LEITFADEN FÜR EXIST-STIPENDIAT*INNEN - Informationen zu Beschaffungs- und Dienstreiseprozessen an der Technischen Hochschule Wildau - TH Wildau
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LEITFADEN FÜR EXIST-STIPENDIAT*INNEN Informationen zu Beschaffungs- und Dienstreiseprozessen an der Technischen Hochschule Wildau KONTAKT Startup Center der TH Wildau E-Mail: startupcenter@th-wildau.de Stand: 16. Juni 2021 *Das Startup Center wird durch das Ministerium für Soziales, Gesund- heit, Integration und Verbraucherschutz (MSGIV) sowie durch das Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Energie (MWAE) aus Mitteln des Europäischen Sozialfonds und des Landes Brandenburg geför- dert. Ergänzt werden die Angebote des Startup Centers mit dem vom BMWi-geförderten Projekt: Startup Revier EAST - Entrepreneurs and Academics, Skills and Technology
1 COACHINGFAHRPLAN
Herzlichen Glückwunsch, du und dein Team haben es ge-
schafft. Du zählst nun zu den offiziellen Gründerinnen und
Gründern in Brandenburg, die durch das bundesweit ge-
förderte EXIST-Gründerstipendium für innovative Unterneh-
mensgründungen unterstützt werden. Als Stipendiat*in er-
hältst du die Möglichkeit, innerhalb eines Projektjahres die
Entwicklung deiner Produkt- und/oder Dienstleistungsidee,
die Ausarbeitung deines Businessplans sowie die Gründung
deines Unternehmens voranzutreiben. Dabei unterstützt
dich das EXIST-Gründerstipendium sowohl durch die Be-
reitstellung von Geldern für deinen Lebensunterhalt, als
auch durch zugesicherte Budgets für Sachmittel und pro-
fessionelle Coachings, die deine persönliche und unterneh-
merische Weiterentwicklung fördern.
Um dich während deiner EXIST-Projektlaufzeit bei wich- INHALT
tigen Themen, wie Beschaffungen und Dienstreisen, zu
unterstützen und dich mit den internen Strukturen und
Prozessen der Technischen Hochschule Wildau vertraut zu 1. Coachingfahrplan S. 1-2
machen, hat das Startup Center zusammen mit Mitarbei-
ter*innen der Technischen Hochschule Wildau (TH Wildau) 2. Sachmittelplan S. 3-6
und EXIST-Alumni einen Leitfaden entwickelt, der dir den
Einstieg rund um die Themen Beschaffung und Dienstreise
so angenehm wie möglich gestalten sollen.
3. Beschaffungsleitfaden
an der TH Wildau S. 7-15
Im Folgenden erhältst du zunächst allgemeine Informa-
tionen zu Coaching- und Sachmitteln innerhalb deines 4. Dienstreiseleitfaden
EXIST-Gründerstipendiums bevor du im Anschluss einen an der TH Wildau S. 16-23
detaillierten Leitfaden zu den Themenschwerpunkten Be-
schaffungs- und Dienstreiseprozessen an der TH Wildau er-
hältst.
Ressourcen und Links S. 24-25
1. COACHINGFAHRPLAN
Bereits vier Wochen nach Projektbeginn ist von dir und deinem Team ein Coaching- und
Sachmittelplan einzureichen. Dabei orientiert sich der Coachingfahrplan an dem Projekt-
plan des EXIST-Gründerstipendiums. Er besteht aus einem groben Zeitplan mit konkreten
Angaben zu den geplanten Meilensteinen und Maßnahmen zur Businessplanerstellung,
Gründungsvorbereitung und Qualifizierung zum unternehmerischen Denken und Han-
deln sowie weiteren gründungsrelevanten Themen, die dich und dein Gründungsteam
im Sinne der Weiterbildung unterstützen. Darüber hinaus umfasst der Coachingfahrplan
die gründungsspezifischen Beratungsleistungen von Coachinnen und Coaches oder einer
beratenen Unternehmung.
1 LEITFADEN FÜR EXIST-STIPENDTIAT*INNEN
1 COACHINGFAHRPLAN
Für dich sind im Rahmen des gründungsbezogenen Coachings
nur Inhalte förderfähig, die klar der Gründungsvorbereitung
zugeordnet werden können.
Zu diesen Inhalten gehören beispielsweise:
Welche Beratungsleistungen sind durch Welche Beratungsleistungen sind nicht durch
die EXIST-Coachingmittel förderfähig? die EXIST-Coachingmittel förderfähig?
• Beratungen zum Businessplan • Auftragsvergaben im Bereich Patent- und Markenan-
• Beratung zur Unternehmensgründung: Gesellschafter- meldung
vertrag, Rechtsform, Arbeitsform, Arbeitsvertrag, Ko- • Direkte Gründungsgebühren bzw. -ausgaben (wie z. B.
operationsvertrag, Geheimhaltungsvereinbarung, AGB’s, Gewerbeanmeldung, Anwalts- und Notargebühren, Er-
etc. stellung Gesellschaftervertrag)
• Beratung: Verhandlungsführung und Präsentationen vor • Erstellung des Businessplans durch Dritte
Investor*innen • Steuererklärung
• Rechtsberatung: Internetrecht, Gesellschaftsrecht, • Individuelle persönliche Weiterbildungen ohne Grün-
Handelsrecht dungsbezug
• Seminar: Betriebswirtschaft für Nicht-Kaufleute und
Jungunternehmer*innen
• Seminar: Projekt- und Zeitmanagement
• Seminar: Unternehmensführung
• Seminar: Verkaufserfolg durch Persönlichkeit, Rhetorik-
kurs für Unternehmer*innen
• Strategische Beratung: Marketing und Kundenakquise
• Unternehmerisches Coaching
• Weiterbildung: Haftung, Risikomanagement
WICHTIG
ZU WISSEN!
Als maximalen Tageshonorarsatz können 800,00 Euro netto
zzgl. Reisekosten (bzw. 100,00 Euro/h zzgl. Reisekosten) an-
erkannt werden.
Leider sind Berater*innen, die einer gesetzlichen Vergütungsver-
ordnung unterliegen von der Förderung ausgeschlossen. Darü-
ber hinaus sind unmittelbare Ausgaben im Rahmen deines ei-
gentlichen Gründungsprozesses (Notar- und Anmeldegebühren,
Erstellung von Verträgen etc.) nicht förderfähig. Als Gesamtbud-
get stehen dir während deiner EXIST-Projektlaufzeit 5.000,00
Euro an Coachingmittel zur Verfügung.
2 LEITFADEN FÜR EXIST-STIPENDTIAT*INNEN
2 SACHMITTELPLAN
WICHTIG
ZU WISSEN!
Plane immer genügend Zeit für Beschaffungen aller Art ein und
setze dich frühzeitig nach Projektbeginn mit den zuständigen Mit-
arbeiter*innen in Verbindung. Häufig müssen hier spezifische Rege-
lungen, Fristen und Verordnungen bei Auftragsvergaben und An-
schaffungen eingehalten werden. Des Weiteren solltest du dich mit
den Wertgrenzen und Hinweisen aus dem erhaltenen Zuwendungs-
bescheid (Abschnitt: „Vergabe von Aufträgen“) auskennen.
KLEINER TIPP!
Weitere Informationen und eine detaillierte Anleitung zu den Be-
Ein Großteil des erhaltenen Sachmittelbudgets solltest du schaffungsprozessen ist dem Kapitel 3 „Beschaffungsleitfaden an
nach etwa der Hälfte der Projektlaufzeit ausgegeben haben, der TH Wildau“ zu entnehmen.
sodass angeschaffte Geräte und Materialien noch einen wirt-
schaftlichen „Effekt“ erzielen können. Da die TH Wildau den
EXIST-Antrag gestellt hat und die Gelder für dein EXIST-Grün-
derstipendium verwaltet, solltest du dich auch schon früh-
zeitig darüber informieren, wie z. B. angeschaffte Computer,
Materialien, Patente und Gebrauchsmuster sowie Marken und
Designs nach der Projektlaufzeit ausgelöst werden und somit
die Rechte von Besitz und Eigentum ggf. auf dich und dein
Team übergehen können. In der Regel werden die beschaff-
ten Inventarien nach Beendigung des Stipendiums (auf An-
trag) zu marktüblichen Konditionen dem Team übertragen.
