INTERKOMMUNAL. STARK FÜR MORGEN - kvw Münster

Bestens versorgt.

 JAHRESBERICHT 2020 /2021

 INTERKOMMUNAL.
 STARK FÜR MORGEN.

 ZURÜCK ZU DEN WURZELN PERSONALDIENSTLEISTUNGEN KVW DIGITAL
 Unser neuer Geschäftsführer Interkommunale COVID-19-Pandemie
 Urs Fabian Frigger stellt Zusammenarbeit zahlt bestätigt unsere
 sich vor // 06 sich aus // 08 Digitalstrategie // 14

INHALTSVERZEICHNIS

 INHALTE AUF

 Beamtenversorgung
 EINEN BLICK

 Versorgungsfonds
 Vorwort
 Sicher durch wechselvolle Zeiten // 04

 Im Gespräch
 Urs Fabian Frigger, neuer Geschäftsführer der kvw
 ZURÜCK ZU DEN WURZELN // 06

 Das sind wir
 Heute und morgen bestens versorgt
 INTERKOMMUNALE ZUSAMMENARBEIT IN PERSONALDIENSTLEISTUNGEN // 08

 Beihilfekasse
 kvw digital
 Ausblick in die digitale Zukunft
IMPRESSUM COVID-19-PANDEMIE BESTÄTIGT DIGITALSTRATEGIE // 14
Kommunale Versorgungskassen Westfalen-Lippe
Zumsandestraße 12 // 48145 Münster Kontrolle und Beratung
Tel. (0251) 591-6749 // Fax (0251) 591-5915 Unsere beiden Aufsichtsgremien
kvw@kvw-muenster.de // www.kvw-muenster.de AUS DER REGION, FÜR DIE REGION // 22

GESTALTUNG 2020/2021 – Im Schnellüberblick
Agenta Werbeagentur, Münster // www.agenta.de DIE WICHTIGSTEN NEUIGKEITEN // 24

 Betriebsrente
DRUCK 2020/21 – kvw-Personaldienstleistungen
Druck & Verlag Kettler GmbH, Bönen kvw-Beamtenversorgung: IN SICHEREN HÄNDEN // 26
 kvw-Versorgungsfonds: BEREIT FÜR MORGEN // 34
FOTOGRAFIE kvw-Beihilfekasse: ZEIT FÜR WESENTLICHES // 42
Portraitfotos von Martin Steffen, Andreas Löchte, kvw-Zusatzversorgung – Betriebsrente: RICHTIG GUT AUFGEHOBEN // 50
Erik Hinz, Sven Marquardt und Gregor Schläger kvw-Zusatzversorgung – PlusPunktRente: MIT PLAN IN DIE ZUKUNFT // 60

HERAUSGEBER Wir für Sie
Kommunale Versorgungskassen Westfalen-Lippe Ihre kvw-Ansprechpersonen
© Oktober 2021, Redaktionsschluss: 29. September 2021 WIR SIND FÜR SIE DA! // 66

 PlusPunktRente
HINWEIS
In diesem Jahresbericht verwenden wir den Gender-
Doppelpunkt bzw. die Paarform. Damit verfolgen wir
das Ziel einer geschlechtergerechten Sprache.

Sicher durch wechselvolle Zeiten

Liebe Leserinnen und Leser,

die COVID-19-Pandemie hat unseren Alltag in einem einem noch effizienteren Arbeiten für unsere Mit- Mitglieder und deren Beschäftigten sowie unserer die Zukunft einer Organisation immer häufiger ihre
Tempo verändert, wie keine:r von uns es erwartet hat. glieder und deren Beschäftigte befähigen. Partnerkassen. Von daher sind wir bestrebt, den Fähigkeiten. Vor diesem Hintergrund kommt einer
Besonders in dieser dynamischen und unsicheren Zeit Nutzen unseres Angebotes kontinuierlich zu verbes- umfassenden Personalstrategie eine hohe Bedeu-
schätzen Mitglieder, Berechtigte und Mitarbeitende Dass wir im März letzten Jahres innerhalb von 2 ½ sern. Dies betrifft sowohl den Umfang als auch die tung für den Erfolg einer Organisation zu. Eine solche
einen leistungsfähigen und zuverlässigen Partner. Wochen unsere Beschäftigten technisch fürs Home- Qualität unserer Dienstleistungen sowie die damit Strategie bildet den gesamten Lebenszyklus von der
 office rüsten konnten, wäre ohne die strategische einhergehenden Services. Beispielhaft verdeutli- Gewinnung über die Bindung und Qualifizierung bis
Rückblick auf 2020 Arbeit unserer IT in den letzten Jahrzehnten so nicht chen lässt sich das an unserem „Versorgungsfonds hin zum Austritt ab. Als erster Schritt werden nun
Wir haben als ein solcher Partner für unsere kom- möglich gewesen. Zudem ist uns dieses auch nur des- Chance“, den wir Ihnen in diesem Jahresbericht die für uns maßgeblichen Handlungsfelder unserer
munale Familie und unsere Beschäftigten gleich zu halb relativ reibungslos gelungen, da sich all unsere Be- vorstellen. Personalstrategie abschließend festgelegt und da-
Beginn der Pandemie alle Maßnahmen ergriffen, die schäftigten flexibel und konstruktiv darauf eingelassen nach unter Berücksichtigung der rahmengebenden
zum einen die Gesundheit unserer Mitarbeitenden haben. Dies ist insbesondere auch deshalb hervorzu- • Prozesse: personalpolitischen Grundsätze entsprechenden
schützten und gleichzeitig zum anderen unseren heben, weil unsere Mitarbeitenden zusätzlich die neue Zur Verbesserung der wesentlichen Abläufe wird ein Maßnahmen zugeführt.
Dienstbetrieb aufrechterhielten. familiäre und berufliche Situation organisieren mussten, übergreifendes Prozessmanagement implementiert.
 wobei zum Beispiel die häusliche Kinderbetreuung Es stellt zunächst anzuwendende Standards und Ver- Über die erzielten Fortschritte unserer „3 Ps“ halten
Mit einer Homeoffice-Quote von in der Spitze 85 % für viele weitere Belastungen mit sich gebracht hat. fahren zur Prozessdokumentation bereit. In der Folge wir Sie auch weiterhin auf dem Laufenden.
unserer Beschäftigten konnten wir im vergangenen werden die bestehenden Prozesse auf Basis dieser
Jahr unsere Dienstleistungen mit einer insgesamt Ausblick einheitlichen Vorgaben beschrieben und im Hinblick Ganz besonders möchten wir in diesem Jahresbericht
zufriedenstellenden Servicequalität sicherstellen. Neben den wahrlich nicht alltäglichen Auswirkungen auf die mit der Digitalisierung einhergehenden Mög- auf die Vorstellung von Herrn Urs Fabian Frigger ver-
 der COVID-19-Pandemie zählen auch weiterhin der lichkeiten weiterentwickelt. Einen Überblick zum weisen. Der Nachfolger von Frau Pirscher wird am
In der Praxis zeigte sich bald, dass das zu diesem spürbare demografische Wandel, das nach wie vor Stand unserer Digitalisierungsmaßnahmen lesen Sie 01. Dezember 2021 in die Geschäftsführung der kvw
Zweck entwickelte technische Lösungskonzept einen bestehende Niedrigzinsumfeld, die fortschreitende in diesem Jahresbericht. eintreten. Wir freuen uns auf ihn.
ersten Schritt auf dem Weg in eine reguläre mobile Digitalisierung und eine ständig zunehmende Regu-
Arbeitswelt darstellt, da auch zukünftig eine Vielzahl lierung zu den wesentlichen Herausforderungen. Als • Personal: Ihnen, liebe Leser:innen, wünschen wir nun viel Freude
von Mitarbeitenden mobil arbeiten möchte. Dafür umsichtiger Dienstleister für unsere Mitglieder und Unser Umfeld wird durch eine stete Dynamik be- beim Lesen unseres diesjährigen Jahresberichts.
müssen wir uns jedoch noch weiter professionalisie- Partnerkassen haben wir diese externen Einflüsse in stimmt und damit einhergehend entscheiden über
ren. Jetzt sind schnell und umfassend Instrumente unseren strategischen Managementprozess einbezo-
und Systeme zu implementieren, die die bisherige Art gen und unseren Fokus in den kommenden Jahren
und Weise der Kommunikation und Zusammenarbeit auf die von uns genannten „3 Ps“ ausgerichtet:
unserer Mitarbeitenden zielgerichtet unterstützen.
Das berührt sowohl unsere technische Ausstattung • Produkte: Ihr Ihr
als auch unsere Führungs- und Organisationskultur. Maßgebend für unseren Erfolg ist die Güte und Matthias Löb Christoph Thiemann
Eine so gestaltete Arbeitswelt soll unsere kvw zu Akzeptanz unserer Dienstleistungen aus Sicht unserer LWL-Direktor und kvw-Kassenleiter stellv. kvw-Geschäftsführer

 Vorwort // 04/05

URS FABIAN FRIGGER, NEUER GESCHÄFTSFÜHRER DER KVW

Zurück zu den Wurzeln
Urs Fabian Frigger ist von der LWL-Landschaftsversammlung zum neuen Leiter des Bau- und Liegenschafts-
betriebs und Geschäftsführer der kvw gewählt worden. Für die neuen Aufgaben zieht es den gebürtigen Soester
zurück in die westfälische Heimat. Er stellt sich im Gespräch vor.

