REMOTE WORK NEUE MÖGLICHKEITEN DURCH DIE DIGITALE TRANSFORMATION - EUTEC White Paper - EU TECH Chamber
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November 2020 EUTEC White Paper REMOTE WORK NEUE MÖGLICHKEITEN DURCH DIE DIGITALE TRANSFORMATION
Mit großartiger Technologie geht große Verantwortung einher.
Technology Obliges!
Die European Technology Chamber ist eine eingetragene NGO, die es europäischen Unternehmen ermög-
licht, ihre Technologien zum Nutzen Europas und der Menschheit einzusetzen.
Die EUTEC Chamber hat drei Hauptziele, die sie durch die Technologie erreichen wollen.
Wettbewerbsfähigkeit Nachhaltigkeit Expansion
Verstärkung der European TEC, Aktivierung der European TEC, Zugang zu neuen Möglichkeiten
um europäische Werte zu um die SDGs Ziele weltweit zu für EU Unternehmen in
erhalten. erreichen. aufstrebenden Märkten.
2
METHODIK
EUTEC White Paper
Das EUTEC White Paper dient als Informationsdokument, um Wissen zu teilen sowie den
Austausch und die Zusammenarbeit zu fördern. Zusätzlich soll es einen Mehrwert für unsere
Advocates und die EUTEC Community, von Gesellschaftern und Innovatoren bis hin zu
politischen Entscheidungsträgern und akademischen Einrichtungen, darstellen. Ingenieuren,
Experten und Forscher unterstützen den Austausch von technologieorientierten Methoden
und Lösungen sowie die herausfordernde Frage, wie wir unser Leben verbessern können.
Das White Paper wird in Zusammenarbeit mit den EUTEC Advocates sowie unseren
Befürwortern, die die Vision und Werte der EUTEC teilen, sorgfältig erstellt. Es wird im
Sinne der EUTEC Academy Commission für Bildungs- und Wissensaustauschzwecke
veröfefntlicht.
Mit großartiger Technologie geht große Verantwortung einher.
Technology Obliges!
3
Inhaltsverzeichnis
Methodik 03
Vorwort 05
Remote Work als Trend 06
01 02 03
Flexibilität Vorteile Software
Defintion Flexibilität Die Vorteile für Effizientes Remote Work
07 Arbeitgeber 12 dank einer Projekt Ma- 16
nagement Software
Die Vorteile für
Arbeitnehmer 13 sharesuite - Eine Colla- 17
boration- und Projekt
Die Nachteile von Management Software
Remote Work 14
4
VORWORT
2020 bringt uns eine neue Welle der virtuellen und digitalen Zusammenarbeit. Wir leben in einem Zeitalter wo
Remote Work zum Standard wird - ob freiwillig oder zufällig. Die traditionellen Arbeitsmodelle werden durch
moderne und neue Konzepte ersetzt, die an den Wandel der digitalen Transformation angepasst sind.
Die Arbeitswelt befindet sich im Umschwung. Unternehmen müssen sich agil und flexibel an innovative und
digitale Anforderungen anpassen, welche durch den Fortschritt der Technologie geschaffen wurden. In der
heutigen digital vernetzten Welt ist es von großer Bedeutung, dass Mitarbeiter von den unterschiedlichsten
Standorten effektiv zusammenarbeiten können - kurz gesagt Remote Work zu betreiben.
Wie Obama eins sagte:
„Die Flexibilität am Arbeitsplatz ist ein Thema, dass sich auf das Wohlergehen unserer Familien
und dem Erfolg unserer Unternehmen auswirkt. Auch wirkt es sich auf die Stärke unserer Wirtschaft
aus - ob wir die benötigten Arbeitsplätze oder die Jobs der Zukunft schaffen - um in der heutigen globa-
len Wirtschaft wettbewerbsfähig zu sein. ” (- eigene Übersetzung in Anlehnung an das Original)
5
Remote Work als Trend
Die Möglichkeit zum Remote Work wird in der
heutigen Zeit immer mehr zum Regelfall. Nach
Angaben von Statista arbeiten derzeit 61% der
Deutschen von zu Hause. Statista erwartet, dass
in Zukunft sogar 80% diese Möglichkeit haben
werden.
