HISINONE EINFÜHRUNG VON HISINONE - TECHNOLOGIEN UND MENSCHEN ZUSAMMENBRINGEN
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HISinOne
Einführung von HISinOne
Technologien und Menschen
zusammenbringen2 HISinOne
Liebe Leserinnen, liebe Leser,
mehr als 50 Hochschulen
haben sich bereits für
HISinOne entschieden,
„ Drei Fragen an Birgit Wien,
Fachberaterin HIS GmbH:
Warum lohnt es sich,
alle Betroffenen bei
zahlreiche Hochschulen der Einführung von
setzen das Campus-Ma- HISinOne an einen
nagement seit mehreren Tisch zu bringen?
Semestern erfolgreich ein. Die Einführung von
Uns freut es sehr, dass die Hochschulen HISinOne ist keine rein
der HIS GmbH vertrauen und gemein- technische Umstellung, sie beschäftigt
sam mit uns die Idee des integrierten nicht nur die Mitarbeiter(innen) der
Campus-Managements Wirklichkeit Rechenzentren. HISinOne bildet den
werden lassen. gesamten Student Lifecycle ab. Studie-
rende werden in Zukunft große Teile
Wir vom Team Customer Relations
der Organisation ihres Studiums be-
begleiten Ihre Hochschule von der
quem über das Web erledigen können.
ersten Information zu HISinOne über
Mitarbeiter(innen) der Hochschulen,
Live-Produktvorführungen bis hin zur
Vertragsunterzeichnung. Wenn Ihre
Hochschule sich für die Einführung
von HISinOne entschieden hat, geben
?
wir Sie in die Hände unserer erfahre-
nen Projektleiter/innen.
HISinOne an Ihrer Hochschule
Eines ist klar: Der Weg zu HISinOne
ist nicht nur Software-Einführung, HISinOne als ganzheitliche integrierte
sondern vor allem ein Organisations- IT-Lösung für Hochschulen bildet die
entwicklungsprojekt. Damit Ihre Hoch- Strukturen und Prozesse einer Hoch-
schule den vollen Nutzen aus unserem schule vollständig ab und unterstützt
System schöpfen kann, ist es daher er- alle beteiligten Akteure bei ihren tägli-
forderlich, dass bei der Einführung alle chen Aktivitäten. HIS bietet dazu einen
Stakeholder an einen Tisch gebracht vorstrukturierten Einführungsprozess
werden, die das System in Zukunft ver- an. Die zertifizierten Berater stehen der
wenden werden. Hochschule in jeder Projektphase mit
Was es bedeutet, HISinOne einzufüh- kompetentem Know-how und Unter-
ren, wer daran Teil hat und was sich stützung zur Seite. Durch integrierte
hinter Begriffen wie „Vorprojekt “ oder Referenzprozesse und -modelle in
„Referenzmodell“ versteckt, das soll HISinOne wird dem Bedarf an Stan-
Ihnen diese Broschüre näher bringen. dardisierung von Management-Pro-
Wie immer beantworten wir Ihre zessen an der Hochschule Rechnung
Fragen auch gerne persönlich. getragen. Stets im Vordergrund steht
dabei, dass bei aller notwendigen und
Ihr wünschenswerten Optimierung von
Prozessen und Organisationsstrukturen
die Software für die Hochschule ge-
Dr. Tom Karasek macht wird – und nicht umgekehrt.
Leiter Customer RelationsHISinOne 3
die tagtäglich Personal, Bewerber, Stu- bank erfolgt in weiten Teilen automati-
dierende, Zahlungen, Prüfungen und siert. Vorhergehende organisatorische
Lehrveranstaltungen verwalten, finden Überlegungen der Hochschulen sind
neue Oberflächen und Funktionen jedoch notwendig: Nur die Hochschu-
vor. Die Hochschulleitung kann mit le weiß, ob z. B. die Hochschulstruktur
HISinOne tagesaktuell Auswertungen für den Finanzbereich anders abgebil-
im Portal einsehen. Auch Datenschutz- det wurde als die Hochschulstruktur
beauftragte werden frühzeitig mit für den Bereich Studium und Lehre
einbezogen. Wir alle wissen aus Er- und ob dieses in einer gemeinsamen
fahrung, wie unangenehm es ist, wenn Datenbank weiterhin sinnvoll ist.
gewohnte Arbeiten plötzlich anders Außerdem wird die Migration der Re-
verlaufen – und sei es nur, weil sich geln bei Prüfungsordnungsabbildung
Oberflächen verändern. Nutzer(innen) (Voraussetzungsüberprüfung, Bildung
müssen daher rechtzeitig informiert von Gesamtnoten, Freiversuchsbedin-
werden. Aus diesem Grund halte ich es gung) nicht unterstützt. Der Grund: In
nicht nur für lohnenswert, alle Betroffe- HISinOne wurde eine sehr komfortable
nen bei der Einführung von HISinOne Möglichkeit geschaffen, Regeln einfach
an einen Tisch zu bringen, sondern für abzubilden, die jedoch eine neue Ab-
unbedingt erforderlich. bildungsstruktur nötig macht.
