Leitfaden Perfekter Kunden service am Telefon - Die Top-10-Checkliste für Ihren Service-Erfolg - Yuutel

 
WEITER LESEN
Leitfaden Perfekter Kunden service am Telefon - Die Top-10-Checkliste für Ihren Service-Erfolg - Yuutel
Leitfaden
Perfekter
Kunden­service
am Telefon
Die Top-10-Checkliste für Ihren
Service-Erfolg

yuutel.at
Leitfaden Perfekter Kunden service am Telefon - Die Top-10-Checkliste für Ihren Service-Erfolg - Yuutel
Perfekter Kundenservice am Telefon
schafft Wettbewerbsvorteile!

Produkte und Anbieter gibt es viele,
ein vergleichbares Angebot ist oft
nur einen Klick entfernt. Umso wich-
tiger ist herausragender Kunden-
service, der – ganz unabhängig von
Unternehmensgröße und Branche –                           Guter Service bedeutet mehr,
zum entscheidenden Wettbewerbs-                           als eine kundenfreundliche Tele­
vorteil gegenüber Mitbewerbern                            fonnummer auf der Website
wird. Und zwar vor, während und                           anzubieten – erstklassiger telefo-
selbstverständlich auch nach dem                          nischer Kundenservice braucht ein
Kauf.                                                     Konzept!

Das Telefon bleibt auch 2021 der                          Mit diesem Leitfaden geben wir
wichtigste Kundenservice-Kanal.                           Ihnen eine Schritt-für-Schritt-An­
Wenn es dringend ist, zieht jeder                         leitung für bessere Erreichbarkeit
zweite Kunde ein Telefongespräch                          und 100 % professionellen Telefon-
E-Mails und Chats vor 1. Telefonieren                     kontakt an die Hand.
ist unkompliziert, persönlich und                                                                                        Gerne beraten Sie die yuutel
schnell – und besonders im Online-                        Viel Inspiration beim Lesen und                                Spezialistinnen und Spezialisten
Geschäft, wo die direkte Kunden­                          gutes Gelingen!                                                persönlich zu Ihrem perfekten
nähe weitgehend fehlt, ein wichti-                                                                                       telefonischen Erreichbarkeits-
ges Vertrauensmerkmal.                                    Ihr                                                            konzept! Kontaktieren Sie uns
                                                          Markus Mayr                                                    unter 0800 240 40 10 oder
                                                          Solutions Consultant bei yuutel                                service@yuutel.at.

So wichtig ist telefonischer Kundenservice:

                               48 %                                                     69 %                                                    77 %

         der Kunden kontaktieren                             haben in den letzten 12 Monaten                              würden bei erstklassigem
         Unternehmen am liebsten                             den Anbieter wegen schlechtem                               Kundenservice wieder beim
               per Telefon.                                    Kundenservice gewechselt.                                 selben Unternehmen kaufen.
                                                                                                                                               Quelle: NewVoiceMedia 1

1
    NewVoiceMedia (2018): Studie „Emotionale Aspekte im Kundenservice“, yuutel.at/hubfs/Studien/NewVoiceMedia-Emotionale-Aspekte-im-Kundenservice.pdf (15.01.2021).

2                                                                                                    Leitfaden Perfekter Kundenservice am Telefon
Leitfaden Perfekter Kunden service am Telefon - Die Top-10-Checkliste für Ihren Service-Erfolg - Yuutel
Checkliste:
In 10 Schritten zu perfektem
telefonischen Kundenservice
                                                                           Zum Abhaken

1.    Meine Anruferinnen und Anrufer können mich kostenlos unter einer
      professionellen Service-Telefonnummer erreichen.                              4

2.    Ich bin während der Servicezeiten immer rasch und zuverlässig
      erreichbar.                                                                   6

3.    Ich sorge auch außerhalb der Servicezeiten dafür, dass sich meine
      Anruferinnen und Anrufer gut betreut fühlen.                                  8

4.    Ich spare Zeit und Geld durch eine automatisierte Anrufverteilung.            9

5.    Meine Anruferinnen und Anrufer hören professionelle Telefonansagen
      für eine positive Grundstimmung.                                             11

6.    Ich mache meinen Anruferinnen und Anrufern die Wartezeit am
      Telefon so angenehm wie möglich.                                             12

7.    Ich kann meine Anrufdaten anhand von Statistiken auswerten und
      damit mein Service stetig optimieren.                                        13

8.    Ich kann auch im Notfall, z.B. bei Stromausfällen oder Feueralarm,
      meine Erreichbarkeit sicherstellen.                                          15

9.    Ich verknüpfe mein Telefonie-System mit meiner Kundendatenbank,
      um meine Geschäftsprozesse zu optimieren.                                    16

10.   Meine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind gut geschult und
      haben Serviceorientierung verinnerlicht.                                     18

Leitfaden Perfekter Kundenservice am Telefon                                             3
Leitfaden Perfekter Kunden service am Telefon - Die Top-10-Checkliste für Ihren Service-Erfolg - Yuutel
1.
Meine Anruferinnen und Anrufer
können mich kostenlos unter einer
professionellen Service-Telefon-
nummer erreichen.

Das Telefon ist auch 2021 der                                 Das sind die gröSSten Vor-
wichtigste Servicekanal: 66 % aller                           teile einer 0800-Rufnummer
Kundinnen und Kunden greifen bei                              für Ihr Unternehmen:
dringenden Anliegen zum Hörer und
wünschen sich eine schnelle Reak-                                  Sie geben Ihren Kunden die                                  Für eine 0800-Rufnummer ist
tion.2 Machen Sie es Ihren Anrufer­                                Möglichkeit, direkt mit Ihnen in                            kein Adressnachweis wie bei
innen und Anrufern also so einfach                                 Kontakt zu treten.                                          geografischen Rufnummern 4
und so bequem wie möglich, Ihr                                                                                                 erforderlich.
Unternehmen zu erreichen! Zufrie-                                  Kunden bekommen das Gefühl,
dene Käuferinnen und Käufer zahlen                                 geschätzt und bei Ihnen gut                                 Sie profitieren von zufriedenen
nachhaltig auf Ihren Geschäftserfolg                               aufgehoben zu sein.                                         Kunden und Partnern, die gerne
ein.                                                                                                                           wieder bei Ihnen kaufen und Ihr
                                                                   Ihr Unternehmen tritt profes-                               Unternehmen weiterempfehlen.
Am besten gelingt der telefoni-                                    sionell, serviceorientiert und
sche Kundenkontakt mit einer                                       vertrauenswürdig auf.                                       Sie haben Einblick in Ihre Anruf­
professionellen, kundenfreund-                                                                                                 statistik und können diese Daten
lichen 0800-Servicerufnummer 3.                                    Ihr Unternehmen profitiert von                              zur Optimierung Ihrer telefoni-
0800-Nummern sind für Ihre Anrufer­                                einer einheitlichen Rufnummer in                            schen Services nutzen.
innen und Anrufer immer kostenfrei                                 der Kommunikation nach außen.                               ⟶ mehr dazu in Kapitel 7
– die Gesprächskosten übernehmen
Sie als Anbieter der Servicerufnum-
mer. Damit zeigen Sie sich beson-
ders kundenorientiert.

