Compliance Guide Deutsche Version 2021 - ETH Zürich
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Compliance Guide Deutsche Version 2021
Inhalt
Warum ein Compliance Guide? 3
Interessenkonflikte 4
Integrität in der Forschung 8
Lehre 10
Anstellung, Führung und Betreuung 12
Finanzen 16
Exportkontrolle 18
Beschaffungen 20
Berufliche Auslagen 24
Sicherheit, Gesundheit und Umwelt 26
Informationssicherheit und Datenschutz 28
Kommunikation 30
Technologietransfer /Forschungsverträge 32
Forschung an und mit Menschen 34
Tierversuche 36
Datenschutz in der Forschung 38
Rechtssammlung der ETH Zürich und
systematische Sammlung des Bundesrechts 40
Compliance kompakt: e-Learning 41
Vorwort der Schulleitung
Warum ein Compliance Guide?
Die ETH Zürich gehört zu den weltweit führenden Hochschulen und ihre Forschung und Lehre geniessen sowohl in der
Schweiz als auch im Ausland hohes Ansehen. Diese Reputation verdankt die Hochschule nicht nur den hervorragenden
Leistungen aller ETH-Angehörigen, sondern auch den gelebten ethischen Werten, die den Alltag an der Hochschule prägen.
Die ETH Zürich pflegt eine Ermöglichungskultur und gewährt ihren Angehörigen viel Autonomie. Diese Kultur setzt
Eigenverantwortung voraus. Sie kann nur gelebt werden, wenn sich alle Angehörigen hohen ethischen und moralischen
Standards verpflichtet fühlen, sich an die gesetzlichen Vorschriften und internen Weisungen halten und diese umsetzen.
Eigenverantwortliches Handeln bedeutet, dass sich die ETH-Angehörigen, insbesondere Führungsverantwortliche, mit
den Regeln vertraut machen, die sie bei ihrer Arbeit berücksichtigen müssen. Der vorliegende Compliance Guide soll als
Orientierungshilfe dienen. Gleichzeitig soll er uns vor Augen führen, dass unser Handeln als ETH-Angehörige direkt den
Ruf der gesamten Institution tangiert. Wer sich nicht ordnungsgemäss verhält, kann zur Verantwortung gezogen werden.
Mit Ihrem korrekten Verhalten leisten Sie einen wichtigen Beitrag zu einem guten Arbeitsklima an der ETH Zürich und
helfen mit, eigenverantwortliches Handeln auf allen Ebenen zu stärken.
Joël Mesot Sarah Springman
Präsident Rektorin
Detlef Günther Robert Perich Ulrich Weidmann
Vizepräsident für Forschung Vizepräsident für Finanzen Vizepräsident für Infrastruktur
und Controlling
Vanessa Wood Julia Dannath-Schuh
Vizepräsidentin für Wissenstransfer Vizepräsidentin für Personalentwicklung
und Wirtschaftsbeziehungen und Leadership
Interessenkonflikte
Grundregeln
Das Vermeiden und Erkennen von Interessenkonflikten ist – Der Umgang mit anvertrauten Finanzmitteln der ETH
ein Grundstein für die gelebte Kultur der Eigenverantwor- Zürich, z.B. bei Einladungen, Beschaffungen, berufli-
tung und Autonomie an der ETH Zürich. chen Auslagen und Reisen.
– Donationen, Schenkungen usw. können zu Konflikten
Von den Mitarbeitenden der ETH Zürich wird daher erwar- mit dem Grundsatz der Freiheit von Forschung und
tet, dass sie erkennen, wenn sich ein Interessenkonflikt Lehre führen.
ergeben kann. Dabei ist neben der eigenen Wahrnehmung – Private Beraterverträge müssen im eigenen Namen
auch die mögliche Wahrnehmung durch Dritte zu beachten. abgeschlossen werden, der Nutzen und das Risiko sind
Besonders wichtig ist sicherzustellen, dass die Freiheit von privat zu verantworten.
Lehre und Forschung nicht durch Interessenkonflikte be- – Interessenkonflikte können sich auch aus der Vergabe
einträchtigt wird. von Rechten oder Vergünstigungen an Dritte ergeben.
Lassen sich Interessenkonflikte nicht vermeiden, müssen – Im Zusammenhang mit der Entwicklung einer
diese den Vorgesetzten offengelegt, diskutiert und der Um- Geschäftsidee (z.B. bei einer Spin-off-Gründung)
gang damit geregelt werden. Transparenz ist im Bereich und damit verbunden der Umgang mit Eigentum und
möglicher Interessenkonflikte unverzichtbar, um die Inte- Ressourcen der ETH Zürich.
grität und den Ruf sowohl der Mitarbeitenden als auch der – Bei der Ausübung akademischer Beschäftigungen z.B.
ETH Zürich zu schützen. bei der Übernahme von Mandaten, der Einsitznahme
in Gremien, einer Affiliation an einer anderen Institu-
Interessenkonflikte (Conflict of interest) tion, der Teilnahme und Organisation von Forschungs
Ein Interessenkonflikt liegt in Situationen vor, in denen die tagungen sind mögliche Interessenkonflikte zu
persönlichen Interessen oder Konstellationen von Mitarbei- beachten und zu vermeiden.
tenden deren berufliches Urteilsvermögen, Verhalten oder
Entscheidungen an der ETH Zürich b eeinflussen könnten. Ein „Conflict of Committment“ als eine besondere Art des
Interessenskonflikts, welcher sich auf das Engagement der
Konkret können insbesondere in folgenden Themenberei- Mitarbeitenden auswirkt und arbeitsvertraglichen Verpflich-
chen Interessenkonflikte vorkommen: tungen entgegenwirkt, muss vermieden werden.
– Finanzielle Anreize
– Persönliche Konstellationen (nahestehende Personen,
Verwandte, Freunde)
– Nebenbeschäftigungen oder Mandate
– Bei Beschaffungsgeschäften
– Benutzung von Ressourcen der ETH Zürich (z.B. im
Umfeld von Spin-off)
Beispiele von Interessenkonflikten
– Die Ausübung von Nebenbeschäftigungen z.B. in ei-
nem Verwaltungsrat, in einer Geschäftsführung oder
als Inhaberin oder Inhaber einer Firma kann zu Inter-
essenkonflikten mit der Anstellung an der ETH Zürich
führen.
– Die Anstellung von Ehepartnerinnen und Ehepartnern
und Verwandten oder in einer Partnerschaft lebenden
Personen.
4
Verantwortlichkeiten
Neben den Mitgliedern der Schulleitung wird insbesondere
auch von Professorinnen und Professoren sowie von leiten-
den Angestellten ein besonders bewusster und sorgfälti-
ger Umgang mit möglichen Interessenkonflikten erwartet.
Bestehende oder zukünftige Interessenkonflikte sind zu
vermeiden oder transparent zu machen und zu regeln.
