Vorbereitung auf die elektronische Schriftgutverwaltung - zwischen Behördenberatung und Akzeptanzmanagement im eigenen Archiv
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Vorbereitung auf die elektronische
Schriftgutverwaltung
zwischen Behördenberatung und
Akzeptanzmanagement im eigenen Archiv
Aufbau
• Behördenberatung - Empfehlungen für
Verständnis und Akzeptanz
– Schriftgutverwaltung und Transparenz
• Die E-Verwaltungsarbeit im und mit dem Archiv
– Vorbereitung auf die E-Akte im Landesarchiv
Berlin
– Geschäftsprozessmanagement
– Berliner Projekte
Landesarchiv Berlin – Brandenburgischer Archivtag 2021 26.04.2021 2
Die Behördenberatung Empfehlungen für Verständnis und Akzeptanz
Demokratie und Schriftgutverwaltung
Fangen wir bei den Wurzeln an
Landesarchiv Berlin 26.04.2021 4
Freiheitlich demokratische Grundordnung
• Menschenwürde = jede und jeder Einzelne hat einen Wert
• Demokratie = Volksherrschaft
• Rechtsstaatsprinzip = schaffe verbindliches Recht für ALLE und halte dich selbst
daran (Bindung durch Recht und Gesetz)
• Republik [res publika = „öffentliche Angelegenheit“ / „Gemeinwesen“; Sammelbezeichnung für
alle nicht-monarchischen Staatsformen & die Staatsform in der das Volk die höchste Macht ausübt
(außer in Diktaturen und Adelsrepubliken)]
• Gewaltenteilung
• Föderalismus
• Territorialitätsprinzip
• Verfassung von Bund und Ländern
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Exekutive
Judikative
Legislative
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Verwaltungstransparenz
• Wir sind die Exekutive – wir setzen Gesetze um oder
durch, wir entscheiden und tragen dafür die
Verantwortung vor der Judikative, der Legislative und
vor jedem und jeder Einzelnen
• Die Transparenz des Verwaltungshandelns ist eben
der Teil der Exekutivarbeit, der gewährleistet, dass:
– Die Judikative prüfen kann, ob die Exekutive Fehler
gemacht und unrecht gehandelt hat
– Die Legislative die Umsetzung der Gesetze prüfen und
ggfls. nachsteuern kann
Landesarchiv Berlin 26.04.2021 7
Verwaltungstransparenz
• Man kann nur transparent handeln, wenn man weiß
wo alles liegt bzw. abgespeichert ist
• man kann nur gerecht entscheiden, wenn man weiß,
wie in anderen gleichartigen oder gleichen Fällen
entschieden wurde
• Es ist nicht ausreichend, eine Homepage einzurichten
um Verwaltungstransparenz für die interessierte
Öffentlichkeit herzustellen
Landesarchiv Berlin 26.04.2021 8
Warum Schriftgutverwaltung?
• Der Grundsatz der Aktenmäßigkeit verpflichtet uns Akten zu führen und
darin unser Handeln vollständig, nachvollziehbar und transparent zu dokumentieren
abgeleitet vom Amtsermittlungsgrundsatz und weiteren rechtl. Grundlagen
• Schriftgutverwaltung meint nach DIN ISO 15489-1 die
effiziente und systematische Kontrolle und Durchführung der Erstellung,
Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung und Aussonderung
von Schriftgut einschließlich der Vorgänge zur Erfassung und Aufbewahrung von
Nachweisen und Informationen über Geschäftsabläufe und Transaktionen in Form von
Akten.
Weitere Informationen zur Norm:
https://www.archivschule.de/DE/forschung/schriftgut/manual/
Landesarchiv Berlin 26.04.2021 9
Warum Schriftgutverwaltung?
• öffentliche Verwaltung = vollziehende Gewalt (Exekutive)
gesetzlich verpflichtet, das eigene Handeln zu dokumentieren:
• Gemäß Art. 20 GG ist „[…] die vollziehende Gewalt an Gesetz
und Recht gebunden.“ Die Einhaltung dieses Gebots muss
nachprüfbar, das Verwaltungshandeln also transparent
dokumentiert sein.
