SAP Management of Change - Operational Risk Management Stand Mai 2012
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SAP Management of Change Operational Risk Management Stand Mai 2012
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Operational Risk Management (ORM)
Gewährleistung eines kontinuierlichen, reibungslosen Betriebs einer Anlage
OPERATIONAL RISK MANAGEMENT
Fokussierung auf: Unfälle reduzieren: kontinuierliche Durchführung:
• ständig informierte Mitarbeiter • Menschen • Management Systeme
• effiziente Abläufe • Umwelt • proaktive Risikominimierung
• betriebliche Kontinuität • Anlagen • kontinuierliche Verbesserung
Ein effektiver, geschlossener ORM Prozess gewährleistet eine betriebliche
Kontinuität durch proaktive Risikoidentifizierung und damit eine Reduzierung
von unerwünschten Ereignissen
© 2012 SAP AG. All rights reserved. Customer 3
Notwendige Änderungen können ungeahnte Folgen haben
Unkontrollierte Änderungen an der Anlage können
Aufgrund tragischer Ereignisse, wie die
neue Sicherheitsfragen aufwerfen, führen zu Katastrophen von Seveso oder z.B. Bhopal, ist
Fehlinvestitionen und können kostspielige man bemüht bei Umbauarbeiten,
Ausfallzeiten, mit viel Nacharbeit erwirken Produktänderungen und bei der Instandhaltung
notwendige Prozesse zu verbessern
Komplizierte Änderungsprozesse verleiten dazu,
Änderungen ohne Überprüfungen und evtl.
Genehmigungen durchzuführen
Einbeziehung von Fachexperten, Genehmigern und
dem technischen Personal ist zeitaufwändig und
fehleranfällig
Follow-up Aktionen gehen oft „unter“ oder werden
nicht vollendet, temporäre Änderungen bleiben
ungewollt dauerhaft liegen
Management of Change wurde z.B. in die
Änderungen werden inkonsequent gehandhabt. Vorschrift OSHA 1910.119 (USA) (bei uns Richtl.
96/82/EG (Seveso-II)) überführt. Diese und
Beim Auftreten von Problemen, sind diese schwer weitere darin enthaltenen Standards sollen den
zurückzuverfolgen reibungslosen Betriebsablauf erhöhen
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Business Case für Management of Change Process
Verbesserung – Reduzierung von Kosten und Risiken
Verantwortliches Management mit einbeziehen und
Aufgabenverwaltung vorantreiben
Kosten Verzögerungen minimieren und kostenspielige
senken Nacharbeiten vermeiden
Bestellungen unnötiger Bauteile/Ersatzteile vermeiden
Einheitliche Risikobewertung und
Risiken Zulassungsabwicklung
mindern Systemgesteuerte fachkundige Beratung
Revisionssichere Checklisten und Statuskontrolle
Business Value Kontinuierlich geprüfte Prozesse bei
fördern Chancen Anlagenänderungen, ohne zusätzliche Risiken
steigern „leben‟ einer Sicherheitskultur und dadurch die
Anlagenproduktivität verbessern
Unternehmensweite Umsetzung einer wirksamen Sicherheitskultur
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Operational Risk Management improves Environment, Health, and Safety
performance by proactively managing risk to run more safely and efficiently
EHS Maintenance
Incident EHS Risk Audit Management
Program Worker
Mgmt Assessment Mgmt of Change
Mgmt Safety
Management/ Establish Endorse
Visibility of Visibility of Visibility Visibility of
risk tolerance improvements
Executive trends & trends & of trends trends &
& &
Team KPIs KPIs & KPIs KPIs
monitor results monitor results
EHS Process & Identify & HSM & IH & Plan & Assign
investigate analyze OH conduct risks &
incident risks management audits controls
