
1RECHTLICHES
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vom Autor, dem HubWerk01 oder
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werden. Für die Inhalte der angegebenen
erfolgreich zu sein, haben wir bereits die Internetseiten, Apps, Bücher und ähnlicher
Energie und Freude sie erzeugen. Daher haben verschiedensten Projekte ins Leben gerufen, Informationsquellen sind ausschließlich
wir uns dazu entschieden, unsere Erfahrun- sei es an Schulen, mit Start-ups, Gemeinden deren Betreiber und Autor verantwortlich.
gen mit dir zu teilen, sodass du eine konkrete und natürlich auch mit Unternehmen – die
Richtung einschlagen kannst und dich das Digitalisierung bildet schließlich die komplette Aufgrund der besseren Lesbarkeit des
HUBWERK01-METHODE: Thema Digitalisierung nicht erschlägt. Wertschöpfungskette ab. gesamten Textes steht die männliche
Form stellvertretend für Personen
MIT KLEINEN PROJEKTEN Wir wissen, wie komplex es sich gestaltet und Nun wünschen wir dir viel Freude mit unserem
jeglichen Geschlechts.
IN DIE DIGITALISIERUNG wie unübersichtlich manche Zusammenhänge Leitfaden und hoffentlich einen klaren Kopf
dargestellt werden. Es gleicht einem Dschun- nach dem Durcharbeiten des Dokuments. Bei Rückfragen:
Hallo und herzlich willkommen zum Leitfaden gel, doch das sollte dich und deine Mitstreiter info@hubwerk01.de
„Mit kleinen Projekten in die Digitalisierung“! nicht davor abschrecken, euch mit der Materie
Toll, dass du das PDF heruntergeladen hast zu befassen und neue Wege zu gehen.
und bereit bist, das Thema für dich und dein Bevor wir beginnen, möchten wir uns ganz
Unternehmen anzugehen. Vielen Dank dafür! kurz vorstellen. Wir sind das HubWerk01 –
der Digital Hub Region Bruchsal e. V. Wir sind
Wir als HubWerk01 haben bereits einige ein gemeinnütziger Verein, der es sich zur
dieser kleinen Projekte begleitet und durften Aufgabe gemacht hat, die Digitalisierung in
dabei immer wieder feststellen, wie viel unserer Region voranzubringen. Um darin
ANDRE VOM HUBWERK01
2 3Digitalisierung geht? Profitieren die Kunden
von den umgesetzten Maßnahmen?
HINWEIS
Wie werden erfolgreiche Maßnahmen im Wir haben für die 15 Schritte dieses
Unternehmen kommuniziert? Leitfadens eine beispielhafte Reihenfolge
gewählt, die auf die meisten Anwendungs
Wenn du für dein Unternehmen nicht auf alle szenarien zutreffen dürfte. Auch wenn
Fragen sofort eine Antwort parat hast, dann ihr zunächst nur im Kleinen mit der
ist dieser Leitfaden zum Thema „Mit kleinen Digitalisierung beginnt: Sobald ihr die
Projekten in die Digitalisierung“ der ideale Abläufe verinnerlicht habt, können später
Ausgangspunkt für dich! selbst die ganz großen Projekte auf
diese Weise umgesetzt werden.
EINLEITUNG Wenn du bereits sehr gut aufgestellt bist
Im Anhang bekommt ihr von uns
und regelmäßig neue Projekte in deinem
eine Reihe an Vorschlägen für die ersten
Gleich vorweg: Aus unserer Sicht wird das Unternehmen umsetzt, würden wir uns über kleinen Projekte, die ihr umsetzen könnt.
Wort „Digitalisierung“ oft ungenau, missver- deine Erfahrungen freuen, damit auch andere
ständlich oder schlichtweg viel zu allgemein davon profitieren können.
verwendet. Dennoch hat wohl mittlerweile Dieser Leitfaden ist unabhängig von
jeder eine Vorstellung davon, was mit diesem konkreten Digitalisierungsschritten, die
Begriff gemeint ist. Falls nicht: Hier zu Beginn wahrscheinlich gerade in deinem Unterneh-
eine von uns selbst formulierte Definition: men umgesetzt werden, wie etwa die Ein-
führung einer CRM-Software, eines ERP-Sys-
DIGITALISIERUNG IST DIE UM- tems oder gar eines MES für die Abläufe in der
WANDLUNG VON INFORMATIONEN Produktion.
IN EINE VERARBEITBARE
DIGITALE FORM. CRM- und ERP-Lösungen sind für die meisten
Unternehmen mittlerweile zur Selbstver-
„Digitale Form“ bedeutet hierbei ständlichkeit geworden, die Herausforderung
„verarbeitbare Form“. Das einfache liegt jedoch in einer Umsetzung und Nutzung
Einscannen von Dokumenten gehört noch der Systeme, die der jeweiligen Situation indi-
nicht dazu, da sich PDF-Dokumente nur viduell angepasst ist.
schwer weiterverarbeiten lassen.
Wenn dein Unternehmen klein ist oder du
Viele Unternehmen haben in Sachen soloselbstständig bist, dann skaliere unsere
Digitalisierung schon eine Menge Tipps und Hinweise einfach herunter, sodass
umgesetzt oder geplant. Dennoch ist es sie für deine Situation passend sind. Wenn dir
durchaus lohnenswert, sich einmal die eine dieser Leitfaden gefällt, erstellen wir gerne
oder andere selbstkritische Frage zu stellen: auch noch eine Version für Kleinstunterneh-
Sind die Maßnahmen mit anderen Abteilungen men und Soloselbstständige. Lass uns dazu
im Unternehmen abgestimmt? gerne dein Feedback zukommen!