2. SACHMITTELPLAN
Im Rahmen des EXIST-Gründerstipendiums stehen dir als Team bis zu 30.000 Euro Sach-
mittel für die Umsetzung deiner Geschäftsidee zur Verfügung. Um die Abrechenbarkeit
deiner geplanten Ausgaben zu gewährleisten, steht immer der sparsame und wirtschaft-
liche Umgang mit Fördermitteln (im Sinne der Verhältnismäßigkeit) und der konkrete Be-
zug zu deinem Vorhaben im Fokus.
Für Beschaffungen innerhalb der TH Wildau sind die Mitarbeiter*innen des Sachgebiets
„Haushalt und Beschaffungswesen“ für dich zuständig. Diese prüfen deine Beschaffungs-
vorschläge nach den Regelungen der öffentlichen Auftragsvergabe und deren Wertgrenzen.
3 LEITFADEN FÜR EXIST-STIPENDTIAT*INNEN
2 SACHMITTELPLAN
Welche Positionen kannst du unter anderem aus deinen
Sachmittelbudgets finanzieren?
Förderfähig: Nicht förderfähig sind:
AUFTRÄGE / DIENSTLEISTUNGEN
• Erstellung eines Marketingkonzepts
• Erstellung einer Marktstudie
• Erstellung eines Logos für das EXIST-geförderte
Hochschulprojekt über Dienstleister*innen
• Werkverträge für Entwicklungsarbeiten
• Werkverträge zur Erstellung einer Internetseite
WICHTIG ZU WISSEN!
• Zertifizierungen (wie z. B. die CE-Zertifizierung)
Ab einem Auftragsvolumen von 5.000,00 Euro brutto (Summe
je Anbieter) ist die jeweilige Leistungsbeschreibung mit dem
Projektträger Jülich (PtJ) und noch vor der Beauftragung der
Dienstleister*innen abzustimmen.
DIENSTREISEN
• Messen • Dienstreisen nicht geförderter Teammitglieder
• Konferenzen • Fahrten zwischen Wohnort und dem
• Tagungen Zuwendungsempfänger (TH Wildau) bzw. dem
• Workshops Projektstandort
• Kundenakquise • Stadtfahrten am Projektstandort und Monatskarten
• Kooperationspartner*innen
Nähere Informationen zur Beantragung von Dienst-
bzw. Fortbildungsreisen an der TH Wildau ist dem Kapitel
„Dienstreiseantrag an der TH Wildau“ zu entnehmen.
HARDWARE
• Drucker, Scanner oder Multifunktionsgeräte (inkl. Fax) • Ersatzbeschaffungen (z. B. Akkus für deinen Laptop)
• Ein Arbeitsrechner pro geförderte/r Gründer*in • Garantieverlängerungen bzw. -erweiterungen
• Einzelteile eines Prototypen • Highend-Kopfhörer ohne Vorhabenbezug
• Entwicklungsrechner, Server
• Kamera
• Eingabegeräte
WICHTIG ZU WISSEN!
• Monitor
• Geräte zur Datensicherung Bestimmte Hardware ist zwar förderfähig, trifft jedoch nicht die internen
Sicherheitsbestimmungen der TH Wildau (bspw. Router). Setze dich
• Präsentations-Laptop oder Tablet
bei Ungewissheit unbedingt mit dem Hochschulrechenzentrum (HRZ)
• (WLAN)Router in Verbindung.
Das Mieten von Geräten/Maschinen ist ebenfalls unter bestimmten
Voraussetzungen förderfähig. Hierzu ist im Vorfeld auch eine
Rücksprache mit dem Team der Beschaffungsabteilung empfohlen.
4 LEITFADEN FÜR EXIST-STIPENDTIAT*INNEN
2 SACHMITTELPLAN
Welche Positionen kannst du unter anderem aus deinen
Sachmittelbudgets finanzieren?
Förderfähig: Nicht förderfähig sind:
INFRASTRUKTUR
• Raummiete für die von deinem EXIST-Team ausgerichtete • Büroausstattung, Möbel (Tisch, Stühle, Rollcontainer
Veranstaltung mit einem klar erkennbaren Vorhabenbezug etc.), Klimageräte, Aktenvernichter etc.
(z. B. Softwarelaunch) • Telefongebühren oder Datenverträge
(für Gründer*innen bzw. Weiterberechnung des
Zuwendungsempfängers (TH Wildau))
MARKETING / WERBEMATERIAL
• Flyer, Info-Material, Visitenkarten, Messestand,
Präsentationen, Video zur Projekt- und/ oder Produktvor-
stellung
• Google AdWords, Facebook-Werbung o. ä. zur Gewinnung
von Partner*innen und Pilotkundinnen und -kunden
WICHTIG ZU WISSEN!
Als EXIST-Stipendiat*in hast du im Vorgründungsprojekt die
Pflicht, das EXIST- und ESF-Logo auf deinen Werbematerialien
zu verwenden.
SCHUTZRECHTE
• Anmeldegebühren für Marken und Designs • Gebühren für Anmeldungen auf Privatpersonen
• Anmeldegebühren für Patente und Gebrauchsmuster oder Firmen
• Anwaltsgebühren für die Ausarbeitung von Schutz- • Gebühren zur Aufrechterhaltung bestehender
rechtanmeldungen Schutzrechte, die vor dem Beginn deines
• Patentrecherche EXIST-Gründerstipendiums angemeldet wurden
WICHTIG ZU WISSEN!
Die Anmeldung von Marken und Designs sowie Patenten und
Gebrauchsmustern erfolgt auf die Zuwendungsempfängerin
(TH Wildau). Prüfe frühzeitig, wie nach der Projektlaufzeit auch
diese Positionen ausgelöst werden können und somit die Rechte
von Besitz und Eigentum auf dich und dein Team übergehen.
5 LEITFADEN FÜR EXIST-STIPENDTIAT*INNEN
2 SACHMITTELPLAN
Welche Positionen kannst du unter anderem aus deinen
Sachmittelbudgets finanzieren?
Förderfähig: Nicht förderfähig sind:
SOFTWARE / INTERNETDIENSTE
• Cloudservices innerhalb des Bewilligungszeitraums • Buchhaltungssoftware (Lexware etc.)
• Entwicklungssoftware (z. B. Konstruktionssoftware)
• Internet Security / Virenscanner etc.
• Webhostinggebühr (anteilig, nur innerhalb
Bewilligungszeitraum)
WICHTIG ZU WISSEN!
Ab einem Auftragsvolumen von 5.000,00 Euro brutto (Summe
je Anbieter) ist die jeweilige Leistungsbeschreibung mit dem
Projektträger Jülich (PTJ) und noch vor der Beauftragung der
Dienstleister*innen abzustimmen.
SONSTIGES
• Dienstreisen zu Coachingmaßnahmen • Bewirtungskosten
• Erstellung von Kooperationsverträgen, Geheimhaltungsver- • Direkte Gründungsaufwendungen (Gewerbeanmeldung,
einbarungen o. ä. (zwischen Zuwendungsempfängerin (TH Anwalts- und Notarkosten etc.)
Wildau) und Partner*innen) • Gebühren für deinen Reisepass
• Gestalterische Beratung bzw. Seminare zu den Themen • Kontoführungsgebühren (Bankgebühren)
Grafik, Design und Interface • Mahngebühren
• Material, Funktionsmuster, Lizenzen, Software o. ä. • Personalakquise
• Büromaterial /-bedarf
• Literatur (sofern nicht über der Hochschulbibliothek der TH
Wildau ausleihbar)
• Mitgliedschaften in Verbänden innerhalb des Förderzeit-
raums
• Rechtsgutachten zu möglichen Schutzrechtsverletzungen
• Spesen und Reiskosten der Coachin / des Coaches
• Technische Beratungen und / oder Entwicklungsberatung
• Teilnahmegebühren (Tagungen, Messen, Kongresse, Semi-
nare etc.)