                                                              0800-Rufnummern werden von
                                                              Konsumentinnen und Konsumenten
                                                              als besonders kundenfreundlich
                                                              wahrgenommen.5

2
    Zendesk (2019): Customer Experience Trend Report 2020, www.zendesk.de/customer-experience-trends (12.06.2020).
3
    yuu Line 0800-Nummern, yuutel.at/0800-nummern
4
    yuutel: Festnetznummern in Österreich: Wie Unternehmen rechtssicher bleiben, blog.yuutel.at/festnetznummern-oesterreich-rechtssicher-bleiben (03.07.2020).
5
    MindTake Research (2017): Studie „Gratis-Hotlines im Kundenservice“, blog.yuutel.at/0800-gratis-hotlines-im-kundenservice-studie (12.06.2020).

4                                                                                                          Leitfaden Perfekter Kundenservice am Telefon
Leitfaden Perfekter Kunden service am Telefon - Die Top-10-Checkliste für Ihren Service-Erfolg - Yuutel
Tipp:
                                                                                 International professio-
                                                                                 nell erreichbar bleiben!

Das sollten Sie bei der Wahl einer 0800-Service­r uf­n ummer                     0800-Nummern sind ausschließ-
beachten:                                                                        lich für nationale Anrufer/
                                                                                 innen erreichbar. Um auch
   Ist die Rufnummer seitens des Anbieters bereits behördlich beantragt?         internationale Kunden perfekt zu
   Wie lange dauert die Einrichtung?                                             servicieren, gibt es Alternativen:
   Können Sie die Rufnummer frei wählen?                                         mit einer Universal Freephone
   Sind die Kosten transparent?                                                  (UIFN)-Nummer sind Sie aus
                                                                                 vielen Ländern kostenlos unter
Mehr unter: yuutel.at/0800-nummern                                               einer einzigen Telefonnummer
                                                                                 erreichbar; mit einer virtuellen
                                                                                 geografischen Rufnummer zum
                                                                                 ortsüblichen Tarif.

                                                                                 Mehr unter: yuutel.at/
                                                                                 internationale-servicenummern

   5 gute Gründe für Kundenservice am Telefon:

       Das Telefon bleibt der Support-Kanal No.1, auch wenn digitale Servicekanäle wichtiger werden.
       Im Kundenservice zählt der direkte Kontakt mit Menschen.
       91 % der Kunden legen Wert darauf, ein Unternehmen telefonisch erreichen zu können.
       Je dringlicher ein Problem, desto eher greifen Kunden zum Telefon.
       66 % der Kunden bevorzugen bei dringenden oder komplexen Anliegen den Telefonkontakt.
       Gute Erreichbarkeit ist entscheidend für Kundenzufriedenheit.
       Drei Viertel der Kunden wechseln nach einer schlechten Erfahrung den Anbieter.
       Telefonkontakt gleich mit dem richtigen Ansprechpartner sorgt für rasche und unkomplizierte Lösungen.

                                                                               So einfach kommen Sie
                                                                               zur Ihrer 0800-Nummer:
                                                                               Online-Nummern-Shop
      KURZ & KNAPP:
                                                                                      von yuutel
      Wie eine 0800-Servicenummer Ihren Kunden­service verbessert,                    In 2 Minuten bestellt,
      erklären wir in diesem Video: https://youtu.be/CFzjQBuydP8                    in 1 Werktag aktiviert

                                                                                        Freie Wahl aus
                                                                                      Rufnummernpool

                                                                                   Schon ab 9,90 € pro Monat

                                                                                        shop.yuutel.at

Leitfaden Perfekter Kundenservice am Telefon                                                                    5
Leitfaden Perfekter Kunden service am Telefon - Die Top-10-Checkliste für Ihren Service-Erfolg - Yuutel
2.
Ich bin während der Servicezeiten
immer rasch und zuverlässig
erreichbar.

Ihre Kundinnen und Kunden erwar-
ten, dass Sie schnell und unkompli-
ziert erreichbar sind – besonders zu
Ihren Geschäftszeiten! Ein ständiges
Besetztzeichen, lange Wartezeiten
oder Anrufe, die ins Leere gehen,
vermitteln Ihren Anrufern einen un-
professionellen Eindruck von Ihrem
Unternehmen. Sorgen Sie also dafür,
dass sich Ihre Anruferinnen und
Anrufer gut betreut fühlen und set-
zen Sie hierbei auch auf technische
Unterstützung.

Professionelle Servicerufnummern
können mit unzähligen Optionen
für die automatisierte Anrufvertei-
lung ausgestattet werden (⟶ mehr
dazu in Kapitel 4). Damit stellen Sie   So bleiben Sie mit Ihrer
sicher, dass Anrufe immer angenom-      Servicerufnummer
men werden und Ihnen kein Umsatz        verlässlich erreichbar:
entgeht.
                                          Erstellen Sie ein Erreichbarkeits-      Begleiten Sie Ihre Anrufer/innen
                                          konzept: Wohin sollen einge-            professionell durch Wartezeiten,
                                          hende Anrufe geleitet werden,           z.B. durch entsprechende An­
                                          wenn Ihre Hauptrufnummer nicht          sagen.
                                          erreichbar oder besetzt ist?            ⟶ mehr dazu in Kapitel 5
                                          Was passiert mit Anrufen außer-             und Kapitel 6
                                          halb Ihrer Geschäftszeiten, an
                                          Wochenenden und Feiertagen?             Ermöglichen Sie Alternativen:
                                          Wie gehen Sie mit Anrufen aus           Ist gerade kein persönlicher An-
                                          dem Ausland um?                         sprechpartner erreichbar, bieten
                                          ⟶ mehr dazu in Kapitel 4                Sie Ihren Anruferinnen und Anru-
                                                                                  fern zumindest ein Rückruf-Ser-
                                                                                  vice oder die Möglichkeit, eine
                                                                                  Sprachnachricht zu hinterlassen.

6                                                                     Leitfaden Perfekter Kundenservice am Telefon
Leitfaden Perfekter Kunden service am Telefon - Die Top-10-Checkliste für Ihren Service-Erfolg - Yuutel
Lesetipp auf unserem Blog:
                                                                                                                                      Anrufe steuern: 7 Routings,
                                                                                                                                      die für jedes Unternehmen
Das sind die gröSSten Vor-                                                                                                            nützlich sind 6
teile eines professionellen
Anrufmanagements:

       Sie signalisieren Ihren Anrufer­                             Nie wieder entgangene Anrufe!                                 Gerne beraten Sie die yuutel
       innen und Anrufern, dass Sie                                                                                               Spezialistinnen und Spezialisten
       deren Anliegen ernst nehmen.                                 Ein gut durchdachtes Erreichbar-                              persönlich zu Ihrem perfekten
                                                                    keitskonzept unterstützt Ihren                                telefonischen Erreichbarkeits-
       Hervorragend betreute Kund­                                  Geschäftserfolg – Ihren Routing­                              konzept! Kontaktieren Sie uns
       innen und Kunden bringen mehr                                wünschen sind (fast) keine Gren-                              unter 0800 240 40 10 oder
       Umsatz und steigern Ihre Wett-                               zen gesetzt.                                                  service@yuutel.at.
       bewerbsfähigkeit.

                                                                     Telefonisches Homeoffice:
                                                                     Zuhause telefonieren wie im Büro!

                                                                     Krisen und unerwartete Ereignisse können flexible Anpassungen im
                                                                     beruflichen Alltag notwendig machen. Mit einer Cloud-Telefonanlage
                                                                     und den dazugehörigen Soft Clients für Smartphones und PCs können
                                                                     Sie rasch flexibles Kundenservice im Homeoffice realisieren. Das hat sich
                                                                     besonders in der Corona-Krise für Unternehmen bezahlt gemacht 7.

