Lieferanten Handbuch Supplier Manual - eacc
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Lieferanten Handbuch Supplier Manual Edition 06.2021 Rev.02 [1]
Inhalt/Content Vorwort / Preface ......................................................................................................................................................................... 3 Allgemeines / General ................................................................................................................................................................... 3 Gesellschaftliche Verantwortung / Social Responsibility ................................................................................................................ 3 Anti-Korruption und Compliance / Anti Corruption and Compliance .................................................................................................. 5 Vermeidung von Interessenkonflikten/Avoidance of Conflicts of Interest......................................................................................... 5 Whistleblowing-Richtlinie/ Whistleblowing Policy .......................................................................................................................... 5 Geheimhaltung / Confidentiality .................................................................................................................................................... 5 Umweltschutz / Enviromental Protection ...................................................................................................................................... 6 Produktsicherheitsbeauftragter / Product Safety Officer ................................................................................................................ 8 Notfallmanagement / Emergency Management .............................................................................................................................. 8 Einkaufsbedingungen / Purchasing Terms...................................................................................................................................... 8 Werkzeuge / Toolings ................................................................................................................................................................... 9 Beigestellte Produkte / Customer Supplied Goods ....................................................................................................................... 10 Zoll und Außenhandelsvorschriften / Customs and Foreign Trade Regulations .............................................................................. 10 Lieferung / Delivery..................................................................................................................................................................... 10 Qualitätsmanagement / Quality Management .............................................................................................................................. 11 Freigabe neuer Lieferanten / Release of New Suppliers ................................................................................................................ 11 Lieferantenbewertung / Supplier Evaluation................................................................................................................................. 12 Lieferantenbesuche, Audits / Supplier Visits, Audits..................................................................................................................... 12 Kapazitätsnachweis / Capacity check ......................................................................................................................................... 12 Projektplanung / Project Planning ............................................................................................................................................... 13 Design- / Process-FMEA ............................................................................................................................................................. 13 Produktionslenkungsplan (PLP) / Production Control Plan ............................................................................................................ 14 Prüfmittel und Methoden / Test Equipment and Methods ............................................................................................................. 14 Prozessfähigkeiten / Process Capabilities................................................................................................................................... 15 Erstmuster / Initial Samples ....................................................................................................................................................... 15 Serienphase / Series Phase ........................................................................................................................................................ 16 Qualitätssicherungsvereinbarung / Quality assurance agreement ................................................................................................. 16 Safe-Launch ............................................................................................................................................................................... 