LEISTUNGSBESCHREIBUNG AUSSCHREIBUNG IM OFFENEN VERFAHREN - Dienstleistungen zur Durchführung von Kommunikationsmaßnahmen für Jugendliche, um sie ...
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LEISTUNGSBESCHREIBUNG
Dienstleistungen zur Durchführung von Kommunikationsmaßnahmen
für Jugendliche, um sie spielerisch und pädagogisch adäquat über die
Europäische Union zu informieren
AUSSCHREIBUNG IM OFFENEN VERFAHREN
Nr. 2014CE16BAT003
1INHALT
1. BEZEICHNUNG DER AUSSCHREIBUNG.......................................................... 4
2. ZWECK UND HINTERGRUND............................................................................. 4
3. AUFTRAGSGEGENSTAND ................................................................................... 4
3.1 Beschreibung der geforderten Leistungen .................................................... 4
3.1.1. Entwicklung und Umsetzung von Kommunikationsstrategien
und -maßnahmen sowie Gestaltung von
Informationsprodukten ........................................................................ 5
3.1.2. Grafische Gestaltung, Layout, Vordruckstufe und Druck................... 5
3.1.3. Webseiten, Homepages, Internet- und mobile Anwendungen ............ 6
3.1.4. Werbemaßnahmen ............................................................................... 7
3.2 Liefergegenstände............................................................................................ 7
3.3 Berichte............................................................................................................. 8
3.4 Qualität, „Life cycle“ und Umweltschutz...................................................... 8
3.5 Arbeitsansatz.................................................................................................... 9
3.5.1. Vom Auftragnehmer gebildetes Team ................................................ 9
3.5.2. Aufgabe der verschiedenen Beteiligten............................................. 10
4. AUFTRAGSUMFANG ........................................................................................... 10
5. VERTRAGLICHER RAHMEN ............................................................................ 10
6. EINREICHUNG DER ANGEBOTE..................................................................... 12
7. TECHNISCHES ANGEBOT UND FALLSTUDIEN .......................................... 13
7.1 Technisches Angebot ..................................................................................... 13
7.2 Simulationen/Fallstudien .............................................................................. 13
8. PREISANGEBOT ................................................................................................... 14
9. AUSSCHLUSSKRITERIEN (GELTEN AUCH FÜR
UNTERAUFTRAGNEHMER)................................................................................. 14
9.1 Von der Teilnahme ausgeschlossen werden Bieter,.................................... 14
9.2 Ausschluss von der Auftragsvergabe........................................................... 15
9.3 Angebote von Bietergemeinschaften sowie Angebote mit
Beteiligung von Unterauftragnehmern ....................................................... 16
10. AUSWAHLKRITERIEN........................................................................................ 17
10.1 Rechtslage (gelten auch für Unterauftragnehmer) ......................................... 17
210.2 Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit.................................... 17
10.3 Technische und berufliche Leistungsfähigkeit ........................................... 18
11. GEWÄHRUNGSKRITERIEN .............................................................................. 19
11.1 Qualitätsnote (maximal 100 Punkte) ........................................................... 20
11.2 Finanzielle Note (Preisindex)........................................................................ 21
11.3 Gesamtbewertung.......................................................................................... 21
VERZEICHNIS DER ANHÄNGE ................................................................................... 23
31. BEZEICHNUNG DER AUSSCHREIBUNG
Ausschreibung im offenen Verfahren zur Durchführung von
Kommunikationsmaßnahmen für Jugendliche, um sie spielerisch und pädagogisch
adäquat über die Europäische Union zu informieren (Nr. 2014CE16BAT003).
2. ZWECK UND HINTERGRUND
Um Jugendlichen den Geist des europäischen Einigungswerks zu vermitteln und ihnen
die Leistungen der Europäischen Union näherzubringen, beabsichtigen die
Kommissionsdienststellen die Durchführung neuer Kommunikationsmaßnahmen für
Jugendliche.
Mit der vorliegenden Ausschreibung soll den Kommissionsdienststellen ein
Rahmenvertrag mit einem einzigen Auftragnehmer zur Verfügung gestellt werden, der
ein Paket von Leistungen für die Planung, die Ausführung und die Betreuung spielerisch
und pädagogisch ausgelegter Kommunikationsprodukte und -maßnahmen für
Jugendliche und die für sie zuständigen Personen mit Erziehungsauftrag erbringen soll.
Auftraggebende Behörde ist die Generaldirektion Regionalpolitik und Stadtentwicklung
(GD REGIO). Andere Generaldirektionen werden diesen Rahmenvertrag nutzen.
3. AUFTRAGSGEGENSTAND
3.1 Beschreibung der geforderten Leistungen
Die Kommissionsdienststellen möchten eine Fachfirma mit Erfahrungen im Bereich
Kommunikation für Jugendliche damit beauftragen, spielerisch und pädagogisch
ausgelegte Kommunikationsprodukte und -maßnahmen anzubieten, zu konzipieren und
zu entwickeln und deren Verbreitung und Follow-up zu gewährleisten.
Zu den betreffenden Bereichen gehören alle Politikfelder, Programme und Aktivitäten,
für welche die Kommissionsdienststellen zuständig sind.
Unter der Aufsicht der Kommission muss der Auftragnehmer folgende Aufgaben
ausführen (Aufzählung nicht erschöpfend):
• Entwicklung von Kommunikationsstrategien und -maßnahmen
• Konzeption und Gestaltung von Informationsprodukten
• Texte schreiben
• Grafische Gestaltung, Layout, Vordruckstufe
• Druck (in bestimmten Fällen und in begrenztem Umfang)
• Gestaltung und Erstellung von Websites und mobilen Anwendungen
• Werbemaßnahmen
4Das Zielpublikum definiert sich wie folgt (Aufzählung nicht erschöpfend):
• Jugendliche
• Lehrer/-innen, Erzieher/-innen usw.
• Jugendbewegungen und -vereine
• Europäische Verbände
• Mitglieder des Informationsdiensts Europe Direct
• Schulen, NRO usw.
In diesem Zusammenhang hat der Auftragnehmer folgende Aufgaben auszuführen:
3.1.1. Entwicklung und Umsetzung von Kommunikationsstrategien und
-maßnahmen sowie Gestaltung von Informationsprodukten
Der Auftragnehmer kann gezwungen sein, neue Kommunikationsstrategien für die
Politikfelder, Programme und Aktivitäten der Europäischen Kommission zu entwerfen
und/oder sie diesbezüglich zu beraten (herausstellen, dass die Europäische Union
weltweit der Hauptakteur für humanitäre Hilfe ist, die Vorteile des Binnenmarkts und der
Investitionen der Strukturfonds in den Regionen erklären, die Berufsbilder in Verbindung
mit Sprachen erläutern usw.).
Abhängig von ihren Schwerpunkten können diese Stellen dem Auftragnehmer besondere
Themen vorgeben und sich zur Herausarbeitung von Schlüsselbotschaften und zur
Festlegung geeigneter Kommunikationsmittel sowie Verbreitungsverfahren beraten
lassen, um ein spezielles Publikum anzusprechen.
Auf der Grundlage eigener Recherchen und Analysen muss der Auftragnehmer der
auftraggebenden Stelle geeignete Kommunikationsmaßnahmen und Verbreitungskanäle
abgestimmt auf die benannte Zielgruppe vorschlagen.
Botschaften, Konzepte, Scripts und Drehbücher zu jeder Aufgabe sind auf jeder
Entwicklungsstufe in Absprache mit der auftraggebenden Stelle zu klären.
Der Bieter muss in der Lage sein, auf Französisch und Englisch zu arbeiten.