• Linkedin-, XING-Mitgliedschaft innerhalb des Förderzeit-
raums
6 LEITFADEN FÜR EXIST-STIPENDTIAT*INNEN3 BESCHAFFUNGSLEITFADEN AN DER TH WILDAU
3. BESCHAFFUNGSLEITFADEN
DER TH WILDAU
Um die, im Rahmen deines EXIST-Gründerstipendiums zur Verfügung stehenden Sach- und
Coachingmittel richtig einsetzen zu können, solltest du dich gleich zu Beginn deiner Förde-
rung mit dem Thema „Beschaffung“ etwas eingehender auseinandersetzen. Eine erste Orien-
tierung soll dir die nachstehende überblicksartige Zusammenstellung dazu geben.
Stelle zunächst einen Plan auf, was du wann und in welchem Umfang in dem bevorstehen-
den Projektjahr benötigst. Nutze dazu eine Excel-Tabelle, in der du die Positionen (vorerst mit
realistischen Schätzwerten) zusammenträgst. Es ist klar, dass du vermutlich noch nicht bis ins
letzte Detail abschätzen kannst, was genau du benötigen wirst, aber du solltest dennoch so
genau wie möglich antizipieren, wie du konkret planst, deine vorhandenen Budgets für Sach-
und Coachingmittel einzusetzen.
Die aufgezeigte Beispieltabelle kannst du im Laufe der gesamten EXIST-Projektlaufzeit
beliebig erweitern und ergänzen, welche Artikelspezifikation sich hinter dem Gegenstand
bzw. der benötigten Leistung verbirgt, wann du welche Unternehmen für ein entspre-
chendes Angebot angefragt hast etc.
HINTERGRUND DIESER TABELLARISCHEN ZUSAMMENSTELLUNG IST
A die fortlaufende Übersicht über die zu erwartende Mittelverwendung und
B die frühzeitige Bündelung von Bedarfen, denn Ziel ist es, alle Anschaffungen
soweit es nur geht zusammenzufassen.
BSP. KATEGORIE GEGENSTAND/ WANN? SCHÄTZKOSTEN MÖGLICHER
LEISTUNG LEISTUNGSBRINGER
1 Coaching Rechtsformwahl 3. Monat 1.500€ XYZ Consulting-Pro
2 Bürobedarf Büromaterial 1. Monat 850€ XYZ Office-Depot
3 IT 2 Laptops 1. Monat 4.000€ XYZ IT-House
4 Verbrauchsmaterial
Prototypenbau
3D-Druck-Filament 4. Monat 2.500€ XYZ Filament-Supply
Tabelle 1: Beispieltabelle für deine Sach- und Coachingmittelplanung
7 LEITFADEN FÜR EXIST-STIPENDTIAT*INNEN3 BESCHAFFUNGSLEITFADEN AN DER TH WILDAU
Die dir bevorstehenden Beschaffungen können in
folgenden wesentlichen Kategorien zusammengefasst
werden:
1. Bürobedarf
2. Coachings mit externen Dienstleister*innen
3. Dienstleistungen (z. B. Logodesign)
4. Dienstreisen
5. IT & Zubehör
6. Literatur
7. Software & Lizenzen
8. Tinte & Toner WICHTIG ZU WISSEN!
9. (Verbrauchs-)material (z. B. Chemikalien, Filament)
Folgende offizielle Dokumente und Vorlagen kannst du dir auf TH Wildau
Webseite unter:
https://www.th-wildau.de/hochschule/hochschulverwaltung/haushalt/
beschaffung/beschaffung-formulare-und-antraege/
zur Bearbeitung downloaden:
• Beschaffungsantrag (im Ausnahmefall auch für Auslagenerstattungen)
• Dienstreisekostenabrechnung (inkl. vorhergehendem Dienstreiseantrag)
▶ siehe Kapitel 4 „Dienstreiseleitfaden an der TH Wildau“
• Kleinauftrag
• TH Wildau interne Büromaterialbestellung (Nutzung nur im Ausnahmefall)1
▶ Da diese Dokumente fortlaufenden Anpassungen und
gesetzlichen Änderungen unterliegen, wird an dieser Stelle
auf eine konkrete Ausfüllhilfe für die Dokumente verzichtet.
Solltest du feststellen, dass du Hilfe beim Stellen dieser Anträge benötigst, kannst du dich
gern an die/den zuständige/n Sachbearbeiter*in der Abteilung „Haushalt und Beschaf-
fungswesen“ oder an das Team des Startup Center wenden, das dir bei diesen Schritten
selbstverständlich behilflich ist.
Doch wie genau gehst du vor, wenn du weißt, welche Sachmittel und Dienstleistungen
du beschaffen möchtest? Die folgenden zwei Kurzbeispiele sollen dir stichpunktartig eine
erste Orientierung verschaffen.
1 Die zentrale Beschaffung verwaltet das Büromateriallager der Hochschule im Haus
13. Hier erhältst du im Ausnahmefall (z. B. bei der vorübergehenden Erstausstattung
bis deine getätigte Bestellung eintrifft) grundlegende Büromaterialien wie Kopier-
papier, Ordner oder Stifte. Erkundige dich daher bitte im Vorfeld bei der Beschaf-
fungsabteilung, ob deine benötigten Artikel im Hochschullager vorrätig sind und
8 LEITFADEN FÜR EXIST-STIPENDTIAT*INNEN
vereinbare einen Termin für die Büromaterialausgabe. Zu dem vereinbarten Termin
solltest du dann die vorausgefüllte Büromaterialbestellung mitbringen.3 BESCHAFFUNGSLEITFADEN AN DER TH WILDAU
Beispiel 1: Coaching zum Thema „Rechtsformwahl“
- geschätzter Auftragswert 1.500,00 Euro
Da es sich hierbei um ein Auftragsvolumen von >1.000,00
Euro (netto) handelt, bist du von vornherein dazu angehalten,
den kompletten Beschaffungsprozess im VORFELD mit dem
Hochschulhaushalts- und/oder Beschaffungsteam durch- WICHTIG ZU WISSEN!
zusprechen und abzustimmen. Das bedeutet ganz konkret,
Die Rechnung ist von dir zu prüfen und sachlich richtig zu
dass du mit deiner Bedarfsaufstellung einen Termin in der
unterzeichnen, bevor du sie zur Zahlungsanweisung unter
entsprechenden Abteilung vereinbarst, gut vorbereitet und Angabe der Vergabenummer an die Haushaltsabteilung
am besten bereits mit ersten Vorrechercheergebnissen den weiterreichst. Beachte auch hierbei stets die Zahlungsziele.
Besprechungstermin wahrnimmst und mit den dort getrof- Sollte beispielsweise ein Skonto in Aussicht gestellt werden,
fenen Vereinbarungen den nachstehenden Prozess in Angriff ist dieser von dir auch zu nutzen.
nimmst.
• Schritt (1) Recherchiere mindestens drei geeignete
Anbieter*innen auf dem Coaching-Markt.
• Schritt (2) Zeitgleicher Versand einer Angebotsanfrage
per E-Mail an die ermittelten potenziellen Coachinnen und
Coaches unter Benennung einer konkreten Angebotsfrist
TT.MM.JJJJ (hh:mm). Achte hierbei genau darauf, aus-
Beispiel 2: Bürobedarf (exklusive Tinte & Toner)
schließlich neutrale Beschreibungen für die Leistungen zu
- geschätzter Auftragswert 850,00 Euro (netto)
formulieren und keine konkreten Produkte zu benennen.
• Schritt (3) Nach Ablauf der Angebotsfrist: Sichtung und • Schritt (1-2) Recherchiere Liefernde, die im Idealfall all
Bewertung der eingegangenen Angebote. deine Büromaterialien anbieten (angefangen vom Drucker-
papier, über Ablageordner, Stifte, Post-its etc.) und sende
• Schritt (4) Ausfüllen des Beschaffungsantrages. an diese die digitale und detailliert formulierte Angebots-
anfrage (im besten Fall auch unter Setzung einer Angebots-
frist s.o.).
• Schritt (5) Abgabe des vollständig ausgefüllten, unterschrie-
benen (von dir und der TH Wildau internen Projektleitung)
• Schritt (2-5) Wenn das Angebot nach dem Eingang von dir
und ausgedruckten Beschaffungsantrags beim Sachgebiet
auf Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft und für korrekt
Haushalt im Haus 13 inkl. der mindestens drei Angebotsan-
befunden wurde, kannst du auf dieser Grundlage den Be-
fragen und dazugehörigen Angebote (oder natürlich auch
schaffungsantrag aufsetzen und diesen gemeinsam mit den
Absagen sollten diese eingegangen sein).