• Gemäß Art. 3 GG sind „alle Menschen vor dem Gesetz gleich.“
Es können nur dann alle Menschen gleich behandelt werden,
wenn Handeln nachvollziehbar ist und gleiche Fälle gleich
entschieden werden
https://www.archiv.uni-hamburg.de/schriftgutverwaltung.html (gekürzt und angepasst)
Landesarchiv Berlin 26.04.2021 10Warum Schriftgutverwaltung? • Die Wichtigkeit der Aktenführung wird auch in § 133 (1) StGB deutlich. Hiernach dürfen Schriftstücke nicht verändert, unbrauchbar gemacht oder der dienstlichen Verfügungen entzogen werden. Gemäß § 24, 26, 29 VwVfG (Bund & Berlin) dienen Akten als Beweismittel. Amtsermittlungsgrundsatz • Aus diesen Gründen muss alles Verwaltungshandeln schriftlich dokumentiert und in Akten bis zu XX Jahren unveränderlich abgelegt und aufbewahrt werden. Aufbewahrungsfrist Siehe auch: Art. 19 Abs. 4 und Art. 20 Abs. 3 Grundgesetz (Rechtsstaatsprinzip), Informationsfreiheitsgesetze von Bund und Ländern https://www.archiv.uni-hamburg.de/schriftgutverwaltung.html (gekürzt/ergänzt und angepasst an Berlin) Landesarchiv Berlin 26.04.2021 11
Beteiligte der Schriftgutverwaltung
Schriftgut- Leitung
bearbeitende Interessenvertretung
Funktionsträger
Bearbeitende Dienstkraft
Mitarbeitende
Schriftgut- Bearbeitende
verwaltende Dienstkraft
Botendienst
Poststelle
© fffranz - Fotolia.com
Registratur
Landesarchiv
Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin / Stand: September 2018 Seite 12Zuständigkeit: Behörde Archiv
•Erstellung, Registrierung und Ablage von Altregistratur /
IT-
Akten, Vorgängen, Dokumenten Dienstleister
•Bewahrung der Lesbarkeit, Verkehrsfähigkeit, Behörde
Authentizität, Integrität für die Dauer der
Aufbewahrungsfrist bis zur Abgabe ans Archiv
oder Löschung nach Vernichtungsfreigabe
durch das Archiv
Schriftgut
Landesarchiv Berlin 26.04.2021 13Zuständigkeit: Archiv Behörde
Bewertung und Übernahme
Altregistratur
sämtlicher Unterlagen, die von der Behörde / IT-
Dienstleister
entsprechend standardisierter Vorgaben
Archiv
aufbereitet, gepackt und übergeben werden
Erhalt der:
Lesbarkeit, Verkehrsfähigkeit, Authentizität, Integrität
für die Ewigkeit…
Bereitstellung für Dritte Archivgut
Landesarchiv Berlin 26.04.2021 14Daher sind…
• Sachbearbeiterinnen/Sachbearbeiter verantwortlich für die
vollständige und zutreffende Aktenführung.
(„Sachbearbeitungsablage“, vgl. § 57 (1) GGO I)
• Führungskräfte verantwortlich für die Organisation der
ordentlichen SGV innerhalb Ihrer Behörde
(DIN ISO 15489-1)
• Beide gemeinsam dafür verantwortlich, dass Ihr tägliches
Handeln nachvollziehbar bleibt, vom Zeitpunkt des Anlegens einer
Akte, bis zur Abgabe ans Archiv
(danach ist das Archiv auf Ewig verantwortlich )
Landesarchiv Berlin 26.04.2021 15Also bitte nicht schreddern, denn: Landesarchiv Berlin 26.04.2021 16
Die ordentliche Schriftgutverwaltung
– auch im elektronischen Sinne
• Ist Voraussetzung für den reibungslosen…nun ja, reibungsarmen
Ablauf der Prozesse
Registrierung, Altregistrierung, Aussonderung
• Ist auch im eigenen Archiv anzuwenden
• Ist in Normen nachzulesen (ISO 15489-1:2016)
• ICA-Empfehlung: https://de.wikipedia.org/wiki/Records_in_Contexts
• Praktisches findet sich in den GGOs und wurde vom BMI mittels
OEV zentral formuliert
Landesarchiv Berlin 26.04.2021 17Aktenplan, Vermerk und Co.