16 Reklamationen / Complaints ....................................................................................................................................................... 16 Schadteilanalyse / Warranty Parts Review .................................................................................................................................. 17 Abweichungen / Deviations ......................................................................................................................................................... 17 Requalifizierung / Requalification ................................................................................................................................................ 17 Rückverfolgbarkeit / Traceability................................................................................................................................................. 17 Änderungsmanagement / Change Management ............................................................................................................................ 18 Qualitätsaufzeichnungen / Quality Records.................................................................................................................................. 18 Ersatzteilmanagement / Spare parts management ...................................................................................................................... 19 Salvatorische Klausel / Saving clause ......................................................................................................................................... 19 Edition 06.2021 Rev.02 [2]
Vorwort / Preface Euro advanced carbon fiber composites GmbH ent- Euro advanced carbon fiber composites GmbH de- wickelt und fertigt in innovativen Verfahren Leicht- velops and manufactures lightweight struct-ural baustrukturteile für die Automobilindustrie. components for the automotive industry using in- Als hundertprozentige Tochter innerhalb der Car- novative processes. bon Fiber Composite Materials Division gehören As a wholly-owned subsidiary within the Carbon Fi- wir zur Toray Industries. Mit 45000 Mitarbeitern ber Composite Materials Division, we belong to ist Torray der weltgrößte Kohlefaser Hersteller. Toray Industries Inc. Toray Industries, with 45,000 Unsere Produkte tragen zur Senkung von Gewicht, employees, is the world’s largest carbon fiber man- Energieverbrauch und CO2-Ausstoß von Fahrzeu- ufacturer. Our products help to reduce the weight, gen bei. Unsere Erzeugnisse erfüllen höchste Qua- energy consumption and CO2-emissions of vehi- litäts- und Sicherheitsanforderungen. Eine Grund- cles. Our products meet the highest quality and lage hierzu sind unsere Lieferanten, die sich die- safety requirements. A basis for this are our sup- sem Anspruch stellen. pliers, who take on this challenge. Ziel dieses Handbuches ist eine langfristige und für beide Seiten vorteilhafte Zusammenarbeit auf- The aim of this manual is to build a long-term and zubauen. mutually beneficial cooperation. Allgemeines / General Dieses Handbuch gilt für die euro advanced carbon This manual applies to euro advanced carbon fiber fiber composites GmbH und deren Lieferanten für composites GmbH and its suppliers of production Produktionsmaterialien und Dienstleistungen, ein- materials and services, including all affiliates. schließlich aller verbundenen Unternehmen. Basie- Based on the IATF 16949 and the standards of the rend auf der IATF 16949 und den Standards der Au- automotive industry, it sets the minimum require- tomobilindustrie legt es die Mindestanforderungen ments for the implementation of the targets for zur Umsetzung der angestrebten Ziele an unsere our suppliers. Further statutory or regulatory re- Lieferanten fest. Weitere gesetzliche oder behörd- quirements, standards and regulations as well as liche Anforderungen, Normen und Regelwerke so- special customer requirements, remain unaf- wie spezielle Kundenanforderungen bleiben hiervon fected. unberührt. Gesellschaftliche Verantwortung / Social Responsibility Nachhaltiges Management und soziale unterneh- Sustainable management and corporate social re- merische Verantwortung gehören zu den Grund- sponsibility are among the core values of eacc. werten von eacc. eacc erwartet von seinen Liefe- eacc expects its suppliers to adopt a similar social ranten eine ähnliche soziale Verhaltensweise und behavior and to promote and comply with these die Förderung bzw. Einhaltung dieser Werte auch values in their supply chain as well. in deren Lieferkette. Edition 06.2021 Rev.02 [3]
Arbeitszeiten, Mindestlöhne und Sozialleis-tungen Working hours, minimum wages and benefits are in entsprechen den gesetzlichen Vor-schriften sowie line with legal requirements and indu-stry stand- Branchenstandards oder den einschlägigen ILO- ards or the relevant ILO conventions. Overtime is Konventionen. Überstunden werden nur freiwillig rendered only on a voluntary basis. Following 6 erbracht. Nach 6 aufein-ander folgenden Arbeitsta- consecutive working days, employees must be gen ist den Beschäf-tigten mindestens ein freier granted at least one day off. Tag zu gewähren. Die Beschäftigung in der Lieferkette erfolgt ohne Employment in the supply chain takes place with- Zwang und im freien Willen der Arbeit-nehmer. Die out compulsion and at the free will of the employ- Beschäftigten haben die