Guten Tag Herr Frigger. Worauf freuen Sie sich be- Ich wohne in …
sonders, wenn Sie Ihre neue Stelle als Landesrat im
Dezember beginnen? … Mannheim, bereite aber aktuell den Umzug nach
 Westfalen vor.
Ich freue mich, für die Menschen in Westfalen-Lippe,
in meiner Heimat, in politisch, wirtschaftlich und ge- Die COVID-19-Pandemie hat mir gezeigt, dass …
sellschaftlich herausfordernder Zeit tätig zu sein. Dabei
freue ich mich auf die Breite des Aufgabenspektrums. … unsere klügsten Köpfe unglaublich fähig sind
Als Baudezernent des LWL gilt es, die baulichen An- und Deutschland trotz aller Unkenrufe ein Innovations-
forderungen unserer Zeit – insbesondere den Klima- standort in Naturwissenschaft und Technik ist,
schutz – bei den Einrichtungen des LWL umzusetzen,
die oftmals besondere fachliche Anforderungen stel- … auch große Organisationen auf einmal Arbeitsorte
len. Beides darf nicht zurückstehen, zudem muss es und Arbeitszeiten mit Hilfe der Digitalisierung an die
rechtssicher umgesetzt werden. In den kvw fühle Bedürfnisse der Mitarbeitenden anpassen können,
ich mich verpflichtet, dass die engagierten Mitarbei- ohne dass Produktivität und Einsatz leiden,
tenden in den westfälisch-lippischen Kommunen bei
existenziellen Themen wie Versorgung, Beihilfen und … es viele reizvolle Naturziele in der Nähe gibt, die Urs Fabian Frigger //
Betriebsrente mehr als nur beruhigt sein können. Wie darauf warte(te)n, entdeckt zu werden, ab Dezember 2021 kvw-Geschäftsführer Foto: © Privat 2021
wichtig es ist, dass der öffentliche Dienst gut aufge- • bis 11/2021 Stabsstellenleiter für Recht,
stellt ist und qualifizierte Mitarbeitende hat, hat die … die Menschen aber trotz aller Videokommunika- Compliance, Versicherung und Vergabe in der
COVID-19-Pandemie gezeigt. tionsplattformen auch ein großes Bedürfnis nach der Universitätsmedizin des Universitätsklinikums Meine drei Leidenschaften sind …
 unmittelbaren Nähe anderer Menschen haben. Mannheim
Hatten Sie in der Vergangenheit schon Berührungs- Davor: … Leidenschaften ist zu viel gesprochen. Aber ich inte-
punkte mit den kvw? Wenn ja, welche waren das? Mit Westfalen-Lippe verbinde ich… • Rechtsanwalt für Medizinrecht in der Kanzlei ressiere mich sehr für Kunst und Kultur, insbesondere
 Lyck+Pätzold, gehe ich gern in die Oper oder ins Kino. Und in der Tat
Als Mitglied der LWL-Landschaftsversammlung bzw. … die wunderschönen und wahrlich abwechslungsrei- • Mitglied der LWL-Landschaftsversammlung, brenne ich für viele politische Themen, insbesondere
sachkundiger Bürger hatte ich in der Vergangenheit chen Landschaften, ein Kulturangebot mit mindestens • stellv. Vorsitzender der FDP-Fraktion im Rat Kommunal- und Gesundheitspolitik.
Gelegenheit, an Berichten und Vorträgen von Frau Lan- bundesweitem Rang, einen ehrlichen Menschenschlag, der Stadt Soest
desrätin Pirscher zur aktuellen Situation der kvw wie mag er mal offener und mal wortkarger sein, und eine • Studium: Rechtswissenschaft und Kanoni- Wenn ich nur 30 Sekunden Zeit habe, um mich
auch der Versorgungskassen im Allgemeinen teilzu- heimatliche Küche vom Grünkohl bis zum Töttchen, die sches Recht, Westfälische Wilhelms- Geschäftspartnern vorzustellen, sage ich …
nehmen. Zudem ist die Frage der Versorgungskassen ich in meinen Jahren im Rhein-Main- und dann im Rhein- Universität Münster
immer ein Thema, wenn man – wie ich bisher – im Neckar-Gebiet umso mehr zu schätzen gelernt habe. … Urs Frigger, ich bin Jurist und gebürtiger Westfale.
Krankenhaussektor tätig war. Nach meiner Tätigkeit als Rechtsanwalt in spezialisierten
 Für mich beginnt ein guter Arbeitstag … Kanzleien für das Gesundheitswesen leite ich aktuell die
Herr Frigger, wir bitten Sie nun, acht Halbsätze spon- Stabsstelle Recht, Compliance, Versicherung, Vergabe
tan zu ergänzen und sich so weiter den Leser:innen … selten mit einem Kaffee, sondern in der Regel mit Ich schätze an Menschen … des Universitätsklinikums Mannheim GmbH. Ich freue
vorzustellen. Wir freuen uns auf Ihre Antworten. einem Glas kalter Cola light und der Aussicht auf mög- mich, bald im LWL und in den kvw für die Menschen
 lichst spannende Termine und Aufgaben, was aktuell … besonders ein offenes und ehrliches Wort – und in Westfalen-Lippe zu arbeiten, wo ich mich als Kom-
Ich bin geboren… im Universitätsklinikum Mannheim der Fall ist und sich damit meine ich auch die offene und ehrliche Kritik. munalpolitiker schon in jungen Jahren engagiert habe.
 im LWL und in den kvw sicher nicht ändern wird. Nur letztere hilft, eigenes Vorgehen noch besser zu
… am 24.09.1984 in Soest. reflektieren und ggf. bei möglichen Fehlentwicklungen Vielen Dank Herr Frigger.
 rechtzeitig gegenzusteuern. Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit!

 Im Gespräch // 06/07

HEUTE UND MORGEN BESTENS VERSORGT

Interkommunale Zusammenarbeit
in Personaldienstleistungen
Kommunen und kommunale Organisationen tragen Auch bei der Finanzierung von zukünftigen Pen- Die wichtigsten Meilensteine der kvw:
eine große Verantwortung und stehen im Zentrum sionsverpflichtungen unterstützen wir und bieten Seit bald 140 Jahren der starke Partner für die kommunale Familie in Westfalen-Lippe
unseres Gemeinwesens. Sie sind Anlaufstelle für die zwei Versorgungsfonds-Varianten „Klassik“ und
ihre Bürger:innen und deren unterschiedlichste An- „Chance“ an.
liegen. Damit sie sich auf ihr Kerngeschäft konzentrie- Gründung der Firmierung als
ren können, setzen viele von ihnen unter anderem in Gegründet als Kommunalen Kommunale
 Witwen- und Zusatzversor- Versorgungskassen
ausgewählten Aufgabenbereichen auf interkommunale Immer in Bewegung: für Mitglieder Waisenversor- gungskasse Westfalen-Lippe Gründung
Zusammenarbeit. Das Ziel: Aufgaben gemeinsam an- und Beschäftigte gungsanstalt Westfalen-Lippe (kvw) Familienkasse
gehen bzw. gebündelt dort verorten, wo sie am besten
erledigt werden können. Wir beraten die 580.000 kommunalen Beschäftigten 1937 1997 1999 2011
 unserer Mitglieder zu ihrer Altersversorgung und Bei-
Eine solche interkommunale Zusammenarbeit hilfe, setzen Leistungen fest und zahlen diese aus – 1885 1951 1998 2007
existiert in Westfalen-Lippe zwischen 1.200 Kom- 1,38 Milliarden Euro allein in 2020.
munen und kommunalen Organisationen und uns, den Firmierung als Gründung Einführung Gründung
kvw. Wir übernehmen für unsere Mitglieder wichtige Außerdem bewegen wir für 264 Kommunen und Westfälisch-Lippische der Beihilfekasse Versorgungsfonds Beihilfeumlage-
 Versorgungskasse gemeinschaft
Aufgaben im Bereich der Personaldienstleistungen – kommunale Organisationen gut eine Milliarde Euro am
 für Gemeinden und
im Einzelnen: Kapitalmarkt zur finanziellen Vorsorge kommender Ver- Gemeindeverbände
• Beamtenversorgung, pflichtungen in der Beamtenversorgung. Die Rendite
• Beihilfe und des Versorgungsfonds Klassik zum Beispiel lag in den
• Betriebsrenten. letzten zehn Jahren bei rund 3 % pro Jahr. Und das Status Körperschaft des
 trotz der Finanzkrise in 2011. öffentlichen Rechts

