FORUM AGILE VERWALTUNG 2/2020 - Alle Fotos: Quelle Ruhrverband - EGLV
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FORUM AGILE VERWALTUNG 2/2020
Alle Fotos: Quelle Ruhrverband
FORUM AGILE
GEMEINSAM ZUKUNFT GESTALTEN VERWALTUNG
20 Fachgebiete, u. a. Das Programm
ZAHLEN - DATEN - FAKTEN
• Personal- & Organisations-
entwicklung
Gastgeber: Ruhrverband, Essen • Gesundheit & Arbeitsschutz
• Gebäudemanagement
58 Teilnehmer*innen • Wasserwirtschaft
Führungskräfte aller Ebenen • Versorgungs- / Technische Betriebe
Sachbearbeiter*innen • IT
Auszubildende • Bildung
• Sport & Freizeit
• Nachhaltige Entwicklung
20 Organisationen, davon • Arbeitsvermittlung
6 Kommunen • Umwelt / Klimaschutz
5 Wasserwirtschaftsverbände • Gleichstellung
FORUM AGILE
GEMEINSAM ZUKUNFT GESTALTEN VERWALTUNG
Michaela Claas & Ralf Schumacher
BEGRÜßUNG Moderatorenteam von Stadt Bochum & Lippeverband
für das Forum Agile Verwaltung 2019
Dr. Antje Mohr Die Kommunalverwaltungen &
(Vorstand Finanzen, Personal und Wasserverbände in unserer
Verwaltung, Ruhrverband)
Region haben in den letzten
120 Jahren immer wieder
gezeigt, dass sie sich auf
Wandel ein-stellen können
und ihn mitgestalten.
Für die nun anstehenden
Herausforderungen ist agile
Arbeit der richtige Ansatz.
Netzwerk & Forum Agile Verwaltung brauchen
Gerne tauschen wir uns weiter Koordination und Moderation. Unser Team setzt
mit Ihnen organisations- sich selber die Ziele, gestaltet den Weg, hilft sich
übergreifend aus und gegenseitig, fiebert den Foren entgegen und
kooperieren im Handeln! genießt es, wenn es dann soweit ist. So wie heute!
FORUM AGILE
GEMEINSAM ZUKUNFT GESTALTEN VERWALTUNG
MITEINANDER INS GESPRÄCH
KOMMEN Unsere Erwartungen als Koordinationsteam
an Netzwerk & Forum
• Kontakte vertiefen & Netzwerk für kollegiale Beratung aufbauen
(Community-Building)
• Erfahrungen austauschen & Wissenstransfer ermöglichen
• agile Formate ausprobieren & neue Erfahrungen sammeln
• Forum als regionale Austausch- & Ideenplattform für eine agile
zukunftsweisende Zusammenarbeit und gemeinsames Handeln
etablieren
• gemeinsam Veränderungen anschieben - unsere Messlatte:
im Februar 2001, vor 19 Jahren, wurde das agile Manifest
verkündet. Was entsteht heute?
Individuals and interactions over processes and tools
Agile Working software over comprehensive documentation
Dr. Heike Goebel & Ralf Engels Manifesto Custommer collaboration over contract negotiation
Responding to change over following a plan
Moderatorenteam von Emschergenossenschaft & Stadt Bochum
für das Forum Agile Verwaltung am 27.2.2020
FORUM AGILE
GEMEINSAM ZUKUNFT GESTALTEN VERWALTUNG
MITEINANDER INS Dieter Claas
Die Filmidee
GESPRÄCH KOMMEN (Jobcenter Bochum)
Im Forum 2019 in Bochum stellte Julia Frisch von der Stadt Karlsruhe
vor, wie der Weg hin zu einer mehr und mehr agilen Verwaltung gestaltet
werden kann. Das Motto der Stadt: „Machen ist wie wollen, nur
krasser!“ Dieses Motto hat Dieter Claas aufgegriffen.