Anlagen (s. o.) und den entsprechenden Unterschriften in
Papierform in der Hochschulhaushaltsabteilung einreichen.
WICHTIG ZU WISSEN! • Schritt (6) Ist der Vorgang nun von allen erforderlichen
Hochschulinstanzen erfasst, kontiert und freigezeichnet
Der/die „mögliche Lieferant*in“, der/die in dem Antrag zu benennen worden (siehe Beispiel 1 „Coachings“), erfolgt die offizielle
ist, ist der/die Anbieter*in, der/die das wirtschaftlich günstigste Beauftragung des ermittelten Lieferanten. Wurde die Be-
Angebot abgegeben hat und zugleich alle Anforderungen auf der
schaffung ausgelöst, so wirst du mit einer E-Mail darüber in-
Angebotsanfrage sowohl quantitativ als auch qualitativ erfüllt.
formiert und erhältst eine Kopie des Beschaffungsauftrags.
• Schritt (7-8) Im besten Fall, werden nun die von dir georder-
• Schritt (6) Erhalt einer E-Mail vom Team Beschaffung der
ten Büroutensilien schnell geliefert. Erst wenn die Lieferung
TH Wildau bei offizieller Auftragsvergabe und der Mitteilung
an der TH Wildau vollständig und unversehrt eingegangen ist
der Vergabenummer, unter dieser der Vorgang TH-intern
und du sowohl den Lieferschein als auch die Rechnung auf
geführt wird.
sachliche Richtigkeit geprüft und gegengezeichnet hast, er-
folgt die Einreichung beim Beschaffungsteam. Dieses leitet
• Schritt (7) Nun, wo der/die Auftragnehmer*in über die Be- dann die Begleichung der offenen Rechnung in die Wege.
auftragung informiert worden ist, kannst du dich zur Ab-
stimmung aller weiteren Schritte mit ihm/ihr in Verbindung
setzen (z. B. um einen Coachingtermin zu vereinbaren).
WICHTIG ZU WISSEN!
• Schritt (8) Nach der Leistungserbringung erstellt der/die
Auftragnehmer*in die Rechnung. Sollten von dir kurzfristige (Verbrauchs-)bedarfe festgestellt werden,
so kann für die Beschaffung von Einzelpositionen mit einem Wert von
bis zu 150,00 Euro und einer Beschaffungsendsumme von maximal
500,00 Euro (netto), der Kleinauftrag als Antragsformular genutzt
werden. Dieser wird von dir digital ausgefüllt und zusammen mit
9 LEITFADEN FÜR EXIST-STIPENDTIAT*INNEN dem Angebot per E-Mail an kleinauftrag@th-wildau.de eingereicht.3 BESCHAFFUNGSLEITFADEN AN DER TH WILDAU
GRUNDSÄTZLICH GILT:
A Ab einem antizipierten Auftragswert von 1.000,00 Euro (netto) sind von dir drei Vergleichs-
angebote einzuholen.
B Ab einem voraussichtlichen Auftragswert von 3.000,00 Euro (netto) sind der Anfrage, wel-
che ebenfalls mindestens drei Wettbewerbern vorzulegen ist, folgende Dokumente beizu-
fügen:
1. Dokument: Erklärung Bieter
2. Dokument: Eigenerklärung Bieter zur Einhaltung von Mindestanforderungen
im Rahmen des Brandenburgischen Vergabegesetzes.
WICHTIG ZU WISSEN!
Die dafür benötigten Vorlagen findest du ebenfalls zum Download unter:
https://www.th-wildau.de/hochschule/hochschulverwaltung/haushalt/
beschaffung/beschaffung-vorlagen/
WICHTIG ZU WISSEN!
Erkundige dich vorab bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des
Sachgebiets „Haushalt und Beschaffungswesen“ oder beim Startup Center,
ob vielleicht schon Anbieter*innen oder Dienstleister*innen
zu deinem konkret festgestellten Bedarf bekannt sind, mit denen die
TH Wildau in der Vergangenheit schon positive Erfahrungen gemacht
und verlässlich zusammengearbeitet hat. Du kannst also von bereits
gesammelten Erfahrungen profitieren und diese dir zunutze machen.
Bei allen Beschaffungsvorgängen ist die UVgO Brandenburg2 (Unterschwellenvergabeordnung
des Landes Brandenburg) und VOL/B3 (Verdingungsordnung für Leistungen Teil B Allgemeine Ver-
tragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen) bindend.
Weiterführende Links:
Eine Übersicht zu den entsprechenden Ansprechpersonen im Sachgebiet Beschaffung findest du
in der rechten Spalte unter: https://www.th-wildau.de/hochschule/hochschulverwaltung/haus-
halt/beschaffung/
Rechtliche Grundlagen:
Die rechtlichen Grundlagen sind für dich unter folgendem Link einsehbar: https://www.th-wildau.
de/hochschule/hochschulverwaltung/haushalt/beschaffung/beschaffung-rechtliches/
2 vgl. bi-medien.de, Land Brandenburg: Ab 01.01.2019 gilt UVgO für Landesbehörden, on-
line verfügbar unter https://www.bi-medien.de/artikel-30801-ad-uvgo-in-brandenburg.bi,
zuletzt zugegriffen am 29.04.2020.
3 vgl. lexsoft.de, §1 VOL/B Verdingungsordnung für Leistungen (VOL) Teil B Allgemeine
Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B), online verfügbar unter
10 LEITFADEN FÜR EXIST-STIPENDTIAT*INNEN
http://www.lexsoft.de/cgi-bin/lexsoft/justizportal_nrw.cgi?xid=246183,2, zuletzt zugegriffen
am 29.04.2020.3 BESCHAFFUNGSLEITFADEN AN DER TH WILDAU
GRUNDSÄTZLICH GILT:
Bei der Selektion möglicher Leistungserbringer*innen solltest du dir auch die angebotenen
Zahlungsarten genauer ansehen. Die Hochschule akzeptiert keine Vorkasse, PayPal, Nach-
nahme, Kreditkartenzahlungen oder sonstige zwischengeschaltete Zahlungsdienstleister.
Die klassische „Rechnung“ ist die gängigste und am Ende auch einfachste Zahlungsart, die
du für deine Beschaffungen bevorzugen solltest. Weiterhin darf deine Beschaffung nicht an
eine Registrierung oder Anmeldung (z. B. in einem Onlineshop oder einer Handelsplattform)
geknüpft sein. Somit entfallen leider auch die heutzutage gängigen Online-Marktplätze und
Portale wie Amazon.de, ebay.de, rakuten.de oder Alibaba.de. Stelle daher im Vorfeld sicher,
dass die von dir recherchierten und anvisierten Leistungserbringer*innen auch bereit sind, dir
ein rechtsgültiges schriftliches Angebot zu unterbreiten, welches alle Pflichtangaben enthält
und den offiziellen Prüfkriterien entspricht.
In einigen Fällen wird es sich nicht vermeiden lassen, auch ausländische Anbieter*innen in
Betracht zu ziehen. Hierbei solltest du ebenfalls eine gewissenhafte Vorrecherche betreiben
und erst recht sicherstellen, dass alle die vorhergehend genannten Punkte erfüllt werden.
Achte hier insbesondere auf die Wechselkurse und nutze für die Berechnung tagesaktuelle
und allgemeingültige Währungsrechner (z. B. OANDA unter https://www1.oanda.com/lang/
de/currency/converter/). Die Beträge sind bei der Antragsstellung in Euro umzurechnen und
entsprechend im Beschaffungsantrag abzubilden (Screenshot etc.). Ein Ausdruck der Um-
rechnungsberechnung sollte deinem Antrag zur Sicherheit beigelegt werden.
11 LEITFADEN FÜR EXIST-STIPENDTIAT*INNEN3 BESCHAFFUNGSLEITFADEN AN DER TH WILDAU
WICHTIG
ZU WISSEN!
Triff keine verbindlichen oder teilverbindlichen Aussagen/Zusagen
gegenüber (potenziellen) Leistungserbringern. Die Auftragsvergabe
erfolgt ausschließlich über die Beschaffungsabteilung der TH Wildau.