Sind alle Mitarbeiter weitestgehend auf
demselben Wissensstand, wenn es um So, genug der einleitenden Worte. Los geht’s!
4 5HINWEIS
Ihr müsst keine Experten auf dem Gebiet
der Digitalisierung werden. Wichtig ist nur,
dass ihr wisst, wie ihr die Digitalisierung
für euch und euer Unternehmen
nutzen könnt.
VON YOUTUBE, ONLINE-EVENTS,
DER START: FACHLITERATUR ODER ON-
MIT KLEINEN PROJEKTEN
IN DIE DIGITALISIERUNG Tauscht euch im Board zunächst über die
aktuellen Themen und Trends aus. Bringt
1. GRÜNDUNG EINES KLEINEN dabei in Erfahrung, wer sich mit welcher
BOARDS AUS ENTSCHEIDERN Technologie auskennt bzw. schon erste
Erfahrungen gesammelt hat oder sich für
Egal ob du Entscheider oder selbst Geschäfts- bestimmte Teilaspekte begeistern kann.
führer bist: Um die Digitalisierung in deinem
Unternehmen erfolgreich umzusetzen, Zu Beginn solltet ihr euch einen möglichst
brauchst du von Anfang an Verbündete. breiten Überblick über das gesamte
Das können direkte Kollegen oder sogar der Spektrum der Digitalisierung verschaffen.
Chef sein, wichtig hierbei ist nur, dass die Eine Vielzahl sehenswerter YouTube-Videos,
Personen einen guten bis sehr guten die die relevanten Inhalte und Informationen
Überblick über das Unternehmen haben. leicht verständlich aufbereiten, eignet sich
Im Idealfall ist sogar jemand aus dem hierfür besonders gut. Es gibt aber auch eine
Personalwesen im Board vertreten. Reihe lesenswerter Bücher. Hier können wir
euch das Buch „Die 50 wichtigsten Themen
Das Board sollte nicht größer als fünf der Digitalisierung“ empfehlen, das euch eine
Personen sein, im Idealfall sind unserer hervorragende Einführung in neue
Meinung nach mindestens folgende drei Technologien und aktuelle Trends bietet.
Personen vertreten:
Um einen Einblick in die Digitalisierungsstruk-
• Geschäftsführung turen unserer Region zu erhalten, nutzt
• Manager (falls vorhanden: Online-Events der örtlichen Anbieter oder
Innovationsmanager) bucht einen Kurs auf einer Online-Lernplat-
• Personalleitung tform wie „Udemy“ oder „LinkedIn Learning“.
6 7HINWEIS Thema in Zukunft für sich angehen
möchten und macht euch Notizen für weitere
Hinweis: Hier ein paar Fragen, die ihr jedem Gespräche mit den jeweiligen Personen.
Experten stellen solltet:
• Welchen Businessnutzen hat Beratet euch danach im Board, welche Person
Technologie X für mein Unternehmen? eurer Meinung nach am meisten für das
• Welchen Mehrwert bringt Technologie Thema brennt und ernennt sie zum Leiter
X meinen Kunden? eures kleinen Digitalisierungsprojekts.
• Welche Einsparungen habe ich
durch Technologie X in meinem
Unternehmen?
• Welcher Anbieter für Technologie X
3. AUSTAUSCH MIT DEN UNTER- ist empfehlenswert?
-
• Kennen Sie einen Experten im
Bereich X?
Nachdem ihr euch das nötige Grundwissen
angeeignet habt, könnt ihr auf die ersten
Experten zugehen. Nutzt auch dafür wieder
regionale Strukturen. So unterstützt ihr nicht
nur die Wirtschaft vor Ort, es entsteht auch gegründet und euch darüber ausgetauscht,
ein Netzwerkeffekt und ihr knüpft schnell wer welche Fähigkeiten und Interessen
neue, hilfreiche Kontakte. Häufig gibt es einbringen kann. Ihr habt euch Wissen
kostenlose regionale Angebote und angeeignet und bereits mit Experten aus der
Ansprechpartner, die euch bei den ersten Region gesprochen und somit das eigene
Schritten begleiten – wie das HubWerk01. Netzwerk ausgebaut. Faktisch habt ihr also
noch keine „großen Kosten“ verursacht
Tauscht euch mit den Experten über das (außer evtl. ein paar Euro für ein Buch oder
erlangte Wissen aus. Und vor allem: Stellt so einen Online-Kurs ausgegeben), sondern habt
viele Fragen wie möglich, dann habt ihr diese lediglich eure Arbeitszeit und ein paar Stunden
Antworten schon parat, wenn ihr sie später in eurer Freizeit investiert.
einmal braucht. Expertenwissen ist oft Gold
wert! Nun geht es darum, weitere Mitstreiter im
eigenen Unternehmen zu finden. Sicher fällt
euch da sofort jemand ein. Wichtig ist dabei,
4. GESPRÄCHE MIT EINZELNEN dass ihr nicht nur mit einem Abteilungs- oder
PROJEKTLEITERN Projektleiter sprecht, sondern möglichst mit
allen Mitarbeitern. Sagt ruhig, dass ihr ein
Folgendes habt ihr bereits erreicht: Ihr habt kleines Digitalisierungsprojekt umsetzen
ein Board aus bis zu fünf Mitstreitern möchtet. Fragt eure Kollegen, wie sie das
8 9HINWEIS
Wichtig! Fangt mit dem Problem an, nicht
mit der Lösung. Wenn die Lösung das
Problem sucht, kann es passieren, dass
Prioritäten falsch gesetzt werden und die
Mitarbeiter Schwierigkeiten bekommen,
dem Prozess zu folgen.
