Der myconvento-Quickstart-Guide: Datenimport - myconvento.com
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Der myconvento-Quickstart-Guide: Datenimport
Für jeden PR-Profi, jede Pressestelle eines Unternehmens oder einer Organisation sowie PR-Agenturen
sind die eigenen Kontaktdaten ein wichtiges Kapital. Besonders dann, wenn diese Daten über die Jahre
durch die regelmäßige Kommunikation mit den Personen aufgewertet wurden. Deshalb möchte jeder
Anwender, der auf myconvento umsteigt, natürlich seine Kontaktdatenbank importieren. Wie das mit
dem entsprechenden Assistenten geht, beschreibt ein Kapitel dieses Quickstart-Guides. Auch der
Import von digitalen Dokumenten in die myconvento-Mediathek wird im Folgenden vorgestellt. Bei
diesen beiden Aufgaben unterstützt Sie der Einrichtungsassistent, den Sie von der myconvento-Start-
seite aus aufrufen. Außerdem erfahren Sie, wie sich Ad-hoc-Kontakte schnell und einfach in Smartlisten
importieren lassen, die dann für besondere Aussendungen benutzt werden können.
Abb. 01: Auf der myconvento-Startseite öffnen Sie den Einrichtungs-Assistenten.
So nutzen Sie den MyBase-Import-Assistenten
Wie jede Datenbanklösung kann myconvento mit den vorliegenden Daten nur arbeiten, wenn diese
eine ganz bestimmte Struktur aufweisen. Es geht beim Import von Kontaktdaten also darum, die
vorhandenen Datensätze dem myconvento-Muster anzupassen. Das bedeutet konkret: Die Spalten der
Tabelle bzw. Felder der Datenbank, in der Sie bisher Ihre Kontakte gespeichert haben, müssen mit den
Spalten der myconvento-Datenbank synchronisiert werden. Haben Sie den Nachnamen einer
Kontaktperson beispielsweise in einer Spalte namens „Name“ abgelegt, muss dem Import-Assistenten
mitgeteilt werden, dass die Informationen aus diesem Feld in die myconvento-Spalte „Nachname“
übernommen werden sollen. Bei dieser Arbeit unterstützt Sie der hier vorgestellte Assistent.
1Abb. 02: Hier starten Sie den MyBase-Import-Assistenten.
Voraussetzung für den reibungslosen Import ist, dass Ihre Daten als Excel-Tabelle in einem der
entsprechenden Formate (XLSX, XLS, CSV) vorliegen. Sinnvoll ist außerdem, sich diese Tabelle vor dem
Importversuch einmal anzusehen und eventuell einige Änderungen manuell vorzunehmen. Sind in Ihrer
Datenbank zum Beispiel Straßenname und Hausnummer in verschiedenen Feldern gespeichert, müssen
diese beiden Datenfelder vor dem Import in ein gemeinsames Feld geschrieben werden. Sie können
sich bei der Prüfung an der folgenden Liste der myconvento-Spalten orientieren:
Medium1 Medium2 MedienTyp
MedienKategorie 1 MedienKategorie 2 MedienKategorie 3
Redaktion_Abteilung Berufstitel_Position Anrede
Titel Grad Vorname
Nachname Strasse PLZ
Postfach PLZPostfach Ort
Land Telefon1 Telefon2
Mobil Telefax1 Telefax2
Email1 Email2 Internet / URL
Strasse (privat) PLZ (privat) Postfach (privat)
PLZPostfach (privat) Ort (privat) Land (privat)
Telefon1 (privat) Telefon2 (privat) Mobil (privat)
Telefax1 (privat) Telefax2 (privat) Email1 (privat)
Email2 (privat) Internet / URL (privat) Notizen
Verteiler Stichwort1 Stichwort2
2Stichwort3 Stichwort4 Stichwort5
Stichwort6 Stichwort7 Stichwort8
Stichwort9 Stichwort10
Hinweis: Natürlich muss in Ihrer Tabelle nicht dieselbe Anzahl Spalten vorliegen wie in der
myconvento-Datenbank. Sie können auch für jedes myconvento-Feld festlegen, dass dort nichts hinein-
importiert wird.
Haben Sie Ihre Kontaktdatenbank so als Excel-Tabelle vorbereitet, starten Sie den Import-Assistenten.
Der erste Schritt besteht darin, diese Excel-Exporttabelle in den Assistenten hochzuladen. Klicken Sie
auf [Durchsuchen…], öffnet sich ein Dateiauswahlfenster. Suchen Sie dort auf dem Datenträger die
entsprechende Datei und öffnen Sie diese. Der Pfadname wird im Assistenten angezeigt, mit einem
Klick auf [Hochladen] starten Sie den Import.