Mit dem Vorweggreifen dieser offiziellen Benachrichtigung kannst KLEINER TIPP!
du dich im Zweifel auch strafbar machen bzw. für den entstandenen
Schaden haftbar gemacht werden. Ähnlich verhält es sich mit dem Sollte es jedoch in einem begrün-
Tätigen von Bestellungen auf eigene Faust. Die damit einhergehen- deten Einzelfall unumgänglich
de Auslagenerstattung ist in der Regel nicht zulässig, wodurch du sein, so solltest du ZUVOR Rück-
keine Rückerstattung erhältst und die Rechnung aus eigener Tasche sprache mit der/dem zuständigen
begleichen musst. Ansprechpartner*in der Beschaf-
fungsabteilung halten, um eine ge-
meinsame Lösung für deinen indi-
viduellen Fall zu erarbeiten.
ACHTUNG!
Stelle deine Anträge immer rechtzeitig und bestenfalls so früh wie möglich. Die
hochschulinternen Bearbeitungszeiten im Verwaltungsapparat nehmen in der
Regel viel Zeit in Anspruch. Versuche daher mit einer zeitlich guten Bedarfspla-
nung jederzeit arbeitsfähig zu sein und auch zu bleiben. Stehe auch etwaigen
Rückfragen der weiterbearbeitenden hochschulinternen Instanzen persönlich,
telefonisch oder zumindest per E-Mail auf kurzem Wege zur Verfügung – dies
kann die Bearbeitungszeiten wesentlich beschleunigen.
WICHTIG
ZU WISSEN!
Deine Beschaffungen dürfen nicht auf Abonnements oder sonstige
Vertragsverhältnisse mit Laufzeiten hinauslaufen. Sollten derartige
Anschaffungen und Vertragsabschlüsse allerdings unumgänglich
und für deinen Gründungserfolg elementar sein, so ist in diesem
Ausnahmetatbestand die Leitung des Sachgebiets Haushalts- und
Beschaffungswesen bzw. die Hochschulleitung hinzuziehen. Bei
Anschaffungen aus dem Bereich „Software & Lizenzen“ ist zuvor von
dir das HRZ (Hochschulrechenzentrum) zu konsultieren. Hiermit soll
sichergestellt werden, dass die anzuschaffende Software zulässig ist.
Darüber hinaus wird geprüft, ob es vielleicht schon bestehende Ver- KLEINER TIPP!
träge mit Firmen gibt, die dir wiederum rabattierte Lizenzpreise an-
bieten können, von denen du natürlich profitieren würdest. Auch bei IT-Hardware und sonsti-
gen technischen Geräten kannst
Mehr Informationen zum Thema „Soft-/Hardware für Studieren- du das Hochschulrechenzentrum
de und Mitarbeiter*innen findest du unter: https://www.th-wildau. und den WIR-Support für Konsul-
de/hochschule/zentrale-einrichtungen/hochschulrechenzentrum/ tationszwecke hinzuziehen.
hard-software/
12 LEITFADEN FÜR EXIST-STIPENDTIAT*INNEN3 BESCHAFFUNGSLEITFADEN AN DER TH WILDAU
Die Beschaffung von „Tinte & Toner“ unterliegt an der TH Wildau einem Rahmenvertrag. Hier-
zu erkundige dich bitte vor der Angebotseinholung beim Sachgebiet Haushalt und im spe-
ziellen beim Beschaffungsteam.
Weitere wichtige Informationen zu Rahmenverträgen, Büromaterial etc. findest du unter:
https://www.th-wildau.de/hochschule/hochschulverwaltung/haushalt/beschaffung/wei-
tere-informationen/
Die TH Wildau wird bemüht sein, dir vormöblierte Büroräume zur Verfügung zu stellen. Soll-
test du über die Grundausstattung hinaus weitere Einrichtungsgegenstände benötigen, so
ist das SG Bauangelegenheiten/SG Technische Hausverwaltung in deine Vorüberlegungen
zu involvieren. Bitte beachte das Büroausstattungen (Möbel etc.) nicht, wie bereits oben be-
schrieben, über das EXIST-Gründerstipendium förderfähig sind.
Solltest du ein Catering planen oder sollte ein Geschäftsessen in Aussicht stehen, so prüfe mit
ausreichend zeitlichen Vorlauf die „Richtlinie zur Finanzierung von Repräsentations- und Be-
wirtungskosten (Bewirtungskostenrichtlinie) der TH Wildau“, ob die anfallenden Kosten auch
EXIST-seitig förder- und finanzierungsfähig sind.
HOCHSCHULBIBLIOTHEK
Du bist auf der Suche nach Fachliteratur? Die TH Wildau verfügt über einen großen und
gut bestückten Bibliotheksbestand (sowohl Bücher im Präsenz- und Ausleihbestand,
E-Books oder Zugängen zu diversen lizenzierten Datenbanken). Solltest du also Fachli-
teratur benötigen, sollte dein erster Gang in die Hochschulbibliothek der TH Wildau sein.
Mehr Informationen rund um die TH Wildau Hochschulbibliothek findest du hier:
https://www.th-wildau.de/hochschule/zentrale-einrichtungen/hochschulbibliothek/
Weiterführende Links zum Thema Hochschulbibliothek:
• Literatur Recherchetool Wilbert: https://wilbert.kobv.de/simpleSearch.do?plv=2&query=&wilbertsearch=1
• E-Book Anbieter: https://www.th-wildau.de/hochschule/zentrale-einrichtungen/hochschulbibliothek/recher-
che/e-books/
• Lizensierte Datenbanken: https://www.th-wildau.de/hochschule/zentrale-einrichtungen/hochschulbibliothek/
recherche/datenbanken/
13 LEITFADEN FÜR EXIST-STIPENDTIAT*INNEN3 BESCHAFFUNGSLEITFADEN AN DER TH WILDAU
CHECKLISTEN ZUM BESCHAFFUNGSLEITFADEN
Beschaffungscheckliste 1
Beschaffungsantrag Auftragsvolumen
Nachdem du den Beschaffungsteil erstmalig gesich- > 1.000,00 Euro netto
tet hast, durchgegangen bist und nun einen Einblick
in die internen Prozesse der TH Wildau sowie wichtige
„Dos and Dont’s“ von Beschaffungsanträgen, der Aus- 1. ABSTIMMUNGSPHASE
wahl von geeigneten Anbieter*innen etc. in deinem
EXIST-Projektjahr erhalten hast, ist es wichtig, sich Der Beschaffungsprozess wurde mit dem Hochschulhaus-
generell nicht durch den bürokratischen Aufwand, halts- und / oder dem Beschaffungsteam der TH Wildau ab-
den eine Beschaffung mit sich bringen kann, abschre- gestimmt?
cken zu lassen. Sobald du den Ablauf verinnerlicht
und ein paar Beschaffungsaufträge im Sinne der „Le-
2. RECHERCHEPHASE
arning-by-doing-Methode“ gestellt hast, geht dir eine
Beschaffung wie selbst von der Hand.
Mindestens drei geeignete Anbieter*innen wurden
recherchiert?
Bei aufkommenden Fragen stehen dir natürlich die
Mitarbeiter*innen des Sachgebiets Beschaffung sowie
das Startup Center hilfreich zur Seite. Im Folgenden
3. ANGEBOTSANFRAGEPHASE
findest du deine persönlichen Beschaffungscheck-
listen, die du bei Bedarf Schritt für Schritt abarbeiten
Eine Angebotsanfrage wurde per E-Mail an die ermittelten
solltest.
Anbieter*innen unter der Benennung einer konkreten Ange-
botsfrist und einer neutralen Beschreibung der Artikel und/
oder Leistungen versendet?
4 ANGEBOTSSICHTUNGSPHASE
Die eingegangenen Angebote wurden nach Ablauf der Ange-
botsfrist gesichtet und bewertet?
5. BESCHAFFUNGSANTRAGSPHASE
Der für die Beschaffung notwendige Beschaffungsantrag
wurde sachgemäß ausgefüllt und von allen erforderlichen
Personen unterzeichnet?
Die Abgabe des vollständig ausgefüllten, unterschriebenen
und ausgedruckten Beschaffungsantrages (inkl. der Ange-
botsanfragen und eingegangenen Angebote/Absagen) ist
beim Sachgebiet Haushalt erfolgt?