Dieter Claas bewegte die Frage, ob nicht ein 2-3 minütiger Film des
Forums helfen könnte, in den Verwaltungen leichter über Agilität ins
Gespräch zu kommen und auch darüber hinaus auf die Aktivitäten des
Netzwerks aufmerksam zu machen.
Das Koordinationsteam und sein Arbeitgeber, das Jobcenter Bochum,
fanden diese Idee klasse! Heute werden vor allem der Austausch im
Plenum und kurze Statements mit der Kamera eingefangen.
Ansprechperson:
Der entstehende Film wird uns kostenfrei zur Verfügung gestellt. Solange Dieter Claas
die Internetseite des Netzwerks noch nicht steht, bitte zum Download an Jobcenter Bochum,
Dieter Claas wenden. dieter.claas@jobcenter-ge.de
FORUM AGILE
GEMEINSAM ZUKUNFT GESTALTEN VERWALTUNG
MITEINANDER INS GESPRÄCH KOMMEN Zum Auftakt: Murmelrunden
Unsere Rollen im Forum Formatziele: Das Format fördert Kennenlernen &
Wichtig für ein erfolgreiches Wirken agiler Teams ist, zum Start Entstehen von Vertrauen und bereitet so den Weg, für ein
die Rollen zu klären. Und das gilt auch für das Forum. produktives gemeinsames Arbeiten.
• Product Owner verantworten das Ergebnis und definieren
das Backlog, also die Aufträge. Für das Backlog des open
Ablauf: Es gilt, sich 10 Mininuten mit einer Person
auszutauschen, zu der noch kein Kontakt besteht.
space-Formats am Nachmittag haben alle diese Rolle und
Die Frage zum Start:„Was erleben Sie zum Thema
benennen die Themen, die bearbeitet werden sollen.
‚Agilität‘ in Ihrer Organisation?“
• Scrum Master sorgen für die Prozessqualität & für die
Qualität der Zusammenarbeit, arbeiten inhaltlich aber nicht
mit. Heute kommt diese Rolle dem Moderationsteam zu.
• Development Teams bearbeiten die Aufträge und besitzen
hierfür die erforderlichen fachlichen Kompetenzen. Sie zer-
legen die Aufträge selbstorganisiert in Arbeitsaufgaben und
treffen im Konsens Entscheidungen zum Weg. Das Team
sorgt für kurze Feedbackschleifen zu den jeweiligen
Kunden*innen.
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GEMEINSAM ZUKUNFT GESTALTEN VERWALTUNG
Agil zum Erfolg: Ziele, Vor- Maik Dick
IMPULSE SETZEN (Gesamtprojektleiter (1)
gehensweisen & Erfahrungen Verwaltungsreform Stadt Köln)
Das Ziel: Die modernste Verwaltung Deutschlands
Die Kölner Oberbürgermeisterin setzte dieses Ziel 2016 mit dem zeitlichen Horizont
der Kommunalwahl 2020. Ihr Anspruch: Die Stadt ist eine professionelle Dienst-
leisterin, eine attraktive Arbeitgeberin & eine geschätzte Partnerin für Politik und
Stadtgesellschaft.
Der Prozess: partizipativ zu neuen Arbeitsweisen und -strukturen
In einer knapp 5-monatigen Vorbereitungsphase wurden 3.000 Beschäftigte aus
unterschiedlichen Hierachieebenen über Blogs und Großgruppenformate in die
Prozessgestaltung eingebunden. Im Ergebnis hat sich
die Stadt für einen Mehrebenenansatz entschieden,
d. h. für die Verknüpfung der Sachebene (Arbeitspro-
zessgestaltung) mit dem Veränderungsmanagement,
breiter Beteiligung und umfassender Kommunikation.
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GEMEINSAM ZUKUNFT GESTALTEN VERWALTUNG
Agil zum Erfolg: Ziele, Vor- Maik Dick
IMPULSE SETZEN (Gesamtprojektleiter (2)
gehensweisen & Erfahrungen Verwaltungsreform Stadt Köln)
Erfolgsfaktoren im Überblick
Auf den Weg gebracht und zum Teil schon umgesetzt sind rund 200 Projekte. Der
Reformnutzen wird so mehr und mehr erfahrbar. Die nachfolgenden Vorgehens-
weisen und Formate haben sich bewährt:
• Die Nutzer*innen von Verwaltungs-“Produkten“ werden als Kund*innen an-
gesehen und intensiv in die kontinuierliche Weiterentwicklung einbezogen.