Hilfsmittel
Landesarchiv Berlin 26.04.2021 18©SenInnDS, Nitsch, 2018 Landesarchiv Berlin 26.04.2021 19
Aktenplan Aktenverzeichnis
• systematische, hierarchisch gegliederte • Nachweissystem der tatsächlich
Zusammenstellung der Aufgaben einer vorhandenen Akten des tatsächlich
Institution in Form von Betreffen und vorhandenen Schriftgutes
zugehörigen Notationen
• Entspricht der Struktur des Aktenplans
• dient als Ordnungsrahmen für das
Registrieren und Ordnen von Dokumenten • Weist vorhandene Aktentitel nach,
und die Bildung von Akten und somit der enthält alle für das Ordnen,
systematischen Ordnung, Vereinfachung Bereitstellen und Aussondern
und Vereinheitlichung des Schriftgutes notwendigen Angaben zu jeder Akte
• kann in analoger oder elektronischer (z.B.: Aktenzeichen, Inhaltsangabe,
Form vorliegen Laufzeit, Verbleib,…)
• ermöglicht erleichterten Zugriff auf
Schriftgut (LAB hat hierzu eine Richtlinie)
• Gegensatz zum Aktenverzeichnis: dient als
Ordnungsrahmen
Landesarchiv Berlin 26.04.2021 20Vermerk Verfügung
Eine Verfügung dokumentiert bzw.
Ein Vermerk wird angelegt, um
weist an, welche Aufgaben zu einer
einen Vorgang/ein Ereignis zu Sache noch zu erledigen sind.
dokumentieren – sog. Bedeutsame Beispiel:
Vorgänge (Telefonate,
V.
Besprechungen, Dienstreise- und
Tagungsberichte, etc.). 1. zK Dir
Ein Vermerk kann Verfügungen 2. zdA - 9221 – Mustermann
enthalten. ⇒ es wurde verfügt, dass das Schreiben
dem/der Direktor/in zur Kenntnis
gegeben werden und danach zu den
Beispiel: Akten unter der Aktenplanposition 9221
Vermerk zum Verwaltungskongress 2018 mit dem Zusatz Mustermann abgelegt
werden soll.
Landesarchiv Berlin 26.04.2021 21Definitionen: Digitale Dokumente „ Digitalisat“ „digital born document“ (nach OEV) Transformation Begriff für die originär analoger Unterlagen in elektronisch entstandenen eine digitale Form (z.B. Unterlagen eAkte, Office Scannen von Dokumente, Adobe, Mails, Schriftstücken) Fotos,… Ein Digitalisat ist immer nur die Repräsentation eines Originals
„Lebenszyklus“ E-Akte nach OEV
Definition (Terminologie der AS MR) Phase 1: Bearbeitung
- Neuanlage einer Akte / eines Vorgangs / eines
Dokuments („Neuschaffung“ einer Akte und Eingang von
neuen Dokumenten, die zu einer bereits bestehenden
Bezeichnet im Rahmen der Akte gehören)
Schriftgutverwaltung den - Vermerk / Verfügung von Arbeitsschritten; Fertigung von
Entwürfen/Reinschriften
Existenzzeitraum einer Akte, der in - Bestimmung der Aufbewahrungsfrist/ggfls.