Abb. 03: Hier laden Sie die Tabelle mit Ihren Kontaktdaten hoch.
Nach erfolgreichem Hochladen wird die hochgeladene Tabelle im Assistenten angezeigt. Zudem wirft
der Assistent die Information aus, wie viele Spalten und Zeilen diese Tabelle hat. Hat das Hochladen
nicht geklappt, wird der Grund angezeigt. In der Regel scheitert das Hochladen, wenn die Tabelle nicht
in einem der möglichen Formate vorliegt oder beschädigt ist. Im letztgenannten Fall hilft es oft, den
Inhalt der Tabelle in ein neues Excel-Arbeitsblatt zu kopieren und diese neue Tabelle unter einem
anderen Namen abzuspeichern. Mit einem Klick auf [Weiter] kommen Sie zum zweiten Schritt.
3Abb. 04: Im zweiten Schritt ordnen Sie die Spalten zu.
Der Assistent zeigt nun links insgesamt 55 Dropdown-Listen, von denen jede einem der Felder in der
myconvento-Datenbank entspricht. Rechts werden die Namen der 55 Felder der myconvento-
Datenbank angezeigt. Wo der Assistent eine Übereinstimmung findet, wird die entsprechende Zeile
hellgrün unterlegt. Das ist nur dann der Fall, wenn der Name der Tabellenspalte exakt mit dem
Feldnamen in myconvento übereinstimmt – also z.B. bei „Anrede“ und „Anrede“. Die weitere Aufgabe
besteht nun darin, möglichst jeder Spalte der hochgeladenen Tabelle das passende myconvento-Feld
zuzuordnen. Beginnen Sie mit dem myconvento-Feld „Medium 1“ und suchen Sie in der Dropdown-
Liste links davon die Spalte der Excel-Tabelle, deren Inhalt in dieses Feld übernommen werden soll.
Angenommen, bei Ihnen wird das Medium, für das ein Journalist arbeitet, in der Spalte „Redaktion“
geführt. Dann wählen Sie in der Dropdown-Liste links neben „Medium 1“ den Eintrag „Redaktion“.
Setzen Sie die Zuordnung Feld für Feld fort; Zeilen mit manueller Zuordnung werden dunkelgrün
markiert. Wenn einem myconvento-Datenbankfeld keine Ihrer Spalten entspricht, nehmen Sie den
vorgegebenen Eintrag - Leer importieren in der entsprechenden Dropdown-Liste. Je nachdem, welche
Informationen Sie auf welche Weise in Ihrer „alten“ Kontaktliste gespeichert haben, werden Sie mehr
oder weniger Übereinstimmungen vorfinden bzw. einstellen müssen. Denken Sie daran, dass Sie
fehlende Informationen später in myconvento sehr komfortabel ergänzen können.
Bevor Sie im zweiten Schritt auf [Weiter] klicken, sollten Sie die Zuordnungen sehr genau überprüfen.
Ist der Import erst einmal durchgeführt, würde eine nachträgliche Korrektur in myconvento entweder
4zusätzliche Arbeit machen oder das Löschen der falsch importierten Daten und einen erneuten Import
nötig machen.
Wenn Sie auf [Weiter] geklickt haben, erscheint eine Meldung, dass das Erzeugen einer neuen Excel-
Tabelle für den eigentlichen Import einige Zeit in Anspruch nehmen kann. Diese Meldung müssen Sie
mit [OK] bestätigen. Nachdem der Assistent seine Arbeit getan hat, wird das Ergebnis im dritten Schritt
angezeigt.
Abb. 05: Der Assistent meldet das erfolgreiche Erstellen einer korrekten Excel-Datei für den eigentlichen Import.
Wird keine Fehlermeldung gezeigt, meldet der Assistent, dass eine neue Excel-Datei mit der korrekten
Struktur geschrieben wurde, die Sie über den angezeigten Link auch gleich herunterladen können. Das
sollten Sie sicherheitshalber tun, denn damit haben Sie quasi ein Backup Ihrer importierten Daten.
Wenn Sie anschließend den Button [Excel-Datei jetzt an Kontakte übergeben] klicken, beginnt der
eigentliche Import. Allerdings erst, wenn Sie die folgende Meldung mit [OK] bestätigen.
