SD.NET Produktbeschreibung Sitzungsmanagement - Das Sitzungsmanagement
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Produktbeschreibung
Sitzungsmanagement
SD.NET
Stand: März 2021
Inhaltsverzeichnis
SD.NET – Sitzungsmanagement Modul Gremieninfosystem (RIM)
Funktionsweise SD.NET | RIM | App-Clients Informativ................................................................... 39
Flexibel ....................................................................... 40
Sitzungsmanagement
Sicher.......................................................................... 41
Einfach ......................................................................... 5 Internetaktualisierung................................................ 42
Effizient ........................................................................ 6
Individuell .................................................................... 7 Zusatzmodule
Wasserzeichen ........................................................... 43
Modul Sitzungsdienst
Workflow Plus ............................................................ 44
Grundfunktionen ......................................................... 8 Akte ............................................................................ 45
Stammdaten .............................................................. 11 Fraktionsarbeit ........................................................... 46
Personen- und Adressdaten ...................................... 12
Termine ...................................................................... 13 Schnittstellen
Vorlagenassistent ...................................................... 14
Portalsuche ................................................................ 47
Tagesordnungen ........................................................ 15
OParl........................................................................... 48
Protokolle .................................................................. 16
Beschluss- und Antragskontrolle ............................... 17
Modul SitzungsApp
Recherche .................................................................. 18
Systemverwaltung ..................................................... 19 iRICH, anRICH und winRICH ....................................... 49
Benutzerverwaltung .................................................. 20
Datenübernahme
Zusatzmodule
Fremdverfahren ......................................................... 51
Ratsverzeichnis .......................................................... 21 Altdaten ..................................................................... 51
Korruptionsbekämpfung ............................................ 22
Adressverwaltung ...................................................... 23 Referenzen
Interaktive Sitzung ..................................................... 24
Weitere Produkte
Sprachaufzeichnung................................................... 24
Beschlussbuch............................................................ 25 Amtsblattinformationssystem ................................... 53
Workflow ................................................................... 26 Workflowmanagement .............................................. 54
Druck- und Versandmanager ..................................... 27
Formularmanager ...................................................... 28 Abbildungsverzeichnis
Schnittstellen
Outlook, GroupWise & Co. ........................................ 29
Active Directory und Netzwerklogin .......................... 30
Import und Export von Dokumenten ......................... 31
Dokumentenmanagementsystem ............................. 32
Mandantenkopplung ................................................. 33
Modul Abrechnung
Grundfunktionen ....................................................... 34
Bewertung ................................................................. 35
Zahlbarmachung ........................................................ 36
Jahresrechnung .......................................................... 37
Schnittstellen
Finanzwesen .............................................................. 38
SD.NET | Sitzungsmanagement
SD.NET – Ein Sitzungsmanagement, viele Einsatzbereiche
Gremien oder Ausschüsse müssen in allen Branchen organisiert, Sitzungen durchgeführt und nachbereitet werden.
Dabei stellt jede Organisation oder Verwaltung ganz spezifische Anforderungen an das Sitzungsmanagement sowie die
digitale Gremienarbeit.
Abbildung 1 – Hauptübersicht mit Menüsteuerung, Funktionen und Registerkarten
Mit unseren Softwarelösungen (SD.NET, RIM und die RICH SitzungsApps) gehen wir auf diese unterschiedlichen Be-
dürfnisse ein. Nach nunmehr über 30 Jahren Marktpräsenz arbeiten wir aktuell mit den folgenden Kundengruppen
zusammen:
✓ Kreise, Städte und Gemeinden
✓ Personal-/Betriebsräten
✓ Fraktionen
✓ Bezirksregierungen, Regionalverbände
✓ Städte- und Gemeindebünde/-tage
✓ Verbände, Kammern und Vereinigungen
✓ Verkehrsbetriebe
✓ Versorgungsbetriebe
✓ Hochschulen
✓ Medizinische Einrichtungen
✓ Kirchliche Einrichtungen
✓ Soziale Einrichtungen
✓ Versicherungen
✓ Kreditinstitute
✓ Unternehmen
Mit unseren Kunden sammeln wir Anforderungen in unterschiedlichen Branchen und lassen diese kontinuierlich in die
Produktentwicklung einfließen. So konnten wir eine Vielzahl von Einstellmöglichkeiten entwickeln, die den Aufbau und
die Abläufe des Sitzungsmanagements bestimmen.
Der modulare Aufbau gestattet es, mit den Grundfunktionen zu beginnen und den Sitzungsdienst SD.NET schrittweise,
durch Freischalten weiterer Funktionen, zu einem umfangreichen Sitzungsmanagement auszubauen. Auch die Stan-
dardbegriffe von SD.NET lassen sich individuell anpassen, sodass Sie die von Ihnen gewohnte Terminologie nutzen
können.
Das Sitzungsmanagement wird durch das Gremieninfosystem (RIM) und die RICH SitzungsApps ergänzt. Mit diesem
umfassenden Softwarepaket erhalten Sie eine komfortable und benutzerfreundliche Lösung für die Organisation,
Durchführung und Nachbereitung Ihrer Termine und Sitzungen – für Sie alles aus einer Hand.
STERNBERG Kerkmannstraße 1 Tel.: +49 (0)521 97700-0 info@sternberg24.de
Software GmbH & Co. KG D 33729 Bielefeld Fax: +49 (0)521 97700-99 www.sitzungsdienst.net
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SD.NET | Sitzungsmanagement
Funktionsweise SD.NET | RIM | App-Clients
• Lokaler Arbeitsplatz mit SD.NET-Installation
• Erstellung und Bearbeitung von Vorlagen, Tagesordnungen,
Einladungen, Niederschriften etc.
• Rechteverwaltung für Personen (Mandatsträger) im RIM
• Gremieninfosystem (RIM)
• Stellt die Daten aus SD.NET im Internet
Mandatsträgern/Mitgliedern (kennwortgeschützter Login-Bereich)
und ggf. Bürgern (öffentlich) zur Verfügung
• Zugriff über jedes internetfähige Endgerät mittels Browser mit
Internetzugang
• Aktionen der Mandatsträgern/Mitgliedern können in SD.NET
zurückgeschrieben werden (z. B. Abstimmungen, WorkFlow)
• App-Clients
• Stellt die Daten aus RIM in der App Mandatsträgern/Mitgliedern
(kennwortgeschützter Login-Bereich) und ggf. Bürgern (öffentlich)
zur Verfügung
• Aktionen von Mandatsträgern/Mitgliedern können in SD.NET
zurückgeschrieben werden (z. B. Abstimmungen, WorkFlow Plus)
• Fraktionen können eigene Tagesordnungen etc. für ihre papierlose
Fraktionsarbeit erstellen
Abbildung 2 – Funktionsweise SD.NET, RIM, App-Clients
info@sternberg24.de Tel.: +49 (0)521 97700-0 Kerkmannstraße 1 STERNBERG
4 www.sitzungsdienst.net Fax: +49 (0)521 97700-99 D 33729 Bielefeld Software GmbH & Co. KG
SD.NET | Sitzungsmanagement
Einfach | Mit intuitivem Handling schnell zum Ziel
Die Menüführung
In SD.NET verfügen Sie über eine bedienerfreundliche Nach Fertigstellung wechseln Sie automatisch in die
und leicht zu handhabende Benutzeroberfläche. Die Textverarbeitung. Alle relevanten Informationen sind
übersichtliche Baumstruktur führt Sie in den einheit- bereits im Vorlagendokument vorhanden.
lich gestalteten Bearbeitungsdialog. Die letzte Aufgabe besteht darin, den Beschlussvor-
Global oder individuell speicherbare Ansichten, opti- schlag und die Sachdarstellung zu formulieren.
male Spaltenbreiten, Tipptexte und Shortcuts unter-
stützen Sie bei Ihrer täglichen Arbeit. Die ganzheitliche Textverarbeitung
Sie arbeiten wie gewohnt in Microsoft Word. Ob Vor-
lage, Einladung oder Protokoll, Sie bearbeiten stets
das gesamte Dokument.