Aussonderungsart
mehrere ‚Lebensphasen‘ von der
Entstehung der Akten bis zu ihrer Phase 2: Langzeitspeicherung
- zdA-Verfügung und „Herausnahme“ aus aktivem System
Vernichtung oder Archivierung - Überführung in die elektronische Altregistratur, den
untergliedert wird. LANGZEITSPEICHER
Der „Zyklus“ gliedert sich in drei Phase 3: Aussonderung
- Zusammenarbeit Aktenbildner und Archiv im
Phasen… zweistufigen oder vierstufigen Bewertungsverfahren
- Übergabe der archivwürdigen Unterlagen an den
ARCHIVSPEICHER
Landesarchiv Berlin 26.04.2021 23Unterschiedliche Anforderungen:
Langzeitspeicher (LZS) vs. Archivsystem
Aufbewahrung Archivierung
elektronischer Unterlagen (= Übernahme, Erhaltung,
Auswertung, Benutzung)
für die Dauer der
elektronischer Unterlagen
geltenden
auf Dauer (unbegrenzt)
Aufbewahrungsfristen
Landesarchiv Berlin 26.04.2021 24Arbeitsablauf e-Aussonderung
(ENTWURF für den Prozess)
Landesarchiv Berlin 26.04.2021 25Unverständnis, Widerstand, Erkenntnis, Akzeptanz
Veränderungen
Landesarchiv Berlin 26.04.2021 26Landesarchiv Berlin
26.04.2021
Die Veränderungskurve, Quelle: http://www.io-
27
home.org/portfolios/h/showBild?k_User=680&
k_BildDB=15641 (C) Claudia Gotthardtpotentielle Widerstände
• Widerstandsgruppen identifizieren und durch Aufklärung
mitnehmen
– Mindestens Information zu laufenden Projekten vermitteln
– Besser: Beteiligung an laufenden Projekten
– Einbeziehung in Grundsatzfragen und Fragen der Optimierung
• Personalräte und Gremien informieren und beteiligen
• Schlüsselwörter sind Kommunikation und Transparenz.
– Kommunikation in Veränderungsprozessen muss sowohl auf der
Sachebene als auch auf der emotionalen Ebene einige
Besonderheiten beachten:
Landesarchiv Berlin 26.04.2021 28Emotionale
Sachebene
Ebene
Transparenz über: Beachten:
• Wortwahl
•Gründe • Glaubwürdigkeit
•Inhalte • Visualisierung
•Folgen • Ehrlichkeit, Vertrauen
• Ansprache
Kontinuierliche
Dialog Kommunikation
Landesarchiv Berlin 26.04.2021 29Ehrlichkeit und Offenheit
• Fehlertoleranz zeigen:
– Scheitern gehört dazu und wird als Chance gesehen
– Über Fehler wird ehrlich und ohne Verurteilung
gesprochen
– Aus Fehlern lernen, Konsequenzen ziehen und beim
nächsten Anlauf umsetzen
• Pilotprojekte ins Leben rufen:
– Identifizierung der Personen, die der Veränderung
wohlgesonnen oder neutral gegenüberstehen:
Landesarchiv Berlin 26.04.2021 30Mögliche Einstellungen der Betroffenen
Skeptikerinnen Befürwortende Gegnerische Bewahrende
/ Skeptiker
Anzahl ca. 40% ca. 5% ca. 15% ca. 40%
Persönliche niedrig niedrig hoch hoch
Vorbehalte
Sachliche hoch niedrig hoch niedrig
Vorbehalte
VAk-19-F-8101, Erfolgreiches Akzeptanz- und Veränderungsmanagement - Herausforderung Einführung der
E-Akte, 08.10.2019 Verwaltungsakademie Berlin.
Landesarchiv Berlin 26.04.2021 31Einführung neuer IT-Systeme Benötigte Konzepte: • Fachkonzept • Betriebsführungskonzept • Infrastrukturkonzept • Sicherheitskonzept mit Gefährdungsanalyse • Datenschutzfolgeabschätzung • Ergonomie-/ Barrierefreiheitskonzept • Schulungskonzept Landesarchiv Berlin 26.04.2021 32
Weitere Tipps
Fachverfahren „Cleaning Days“/„Subotnik“
Beispiel:
Bayerns Erfahrungen bei Tizian – Behördenmitarbeitenden
- Veterinär-, Lebensmittel- und vorschlagen, diese Zeit für
Futtermittelüberwachung. die Nachbesserung
- Laufzeiten fehlten im aufzuwenden
Fachverfahren – einen TAG pro
Aussonderung unmöglich Monat/Vierteljahr
ohne Nachbesserung festlegen an dem
- Mängel der SGV ziehen sich ‚Subotnik‘ gemacht wird
