Eindrücke aus einer Swissmedic Inspektion - Corinne Vorburger, Leitende Koordinatorin KFE - Universitätsklinik für Medizinische Onkologie - CTU Bern
←
→
Transkription von Seiteninhalten
Wenn Ihr Browser die Seite nicht korrekt rendert, bitte, lesen Sie den Inhalt der Seite unten
Universitätsklinik für Medizinische Onkologie Eindrücke aus einer Swissmedic Inspektion Corinne Vorburger, Leitende Koordinatorin KFE Universitätsklinik für Medizinische Onkologie Corinne Vorburger 1
Universitätsklinik für Medizinische Onkologie
Von der Ankündigung bis zum Abschluss der Inspektion
6 Wochen
05/16 21.Juni 2016
Ankündigung Inspektion
Corinne Vorburger 2
Universitätsklinik für Medizinische Onkologie Study protocol title ViGeM-trial: A randomized evaluation of vinorelbine versus gemcitabine for mobilization of periphal stem cells in myeloma patients undergoing autologous stem cell transplantation Type of trial Investigator – initiated, open label, randomized Phase II trial, Category C clinical trial (ClinO art. 19) First patient first visit 20.03.2014 Trial status (at time of inspection) Recruitment ongoing N=91 patients enrolled, N=3 drop outs Corinne Vorburger 3
Universitätsklinik für Medizinische Onkologie
• Übersicht
Organigramm eingeschlossene
• Liste aller am Prüfzentrum
Patienten.
3 Wochen • Monitoringplan
durchgeführten,für bewilligten
die Studie.
05/06 06/16 • Alle
Studien der Jahre 2013 – 2016.
bisherigen
• Monitoringberichte.
Liste relevanter
• Aktuelle
Arbeitsanweisungen(SOPs).
Version des «signature
• Liste allfälligerlog».
authorisation Vertragspartner.
Einreichung der • Korrespondenz
Liste der in die Studie
mit derinvolvierte
EK.
geforderten Dokumente • Tabellarische
Personen. DieÜbersicht
Liste soll aller
die
AufgabengebietePat.
implementierten der Infos.
einzelnen
/EEs
Für die Vorbereitung der Personen wiedergeben.
(Version/Datum; Datum der
Inspektion müssen die • Liste aller imdurch
Bewilligung LaufediederEK;
Studie in
folgenden Dokumente bis der Schweiz
Datum aufgetretenen SAEs
der Erstanwendung.
spätestens 03.06.2016 an die • «source
und SUSARs.
data location form»
Swissmedic geschickt werden
Corinne Vorburger 5
Universitätsklinik für Medizinische Onkologie Corinne Vorburger 6
Universitätsklinik für Medizinische Onkologie Vorbereitung • Allgemeine Dokumente zusammensuchen, ev. noch updaten • SOP up-date? • Studienspezifische Dokumente durchschauen, auf Vollständigkeit überprüfen und ev. noch updaten • Räumlichkeiten organisieren • Personal planen (Ferienstopp?, etc.) Corinne Vorburger 7
Universitätsklinik für Medizinische Onkologie Kommunikation • Information an das Studien Team • Information an die Klinikleitung • Information an alle Klinikmitglieder (Ärzte/ Pflege/Sekretariat) • Information an die CTU (zuständig für das Monitoring) Die Information an die folgenden Stellen erfolgte mit der Ankündigung der Swissmedic • Kantonale Ethikkommission KEK • Gesundheits- und Fürsorgedirektion des Kantons Bern • Direktion Lehre und Forschung, Inselspital Corinne Vorburger 8
Universitätsklinik für Medizinische Onkologie Aufteilung der Aufgaben • PI • Leitende Koordinatorin • Study Nurses • Qualitätsbeauftragte KFE • Monitor • Andere Mitarbeitende Definieren einer Ansprechperson für die Swissmedic, die im Vorfeld, während der Inspektion und in der Nachbearbeitung zur Verfügung steht! Corinne Vorburger 9
Universitätsklinik für Medizinische Onkologie Schulung und Probe-Lauf • Schulung Mitarbeitende (SOP etc) • Powerpoint Präsentation (Struktur und Abläufe der Klinik und der KFE) Corinne Vorburger 10