3.1.2. Grafische Gestaltung, Layout, Vordruckstufe und Druck
a) Grafische Gestaltung, Layout und Vordruckstufe
Die zu erbringenden Leistungen betreffen die grafische Gestaltung und die Bearbeitung
von Dateien im jeweils erforderlichen Format für die Erstellung und Verbreitung von
Kommunikationstools für Jugendliche wie Spiele, Puzzles, Comics, Zeichnungen,
Veröffentlichungen (Aufzählung nicht erschöpfend) unter Wahrung der Corporate
Identity der Europäischen Kommission
(http://ec.europa.eu/dgs/communication/services/visual_identity/index_de.htm). Im
Kostenvoranschlag darf die Anzahl Probeabzüge, die für ein Informationsprodukt
vorzulegen ist, nicht begrenzt sein; ausschlaggebend hierfür ist die Qualität der
Vorschläge. Im Rahmen des normalen Freigabeablaufs sind mehrere Probeabzüge
vorzusehen.
Jeder angegebene Link ist – unabhängig vom jeweiligen Tool – vom Auftragnehmer zu
überprüfen.
5Wird ein Informationsprodukt in eine andere Sprache als die Ausgangssprache
übertragen, sind diese neuen Sprachfassungen einschließlich sämtlicher Bestandteile des
Informationsprodukts (Text, Bilder, Bildunterschriften usw.) auf eigene Verantwortung
zu erstellen.
Für Sprachfassungen, die keine Original-Sprachfassung darstellen, wird somit keine
„Druckfreigabe“ erteilt.
b) Druck
Im Allgemeinen werden für die Kommissionsdienststellen erstellte Produkte vom Amt
für Veröffentlichungen gedruckt.
Im Rahmen des vorliegenden Vertrags könnten bestimmte Sonderprodukte in einer
begrenzten Auflage und zu Marktpreisen gedruckt werden, sofern die Gestaltung
untrennbar mit drucktechnischen Vorgaben (Format, Kosten, Materialien usw.)
verbunden ist und die auftraggebende Stelle vorher zustimmt.
3.1.3. Websites, Homepages, Internet- und mobile Anwendungen
Der Auftragnehmer muss alle erforderlichen Arbeiten für Onlinestellung, Betrieb,
Erstellung, Entwicklung, Veränderung und Pflege von Internetseiten und den
dazugehörigen Anwendungen nicht nur inhaltlich, sondern auch in Bezug auf die
Aufmachung übernehmen, wie sie im Folgenden zur Veranschaulichung und ohne
Anspruch auf Vollständigkeit beschrieben werden:
– Homepages und Internetseiten, die in Form statischer (z. B. in html) oder
dynamischer Seiten (Coldfusion, jsp, Drupal usw.) und als Flash-Modul in
allen EU-Sprachen veröffentlicht werden könnten,
– verschiedene Anwendungen für Tablets oder Smartphones,
– Verbreitung von Informationsprodukten und -maßnahmen über die am
häufigsten genutzten sozialen Medien (Facebook, Twitter, Youtube,
Flickr, Slideshare usw.) sowie Werbemaßnahmen (Facebook ads usw.).
Die im Rahmen des vorliegenden Auftrags entwickelten Produkte, die später ins Internet
gestellt werden sollen, müssen dafür die von den Kommissionsdienststellen angegebenen
Sites nutzen.
Alle Partner, die an der Veröffentlichung von Internetseiten oder der Erstellung von IT-
Anwendungen beteiligt sind, müssen ihre Konformität mit der bei der Kommission
geltenden Daten- und Informationspolitik und den entsprechenden Normen
gewährleisten (http://ec.europa.eu/ipg/) und die besonderen Vorgaben für die Corporate
Identity der Europäischen Kommission
(http://ec.europa.eu/dgs/communication/services/visual_identity/index_de.htm) beachten.
In Bezug auf die auf dem Server der Europäischen Kommission gehosteten Sites muss
sich der Auftragnehmer ganz genau an den „Information Providers Guide“ (Leitfaden für
Informationsanbieter) der Kommission (oder mögliche Updates davon) halten
(http://ec.europa.eu/ipg/index_en.htm). Dieser Leitfaden richtet sich speziell an
Koordinatoren, Webmaster und Dienstleister, die Websites auf EUROPA gestalten, und
6deckt redaktionelle, technische und grafische Aspekte insbesondere im Zusammenhang
mit Urheberrechten, Barrierefreiheit von Inhalten und Bedienerfreundlichkeit ab.
Jede vom Auftragnehmer erbrachte Einzelaufgabe muss sowohl im Hinblick auf die
technischen Besonderheiten als auch auf die tägliche Bedienung ordnungsgemäß
dokumentiert werden (http://www.cc.cec/RUPatEC/), so dass die Weiterführung der
Arbeiten oder die Anpassung eines Produkts durch eine Dienststelle der Europäischen
Kommission oder einen anderen Auftragnehmer in Zukunft unter den besten
Voraussetzungen erfolgen kann. Zu jeder Einzelaufgabe ist eine Garantie über technische
Wartung für die gesamte Vertragslaufzeit mit einer Mindestdauer von einem Jahr ab
Abnahme des Endprodukts durch die Kommissionsdienststellen abzugeben. Unabhängig
von den verbindlichen Terminvorgaben für die Abläufe im Umgang der
Generaldirektionen mit den IT-Abteilungen der Kommission oder eigenen
Terminvorgaben dieser Abteilungen kann die Abnahme nicht vor der kompletten
Inbetriebnahme des Produkts in der fest zugeordneten Umgebung erfolgen. Die
Anwendungen (und die dazugehörige Nutzungslizenz) sind so zu liefern, dass sie in der
IT-Umgebung der Kommission lauffähig sind; auch die Quellcodes sind unkompiliert
und entsprechend dokumentiert zu liefern.
3.1.4. Werbemaßnahmen
Der Auftragnehmer kann mit Aufgaben betraut werden, durch die eine optimale
Verbreitung der entwickelten Informationsprodukte gewährleistet wird.
In diesem Zusammenhang obliegt es dem Auftragnehmer, gegebenenfalls entsprechende
Kontakte zu möglichen „Multiplikatoren“ zu knüpfen, um die angebotenen Leistungen
zu entwickeln und die Verbreitung der entwickelten Produkte zu fördern. Zur Werbung
für diese Produkte kommt auch eine Teilnahme des Auftragnehmers an einer Reihe von
Veranstaltungen in Brüssel oder in den EU-Mitgliedstaaten wie Tage der offenen Tür,
Bildungsschauen, Fachmessen, Veranstaltungen des Informationsdiensts Europe Direct
usw. in Betracht.
Auch die Planung der Aktivitäten an einem Stand, die Erstellung von Informations- und
Kommunikationsmitteln speziell für die Veranstaltung sowie die Standbetreuung
während der Veranstaltung können zum vorliegenden Rahmenvertrag gehören.
Über mögliche Aufträge für verschiedene Veranstaltungen hinaus kann der
Auftragnehmer ferner beauftragt werden, Schreiben zu verfassen, Präsentationen zu
gestalten, Kontakte zu möglichen Multiplikatoren aufzunehmen usw. Er wird
aufgefordert, den Kommissionsdienststellen Vorschläge für Werbeaktionen in beliebiger
Form zu machen, die ihm im Hinblick auf die verfolgten Ziele und entwickelten
Produkte am geeignetsten erscheinen.
3.2 Leistungen
Welches Format für eine Leistung zu beachten ist, wird im jeweiligen Auftragsschein
oder Einzelauftrag festgelegt.
