Leitfaden Perfekter Kunden service am Telefon - Die Top-10-Checkliste für Ihren Service-Erfolg - Yuutel
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Leitfaden Perfekter Kundenservice am Telefon Die Top-10-Checkliste für Ihren Service-Erfolg yuutel.at
Perfekter Kundenservice am Telefon schafft Wettbewerbsvorteile! Produkte und Anbieter gibt es viele, ein vergleichbares Angebot ist oft nur einen Klick entfernt. Umso wich- tiger ist herausragender Kunden- service, der – ganz unabhängig von Unternehmensgröße und Branche – Guter Service bedeutet mehr, zum entscheidenden Wettbewerbs- als eine kundenfreundliche Tele vorteil gegenüber Mitbewerbern fonnummer auf der Website wird. Und zwar vor, während und anzubieten – erstklassiger telefo- selbstverständlich auch nach dem nischer Kundenservice braucht ein Kauf. Konzept! Das Telefon bleibt auch 2021 der Mit diesem Leitfaden geben wir wichtigste Kundenservice-Kanal. Ihnen eine Schritt-für-Schritt-An Wenn es dringend ist, zieht jeder leitung für bessere Erreichbarkeit zweite Kunde ein Telefongespräch und 100 % professionellen Telefon- E-Mails und Chats vor 1. Telefonieren kontakt an die Hand. ist unkompliziert, persönlich und Gerne beraten Sie die yuutel schnell – und besonders im Online- Viel Inspiration beim Lesen und Spezialistinnen und Spezialisten Geschäft, wo die direkte Kunden gutes Gelingen! persönlich zu Ihrem perfekten nähe weitgehend fehlt, ein wichti- telefonischen Erreichbarkeits- ges Vertrauensmerkmal. Ihr konzept! Kontaktieren Sie uns Markus Mayr unter 0800 240 40 10 oder Solutions Consultant bei yuutel service@yuutel.at. So wichtig ist telefonischer Kundenservice: 48 % 69 % 77 % der Kunden kontaktieren haben in den letzten 12 Monaten würden bei erstklassigem Unternehmen am liebsten den Anbieter wegen schlechtem Kundenservice wieder beim per Telefon. Kundenservice gewechselt. selben Unternehmen kaufen. Quelle: NewVoiceMedia 1 1 NewVoiceMedia (2018): Studie „Emotionale Aspekte im Kundenservice“, yuutel.at/hubfs/Studien/NewVoiceMedia-Emotionale-Aspekte-im-Kundenservice.pdf (15.01.2021). 2 Leitfaden Perfekter Kundenservice am Telefon
Checkliste: In 10 Schritten zu perfektem telefonischen Kundenservice Zum Abhaken 1. Meine Anruferinnen und Anrufer können mich kostenlos unter einer professionellen Service-Telefonnummer erreichen. 4 2. Ich bin während der Servicezeiten immer rasch und zuverlässig erreichbar. 6 3. Ich sorge auch außerhalb der Servicezeiten dafür, dass sich meine Anruferinnen und Anrufer gut betreut fühlen. 8 4. Ich spare Zeit und Geld durch eine automatisierte Anrufverteilung. 9 5. Meine Anruferinnen und Anrufer hören professionelle Telefonansagen für eine positive Grundstimmung. 11 6. Ich mache meinen Anruferinnen und Anrufern die Wartezeit am Telefon so angenehm wie möglich. 12 7. Ich kann meine Anrufdaten anhand von Statistiken auswerten und damit mein Service stetig optimieren. 13 8. Ich kann auch im Notfall, z.B. bei Stromausfällen oder Feueralarm, meine Erreichbarkeit sicherstellen. 15 9. Ich verknüpfe mein Telefonie-System mit meiner Kundendatenbank, um meine Geschäftsprozesse zu optimieren. 16 10. Meine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind gut geschult und haben Serviceorientierung verinnerlicht. 18 Leitfaden Perfekter Kundenservice am Telefon 3
1. Meine Anruferinnen und Anrufer können mich kostenlos unter einer professionellen Service-Telefon- nummer erreichen. Das Telefon ist auch 2021 der Das sind die gröSSten Vor- wichtigste Servicekanal: 66 % aller teile einer 0800-Rufnummer Kundinnen und Kunden greifen bei für Ihr Unternehmen: dringenden Anliegen zum Hörer und wünschen sich eine schnelle Reak- Sie geben Ihren Kunden die Für eine 0800-Rufnummer ist tion.2 Machen Sie es Ihren Anrufer Möglichkeit, direkt mit Ihnen in kein Adressnachweis wie bei innen und Anrufern also so einfach Kontakt zu treten. geografischen Rufnummern 4 und so bequem wie möglich, Ihr erforderlich. Unternehmen zu erreichen! Zufrie- Kunden bekommen das Gefühl, dene Käuferinnen und Käufer zahlen geschätzt und bei Ihnen gut Sie profitieren von zufriedenen nachhaltig auf Ihren Geschäftserfolg aufgehoben zu sein. Kunden und Partnern, die gerne ein. wieder bei Ihnen kaufen und Ihr Ihr Unternehmen tritt profes- Unternehmen weiterempfehlen. Am besten gelingt der telefoni- sionell, serviceorientiert und sche Kundenkontakt mit einer vertrauenswürdig auf. Sie haben Einblick in Ihre Anruf professionellen, kundenfreund- statistik und können diese Daten lichen 0800-Servicerufnummer 3. Ihr Unternehmen profitiert von zur Optimierung Ihrer telefoni- 0800-Nummern sind für Ihre Anrufer einer einheitlichen Rufnummer in schen Services nutzen. innen und Anrufer immer kostenfrei der Kommunikation nach außen. ⟶ mehr dazu in Kapitel 7 – die Gesprächskosten übernehmen Sie als Anbieter der Servicerufnum- mer. Damit zeigen Sie sich beson- ders kundenorientiert. 0800-Rufnummern werden von Konsumentinnen und Konsumenten als besonders kundenfreundlich wahrgenommen.5 2 Zendesk (2019): Customer Experience Trend Report 2020, www.zendesk.de/customer-experience-trends (12.06.2020). 3 yuu Line 0800-Nummern, yuutel.at/0800-nummern 4 yuutel: Festnetznummern in Österreich: Wie Unternehmen rechtssicher bleiben, blog.yuutel.at/festnetznummern-oesterreich-rechtssicher-bleiben (03.07.2020). 5 MindTake Research (2017): Studie „Gratis-Hotlines im Kundenservice“, blog.yuutel.at/0800-gratis-hotlines-im-kundenservice-studie (12.06.2020). 4 Leitfaden Perfekter Kundenservice am Telefon
