Penseo Handbuch für Berater - Vermittlerportal der ALH Gruppe
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Penseo Handbuch für Berater
Penseo Handbuch
für Berater
Beraterzugang einrichten ...................................... 2 Mitarbeiter beraten............................................. 11
Beraterzugang einrichten .................................. 3 Persönliche Beratung durchführen.................... 12
Maklerhaus anlegen ...................................... 3 Warum persönlich beraten?......................... 12
Weitere Beraterzugänge vergeben ................ 3 Beratung vorbereiten................................... 12
Persönlichen Zugang vervollständigen ........... 3 Ablauf der persönlichen Beratung ................ 12
Passwort vergessen? ..................................... 3
Chatbot-Beratung durchführen......................... 13
Demo Account nutzen ........................................ 4 Warum per Chatbot beraten? ...................... 13
Das Zusammenspiel von Beraterzugang & Schritt 1: Mitarbeiterzugänge vergeben ....... 13
Demo Account............................................... 4 Schritt 2: Zugriff über das Mitarbeiterportal . 13
Einen 360° Demo Account erstellen ............... 4 Schritt 3: Das Beratungscenter ..................... 14
Die Chat-Demo präsentieren ......................... 4 Abschluss der Chatbot-Beratung .................. 14
Anonyme Beratung durchführen....................... 15
Unternehmen anlegen und konfigurieren............ 5 Warum anonym beraten? ............................ 15
Beratung vorbereiten................................... 15
Unternehmen anlegen ....................................... 6
Abschluss der anonymen Beratung .............. 15
Neues Unternehmen anlegen ........................ 6
Vergabe von Unternehmenszugängen ........... 6 Anträge bearbeiten und einreichen................... 16
Die Unternehmensübersicht .......................... 6 Den Absicherungswunsch prüfen ................. 16
Anträge generieren ...................................... 16
Versorgung einrichten........................................ 7
Umwandlungsvereinbarung erzeugen .......... 16
Die Funktion einer Versorgung ...................... 7
Anträge an Versicherer versenden ............... 16
Durchführungsweg und Rechenkern
Eingereichte Anträge im Portal anlegen........ 16
bestimmen .................................................... 7
Versorgung abschließen ................................ 7
Bezuschussung festlegen ............................... 7 Kunden & Verträge verwalten ............................. 17
Unternehmen konfigurieren .............................. 8 Kunden betreuen ............................................. 18
Beratungs- und Betreuungsoptionen einstellen Arbeitgeber und Mitarbeiter betreuen ......... 18
..................................................................... 8 DSGVO-konforme Kommunikation ............... 18
Mitarbeitergruppen definieren ...................... 8 E-Mail Kampagnen ....................................... 18
Dokumentvorlagen nutzen ............................ 8
Verträge anlegen und importieren ................... 19
Den Meldungsversand konfigurieren ............. 8
Die Vertragsansicht für Berater .................... 19
Zugriffsrechte auf Unternehmensebene
Verträge im Portal anlegen .......................... 19
festlegen ....................................................... 8
Vertragsdaten importieren und updaten ...... 19
Kalenderfunktion integrieren......................... 9
Vertragsdokumente hochladen .................... 19
Mitarbeiter anlegen und importieren ................10
Änderungsmeldungen übermitteln ................... 20
Mitarbeiter anlegen......................................10
Änderungsmeldungen erzeugen................... 20
Upload einer Mitarbeiterliste........................10
Verwaltungsvorgänge Ihrer Kunden ............. 20
Mitarbeiterzugänge vergeben.......................10
Meldungen an Versicherer übermitteln........ 20
Selbstregistrierung von Mitarbeitern ............10
Verwendung der Maklervollmacht ............... 20
Zusammenarbeit mit der Lohnbuchhaltung ...... 21
Meldeturnus der Lohnbuchhaltung festlegen
.................................................................... 21
Die Lohnbuchhaltung einbinden................... 21
Lohnbuchhaltungsmeldungen erzeugen ....... 21
Lohnbuchhaltungsmeldungen übertragen .... 21
Penseo Handbuch Q1/2022 1 Das bAV-Portal
Beraterzugang einrichten Nichts geht über eine gute Vorbereitung – das gilt auch für Ih- ren Zugang im Penseo Portal. Im folgenden Abschnitt lernen Sie, wie Sie Ihren Zugang optimal einrichten, um Firmenkunden und Arbeitnehmer digital betreuen zu können. Get ready! Penseo Handbuch Q1/2022 2 Das bAV-Portal
Beraterzugang
einrichten
Maklerhaus anlegen Passwort vergessen?
Ihr Maklerhaus legen wir für Sie im Penseo Portal Sollten Sie als Berater Ihr Passwort verlegt ha-
an, sobald Sie Kunde sind. Als Admin können Sie ben, können Sie sich auf der Login Seite ein neues
die Daten eigenständig auf Ihrer Startseite unter Passwort vergeben lassen. Das gleiche gilt übri-
Einstellungen editieren. Laden Sie hier auch Ihr gens auch für die Zugänge von Unternehmen und
Maklerlogo hoch, um das Portal zu individualisie- Mitarbeitern.
ren.
i Auf Wunsch bauen wir für Sie ein White Label
des Portals in Ihrem Corporate Design inkl. ei-
gener Wunschdomain. Hierfür wenden Sie
sich bitte direkt an uns.
Weitere Beraterzugänge vergeben
Als Admin können Sie unter Zugänge bei Bedarf
weitere Beraterzugänge für Ihre Kollegen verge-
ben (es werden Aktivierungsmails versendet). Le-
gen Sie Zugriffsrechte sowie Regeln für die Ur-
laubsvertretung fest. Für Kollegen, die lediglich
Einsicht in einzelne Unternehmen haben sollen
(Key Accounts), wählen Sie Zugriff auf Unterneh-
mensebene aus. Die Auswahl der Zugriffsrechte Abbildung: Mein Zugang
können Sie dann in der Konfiguration am Unter-
nehmen festlegen.