Gerade an den Themen digitales Marketing
und digitaler Vertrieb führt in Zukunft kein
Weg mehr vorbei. Ein kleiner Tipp: Hier lassen
sich perfekt erste Berührungspunkte mit
dem Themenfeld der Künstlichen Intelligenz
5. PROJEKT IDENTIFIZIEREN: schaffen.
LIEGT DER FOKUS AUF SERVICE,
VERTRIEB ODER MARKETING? Wählt also im Board ein geeignetes Pro-
jekt aus. Empfehlenswert ist es, zu Beginn
Natürlich kann euer erstes Projekt auch in gemeinsam nach Defiziten bzw. Potenzialen
der Produktion oder im Rechnungswesen in der Abteilung zu suchen. Welche Prozesse
stattfinden. Wir sind jedoch der Meinung, kosten aktuell am meisten Zeit und binden
dass sich in den Bereichen Service, Vertrieb somit Ressourcen, welche Prozesse sorgen
und Marketing am schnellsten sichtbare für Konflikte unter den Mitarbeitern? Wenn ihr
Erfolge erzielen lassen. das Problem benannt habt, werdet ihr auch
Der Markt hat hier bereits zahlreiche eine Lösung finden.
Lösungen zu bieten und es gibt eine Reihe von
Vorbildern (die meisten kommen aus den USA Hier einige Beispiele für Probleme, die ihr
und Asien), von denen man viel lernen kann. identifiziert haben könntet:
• Die Kosten für die Gewinnung von Neu-
Allgemein geht es bei der Digitalisierung kunden sind rasant gestiegen.
nicht darum, dass jeder etwas Neues • Das eigene Unternehmen ist im Internet
entwickelt, sondern vielmehr darum, dass kaum vertreten.
man von anderen lernt und am Ende die • Das Kundenfeedback und Bewertungen
Kunden davon profitieren. Auch das ist ein im Internet sind tendenziell negativ.
Grund, warum ihr bei Service, Vertrieb oder • Die Zielgruppe hat sich gewandelt und
Marketing beginnen solltet. Durch die direkte neue Bedürfnisse entwickelt, aktuelle
Verbindung mit euren Kunden bekommt ihr Maßnahmen im Marketing und Vertrieb
schnell positives Feedback, das euch äußerst kommen nicht mehr bei den (potenziel-
nützlich sein kann. len) Kunden an.
10 11HINWEIS
Hinweis: Dies ist z. B. mit Hilfe einer
Künstlichen Intelligenz möglich, die
bei vielen Unternehmen bereits im
Einsatz ist.
Hierfür bieten sich die Räumlichkeiten des
HubWerk01 auf ideale Weise an.
7. ZIEL DEFINIEREN
Das Board sollte sich nun erst einmal zu-
rückziehen und dem Projektleiter die Herau-
6. DEN AKTUELLEN PROZESS AB- die Daten etwa in ein ERP- oder CRM-Sys- sarbeitung der Ziele überlassen, das spart
tem eingespeist werden oder aber irgendwo personelle Ressourcen. Da jetzt eine aus-
unsortiert „herumliegen“. führliche Analyse des aktuellen Prozesses
Weiterhin ist es wichtig zu wissen, ob der (Ist-Prozess mit Kommunikationswegen und
Prozess auch noch weitere Personen aus Wege der Daten) vorliegt, sollte der Projek-
anderen Bereichen bindet. Gerade im Bereich tleiter recht schnell erkennen können, wo die
Du hast nun gemeinsam mit deinem Board Service, Vertrieb und Marketing gibt es viele Probleme im Detail liegen.
einen weiteren Mitstreiter gewonnen, der Überschneidungen, vor allem in der Frage, ob
bereit ist, ein erstes Projekt umzusetzen. Feedbacks von Kunden oder Kommentare in Von diesen Problemen können relativ einfach
Auch an dieser Stelle sei noch einmal erwähnt, sozialen Netzwerken zu den jeweiligen Abtei- Ziele abgeleitet werden. Als Beispiel: „Das
dass es nicht darum geht, gleich zu Beginn lungen gelangen. Überlegt euch, über welche Team der Entwicklungsabteilung bekommt
eine neue Technologie einzusetzen, sondern Wege diese Informationsweitergabe aktuell wöchentlich ein gesammeltes und automa-
mit der „neuen Welt“, die derzeit entsteht, stattfindet und ob es Regelmäßigkeiten gibt tisch ausgewertetes Kundenfeedback über
in Kontakt zu treten und mit der Umsetzung oder es eher ein Zufallsprodukt ist, wenn das neue Produkt übermittelt.“
zählbare Erfolge zu erzielen. Lob bzw. Kritik in die Entwicklungsabteilung Es sollte möglichst nur ein Ziel definiert
gelangt. werden, welches dann etwa in einem
Schaut euch jetzt zusammen an, wie der Proz- prägnanten Satz deutlich lesbar auf einem
ess, der im Unternehmen aktuell Probleme Kommunikation ist ein sehr wichtiger Punkt. Whiteboard niedergeschrieben wird. Mehrere
bereitet und verändert werden soll, aussieht. Ein Tipp von uns: Neben dem bspw. an Hierar- Ziele können zu Beginn schnell überfordernd
Beschreibt ihn kurz in schriftlicher Form und chien und anderen Unternehmensstrukturen wirken.
untersucht, wie viele Personen daran beteiligt orientierten „offiziellen Prozess“ solltet ihr
sind und in welchen Abhängigkeiten diese die in der Praxis relevanten Kommunikation- Euer Projektleiter sollte dir und deinem Board
zueinander stehen. Falls im betreffenden swege herausarbeiten. Diese Wege können diese Definition des Ziels dann auf kurzem
Prozess Software zum Einsatz kommt, solltet sich von Tag zu Tag unterscheiden, also sehr Weg zukommen lassen, im Idealfall in einem
ihr analysieren, welche Daten dort entstehen individuell sein. Konzentriert euch daher auf zeitlichen Rahmen, der euch noch einen zehn-
und ob diese bereits genutzt werden, d. h. ob eine einfache Darstellung. minütigen Austausch darüber ermöglicht.