Kontakt
Professorinnen und Professoren:
Stab Professuren
https://www.ethz.ch/de/die-eth-zuerich/organisation/stabs-
stellen/stab-professuren.html →
Mitarbeitende:
Vorgesetzte Stelle und/oder zuständige Personalchefin
oder Personalchef
https://www.ethz.ch/services/de/organisation/abteilungen/
personal.html →
5
Rechtliche Grundlagen Bundespersonalgesetz (BPG), Art. 20 und 23 Bundespersonalgesetz → Personalverordnung ETH-Bereich (PVO-ETH), Art. 56 ff. Personalverordnung ETH-Bereich → Weisungen des ETH-Rates betreffend Nebenbeschäfti- gung von Professorinnen und Professoren im ETH-Bereich RSETHZ 501.1 → Verordnung des ETH-Rates über die Professorinnen und Professoren der Eidgenössischen Technischen Hoch schulen (Professorenverordnung ETH), Art. 6 Professorenverordnung ETH → Richtlinien des ETH-Rates betreffend Nebenbeschäfti- gungen der Mitglieder der Schulleitungen der ETH und der Direktionen der Forschungsanstalten RS 501.4 → Richtlinien betreffend Nebenbeschäftigung von Professorinnen und Professoren der ETH Zürich RSETHZ 501.2 → Richtlinien für die wirtschaftliche Verwertung von Forschungsergebnissen an der ETH Zürich (Verwertungsrichtlinien) RSETHZ 440.4 → Richtlinien über die Anstellung von Ehegattinnen oder Ehegatten, Lebespartnerinnen oder Lebenspartner und Verwandten an der ETH Zürich RSETHZ 121.14 → 6
Tipps im Alltag
– Wenn Sie ein Mandat als Geschäftsführerin – Nehmen Sie keine Einladungen an, die unüblich
oder Geschäftsführer, Verwaltungsrätin oder hohe Beträge beinhalten (>CHF 150.–). Dies gilt
Verwaltungsrat oder ein politisches Amt an auch für Schenkungen, die direkt an Sie gerich-
nehmen, melden Sie dieses an (bei den Vorge- tet sind.
setzten und allenfalls beim Stab Professuren).
Verwaltungsratsmandate und Geschäfts – Wenn Sie ein privates Beratungsmandat anneh-
führungsmandate sind generell bewilli- men, verwenden Sie hierzu ausschliesslich Ihre
gungspflichtig. private Adresse und Infrastruktur.
– Nebenbeschäftigungen sind bewilligungspflich- – Stellen Sie sicher, dass bei Aufträgen,
tig, wenn die Interessen oder die Reputation Bestellungen, Beschaffungen oder Projekten
der ETH Zürich betroffen sein könnte oder mit Spin-off-Firmen der ETH Zürich kein
wenn Mitarbeitende die Infrastruktur Interessenskonflikt entsteht. Wenden Sie sich
beanspruchen. im Zweifelsfall an die Abteilung Finanzdienst-
leistungen.
– Wenn Sie Beschaffungen tätigen, konsultieren
Sie die Einkaufskoordination und klären Sie ab, – Nutzen Sie Personal, Infrastruktur und
ob Sie eine Unbefangenheitserklärung bereits finanzielle Mittel der ETH Zürich nur im
unterschrieben haben. Halten Sie sich an die Rahmen Ihres Anstellungsverhältnisses
Unbefangenheitsregeln bei einer Beschaffung. (keine Zweckentfremdung).
– ETH-Mitarbeitende sind verpflichtet, – IP-Rechte: Melden Sie Interessenkonflikte, die
transparent gegenüber der zuständigen sich aus der Vergabe von IP-Rechten ergeben,
HR-Stelle (Personalchefin oder Personalchef) beim VPFW an.
offenzulegen, wenn die Partnerin oder der
Partner eine Anstellung im gleichen Bereich – Professorinnen und Professoren: Melden Sie
sucht und im Bewerbungsprozess steht. sich beim Stab Professuren bei Interessen
konflikten in Zusammenhang mit Neben-
beschäftigungen.
7
Integrität in der Forschung Grundregeln Verantwortlichkeiten Neben der fachlichen Kompetenz ist die Integrität der Zunächst sind alle Forschenden an der ETH Zürich selbst Forschenden der wichtigste Faktor für einen nachhaltigen für ein integres Verhalten im Sinne der Integritätsrichtlinien Erfolg in der Wissenschaft. Die ETH Zürich legt deshalb verantwortlich. Im Rahmen ihrer Führungsaufgaben haben grossen Wert darauf, dass ihre Angehörigen sich an die gute jedoch die Projekt- und Forschungsgruppenleitenden, ins- wissenschaftliche Praxis halten. Dazu gehört die Einhaltung besondere die Professorinnen und Professoren, die mass- der Integritätsrichtlinien. Verstösse gegen diese können gebliche Letztverantwortung. geahndet werden. In der Forschung umfasst Integrität unter anderem Kontakt folgende Aspekte: – Der Projektleitung kommt besondere Verantwortung Bernhard Plattner zu. Sie ist dafür verantwortlich, dass alle Beteiligten Rainer Schulin die Integritätsrichtlinien kennen, und gibt ihr Wissen an Vertrauenspersonen der ETH Zürich den wissenschaftlichen Nachwuchs weiter. confidant@ethz.ch – Der wissenschaftliche Nachwuchs wird angemessen betreut. – Forschungsdaten und Verfahrensschritte, die für die Weiterführende Informationen Reproduktion von Forschungsergebnissen relevant sind, werden sorgfältig archiviert bzw. dokumentiert. Informationen zum Thema Integrität in der Forschung – Forschungsdaten oder -ergebnisse dürfen nicht erfun- https://www.ethz.ch/de/forschung/ethik-und-tierschutz/ den werden. Änderungen, Weglassungen oder Ergän- wissenschaftliche-integritaet.html → zungen an den erhobenen Daten müssen begründet werden und klar nachvollziehbar sein. Informationen zum Thema Plagiate – Wird geistiges Eigentum anderer in wissenschaftlichen http://www.ethz.ch/faculty/exams/plagiarism → Arbeiten verwendet, muss dies korrekt ausgewiesen werden. Als Als Autorinnen und Autoren auf wissen- schaftlichen Publikationen werden nur die Personen genannt, die den in den Integritätsrichtlinen festge- haltenen Anforderungen genügen. Die Reihenfolge der Nennung hat sich nach den fachspezifischen Konventi- onen zu richten. – Bei der Erstellung von wissenschaftlichen Gutachten werden Objektivität, Unbefangenheit und Vertraulich- keit gewahrt. Bei Fragen zum korrekten wissenschaftlichen Verhalten oder bei vermutetem Fehlverhalten stehen die Vertrauens- personen der ETH Zürich allen Angehörigen der Hochschule als Ansprechpartner zur Verfügung. 8
Rechtliche Grundlagen
Richtlinien für Integrität in der Forschung und gute
wissenschaftliche Praxis an der ETH Zürich
(«Integritätsrichtlinien»)
RSETHZ 414 →
Verfahrensordnung bei Verdacht auf Fehlverhalten in der
Forschung an der ETH Zürich
RSETHZ 415 →
Verhaltenskodex für wissenschaftliche Kooperationen der
ETH Zürich
RSETHZ 416 →
Weisung der Rektorin über das eigenständige wissen-
schaftliche Arbeiten
https://www.ethz.ch/content/dam/ethz/common/docs/
weisungssammlung/files-de/wiss-arbeiten-
eigenst%C3%A4ndigkeitserklaerung.pdf →
Tipps im Alltag
– Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiten-
den die Integritätsrichtlinien und den
«Zitierknigge» kennen und praktizieren.
– Scheuen Sie sich nicht, problematisches
Verhalten offen anzusprechen. Suchen Sie
zunächst das Gespräch mit den betroffenen
Personen, ehe Sie sich an die Vertrauens-
personen wenden.
9
Lehre
Leistungskontrollen
– Prüfungsaufgaben ermöglichen die Überprüfung der
in den Lernzielen festgehaltenen Kompetenzen auf
inhaltlich gültige und methodisch zulässige Weise.
– Die Leistungsbewertung ist unabhängig von der
prüfenden Person, und es gelten für alle die gleichen,
Grundregeln transparenten bzw. nachvollziehbaren Bedingun-
gen. Der Notenschlüssel ist so festgelegt, dass die
Die ETH Zürich bildet Personen mit hoher Fachexpertise Note Studierender nicht von den Leistungen anderer
und wissenschaftlichen Kompetenzen aus. Ausserdem Studierenden abhängt.
bereitet sie ihre Studierenden darauf vor, Verantwortung zu – Die Prüfungskorrektur enthält Informationen über die
übernehmen und als kritische Mitglieder der Gesellschaft studentische Leistung. Die Prüfungseinsicht ermöglicht
eine konstruktive Rolle zu spielen. den Studierenden, diese Informationen für ihr weiteres
Lernen zu nutzen.
