SAP BUSINESS ONE DIE BETRIEBSWIRTSCHAFTLICHE LÖSUNG FÜR KLEINE UND MITTLERE UNTERNEHMEN
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SAP Business One SAP® Business One Die betriebswirtschaftliche Lösung für kleine und mittlere Unternehmen
Inhalt 4 Überblick 22 Integration von Microsoft Office 5 Besondere Merkmale 23 Warnmeldungen und Workflows 6 Vorteile für Ihr Unternehmen 24 Benutzerdefinierte Personali 7 Unterstützung der Geschäfts sierung und Konfiguration prozesse 26 Berichtswesen 8 Funktionsbereiche im Überblick 28 Excel-basierte Auswertungen 10 Finanzwesen (XL Reporter) 12 Customer Relationship 30 SAP Business One – Architektur Management (CRM) 31 Überblick Single-Server- 14 Verkauf Architektur und Integration 16 Einkauf 33 SAP Business One Software 17 Materialbedarfsplanung Development Kit 18 Lagerverwaltung 35 Weitere Informationen 20 Servicemanagement Über SAP SAP ist anerkannter Marktführer im Bereich unternehmensübergreifender Geschäftslösungen für die verschiedensten Branchen in allen wichtigen Märkten. Mit mehr als 12 Millionen Anwendern in über 120 Ländern, mehr als 100.000 Installationen und über 1.300 Partnern weltweit ist SAP der führende Hersteller von Unternehmenssoftware und der drittgrößte unabhängige Softwareanbieter der Welt. SAP liefert seit über 30 Jahren branchenführende Unternehmenslösungen, die es ermöglichen, die Anforderungen des Geschäftsalltags erfolgreich zu meistern. In dieser langjährigen Erfahrung liegt einer der Hauptgründe dafür, dass sich Unternehmen für SAP®-Software entscheiden. Während in der Vergangenheit überwiegend große Unternehmen SAP-Lösungen einsetzten, können heute Unternehmen jeglicher Art und Größe die Vorteile nutzen. Über eine Milliarde Euro gibt SAP jährlich für den Bereich Forschung und Entwicklung aus, damit vorhandene Lösungsportfolios heute und in Zukunft den spezifischen Anforderungen der verschiedensten Branchen gerecht werden können. Auf diese Weise entstanden leistungsstarke Unternehmenslösungen wie SAP Business One. Mehr als 13.000 kleine und mittlere Unternehmen haben die Leistungsfähigkeit und Benutzerfreundlichkeit dieser Anwendung bereits für sich entdeckt. Wann entscheiden auch Sie sich für SAP Business One?
Überblick
SAP Business One ist eine kostengünstige, integrierte
Unternehmenslösung, die passgenau auf die Anforde
rungen kleiner und mittelständischer Unternehmen zuge
schnitten ist. Erstmalig können Verantwortliche und Mitar
beiter dieser Unternehmen damit eine zentrale Anwendung
nutzen, die Geschäftsprozesse automatisiert sowie alle
wesentlichen Informationen aus sämtlichen Funktions
bereichen des Unternehmens zuverlässig, übersichtlich
und zeitnah abbildet. Die Mittelstandslösung bietet eine
Rundumsicht auf alle unternehmenskritischen Prozesse
in V
ertrieb, Finanzwesen, Einkauf, Lagerverwaltung und
Fertigung. Sie gibt Ihnen Kontroll- und Steuerungswerk
zeuge in die Hand, um die Unternehmensleistung deutlich
zu verbessern und nachhaltiges Wachstum sicherzustellen.
SAP Business One wird von einem beitern. Die in zahlreichen Märkten
internationalen Netzwerk qualifizierter implementierte Lösung wurde speziell
SAP-Geschäftspartner vertrieben. Die für folgende Branchen optimiert: Einzel „Seit wir SAP Business One
Partner greifen auf das weltweit verfüg handel, Großhandel, Fertigung (diskrete nutzen, ist die Profitabili
bare Fachwissen von SAP zurück, um Fertigung und Prozessfertigung) und
bestmögliche Service- und Support Dienstleistungsbranche. tät pro Arbeitsplatz um
leistungen anbieten zu können. Mit acht bis zwölf Prozent
dem branchen- und marktspezifischen Ist Ihr Unternehmen Niederlassung,
Know-how von über 1.300 Partnern Kunde oder Lieferant eines interna gestiegen. Denn mit der
und mehr als 300 verfügbaren Partner tional tätigen Unternehmens, das neuen Lösung konnten
lösungen können Sie die SAP-Busi bereits SAP-Unternehmenssoftware
ness-One-Funktionen auf unkomplizierte einsetzt? wir unsere Prozesse
Weise – Ihren besonderen Anforde deutlich straffen.“
rungen entsprechend – erweitern In diesem Fall können Sie den Imple
und ergänzen. mentierungsprozess mit Hilfe vorkon
figurierter Software vereinfachen und
Sebastian Leppert, Geschäftsführer
SAP Business One ist ideal für Unter so in kürzester Zeit von den Vorteilen
Elements of Art GmbH
nehmen mit Umsätzen bis zu 20 Millio der SAP-Business-One-Lösung
nen Euro oder mit bis zu 100 Mitar profitieren.
4
Besondere Merkmale
SAP Business One ist eine neuartige, Benutzerfreundlichkeit Integrierte und zertifizierte
vollständig integrierte Unternehmens SAP Business One ist besonders vertikale Lösungen
software für mittelständische Unter auf die Bedürfnisse der Endnutzer Die SAP-Partner stellen umfassende
nehmen. Die Anwendung verfügt über ausgerichtet und selbst von Anwendern und integrierte vertikale Funktionen für
folgende besondere Merkmale: mit geringen technischen Kenntnissen SAP Business One zur Verfügung. Ge
leicht zu bedienen. Die intuitive Benut genwärtig sind über 300 verschiedene
Umfassende Funktionen zeroberfläche und die vertraute Lösungen unabhängiger Softwareher
SAP Business One umfasst alle Kern Windows-Umgebung verkürzen die steller erhältlich. Um die höchstmögliche
geschäftsfunktionen einschließlich der Einarbeitungszeit erheblich. Kundenzufriedenheit zu gewährleisten,
Funktionen für Customer Relationship wird die Qualität dieser Produkte von
Management (CRM), Kampagnenma Flexibel und anpassbar SAP streng überwacht. SAP hat viele
nagement und Akquisition, Fertigung In SAP Business One können sämtliche dieser Lösungen für die Integration in
sowie Finanzmanagement. Die CRM- Mitarbeiter Ihres Unternehmens je nach SAP Business One zertifiziert.