 Alles zur genauen Ausgestaltung der interkommunalen Zusammenarbeit, Mitglieder in der interkommunalen Zusammenarbeit je kvw-Personaldienstleistung (2020):
 zu entsprechenden Serviceangeboten und aktuellen Geschäftsverläufen in 2020
 und den ersten Quartalen 2021 erfahren Sie in den jeweiligen Kapiteln:
 • Beamtenversorgung, ab Seite 26
 • Versorgungsfonds, ab Seite 34
 • Beihilfekasse, ab Seite 42 485
 Beamtenversorgung
 • Zusatzversorgung: Betriebsrente, ab Seite 50 und PlusPunktRente, ab Seite 60

 416 162 davon in der
 Beihilfeumlage-

 rund 1.200
 Beihilfekasse gemeinschaft

 – Mitglieder insgesamt 1 846
 nd er vw
 Ver rg ngsfo lagen, Auf a und al
 Zusatzversorgung 2

 Rec tli e Gr
 un Y ube-Kan
 1
 Für die Ermittlung der Gesamtzahl der
 Auf unsere v in Bild und T n. kvw-Mitglieder wurden die Mitglieder,
 Perf rman e erle en Sie d
 ie die mehr als eine Personaldienstleistung 264
 Versorgungsfonds
 nutzen, nur einmal gezählt. Die Summe
 https://www.kvw-muenster.de/
 der einzelnen Mitgliederzahlen weicht
 ueberuns/finanzen/versorgungsfonds https://t1p.de/991q
 von der Gesamtzahl ab. 2
 Abrechnungsverbände I + II (AV I + AV II)

 Das sind wir // 08/09

Nähe zeigt Wirkung: Entwicklung von • Im Oktober 2020 rollten wir die Fondsvariante „Ver- Die Dienstleistungen der kvw in der Übersicht:
Versorgungsfonds und Beihilfeumlage sorgungsfonds Chance“ aus, die gemeinsam mit
 unseren Mitgliedern entwickelt wurde. Sie verfügt
 ngen
 Dien tlei tu
Als Partner der kommunalen Familie tauschen wir über keine Wertuntergrenze und unterscheidet sich
uns mit unseren kommunalen Mitgliedern regelmä- damit vom „Versorgungsfonds Klassik“. Damit weist
ßig aus. So erfahren wir, wie wir die interkommunale sie ein etwas höheres Ertrags- und Risikoprofil auf
 Beamten- Zusatz- Versorgungs-
Zusammenarbeit noch weiter verbessern und für die als der seit 1999 bewährte „Klassik“. Die beiden Beihilfekasse
 versorgung fonds
 versorgung
nächsten Jahrzehnte ausrichten können. Gleichzeitig Fondsvarianten sind im Kapitel „Versorgungsfonds“
gilt es, die rechtlichen, gesetzlichen und gesellschaftli- ab Seite 34 ausführlich dargestellt.
chen Veränderungen im Blick zu halten und vor diesem Beratung zu,
 Abrechnung von
Hintergrund den Status Quo immer wieder auf den • 2011 ist die Beihilfeumlagegemeinschaft ins Leben
 Was genau?
 Betriebsrenten
Prüfstand zu stellen. Bei all unseren Neuerungen und gerufen worden. Einige unserer Mitglieder wünsch-
Weiterentwicklungen gehen wir mit den Beiträgen ten sich neben dem vertrauten Erstattungsverfahren Beratung zu, Beratung zu, Betriebsrente vom Finanzielle Vorsorge
unserer Mitglieder zielgerichtet und maßvoll um. die Option, ihre Haushaltsplanungen für die Beihil- Abrechnung von Abrechnung von Arbeitgeber für Pensions-
 feaufwendungen noch verlässlicher gestalten zu Beamtenpensionen Beihilfen verpflichtungen

So entstanden auch zwei weitere Ideen für die inter- Münster
 können. Dafür nutzen nun 162 der 416 kommunalen Riester-Rente/Entgelt-
 umwandlung durch
kommunale Zusammenarbeit: zum einen eine Mitglieder in der Beihilfekasse die Umlagegemein-
 Für en?
 Beschäftigte
weitere Fondsvariante zum Aufbau fungiblen Vermö- schaft. Mehr dazu lesen Sie ab Seite 49.
gens für zukünftige Pensionsverpflichtungen und Kommunen, kommunale Einrichtungen bzw. Unternehmen wie Sparkassen, Krankenhäuser,
zum anderen ein neues Finanzierungsmodell in Handwerkskammern, Zweckverbände (z. B. LWL, und damit auch kvw)
der Beihilfe.
 Beamtinnen und Beamte sowie
 Angestellte – Tarifbeschäftigte
 besondere Tarifbeschäftigte

 580.000 über 260
 aktive Beschäftigte und Beschäftigte der kvw
 Leistungsempfänger:innen Hieb- und stichfest: das rechtliche Fundament • In der Beihilfekasse ist die Beihilfeverordnung
 (BVO) NRW rechtlich relevant.
 Die interkommunale Zusammenarbeit steht auf dem • In der Zusatzversorgung ist maßgebend der
 Fundament des Gesetzes über die kommunalen Versor- Tarifvertrag über die zusätzliche Altersversorgung
 gungs- und Zusatzversorgungskassen im Lande Nord- der Beschäftigten des öffentlichen Dienstes (ATV-K).
Rechtsformen der Mitglieder Leistungen insgesamt und je Personal- rhein-Westfalen – abgekürzt VKZVKG. In diesem Gesetz • In den Versorgungsfonds sind wesentlich die
(2020) dienstleistung (2020) ist die Region Westfalen-Lippe als Geschäftsgebiet fest- Anlageverordnung für Versicherungsunternehmen
 geschrieben. Wer mit uns zusammenarbeiten möchte, (AnlVO) sowie der Runderlass des ehemaligen
 muss sowohl seinen Sitz in Westfalen-Lippe haben als Ministeriums für Inneres und Kommunales des
310 551 748 Mio. € auch Kommune oder eine kommunale Organisation sein. Landes Nordrhein-Westfalen (jetzt MHKBG NRW)
Kommunen Juristische Pensions- zur Anlage von Kapital durch Gemeinden und Ge-
 Personen des leistungen
 Wir sind als Körperschaft des öffentlichen Rechts meindeverbände vom 11.12.2012 (zuletzt geändert
67 privaten Rechts
 im VKZVKG verankert. Das Verhältnis zu unseren am 19.12.2017 mit Wirkung zum 29.12.2017).
Zweck- Mitgliedern ist in der Beamtenversorgung wie in der
verbände
 Beihilfekasse ein öffentlich-rechtliches. In der Zusatz- Unsere beiden Satzungen fassen die zugewiesenen

64 1,38 Mrd. € versorgung unterliegen wir dem Privatrecht. Aufgabenbereiche zusammen, konkretisieren sie und
 jährliche Leistungen machen sie umsetzbar.
Sparkassen insgesamt Die weiteren geltenden Rechtsgrundlagen für die
 interkommunale Zusammenarbeit unterscheiden sich
194 437 Mio. € abhängig von den konkreten Aufgabengebieten:
Sonstige juristische 199 Mio. € Betriebsrentenleistungen
 https://www.kvw-muenster.de/ueberuns/
 die-kvw-im-ueberblick/
Personen des öffentlichen (AV I + AV II)
 Beihilfeleistungen • In der Beamtenversorgung sind die zentralen satzungen-rechtsgrundlagen
Rechts
 rechtlichen Eckpfeiler das Einkommensteuergesetz
 (EStG), das Landesbeamtengesetz (LBG) NRW
 sowie das Landesbeamtenversorgungsgesetz
 (LBeamtVG) NRW.

