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Überblick zum OGC Standard
„Management of Portfolios“
Erstellt von http://www.rconsult.at
Seite 1
EINFÜHRUNG
Seite 2
Inhalt des Buches
• Überblick zu Portfolio Management(PfM)
– was es ist,
– wie es getan wird,
– wie es mit anderen Aktivitäten der Organisation
zusammenpasst.
• Beschreibung
– der Prinzipien und Praktiken
• Beispiele von PfM
– die illustrieren wie die Prinzipien angepasst werden.
Seite 3
WAS IST PORTFOLIO
MANAGEMENT ?
Seite 4
Portfolio Management
• Portfolios:
– Die gesammtinvestitation einer
Organisation
– in Änderungen
– Die notwendig sind fuer die
Realisiering strategischer Zielen
• Portfolio Management
– Eine koordinierte
Zusammensetzung von Prozesse
und Entscheidungen
– gezielt auf eine effektieve Bilanz
zwischen Normalbetreib und
Änderung
Seite 5
Hintergrund PfM
• Änderung wird optimiert
• Erreichbare Ziele werden nachgestrebt,
• Initiatieven sind verbunden zu strategischen
Zielen
• Alle Initiativen sind notwendig
• Lieferung ist effektiver
• Nutzen wird realisiert
Seite 6
Wichtigste vorteile von PPfM
• Konzentration aller Änderungen an einem Punkt
• Planen und Überwachen
• Vergleich von fertiggestellten 2P mit dem
Forecast
• Identifiziere Abhängigkeiten
• Etablierte Governance Strukturen
• Definiere Investitionskriterien
• Überlegen einer phasenweise Freigabe von
Geldern
Seite 7
Mehrwert von PfM
• Nur die richtigen Initiativen
• Keine redundanten und unnötige Projekten oder
Programme (2P)
• Effektiveres 2P-Management
• Effektiveres Ressourcen-Management
• Bessere Nutzenerreichung
• Mehr Transparenz
• Bessere Stakeholdereinbindung
Seite 8
STRATEGISCHER UND
ORGANISATORISCHER KONTEXT
Seite 9
Pfm in Kontext
• PfM & strategische
Geschäftsplanung
Seite 10PFM PRINZIPIEN
Seite 11Einführung
Definitions- und
5 Themen
Lieferungprozesse
1. Senior Management
Zustimmung
2. Governance Abstimmung
3. Strategischer Abgleich
4. Portfolio Büro
5. Energiegeladene
Änderungskultur
Seite 12Senior Management Zustimmung
• Wegen 3 Grunden:
– Priorisierung,
– Entscheidungsstruktur
– SM ist im Boot
• Unterstützung vom SM:
– Öffentlich Führen und positiv
Kommunizieren
– Persönliches, aktives positives teilnehmen
– Beitragen der Erfahrung
– Compliance sicherstellen, PET Projekte raus
– Entscheidungsgrundlagen an die MA
kommunizieren
– walk the talk
Seite 13Governance Abstimmung
• Rollen
Seite 14Strategischer Abgleich
• Es existiert eine gut formulierte
Strategie
• Alle Änderungsinitiativen haben einen
gut definierten Business Case
Seite 15Portfolio Büro
Portfolio Office
der Org. Kompetenzzentrum
(COE)
kann eine eigene
Einheit sein oder eine
Funktion / Team
innerhalb der Büros
•Standards
•Fähigkeiten
/Ausbildung
Bereichs Bereichs •Sicherung
Portfolio / Portfolio / •Wissensmgmt.
Programm- Programm-büro
büro (permanent)
(permanent)
Programmbüro Projektbüro
für eine für eine
spezifische spezifische
Initiative Initiative
(temporär) (temporär)
Seite 16Energiegeladene Änderungskultur
• Senior Management
– Zustimmung,
– Kommunikation
– Motivation
• Gegenseitiger, gemeinsamer
Wunsch erfolgreich zu sein
• Ekffektive Steuerung mit einem
passenden Niveau
von Bürokratie
• Kultur und Handlung reflektiert
den Fokus auf den Erfolg der
Organisation,
– anstatt silo-basierender Interessen
Seite 17PFM MANAGEMENTZYKLEN
Seite 18PfM Managementzyklen
Seite 19PfM Energie
Organisational
Energy
Seite 20PFM DEFINITIONSZYKLUS
Seite 21Pf Definitionszyklus Einführung
• Grund:
– Schlüsselinfos sammeln
• Wenn´s gut läuft:
– Klarheit aus dem Helikopter
• Wenn´s nicht gut läuft:
– Pf nutzt Ress. nicht gut.
Seite 22Definition: Verstehen
• Grund: Klare Sicht auf –
was ist in Portfolio, was
in der Pipeline, Forecast
• Was ist dabei ?
– SWOT,
– PESTLE Analysis,
– Porter’s 5 Forces
Seite 23Definition: Kategorisieren
• Grund:
– Portfolio ist leichter zu
verstehen
• Was ist dabei ?:
– Kat nach z.B, Cranfield
Uni, oder beliebig.
Seite 24Definition: Priorisieren
• Grund: Antworten auf:
– Wo investieren ?
