Code of Conduct Verhaltenskodex der RLB Tirol AG
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Code of Conduct – Verhaltenskodex der RLB Tirol AG Der Verhaltenskodex (Code of Conduct) der RLB Tirol AG fixiert Grundwerte in Bezug auf gesetzeskonforme und ethische Verhaltensweisen im Bankgeschäft und legt damit einen verbindlichen Standard für die RLB Tirol AG fest. Stand Juni 2013
Inhaltsverzeichnis 1. Grundlagen 6 1.1. Grundwerte 6 1.2. Adressatenkreis 6 1.3. Beachtung lokaler Gesetze und des Verhaltenskodexes der RLB Tirol AG 6 1.4. Leitprinzipien zur Anwendung des Verhaltenskodexes 6 1.5. Berichtspflicht bei Nichteinhaltung 7 1.6. Sanktionen bei Verletzung des Verhaltenskodexes 7 1.7. Verantwortung 7 2. Arbeitsplatz und Mitarbeiter 7 2.1. Gegenseitiger Respekt, Ehrlichkeit und Integrität 7 2.2. Interessenkonflikte 7 2.3. Datenschutz 7 3. Bestechung und Korruption 7 3.1. Bestechung 7 3.2. Zahlungen an Amtsträger (Facilitation Payments) 7 3.3. Direkte und indirekte Bestechung durch Drittpersonen 7 3.4. Geschenke und Einladungen 8 3.5. Zuwendungen an politische Parteien und politische Exponenten 8 3.6. Spesen, Spenden, gemeinnützige Zuwendungen und Sponsoring 8 4. Umgang mit Kunden und Geschäftspartnern 8 4.1. Kundenbetreuung 8 4.2. Vertraulichkeit 8 4.3. Kundenkenntnis (Know your Customer) 8 4.4. Geldwäsche 8 5. Marktmissbrauch 9 6. Buchführung und Finanzen 9 6.1. Rechnungslegung und Berichtswesen 9 6.2. Offenlegungspflichten 9 6.3. Kooperation mit Aufsichtsbehörden 9 7. Sensible Geschäftsfelder 9 7.1. Menschenrechte 9 7.2. Atomkraft 9 7.3. Waffen 9 7.4. Handelsbeschränkungen und Sanktionen 9 7.5. Unerlaubte Geschäftsbeziehungen 9 Anhang: Beschwerdemanagement 10 1. Beschwerden 10 2. Ombudsstelle 10 3. Datenschutz- und Datensicherheit 10
Die RLB Tirol AG stellt eine wesentliche wirtschaftliche Finanzkraft in Tirol dar. Wir bekennen uns zur nachhaltigen Unternehmensführung und zur damit verbundenen gesellschaftlichen Verantwortung. Unser geschäftliches Verhalten basiert auf den prinzipiellen Wertvorstellungen Vertrauen, Verantwortung, Erfolge und Mit.Einander.
1. Grundlagen 1.1. Grundwerte Dies heißt insbesondere: Die RLB Tirol AG stellt eine wesentliche wirtschaftliche • Das Streben nach Gewinn rechtfertigt keine Ver- Finanzkraft in Tirol dar. Wir bekennen uns zur nachhal- stöße gegen das Gesetz, andere Bestimmun- tigen Unternehmensführung und zur damit verbunde- gen oder den Verhaltenskodex der RLB Tirol AG. nen gesellschaftlichen Verantwortung. Unsere Rolle in der Wirtschaft ist geprägt durch gelebte Verantwortung • Praktiken, die nicht dem Gesetz, anderen Bestim- gegenüber Kunden, Mitarbeitern, Aktionären sowie der mungen oder dem Verhaltenskodex der RLB Tirol Gesellschaft und der Region in Tirol. AG entsprechen, werden nicht aufgrund der Tat- sache legitimiert, dass sie von Konkurrenten oder Unser geschäftliches Verhalten basiert auf folgenden, anderen Marktteilnehmern angewendet werden. prinzipiellen Wertvorstellungen, die in der Vision bzw. in den Führungswerten der RLB Tirol AG beschrieben • Bei der Einhaltung von gesetzlichen Bestimmungen sind: ist nicht nur der reine Wortlaut, sondern auch der der gesetzlichen Regelung innewohnende Zweck Partnerschaft mit Eigentümern, Kunden, Mitarbeitern zu beachten. • Vertrauen: Wir schaffen Vertrauen durch Wertschät- 1.4. Leitprinzipien zur Anwendung des Verhaltens- zung. kodexes • Verantwortung: Wir tragen Verantwortung für Mitar- beiter und Ergebnisse. Kein