Tipp: International professio- nell erreichbar bleiben! Das sollten Sie bei der Wahl einer 0800-Servicer ufn ummer 0800-Nummern sind ausschließ- beachten: lich für nationale Anrufer/ innen erreichbar. Um auch Ist die Rufnummer seitens des Anbieters bereits behördlich beantragt? internationale Kunden perfekt zu Wie lange dauert die Einrichtung? servicieren, gibt es Alternativen: Können Sie die Rufnummer frei wählen? mit einer Universal Freephone Sind die Kosten transparent? (UIFN)-Nummer sind Sie aus vielen Ländern kostenlos unter Mehr unter: yuutel.at/0800-nummern einer einzigen Telefonnummer erreichbar; mit einer virtuellen geografischen Rufnummer zum ortsüblichen Tarif. Mehr unter: yuutel.at/ internationale-servicenummern 5 gute Gründe für Kundenservice am Telefon: Das Telefon bleibt der Support-Kanal No.1, auch wenn digitale Servicekanäle wichtiger werden. Im Kundenservice zählt der direkte Kontakt mit Menschen. 91 % der Kunden legen Wert darauf, ein Unternehmen telefonisch erreichen zu können. Je dringlicher ein Problem, desto eher greifen Kunden zum Telefon. 66 % der Kunden bevorzugen bei dringenden oder komplexen Anliegen den Telefonkontakt. Gute Erreichbarkeit ist entscheidend für Kundenzufriedenheit. Drei Viertel der Kunden wechseln nach einer schlechten Erfahrung den Anbieter. Telefonkontakt gleich mit dem richtigen Ansprechpartner sorgt für rasche und unkomplizierte Lösungen. So einfach kommen Sie zur Ihrer 0800-Nummer: Online-Nummern-Shop KURZ & KNAPP: von yuutel Wie eine 0800-Servicenummer Ihren Kundenservice verbessert, In 2 Minuten bestellt, erklären wir in diesem Video: https://youtu.be/CFzjQBuydP8 in 1 Werktag aktiviert Freie Wahl aus Rufnummernpool Schon ab 9,90 € pro Monat shop.yuutel.at Leitfaden Perfekter Kundenservice am Telefon 5
2. Ich bin während der Servicezeiten immer rasch und zuverlässig erreichbar. Ihre Kundinnen und Kunden erwar- ten, dass Sie schnell und unkompli- ziert erreichbar sind – besonders zu Ihren Geschäftszeiten! Ein ständiges Besetztzeichen, lange Wartezeiten oder Anrufe, die ins Leere gehen, vermitteln Ihren Anrufern einen un- professionellen Eindruck von Ihrem Unternehmen. Sorgen Sie also dafür, dass sich Ihre Anruferinnen und Anrufer gut betreut fühlen und set- zen Sie hierbei auch auf technische Unterstützung. Professionelle Servicerufnummern können mit unzähligen Optionen für die automatisierte Anrufvertei- lung ausgestattet werden (⟶ mehr dazu in Kapitel 4). Damit stellen Sie So bleiben Sie mit Ihrer sicher, dass Anrufe immer angenom- Servicerufnummer men werden und Ihnen kein Umsatz verlässlich erreichbar: entgeht. Erstellen Sie ein Erreichbarkeits- Begleiten Sie Ihre Anrufer/innen konzept: Wohin sollen einge- professionell durch Wartezeiten, hende Anrufe geleitet werden, z.B. durch entsprechende An wenn Ihre Hauptrufnummer nicht sagen. erreichbar oder besetzt ist? ⟶ mehr dazu in Kapitel 5 Was passiert mit Anrufen außer- und Kapitel 6 halb Ihrer Geschäftszeiten, an Wochenenden und Feiertagen? Ermöglichen Sie Alternativen: Wie gehen Sie mit Anrufen aus Ist gerade kein persönlicher An- dem Ausland um? sprechpartner erreichbar, bieten ⟶ mehr dazu in Kapitel 4 Sie Ihren Anruferinnen und Anru- fern zumindest ein Rückruf-Ser- vice oder die Möglichkeit, eine Sprachnachricht zu hinterlassen. 6 Leitfaden Perfekter Kundenservice am Telefon
Lesetipp auf unserem Blog: Anrufe steuern: 7 Routings, die für jedes Unternehmen Das sind die gröSSten Vor- nützlich sind 6 teile eines professionellen Anrufmanagements: Sie signalisieren Ihren Anrufer Nie wieder entgangene Anrufe! Gerne beraten Sie die yuutel innen und Anrufern, dass Sie Spezialistinnen und Spezialisten deren Anliegen ernst nehmen. Ein gut durchdachtes Erreichbar- persönlich zu Ihrem perfekten keitskonzept unterstützt Ihren telefonischen Erreichbarkeits- Hervorragend betreute Kund Geschäftserfolg – Ihren Routing konzept! Kontaktieren Sie uns innen und Kunden bringen mehr wünschen sind (fast) keine Gren- unter 0800 240 40 10 oder Umsatz und steigern Ihre Wett- zen gesetzt. service@yuutel.at. bewerbsfähigkeit. Telefonisches Homeoffice: Zuhause telefonieren wie im Büro! Krisen und unerwartete Ereignisse können flexible Anpassungen im beruflichen Alltag notwendig machen. Mit einer Cloud-Telefonanlage und den dazugehörigen Soft Clients für Smartphones und PCs können Sie rasch flexibles Kundenservice im Homeoffice realisieren. Das hat sich besonders in der Corona-Krise für Unternehmen bezahlt gemacht 7. yuu Phone – Ihre flexible VoIP-Telefon anlage aus der Cloud Telefonieren Sie einfacher, flexibler und günstiger – mit Ihrer Büronummer auch von zu Hause oder unterwegs, egal mit welchem Endgerät (Tisch telefon, Smartphone, PC): yuuphone.at 6 yuutel: Anrufe steuern; 7 Routings, die für jedes Unternehmen nützlich sind, blog.yuutel.at/routing-tricks-fuer-unternehmen (12.06.2020). 