6. AUFTRAGSVERGABEPHASE
Eine E-Mail über die offizielle Auftragsvergabe mit der dazu-
gehörigen Vergabenummer wurde vom Team Beschaffung
der TH Wildau an dich und den/die Auftragnehmer*in versen-
det?
7. RECHNUNGSTELLUNGSPHASE
Die Rechnung wurde nach der Leistungserbringung/Liefe-
rung der/des Artikel/s von den Auftragnehmenden erstellt?
8. RECHNUNGSPRÜFUNGSPHASE
Die erhaltene Rechnung wurde auf ihre sachliche Richtig-
keit und unter Beachtung des Zahlungsziels und eventuellen
Skontogewährungen geprüft sowie unter der Vergabenum-
mer und weiteren Dokumenten (z. B. Lieferschein) unterzeich-
14 LEITFADEN FÜR EXIST-STIPENDTIAT*INNEN net an die zuständige Haushaltsabteilung weitergeleitet?3 BESCHAFFUNGSLEITFADEN AN DER TH WILDAU
Beschaffungscheckliste 2
Beschaffungsantrag Auftragsvolumen
< 1.000,00 Euro netto
1. RECHERCHE- UND
ANGEBOTSANFRAGEPHASE
Passende Anbietende wurden für die angedachte Be-
schaffung recherchiert und eine digitale und detailliert
formulierte Angebotsanfrage unter Berücksichtigung
einer konkreten Angebotsfrist TT.MM.JJJJ (hh:mm) an
die Anbietenden versendet?
2. ANGEBOTSSICHTUNGSPHASE
Fristgemäß eingegangene Angebote wurden auf Voll-
ständigkeit und Richtigkeit geprüft?
3. BESCHAFFUNGSANTRAGSPHASE
Der Beschaffungsauftrag/Kleinauftrag wurde ausge-
füllt und gemeinsam mit den notwendigen Anlagen in
ausgedruckter Form und von allen erforderlichen Ins-
tanzen unterzeichnet in der Hochschulhaushaltsabtei-
lung eingereicht?
4. BEAUFTRAGUNGSPHASE
Die offizielle Beauftragung ist durch das Sachgebiet
Haushalt an die ermittelten Leistungserbringenden
versandt worden?
Eine Kopie des Auftrages wurde dir vom Sachgebiet
Haushalt und Beschaffungswesen via E-Mail zuge-
sandt?
5. RECHNUNGSTELLUNGS- UND
RECHNUNGSPRÜFUNGSPHASE
Die Lieferung/ Leistungserbringung ist erfolgt und die
Rechnung mit allen anderen Dokumenten, wie z. B.
dem Lieferschein, wurden auf ihre sachliche Richtig-
keit geprüft und unterschrieben?
Die Rechnung ist mit allen dazugehörigen Dokumen-
ten beim Beschaffungsteam fristgerecht eingereicht
worden?
15 LEITFADEN FÜR EXIST-STIPENDTIAT*INNENEXKURS: INTELLECTUAL PROPERTY
EXKURS:
INTELLECTUAL PROPERTY
Bei IP‘s (Intellectual Property, z. B. Erfindung) oder IP-Rechten (z. B. Urheberrecht) ist streng da-
nach zu unterscheiden, ob die den Rechtsansprüchen zu Grunde liegende Erfindung vor oder
während des Stipendiums entstand. Entstand die Erfindung vor dem Stipendium durch eine
Mitarbeiterin/ einen Mitarbeiter der Hochschule gilt das Arbeitnehmererfindungsgesetz (Arb-
nErfG). Die Rechte werden in dem Fall von der Hochschule im Sinne der „Schutzrechts- und
Verwertungsstrategie der Technischen Hochschule Wildau“ ausgeübt. Entsteht die Erfindung
während des Stipendiums liegen die Rechte beim Gründungsteam und die Hochschule ist
diesbezüglich außen vor. Das ArbnErfG gilt für den Fall nicht.
16 LEITFADEN FÜR EXIST-STIPENDTIAT*INNEN4 DIENSTREISELEITFADEN AN DER TH WILDAU
4. DIENSTREISELEITFADEN
AN DER TH WILDAU
Höchstwahrscheinlich wirst du im Rahmen deiner EXIST-Stipendiatenzeit auch einige Dienst-
reisen, z. B. zu projektbezogenen Tagungen, Konferenzen, Weiterbildungen oder zu einem
Investorenmeeting, unternehmen.
DABEI KANN ES SICH SOWOHL UM
A eine kurze Fahrt nach Berlin handeln, bei der auf den ersten Blick lediglich
Fahrtkosten zu entstehen scheinen als auch
B um eine mehrtägige Auslandsreise (inklusive Flug- und Hotelbuchung) mit
anfallender Konferenzgebühr und Tagegeld.
Ganz egal also, wie groß der Umfang deiner Reise sowohl zeitlich als auch finanziell ist, es gibt
von dir einiges zu beachten.
Bevor der gesamte administrative Ablauf näher dargestellt wird, in dem du einen Überblick über die
Antragstellung und Abrechnung von Dienstreisen bekommst, erst einmal nachstehend eine Definition
von „Dienstreise“, die sich auf das Bundesreisekostengesetz stützt:
„Entsprechend § 2 Absatz 1 BRKG sind Dienstreisen schriftlich oder elektronisch angeordnete oder ge-
nehmigte Reisen zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb der Dienststelle [TH Wildau]. […] Die-
se Genehmigung ist Voraussetzung für die Erstattung von Reisekosten. Jeder Dienstreisende muss
einen eigenen Dienstreiseantrag stellen. Bei der Anordnung und Genehmigung von Dienstreisen sind
die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu beachten. Sie dürfen nur genehmigt wer-
den, wenn Dienstgeschäfte außerhalb des Dienstortes auf andere Weise nicht erledigt werden können
und Mittel dafür zur Verfügung stehen.
Das Dienstgeschäft sollte nach Möglichkeit nur von einer Person erledigt werden.
Ist die Beteiligung von mehreren Personen erforderlich, bedarf es einer hinreichenden Begründung.“
Mehr Informationen zum Thema „Dienstreisen“ findest du grundsätzlich unter: https://www.th-wildau.
de/nc/hochschule/hochschulverwaltung/personal/informationen-zu-dienstreisen/
WICHTIG
ZU WISSEN!
Wie auch schon im „Beschaffungsleitfaden“ s. o. aufgeführt,
ist es empfehlenswert, wenn du dir gleich zu Projektbeginn
Gedanken machst, welche Veranstaltungen (Tagungen, Konfe-
renzen, Workshops etc.) und Termine du während deiner Zeit
als Stipendiat*in an der TH Wildau wahrnehmen möchtest. Du
solltest also recherchieren, wann für dich relevante Veranstal-
tungen in dem kommenden Jahr anstehen und mit welchen
Kosten diese aller Voraussicht nach verbunden sind. Am bes-
ten, du erstellst dir auch hierzu eine Übersicht in Tabellenform,
in der du alle möglichen anfallenden Kosten zu jeder einzel-
nen Dienstreise mit vorab recherchierten ersten (Schätz-)Wer-
17 LEITFADEN FÜR EXIST-STIPENDTIAT*INNEN ten auflistest.4 DIENSTREISELEITFADEN AN DER TH WILDAU
Habe hierbei aber auch schon im Hinterkopf, dass es noch diverse „kleinere“ Dienstreisen zu
zumeist kurzfristigen Terminen (Investorentreffen, Pitchings etc.) geben wird, die sich zum
jetzigen Zeitpunkt noch nicht konkret abbilden lassen, für die du aber „gedanklich“ einen Teil
der dir zur Verfügung stehenden Mittel dennoch „beiseite“ packen solltest.
NEBENKOSTEN GESAMT-
DATUM/ VERKEHRSMITTEL ÜBERNACHTUNS- TAGES-
BSP. ANLASS ORT (Z.B. GEBÜHREN, KOSTEN
ZEITRAUM & FAHRKOSTEN KOSTEN GELD4
EINTRITTSKOSTEN) (SCHÄTZUNG)
ICE + ÖPNV 88,00€/Nacht Tagungsteilnahme-
Tagung 02.02.