Assess & approve
change
Operations
Manage control of
Control, Implement
Request
Execute
change
change
Record monitor corrective
work
incident risks & &
reduce preventive
Maintenance risks actions Plan work
Execute
work
© 2012 SAP AG. All rights reserved. Customer 6
Systemübersicht
Management of Change = eigenständiges System mit und ohne ERP Anbindung
SAP Management of Change 1.0
SAP NetWeaver 7.31
SAP ERP 604
Andere Systeme
SAP ERP 600
Optional:
Bereitstellen des Management of Change zusammen mit bestehenden ERP Systemen (Minimum SAP NW 7.31 ist erforderlich)
© 2012 SAP AG. All rights reserved. Customer 7
Anwendungskomponenten
MOC 100
(Management of Change 100)
IAM 100
(Issue and Activity Management 100)
BS_FND 731 + WEBCUIF
(Business Suite Foundation 731 + Web Client UI Framework)
Business Object Processing Framework (BOBF)
Floorplan Manager BOBF Integration (FBI)
Business Object Layer (BOL)
NW 731
(NetWeaver 731)
Business Rules Framework Plus (BRF+)
Business Workflow
Digital Signature
Status and Action Management (S&AM)
Floorplan Manager (FPM)
Personal Object Worklist (POWL)
Operational Data Provider (ODP)
© 2012 SAP AG. All rights reserved. Customer 8
Typischer Änderungsprozess mit Phasen
• Änderung beschreiben, Dokumente und Ausfüllen des
dazugehörige Objekte anfügen Änderungsanfrageformulars
und Einreichung
• Fragebögen für die Kategorisierung und
Vollständigkeitsprüfung und
Änderung anfragen
erste Risikobewertung ausfüllen
Genehmigung des Antrages
• Änderungen als dauerhaft /
vorübergehend, vorrangig/nebensächlich, Überprüfe MoC Relevanz
oder als eine Notfalländerung definieren
• Bewertungsvorgehensweisen planen und
Vor-der-Änderung review #1
zuweisen mit Checklisten und/oder
Fragebögen
Genehmigt? vor der Änderung
Vor-der-Änderung review #n
• Automatische Email Benachrichtigungen
• Aufgaben festlegen und zuweisen Fortführen mit Umsetzung der
• Automatische Email Benachrichtigung Änderung
• Track-Status
• Informationen von Stakeholders
Aufgaben #1-n Umsetzung
• Genehmiger beauftragen Fertiggestellt?
• Automatische Email Benachrichtigung Genehmigt?
• Elektronische Unterschift aktivieren Bewertungen #1-n
Änderung is vollzogen vor „hand over‟ an
Betrieb
Pre-start-up Bewertung #1 Genehmigt?
Go Live
Überprüfen auf Vollständigkeit aller
Aktivitäten und Dokumenten
updates & auf Aktualisierung aller Akte schließen
Dokumente
© 2012 SAP AG. All rights reserved. Akte Ablegen Customer 9
Allgemeiner Ablauf mit Rollen eines Veränderungsprozesses
Änderungsanfrage
Änderungsanfrage Review und freigeben und Ausführende
Genehmigung
einreichen Auswertung Änderungsprozess Maßnahmen
antreiben
Antragsteller Gutachter Genehmiger Koordinator Maßnahmenleiter
Person die den Fachpersonal oder Dienstvorgesetzte Person, die die Änderung Genehmiger, Gutachter,
Änderungsantrag stellt verwaltet und vorantreibt Task-Besitzer
Dienstvorgesetzte oder Manager
Änderungsanfrage Vollständigkeit der Vollständigkeit der Anfrage veröffentlichen Maßnahmen
erstellen Anfrage überprüfen Anfrage überprüfen ausführen in Teams
Einige Maßnahmen
oder einzeln:
Änderung Anfrage bearbeiten Anfrage bearbeiten werden automatisch
beschreiben um Input zu um Input zu vorgeschlagen Prüfung
verbessern verbessern
Anhang anfügen Angemessene Genehmigung
Entscheiden ob Entscheiden ob Maßnahmenhierarchie,
Flexible Fragebögen Aufgaben/Tasks
Anfrage plausibel ist Anfrage Zeitachse und
ausfüllen