7 yuutel: Homeoffice in der Krise: Zuhause telefonieren wie im Büro, blog.yuutel.at/telefonisches-homeoffice-coronavirus (07.07.2020). Leitfaden Perfekter Kundenservice am Telefon 7
3. Ich sorge auch außerhalb der Servicezeiten dafür, dass sich meine Anruferinnen und Anrufer gut betreut fühlen. Kaum ein Unternehmen ist regulär 24/7 erreichbar – und das ist in Ordnung. Was aber ein absolutes No-Go ist: Anrufe ins Leere gehen zu lassen und Ihre Kunden und Partner Jährlich verlieren Unternehmen damit zu frustrieren – und womög- lich zu verlieren. Eine intelligente 12,7 Milliarden Euro Umsatz an die Servicerufnummer bietet Ihnen zahl- reiche Möglichkeiten, um Anrufer Konkurrenz, weil der Kundenservice innen und Anrufer auch außerhalb Ihrer Servicezeiten gut zu betreuen. schlecht ist.10 So gehen Sie professionell mit Anrufen auSSerhalb der Geschäftszeiten um: Optimale Erreichbarkeit am Wo- Informieren Sie Ihre Anrufer mit Telefonische Rufbereitschaft für chenende, an Feiertagen oder in einer professionellen Telefonan- besondere Kundenfreundlichkeit: den Betriebsferien: Nutzen Sie sage über Ihre Servicezeiten und Mit einer Rufbereitschaftslösung 8 zeitbasierte Routings, um Anrufe alternative Kontaktmöglichkeiten. organisieren Sie die telefonische außerhalb Ihrer Geschäftszeiten ⟶ mehr dazu in Kapitel 5 Erreichbarkeit außerhalb des an alternative Anrufziele weiter- Normalbetriebs einfach und zuleiten. Das kann z.B. eine Mit- Die Sprachbox als „passiver“ flexibel – über die Smartphones arbeiterin in der Bereitschaft, ein Kommunikationskanal: Geben Ihrer Mitarbeiter/innen bzw. anderer Standort oder ein extern Sie Kunden und Interessenten über Bereitschaftshandys. Die beauftragtes Callcenter sein. die Möglichkeit, Ihr Anliegen als Basis bildet ein gut durchdachter ⟶ mehr dazu in Kapitel 4 Sprachnachricht zu deponieren Bereitschaftsplan. – Kontaktdaten für einen Rückruf inklusive. ⟶ mehr dazu in Kapitel 6 Lesetipp auf unserem Blog: In 5 Schritten zur perfekt organisierten Rufbereit- schaft 9 8 yuutel Rufbereitschaft, yuutel.at/rufbereitschaft 9 yuutel: In 5 Schritten zur perfekte organisierten Rufbereitschaft, blog.yuutel.at/rufbereitschaft-planung (12.06.2020). 10 NewVoiceMedia (2018): Studie „Emotionale Aspekte im Kundenservice“, yuutel.at/hubfs/Studien/NewVoiceMedia-Emotionale-Aspekte-im-Kundenservice.pdf (15.01.2021). 8 Leitfaden Perfekter Kundenservice am Telefon
4. Ich spare Zeit und Geld durch eine automatisierte Anrufverteilung. Niemand möchte am Telefon lange So sorgen Sie mit intelli- Auswahlmenüs für warten oder von Ansprechpartner genter Anrufverteilung Anrufer: zu Ansprechpartner weitergereicht für zufriedenere Kunden: Geben Sie Ihren Anruferinnen werden. Machen Sie es besser, und Anrufern die Möglichkeit, indem Sie selbst Regie über Ihre selbst ihr Anliegen durch Tasten- Anrufe führen. Ein gezieltes Leiten Direkt zum richtigen druck einzugrenzen. Auch die von Anrufen auf Basis eines flexiblen Ansprechpartner: Eingabe der Kundennummer, Routing-Konzepts spart Zeit, Geld Verteilen Sie eingehende Anrufe Postleitzahl oder Produktgruppe und Nerven – für Sie und Ihre Kun- nach von Ihnen festgelegten Re- ist so möglich. Das System leitet dinnen und Kunden! geln auf verschiedene Ziele, z.B. den Anruf direkt an die richtigen nach der geografischen Herkunft Ansprechpartner/innen weiter, der Anrufer, Uhrzeit, Datum, z.B. an die Produktabteilung, zur Sprach-Skills der Mitarbeiter/ Buchhaltung oder den Technik- innen, Agent-Status oder pro- Support. zentuellen Quoten. Das Routing arbeitet automatisch für Sie im Sprachgesteuerte Hintergrund! Menüführung: Spracherkennungssysteme sind Tipp: heute sehr ausgereift und erken- Halten Sie Auswahl- nen KI-unterstützt die Sprach- Menüs kompakt und befehle Ihrer Anruferinnen und leicht verständlich! Anrufer. Gemäß den hinterlegten Zu viele Auswahl-Optionen – Routing-Regeln verbindet das womöglich über mehrere System automatisch zur richti- verschachtelte Ebenen – gen Ansprechperson weiter. verwirren Ihre Anrufer/innen und führen oft zum Ge- Vorhandene Kunden sprächsabbruch. 4–5 Optio- daten nutzen: nen sind das Maximum! Verknüpfen Sie Ihre CRM-Daten bank mit Ihrer Telefonie für per- sonalisierte Routings! Versehen Sie z.B. besonders wertvolle Kunden mit einem VIP-Label und ziehen diese in Warteschleifen vor („VIP-Routing“) oder setzen Sie unerwünschte Spaßanrufer oder betrügerische Rufnum- mern 11 auf eine Blockliste. -⟶ mehr dazu in Kapitel 9 11 yuutel: Ping-Anrufe: So schützen Sie Ihr Unternehmen vor Abzocke am Telefon, blog.yuutel.at/ping-anrufe-so-schützen-sie-ihr-unternehmen-vor-abzocke-am-telefon (16.06.2020). Leitfaden Perfekter Kundenservice am Telefon 9