Funktion ist nahtlos in die Vertriebs- Berechtigung unkompliziert Felder an
und Kundendienstprozesse und andere legen, Formulare modifizieren oder
kundenbezogene Geschäftsabläufe im Abfragen und Berichte personalisieren. Geschäftsführung
gesamten Unternehmen integriert. Ändern sich die Geschäftsanforderun
gen, lässt sich der Funktionsumfang
Berichtswerkzeuge und Analysen der Software schnell und einfach Service Fertigung
Mit den einzigartigen Abfrage- und anpassen. Zentrale
Berichtswerkzeugen können Sie eigene Datenbank
Berichte erstellen und erhalten eine klare Drag&Relate
Sicht auf alle relevanten Leistungsdaten SAP Business One macht betrieb-
und Geschäftszahlen. Für einfache liche Abläufe für Mitarbeiter auf allen
Finanzwesen Vertrieb
Reports verwendet die in der Software Ebenen des Unternehmens durchgän
enthaltene Berichtsfunktion die gig transparent. Sie können schnell
Standardoberfläche von Microsoft komplexe Verknüpfungen herstellen, Abbildung 1: Integrierte Prozesse in
Excel. etwa zwischen Produkten, Umsätzen, SAP Business One
Regionen oder Kunden. Dank der
Alarmfunktionen und Workflows SAP-Funktion Drag&Relate werden
SAP Business One stellt workflow Daten und Transaktionen sofort in „Wo wir früher den Wareneinsatz
basierte Alarmfunktionen bereit. Sie verständlichem Format abgebildet
überwachen betriebliche Vorgänge und und bei Bedarf sogar bis auf einzelne
für eine Produktion lediglich grob
melden außerplanmäßige Ereignisse. Vorgänge, wie Buchungen und geschätzt haben, können wir ihn
Jeder Verstoß gegen vorab definierte Belege, aufgeschlüsselt.
Geschäftsregeln löst sofort eine Warn
jetzt genau bestimmen, während
meldung aus. SAP Business One geht Unterstützung durch SAP die Produktion noch läuft. Damit
sogar noch einen Schritt weiter und SAP Business One ist ein Produkt
stößt automatisch einen Geschäfts des mit mehr als drei Jahrzehnten
sind Disposition, Vorkalkulation
ablauf (Workflow) an, der die erforder Erfahrung und über 12 Millionen und Einkauf exakt planbar, und
lichen Ressourcen zuteilt und notwen Anwendern weltweit führenden
digen Maßnahmen einleitet. Herstellers betriebswirtschaftlicher
das senkt die Kosten.“
Softwarelösungen. Joachim Küppers, Geschäftsführer
Leuchtenberg Sauerkrautfabrik
5
Vorteile für Ihr Unternehmen
Auch für Ihr Unternehmen ist jetzt der bessere Leistungen in Vertrieb und Das ermöglicht Ihnen, die Lösung
ideale Zeitpunkt, von SAP Business Kundenservice. mühelos zu implementieren und
One zu profitieren. Mit Hilfe dieser schnell in Betrieb zu setzen.
erstklassigen und für Ihr wachsendes Zukunftssichere IT-Investition
Unternehmen kostengünstigen Lösung Warum mit Lösungen arbeiten, die Mehrwährungsfähigkeit
können Sie Ihre Produktivität steigern, Ihren Anforderungen innerhalb kurzer Die Abwicklung Ihrer Geschäfte und
die Kosten reduzieren, neue Geschäfts Zeit nicht mehr genügen? SAP Busi Auswertung der Finanzzahlen können
chancen ergreifen und sich auf künftige ness One macht Schluss mit mangel Sie in verschiedenen Währungen
Herausforderungen frühzeitig einstellen. hafter Softwareleistung, veralteten durchführen.
Informationen, begrenzten Möglich
Umsatzsteigerung keiten der Datenspeicherung und Ein Sprechen Sie die Sprache Ihres
Mit SAP Business One erhalten Sie schränkungen hinsichtlich der Anzahl Kunden
einen einfachen und schnellen Zugriff gleichzeitig arbeitender Endanwender. Die Unterstützung von 25 Sprachen
auf zeitnahe Informationen. So erkennen in über 40 Ländern ermöglicht Ihnen
Sie neue Vertriebschancen und Ge Schneller Einblick in relevante Daten die Kommunikation mit Kunden und
schäftsmodelle früher als der Wett In grafisch aufbereiteten Gesamtüber Lieferanten in aller Welt.
bewerb. Sie beschleunigen die Markt sichten für Führungskräfte, sogenann
einführung neuer Produkte und erfahren ten Dashboards, werden Schlüssel SAP Business One – Integration
genau, welche hochwertigen Services kennzahlen minutengenau abgebildet. SAP Business One und Microsoft
Sie Ihren Kunden bieten können. Das bietet völlig neue Möglichkeiten Office-Anwendungen, wie Excel, Word
zur Steuerung des Tagesgeschäfts. und Outlook, können integriert zusam
Kostenreduktion menarbeiten. Dies ermöglicht die naht
Kostspielige Nachrüstungen und in Benachrichtigung bei kritischen lose Kommunikation innerhalb Ihres
bestimmten Abständen erforderliche Ereignissen Unternehmens und umfasst Funktionen
Softwareanpassungen gehören der SAP Business One enthält eine leis wie den gemeinsamen Zugriff auf
Vergangenheit an. tungsstarke und benutzerfreundliche Kontakt-, Termin- und Aufgabendaten.
Alarmfunktion.
Vollständige Prozesse Integration in SAP Business Suite
SAP Business One umfasst folgende Gezielte Informationen Dank einer offenen Architektur lässt
Komponenten: Rechnungswesen, Die zentrale Datenhaltung spart Zeit sich SAP Business One nahtlos mit
Customer Relationship Management und Geld. Sie sorgt dafür, dass die den Geschäftsanwendungen von
(CRM), Vertrieb, Fertigung, Einkauf, richtigen Informationen den richtigen SAP Business Suite und den über
Bankenabwicklung und Lagerverwaltung. Personen zur Verfügung gestellt 300 Anwendungen unabhängiger
Die vorhandenen SAP-Business-One- werden und vermeidet so redundante Softwarehersteller integrieren.
Funktionen werden durch vollständig Dateneinträge.
integrierte Lösungen von SAP-Partnern
ergänzt und lassen sich so zusätzlich an Unterstützung vor Ort
die spezifischen Anforderungen Ihres Ein weltweites Netzwerk qualifizierter
Unternehmens anpassen. Partner leistet maßgeschneiderte
Unterstützung auf lokaler Ebene.
Bessere Kundenbeziehungen
Customer Relationship Management Schnelle Inbetriebnahme
(CRM) unterstützt Ihr Team mit rele Nutzen Sie die Vorteile vorkonfigu
vanten Informationen aus allen Unter rierter Einstellungen, die bewährte
nehmensbereichen und ermöglicht so Geschäftsverfahren unterstützen.
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Unterstützung der Geschäftsprozesse
SAP Business One ist eine umfassende Fertigung
und vielseitige Unternehmenslösung mit SAP Business One bietet Funktionen
einer benutzerfreundlichen Oberfläche. zur Automatisierung und Optimierung
Die Anwendung bietet Funktionen, die der Fertigung. Fertigungsunternehmen
Sie bei der Optimierung und Vereinfa können ihre Produktion damit steigern,
chung folgender Kerngeschäftsprozesse verlässliche Prognosen erstellen und
unterstützen: ihren Materialbedarf so planen, dass
die Fertigung dem tatsächlichen Bedarf
Customer Relationship Management entspricht. Umfassende Bestandsfüh
(CRM) rungsfunktionen – zum Beispiel für Ver
SAP Business One, die führende kaufsstücklisten, Lagerverwaltung und
Geschäftsanwendung für mittelstän die Pflege mehrstufiger Preislisten –
dische Unternehmen, verfügt über sorgen für verbesserte Abläufe im
ein integriertes Kundenbeziehungs gesamten Unternehmen.