prozessrelevant ist Maßnahmenleiter Maßnahmen können
Änderungsanfrage an
definieren Checklisten oder
Genehmiger Änderungsanfrage
Fragebögen
weiterleiten ablehnen wenn nicht Maßnahmen in
beinhalten
relevant definierter Abfolge
ansteuern
Änderungsanfrage
abschließen wenn alle
Maßnahmen
vervollständigt wurden
© 2012 SAP AG. All rights reserved. Customer 10Allgemeiner Ablauf mit Rollen eines Veränderungsprozesses
Änderungsanfrage
Änderungsanfrage Review und freigeben und Ausführende
Genehmigung
einreichen Auswertung Änderungsprozesse Maßnahmen
antreiben
Antragsteller Gutachter Genehmiger Koordinator Maßnahmenleiter
Person die den Fachpersonal oder Dienstvorgesetzte Person, die die Änderung Genehmiger, Gutachter,
Änderungsantrag stellt verwaltet und vorantreibt Task-Besitzer
Dienstvorgesetzte oder Manager
Änderungsanfrage Vollständigkeit der Vollständigkeit der Anfrage veröffentlichen Maßnahmen
erstellen Anfrage überprüfen Anfrage überprüfen ausführen in Teams
Einige Maßnahmen
oder einzeln:
Änderung Anfrage bearbeiten Anfrage bearbeiten werden automatisch
beschreiben um Input zu um Input zu vorgeschlagen Prüfung
verbessern verbessern
Anhang anfügen Angemessene Genehmigung
Entscheiden ob Entscheiden ob Maßnahmenhierarchie,
Flexible Fragebögen Aufgaben/Tasks
Anfrage plausibel ist Anfrage Zeitachse und
ausfüllen
prozessrelevant ist Maßnahmenleiter Maßnahmen können
Änderungsanfrage an
definieren Checklisten oder
Genehmiger Änderungsanfrage
Fragebögen
weiterleiten ablehnen wenn nicht Maßnahmen in
beinhalten
relevant definierter Abfolge
ansteuern
Änderungsanfrage
abschließen wenn alle
Maßnahmen
vervollständigt wurden
© 2012 SAP AG. All rights reserved. Customer 11Anlegen einer Änderungsanfrage – Objektinformation und Definition der Änderung © 2012 SAP AG. All rights reserved. Customer 12
Anlegen einer Änderungsanfrage – Referenzen & Checklisten Zugehörige Objektinformationen aus einem evtl. Backend-System Einfache Handhabung von Anhängen und Links Fragebögen und Checklisten können an kundenspezifische Prozesse integriert werden © 2012 SAP AG. All rights reserved. Customer 13
Weitere Objekte Zusätzlich, vorhandene Objekte können durch Change Request – Typ verwaltet werden © 2012 SAP AG. All rights reserved. Customer 14
Anlegen einer Änderungsanfrage – Schnelleinstieg!
Änderungsanfrage erstellen mit Hilfe einer vereinfachten Abfrage
© 2012 SAP AG. All rights reserved. Customer 15Einfaches Anfügen relevanter Anlagen © 2012 SAP AG. All rights reserved. Customer 16
Verzeichnisse, Dateien und Links als Anlagen
Unterstützte Dateitypen werden im Customizing verwaltet
Demo
© 2012 SAP AG. All rights reserved. Customer 17Allgemeiner Ablauf mit Rollen eines Veränderungsprozesses
Änderungsanfrage
Änderungsanfrage Review und freigeben und Ausführende
Genehmigung
einreichen Auswertung Änderungsprozess Maßnahmen
antreiben
Antragsteller Gutachter Genehmiger Koordinator Maßnahmenleiter
Person die den Fachpersonal oder Dienstvorgesetzte Person, die die Änderung Genehmiger, Gutachter,
Änderungsantrag stellt verwaltet und vorantreibt Task-Besitzer
Dienstvorgesetzte oder Manager
Änderungsanfrage Vollständigkeit der Vollständigkeit der Anfrage veröffentlichen Maßnahmen
erstellen Anfrage überprüfen Anfrage überprüfen ausführen in Teams
Einige Maßnahmen
oder einzeln:
Änderung Anfrage bearbeiten Anfrage bearbeiten werden automatisch
beschreiben um Input zu um Input zu vorgeschlagen Prüfung