Verhaltenskodex kann Anspruch darauf erheben, • Erfolge: Wir erzielen nachhaltige Erfolge durch Kon- das richtige Verhalten für jede einzelne Situation vor- sequenz und Zukunftsorientierung. zugeben - das ist auch nicht das Ziel. Die RLB Tirol • Mit.Einander: Wir sind miteinander erfolgreicher! AG vertraut darauf, dass jeder einzelne Mitarbeiter aufgrund seiner Ausbildung und aufgrund seiner mo- 1.2. Adressatenkreis ralischen Integrität bei allen geschäftlichen Aktivitä- ten wohlüberlegt und verantwortungsvoll entscheidet, Die Bestimmungen des Verhaltenskodexes gelten für welche Verhaltensweise in der jeweiligen Situation zur alle Mitarbeiter der RLB Tirol AG und müssen von die- Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und zur sen befolgt werden. Wir legen auch besonderen Wert Einhaltung der Bestimmungen dieses Kodexes ange- auf eine sorgfältige und gründliche Auswahl unserer messen ist. Geschäftspartner, Berater, Mittelspersonen und aller anderen Drittpersonen, die im Auftrage der RLB Tirol Zur Feststellung der Angemessenheit sollten AG agieren und uns bei der Geschäftsabwicklung un- Sie sich folgende Fragen stellen: terstützen. Diesen wird der Code of Conduct der RLB Tirol AG zur Kenntnis gebracht. • Ist meine Handlung gesetzlich erlaubt und entspricht sie den Zielsetzungen der Tiroler Raiffeisenorgani- 1.3. Beachtung lokaler Gesetze und des Verhal- sation? tenskodexes der RLB Tirol AG • Habe ich das ,,subjektive Gefühl“, dass meine Hand- lung richtig ist? Alle Mitarbeiter der RLB Tirol AG müssen bei Ausführung • Könnte ich sie vor dem Vorstand der RLB Tirol AG ihrer geschäftlichen Tätigkeiten bestrebt sein, höchst- oder vor Behörden rechtfertigen? mögliche Standards zu erreichen. Gesetze, Verordnun- • Könnte ich meine Handlungsweise mit rechtskonfor- gen, Erlässe und die Bestimmungen des Verhaltensko- men Argumenten verteidigen, wenn ich später darüber dexes der RLB Tirol AG sind strikt einzuhalten. befragt werde? 6
Bei Fragen zur Anwendung des Verhaltenskodexes leistungsorientierter Kriterien wie Erreichung der Zielver- und bei Unsicherheiten bezüglich der direkten oder einbarungen oder berufliche Erfahrung. indirekten Auswirkungen eines Geschäftes auf die ethi- schen Zielsetzungen der RLB Tirol AG hat jeder Dienst- 2.2. Interessenkonflikte nehmer das Recht, sich in Bezug auf seine Pflicht aus dem Code of Conduct durch seinen Vorgesetzten, den Die Mitarbeiter müssen sicherstellen, dass ihre eigenen Compliance Officer oder durch die Rechtsabteilung be- Interessen nicht in Konflikt mit ihren Verpflichtungen ge- raten zu lassen, insbesondere in Zweifelsfragen. genüber der RLB Tirol AG oder deren Kunden stehen. Potenzielle Interessenkonflikte können insbesondere im 1.5. Berichte bei Nichteinhaltung des Zusammenhang mit Geschenken, Einladungen, Auftrags- Code of Conduct vergaben sowie Geschäften in Finanzinstrumenten und Korruption, Betrug oder Marktmissbrauch auftreten. Sie Niemand ist von der Obliegenheit zur Beachtung des müssen dem zuständigen Compliance Officer gemeldet Code of Conduct ausgenommen. Jeder Mitarbeiter, der werden. Dieser entscheidet über das Vorliegen eines einen Vorgang bemerkt, welcher rechtswidrig erscheint tatsächlichen Interessenkonfliktes und die notwendigen oder gegen diesen Code of Conduct verstößt, hat die Maßnahmen (siehe dazu auch im Detail Abschnitt D des Möglichkeit, mit seinem Vorgesetzten oder bei der ein- Compliance-Handbuchs). gerichteten Ombudsstelle