management. Das schließt Funktionen
für Vertriebsinformationssysteme ein Unternehmensführung und
und bietet ferner: die Überwachung Berichtswesen
der Absatzchancen, Maßnahmen zum Mit SAP Business One kann die verschaffen und bei Bedarf auch gezielt
Neugeschäft (Opportunities), den Unternehmensleitung Betriebsabläufe Daten abrufen. Damit bietet SAP Busi
strategischen Verkauf, das Kampag straffen und Führungsaufgaben sach ness One der Unternehmensleitung
nenmanagement und die Akquisition gerechter ausführen. Dazu dienen unter und den Führungskräften bisher nicht
mit webbasiertem Zugriff sowie das anderem Onlinebenachrichtigungen gekannte Handlungsmöglichkeiten und
Vertragsmanagement. Mit diesem über betriebswirtschaftlich relevante Entscheidungshilfen.
integrierten CRM-Ansatz lässt sich Ereignisse. Das betrifft beispielsweise
ein vollständiger Überblick über alle die Überwachung der Rabattgewäh Kommunikation
Aspekte der Kundenbeziehung gewin rung im Vertrieb, den Umgang mit SAP Business One erlaubt Mitar
nen. Der umfassende Einblick in den Abweichungen von definierten Ge beitern, Kalender, Kontakte und Auf
Verkaufsprozess ermöglicht Ihnen, die schäftsregeln oder Ausnahmen in gaben zu synchronisieren und macht
Erwartungen der Kunden besser zu workflowgestützten Genehmigungs ihnen alle relevanten Informationen
erkennen, was zur Verbesserung der verfahren. Die patentierte Drag&Relate- aus der Kommunikation mit Kunden,
Kundenbeziehungen und zur höheren Funktion ermöglicht Managern, Geschäftspartnern und Lieferanten
Kundenzufriedenheit führt. Im Zusam Geschäfts- und Marktdaten unter zugänglich. Durch die Integration mit
menspiel mit den von SAP Business schiedlicher Art in Beziehung zu setzen – Microsoft Outlook wird die Kommu
One unterstützten Verwaltungsfunktio etwa aus Absatzplanung, Aufträgen, nikation zusätzlich erleichtert.
nen können Sie so Ihre Vertriebsabläufe Lagerbeständen oder Rohstoffpreisen.
effektiver steuern und einen größeren Durch einfache Auswahl und Verknüp
Marktanteil gewinnen. fung lassen sich so Berichte und
Analysen mit wichtigen Führungs
Finanzmanagement informationen gewinnen.
SAP Business One umfasst Funktionen
für die Finanzbuchhaltung. Diese unter Informationsmanagement
stützen mehrere Währungen, die Bud Dank einer intuitiven Benutzeroberflä
getierung sowie die Bankenabstim che mit leistungsstarken Werkzeugen
mung und erhöhen so die Produktivität kann sich jeder Berechtigte einen aktu
Ihres Unternehmens. ellen Überblick über die Geschäftslage
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Funktionsbereiche im Überblick
SAP Business One bietet adminis Kundenbeziehungsmanagement – CRM
trative Funktionen, die Ihnen die Verwalten und pflegen Sie alle Kunden-
Anpassung und Sicherung Ihrer Daten, und Interessentendaten, einschließlich „Die umfassende betriebs
die Definition von Wechselkursen, die Profilen, Kontaktübersichten, Konten wirtschaftliche Funk
Konfiguration von Berechtigungen und salden und Analysen der unterschied
Alarmfunktionen sowie den Zugriff auf lichen Vertriebskanäle. tionalität, die wachstums
wichtige Informationen aus Fremdan orientierte Architektur,
wendungen ermöglichen. Außerdem Lagerverwaltung
bietet SAP Business One folgende Verwalten Sie Lagerbestände, Artikel, der problemlose Release
Funktionsbereiche, welche Ihre Kern Preislisten, Sonderpreisvereinbarungen, wechsel sowie die einfache
geschäftsprozesse vereinfachen und Bestandstransaktionen sowie Serien-
eng miteinander verzahnen: und Chargennummern. Anbindung von E-Business-
Lösungen waren für uns
Finanzwesen Materialbedarfsplanung
Bearbeiten Sie Finanz- und Buchhal Terminieren und verwalten Sie die wesentliche Gründe,
tungstransaktionen, sorgen Sie für die Fertigung und Beschaffung von auf SAP Business One
Einrichtung und Pflege von Konten, Artikeln anhand einer Vielfalt von
führen Sie Fremdwährungskorrekturen, Kriterien – eine einfache, aber zu setzen.“
Budgetierungen sowie Profitcenter leistungsstarke Planungsfunktion für
rechnungen durch. Produktionsplaner und Einkäufer. David Roels, Qualitätsmanagement
beauftragter Reha Vision
Bankenabwicklung Berichtswesen
Verwalten Sie Ein- und Ausgangs Erstellen Sie aussagekräftige Berichte
zahlungen, Kontoauszüge und Bank für nahezu jeden Aspekt Ihres Unter
abstimmungen. nehmens, darunter offene Lieferungen Personalverwaltung
und Rechnungen, Umsatzanalysen, Bieten Sie Vorgesetzten Funktionen,
Verkauf Cashflow, Kundenkontaktübersichten, die Mitarbeiterdetails, Kontaktinforma
Erstellen Sie Angebote, erfassen Buchhaltungsberichte, Bestandstrans tionen und Abwesenheitsberichte
Sie Kundenaufträge, führen Sie Aus aktionsberichte, Ergebnisrechnungen, umfassen.
lieferungen durch, schreiben Sie Preise, Kundenaktivitäten und anderes
Lagerbestände fort, und verwalten (über Standardberichte oder benutzer Ergänzende Branchenanwendungen
Sie sämtliche Rechnungen sowie definierte Berichte). Erfüllen Sie branchenspezifische
die Debitorenbuchhaltung. Anforderungen mit Lösungen, die von
Servicemanagement führenden unabhängigen Softwarean
Einkauf Optimieren Sie das Potenzial Ihrer Ser bietern entwickelt wurden. Viele SAP-
Verwalten und pflegen Sie lieferanten viceabteilungen durch Unterstützung Partner bieten dazu speziell auf Bran
bezogene Aktivitäten, zum Beispiel An von Servicetätigkeiten, Verwaltung von chen oder Teilbranchen in Produktion,
legen von Bestellungen, Fortschreibung Serviceverträgen, Serviceplanung, Pro Einzel- und Großhandel sowie auf den
von Lagerbeständen, Erstellung von tokollierung von Kundeninteraktionen Dienstleistungssektor zugeschnittene
Eingangsrechnungen sowie Verwaltung und Kundendiensttätigkeiten. Lösungen an. Ergänzende Funktiona
von Retouren und Gutschriften. litäten betreffen unter anderem die
8
SAP Business One
Berichts- und Datennavigationsfunktionen
Zugrunde liegende SAP-Technologien (Drag&Relate, Benachrichtigungen und Anpassungen der Benutzeroberfläche)
Finanzwesen Vertrieb Kundendienst Einkauf Lagerverwaltung Endmontage
• Kontenplan • Angebot • Verwaltung von • Bestellung • Artikelverwaltung • Stücklisten
• Journalbuchungen • Auftrag Serviceverträgen • Wareneingang • Artikelabfrage • Fertigungsauftrag
• Vorerfasste • Lieferung • Serviceplanung • Einkaufsretouren • Preislisten • Prognosen
Buchungen • Retoure • Verfolgung von • Eingangsrechnung • Wareneingang • Dispositions
• Dauerbuchungen • Vorausrechnung Kundenaktivitäten • Gutschrift • Lagerabgang assistent
• Wechselkurs von • Rechnung • Wissensdatenbank • Wareneinstands • Lagertransaktionen • Empfehlungsbericht
Fremdwährungen • Mahnwesen • Verwaltung von preis • Seriennummern
• Finanzberichte • Preislisten in Servicefällen verwaltung
• Budgetierung Fremdwährungen • Chargenverwaltung
• Profitcenterrechnung • Berechnung des • Kommissionieren
• Automatischer Bruttogewinns und Packen
Zahlungsverkehr • Kundenverwaltung
• Abstimmung • Kontaktverwaltung
• Opportunity
und Pipeline
Management
• Integration von
MS Outlook
SAP Business One Software Development Kit
Abbildung 2: Funktionsübersicht
Erstellung erweiterter Berichte, den SAP Business One Software
mobilen Datenzugriff oder die Ver Development Kit
netzung einzelner Fertigungsanlagen Stellen Sie leicht eine Verknüpfung
mit der Produktionsplanung und externer Anwendungen mit SAP Busi
Materialwirtschaft. ness One her, oder fügen Sie kunden
individuelle Funktionen hinzu. SAP
Business One Software Development
Kit (SAP Business One SDK) unter
stützt Sie dabei.