verbessern verbessern
Anhang anfügen Angemessene Genehmigung
Entscheiden ob Entscheiden ob Maßnahmenhierarchie,
Flexible Fragebögen Aufgaben/Tasks
Anfrage plausibel ist Anfrage Zeitachse und
ausfüllen
prozessrelevant ist Maßnahmenleiter Maßnahmen können
Änderungsanfrage an
definieren Checklisten oder
Genehmiger Änderungsanfrage
Fragebögen
weiterleiten ablehnen wenn nicht Maßnahmen in
beinhalten
relevant definierter Abfolge
ansteuern
Änderungsanfrage
abschließen wenn alle
Maßnahmen
vervollständigt wurden
© 2012 SAP AG. All rights reserved. Customer 18Review & Auswertung ohne vordefinierte Aktivitäten Prüfer analysieren eingereichte Änderungsanfragen und liefern Feedback Ist die bereitgestellte Information nicht ausreichend, kann der Prüfer den Änderungsantrag zurücksenden und zusätzliche Information anfordern Nach Vervollständigung der Berichte werden diese zum Genehmigungsprozedere weitergeleitet © 2012 SAP AG. All rights reserved. Customer 19
Review & Auswertung mit vordefinierten Aktivitäten
Gutachter erhalten vordefinierte Aktivitäten, um eine bestimmte Prüfung / Evaluierung
durchzuführen
Ergibt eine bessere Übersicht über das Gesamtvorhaben mit Einzelaktivitäten
Reichen die bereitgestellten Informationen nicht aus, kann der Gutachter den Änderungsantrag an
den Anforderer zurücksenden um weitere Informationen zu erhalten
Nach vollständiger Prüfung, werden die Anträge zum Genehmigungsprozedere weitergeleitet
© 2012 SAP AG. All rights reserved. Customer 20Frage Sie den Experten - Funktion Auflistung „Experte‟ kann durch „Business Rule Framework‟ (BRF+) gepflegt sein Auflistung „Experte‟ kann auch durch Change Request Typ gepflegt sein Email an den „Experten‟ enthält den Link zum Änderungsantrag © 2012 SAP AG. All rights reserved. Customer 21
Allgemeiner Ablauf mit Rollen eines Veränderungsprozesses
Änderungsanfrage
Änderungsanfrage Review und freigeben und Ausführende
Genehmigung
einreichen Auswertung Änderungsprozess Maßnahmen
antreiben
Antragsteller Gutachter Genehmiger Koordinator Maßnahmenleiter
Person die den Fachpersonal oder Dienstvorgesetzte Person, die die Änderung Genehmiger, Gutachter,
Änderungsantrag stellt verwaltet und vorantreibt Task-Besitzer
Dienstvorgesetzte oder Manager
Änderungsanfrage Vollständigkeit der Vollständigkeit der Anfrage veröffentlichen Maßnahmen
erstellen Anfrage überprüfen Anfrage überprüfen ausführen in Teams
Einige Maßnahmen
oder einzeln:
Änderung Anfrage bearbeiten Anfrage bearbeiten werden automatisch
beschreiben um Input zu um Input zu vorgeschlagen Prüfung
verbessern verbessern
Anhang anfügen Angemessene Genehmigung
Entscheiden ob Entscheiden ob Maßnahmenhierarchie,
Flexible Fragebögen Aufgaben/Tasks
Anfrage plausibel ist Anfrage Zeitachse und
ausfüllen
prozessrelevant ist Maßnahmenleiter Maßnahmen können
Änderungsanfrage an
definieren Checklisten oder
Genehmiger Änderungsanfrage
Fragebögen
weiterleiten ablehnen wenn nicht Maßnahmen in
beinhalten
relevant definierter Abfolge
ansteuern
Änderungsanfrage
abschließen wenn alle
Maßnahmen
vervollständigt wurden
© 2012 SAP AG. All rights reserved. Customer 22Genehmigung Genehmiger überprüft die vollständige Änderungsanfrage und entscheidet ob Änderungen notwendig sind Ist die bereitgestellte Information nicht ausreichend, kann der Genehmiger den Änderungsantrag zurücksenden und zusätzliche Infromation anfordern Falls erforderlich weist der Genehmiger dem entsprechenden Änderungsantrag einen weiteren Koordinator oder Gutachter zu © 2012 SAP AG. All rights reserved. Customer 23