Konzeption und Durchführung des Unterrichts – Wird unehrliches Handeln bei Leistungskontrollen oder
– Das Qualifikationsprofil des Studiengangs beschreibt ein Plagiat festgestellt, muss unverzüglich die Rektorin
die von den Studierenden zu erwerbenden fachlichen und der zuständige Prorektor informiert werden. Beide
und überfachlichen Kompetenzen. Die Lehrveranstal- Tatbestände gelten als disziplinarische Verstösse und
tung trägt zum Qualifikationsprofil des Studiengangs werden durch die Rektorin geahndet.
bei und baut auf dem curricularen Vorwissen bezüglich – Schriftliche Leistungskontrollen und Protokolle zu
Inhalten und Kompetenzen auf. mündlichen Leistungskontrollen sind für Unbefug-
– Lernziele sind klar formuliert, transparent, ambitio- te nicht zugänglich aufzubewahren und gemäss den
niert und verbindlich. Inhalte und Gestaltung der Vor rechtlichen Vorgaben zu archivieren.
lesungen, Übungen, Projekte, Praktika, Aktivitäten
sowie die Prüfungen und andere Arten der Leistungs- Lehrevaluation
kontrolle sind auf die Lernziele ausgerichtet. Die Lehre an der ETH Zürich wird durch zentral gesteuerte
– Die Kreditpunkte reflektieren den durchschnittlichen Qualitätsvorgaben und Evaluationsinstrumente auf höchs-
Arbeitsaufwand für die Studierenden. Der erwartete tem Niveau gehalten und weiterentwickelt. Das wichtigste
Aufwand wird transparent gemacht. Instrument der umfassenden Lehrevaluation ist die Befra-
– Für jede an der ETH Zürich verfasste Semester-, gung der Studierenden zu den Lehrveranstaltungen und
Bachelor- oder Master-Arbeit unterschreiben die Prüfungen. Zudem werden an allen Departementen regel-
Verfassenden eine Eigenständigkeitserklärung. Die Ver- mässig Peer-Reviews durchgeführt, anlässlich deren auch
antwortung für die Einhaltung dieser Vorgabe liegt bei die Qualität der Lehre und insbesondere der Studiengänge
den für die jeweilige Arbeit zuständigen Dozierenden. beurteilt werden.
Die Dozierenden können auch für andere schriftliche
Arbeiten eine Eigenständigkeitserklärung verlangen.
– Wird in Lehrveranstaltungen Material anderer Autor Verantwortlichkeiten
innen und Autoren verwendet, ist dieses mit Angabe
der Quelle zu kennzeichnen. Die Dozierenden haben ihre Aufgaben, Kompetenzen und
– Bei der Durchführung von Exkursionen, Feldkur- Verantwortlichkeiten im Bereich Lehre gemäss den diesbe-
sen oder ähnlichen Veranstaltungen ist den Themen züglichen formalen und rechtlichen Vorgaben wahrzuneh-
Sicherheit, Versicherungen und Verantwortlichkei- men. Die Die Studiendirektorinnen und Studiendirektoren
ten besondere Beachtung zu schenken. Die Abteilung sind im Rahmen ihrer Führungsaufgabe u. a. für die ord-
Sicherheit, Gesundheit und Umwelt (SGU) bietet dies- nungsgemässe Umsetzung der studienbezogenen Regle-
bezüglich Unterstützung an. mente verantwortlich.
10Tipps im Alltag
– Studierendendaten: Geben Sie Studierendendaten – Prüfungsblätter: Sorgen Sie am Ende einer
nicht an Dritte weiter. Bewahren Sie Notenlisten schriftlichen Prüfung dafür, dass alle Studieren-
nicht auf dem Laptop oder auf externen Daten den sämtliche Prüfungsblätter in einem geordne-
trägern auf. Legen Sie Dokumente mit Studieren- ten Ablauf abgeben und die Abgabe und Entgegen-
dennamen oder –nummern (z.B. Übungslisten) nahme dieser Unterlagen kontrolliert wird.
nicht ohne Zugriffsschutz auf dem Web ab. Haben Studierende den Prüfungsraum verlassen,
Benutzen Sie hierzu die Ablagemöglichkeiten der so dürfen von diesen keine weiteren Prüfungs
Lehrbetriebsapplikationen. blätter mehr entgegengenommen werden.
– Zulassung zum Studium: Versprechen Sie nie – Bekanntgabe von Noten: Die informelle Bekannt-
mandem die Zulassung zum Studium, bevor der gabe einer Note, beispielsweise gleich im
offizielle Zulassungsentscheid vorliegt. Dies gilt Anschluss an eine mündliche Prüfung, ist nicht
für die Zulassung zu allen Studienstufen zulässig. Es ist stets das Departement bzw. das
(Bachelor, Master, Doktorat sowie akademische Studiensekretariat, das die Note verfügt und den
Weiterbildung). Studierenden mitteilt.
Kontakt
Die zuständigen Kontaktpersonen/Stabsstellen, ein- Verordnung der ETH Zürich über die Zulassung zu den
schliesslich der Prorektoren, finden Sie im Bereich Rek- Studien an der ETH Zürich
torin unter: http://www.admin.ch/opc/de/classified-compilation/20110578/
https://www.ethz.ch/de/die-eth-zuerich/organisation/ index.html →
schulleitung/rektor.html →
Disziplinarordnung der ETH Zürich
http://www.admin.ch/opc/de/classified-compilation/20042642/
Weiterführende Informationen index.html →
Leitfaden für Dozierende Weisung: Wissenschaftliches Arbeiten und
https://www.ethz.ch/services/de/lehre/leitfaden-dozierende. Eigenständigkeitserklärung
html → https://www.ethz.ch/content/dam/ethz/common/docs/
weisungssammlung/files-de/wiss-arbeiten-
Qualitätskriterien für die Lehre eigenst%C3%A4ndigkeitserklaerung.pdf →
http://www.let.ethz.ch/docs/Qualitaetskriteren_LehreETH.pdf
→ Weisung: Akteneinsicht und Aktenweitergabe im Rahmen
von Leistungskontrollen („Prüfungseinsicht“)
Rechtliche Grundlagen https://www.ethz.ch/content/dam/ethz/common/docs/
weisungssammlung/files-de/pruefungseinsicht.pdf →
Verordnung der ETH Zürich über Lerneinheiten und
Leistungskontrollen Weisung: Unterrichtsbeurteilung durch die Studierenden
http://www.admin.ch/opc/de/classified-compilation/20121393/ an der ETH Zürich
index.html → https://www.ethz.ch/content/dam/ethz/common/docs/
weisungssammlung/files-de/unterrichtsbeurteilung-
Ausführungsbestimmungen zur Leistungskontrollenver- studierende.pdf →
ordnung ETH Zürich
https://www.ethz.ch/content/dam/ethz/common/docs/ https://rechtssammlung.sp.ethz.ch/Dokumente/615.pdf
weisungssammlung/files-de/ausfuehrungsbestimmungen-vlk.
pdf →
11Anstellung, Führung und
Betreuung
Grundregeln Arbeitsverhältnisse
Arbeitsverhältnisse an der ETH Zürich unterstehen dem des Finanzreglements und der Organisationsverordnung
Bundespersonalrecht und sind öffentlich-rechtlicher N atur. ETH Zürich.