Persönlichen Zugang vervollständigen
Vervollständigen Sie Ihren Zugang unter Mein
Zugang durch das Hochladen eines Fotos, das im
Mitarbeiterportal der von Ihnen betreuten Kun-
den angezeigt wird. Hinterlegen Sie zudem Ihre
digitale Signatur, die auf allen vom Portal erzeug-
ten Dokumenten automatisch eingefügt wird.
Hier können Sie sich zudem ausloggen.
Der Zugang ist damit fertig eingerichtet. Auf der
Startseite finden Sie Ihren persönlichen Aufga-
benbereich, der Sie über alle Vorgänge im Portal
auf dem Laufenden hält.
Penseo Handbuch Q1/2022 3 Das bAV-Portal
Demo Account
nutzen
Das Zusammenspiel von Beraterzugang & Die Chat-Demo präsentieren
Demo Account
Penseo stellt Ihnen auf Anfrage individuelle
Zu Präsentationszwecken stellt Ihnen Penseo ne- Demo Zugänge für die Chatbot-Beratung zur Ver-
ben dem aktiven Beraterzugang auch einen eige- fügung. Die Chat-Demos sind nicht mit dem Pen-
nen Demo Account zur Verfügung. Der Demo Ac- seo Portal verknüpft und können so problemlos
count ist voll funktionsfähig. Befüllen Sie den Ac- zu Präsentationszwecken genutzt werden. Nut-
count (ausschließlich) mit Beispieldaten für eine zen Sie den Service für Unternehmen, in denen
“lebhafte” Firmenkundenakquise. Wir empfeh- Sie eine Chatbot-Beratung planen.
len, der Personalabteilung eines Unternehmens
testweise einen Zugang zur Verfügung zu stellen,
um sie von den Vorteilen einer digitalen Bera-
tung und Verwaltung betrieblicher Versorgungs-
systeme zu überzeugen.
Zwischen den beiden Zugängen können Sie je-
derzeit ganz einfach unter Mein Zugang wech-
seln. Der Demo Account ist farblich hervorgeho-
ben.
Einen 360° Demo Account erstellen
Wir empfehlen Ihnen das Anlegen eines 360°
Demo Accounts, mit dem Sie in die Rolle von Be-
ratern, Unternehmen und Mitarbeitern schlüp-
fen können. Legen Sie dafür ein neues Unterneh-
men mit Beispieldaten an und vergeben Sie sich
dort einen Zugang mit Ihrer eigenen E-Mail-Ad-
resse. Danach legen Sie sich in diesem Unterneh-
men selber als Mitarbeiter an (verwenden Sie je-
weils die gleiche Adresse für schnelles Wechseln
ohne Ein- und Ausloggen). Sobald Sie die Zu-
gänge aktiviert haben, können Sie unter Mein Zu-
gang zwischen allen Zugängen wechseln.
Penseo Handbuch Q1/2022 4 Das bAV-Portal
Unternehmen anlegen und konfigurieren Penseo erleichtert Ihnen die Zusammenarbeit mit Ihren Firmen- kunden. Legen Sie Unternehmen sowie Zugänge für die Perso- nalabteilung, die Lohnbuchhaltung und die Mitarbeiter an. Ein- mal konfiguriert ist die Betreuung ganz einfach. Penseo Handbuch Q1/2022 5 Das bAV-Portal
Unternehmen
anlegen
Neues Unternehmen anlegen Die Unternehmensübersicht
Legen Sie in der Unternehmensliste ein neues Am Unternehmen finden Sie eine Übersicht über
Unternehmen an. Fügen Sie das Firmenlogo Zuständigkeiten, Dokumente und Kennzahlen.
hinzu und wählen Sie den zuständigen Berater Unter Erweiterte Funktionen steht Ihnen ein Link
aus. Ein gebräuchlicher Kurzname der Firma (z.B. zur Selbstregistrierung von Mitarbeitern des Un-
ohne Rechtsform) erleichtert die Kommunikation ternehmens zur Verfügung. Füllt ein Mitarbeiter
mit Ihren Kunden. die Maske aus, wird sein Mitarbeiterzugang prak-
tischerweise direkt dem Unternehmen zugewie-
i Denken Sie an die vertragliche Vereinbarung sen. Wenn die anonyme Beratung aktiviert ist,
und den Datenschutz mit Ihren Firmenkun- wird der Link ebenso hier angezeigt.
den. Wir stellen Ihnen gerne unverbindliche
Vorlagen zur Verfügung. Die vertragliche Be-
ziehung können Sie jedoch im Rahmen der
von Penseo gewährten Rechte frei gestalten.
Vergabe von Unternehmenszugängen
Vergeben Sie Unternehmenszugänge an Ihre An-
sprechpartner aus der Personalabteilung. Klicken
Sie auf der Unternehmensansicht auf Zugänge
(für Admins: nicht zu verwechseln mit Beraterzu-
gängen) und wählen Sie Berechtigungen und Be-
nachrichtigungen aus. Die Vergabe des Lohn-
buchhaltungsrechts erleichtert die Zusammenar-
beit mit der Lohnbuchhaltung enorm.
Unternehmen wissen selbst meist am besten,
wer intern einen Zugang benötigt und wer nicht. Abbildung: Unternehmensübersicht
Daher haben Unternehmen im Penseo Portal die
Möglichkeit, eigenständig Zugänge und Rechte
zu vergeben (eine Kurzanleitung wird im Zugang
für Unternehmen eingeblendet). Erstellen Sie
also einen Zugang und bitten Sie Ihren Ansprech-
partner, etwaige Kollegen selbstständig hinzuzu-
fügen. Einmal vergebene Rechte editieren kön-
nen jedoch nur Sie.
Penseo Handbuch Q1/2022 6 Das bAV-PortalVersorgung
einrichten
Die Funktion einer Versorgung Versorgung abschließen
Eine Versorgung bildet den in der Versorgungs- Sie können die Versorgung abschließend einer
ordnung festgelegten Durchführungsweg, die Mitarbeitergruppe zuweisen, wenn das nötig ist.