Auch die Arbeitgeber machen sich den neuen Trend
zunutze. Solange die Arbeit rechtzeitig erledigt
wird, unterstützen sie das flexible Arbeitsmodell.
Die Schlüsselrolle ist hierbei das Vertrauen.
Organisationen müssen ihren Mitarbeitern
ein gewisses Maß an Freiheit und Autonomie
einräumen, damit sie selbst bestimmen können,
wie, wo und wann sie arbeiten. Bei Remote Work
geht es im Wesentlichen um Flexibilität. Diese Art
der Flexibilität am Arbeitsplatz ist für Mitarbeiter
sehr attraktiv, da sich das Berufs- und Privatleben
besser vereinen lassen. Die Work-Life Balance
ist ein zentraler Faktor der immer weiter in den
Vordergrund rückt.
Eine Studie der ManpowerGroup Solutions
ergab, dass fast 40% der Stellenbewerber
weltweit angaben, flexible Arbeitszeiten sei
für das Talentmanagement ist keine Option
einer ihrer drei wichtigsten Faktoren bei der
mehr; es ist ein wesentlicher Faktor, der
Karriereentscheidung. Der Autor der Studie
es Unternehmen ermöglicht, qualifizierte
schrieb:
Talente anzuziehen und zu entwickeln.“
„Flexibilität am Arbeitsplatz als Richtlinie
(- eigene Übersetzung in Anlehnung an das Original)
6
Flexibilität
Definition von Flexibilität
FLEXIBILITÄT VORTEILE SOFTWARE 7
1. Flexibilität
Was bedeutet Flexibilität am Arbeitsplatz?
Die Dynamik auf den Arbeitsmärkten nimmt Nachfolgend werden wichtige Indikatoren
ständig zu, wodurch sich zunehmend auch bezüglich Flexibilität am Arbeitsplatz aufgelistet:
die Nachfrage auf der Arbeitnehmerseite
verändert. Das klassische Modell eines
„nine-to-five“ Jobs ist heute nicht mehr
Eigenes Zeitmangagement
zeitgemäß. Alternative Arbeitsmodelle, wie
die Projektarbeit, Zeitarbeit oder freiberufliche Erziehungsurlaub
Arbeit werden als „NextGen Arbeit“ bezeichnet.
Dies sind die Arbeitsmodelle der Zukunft.
Verkürzte Schichtarbeit-
Kate Donovan, Senior Vice President oder Arbeitswochen
von ManpowerGroup Solutions und
Präsidentin von Global RPO, sagte: Vollzeit Home Office oder
ortsunabhängiges Arbeiten Work-Life-Balance
„Flexibilität am Arbeitsplatz bedeutet nicht Möglichkeit für
nur aus der Ferne zu arbeiten. Sie umfasst Freistellungen
alle Arten von Arbeitsvereinbarungen,
(z.B. verlängerte Urlaubszeit,
[einschließlich] der Frage, wann Pausen
Sabbatjahr)
einzulegen sind, von zu Hause aus zu Teilzeit Arbeit von
arbeiten oder Erziehungsurlaub einzulegen. zu Hause
Zwar kann kein Arbeitgeber alle Optionen
berücksichtigen, aber er kann verschiedene Wahlmöglichkeit sowie
Möglichkeiten anbieten, die eine Vielzahl eigene Kontrolle in der
von Kandidaten ansprechen würde.“ Eigene Arbeitseinteilung
Schichtarbeit
(- eigene Übersetzung in Anlehnung an das Original)
Flexible Arbeitszeiten
8 FLEXIBILITÄT VORTEILE SOFTWARE
Der größte Vorteil von Remote Work, ist die Remote Work zum Standard wird. Wir sehen
flexible Zeitplanung. Die Arbeitnehmer fragen jeden Monat hunderttausende qualifizierter
vermehrt nach Home Office Lösungen sowie Menschen, die auf der Suche nach Remote
einer dauerhaften Möglichkeit zum Remote Work zu WWR kommen und haben gesehen,
Work. 52% halten die flexible Zeitplanung für dass die Unternehmen die WWR nutzen bei der
einen wesentlichen Vorteil, da es einfacher ist Anwerbung der besten Talente führend sind,”
seine Hobbys der Arbeitszeit anzupassen. Somit sagte Matthew Hollingsworth (- eigene Übersetzung
hat man die Möglichkeit morgen einen längeren in Anlehnung an das Original). Er ist der Director
Spaziergang mit dem Hund zu machen, vor der
of Operations bei We Work Remotely, der größten
Arbeit sein Sportprogramm zu absolvieren oder
Gemeinschaft im Internet die sich mit der Suche
sich zum Mittag mit Freunden und der Familie zu
und Auflistung von Remote Work Arbeisplätzen
verabreden.