Sie entstehen durch schriftliche Arbeitsverträge, die durch
die zuständigen Personen der Abteilung Personal (Human Besonderheiten bei Assistenzprofessuren
Resources) und den Arbeitnehmenden unterzeichnet wer- Assistenzprofessorinnen und -professoren werden gemäss
den. Jede Verlängerung, Änderung und Beendigung des Richtlinien des P
räsidenten über das Assistenzprofessuren-
Arbeitsverhältnisses bedarf zu ihrer Gültigkeit der schrift- System für vier Jahre ernannt. Eine einmalige Verlängerung
lichen Form und erfolgt ausschliesslich durch die Human um höchstens vier Jahre ist zulässig.
Resources auf Antrag der vorgesetzten Stelle der Mitarbei-
tenden. Die Human Resources sind im Auftrag der Schul- Besonderheiten beim wissenschaftlichen Personal
leitung auch für die Umsetzung der Lohnpolitik zuständig. Die Umwandlung einer befristeten Anstellung in eine un-
befristete kann nur von der Schulleitung auf Antrag des
Das Arbeitsverhältnis ist grundsätzlich unbefristet, wenn Departements beschlossen werden. Dabei besteht kein
der Arbeitsvertrag nicht explizit – z.B. bei Projekten – eine Anspruch auf eine unbefristete Anstellung.
Befristung vorsieht. Das Arbeitsverhältnis darf wiederholt
befristet werden für: Spezialfall Doktorierende
– Assistenzprofessorinnen und -professoren während Die Aufgaben und die Besoldung des wissenschaftlichen
maximal acht Jahren. Personals sind in der Verordnung über das wissenschaft-
– Assistierende, Oberassistierende sowie weitere liche Personal geregelt. Die Betreuungspersonen unter-
Angestellte mit gleichartiger Funktion während stützen den wissenschaftlichen Nachwuchs darin, sich zu
maximal sechs Jahren. Bei einem Wechsel von einer eigenständigen Forschenden zu entwickeln. Bei Meinungs-
Assistierenden- zu einer Oberassistierendenstelle verschiedenheiten oder im Konfliktfall ist das Schlichtungs-
werden die Assistenzjahre nicht angerechnet. verfahren gemäss Doktoratsverordnung zu beachten.
– Angestellte in Lehr- und Forschungsprojekten sowie
Personen in Projekten, die mit Drittmitteln finanziert Besonderheiten beim technisch-administrativen
werden, während maximal neun Jahren. Personal
– Übrige Angestellte (d.h. technisch-administratives Die Nichtbeachtung der maximal zulässigen befristeten
Personal) während maximal fünf Jahren. Anstellungsdauer führt zu einem unbefristeten Anstel-
lungsverhältnis. Die ETH Zürich orientiert sich am perso-
Befristete Anstellungsverhältnisse enden ohne Kündigung nalrechtlichen Grundsatz, dass befristete Anstellungen nicht
mit Ablauf der Vertragsdauer. Eine Überschreitung der ge- abgeschlossen werden dürfen, um den Kündigungsschutz
setzlich maximal zulässigen befristeten Anstellungsdauer zu umgehen. Sie verfolgt deshalb die Policy, technisch
ist nicht erlaubt. administratives Personal, das permanente Aufgaben erfüllt,
in den zentralen Organen und in den Departementen unbe-
Die Karriereplanung ist von den Vorgesetzten frühzeitig mit fristet anzustellen.
den Betroffenen zu besprechen.
Ausländische Staatsangehörige
Anträge für befristete und unbefristete Anstellungen und Bei der Anstellung von ausländischen Staatsangehörigen
Verlängerungen sind via HR-Workflow an die zuständigen muss je nach Nationalität eine Bewilligung durch die
Stellen der Human Resources zu richten, unter Beachtung kantonale Migrations- und Arbeitsmarktbehörde eingeholt
werden.
12Grundregeln Führung und Verhalten
Die ETH Zürich sorgt für eine fortschrittliche und soziale sind immer so zu beschäftigen, dass sie einander nicht unmit-
Personalpolitik. Sie bekennt sich mit ihren Führungsgrund- telbar unter- oder übergeordnet sind. Für verschwägerte oder
sätzen zu einer offenen, auf Dialog basierten Führungskultur. bis mit dem zweiten Grad verwandte Personen gilt dasselbe.
Führungsgrundsätze Neben den genannten Führungsgrundsätzen stehen die
– Bewusst führen Professorinnen und Professoren bei der Betreuung des
– Ziel- und entwicklungsorientiert führen wissen
schaftlichen Nachwuchses in einer besonderen
– Offen informieren und klar reden Verantwortung
– Persönliche Entwicklung aktiv unterstützen
– Teamgeist fördern Aufgaben in der Leitung einer Doktorarbeit
– Wandel gestalten Die Leitung ist für die Betreuung der Doktorierenden ver-
antwortlich. Sie stellt sicher, dass die Doktorierenden den
Für die ETH Zürich ist ein respektvoller Umgang miteinan- Forschungsplan fristgerecht einreichen. Im Anschluss legt
der zentral. Sie duldet keine sexuellen Belästigungen, kein sie den Forschungsplan innert zwölf Monaten nach der
diskriminierendes, bedrohendes oder anderes unkorrektes provisorischen Zulassung der Doktorierenden oder des
Verhalten. Der Verhaltenskodex Respekt dient allen ETH- Doktorierenden dem Doktoratsausschuss zur Genehmigung
Angehörigen als Leitfaden. vor (Art. 11 Doktoratsverordnung). Sie bestimmt bei Bedarf
zusätzlich eine oder mehrere Personen, die die Doktorie-
Im Konfliktfall und bei Problemen steht allen Mitarbeiten- rende oder den Doktorierenden betreuen, und beantragt
den Human Resources sowie die Ombudsstelle der ETH beim Doktoratsausschuss eine Korreferierende oder einen
Zürich zur Verfügung. Korreferierenden, die oder den sie der Rektorin meldet.
Dies muss bis spätestens drei Jahre nach der provisori-
Nebenbeschäftigungen schen Zulassung erfolgen. Sie stellt sicher, dass die Dokto-
Gemäss Personalverordnung sind Nebenbeschäftigungen rierenden ihr jährlich einen schriftlichen Bericht über den
bewilligungspflichtig, wenn Fortgang ihrer Doktorarbeit erstatten und sie nimmt zum
– ein Konflikt mit den Interessen der ETH Zürich oder eine Bericht eingehend Stellung (Art. 15 Doktoratsverordnung).
– Beeinträchtigung in der Erfüllung der Aufgaben möglich
ist, Er/sie ist Mitglied der Prüfungskommission, welche die
– der Ruf der ETH Zürich gefährdet werden könnte, Doktorprüfung abnimmt. Diese findet spätestens sechs
– der/die Mitarbeitende die Infrastruktur der ETH Zürich Jahre nach der provisorischen Zulassung statt (Art. 26 und
beansprucht 27 Doktoratsverordnung).
– oder der/die Mitarbeitende ein Verwaltungsratsmandat
übernehmen will. Rechte und Pflichten der Doktorierenden
Die Doktorierenden erstellen einen Forschungsplan. Dieser
Nebenbeschäftigungen der Professorinnen und Professoren enthält die Zielsetzung und die Disposition der Doktorarbeit
sind in einer Richtlinie der Schulleitung geregelt. sowie die Pflichten der Doktorierenden. Der Forschungsplan
wird der Leitung sowie, nach Möglichkeit, einer Korrefe-
Beschäftigung von Verwandten und rentin oder einem Korreferenten vorgelegt. Die Leitung
Partnerinnen und Partnern der Doktorarbeit muss den Forschungsplan spätestens
Angestellte sowie Professorinnen und Professoren, die mit- zwölf Monate nach der provisorischen Zulassung dem Dok
einander verheiratet sind oder in einer Partnerschaft leben, toratsausschuss vorlegen (Art. 11 Doktoratsverordnung).