9
Finanzwesen
SAP Business One umfasst Finanz Abbildung 3:
managementfunktionen, welche die Übersicht Kontenplan
Produktivität Ihres Unternehmens
durch Unterstützung mehrerer
Währungen, Budgetierung und
Bankabstimmung erhöhen.
SAP Business One –
Funktionen des Finanzwesens
Buchhaltung
Nutzen Sie entsprechende Kontenplan-
vorlagen, die Sie Ihren jeweiligen
Geschäftsanforderungen anpassen
können.
Journalbuchungen
Profitieren Sie von einer integrierten Dauerbuchungen Finanzberichtsvorlagen
Finanzbuchhaltung, die automatisch Definieren Sie Ihre eigenen Buchun Legen Sie schnell und einfach je nach
bei Transaktionen in den Bereichen gen, die regelmäßig von der Buchhal Geschäftsanforderung beliebig viele
Verkauf, Einkauf und Bankenabwicklung tung ausgeführt werden müssen, und Vorlagen für Finanzberichte an, bei
Buchungen erstellt. Oder legen Sie geben Sie eine Häufigkeit für die einzel spielsweise zusätzliche Gewinn-und-
neue Journalbuchungen an. Sie können nen wiederkehrenden Buchungen an. Verlust-Rechnungen.
auch nach vorhandenen Journalbuchun Bei Dauerbuchungen werden Sie durch
gen suchen und jede Transaktion auto die Anwendung automatisch an das Budgets
matisch einem Projekt oder Profitcenter Buchen Ihrer Transaktionen erinnert. Definieren und verwalten Sie Budgets,
zuordnen. konfigurieren Sie Budgetzuteilungs
Stornierungsbuchungen methoden, definieren Sie Budgetzahlen
Vorerfasste Belege Lassen Sie Buchungen am Monats in jeder Währung (Haus-, Fremdwäh
Erfassen Sie mehrere manuelle ende automatisch stornieren. Stan rung oder beides). Legen Sie zudem
Journalbuchungen für eine Stapel dardmäßig findet die Stornierung be einen zusammenfassenden Bericht an,
verarbeitung, und verarbeiten Sie diese stimmter Buchungen am ersten Tag bei dem fortlaufend die tatsächlichen
gleichzeitig. Dies ermöglicht, Journal des Folgemonats statt. Bei SAP Busi mit den geplanten Zahlen verglichen
buchungen zu sammeln und zu über ness One können Benutzer bei Bedarf werden. Mit SAP Business One kön
prüfen, bevor sie im Hauptbuch erfasst jedoch ein anderes Stornodatum für nen Sie einen Alarm definieren, der Sie
werden. die einzelnen Buchungen angeben. immer dann benachrichtigt, wenn ein
Vorgang das monatliche oder jährliche
Buchungsvorlagen Wechselkursdifferenzen Budget überschreitet.
Legen Sie Kontierungsmuster fest. Bewerten Sie offene Posten in
Sie sparen dadurch Zeit und vermeiden Fremdwährungen periodisch, um so Profitcenter
Fehler, die bei manuellen Journal Differenzen zu ermitteln und diese Definieren Sie verschiedene Profitcen
buchungen entstehen können. auszugleichen. ter oder Abteilungen, und ordnen Sie
die entsprechenden Erlös- und Auf
wandskonten im Kontenplan einem
vordefinierten Profitcenter zu.
10Profitcenterbericht „Kunden- und Auftragsdaten von Kontierungsmustern verschiedenen
Generieren Sie Gewinn-und-Verlust Abteilungen zu. Bei Dauerbuchungen
Rechnungen, die auf allen Erlösen stehen sofort bereit. Wir sparen können Transaktionen mit festgelegten
und Kosten – direkten wie indirekten – so täglich zwei bis drei Stunden.“ Geldbeträgen angelegt werden.
basieren sowie vordefinierten Auftei
lungsregeln entsprechen. Diese kön Leo L. Löffler, Geschäftsführer LÖWE Fenster Stornotransaktionen
nen für jedes Profitcenter ausgeführt Löffler GmbH Stornieren Sie Transaktionen mit
werden. Die Ergebnisse werden wahl Hilfe dieser Funktion automatisch, und
weise pro Jahr oder pro Monat ange buchen Sie diese an einem benutzer
zeigt, auf Wunsch mit Gegenüber Schnellerer Monatsabschluss definierten Stornodatum.
stellung des jeweils vorhergehenden Beschleunigen Sie Monatsabschlüsse,
Vergleichszeitraums. indem Sie Aufgaben einzelnen Personen Mehrstufige Finanzberichte
zuweisen oder Erinnerungen anlegen. Sie können Ihre Finanzberichte in unter
Aufteilungsregeln Verschiedene Bearbeitungsschritte schiedlichen Detaillierungsgraden darstellen.
Definieren Sie verschiedene Auftei des Abschlusses lassen sich über das
lungsregeln zur Charakterisierung von Aktivitätsfenster verwalten. Integrierte Berichte
Geschäftsaktivitäten, und ordnen Sie Stellen Sie Geschäfts-, Buchhaltungs-,
anschließend der entsprechenden Auf Abstimmungskonten Lager- und Finanzberichte sowie Konto
teilungsregel die Erlös- oder Aufwands Legen Sie bestimmte Konten als Abstim auszüge zusammen, und exportieren
konten zu. mungskonten fest, und weisen Sie diese Sie Berichte nach Microsoft Excel.
als Standardbuchungskonten für Kun
Echtzeit-Buchhaltung den- oder Lieferantensalden zu. Damit XL Reporter
Automatisieren Sie wichtige Finanz- wird die Synchronisierung von Haupt Greifen Sie mit XL Reporter in Echtzeit
und Bankmanagementaktivitäten mit buch und Nebenbüchern sichergestellt. auf kritische Geschäftsdaten innerhalb
vollständig integrierten Funktionen. von SAP Business One zu. Machen
Beim Ausführen einer Transaktion Buchungsvorlagen Sie sich mit diesem Werkzeug den
wird vom System automatisch eine Ordnen Sie Kosten oder Transaktionen gesamten Funktionsumfang von Excel
Journalbuchung generiert, so dass anhand fester Prozentsätze mit Hilfe für die Berichtsdarstellung zunutze.