 Das sind wir // 10/11

Gut aufgestellt: die Organisation der kvw Referatsleitungen arbeiten eng mit der Geschäftsfüh- Bestens versorgt. KVW-ZUSATZVERSORGUNG
 IHRE CHA NCE
 Drei Va N AUF „MEHR“
 Zudem sorgen verschiedene IT-Kooperationen dafür,
 rianten

 rung zusammen. Die Kassenleitung hat laut VKZVKG dass wir unsere Dienstleistungen in einem stabilen
 der Plu
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 unktRente sPunkktR
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 betrieblicheIhnen drei Varia ente
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 hier sinnv n Altersvorsorge. an, davon ten Vorso
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 sch könn staatlicher – zusätzlich zur
 en Sie Förderung. arbeitgebe
 IN GUTEN WIE IN ANDEREN ZEITEN die verm So genie rfinanzi
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Die kvw sind in zwei Fachreferate gegliedert: Beamten- der Direktor des Landschaftsverbandes Westfalen- und sicheren IT-System abwickeln. So kooperieren wir
 ögenswirk ßen Sie
 samen auch priva Betriebsrente.

 IHRE ZUSATZ-
 Leistunge t alle Vorte
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versorgung und Beihilfekasse sowie Zusatzversorgung. Lippe (LWL) inne. Das ist aktuell Matthias Löb. Für die beispielsweise mit dem Kommunalen Versorgungsver-
 = Eigen
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 die VL-Za der Steuer- und nutzen hierfü

Die fachübergreifenden Referate wie Personal, Finanzen laufende Tätigkeit bestellt er eine:n Geschäftsführer:in band Baden-Württemberg (KVBW) in der Leistungs-
 Sie hier r
 einfließen hlungen Ihres Sozialabga
 benfrei-
 Sie arbeiten bei einem Arbeitgeber des kommunalen öffentlichen Dienstes in Westfalen-Lippe. Deshalb ist die kvw- lassen. Arbeitgeb
 Zusatzversorgung Ihre betriebliche Altersvorsorgeeinrichtung. Die Beiträge für die kvw-Betriebsrente zahlt (bis auf wenige ers könn
 en
 Ausnahmen) allein der Arbeitgeber, der sich auch um Ihre Anmeldung bei der kvw-Zusatzversorgung kümmert.

 Unser Service für Sie: eine (tarif-)vertraglich vereinbarte, exklusive Altersversorgung ohne weitere Gesundheitsprüfung,
 regelmäßige Rentenauskünfte und Informationen über staatliche Förderungsmöglichkeiten. PlusPun
 ktRent

und IT unterstützen die Fachreferate in ihrer Arbeit. und eine:n stellvertretende:n Geschäftsführer:in. berechnung für die Beihilfe. Ein Ergebnis davon ist die
 Ihre Betriebsrente wird als klassische Altersrente, Erwerbsminderungsrente oder Hinterbliebenenversorgung gezahlt.
 Als aktiver Beitrag zur Sicherung Ihres Lebensstandards im Alter und zum Ausgleich des absinkenden Rentenniveaus der
 e
 gesetzlichen Rentenversicherung.
 Grundzulag
 e

 // Worauf Sie vertrauen können

 2018 eingeführte Beihilfe App, die ohne diese Koope-
 Kinderzulag Einzahlung
 ARBEITSPLATZWECHSEL ALTERSRENTE en Eigenbeitra en – voll
 g versteuert
 Die bereits erworbenen Ansprüche in Die arbeitgeberfinanzierte Betriebsrente
 der betrieblichen Altersvorsorge bleiben ergänzt die Zahlungen der Deutschen
 RIESTER
 unverändert bestehen oder werden in aller Rentenversicherung – ein Leben
 Einenlang.
 -FÖRDER Rentenlei
 Regel auf eine andere Versorgungseinrich- Das Versorgungspunktemodell Teil Ihres
 ermöglicht UNG stungen
 das Alter Netto -Eink – ertrag
 tung übertragen. zurück,
 eine einfache und transparente Berechnung. ommens santeilig
 Zulagen erhalten legen Sie versteuert
 und könn als Unte für STEUER

Die Geschäftsführer:innen-Stelle war bei Redaktions- Als Teil des Landschaftsverbandes Westfalen-Lippe ration so kostengünstig und schnell nicht umsetzbar
 en steue rstütz VOR
 HINTERBLIEBENENVERSORGUNG GEBURT EINES KINDES rliche Vorte ung staatliche Sie könn TEIL IM
 ile en RENTEN
 Die Familien unserer Versicherten und Die möglichen 36 Monate Elternzeit pro nutzen. gesetzlich nach Ihren Wün ALTER
 Rentner/innen werden durch unsere Kind werden im Rahmen der Betriebsrente en Förde sche
 Altersvors rhöchstgre n im Rahm
 Witwen-/Witwer- und Waisenrenten Komm
 mit einer sozialen Komponente orge spare nzen Beitr en der
 unale finanziell versteuern n. Die äge für
 Versorgung daraus
 finanziell gestützt. angerechnet. Auch West
 die Zeiten des Mutter-
 falen-Lipp skassen
 Sie nur entstehen Ihre
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 schutzes zählen. kvw-Zusatzver e (kvw) geringen de Rente
 Serviceber sorgung Ertragsan
 ERWERBSMINDERUNG teil.
 Zumsandes eich Versicheru
 un Bes 

schluss dieses Berichts noch vakant; ab dem 01. De- profitieren die kvw und damit auch ihre Mitglieder gewesen wäre.
 Durch einen Anspruch auf eine Rente traße 12 ng
 Tel.
 wegen voller oder teilweiser Erwerbsmin- (0251 // 48145
 Sie in) 591-5566 Münster 
 derung in der Deutschen Rentenversiche-
 Weitere
 fiFax
 nden (0251
 Infos E-Ma ) 591-5 
 rung entsteht auch in der betrieblichen Flyern : il versic 915 
 unseren www.kvw-
 uenster.de/fl
 herun
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 Altersversorgung ein Rentenanspruch. muenster.d w-muenste
 www.kvw-m r.de
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 von den Vorzügen eines starken Verbundes aus über
 KVW-10

zember 2021 wird sie der Jurist Urs Fabian Frigger
 96 FL_Beil
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 verträge
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 KVW-1096 FL_Beileger_zu_Arbeitsverträgen_R1.indd 1 25.06.21 13:05

besetzen. Er stellt sich bereits in diesem Jahresbericht 70 verschiedenen LWL-Einrichtungen mit insgesamt
 25.06.2
 1 13:05

vor (Interview auf den Seiten 6/7). Der Geschäftsfüh- 18.000 Beschäftigten. Wir agieren rechtlich und wirt- Arbeitgeber-Beileger zur Zusatzversorgung Auf der sicheren Seite: mit Rechtsaufsicht
rung sind drei Stabsstellen für Controlling, Kommuni- schaftlich unabhängig vom LWL, können aber Syner- des MHKBG NRW
kation und Marketing sowie Aktuariat zugeordnet. Die gieeffekte nutzen.
 Das kvw-Team in Zahlen, gegliedert nach Transparenz und Sicherheit sind zentral für den Erfolg
 kvw-Referaten unserer interkommunalen Zusammenarbeit in Westfa-
 Kassenleitung len-Lippe. Für die Rechtsaufsicht ist das Ministerium
 LWL-Direktor Matthias Löb für Heimat, Kommunales, Bau und Gleichstellung des
 Referat 10:
 24 Landes Nordrhein-Westfalen (kurz: MHKBG NRW)
 Personal und Organisation
 verantwortlich.
 Referat 20:
 kvw-Geschäftsführung 47
 Sachbereich Beamtenversorgung
 Urs Fabian Frigger (ab 01.12.2021)
 seite des
 Stellvertretung: Referat 20:
 88 Die Internet
 Christoph Thiemann Sachbereich Beihilfekasse M B R 
 Referat 30: www.mhkbg.nrw
 50
 Zusatzversorgung
 Kommunikation und Marketing Controlling Aktuariat
 Dr. Anja Johanning Manfred Glusa Dr. Ulrich-Michael Homm Referat 40:
 21
 Finanzen Für Westfalen-Lippe: interkommunales
 Referat 50: Know-how im Verwaltungsrat und Kassen-
 31 ausschuss
 Informationstechnologie
 Personal Beamten- Zusatz- Finanzen Informations- Gesamt 261
 und Organisation versorgung und versorgung technologie Wir verdanken die Beweglichkeit und Schlagkraft un-
 Willibrord Berntsen
 Anusch Melkonyan Beihilfekasse Daniel Uhlenbrock Franz-Josef Schnelle serer interkommunalen Zusammenarbeit auch unseren
 Dr. Gerald Depner wichtigsten Kontroll- und Beratungsgremien: dem
 Gemeinsam geht mehr: interkommunale Verwaltungsrat für die Angelegenheiten der Beamten-
 Zusammenarbeit bei Zukunftsthemen versorgung und Beihilfekasse sowie dem Kassenaus-
 anigram schuss für die Angelegenheiten der Zusatzversorgung.
 Gesa tes Org al P Wir sind ein zuverlässiger Partner für die interkommuna-
 