Gemeinsam entstehen neue Prozessabläufe und Produkte.
• In Veränderungswerkstätten bearbeiten sich selbstführende und fachüber-
greifende Teams mit Entscheidungsbefugnis komplexe Themen. Führungskräfte
schaufeln hierfür zeitliche Spielräume für ihre Mitarbeiter*innen frei und bringen
ihre inhaltlichen Anregungen am letzten Werkstatttag mit einem sogenannten
„Schulterblick“ ein.
• Um schnell gute Ergebnisse zu erreichen, wird in den Werkstätten u. a. mit
Sprints, Personas, Brainwriting und Prototypen gearbeitet.
FORUM AGILE
GEMEINSAM ZUKUNFT GESTALTEN VERWALTUNG
Agil zum Erfolg: Ziele, Vor- Maik Dick
IMPULSE SETZEN (Gesamtprojektleiter (3)
gehensweisen & Erfahrungen Verwaltungsreform Stadt Köln)
• Die Arbeitsschritte einer Veränderungswerkstatt:
Prototyp Ergebnis testen
Richtung entwickeln
entscheiden
Ideen sammeln
Ziel verstehen
• Über Zukunftslabore wird das Ausprobieren neuer Arbeitsweisen und technischer Möglichkeiten unterstützt. In jedem
Dienstgebäude wird hierzu mindestens ein Kreativraum eingerichtet. Schrittweise wird es so immer mehr Beschäftigten
ermöglicht, in neuen Arbeitsweisen zusammenzuarbeiten. Die Umsetzung erfolgt beteiligungsorientiert.
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GEMEINSAM ZUKUNFT GESTALTEN VERWALTUNG
SCHWARZMARKT DES WISSENS
Formatziele Ablauf
Ein Schwarzmarkt des Wissens - Erläutern der Rollen von
ist nicht so ominös, wie es viel- Schwarzmarkthändler*innen,
leicht klingen mag. Es handelt Kund*innen und Schwarz-
sich um ein von der Dramaturgin hörer*innen
Hanna Hurtzig entwickeltes - lebendige Kurzvorstellung
Format, welches in kurzer Zeit der Themen durch die
den Austausch zwischen einer Schwarzmarkthändler*innen
Vielzahl von Menschen aus - Handeln um die begrenzten
verschiedenen Fachdisziplinen Kunden-Tickets für die
und Erfahrungsbereichen Schwarzmarkt-Stände
ermöglicht.
- zwei 20 minütige
Es entsteht ein Kommunikations- Schwarzmarkt-Runden
raum, in dem Erfahrungen und - Durchführen eines
Wissen auf nicht-institutionellem Stimmungsblitzlichtes
Weg ihre*n Besitzer*in wechseln. zum FormatnutzenFORUM AGILE
GEMEINSAM ZUKUNFT GESTALTEN VERWALTUNG
SCHWARZMARKT DES WISSENS Themen-Überblick
1. Die Folgen einer Beschäftigtenkonferenz
2. Schneller zum Ziel: Die Veränderungs-
werkstätten in Köln
3. Menschen stärken: Führung in der Trans-
formation
4. Agiles Arbeiten: Skepsis begegnen
5. Anders machen: Der Projekttisch als agiles
Arbeitsformat
6. Ideen-Sprint: Selbstbeauftragt zu Ideen-
managementkampagnen
7. Mut für eine neue Kultur: Die Stadt-Fabrik
8. Nachhaltige Kommunalentwicklung: Trans-
disziplinäre & partizipative Arbeitsstrukturen
9. Das Programm NEPTUN: Digitalisierung
über eine Matrixorganisation neben der LinieFORUM AGILE
GEMEINSAM ZUKUNFT GESTALTEN VERWALTUNG
Ansprechpersonen: Ansprechperson:
Stadt Bochum Stadt Köln
Michaela Claas Maik Dick
MClaas@bochum.de maik.dick@
Die Folgen einer stadt-koeln.de
Beschäftigten- Jasmin Wiemers-
konferenz Krüger
JWiemers-Krueger