Bezuschussung sowie etwaige Tarife ab. Das An- Das Penseo Portal unterstützt Sie zudem durch
legen einer Versorgung ist essentiell für die Infor- das automatische Erzeugen von Entgeltumwand-
mation von Mitarbeitern (bKV) und die Durch- lungsvereinbarungen, Beratungsprotokollen und
führung von Beratungen, da dadurch die Penseo Datenschutzvereinbarungen (legen Sie dafür
bAV und bBU Vorsorgerechner automatisch ge- eine Vorlage an). Laden Sie zudem die Versor-
füttert werden. Existieren mehrere Versorgun- gungsordnung als PDF-Dokument hoch, sodass
gen in einem Unternehmen, erfolgt die Zuord- dies für Ihre Firmenkunden und deren Mitarbei-
nung von Mitarbeitern über Mitarbeitergruppen ter sichtbar wird.
(bzw. in der bBU auch über Berufsgruppen). Un-
ter Alle können Sie auch Einblick in ehemalige
und zukünftige Versorgungen nehmen. Bezuschussung festlegen
Die Versorgung wird durch die Anlage der Bezu-
Durchführungsweg und Rechenkern schussung abgeschlossen. Sie können jegliche
bestimmen Form von Festzuschüssen und variablen Zuschüs-
sen, Stufenzuschüssen, Begrenzungen und De-
Legen Sie unter Versorgung eine neue Versor- ckelungen auswählen. Auch eine VWL-Zulage
gung an. Wählen Sie einen der fünf Durchfüh- kann entsprechend berücksichtigt werden.
rungswege (in der bAV) sowie ggf. den Rechen-
kern und die Konfiguration aus. Geben Sie da- Die Daten des Rechenkerns und der Bezuschus-
nach die Gesellschaft an, bei der Neuverträge ge- sung werden automatisch in die Penseo Vorsor-
neriert werden sollen (insbesondere bei Wahl gerechner geladen. Ist der Chatbot aktiviert, kön-
der Direktversicherung). Die Gesellschaft wird nen Mitarbeiter auf Basis ihrer individuellen Ge-
Mitarbeitern im Beratungsprozess angezeigt. halts- und Personendaten so ganz bequem ein in-
dividuelles Angebot berechnen.
Als Rechenkern können Sie sowohl Tarife als
auch eine generische Verzinsung auswählen.
Verwenden Sie die generische Verzinsung für die
Direktzusage und die pauschaldotierte U-Kasse
oder zur Präsentation der grundlegenden Funkti-
onsweise der betrieblichen Vorsorge.
i Ihr präferierter Tarif ist nicht dabei? Kontak-
tieren Sie uns und wir prüfen gemeinsam mit
dem Versicherer die Möglichkeiten einer In-
tegration.
Penseo Handbuch Q1/2022 7 Das bAV-PortalUnternehmen
konfigurieren
Beratungs- und Betreuungsoptionen Dokumentvorlagen nutzen
einstellen
Sie können die Entgeltumwandlungsvereinba-
Das Penseo Portal ermöglicht es Ihnen, Bera- rung, das Beratungsprotokoll und die Daten-
tungs- und Betreuungsoptionen individuell für schutzvereinbarung als Vorlage im Word Format
Firmenkunden zu konfigurieren. Unter Konfigu- hinzufügen, die bei einer Beratung individuell be-
ration legen Sie Stammdaten, die primäre Ver- füllt wird. Wenn Sie unter Einstellungen den au-
sorgung sowie interne Zuständigkeiten fest. In tomatischen Abschluss aktiviert haben, wird die
den Einstellungen definieren Sie den Meldetur- hinterlegte Umwandlungsvereinbarung nach ei-
nus der Lohnbuchhaltung. Zum festgelegten ner Beratung automatisch erzeugt.
Stichtag werden Sie an den Versand der Lohn-
buchhaltungsmeldungen, die Personalabteilung Die Dokumente werden auch für Zuständige aus
wiederum an das Aktualisieren von Mitarbeiter- der Personalabteilung erzeugt, wenn unter de-
daten im Portal erinnert. Damit gehen keine Än- ren Zugang Benachrichtigungen bei Abschlüssen
derungen mehr verloren. aktiviert wurde.
Zusätzlich können Sie drei verschiedene Bera-
tungsstrecken aktivieren. Wählen Sie abschlie- Den Meldungsversand konfigurieren
ßend aus, ob Sie Vertragsdokumente händisch o-
der automatisch erzeugen möchten. Wir emp- Legen Sie pro Versicherer eine E-Mail-Adresse
fehlen zu Beginn den händischen Abschluss. fest, an die alle Änderungsmeldungen aus dem
Penseo Portal versendet werden. Sie können sich
entscheiden, ob Sie selbst erzeugte Meldungen
Mitarbeitergruppen definieren vorab einsehen und freigeben möchten oder ob
der Versand automatisch erfolgen soll. Meldun-
Über Mitarbeitergruppen können Sie Mitarbeiter gen Ihrer Firmenkunden werden Ihnen auf der
unterschiedlichen Versorgungen zuweisen. Defi- Startseite angezeigt.
nieren Sie dynamische Kriterien wie etwa das
Einstiegsalter oder die Position, und das Portal Hinterlegen Sie eine Maklervollmacht, um
i
weist Mitarbeiter automatisch zu - und das dyna- diese automatisch als Anhang an die Meldun-
misch und fortlaufend. Die Penseo Vorsorge- gen an die Versicherer zu hängen. Kopien
rechner werden so immer richtig befüllt, egal ob können zudem an weitere E-Mail-Adressen
sich Mitarbeiter selbst informieren oder sich von versendet werden.
Ihnen beraten lassen. Testen Sie Filter vorab
durch Klick auf Filter überprüfen. Alternativ kön-
nen Sie hier auch einzelne Mitarbeiter fest einer Zugriffsrechte auf Unternehmensebene
Gruppe zuzuweisen. festlegen
Legen Sie fest, welche Berater Zugriff auf das Un-
ternehmen haben sollen. Berater mit Vollzugriff
oder Administrator-Rechten haben unabhängig
davon Einblick in das gesamte Kundenportfolio.