 zu D nloa le Zusammenarbeit in der Region Westfalen-Lippe. Um Die Gremienvertreter:innen stammen alle aus Kom-
 www.kvw-muenster.de/ueberuns das zu gewährleisten, nutzen wir selber auch die Vorteile munen und kommunalen Organisationen der Region
 dieser Form der Kooperation auf verschiedenen Feldern. Westfalen-Lippe. Beide Gremien sind zuständig für
 Grundsatzbeschlüsse wie zum Beispiel Satzungsän-
Ohne sie geht nichts: das Team der kvw verantwortungsvoll, zugewandt und präzise im Sinne Wir sind Mitglied in einem Netzwerk aus 43 regional derungen, Festsetzung des Jahresabschlusses und
 der kvw-Mitglieder und ihrer Beschäftigten zu agieren. tätigen, kommunalen und kirchlichen Versorgungs- und Aufnahme oder Kündigung von freiwilligen Mitgliedern.
Unsere 261 Mitarbeitenden füllen die interkommunale Zusatzversorgungskassen. Die Arbeitsgemeinschaft Zugleich wachen sie darüber, dass die Finanzmittel
Zusammenarbeit mit Leben. Das Team ist so vielfältig Um unseren Aufgaben auch weiterhin bestmöglich ge- kommunale und kirchliche Altersversorgung e. V. (AKA) wie vorgesehen eingesetzt werden.
wie die Aufgaben der kvw: Jüngere wie Ältere, Profes- recht zu werden, positionieren die kvw sich als moderner, hat ihren Sitz in München. Das besondere Augenmerk
sionals und Auszubildende, Verwaltungsfachangestellte attraktiver Arbeitgeber insbesondere für Nachwuchskräf- der AKA liegt darauf, dass die gesetzlichen und recht- Die Mitglieder bringen hier ihr regionales Know-how ein,
und Jurist:innen, Betriebswirt:innen, Fachinformati- te. Ein nicht zu unterschätzendes Plus des öffentlichen lichen Vorgaben in der Beamtenversorgung, Beihilfe lernen die Bedarfe der anderen Regionen Westfalen-
ker:innen und Analyst:innen, Quereinsteiger:innen und Dienstes ist dabei die besondere arbeitgeberfinanzierte und Zusatzversorgung regional- und länderübergrei- Lippes kennen und sind damit Brückenpfeiler für eine
Innovationstreiber:innen nehmen ihre Aufgaben mit gro- Zusatzversorgung/Betriebsrente für Angestellte. Für fend einheitlich ausgelegt und weiterentwickelt wer- stabile und gelingende interkommunale Zusammenar-
ßem Engagement wahr. Sie sind ausgestattet mit un- unsere Mitglieder haben wir einen Arbeitgeber-Beileger den. Daneben ist der Erfahrungsaustausch bis hin zur beit in Westfalen-Lippe.
terschiedlichen Temperamenten, Herangehensweisen, mit allem Wissenswerten dazu entwickelt, damit auch Zusammenarbeit unter den Kassen bereichernd auch
Stärken, aber einig in der gemeinsamen Verpflichtung: sie sich gezielt über diesen Vorteil informieren können. für unsere kommunalen Mitglieder.

 Das sind wir // 12/13

KVW DIGITAL – AUSBLICK IN DIE DIGITALE ZUKUNFT PMV Beamten- und Zusatzversorgung / Beihilfe
 Personen- und

COVID-19-Pandemie bestätigt
 Mitgliederverw. Lebenslauf Leistung Zahlbarmachung Refinanzierung Statistik

 Beschäftigungs- Urheberschaft Anspruchsbe- und Versorgungs-
 Beteiligungen Dritter
 verhältnisse -abrechnung empfängerstatistik

Digitalstrategie
 Stammdaten
 Leistungsempf.
 Beschäftigungszeiten Zahldatei (SEPA) Stellennachweisung Pensionsrückstellung
 Leistungsdaten
 Umlage- / Mathematische
 Beamtenverhältnisse Buchungsdaten Erstattungsverfahren
 Kürzungsdaten Beamtenversorgung Gutachten
 Nat. Personen
 Ehen/Ehegatten Verträge Umlage-/Erstattungs-
 Kinder Steuermerkmale Zahlungsabgleich AKA-Statistik
Wie in allen Behörden und Unternehmen hieß es auch • ein unkomplizierter Zugriff auf Fachanwendungen Familienstände
 Freiw. Versicherungen (ELStAM) verfahren Beihilfe

in unseren kvw zu Beginn der COVID-19-Pandemie, ganz unabhängig vom Arbeitsort. Kassenmitglieder
 Daten Versicherte Umlageverfahren
 Krankenkassen KV-Merkmale Druckoutput Auswertungen
 (Pflichtversicherung) Zusatzversorgung
rasch für so viele der Mitarbeitenden wie möglich Tele- Geschäftspartner
 ...
arbeit und Homeoffice einzurichten. Das Ziel war damit, Wie haben wir diese Anforderungen in den letzten Beihilfeberechtigungen
 Pers. Abzüge Archivierung/ Versorgungsrücklage
 Dokumentenablage BV
die Gesundheit der Beschäftigten zu gewährleisten Jahren umgesetzt? Was planen wir in den kommen- Verrechnungen
und darüber hinaus den Dienstbetrieb sicherzustellen. den fünf Jahren? Und welche Maßnahmen halten wir DATÜV-ZVE
 Beitragseingänge /
 Buchungsdaten
 Zentrale Anwartschaften
 flankierend für erfolgsentscheidend auf dem Weg zu Servicedienste
Technisch haben wir diese Anforderung innerhalb von unseren digitalen kvw? DATÜV-Überleitung Auskunft an
 Familiengericht
2 ½ Wochen umgesetzt. In Spitzenzeiten befanden sich
 Vorgangsbearbeitung
85 % unserer Beschäftigten überwiegend am Heimar- Kontenführung Berechnungsfunktionalität

beitsplatz, während die anderen im Dienstgebäude mit Versionierung Anspruchskonten Anspruchskonten ZV Berechnungen Berechnungen
 Welche Maßnahmen zu Beginn der COVID-19- Gegenprüfung Zusatzversorgung
deutlich verringertem Ansteckungsrisiko tätig waren. Beamtenversorgung (Freiw. Versicherung) Beamtenversorgung (Pflicht-/ Freiw. Versicherung)
 Pandemie ergriffen wurden, lesen Sie im Inter- Termin-/Wieder- Anspruchskonten ZV Finanzierungskonten
 Berechnungen Finanzierungsverfahren
 view mit unserem IT-Leiter Franz-Josef Schnelle vorlageverwaltung (Pflichtversicherung) Mitglieder
Dass wir so arbeiten konnten, ist rückblickend unserer
 im Jahresbericht 2019, S. 22/23: „Knapp 2 ½
über Jahre hinweg konsequent verfolgten IT-Strategie
 Wochen und wir waren im Corona-Betrieb“. Einblick in den Aufbau unseres Fachverfahrens OPAL mit seinen zentralen Standardanwendungen und Funktionen. © kvw 2021
geschuldet. Ihr Augenmerk lag auf der Umsetzung von
drei zentralen Anforderungen:

 https://www.kvw-muenster.de/
• eine umfassende digitale Unterstützung für die download/Ueberuns_Allgemein/ 1. Rückschau: Erste Schritte hin zu den 1.2 Geschäftsprozesse medienbruchfrei
 jeweiligen Kerngeschäftsprozesse, kvw-Jahresbericht_2019-2020.pdf digitalen kvw gestalten
• Geschäftsprozesse, die weitgehend medienbruchfrei
 gestaltet sind und 1.1 Digitale Kerngeschäftsprozesse: Mit der Einführung von OPAL haben wir die Grundlage
 elektronisches Fachverfahren OPAL für weitere digitale Vorhaben gelegt. Damit war es
 möglich, unsere Geschäftsprozesse medienbruchfrei
 2004 haben wir die entscheidende Weiche gestellt, zu gestalten. Dafür unternahmen wir in den letzten
 durch die wir in der außergewöhnlichen Corona-Lage fünfzehn Jahren nach und nach fünf Schritte:
 dezentrales Arbeiten für so viele unserer Beschäftigten
 möglich machen konnten. Damals ging unser selbst a) Einführung der elektronischen Akte/
 programmiertes elektronisches Fachverfahren „OPAL“ des Dokumentenmanagementsystems d.3
 produktiv. Von 2006 bis 2013 digitalisierten wir alle Papierakten
 unserer Berechtigten und Mitglieder. Damit bauten wir
 OPAL beinhaltet unsere zentrale und einheitliche unser Dokumentenmanagementsystem in d.3 auf. Seit
 Stammdatenverwaltung für natürliche und juristische 2013 arbeiten wir nur noch mit elektronischen Akten.
 Personen. Darüber hinaus sind alle weiteren Daten Sie sind über eine Schnittstelle in OPAL integriert.
 integriert, die wir benötigen, um unsere Services in der
 Beamtenversorgung, Beihilfe und Zusatzversorgung b) Frühes Scannen von Eingangspost
 zu erfüllen. Parallel zur Einführung der digitalen Akte setzten wir ein
 Projekt zum Frühen Scannen auf. Heute wird unsere
 OPAL unterstützt damit unsere zentralen Kernge- gesamte Tagespost – wie Betriebsrenten- oder Bei-
 schäftsprozesse umfassend digital, weitgehend stan- hilfeanträge – sofort nach dem Eingang von unserem
 dardisiert und automatisiert. 10-köpfigen Team des Scan-Post-Service digitalisiert.
 Unsere Sachbearbeitung erhält sie über unser Doku-
 mentenmanagementsystem in die digitalen Postkörbe.

 kvw digital // 14/15

ihnen gesetzlich vorgeschriebene Daten weitgehend gen. Der Datenaustausch erfolgt komplett digital, das
 elektronisch. Für unsere Sachbearbeitung erhalten wir Einspielen der erhaltenen bzw. gesendeten Daten in
 von ihnen zwingend notwendige Daten überwiegend OPAL läuft auf kvw-Seite vollkommen automatisiert.
 elektronisch zurück. Das heißt, unsere Sachbearbeitung wird lediglich tätig,
 wenn Systemfehler auftreten.
 Den größten Umfang und die größte Bedeutung haben
 aktuell die elektronischen Schnittstellen Papiergestützte Meldungen erfolgen aktuell beispiels-
 • zum Bundeszentralamt für Steuern (BZSt), um Steuer- weise noch an die Deutsche Rentenversicherung (DRV)
 meldungen via ELSTER und Rentenbezugsmitteilun- oder auch an Gerichte. Hier besteht also noch Potential
 gen zu übermitteln, für die weitere Digitalisierung externer Schnittstellen.
 • zu den Krankenkassen im Rahmen des Zahlstellen-
 meldeverfahrens sowie Dieser hohe Digitalisierungs- und Automationsgrad
 • zu den Apothekenrechenzentren, um Arzneimittel- garantiert – auch in der Corona-Pandemie – stabile und
 In unserem Scan-Post-Service wird die Eingangspost geöffnet,
 vorsortiert und dann eingescannt. Die Post, die bei uns morgens rabatte für unsere Beihilfemitglieder nach AMNOG sichere Geschäftsprozesse.
 angeliefert wird, steht bis mittags für die Sachbearbeitung in der geltend zu machen.
 elektronischen Akte/im Dokumentenmanagementsystem d.3
 Um allerdings in der Pandemie bis zu 85 % unserer
 bzw. in den digitalen Postkörben bereit. Fotos © kvw 2019
 Bei diesen drei Schnittstellen handelt es sich um Beschäftigten von zu Hause aus arbeiten lassen zu
 Massengeschäft mit sehr hohen Mengengerüsten und können, war noch eine weitere Maßnahme entschei-
 engen Zeitfenstern. Ohne eine elektronische Unter- dend. Diese haben wir in 2019 gestartet.
 stützung ist der Meldeverkehr nicht mehr zu bewälti-

 Postversand- MonA BF
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In unserem COVID-19-Betrieb stellen unsere Beschäf- die App. Ein Grund mehr, diesen digitalen Kanal weiter sg
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 (Vespucci)

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 Personen-
 Druckoutput-
tigten im Scan-Post-Service vor Ort im Dienstgebäude auszubauen.

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 d.3 (DMS) Preview Dokumente gsrele
 verwaltung zierun Apotheken-
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 Elektronische Akte Postausgänge
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sicher, dass unsere Sachbearbeitung reibungslos auch i ng Arzn e AMNOG
 (Vespucci) Krankenkassen
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 OPAL- Nettodaten für
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 ante
 ZMV PerFidia
dezentral von zu Hause aus weiterlaufen kann. d) Versand von Ausgangspost über ng
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 Preview
 • Personen- und Mitgliederverwaltung (PMV) Finanzi mittelrabatte
 erung

 gä Arznei
 • Zugriffsschutzverwaltung
 Druckdienstleister P os
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 in
 Validierung Personendaten OPAL • Versorgungsansprüche (Lebensläufe) ZMV PerFidia
 Krankenkassen
 DRV und
 Frühes Scannen • Personen- und Mitgliederverwaltung (PMV)
Mit dem Frühen Scannen konnten wir zudem in der Bescheide und sonstige Ausgangspost werden aktuell Kofax Capture
 • • Leistungsberechnung
 Zugriffsschutzverwaltung
 andere RV-Träger
 Validierung Personendaten • • Zahlung
 Versorgungsansprüche (Lebensläufe)
Beihilfe eine automatische Abrechnung von Arzneimit- noch herkömmlich via Post an die jeweiligen Adres- Frühes Scannen
 Kofax CaptureInfo • • Finanzierung
 Leistungsberechnung
 DRV und
 andere RV-Träger
 rm Gerichte (z.
telrabatten für rezeptpflichtige Medikamente vorsehen. saten verschickt. Wir drucken unsere Ausgangspost In
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 • Zahlung
 • Finanzierung
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 rm Sa Finanzamt- Gerichte (z.B.
Während also in der Sachbearbeitung die Beihilfebelege insgesamt allerdings nicht mehr bei uns im Haus aus, at
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bearbeitet und Leistungen für die Berechtigten ange- sondern senden die jeweiligen Schreiben digital über MSG

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wiesen werden, rechnen wir zeitgleich voll elektronisch eine Schnittstelle aus OPAL zu unserem Druckoutput-
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Arzneimittelrabatte für rezeptpflichtige Medikamente managementsystem. Von dort geht es weiter an unse-

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 Workflowsteuerung §22 EStG
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mit den Apothekenrechenzentren ab und schreiben sie

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unseren Mitgliedern gut. die Schreiben. Parallel dazu werden die erstellten