Genehmigungsprozess mit Digitaler Signatur
Genehmigung durch digitale Signatur
Mehrere Genehmiger können digital signieren
Anpassbare digitale Signatur
Anpassbare, digitale Signaturen in jeder Statusänderung des Änderungsantrages und Maßnahmen
definierbar
Demo
© 2012 SAP AG. All rights reserved. Customer 24Allgemeiner Ablauf mit Rollen eines Veränderungsprozesses
Änderungsanfrage
Änderungsanfrage Review und freigeben und Ausführende
Genehmigung
einreichen Auswertung Änderungsprozess Maßnahmen
antreiben
Antragsteller Gutachter Genehmiger Koordinator Maßnahmenleiter
Person die den Fachpersonal oder Dienstvorgesetzte Person, die die Änderung Genehmiger, Gutachter,
Änderungsantrag stellt verwaltet und vorantreibt Task-Besitzer
Dienstvorgesetzte oder Manager
Änderungsanfrage Vollständigkeit der Vollständigkeit der Anfrage veröffentlichen Maßnahmen
erstellen Anfrage überprüfen Anfrage überprüfen ausführen in Teams
Einige Maßnahmen
oder einzeln:
Änderung Anfrage bearbeiten Anfrage bearbeiten werden automatisch
beschreiben um Input zu um Input zu vorgeschlagen Prüfung
verbessern verbessern
Anhang anfügen Angemessene Genehmigung
Entscheiden ob Entscheiden ob Maßnahmenhierarchie,
Flexible Fragebögen Aufgaben/Tasks
Anfrage plausibel ist Anfrage Zeitachse und
ausfüllen
prozessrelevant ist Maßnahmenleiter Maßnahmen können
Änderungsanfrage an
definieren Checklisten oder
Genehmiger Änderungsanfrage
Fragebögen
weiterleiten ablehnen wenn nicht Maßnahmen in
beinhalten
relevant definierter Abfolge
ansteuern
Änderungsanfrage
abschließen wenn alle
Maßnahmen
vervollständigt wurden
© 2012 SAP AG. All rights reserved. Customer 25Veröffentlichen der Änderungsanforderung nach Freigabe
Koordinator veröffentlicht den Änderungsantrag
Durch die Freigabe wird das Business Rules Framework im Hintergrund der Abläufe aktiviert um
zusätzliche Business Partner und/oder Maßnahmen zu finden/ bestimmen
© 2012 SAP AG. All rights reserved. Customer 26Ausführungsphase Koordinator prüft die Maßnahmen und führt bei Bedarf zusätzliche Maßnahmen ein © 2012 SAP AG. All rights reserved. Customer 27
Weitere Maßnahmen aus Vorlage einfügen wählt eine Maßnahme aus der Vorlage © 2012 SAP AG. All rights reserved. Customer 28
Maßnahmen manuell ohne Vorlagen hinzufügen Maßnahmen werden zum Maßnahmenstamm hinzugefügt © 2012 SAP AG. All rights reserved. Customer 29
Allgemeiner Ablauf mit Rollen eines Veränderungsprozesses
Änderungsanfrage
Änderungsanfrage Review und freigeben und Ausführende
Genehmigung
einreichen Auswertung Änderungsprozess Maßnahmen
fantreiben
Antragsteller Gutachter Genehmiger Koordinator Maßnahmenleiter
Person die den Fachpersonal oder Dienstvorgesetzte Person, die die Änderung Genehmiger, Gutachter,
Änderungsantrag stellt verwaltet und vorantreibt Task-Besitzer
Dienstvorgesetzte oder Manager
Änderungsanfrage Vollständigkeit der Vollständigkeit der Anfrage veröffentlichen Maßnahmen
erstellen Anfrage überprüfen Anfrage überprüfen ausführen in Teams
Einige Maßnahmen
oder einzeln:
Änderung Anfrage bearbeiten Anfrage bearbeiten werden automatisch
beschreiben um Input zu um Input zu vorgeschlagen Prüfung
verbessern verbessern
Anhang anfügen Angemessene Genehmigung
Entscheiden ob Entscheiden ob Maßnahmenhierarchie,
Flexible Fragebögen Aufgaben/Tasks