durch und kosten am Ende
wahnsinnig viel
Landesarchiv Berlin 26.04.2021 33Vermittlung der Grundlagen
Es hilft… Es geht schief…
• Das GG & die Landesverfassung • Wenn die rechtlichen Pflichten
oder entsprechende Satzungen zu „mit der Knute“ vermittelt
erwähnen werden
• Die Sinnhaftigkeit des VwVfG & der • Wenn (vermeintlich) neue
Gemeinsamen Geschäftsordnung Aufgaben ohne Wertschätzung
hoch zu halten des bereits Geleisteten
• Konsequenzen von Nicht-Handeln vermittelt werden
aufzuzeigen (Schredder-Affairen) • Wenn kein Entgegenkommen
• Konsequenzen von Handeln i.S. d. und Verständnis vermittelt
Gesetze/Verordnungen werden
aufzuzeigen (Aufklärung in Strafver-fahren,
saubere Rechnungshofprüfungen, Forschung &
Aufklärung)
Landesarchiv Berlin 26.04.2021 34Die E-Verwaltungsarbeit im und mit dem Archiv Vorbereitung auf die E-Akte im Landesarchiv Berlin Aktuelle Berliner Projekte
So verwaltet das Landesarchiv das eigene
Schriftgut zur Zeit:
• Aktenplan – ja
• Aktenverzeichnisse – vereinzelt
• Strukturierte Ablage nach Aktenplan – ja via Fileablagen
• Mitnutzung von Fachverfahren (IPV / ProFiskal) – nur Zuarbeit; keine
Verwaltung/Speicherung durch LAB keine Verfahrensverantwortung, keine
Federführung bei der Schriftgutverwaltung (Aktenbildung erfolgt beim LVwA)
• eigene Fachverfahren
• AUGIAS; CMS (Content-Management-Systeme für Internetauftritt, Intranetauftritt)
• Haben wir schon elektronische Unterlagen (digital born) übernommen?
• die als archivwürdig bewerteten Fotos von Herrn Platow (entstanden in
Digitalkamera)
• Nacherfassungen Berliner Standesämter
• Einbürgerungsakten
• Geschäftsverteilungs- und Organisationspläne
Landesarchiv Berlin 26.04.2021 36Fachaustausch und Wiki
Wissenstransfer
Landesarchiv Berlin 26.04.2021 37Das Problem
• implizites vs. explizites Wissen
• Generationenwechsel
• Kaum Arbeitsabläufe festgeschrieben
• Verschiedene Wissensbasen – Infoverteilung zu
breit [300 Austauschordner, Arbeitsrechner der Mitarbeitenden (eigene
Dateien), Intranet LAB, Internet LAB, Intranet Land Berlin, Aushänge im Lesesaal,
Aushänge in der Poststelle, Internet-Eilmeldungen, Rechercheordner, …]
Landesarchiv Berlin 26.04.2021 38Weitere mögliche Maßnahmen
• Fachinformationen • Beschäftigtenhandbuch
– Regelmäßige oder sonstige
Fachveranstaltungen zu Wissensplattformen
bestimmten Themen etablieren
– Alle einladen, alle mitnehmen – Bspw. Wiki
• Einzelgespräche – Willkommensmappe
• Teambesprechungen (regelmäßig) – Intranet oder andere
Plattformen des
• Besprechungen mit Team &
Verwaltungssprengels
mit Verantwortlichen aus
anderen Bereichen
(Verwaltung/Bürgermeisterinnen&Bürger
meister, etc.)
Landesarchiv Berlin 26.04.2021 39Wissensmanagement
• Wiki: „Ein Wiki (hawaiisch für „schnell“) ist eine Website, deren Inhalte
von den Besuchern nicht nur gelesen, sondern auch direkt im Webbrowser
bearbeitet und geändert werden können (Web-2.0-Anwendung). Das Ziel
ist häufig, Erfahrung und Wissen gemeinschaftlich zu sammeln
(kollektive Intelligenz) und in für die Zielgruppe verständlicher Form zu
dokumentieren. Die Autoren erarbeiten hierzu gemeinschaftlich Texte,
die ggf. durch Fotos oder andere Medien ergänzt werden (Kollaboratives
Schreiben, E-Collaboration). Ermöglicht wird dies durch ein vereinfachtes
Content-Management-System, die sogenannte Wiki-Software oder Wiki-
Engine. […] Zudem nutzen auch viele Unternehmen Wikis als Teil des
Wissensmanagementsystems in ihrem Intranet
(standortübergreifend).