befasst.
„Wir sind der festen Überzeugung, dass
FLEXIBILITÄT VORTEILE SOFTWARE 9
Digitale Technologie ermöglicht es uns Statista Deutschland) der deutschen Unternehmen ortsunabhängig zu arbeiten. Da wir fast überall ermöglichen es ihren Mitarbeitern von zu Hause aus mit dem Internet verbunden sind, können wir uns zu arbeiten. Jedoch werden nur 1,5% der Home Office aussuchen, von wo wir arbeiten wollen. Eine Studie Angebote direkt im Stellenangebot beworben. 64% von Buffer zeigt, dass sich 84% aussuchen, von zu der Deutschen berufen sich auf einen Rechtsanspruch Hause aus zu arbeiten. Für Remote Work ist das im Home Office arbeiten zu können. Die digitale Home Office somit die primäre Arbeitsplatzwahl. Das Transformation hat folglich die Anforderung der rührt daher, dass es ist eine vertraute Umgebung ist, Arbeitnehmer hinsichtlich Remote Work erheblich für die man eigenverantwortlich ist. 61% (Quelle: verändert. 10 FLEXIBILITÄT VORTEILE SOFTWARE
Vorteile
Der Vergleich zwischen
Arbeitnehmer und
Arbeitgeber
11 FLEXIBILITÄT VORTEILE SOFTWARE 112. Vorteile
Die Vorteile für den Arbeitgeber
Remote Work ist ein potenzieller Indikator für
ein modernes, digital transformiertes Unter-
nehmen. Es bietet wesentliche Vorteile auf
beiden Seiten. Die Arbeitgeber profitieren
von Einsparungen bei den Ausstattungs- und
Engagierte Kosteneinsparungen Betriebskosten. Aufgrund der ortsunabhän-
Teammitglieder durch die gigen Arbeitsmöglichkeit wird kein Büro mit
Dezentralisierung den damit verbundenen Kosten benötigt.
Darüber hinaus hat Remote Work einen großen
Attraktivität des
Einfluss auf die Gesundheit der Mitarbeiter. Laut
Unternehmens und Statista Deutschland haben rund 43% ein geringe-
Abbau des res Stresslevel. Da Stress in einem hohem Maße
Standortnachteils zu psychischen Gesundheitsproblemen wie Ängs-
ten und Depressionen führen kann, ist es von
entscheidender Bedeutung diesen zu vermeiden.
Größerer
Remote Work hat nicht nur Vorteile für die psy-
Erhöhte Talentpool durch chische Gesundheit; auch für die körperliche
Mitarbeiterbindung Ortsunabhängigkeit Gesundheit bietet es viele Vorteile. Es ist wesent-
lich einfacher zum Arzt zu gehen oder sich ge-
sünder zu ernähren. Infolgedessen arbeiten die
Mitarbeiter effizienter und haben geringere Aus-
fallzeiten, als wenn sie dauerhaft im Büro wären.