@bochum.deFORUM AGILE
GEMEINSAM ZUKUNFT GESTALTEN VERWALTUNG
Ansprechperson: Ansprechpersonen:
IHK Mittleres Ruhrgebiet Stadt Bochum
Kerstin Groß Andreas Gunkel
grossk@bochum.ihk.de AGunkel@bochum.de
Thorsten Pacha
TPacha@bochum.deFORUM AGILE
GEMEINSAM ZUKUNFT GESTALTEN VERWALTUNG
Ansprechperson: Ansprechperson:
Stadt Essen Lippeverband
Mike im Spring Uwe Möller
Mike.imSpring@ Moeller.Uwe@
wasser.essen.de eglv.deFORUM AGILE
GEMEINSAM ZUKUNFT GESTALTEN VERWALTUNG
Ansprechperson: Ansprechperson:
Stadt Gladbeck LAG Agenda 21
Frank Restemeyer NRW e. V.
frank.restemeyer@ Carlo Schick
stadt-gladbeck.de c.schick@lag21.de
Die Stadtfabrik fördert u. a.:
• Effizienz der Arbeitsschritte
• Transparenz & Vertrauen
• Identifikation & Akzeptanz
zum Projektanliegen
• Klärung der Rollen
• Wissenstransfer
• Erhöhungs- der Planungs-
& KostensicherheitFORUM AGILE
GEMEINSAM ZUKUNFT GESTALTEN VERWALTUNG
OPEN SPACE & THEMENARBEITSGRUPPEN Mitmachen & Mittendrin sein!
Formatziele Ablauf
- Erklären der Methode
Das Format wurde von
Harrison Owen in den - Teilnehmende schreiben ihre An-
1990er Jahren für liegen mit ihrem Kürzel auf Karten
Gruppen ab ca. 30 & heften diese auf Moderations-
Personen entwickelt. wände
Es gibt den Teilnehm- - Moderation erfragt, wer sich wo
enden die Möglichkeit, einbringen möchte (max. 2) &
ihre eigenen Fragen stimmt Themengruppen und
und Interessen einzu- Bearbeitungsreihenfolge ab
bringen und selbst- - Themengruppen arbeiten selbst-
organisiert in kurzer organisiert, halten Ergebnisse
Zeit zu Ergebnissen fest & stellen diese dem Plenum
zu kommen. vor (ggf. auch nur als Galerie)FORUM AGILE
GEMEINSAM ZUKUNFT GESTALTEN VERWALTUNG
Themengruppe Generationenübergreifend agil Arbeiten
Unser Anspruch Unsere Vorgehensanregungen
• Zufriedenheit der • hierachieunabhängigen Austausch &
Bürger*innen mit den Zusammenarbeit aktiv stützen
Verwaltungen steigern • Vorteile diverser Teams aufzeigen
• Arbeitszufriedenheit & • Räume für (spontanen) Austausch anbieten
Motivation der Be-
• Teamrotation anstoßen
schäftigten in den
Verwaltungen stärken
Erfolgsfaktoren
• Begegnung auf Augenhöhe
Unser Leitgedanke • bewährte Strukturen &
generationen- & vorhandene Erfahrungen wertschätzen
fachübergreifend • frische Ideen willkommen heißen
zusammenarbeiten • Zeit nehmen, Dinge zu erläuternFORUM AGILE
GEMEINSAM ZUKUNFT GESTALTEN VERWALTUNG
Neue Aufgaben & Anforderungen
Themengruppe Anforderungen an Führungskräfte
• Teams interdisziplinär zusammenstellen
& für Kenntnis agiler Methoden sorgen
Unser Leitgedanke • Teams durch transparenten & verbind-
Viele Aufgaben sind zu komplex lichen Rahmen stärken (Zielraum be-
für ein Bearbeiten in fachlichen schreiben, Ressourcen bereitstellen &
Silos. Es braucht mehr fachein- Entscheidungsspielräume definieren)
heitsübergreifende Zusammen- • situativ führen, Eigenverantwortung
arbeit von Anfang an. stärken, Vertrauen schenken &
Fehlerkultur fördern
Was wir erreichen wollen Unsere Angebote Mitmachen!