13Verantwortlichkeiten
Die Doktorierenden erstatten der Leitung auf deren Begeh- Die sorgfältige Rekrutierung von wissenschaftlichem und
ren oder von sich aus über den Fortgang ihrer Arbeit jährlich technisch-administrativem Personal, das Betreuen und
einen schriftlichen Bericht. Die Leitung nimmt zum Bericht Unterstützen des wissenschaftlichen Nachwuchses zu
umgehend schriftlich Stellung (Art. 15 Doktoratsverordnung). eigenständigen Forschenden, die Offenlegung von mög-
lichen Interessenkonflikten sowie die Wahrnehmung der
Die Doktorierenden haben das Recht und die Pflicht, sich Funktion als Vorgesetzte oder Vorgesetzter unter Einhal-
während des Doktorats weiterzubilden. Das Doktoratsstu- tung der geltenden Führungsgrundsätze der ETH Zürich
dium erfolgt entweder im Rahmen eines individuell zusam- gehören zu den grundlegenden Verantwortlichkeiten der
mengestellten Programms oder innerhalb eines Doktorats- der Professorinnen und Professoren. Sie halten die perso-
programms. Die Doktorierenden stellen das Programm des nalrechtlichen Bestimmungen und den Verhaltenskodex
individuellen Doktoratsstudiums nach Rücksprache mit der Respekt ein. Sie stellen sicher, dass alle für den For-
Leitung zusammen (Art. 22 u. 23 Doktoratsverordnung). schungsbereich der Professur relevanten Bestimmungen
(z.B. Arbeits- und Laborsicherheit, Integritätsrichtlinien,
Die Anstellung erfolgt als «Assistierende» befristet nach Tierschutz, Humanforschung) eingehalten werden.
Art. 17b ETH-Gesetz und Art. 9 der Verordnung über das
wissenschaftliche Personal der ETH Zürich (VO wiss. Per-
sonal). Die Arbeitsverträge können gemäss gesetzlichen Kontakt
Regelungen wiederholt befristet geschlossen werden.
Die zuständigen Kontaktpersonen bei Human Resources
Das Salär ist in der VO wiss. Personal geregelt (Art. 8 und finden Sie unter
Anhang 2). https://www.ethz.ch/de/die-eth-zuerich/organisation/abtei-
lungen/personal.html →
Aufgaben der Doktorierenden sind in Art. 10 Abs. 1 VO wiss.
Personal definiert: Die Doktorierenden arbeiten während Stelle für Chancengleichheit von Frau und Mann
mindestens 70 Prozent ihrer Arbeitszeit an der Dissertation http://www.equal.ethz.ch →
und dem zugrunde liegenden Forschungsprojekt und für ihr
Doktoratsstudium. Sie nehmen Aufgaben in der Lehre und
bei allgemeinen Dienstleistungen wahr. Die Departemente Weiterführende Informationen
regeln den Umfang dieser Aufgaben.
Homepage der Human Resources
Bei schwerwiegenden Meinungsverschiedenheiten zwi- https://www.ethz.ch/de/die-eth-zuerich/organisation/
schen der Leitung und der Doktorierenden oder dem abteilungen/personal.html →
Doktorierenden bemüht sich die betreffende Departe-
mentsvorsteherin oder der -vorsteher eine von ihr oder Weiterbildungsangebote der Human Resources
ihm bezeichnete Person um eine Schlichtung. Bei Bedarf https://www.ethz.ch/services/de/anstellung-und-arbeit/
übernimmt der Prorektor die Vermittlerrolle. Bleiben die fuehrung-und-entwicklung/entwicklung/angebot-der-
Vermittlungsbemühungen erfolglos, wird die Schlichtungs- personalentwicklung.html →
kommission eingesetzt (Art. 17. Doktoratsverordnung).
Informationen zum respektvollen Umgang an der
Bei Fragen zum korrekten Führungs- und Betreuungs- ETH Zürich
verhalten stehen den Doktorierenden und den Leitun- www.respekt.ethz.ch →
gen von Doktoratsarbeiten Ansprechpersonen in den
Departementen (Studiendirektorinnen und -direktoren,
Departementsvorsteherinnen und -vorsteher) sowie der
Prorektor Doktorat oder die Rektorin als Anlaufstelle zur
Verfügung. Bei Fragen der Integrität in der Forschung und
guten wissenschaftlichen Praxis, insbesondere bei Fragen
der Autorschaft oder des Umgangs mit Primärdaten, sind
die Vertrauenspersonen zu konsultieren.
14Rechtliche Grundlagen
ETH-Gesetz
SR 414.110 →
Bundespersonalgesetz
SR 172.220.1 →
Personalverordnung ETH-Bereich (PVO-ETH)
RSETHZ 121.11 → Tipps im Alltag
Verordnung über das Doktorat an der Eidgenössischen – Führen Sie mindestens einmal jährlich das Personal-
Technischen Hochschule Zürich (Doktoratsverordnung gespräch gemäss den Grundsätzen der ETH Zürich
ETH Zürich) durch. Setzen Sie Ihren Mitarbeitenden klare Ziele
SR 414.133.1
und besprechen Sie die berufliche Entwicklung.
Verordnung über das wissenschaftliche Personal der
ETH Zürich – Nutzen Sie die Best-Practice-Tipps bei der Betreu-
RSETHZ 516.1 → ung von Dissertationen: Selektionsinstrumente,
Einzelgespräche, Fortschrittsberichte und wissen-
Verordnung des ETH-Rates über die Professorinnen schaftliche Kommunikation.
und Professoren der Eidgenössischen Technischen
Hochschulen
RSETHZ 501 →
– Nutzen Sie die vielfältigen Weiterbildungsmöglich
keiten, die seitens der Human Resources regel
Weisungen des Präsidenten betreffend Urlaub von mässig kommuniziert werden. Ermöglichen Sie auch
Professorinnen und Professoren der ETH Zürich Ihren Mitarbeitenden, diese Angebote zu nutzen.
RSETHZ 510.10 →
– Kontaktieren Sie bei Konflikten mit Mitarbeitenden
Weisungen betreffend Meldungen von Angehörigen der
ETH Zürich zu rechtlich und ethisch unkorrektem frühzeitig die Human Resources.
Verhalten
RSETHZ 130.1 → – Für zukünftige Mitarbeitende aus nicht EU- Staaten:
Beachten Sie, dass eine Einreise und eine Arbeits-
Richtlinien betreffend Nebenbeschäftigung von aufnahme nur mit den gültigen behördlichen Akten
Professorinnen und Professoren der ETH Zürich
erfolgen kann. Akademische Gäste sind dem
RSETHZ 501.2 →
Rektorat und HumanResources bekannt zu geben.
Richtlinien des Präsidenten über das Assistenz
professuren-System an der ETH Zürich – Bei gleicher Qualifikation von Bewerberinnen und
RSETHZ 510.20 → Bewerbern ist die Gender Policy der ETH Zürich
umzusetzen.
Richtlinien über die Anstellung von Ehegattinnen oder
Ehegatten, Lebenspartnerinnen oder Lebenspartnern
und Verwandten an der ETH Zürich – Vermeiden Sie Konflikte zwischen den Interessen
RSETHZ 121.14 → der ETH Zürich und privaten Interessen.
Reglement betreffend Meldungen von Angehörigen – Sie und ihre Mitarbeitenden dürfen nur Geschenke
der ETH Zürich über unangemessenes Verhalten
entgegennehmen, die in der Schweiz als üblich
RSETHZ 615 →
gelten. Geschenke und Einladungen dürfen die
Unabhängigkeit, Objektivität und Handlungsfreiheit
nicht einschränken.