Sie keine zusätzlichen Buchungen
oder Stapelverarbeitungen vornehmen Abbildung 4:
müssen. Auswertung Gewinn
und Verlust
Drill-down-Funktionalität
Greifen Sie mühelos auf die Detailinfor
mationen der Buchungsebene zu. Wenn
beispielsweise eine Journalbuchung für
eine Verkaufstransaktion angezeigt wird,
können Sie direkt zu den entsprechen
den Konteninformationen navigieren.
Vollständiger Kontenplan
Greifen Sie in der Kontenübersicht auf
die einzelnen Transaktionen zu, aus
denen sich die jeweiligen Kontensalden
zusammensetzen.
11Customer Relationship Management
(CRM)
SAP Business One bietet umfassende, Lagerbestände fortschreiben, Eingangs
integrierte Funktionen für Verkauf und rechnungen erstellen, Wareneinstands
Service. Dadurch können die Kunden preise importierter Artikel berechnen
akquise, Kundenbindung und die Renta sowie die Bearbeitung von Retouren
bilität der Kundenbeziehung gesteigert und Gutschriften.
und Trends frühzeitig erkannt werden.
Die durchgängigen Funktionen, welche Stammdaten des Geschäftspartners
die Bereiche Marketing, Verkauf und Verwalten Sie alle Informationen zu
Service umspannen, ermöglichen eine Kunden, Interessenten und Lieferanten,
unternehmensweite Sicht über den darunter E-Mail-Adressen, Profile,
gesamten Kundenbeziehungszyklus. Verkaufsberichte, mit den Geschäfts
partnern verbundene Aktivitäten und
SAP Business One – Funktionen Saldenlisten. Mit Hilfe des Kalenders
des Kundenbeziehungsmanage- können Sie Ihre Aktivitäten verfolgen.
ments
Reporting
Verkaufschancen verfolgen Analysieren Sie Opportunities nach
Erfassen Sie jede Opportunity im Lauf Quelle, Gebiet, Branche, Kunde, Ver
des Kundenbeziehungszyklus, angefan triebsmitarbeiter und Artikel. Mit Hilfe
„Mit SAP Business One
gen beim Ermitteln und Bewerten von der Berichtsfunktionen können Prog können wir das Tagesge
Interessenten über die Angebotserstel nosen und die erwarteten Erträge
lung und den Geschäftsabschluss bis monats- oder quartalsmäßig angezeigt
schäft in unseren kleinen
hin zum Service nach dem Verkauf. werden. So lassen sich Interessenten Vertriebsstandorten bes
Außerdem können Sie Einzelheiten zu nach den entsprechenden Zeiträumen
einer Opportunity festlegen. Dazu zäh und nach Quelle anzeigen. Das ermög
ser mit unserer globalen
len etwa Quelle, Potenzial, Abschluss licht Ihnen, die aussichtsreichsten Unternehmensstrategie
datum, Mitbewerber, Aktivitäten und Aktivitäten zur Gewinnung potenzieller
so weiter. Kunden zu erkennen und durchzuführen.
abstimmen. So sind wir
in der Lage, weltweit
Verkauf (Debitorenbuchhaltung) Kampagnen- und Interessenten
Erstellen Sie Angebote, erfassen verwaltung
f lexibler auf die Wünsche
Sie Kundenaufträge, führen Sie Aus Importieren Sie Interessentendaten, unserer Kunden und das
lieferungen durch, schreiben Sie Lager und steuern Sie alle verkaufsfördern
bestände fort, und verwalten Sie den Aktivitäten. Fügen Sie Interes
jeweilige Marktumfeld
sämtliche Rechnungen sowie die senten zu E-Mail-Kampagnenlisten, zu reagieren.“
Debitorenbuchhaltung. Kontaktlisten und Newslettern hinzu.
Sprechen Sie Interessenten oder
Walter Rink, Geschäftsführer
Einkauf (Kreditorenbuchhaltung) Geschäftspartner direkt telefonisch
Endress+Hauser InfoServe
Verwalten und pflegen Sie lieferanten oder mittels E-Mail-Kampagnen an.
GmbH & Co. KG
bezogene Aktivitäten. Das betrifft bei Verfolgen Sie die Ergebnisse der
spielsweise: Bestellungen anlegen, Kampagnen.
12Dynamische Berichte Abbildung 5:
Mit der dynamischen Opportunity-Ana Opportunity Pipeline
lyse können Sie eine in Vertriebsstufen
untergliederte Anzeige der Opportuni
ties abrufen. Damit lassen sich Trends,
Muster und Verhaltensweisen bei
Opportunities und Vertriebsmitar
beitern leicht erkennen.
Grafisches Reporting
Erlangen Sie klare Sicht auf alle Ver
triebskanäle. Filtern Sie Berichte nach
Ihren Wünschen, so dass einzelne
Vertriebsmitarbeiter, Kunden, Interes
senten oder Phasen des Verkaufs
zyklus angezeigt werden.
Abbildung 6:
Dynamische
Opportunity-Analyse
13Verkauf
SAP Business One bietet die Möglich Artikeln in verschiedene Pakete. Sie Belegdruck
keit, ohne großen Aufwand Geschäfts können aus dem Lieferschein heraus Wählen Sie zum Drucken von Ver
belege einschließlich der Angebote per Mausklick die Nachverfolgungs kaufs- und Einkaufsdokumenten Zeit
zu erstellen. Es werden nicht nur unter nummer der Lieferung speichern und raum, Belegnummer oder Belegart.
schiedliche Zeilentypen unterstützt wie auf den Lieferstatus zugreifen. Lager
das Einfügen von Zeilensummen. Sie mengen werden bei der Abwicklung Geparkte Belege
können auch an beliebigen Stellen im einer Lieferung automatisch vom Drucken, bearbeiten und verwalten Sie
Dokumentkörper Freitexte und Alter System fortgeschrieben. alle als Entwurf gesicherten Dokumente.
nativartikel einfügen, Standardkommen
tare sichern und wieder verwenden Ausgangsrechnung Belegerstellungsassistent
sowie den Kopf- und Fußzeilentext für Erzeugen Sie mit jeder Rechnung auto Fassen Sie alle früheren Verkaufsbelege
jedes Dokument definieren. Außerdem matisch eine entsprechende Journal eines Kunden in einer Rechnung zu
lassen sich für jedes Angebot der Brutto buchung. So können Sie auch eine sammen. Im Laufe eines Monats kön
gewinn berechnen und die Verkaufs automatische Quittung ausgeben, falls nen Sie verschiedene Aufträge oder
preishistorie prüfen. Ein angelegtes der Kunde einen Teil der Rechnung Lieferscheine herausgeben und am
Angebot kann zudem schnell und naht sofort bezahlt. Ende des Monats für jeden Kunden
los nach Microsoft Word exportiert eine Sammelrechnung anlegen.
werden. Ausgangsrechnung und Zahlung
Legen Sie in einem Schritt eine Rech Mahnassistent
SAP Business One – nung und eine Zahlung durch Verwen Verwalten Sie mehrere Mahnschreiben
Verkaufsfunktionen dung von Informationen aus demselben pro Kunden, und pflegen Sie die
Dokument an. Mahnhistorie für jeden Kunden. Führen
Auftrag Sie den Assistenten in regelmäßigen
Vereinfachen Sie die Auftragserfassung Verkaufsgutschrift Abständen, etwa monatlich oder
durch Zugriff auf Informationen zur Importieren Sie beim Anlegen einer Gut wöchentlich, aus, um alle ausstehenden
Artikelverfügbarkeit in mehreren Lagern. schrift für zurückgesendete Waren die Debitorenrechnungen zu überprüfen.