Bei Abschluss der Druckvorstufe muss der Auftragnehmer je nach Vorgaben der
auftraggebenden Stelle eine oder mehrere der folgenden Leistungen erbringen:
- eine PDF/A-1a-Datei für Archivierungszwecke. Diese Datei muss alle
erforderlichen Merkmale für das Aufrufen eines lauffähigen Inhalts
7enthalten (Struktur und Mark-ups, Festlegung der Sprache und der
Unicode-Zeichentabelle),
- eine (drucktechnisch optimierte) PDF/X-Datei mit allen Elementen
(Schnittmarken, Schriftarten usw.), die für eine sofortige Verarbeitung
und Drucklegung erforderlich sind,
- eine (weboptimierte) PDF/A-Datei zum Herunterladen von verschiedenen
Websites. In dieser Version müssen die Schnittmarken ausgeblendet sein,
die Links müssen aktiv sein, und die Lesezeichen (Bookmarks) müssen
eingebunden sein. Ist ein Index vorhanden, so müssen interaktive Links
auf die entsprechenden Abschnitte im Text verweisen. Bilder müssen eine
Auflösung von 72 dpi haben,
- eine InDesign-Datei oder ein dazu kompatibles Format.
Alle Quelldateien zu den verschiedenen Produkten, die im Rahmen des vorliegenden
Vertrags erstellt werden, sind der auftraggebenden Stelle zu übermitteln. Alle für die
Kommission entwickelten Produkte gehen in das Eigentum der Kommission über, die
sich das Recht vorbehält, das Produkt ganz oder teilweise zu verändern, anzupassen oder
ganz oder teilweise weiterzuverwenden.
3.3 Berichte
Vor jeder möglichen Anforderung von Zwischenzahlungen ist ein Zwischenbericht
vorzulegen. Darin werden die bereits ausgeführten Arbeiten, die dafür eingesetzten
Ressourcen, die aufgetretenen Probleme, die dafür gewählten Lösungen sowie eine
genaue Zeitplanung zu den noch ausstehenden Arbeiten auf Französisch oder Englisch
genau beschrieben.
Der Abschlussbericht enthält einen genauen Überblick über die verschiedenen
ausgeführten Arbeiten bis zur Lieferung und die dafür eingesetzten Ressourcen.
Der Abschlussbericht ist der Kommission spätestens 30 Tage nach Abschluss der Arbeit
vorzulegen. Der Abschlussberichts gilt als durch die Kommission gebilligt, wenn die
Kommission nicht innerhalb von 45 Tagen nach Erhalt des Berichts dem Auftragnehmer
ihre Anmerkungen zukommen lässt.
Die Kosten für die Erstellung der Zwischen- und Abschlussberichte trägt ausschließlich
der Auftragnehmer; die Kommission beteiligt sich in keiner Form an den bei der
Ausarbeitung, Herstellung oder Verteilung der verlangten Berichte entstandenen Kosten,
wobei diese Aufzählung nicht als erschöpfend zu betrachten ist.
3.4 Qualität, Lebenszyklus und Umweltschutz
Der Auftragnehmer sorgt für eine umfassende Qualitätskontrolle all seiner Leistungen
nach den Vorgaben in der vorliegenden Ausschreibung. In das Angebot ist der
Qualitätsplan aufzunehmen, den der Bieter für die Ausführung der Leistungen, die er
gegebenenfalls erbringen muss, vorschlägt. Er muss genau angeben, wie er die hohen
Qualitätsansprüche und die wirksame Erbringung der Leistungen zu überprüfen und zu
gewährleisten gedenkt, die er gegebenenfalls während der Vertragslaufzeit für die
Kommission auszuführen hat. Der Vorschlag für einen Qualitätsplan enthält u. a.
Erläuterungen zu den verschiedenen Verfahren und Indikatoren, die angewandt werden,
8um die Qualität, die Überwachung der Leistungserbringung und die Termintreue zu
sichern.
Da sich durch die ausgeschriebenen Leistungen hohe Belastungen für die Umwelt
ergeben können, ist es ratsam, dass der Auftragnehmer und mögliche
Unterauftragnehmer diesem Aspekt besondere Bedeutung beimessen und darauf achten,
den Lebenszyklus möglichst „umweltverträglich“ zu gestalten. Zu den hierfür denkbaren
Maßnahmen gehören beispielsweise der Einsatz umweltverträglicher /
umweltfreundlicher Werkstoffe und Bestandteile für die entwickelten Produkte, die
Mülltrennung, der ökologisch nachhaltige Transport von Personal und Material, die
Verwendung von Recycling-Papier usw. Diese Aufzählung ist nicht erschöpfend. Das
Handbuch für ein „umweltorientiertes“ öffentliches Beschaffungswesen kann auf der
Website der Generaldirektion Umwelt unter folgender Adresse eingesehen werden:
http://ec.europa.eu/environment/gpp/index_en.htm.
3.5 Arbeitsansatz
Der Auftragnehmer und insbesondere der Projektleiter müssen eng und regelmäßig mit
den zuständigen Stellen der Kommission zusammenarbeiten.
In ihrem Angebot müssen die Bieter darauf achten, dass die im Auftrag der
Generaldirektionen / Kommissionsdienststellen erbrachten Leistungen – gemäß
nachstehendem Punkt 5– von der Kommission weiterverwendet werden können.
3.5.1. Team des Auftragnehmers
Der Auftragnehmer muss ein Team bilden, in dem das gesamte Know-how und die
erforderliche Erfahrung für die Erbringung der in der Leistungsbeschreibung
aufgeführten Aufgaben vereint ist. Alle Teammitglieder, die mit den
Kommissionsdienststellen in Kontakt stehen, müssen in der Lage sein, auf Französisch
und/oder Englisch zu arbeiten.
Die Bieter müssen in ihrem Angebot klar einen Projektleiter benennen. Dieser ist die
Kontaktperson für die Kommission und der einzige Ansprechpartner, an den sich die
Kommission mit Anfragen bzw. Aufträgen wenden wird. Er wird ferner an den
Projektbesprechungen teilnehmen. Der Projektleiter unterbreitet der Kommission die
Antworten und Lösungsvorschläge sowohl hinsichtlich des Vertragsgegenstands als auch
in organisatorischer oder administrativer Hinsicht (auch bei Problemen mit der
Rechnungstellung und Zahlungen) und setzt sie nach Zustimmung der Kommission um.
Der Auftragnehmer wird die Kommission über alle Änderungen in der
Zusammensetzung des Teams unterrichten, die während der Vertragsausführung
eintreten. Er sorgt für eine Team-Zusammensetzung, die den Vorgaben seines Angebots
für die gesamte Vertragslaufzeit gerecht wird. Er führt die erforderlichen
Schulungsprogramme durch, damit die Leistungen des Teams auf einem hohen
Qualitätsniveau bleiben. Die Kommission behält sich vor, mit entsprechender
Begründung den Ersatz eines Mitarbeiters ohne angemessene Erfahrungen und/oder
Kenntnisse zu verlangen.
Es ist zu beachten, dass auf das vom Auftragnehmer vorgelegte Konzept für den Umgang
mit seinen Unterauftragnehmern besonderer Wert gelegt wird. Die Bieter müssen
angeben, welche Arten von Arbeiten sie an Unterauftragnehmer zu vergeben
beabsichtigen, sowie gegebenenfalls die Namen von Unternehmen, die zum
9gegenwärtigen Zeitpunkt als Unterauftragnehmer für einen Teil der Arbeiten eingeplant
sind.