Penseo Handbuch Q1/2022 8 Das bAV-PortalKalenderfunktion integrieren
Unter Addons finden Sie Anwendungen, die Sie
ins Penseo Portal integrieren können. Wir emp-
fehlen die Einbindung Ihres Kalenders. Dies er-
möglicht Mitarbeitern, die über einen Zugang
verfügen, direkt aus dem Mitarbeiterportal her-
aus freie Termine bei Ihnen zu buchen. Falls Sie
hierbei Hilfe benötigen, kontaktieren Sie uns
gerne.
Abbildung: Terminbuchung im Mitarbeiterportal
Penseo Handbuch Q1/2022 9 Das bAV-PortalMitarbeiter anlegen
und importieren
Mitarbeiter anlegen Mitarbeiterzugänge vergeben
Neue Mitarbeiter legen Sie in der Mitarbei- Die Mitarbeiterübersicht enthält Stammdaten,
terübersicht an. Die notwendigen Stammdaten Status, Zuständigkeiten und die zugeordnete
sind grau hinterlegt. Die optionalen weißen Fel- Versorgung. Unter Aktionen haben Sie Schnellzu-
der erleichtern Ihnen sowie Ihren Kunden später griff auf die Hauptfunktionen für die Beratung
die Vorgänge im Portal. Sind etwa steuerliche Da- und Betreuung. Hier erstellen Sie einen persönli-
ten hinterlegt, stehen diese bereits für die Pen- chen Mitarbeiterzugang und versenden eine in-
seo Vorsorgerechner zur Verfügung und müssen dividuelle Erstinformation (auch die Abmelde-
nicht extra noch während des Beratungsprozes- funktion findet sich hier). Damit stellen Sie für
ses ausgefüllt werden. Angelegte Mitarbeiter er- Ihre Firmenkunden sicher, dass diese ihrer Infor-
halten nicht automatisch einen eigenen Zugang. mationspflicht nachkommen und Sie haben ei-
Sie können Unternehmen also auch ohne die nen direkten Kontakt zur Belegschaft.
Vergabe von Mitarbeiterzugängen betreuen.
Selbstregistrierung von Mitarbeitern
Upload einer Mitarbeiterliste
Im Portal gibt es eine passende Lösung, falls Sie
In der Regel wird der Import von Mitarbeiterda- keine Mitarbeiterdaten importieren bzw. anle-
ten über die Mitarbeiterliste erfolgen. Verwen- gen können. Bieten Sie Mitarbeitern in diesen
den Sie dafür unsere Importvorlage. Befüllt sein Unternehmen eine Selbstregistrierung per Link
sollten mindestens die rot markierten Stammda- an. Der Link ist unternehmensspezifisch und fin-
ten. Die Vorlage ermöglicht darüber hinaus den det sich in der Unternehmensübersicht. Regis-
Import optionaler Mitarbeiterdaten sowie von triert sich ein Mitarbeiter über den Link, wird
Vertragsdaten. Wir empfehlen dabei den Import dessen Zugang automatisch dem jeweiligen Un-
von Vertragsnummern und Gesellschaft, weil Sie ternehmen zugeordnet.
dadurch Vertragsdokumente direkt bei den Ver-
sicherern anfordern können. i Lassen Sie den Link von der Personalabteilung
an die Belegschaft versenden oder in das In-
Hinweis: Auch die Personalabteilung kann über tranet integrieren. Viele Unternehmen sind
den Unternehmenszugang eine Mitarbeiterliste durchaus an einer hohen Versorgungsquote
hochladen. Gerne unterstützen wir Ihre Firmen- interessiert und unterstützen Sie beim Ver-
kunden auf Wunsch beim Import. sand.
Penseo Handbuch Q1/2022 10 Das bAV-PortalMitarbeiter beraten Die Frage ist immer die gleiche: Wie erreiche ich die Mitarbei- ter? Unternehmen sind vielfältig und Menschen haben unter- schiedliche Vorstellungen, wie sie gerne beraten werden möch- ten. Penseo bietet Ihnen alles für die optimale Kombination aus persönlicher und digitaler Beratung. Penseo Handbuch Q1/2022 11 Das bAV-Portal
Persönliche Beratung
durchführen
Warum persönlich beraten? Ablauf der persönlichen Beratung
Wenn ein persönlicher Kontakt gewünscht wird Starten Sie die persönliche Beratung unter Aktio-
wie bei klassischen Vor-Ort- oder Video-Beratun- nen am Mitarbeiter. Aus dem Portal werden Mit-
gen, bietet Ihnen Penseo die Möglichkeit der per- arbeiterdaten geladen, die Sie gemeinsam mit
sönlichen Beratung an. Dafür sollten Ihnen Ihre dem Kunden im Gespräch vervollständigen kön-
Firmenkunden zuvor Mitarbeiterdaten zur Verfü- nen. Berücksichtigen Sie ggf. eine bestehende
gung stellen. Vorsorge, die bislang nicht bekannt ist. Danach
öffnet sich der Penseo Vorsorgerechner für eine
Die persönliche Beratung ergänzt sich hervorra- visuell unterstützte Berechnung des Sparbei-
gend mit digitalen Ansätzen zur hybriden Bera- trags.
tung. Führen Sie etwa nach Ablauf der Chatbot-
Beratung standardmäßig eine persönliche Video- Mit dem Festlegen eines Sparbeitrags wird ein
Beratung durch. Oder bieten Sie Mitarbeitern an, Vorgang erzeugt, den Sie bequem im Anschluss
nach einer persönlichen Beratung selbstständig an das Beratungsgespräch bearbeiten können.
den individuellen Förderbeitrag nachzurechnen. Änderungen und Ergänzungen der persönlichen
Nutzen Sie die zahlreichen Möglichkeiten im Pen- Daten werden automatisch im Portal gespei-
seo Portal, um den optimalen Beratungsansatz chert. Bearbeiten Sie nun etwaige Anträge.
im Unternehmen umsetzen.