Das sind die größten Vorteile von intelligentem Routing: Schnelle Bearbeitung Entlastung des Teams: der K unden-Anliegen: Ihre Mitarbeiterinnen und Mitar- Durch vordefinierte Regeln beiter können sich komplexeren landen Anruferinnen und Anrufer Aufgaben widmen, einfache rasch beim richtigen Ansprech- Routineaufgaben erledigt das partner. System. Kein Investment in Zufriedene Kundinnen Hardware: und K unden: Sie müssen keine zusätzliche Ihre Anrufer/innen fühlen sich Hardware anschaffen, sondern bei Ihnen gut aufgehoben und nutzen die Skalierbarkeit eines kompetent betreut. Das wirkt intelligenten Cloud-Netzes mit sich positiv auf die Kundenbin- all seinen Routing-Funktionali dung und Ihren Umsatz aus. täten. Tipp: Setzen Sie beim Routing auf Flexibilität! Bei professionellen Telefonie-Anbietern wie yuutel können Sie Ihre Rou- tingpläne in der Regel selbst in einem Online-Portal ändern. Das erlaubt Ihnen, Ihre Routing-Pläne flexibel anzupassen und kurzfristige Änderun- gen, wie z.B. Urlaube oder Krankenstände, zu berücksichtigen. Lesetipps auf unserem Blog: 6 Servicerufnummern-Life Hacks, die Sie kennen sollten 12 Automatisierung: Wie Sprachsysteme Ihren Tele- fon-Support vereinfachen 13 12 yuutel: 6 Servicerufnummern-Life Hacks, die Sie kennen sollten, blog.yuutel.at/servicerufnummern-life-hacks (07.07.2020). 13 yuutel: Automatisierung: Wie Sprachsysteme Ihren Telefon-Support vereinfachen, blog.yuutel.at/ivr-sprachdialogsysteme (15.1.2021) 10 Leitfaden Perfekter Kundenservice am Telefon
5. Meine Anruferinnen und Anrufer hören professionelle Telefon ansagen für eine positive Grundstimmung. Ihre Telefonansage kann einer der Das sind die 6 wichtigsten So konzipieren Sie ersten Kontaktpunkte zu einem Telefonansagen für pro- Telefonansagen, die (potenziellen) Kunden sein. Sorgen fessionelle Unternehmen: Kunden wirklich freuen: Sie also dafür, dass sich Ihre Anrufe- rin oder Ihr Anrufer vom Start weg 1. Begrüßungsansage Stellen Sie relevante Informati- wohlfühlt – auch in Ihrer Abwesen- 2. Warteschleife onen bereit. Erklären Sie Ihren heit. Es lohnt sich, in dieses Thema 3. Ansage außerhalb der Anrufer/innen, warum sie diese zu investieren, denn: für professio- Geschäftszeiten Telefonansage hören, z.B. bei nelle Telefonansagen gibt es viele 4. Ansage bei Nicht-Erreichbarkeit Anruf außerhalb der Geschäfts- sinnvolle Einsatzmöglichkeiten, die 5. Ansage bei Störung zeiten oder in einem Störfall. Ihnen und Ihren Anrufer/innen den 6. Auswahlmenü Informieren Sie über alternative Alltag erleichtern! Kontaktmöglichkeiten (z.B. E-Mail, Chat, Kontaktformular) oder etwaige Self-Service-Ange- Tipp: bote auf Ihrer Website. Achtung, falsche Auswahl! Erklären Sie Ihren Anrufer/innen den weiteren Verlauf. Benennen Bei der Menü-Auswahl kann Sie die Abteilung oder den An- es passieren, dass der Anrufer sprechpartner, mit welcher die einen Fehler beim Tastendruck Anrufer/in verbunden wird oder macht oder die Spracherken- was nach Überschreitung einer nung nicht funktioniert. Überle- gewissen Wartezeit passiert (z.B. gen und konzipieren Sie Ansagen Möglichkeit, Nachricht zu hinter- für solche Fehlausgänge! lassen, Rückruf-Option). Verwenden Sie angenehme Musik und bieten Sie gute Tonqualität. Lassen Sie Ihre Telefonansagen professionell produzieren und wählen Sie stimmungsvolle Musik, die nicht zu aufdringlich oder klischeehaft ist und zu Ihrem Unternehmen Sie wollen perfekte Telefonansagen? Unsere kostenlose Checkliste hilft passt. Ihnen bei der Konzeption – erprobte Textbeispiele inklusive! Kostenloser Download „Checkliste für perfekte Telefonansagen“ 14 14 yuutel: Checkliste für perfekte Telefonansagen, yuutel.at/checkliste-telefonansagen Leitfaden Perfekter Kundenservice am Telefon 11