Anfrage plausibel ist Anfrage Zeitachse und
ausfüllen
prozessrelevant ist Maßnahmenleiter Maßnahmen können
Änderungsanfrage an
definieren Checklisten oder
Genehmiger Änderungsanfrage
Fragebögen
weiterleiten ablehnen wenn nicht Maßnahmen in
beinhalten
relevant definierter Abfolge
ansteuern
Änderungsanfrage
abschließen wenn alle
Maßnahmen
vervollständigt wurden
© 2012 SAP AG. All rights reserved. Customer 30Abarbeiten von Maßnahmen Verantwortlicher der Maßnahme erhalten Zugriff auf ihre Aktivitäten per E-Mail und / oder aus der Arbeitsauflistung © 2012 SAP AG. All rights reserved. Customer 31
Maßnahmenübersicht Maßnahmen können Teilmaßnahmen beinhalten Referenz-/Literaturangaben mit Anhang-Funktionalität Tabellen der an der Maßnahme beteiligten Personen Status Log (Soll-/Istvergleich) © 2012 SAP AG. All rights reserved. Customer 32
Erstellen von Instandhaltungsmeldungen aus Maßnahmen Durch Drücken von "Create Main.Notification„ wird die IH-Störmeldung automatisch im Backend- System angelegt Erstellen von Instandhaltungsaufträgen wird ebenfalls unterstützt © 2012 SAP AG. All rights reserved. Customer 33
Erstellen von Instandhaltungsmeldungen aus Maßnahmen Erstellte IH-Meldung wird automatisch in die zugehörige Objekttabelle der Maßnahme hinzugefügt Link navigiert direkt zur erstellten IH-Meldung im Backend System © 2012 SAP AG. All rights reserved. Customer 34
Erstellte IH-Meldung im Backend System Backend System mit “Display Maintenance Notification” Transaktion Die Änderungsantrags- bzw. Änderungsmaßnahmendaten in der IH-Meldung / IH-Auftrag können in der BAdI-Implementierung bearbeitet werden © 2012 SAP AG. All rights reserved. Customer 35
Adobe Print Form für Änderungsantrag und Maßnahmen Standard Adobe Print Forms für Änderungsantrag und Maßnahmen/Untermaßnahmen im Lieferumfang Erstellung eigener Adobe Print Forms möglich © 2012 SAP AG. All rights reserved. Customer 36
Auswertungen
‚Operational Data Provider (ODP), zur einfachen Anbindung an das bestehende Analytic-Tool (z.B
SAP BusinessObject, SAP BI)
© 2012 SAP AG. All rights reserved. Customer 37SAP Management of Change 1.0 - Funktionen
MOC als eigenständiges- bzw. vom ERP Release Stand unabhängiges, netzwerkbasierendes
System basierend auf SAP NW 7.31
Integration an klassische ERP Objekte (z.B. Technischer Platz, Equipment, Material,
Dokumente, Instandhaltungsauftrag, IH-Meldung) und an das EHSM* Risk Assessment
(* SAP Environment, Health and Safety Management 3.0)
Enterprise Service für ‘Anlegen einer Änderungsanfrage’
SAP Business Workflow einschließlich Email-Benachrichtigung
SAP Digital Signature – anpassbar für jede Statusänderung
Einsatz ‘Business Rules Framework (BRF+)’ für flexibles definieren, kundenspezifischer
Geschäftsprozesse
Anpassbare, vordefinierte Fragebögen und Checklisten als Vorlagen
Intuitive, einstellbare Benutzeroberflächen (WebDynpro)
Adobe Print Form für Änderungsanfrage und Maßnahmen
Einfach zu erweitern bzw. an ERP anzubinden
Einfache Auswertemöglichkeiten über Operational Data Provider (ODP)
© 2012 SAP AG. All rights reserved. Customer 38Vielen Dank!
Weitere Informationen:
Ralph Müller
Instandhaltung und Facility Management
SAP DeutschlandAG
Dietmar-Hopp-Allee 16
69190 Walldorf, Germany
T +49 6227 7 44620
F +49 6227 78-25145
M +49 160 889 6426
E ralph.mueller@sap.com© 2012 SAP AG. All rights reserved.
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