12 13IDEALEN DIGITALEN PROZESS
ABBILDEN dieser später leichter implementiert werden.
Entscheidend sind auch hier wieder die Kom-
Der Projektleiter kann nun beginnen, das munikationswege und Wege der Daten, aber
Team (falls vorhanden) aus der Abteilung auch die Wünsche und Ideen der Teilnehmer,
mit dem identifizierten Problem stärker in die unbedingt berücksichtigt werden sollten.
den Prozess einzubinden. Um Ablenkungen
oder festgefahrene Verhaltensmuster zu Durch den Workshop hat der Projektleiter
vermeiden, sollte ein Workshop in externen nun genug Input bekommen, um eine digitale
Räumen aufgesetzt werden. So befinden sich Lösung zu erarbeiten. Bei Bedarf kann er sich
alle Teilnehmer von Anfang an in einer neuen hierzu wieder in regionalen Netzwerken oder
Situation, am besten ist die Location von einer Fördereinrichtungen (wie dem HubWerk01)
offenen, inspirierenden Atmosphäre geprägt. konstruktiven Rat holen. Der Weg zu einer
Lösung ist meist gar nicht so lang.
Zu Beginn des Workshops, der mit maximal
acht Personen durchgeführt werden sollte,
stellt der Projektleiter das erkannte Prob- 9. LÖSUNG MIT VORBILDERN
lem und den aktuellen Prozess vor, um alle ABGLEICHEN
Teilnehmer auf den gleichen Stand der Dinge
zu bringen. Nachdem eine Lösung gefunden wurde, sollte
diese noch mit denen anderer Unternehmen
Im nächsten Schritt wird gemeinsam ein Ziel abgeglichen werden. Hierbei helfen neben der
definiert. Der Projektleiter, der als Moderator Lektüre entsprechender Bücher, Blog- oder
agiert, sollte darauf achten, dass dieses Ziel Presseartikel auch YouTube-Videos. Oft reicht
inhaltlich dem Ziel aus dem Meeting mit dem es schon aus, das Buzzword einfach in die
Board ähnelt. Wie die genaue Formulierung Suchleiste einzugeben.
am Ende lautet, ist für den weiteren Verlauf
eher zweitrangig. Der Projektleiter sollte nun mit der erarbeit-
eten Lösung und den Informationen zu erfol-
Nachdem das Ziel feststeht, sollten die Teil- greichen Vorbildern auf das Board zugehen
nehmer einen neuen idealen Prozess fes- und euch damit vom Vorhaben und der Lösung
tlegen. Technisches Know-how ist dabei nicht überzeugen.
zwingend erforderlich. Ein positiver Effekt:
Da die Mitarbeiter an der Entwicklung des Stellt die Lösung gerne zur Diskussion, bleibt
neuen Prozesses selbst teilnehmen, kann aber im Gespräch effizient und konstruktiv.
14 15HINWEIS
Einige Tipps haben wir aber noch für euch:
• Nutzt externe Räume, um kreativ
und frei denken zu können.
• Arbeitet mit externen Experten
zusammen, ggf. sogar über
Plattformen wie fiverr.com.
• Nutzt regionale Netzwerke für
Feedbackschleifen (wendet euch
gerne an uns, wir sagen euch, wen
ihr wie gezielt ansprechen könnt).
• Bindet immer wieder eigene Kollegen
mit ein und fragt diese um Rat.
• Haltet euch nicht zu lange an
Kleinigkeiten auf, sondern fokussiert
euch auf das festgelegte Ziel.
11. BUDGETS FESTLEGEN
Nachdem ihr euch ausreichend umgehört habt
10. KOOPERATIONEN EINGEHEN und evtl. sogar schon erste Angebote einge-
UND FEEDBACKS EINHOLEN holt habt, ist es an der Zeit, über das Budget
zu reden. Setzt euch hierzu wieder mit dem 12. BEI AUFGABEN, DIE DIE KOM- en gibt es Experten und oft sogar, wie im
Nutzt als Board auch die ruhigeren Phasen Projektleiter zusammen und sprecht über PETENZEN DES EIGENEN PER- obigen Beispiel, eine geeignete Software.
eures Projekts. Neue Maßnahmen werden den effizienten Einsatz von Mitteln. Versucht SONALS ÜBERSTEIGEN, EXTERNE Unser Tipp: Holt euch Unterstützung von je-
nicht von heute auf morgen bewilligt und sparsam zu sein und doch schnell Erfolge zu EINBINDEN mandem mit einem generalistischen Technol-
umgesetzt (wobei wir das sehr begrüßen erzielen. ogiewissen (hier helfen wiederum Netzwerke
würden), schließlich geht es oft um Gelder, die Bedenkt dabei, dass es bereits viele fertige Verschafft euch erneut einen Überblick über wie das HubWerk01).