Der vierte Schritt besteht erneut aus einer Erfolgs- oder Fehlermeldung. Die Wahrscheinlichkeit, dass
bei der Datenübergabe etwas schiefgegangen ist, ist sehr niedrig, weil die eigentlichen Import-Hürden
bereits beim Schreiben der Excel-Importdatei überwunden wurden. Es bleibt Ihnen also nicht mehr zu
tun, als hier [Jetzt MyBase öffnen] anzuklicken oder den Assistenten einfach zu schließen. Danach
landen Sie wieder auf der myconvento-Startseite. Andernfalls kommen Sie direkt ins KONTAKTE-
Modul, wo Sie die Meldung der dortigen Importfunktion empfängt. Sie gibt an, wie viele Datensätze
erfolgreich in die MyBase eingefügt wurden.
5Abb. 06: So kommen Sie direkt aus dem Import-Assistenten in das KONTAKTE-Modul und damit zur MyBase.
Sie können sich jederzeit die importierten Datensätze anschauen. Falls Sie und/oder Ihre Kollegen
mehrere Importvorgänge durchgeführt haben, können Sie sich jeden einzelnen Import separat
ansehen. Wählen Sie bei Modus in der Personensuche den Eintrag „Datenimporte“ und bei Auswahl
die Option „Alle“. Nun werden in der Dropdown-Liste Datenimporte alle durchgeführten Importe
angeboten. Die mit dem Assistenten durchgeführten Importe erkennen Sie daran, dass der Name mit
„Excel Import“ beginnt. In diesem Fall werden das Importdatum und der Name des Importeurs
angezeigt. Klicken Sie den gewünschten Import an, werden die darin enthaltenen Datensätze als
Suchergebnis ausgeworfen.
6Abb. 07: Aus dieser Liste aller Datenimporte können Sie im Modul KONTAKTE per Klick einen ganz bestimmten
Import auswählen und sich die entstandenen Datensätze anzeigen lassen.
So importieren Sie Kontakte in Smartlisten
Mit der Smartliste steht Ihnen in myconvento eine Möglichkeit zur Verfügung, Listen von importierten
Kontakten schnell und unkompliziert zusammenzustellen, ohne dass diese in Ihre Datenbank (MyBase)
aufgenommen werden. Bei den Adressaten auf einer Smartliste werden ausschließlich die E-Mail- und
Faxadressen als Kommunikationswege gespeichert. Smartlisten können für Versandaufträge verwendet
werden.
Anders als beim Import Ihrer Kontaktdaten nach myconvento muss die CSV-Datei, die Sie als Smartliste
importieren wollen, eine ganz bestimmte Struktur aufweisen. Um Ihnen diese Arbeit zu erleichtern,
bietet Ihnen myconvento eine Beispieldatei zum Download an.
Abb. 08: Die CSV-Datei für den Import als Smartliste muss eine ganz bestimmte Struktur aufweisen.
7Alle Arbeiten rund um Smartlisten sind im Modul KONTAKTE angesiedelt. Im Menü des Moduls finden
Sie einen Befehl zum Aufrufen der Smartlisten-Verwaltung. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Was
möchten Sie tun? oben rechts den Eintrag „Smartliste erstellen“. Damit öffnet sich der Assistent zum
Anlegen einer neuen Smartliste durch den Import einer CSV-Datei.
Abb. 09: Geben Sie einer neuen Smartliste zuerst einen Namen.
Im ersten Schritt müssen Sie der neuen Smartliste einen (möglichst aussagekräftigen) Namen geben.
Fügen Sie eine kurze Beschreibung hinzu, damit alle Benutzer des myconvento-Accounts leicht
erkennen können, welche Kontakte enthalten sind. Schließen Sie den Vorgang mit einem Klick auf
[Weiter] ab.
Abb. 10: Laden Sie die Beispiel-CSV herunter und nutzen Sie diese als Vorlage.
Im zweiten Dialog finden Sie den Button [Beispiel CSV herunterladen]. Klicken Sie diesen Button an,
können Sie entscheiden, ob die Beispieldatei geöffnet oder gespeichert wird. Welche Optionen Sie hier
haben, hängt vom verwendeten Betriebssystem ab und davon, ob auf Ihrem Rechner Microsoft Excel
installiert ist. In jedem Fall steht Ihnen nach dem Download die Datei „demo.csv“ als Vorlage zur
Verfügung.
Am besten speichern Sie diese Datei sofort unter einem eigenen Namen ab; im Beispiel bietet sich
„kollegen.csv“ an. Anschließend tragen Sie dort die Daten der Kollegen ein, die Sie in der Smartliste
speichern möchten. Sichern Sie die Datei anschließend.