• veränderte Anforderungen an & • Rollen- & Aufgabenbeschreibung- Ansprechpersonen:
Aufgaben von Führungskräften en für Führungskräfte im agilem Michael Backes, Emschergenossenschaft
identifizieren & kommunizieren Umfeld erstellen backes.michael@eglv.de
• an neuen Wegen interessierte • Organisations- & Führungskräfte-
Führungskräfte durch Angebote entwicklung begleiten Stefan Thimm, Jobcenter Bochum,
stärken Stefan.Thimm@jobcenter-ge.deFORUM AGILE
GEMEINSAM ZUKUNFT GESTALTEN VERWALTUNG
Themengruppe Konfliktmanagement im agilen Arbeiten
Was wir Konflikte innerhalb eines agilen Teams
erreichen wollen • Ursache: unterschiedliche fachliche Interessen führen
• Konflikte identifizier- trotz oder wegen umfangreicherer Entscheidungs-
en, die bei Einführen befugnisse der fachlichen Expert*innen zu nicht im
agiler Strukturen & Team lösbaren Konflikten
Vorgehensweisen • Lösungsansatz: Führungskräfte bieten Moderation oder
entstehen können Mediation an
• Lösungsansätze er-
arbeiten & über Leit-
fäden etc. für andere Konflikte zwischen agilem Team & Mitmachen!
nutzbar machen konventionellen Orgaeinheiten Ansprechperson:
• Moderations- &
• Ursache: unterschiedliche Wertesysteme stoßen auf- Jonas Altenkamp
einander und können Zusammenarbeit erschweren Regionalverband Ruhr
Mediations-
kompetenz • Lösungsansatz: unabhängige Beratung & Unterstützung altenkamp@rvr.ruhr
weiter entwickeln durch Externe (aus dem Netzwerk oder beauftragt)FORUM AGILE
GEMEINSAM ZUKUNFT GESTALTEN VERWALTUNG
Agile Arbeitswelten:
Themengruppe Räume und mehr
Was wir erreichen wollen
• räumliche Grundlagen für agiles Arbeiten mit den dazugehörigen
Arbeitsmodellen (z. B. mobiles Arbeiten) und organisationskulturellen
Rahmenbedingungen beschreiben
• Prototypen für neue Arbeitsräume schaffen & Erfahrungen sammeln
Räumliche Grundlagen Organisationskultur Mitmachen!
• Raummodelle voneinander abgrenz- • Nutzen agiler Vorgehensweisen und Ansprechperson:
en: Kreativraum – klassischer Be- Kai Löwe
dazu passender Räume darstellen
sprechungsraum – Desk-Sharing- Linksniederrheinische
Räume • Kolleg*innen mit umgesetzten Entwässerungsgenossenschaft
Prototypen überzeugen & gewinnen
• für agiles Arbeiten förderliche Raum- loewe.k@lineg.de
ausstattung & -gestaltung (Technik, • Arbeitskulturen auch über Mitwirkung
Möbelstücke, Pflanzen) identifizieren an Raumgestaltung verändernFORUM AGILE
GEMEINSAM ZUKUNFT GESTALTEN VERWALTUNG
Kommunikation des Wandels der
Themengruppe Verwaltungskultur (1)
Was wir erreichen wollen
• unsere Kolleg*innen informieren, u. a. über die Sinnhaftigkeit agilen Arbeitens in
unserer vernetzten & komplexen Welt und über agile Werte & Methoden
• intern zur agilen Arbeit ins Gespräch kommen, Sorgen aufnehmen
und verstehen & gemeinsam gute Wege finden
• unsere Erfahrungen zu agilen Methoden & Strukturen Beteili-
austauschen & uns gegenseitig beraten gung
Dialog
• gemeinsam agil Herausforderungen
angehen & Probleme lösen Info
Mitmachen!