1 X - 04.02.
Hamburg (150,00€ + inkl, Frühstück gebühr 240,00€/ = 48,00€ = 874,00€
20,00€) (= 176,00€) Tag (= 480,00€)
Flug + ÖPNV 110,00€/Nacht
2 Konferenz
Y
15.08.
- 19.08.
Madrid (140,00€ inkl, Frühstück Konferenzgebühr
(750,00€)
= 174,00€ = 1574,00€
+ 70,00€) (= 440,00€)
Eigener PKW (
Workshop 120km* 0,20€ = Aufwandsentschädi-
3 Z 18.06. Potsdam 24,00€) + entfällt gung für Veranstalter = 12,00€ = 161,00€
Parkgebühr (120,00€)
5,00€
Tabelle 2: Übersicht der geplanten Events im EXIST-Projektjahr
Mit der Erstellung einer tabellarischen Übersicht (siehe Tabelle 2) stellst du nicht nur si-
cher, dass du dir schon mal die entsprechenden Zeiträume im Kalender sperrst, um Ter-
minüberschneidungen zu vermeiden, sondern du hast auch bereits ein Gefühl dafür, wie-
viel Mittel für Dienstreisen einzuplanen sind. Aus der Erfahrung heraus summieren sich
Dienstreisen sehr schnell auf und nehmen häufig einen größeren Teil des Budgets in An-
spruch als anfänglich zu vermuten ist. Dadurch behältst du immer die volle Kostenkont-
rolle und kannst dir gewiss sein, dass du all deine anvisierten Termine auch wahrnehmen
kannst.
4 Bundesfinanzministerium.de, Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekos-
tenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1.
Januar 2020, o. J., online verfügbar unter BMF. zuletzt zugegriffen am
17.06.2021.
Wichtiges Nachschlagewerk zum Download: Übersicht über die geltenden
18 LEITFADEN FÜR EXIST-STIPENDTIAT*INNEN
Pauschbe-träge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten im
Ausland im laufenden Kalenderjahr.4 DIENSTREISELEITFADEN AN DER TH WILDAU
1. DIENSTREISEANTRAG
Für die Beantragung einer Dienst- bzw. Fortbildungsreise bedarf es der vorherigen schrift-
lichen Genehmigung durch die Präsidentin oder den Kanzler der TH Wildau. Die Anträge soll-
ten von dir mindestens zwei Wochen vor Reiseantritt (besser noch zeitiger) im Sachgebiet
Personal eingereicht werden. Eine nachträgliche Genehmigung ist nur in Ausnahmefällen
zulässig, z. B. in Eilfällen, die keinen Aufschub dulden und wenn die Nichtausführung der Rei-
se dienstliche Nachteile mit sich bringen würde. Dies wäre dann allerdings von dir schriftlich
darzulegen und zu begründen. Beachte, dass dein Dienstreiseantrag vor Einreichung durch
den TH-internen Projektleiter ebenfalls zu unterzeichnen und somit freizugeben ist. Darüber
hinaus, muss die Finanzierung deiner Dienst- bzw. Fortbildungsreise vor Reiseantritt gesi-
chert sein.
Durch Bezeichnung der entsprechenden Kostenstelle (= deine Projektnummer) auf dem
Antragsformular wird unter anderem erklärt, dass ausreichende Mittel für die beantragte
Dienstreise zur Verfügung stehen. Ein entsprechender Kostenvoranschlag für Übernach-
tungskosten5 und Tagungsgebühren ist von dir für die Genehmigung der Kostenerstattung
anzugeben. Bei Tagungen und Kongressen ist die Einladung vom Veranstalter beizufügen.
Als Berechnungsgrundlage für deine Fahrtkosten ist entweder der Ausdruck eines Routen-
planers (z. B. Google Maps) unter Angabe der kürzesten Route, die Kostenauskunft der Bahn
oder der bevorzugten Airline für die anvisierte Verbindung beizulegen.
Die Wegstreckenentschädigung (sprich Fahrkosten) ist gesetzlich im § 5 BRKG geregelt. Für
Strecken, die du mit einem Kraftfahrzeug zurücklegst, wird eine pauschale Wegstrecken-
entschädigung in Höhe von 0,20 Euro pro Kilometer, begrenzt auf einen Höchstbetrag von
130,00 Euro für die gesamte Dienstreise, gewährt. Mit dieser Wegstreckenentschädigung
sind auch die Kosten für die Mitnahme weiterer Dienstreisender sowie die Mitnahme von
dienstlichem und persönlichem Gepäck abgegolten. Grundsätzlich können darüber hinaus
Parkgebühren bis zu 5,00 Euro pro Tag erstattet werden (die Erstattung höherer Parkgebüh-
ren ist in begründeten und von dir schriftlich zu dokumentierenden Ausnahmefällen mög-
lich).
19 LEITFADEN FÜR EXIST-STIPENDTIAT*INNEN4 DIENSTREISELEITFADEN AN DER TH WILDAU
Werden von dir Strecken aus einem triftigem Grund in einem Mietwagen oder Taxi zurückge-
legt, werden nur die entstandenen notwendigen Kosten erstattet. Sollten deine eingeplanten
Kosten (z. B. eine Teilnahmegebühr für eine Konferenz in New York) nicht direkt in Euro aus-
gewiesen werden (können), sind die Preise von dir mit einem allgemeingültigen Währungs-
rechner tagesaktuell bei Antragstellung in Euro umzurechnen und entsprechend im Antrag
abzubilden. Ein Ausdruck/Screenshot der Umrechnungsberechnung sollte ebenfalls von dir
dem Dienstreisantrag zur Sicherheit beigelegt werden. Sofern deine Gesamtreisekosten über
2.500,00 € liegen ist dem Hochschulpräsidium innerhalb der Antragstellung folgendes mit-
zuteilen:
A Welche Ziele werden mit der Dienstreise verfolgt und
B welcher Nutzen wird daraus resultierend erwartet?
Wenn deine beantragte Dienstreise durch den Kanzler, die Präsidentin genehmigt wurde,
erhältst du eine E-Mail über die Genehmigung sowie die Dienstreisenummer von der Perso-
nalabteilung. Bitte beachte ggfs. vorgenommene Änderungen im Reiseverlauf. Diese kannst
du dem Genehmigungsdokument entnehmen. Der Originalantrag inklusive der zuvor von dir
erstellten Anlagen (Kostenvoranschläge etc.) verbleibt im Sachgebiet Personal.
KLEINER TIPP!
Für deine bevorstehende
Dienstreise kann auf Antrag
eine Abschlagszahlung ge-
währt werden, wenn deine
voraussichtlichen Reisekosten
200,00 € übersteigen. Solltest
du eine derartige Abschlags-
zahlung benötigen, so musst
du deinen Dienstreiseantrag
allerdings noch zeitiger, das
heißt, mindestens 4 Wochen
WICHTIG ZU im Voraus stellen. Der Ab-
schlag kann maximal 80% der
WISSEN! Gesamtreisekosten betragen.
Ist dennoch ein Beleg abhandengekommen und du
kannst kein Duplikat anfordern (z. B. eine erneute
Zusendung der Hotelrechnung oder ein erneuter
Ausdruck deiner Flugticketrechnung), so besteht die
Möglichkeit, mit einer eidesstattlichen Erklärung zu
versichern, dass du den entsprechenden Nachweis
verloren hast und an keiner anderen Stelle zur Ab-
rechnung eingereicht hast. Dies ist allerdings von dir
schriftlich zu verfassen und sollte die Ausnahme und
nicht die Regel darstellen.
20 LEITFADEN FÜR EXIST-STIPENDTIAT*INNEN4 DIENSTREISELEITFADEN AN DER TH WILDAU
KLEINER TIPP!
Alle anderen sensiblen Informationen und
Daten solltest du auf diesen Nachweisen
schwärzen oder anderweitig unleserlich ma-
chen. Wenn nun tatsächlich Kosten in einer
ausländischen Währung entstanden sind, sind
die Ausgaben der Auslandswährung von dir er-
neut in Euro umzurechnen und auf der Reise-
kostenabrechnung entsprechend anzugeben. WICHTIG ZU
WISSEN!