Die einzelnen Textbausteine wie Betreff, Beschlussvor-
schlag usw. werden in Formularfeldern geführt. Optio-
nal kann das Dokument geschützt geöffnet werden,
sodass nur die Formularfelder bearbeitet werden dür-
fen.
Abbildung 3 – Vorlagenauswahl
Vielfältige Auswahl- und Suchfilter mit Fundstellen-
markierung stehen in der Datennavigation oder beim
Wiederauffinden von Vorlagen und Sitzungen in um-
fangreichen Ansichten zur Verfügung.
Der Vorlagenassistent
Egal, ob Sie „Vielschreiber“ oder gelegentlicher Nutzer
sind, der Vorlagenassistenten wird Ihnen die Erstel-
lung sehr erleichtern.
Sie werden in wenigen Schritten durch den Erfassungs-
modus für Vorlagen geführt. Tipptexte helfen Ihnen
beim Ausfüllen der Eingabefelder und Pflichtfelder er-
innern Sie an notwendige Inhalte.
Abbildung 5 – Vorlage mit Schreibzonen
Sie sehen immer das gesamte Layout und können bei
Bedarf Seitenumbrüche, Leerzeilenausgleich, abwei-
chende Schriftarten, Absatzformate, Randeinstellun-
gen usw. unmittelbar im Text korrigieren.
Abbildung 4 – Vorlagenassistent
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SD.NET | Sitzungsmanagement
Effizient | Unterlagen ohne Umwege auf den Weg bringen
Der Aufbau der Tagesordnung
Die in SD.NET hinterlegten Standard-Tagesordnungs-
punkte werden Ihnen, in Verbindung mit den termi-
nierten und freigegebenen Vorlagen, per Knopfdruck
zu einer Tagesordnung zusammengestellt und ange-
zeigt.
Sie können nun per Drag & Drop die Reihenfolge ver-
ändern, Einrückungen vornehmen, neue Vorlagen auf-
nehmen, vorhandene Vorlagen zurückstellen oder ein-
malige Tagesordnungspunkte hinzufügen.
Abschließend wird Ihnen die Tagesordnung als druck-
und versandfertiges Einladungsdokument ausgegeben.
Die Freigabe/Veröffentlichung schließt den Vorgang ab
und stellt die Unterlagen im Gremieninfosystem be-
reit.
Abbildung 7 – Verteiler
Der Workflow/digitale Mitzeichnung
Bei Bedarf können Sie für Vorlagen, Tagesordnungen
und Protokolle den integrierten Workflow nutzen.
Standard-Workflows helfen Ihnen, immer wiederkeh-
rende Prozesse schnell in Umlauf zu bringen. Die auto-
matische Aktivierung der Änderungsverfolgung macht
den Dokumentendurchlauf für alle transparent.
Abbildung 6 – Tagesordnung mit Anlagenvorschau Schon beim Programmstart von SD.NET werden Sie
und alle weiteren Benutzer auf fällige Aufgaben hinge-
Der Verteiler wiesen. Nach Erledigung einer Aufgabe werden die
Sofern Sie noch z. B. Adressetiketten für den Postver- Nachfolger per E-Mail über die anstehenden Aufgaben
sand Ihrer Sitzungsunterlagen erstellen müssen, bietet informiert.
SD.NET eine Vielzahl von Varianten, um Verteiler zu Ein Dienst für Überwachungsfunktionen und Wieder-
erstellen. vorlagefristen löst Erinnerungen per E-Mail aus.
Wählen Sie den Verteiler der Anwesenheitsliste (Aktu-
elle AWL), den Standardverteiler aus den ordentlichen
Gremienmitgliedern (Verteiler) oder den nachrichtli-
chen Verteiler für das gesamte Gremium (Nachricht-
lich).
Abbildung 8 – Parallel-Workflow mit Stellungnahmen
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SD.NET | Sitzungsmanagement
Individuell | Passt wie maßgeschneidert
Der Funktionsumfang
Der Aufbau und die Abläufe
Durch den modularen Aufbau können Sie mit den
Im Rahmen unserer über 30-jährigen Erfahrung im
Grundfunktionen beginnen und SD.NET sukzessive,
Umgang mit Sitzungsdiensten haben wir eine Vielzahl
durch Freischalten weiterer Funktionen (Zusatzmo-
von Einstellmöglichkeiten entwickelt, die den Aufbau
dule), zu einem umfangreichen Sitzungsmanagement
und die Abläufe des Sitzungsmanagements bestim-
ausbauen.
men.
Je nach Modulerweiterung stehen Ihnen anschließend
Die Standardbegriffe von SD.NET lassen sich individuell
weitere Registerkarten in unterschiedlichen Menübe-
anpassen (z. B. Amt = Sachgebiet, Vorlage = Drucksa-
reichen zur Verfügung. Mit einer Fülle von Grunddaten
che usw.), sodass Sie die von Ihnen gewohnte Termi-
und Funktionen können Sie somit das System an Ihre
nologie nutzen können.
Bedürfnisse anpassen.
Sie steuern den Funktionsumfang für die am Verfahren
beteiligten Benutzer über eine feingliedrige Rechte-
steuerung. Die Benutzer bekommen nur die Funktio-
nen angeboten, die unmittelbar in ihr Aufgabengebiet
fallen.
Abbildung 11 – Änderungsdialog Bezeichnungen
Vom Aufbau der Vorlagennummer über die Festlegung
der Dokumententypen und Freigabeebenen bis hin
zum Regelwerk der Abrechnung verfügen Sie über
zahlreiche Einstellungsdialoge zur Steuerung von
SD.NET.
Aus den bestehenden Standarddokumenten Vorlagen,
Einladungen, Niederschriften, Auszüge und Beschluss-
blätter können Sie eine Vielzahl von gremienspezifi-
Abbildung 9 – Ausschnitt Funktionsbaum und Einstellungsdialog
schen Varianten ableiten.
Nachträge oder Beschlussempfehlungsliste lassen sich
individuell gestalten.
Layout und Inhalt der Dokumente bestimmen Sie über
das Textsystem Microsoft Word. Mit einem umfangrei-
chen Angebot von Platzhaltern werden Ihre Doku-
mente mit vorgegebenen Informationen von SD.NET
gefüllt.
Abbildung 10 – Ausschnitte Systemeinstellungen
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SD.NET | Sitzungsmanagement
Ein modulares Verfahren für Ihr zukünftiges Sitzungsmanagement
Grundfunktionalität
✓ Benutzerbezogene Favoritenliste für Vorlagen
Sie suchen eine benutzerfreundliche, übersichtliche
und Sitzungen (letzte 20 Vorgänge)
Software, um Ihr Sitzungsmanagement zu optimieren?