Erhöhte Produktivität
Die Mitarbeiterbindung wächst ebenfalls, da sie
aufgrund der Ortsunabhängigkeit weder beim
Umzug oder der Schwangerschaft kündigen müs-
sen. Heutzutage ist Remote Work ein wichtiger In-
dikator für attraktive und moderne Unternehmen.
12 FLEXIBILITÄT VORTEILE SOFTWAREDie Vorteile für den Arbeitnehmer
Ein flexibles Arbeitsmodell ist für den Arbeitneh-
mer sehr attraktiv, denn sie profitieren von einer
besseren Work-Life-Balance, da Remote Work in
der Regel von einer flexiblen Zeiteinteilung be-
gleitet wird. Zusätzlich steht es dem Mitarbeiter
frei, sich auszusuchen, von wo aus er arbeitet. Work-Life-Balance Eigene und flexible
Zeiteinteilung
Ein Großteil der Arbeitnehmer entscheiden
sich dafür, von zu Hause aus zu arbeiten. Das
Home Office hat den Vorteil, dass auch hier Zeiteinsparung,
Geld eingespart werden kann. Folgende Kos- aufgrund des Wegfalls
ten können bei der Heimarbeit eingespart oder vom Arbeitsweg
sogar vollständig vermieden werden: Benzin,
KFZ Wartungskosten, öffentlicher Nahverkehr,
Parkgebühren, professionelle Berufsbeklei-
dung sowie die Kosten für das Auswärtsessen.
Keine Notwendig-
keit von Urlaubsbean- Abnehmendes
Wie bereits auf der Arbeitgeberseite erwähnt,
spruchung, aufgrund der Stresslevel
verbessert sich der psychische und physische Ge-
sundheitszustand, wodurch das Stresslevel sinkt. Anwesenheitspflicht
im Büro
Darüber hinaus hat Remote Work positive Aus-
wirkungen auf die Umwelt, durch das stehen Ortsunabhängigkeit
lassen des Autos, dem geringeren Verbrauch
von Papier und der eigenen Strom- und Heiz-
regelung. Infolgedessen wird die Luftqualität
verbessert und der CO2 Ausstoß verringert.
FLEXIBILITÄT VORTEILE SOFTWARE 13Die Nachteile von Remote Work
Allerdings hat Remote Work auch Nachteile. 75%
der Befragten geben als größten Nachteil an, dass
sie weniger mit ihren Kollegen in Kontakt stehen.
Es fehlt das soziale Leben am Arbeitsplatz. AAuch
das Interagieren durch Collaboration Tools ist
mit dem Büroleben nicht vergleichbar. Während
man im Büro die Möglichkeit zum schnellen
Austausch beim Kaffee oder Mittagessen hat, ist
dieses beim Remote Work nicht gegeben.
Der Schlüssel für eine erfolgreiche digitale
Transformation liegt darin, ein Gleichgewicht
zwischen Remote Work und der gemeinsamen
Zeit im Büro herzustellen.
Die Kommunikation wird generell schwieriger,
da man von der Technologie abhängig ist.
Als Remote Work Nutzer muss man sich auf
E-Mails, Smartphones, Laptops und eine stabile
Internetverbindung verlassen können, um mit
den Kollegen und Kunden in Kontakt zu bleiben.
Erschwerend kommt dazu, dass 41% keinen
Zugang zu den benötigten Dokumenten haben.
Die Lösung hierfür ist eine Collaboration- und
Projektmanagement Software. Das nächste
Kapitel beschreibt die Verwendung einer solchen
Software für ein erfolgreiches Remote Work.