15Finanzen
Grundregeln
Das Finanzreglement regelt unabhängig der Mittelherkunft Budgetverantwortlichen, kann jedoch keine Delegationen
die finanziellen Abläufe, Verantwortlichkeiten und Kompe- vornehmen. Die Stellvertretung ist die weitreichendste
tenzen an der ETH Zürich. Form der Delegation von finanziellen Kompetenzen und
kann nur an Mitarbeitende mit entsprechender Funktions-
Sämtliche der ETH Zürich zufliessenden Mittel (inkl. Ver stufe erteilt werden.
mögenswerte) gehen in das Eigentum der ETH Zürich über.
Die Mittel sind Basis für die Budgetzuteilung. Die Zeichnungsberechtigungen der Budgetverantwortlichen
richten sich nach den im Finanzreglement aufgeführten
Die ETH Zürich richtet sich bezüglich finanziellem Ge- Schwellenwerten für finanzielle Verpflichtungen (z.B. durch
schäftsverhalten insbesondere nach folgenden Grundprin- Verträge, Bestellungen und Kostengenehmigungen). Die
zipien (Auszug Art. 3 FR): Schwellenwerte sind auch bei internen Mittelzusprachen
und Transaktionen einzuhalten:
– Ordnungs- und Rechtmässigkeit
– Wirtschaftlicher, wirkungsorientierter und nachhaltiger is CHF 50 000:
B
Umgang mit den anvertrauten Mitteln und Budgets Budgetverantwortliche sind in ihren Verantwortungs-
– Eigenverantwortlichkeit bereichen einzelzeichnungsberechtigt.
– Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten für
finanzielle Belange sind entsprechend der wahrzuneh- CHF 50 000 bis 250 000:
menden Funktion über die gesamte Institution hinweg In der akademischen Einheit:
abgestuft, klar und eindeutig bezeichnet. Für die Geschäftsfälle zuständige Budgetverantwortliche
– Transparenz und Kostenwahrheit sind mit einer zweiten Budgetverantwortlichen des
– Finanzielle Risiken werden nicht eingegangen. Departements kollektivzeichnungsberechtigt.
– Verantwortungsvoller und integrer Umgang mit den In der Abteilung:
anvertrauten Mitteln Für die Geschäftsfälle zuständige Budgetverantwort
liche zeichnen gemeinsam mit der bereichsverantwort-
Die Budgetverantwortlichen nehmen die finanziellen Aufga- lichen Person (Abteilungsleitung). Sind Budgetverant
ben und Verantwortlichkeiten für einen Verantwortungsbe- wortliche und Bereichsverantwortliche identisch,
reich wahr und verfügen hierfür über eine entsprechende erfolgt die Zweitunterschrift durch die stellvertretenden
Zeichnungsberechtigung. Budgetverantwortliche sind z.B. Bereichsverantwortlichen.
Professorinnen und Professoren, Abteilungsleitungen,
Stabsstellenleitungen, Leitungen von ausserdepartemen- CHF 250 000 bis 500 000:
talen Lehr- und Forschungseinrichtungen usw. Ein Verant- In der akademischen Einheit:
wortungsbereich entspricht einer Organisationseinheit (dem Für die Geschäftsfälle zuständige Budgetverantwortliche
auch eine Kostenstelle zugeordnet ist). Budgetverantwort- sind zusammen mit der Departementsleitung kollektiv-
liche steuern Kosten und Erlöse, entscheiden über Anstel- zeichnungsberechtigt. Sind Departementsvorstehende
lungen und schliessen Verträge mit Dritten ab. Budgetver- zugleich für die Geschäftsfälle zuständige Budgetverant-
antwortliche sind rechenschaftspflichtig für die Budgets in wortliche, zeichnen sie mit der Stellvertretung zu zweien.
ihren Verantwortungsbereichen. Sie stellen die materielle In der Abteilung:
Rechnungskontrolle aller Geschäftsfälle sicher.
Budgetverantwortliche sind gemeinsam mit einem
Ressortverantwortlichen kollektiv zeichnungs-
Zur Gewährleistung einer reibungslosen Abwicklung der berechtigt.
geschäftlichen finanziellen Tätigkeiten können die Budget-
verantwortlichen eine stellvertretende Person bestimmen Verpflichtungen über CHF 500 000:
(neben allfälligen Budgetmanagerinnen und -manager Diese müssen vorgängig von der Schulleitung geneh-
und Budgetassistentinnen und -assistenten). Die stell- migt werden.
vertretende Person besitzt die gleichen Rechte wie die
16Weitergehende Bestimmungen zur Zeichnungsberechti-
gung finden sich insbesondere in Kapitel 3 und Anhang 1
des Finanzreglements. Für die Annahme von Zuwendun-
gen gelten die Zuständigkeiten nach Art. 51 Finanz-
reglement.
Verantwortlichkeiten
Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten im
Bereich Finanzen und Controlling richten sich nach dem
Finanzreglement.
Kontakt
Die zuständige Person im Bereich Rechnungswesen
finden Sie unter:
https://www.ethz.ch/services/de/finanzen-und-controlling/
finanzelemente/FinanceDesk_Kundenberater.html → Tipps im Alltag
– Konsultieren Sie regelmässig die Website
Weiterführende Informationen Finanzen und Controlling und das Finanz-
reglement.
Webseite Finanzen und Controlling
www.fc.ethz.ch →
– Sie können die administrative Abwicklung und
laufende Kontrollaufgaben delegieren. Als
Zugang zum ETH Informations- und Support-Portal «ETHIS»
http://ethis.ethz.ch → Budgetverantwortliche oder -verantwortlicher
bleiben Sie aber für die ordnungsgemässe
Verwendung der Budgets in jedem Falle weiter
Rechtliche Grundlagen verantwortlich.
Das Finanzreglement regelt Aufgaben, Kompetenzen und
– Nutzen Sie ETHIS für die Abfrage von Finanz
Verantwortlichkeiten (Financial Governance):
RSETHZ 245 → informationen, den Zugriff auf digitalisierte
Rechnungen und Verträge und die elektroni-
Den Umgang mit Spesen regelt das Reglement für beruf- sche Abwicklung von Geschäftsprozessen
liche Auslagen: (Workflows).
RSETHZ 245.3 →
– Die Abteilung Rechnungswesen unterstützt
Den Verhaltenskodex der ETH Zürich für den Umgang mit
Zuwendungen finden Sie hier: die Forschenden bei der Abwicklung des
RSETHZ 245.9 → finanziellen Reportings bei EU-, SNF- und
Innosuisse-Projekten.
17Exportkontrolle
Grundregeln
Internationale Beziehungen und Partnerschaften in For- Schweizer auch die US-Exportkontroll-Gesetze zu prüfen
schung, Lehre und Wissenstransfer sind Bestandteil des sind und eine behördliche Ausfuhrbewilligung benötigt wird.
Umfeldes der ETH Zürich.