Wenn sich ein Engpass abzeichnet, Daten einfach aus der Originalrechnung. Versenden Sie in vordefinierten Inter
können Sie aus einer Liste alternativer
Artikel auswählen oder eine Teilmenge Abbildung 7:
des bestellten Artikels liefern lassen. Geschäftspartner-
Stammdaten
Bei Aufträgen ist für jeden Einzelposten
die Angabe verschiedener Liefertermine
und -adressen möglich. Bestellungen
können automatisch aus einem Kunden
auftrag angelegt werden. Die Bestellung
lässt sich dann als Streckengeschäft zum
Standort des Kunden liefern.
Lieferung
Legen Sie Verpackungsinformationen
für alle zum Kunden gelieferten Waren
an. Die integrierte Verpackungsfunktion
vereinfacht beim Anlegen einer Liefe
rung das „virtuelle Einpacken“ von
14vallen Mahnschreiben, die den ver
schiedenen Mahnstufen entsprechen.
Zusätzlich können Sie die Methode zur
Berechnung der Zinsen und der Mahn
gebühren bestimmen.
Kalenderverwaltung
Verwalten Sie Aktivitäten mit Hilfe
eines Kalenders, der eine Monats-,
Wochen- oder Tagesansicht bietet
und wechselseitig mit dem Kalender
in Microsoft Outlook synchronisiert
werden kann.
Stammdatenmanagement
Werten Sie beliebig – per Drill-down –
Stammdaten für Kunden, Interessenten
und Lieferanten aus, um eine aktuelle
Rundumsicht mit folgenden Informa
tionen aufzurufen:
• Aktivitätenübersicht
• Kontensaldo
• Anzahl offener Opportunities
• Zugehörige Serviceabrufe „SAP Business One bietet uns Möglichkeiten, die vorher
• Alle zugehörigen Aktivitäten absolut nicht gegeben waren. Alternativ hätten wir nur für
viel Geld Einzellösungen hinzukaufen können.“
René Gräßler, IT-Leiter MAS Elektronik AG
15Einkauf
Wareneingang (Bestellung) können die für diese Gutschrift benö
Entscheiden Sie, ob Sie Lieferungen tigten Daten aus der Originalrechnung
in einem oder mehreren Lagern emp importieren.
fangen möchten. Es besteht die Mög
lichkeit, Wareneingänge in Bezug auf Wareneinstandspreise
eine Bestellung zu erstellen oder unab Ordnen Sie die verschiedenen Elemente
hängig zu buchen. Restmengen von der Wareneinstandskosten, zum Bei
bereits erstellten Teillieferungen werden spiel Fracht, Versicherung und Zölle,
automatisch ermittelt. den Nettowarenwertkosten der einzel
nen Artikel zu. Berechnen Sie damit
Eingangsrechnung den Einkaufspreis von Waren. Der tat
Bearbeiten Sie Zahlungen an Lieferan sächliche Lagerwert von Waren wird
ten, indem Sie Eingangsrechnungen automatisch fortgeschrieben.
erstellen, die automatisch von der An
wendung erstellte Journalbuchungen Geparkte Belege und Drucken
auslösen. Bearbeiten und verwalten Sie alle als
Entwurf gesicherten Einkaufsbelege,
Sie können lieferantenbezogene Akti Einkaufsgutschrift und drucken Sie sämtliche Dokumente
vitäten mit Hilfe der folgenden Funktio Stellen Sie eine Gutschrift für an Liefe nach Zeitraum, Belegnummer oder
nen von SAP Business One verwalten ranten zurückgesendete Ware aus. Sie Belegart.
und pflegen.
Abbildung 8:
SAP Business One – Anlegen einer
Rechnung
Einkaufsfunktionen
Bestellung
Wenn Sie Materialien oder Dienst
leistungen bei Lieferanten bestellen,
können Sie Bestellungen anlegen,
diese drucken und per Post, Fax oder
E-Mail direkt an den Lieferanten sen
den. Bei einer Bestellung wird die ver
fügbare Menge der bestellten Artikel
aktualisiert, und der Lagerverwalter
wird über das erwartete Lieferdatum
informiert.
Eine Bestellung lässt sich auch in meh
rere Teillieferungen aufteilen, wenn zum
Beispiel Bestellpositionen an mehrere
Lager geliefert werden sollen.
16Materialbedarfsplanung
SAP Business One umfasst eine aten können die Nettobedarfskalku
D
leistungsstarke Planungsfunktion. Sie lationen ohne großen Aufwand ein
hilft Ihnen dabei, die Fertigung und gesehen und die Belege aufgerufen
Beschaffung von Artikeln anhand einer werden, die dem Bruttobedarf zugrun
Vielfalt von Kriterien zu terminieren de liegen.
und zu verwalten.
Auftragsempfehlungsbericht
SAP Business One – Funktionen Legen Sie Fertigungsaufträge und
der Materialbedarfsplanung Bestellungen anhand der Informationen
aus einem Empfehlungsbericht auto
Prognosen matisch an. Wenn eine Position zuge
Planen Sie den Bedarf nicht nur auf der kauft werden muss, können Sie einen
Grundlage der Historie und eingegan Fertigungsauftrag ganz einfach in
gener Aufträge, sondern auch auf der eine Bestellung umwandeln.
Basis von Prognosekennzahlen. Prog
noseberechnungen helfen Ihnen, den Sie haben die Möglichkeit, auch mehrere
zukünftigen Zusatzbedarf an einem Bestellungen bei einem Lieferanten zu
Produkt zu bestimmen. einem Bestellvorgang zusammenzufüh
ren und dadurch den Einkaufsprozess
Dispositionsassistent weiter zu rationalisieren.
Mit dem Dispositionsassistenten können
Sie den zukünftigen Materialbedarf Abbildung 9:
planen und optimieren, Einkaufs- und Materialbedarfs
planung
Fertigungsempfehlungen sowie Aus
nahmen verwalten und umsetzen.
Durch die Berücksichtigung sowohl
der Mindestbestellmengen als auch
von Mehrfachbestellungen können Sie
Kostensenkungen erzielen, durch die
Sie Einkaufspreisnachlässe oder Stan
dardgrößen der Produktionslose nutzen
können. Der Assistent erstellt einen
Empfehlungsbericht. Dieser schlägt
vor, ob bestimmte Artikel selbst produ
ziert oder eingekauft werden sollen.
Mit Hilfe zahlreicher Optionen zur
detaillierteren Ansicht bestimmter
17Lagerverwaltung
Verwalten Sie Artikelstammdaten, Serien
nummern und Preislisten, definieren
Sie Alternativartikel, führen Sie Waren
bestandstransaktionen, periodische
Bestandsaufnahmen oder die Kommis
sionierung durch.