darüber zu sprechen. Bei er- heblich unternehmensrelevanten Sachverhalten (hohe 2.3. Datenschutz Risiken, schwerer Rufschaden für die RLB, vorsätzliche Straftatbestände) besteht eine diesbezügliche Meldever- Wir gehen bei der Entgegennahme, Verarbeitung und pflichtung an Vorgesetzte oder Ombudsstelle. Aufbewahrung von Informationen (Finanzdaten, tech- nische Daten, Betriebsdaten, Kundeninformationen, Für die Bearbeitung dieser Meldungen gilt das im Anhang Aktennotizen etc.) mit Sorgfalt vor. Dabei halten wir uns enthaltene Beschwerdemanagement. an vorgegebene Datensicherheitsstandards und Abläufe und verhindern, dass Unberechtigte diese Informationen 1.6. Sanktionen bei Verletzung des einsehen, nutzen, verändern oder zerstören (siehe dazu Verhaltenskodexes Dienstanweisung „IT-Sicherheitsrichtlinie“). Der Verhaltenskodex bildet einen Bestandteil der allge- meinen Anstellungsbedingungen. 1.7. Verantwortung 3. Bestechung und Korruption Die oberste Verantwortung für die einheitliche Anwendung und Einhaltung des Verhalteskodexes liegt beim Vorstand 3.1. Bestechung der RLB Tirol AG. Die operative Verantwortung für die Einführung und Umsetzung sowie die Information der Wir tolerieren keine Form von Bestechung und Korruption. Adressaten trägt der Compliance Officer. Die Führungs- Wir nehmen und leisten keine ungebührlichen Vorteile kräfte der RLB Tirol AG tragen die Verantwortung für die jeglicher Art, unabhängig davon, ob die anbietende oder Anwendung und Befolgung des RLB-Verhaltenskodexes in fordernde Person im öffentlichen oder im privaten Sektor ihrem Verantwortungsbereich. Allen Führungskräften – und tätig ist (siehe dazu die Dienstanweisung „Geschenke damit auch dem Vorstand – obliegt eine Vorbildfunktion. und Zuwendungen an Mitarbeiter der RLB Tirol AG durch Kunden bzw. Lieferanten“). 3.2. Zahlungen an Amtsträger (Facilitation Payments) 2. Arbeitsplatz und Mitarbeiter Weder Mitarbeiter noch sonstige für die RLB Tirol AG tätige Personen leisten Facilitation Payments; darunter 2.1. Gegenseitiger Respekt, Ehrlichkeit versteht man die Hingabe kleinerer Geldbeträge an und Integrität öffentliche Amtsträger, um deren Leistungen, auf die ein rechtlicher Anspruch besteht, zu erhalten oder zu Wir respektieren die Meinung anderer und ihre persön- beschleunigen. liche Würde, Privatsphäre und Persönlichkeitsrechte. Wir dulden keinerlei Diskriminierung und Belästigung 3.3. Direkte und indirekte Bestechung durch zum Beispiel aufgrund von Nationalität, Kultur, Religi- Drittpersonen on, Hautfarbe, Geschlecht, sexueller Orientierung, Alter oder körperlicher Behinderung. Einstellung, Beförderung Wir legen besonderen Wert auf eine sorgfältige und und Beurteilung der Mitarbeiter erfolgen allein aufgrund gründliche Auswahl unserer Geschäftspartner, Berater, 7
Mittelspersonen und aller anderen Drittpersonen, die Mitarbeiter intensiv zu bemühen, den wirtschaftlichen im Auftrage der RLB Tirol AG agieren und uns bei der Hintergrund und die Bedürfnisse der Kunden zu ver- Geschäftsabwicklung unterstützen. stehen, um ihnen die jeweils passenden Produkte und Dienstleistungen anbieten zu können. Demzufolge kann 3.4. Geschenke und Einladungen Kunden nur dann eine Dienstleistung oder ein Produkt an- geboten werden, wenn die RLB Tirol AG über die formale Einerseits kann ein maßvoller Austausch von Geschenken Kompetenz und ihre Mitarbeiter über das entsprechende und Einladungen einen sozial akzeptierten Bestandteil er- Fachwissen und