Beratung vorbereiten
Die persönliche Beratung starten Sie im Berater-
zugang zwar selbst, die Vergabe von Mitarbeiter-
zugängen ist dennoch zu empfehlen. Wenn Sie in
der Konfiguration am Unternehmen unter Ein-
stellungen die persönliche Beratung aktivieren,
kann ein Mitarbeiter aus dem Mitarbeiterportal
heraus eine persönliche Beratung bei Ihnen an-
fragen. So werden Sie bei Beratungsbedarf direkt
informiert.
Abbildung: Vorsorgerechner bAV
Penseo Handbuch Q1/2022 12 Das bAV-PortalChatbot-Beratung
durchführen
Warum per Chatbot beraten? Schritt 1: Mitarbeiterzugänge vergeben
Im Penseo Portal steht Ihnen eine tatkräftige Kol- Voraussetzung für die Chatbot-Beratung sind in-
legin zur Seite: Clarissa, Chatbot und Expertin für dividuelle Mitarbeiterzugänge. Diese können Sie
betriebliche Versorgungssysteme. Clarissa kann einzeln über Aktionen am Mitarbeiter oder für
auf Ihren Wunsch Mitarbeiter selbstständig über alle Mitarbeiter gleichzeitig über die Listenfunk-
die bAV und bBU informieren, Mitarbeiter- und tion vergeben. Filtern Sie dafür unter Listen alle
Unternehmensdaten aus dem Portal laden, eine Mitarbeiter eines Unternehmens. Wählen Sie
bestehende Vorsorge abfragen, individuelle Bei- dann unter Aktionen die Option Zugänge erstel-
spielrechnungen erzeugen, eine Nachricht für Sie len. Vorher sollten Sie die E-Mail-Adressen der
weiterleiten sowie einen Absicherungswunsch Mitarbeiter eingepflegt haben.
aufnehmen.
Das Portal bietet Ihnen auch die Option, an Mit-
Die Chatbot-Beratung hat viele Anwendungsge- arbeiter eine Erstinformation zu versenden. Mit-
biete. Grundvoraussetzung ist lediglich eine ge- arbeiter erhalten dabei ein auf das Unternehmen
wisse digitale Affinität der Mitarbeiter - insbe- gebrandetes Schreiben über das Angebot der
sondere bei Finanzthemen. Clarissa ist erfolg- bAV und die Möglichkeit der digitalen Beratung.
reich, wenn Mitarbeiter vertraut im Umgang mit Damit stellen Sie nicht nur für Ihre Firmenkunden
digitalen Tools sind und sie sich auch privat gerne sicher, dass diese ihrer Informationspflicht nach-
selbstständig über Versicherungs- und Vorsorge kommen, sondern bereiten Mitarbeiter auf die
Themen informieren. Diese Zielgruppe ist in den Nutzung des Penseo Portals vor.
letzten Jahren stetig gewachsen.
Zu den speziellen Einsatzgebieten des Chatbots Schritt 2: Zugriff über das Mitarbeiterportal
gehören Unternehmen mit Filialgeschäft, die
Ihnen keine Vor-Ort-Beratung während der Ar- Über das Mitarbeiterportal können Arbeitneh-
beitszeit ermöglichen. Clarissa berät nämlich mer die von Ihnen festgelegten Beratungs- und
24/7 - meistens übrigens zwischen 18 und 20 Betreuungsoptionen in Anspruch nehmen. Stel-
Uhr. Auch Erstberatungen ohne komplexe Zusa- len Sie sicher, dass die Chatbot-Beratung in der
gen sind Ihr Spezialgebiet. Die Chatbot-Beratung Konfiguration am Unternehmen unter Einstel-
eignet sich zudem für hybride Beratungsansätze lungen aktiviert ist. Ist dies geschehen, können
wie etwa als reine Information für eine persönli- Mitarbeiter direkt aus dem Portal das Beratungs-
che Folgeberatung, als standardmäßiges Follow- fenster mit der Chatbot-Beratung starten.
Up nach einer persönlichen Beratung oder als
zweite Welle, wenn die Versorgungsquote im Neben dem Button Beratung starten werden die
Unternehmen noch besser werden soll. Eckdaten der Versorgung sowie Ihre Kontakt-
karte einblendet. Achten Sie darauf, unter Mein
Zugang ein Foto von sich zu hinterlegen. Mitar-
beitern steht standardmäßig eine Kontaktmög-
lichkeit, sowie bei Aktivierung die Option zur Ter-
minbuchung zur Verfügung. Mitarbeiter haben
zudem Zugriff auf die von Ihnen eingespielten
Verträge und Dokumente.
Penseo Handbuch Q1/2022 13 Das bAV-PortalSchritt 3: Das Beratungscenter
Im Beratungscenter stehen Mitarbeitern meh-
rere Optionen für die Self-Service Beratung zur
Verfügung. Vorab eingeblendet wird ein Video
über die betriebliche Versorgung (standardmä-
ßig oder individuell von Ihnen). Mitarbeiter kön-
nen nun die Chatbot-Beratung von Clarissa star-
ten oder direkt in den Penseo Rechner springen.
In der bAV Beratung steht zusätzlich eine Lohn-
zettelsimulation zur Verfügung.
Sowohl in der Chatbot-Beratung als auch im Di-
rekteinstieg in den Penseo Rechner werden Mit-
arbeiter gebeten, Ihre Daten zu überprüfen und
ggf. zu ergänzen (z.B. das Bruttoeinkommen, Abbildung: Beratungscenter für Mitarbeiter
wenn dies vorab nicht vorhanden war). Im Chat
wird zudem bei Bedarf ein gesondertes Info-Pa-
ket zur Verfügung gestellt. Abgeschlossen wird
die Beratung durch die Festlegung eines Sparbe-
trags im Penseo Vorsorgerechner.
Abschluss der Chatbot-Beratung
Wenn ein Mitarbeiter die Chatbot-Beratung ab-
geschlossen hat, werden Sie darüber durch einen
entsprechenden Vorgang informiert. Zudem
können Sie unter Beratung am Mitarbeiter den
Chat-Verlauf einsehen. Bearbeiten Sie nun etwa-
ige Anträge. Nehmen Sie ggf. vorher mit dem
Mitarbeiter Kontakt auf.