                                                                                                                                     yuu Phone – Ihre
                                                                                                                                  flexible VoIP-Telefon­
                                                                                                                                  anlage aus der Cloud
                                                                                                                                    Telefonieren Sie einfacher,
                                                                                                                                  flexibler und günstiger – mit
                                                                                                                                 Ihrer Büronummer auch von zu
                                                                                                                                  Hause oder unterwegs, egal
                                                                                                                                 mit welchem Endgerät (Tisch­
                                                                                                                                    telefon, Smartphone, PC):
                                                                                                                                           yuuphone.at

6
    yuutel: Anrufe steuern; 7 Routings, die für jedes Unternehmen nützlich sind, blog.yuutel.at/routing-tricks-fuer-unternehmen (12.06.2020).
7
    yuutel: Homeoffice in der Krise: Zuhause telefonieren wie im Büro, blog.yuutel.at/telefonisches-homeoffice-coronavirus (07.07.2020).

Leitfaden Perfekter Kundenservice am Telefon                                                                                                                      7
Leitfaden Perfekter Kunden service am Telefon - Die Top-10-Checkliste für Ihren Service-Erfolg - Yuutel
3.
Ich sorge auch außerhalb der
Servicezeiten dafür, dass sich
meine Anruferinnen und Anrufer
gut betreut fühlen.

Kaum ein Unternehmen ist regulär
24/7 erreichbar – und das ist in
­Ordnung. Was aber ein absolutes
 No-Go ist: Anrufe ins Leere gehen zu
 lassen und Ihre Kunden und Partner                              Jährlich verlieren Unternehmen
 damit zu frustrieren – und womög-
 lich zu verlieren. Eine intelligente                            12,7 Milliarden Euro Umsatz an die
 Servicerufnummer bietet Ihnen zahl-
 reiche Möglichkeiten, um Anrufer­                               Konkurrenz, weil der Kundenservice
 innen und Anrufer auch außerhalb
 Ihrer Service­zeiten gut zu betreuen.                           schlecht ist.10
So gehen Sie professionell
mit Anrufen auSSerhalb
der Geschäftszeiten um:

        Optimale Erreichbarkeit am Wo-                                Informieren Sie Ihre Anrufer mit                         Telefonische Rufbereitschaft für
        chenende, an Feiertagen oder in                               einer professionellen Telefonan-                         besondere Kundenfreundlichkeit:
        den Betriebsferien: Nutzen Sie                                sage über Ihre Servicezeiten und                         Mit einer Rufbereitschaftslösung 8
        zeitbasierte Routings, um Anrufe                              alternative Kontaktmöglichkeiten.                        organisieren Sie die telefonische
        außerhalb Ihrer Geschäftszeiten                               ⟶ mehr dazu in Kapitel 5                                 Erreichbarkeit außerhalb des
        an alternative Anrufziele weiter-                                                                                      Normalbetriebs einfach und
        zuleiten. Das kann z.B. eine Mit-                             Die Sprachbox als „passiver“                             flexibel – über die Smartphones
        arbeiterin in der Bereitschaft, ein                           Kommunikationskanal: Geben                               Ihrer Mitarbeiter/innen bzw.
        anderer Standort oder ein extern                              Sie Kunden und Interessenten                             über Bereitschaftshandys. Die
        beauftragtes Callcenter sein.                                 die Möglichkeit, Ihr Anliegen als                        Basis bildet ein gut durchdachter
        ⟶ mehr dazu in Kapitel 4                                      Sprachnachricht zu deponieren                            Bereitschaftsplan.
                                                                      – Kontaktdaten für einen Rückruf
                                                                      inklusive.
                                                                      ⟶ mehr dazu in Kapitel 6
                                                                                                                                  Lesetipp auf unserem Blog:
                                                                                                                                  In 5 Schritten zur perfekt
                                                                                                                                  organisierten Rufbereit-
                                                                                                                                  schaft 9

8
     yuutel Rufbereitschaft, yuutel.at/rufbereitschaft
9
     yuutel: In 5 Schritten zur perfekte organisierten Rufbereitschaft, blog.yuutel.at/rufbereitschaft-planung (12.06.2020).
10
     NewVoiceMedia (2018): Studie „Emotionale Aspekte im Kundenservice“, yuutel.at/hubfs/Studien/NewVoiceMedia-Emotionale-Aspekte-im-Kundenservice.pdf (15.01.2021).

8                                                                                                               Leitfaden Perfekter Kundenservice am Telefon
Leitfaden Perfekter Kunden service am Telefon - Die Top-10-Checkliste für Ihren Service-Erfolg - Yuutel
4.
Ich spare Zeit und Geld durch eine
automatisierte Anrufverteilung.

Niemand möchte am Telefon lange                               So sorgen Sie mit intelli-                                      Auswahlmenüs für
warten oder von Ansprechpartner                               genter Anrufverteilung                                          Anrufer:
zu Ansprechpartner weitergereicht                             für zufriedenere Kunden:                                        Geben Sie Ihren Anruferinnen
werden. Machen Sie es besser,                                                                                                 und Anrufern die Möglichkeit,
indem Sie selbst Regie über Ihre                                                                                              selbst ihr Anliegen durch Tasten-
Anrufe führen. Ein gezieltes Leiten                               Direkt zum richtigen                                        druck einzugrenzen. Auch die
von Anrufen auf Basis eines flexiblen                             Ansprechpartner:                                            Eingabe der Kundennummer,
Routing-Konzepts spart Zeit, Geld                                 Verteilen Sie eingehende Anrufe                             Postleitzahl oder Produktgruppe
und Nerven – für Sie und Ihre Kun-                                nach von Ihnen festgelegten Re-                             ist so möglich. Das System leitet
dinnen und Kunden!                                                geln auf verschiedene Ziele, z.B.                           den Anruf direkt an die richtigen
                                                                  nach der geografischen Herkunft                             Ansprechpartner/innen weiter,
                                                                  der Anrufer, Uhrzeit, Datum,                                z.B. an die Produktabteilung, zur
                                                                  Sprach-Skills der Mitarbeiter/                              Buchhaltung oder den Technik-­
                                                                  innen, Agent-Status oder pro-                               Support.
                                                                  zentuellen Quoten. Das Routing
                                                                  arbeitet automatisch für Sie im                             Sprachgesteuerte
                                                                  Hintergrund!                                                Menüführung:
                                                                                                                              Spracherkennungssysteme sind
                                                                        Tipp:                                                 heute sehr ausgereift und erken-
                                                                        Halten Sie Auswahl-                                   nen KI-unterstützt die Sprach-
                                                                        Menüs kompakt und                                     befehle Ihrer Anruferinnen und
                                                                        leicht verständlich!                                  Anrufer. Gemäß den hinterlegten
                                                                        Zu viele Auswahl-Optionen –                           Routing-Regeln verbindet das
                                                                        womöglich über mehrere                                System automatisch zur richti-
                                                                        verschachtelte Ebenen –                               gen Ansprechperson weiter.
                                                                        verwirren Ihre Anrufer/innen
                                                                        und führen oft zum Ge-                                Vorhandene Kunden­
                                                                        sprächsabbruch. 4–5 Optio-                            daten nutzen:
                                                                        nen sind das Maximum!                                 Verknüpfen Sie Ihre CRM-Daten­
                                                                                                                              bank mit Ihrer Telefonie für per-
                                                                                                                              sonalisierte Routings! Versehen
                                                                                                                              Sie z.B. besonders wertvolle
                                                                                                                              Kunden mit einem VIP-Label und
                                                                                                                              ziehen diese in Warteschleifen
                                                                                                                              vor („VIP-Routing“) oder setzen
                                                                                                                              Sie unerwünschte Spaßanrufer
                                                                                                                              oder betrügerische Rufnum-
                                                                                                                              mern 11 auf eine Blockliste.
                                                                                                                              -⟶ mehr dazu in Kapitel 9

11
     yuutel: Ping-Anrufe: So schützen Sie Ihr Unternehmen vor Abzocke am Telefon, blog.yuutel.at/ping-anrufe-so-schützen-sie-ihr-unternehmen-vor-abzocke-am-telefon
     (16.06.2020).