noch nicht eingeplant wurden oder um Mitar- Lösungen gibt. Einen großen Teil der Arbeit die Ressourcen, die ihr bereits im eigenen Un-
beiter, die ohnehin schon voll ausgelastet sind. habt ihr bereits geschafft und die Lösung ternehmen habt und startet evtl. sogar einen Eine erste Gedankenstütze, welche externen
an sich kann und sollte nicht mehr allzu viel Aufruf, wie in etwa: „Suchen Mitarbeiter, die Personen weiterhelfen könnten:
Sammelt Feedbacks und bringt evtl. auch kosten. Achtet außerdem darauf, dass das sich mit Facebook auskennen“. • KI-Versteher
schon erste Kooperationen auf den Weg, gewählte System unkompliziert in Einsatz und Nachdem ihr die Lösung herausgearbeit- • KI-Trainer
die ihr dann bei der Umsetzung des Projekts Pflege ist. et habt, wird euch wahrscheinlich schnell • KI-Designer
nutzen könnt. Hierzu bieten sich ebenfalls Berücksichtigt gerade im Bereich Service, bewusst, dass euch Kompetenzen im eigenen • Social-Media-Manager
Netzwerke an, die oft über einen großen Marketing und Vertrieb das Thema Datensi- Unternehmen fehlen. Z. B. jemand, der eine • Experten für digitales Marketing
Kreis an Experten und, falls relevant, auch cherheit. Hier lohnt es sich, einen Experten Künstliche Intelligenz trainiert, wenn ihr damit • Experten für digitalen Vertrieb
Start-ups verfügen (in der Region bspw. das hinzuzuziehen, der im Idealfall direkt eine Teilbereiche eures Vertriebs automatisieren • Datensicherheitsbeauftragte
CyberForum und wir vom HubWerk01). passende Lösung anbieten kann. wollt. Aber keine Sorge – für solche Tätigkeit- • Entwickler für mobile Anwendungen
16 1713. KLEINES PROJEKTTEAM MIT
DER ERARBEITUNG DER LÖSUNG
Wir sind uns sicher, dass ihr beim Thema
Projektmanagement gut aufgestellt seid.
Übergebt nun das Projekt euren gewohnten
Strukturen.
14. ERFOLGREICHE UMSETZUNG
DES PROJEKTS IM UNTERNEHMEN
KOMMUNIZIEREN
(unternehmensinterner Newsletter, eigene
Facebook-Gruppe, WhatsApp-Gruppe oder
auch eine kleine Ansprache in wöchentlichen
oder monatlichen Versammlungen) bei Projektleitern aus anderen Abteilungen,
die nur noch einen letzten positiven Impuls
Dies ist wohl einer der wichtigsten Punkte: benötigt haben, um sich selbst für die
Nach dem erfolgreichen Umsetzen des Digitalisierung zu begeistern.
Projekts und dem Durchlauf mehrerer
Feedbackschleifen solltet ihr das Projekt
an die gesamte Belegschaft eures Unterneh- 15. DIE SCHRITTE AB PUNKT 4
mens kommunizieren. WIEDERHOLEN: NUN DÜRFTEN
Von der Reinigungskraft bis zum Investor DEUTLICH MEHR ABTEILUNGS-
sollte jeder darüber Bescheid wissen, dass ODER PROJEKTLEITER FÜR DIE
ihr einen problematischen Prozess digitalis- UMSETZUNG KLEINERER PROJEKTE
iert habt. Fasst dazu kurz zusammen, was ihr OFFEN SEIN
getan habt und was am Ende das Ergebnis ist.
Ladet ggf. alle Mitarbeiter dazu ein, die neue Wenn die Abfolge bei einem Projekt geklappt
Lösung zu testen und Feedback zu geben. hat, wird sie auch bei anderen Projekten
Der Gedanke dahinter ist, die Mitarbeiter jeglicher Größe funktionieren.
unmittelbar am Veränderungsprozess Geht nun wieder auf den vierten Punkt
teilhaben zu lassen und ihnen das Gefühl zu zurück und führt erneut Gespräche mit euren
vermitteln, dass das eigene Unternehmen in Abteilungs- bzw. Projektleitern. Ihr werdet
der Digitalisierung angekommen ist. überrascht sein, wie begeistert sie sich nun
So entstehen im besten Fall Aha-Momente zum Thema Digitalisierung äußern.
18 19HINWEIS
Daher folgende Tipps von uns:
• Gesamtstrategie im kleinen Board
ausarbeiten (bevorzugt in externen
Räumen, um ein Tunneldenken zu
vermeiden
• Gesamtstrategie gemeinsam mit
den Mitarbeitern ausarbeiten, das
Board behält die Ziele dabei im Blick
(hierzu bieten sich verschiedene
Workshop-Formate an)
• Nutzt zuerst das Wissen der WAS KANNST DU SONST
Mitarbeiter und Entscheider in NOCH TUN?
eurem Unternehmen, bevor ihr
externe Experten kontaktiert. Falls dein Unternehmen noch keine Gesamt-
Eine Ausnahme sind Moderatoren strategie für die digitale Transformation hat,
oder kurze Impulsvorträge, die euch solltest du dich zuerst im kleinen Board damit
einen Blick von außen vermitteln. beschäftigen und das Konzept gemeinsam
ausarbeiten.
Zusammen mit der erfolgreichen Umsetzung
der ersten kleinen Projekte könnt ihr eure
ersten Strategieentwürfe dann vor euren
Kollegen bzw. Mitarbeitern kommunizieren.
SCHLUSSBEMERKUNG Mit den kleinen Projekten testet ihr
sozusagen deren Bereitschaft, den Weg der
Wir wünschen dir und euch viel Erfolg, Transformation mitzugehen. Ein gemeins-
Geduld und Nerven. Nicht alles kann am ames Gesamtverständnis der Digitalisierung
Anfang ohne Probleme und Herausforderun- im Unternehmen ist unabdingbar, sollte aber
gen funktionieren! Wir vom HubWerk01 sind auch nicht voreilig entschieden bzw. der
für euch da und unterstützen euch gerne in Belegschaft präsentiert werden.
den einzelnen Punkten.