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 Mitglieder Mitglieder DLS-

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 (Arbeitgeber)
 Dokumente über eine elektronische Schnittstelle an (Arbeitgeber) Schnittstelle Schnittstelle
 synchrone
 synchrone Schnittstelle
 Schnittstelle
c) Einreichung von Belegen via Beihilfe App unser Dokumentenmanagementsystem übergeben asynchrone
 asynchroneSchnittstelle
 Schnittstelle
 bidirektionale synchrone Schnittstelle
Seit Januar 2018 können Beihilfebelege nicht mehr nur und dort mit Versanddatum in den elektronischen bidirektionale synchrone Schnittstelle
 bidirektionale asynchrone Schnittstelle
 bidirektionale asynchrone Schnittstelle Hausbank
 Andere Zusatz-
 Andere Zusatz-
 Steuerprüfung
 Steuerprüfung
 versorgungs-
 Hausbank
per Post, sondern auch digital über unsere Beihilfe App Akten archiviert. OPAL Teilsystem
 (Zahlungen) kassen
 (Zahlungen)
 versorgungs-
 kassen
 OPAL Teilsystem
eingereicht werden. Durch Nutzung dieses digitalen Nachbarsystem
 Nachbarsystem
Eingangskanals entfällt der Schritt des Frühen Scan- e) Aufbau von Schnittstellen zu externen
nens. Über eine Schnittstelle der App gehen die über Geschäftspartnern
sie eingereichten Belege direkt in die digitalen Post- In viele unserer Geschäftsprozesse sind externe Einblick in die verschiedenen Schnittstellen von OPAL. © kvw 2021
körbe unserer Sachbearbeitung und die elektronischen Behörden und Unternehmen wie Krankenkassen, die
Akten unseres Dokumentenmanagementsystems d.3. Deutsche Rentenversicherung oder das Bundeszen-
56 % der eingereichten Belege erhalten wir bereits über tralamt für Steuern (BZSt) eingebunden. Wir melden

 kvw digital // 16/17

1.3 Zugriff auf Fachanwendungen ganz 2.1 Geschäftsprozesse weiter medienbruch- Um die Rücksendung von Dokumenten zu ermöglichen, Soziales für alle Kassen verpflichtend, die gesetzlich
unabhängig vom Arbeitsort frei gestalten muss allerdings zuvor eine 2-Faktor-Authentifizierung vorgeschrieben regelmäßig Standmitteilungen an ihre
 (2FA) in der derzeitigen App aktiviert werden. So ermög- Versicherten schicken müssen. Wir planen, uns mit
Unsere Arbeitsplätze mussten auf das neue Betriebs- 2.1.1 Einführung eines Berechtigten- und lichen wir eine rechtssichere Identifizierung von Beihilfe- unserer Zusatzversorgung an einer etwa zwölfmona-
system Windows 10 umgestellt werden. Dieses Projekt Mitgliederportals berechtigten. Auch müssen datenschutzrechtliche sowie tigen freiwilligen Pilotphase in 2022 zu beteiligen und
nutzten wir, um unsere Arbeitsplätze im Dienstgebäude IT-sicherheitstechnische Anforderungen erfüllt sein. machen 2023 offiziell mit. Dann schicken wir automa-
und unsere vor Corona ca. 30 % Telearbeitsplätze zu Die klassische Kommunikation über Eingangs- und tisiert über OPAL die Standmitteilungen an die DRV.
standardisieren. Denn die IT-Ausstattung der Arbeits- Ausgangspost oder einen ähnlichen papiergestützten Das Projekt zur Erweiterung der Beihilfe-App um die
plätze war im Laufe der Jahre organisch gewachsen Datenaustausch soll um einen zusätzlichen digitalen 2FA und zur Öffnung des Rückkanals beginnen wir Für den digitalen Datenaustausch mit Gerichten bauen
und dadurch sehr heterogen geworden. Wir installierten Kanal erweitert werden. Die komplette Kommunikation voraussichtlich im 4. Quartal 2021. wir aktuell das sogenannte „besondere elektronische
also die benötigten Fachanwendungen in einer zentra- kann dann wahlweise über ein Berechtigten- und Mit- Behördenpostfach“ (beBPo) auf. Darüber sollen ab
len Server-Farm unter dem Betriebssystem Windows gliederportal erfolgen. Zu den grundlegenden Funktio- dem 01.01.2022 zunächst in Versorgungsausgleichs-
Server 2019 und banden die Arbeitsplätze daran an. nalitäten werden ein Postkorb, ein Authentifizierungs- 2.1.3 Weitere digitale Schnittstellen zu verfahren Auskünfte an Familiengerichte erfolgen.
 verfahren sowie Schnittstellen zum Up- und Download externen Geschäftspartnern
Die Maßnahme hatten wir unmittelbar vor Beginn von Dokumenten gehören.
der COVID-19-Pandemie umgesetzt. Dadurch war es Digitalisierungspotentiale bestehen insbesondere noch 2.2 Mobiles Arbeiten
relativ einfach, die erweiterte Hardwareausstattung mit Die Kommunikation und der Datenaustausch zwischen beim Ausbau von verschiedenen Schnittstellen zur
sogenannten IGEL-Sticks (USB-Sticks mit installiertem dem Portal und unseren kvw-Fachverfahren werden Deutschen Rentenversicherung (DRV), aber auch zu Die Corona-Pandemie hat uns gezeigt, dass mobi-
IGEL-OS) einzukaufen. Somit konnten auch unsere über definierte, standardisierte Schnittstellen laufen. Gerichten. les Arbeiten grundsätzlich mit unserer bestehenden
Beschäftigten verteilt arbeiten, die noch über keinen So erfolgt eine medienbruchfreie Weitergabe und -ver- IT-Infrastruktur funktioniert. Sie hat auch gezeigt, dass
Telearbeitsplatz verfügten. Zusätzlich haben wir unsere arbeitung der über das Portal bereitgestellten Daten in Mit der DRV werden wir digitale Schnittstellen in drei unsere Beschäftigten auch nach Corona weiterhin ver-
Video- und Telefonkonferenzlösungen erweitert. So unsere elektronischen Akten sowie das Routing in die Feldern einführen: teilt arbeiten möchten – mal von zu Hause aus, mal im
waren ausreichend Konferenzräume für Teambe- digitalen Postkörbe unserer Sachbearbeitung. Hierzu Dienstgebäude oder von unterwegs. Bisher haben wir
sprechungen, virtuelle Schulungen und vieles mehr können die aktuell bereits definierten Schnittstellen • Erstattungsanforderungen für Versorgungsausglei- für den Corona-Betrieb insbesondere für die Zusam-
vorhanden. ausgebaut und genutzt werden. Unser Frühes Scannen che bei Ehescheidungen erfolgen zurzeit in Papier menarbeit mit Teamkolleg:innen und anderen Dienst-
 entfällt an dieser Stelle. und wir geben sie manuell ins OPAL ein. In Zukunft leistern provisorische IT-Lösungen aufgesetzt. Wollen
 könnten sie per elektronischer Schnittstelle bei der wir mobiles Arbeiten versiert möglich machen, müssen
2. Vorausschau: IT-Strategie bis 2025 Daneben kann auch der Versand von Ausgangspost DRV abgerufen, dann automatisch in unser OPAL wir ein Kollaborationstool einführen. Wir testen aktuell
 über unseren Postversanddienstleister reduziert werden. übernommen und dort weiterverarbeitet werden. Microsoft Teams / Microsoft 365. Darüber lassen sich
Durch unsere IT-Strategie der letzten Jahre haben wir Voraussetzung dafür ist, dass die digitale Kommunikati- mittlerweile vertraute Video- und Telefonkonferenzen
unsere kvw fit für das digitale Zeitalter gemacht. Ein- on über das im Portal integrierte Postfach von unseren • Rentendaten erfragen wir aktuell bei unseren Rent- abhalten. Viel zentraler ist, dass virtuelle Teamarbeit
geflossen in unsere IT-Strategie sind auch die gesetz- Berechtigten und Mitgliedern angenommen wird. ner:innen sowie Pensionär:innen. Das verzögert häu- damit noch besser unterstützt wird. Es können nun
lichen Vorgaben wie die E-Government-Gesetze oder fig die Festsetzung der zu zahlenden Betriebsrenten beispielsweise Besprechungsunterlagen in Teams
das E-Health-Gesetz. Zur Auswahl der Portalsoftware wurden ein Anforde- und Pensionen. Über digitale Schnittstellen könnten eingestellt und gemeinsam bearbeitet, Besprechungs-
 rungskatalog und eine Leistungsbeschreibung erstellt. die Daten bei der DRV erfragt, elektronisch in OPAL notizen direkt dort angefertigt und Terminplanungen
Die COVID-19-Pandemie hat uns darin bestätigt, dass Auf deren Grundlage soll in 2021 ein Vergabeverfahren übernommen und dort weiterverarbeitet werden. vorgenommen werden. Alles ist in einem Tool zentral
wir unser digitales Fundament weiter festigen müssen. auf den Weg gebracht werden. Damit lässt sich in einem Schritt gleich automatisiert für die Teammitglieder einsehbar und nachvollziehbar.
Entsprechend werden wir auch in den nächsten Jahren prüfen, ob gesetzliche Renten gegebenenfalls auf
die Digitalisierung unserer Geschäftsprozesse noch Betriebsrenten bzw. Beamtenpensionen angerech- Microsoft Teams soll zusätzlich auch nach außen
medienbruchfreier vorantreiben. Daneben werden wir 2.1.2 Rückkanal in der Beihilfe App: net werden müssen. den digitalen Kontakt zu unseren Mitgliedern und
auch die Arbeitsplatzausstattung unserer Beschäftig- Elektronische Bescheide Geschäftspartnern stärken. Angedacht ist hier, neben
ten für mobiles Arbeiten weiter professionalisieren. • Standmitteilungen an unsere Versicherten in der Zu- den vertrauten virtuellen Besprechungen auch ver-
 Bislang können Berechtigte lediglich ihre Belege über satzversorgung schicken wir regelmäßig im Frühjahr stärkt digitale Projektarbeit und digitale Schulungen
Im Rahmen unserer IT-Strategie sind in den kommen- die Beihilfe App einreichen. Die Beihilfebescheide oder eines Jahres heraus. Ähnliches machen die DRV oder sowie Fachkonferenzen anzubieten.
den fünf Jahren dafür schon einige Vorhaben formuliert. andere Dokumente versenden wir allerdings aktuell andere Altersvorsorgeträger. Die Idee des kürzlich
 noch klassisch per Post. Angedacht ist, dies zu ändern verabschiedeten Gesetzes „Digitale Rentenübersicht“
 und die App um einen sogenannten Rückkanal zu er- ist nun, allen Bürgerinnen und Bürgern über eine Inter-
 weitern. Neben der Realisierung von Einsparpotentialen netplattform der DRV einen Einblick in ihre jeweiligen
 bei Druck und Porto erfüllen unsere kvw damit auch Anwartschaften aus allen Säulen der Altersversor-
 den Wunsch vieler unserer Kunden, die bereits häufiger gung (gesetzlich, betrieblich und privat) zu geben. Die
 nach digitalen Bescheiden gefragt haben. voraussichtlich anhand der Steueridentifikationsnum-
 mer zugängliche Dienstleistung wird ab 2023 unter
 Federführung des Bundesministeriums für Arbeit und