Was passiert mit bestehenden Daten Was ist ein typischer „Prozess“, der in
beim Wechsel zu HISinOne? HISinOne abgebildet ist?
Ein wesentlicher Bestandteil von In der Einführungsphase gleichen wir
HISinOne ist ein neues gemeinsames den IST-Prozess mit dem Referenzpro-
Datenmodell, das die bisher auf ver- zess von HISinOne ab und entwerfen
schiedene Datenbanken verteilten so ein Prozessmodell dieser Hochschu-
Daten, die sich jeweils auf Teilaspekte le. Ein zentraler Prozess zu Beginn eines
der Hochschulverwaltung beschränk- Studiums ist z. B. der Übergang von
ten, redundanzfrei zusammenführt. So der Bewerbung zur Einschreibung. Wie
kann etwa ein Professor als Beschäf- wird ein(e) zugelassene(r) Bewerber(in)
tigter in der Datenbank SVA, als Prüfer mittels HISinOne zum Studierenden?
in der Datenbank SOSPOS sowie als HISinOne bietet hierzu verschiedene
Lehrperson in der Datenbank LSF Möglichkeiten: Der Standardprozess
vorkommen. In der HISinOne-Daten- der Einschreibung beginnt mit der On-
bank wird dieser Professor nur einmal line-Einschreibung durch die Studie-
geführt, dabei werden ihm alle unter- renden, danach erfolgt eine Endkon-
schiedlichen Attribute zu seinen je- trolle der Angaben und eingereichten
weiligen Funktionen zugeordnet sein. Unterlagen durch Mitarbeiter(innen)
Ändert sich nun etwa seine Anschrift, im Studierendensekretariat und die
muss diese Information nur in einer Bewerber(innen) werden zu Studieren-
Datenbank aktualisiert werden. den. Viele Hochschulen wählen den
Weg ohne die Online-Einschreibung
Die Vorbereitung der Migration ist das
– auch diese Prozesse werden mit
A und O: Bereits jetzt können Hoch-
HISinOne unterstützt.
schulen damit beginnen. Die Migration
der Daten aus den verschiedenen
Datenbanken in die HISinOne-Daten-4 HISinOne: DAS EINFÜHRUNGSPROJEKT
Dr. Lars Hinrichs, Leiter QA HIS
„Qualitativ hochwertige
Software ist eine Grundvor-
aussetzung für das Gelingen
von HISinOne-Einführungs-
projekten und dem anschlie-
ßenden Produktivbetrieb.
Verlässliche Auslieferungen
von qualitätsgeprüften HISinOne-
Projektleitung
Versionen bilden die Basis für die Aus-
Neben der Projektleitung der Hoch- arbeitung der Einführungsprojektpläne
schule beschäftigt sich ein Projektteam und die Zielerreichung der Projekt-
von HIS mit dem Gesamtmanagement meilensteine. Durch eine transparente
der Einführung. Die Projektleitung Darstellung des Leistungsumfangs von
wird dabei von fachlichen Berater(inne)n HISinOne und vertraglich zugesicher-
sowie Verantwortlichen für die techni- te Gewährleistung für ausgelieferte
schen Voraussetzungen unterstützt. Softwarefunktionalitäten möchten wir
das Vertrauen in das Produkt HISinOne
Qualifizierte Mitarbeiter(innen) von
weiter ausbauen.“
HIS, HIS-HE im DZHW und durch HIS
zertifizierte Partner koordinieren die
HISinOne-Einführungsprojekte von Be-
ginn an bis über die Produktivsetzung
von HISinOne hinaus.