Die Mitarbeiter sollten über die Zukunft des
Zum Abschluss haben wir noch eine kleine Unternehmens mitentscheiden können,
Checkliste erstellt, die dich und deine bindet sie daher so früh wie möglich mit ein.
Mitstreiter durch die einzelnen Schritte Hierfür gibt es zahlreiche Workshop-For-
begleitet. Ebenfalls warten im Anhang mate, die euch dabei unterstützen. Auch wir
einige spannende Beispielprojekte, die vom HubWerk01 sind dabei ein kompetenter
euch als Inspiration dienen sollen. Ansprechpartner.
20 214. DURCH GESPRÄCHE MIT EINZELNEN PROJEKTLEITERN IN
CHECKLISTE FÜR EUREN WEG „MIT KLEINEN ERFAHRUNG BRINGEN, WIE SIE DAS THEMA SEHEN UND IN
ZUKUNFT BEARBEITEN MÖCHTEN
PROJEKTEN IN DIE DIGITALISIERUNG“
Im Board mit allen Abteilungs- bzw. Projektleitern über das Thema
1. GRÜNDUNG EINES KLEINEN BOARDS AUS ENTSCHEIDERN Digitalisierung sprechen (das Gespräch kann auch am Kaffeeautomaten
stattfinden).
Mitstreiter finden und begeistern. Einen geeigneten Projektleiter ernennen, der für die Digitalisierung brennt.
Gespräch mit Personalleitung führen.
Gespräch mit (Innovations-) Manager führen.
Gespräch mit Geschäftsleitung führen. 5. PROJEKT IDENTIFIZIEREN: LIEGT DER FOKUS AUF SER-
VICE, VERTRIEB ODER MARKETING?
2. WISSENSANEIGNUNG ZU THEMEN DER DIGITALISIERUNG Ein Problem identifizieren, das aktuell für viel Unruhe im eigenen Un-
ternehmen sorgt (bei der Auswahl die Bereiche Service, Vertrieb und
Nutzung von YouTube, Online-Events, Büchern und Nutzung von Marketing bevorzugen).
Online-Learning-Plattformen
Meeting im Board – „Erfahrung mit neuen Technologien“. 6. AKTUELLEN PROZESS ABBILDEN
Sich mithilfe aufbereiteter Inhalte bei YouTube zu den neuen
Technologien informieren. Bestandsaufnahme (Identifizieren von
Das Buch „Die 50 wichtigsten Themen der Digitalisierung“ lesen. Problemen – ganz wichtig: vom Problem
Sich mit Online-Lernplattformen (Udemy, Blinkist, Audible, her denken
LinkedIn Learning) beschäftigen.
An einem Online-Event aus der Region teilnehmen und sich mit Den aktuellen Prozess, der Probleme macht, abbilden.
anderen Akteuren austauschen. Abhängigkeiten, Kommunikationswege und eingesetzte Software in die
Einen Online-Kurs buchen, um mehr über eine neue Technologie Abbildung aufnehmen.
zu erfahren. Falls relevant, auch die Wege der Daten aufnehmen.
Für die Abbildung digitale Tools wie Mindmaps nutzen.
Auch die aktuellen Kommunikationswege analysieren.
3. AUSTAUSCH MIT DEN UNTERSCHIEDLICHSTEN EXPER-
7. ZIELE DEFINIEREN
Sich informieren, wie regionale und überregionale Netzwerke helfen Den Projektleiter das Ziel definieren lassen.
können und welche kostenfreien Angebote es gibt, um sich mit Experten Sich bei einem gemeinsamen Meeting (Board und Projektleitung) über die
auszutauschen. Bestimmung des Ziels austauschen.
Mindestens zwei Gespräche mit Experten aus der Region führen. Ein gemeinsames Verständnis schaffen.
22 2312. BEI AUFGABEN, DIE DIE KOMPETENZEN DES EIGENEN
PROZESS ABBILDEN PERSONALS ÜBERSTEIGEN, EXTERNE EINBINDEN
Ein Team aus Mitarbeitern der für das Problem relevanten Abteilung(en) Prüfen, welche Kompetenzen bereits im Unternehmen vorhanden sind
zusammenstellen (höchstens acht Personen). (evtl. eine Ausschreibung erarbeiten).
Externe Räume für einen Workshop mit dem Team anmieten. Prüfen, welche Kompetenzen von außerhalb für das Projekt benötigt
Den Workshop vom Projektleiter planen und moderieren lassen. werden.
Gemeinsam das Ziel festlegen, das erreicht werden soll. Die ersten Experten kontaktieren.
Den neuen Prozess inkl. der Kommunikationswege und Wege der Daten Regionale Strukturen und Einrichtungen nutzen.
abbilden.
Den Projektleiter damit betrauen, den Workshop-Input zusammenzufas-
sen und auszuwerten. 13. KLEINES PROJEKTTEAM AUF DIE ERARBEITUNG DER
Den Projektleiter beauftragen, eine digitale Lösung zu finden.
Über neue Projektmanagement-Methoden wie bspw. Scrum oder DevOps
9. LÖSUNG MIT VORBILDERN ABGLEICHEN informieren.
Das Projekt im Team umsetzen.
Die erarbeitete Lösung unter die Lupe nehmen.
Relevante Blogbeiträge und Bücher lesen.