Dabei ist Ihnen eine kurze Einarbeitungszeit wichtig? Funktionen (2)
Durch die klare und einfache Struktur von SD.NET ✓ Übersichtliche Anordnung der Hauptfunktionen
steht Ihnen bereits in den Grundfunktionen ein an- gemäß Benutzerrechten in einer Baumstruktur
wenderfreundliches und schnell zu erlernendes Sys- ✓ Aufklappbare Unterfunktionen
tem zur Verfügung. Registerkarte „Heute“ (3)
Menübänder (1) ✓ Aktuelle Aufgaben und Erinnerungen
✓ Strukturierte und dynamische Anordnung der ✓ Terminkalender der Woche
Menübänder Registerkarte „Favoriten“ (3)
✓ Einheitliches Erscheinungsbild der Schaltflächen
✓ Benutzerbezogene Anzeige ausgewählter Über-
mit alternativen Tipptexten
sichten auf einer Bildschirmseite
✓ Funktionsaufrufe über Tastaturkombinationen
(Shortcuts) Registerkarten „Im Durchlauf“ und „Workflow“ (3)
✓ Je nach ausgewählter Funktion (2) wechseln
diese Registerkarten
Abbildung 12 – Ansicht Startbildschirm
Registerkarte „Kalender“ (3) Übersichten (4)
✓ Grafische Ansichten nach Tagen, Wochen oder ✓ Anzeige mit stets aktuellen Daten
Monaten ✓ Individuelle Zusammenstellung, Gruppierung und
✓ Ausgabe aller gespeicherten Termindaten Sortierung von Übersichten
(Sitzungstermine, Abgabe- und Ladungsfristen, ✓ Filter über funktionsbezogene Auswahllisten,
aktuelle Geburtstage) Suchfilter mit Fundstellenmarkierung in allen
✓ Gremienspezifische Farben sichtbaren Spalten
✓ Terminverwaltung (Hinzufügen, Bearbeiten, Ent- ✓ Optimale Spaltenbreiten
fernen) und Terminverschiebung per Drag & ✓ Ein- und Ausblenden von Spalten
Drop mit Plausibilitätsprüfungen (Raumbele- ✓ System- und benutzerbezogene Speicherung von
gung/Mehrfach-Teilnahmen der Mandatsträger Ansichten
etc.)
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SD.NET | Sitzungsmanagement
✓
Detailinformation zu geänderten Datensätzen
Dialogbearbeitung
(vorher/nachher)
✓ Identisches Erscheinungsbild aller Dialogboxen
✓ Übersichtliche, themenbezogene Anordnung der Mandantenfähigkeit
Datenfelder in Registerkarten ✓ Beliebige Anzahl Mandanten
✓ Farblich markierte Pflichteingaben ✓ Ein-Klick-Mandantenwechsel
✓ Mandantenkopplung (extern)
Druckfunktionen
✓ Vorgefertigte Druckausgaben (z. B. Personen-
stammblatt)
✓ Berichtsausgabe aller, auch durch Filterfunktio-
nen und Spaltenauswahl angepasster, Übersich-
ten
✓ Individuelle Seitenanpassung
✓ Vorschau und optionale Druckausgabe
✓ Exportfunktionen in alle gängigen Datei-Formate
✓ E-Mail-Versand in verschiedenen Formaten
Abbildung 13 – Dialog und kontextsensitive Hilfe
✓ Fest vorgegebene oder durch eigene Eingaben
erweiterbare, selbstlernende Auswahllisten
✓ Direkte Plausibilitätsprüfungen mit aussagefähi-
gen Meldungen
✓ Feldbezogene Tipptexte mit Typ - bzw. Längenan-
gaben und Zusatzinformationen
✓ Kontextsensitive Hilfefunktionen (F1)
✓ Rechtschreibkorrektur in Memofeldern
Abbildung 15 – Ausschnitt Personenstammblatt
Weitere Merkmale
✓ Standard-Bezeichnungen systemweit einstellbar
(Amt = Sachgebiet, Vorlage = Drucksache usw.)
✓ Oberflächen-Design individuell anpassbar (hell,
dunkel, kontrastreich usw.)
✓ System- und benutzerbezogene Einstellungen
Abbildung 14 – Ausschnitt Rechtschreibprüfung
Verlauf
✓ Benutzer- und vorgangsbezogene Aufzeichnung
aller Aktivitäten
✓ Information und Kontrolle des jeweiligen Bear-
beitungszustandes von einzelnen Vorgängen
(Vorlagen, Sitzungen usw.)
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SD.NET | Sitzungsmanagement
Dokumentenverwaltung Weitere Merkmale (Zusatzmodul)
✓ Dokumentenaufbau mit dem SD.NET-Dokument- ✓ Importfunktionen für externe Formulare (Vorla-
Prozessor auf Basis von Microsoft Word, Da- gen, Anträge usw.) per Drag & Drop
teiformat DOCX ✓ Export- und Importfunktionen für Vorlagen und
✓ Integrierte Dokumentenbearbeitung mit Micro- Protokolle per Drag & Drop (zur Bearbeitung au-
soft Word (alle Versionen ab 2010) ßerhalb von SD.NET)
✓ Ganzheitliche Bearbeitung von Vorlagen und Pro-
tokollen über Formularfelder (Schreibzonen) Basistexte
✓ Optionaler Dokumentenschutz ✓ Frei definierbare Basistexte mit variabler Doku-
✓ Änderungsverfolgung mit Abschaltschutz mentenstruktur
✓ Dokumentenvorschau im Sitzungsmanagement ✓ Frei definierbare Dokumenteninhalte
als DOCX oder PDF ✓ Dokumentbezogene Textbausteine
✓ Speicherung aller Dokumente und Anlagen in der ✓ Beliebige Schriftarten, -Schriftgrößen und Forma-
Datenbank, kundenseitig kann eine TDE-Ver- tierungen
schlüsselung aktiviert werden
Integritätsprüfung
✓ Importfunktionen für Anlagen aus dem Explorer,
Groupware (MS Outlook, GroupWise usw.) oder ✓ Automatische Überprüfung der Dokumentbe-
DMS per Drag & Drop standteile, die als Daten separate gespeichert
sind (Beratungsfolge, Anlagenverzeichnis usw.)
✓ Festgestellte Abweichungen führen zu einem Ab-
fragedialog
Abbildung 17 – Sicherheitsabfrage
Revisionssicherheit durch Versionierung
✓ Optionale vollautomatische Versionierung ehe-
mals freigegebener Dokumente bei nachträgli-
cher Änderung (Versionshistorie)
✓ Auflistung der versionierten Dokumente
✓ Versionsvergleich 2-er Dokumente
✓ Manuelle Versionierung des Originaldokumentes
vor Änderung
✓ Wiederherstellung des Originaldokumentes
Abbildung 16 – Dokument mit Formularfeldern
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10 www.sitzungsdienst.net Fax: +49 (0)521 97700-99 D 33729 Bielefeld Software GmbH & Co. KGSD.NET | Sitzungsmanagement
Stammdaten schnell und komfortabel eingerichtet
Stammdaten
Welche Daten bilden die Basis für den Sitzungsdienst?