Leitfaden Perfekter Kundenservice am Telefon                                                                                                                          9
Leitfaden Perfekter Kunden service am Telefon - Die Top-10-Checkliste für Ihren Service-Erfolg - Yuutel
Das sind die größten
Vorteile von intelligentem
Routing:

        Schnelle Bearbeitung                                        Entlastung des Teams:
        der ­K unden-Anliegen:                                      Ihre Mitarbeiterinnen und Mitar-
        Durch vordefinierte Regeln                                  beiter können sich komplexeren
        landen Anruferinnen und Anrufer                             Auf­gaben widmen, einfache
        rasch beim richtigen Ansprech-                              Routine­aufgaben erledigt das
        partner.                                                    System.

        Kein Investment in                                          Zufriedene Kundinnen
        Hardware:                                                   und ­K unden:
        Sie müssen keine zusätzliche                                Ihre Anrufer/innen fühlen sich
        Hardware anschaffen, sondern                                bei Ihnen gut aufgehoben und
        nutzen die Skalierbarkeit eines                             kompetent betreut. Das wirkt
        intelligenten Cloud-Netzes mit                              sich positiv auf die Kundenbin-
        all seinen Routing-Funktionali­                             dung und Ihren Umsatz aus.
        täten.

                                                                     Tipp:
                                                                     Setzen Sie beim Routing auf Flexibilität!

                                                                     Bei professionellen Telefonie-­Anbietern wie yuutel können Sie Ihre Rou-
                                                                     tingpläne in der Regel selbst in einem Online-Portal ändern. Das erlaubt
                                                                     Ihnen, Ihre Routing-Pläne flexibel anzupassen und kurzfristige Änderun-
                                                                     gen, wie z.B. Urlaube oder Krankenstände, zu berücksichtigen.

                                                                                                                                   Lesetipps auf unserem Blog:
                                                                                                                                   6 Servicerufnummern-Life
                                                                                                                                   Hacks, die Sie kennen
                                                                                                                                   sollten 12

                                                                                                                                   Automatisierung: Wie
                                                                                                                                   Sprachsysteme Ihren Tele-
                                                                                                                                   fon-Support vereinfachen 13

12
     yuutel: 6 Servicerufnummern-Life Hacks, die Sie kennen sollten, blog.yuutel.at/servicerufnummern-life-hacks (07.07.2020).
13
     yuutel: Automatisierung: Wie Sprachsysteme Ihren Telefon-Support vereinfachen, blog.yuutel.at/ivr-sprachdialogsysteme (15.1.2021)

10                                                                                                           Leitfaden Perfekter Kundenservice am Telefon
5.
Meine Anruferinnen und Anrufer
hören professionelle Telefon­
ansagen für eine positive
Grundstimmung.

Ihre Telefonansage kann einer der                              Das sind die 6 wichtigsten               So konzipieren Sie
ersten Kontaktpunkte zu einem                                  Telefonansagen für pro-                  Telefonansagen, die
(potenziellen) Kunden sein. Sorgen                             fessionelle Unternehmen:                 Kunden wirklich freuen:
Sie also dafür, dass sich Ihre Anrufe-
rin oder Ihr Anrufer vom Start weg                             1. Begrüßungsansage                        Stellen Sie relevante Informati-
wohlfühlt – auch in Ihrer Abwesen-                             2. Warteschleife                           onen bereit. Erklären Sie Ihren
heit. Es lohnt sich, in dieses Thema                           3. Ansage außerhalb der                    Anrufer/innen, warum sie diese
zu investieren, denn: für professio-                              Geschäftszeiten                         Telefonansage hören, z.B. bei
nelle Telefonansagen gibt es viele                             4. Ansage bei Nicht-Erreichbarkeit         Anruf außerhalb der Geschäfts-
sinnvolle Einsatzmöglichkeiten, die                            5. Ansage bei Störung                      zeiten oder in einem Störfall.
Ihnen und Ihren Anrufer/innen den                              6. Auswahlmenü                             Informieren Sie über alternative
Alltag erleichtern!                                                                                       Kontaktmöglichkeiten (z.B.
                                                                                                          E-Mail, Chat, Kontaktformular)
                                                                                                          oder etwaige Self-Service-Ange-
                                                                     Tipp:                                bote auf Ihrer Website.
                                                                     Achtung, falsche
                                                                     Auswahl!                             Erklären Sie Ihren Anrufer/innen
                                                                                                          den weiteren Verlauf. Benennen
                                                                     Bei der Menü-Auswahl kann            Sie die Abteilung oder den An-
                                                                     es passieren, dass der Anrufer       sprechpartner, mit welcher die
                                                                     einen Fehler beim Tastendruck        Anrufer/in verbunden wird oder
                                                                     macht oder die Spracherken-          was nach Überschreitung einer
                                                                     nung nicht funktioniert. Überle-     gewissen Wartezeit passiert (z.B.
                                                                     gen und konzipieren Sie Ansagen      Möglichkeit, Nachricht zu hinter-
                                                                     für solche Fehlausgänge!             lassen, Rückruf-Option).

                                                                                                          Verwenden Sie angenehme
                                                                                                          Musik und bieten Sie gute
                                                                                                          Tonqualität. Lassen Sie Ihre
                                                                                                          Telefonansagen professionell
                                                                                                          produzieren und wählen Sie
                                                                                                          stimmungsvolle Musik, die nicht
                                                                                                          zu aufdringlich oder klischeehaft
                                                                                                          ist und zu Ihrem Unternehmen
Sie wollen perfekte Telefonansagen? Unsere kostenlose Checkliste hilft                                    passt.
Ihnen bei der Konzeption – erprobte Textbeispiele inklusive!
Kostenloser Download „Checkliste für perfekte Telefonansagen“ 14

14
     yuutel: Checkliste für perfekte Telefonansagen, yuutel.at/checkliste-telefonansagen

Leitfaden Perfekter Kundenservice am Telefon                                                                                           11
6.
Ich mache meinen Anruferinnen
und Anrufern die Wartezeit am
­Telefon so angenehm wie möglich.