– Was ist am wichtigsten ?
– Wo zuerst Ressourcen
reingeben
• Was ist dabei ?:
– Meist finanzelle Werte
Seite 25Definition: Ausbalancieren
• Grund:
– Ausbalancieren der priorisierten
Liste
• Was ist dabei ?
– Zeitpunkte
– Abdecken der strategischen Ziele
– Auswirkungen auf das Geschäft
– Phase der Entwicklung der
Initiative
– Gesamtrisiko
– Nutzenprofil
– Verfügbare Ressourcen
Seite 26Definition: Planen
• Grund:
– Stakeholder sollen verstehen
was das Portfolio liefert
– Pf Strategie-, und Lieferplan
• Was ist dabei ?
– Längerfristiger Überblick
– Klarheit für die Stakeholder
– Motivieren
– Konvertieren des
balancierten Pf in einen Plan
– Baseline für Überwachung
liefern
Seite 27PFM LIEFERZYKLUS
Seite 28Pf Lieferzyklus Einführung
• Grund:
– Erfolgreiche Implementierung der Veränderung
• Wenn´s gut läuft:
– Effektives und effizientes Mgtm von Ress. und Geld
• Wenn´s nicht gut läuft:
– Pf nicht innerhalb Zeit/Budget.
Seite 29Liefern: Management Control
• Grund: Reguläre Überwachung gegen die Baseline
• Was ist dabei ?
– Definierter Prozess
– Führung und Vorlagen
– Zyklische Fortschrittsberichte
– Phasen – Meilensteinreviews
– Portfolio Reviews
Seite 30Liefern: Nutzenmanagement
• Grund: Effektives
– Managen des Portfolionutzens
• Was ist dabei ?
– Nutzenmanagement Framework/Strategie
– Monetär und Nicht-Monetär
– Auszahlbare und nicht-Auszahlbare
– Effizienz / Produktivität and Effektive
Leitugs
– Ökonomische, effiziente und
Effektivitätsnutzen.
Seite 31Liefern: Finanzmanagement
• Grund:
– Anpassung PfM Zyklus an
Finanzmgtzyklus
• Was ist dabei ?
– Selektion passender Investitionskriterien
– Regeln für Forecasts und Business Case.
– Regeln für die Bewertung von
Einsparungen
– Klare Vorgaben für Berichtsvarianzen
– Finanzierungsplan in jedem Business
Case
– Anwendung von Phasen an die
Phasen”Gates”
– Pf-Lieferplan hat einen Finanzplan
– Überwachung im Jahresrhytmus
– Entscheidung über die Finanzvorsorge
Seite 32Liefern: Risikomanagement
• Grund:
– Konsistentes Pf-Risikomanagement
• Was ist dabei ?
– Implementieren von Standards
– Zusammenarbeit mit der Org-Risikoabteilung
– Einbeziehung des RM bei Gates/Phasen
– zyklische Reviews über das gesamte Portfolio
– Effektiver Eskalationsprozess
– Einbeziehung Org-Risks ins Portfolio
– Budgetäe Notfallspläne ?
– Abhängigkeitsmanagement
Seite 33Liefern: Einbeziehung der Interessensgruppen
• Grund:
– Wünsche der Kunden sind bekannt
– Stakeholder einbeziehen (Definition,
Lieferung)
• Was ist dabei ?
– Vorstand ist sichtbar einbezogen
– Konsistenter Ansatz für die Einbeziehung
– Zusammenarbeit mit
Unternehmenskomm.
– Pf Stakeholder Komm-Plan
– Schlüsselgruppen sind bekannt
– Champion:challenger Modell
Seite 34Liefern: Organisationssteuerung
• Grund:
– Klarheit über Entscheidungsstrukturen
bekommen
• Was ist dabei ?
– Vision was das Portfolio erreichen soll
– Beschreibung was PfM erreichen soll
– Rollenprofile für Schlüsselpositionen
sind geschrieben
– Geschäftslebenszyklus und
Phasen/Meilensteine definiert
– Eskalationspfade mit Limits sind
definiert
– Portf. Office ist der Hüter der Portf-
Prozesses
Seite 35Liefern: Ressourcenmanagement
• Grund:
– Limitierte Ressourcen benötigen
effektives und effizientes
Management
• Was ist dabei ?
– Verstehen des Bedarfes
– Verstehen der Lieferung
– Anpassung Bedarf / Lieferung
– Schließen von Löchern
Seite 36ROLLENBESCHREIBUNGEN
Seite 37Portfolio Direction Group (PDG)
• Auch:
– Investment Committee (IC)
• Entscheidet was ins Portfolio kommt
Seite 38Portfolio Progress Group (PPG)
• oder Change Delivery Committee (CDC
• Überwacht den Fortschritt uns löst offene Punkte
Seite 39Business Change Director
• oder Portfolio Director
• Vorstandsmitglied,
• verantwortlich für die Portfolio Strategie
Seite 40Portfolio Manager
• Koordiniert die effektive, effiziente Umsetzung
von PfM.
Seite 41Portfolio Benefits Manager
• Sichert einen konsistenten „Fit for Purpose“
Ansatz für das Nutzenmanagement
Seite 42ENDE
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