Quality Assurance
Den Projektleiter(inne)n liegt be-
sonders am Herzen, alle Beteiligten an Mit der Gründung des Arbeitsbereichs
einen Tisch zu bringen: Die Einfüh- Quality Assurance baut die HIS Hoch-
rung von HISinOne setzt voraus, dass schul-IT ihre qualitätssichernden Maß-
sämtliche Akteure, die am Projekt nahmen im Rahmen des nach ISO EN
beteiligt sind, wissen, dass dieses sehr 9001 zertifizierten Qualitätsmanage-
komplex ist. Alle Hochschulprozes- ments weiter aus. Im Arbeitsbereich
se müssen analysiert und evaluiert werden alle qualitätssichernden Maß-
werden – das ist eine umfassende nahmen für das Produkt HISinOne
Aufgabe, die man nur gemeinsam gebündelt. Dies beinhaltet u. a. die
stemmen kann. Organisation und Durchführung von
prozessorientierten Systemtests, die
Durchführung von Lasttests und die
Endabnahme der Software im Rahmen
der Produktfreigabe. Die Endabnahme
erfolgt auf Basis von funktionsspezifi-
schen Testfällen, die als Bestandteil des
HISinOne IT-Vertrags an die Kunden
ausgeliefert werden. Damit bietet HIS sei-
nen Kunden die höchstmögliche Trans-
parenz und Gewährleistung bezüglich
des Leistungsumfangs von HISinOne.HISinOne 5
Fachberatung
Organisationsberatung
Die HIS GmbH verfügt über mehr als
40 Jahre Erfahrung in allen Fragen der Eine vorgelagerte oder begleiten-
Hochschulverwaltung – und damit de Organisationsberatung legt
über umfassende und detaillierte den Grundstein einer gelungenen
Kenntnisse aller Prozesse an Hoch- HISinOne-Einführung. Dabei werden
schulen. Die Fachberater(innen) Organisationsstruktur und Arbeits-
bringen diese Erfahrung mit ein, wenn abläufe der Hochschule im Campus
es darum geht, die hochschuleigenen Management vor dem Hintergrund
Prozesse zu analysieren und mit der der geplanten IT-Einführung analysiert.
Software abzustimmen. Referenzmo- Die Hochschule wird bei der Optimie-
delle bündeln dabei diese Erfahrung rung ihrer Organisation unterstützt,
und geben den Hochschulen ein um möglichst gute Bedingungen für
Instrument zur Hand, bei der Software- den effektiven Einsatz von HISinOne zu
umstellung auch Organisationsprozes- schaffen. Während des gesamten Ein-
se zu optimieren. führungsprojektes wird darüber hinaus
ein begleitendes Change Management
angeboten, das die relevanten Nutzer-
gruppen in den Einführungsprozess
einbindet, die Fragen, Sorgen und Kon-
flikte der verschiedenen Hochschul-
akteure aufnimmt und den Projektver-
antwortlichen hilft, diese angemessen
zu verarbeiten.
Organisationsberatungsprojekte im
Kontext von IT-Einführungen werden
seit ca. 10 Jahren durch Expert(inn)en
des Hochschulmanagements (HIS-HE
im DZHW) durchgeführt. Diese unter-
stützen den Prozess der Implementa-
tion von IT-Systemen in die Organisa-
tionsstrukturen der Hochschulen durch
Managementkonzepte der Organisa-
tionsberatung (Change Management,
Projektmanagement, Systemgestal-
tung) sowie durch Methoden der
Prozessberatung.6 HISinOne: DER EINFÜHRUNGSPROZESS
Technische
Projekt Fachliche
Vorprojekt Voraussetzungen
starten Planung
schaffen
Szenarien zum Einstieg in
HISinOne
Szenario 1: Bewerbung und Zulas-
Der Einführungsprozess sung
Szenario 1 setzt am Beginn des Stu-
0. Vorprojekt: In Vorprojekten besteht dent Lifecycle an: Von der Online-Be-
die Möglichkeit, bereits vor dem werbung bis zur Zulassung finden alle
eigentlichen Projektstart eine Organi- Schritte in HISinOne statt, inklusive der
sationsberatung durchzuführen. Bildung von Ranglisten, der Erstellung
1. Projekt starten: Zunächst muss von Bescheiden und der letztendlichen
das Projekt sorgfältig geplant werden, Immatrikulation. Einige Hochschulen
Arbeitspakete werden geschnürt und führen auch die Immatrikulation und
Stelleprofile entworfen. das weitere Studierendenmanagement
mit HISinOne durch.
2. Technische Voraussetzungen schaf-
fen: Als nächster Schritt wird die tech- Szenario 2: Unterstützung bei der
nische Infrastruktur aufgebaut, die zu Akkreditierung neuer Studiengänge
migrierenden Daten werden analysiert Dieses Szenario nutzt die neuen kom-
und ggf. Drittsysteme eingeplant. fortablen Möglichkeiten des Studien-
gangsmanagements in HISinOne, um
3. Fachliche Planung: Ziel dieser Phase
Hochschulen bei der Erstellung und
ist die Definition der Ansprüche an
Fortschreibung von Akkreditierungs-
HISinOne; dies beinhaltet eine Analyse
unterlagen zu unterstützen. Mit dem
der Ist- und Soll-Prozesse.