Landesarchiv Berlin 26.04.2021 40Was das ArchiWiki ist
• Werkzeug
– Durchsuchbares Nachschlagewerk
– für und von den Mitarbeiterinnen und
Mitarbeitern des LAB
– Gemeinschaftlich zu Arbeiten
– Um Wissen flexibel zu dokumentieren
Landesarchiv Berlin 26.04.2021 41Was das ArchiWiki ist
• Hilfsmittel
– für das Managen von Wissen
– bei Fragen und Unklarheiten in allen
Arbeitsbereichen des LAB
– beim Einarbeiten von neuen Kolleginnen und
Kollegen oder in neue Arbeitsbereiche
– als Ergänzung zum Intranet, u.a. durch Links im
Wiki zum Intranet
Landesarchiv Berlin 26.04.2021 42Was das ArchiWiki ist
• Chance
– Wissen zu demokratisieren
– Wissen zentral und niedrigschwellig zu bündeln
– Prozesse zu beschreiben und evaluieren
– Ins Gespräch zu kommen
Landesarchiv Berlin 26.04.2021 43Was das ArchiWiki nicht ist
• Ein Ersatz für das Intranet
• Eine Gerüchteküche: Die Artikel haben einen
neutralen Standpunkt
• Ein allgemeines Diskussionsforum:
Unstimmigkeiten über Themen sollen als
Einladung für einen persönlichen fachlichen
Austausch gesehen werden.
Landesarchiv Berlin 26.04.2021 44Ursache und Grundlagen
Warum brauchen wir Wissenstransfer und Mittel hierfür?
• ‚kaputtgeschrumpfte Verwaltung‘ und demografischer Wandel: ein hohes fachspezifisches
Wissenspotenzial ging und geht weiter verloren.
• Gleichzeitig stetig steigende Anforderungen an alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
gesetzliche Grundlagen:
• GGO I – Transparenz des Verwaltungshandelns
eine bereits in sich selbst intransparente Verwaltung kann nie nach Außen transparent sein
Vermeidung von „die eine Hand weiß nicht, was die Andere tut“
• Koalitionsvereinbarung („Berlin gemeinsam gestalten“ Solidarisch. Nachhaltig. Weltoffen. Koalitionsvereinbarung zwischen
Sozialdemokratische Partei Deutschlands (SPD) Landesverband Berlin und DIE LINKE Landesverband Berlin und BÜNDNIS 90/DIE GRÜNEN
Landesverband Berlin für die Legislaturperiode 2016-2021)
• Senatsbeschlüsse, -vorlagen und Mitteilungen zur Kenntnisnahme zwischen
Abgeordnetenhaus und Senat im Rahmen der Personalentwicklung
• Div. Grundsatz- und Rundschreiben der Senatsinnenverwaltung und der SenFin
essentieller Bestandteil des allgemeinen Personalmanagements
(https://www.berlin.de/sen/finanzen/personal/personalmanagement/)
Landesarchiv Berlin 26.04.2021 45Landesarchiv Berlin 26.04.2021 46
Landesarchiv Berlin 26.04.2021 47
Landesarchiv Berlin 26.04.2021 48
Landesarchiv Berlin 26.04.2021 49
Landesarchiv Berlin 26.04.2021 50
Landesarchiv Berlin 26.04.2021 51
Landesarchiv Berlin 26.04.2021 52
Landesarchiv Berlin 26.04.2021 53
Landesarchiv Berlin 26.04.2021 54
Landesarchiv Berlin 26.04.2021 55
E-Aktenbildung ohne DMS?
Elektronische Registrierung nach
Aktenplan
Landesarchiv Berlin 26.04.2021 56Landesarchiv Berlin 26.04.2021 57
Landesarchiv Berlin 26.04.2021 58
Elektronisches Landesarchiv?
Überlieferung im
Überlieferung im Verbund
Eichborndamm?