SAP Business One –
Funktionen der Bestandsführung
Artikelstammdaten
Definieren Sie Produktionsartikel,
Einkaufsartikel sowie nicht bestands
geführte Artikel wie Arbeitskraft oder
Reisen. Pflegen Sie Standardinfor
mationen wie Standardlieferant, Ein Seriennummern von Bestandsartikelnummern können
kaufs- und Verkaufseinheit oder eine Verwalten Sie Artikel nach Serien Sie Lieferantenartikelnummern aus
artikelspezifische Mehrwertsteuer. Sie nummern. Einkaufsbelegen verwenden.
können Lagerartikel in verschiedenen
Lagern mit unterschiedlichen damit Chargen Wareneingang und Warenausgang
verbundenen Artikelkosten pflegen. Ordnen Sie Produkten Chargen zu, und Erfassen Sie Wareneingänge und -aus
SAP Business One unterstützt die klassifizieren Sie diese nach Haltbar gänge, die sich nicht direkt auf einen
Bestandsbewertungsmethoden Stan keits- oder Gültigkeitsdauer sowie über Verkaufs- oder Einkaufsbeleg beziehen.
dardkosten und gleitender Durchschnitt frei definierte Merkmale. Für diese Pro
sowie Bewertungen nach dem Ver dukte sind in Kundenaufträgen, Liefer Bestandsumlagerung
fahren First In – First Out (FIFO). scheinen oder Bestandsbewegungen Buchen Sie Warenbestände von einem
die Chargen zu definieren. Lager in ein anderes.
Pflegen Sie Plandaten in den Stamm
daten eines Artikels. So können Sie Alternativartikel Bestandsbuchung
die Beschaffungsart (Fertigung oder Legen Sie eine Liste alternativer Artikel Erfassen Sie Eröffnungssalden für
Kauf) hier ebenso festlegen wie die an, wenn die vom Kunden ausgewähl Lagerartikel, und schreiben Sie
Bestellzeiträume, in denen ein Artikel ten Produkte nicht verfügbar sind. Lagerdaten fort.
gekauft wird – beispielsweise monat Dabei werden die Ersatzartikel je nach
lich, wöchentlich oder täglich. Außer Ähnlichkeit des Artikels, des Preises Inventur
dem können Sie die jeweils zu ordern oder der Menge geordnet. Rationalisieren Sie Inventurzählungen
de Losgröße, die Mindestbestellmenge durch Ermittlung der zu zählenden
und die durchschnittliche Vorlaufzeit Geschäftspartnerkatalognummer Bestandsartikel. Anhand der von der
definieren. Sie können diese Infor- Pflegen Sie eine Tabelle mit Querver Anwendung generierten Erinnerungen
mationen in Verbindung mit der Funk weisen, die die Kunden- und Liefe- und Berichte wird sichergestellt, dass
tion zur Materialbedarfsplanung rantenartikelnummern mit denen aus Artikel mit unterschiedlicher Wichtigkeit
verwenden. der Bestandshaltung verknüpft. Anstelle nur so oft wie nötig gezählt werden.
18Preisliste Abbildung 10:
Definieren Sie eine Reihe von Preis Drill-down-Funk
tionalität im Bereich
listen, und verknüpfen Sie diese mit
Kommissionieren
Kunden oder Lieferanten. Legen Sie und Packen
schnell und einfach dynamische Links
zwischen Preislisten an, die automa
tisch fortgeschrieben werden, sobald
die maßgebliche Preisliste verändert
wird.
Sonderpreise
Definieren Sie Sonderpreise für einzelne
Kunden oder Lieferanten. Bestimmen
Sie Preise, die sich nach der Bestell
menge richten, und eine Gültigkeits
dauer für jede Preissetzung.
Kommissionieren und Packen
Verwalten Sie den Kommissionierungs-
und Verpackungsprozess in drei Berei
chen. Eingehende Bestellungen werden
im offenen Bereich angezeigt. Sie
können die Bestellmengen als vollstän
dig oder teilweise zur Kommissionie
rung freigegeben kennzeichnen. Der
„freigegebene“ Bereich zeigt alle zur
Kommissionierung freigegebenen
Bestellungen; diese lassen sich als
vollständig oder als teilweise kommis
sioniert kennzeichnen. Sowohl im
offenen als auch im „freigegebenen“
Bereich können Sie automatisch
Kommissionierlisten für einen Auftrag
oder eine Auftragsgruppe anlegen.
Diese Funktion bietet umfangreiche
Drill-down-Möglichkeiten, mit denen
Sie gezielt sowohl Kunden- und
Artikelstammdaten als auch die
ursprünglichen Dokumente einsehen
können.
19Servicemanagement
SAP Business One bietet integrierte SAP Business One – Funktionen anpassbarer Drop-down-Listen verfol
Funktionen, mit denen Dienstleistungen des Servicemanagements gen und den Abruf an seinen Ursprung
gegenüber den Kunden vollständig zurückverfolgen.
erfasst und gesteuert werden können. Verfolgung und Verwaltung
Die Funktion unterstützt alle Service von Abrufeingängen Serviceverträge
vorgänge, die Serviceplanung, Ver Suchen Sie beim Eingang von Abrufen Legen Sie einen regulären Support-
folgung von Interaktionen und den nach Kunden, Artikeln oder Seriennum oder Garantievertrag für die einem
Kundensupport über den gesamten mern. Sie können verschiedene Arten Kunden verkauften Artikel oder Dienst
Lebenszyklus. von Problemen oder Abrufen mit Hilfe leistungen an. Der Vertrag enthält
Anfangs- und Enddatum sowie Ver
tragsbedingungen, zu denen auch
die vereinbarten Fristen für die Bear
beitung oder Behebung von Problemen
gehören können.
Kundenequipmentkarten
Greifen Sie auf detaillierte Informatio
nen zu. Sie listen die einem Kunden
verkauften Artikel auf – zum Beispiel
nach Seriennummern des Herstellers,
Ersatzteilseriennummern und Historie
der Serviceabfragen. Außerdem lassen
sich die dem jeweiligen Artikel zuge-
wiesenen Serviceverträge anzeigen.
Bericht Kundenequipment
Zeigen Sie das gesamte dem Kunden
oder Kundenbereich verkaufte Equip
ment mit den entsprechenden Serien
nummern an.
Serviceüberwachung
Überwachen Sie offene und überfällige
Abrufe in einem dynamischen, grafisch
aufbereiteten Bericht. Sobald die
Anzahl der offenen oder überfälligen
20Serviceabrufe das festgelegte Abbildung 11:
Limit übersteigt, erfolgt eine Alarm Suche nach
Serviceabrufen
meldung.
Serviceabrufe
Überprüfen Sie Informationen zu allen
Serviceabrufen, die an einem bestimm
ten Datum beziehungsweise in einem
Datumsbereich angelegt, bearbeitet
oder abgeschlossen worden sind. Sie
können den Bericht so einschränken,
dass nur Serviceabrufe nach bestimm
ten Auswahlkriterien angezeigt werden,
etwa nach Serviceteam, Techniker,
Problemtyp, Priorität, Artikel oder
Abrufstatus. Darüber hinaus haben
Sie einen Überblick über unerledigte
und überfällige Abrufe. Abbildung 12:
Servicemonitor
Serviceabrufe nach Warteschleife
Verfolgen und pflegen Sie Service
abrufe durch Überprüfen der auf ein
bestimmtes Ereignis bezogenen
Abrufhistorie. Sie können den Status
eines Abrufes überwachen und ihn
bestimmten Technikern zuweisen oder
diese Abrufe in einer auf das Team
bezogenen Warteschleife verwalten.
Reaktionszeit nach Bearbeiter
Verfolgen Sie die Kommunikation
zwischen einem Kunden und der
Serviceabteilung sowie die Zeit, die
für eine zufrieden stellende Antwort
auf einen einzelnen Serviceabruf
benötigt wird.