Auch wenn so manchem Anrufer                                       Verzichten Sie dabei auf Allge-                             Sprachbox als zusätzlicher Kom-
davor graut: ohne Warteschleife                                    meinplätze wie „Wir melden uns                              munikationskanal: Geben Sie
ist professioneller Telefon-Support                                in Kürze“, sondern nennen Sie                               Ihren Kunden und Interessenten
oft nicht möglich. Sorgen Sie dafür,                               konkrete Zeitangaben (z.B. fünf                             die Möglichkeit, bei Nicht-­
dass sich die Wartezeit am Telefon                                 Minuten).                                                   Erreichbarkeit eine Sprachnach-
für Ihre Kunden und Partner so an-                                                                                             richt zu hinterlassen. Auf diese
genehm wie möglich anfühlt – und                                         Tipp:                                                 Weise ermöglichen Sie es den
nicht wie ein „notwendiges Übel“.                                        Weniger ist bei Warte-                                Anrufenden, ihre Anliegen rund
Eine professionelle Warteschleife                                        schleifen mehr!                                       um die Uhr zu deponieren. De-
sollte gut durchdacht sein und Ihre                                      Vermeiden Sie bei Warte-                              finieren Sie einen internen Pro-
Anrufer/innen bei Laune halten.                                          schleifen-Ansagen unnötige                            zess, um Anrufer/innen schnellst-
                                                                         Wiederholungen. Diese                                 möglich zurückzurufen bzw. auf
                                                                         bringen den Anrufern keinen                           deren Anliegen zu reagieren.
So verkürzen Sie Ihren                                                   Nutzen, aber nerven schnell.
Anrufern die Zeit in der                                                 Dafür können Sie sich bei der
Warteschleife:                                                           Musikauswahl ruhig trauen,
                                                                         aus der Masse hervorzuste-                             Tipp:
       Eine freundliche Begrüßungs-                                      chen – etwa mit einem hu-                              Nutzen Sie „Voice2Mail“
       ansage mit angenehmer Musik                                       morvollen Begrüßungslied.                              zur Arbeitserleichte-
       und relevanten Informationen                                                                                             rung!
       verbessert die anfängliche
       Grundstimmung enorm. Diese                                                                                               Mit der Funktion „Voice2Mail“
       Loops können Fakten zu Ihrem                                Rückruf-Service bei hohem                                    erhalten Sie Sprachnachrichten
       Unternehmen, alternative Kon-                               Anrufaufkommen: Wenn es                                      Ihrer Anrufer als Audiofile direkt
       taktmöglichkeiten oder eine Er-                             länger als fünf Minuten dauert,                              via E-Mail. Auch Texttranskripte
       klärung für die längere Wartezeit                           ist es empfehlenswert, den                                   zur Weiterverarbeitung in Dritt-
       beinhalten. Vermeiden Sie dabei                             Anrufer/innen Alternativen                                   systemen sind möglich.
       eine allzu werbliche Ansprache                              anzubieten. Viele Anrufer/innen
       – bei Kunden mit akuten Proble-                             schätzen die Möglichkeit, nach
       men gießt dies womöglich noch                               Hinterlassen ihrer Kontaktdaten
       mehr Öl ins Feuer.                                          vom Unternehmen zurückgeru-                                      Lesetipp auf unserem Blog:
                                                                   fen zu werden. Professionelle                                    7 Telefon-Warteschleifen des
       Verbleibende Wartezeit mittei-                              Telefonie-Systeme bieten diese                                   Grauens – und wie man es
       len: Menschen sind eher bereit                              Rückruf-Option nach einer vor-                                   besser macht 15
       zu warten, wenn sie wissen,                                 definierten Zeitspanne (z.B. nach
       wie lange es dauern wird. Infor-                            30 Sekunden) automatisch an.
       mieren Sie Ihre Anrufer/innen
       daher mithilfe eines intelligenten
       Anrufmanagement-Systems über
       die voraussichtliche Wartezeit.

15
     yuutel: 7 Telefonwarteschleifen des Grauens – und wie man es besser macht, blog.yuutel.at/telefon-warteschleifen-des-grauens (17.06.2020).

12                                                                                                         Leitfaden Perfekter Kundenservice am Telefon
7.
Ich kann meine Anrufdaten
anhand von Statistiken auswerten
und damit mein Service stetig
optimieren.

Schluss mit der „Anruf-Blackbox“!        Durchschnittliche
Professionelle Telefonie-Anbieter        Antwortzeit:
wie yuutel gewähren Ihnen Einblick       Wie lange warten Kundinnen
in alle relevanten Statistiken und       und Kunden auf eine Reaktion?
Anrufdaten zu Ihrer Service-Tele­        Als Faustregel für Contact
fonnummer. So können Sie die             Center gilt, dass innerhalb von      Customer Satisfaction
Performance Ihrer Service-Hotline        20 Sekunden 80 % der Anrufe          Score (CSAT):
jederzeit analysieren und erkennen       angenommen werden müssen.            Wie zufrieden sind Ihre
sofort, an welchen Stellschrauben                                             Kundinnen und Kunden mit
Sie zur Optimierung drehen sollten.            Tipp:                          dem Support?
Damit sorgen Sie für zufriedenere              Damit Sie gleich erkennen,     Bitten Sie Ihre Anrufer/innen am
Kundinnen und Kunden – und mehr                wenn die Wartezeiten Ihrer     besten unmittelbar nach dem
Umsatz!                                        Anrufer/innen zu lange sind,   Telefonat um Feedback – Sie
                                               können Sie sich von Ihrem      können dazu z.B. eine vollauto-
Damit Sie sich aber nicht in Daten-            Anbieter eine Warnfunktion     matisierte IVR-Lösung einsetzen:
mengen verlieren, sollten Sie sich             einrichten lassen und bei      Ihre Anrufer/innen beantworten
bei der Auswertung nur auf jene Key            Bedarf sofort mehr Agenten     Fragen zur Servicequalität auf ei-
Performance Indicators (KPIs) be-              zuschalten.                    ner vordefinierten Skala per Tas-
schränken, die für Ihr Unternehmen                                            tendruck. Der Durchschnittswert
wirklich relevant sind.                                                       liefert Ihnen ein Bild darüber,
                                                                              wie gut sich Ihre Kundinnen und
                                         First Call Resolution                Kunden von Ihnen betreut fühlen
Diese 5 KPIs sollten Sie                 (FCR):                               – auch über die Zeit hinweg.
im telefonischen Kunden­                 Wie viele Kundenanfragen
service im Blick behalten:               können bereits beim ersten           Net Promoter Score
                                         Telefonkontakt gelöst werden?        (NPS):
                                         Auch wenn es herausfordernd          Empfehlen Kundinnen und
   Anzahl der Support-                   sein kann: Bemühen Sie sich,         Kunden Ihr Unternehmen weiter?
   Anrufe:                               Kundenanliegen direkt zu klären      Der NPS ist ein Indikator für die
   Wie viele Anrufe gehen bei            – Ihre zufriedenen Kundinnen         Wahrscheinlichkeit, dass ein
   Ihnen ein?                            und Kunden werden es Ihnen mit       Kunde Ihr Unternehmen weiter-
   Analysieren Sie die Anzahl der        Loyalität danken.                    empfiehlt. Der Vorteil gegenüber
   eingehenden Support-Anfragen,                                              dem Customer Satisfaction
   um Ihr Service-Center optimal                                              Score: Der NPS zielt auf eine
   auszulasten und Ihren Kundinnen                                            konkrete Handlung ab, nicht auf
   und Kunden eine gleichbleibend                                             eine Emotion.
   hohe Servicequalität zu bieten.
   Sie erkennen Muster und Auslas-
   tungsspitzen? Stimmen Sie die
   Dienstpläne der Mitarbeiter/innen
   auf den tatsächlichen Bedarf ab!

Leitfaden Perfekter Kundenservice am Telefon                                                                13
Tipp:
        Gestalten Sie übersichtliche Dashboards!