14 FLEXIBILITÄT NACHTEILE SOFTWARESoftware
Effizientes Remote Work
dank einer Collaboration-
und Projektmanagement
Software
15 FLEXIBILITÄT VORTEILE SOFTWARE 153. Software
Effizientes Remote Work dank einer Collabo-
ration- und Projektmanagement Software
41% geben an, dass Remote Work bei ihnen Diese Plattformen ermöglichen es darüber hinaus,
nicht möglich ist, weil sie entweder keinen dass alle Arbeitsabläufe digital ablaufen - ganz
Zugang zu Dateien, Dokumenten oder anderen gleich, ob es sich um ein einmaliges Projekt, laufende
Arbeitsmaterialien haben. Unternehmen suchen Prozesse oder einfache Routineaufgaben handelt.
zunehmend nach Möglichkeiten, um sicherzustellen, Alle Mitarbeiter sind auf dem gleichen Stand und
dass ihre Mitarbeiter produktiv arbeiten können haben alle nötigen Informationen, um ihre Ziele
- egal wo sie sich befinden. Durch die steigenden schnellstmöglich zu erfüllen. Mit dieser Software
technologischen Möglichkeiten sind Mitarbeiter können alle Mitarbeiter sowie Prozesse auf allen
in der Lage von jedem beliebigen Ort, mit Zugang Ebenen koordiniert und gesteuert werden. Mit
zum Internet, produktiv und flexibel zu arbeiten. anderen Worten: Eine Projektmanagement Software
vereinfacht die Arbeitsaufgaben eines Managers und
Um Remote Work effektiv einsetzen zu können, hilft dem Unternehmen dabei effizienter zu werden.
benötigen Unternehmen die richtigen Werkzeuge
und Plattformen. Diese garantieren eine effektive Was muss eine gute Collaboration-
Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern und Projektmanagement Software
an unterschiedlichen Standorten oder Büros. bieten? Einige Schlüsselfunktionen sind
Sie ermöglichen die Aufrechterhaltung der Projektplanung, Aufgabenmanagement,
Produktivität im Unternehmen und stellen sicher,
Dokumentenmanagementsystem, Ressourcen
dass sämtliche Ressourcen effektiv genutzt werden.
Management, Zeiterfassung, benutzerdefinierte
Workflows, integrierter E-Mail-Client mit
Aber wie kann eine Software für Collobaration-
und Projektmanagement dabei helfen? Diese projektbezogener E-Mail-Ablage, Budgetverwaltung,
Systeme bieten Werkzeuge und Funktionen an, Echtzeitkommunikation- sowie Benachrichtigungen
womit Projekte effizient geplant, verfügbaren und anpassbare Projekt- und Teamberichte.
Ressourcen verwaltet und eingeteilt, auf Probleme
schnell reagiert und alle Beteiligten transparent Deshalb ist eine Collaboration- und
einbezogen werden können. Eine gute Collaboration Projektmanagement Software eine große
Software kann einen erheblichen positiven Bereicherung für jedes Unternehmen, in
Einfluss auf den Unternehmenserfolg haben. der verschiedene Mitarbeiter als Team
zusammenarbeiten, um bestimmte Ziele zu erreichen.
16 FLEXIBILITÄT VORTEILE SOFTWAREsharesuite - Eine Collaboration- und Projektmanagement
Software
sharesuite ist eine vielseitige Collaboration- können individuell für bestimmte Zeiten und verpasst werden. Mit den integrierten Checklisten
und Projektmanagement Software, die auch verschiedene Kostenarten definiert werden. erhälst du einen Überblick über jeden Schritt,
global verteilten Teams die tägliche Arbeit Ein Soll-Ist-Vergleich, zwischen geplanten der zur Erledigung der Aufgabe erforderlich
erleichtert. Sie macht ein Unternehmen Budgets und den tatsächlichen Aufwänden ist. Ist ein Step abgehakt, wird er auf der Liste
noch effizienter. Mit ihren modularen, sowie Kosten, ermöglicht jederzeit einen durchgestrichen und jedes Teammitglied weiß,
cloudbasierten Design bietet sie alle wichtigen aktuellen Überblick über den Projekterfolg. was bereits erreicht oder was noch zu erledigen ist.