6. Ich mache meinen Anruferinnen und Anrufern die Wartezeit am Telefon so angenehm wie möglich. Auch wenn so manchem Anrufer Verzichten Sie dabei auf Allge- Sprachbox als zusätzlicher Kom- davor graut: ohne Warteschleife meinplätze wie „Wir melden uns munikationskanal: Geben Sie ist professioneller Telefon-Support in Kürze“, sondern nennen Sie Ihren Kunden und Interessenten oft nicht möglich. Sorgen Sie dafür, konkrete Zeitangaben (z.B. fünf die Möglichkeit, bei Nicht- dass sich die Wartezeit am Telefon Minuten). Erreichbarkeit eine Sprachnach- für Ihre Kunden und Partner so an- richt zu hinterlassen. Auf diese genehm wie möglich anfühlt – und Tipp: Weise ermöglichen Sie es den nicht wie ein „notwendiges Übel“. Weniger ist bei Warte- Anrufenden, ihre Anliegen rund Eine professionelle Warteschleife schleifen mehr! um die Uhr zu deponieren. De- sollte gut durchdacht sein und Ihre Vermeiden Sie bei Warte- finieren Sie einen internen Pro- Anrufer/innen bei Laune halten. schleifen-Ansagen unnötige zess, um Anrufer/innen schnellst- Wiederholungen. Diese möglich zurückzurufen bzw. auf bringen den Anrufern keinen deren Anliegen zu reagieren. So verkürzen Sie Ihren Nutzen, aber nerven schnell. Anrufern die Zeit in der Dafür können Sie sich bei der Warteschleife: Musikauswahl ruhig trauen, aus der Masse hervorzuste- Tipp: Eine freundliche Begrüßungs- chen – etwa mit einem hu- Nutzen Sie „Voice2Mail“ ansage mit angenehmer Musik morvollen Begrüßungslied. zur Arbeitserleichte- und relevanten Informationen rung! verbessert die anfängliche Grundstimmung enorm. Diese Mit der Funktion „Voice2Mail“ Loops können Fakten zu Ihrem Rückruf-Service bei hohem erhalten Sie Sprachnachrichten Unternehmen, alternative Kon- Anrufaufkommen: Wenn es Ihrer Anrufer als Audiofile direkt taktmöglichkeiten oder eine Er- länger als fünf Minuten dauert, via E-Mail. Auch Texttranskripte klärung für die längere Wartezeit ist es empfehlenswert, den zur Weiterverarbeitung in Dritt- beinhalten. Vermeiden Sie dabei Anrufer/innen Alternativen systemen sind möglich. eine allzu werbliche Ansprache anzubieten. Viele Anrufer/innen – bei Kunden mit akuten Proble- schätzen die Möglichkeit, nach men gießt dies womöglich noch Hinterlassen ihrer Kontaktdaten mehr Öl ins Feuer. vom Unternehmen zurückgeru- Lesetipp auf unserem Blog: fen zu werden. Professionelle 7 Telefon-Warteschleifen des Verbleibende Wartezeit mittei- Telefonie-Systeme bieten diese Grauens – und wie man es len: Menschen sind eher bereit Rückruf-Option nach einer vor- besser macht 15 zu warten, wenn sie wissen, definierten Zeitspanne (z.B. nach wie lange es dauern wird. Infor- 30 Sekunden) automatisch an. mieren Sie Ihre Anrufer/innen daher mithilfe eines intelligenten Anrufmanagement-Systems über die voraussichtliche Wartezeit. 15 yuutel: 7 Telefonwarteschleifen des Grauens – und wie man es besser macht, blog.yuutel.at/telefon-warteschleifen-des-grauens (17.06.2020). 12 Leitfaden Perfekter Kundenservice am Telefon
7. Ich kann meine Anrufdaten anhand von Statistiken auswerten und damit mein Service stetig optimieren. Schluss mit der „Anruf-Blackbox“! Durchschnittliche Professionelle Telefonie-Anbieter Antwortzeit: wie yuutel gewähren Ihnen Einblick Wie lange warten Kundinnen in alle relevanten Statistiken und und Kunden auf eine Reaktion? Anrufdaten zu Ihrer Service-Tele Als Faustregel für Contact fonnummer. So können Sie die Center gilt, dass innerhalb von Customer Satisfaction Performance Ihrer Service-Hotline 20 Sekunden 80 % der Anrufe Score (CSAT): jederzeit analysieren und erkennen angenommen werden müssen. Wie zufrieden sind Ihre sofort, an welchen Stellschrauben Kundinnen und Kunden mit Sie zur Optimierung drehen sollten. Tipp: dem Support? Damit sorgen Sie für zufriedenere Damit Sie gleich erkennen, Bitten Sie Ihre Anrufer/innen am Kundinnen und Kunden – und mehr wenn die Wartezeiten Ihrer besten unmittelbar nach dem Umsatz! Anrufer/innen zu lange sind, Telefonat um Feedback – Sie können Sie sich von Ihrem können dazu z.B. eine vollauto- Damit Sie sich aber nicht in Daten- Anbieter eine Warnfunktion matisierte IVR-Lösung einsetzen: mengen verlieren, sollten Sie sich einrichten lassen und bei Ihre Anrufer/innen beantworten bei der Auswertung nur auf jene Key Bedarf sofort mehr Agenten Fragen zur Servicequalität auf ei- Performance Indicators (KPIs) be- zuschalten. ner vordefinierten Skala per Tas- schränken, die für Ihr Unternehmen tendruck. Der Durchschnittswert wirklich relevant sind. liefert Ihnen ein Bild darüber, wie gut sich Ihre Kundinnen und First Call Resolution Kunden von Ihnen betreut fühlen Diese 5 KPIs sollten Sie (FCR): – auch über die Zeit hinweg. im telefonischen Kunden Wie viele Kundenanfragen service im Blick behalten: können bereits beim ersten Net Promoter Score Telefonkontakt gelöst werden? (NPS): Auch wenn es herausfordernd Empfehlen Kundinnen und Anzahl der Support- sein kann: Bemühen Sie sich, Kunden Ihr Unternehmen weiter? Anrufe: Kundenanliegen direkt zu klären Der NPS ist ein Indikator für die Wie viele Anrufe gehen bei – Ihre zufriedenen Kundinnen Wahrscheinlichkeit, dass ein Ihnen ein? und Kunden werden es Ihnen mit Kunde Ihr Unternehmen weiter- Analysieren Sie die Anzahl der Loyalität danken. empfiehlt. Der Vorteil gegenüber eingehenden Support-Anfragen, dem Customer Satisfaction um Ihr Service-Center optimal Score: Der NPS zielt auf eine auszulasten und Ihren Kundinnen konkrete Handlung ab, nicht auf und Kunden eine gleichbleibend eine Emotion. hohe Servicequalität zu bieten. Sie erkennen Muster und Auslas- tungsspitzen? Stimmen Sie die Dienstpläne der Mitarbeiter/innen auf den tatsächlichen Bedarf ab! Leitfaden Perfekter Kundenservice am Telefon 13