YouTube-Videos nutzen und dabei auch hilfreiche Kommentare unter den 14. ERFOLGREICHE UMSETZUNG DES PROJEKTS IM UN-
Videos lesen. TERNEHMEN KOMMUNIZIEREN
Den Projektleiter bitten, die Recherche und die erarbeitete Lösung vorzus-
tellen. (unternehmensinterner Newsletter, eigene Facebook-Gruppe,
WhatsApp-Gruppe oder auch eine kleine Ansprache in wöchentlichen
oder monatlichen Versammlungen)
10. KOOPERATIONEN EINGEHEN UND FEEDBACKS EINHO-
LEN Das Projekt und den Projektverlauf kurz zusammenfassen.
Ergebnisse veröffentlichen und Mitarbeiter zum Testen anregen.
Mögliche Kooperationspartner aus der Region recherchieren. Mitarbeiter für das Thema Digitalisierung begeistern.
Kontakt zu mindestens zwei möglichen Kooperationspartnern aufbauen.
Zwei bis drei externe Feedbacks zur erarbeiteten Lösung einholen, dabei
regionale Strukturen nutzen. 15. DIE SCHRITTE AB PUNKT 4 WIEDERHOLEN
Nun dürften deutlich mehr Abteilungs- oder Projektleiter für die Umsetzung
11. BUDGETS FESTLEGEN kleiner Projekte offen sein
Für die Umsetzung der Lösung mindestens drei Angebote einholen. Schritt 4 bis 14 immer wieder mit neuen Projekten wiederholen.
Online-Bewertungen und Empfehlungen nutzen.
Kostengünstige Angebote ggf. von regionalen Start-ups bzw. Unterneh-
men im Auge behalten.
Einen Datenschutzbeauftragten hinzuziehen.
24 25PROBLEME, DIE ERSTE KLEINE PROJEKTE VERTRIEB
LÖSEN KÖNNEN Kunden finden Angebot nicht online
steigende und individuellere Anforderungen der Kunden
Im Folgenden möchten wir dir einige Probleme vorstellen, die uns während Rückmeldungen/Probleme von Kunden (direkt zum Produkt)
unserer Arbeit bislang begegnet sind. Denn wir denken, dass viele eher eine wenig Infos/Dokumente seitens Entwicklung/Produktmanagement zu
Lösung kennen, anstatt ihr eigenes Problem zu benennen. den Eigenschaften von Produkten bzw. für die in Zukunft geplanten Er-
weiterungen oder Neuerungen
wenig Informationen seitens Entwicklung/Produktmanagement zu den
LOGISTIK Verfügbarkeiten oder der Fertigstellung von Produkten/Dienstleistungen
Probleme und Bedürfnisse der Kunden werden nicht erkannt
falsche Einlagerung und Einbuchung des Materials (falsche Mengen Mitarbeiter können nicht motiviert werden
werden eingebucht; Material wird falsch eingelagert; Material wird gar unzureichende Strukturierung der Vertriebsketten und -prozesse
nicht eingebucht; keine Rückmeldung, dass die Ware da ist) einzelne Vertriebstätigkeiten können nicht transparent nachverfolgt
Qualitätskontrolle beim Wareneingang (sind die Maße, Beschaffenheit und werden
Mengen wie bestellt und gewünscht)
lange Wartezeiten
Kapazitätsengpässe, bspw. zu geringe Lagerkapazitäten MARKETING
Überkapazitäten
keine transportsichere Verpackung fehlende Sichtbarkeit im Internet
keine zuverlässige Etikettierung der Waren wenig Infos/Dokumente seitens Entwicklung/Produktmanagement zu
Fahrzeuge sind nicht auf dem aktuellen Stand der Technik den Eigenschaften von Produkten bzw. für die in Zukunft geplanten Er-
unerwartete Ausfälle von Fahrzeugen weiterungen oder Neuerungen
Unterversorgung von Stationen mit Ressourcen wenig Informationen seitens Entwicklung/Produktmanagement zu den
Störungen in der Lieferkette oder in der Datenverarbeitung Verfügbarkeiten oder der Fertigstellung von Produkten/Dienstleistungen
Fehler in der Auftragsabwicklung fehlende Identifikation mit dem eigenen Unternehmen
fehlerhafte Lagerbestände oder falsche Materialbedarfsplanung fehlende einheitliche Kommunikation (keine Corporate Identity vorhanden)
unvorhergesehene Ereignisse wie Katastrophen und Unfälle, die zu nicht keine Abstimmung mit den anderen Abteilungen über den Sinn/Zeitpunkt
vorhersehbaren Störungen führen bestimmter Marketing-Maßnahmen (Lagerbestände, Verfügbarkeiten im
Service, etc.)