die notwendige Infrastruktur zur optima- folgreicher Geschäftsbeziehungen darstellen. Andererseits len Kundenbetreuung verfügen und stets Dienstleistun- können das Annehmen und die Vergabe von Geschenken gen bestmöglich im Interesse unserer Kunden erbringen. und Einladungen dazu geeignet sein, ungebührlich auf Zudem stellt die RLB Tirol AG bei Empfehlungen sicher, eine Geschäftsbeziehung Einfluss zu nehmen. Die Annah- dass diese ehrlich und fair abgegeben und die Kunden me und Vergabe von Geldgeschenken ist grundsätzlich über Risken angemessen aufgeklärt werden. Eine falsche untersagt, alle anderen Geschenke und Einladungen oder irreführende Werbung ist für uns inakzeptabel. unterliegen strengen Regeln (siehe dazu die Dienstan- weisung „Geschenke und Zuwendungen an Mitarbeiter 4.2. Vertraulichkeit der RLB Tirol AG durch Kunden bzw. Lieferanten“). Für alle Mitarbeiter der RLB Tirol AG gilt uneingeschränkt 3.5. Zuwendungen an politische Parteien und die Verpflichtung zur Wahrung des Bankgeheimnisses (§ politische Exponenten 38 BWG) und der betrieblichen Verschwiegenheit. Dies bedeutet unter anderem, dass alle von Kunden erhalte- Die RLB Tirol AG ist parteipolitisch neutral. Der Vorstand nen Informationen streng vertraulich zu behandeln sind kann Zuwendungen an politische Parteien und an politi- und keinesfalls an außenstehende Dritte weitergegeben sche Exponenten nur dann bewilligen, wenn die folgen- werden dürfen. Eine Ausnahme von der Verpflichtung zur den Bedingungen erfüllt sind: Wahrung des Bankgeheimnisses besteht nur, wenn der Kunde seine ausdrückliche Zustimmung schriftlich erteilt 1. Den Zuwendungen stehen keine gesetzlichen Vor- hat, oder falls ein anerkannter Ausnahmetatbestand zur schriften entgegen. Informationsweitergabe besteht, insbesondere gegen- 2. Die Zuwendungen bewegen sich in der richtigen über Aufsichts- und Strafverfolgungsbehörden. Proportionalität. 3. Die Zuwendungen sind nicht geeignet, eine unge- 4.3. Kundenkenntnis (Know your Customer) bührliche Einflussnahme zu bewirken. Erst die bestmögliche Information über die persönlichen Solche außerordentlichen Zuwendungen sind unter Ein- und wirtschaftlichen Verhältnisse ermöglicht eine opti- beziehung von Compliance transparent zu handhaben. male Kundenberatung und –betreuung. Auch werden diese Informationen benötigt, um Verdachtsmomente 3.6. Spesen, Spenden, gemeinnützige Zuwendun- hinsichtlich Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung oder gen und Sponsoring anderer möglicher krimineller Verhalten (Betrug etc.) ausschließen zu können. Die Bank und ihre Mitarbeiter Zuwendungen in Form von Spesen, Spenden, gemein- müssen sicherstellen, dass nützige Zuwendungen und Sponsoring dürfen nicht zur • ausreichend Informationen über Kunden vorliegen, Umgehung von Richtlinien über die Annahme und Ver- um deren Identität, Ruf, Bonität und Tätigkeitsfeld gabe von Geschenken, Zahlungen an Amtsträger (Faci- zu kennen; litation Payments), Zuwendungen an politische Parteien • ausreichend Informationen über Kunden vorliegen, um und politische Exponenten und weiteren Bestimmungen sie anleger- und anlagegerecht zu beraten; des Verhaltenskodexes verwendet werden, sondern aus- • den Kunden ausreichend Beratung zukommt, um die schließlich zu den definierten Zwecken. für sie passenden Produkte und Dienstleistungen aus- zuwählen und eine ihren Interessen entsprechende Anlageentscheidung zu treffen. 