Abbildung: Vorsorgerechner bBU
Wenn Sie Ihren Kalender im Portal hinterlegt ha-
ben, können Mitarbeiter nach Ablauf der Bera-
tung einen Termin bei Ihnen buchen. Dies bietet
sich an, wenn Mitarbeiter Rückfragen haben, vor
allem wenn bereits eine bestehende Vorsorge
existiert.
Penseo Handbuch Q1/2022 14 Das bAV-PortalAnonyme Beratung
durchführen
Warum anonym beraten? Abschluss der anonymen Beratung
Penseo bietet Ihnen mit der anonymen Beratung Wenn ein Mitarbeiter die anonyme Beratung ab-
eine komfortable Lösung für diejenigen Unter- geschlossen hat, werden Sie darüber in Form ei-
nehmen an, die Ihnen vorab keine Mitarbeiter- nes Vorgangs informiert. Somit behalten Sie im-
daten zur Verfügung stellen können oder möch- mer den Überblick über aktuelle Beratungsvor-
ten. Die Strecke ist gleichzeitig anonym und un- gänge. Bearbeiten Sie danach die Anträge. Neh-
ternehmensspezifisch. Sie funktioniert also ohne men Sie ggf. vorher mit dem Mitarbeiter Kontakt
Vorabdaten des Mitarbeiters, während die Pen- auf.
seo Vorsorgerechner bereits automatisch mit
dem Rechenkern und der Bezuschussung des Un-
ternehmens befüllt werden.
Im Unterschied zur Mitarbeiter Selbstregistrie-
rung gehen Mitarbeiter hier nicht den Umweg
über das Generieren eines Mitarbeiterzugangs,
sondern steigen direkt in den Penseo Vorsorge-
rechner ein. Das macht die Beratungsstrecke so
einfach was die Vorbereitung angeht. Nachteile
können sich daraus ergeben, dass nicht alle Mit-
arbeiter Ihre Daten vollständig ausfüllen und die
Beratung teilweise abbrechen.
Beratung vorbereiten
Die anonyme Beratungsstrecke aktivieren Sie in
der Konfiguration am Unternehmen unter Ein-
stellungen. Der Link wird unter Erweiterte Funk-
tionen in der Übersicht angezeigt.
i Platzieren Sie den Link für die anonyme Bera-
tung in Absprache mit dem Unternehmen in
dessen Intranet. Noch bessere Resultate er-
zielen speziell auf die Firmenkunden gebran-
dete Landing Pages oder der Versand mehre-
rer Rundschreiben durch die Personalabtei-
lung.
Penseo Handbuch Q1/2022 15 Das bAV-PortalAnträge bearbeiten
und einreichen
Den Absicherungswunsch prüfen Anträge an Versicherer versenden
Unter Aufgaben finden Sie am Mitarbeiter des- Bei Rahmenverträgen können Sie mehrere An-
sen Absicherungswunsch (die Aufgabe ist mit ei- träge innerhalb eines Unternehmens bequem
nem Vorgang verknüpft). Wenn die Beratung per Listenantrag übermitteln. Erzeugen Sie den
nicht persönlich, sondern im Rahmen einer Chat- Listenantrag unter Vorgänge am Unternehmen
bot-Beratung oder als anonyme Beratung erfolgt über Aktionen. Bei Einzelanträgen hängt das Vor-
ist, haben Sie hier die Möglichkeit, die Anfrage zu gehen davon ab, ob eine Web-Anbindung be-
prüfen und ggf. Rücksprache mit dem Mitarbei- steht oder nicht.
ter zu halten. Über Aktionen können Sie Mitar-
beiter bequem benachrichtigen. Im Falle einer Anbindung können Sie die ausge-
füllten Einzelanträge per E-Mail an den Versiche-
rer übertragen. Andernfalls übertragen Sie den
Anträge generieren Absicherungswunsch des Mitarbeiters in das
Vermittlerportal der Gesellschaft. Im Anschluss
Besteht beim ausgewählten Rechenkern eine können Sie Arbeitnehmern die erzeugten Doku-
Web-Anbindung, können Sie unter Aktionen au- mente über das Portal zukommen lassen.
tomatisch Dokumente wie das ausgefüllte An-
tragsformular und die Versicherungsbedingun-
gen erzeugen. Verfügt der Mitarbeiter über ei- Eingereichte Anträge im Portal anlegen
nen eigenen Zugang, werden ihm dort die er-
zeugten Dokumente angezeigt, die Sie ihm frei- Nach Einreichung des Antrags können Sie über
geben. Die Vergabe von Mitarbeiterzugängen Aktionen auch einen Vertrag im Antragsstatus
lohnt sich also. anlegen und damit die Vertragsparameter auto-
matisch importieren. Vergeben Sie eine proviso-
rische Vertragsnummer, die Sie nach Policierung
Umwandlungsvereinbarung erzeugen des Vertrags durch den Versicherer überschrei-
ben können.
Wenn Sie im Bereich Konfiguration des Unter-
nehmens eine Vorlage für die Entgeltumwand-
lungsvereinbarung, das Beratungsprotokoll und
die Datenschutzvereinbarung erstellt haben,
können Sie diese über Aktionen individuell gene-
rieren. Das Dokument kann an den Mitarbeiter
sowie an den Ansprechpartner in der Personal-
abteilung versendet werden.