        Ein gut aufbereitetes, optisch ansprechendes Dashboard erleichtert es
        Ihnen, Ihre Anrufstatistiken auf einen Blick zu erfassen. Achten Sie deshalb
        bei der Auswahl Ihres Telefonie-Anbieters nicht nur darauf, welche Daten
        erfasst werden, sondern auch, wie übersichtlich die Reports aufbereitet
        sind!

Die yuutel Kundenzone 16 liefert
Kundinnen und Kunden Statistik­
daten zu ihren Servicerufnummern
– in Grafik- und Listenansicht:

       Tägliche Statistiken zu allen
       Anrufen

       Einzelgesprächsdetails abrufen

       Benutzerdefinierte Zeiträume
       und Filter

       Download der Daten

16
     yuutel Kundenzone, kundenzone.yuutel.at

14                                                                           Leitfaden Perfekter Kundenservice am Telefon
8.
Ich kann auch im Notfall, z.B. bei
Stromausfällen oder Feueralarm,
­meine Erreichbarkeit sicherstellen.

Ob Hackerangriff, Stromausfall oder                                    Ein anderer Kontakt­                                           Stromausfall!
technisches Gebrechen: Kein Un-                                        kanal ist ausgefallen!                                         Die meisten VoIP-Telefone nutzen
ternehmen ist vor unerwarteten Er-                                     Egal, ob Ihr Mail- oder Web-­                                  zur Stromversorgung Power-­
eignissen gefeit! Sorgen Sie mit der                                   Server streikt oder das Internet                               Over-Ethernet (PoE). Damit
richtigen Vorbereitung dafür, dass                                     komplett ausgefallen ist: Stellen                              werden die im Netzwerk ange-
Ausnahmesituationen Sie nicht eis-                                     Sie sicher, dass die Kommunika-                                schlossenen Geräte über das
kalt erwischen und Sie auch in der                                     tion temporär auf einen anderen                                Ethernet (LAN)-Kabel mit Strom
Krise für Ihre Kundinnen und Kunden                                    Kontaktkanal (Telefon, E-Mail,                                 versorgt. Damit Sie weiterhin
erreichbar bleiben. Dies können Sie                                    Chat etc.) verlagert werden                                    über VoIP telefonieren können,
z.B. mit Notfall-Routingplänen für                                     kann. Bereiten Sie Telefonansa-                                muss aber auch Ihre Internet­
Ihre Telefonie sicherstellen.                                          gen und Auto-Reply-Nachrichten                                 leitung, sprich das Modem bzw.
                                                                       für verschiedene Eventualitäten                                der Router, notversorgt sein.
                                                                       vor, die per Knopfdruck ein- und
Vor diesen Notfall­                                                    ausgeschaltet werden können.
situationen sollten Sie                                                Richten Sie einen Anrufbeant-                               Binden Sie unbedingt auch Ihre
Ihr Customer Service                                                   worter ein, auf dem Kunden ihre                             Smartphones in die Telefonanlage
                                                                       Anliegen deponieren können                                  ein! Die Mobile Clients Ihres Tele-
wappnen:                                                               und im Anschluss zurückgerufen                              fonie-Systems fungieren wie eine
                                                                       werden.                                                     Durchwahl bzw. Teilnehmer-Neben-
        Die Telefonanlage ist                                                                                                      stelle. Alternativ können Sie auch
        ausgefallen!                                                   Feueralarm!                                                 eine unbedingte Rufweiterleitung
        Aktivieren Sie Ihre vorbereiteten                              Bereiten Sie für den Fall des Fal-                          Ihrer eingehenden Anrufe auf Mit­
        Notfall-Routings – das sind Wei-                               les eine Telefonansage und eine                             arbeiter-Handys einrichten.
        terleitungen Ihrer Anrufe über                                 Auto-Reply-Nachricht vor, die
        eine Back-up-Leitung oder das                                  per Knopfdruck ein- oder ausge-                             Auch wenn es mühsam erscheint:
        Mobilfunknetz, die dann z.B. von                               schaltet werden kann – im Ideal-                            Im tatsächlichen Krisenfall werden
        Ihren Support-Mitarbeiter/innen                                fall auch über das Smartphone.                              Sie dankbar für diese Vorbereitun-
        am Handy entgegengenommen                                      Der Anrufbeantworter kann so                                gen sein!
        werden können. Im besten Fall                                  eingerichtet werden, dass er so-
        bekommen Ihre Anrufer/innen                                    fort anspringt, wenn Anrufe nicht
        gar nichts vom Ausfall mit.                                    angenommen werden.
                                                                                                                                         Lesetipp auf unserem Blog:
                                                                                                                                         Notfallcheckliste für Ihr
                                                                                                                                         Callcenter 17
         Tipp:
         Übung macht auch in der Not den Meister!

         Proben Sie unbedingt für den Ernstfall! Stellen Sie beispielsweise sicher,
         dass Sie ein Notfall-Routing jederzeit selbst im Unternehmen aktivieren
         und auch wieder zurücknehmen können.

17
     yuutel: Corona-Krise: Notfallcheckliste für Ihr Callcenter, blog.yuutel.at/corona-notfallcheckliste-callcenter (15.01.2021)

Leitfaden Perfekter Kundenservice am Telefon                                                                                                                       15
9.
Ich verknüpfe mein
Telefonie-System mit meiner
Kunden­datenbank, um meine
Geschäftsprozesse zu optimieren.

Sie möchten die Qualität und Effizi-
enz der telefonischen Kundenbe-
ratung in Ihrem Unternehmen ver-
bessern? Dann kommen Sie um eine
Verknüpfung Ihres Telefonie-Systems
mit Ihrer CRM-Datenbank nicht um-
hin! Das ist viel weniger kompliziert,                               Zugriff auf alle relevanten
als Sie vielleicht vermuten – und                                    Kundeninformationen: Sammeln
bringt eindeutige Vorteile für Ihr                                   Sie alle Kundeninformationen
Geschäft sowie Ihre Kundinnen und                                    in einem Tool! Tickets werden
Kunden.                                                              direkt bei Anrufannahme erstellt
                                                                     und bestehenden Kunden auto­                                 Erweiterung der Systeme: Rufen
                                                                     matisch zugeordnet. Die Service-                             Sie Ihre Kontakte per Click-to-
Das bringt die Integration                                           Mitarbeiterin sieht auf einen                                Call 19 direkt aus Ihrem CRM-Tool
Ihres Telefonie-Systems in                                           Blick, ob und wann der Kunde                                 an oder nehmen Sie Telefonate
Ihre Kundendatenbank:                                                schon einmal angerufen hat,                                  direkt aus der Anwendung an.
                                                                     welche Webseiten im Vorfeld                                  Alle relevanten Kundeninfor-
        Routing-Entscheidungen basie-                                besucht wurden oder welche                                   mationen stehen während des
        rend auf CRM-Informationen:                                  Produkte beim Unternehmen                                    Telefongesprächs zur Verfügung.
        Leiten Sie Anrufe anhand von                                 gekauft werden. Das erspart
        CRM-Einträgen automatisiert                                  dem Kunden, sein Anliegen                                    Nach dem Anruf kann die
        an bestimmte Ziele. So kann                                  immer und immer wieder von                                   Service-Mitarbeiterin die im
        etwa eingestellt werden, dass                                Neuem erklären zu müssen und                                 Gespräch gewonnenen Infor-
        bestimmte Kunden zu fixen                                    verkürzt die durchschnittliche                               mationen direkt als Feedback
        Support-Mitarbeiter/innen wei-                               Bearbeitungszeit pro Anrufer.                                im CRM-System hinterlegen
        tergeleitet werden oder Kunden                               Einer Studie von BIA/Kelsey 18                               und mit Kolleg/innen teilen. Sie
        ab einem gewissen Jahresumsatz                               zufolge bringt eine verbesserte                              profitieren von einer übersichtli-
        priorisiert behandelt werden.                                Kundenberatung um bis zu 30 %                                chen Kundenhistorie aus Tickets,
        ⟶ mehr dazu in Kapitel 4                                     mehr Umsatz!                                                 Anrufen und internen Notizen.