Tipp: Gestalten Sie übersichtliche Dashboards! Ein gut aufbereitetes, optisch ansprechendes Dashboard erleichtert es Ihnen, Ihre Anrufstatistiken auf einen Blick zu erfassen. Achten Sie deshalb bei der Auswahl Ihres Telefonie-Anbieters nicht nur darauf, welche Daten erfasst werden, sondern auch, wie übersichtlich die Reports aufbereitet sind! Die yuutel Kundenzone 16 liefert Kundinnen und Kunden Statistik daten zu ihren Servicerufnummern – in Grafik- und Listenansicht: Tägliche Statistiken zu allen Anrufen Einzelgesprächsdetails abrufen Benutzerdefinierte Zeiträume und Filter Download der Daten 16 yuutel Kundenzone, kundenzone.yuutel.at 14 Leitfaden Perfekter Kundenservice am Telefon
8. Ich kann auch im Notfall, z.B. bei Stromausfällen oder Feueralarm, meine Erreichbarkeit sicherstellen. Ob Hackerangriff, Stromausfall oder Ein anderer Kontakt Stromausfall! technisches Gebrechen: Kein Un- kanal ist ausgefallen! Die meisten VoIP-Telefone nutzen ternehmen ist vor unerwarteten Er- Egal, ob Ihr Mail- oder Web- zur Stromversorgung Power- eignissen gefeit! Sorgen Sie mit der Server streikt oder das Internet Over-Ethernet (PoE). Damit richtigen Vorbereitung dafür, dass komplett ausgefallen ist: Stellen werden die im Netzwerk ange- Ausnahmesituationen Sie nicht eis- Sie sicher, dass die Kommunika- schlossenen Geräte über das kalt erwischen und Sie auch in der tion temporär auf einen anderen Ethernet (LAN)-Kabel mit Strom Krise für Ihre Kundinnen und Kunden Kontaktkanal (Telefon, E-Mail, versorgt. Damit Sie weiterhin erreichbar bleiben. Dies können Sie Chat etc.) verlagert werden über VoIP telefonieren können, z.B. mit Notfall-Routingplänen für kann. Bereiten Sie Telefonansa- muss aber auch Ihre Internet Ihre Telefonie sicherstellen. gen und Auto-Reply-Nachrichten leitung, sprich das Modem bzw. für verschiedene Eventualitäten der Router, notversorgt sein. vor, die per Knopfdruck ein- und Vor diesen Notfall ausgeschaltet werden können. situationen sollten Sie Richten Sie einen Anrufbeant- Binden Sie unbedingt auch Ihre Ihr Customer Service worter ein, auf dem Kunden ihre Smartphones in die Telefonanlage Anliegen deponieren können ein! Die Mobile Clients Ihres Tele- wappnen: und im Anschluss zurückgerufen fonie-Systems fungieren wie eine werden. Durchwahl bzw. Teilnehmer-Neben- Die Telefonanlage ist stelle. Alternativ können Sie auch ausgefallen! Feueralarm! eine unbedingte Rufweiterleitung Aktivieren Sie Ihre vorbereiteten Bereiten Sie für den Fall des Fal- Ihrer eingehenden Anrufe auf Mit Notfall-Routings – das sind Wei- les eine Telefonansage und eine arbeiter-Handys einrichten. terleitungen Ihrer Anrufe über Auto-Reply-Nachricht vor, die eine Back-up-Leitung oder das per Knopfdruck ein- oder ausge- Auch wenn es mühsam erscheint: Mobilfunknetz, die dann z.B. von schaltet werden kann – im Ideal- Im tatsächlichen Krisenfall werden Ihren Support-Mitarbeiter/innen fall auch über das Smartphone. Sie dankbar für diese Vorbereitun- am Handy entgegengenommen Der Anrufbeantworter kann so gen sein! werden können. Im besten Fall eingerichtet werden, dass er so- bekommen Ihre Anrufer/innen fort anspringt, wenn Anrufe nicht gar nichts vom Ausfall mit. angenommen werden. Lesetipp auf unserem Blog: Notfallcheckliste für Ihr Callcenter 17 Tipp: Übung macht auch in der Not den Meister! Proben Sie unbedingt für den Ernstfall! Stellen Sie beispielsweise sicher, dass Sie ein Notfall-Routing jederzeit selbst im Unternehmen aktivieren und auch wieder zurücknehmen können. 17 yuutel: Corona-Krise: Notfallcheckliste für Ihr Callcenter, blog.yuutel.at/corona-notfallcheckliste-callcenter (15.01.2021) Leitfaden Perfekter Kundenservice am Telefon 15
9. Ich verknüpfe mein Telefonie-System mit meiner Kundendatenbank, um meine Geschäftsprozesse zu optimieren. Sie möchten die Qualität und Effizi- enz der telefonischen Kundenbe- ratung in Ihrem Unternehmen ver- bessern? Dann kommen Sie um eine Verknüpfung Ihres Telefonie-Systems mit Ihrer CRM-Datenbank nicht um- hin! Das ist viel weniger kompliziert, Zugriff auf alle relevanten als Sie vielleicht vermuten – und Kundeninformationen: Sammeln bringt eindeutige Vorteile für Ihr Sie alle Kundeninformationen Geschäft sowie Ihre Kundinnen und in einem Tool! Tickets werden Kunden. direkt bei Anrufannahme erstellt und bestehenden Kunden auto Erweiterung der Systeme: Rufen matisch zugeordnet. Die Service- Sie Ihre Kontakte per Click-to- Das bringt die Integration Mitarbeiterin sieht auf einen Call 19 direkt aus Ihrem CRM-Tool Ihres Telefonie-Systems in Blick, ob und wann der Kunde an oder nehmen Sie Telefonate Ihre Kundendatenbank: schon