HISinOne-Curriculum-Designer legen
4. Umsetzung und Aufnahme der Sie neue Module mit allen Struktur-
Produktion: Die definierten Soll-Pro- details an, erstellen Modulhandbücher
zesse werden in HISinOne umgesetzt, und/oder Personalhandbücher; dabei
das System wird konfiguriert und können Sie Personendaten aus frühe-
schließlich wird z. B. durch Lasttests ren HIS-Systemen wie LSF oder SVA
eine Qualitätssicherung durchgeführt. übernehmen oder mit HISinOne neu
5. Produktionsbetrieb: Nach erfolgrei- beginnen.
chem Start begleitet HIS den Produk- Szenario 3: Alumni-Management
tiveinsatz an der Hochschule noch bis Dieses Szenario setzt am Ende des
zu vier Monate lang. Student Lifecycle an. Unabhängig
von allen anderen Funktionen des
Campus-Managements bauen Sie hier
ein Alumni-Management auf – Sie
übernehmen die Daten ganz einfach
aus den bestehenden Systemen oderHISinOne 7
Umsetzung und
Produktions-
Aufnahme
betrieb
der Produktion
nutzen die Selbstregistrierung, um schulen benötigen eine entsprechende
neue Alumni aufzunehmen. Datengrundlage – mit der HISinOne-
Business Intelligence haben die Ver-
Profitieren Sie hier von der Möglichkeit,
antwortlichen in unterschiedlichen
frühzeitig ein Hochschulnetzwerk auf-
Leitungsebenen der Hochschule stets
zubauen, um den Austausch zwischen
alle für ihre Entscheidungen relevanten
Alumni, Hochschulangehörigen,
Daten im Blick. Die Business-Intelligen-
Alumni-Vereinen sowie Unternehmen
ce führt Informationen aus Campus-
und Förderern zu unterstützen und zu
und Ressourcen-Management zusam-
intensivieren. Zugleich erwerben Ihre
men und verdichtet diese zu Kernaus-
Mitarbeiter wichtiges Know-how über
sagen. Den Detailgrad legen Sie fest
die HISinOne-Technologien – ganz
– vom tabellarischen Bericht bis zur
unbelastet von Bewerbungs- oder Ein-
übersichtlichen Balkengrafik im Ma-
schreibfristen.
nagement-Cockpit. Zulassungszahlen,
Szenario 4: Integriertes Portal Absolventenquoten Ausstattungspro-
Stifte, Terminplaner, die Telefonnotiz, file für Personal, Vermögen, Finanzen,
die eingegangene Post, die To-Do-Lis- Kostensituation, Zeitreihen und vieles
te, der Wetterbericht aus der Zeitung mehr – die HISinOne-Business-Intel-
– all diese Dinge und noch viel mehr ligence bietet hier fast grenzenlose
finden sich auf Ihrem Schreibtisch und Möglichkeiten.
sind individuell angeordnet, ganz so,
Und falls ein vordefinierter Bericht
wie sie für Sie am effizientesten sind.
nicht ausreichen sollte, nutzen Sie
Mit der Portalfunktion wird HISinOne
einen komfortablen Editor, mit dem
sowohl zum individuellen Schreibtisch
Sie per Drag & Drop nahezu beliebige
für jede/n Nutzer/in als auch zum öf-
Kriterien miteinander in Beziehung
fentlichen Hochschulportal. HISinOne
setzen können.
wird so zur Zentrale, die Daten aus
unterschiedlichsten Systemen bezieht Mit der HISinOne-Business-Intelligence
und miteinander vereint. Nachrich- erstellen Sie im Handumdrehen
ten, Content-Management-Systeme, ein Informationsportal und nutzen
Webmail, E-Learning, Web 2.0-Widgets, das System so auch als Mitarbeiter-
Bibliothekssysteme und Informationen informationssystem. Und da die
aus HISinOne selbst – was sonst kaum HISinOne-Business-Intelligence sowohl
unter einen Hut zu bringen wäre, wird HISinOne als auch die HIS-GX-Systeme
mit dem HISinOne-Portal vereint und unterstützt, erzielen Sie sehr schnell
aus einem Guss dargestellt. sichtbare Erfolge bei der Einführung-
von HISinOne.
Szenario 5: Business Intelligence und
Management- Informationen
Rationale Entscheidungen an Hoch-Customer Relations Dr. Tom Karasek customer@his.de Tel. 0511 - 12 20 - 555 Sprechen Sie unser Customer Relations-Team an und erfahren Sie mehr über HISinOne und die auf Ihre Ansprüche und Bedürfnisse aus- gerichteten Support-Modelle. www.his.de | www.hisinone.de Oktober 2013
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