18
     BIA/Kelsey (2016): Call Commerce: A $1 Trillion Engine – A CMO Guide to Click-to-Call Opportunity, www.biakelsey.com/research-data/current-research/call-commerce-1-
     trillion-economic-engine (17.06.2020).
19
     yuutel: Click-to-Call: Höhere Conversions für Ihre Website mit Browser-Anrufen, blog.yuutel.at/anrufe-im-browser-vorteile (08.07.2020).

16                                                                                                           Leitfaden Perfekter Kundenservice am Telefon
So funktioniert die Kopplung der CRM-Daten
an das Telefon-System:
Moderne Telefonie-Plattformen können mit externen Systemen kommunizie-
ren. Durch den automatischen Austausch der Systeme (per HTTP-Request
oder Schnittstelle [APIs]) können Informationen z.B. an eine externe Daten-
bank übermittelt oder abgefragt werden. Dadurch werden die Daten, die zu
Ihren Anrufern bzw. Kunden bestehen, sukzessive angereichert und erweitert.
Mit jedem abgewickelten Gespräch lernen Sie die einzelnen Kunden – aber
auch Kundengruppen als Ganzes – besser kennen. Und das ermöglicht Ihnen,
Rückschlüsse zu ziehen und Ihr Angebot zu optimieren!

         Tipp:
         Verfolgen Sie eine
         Omnichannel-Strategie!

         Die Verknüpfung Ihrer Telefonan-
         lage mit Ihrem CRM-System ist
         nur ein erster Schritt! Im Idealfall
         beziehen Sie alle Touchpoints
         Ihrer Kunden in die Datenbank
         mit ein und erstellen eine
         Omnichannel-Strategie für Ihr
         Unternehmen. Wie das funktio-
         niert, lesen Sie hier: Omnichan-
         nel-Strategie: 8 Erfolgsfaktoren
         für eine nahtlose Customer
         Experience 20.

20
     yuutel: Omnichannel-Strategie: 8 Erfolgsfaktoren für eine nahtlose Customer Experience, blog.yuutel.at/omnichannel-strategie (08.07.2020).

Leitfaden Perfekter Kundenservice am Telefon                                                                                                      17
10.
Meine Mitarbeiter/innen
sind gut geschult und haben
Serviceorientierung verinnerlicht.

Im Eifer des Gefechts um exzellen-                                                                                                   Stellen Sie die richtige
ten Kundenservice vergessen Un-                                                                                                      Hard- und Software
ternehmen oft auf ihr größtes Asset:                                                                                                 bereit:
ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbei-                                                                                                  Erleichtern Sie Ihrem Team den
ter! Dabei sind sie der Erfolgsfaktor                                                                                                Arbeitsalltag und setzen Sie auf
Nr. 1 für zufriedene Kundinnen und                                                                                                   funktionierendes, zeitgemäßes
Kunden. Grundvoraussetzung dafür                                                                                                     Equipment sowie intuitive
ist, dass Ihre Mitarbeiter/innen gut                                                                                                 Anwendungen. Nichts bremst
geschult sind und ihre wichtige                                                                                                      mehr, als sich den halben Tag mit
Rolle im Unternehmen kennen. Be-                                                                                                     einem kaputten Headset herum-
denken Sie: Nur begeisterte Mitar-                                                                                                   zuärgern!
beiter/innen führen zu begeisterten
Kunden!                                                               Ermöglichen Sie ein                                            Gewähren Sie persön-
                                                                      umfassendes Kunden­                                            lichen Gestaltungs­
                                                                      verständnis:                                                   freiraum:
So unterstützen und                                                   Um kundenorientiert arbeiten                                   Ihr Customer Support-Team
begeistern Sie Ihr Team                                               zu können, müssen alle Team-­                                  weiß am besten, wo den Kunden
für erstklassigen Kunden-                                             Mitglieder verstehen, welche Be-                               der Schuh drückt und was es
                                                                      dürfnisse, Wünsche, Interessen                                 braucht, um Kundenanfragen
service:                                                              und Vorlieben Ihre Kunden haben                                effizienter zu lösen. Manchmal
                                                                      – ganz egal, in welchem Unter-                                 machen interne Prozesse und
        Sorgen Sie für gut                                            nehmensbereich sie tätig sind.                                 Vorschriften die Lösungsfindung
        geschulte Mitarbeite­r ­                                      Erstellen Sie in einem interdiszi-                             aber unnötig kompliziert. Statten
        innen und Mitarbeiter:                                        plinären Team Buyer Personas 21,                               Sie Ihre Mitarbeiterinnen und
        Nur ein kompetentes und infor-                                um Ihre Kunden besser kennen-                                  Mitarbeiter mit mehr Entschei-
        miertes Team kann Ihren Kundin-                               zulernen. Nutzen Sie Customer                                  dungskompetenzen aus und
        nen und Kunden wirklich weiter-                               Journey Mapping 22, um den                                     machen Sie es ihnen leicht,
        helfen. Investieren Sie deshalb in                            Verkaufsprozess vom Erstkontakt                                Vorschläge einzubringen.
        Schulungen und Weiterbildun-                                  über die Evaluierungsphase bis
        gen und ermöglichen Sie den                                   zum Kauf und zur Kundenbin-                                    Rekrutieren Sie geeigne-
        internen Wissensaustausch, z.B.                               dung durchzudenken. Sorgen                                     te Persönlichkeiten:
        durch regelmäßige Workshops                                   Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter/                              Achten Sie schon im Recruiting-­
        oder Peer-to-Peer-Learning.                                   innen jederzeit Zugriff auf alle                               Prozess auf die entsprechenden
                                                                      relevanten Kundeninformationen                                 Kundenservice-Skills 23 und ein
                                                                      haben – etwa in einer zentralen                                Mindset, das zu Ihrer kunden­
                                                                      CRM-Datenbank.                                                 orientierten Unternehmens­
                                                                      ⟶ mehr dazu in Kapitel 9                                       philosophie passt.

21
     Take Off PR: Was sind Buyer Personas?, www.takeoffpr.com/blog/was-sind-buyer-personas (19.6.2020).
22
     yuutel: In 7 Schritten zur perfekten Customer Journey Map, blog.yuutel.at/customer-journey-mapping-anleitung
23
     yuutel: 10 Kundenservice-Skills, die jeder Mitarbeiter haben sollte blog.yuutel.at/kundenservice-skills-fuer-mitarbeiter (19.6.2020).

18                                                                                                              Leitfaden Perfekter Kundenservice am Telefon
In unserem kostenlosen „Kundenservice 1x1“ erfahren Sie von erfolgreichen
                                                              Gründerinnen und Gründern aus Österreich, wie Sie vom Start weg mit
                                                              professionellem Kundenservice und glücklichen Kunden durchstarten!