Funktionen, die für Projekte benötigt werden.
Aufgaben und Arbeitspakete strukturieren. Flexibles und einfaches DMS
Projekte planen, steuern und überwachen. Du verfügst über eine detaillierte Aufgabenliste Im zentralen DMS können alle Dateien
Durch das Gantt-Chart hast du die Möglichkeit, mit umfangreichen Filtern und ein Kanban abgespeichert werden. Du kannst die
deinen Projektstrukturplan zu visualisieren. Board für einen optimalen Überblick bei Dokumente aus dem DMS direkt mit Aufgaben
Das Gantt zeigt dir alle Aufgaben, Prozesse, der täglichen Bearbeitung deiner Aufgaben. verknüpfen, so dass die aktuellste Datei immer
Abhängigkeiten, Meilensteine und vieles mehr. sharesuite markiert deine fälligen sowie abrufbar ist. Du kannst jederzeit auf ältere
Du kannst dir den Fertigstellungsgrad deines überfälligen Aufgaben farblich, während mit Versionen deiner Dokumente zurückgreifen. Die
Projekts automatisch durch den Fortschritt der E-Mails und Push Benachrichtigung sichergestellt Versionsverwaltung stellt sicher, dass Änderungen
einzelnen Aufgaben berechnen lassen. Budgets wird, dass in deinem Team keine Deadlines mehr stets nachvollziehbar sind. Ein externer Partner
benötigt Zugriff auf einzelne Dateien oder
Ordner? Mit nur einem Klick kannst du Dateien
oder Ordner mit speziellen Zugriffsrechten
über einen Download-Link freigeben.
Zeiten erfassen und Tätigkeiten buchen.
Zusätzlich zu den eigentlichen Tätigkeiten kannst
du bei Bedarf auch die täglichen Arbeitszeiten
erfassen. Überstunden werden dabei automatisch
ermittelt und können einem hinterlegten
Arbeitszeitkonto gutgeschrieben werden.
FLEXIBILITÄT VORTEILE SOFTWARE 17Projekt Management
trifft Remote Work
sharesuite bietet darüber hinaus noch weitere
Funktionen an, wie einen eigenen E-Mail-
Client, Workflow-Management, Ressourcen-
Management, einen eigenen Messenger,
einen eigenen Drive, eine automatische
Ablage von E-Mails und vieles mehr.
Weitere Informationen auf:
www.sharesuite.com
Remote Work wird einfacher zu integrieren, wenn
du eine Collaboration- und Projektmanagement
Software verwendest. Die Vorteile einer solchen
Software sind grenzenlos. Durch die Anwendung
grundlegender Projektmanagement-Software-
Strategien, wirst du den Fokus zielgerichteter
setzen, deine Ziele schneller erreichen und deine
Lieferfähigkeit und Erfolgsquote verbessern.
Die Nachteile werden reduziert, indem für jedes
Mitglied weltweit nur ein Werkzeug verwendet wird.
Henry Ford sagte:
„Zusammenkommen ist ein Anfang;
Zusammenbleiben ist ein Fortschritt;
Zusammenarbeiten ist ein Erfolg.“
(- eigene Übersetzung in Anlehnung an das Original)
18 FLEXIBILITÄT VORTEILE SOFTWARESOURCES 10. iTechArt “A guide to remote work in 2020 — 19. Statista “Attitudes on remote work for
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remote work - Statistics & Facts”, September 2020.
28, 2020. 18. sharesuite “sharesuite.com”, 2020.
19Herausgeber European Technology Chamber
Wiesenstr. 8
8008 Zurich
Phone +49 89 550 521 40
Email info@eutec.org
www.eutec.org
Redakteur Jessica Pchaiek
Fotos & Abbildungen Alle Fotos, sofern nicht anders angegeben:
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Jahr der Veröffentlichung 2020
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