Penseo Handbuch Q1/2022 16 Das bAV-PortalKunden & Verträge verwalten Mit Penseo betreuen Sie Ihre Firmenkunden bequem und digi- tal. Verwalten Sie die gesamte betriebliche Versorgung (bAV, bBU und bKV) für Ihren Firmenkunden an einem Ort. Dank digi- talem Vorgangsmanagement können Sie Änderungsmeldungen sammeln und ganz einfach übermitteln – anbieterunabhängig. Penseo Handbuch Q1/2022 17 Das bAV-Portal
Kunden betreuen Arbeitgeber und Mitarbeiter betreuen Sobald Sie die eigenen Zuständigkeiten definiert haben und alle Mitarbeiter sowie Ihre Ansprech- partner in der Personalabteilung und der Lohn- buchhaltung über einen Zugang verfügen, kön- nen Sie alle Vorgänge übersichtlich für Ihre Fir- menkunden steuern. Fangen in einem Unterneh- men z.B. neue Mitarbeiter an, können Sie diese in Zusammenarbeit mit der Personalabteilung mittels eines gezielten Prozesses über die Mög- lichkeiten der betrieblichen Vorsorge im Unter- nehmen informieren. Abbildung: Mitarbeiterliste Am Mitarbeiter finden Sie gebündelt Verträge, Dokumente, Nachrichten, Aufgaben, Lohnbuch- haltungsmeldungen und Einblicke in eine etwa- ige Chatbot-Beratung. DSGVO-konforme Kommunikation Über das Penseo Portal können Sie mit Firmen- kunden und Mitarbeitern DSGVO-konform kom- munizieren. Ob Beratungsanfragen, Mitarbeiter- informationen, Einzelberatungen oder Verwal- tungsvorgängen: Vorgänge und Dokumente wer- den über das Portal ausgetauscht. Sie können entscheiden, ob Sie über Vorgänge zusätzlich per E-Mail informiert werden wollen. E-Mail Kampagnen Im Penseo Portal haben Sie unter Listen die Mög- lichkeit, gezielte E-Mail Kampagnen an die Beleg- schaften aufzusetzen anhand von Vertrags- und Mitarbeiterkriterien. Schreiben Sie etwa Kunden an, die Ihre Vorsorge seit mehreren Jahren nicht angepasst haben oder informieren Sie alle Mitar- beiter ohne bestehende Vorsorge oder einen Ar- beitgeberzuschuss. Wählen Sie Vertrags- und Mitarbeiterkriterien sowie die Unternehmen aus und klicken Sie auf Aktionen. Penseo Handbuch Q1/2022 18 Das bAV-Portal
Verträge anlegen
und importieren
Die Vertragsansicht für Berater Vertragsdaten importieren und updaten
Am Mitarbeiter finden Sie unter Verträge eine Eine große Anzahl von Verträgen lässt sich am
Übersicht über dessen bAV , bBU und bKV Ver- besten über die Importlisten im CSV/Excel-For-
träge. Öffnen Sie einen Vertrag für das Einblen- mat importieren (siehe „Upload einer Mitarbei-
den von Vertragsdetails, Dokumenten und der terliste“). In der Importliste sind die Vertragsan-
dazugehörigen Korrespondenz mit dem Versi- gaben grün hinterlegt. Die Importe für bBU und
cherer. Mittels Aktionen können Sie den Vertrag bKV Verträge finden Sie auf separaten Reitern.
verwalten. Achten Sie beim Import darauf, dass Vorname,
Nachname, Geburtsdatum und Personalnummer
übereinstimmen (bei Vertragsupdates auch ohne
Verträge im Portal anlegen Personalnummer). Auch GDV Datensätze können
importiert werden. Wenn Sie auch im Privatge-
Achten Sie beim Anlegen eines neuen Vertrags schäft tätig sind, empfiehlt sich eine eigene
auf die mit * markierten Pflichtfelder. Ergänzen Agenturnummer für betriebliche Vorsorgepro-
Sie bei einem bAV Vertrag Angaben zur Zahl- dukte.
weise, Finanzierung, Dynamik, Bezuschussung,
BU und dem Bezugsrecht. Das Penseo Portal bie- Für ausgewählte Partner existieren Schnitt-
i
tet Ihnen auch die Möglichkeit, vertraglich ver- stellen, sodass Vertragsdaten per API impor-
einbarte Sonderzahlungen und deren Turnus zu tiert werden können. Wünschen Sie sich eine
hinterlegen. Anbindung an Ihr Maklerverwaltungspro-
gramm, einen Pool oder einen Versicherer?
Erzeugen Sie automatisch eine Lohnbuchhal- Sprechen Sie uns an.
tungsmeldung durch die Aktivierung der Klickbox
unten rechts. Somit stellen Sie sicher, dass die
Lohnbuchhaltung über den neuen Vertrag infor- Vertragsdokumente hochladen
miert wird.
Laden Sie Vertragsdokumente über Aktionen am
Verträge im Antragsstatus können Sie zudem be- Vertrag hoch. Wählen Sie beim Upload die Doku-
quem nach einer Mitarbeiterberatung ins Portal mentenkategorie und die versicherte Person aus.
einspielen (siehe „Eingereichte Anträge im Portal Sie können Vertragsdokumente auch direkt beim
anlegen“). Versicherer abfragen. Wechseln Sie dafür in die
Listenfunktion, wählen Sie einen oder mehrere
Verträge aus und klicken Sie auf Vertragsdoku-
mente anfordern. Achten Sie unbedingt darauf,
eine Maklervollmacht hinterlegt zu haben.
Wenn Sie Mitarbeitern einen Zugang erteilt ha-
ben, haben diese dort Einsicht in die hochgelade-
nen Vertragsdokumente.
Penseo Handbuch Q1/2022 19 Das bAV-PortalÄnderungsmeldungen
übermitteln
Änderungsmeldungen erzeugen Meldungen an Versicherer übermitteln
Im Penseo Portal können Sie auf Vertragsebene Verwaltungsvorgänge, die von Ihren Kunden er-
Änderungsformulare generieren und an die hin- zeugt werden, werden auf Ihrer Startseite ange-
terlegten Versicherer verschicken. Folgende Än- zeigt und können von Ihnen vor der Übertragung
derungsmeldungen werden unterstützt: an den Versicherer entsprechend überprüft wer-
• Mutterschutz/Elternzeit den. Bei den von Ihnen selbst erzeugten Vorgän-
• Wegfall der Lohnfortzahlung gen können Sie entscheiden, ob Sie diese manu-
• Aussetzung der Beitragsdynamik ell prüfen möchten oder automatisch übermit-
• Wiederaufnahme der Beitragszahlung teln lassen - und dies für jede Gesellschaft ein-
• Wechsel des Bezugsrechts zeln. Beim automatischen Versand versendet das
• Beitragserhöhung/Beitragssenkung Penseo Portal Vorgänge direkt nach einer Ände-
• Beitragsaussetzung rung und ohne Ihr Zutun an die Versicherer.