3.5.2. Aufgabe der verschiedenen Beteiligten
Die Generaldirektion Regionalpolitik und Stadtentwicklung (GD REGIO) steuert den
Rahmenvertrag.
Die Generaldirektionen und die Kommissionsdienststellen steuern die Auftragsscheine /
Einzelaufträge aus dem Rahmenvertrag, die sie nach den Vorgaben im Rahmenvertrag
vergeben, je nach Bedarf. Sie informieren vor Inanspruchnahme des Rahmenvertrags
zunächst die GD REGIO. Sie übernehmen die Kontakte zum Auftragnehmer und die
Ausführung der Auftragsscheine / Einzelaufträge.
Der Auftragnehmer erbringt seinerseits alle in den Auftragsscheinen / Einzelaufträgen
beschriebenen Leistungen. Zur Erbringung der geforderten Leistungen kann er – nach
vorheriger Zustimmung der Kommission – Unterauftragnehmer einsetzen. Der
Auftragnehmer haftet in jedem Fall allein für die Durchführung des Auftrags.
Die Kommission und die betreffenden Dienststellen bleiben in ihren jeweiligen
Arbeitsbereichen Herr des Verfahrens.
Dem Auftragnehmer werden dabei weder Aufgaben des öffentlichen Dienstes noch
Entscheidungsbefugnisse übertragen.
4. AUFTRAGSUMFANG
Maximaler Gesamtumfang der Aufträgen, die während der Vertragslaufzeit (maximal
4 Jahre) vergeben werden können:
Höchstbetrag für 4 Jahre: 3 200 000 EUR
Nach Artikel 134 Absatz 1 Buchstabe f und Artikel 134 Absatz 3 der Delegierten
Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 der Kommission vom 29. Oktober 2012 über die
Anwendungsvorschriften der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 966/2012 des Europäischen
Parlaments und des Rates über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der
Union kann der öffentliche Auftraggeber das Verhandlungsverfahren bei neuen
Dienstleistungen anwenden, wenn es sich um die Wiederholung gleichartiger
Dienstleistungen handelt, die an den Auftragnehmer vergeben werden, mit dem der
Vertrag über den ursprünglichen Auftrag geschlossen wurde. Dieses Verfahren darf nur
bis höchstens drei Jahre nach Abschluss des ursprünglichen Auftrags angewandt
kommen.
5. VERTRAGLICHER RAHMEN
Über die oben beschriebenen Dienstleistungen wird zwischen der Europäischen
Kommission (GD REGIO, Referat „Kommunikation“) und dem Bieter, der den Zuschlag
erhält, ein Rahmenvertrag geschlossen. Der Vertragsentwurf ist der Ausschreibung als
Anhang III beigefügt.
10Bei der Angebotserstellung hat der Bieter die Bestimmungen dieses Vertragsentwurfs zu
berücksichtigen, insbesondere die folgenden Abschnitte:
I.4 Zahlungsmodalitäten und Ausführung des Rahmenvertrags
I.8 Nutzung der Ergebnisse
II.10 Eigentum an den Ergebnissen – Urheberrechte und gewerbliche
Schutzrechte
II.15 Berichte und Zahlungen
116. EINREICHUNG DER ANGEBOTE
Zum Angebot des Bieters gehören folgende Teile in vierfacher Ausführung (1 Original
und 3 Kopien):
− die ausgefüllte(n) und unterschriebene(n) ehrenwörtliche(n) Erklärung(en) für die
unter Punkt 9 der Leistungsbeschreibung genannten Ausschlusskriterien (siehe
Formular in Anhang IV),
− alle Nachweise in Bezug auf die unter Punkt 10 genannten Auswahlkriterien,
− das technische Angebot und die in Anhang I beschriebenen Simulationen /
Fallstudien gemäß den Bestimmungen unter Punkt 3,
− das Preisangebot unter Verwendung von Anhang II (Preisaufstellung), der vom
Bieter auszufüllen und zu unterzeichnen ist,
− die ausführlichen Preisangebote für die beiden Simulationen / Fallstudien,
− das ordnungsgemäß ausgefüllte und unterzeichnete Formular „Finanzangaben“,
− das ordnungsgemäß ausgefüllte und unterzeichnete Formular „Rechtsträger“.
Das Angebot kann in einer der Amtssprachen der Europäischen Union abgefasst sein. Es
muss unterschrieben und datiert sein. Die Mindest-Bindefrist des Angebots beträgt
10 Monate.
Dem Angebot muss ein datiertes und vom Bieter oder einem ordnungsgemäß
bevollmächtigten Vertreter unterzeichnetes Anschreiben beiliegen, in dem er die
Einhaltung der Bedingungen dieser Ausschreibung bestätigt und sich zur Erbringung der
in seinem Angebot angebotenen Leistungen verpflichtet.
Bei Angeboten von Unternehmenskonsortien oder Bietergemeinschaften sind Aufgaben,
Qualifikationen und Erfahrung jedes einzelnen Mitglieds anzugeben. Ihnen muss ein von
den einzelnen Mitgliedern unterzeichnetes Schreiben beigefügt sein, aus dem hervorgeht,
dass sie sich zur Erbringung der angebotenen Leistungen verpflichten, und in dem die
Aufgaben und Qualifikationen der einzelnen Mitglieder genau beschrieben sind.
Ein ähnliches Schreiben ist von jedem Unterauftragnehmer vorzulegen.
Dieses Ausschreibungsverfahren verpflichtet die Kommission nicht dazu, einen Auftrag
zu vergeben.
Nicht berücksichtigte Bieter haben gegenüber der Kommission keine
Entschädigungsansprüche. Dies gilt auch dann, wenn die Kommission auf die
Auftragsvergabe verzichtet.
127. TECHNISCHES ANGEBOT UND FALLSTUDIEN
7.1 Technisches Angebot
Als Teil ihres Angebots haben die Bieter ein „technisches Angebot“ mit einer genauen
Beschreibung vorzulegen, wie sie bei der Erbringung der geforderten Einzelaufgaben
vorgehen wollen. Die gewählte Methodik muss in allen Punkten den Anforderungen der
Leistungsbeschreibung entsprechen.
Das technische Angebot muss nach den Vorgaben unter Punkt 3 gegliedert sein. Es muss
auf die Perspektiven eingehen, die sich aus dem vorliegenden Rahmenvertrag ergeben.
Insbesondere beschreibt der Bieter in seinem technischen Angebot,
− wie er den Auftragsgegenstand und die Art der zu erbringenden Leistungen
einschätzt,
− wie er gedenkt, diese Einzelaufgaben, insbesondere im Hinblick auf Schnelligkeit
und Qualität, auszuführen,
− wie er die Auflagen aus der Leistungsbeschreibung berücksichtigen wird,
− wie er sich die Zusammenarbeit mit der auftraggebenden Dienststelle vorstellt,
− welche Aufgaben an Unterauftragnehmer vergeben werden und mit welchen
Qualitätssicherungsverfahren die ordnungsgemäße Ausführung dieser Aufträge
gewährleistet werden soll.
Dieses technische Angebot wird anhand der unter Punkt 11 definierten
Zuschlagskriterien bewertet.
Das technische Angebot darf keines der unter den Ausschluss- und Auswahlkriterien
genannten Dokumente enthalten und nicht auf Themen eingehen, die bereits im Rahmen
dieser Kriterien beurteilt wurden.
7.2 Simulationen / Fallstudien
Die Bieter müssen drei Fallstudien vorlegen, zu denen sie die geplante Vorgehensweise,
um das angegebene Ziel zu erreichen (siehe Anhang I), und die dafür bereitgestellten
Finanzmittel ausführlich Posten für Posten und unter Verwendung der beigefügten
Preisaufstellung aus Anhang II beschreiben.