Haben Sie die zu importierende CSV-Datei fertiggestellt, klicken Sie im zweiten Dialog am Feld „Datei“
auf [Durchsuchen] und öffnen die entsprechende Datei.
8Abb. 11: Wählen Sie die vorbereitete CSV-Datei zum Import aus.
Anschließend klicken Sie den Button [Hochladen] an. Die vorbereitete CSV-Datei wird nun als
Smartliste importiert, der Inhalt nach erfolgreichem Import angezeigt.
Abb. 12: Der Inhalt der hochgeladenen CSV-Datei wird angezeigt.
Wenn Sie nach dem erfolgreichen Hochladen auf [Weiter] klicken, wird die Smartliste erzeugt. Im
letzten Schritt wird das Ergebnis der Aktion angezeigt, und Sie können den Vorgang durch Schließen
des Dialogfensters (Klick auf das [x] oben rechts) beenden.
9Abb. 13: So sieht die abschließende Meldung beim Erstellen einer Smartliste aus.
Hinweis: Haben Sie die vorgegebenen Spaltenüberschriften mit importiert, entfernt myconvento diese
automatisch. Das führt zur Angabe „Nicht importierter Empfänger: 1“, wenn Sie bei den Optionen
fälschlicherweise angegeben haben, dass die erste Zeile der importierten Liste NICHT aus den
Überschriften besteht.
Bei jedem Anlegen eines neuen Versandauftrags finden Sie unter den Empfängerlisten einen
horizontalen Reiter namens Smartlisten. Wählen Sie diesen Reiter aus, wird die Liste aller Smartlisten
angezeigt. Sie können nun eine oder mehrere Smartlisten auswählen. Die in diesen Listen enthaltenen
Kontakte werden dann in die Liste der Empfänger aufgenommen.
Abb. 14: Smartlisten können als Empfängerlisten für einen Versandauftrag ausgewählt werden.
So importieren Sie vorhandene Mediendateien
Wenn Sie bereits über einen Bestand an Fotos, Videos, Audiodateien, PDF-Dateien und anderen
digitalen Dokumenten rund um ihre Online-Kommunikation verfügen, können Sie diese Mediendateien
schnell und einfach in myconvento importieren und dort als Mediathek im Modul INHALTE nutzen.
Hinweis: myconvento kann die folgenden Dateiformate nach dem Import in der Mediathek ablegen:
Bilder / Fotos: JPG, GIF und PNG;
Filme / Videos: AVI, WMV, MPG, MPEG, SWF und FLV;
Töne / Audiodateien: MP3 und WAV;
Dokumente: TXT, DOC, DOCX, XLS, XLSX, PDF, ZIP.
Als Vorbereitung für den Import legen Sie ein spezielles, neues Verzeichnis auf Ihrem Rechner an.
Kopieren Sie alle relevanten Dokumente dorthin, und erzeugen Sie aus diesem Verzeichnis ein ZIP-
10Archiv. Das funktioniert sowohl bei Windows (ab XP) als auch auf einem Mac (ab OS X) ohne
besonderes Programm. Natürlich können Sie auch die bekannten Tools für diesen Zweck benutzen.
Über den Einrichtungs-Assistenten können Sie dieses ZIP-Archiv dann importieren. Diese Methode
empfiehlt sich, wenn Sie vor dem ersten Start der Arbeit mit myconvento gleich einen größeren
Bestand an Mediendateien importieren wollen. Sie können jetzt – genau wie später im Alltagsbetrieb –
natürlich auch einzelne Dateien hochladen.
Abb. 15: Die Funktion zum Import von Mediendateien finden Sie im Einrichtungsassistenten.
Um den Import Ihrer Medienfiles zu starten, klicken Sie auf den Link „Zip-Upload“. Im folgenden
Fenster klicken Sie auf „Durchsuchen“. Damit öffnet sich ein Fenster, in dem Sie durch die
Verzeichnisse Ihres Rechners springen und das zu importierende ZIP-Archiv aussuchen können.
Abb. 16: Öffnen Sie das ZIP-Archiv mit den Mediendateien zum Import.
Nach dem erfolgreichen Upload entpackt myconvento das ZIP-Archiv und legt zu jeder importierten
Datei drei Vorschau-Bilder an, sogenannte Thumbnails:
klein = 75 mal 75 Pixel
medium = 150 mal 150 Pixel
11 groß = 350 mal 350 Pixel
Alle erfolgreich importierten Medienfiles stehen Ihnen anschließend in der Mediathek zur Verfügung.
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