Ansprechperson:
Thomas Heiser
Ideensammlung
Lippeverband
Rundmail – Intranet – Blog - Videos - schwarzes Brett – Flashmob –
Tag der agilen Verwaltung – Workshops – mobile Praxis-Labore heiser.thomas@eglv.deFORUM AGILE
GEMEINSAM ZUKUNFT GESTALTEN VERWALTUNG
Themengruppe Kommunikation des Wandels der Verwaltungskultur (2)
Was wir angehen: Flashmob
• Erkennungszeichen:
weißes T-Shirt & ‚Blinki‘-Anstecker
• gemeinsame Aktion an einem Tag
zu festgelegter Uhrzeit:
alle treffen sind an zentralen Orten in
den Verwaltungen der ganzen Region,
gestalten jeweils gemeinsam ein
Post-it-Kunstwerk & kommunizieren
das Foto über Social Media
• Prototyp: im Rahmen des nächsten
Forums im November 2020FORUM AGILE
GEMEINSAM ZUKUNFT GESTALTEN VERWALTUNG
Themengruppe Kommunikation des Wandels der Verwaltungskultur (3)
Was wir angehen: Tag der agilen Verwaltung
• Angebot grundlegender Information zum Thema
Agilität
• Agilitätserfordernis-Check
• Erläuterung der Rollen in agilen Teams
• Börse & Workshops: Herausforderungen treffen
agile Methoden
• Möglichkeit zu kollegialer Beratung
• Durchführen mobiler Praxis-LaboreFORUM AGILE
GEMEINSAM ZUKUNFT GESTALTEN VERWALTUNG
Themengruppe Mobiles Praxis-Labor
Was wir erreichen wollen
• voneinander zu agilen Methoden lernen
• miteinander Neues erarbeiten & erproben
• uns gegenseitig unterstützen & beraten
Unsere Format-Idee
• 4-6 mal/Jahr 3 Stunden, wechselnde Gast- & Themen-
geber*innen & max. 15 Gäste
• Ablauf: fachlicher Themen-Impuls u. Erfahrungsbericht
über Ereigniskurve & Austausch, Backlog u. Mitmachen! Ansprechperson: Ralf Engels
Definition of Done & Sprint sowie Retrospektive Stadt Bochum, rengels@bochum.deFORUM AGILE
GEMEINSAM ZUKUNFT GESTALTEN VERWALTUNG
ABSCHLUSSRUNDE AUSBLICK
„Es war sehr schön zu
„Das war eine der • Dokumentations-
sehen, dass so viele in
besten Veranstal- Charts & Kurzfilm
den Verwaltungen
tungen, die ich mitge- zur Veranstaltung
offen für neue Wege
macht habe. Wunder-
sind und den bis Ende April
bar, sich einbringen zu
Austausch suchen.“
können und in den • Abstimmen des
Dialog zu kommen!“ neuen Namens des
„Es gibt viele Wege,
Dinge anzugehen. Forums Anfang Mai
„Lasst uns das
Deshalb: einfach mal Vernetzen von • Netzwerkflyer Ihr Koordinationsteam freut sich auf
machen und aus Innovationspionieren Ende Mai Sie und das nächste Forum
Erfahrungen lernen!“ weiter voranbringen!“
• Internetseite zum am 26.11.2020 bei der Stadt Duisburg.
„Danke an den Ruhrverband als Gastgeber, an Netzzwerk Mitmachen!
Maik Dick für seinen Impuls aus Köln, an das Ansprechperson: Heike Goebel
Jobcenter Bochum für das Ermöglichen der Film-
• nächstes Forum im
Emschergenossenschaft -
erstellung und das tolle Moderatorenteam.“ November 2020 goebel.heike@eglv.deSie können auch lesen