Die Bieter müssen den Vorschlag in Bezug auf ihre Vorgehensweise bei den drei
hypothetischen Fallstudien übersichtlich und realitätsnah darstellen.
Diese Fallstudien stellen lediglich eine fiktive Leistungsanforderung dar, anhand deren
die Qualität der Leistungen, die der Bieter gegebenenfalls erbringen muss, bewertet
werden soll. Sie können keinesfalls als Hinweis auf die Schwerpunkte oder die genaue
Ausrichtung künftiger Maßnahmen angesehen werden.
Diese Fallstudien werden anhand der unter Punkt 11 definierten Zuschlagskriterien
bewertet.
138. PREISANGEBOT
Der Bieter muss für sein Preisangebot das Standardformular aus Anhang II benutzen; es
muss datiert und unterschrieben sein.
Die Preise je Einheit sind Festpreise und beinhalten sämtliche Kosten und Ausgaben. In
den Preisen müssen alle für die Ausführung erforderlichen Einzelaufgaben
(einschließlich Kostenvoranschläge und Berichte) inbegriffen sein. Sie müssen alle
Kosten (Projektleitung, Auftragskoordination, Qualitätskontrolle, Schulung des eigenen
Personals, Hilfsmittel usw.) und alle Aufwendungen (Unternehmensführung, Sekretariat,
Sozialversicherung, Löhne und Gehälter usw.) einschließen, die dem Auftragnehmer
unmittelbar oder mittelbar bei der Erbringung der ihm eventuell übertragenen
Dienstleistungen entstehen.
In der Preisaufstellung werden die meisten Aufgaben genannt, die der Auftragnehmer
ausführen soll. Allerdings sind weder die Zahl der Posten noch die Liste der Preise je
Einheit in der Preisaufstellung erschöpfend. Die Kommissionsdienststellen können vom
Auftragnehmer zusätzliche Produkte und/oder Dienstleistungen verlangen. In diesem Fall
findet zu den Gütern und Dienstleistungen, für die kein Preis je Einheit in der
Preisaufstellung angefragt wird, eine Prüfung des Marktangebots statt.
Die Preise sind in Personentagen anzugeben.
Für Einzelaufgaben, für die weniger als ein Tag anzusetzen ist, erfolgt die Abrechnung in
entsprechend großen 1/8-Tranchen eines Personentags.
. Reisekostenerstattungen und Tagessätze für Dienstreisen werden in Euro abgerechnet.
Die Kommission erstattet Dienstreisen ab einer Entfernung von mehr als 200 KM vom
Ort der Aufgabenerfüllung. Eine Erstattung ist nur gegen Vorlage der Originalbelege
möglich (siehe Artikel I.3.3 des Vertragsentwurfs in Anhang III; die Höchstbeträge für
Tagegelder sind in Anhang VII angegeben).
9. AUSSCHLUSSKRITERIEN (gelten auch für Unterauftragnehmer)
9.1 Von der Teilnahme ausgeschlossen werden Bieter,
a) die sich im Konkursverfahren, in Liquidation oder im gerichtlichen
Vergleichsverfahren befinden oder ihre gewerbliche Tätigkeit eingestellt haben
oder sich aufgrund eines in den einzelstaatlichen Rechts- und
Verwaltungsvorschriften vorgesehenen gleichartigen Verfahrens in einer
vergleichbaren Lage befinden,
b) die aufgrund eines rechtskräftigen Urteils einer zuständigen Behörde in einem
Mitgliedstaat aus Gründen bestraft worden sind, welche ihre berufliche
Zuverlässigkeit in Frage stellen,
c) die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit eine schwere Verfehlung begangen
haben, welche vom Auftraggeber nachweislich festgestellt wurde, auch durch eine
Entscheidung der EIB oder einer internationalen Organisation,
14d) die ihrer Pflicht zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen, Steuern oder
sonstigen Abgaben nach den Rechtsvorschriften des Landes ihrer Niederlassung,
des Landes des öffentlichen Auftraggebers oder des Landes der Auftragserfüllung
nicht nachgekommen sind,
e) die rechtskräftig wegen Betrug, Korruption, Beteiligung an einer kriminellen
Vereinigung, Geldwäsche oder einer anderen illegalen Handlung verurteilt worden
sind, sofern diese illegale Handlung gegen die finanziellen Interessen der
Europäischen Union gerichtet war,
f) bei denen im Zusammenhang mit einem anderen Auftrag oder einer Finanzhilfe aus
dem Gemeinschaftshaushalt eine schwere Vertragsverletzung wegen
Nichterfüllung ihrer vertraglichen Verpflichtungen festgestellt worden ist.
Nachweise:
Die Bieter müssen eine ordnungsgemäß datierte und unterzeichnete ehrenwörtliche
Erklärung vorlegen, dass sie sich nicht in einer der vorstehend beschriebenen
Situationen befinden (Anhang IV). Diese Erklärung ist von allen Mitgliedern des
Firmenkonsortiums oder der Bietergemeinschaft sowie von den Unterauftragnehmern zu
unterzeichnen.
Bieter, die den Rahmenvertrag erhalten, müssen innerhalb von 10 Arbeitstagen und vor
Unterzeichnung des Vertrags Nachweise zur Bestätigung der vorstehend genannten
ehrenwörtlichen Erklärung vorlegen.
Als Nachweis, dass sie sich nicht in einer der in den vorigen Absätzen genannten
Situationen befinden, und insbesondere:
– für die Buchstaben a, b und e wird ein Strafregisterauszug oder – in Ermangelung
eines solchen – eine gleichwertige, von einer zuständigen Gerichts- oder
Verwaltungsbehörde ausgestellte Bescheinigung verlangt;
– für Buchstabe d eine Bescheinigung der zuständigen Behörde des betreffenden
Landes.
Wird ein solches Dokument oder eine solche Bescheinigung von dem betreffenden Land
nicht ausgestellt, so kann es/sie durch eine eidesstattliche oder – in Ermangelung einer
solchen – eine förmliche Erklärung ersetzt werden, die der betreffende Auftragnehmer
vor einer zuständigen Justiz- oder Verwaltungsbehörde, einem Notar oder einer dafür
zuständigen Berufsorganisation des Ursprungs- oder Herkunftslandes abgibt.
Je nach dem Recht des Landes, in dem der Bieter niedergelassen ist, betreffen die oben
genannten Nachweise juristische und natürliche Personen.
9.2 Ausschluss von der Auftragsvergabe
Aufträge werden nicht an Bieter vergeben, die zum Zeitpunkt der Auftragsvergabe im
Rahmen des vorliegenden Verfahrens:
a) sich in einem Interessenkonflikt befinden. Die Kommission sich vergewissern,
dass sich die Bieter zum Zeitpunkt ihres Angebots nicht in einem
Interessenkonflikt hinsichtlich dieser Ausschreibung befinden, der sich
insbesondere aus einem wirtschaftlichen Interesse, einer politischen
15Übereinstimmung oder nationalen Zugehörigkeit, familiären oder gefühlsmäßigen
Beziehungen oder sonstigen maßgeblichen Verbindungen oder Gemeinsamkeiten
von Interessen ergeben kann. Die Kommission behält sich vor zu prüfen, ob ein
Interessenkonflikt vorliegt.