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3. Drei Erfolgsfaktoren unserer aufzusetzen, über die wir frühzeitig Angriffe gegen
Digitalisierungsvorhaben unser Computersystem oder Rechnernetz erkennen
 und Notfallübungen durchzuführen.
Diese Digitalisierungsvorhaben setzen grundlegende
Vorarbeiten voraus, damit sie erfolgreich werden. Die Einführung neuer und Ausweitung bestehender
 Sicherheitsmaßnahmen wird in enger Abstimmung und
Unsere drei Erfolgsfaktoren sind: in Koordination mit den anstehenden Digitalisierungs-
 projekten erfolgen. Das wird eine Daueraufgabe sein.
Erfolgsfaktor 1: Geschäftsprozess-Management
Die Digitalisierung von Prozessen setzt voraus, dass Erfolgsfaktor 3: Interkommunale Zusammenarbeit
diese zuvor dokumentiert und im Hinblick auf ihre Be- in der IT
deutung sowie ihr Optimierungs- und Digitalisierungs- Wir arbeiten seit Jahren mit anderen regionalen Ver-
potential analysiert worden sind. Diese Potentialanalyse sorgungskassen eng zusammen. Einige Versorgungs-
sollte dabei geschäftsbereichsübergreifend erfolgen kassen nutzen unser Fachverfahren OPAL für ihre
und nach Möglichkeit dazu führen, dass gleichartige Beamtenversorgung oder/und Zusatzversorgung.
Prozesse auch gleichartig in den IT-Systemen abge-
bildet werden – ähnlich wie es uns in unserem OPAL Für die Leistungsberechnung in der Beihilfe haben wir
gelungen ist. lange Zeit auf ein externes Programm vom Land NRW
 zurückgegriffen. Da dieses aus der Wartung gelaufen
Wir werden also parallel zu den Digitalisierungsvorha- ist, haben wir überlegt, ein eigenes Programm einzu-
ben ein Geschäftsprozess-Management aufbauen. Das führen. Dies war kostentechnisch und personell nur mit
umfasst unter anderem: einer IT-Kooperation machbar. Mit dem Kommunalen
 Versorgungsverband Baden-Württemberg (KVBW)
• die Methodik zur Prozess-Dokumentation festzulegen, entwickelten wir das Abrechnungsprogramm MonA BF
• die Kernprozesse unserer Geschäftsbereiche End- weiter und integrierten darin das NRW-Beihilferecht.
 to-End zu erheben und die dazu genutzten Anwen- Während wir die Anforderungen spezifizieren, program-
 dungssysteme in die Dokumentation zu integrieren miert der KVBW diese. Mittlerweile nutzen das Pro-
 sowie gramm auch weitere Versorgungskassen, unter ande-
• perspektivisch eine Prozess-Kosten-Rechnung zu rem auch Kirchen- und kommunale Kassen aus NRW.
 ermöglichen. Auch sie rechnen Beihilfen nach Maßgabe des Beihilfe-
 rechts NRW ab. Sobald Änderungen oder Anpassungen
Das Projekt ist bereits im 2. Quartal 2021 als Pilot- im Beihilfenrecht NRW erfolgen, stellen wir für alle in 4. Ausblick Bei unseren weiteren Digitalisierungsvorhaben inves-
projekt gestartet. NRW ansässigen Partnerkassen sicher, dass diese in tieren wir – wie gehabt – maßvoll und zielgerichtet im
 MonA BF aufgenommen werden. Die Beihilfe App ist Wir haben noch einige Projekte vor uns, bis unsere Sinne unserer kommunalen Mitglieder.
Erfolgsfaktor 2: Stärkung der IT-Sicherheit ebenfalls im Rahmen der Kooperation mit dem KVBW Geschäftsprozesse von A bis Z digital gestaltet sind.
Mit der zunehmenden Öffnung unser kvw durch die entstanden. Auch hier haben sich viele Versorgungs- Daneben werden wir als Partner der kommunalen Orga- Über die weiteren Schritte unserer Digitalisierungs-
Einführung der Beihilfe App, des geplanten Berechtig- kassen angeschlossen. Sie passen die App lediglich an nisationen in Westfalen-Lippe unsere Dienstleistungen, aktivitäten werden wir auch zukünftig berichten.
ten- und Mitgliederportals oder auch der Ausweitung ihr jeweiliges Corporate Design an und wir rollen sie im soweit notwendig und erforderlich, auch ,nicht digital‘ Fortsetzung folgt.
digitaler Schnittstellen werden wir außen, d. h. im App Store oder Play Store aus. anbieten. Denn wir haben den Anspruch, unsere ,nicht
Internet, sichtbarer. Hierdurch wächst das Risiko, dass digitalen’ Kunden auch weiterhin gut zu beraten und zu
auch wir in den Fokus von Hacker- oder Cyber- Weitere umfassende Zusammenarbeit erfolgt im Be- betreuen.
Attacken geraten können. reich digitaler Schnittstellen zu externen Organisationen. // IHR ANSPRECHPARTNER
 Viele der von uns ursprünglich für den „Eigenbedarf“ ZUM THEMA DIGITALISIERUNG
Zur Risikominimierung und zum rechtzeitigen Erken- entwickelten Schnittstellen zu Krankenkassen (Stich-
nen derartiger Angriffe verstärken wir die Maßnahmen wort: Zahlstellenmeldeverfahren), zum BZSt (Stichwort: Franz-Josef Schnelle
zur IT-Sicherheit. In 2020 haben wir bereits einen IT- ELSTER) oder zu Apothekenrechenzentren (Stichwort: f.schnelle@kvw-muenster.de
Sicherheitsbeauftragten eingestellt. Dieser koordiniert AMNOG) werden inzwischen von vielen Versorgungs- Tel. (0251) 591-4743
das Projekt zur Stärkung der IT-Sicherheit, was wir im kassen in verschiedenen Bundesländern genutzt.
ersten Quartal 2021 gestartet haben. Dabei geht es
unter anderem darum, Sicherheits-Leitlinien und Sicher- Diese Formen von IT-Kooperationen mit Partnerkassen
heits-Richtlinien (hier z. B. auch für den Datenschutz) sind entscheidend, um kostenverträglich und personell
zu erarbeiten, eine Schutzbedarfs-Feststellung auszu- machbar unsere Geschäftsprozesse vollständig digital
arbeiten sowie sogenannte Intrusion Detection Tests umsetzen zu können.

 kvw digital // 20/21