Die nachstehenden Stammdaten bilden die Grundlage
für alle Kernfunktionen des Sitzungsmanagements:
✓ Fachbereiche, Dezernate
✓ Ämter, Abteilungen, Sachgebiete
✓ Gremien, Ausschüsse, Arbeitskreise
✓ Parteien (kommunal)
✓ Fraktionen, Gruppierungen
✓ Personenkreise
✓ Funktionen
✓ Gebäude und Räume
Abbildung 18 – Stammdatendialog Gremien
Den Gremien und Fraktionen kommt aufgrund des Da-
tenumfangs und der Abhängigkeiten eine besondere Parteien
Bedeutung zu. ✓ Parteien für die Zuordnung der Mandatsträger
Gremien ✓ Notizen (intern) und Gültigkeiten
✓ Grunddaten mit Einstellungen für Sitzungsdienst, Fraktionen
Abrechnung, Veröffentlichung, Archiv, Notizen ✓ Grunddaten mit Einstellungen für Sitzungsdienst,
(intern), weitere Merkmale (z. B. Gruppierung, Abrechnung, Veröffentlichung, Notizen (intern),
Sortierung und Gültigkeiten) weitere Merkmale (z. B. Gruppierung, Sortierung
✓ Ausgeübte Funktionen und Sortierung für Anwe- und Gültigkeiten)
senheitslisten ✓ Anschrift und Kontaktdaten
✓ Mitgliederübersicht mit Fraktionszugehörigkeit ✓ Ausgeübte Funktionen und Sortierung für Anwe-
Funktionen, Personenkreisen und Gültigkeiten senheitslisten
✓ optional 1., 2. oder 3. persönlicher Stellvertreter ✓ Mitgliederübersicht mit Funktionen
✓ Auswahlliste der Mitglieder nach verschiedenen ✓ Bankverbindungen und Regelwerke für die Ab-
Merkmalen (aktiv, historisch usw.) rechnung
✓ Wiederkehrende Standard-Tagesordnungspunkte
Druckausgabe
Weitere Merkmale
✓ Ausgabe aller Stammdaten in Listenform
✓ Automatische Erzeugung der Genitiv-, Dativ- und ✓ Gremien und Fraktionen als Stammblatt mit um-
Akkusativbezeichnungen fangreichen Selektionsmöglichkeiten
✓ Vielfältige Plausibilitätsprüfungen
✓ Historische Speicherung aller Daten
Abbildung 19 – Druckvorschau Gremien
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11SD.NET | Sitzungsmanagement
Personen - und Adressdaten mit Überblick
Personen
Gremieninfosystem
Welche Informationen werden zu den einzelnen Per- ✓ Automatische Login- und Kennwortgenerierung
sonen gespeichert und wie werden sie genutzt? ✓ Datenfreigaben auf Feldebene zur Veröffentli-
In diesem Bereich speichern Sie eine Vielzahl von chung im öffentlichen oder geschützten Bereich
Grunddaten zu den einzelnen Personen (Anrede, Titel,
Anredetitel, Namen, Beruf usw.). Je nach Nutzungs-
grad des Sitzungsmanagements werden folgende Da-
ten historisch geführt und Ihnen angezeigt:
Grundfunktionen
✓ Adress- und Kontaktdaten für mehrere Anschrif-
ten: Privatanschrift, 2. Wohnsitz, Dienstanschrift,
Versandanschrift (temporär)
✓ Parteizugehörigkeit
✓ Personenkreiszugehörigkeit
✓ Fraktionszugehörigkeit mit Funktion
✓ Gremienzugehörigkeit mit Funktion und optional
1., 2. und 3. persönlicher Stellvertreter
✓ Ausgeübte Stellvertretungen
✓ Notizen (intern)
✓ Bild und Anlagen zur Person inklusive Vorschau Abbildung 21 – Veröffentlichungsfreigaben
✓ Automatische Rechteverwaltung durch Festle-
gung des Personenkreises und der Fraktions- und
Gremienzugehörigkeiten
Weitere Merkmale (Zusatzmodule)
✓ Korruptionsbekämpfungsgesetz (KorruptionsbG)
✓ Präsente (Adressmodul)
✓ Export Kontakte (Outlook/GroupWise)
Selektionsmöglichkeiten
✓ Personenauswahl mit vielen Filterfunktionen
✓ Übergabe der Geburtstage an den Kalender
✓ Ermittlung der Jubiläen und optionale Übergabe
an den Terminkalender
Druckausgabe
Abbildung 20 – Übersicht Personen (Ausschnitt) ✓ Personenstammblatt mit allen Informationen ein-
Abrechnung schließlich Historie
✓ Anschreiben mit Internetzugangsdaten
✓ Bankverbindungen
✓ Individuelle Entschädigungen für die Abrechnung
✓ Entfernungen vom Wohnort/von der Arbeits-
stätte zum Sitzungsort, An- und Abfahrtzeiten,
genutztes Verkehrsmittel
✓ Verdienstausfallzeiten inkl. Art der ausgeübten
Tätigkeit
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Termine sind das A & O
Termine
Wann finden die Sitzungen statt? Kann man bei der
Vorlagenerstellung auf die geplanten Termine zugrei-
fen?
Eine zentrale Terminverwaltung bildet die Grundlage
für die erfolgreiche Planung und Durchführung Ihrer
Sitzungen. Bereits bei der Vorlagenerstellung werden
Ihnen die geplanten Termine angezeigt, was die Fest-
legung der Beratungsfolge erleichtert. Termine steu- Abbildung 23 – Ausschnitt Termine im Gremieninfosystem
ern die Übersichten zwischen Sitzungsvorberei- ✓ Abrechnungsmerkmale einstellbar
tung, -durchführung und -nachbereitung, den Aufbau ✓ Generierung von Aufbewahrungsfristen mit auto-
von Anwesenheitslisten und die Abrechnungsdaten. matischer Löschung aller verbundenen Daten
und Dokumente
Grundfunktionen
✓ Bezeichnung, ggf. abweichende Bezeichnung Zusätzlich bei Fraktionsterminen
✓ Datum mit Uhrzeit von/bis ✓ Automatische Sitzungsnummerierung
✓ Hinweise (intern), Bemerkungen (extern) ✓ Sitzungsbezeichnung, ggf. abweichend
✓ Raumbelegung mit Doppelbelegungsanzeige ✓ Abrechnungsmerkmale einstellbar
✓ Veröffentlichungen steuerbar Internet und/oder
Weitere Terminebenen
Intranet
✓ Hinzufügemodus mit empirischer Terminermitt- ✓ Interne/Externe Termine mit Veröffentlichungs-
lung, Serientermine mit Ferien– und Feiertags- option
check ✓ Bundeslandspezifische gesetzliche und kirchliche
Feiertage sowie Ferienzeiten
(Diese Daten werden jährlich im Voraus im Rah-
men von Updates zur Verfügung gestellt.)
✓ Verwaltung von Wahlperioden zur Nutzung der
Rechercheabfragen im Gremieninfosystem.
✓ Frei wählbare Terminebenen zur Ressourcenver-
waltung, z. B. Fuhrpark
Abbildung 22 – Dialog Gremientermin bearbeiten
Zusätzlich bei Gremienterminen Abbildung 24 – Übersicht Wahlperioden
✓ Automatische Sitzungsnummerierung, auch beim Druckausgabe
Einfügen und Entfernen
✓ Listenausgabe mit frei wählbaren Gremien, Frak-
✓ Sitzungsbezeichnung, ggf. abweichend
tionen, Zeiträumen und diversen anderen indivi-
✓ Zuständiger Sachbearbeiter (abweichend)
duellen Auswahlmöglichkeiten
✓ Steuerung von Fristen wie Abgabetermin Vorla-
✓ Export des Sitzungskalenders in diverse Formate,
gen, Druckdatum Einladungen und Zustelltag Ein-
wie zum Beispiel: Excel, Umwandlung in ein CSV-
ladung
Dokument u.v.m.
✓ Farbliche Hinterlegung von Gremienfarben im Ka-
lender/Gremieninfosystem Schnittstelle Outlook/GroupWise (optional)
✓ Abgleich der Sitzungstermine und Raumbelegung
✓ Ausgewählte persönliche Kalender
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13SD.NET | Sitzungsmanagement
Assistent Vorlagenerfassung
Vorlagen
Ihre Vorlagen sollen schnell und benutzerfreundlich Nummernkreise
erstellt werden? ✓ Frei gestaltbare Nummernkreise mit Wahlperi-
Durch die Implementierung des Vorlagenassistenten ode, Jahr, lfd. Nummer, Konstanten und Trenn-
ist die Einführung eines dezentralen Sitzungsmanage- zeichen, Lesungen und Ergänzungen
ments für Sie noch einfacher geworden. Der Vorla- Anlagen
genassistent führt Sie durch mehrere Registerkarten
✓ Beliebige Anzahl von Anlagen
bis hin zur Fertigstellung des Vorlagentextes.