Leider nein Seit 2021 Mitglied im DAN –
denn die zwingend notwendigen Digitales Archiv Nord
Voraussetzungen können auch in technisch-organisatorische Basis:
Zukunft nicht geschaffen werden DIMAG (Digitales Magazin Baden-
• logistisch Württemberg)
• technisch zZt. mit im Boot:
• personell Bremen, Hamburg, Mecklenburg-
Vorpommern, Schleswig-Holstein,
• Sicherheitsbedarfe (Backups und
Sachsen-Anhalt,
Spiegelung an einem zweiten
unbekannten Ort (2x Serverfarm) Brandenburg
Landesarchiv Berlin 26.04.2021 59Elektronisches Landesarchiv?
Zur Zeit sind unsere Aufgaben:
- Etablierung eines Basisdienstes digitale Archivierung für Berlin
- Einarbeitung im DAN-Verbund und somit auch im DIMAG-Verbund
- Mitwirkung in bundesweiten AGs
- Festschreibung und ggfls. Optimierung der eigenen Geschäftsprozesse
(Arbeitsabläufe)
- Bewertung der 323 Berliner Fachverfahren (Dunkelziffer unbekannt) Beratung der
Behörden in Fragen der elektronischen Schriftgutverwaltung inklusive
Langzeitspeicherung, Aussonderung, Archivierung
- Beratung der Kolleginnen in Sachen E-Verwaltungsarbeit
- Teilhabe bei der Einführung neuer IT-Systeme
- Konkrete Hilfestellung und Wissensvermittlung
- „UserHelpDesk“ und Handreichungen zur Ablagengestaltung nach Aktenplan,
Speicherung von Dateien in anderen Formaten (z.B. PDF/A)
- Prüfung von Produkten und Lösungen
- … Berlin
Landesarchiv 26.04.2021 60E-Governmentgesetz - Umsetzung
Aktuelle Berliner Projekte
Landesarchiv Berlin 26.04.2021 61Wie sieht‘s in Berlin aus?
noch ist laut GGO I die Papierakte die Führende – somit wird eigentlich alles
Aktenrelevante ausgedruckt…eigentlich…Vieles bleibt aber intransparent und die
Realität zeigt:
• Wandel spätestens seit den 1980er Jahren, mehr oder weniger schleichend
• Büroreformen, Verwaltungsausdünnung/-reform, fehlende zentrale Steuerung der
Schriftgutverwaltung jede Behörde/ Abteilung, bis heute unterschiedlich schnell bzw. stark
auf elektronische Verwaltungsarbeit umgestellt.
• So arbeiten die Behörden heute
– in wenigen Bereichen mit Dokumentenmanagement- oder Vorgangsbearbeitungssystemen,
– in einigen Bereichen mit Fachverfahren,
– und alle nutzen sogenannten File-Ablagen
• Dabei nutzt „jeder“ ein anderes Produkt, eine spezielle Hauslösung/Modul, welche i.d.R. nicht
kompatibel sind;
• keine/kaum Regelungen zu Aussonderung oder Langzeitspeicherung vorhalten
Es gibt Standardisierungsbemühungen!
Wir sind mitten im Umbruch
Landesarchiv Berlin 26.04.2021 62Erste Maßnahmen zur Umsetzung von E-
Governmentstrategie und -Gesetz:
Im Benehmen mit dem Hauptpersonalrat sind derzeit
sämtliche Institutionen angehalten, ihre
Verwaltungsabläufe zu analysieren, zu optimieren und zu
dokumentieren.
Inkl. Erstellung/Pflege/Überarbeitung von Aktenplänen,
Aktenverzeichnissen, etc.