Universitätsklinik für Medizinische Onkologie 05/16 06/16 Programm der Inspektion Swissmedic schickt am 14. Juni 16 die Agenda für die Inspektion. Corinne Vorburger 11
Universitätsklinik für Medizinische Onkologie Die Inspektion Tag 1 • Begrüssung der beiden Inspektorinnen und Vorstellung des gesamten Teams der KFE durch den Leiter der KFE. • Kurze Präsentation der Klinischen Forschungseinheit. • Die Inspektorinnen stellen sich kurz vor und erklären den Ablauf der beiden Tage. • Start mit ersten Interviews: Leiter der KFE, Qualitätsbeauftragte der KFE und leitende Koordinatorin der KFE, zuständige Study Nurse der Studie. • Die Inspektorinnen geben bekannt, welche Dokumente und welche Patientenakten eingesehen werden. Corinne Vorburger 12
Universitätsklinik für Medizinische Onkologie Tag 1 (Fortsetzung) • Facility tour (Lagerung IMP, Zubereitungsort IMP, Behandlungsräume, Prozesse mit Pflege und Ärzte, Archiv) • Dokument Review. Bei Bedarf werden die zuständigen Personen dazu gerufen. • Abschluss des 1. Tages: Klärung von Fragen Corinne Vorburger 13
Universitätsklinik für Medizinische Onkologie Tag 2 • Die Inspektorinnen fahren mit dem Review des Investigator’s File und der Durchsicht der angeforderten Patientenakten fort. • Bei Fragen werden punktuell die zuständigen Leute hinzugezogen. • Die Inspektorinnen ziehen sich am Nachmittag zurück für eine erste Auswertung Schlussbesprechung Die Inspektorinnen geben dem anwesenden Team der KFE eine erste umfassende Rückmeldung der Inspektion und erklären den weiteren Ablauf (Eintreffen des Inspektionsberichtes, Erstellen des CAPA Plans, etc.). Corinne Vorburger 14
Universitätsklinik für Medizinische Onkologie Unser erstes Fazit nach der Inspektion • Die Inspektion ist ohne Zwischenfälle reibungslos verlaufen. • Die Stimmung war freundlich und sehr konstruktiv. • Die Inspektorinnen gaben laufend Rückmeldung. • Die Inspektorinnen bemängelten nicht nur, sondern lobten auch und wiesen auf Positives hin. • Wir wissen bereits, dass viel Arbeit auf uns zukommen wird. Corinne Vorburger 15
Universitätsklinik für Medizinische Onkologie
Resultat:
05/16 06/16 07/16 08/16 • 0 = critical findings
• 9 = major findings
• 11= minor findings
Eintreffen des
Inspektionsberichtes
Am 12. Juli 2016 (nach 3
Wochen) trifft der
Inspektionsbericht ein.
Frist für die Einreichung des Massnahmenplans
6 Wochen (bis 25.08.2016)
Corinne Vorburger 16Universitätsklinik für Medizinische Onkologie 05/16 06/16 07/16 08/16 Einreichung des Massnahmenplans Nach 6 Wochen (25.08.2016) Einreichung der ersten Version des CAPA Plans zusammen mit einer kurzen Stellungnahme. Corinne Vorburger 17
Universitätsklinik für Medizinische Onkologie
05/16 06/16 07/16 08/16
Ablehnung des Massnahmenplans
Begründung:
Der CAPA Plan ist gut, die getroffenen
Massnahmen sind gut, in einzelnen
Punkten fehlt aber die Adressierung
zur Ursache und die genaue Frist für die Einreichung
Definierung der Zuständigkeiten. 25. Oktober 2016
Verlängerung beantragt bis
30. Nov. 2016
Corinne Vorburger 18Universitätsklinik für Medizinische Onkologie
05/16 06/16 07/16 09/16 11/16
Einreichung des
Massnahmenplans Version 2.0
Am 30.11.2016 zeitgerechte
Einreichung des revidierten CAPA
Plans.
Corinne Vorburger 19Universitätsklinik für Medizinische Onkologie
05/16 06/16 07/16 08/06 09/16 11/16 12/16 01/17
2 Auflagen
Einreichungsfrist 24.01.2017
Corinne Vorburger 20Universitätsklinik für Medizinische Onkologie
05/16 06/16 07/16 08/06 09/16 11/16 12/16 01/17
Einreichung der Auflagen
24. Januar 2017
Corinne Vorburger 21Universitätsklinik für Medizinische Onkologie
02/2017!