✓ Übernahme per Drag & Drop
✓ Bezeichnung als Tipptext
✓ Vorschau im Sitzungsmanagement
✓ Speicherung der Dokumente in der Datenbank
✓ Automatische Versionierung
Dokumentenverwaltung
✓ Aufbau des Dokumentes mit dem SD.NET-Doku-
ment-Prozessor
✓ Ganzheitliche Bearbeitung
✓ Änderungsverfolgung mit Abschaltschutz
✓ Vorschau im Sitzungsmanagement
✓ Speicherung der Dokumente in der Datenbank
Abbildung 25 – Vorlagenassistent ✓ Vorgangsbezogene Übersicht und Verknüpfung
von Ergänzungsvorlagen
Grundfunktionen
✓ Formularexport/-import
✓ Zuordnung Amt, Sachbearbeiter, Vorlagentyp
✓ Automatische Versionierung
und Kennung öffentlich/nichtöffentlich
✓ Betreff mit automatischer Übernahme in das Do- Optional
kument ✓ Befangenheiten
✓ Kurzbetreff für den öffentlichen Bereich ✓ Schlüsselworte für Recherchezwecke
✓ Nummernvergabe automatisch, halbautomatisch ✓ Auszugsvormerkungen
(Systemvorschlag) oder manuell mit Vergabe- ✓ Beteiligte Ämter
check ✓ Beschlusskontrolle
✓ Beratungsfolge mit automatischer Terminierung ✓ Geokoordinaten (OpenStreetMap)
✓ Zusatzfelder (z. B. Aktenzeichen, Schlagworte mit
Bezug zu weiteren Vorlagen) mit optionaler Dar-
stellung im Dokument
✓ Verschiedene Freigabestatus (persönlich, Ent-
wurf, Durchlauf (Workflow), vorläufige Freigabe,
Freigabe, Veröffentlichung, Archivierung)
✓ Erstellung chronologischer Verlauf
Vorlagentypen
✓ Frei definierbare Vorlagentypen (Beschlussvorla-
gen, Mitteilungsvorlagen, Anträge, Anfragen
usw.)
✓ Zusatzfelder mit
• selbstlernenden Wertelisten Abbildung 26 – Dialog für die Erstellung von Karten
• vorgegebenen Wertelisten
• Merkmal Pflichtfeld
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Tagesordnung per Knopfdruck
Tagesordnungen
Welche Inhalte kommen auf die Tagesordnung und
kann die Tagesordnung automatisch erstellt werden?
Die Sitzungsvorbereitung beginnt mit dem Erzeugen
einer Tagesordnung und endet im Regelfall mit deren
Veröffentlichung. Nachträge und Tischvorlagen kön-
nen Sie optional erstellen.
Grundfunktionen
✓ Automatischer Entwurf der Tagesordnung unter
Berücksichtigung der Standardtops und aller ter-
minierten Vorlagen
✓ Blockbildung durch Zuordnung von Vorlagen zu
einem Standardtagesordnungspunkt Abbildung 27 – Ausschnitt Tagesordnung
✓ Hinzufügen, Verschieben oder Entfernen von
Dokumentenverwaltung
Standardtagesordnungspunkten oder Vorlagen
per Drag & Drop ✓ Einladungen mit Tagesordnung und öffentliche
✓ Nummerierung nach vorgegebenem Schema Bekanntmachungen
✓ Einrücken und Ausrücken von Tagesordnungs- ✓ Gremienspezifische Varianten
punkten (bis zu 5 Ebenen) ✓ Dokumentenvorschau im Sitzungsmanagement
✓ Verschiedene Freigabestatus bis hin zur Veröf- ✓ Automatische Veröffentlichung nach Freigabe
fentlichung im Gremieninfosystem
Abbildung 28 – Übersicht der Tagesordnungen zukünftiger Termine
Tagesordnungspunkte Weitere Merkmale
✓ Festlegen einzelner Merkmale ✓ Schnelldruck des Entwurfes einer Tagesordnung
• Nummerierung unterdrücken ✓ Erstellung von bis zu 9 Nachträgen
• Manuelle Nummernvergabe ✓ Erstellung einer Anwesenheitsliste
✓ Farbliche Darstellung des Vorlagenstatus ✓ Erstellung einer Beschlussempfehlungsliste
✓ Direkter Wechsel in die Vorlage ✓ Ein-Klick-Verteiler durch hinterlegte Selektions-
✓ Anlagen zu Standardtagesordnungspunkten parameter, Datenquellen und Serienbriefdateien
✓ TOP-bezogene Befangenheiten erfassen
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Das Kurzprotokoll steht unmittelbar nach der Sitzung zur Verfügung
Protokolle
Dokumentenverwaltung
Sie möchten Protokolle schnell und effizient erstellen? ✓ Öffentliche, nichtöffentliche oder gesamte Nie-
Die Protokollführung wird Ihnen leicht gemacht. Je derschriften
nach Anforderung können Sie zunächst die Abstim- ✓ Kurz-, Beschluss- oder Wortprotokoll
mungsergebnisse erfassen und ein Kurzprotokoll er- ✓ Gremienspezifische Varianten
stellen. Oder Sie bauen das gesamte Protokoll auf und ✓ Dokumentenvorschau im Sitzungsmanagement
wechseln in die Textbearbeitung, wo Ihnen alle Proto- ✓ Automatische Veröffentlichung nach Freigabe
kollbestandteile angeboten werden. Weitere Merkmale
Grundfunktionen ✓ Auszugsvormerkungen
✓ Übernahme der Tagesordnung gemäß Einladung ✓ Aktivierung der Beschlusskontrolle
oder entsprechend dem Sitzungsverlauf ✓ Gemeinsame Sitzungen
✓ Anwesenheitsliste (mit Übergabe zum Modul ✓ Automatische Generierung der Beschlussdoku-
Sitzungsgeldabrechnung) mente je Tagesordnungspunkt
✓ Abstimmungsergebnisse nach frei einstellbaren
Ergebnisvarianten, zusätzliche Darstellung von
Fraktionsauszählungen oder namentlicher Ab-
stimmung
Abbildung 30 – Übersicht generierte Beschlussdokumente
✓ Zusammenstellung der Auszüge mit Verteiler
(einzeln/gesamt)
Abbildung 29 – Eingabe der Abstimmungsergebnisse
Optional (Schnittstelle Dokumenten-Im- & -Export)
✓ Automatische Übernahme der Beschlussempfeh- ✓ Aufbereitung der Dokumente (z. B. Gesamte Nie-
lung der Verwaltung oder eines vorberatenden derschrift) vor der Sitzung und Export für die
Gremiums Schriftführer
✓ Abweichende Beschlüsse, auch Teilbeschlüsse,
mit Beschlusshistorie
✓ Sitzungsanlagen
✓ TOP-bezogene Protokollbearbeitung mit Sper-
rung nach Fertigstellung
✓ Verschiedene Freigabestatus über Veröffentli-
chung im Gremieninfosystem bis hin zur Archivie-
rung
Abbildung 31 – Drag & Drop - Datei auf dem Desktop
✓ Import derselben, fortgeschriebenen Dokumente
und Rückverarbeitung der einzelnen Textbau-
steine (Beschluss, Abstimmung, Diskussion)
✓ Export der gesamten Sitzungsunterlagen ins DMS
(Sitzungsmappen, optional Vorgangsmappen)
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Antragserfassung, Beschlussverfolgung und Wiedervorlage
Beschluss- und Antragskontrolle (BAK) ✓ Integration in die Protokollbearbeitung
✓ Wiedervorlagetermine und Erledigungsvermerke
Wie wird sichergestellt, dass Beschlüsse umgesetzt
werden?