#ALLE EINRICHTUNGEN DES LANDES UND DER BEZIRKE#
Landesarchiv Berlin 26.04.2021 63Der 4. Berliner Verwaltungskongress 2017
„Wir verwalten den Mangel“ – Der Hauptpersonalrat
• HPR und IKT-StS sind Verbündeter bei Barrierefreiheit
• Vor Einführung der eAkte kommt
Geschäftsprozessoptimierung
• Einführung von Basisdiensten
• One-Stop-Government
• Open Data
• Transparenzgesetz
Landesarchiv Berlin 26.04.2021 64Wissensmanagement im Land Berlin • Wissensoffensive des Berliner Senats seit ca. 2015: Alle Behörden sind angehalten, ein systematisches Wissensmanagement einzuführen. • Seit 2015 stehen Mittel für den Wissenstransfer im Berliner Landeshaushalt zur Verfügung – „Wissensoffensive des Berliner Senats“ • Beratungsstelle bei der Senatsverwaltung für Finanzen • Erklärvideo: https://www.berlin.de/vak/lernen-und- qualifizieren/lernvideos/#wt Landesarchiv Berlin 26.04.2021 65
Geschäftsprozessmanagement (GPM) • „Im EGovG Bln ist festgelegt, dass der Umsetzung einer Digitalisierungsmaßnahme immer zwingend eine Geschäftsprozessbetrachtung und im Idealfall auch eine entsprechende Optimierung vorangestellt werden muss.“ (Berliner Modellierungskonvention zur Gestaltung von Geschäftsprozessen, Version 1.0, März 2019) • „…als medienbruchfreie Prozesse unter Nutzung der Informations- und Kommunikationstechnik (IKT) zu gestalten. Die Berliner Verwaltung steht damit in den kommenden Jahren vor einem umgreifenden Veränderungsprozess.“ (Praxisleitfaden Geschäftsprozessmanagement Berlin, April 2018) Landesarchiv Berlin 26.04.2021 66
ENTWURF GP Aussonderung Papier nach BPMN in ADONIS-NP, Stand März 2021 Landesarchiv Berlin 26.04.2021 67
Quelle: IKT-Architektur Version 1.6, Stand: Februar 2020, Seite 8 von 66, Abbildung 5: Strukturbeschreibung E-Government Landesarchiv Berlin 26.04.2021 68
1. Basisdienst DE-Mail 11. Basisdienst Service App Berlin
2. Basisdienst Digitaler Antrag (BDA) 12. Basisdienst Service-Konto Berlin (SKB)
3. Basisdienst Digitale Akte 13. Basisdienst Postfach
4. Basisdienst Digitale Archivierung 14. Basisdienst Termin- und
5. Basisdienste für Digitale Zeitmanagementsystem (ZMS)
Kollaboration 15. Basisdienst Vertrauensdienste
6. Basisdienst Dokumenten Input 16. Basisdienst Elektronische Identität
Management (DIM) (eID)
7. Basisdienst 17. Basisdienst Virtuelle Poststelle (VPS)
Dokumentenprüfgeräte (DPG) 18. Basisdienst Signaturen anbringen und
8. Basisdienst E-Payment prüfen (eSignatur-Service)
9. Basisdienst 19. Basisdienst Elektronisches
Geodateninfrastruktur (GDI) Behördenpostfach (eBPF)
10. Basisdienst Service Portal Berlin 20. Basisdienst Besonderes elektronisches
(SPB) Behördenpostfach (beBPo)
Landesarchiv Berlin 26.04.2021 69Landesarchiv Berlin 26.04.2021 70
Fazit
• Alles hängt zusammen – alles bedingt einander: ordentliche
Schriftgutverwaltung bedingt fachgerechte Archivierung
• Wenn die Grundlagen sitzen, sind die Umstände Makulatur
• Wer am Anfang spart, verursacht am Ende mehr Kosten
• Ja-Sager / Nein-Sager: völlig egal, sagen können die Menschen vieles.
Machen ist die große Hürde.
• Vor der Wut und der Ablehnung kommt die Angst – Angst kann man
den Menschen durch Aufklärung nehmen
• Kenne deine Arbeitsabläufe und halte dich daran (Prozesstreue)
• mit gutem Beispiel vorangehen lohnt sich, kostet aber viel Kraft und
Ressourcen
• frühzeitig planen und Mittelbedarfe hoch ansetzen
Landesarchiv Berlin 26.04.2021 71Landesarchiv Berlin 26.04.2021 72
Oder wer‘s lieber heimelig mag:
-Willy Brandt-
Landesarchiv Berlin 26.04.2021 73Kontakt
Jennifer Reiche
• dipl. Archivarin (FH)
• elektronische Verwaltungsarbeit und
Archivierung
• Geschäftsprozessmanagement
• Behördenberatung
reiche@landesarchiv.berlin.de
(0151/19658398)
Landesarchiv Berlin 26.04.2021 74Sie können auch lesen