einmal angerufen hat, direkt aus der Anwendung an. welche Webseiten im Vorfeld Alle relevanten Kundeninfor- Routing-Entscheidungen basie- besucht wurden oder welche mationen stehen während des rend auf CRM-Informationen: Produkte beim Unternehmen Telefongesprächs zur Verfügung. Leiten Sie Anrufe anhand von gekauft werden. Das erspart CRM-Einträgen automatisiert dem Kunden, sein Anliegen Nach dem Anruf kann die an bestimmte Ziele. So kann immer und immer wieder von Service-Mitarbeiterin die im etwa eingestellt werden, dass Neuem erklären zu müssen und Gespräch gewonnenen Infor- bestimmte Kunden zu fixen verkürzt die durchschnittliche mationen direkt als Feedback Support-Mitarbeiter/innen wei- Bearbeitungszeit pro Anrufer. im CRM-System hinterlegen tergeleitet werden oder Kunden Einer Studie von BIA/Kelsey 18 und mit Kolleg/innen teilen. Sie ab einem gewissen Jahresumsatz zufolge bringt eine verbesserte profitieren von einer übersichtli- priorisiert behandelt werden. Kundenberatung um bis zu 30 % chen Kundenhistorie aus Tickets, ⟶ mehr dazu in Kapitel 4 mehr Umsatz! Anrufen und internen Notizen. 18 BIA/Kelsey (2016): Call Commerce: A $1 Trillion Engine – A CMO Guide to Click-to-Call Opportunity, www.biakelsey.com/research-data/current-research/call-commerce-1- trillion-economic-engine (17.06.2020). 19 yuutel: Click-to-Call: Höhere Conversions für Ihre Website mit Browser-Anrufen, blog.yuutel.at/anrufe-im-browser-vorteile (08.07.2020). 16 Leitfaden Perfekter Kundenservice am Telefon
So funktioniert die Kopplung der CRM-Daten an das Telefon-System: Moderne Telefonie-Plattformen können mit externen Systemen kommunizie- ren. Durch den automatischen Austausch der Systeme (per HTTP-Request oder Schnittstelle [APIs]) können Informationen z.B. an eine externe Daten- bank übermittelt oder abgefragt werden. Dadurch werden die Daten, die zu Ihren Anrufern bzw. Kunden bestehen, sukzessive angereichert und erweitert. Mit jedem abgewickelten Gespräch lernen Sie die einzelnen Kunden – aber auch Kundengruppen als Ganzes – besser kennen. Und das ermöglicht Ihnen, Rückschlüsse zu ziehen und Ihr Angebot zu optimieren! Tipp: Verfolgen Sie eine Omnichannel-Strategie! Die Verknüpfung Ihrer Telefonan- lage mit Ihrem CRM-System ist nur ein erster Schritt! Im Idealfall beziehen Sie alle Touchpoints Ihrer Kunden in die Datenbank mit ein und erstellen eine Omnichannel-Strategie für Ihr Unternehmen. Wie das funktio- niert, lesen Sie hier: Omnichan- nel-Strategie: 8 Erfolgsfaktoren für eine nahtlose Customer Experience 20. 20 yuutel: Omnichannel-Strategie: 8 Erfolgsfaktoren für eine nahtlose Customer Experience, blog.yuutel.at/omnichannel-strategie (08.07.2020). Leitfaden Perfekter Kundenservice am Telefon 17
10. Meine Mitarbeiter/innen sind gut geschult und haben Serviceorientierung verinnerlicht. Im Eifer des Gefechts um exzellen- Stellen Sie die richtige ten Kundenservice vergessen Un- Hard- und Software ternehmen oft auf ihr größtes Asset: bereit: ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbei- Erleichtern Sie Ihrem Team den ter! Dabei sind sie der Erfolgsfaktor Arbeitsalltag und setzen Sie auf Nr. 1 für zufriedene Kundinnen und funktionierendes, zeitgemäßes Kunden. Grundvoraussetzung dafür Equipment sowie intuitive ist, dass Ihre Mitarbeiter/innen gut Anwendungen. Nichts bremst geschult sind und ihre wichtige mehr, als sich den halben Tag mit Rolle im Unternehmen kennen. Be- einem kaputten Headset herum- denken Sie: Nur begeisterte Mitar- zuärgern! beiter/innen führen zu begeisterten Kunden! Ermöglichen Sie ein Gewähren Sie persön- umfassendes Kunden lichen Gestaltungs verständnis: freiraum: So unterstützen und Um kundenorientiert arbeiten Ihr Customer Support-Team begeistern Sie Ihr Team zu können, müssen alle Team- weiß am besten, wo den Kunden für erstklassigen Kunden- Mitglieder verstehen, welche Be- der Schuh drückt und was es dürfnisse, Wünsche, Interessen braucht, um Kundenanfragen service: und Vorlieben Ihre Kunden haben effizienter zu lösen. Manchmal – ganz egal, in welchem Unter- machen interne Prozesse und Sorgen Sie für gut nehmensbereich sie tätig sind. Vorschriften die Lösungsfindung geschulte Mitarbeiter Erstellen Sie in einem interdiszi- aber unnötig kompliziert. Statten innen und Mitarbeiter: plinären Team Buyer Personas 21, Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Nur ein kompetentes und infor- um Ihre Kunden besser kennen- Mitarbeiter mit mehr Entschei- miertes Team kann Ihren Kundin- zulernen. Nutzen Sie Customer dungskompetenzen aus und nen und Kunden wirklich weiter- Journey Mapping 22, um den machen Sie es ihnen leicht, helfen. Investieren Sie deshalb in Verkaufsprozess vom Erstkontakt Vorschläge einzubringen. Schulungen und Weiterbildun- über die Evaluierungsphase bis gen und ermöglichen Sie den zum Kauf und zur Kundenbin- Rekrutieren Sie geeigne- internen Wissensaustausch, z.B. dung durchzudenken. Sorgen te Persönlichkeiten: durch regelmäßige Workshops Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter/ Achten Sie schon im Recruiting- oder Peer-to-Peer-Learning. innen jederzeit Zugriff auf alle Prozess auf die entsprechenden relevanten Kundeninformationen Kundenservice-Skills 23 und ein haben – etwa in einer zentralen Mindset, das zu Ihrer kunden CRM-Datenbank. orientierten Unternehmens ⟶ mehr dazu in Kapitel 9 philosophie passt. 