21Integration von Microsoft Office
Die Verknüpfung von SAP Business One Verbindung mit Microsoft Word One zu verbinden. Sie können ein
mit Microsoft Outlook gibt Ihnen die und Microsoft Excel Word-Dokument in SAP Business One
Möglichkeit des Datenaustauschs mit Dank der Integration von Microsoft in einer auf einen Geschäftspartner
allen Beteiligten, die so über Kundenent Office haben Sie die Möglichkeit, bezogenen Aktivität speichern; das
wicklungen und Geschäftschancen auf Microsoft Word mit SAP Business Gleiche gilt für Microsoft Excel.
dem Laufenden gehalten werden.
Abbildung 13:
SAP Business One – Microsoft
Outlook-Integration
Integration von Microsoft Office
Datensynchronisierung
Gleichen Sie Termine, Ansprechpartner
und Aufgaben zwischen SAP Business
One und Microsoft Outlook ab. Mit
Hilfe dieser Funktion können Sie Daten
zwischen SAP Business One und
Microsoft Outlook synchronisieren.
Zudem lassen sich sogenannte Snap
shots erstellen, die Daten aus SAP
Business One zu den ausgewählten
Kunden enthalten.
Angebote
Übertragen Sie Angebote von SAP Busi Abbildung 14:
ness One nach Microsoft Outlook. Dort Alarmfunktionen
können sie angezeigt, bearbeitet und als
E-Mails versandt werden. Auch umgekehrt
lassen sich neue Angebote in Microsoft
Outlook anlegen und anschließend in
SAP Business One speichern.
E-Mail-Integration
Durch die Integration mit Microsoft Out
look stehen die folgenden Funktionen
zur Verfügung:
• Speichern einer E-Mail aus Microsoft
Outlook als Aktivität in SAP Business
One
• Speichern eines ursprünglichen
E-Mail-Texts mit den ursprünglichen
Dateianlagen als Anhang zu einer
Aktivität in SAP Business One
• Einstellungen für die Wiedervorlage und
Erinnerung in Bezug auf eine Aktivität
22Warnmeldungen und Workflows
Mit Hilfe der Alarmfunktion können
Sie sofortige Benachrichtigungen und
automatische Reaktionen auf wichtige
Geschäftsereignisse einrichten. Sie
legen fest, welche Ereignisse zu ver
folgen sind. Zudem stellen Sie die
Toleranzbereiche und Grenzwerte ein.
Wenn Werte den festgelegten Bereich
für das Ereignis über- oder unterschrei
ten, werden die direkt Verantwortlichen
umgehend informiert. Jegliche Verlet
zung der Unternehmensrichtlinien löst
eine sofortige Warnmeldung aus und
leitet einen Workflowprozess mit
Gegenmaßnahmen ein.
SAP Business One –
Funktionen der Warnmeldungen
und Workflows
Proaktives Ausnahmemanagement
(Management by Exception) „Wir haben mit den SAP-Lösungen alle Chargen im Griff. Die
Sie werden beim Eintreten wichtiger Prozesse wurden transparenter gestaltet und beschleunigt
Geschäftsereignisse automatisch
benachrichtigt. Das schafft Ihnen sowie die Kosten deutlich gesenkt. All das gibt uns Raum, um
Sicherheit und Freiräume, weil Sie auf die herausragende Qualität unserer Produkte im Sinne der
die manuelle Überwachung der Aktivi
täten verzichten können. Mit Hilfe der Verbraucher weiterzuentwickeln.“
Alarmfunktion wird Folgendes möglich:
Joachim Küppers, Geschäftsführer Leuchtenberg Sauerkrautfabrik
• Information über eine Regelab
weichung oder ein innerhalb des
Unternehmens überwachtes Ereignis
• Einstellbare rollenbezogene Benach • Benachrichtigung der Unternehmens
richtigung je nach Aufgabe und führung über bestimmte Geschäfts-
Verantwortungsbereich, um Alarm ereignisse und Anstoßen von
meldungen an die direkt Betroffenen Workflows
zu leiten • Sofortige Reaktion auf Alarme, die im
• Anzeige – per Drill-down – der Rahmen von voreingestellten Work
genauen, den Alarm auslösenden flows, Genehmigungsverfahren und
Ursprungsdaten, um wirksam automatisch initiierten Vorgängen
reagieren zu können ausgelöst wurden
23Benutzerdefinierte Personalisierung
und KONFIGURATION
Mit SAP Business One erhalten Sie Durch individuelle Konfigurationen, • Durch Integration weiterer Anwen
ein leistungsfähiges Werkzeug zum wie durch das Anlegen von benutzer dungen nutzen Sie Ihre Technolo
Anpassen von Formularen, Abfragen definierten Feldern, das Erstellen von gieinvestitionen besser aus.
und Berichten an Ihre Anforderungen. Berichten über den XL Reporter, • Durch Workflows und Alarmfunk
Sie können Einstellungen zur Festle die Generierung von SQL-Abfragen, tionen überwachen Sie Transaktionen
gung von Wechselkursen, Genehmi das Einrichten von Suchfunktionen, und Geschäftsabläufe.
gungsparametern sowie Import- und kann das System Ihren Bedürfnissen • Durch sofortige Implementierung von
Exportfunktionen für interne Post, angepasst werden. Änderungen an SAP Business One
E-Mail und Daten konfigurieren. wird die Anwendung rasch an Varia
Berücksichtigung neuer betriebs tionen und Modifikationen angepasst.
SAP Business One – wirtschaftlicher Anforderungen
Funktionen zur Konfiguration SAP Business One lässt sich auf Benutzerdefinierte Felder
folgende Weise ohne schwere, an Definieren Sie Ihre eigenen Felder in
SAP Business One bietet umfassende dauernde Belastung Ihres IT-Bereichs Datenobjektfenstern für Positionen wie
Konfigurationsmöglichkeiten: Sie haben an Ihre veränderten betriebswirtschaft Geschäftspartner-, Auftrags- und Be
die Möglichkeit, diverse Grund- und lichen Anforderungen anpassen: standsspezifikationen. In den benutzer
Voreinstellungen durchzuführen, wie • Durch Sicherung der Präferenzen definierten Feldern lassen sich unter
die Auswahl des Kontenplans, Wäh für Formulare, Abfragen und Berichte schiedliche Daten wie Texte, Adressen,
rungseinstellungen, Festlegung der können voreingestellte Prozess Telefonnummern, Internetadressen,
Standardbewertungsmethode, modelle die täglichen Geschäfts Dateianhänge, Bilder und anderes
Periodeneinstellungen u.v.m. vorgänge direkt widerspiegeln. mehr erfassen. Diese Felder werden
bei einem Upgrade automatisch
Für Ihre tägliche Arbeit können benut anhand der Datenbank aktualisiert.
zerdefinierte Einstellungen, wie die
Definition der Lieferanten-, Kunden- Abbildung 15:
und Artikelgruppen, Lager, Banken, Benutzerdefinierte
Felder
Zahlungsarten, Stücklisten, durchge
führt werden. Im Bereich des CRM
können Sie Vertriebsmitarbeiter,
Gebiete, Verkaufsstufen, Partner
und Mitbewerber definieren.
Durch die Aktivierung der Alarme und
Genehmigungsverfahren haben Sie Ihre
Unternehmensprozesse in der Hand
und können schnell Entscheidungen
treffen. Ihre Entscheidungen können
Sie über die integrierte Nachrichten
funktion bzw. die Outlook-Integration
an die entsprechenden Stellen
kommunizieren.
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