Die Beschluss- und Antragskontrolle kann über ver-
schiedene Wege genutzt werden. Sie dient Ihnen als
Einstieg für die Erfassung und Nachverfolgung von An-
trägen oder als Überwachungssystem für zu erledi-
gende Beschlüsse.
Die Beschlussverfolgung kann direkt über die Proto-
kollbearbeitung initiiert werden.
Abbildung 33 – Angaben zur Beschlussdurchführung
Abbildung 32 – Auswahlkriterien für die Beschlüsse
✓ Überwachung und Kontrolle der ausführenden
Grundfunktionen
bzw. beteiligten Ämter
✓ Verwaltung von Anfragen und Anträgen mit An- ✓ Ausführung und Erledigung mit E-Mail-Benach-
tragstellern richtigung
✓ Vorgabe von Hinweisen und Erledigungsterminen ✓ Individuelle Freigaberechte
Abbildung 34 – Übersicht der Beschlüsse
Selektionsmerkmale Dokumentenverwaltung
✓ Antragsteller ✓ Individuelle Formularbearbeitung
✓ Amt/Fachbereich ✓ Gremienspezifische Varianten
✓ Gremium, Termin ✓ Dokumentenvorschau im Sitzungsmanagement
✓ Vorlagentyp ✓ Speicherung der Dokumente in der Datenbank
✓ Öffentlich/nichtöffentlich
Weitere Merkmale
✓ Offene bzw. erledigte Beschlüsse
✓ Zeitraum von/bis ✓ Erweiterung von Anfragen und Anträgen zu Vor-
✓ Verschiedene Sortierkriterien lagen mit Beratungsfolge
✓ Darstellung im Gremieninfosystem mit Ampelfar-
Druckausgabe ben (offen, in Bearbeitung, erledigt)
✓ Sortierung nach Antragstellern, Gremien, Termi- ✓ Workflow für die Erledigung von Beschlüssen (Zu-
nen, erledigt, nicht erledigt usw. satzmodul)
✓ Variable Druckausgabe
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Übersichtliche und einfache Recherche
Recherche
Sie suchen Vorlagen, Tagesordnungspunkte oder Pro-
tokolle?
Alle Dokumente, die den Status „veröffentlicht“ oder
„archiviert“ besitzen, finden Sie über verschiedene Re-
cherchefunktion. Hierfür werden die Dokumente und
Anlagen, deren Inhalte maschinenlesbar sind, indiziert.
Grundfunktionen
✓ Vorlagenübersicht nach Nummerierungen
✓ Protokollübersicht nach Sitzungsterminen
✓ Direktsuche in den Übersichten über
• Suche in allen Spalten Abbildung 35 – Suche mit Textfilter
• Suche in einer Spalte
• Textfilter über den Spalteninhalt
Abbildung 36 – Suche innerhalb einer Spalte
Volltextsuche mit frei wählbaren Begriffen
Selektionsmerkmale
✓ Dokumentenvorschau im Sitzungsmanagement
✓ Anzeige über die Textverarbeitung mit Positionie- ✓ Amt/Fachbereich, Gremium, Termin
rung auf die Suchbegriffe ✓ Vorlagentypen
✓ Dokumentenarten
✓ Zeitraum von/bis
Weitere Merkmale
✓ Exportfunktionen der Sitzungsprotokolle nebst
Vorlagen und Anlagen in strukturierte Verzeich-
nisse
✓ Export in Fremdarchive (Schnittstelle DMS)
Abbildung 37 – Eingabe der Suchkriterien
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Im Hintergrund ist alles einstellbar
Systemverwaltung und Administration
Administration
Wie können Sie SD.NET an Ihre Anforderungen anpas- ✓ Mandantenverwaltung zur Nutzung mehrerer au-
sen? tonomer Datenbestände
In der Systemverwaltung hinterlegen Sie die Grundda- ✓ Benutzerverwaltung
ten aller in SD.NET relevanten Funktionen für Sitzungs- ✓ Aktuelle Benutzeranmeldungen und -sperren
dienst, Abrechnung und Internet. Die Anordnung der ✓ Automatische Versionskontrolle von SD.NET
Systemtabellen unterliegt derselben Struktur wie die ✓ Exklusivmodus Wartungsarbeiten
Grundfunktionen der Hauptübersicht. ✓ Parameterverwaltung zur Steuerung einzelner
Funktionen
Systemverwaltung ✓ Anpassen aller vorhandenen Bezeichnungen an
✓ Freigabestatus, Dokumententypen individuelle Bedürfnisse (spezifische Namensge-
✓ Gruppierungen von Gremien, Fraktionen und bung) zur Ausgabe in Übersichten, Bearbeitungs-
Funktionen funktionen und Listen
Abbildung 38 – Gruppierung der Gremien
✓ Anreden, Titel, Anredetitel, Postleitzahlen, Bank-
leitzahlen, Arbeitgeber
✓ Termintypen
✓ Vorlagentypen, Nummernkreise, Vorlagenzu-
sätze, verwendete Vorlagenzusätze
✓ Standardtagesordnungspunkte, Nummerierungs-
ebenen, Abstimmungsvarianten
Abbildung 40 – Kundenspezifische Bezeichnungen
Verlauf
Abbildung 39 – Abstimmungsvarianten ✓ Chronologische Anzeige der Benutzer mit Zeit-
stempel und durchgeführte Funktion mit Aktion
✓ Nachgenerierung von Volltextindizes und Doku-
(z. B. freigegeben, geändert, entfernt, aufgebaut)
menten
und Inhaltsangabe
✓ Zahlwege, Beschäftigungsarten, Verdienstausfall-
✓ Detailanzeige geänderter Datenfelder
zeiten, Fahrtkosten, Buchungsschlüssel, Bu-
(vorher/nachher)
chungsstaffeln, Haushaltsstellen und Beschrän-
✓ Definierbare Sicherheitsstufen im Überblick
kungen
(Grunddaten, Buchungen, Regelwerk, usw.)
✓ Einstellung der DMS-Schnittstelle
✓ Vieraugencheck ausgewählter Sicherheitsstufen
✓ Vorgabe der Navigation für das Internetmodul
✓ Formularverwaltung (Basistexte)
✓ Hinterlegung von Standardworkflows
✓ Versendete E-Mail-Benachrichtigungen und Ein-
stellung der E-Mail-Regelwerke
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Benutzerzugriffe sicher und bedienergerecht steuern
Benutzerverwaltung
Welche Mitarbeiter arbeiten mit SD.NET und welche
Rechte haben sie? Wie werden die Rechte für das Gre-
mieninfosystem erzeugt?
Die Benutzer- und Rechteverwaltung findet an zentra-
ler Stelle in SD.NET statt. Über für Sie frei definierbare
Benutzergruppen können die Rechte eines einzelnen
Benutzers zusammengesetzt werden. Die Rechtepro-
file für das Gremieninfosystem werden hiervon abge-
leitet.