• Beitragsfreistellung Wenn Sie mehr Kontrolle über die Vorgänge ha-
• Kündigung/Widerruf ben möchten, wählen Sie den manuellen Ver-
sand aus.
• Adressänderung
Die Adressänderung findet sich nicht auf Ver-
trags-, sondern auf Mitarbeiterebene. Der Vor-
gang beantragt die Adressänderung automatisch Verwendung der Maklervollmacht
für alle Verträge des Mitarbeiters – auch wenn
diese bei verschiedenen Versicherern liegen. Die Maklervollmacht ist wichtig für die reibungs-
lose Übermittlung von Verwaltungsvorgängen.
Im Penseo Portal werden Vollmachten auf Ihren
Verwaltungsvorgänge Ihrer Kunden Wunsch automatisch an Vorgänge angefügt. La-
den Sie die Vollmacht unter der Kategorie Doku-
mente hoch und wählen Maklervollmacht - Un-
Ihre Kunden können im Portal auch eigenständig
ternehmen sowie den Namen des Unterneh-
Vorgänge initiieren und so lästige E-Mails und Pa-
mens aus.
pierkram vermeiden. Unternehmen stehen fol-
gende Optionen zur Verfügung:
• Adressänderung
• Mutterschutz/Elternzeit
• Wegfall der Lohnfortzahlung
• Aussetzung der Beitragsdynamik
• Wiederaufnahme der Beitragszahlung
• Wechsel des Bezugsrechts
• Adressänderung
Mitarbeiter können selbstständig nur den Wech-
sel des Bezugsrechts bei Ihnen beantragen. Die
Vorgänge werden Ihnen auf der Startseite ange-
zeigt und werden nicht ohne Ihre Bestätigung an
die Versicherer weitergeleitet. Sensible Vor-
gänge wie Beitragsänderungen können zudem
nur von Ihnen selbst angestoßen werden.
Penseo Handbuch Q1/2022 20 Das bAV-PortalZusammenarbeit mit
der Lohnbuchhaltung
Meldeturnus der Lohnbuchhaltung Lohnbuchhaltungsmeldungen erzeugen
festlegen
Immer wenn Änderungen im Portal erfolgen,
Mit dem Penseo Portal können Sie die Zusam- werden Lohnbuchhaltungsmeldungen automa-
menarbeit mit der Lohnbuchhaltung wesentlich tisch für Sie erzeugt. Das ist insbesondere hilf-
vereinfachen und Fehler und aufwändige Rück- reich beim Einspielen von Vertragsupdates der
buchungen von Anfang an vermeiden. Grundlage Versicherer. Meldungen werden aber auch er-
für die Zusammenarbeit ist die Erinnerungsfunk- zeugt, wenn Sie Daten manuell ändern, etwa
tion für die Personalabteilung, Daten im Portal nach einer Änderungsmeldung.
aktuell zu halten und etwa An- und Abmeldungen
von Mitarbeitern vorzunehmen. Legen Sie in der
Unternehmenskonfiguration einen Stichtag für Lohnbuchhaltungsmeldungen übertragen
den Meldeturnus aus und Verantwortliche der
Personalabteilung mit Schreibrecht werden mo- Die vorbereitenden Lohnbuchhaltungsmeldun-
natlich per E-Mail erinnert. gen können Sie am Unternehmen unter Lohn-
buchhaltung einsehen und gebündelt an eine ex-
terne Lohnbuchhaltung übertragen. Auch die be-
Die Lohnbuchhaltung einbinden reits übertragenen sowie die erledigten Meldun-
gen können Sie sich anzeigen lassen. So behalten
Sie können sowohl eine interne und eine externe Sie jederzeit die Übersicht. Die Listen lassen sich
Lohnbuchhaltung in Penseo einbinden. Über- bequem als CSV Datei in einem mit DATEV kom-
nimmt ein Firmenkunde die Lohnbuchhaltung in- patiblen Format herunterladen.
tern, vergeben Sie einen Unternehmenszugang
mit Lohnbuchhaltungsrecht (alternativ können i Holen Sie bei der Firmenakquise auch die ex-
Sie Ihre Ansprechpartner beim Firmenkunden terne Lohnbuchhaltung ins Boot, wenn Sie Ihr
bitten, diesen Zugang selber anzulegen). Ein sol- Penseo Portal als digitale Lösung präsentie-
cher Zugang kann Lohnbuchhaltungsmeldungen ren. Ihre Ansprechpartner kennen die übli-
einsehen, bearbeiten, bestätigen und herunter- chen Probleme und freuen sich über eine rei-
laden. bungslose Übertragung von Lohnbuchhal-
tungsmeldungen.
Wird die Lohnbuchhaltung extern betrieben, ver-
geben Sie einen Unternehmenszugang ohne
Lohnbuchhaltungsrecht und mit aktivierter Be-
nachrichtigung Lohnbuchhaltungsmeldung (al-
ternativ können Sie Ihre Ansprechpartner beim
Firmenkunden bitten, diesen Zugang selber an-
zulegen). Die externe Lohnbuchhaltung kann die
Meldungen nicht bearbeiten, sondern lediglich
herunterladen. Die vorbereitenden Meldungen
(Entwurf) können von Ihnen oder Ihren Firmen-
kunden übermittelt werden.
Penseo Handbuch Q1/2022 21 Das bAV-PortalKontakt
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Eppendorfer Weg 210 Stand: Q1/2022 (V2.2)
20251 Hamburg
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Aus Gründen der Lesbarkeit wurde im Text die
Amtsgericht Hamburg männliche Form gewählt, nichtsdestoweniger
HRB 145785 beziehen sich die Angaben auf Angehörige al-
Ust-Id Nr. 311192855 ler Geschlechter.
Penseo Handbuch Q1/2022 22 Das bAV-PortalSie können auch lesen