4.4. Geldwäsche 4. Umgang mit Kunden und Finanzinstitute können dazu benutzt werden, Gewinne Geschäftspartnern aus kriminellen Aktivitäten zu „waschen“ und somit deren illegalen Ursprung zu verbergen und wieder in den regu- lären Wirtschaftskreislauf einzubringen. Dieser Vorgang 4.1. Kundenbetreuung untergräbt die Integrität der Banken, schädigt deren Ruf und kann zu weit reichenden Sanktionen führen. Die RLB Die RLB Tirol AG will ihre Dienstleistungskultur ständig Tirol AG unterstützt den internationalen Kampf gegen verbessern. Um dies zu verwirklichen, haben sich die Geldwäsche und wendet strengste Vorsichts- und Ab- 8
wehrmaßnahmen an (siehe dazu die Dienstanweisung transparente und kooperative Weise zu gestalten. Es ist „Handbuch Geldwäsche und Terrorismusbekämpfung“ unser Ziel, ein stabiles Vertrauensverhältnis zwischen der RLB Tirol AG). der RLB Tirol AG und den Behörden zu gewährleisten. 5. Marktmissbrauch 7. Sensible Geschäftsfelder Marktmissbrauch untergliedert sich in Insiderhandel und 7.1. Menschenrechte Marktmanipulation. Insiderhandel umfasst die unlautere Verwendung nicht veröffentlichter, preisrelevanter Infor- Die RLB Tirol AG finanziert weder indirekt noch direkt mationen, um sich selbst oder Dritten einen Vorteil im Geschäfte, Projekte oder Parteien, wenn dabei Zwangsar- Handel mit Wertpapieren zu verschaffen. Auch der Miss- beit (einschließlich Schuldknechtschaft) oder Kinderarbeit brauch der Stellung als professioneller Marktteilnehmer eingesetzt wird, oder gegen beeinträchtigt das Vertrauen in einen funktionierenden • die Europäische Menschenrechtskonvention, Kapitalmarkt und zieht schwerwiegende Konsequenzen • die arbeits- und sozialrechtlichen Verpflichtungen des sowohl für die RLB Tirol AG als auch für die involvierten jeweiligen Landes, Mitarbeiter nach sich. Das Gebot der Integrität gilt auch • die anwendbaren Regelungen internationaler Orga- im Kampf um Marktanteile. Wir treffen keine unzuläs- nisationen und insbesondere der entsprechenden sigen Absprachen und halten uns an die Regeln des UNO-Konventionen fairen Wettbewerbs und an die international üblichen • oder die Rechte der lokalen Bevölkerung oder der Marktverhaltensregeln (MiFID) sowie an die Bestimmun- Urvölker verstoßen wird. gen des WAG 2007 (siehe dazu Compliance Handbuch Abschnitt B). 7.2. Atomkraft Die RLB Tirol AG gewährt keine Finanzierungen für den Bau, Ausbau oder Betrieb von Atomkraftanlagen. 6. Buchführung und Finanzen 7.3. Waffen Wegen der besonderen Sensibilität wird die Finanzie- 6.1. Rechnungslegung und Berichtswesen rung von Waffengeschäften in der RLB Tirol AG restriktiv gehandhabt. Insbesondere werden das Österreichische Die RLB Tirol AG stützt ihre Entscheidungsprozesse auf Kriegsmaterialgesetz sowie allfällige Embargobestim- die Richtigkeit und Genauigkeit der Aufzeichnungen des mungen beachtet. Rechnungswesens. Besondere Bedeutung hat dabei die vertrauliche Behandlung von Sicherheits- und Personal- Ziel dieser restriktiven Handhabung ist es, dass Waffen daten sowie von Rechnungs- und Finanzdaten. Alle ge- und andere militärische Güter sowie Repressionsmate- schäftlichen Vorgänge müssen in unseren Büchern nach rialien nicht in Länder geliefert werden dürfen, in denen Maßgabe festgelegter Verfahren und Prüfungsgrundsätze es militärische Konflikte oder politische Unruhen gibt und allgemein anerkannter Grundsätze der Rechnungsle- oder zu erwarten sind, um ein daraus resultierendes gung ausgewiesen werden. Diese Aufzeichnungen bein- Reputationsrisiko für die RLB Tirol AG zu vermeiden. halten die notwendigen Informationen über die jeweiligen Transaktionen. 