Grundfunktionen
✓ Hinzufügen, bearbeiten, entfernen, kopieren von
Benutzergruppen inkl. Rechteprofilen
✓ Hinzufügen, bearbeiten, entfernen, kopieren von
Benutzern inkl. Rechteprofilen
✓ Stellvertreterregelung mit Aktivierung/Deaktivie-
rung
✓ Stellvertreterbenachrichtigung per E-Mail
Abbildung 41 – Rechteverwaltung und -vorschau
✓ Beliebiger Benutzerwechsel/Kennwortwechsel
✓ Single-Sign-On durch Hinterlegung Netzwerklogin Active Directory (optional)
✓ Anmeldung über LDAP ✓ Auswahl und Übernahme von Gruppen und Un-
Grunddaten tergruppen
✓ Automatische Übernahme der Gruppenmitglie-
✓ Benutzer und Kontaktdaten
der
✓ Zuordnung der Dienststelle
✓ Automatischer Abgleich bei Veränderung der Be-
✓ Login und Kennwort, optional Netzwerklogin
nutzer-Gruppen-Zuordnungen
Rechteprofile für die Verwaltung
Rechteprofile für das Gremieninfosystem
✓ Allgemeine, ämter- und gremienbezogene Rechte
✓ Automatische Erzeugung der Rechteprofile nach
✓ Funktionsrechte hinzufügen, bearbeiten, zeigen,
Personenkreisen (= Benutzergruppen) und Indivi-
drucken, freigeben, Freigabe aufheben, ausfüh-
dualrechten (= Gremienzugehörigkeiten)
ren, Vollzugriff
✓ Automatischer Abgleich der Rechte bei Beendi-
✓ Status persönlich, Entwurf, vorläufig freigeben,
gung von Personenkreis- oder Gremienzugehörig-
freigeben, veröffentlichen, archivieren in Kombi-
keiten
nation mit Funktionsrechten
✓ Benutzer- und Kennwortgenerierung
✓ Rechte auf einzelne Dokumententypen gemäß
✓ Serienbrieferstellung mit erstmaligen Zugangsda-
Systemverwaltung
ten für die Mandatsträger
✓ Differenzierung von öffentlichen und nichtöffent-
✓ Automatische Erzeugung der Rechteprofile für
lichen Rechten
das Bürgerinformationssystem
✓ Einschließende und ausschließende Rechte
✓ Automatische Erzeugung der Rechteprofile für
Vorschau und Druckausgabe die Verwaltungsbenutzer im Intranet
✓ Individuelle Rechtevorschau als Ergebnis aus
Gruppenrechten und Benutzerrechten (Effektiv-
rechte)
✓ Druckausgabe der Benutzerrechte mit Voraus-
wahl der Rechtestufen
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Digitale und gedruckte Verzeichnisse zur Übersicht
Ratsverzeichnis
Möchten Sie Ihre gesamten Mandatsträger und Gremi-
enzusammensetzungen übersichtlich in einer Liste ab-
bilden?
Das Ratsverzeichnis bietet Ihnen die Möglichkeit, sich
eine strukturierte Zusammenstellung aller Mandats-
und Funktionsträger in gedruckter oder digitaler Form
ausgeben zu lassen.
Abbildung 43 – Verzeichnis der Bürgermeister
Die Daten werden gemäß zugeordneten Personenkrei-
sen, Funktionen, Fraktionen und Gremien zusammen-
gestellt (inklusive Anschrift, Telefonnummern und E-
Mail-Adresse, Gremienzugehörigkeiten und Stellver-
treter).
Merkmale
✓ Verzeichnis der Ratsmitglieder
✓ Verzeichnis der sachkundigen Bürgerinnen und
Bürger
✓ Bürgermeister, Stellvertreter
✓ Fraktionsvorsitzende, Stellvertreter
✓ Rat und Ausschüsse mit Vorsitzenden, Mitglie-
dern (nach Parteizugehörigkeiten sortiert), Stell-
vertretern und Schriftführern
✓ 1., 2. und 3. persönliche oder allgemeine Stellver-
treter
Listenbestandteile
✓ Deckblatt
✓ Inhaltsverzeichnis
✓ Abkürzungsverzeichnis
✓ Frei wählbare Schriftarten
✓ Freie Gestaltung des Layouts
✓ Getrennte Aufbereitung in öffentliche, nichtöf-
fentliche und gesamte Druckausgabe
✓ Darstellung mit Lesezeichen im PDF
Abbildung 44 – Verzeichnis des Rates
Abbildung 42 – Inhaltsverzeichnis
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Mehr Transparenz für die Öffentlichkeit
Korruptionsbekämpfung
Veröffentlichung
Die sonstigen Mitgliedschaften Ihrer Mandatsträger ✓ Offenlegung im Gremieninfosystem als Tabellari-
sollen erhoben und veröffentlicht werden? sche Darstellung der sonstigen Mitgliedschaften
Mit Inkrafttreten des Gesetzes zur Verbesserung der bei jedem Mandatsträger
Korruptionsbekämpfung (KorruptionsbG) für das Land Weitere Merkmale
Nordrhein-Westfalen wurde ein weiteres Zusatzmodul
✓ Übersicht aller beteiligten Personen mit Detailan-
für SD.NET entwickelt. In dem Gesetz geht es u. a. um
gaben zur Gruppierung, Gültigkeiten und Bemer-
die Offenlegung sonstiger Mitgliedschaften.
kungen
Mittlerweile wird dieses Modul auch in anderen Bun- ✓ Parallele Datenpflege auch über die Personen –
desländern eingesetzt. Stammdaten möglich
Merkmale gemäß §17 KorruptionsbG
✓ Angaben zur beruflichen Tätigkeit
✓ Beraterverträge
✓ Mitgliedschaften in Aufsichtsräten
✓ Mitgliedschaften in Organen des Landes NRW
✓ Mitgliedschaften in Organen privatrechtlicher
Unternehmen
✓ Funktionen in Vereinen und vergleichbaren Gre-
mien
Abbildung 45 – Erfassungsdialog Abbildung 46 – Online-Formular KorruptionsbG
Grundfunktionen
✓ Einrichten weiterer Gruppierungen
✓ Datenerhebung mittels persönlicher Fragebögen,
ggf. mit bereits gespeicherten Daten im Serien-
druck
✓ Dateneingabe des Fragebogenrücklaufs
Alternativ: Zusatzmodul Formularmanager
✓ Bereitstellung eines Online-Fragebogen für die
Mandatsträger
✓ Halb-/Vollautomatische Verarbeitung der Mel-
dungen
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Alles in einem Datenbestand
Adressverwaltung
Sonderauswertungen
Sie suchen eine Lösung zur Verwaltung weiterer Ad- ✓ Geburtstags-, Hochzeits- und Dienstjubiläen
ressen? ✓ Ermittlung der Ehrenbriefe (12 J. Hessen)
Die Adressverwaltung übernimmt die zentrale Daten- ✓ Jubiläen der Mandatsträger
sammlung aller Personen und Adressen, die für die Öf- ✓ Geschenkeliste
fentlichkeitsarbeit in Ihrer Verwaltung benötigt wer-
den.
✓ Mandatsträger
✓ Ortsansässige Politiker und Würdenträger
✓ Ehrenbürger, VIPs
✓ Bürger aus Kultur, Sport und Vereinen
✓ Ansprechpartner aus Wirtschaft, Medien und so-
zialen Einrichtungen
✓ Bedienstete und ehemalige Mitarbeiter
Aufbauend auf den bereits vorhandenen Stammdaten Abbildung 47 – Geburtstage und Jubiläen
und Personen werden in einem eigenständigen Be-
reich weitere Gremien (Selektionen) und Funktionsbe- Weitere Merkmale
zeichnungen mit differenzierten Anredetiteln verwal- ✓ Speicherbare Selektionen, optionaler Änderungs-
tet. schutz/exklusive Nutzung
✓ Funktionsbezogene Anredetitel
Vorhandene Personen aus den SD.NET-Stammdaten
✓ Postalisch korrekte Anschriften
sind automatisch in die Adressverwaltung eingebun-
✓ Etikettenschnelldruck
den und können dort ergänzt werden.
Datenübernahme
✓ Import externer Datenbestände aus Word, Excel,
Access oder Outlook
✓ Automatische Anlage von Gremien/Funktionen
✓ Dubletten-Erkennung
Einladungen, Präsente etc.