Zu diesem Zweck haben die Bieter anzugeben, ob folgende Personen zu ihrem
Personal oder Aktionären zählen oder auf ihren Lohn- und Gehaltslisten stehen:
√ ehemalige EU-Beamte, Vertragsbedienstete, Zeitbedienstete und Hilfskräfte,
die in den letzten drei Jahren vor dieser Ausschreibung für die Europäische
Union (EU) gearbeitet haben;
√ beurlaubte EU-Beamte;
√ ehemalige an die europäischen Institutionen abgeordnete Beamte, die in den
letzten drei Jahren vor dieser Ausschreibung für die Europäische Union (EU)
gearbeitet haben;
√ ehemalige Praktikanten, die im Jahr vor dieser Ausschreibung ein Praktikum
bei der Europäischen Union (EU) absolviert haben.
Die Bieter werden des Weiteren gebeten zu erklären:
√ dass sie keine Angebote gleich welcher Art gemacht haben und auch in
Zukunft nicht machen werden, aus denen ein Vorteil im Rahmen des Auftrags
abgeleitet werden kann,
√ dass sie weder mittelbar noch unmittelbar als Anreiz oder Entgelt für die
Vergabe des Auftrags finanzielle Vorteile oder Sachleistungen gewährt, zu
erhalten versucht oder angenommen haben, die als rechtswidriges Verhalten
oder Bestechung bzw. Bestechlichkeit anzusehen sind, und dies auch künftig
unterlassen werden,
√ dass sie dem öffentlichen Auftraggeber unverzüglich jeden Sachverhalt
anzeigen, der einen Interessenkonflikt darstellt oder zu einem solchen führen
könnte.
b) im Zuge der Mitteilung der vom Auftraggeber für die Teilnahme an der
Ausschreibung verlangten Auskünfte vorsätzlich falsche Angaben oder keine
Angaben gemacht haben.
Nachweise:
Der Auftraggeber akzeptiert als ausreichenden Nachweis dafür, dass sich der Bieter
nicht in einer der unter den Buchstaben a und b genannten Situationen befindet, eine
vom Bieter unterzeichnete ehrenwörtliche Erklärung. Die Kommission behält sich das
Recht vor, diese Angaben zu überprüfen.
9.3 Angebote von Bietergemeinschaften sowie Angebote mit Beteiligung von
Unterauftragnehmern
Erfolgt ein Angebot einer Bietergemeinschaft oder eines Auftragnehmers, der einen Teil
der Arbeiten an Unterauftragnehmer vergeben möchte oder der seine Aufgaben einem
anderen Wirtschaftsteilnehmer übertragen hat, so müssen die vorstehend festgelegten
16Ausschlusskriterien von jedem am Auftrag beteiligten Wirtschaftsteilnehmer erfüllt
werden.
Nachweise:
Bei Angeboten von Bietergemeinschaften hat jeder am Angebot beteiligte
Wirtschaftsteilnehmer alle in Punkt 9.1 und 9.2. genannten Unterlagen vorzulegen, mit
denen nachgewiesen wird, dass kein Ausschlusskriterium hinsichtlich der Teilnahme
oder der Zuschlagserteilung auf ihn zutrifft.
Jeder Unterauftragnehmer hat ebenfalls alle unter Punkt 9.1 und 9.2 genannten
Nachweise vorzulegen.
10. AUSWAHLKRITERIEN
10.1 Rechtslage (gelten auch für Unterauftragnehmer)
a) Wenn der Bieter eine besondere Genehmigung benötigt oder zur Erbringung der
betreffenden Dienstleistungen in seinem Herkunftsland Mitglied einer besonderen
Organisation sein muss, muss er nachweisen, dass er diese Genehmigung besitzt
bzw. dieser Organisation angehört.
b) Der Bieter hat seine Eintragung im Handels- oder Berufsregister nachzuweisen
oder eine eidesstattliche Versicherung oder Bescheinigung vorzulegen, im
Einklang mit den Bestimmungen des Mitgliedstaates, in dem er niedergelassen ist.
Nachweise:
Nachweis über den Eintrag in das Berufs- oder Handelsregister oder eidesstattliche
Erklärung oder Bescheinigung, Mitgliedschaft in einer einschlägigen Organisation,
ausdrückliche Vollmacht.
Bei Angeboten von Firmenkonsortien oder Bietergemeinschaften hat jeder am Angebot
beteiligte Wirtschaftsteilnehmer sämtliche gemäß Punkt 10.1 vorgesehenen Dokumente
vorzulegen.
Jeder Unterauftragnehmer hat ebenfalls alle unter Punkt 10.1 genannten Dokumente
vorzulegen.
10.2 Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Die Bieter müssen über ausreichend Ressourcen verfügen, um die beschriebenen
Aufgaben zu erfüllen und ihre Aktivitäten während der gesamten Vertragslaufzeit
aufrechtzuerhalten.
Nachweise:
– Der Bieter weist nach, dass er im Laufe zumindest eines der beiden letzten
Geschäftsjahre, für die ein Rechnungsabschluss vorgelegt wurde, mindestens 1 Mio.
EUR Umsatz erzielt hat;
17– Bilanzen oder Bilanzauszüge mindestens der letzten beiden Geschäftsjahre, falls
deren Veröffentlichung in dem Land, in dem der Wirtschaftsteilnehmer ansässig ist,
gesetzlich vorgeschrieben ist;
– eine Erklärung über den Gesamtumsatz und den Umsatz, die im auftragsrelevanten
Tätigkeitsbereich (Arbeiten, Lieferungen oder Dienstleistungen) während eines
Zeitraums erwirtschaftet wurden, der höchstens die letzten drei Geschäftsjahre
umfasst;
– entsprechende Bankerklärungen oder der Nachweis einer entsprechenden
Berufshaftpflichtversicherung.
Der Auftraggeber kann auch andere Nachweise zulassen, wenn ein Bieter ausreichend
begründen kann, weshalb er die vorstehend genannten Unterlagen nicht vorlegen kann.
10.3 Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Die technische und berufliche Leistungsfähigkeit der Bieter wird auf Grundlage ihres
Know-hows, ihrer Effizienz, ihrer Erfahrungen und ihrer Zuverlässigkeit bewertet.
– Der Bieter muss nachweisen, dass er über eine mindestens dreijährige
Berufserfahrung im Bereich Kommunikation verfügt, insbesondere durch spezielle
Veranstaltungen für Jugendliche.
– Der Bieter muss nachweisen, dass er über die für die Lieferung der Produkte und die
Erbringung der geforderten Leistungen erforderlichen personellen und technischen
Ressourcen verfügt.
– Der Bieter muss einen Projektleiter als Kontaktperson für die Kommission und
einzige Ansprechpartner benennen, an den diese sich mit Anfragen bzw. Aufträgen
richten wird und der an den Projektbesprechungen teilnehmen wird. Der Projektleiter
muss nachweisen, dass er über eine mindestens dreijährige Berufserfahrung im
Bereich Kommunikation insbesondere durch spezielle Veranstaltungen für
Jugendliche verfügt.
– Der Bieter muss Erfahrungen mit der Leitung fachübergreifender Teams haben und
seine Fähigkeit unter Beweis stellen, ausgewogen besetzte Teams mit einem
geeigneten Kompetenzniveau aufzustellen und zu koordinieren.
– Der Bieter muss nachweisen, dass er in der Lage ist, auf Französisch und auf Englisch
zu arbeiten. Er muss auf Anforderung in der Lage sein, innerhalb einer vertretbaren
Frist eine funktionierende Arbeitsorganisation für andere EU-Sprachen aufzubauen.
Er muss somit seine Befähigung nachweisen, Teams mit den erforderlichen
sprachlichen Fähigkeiten zusammenzustellen, um die sprachlichen Anforderungen aus
eventuellen Anfragen zu erfüllen.