7.4. Handelsbeschränkungen und Sanktionen 6.2. Offenlegungspflichten Die RLB Tirol AG hält sich an die internationalen Vorgaben zu Embargos und Handelsbeschränkungen. Die RLB Tirol AG verpflichtet sich dazu, im Rahmen der Offenlegungspflichten gegenüber den Aufsichtsbehörden 7.5. Unerlaubte Geschäftsbeziehungen und der Öffentlichkeit in unseren Kommunikationsmitteln rechtzeitig vollständige, faire, präzise und verständliche Die RLB Tirol AG unterhält keine Kundenbeziehungen Daten zu liefern. Unsere finanzielle Offenlegung ent- zu Bank-Mantelgesellschaften (Shell-Bank). spricht den jeweils aktuellen Branchennormen. 6.3. Kooperation mit Aufsichtsbehörden Wir verpflichten uns, unsere Beziehungen mit den für die RLB Tirol AG relevanten Aufsichtsbehörden auf offene, 9
Anhang: Beschwerdemanagement 1. Beschwerden Alle Meldungen sind zur Vermeidung von Unsicherheiten, Sollte die gemeldete Person in ihrem Ruf ungerechtfer- zur Vermeidung von Nachteilen und zur Wahrung der tigt beschädigt worden sein, so werden durch die RLB Objektivität sowie zu deren Nachvollziehbarkeit unter Tirol AG die erforderlichen Maßnahmen ergriffen, um die Angabe der Personalien des Meldungslegers (Vor- Rufschädigung zu beseitigen. und Zuname, Abteilung) schriftlich zu erstatten. Sie können an jedes Mitglied der Ombudsstelle gerichtet werden. Jede Meldung, der Meldungsleger und die 3. Datenschutz- und Datensicherheit bezughabenden Informationen und Unterlagen werden durch die Ombudsstelle streng vertraulich behandelt. Daten aus eingelangten Meldungen dürfen nicht mit Da- ten aus anderen Datenverarbeitungen verknüpft, kombi- Die Identität des Meldenden wird nur dann – dem Betrof- niert bzw. abgeglichen werden, insbesondere nicht mit fenen und dem Dienstgeber gegenüber – offengelegt, Daten des Bereiches Personal. wenn sich nachträglich herausstellt, dass die Anschul- digung bewusst falsch erhoben wurde. Die Betroffenen haben grundsätzlich Zugang zu An- schuldigungen. Alle Meldungen werden umgehend bearbeitet. Repressalien gegen Beschwerdeführer, gleich welcher Art, werden nicht toleriert: Der Vorstand stellt sicher, dass ein in redlicher Absicht Meldender vor negativen Auswir- kungen seitens des Arbeitgebers, der Kollegen, der Vor- gesetzten, der Untergebenen oder Dritter geschützt ist. 2. Ombudsstelle In der Raiffeisen-Landesbank Tirol AG wird zur Entgegen- nahme und weiteren Bearbeitung der Beschwerden von Mitarbeitern eine Ombudsstelle als unbefangene Instanz eingerichtet, an die sich Beschwerdeführer vertraulich wen- den können und die aus folgenden Mitgliedern besteht: • Leiter der Abteilung Recht & Compliance • Leiter der Abteilung ORG-IT • Mitarbeiter der Innenrevision • ein Mitglied des Betriebsrates Die Mitglieder werden durch die RLB Tirol AG angemes- sen berufshaftpflichtversichert. Die Ombudsstelle ist zuständig zur Entscheidung, welche Abhilfemaßnahmen zu setzen sind, und zur diesbezügli- chen Beratung der betreffenden Geschäftseinheiten und des Vorstandes. Soweit es sich um Sachverhalte handelt, für die keine Meldeverpflichtung gemäß Punkt 1.5. der Dienstanwei- sung besteht, sind sämtliche personenbezogenen Daten und Ergebnisse aus den Recherchen von der Ombuds- stelle geheim zu halten. 10
Raiffeisen-Landesbank Tirol AG Adamgasse 1-7, 6021 Innsbruck www.rlb-tirol.at
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