es werden nicht die richtigen Zielgruppen erreicht
Zielgruppen werden mit dem falschen Medium angesprochen
keine Verknüpfung von Online- und Offline-Daten, somit keine Run-
dum-Sicht auf Kunden
26 27PERSONALENTWICKLUNG PRODUKTION
fehlender Kontakt zum Nachwuchs und dessen Bedürfnissen Fehlbestände im Warenbestand
klassische Maßnahmen der Personalentwicklung (bspw. Reisekosten, steigende und individuellere Anforderungen der Kunden
Verpflegung) erfordern häufig einen hohen organisatorischen Aufwand unregelmäßige und falsche Eingaben in das ERP-System
und hohe Kosten aufwändiger Nachweis der einzelnen Arbeitsschritte
Mitarbeiter sowie Personalentwickler verfügen über keine oder Kommunikation bei der Abrufung von Beständen
mangelnde digitale Kompetenz unleserliche Arbeitsanweisungen (bei Papierdokumenten)
Arbeitsplätze fallen weg bzw. werden durch digitale Maßnahmen ersetzt Mitarbeiter werden nicht genügend eingearbeitet
unzureichendes Employer Branding ungenügende Dokumentation
Mitarbeiter können nicht konstant motiviert und somit nicht fehlerhafte Einstellungen sowie Messfehler im Arbeitsprozess
langfristig gebunden werden Änderungen im Arbeitsprozess werden übersehen
keine zeitliche, räumliche und inhaltliche Flexibilität von einzelne Arbeitsschritte werden versehentlich nicht ausgeführt
Weiterbildungsmaßnahmen
fehlendes Wissen über die eigenen Mitarbeiter
keine individuelle Förderung der Mitarbeiter möglich EINKAUF
keine Bereitstellung relevanter Hilfe für Mitarbeiter
Fixierung auf die eigenen Prozesse und Kennzahlen Fehlbestände im Warenbestand
zu langsame Prozesse, um die Bedürfnisse der Mitarbeiter frühzeitig unregelmäßige und falsche Eingaben in das ERP-System
zu erkennen und abzudecken Fehlplanung in der Materialbeschaffung – Verfügbarkeit
Dokumentennachweise fehlen (Unterlagen und Zertifikate
von Lieferanten)
BUCHHALTUNG Einkäufe werden nicht nach Dringlichkeiten selbstständig sortiert
fehlende Statusmeldungen von Lieferanten
unregelmäßige und falsche Eingaben in das ERP-System keine automatische Nachbeschaffung
hoher Zeitaufwand, zusätzliche Kosten falsche Auswahl von Lieferanten
Rechnungen werden nicht korrekt erstellt Lieferverzögerungen oder -ausfälle
falscher Steuersatz wird angesetzt das Thema Nachhaltigkeit wird nicht bedacht
Fehler bei der Belegarchivierung (Belege für Buchungen sind nicht mehr zuverlässige Einkaufskalkulation kann nicht gewährleistet werden
auffindbar, Belege werden auf Thermopapier archiviert)
Fristen werden nicht eingehalten, Strafen für Versäumnisse (bspw.
Steuererklärungen einreichen, Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben)
fehlerhafte oder unvollständige Belege
Kunden halten Zahlungsziele nicht ein
Rücklagen für Steuernachzahlungen sind nicht vorhanden
28 29SERVICE
Beschwerden werden nicht bearbeitet (es wird nicht darauf eingegangen) mangelnde Markt- und Kundenorientierung, daher scheitern Produkte am
klare Aussagen, wann Probleme und Mängel behoben werden, können Markt
nicht getroffen werden träge Hierarchien und Bürokratien im Unternehmen, somit schleppende
Probleme können nicht identifiziert werden und somit können keine Prozesse und lange Entscheidungszyklen
Lösungsvorschläge gemacht werden schlechte Zusammenarbeit und Kommunikationsprobleme
persönlicher Support kann nicht gewährleistet werden (bspw. Nachrichten Veränderungen lösen bei vielen Verunsicherungen und Widerstände aus
in sozialen Netzwerken persönlich beantworten)
kein durchgängiger Service (rund um die Uhr) möglich
Mitarbeiter müssen in Schichten eingesetzt werden GESCHÄFTSLEITUNG
Mitarbeiter sind überlastet
Fragen der Kunden wiederholen sich fehlende Transparenz im Unternehmen, Mitarbeiter und Führung-
Kommunikationswege werden nicht richtig verstanden und genutzt (bspw. skräfte fühlen sich schlecht informiert über Neuigkeiten und Unterneh-
kein alters- und zielgruppengerechtes Bespielen der verschiedenen So- mensentwicklung
cial-Media-Kanäle) steigende und individuellere Anforderungen der Kunden
Kanäle, auf denen Kunden das Unternehmen kontaktieren können, werden unregelmäßige und falsche Eingaben in das ERP-System
vernachlässigt Prozesse im Unternehmen wurden durch die Mitarbeiter verändert
öffentliche negative Kundenreaktionen (via Facebook oder Twitter) zeitfressende und komplizierte Verwaltungsprozesse
Kunden wenden sich aufgrund des schlechten Services vom Unternehmen fehlender Nachwuchs
ab fehlendes digitales Know-how unter den Mitarbeitern
leichtsinniger Umgang mit dem Thema Datensicherheit unter den Mitar-
beitern
ENTWICKLUNGS- UND INNOVATIONSABTEILUNG auf Konflikte wird nicht eingegangen
klare Ziele und Prioritäten werden nicht an die Mitarbeiter vermittelt
geringer Kontakt zu den Kunden und deren Bedürfnissen Mitarbeiter werden nicht ausreichend motiviert
fehlender Kontakt zu anderen Experten außerhalb des eigenen Unterneh-
mens Verstehe dies bitte nur als kleine Aufzählung! Es gibt unzählige weitere
Mitarbeiter haben keinen Raum für Experimente, in dem sie neue Ideen Problemstellungen in den einzelnen Unternehmen. Uns war es wichtig, nur die
entwickeln und testen können Probleme aufzuzählen, denen wir selbst in unserer Praxis begegnet sind und
Unternehmen fordern geringes Risiko und hohe Sicherheit für die wir eine oder auch mehrere Lösungen kennen.
niedriger Stellenwert der Innovation (Tagesgeschäft geht vor)
Produkt scheitert bereits intern: Entwicklung, Umsetzung und Vermark-
tung eines neuen Produkts funktionieren nicht einwandfrei
Fehlentscheidungen (bspw. wegen mangelhafter Informationen)
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Andre Tiede HubWerk01 -Digital Hub Region Bruchsal e.V.
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