                                                              Download „Kundenservice 1x1 für Gründer*innen“ 24

                                                                                                                            Lesetipp auf unserem Blog:
                                                                                                                            Employee Centricity:
                                                                                                                            Kein Kundenfokus ohne
                                                                                                                            Mitarbeiterfokus! 25

                                                                    Tipp:

                                                                    Vergessen Sie nicht, Ihrem Team Wertschätzung entgegen zu bringen
                                                                    und auch einmal „Danke“ zu sagen! Ihre Mitarbeiter/innen sind das
                                                                    Herzstück Ihres Unternehmens – eine Kette ist nur so stark, wie das
                                                                    schwächste Glied und ein Unternehmen nur so gut, wie seine Mitarbei-
                                                                    ter/innen.

24
     yuutel: Kundenservice 1x1 für Gründer*innen, yuutel.at/leitfaden-kundenservice1x1 (07.07.2020).
25
     yuutel: Employee Centricity: Kein Kundenfokus ohne Mitarbeiterfokus, blog.yuutel.at/employee-centricity (07.07.2020)

Leitfaden Perfekter Kundenservice am Telefon                                                                                                       19
Fazit:
Ihr telefonischer Kundenservice
kann mehr – trauen Sie sich!

Erstklassiger Kundenservice am                               2.	Mehr Effizienz und                                   4.	Begeisterte Kunden und
Telefon bedeutet mehr als eine Tele­                            Flexibilität:                                           mehr Umsatz:
fonnummer bereitzustellen. Zahl-                                Mit intelligenter Anrufverteilung,                      Die freundliche und kompetente
reiche technische wie menschliche                               Auswahlmenüs und Telefonan-                             Betreuung durch Ihre Mitarbei-
Komponenten gehören überlegt,                                   sagen können Sie Ihre Anrufe                            ter/innen ist ein Soft-Faktor, den
geplant und umgesetzt. Denken Sie                               effizient steuern. Passen Sie                           Sie in jedem Fall berücksichtigen
daran: Kundenorientierung kann                                  Routing-Pläne selbst an geän-                           sollten. Denn: Mehr als die Hälfte
nicht „von oben verordnet“ werden                               derte Bedingungen an, z.B. bei                          der Kundinnen und Kunden wür-
und ist auch nie allein Aufgabe der                             Urlauben oder Krankenständen.                           de den Anbieter wechseln, wenn
Customer Service-Abteilung. Richtig                                                                                     der Kundenservice schlecht ist.
guter telefonischer Kundensupport                            3.	Besseres Kunden­                                        Für Unternehmen bedeutet dies
muss 2021 mehr können. Trauen Sie                               verständnis:                                            jährlich Umsatzeinbußen in Milli-
sich, eine unternehmensübergreifen-                             Telefonischer Kundenservice ist                         ardenhöhe 28.
de Telefonie-Lösung zu implemen-                                eine wahre Goldgrube an Infor-
tieren, die auf moderne Technolo-                               mationen, um Ihre Kunden besser                      5. 100 % professioneller
gien, der Verknüpfung der Systeme                               kennenzulernen. Wenn Sie Ihr                            Kundenkontakt:
und den Faktor Mensch setzt!                                    ­Telefon-System mit Ihrer Kunden­                       Eine Servicerufnummer wirkt
                                                                 datenbank verknüpfen, können                           seriös und unterstützt Ihr
                                                                 Sie diese wertvollen Daten                             Unternehmen bei einem pro-
Die 5 größten Vorteile von                                       auswerten und allen Mitarbeiter/                       fessionellen Auftritt! Besonders
professionellem telefoni-                                        innen zur Verfügung stellen.                           im Online-Geschäft sorgt
schen Kundenservice:                                             Eine durchgängige Customer                             eine kostenlos zu erreichende
                                                                 Experience 27 ist entscheidend –                       0800-Hotline für mehr Vertrauen
                                                                also das Gefühl, mit Ihrem Unter-                       und verringert die Anzahl der
1.	Hohe Erreichbarkeit:                                         nehmen ein Gespräch zu führen,                          Warenkorbabbrüche.
   Ein gut durchdachtes Telefonie-­                             auch wenn es in Wahrheit viele
   Konzept auf Basis einer profes-                              einzelne Interaktionen sind.
   sionellen Servicerufnummer 26
   sowie Fahrpläne für den Notfall
   sichern Ihrem Unternehmen rund
   um die Uhr die bestmögliche
   Erreichbarkeit. Kein Anruf – und
   damit potenzielles Geschäft –
   geht mehr verloren!

                                                             Lassen Sie sich diese Chance nicht entgehen. Professionalisieren Sie Ihre
                                                             ­telefonische Kundenberatung und sichern Sie sich dadurch einen entschei-
                                                              denden Wettbewerbsvorteil!

                                                             yuutel wünscht Ihnen viel Erfolg dabei!

26
     yuu Line Servicerufnummen, yuutel.at/servicenummern
27
     yuutel: Customer Experience Trends 2020, blog.yuutel.at/customer-experience-trends-2020 (19.6.2020).
28
     NewVoiceMedia (2018): Studie „Emotionale Aspekte im Kundenservice“, yuutel.at/hubfs/Studien/NewVoiceMedia-Emotionale-Aspekte-im-Kundenservice.pdf (15.01.2021).

20                                                                                                          Leitfaden Perfekter Kundenservice am Telefon
War diese Checkliste
           nützlich für Sie?

Wir bei yuutel leben Kundenorien-     YUUTEL – IHR PARTNER FÜR
tierung – besonders am Telefon!       BUSINESS-TELEFONIE
Sie haben Fragen rund um Service-
rufnummern und möchten Ihren          Wir sind der richtige Partner für
telefonischen Kundenservice auf ein   Unternehmen, die den telefoni-
neues Level heben?                    schen Kontakt mit ihren Kunden
Gerne beraten Sie unsere Expertin-    und Geschäftspartnern wertvoller,
nen und Experten persönlich unter     effizienter und flexibler gestalten
0800 240 40 10. Wenn Sie uns lieber   möchten.
schreiben: service@yuutel.at
                                      Als Netzbetreiber wickeln wir Ihre
Abonnieren Sie gerne auch unseren     Kommunikation rund um die Uhr mit
monatlichen Newsletter mit Tipps &    höchster Zuverlässigkeit ab. Von
Trends rund um den erfolgreichen      der regionalen oder internationalen
Kundenkontakt:                        Service-Hotline über Cloud-Telefon-
yuutel.at/newsletter                  anlagen bis hin zur Spracherkennung
                                      und Sprachaufzeichnung.

                                      Wir bieten flexible Telefonie-Lösun-
                                      gen für Unternehmen jeder Größe
                                      und Branche. Zu attraktiven Preisen
                                      und mit dem besonderen Plus an
                                      persönlichem Service.

                                      yuutel.at

            Ihr Unternehmen nutzt Microsoft Teams?
                                                                             yuutel GmbH
    yuutel verbindet Microsoft Teams mit dem öffentlichen Telefonnetz:       Leonard-Bernstein-Straße 10
   Telefonieren Sie mit yuu Connect für Microsoft Teams zuverlässig und      1220 Wien – Österreich
     infrastrukturlos im öffentlichen Telefonnetz weltweit – und machen      service@yuutel.at
         Sie Microsoft Teams zu Ihrem zentralen Kommunikationstool!
                                                                             D-A-CH: 0800 240 40 10
                   yuutel.at/microsoft-teams-telefonie                       International: +43 1 2145130-0

                                                                             © 2021

Leitfaden Perfekter Kundenservice am Telefon                                                                  21
Sie können auch lesen