✓ Individuelle Schreiben (z. B. Weihnachtsbriefe,
Einladung zum Neujahrsempfang) für verschie-
dene Personenkreise
✓ Sonstige Präsente zu offiziellen Anlässen
✓ Jährlich wiederkehrende Präsentverteilung mit Abbildung 48 – Ein-Klick-Etikettendruck
wechselnden Inhalten
✓ Jahreswechsel und Präsentfestlegung
Selektionsmerkmale
✓ Personenkreise
✓ Fraktionen
✓ Gremien
✓ Funktionen
✓ Präsente
✓ Jubiläen / Ehrungen
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Interaktive Sitzung und Sprachaufzeichnung
Interaktive Sitzung
Sprachaufzeichnung
Transparenz im Sitzungsraum ist Ihnen wichtig?
Wortprotokoll durch Nachhören des Gesagten.
Mit der interaktiven Sitzung können Tagesordnungen
inklusive Vorlagen und Anlagen an jedem Sitzungsort In Ergänzung zur interaktiven Sitzung bietet die digi-
präsentiert werden. Während der Sitzung besteht die tale Sprachaufzeichnung eine weitere Möglichkeit der
Möglichkeit, auch ohne Datenbankverbindung Interak- Protokollerstellung. Im Rahmen der Sitzung vorgenom-
tionen durchzuführen oder einzelne Tagesordnungs- mene Markierungen (Klicks) auf Tagesordnungspunkte
punkte ganzheitlich durch Erfassung von Sitzungsver- werden mit der Audiodatei synchronisiert.
lauf, Anträgen, Beschlussfassung und Abstimmung zu Ein separater Player mit optionaler Steuerung über
bearbeiten. Fußschalter gibt den Inhalt der Sitzung mit Anzeige des
Nach der Rückkehr an den Arbeitsplatz können diese Tagesordnungspunktes wieder.
Informationen importiert werden und stehen dann für
Grundfunktionen
weitere Bearbeitungen zur Verfügung.
✓ Aufnahme mit Start- / Pause- / Stopp-Funktion
✓ Wiedergabe (Aufnahmetest)
✓ Parallele Aufzeichnung der Aktionen mit Zeit-
stempel
• Begin / Ende
• Wechsel der Tagesordnungspunkte
• Rednerliste
Wiedergabefunktion
✓ Wiedergabe mit Start- / Pause- / Stopp-Funktion
Abbildung 49 – Hinweise für die Interaktive Sitzung
✓ Navigation im Audiostream über die aufgezeich-
Grundfunktionen neten Aktionen (Verlauf)
✓ Export aller Sitzungsdaten und Dokumente
✓ Statuswechsel des Termins auf „Durchführung“
mit Bearbeitungssperre
✓ Optional: Startsymbol als Verknüpfung auf dem
Desktop für die Offlinepräsentation
✓ Import und Rückverarbeitung der Beschlüsse und
Abstimmungen
Abbildung 50 – Player im Abspielmodus
Interaktionen
✓ Automatische Aktivierung bei Bearbeitung des
✓ Anzeige der Tagesordnung getrennt nach öffent- Protokolls mit Word
lich/nichtöffentlich ✓ Optionale Steuerung über Funktionstasten/Fuß-
✓ Anzeige der Dokumente je TOP schalter
• Vorlagen
• Anlagen Sonderfunktionen
✓ Beschlussfassung mit Abstimmung ✓ Bereitstellung einer Sitzungsaufnahme inkl.
✓ Optional: Steuerung der Sprachaufzeichnung Player auf einem externen Datenträger
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Alle Beschlüsse mit einem Klick im Dokument zusammengefasst
Beschlussbuch
Einmal im Jahr benötigen Sie alle gefassten Beschlüsse
in druckbarer Version? Oder möchten Sie die nicht-
öffentlichen Beschlüsse der beiden letzten Monate be-
kanntgeben?
In einem Beschlussbuch werden automatisiert alle Be-
schlüsse über einen frei definierbaren Zeitraum (übli-
cherweise jährlich) in einem Dokument zusammenge-
stellt.
Die Dokumente lassen sich bei Bedarf anpassen, um
z. B. datenschutzrechtliche Inhalte zu überarbeiten.
Grundfunktionen
✓ Deckblatt
✓ Inhaltsverzeichnis
✓ Index
✓ Flexible Anordnung der Inhalte
✓ Freie Gestaltung des Layouts
Selektionsmerkmale
✓ Gremium
✓ öff./nichtöff.
✓ Zeitraum
✓ Vorlagen/Freie TOPs
Abbildung 51 – Selektion der Beschlüsse
Abbildung 52 – Dokumentenansicht Beschlussbuch
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Unser Workflow für den schnellen und papierlosen Durchlauf
Workflow ✓ Abbruch des Workflows und zurück an den Er-
steller
Sie suchen eine Zusammenstellung über anfallende
✓ Einbindung eines Rückverweises an einen oder
Aufgaben oder möchten wissen, wo sich die Umlauf-
mehrere Teilnehmer und anschließender Wieder-
mappe befindet?
aufnahme
Mit den in SD.NET erstellten Workflows behalten Sie ✓ Automatische Neuberechnung der Zeiten
den Überblick über Aufgaben für verschiedene Benut-
Optional
zer oder Benutzergruppen mit Erledigungsterminen
und vorgegeben Aktionen. ✓ E-Mail-Benachrichtigungen an Ersteller, Vorgän-
ger und/oder Nachfolger bei Erledigung bzw. Ver-
Während eines aktiven Workflows sind die Vorgänge
zögerung an Ersteller, Vorgänger oder Stellever-
vor der Bearbeitung durch Dritte geschützt.
treter
Grundfunktionen
✓ Workflow für Vorlagen, Tagesordnungen und
Protokolle, Beschlusskontrolle
✓ Grafische Darstellung der einzelnen Aufgaben
✓ Definition der an dem Vorgang beteiligten Benut-
zer mit Vorgabe der Aktionen (Kenntnisnahme,
Stellungnahme, Bearbeitung, Freigabe)
Abbildung 54 – Einstellung der E-Mail-Benachrichtigungen
✓ Hinterlegung von Standard-Workflows mit Vor-
gabe der beteiligten Benutzer und Zeiträume für
die Erledigung unter Berücksichtigung von Wo-
chenenden und Feiertagen
✓ Automatische Freigabe bei Erledigung
Abbildung 53 – Bearbeitungs-Workflow
✓ Automatische Annahme einer Änderungsverfol-
✓ Ablaufkontrolle bei der Erfassung gung im Dokument
✓ Vorgabe der Erledigungstermine
✓ Parallelbearbeitung von Aktionen mit denselben Übersichten
Erledigungsterminen ✓ Erhaltene Aufgaben
✓ Verschiedene Bearbeitungsstufen (geplant, erhal- ✓ Weitergeleitete Aufgaben nach Erledigung
ten, in Bearbeitung, erledigt) ✓ Zukünftige Aufgaben im Rahmen offener Work-
✓ Aktivierung des Workflows für die Bearbeitung flows
bzw. Anhalten des Workflows ✓ Versendete Aufgaben (als Ersteller)
✓ E-Mail-Benachrichtigungen an Nachfolger bei Er-
Sonstiges
ledigung
✓ Differenzierte Rechteverwaltung
✓ Fristüberwachung mit E-Mail-Benachrichtigung
✓ Stellvertreterfunktionalität bei geplanter oder
an Ersteller und/oder Vorgänger und/oder Stell-
spontaner Abwesenheit
vertreter bei Verzögerung
✓ Einbindung von weiteren Beteiligten jederzeit
möglich
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