05/16 06/16 07/16 08/06 09/16 11/16 12/16 01/17
Corinne Vorburger 22Universitätsklinik für Medizinische Onkologie Erstellen des Massnahmenplans (CAPA Plan) Was muss der CAPA Plan enthalten? • Korrektive Massnahmen = wie werden die Mängel behoben? • Präventive Massnahmen = wie werden die Mängel in Zukunft vermieden? • Zugrundeliegende Ursache (Root-Cause Analyse) Bei den präventiven Massnahmen soll nachvollziehbar sein, inwieweit die zugrundeliegende Ursache des jeweiligen Befundes adressiert wird. • Frist = Für jede separate Massnahme muss eine Frist zur Umsetzung definiert sein. • Sind keine korrigierende/präventiven Massnahmen vorgesehen, muss dies begründet werden. Corinne Vorburger 23
Universitätsklinik für Medizinische Onkologie Erstellen des CAPA Plans (Fortsetzung) • Der CAPA Plan muss datiert, versioniert und signiert sein. • Änderungen müssen auf der revidierten Version sichtbar sein. Corinne Vorburger 24
Universitätsklinik für Medizinische Onkologie Ein paar Beispiele aus unserem CAPA-Plan Finding MA 1 Die Patienteninformatio enthielt nicht alle Nebenwirkungen gemäss Fachinformation von Gemcitabine Sandoz®. Die aufgeführten NW entsprachen der Fachinformation von Gemzar® Root-Cause Analysis Beim Verfassen des Studienprotokolls und der Pat. Info. wurde nicht mit der Spital-Pharmazie Rücksprache genommen, welches Produkt/Generikum im Hause verwendet wird und lieferbar ist. Corinne Vorburger 25
Universitätsklinik für Medizinische Onkologie Finding MA 1 (Fortsetzung) Correction Überarbeitung der Patienteninformation und Einreichung bei der EK. Alle eingeschlossenen 88 Studienpatienten werden, bis zur Implementierung der angepassten Patienteninformation mündlich vollumfänglich und korrekt über die zu erwartenden Risiken aufgeklärt. Die mündliche Aufklärung wird durch den Investigator schriftlich dokumentiert. Corinne Vorburger 26
Universitätsklinik für Medizinische Onkologie Finding MA 1 (Fortsetzung) Prevention Der Sponsor-PI beim Verfassen des Studienprotokolls mit der Spitalpharmazie Rücksprache nehmen, um die Verfügbarkeit der definierten Prüfpräparate für die geplante Studiendauer sicher zu stellen. Der Sponsor-PI muss sicherstellen, dass er rechtzeitig an die nötigen Informationen betreffend der eingesetzten IMP gelangt. Werden relevante Veränderungen festgestellt, werden die Behörden sofort gemäss KlinV Art. 29 und 34 informiert. Ist die Begutachtung der Änderungen seitens Swissmedic vor der Implementierung des neuen Präparates nicht möglich, wird die Studie bis zum Vorliegen der Swissmedic-Bewilligung temporär geschlossen. Corinne Vorburger 27
Universitätsklinik für Medizinische Onkologie Finding MA 1 - Fortsetzung Prevention Plan Das fertiggestellte Studienprotokoll und die Patienteninformation wird vor der Einreichung bei den Behörden intern durch die Qualitätsverantwortliche der Klinischen Forschungseinheit (KFE) gelesen und revidiert. Im Studienprotokoll wird neben dem Inhaltsstoff auch der Firmenname aufgeführt. Corinne Vorburger 28
Universitätsklinik für Medizinische Onkologie Corinne Vorburger 29
Universitätsklinik für Medizinische Onkologie Corinne Vorburger 30
Universitätsklinik für Medizinische Onkologie Finding MA 4 Falsche Erfassung von AEs, zu späte Dokumentation im eCRF Correction Sofortige Implementierung des Formulars „Adverse event recording form” in der Krankgengeschichte jedes neuen Studienpatienten im ViGeM Trial. Corinne Vorburger 31
Universitätsklinik für Medizinische Onkologie Corinne Vorburger 32
Universitätsklinik für Medizinische Onkologie
Finding MA 4 (Fortsetzung)
Prevention
Schulung aller Aerzteder
Um eine Transkription der Med.zuOnkologie
Daten vermeiden,(Thema Erfassung
werden AEs ab sofort
von
durchAEs
denund korrekte Dokumentation
behandelnden auf auf
Arzt ausschliesslich demdem
„Adverse
„Adverseevent
event
recording form”.
recordingform” und nicht auf dem Verlaufsblatt dokumentiert.
Eine entsprechende Schulung der Ärzte ist erfolgt.
Die Umsetzung wird laufend überprüft (an den Sponsormeetings) und
falls nötig erneut trainiert.
Das Source Data Location Form wurde entsprechend ergänzt.
Für die Dateneingabe
Sorgfältige wurde einfür
Personalplanung Zeitfenster von 14 Arbeitstagen nach
Dateneingabe.
Durchführung der Studienvisite definiert.
Das Studienpersonal wurde entsprechend geschult.
Anlässlich des monatlichen Sponsormeetings wird geprüft, ob die
Dateneingabe aktuell, resp. innerhalb des vorgesehenen Zeitfensters
erfolgt(e).
Bei allfälligen Abweichungen werden im Deviation Log Massnahmen
definiert.