Für die Umrechnung ist wie auch schon im Antragsverfahren
ein seriöser Währungsrechner zu nutzen. Als Datum der Um-
rechnung ist der Tag, an dem die Kosten entstanden sind, zu-
grunde zu legen. Die Interbankenrate ist auf +/- 0% einzustel-
len. Logischerweise ist eine Doppelabrechnung von Ausgaben
KLEINER TIPP! nicht möglich. Dies soll heißen, dass wenn beispielsweise Teile
deiner Dienstreise von einem Dritten bereits erstattet oder
Manchmal sind bei deiner Dienst- verauslagt werden, so kannst du diese Kosten kein zweites Mal
reise viele kleine Zettel und Bele- abrechnen. Die Abrechnung einschließlich sämtlicher (Origi-
ge, die ein buntes Sammelsurium nal)belege ist zeitnah nach Beendigung der Dienstreise (nicht
bilden, zusammengekommen. später als 6 Monate ab Tag der Rückkehr = Ausschlussfrist),
Stelle daher sicher, dass diese spätestens aber kurz vor Abschluss des Haushaltsjahres und/
auch allesamt mit deinem An- oder deiner EXIST-Förderung unter Angabe der von der Perso-
trag den Weg auf den Tisch des nalabteilung zugewiesenen Dienstreisenummer im Personal-
Bearbeiters/ der Bearbeiterin fin- büro einzureichen bzw. dem entsprechenden Hausbriefkasten
den. Klebe also Quittungen, Fahr- in Haus 13 einzuwerfen.
scheine und dergleichen besser
auf ein separates Blatt Papier und
verweise auch auf diesem auf die
Dienstreisenummer oder packe
alles sorgfältig in einen Umschlag.
Sollten ungeplante und unvorher-
sehbare Mehrkosten entstanden
oder starke Abweichungen zum
Antrag aufgetreten sein, so ist dies
WICHTIG ZU
von dir in einer Anlage gesondert WISSEN!
darzulegen und zu begründen.
Da diese Dokumente (Antrag und Abrechnung) fortlau-
fenden Anpassungen und gesetzlichen Änderungen un-
terliegen, wird an dieser Stelle auf eine konkrete Ausfüll-
hilfe für diese Formulare verzichtet. Solltest du feststellen,
dass du Hilfe beim Stellen dieser Anträge benötigst, kannst
du dich gern an die Mitarbeiter*innen des Personals der TH
Wildau oder an das Team des Startup Center wenden, das
KLEINER TIPP! dir bei diesen Schritten behilflich sein wird.
Darüber hinaus solltest du keine Buchungen vornehmen
Achte immer auf versteckte Gebühren, Steuern
(ganz egal ob Zugticket, Flug, Hotel oder Veranstaltungs-
und Aufschlägen (vor allem bei Flugbuchung bei
registrierung) ohne zuvor über den Dienstreiseantrag und
Low-Cost-Airlines). Wenn du die Möglichkeit hast,
die Bewilligung deiner geplanten Reise sichergestellt zu
das Hotelzimmer, den Flug oder auch die Tagungs-
haben, da du ansonsten Gefahr läufst, dass die Kosten im
gebühr auf Rechnung zu buchen, so empfiehlt es
Zweifel nicht erstattet werden können und du somit auf
sich davon Gebrauch zu machen und die TH Wil-
den Kosten „sitzen bleibst“.
dau als Zahlungsadresse anzugeben. Denn so er-
sparst du dir die Auslage und musst die Beträge
Weiterhin wird die Angemessenheit von Übernachtungs-
nicht selbst aus eigener Tasche vorschießen. Erfah-
kosten sehr unterschiedlich bewertet. Maßstab für deine
rungsgemäß spart die rechtzeitige Beantragung
Buchung sollten immer Zimmer von ortsüblichen Mittel-
und Buchung Reisekosten (vor allem Flüge und
klassehotels sein. Unvermeidbare höhere Übernachtungs-
Hotels, aber auch zum Teil Early-Bird-Tickets bei
kosten sind oftmals für die Zeit größerer Veranstaltungen
Veranstaltungen sind bei frühzeitiger Fixierung oft-
in Städten natürlich nicht auszuschließen (z. B. Messen,
mals deutlich günstiger). Diese Rabatte solltest du
Ausstellungen, politische Veranstaltungen, sportliche und
dir natürlich nicht entgehen lassen, denn so bleibt
gesellschaftliche Großveranstaltungen usw.). Um Unstim-
dir mehr Budget für andere Ausgaben im Rahmen
migkeiten zu vermeiden, sollte die Quartierfrage vor Reise-
deiner EXIST-Förderung. Es ist also umso wichtiger
beginn geklärt werden, also bereits anlässlich der Beantra-
den Dienstreiseantrag so früh wie nur möglich zu
gung deiner Dienstreise.
stellen, um von solchen Rabattaktionen der Reise-
und Event Anbieter*innen zu profitieren.
Bahnfahrten: Bei Bahnfahrten werden max. die Kosten der
2. Wagenklasse erstattet.
Flugreisen: Auch hier werden nur Flugkosten der Econo-
my-Class übernommen.
21 LEITFADEN FÜR EXIST-STIPENDTIAT*INNEN4 DIENSTREISELEITFADEN AN DER TH WILDAU
2. WÄHREND DEINER DIENSTREISE
Wenn du dich dann auf Dienstreise befindest, ist es wichtig, dass du alle Belege sammelst
und gut aufbewahrst, da du diese nach Abschluss deiner Reise im Rahmen der Reiskosten-
abrechnung zwingend benötigen wirst. Gemeint sind auch die Nachweise über kleinere Be-
träge, wie beispielsweise ein Ticket im Nahverkehr für 2,40 €.
3. DIENSTREISEKOSTENABRECHNUNG
Nach deiner Dienstreise und bei der Abrechnung der tatsächlich entstandenen Kosten,
sind neben der vollständig ausgefüllten und unterschriebenen Reisekostenabrechnung
folgende Belege im Original beizufügen:
A Fahrkarten und sonstige Fahrkostenbelege (z. B. Parktickets, Flugtickets inkl.
Rechnung, Taxiquittung, Mautgebühr)
B Hotelrechnung (diese muss zwingend auf den Arbeitgeber, sprich die
TH Wildau, ausgestellt sein)
C Nebenkosten (z. B. Teilnahmegebühren, Eintrittskosten oder auch dienstliche
Telefonate, Fax- oder Kopierkosten sowie Kosten für Gepäckaufgabe bis 15 Kg
Handgepäck, -aufbewahrung und -versicherung)
Nicht im Original (sondern als Ausdruck oder Kopie) ist der Dienstreisekostenabrechnung
dein/e Kreditkartenabrechnung bzw. Kontoauszug beizulegen - sofern diese/r zu erstat-
tende Positionen ausweist. Auch sind möglicherweise entstandene Kreditkarten- und
Wechselgebühren erstattungsfähig, die darüber ebenfalls von dir nachzuweisen sind.
Nach Abrechnung, sprich nach abschließender Bearbeitung, der Dienstreise erhältst du
eine E-Mail über die anerkannten Kosten und den zur Zahlung angewiesenen Betrag. Soll-
te es hierzu Unregelmäßigkeiten oder Unklarheiten kommen, kannst du dich jederzeit an
den/die entsprechende/n Bearbeiter*in richten und das im Idealfall noch vor Erstattungs-
eingang auf deinem dazu angegebenen Konto.
STORNIERBARKEIT BZW. STORNOKOSTEN VON BUCHUNGEN
Natürlich kann es auch mal dazu kommen, dass eine Dienstreise von dir nicht ange-
treten werden kann oder frühzeitig abgebrochen werden muss. Die Gründe dafür sind
vielfältig (z. B. Krankheit, Terminverlegung, Veranstaltungsausfall). Um flexibel sein zu
können und keine großen finanziellen Verluste zu erleiden und somit wertvolles Geld
aus deinem EXIST-Förderbudget zu verlieren, solltest du bei den jeweilig angebotenen
Buchungsklassen danach schauen, ob es möglich ist, die Leistung (Hotelzimmer, Flug
etc.) auch ohne große finanzielle Einbußen noch kurzfristig vor Reiseantritt zu
22 LEITFADEN FÜR EXIST-STIPENDTIAT*INNENSie können auch lesen