Betroffene Bereiche in der ETH Zürich
Die Exportkontrolle Folgende Bereiche sind vom grenzüberschreitenden Güter-
Die Güterkontrollgesetze mit den Embargogesetzen bil- austausch betroffen (nicht abschliessend):
den die Grundlagen für die Exportkontrolle. – Die Beschaffung, wenn exportkontrollierte Waren und
Software eingekauft werden, die für temporäre Aus-
Sie regelt den grenzüberschreitenden Austausch von zivil fuhren aus der Schweiz vorgesehen sind.
und militärisch verwendbaren Gütern (Dual-Use-Güter) – Der Verkauf, Verleih, Vermittlung oder Schenkung, von
und Kriegsmaterialien. Betroffen sind Produkte, Techno- exportkontrollierten Produkten, welche die Schweiz
logien (Informationen und Wissen) und Software (zusam- verlassen.
mengefasst als Güter bezeichnet). – Die Forschungskooperationen und Verträgen um
Fördergelder (Grants), wenn der Vertrag Export
In Güterkontrolllisten erfasste Güter unterliegen der Geneh- kontrollklauseln enthält.
migungspflicht durch das Staatssekretariat für Wirtschaft – Der Anstellungsprozess von Mitarbeitenden und der
SECO bei der Ausfuhr aus der Schweiz. Falls der Austausch Zulassungsprozess von Masterstudierenden, sowie
von kontrollierten Gütern US-Ursprung beinhalten, können Einladungen von Gastprofessorinnen und Gastprofes-
auch US-Bewilligungen notwendig werden. soren und akademischen Gästen aus Embargoländern,
die Zugang zu exportkontrollierten Bereichen und zu
Die Embargogesetze sind zu berücksichtigen, sobald eine unveröffentlichter, k
ontrollierter Technologie erhalten
Empfängerin oder ein Empfänger sich in einem Staat befin- sollen.
det, dass den Sanktionen unterliegt. – Auslandreisen mit mobilen Geräten, worauf exportkon
trollierte Software und Technologien gespeichert sind.
Die Sanktionen konzentrieren sich seit Jahren hauptsäch-
lich auf die Länder Nordkorea, Iran, Syrien und Sudan. Zusammengefasst sind in der Exportkontrolle fünf
Weitere sanktionierte Staaten sind in Embargolisten der Schlüsselfragen von Bedeutung:
Schweiz, EU und USA erfasst. – 1. WOHER kommen die Güter? Ursprungsland der Güter
– 2. Was soll exportiert werden? Ware, Technologie oder
Die Exporteurin oder der Exporteur, also die Person, welche Software
Wissen oder Waren aus der Schweiz ausliefern lässt, ist – 3. WOHIN sollen die Güter exportiert werden? Das End-
verpflichtet, den Endverbraucher (End-User) wie auch den Bestimmungsland des Exports
Endverbrauch zu überprüfen. – 4. WER soll die Güter erhalten? Der Endverbraucher
muss bekannt sein und ob ein Embargoland betroffen ist
Ob die Exportkontrolle zum Tragen kommt, setzt die Klassi – 5. WOFÜR sollen die Güter verwendet werden? Der
fizierung der Güter voraus. Endverwendungszweck der Güter im Bestimmungsland
Die Güterklassifizierung Nur wenn die Exportkontroll-Prüfung stattgefunden hat und
Die Exportkontrollnummer und der Güterursprung sind die eine allfällige Bewilligung der Behörden vorliegt, darf ein
Grundelemente der Güterklassifizierung. Die Exportkont- Wissensaustausch, eine grenzüberschreitende Lieferung
rollnummer wird mittels Güterkontrolllisten ermittelt. Der von Waren und Software oder die Erbringung einer Dienst-
Güterursprung hält fest, in welchem Land Güter gewonnen, leistung vorgenommen werden.
hergestellt oder erforscht wurden.
Ausnahmen
Erst die Ermittlung der Exportkontrollnummer und des Güter Wissenschaftliche Grundlagenforschung, Informationen
ursprungs machen eine Beurteilung möglich, ob nebst den zu Patentanmeldungen und Forschungsergebnissen, die
18Tipps im Alltag
– Beschaffung: Lassen Sie sich vom Lieferanten bei
einer Beschaffung die Exportkontrollnummer, das
Ursprungsland und die Zolltarifnummer (nur für
Waren) mit der Offerte geben. Die Angaben sind
wichtig für die Güterklassifizierung und Erfassung
publiziert und für die Öffentlichkeit unbeschränkt zugänglich
gemacht sind, unterliegen keiner Exportkontrollprüfung. in der Inventurdatenbank (ETHIS).
Unterstützung zur Umsetzung der Exportkontrolle – Güterklassifizierung: Klassifizieren Sie Resultate
Detaillierte Informationen sind unter der ETH-Export (Technologien) aus der Forschung (welche nicht
kontroll-Homepage zu finden.
publiziert, aber ausgetauscht werden), um sicher
zu sein, ob eine Ausfuhrbewilligung vom Staats
Verantwortlichkeiten sekretariat für Wirtschaft SECO benötigt wird.
Die Verantwortung zur Umsetzung der exportkontrollrecht- – Ausfuhren von Gerätschaften: Stellen Sie vor (tem-
lichen Vorgaben der Schweiz, EU und USA liegt bei jeder porären & definitiven) Ausfuhren, Schenkungen,
Person, die Güter grenzüberschreitend aus der Schweiz
Verleih sicher, dass die Exportkontrollnummer und
ausführt oder austauscht; die übergeordnete Gesamtver-
antwortung liegt jedoch bei den Budgetverantwortlichen
das Ursprungsland der Ware bekannt sind und,
und Führungsverantwortlichen in den Einheiten (z.B. falls erforderlich, eine Ausfuhrbewilligung vorhan-
Professorinnen und Professoren, Abteilungsleitungen, den ist.
Stabsleitungen).
– Forschungskooperationen und Fördergelder:
Akzeptieren Sie keine einseitigen und über das
Kontakt
Gesetz hinaus geltenden Bedingungen in Bezug
Silvia Nast auf die Exportkontrolle.
Exportkontrollbeauftragte der ETH Zürich
Abteilung Finanzdienstleistungen – Wissensaustausch, Technologietransfer: Vor dem
Tel. 044 632 49 02 Wissensaustausch von unveröffentlichter Techno-
exportkontrolle@fc.ethz.ch
logie muss die Güterklassifizierung durchgeführt
werden. Diese Regel gilt bei E-Mail-Verkehr, bei
Weiterführende Informationen Teilnahmen an Konferenzen und Kongressen im
Ausland sowie beim telefonischen oder direktem
Informationen und rechtliche Grundlagen zum Thema Austausch mit Forschungskolleginnen und
Exportkontrolle -kollegen im Ausland.
https://www.ethz.ch/services/de/finanzen-und-controlling/
risk/exportkontrolle.html →
– Anstellung, Gäste, Studienzulassungen: Prüfen Sie
die Arbeitsstelle auf exportkontrollrelevante Inhal-
Rechtliche Grundlagen te und dokumentieren Sie das Ergebnis entspre-
chend, wenn eine Arbeitsstelle ausgeschrieben
Güterkontrollgesetz GKG
werden muss. Die Klassifizierung der Stelle unter-
SR 946.202 →
stützt den HR-Prozess, wenn Bewerbungen von
Güterkontrollverordnung GKV Personen aus Embargoländern eingehen. Das
beinhaltet die Dual-Use-Güterlisten Gleiche gilt für Master-Studiengänge und deren
SR 946.202.1 → Zulassungen.
19Beschaffungen
Grundregeln
Die ETH Zürich hat in ihrer Beschaffungspolitik die Grund- Sofern die benötigten Güter/Dienstleistungen nicht bei in-
sätze, Leitlinien und Anforderungen definiert, die interne ternen Stellen bezogen werden können, kann die Beschaf-
Beschaffende und Lieferanten einhalten müssen. Beschaf- fung bei externen Lieferanten erfolgen. Dabei m üssen
fungen sollen demnach bedarfsgerecht, nachhaltig, wirt- Bestellungen ab CHF 10 000 (inkl. Mehrwertsteuer)
schaftlich/koordiniert und integer getätigt werden. schriftlich erfolgen und über den vorgesehenen Prozess
der zuständigen Beschaffungsstelle abgewickelt werden.