Corinne Vorburger 33Universitätsklinik für Medizinische Onkologie Finding MA 5 Relevante Arbeitsprozesse im Studienmanagement von IDS sind nicht schriftlich definiert (z.B. deviation management, ongoing safety evaluation). Root-Cause Analysis Bisher eher wenig Erfahrung hat mit eigenen „Investigator Driven Studies“, entsprechende spezifische SOPs sind nur teilweise vorhanden und die entsprechenden Abläufe noch wenig eingespielt. Die Übernahme der Sponsorrolle ist ein anlaufender Lernprozess. Corinne Vorburger 34
Universitätsklinik für Medizinische Onkologie Finding MA 5 (Fortsetzung) Correction Sofortige Implementierung der folgenden Dokumente: • Protocol Deviation Log Corinne Vorburger 35
Universitätsklinik für Medizinische Onkologie Corinne Vorburger 36
Universitätsklinik für Medizinische Onkologie Corinne Vorburger 37
Universitätsklinik für Medizinische Onkologie Corinne Vorburger 38
Universitätsklinik für Medizinische Onkologie Finding MA 5 (Fortsetzung) Correction Sofortige Implementierung der folgenden Dokumente: • Protocol Deviation Log • Ongoing Safety Evaluation Log Corinne Vorburger 39
Universitätsklinik für Medizinische Onkologie Corinne Vorburger 40
Universitätsklinik für Medizinische Onkologie Finding MA 5 (Fortsetzung) Correction Sofortige Implementierung der folgenden Dokumente: • Protocol Deviation Log • Ongoing Safety Evaluation Log • Übersicht SAE und SUSARs Corinne Vorburger 41
Universitätsklinik für Medizinische Onkologie
Vorbereitung für den
ASR
Corinne Vorburger 42Universitätsklinik für Medizinische Onkologie Finding MA 5 (Fortsetzung) Prevention Einführung eines einmal monatlich stattfindenden Sponsor- Meetings. Ziel Alle am Zentrum laufenden und geplanten IDSs regelmässig zusammen mit den verantwortlichen Personen zu besprechen dies zur zeitgerechten Sicherstellung von wichtigen Eckpunkten, zur frühzeitigen Erkennung von Problemen resp. Findung von Lösungen/Massnahmen und zur Bestimmung von Verantwortlichkeiten und Timelines. Corinne Vorburger 43
Universitätsklinik für Medizinische Onkologie Teilnehmerkreis Sponsor-PI, zuständige Study Nurse(s) und Data-Manager, zuständige Qualitätsverantwortliche KFE. Regelmässigkeit Das Sponsormeeting findet pro Studie 1x / Monat statt. Das Datum des nächsten Meetings ist ein Traktandum und wird jeweils am Ende des laufenden Meetings neu fixiert. Corinne Vorburger 44
Universitätsklinik für Medizinische Onkologie Themen • Probleme bei der Durchführung der Studie (anhand des Deviations Logs das ggf. ergänzt wird). Implementierung von Massnahmen (mit klarer Verantwortlichkeit und Frist) wie z.B.: Anpassen von bestehenden Prozessen • Rekrutierung (Stand, Probleme, etc.) • Ongoing Safety Evaluation – Führen der entsprechenden Logs und Durchsicht der AEs und SAEs im Rahmen der Studie. Sind SUSARs zu melden? • Protokollamendments: geplant, in Bearbeitung, zu implementieren? • Wichtige Daten überprüfen: Fälligkeit Annual Safety Report, Interimsanalysen, Update Studienregistrierung, Meldung End of Trial, Final Clinical Report? Planen von nächsten Monitorvisiten. • Source Data Location Form überprüfen auf Veränderungen, Probleme. • Termin für nächstes Sponsormeeting abmachen Corinne Vorburger 45
Universitätsklinik für Medizinische Onkologie
Dokumentation
Die Durchführung, Beschlüsse und Ergebnisse werden auf dem
Verantwortlichkeiten
Dokumente „Sitzungsprotokoll Sponsormeeting“ festgehalten. und
Timelines definieren!
Corinne Vorburger 46Universitätsklinik für Medizinische Onkologie Finding MA 6 AEs werden während der IMP Gabe nicht dokumentiert. Root-Cause Analysis Die Zubereitung und Verabreichung durch die Pflege erfolgte gemäss Pflegerichtlinien und Standards der Poliklinik der UKMO. Es wurden keine studien-spezifischen Logs geführt, da die Studientherapie der Standardtherapie entspricht. Corinne Vorburger 47
Universitätsklinik für Medizinische Onkologie Finding MA 6 (Fortsetzung) Correction Implementierung des Dokuments: «Überwachung IMP» Corinne Vorburger 48
Universitätsklinik für Medizinische Onkologie Finding MA 7 Unpräzises Source Data Location Form • Schulung des Studienpersonals. • Das Source Data Location Form muss dem Studienpersonal zugänglich sein. • Das Source Data Location Form muss regelmässig kontrolliert und bei Bedarf überarbeitet werden. Corinne Vorburger 49
Universitätsklinik für Medizinische Onkologie
Fazit:
600 Stunden
CHF 18’800.- (nur Swissmedic)
Corinne Vorburger 50Sie können auch lesen