– Die vom Bieter vorgeschlagenen Redakteure müssen nachweisen können, dass sie in
der Lage sind, Texte in einem für das Zielpublikum ansprechenden Stil zu schreiben.
– Der Bieter und die Unterauftragnehmer müssen bestehende Zertifizierungen in Bezug
auf Umweltfreundlichkeit und Umweltschutz angeben und genau beschreiben.
18Nachweise:
– Angabe von Studien- und Berufsabschlüssen des vom Auftragnehmer benannten
Projektleiters, der für das Follow-up des Vertrags zuständig ist, sowie der
Teammitglieder,
– Vorlage eines Verzeichnisses der wichtigsten, mindestens in den letzten drei Jahren
erbrachten Dienstleistungen im Bereich Kommunikation mit Angabe des Betrags, des
Datums und des Auftraggebers (öffentlich oder privat) der erbrachten
Dienstleistungen; Dienstleistungen, welche unmittelbar mit dem Bereich
zusammenhängen, auf den sich diese Ausschreibung erstreckt, sind gesondert
aufzuführen. Wurden diese Leistungen teilweise von Unterauftragnehmern ausgeführt,
so muss der Bieter ihre Aufgaben und ihre Leistungsanteile genau angeben,
– Vorlage einer Aufstellung mit den wichtigsten Kommunikationsmaßnahmen
insbesondere für Jugendliche, für die der Projektleiter zuständig war,
– Erklärung mit Angaben zur durchschnittlichen jährlichen Belegschaftsgröße des
Bieters und zur Zahl der Führungskräfte in den vorangegangenen drei Jahren,
– Erklärung über die sprachlichen, redaktionellen und technischen Fähigkeiten des
Personals und insbesondere des Teams, das konkret für die von dieser Ausschreibung
betroffenen Dienstleistungen zuständig ist – der Bieter benennt die wichtigsten
Personen, die für die Ausführung, Koordinierung und Überwachung der Arbeiten
zuständig sind, wobei er auf deren Kreativität, Erfahrung und Fachkompetenzen in
Bezug auf die betreffende Tätigkeit, auf ihre Position im Unternehmen, ihre
Sprachkenntnisse, ihre redaktionellen Fähigkeiten und auf alle anderen Elemente
eingeht, die er der Kommission zur Kenntnis bringen möchte,
– Beschreibung der technischen Ausrüstung und der Maßnahmen des Lieferanten bzw.
Dienstleistungserbringers zur Qualitätssicherung,
– Angabe des Teils des Auftrags, den der Bieter möglicherweise an Unterauftragnehmer
vergeben möchte, einschließlich Beschreibung der Unterauftragnehmer, die der
Bieter bereits ausgewählt hat und die er möglicherweise zur Durchführung
bestimmter Arbeiten einsetzt. Diese Erklärung muss auch die Fähigkeit des Bieters
nachweisen, Unterauftragnehmer effizient zu führen, und es müssen darin die
geeigneten Mechanismen beschrieben werden, um eventuelle weitere
Unterauftragnehmer zu ermitteln, welche die Dienstleistungen zu den bestmöglichen
Bedingungen erbringen, insbesondere im Hinblick auf das Preis-Leistungs-Verhältnis.
– Zertifizierungen in Bezug auf Umweltverträglichkeit und Umweltschutz.
11. VERGABEKRITERIEN
Die Angebote werden verglichen und nach der erzielten Gesamtpunktzahl eingestuft, in
die eine Punktzahl für die Qualität und eine Punktzahl für finanzielle Aspekte einfließen.
Den Zuschlag erhält das Angebot mit der höchsten Gesamtpunktzahl.
Die Angebote werden unter dem Gesichtspunkt Qualität geprüft; dazu wird jeweils eine
Punktzahl für die Qualität vergeben, die sich nach den im Abschnitt „Punktzahl für die
Qualität“ beschriebenen Modalitäten berechnet. Anschließend findet eine Bewertung
19des Finanzteils nach den im Abschnitt „Punktzahl für finanzielle Aspekte“
beschriebenen Modalitäten statt.
11.1 Punktzahl für die Qualität (maximal 100 Punkte)
Für die Qualität jedes Angebots können 100 Punkte vergeben werden, die sich wie
folgt verteilen:
– maximal 30 Punkte werden für das allgemeine Konzept in Bezug auf die in
nachstehender Übersicht aufgeführten Kriterien vergeben,
– maximal 70 Punkte werden für die Simulationen / Fallstudien vergeben.
Angebote, die bei beiden Auswahlkriterien nicht mindestens 50 % der möglichen
Punktzahl erhalten, werden von der weiteren Bewertung ausgeschlossen und somit
bei der Auftragsvergabe nicht berücksichtigt.
Angebote, die für bei der Qualität eine Gesamtpunktzahl von weniger als
70 Punkten erhalten, werden von der weiteren Bewertung ausgeschlossen und somit
bei der Auftragsvergabe nicht berücksichtigt.
Die Bieter müssen auf alle in der Leistungsbeschreibung angesprochenen Aspekte
eingehen. Wer sich nur darauf beschränkt, die verbindlichen Vorgaben aus den
vorliegenden Spezifikationen ohne tiefergehende Analyse zu wiederholen, wird durch
eine schlechte Note heruntergestuft. Werden wesentliche Punkte dieser Spezifikationen
im Angebot nicht ausdrücklich angesprochen, können die Bewerter für die
entsprechenden Qualitätskriterien null Punkte vergeben.
Die Punktzahl für die Qualität berechnet sich wie folgt:
Erzielte Punktzahl für das allgemeine Konzept (Punkte 1 und 2 im Folgenden) +
erzielte Punktzahl für die Simulationen / Fallstudien (Punkt 3 im Folgenden).
Maximale
Zuschlagskriterien Bewertete Aspekte
Punktzahl
1. Qualität der Der Bieter muss die Zusammensetzung und die 10
Arbeits- Organisation des Teams beschreiben, das er im
organisation, Hinblick auf maximale Effizienz bei Kosten,
Teamführung schneller Ausführung, Teamführung und Qualität der
angeforderten Leistungen vorschlägt.
(10 Punkte)
Erforderliche
Mindestpunktzahl:
5/10
2. Kohärenz und Der Bieter arbeitet die wichtigsten Chancen und 15
Relevanz des Risiken in Bezug auf den Ausschreibungszweck
vorgeschlagenen heraus (Durchführung von Kommunikations-
Konzepts, maßnahmen für Jugendliche, um sie spielerisch und
Kompetenz pädagogisch adäquat über die EU zu informieren)
und macht Lösungsvorschläge zusammen mit
(15 Punkte) Anregungen, die er für angemessen hält.
Erforderliche
20Mindestpunktzahl:
7,5/15
3. Qualitative Es sind drei Fallstudien vorzulegen (siehe Anhang I). 75
Bewertung der drei
Fallstudien Zu den Fallstudien macht der Bieter einen Vorschlag
nach den in Anhang I beschriebenen genauen
(25 Punkte für jede Anweisungen und legt den dafür vorgesehenen
der drei Finanzplan unter ausschließlicher Verwendung des
Fallstudien) Formulars in Anhang II vor.
Erforderliche
Mindestpunktzahl
für jede Fallstudie:
12,5/25
Gesamtpunktzahl:
100
Erforderliche
Mindestpunktzahl:
70/100
11.2 Punktzahl für finanzielle Aspekte (Preisindex)
Der Auftragspreis des Angebots entspricht der Summe der in der Preisaufstellung
(Anlage II) aufgeführten Preise je Einheit.