21 Take Off PR: Was sind Buyer Personas?, www.takeoffpr.com/blog/was-sind-buyer-personas (19.6.2020). 22 yuutel: In 7 Schritten zur perfekten Customer Journey Map, blog.yuutel.at/customer-journey-mapping-anleitung 23 yuutel: 10 Kundenservice-Skills, die jeder Mitarbeiter haben sollte blog.yuutel.at/kundenservice-skills-fuer-mitarbeiter (19.6.2020). 18 Leitfaden Perfekter Kundenservice am Telefon
In unserem kostenlosen „Kundenservice 1x1“ erfahren Sie von erfolgreichen Gründerinnen und Gründern aus Österreich, wie Sie vom Start weg mit professionellem Kundenservice und glücklichen Kunden durchstarten! Download „Kundenservice 1x1 für Gründer*innen“ 24 Lesetipp auf unserem Blog: Employee Centricity: Kein Kundenfokus ohne Mitarbeiterfokus! 25 Tipp: Vergessen Sie nicht, Ihrem Team Wertschätzung entgegen zu bringen und auch einmal „Danke“ zu sagen! Ihre Mitarbeiter/innen sind das Herzstück Ihres Unternehmens – eine Kette ist nur so stark, wie das schwächste Glied und ein Unternehmen nur so gut, wie seine Mitarbei- ter/innen. 24 yuutel: Kundenservice 1x1 für Gründer*innen, yuutel.at/leitfaden-kundenservice1x1 (07.07.2020). 25 yuutel: Employee Centricity: Kein Kundenfokus ohne Mitarbeiterfokus, blog.yuutel.at/employee-centricity (07.07.2020) Leitfaden Perfekter Kundenservice am Telefon 19
Fazit: Ihr telefonischer Kundenservice kann mehr – trauen Sie sich! Erstklassiger Kundenservice am 2. Mehr Effizienz und 4. Begeisterte Kunden und Telefon bedeutet mehr als eine Tele Flexibilität: mehr Umsatz: fonnummer bereitzustellen. Zahl- Mit intelligenter Anrufverteilung, Die freundliche und kompetente reiche technische wie menschliche Auswahlmenüs und Telefonan- Betreuung durch Ihre Mitarbei- Komponenten gehören überlegt, sagen können Sie Ihre Anrufe ter/innen ist ein Soft-Faktor, den geplant und umgesetzt. Denken Sie effizient steuern. Passen Sie Sie in jedem Fall berücksichtigen daran: Kundenorientierung kann Routing-Pläne selbst an geän- sollten. Denn: Mehr als die Hälfte nicht „von oben verordnet“ werden derte Bedingungen an, z.B. bei der Kundinnen und Kunden wür- und ist auch nie allein Aufgabe der Urlauben oder Krankenständen. de den Anbieter wechseln, wenn Customer Service-Abteilung. Richtig der Kundenservice schlecht ist. guter telefonischer Kundensupport 3. Besseres Kunden Für Unternehmen bedeutet dies muss 2021 mehr können. Trauen Sie verständnis: jährlich Umsatzeinbußen in Milli- sich, eine unternehmensübergreifen- Telefonischer Kundenservice ist ardenhöhe 28. de Telefonie-Lösung zu implemen- eine wahre Goldgrube an Infor- tieren, die auf moderne Technolo- mationen, um Ihre Kunden besser 5. 100 % professioneller gien, der Verknüpfung der Systeme kennenzulernen. Wenn Sie Ihr Kundenkontakt: und den Faktor Mensch setzt! Telefon-System mit Ihrer Kunden Eine Servicerufnummer wirkt datenbank verknüpfen, können seriös und unterstützt Ihr Sie diese wertvollen Daten Unternehmen bei einem pro- Die 5 größten Vorteile von auswerten und allen Mitarbeiter/ fessionellen Auftritt! Besonders professionellem telefoni- innen zur Verfügung stellen. im Online-Geschäft sorgt schen Kundenservice: Eine durchgängige Customer eine kostenlos zu erreichende Experience 27 ist entscheidend – 0800-Hotline für mehr Vertrauen also das Gefühl, mit Ihrem Unter- und verringert die Anzahl der 1. Hohe Erreichbarkeit: nehmen ein Gespräch zu führen, Warenkorbabbrüche. Ein gut durchdachtes Telefonie- auch wenn es in Wahrheit viele Konzept auf Basis einer profes- einzelne Interaktionen sind. sionellen Servicerufnummer 26 sowie Fahrpläne für den Notfall sichern Ihrem Unternehmen rund um die Uhr die bestmögliche Erreichbarkeit. Kein Anruf – und damit potenzielles Geschäft – geht mehr verloren! Lassen Sie sich diese Chance nicht entgehen. Professionalisieren Sie Ihre telefonische Kundenberatung und sichern Sie sich dadurch einen entschei- denden Wettbewerbsvorteil! yuutel wünscht Ihnen viel Erfolg dabei! 26 yuu Line Servicerufnummen, yuutel.at/servicenummern 27 yuutel: Customer Experience Trends 2020, blog.yuutel.at/customer-experience-trends-2020 (19.6.2020). 28 NewVoiceMedia (2018): Studie „Emotionale Aspekte im Kundenservice“, yuutel.at/hubfs/Studien/NewVoiceMedia-Emotionale-Aspekte-im-Kundenservice.pdf (15.01.2021). 20 Leitfaden Perfekter Kundenservice am Telefon
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