Beschaffungen von beweglichen Gütern, Dienst- und Bau- Für geplante Güter- und Dienstleistungsbeschaffungen
leistungen stellen öffentliche Beschaffungsgeschäfte dar ab CHF 150 000 (exkl. Mehrwertsteuer) muss frühzeitig
und unterstehen den für die ETH Zürich geltenden Gesetzen mit der zuständigen Beschaffungsstelle Kontakt aufge-
und Verordnungen. Die Aufgaben, Kompetenzen und Zu- nommen werden, damit das Vergabeverfahren bestimmt
ständigkeiten im Beschaffungsprozess an der ETH Zürich werden kann (i.d.R. Einladungsverfahren). Ab CHF 230 000
werden im Finanzreglement geregelt. (exkl. Mehrwertsteuer) erfolgt die Vergabe von Güter- und
Dienstleistungs-Aufträgen im Normalfall mittels einem
Die Abteilungen Immobilien, Betrieb, ETH-Bibliothek, In offenen Verfahren, welches eine öffentliche Ausschreibung
formatikdienste sowie Finanzdienstleistungen gelten als des Auftrages erfordert.
Beschaffungsstellen der ETH Zürich. Sie stellen die ihnen
zugeordneten Güter und Dienstleistungen (gemäss Anhang
2 des Finanzreglements) entweder zur Verfügung, bestellen
diese auf Antrag oder informieren über den optimalen Be-
stellprozess. Beispielsweise können Baudienstleistungen,
Büro- und Labormobiliar, Reinigungsdienstleistungen,
Informationsmedien, Informations- und Kommunikations-
technologie (ICT), Büro- und Labormaterial, Werkstatt-
dienstleistungen oder auch Druck-, Versand- und Post-
dienstleistungen über interne Stellen bezogen werden.
20Tipps im Alltag
– Kontaktieren Sie die Beschaffungsstellen frühzeitig im
Bedarfsplanungs- bzw. Beschaffungsprozess, damit Sie von
guten Konditionen profitieren können.
– Rechnen Sie bei Ausschreibungsprojekten von der Erstel-
lung des Pflichtenhefts bis zum Bestellungsversand mit
einer Zeitdauer von mindestens drei Monaten.
– Legen Sie technische Spezifikationen anhand ihrer techni-
schen Mindestanforderungen fest und nicht aufgrund von
Produktspezifikationen der Hersteller.
– Versuchen Sie, möglichst immer mehrere Offerten einzu
holen, und verhandeln Sie die Konditionen bei allen Be
schaffungen, auch bei Dienstleistungen und beruflichen
Auslagen.
– Verwenden Sie bei externen Beschaffungen den ETHIS-
Beschaffungsantrag. Damit stellen Sie die Einhaltung der
Ausgabenkompetenzen, die Archivierung der Beschaffungs-
unterlagen und die kaufmännisch korrekte Abwicklung
Ihrer Bestellung sicher.
– Beziehen Sie Software-Produkte über den IT Shop der
Informatikdienste und informieren Sie sich vor der
Beschaffung/Nutzung von Software über die geltenden
Nutzungsregeln.
– Beachten Sie, dass Mietverträge für Räumlichkeiten aus-
schliesslich durch das Portfoliomanagement der Abteilung
Immobilien abgeschlossen werden dürfen.
– Aus Forschungsprojekten resultierende Beschaffungen
unterstehen dem öffentlichen Beschaffungsrecht resp. dem
Finanzreglement der ETH Zürich, falls der Hauptcharakter
einer Leistung mehrheitlich der Lieferung von Gütern
(z.B. wissenschaftliches Gerät) oder der Erbringung einer
Bau- oder Dienstleistung (z.B. Analyse) entspricht.
– Beachten Sie bei Beschaffung, Nutzung und Ausfuhr von
Gütern die jeweils geltenden Exportbestimmungen. Stellen
Sie beispielsweise sicher, dass Bestimmungen zur Nutzung
von Source-Codes an Ihrem Institut umgesetzt werden.
– Bei der Entwicklung von Prototypen oder neuartigen
Dienstleistungen durch einen Industriepartner kann eine
Beschaffung – nach Genehmigung der zuständigen Be
schaffungsstelle – direkt beim Industriepartner erfolgen.
21Regeln zu Unbefangenheit
und Ausstand
Beschaffungen der ETH Zürich können, unabhängig vom betreffend die fragliche Beschaffung, der die Gleichbe-
Betrag, von öffentlichem Interesse sein. Deshalb verlangt handlung aller Anbietenden gefährden könnte.
die ETH Zürich von ihren Budgetverantwortlichen und an-
deren in die Beschaffung involvierten Mitarbeitenden die – Weisen Sie in laufenden Beschaffungsprojekten sämt-
Unterzeichnung einer Unbefangenheitserklärung. liche Geschenke, Einladungen oder geringfügige und
sozial übliche Vorteile von effektiven oder potentiellen
Falls der Anschein der Befangenheit wegen einer beson- Anbietenden ab.
deren Beziehungsnähe oder Interessenkollision zu einem
Anbieter besteht, sind Sie als Mitarbeitende verpflichtet, in
den Ausstand zu treten. Somit müssen in Beschaffungspro- Verantwortlichkeiten
jekte involvierte Personen, namentlich die Budgetverant-
wortlichen und die Mitarbeitenden der Beschaffungsstellen, Die Budgetverantwortlichen der ETH Zürich kennen die
folgende Grundsätze beachten: Grundregeln zum Beschaffungswesen sowie die Regeln zu
Unbefangenheit und Ausstand und setzen diese in ihrem
– Teilen Sie der vorgesetzten Person und der Einkaufs Verantwortungsbereich um.
koordination unverzüglich schriftlich mit, falls
in einem Beschaffungsprojekt eine Offerte einer Vor Ausschreibungsprojekten (ab CHF 230 000) müssen
Anbieterin oder eines Anbieters eingeht, zu der Sie Professorinnen und Professoren und involvierte Mitarbei-
eine besondere Beziehungsnähe haben. Als besondere tende eine projektbezogene Unbefangenheitserklärung
Beziehungsnähe gelten z.B. enge aktuelle oder frühere unterzeichnen.
private oder berufliche Beziehungen zu natürlichen
oder juristischen Personen (Nebenbeschäftigung, Alle anderen Budgetverantwortlichen sowie die in Beschaf-
Beteiligung an Unternehmen, Anstellungsverhältnis, fungsprojekten involvierten Mitarbeitenden der Beschaf-
Geschäftsbeziehungen), Partnerschaft (Ehe, ehe fungsstellen unterzeichnen die Erklärung projekt- und
ähnliche Gemeinschaften), Verwandtschaft oder betragsunabhängig in einem periodischen Abstand von drei
Schwägerschaft, ein wirtschaftliches oder anderes Jahren.
Abhängigkeitsverhältnis.
– Vertreten Sie bei der Evaluation eingegangener An- Kontakt
gebote im Rahmen eines Beschaffungsprojektes
auschliesslich die Interessen der ETH Zürich. Tobias Thanscheidt
Finanzen und Controlling
– Behandeln Sie in einem Beschaffungsprojekt sämtliche Abteilung Finanzdienstleistungen, Einkaufskoordination
Informationen, Unterlagen und Ergebnisse vor, wäh- Tel. 044 632 75 36
rend und nach dem Vergabeverfahren vertraulich. D.h., tobias.thanscheidt@fc.ethz.ch
dass diese Daten unberechtigten Dritten in keiner Art
und Weise zugänglich gemacht werden dürfen. Weitere zuständige Beschaffungsstellen für Güter und
Dienstleistungen
– Pflegen Sie vor und während des Beschaffungspro- https://www.ethz.ch/services/de/finanzen-und-controlling/
jektes keinen Kontakt mit potentiellen Anbietenden beschaffung.html →
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