Jeder Preis wird mit dem entsprechenden Gewichtungskoeffizienten multipliziert, und
alle so gewichteten Preise werden zusammengerechnet. Die daraus errechnete
Gesamtsumme entspricht dem Preisindex, der anschließend in die Endbewertungsformel
eingesetzt wird.
Preisindex = Σ (PU x CP)
Σ = Summe
PU = Preise je Einheit aus der Preisaufstellung, auf die sich das Angebot bezieht
CP = Gewichtungskoeffizient der Preise je Einheit
Diese Preise werden anschließend addiert. Die so errechnete Gesamtsumme entspricht
dem Preisindex, der anschließend in die Formel für die Gesamtbewertung eingesetzt
wird.
11.3 Gesamtbewertung
Den Zuschlag erhält das wirtschaftlich günstigste Angebot (Preis-Leistungs-
Verhältnis).
Abhängig von der jeweiligen Punktzahl für Qualität und finanzielle Aspekte (Preisindex)
erhält jedes Angebot eine Gesamtnote nach folgender Formel:
21(Qualität ÷ 100) x 70 + (niedrigster Preis ÷ Preis) x 30
Die Angebote werden auf der Grundlage der erzielten Punktzahlen in absteigender
Reihenfolge geordnet. Den Zuschlag erhält der Bieter, dessen Angebot die höchste Note
bei der Gesamtbewertung erzielt hat.
22VERZEICHNIS DER ANHÄNGE
I. Simulationen / Fallstudien
II. Preisaufstellung
III. Musterrahmenvertrag
IV. Formular für die ehrenwörtliche Erklärung
V. Formular „Finanzangaben“, das unter folgender Adresse erhältlich ist:
http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/financial_id/financial_
id_de.cfm#de
VI. Formular „Rechtsträger“, das unter folgender Adresse erhältlich ist:
http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/legal_entities/legal_ent
ities_de.cfm#de
VII. Höchstbeträge für Tagegelder
23ANHANG I – SIMULATIONEN / FALLSTUDIEN
Es sind drei Simulationen / Fallstudien vorzulegen.
Die Bieter werden darauf hingewiesen, dass mit diesen Fallstudien a) die Originalität
ihres Konzepts, b) ihre Arbeitsmethode, c) das Zeitmanagement und d) ihr Gefühl für die
entstehenden Kosten und ihre Fähigkeit nachgewiesen werden sollen, die
Kostenvorgaben der in der Preisaufstellung aufgeführten Posten einzuhalten. Der Bieter
kann so seine Fähigkeiten, seine Innovationsfähigkeit, seine Eignung für die Steuerung
und den Einsatz der Humanressourcen nachweisen.
Der Finanzplan darf nur auf den in der Preisaufstellung gelisteten Tarifen basieren.
24FALLSTUDIE 1: SALON DE L’EDUCATION, PARIS, APRIL 2014
A. Gegenstand
Die Kommissionsvertretung in Frankreich übernimmt die Kosten für die Anmietung
eines 100 m² großen Stands (10*10) auf der Messe „Salon de l’éducation“, die vom 24.
bis zum 27. April 2014 in Paris stattfindet (einschließlich der Kosten für verschiedene
Anschlüsse und die Beleuchtung). Die Kosten für den Standbau, das Mobiliar und die
Ausrüstung (Ausstattung, Datentechnik, technische Ausrüstung usw.) bleiben bei der
vorliegenden Fallstudie unberücksichtigt. Die Fläche ist am 23. April für den Aufbau und
am 27. April abends für den Abbau frei zugänglich.
Der Stand ist nach 3 Seiten hin offen (zusätzlich zur Fläche von 100 m² ist ein
geräumiger Abstellraum hinter der geschlossenen Seite verfügbar).
Die Kommission wünscht, dass zu diesem Anlass folgende Ziele verwirklicht werden:
− einen geselligen Treffpunkt für die Besucher schaffen,
− Europe Direct und das Erasmus-Programm zur Geltung bringen,
− überhaupt Anreize bieten, damit sich Jugendliche für die verschiedenen EU-
spezifischen Problemstellungen interessieren.
Angesichts der Tatsache, dass die Bieter die Standbetreuung (mit täglicher Unterstützung
durch zwei Kommissionsmitarbeiter) übernehmen, werden sie gebeten
− eine Strategie zu erstellen und Maßnahmen zur Verwirklichung der gesetzten Ziele
zu herauszuarbeiten,
− einen Vorschlag für die Standgestaltung insbesondere unter Verwendung des
Mobiliars und der geplanten Ausrüstung zu machen,
− anzugeben, mit wie vielen Mitarbeitern der Stand für die gesamte Dauer der
Veranstaltung ihrer Meinung nach besetzt sein sollte, mit genauer Beschreibung der
jeweiligen Aufgabe.
Die Fähigkeit, originelle Vorschläge für den beschriebenen Kontext zu machen, wird
gebührend berücksichtigt.
B. Bewertungskriterien (maximal 25 Punkte)
Technische Zuschlagskriterien Höchstpunktzahl
1 Qualität des allgemeinen Konzepts (erforderliche 5
Mindestpunktzahl: 2,5/5)
- Kohärenz und Relevanz des vorgeschlagenen
Konzepts, der Arbeitsmethoden und der
ausführlichen Planung; Kohärenz der
vorgeschlagenen Preisaufstellung
2 Qualität der erbrachten Leistungen (erforderliche 20
Mindestpunktzahl: 10/20)
- vorgeschlagene Maßnahmen und Botschaften
(Entwicklungsabschnitte, Kreativität) (14)
- Standaufbau, Präsentationen (3)
- Steuerung der Humanressourcen (3)
25Gesamtpunktzahl 25
26FALLSTUDIE 2: EUROPAWAHLEN
A. Gegenstand
Bei den nächsten Europawahlen im Mai 2014 dürfen viele tausend Jugendliche aus der
gesamten Europäischen Union zum ersten Mal wählen. Die Kommission möchte ein
Instrument entwickeln, mit dem die Jugendlichen über die Chancen dieser Wahlen
aufgeklärt werden und ihnen die Bedeutung ihrer Wahlbeteiligung vermittelt wird. Das
zu entwerfende Kommunikationsinstrument fällt unter Abschnitt 3.1.3 (Websites,
Homepages, Internet- und mobile Anwendungen) und muss problemlos einer breiten
Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden können. Hierbei können die sprachlichen
Zwänge vernachlässigt werden.
Die Bieter werden gebeten:
− das von ihnen vorgeschlagene Instrument und die verschiedenen Etappen zu dessen
Verwirklichung zu beschreiben,
− die Hauptbotschaften, die vermittelt werden sollen, genau zu erläutern,
− eine oder mehrere Präsentation(en) zum fraglichen Instrument vorzulegen.
Die Fähigkeit, originelle Vorschläge für den beschriebenen Kontext zu machen, wird
gebührend berücksichtigt.
B. Bewertungskriterien (maximal 25 Punkte)
Technische Zuschlagskriterien Höchstpunktzahl
1 Qualität des allgemeinen Konzepts (erforderliche 5
Mindestpunktzahl: 2,5/5)
- Kohärenz und Relevanz des vorgeschlagenen
Konzepts, der Arbeitsmethoden und der
ausführlichen Planung; Kohärenz der
vorgeschlagenen Preisaufstellung
2 Qualität der erbrachten Leistungen (erforderliche 20
Mindestpunktzahl: 10/20)
- Beschreibung des Instruments,
Entwicklungsetappen und Kreativität (12)
- Hauptbotschaften (4)
- Präsentation(en) (4)
Gesamtpunktzahl 25
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