Freiheit, das Arbeitsver- ees. Employees are free to terminate the employ- hältnis unter Einhaltung einer angemessenen Frist ment relationship within a reason-able period of zu kündigen. Von den Be-schäftigten darf nicht ver- notice. It may not be requested of employees to langt werden, Aus-weis, Pass oder Arbeitsgeneh- hand over ID, passport or work permit as a condi- migung als Be-dingung für eine Beschäftigung aus- tion of employment. zuhändi-gen. Herstellung bzw. Bearbeitung der Lieferum-fänge sowie die Erbringung von Dienstleistungen erfolgt Production or processing of the scope of supply as ohne ausbeuterische Kinderarbeit im Sinne des well as the provision of services takes place with- ILO-Übereinkommens Nr. 182. out exploitative child labor within the meaning of the ILO Convention No. 182. Den Beschäftigten steht die Freiheit zur Verei-ni- Employees have the freedom to unite and the right gung sowie das Recht auf Kollektivverhand-lung to collective negotiations with management with- mit der Unternehmensleitung zu, ohne Repressa- out fear of reprisals in any form. lien in jeglicher Form zu befürchten. Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz der Be- Occupational health and safety at work are pro- schäftigten am Arbeitsplatz werden im Rah-men vided to the employees according to national leg- der nationalen Bestimmungen gewähr-leistet. Der islation. The supplier promotes cons-tant further Lieferant fördert die ständige Wei-terentwicklung development to improve the zur Verbesserung der Arbeits-welt. working environment. Eine Diskriminierung von Mitarbeitern, bei-spiels- weise aufgrund Geschlecht, Rasse, Kaste, Haut- Discrimination of employees, for example due to farbe, Behinderung, Gewerkschaftszugehörigkeit, gender, race, caste, skin color, disability, trade politischer Überzeugung, Herkunft, Religion, Alter, union membership, political beliefs, origin, reli- Schwangerschaft oder sexueller Orientierung sind gion, age, pregnancy or sexual or-ientation in any in jeglicher Form unzulässig. form is prohibited. Edition 06.2021 Rev.02 [4]
Anti-Korruption und Compliance / Anti Corruption and Compliance Der Lieferant ist verpflichtet, alles zu unterlassen, The supplier is obliged to refrain from anything that was zu einer Strafbarkeit wegen Betrug may lead to criminal liability for fraud or breach of oder Untreue, Insolvenzstraftaten, Wettbe-werbs trust, insolvency offenses, competition crimes, Straftaten, Vorteilsgewährung, Bestech-ung, Be- granting of advantages, bribery, corruptibility or stechlichkeit oder sonstiger Korruptionsstrafta- other corruption offenses of persons employed by ten von beim Lieferanten beschäf-tigten Personen the supplier or other third parties. In the event of a oder sonstigen Dritten führen kann. Bei einem Ver- breach of this, eacc is entitled to a right of with- stoß hiergegen steht eacc ein fristloses Rück- drawal or termination without notice of all legal tritts- bzw. Kündigungsrecht aller mit dem Liefe- transactions existing with the supplier and the ranten bestehenden Rechtsgeschäfte und das right to terminate all negotiations. Without preju- Recht zum Abbruch sämtlicher Verhandlungen zu. dice to the above, the supplier is obliged to comply Unbeschadet des Vorgenannten ist der Lieferant with all laws and regulations applicable to him and verpflichtet, alle auf ihn sowie auf die Geschäfts- the business relation-ship with eacc. beziehung mit eacc anwendbaren Gesetze und Re- gelungen einzuhalten. Vermeidung von Interessenkonflikten/Avoidance of Conflicts of Interest Unsere Lieferanten treffen Entscheidungen auf Ba- Our suppliers make decisions based on factual sis sachlicher Erwägungen und lassen sich dabei considerations and do not allow themselves to be nicht in unzulässiger Weise von persönlichen Inte- guided in an inadmissible manner by personal in- ressen leiten. terests. Whistleblowing-Richtlinie/ Whistleblowing Policy Der Lieferant soll eine Whistleblower-Richtlinie The supplier shall present a Whistleblower- Policy, vorweisen können, welche Mitarbeitern und Außen- which employees and outsiders can use to report stehenden einen Weg eröffnet, um ernsthafte Be- serious concerns about possible irregularities or denken bezüglich möglicher Unregelmäßigkeiten o- possible misconduct. der möglichen Fehlverhaltens zu melden. Geheimhaltung / Confidentiality Gegenseitig erhaltene Informationen, Zeich-nun- Mutually obtained information, drawings, customer gen, Projektinformationen, Unterlagen des Kunden project information documents or other relevant oder sonstige einschlägige Unterlagen die nicht öf- documents that are not publicly available shall be fentlich zugänglich sind, werden vertraulich behan- treated confidentially and used exclusively to carry delt und ausschließlich zur Durchführung des je- out the respective project. The secrecy obligation weiligen Projektes ver-wendet. Die Geheimhal- also applies after termination of the business re- tungspflicht gilt auch nach Beendigung der Ges- lationshi chäftsbeziehung. Edition 06.2021 Rev.02 [5]
Umweltschutz / Enviromental Protection Im Hinblick auf den Umweltschutz wird der Liefe- In terms of environmental protection, the sup- rant nachhaltig und vorsorglich handeln und Initia- plier will act sustainably and precautionarily tiven zum schonenden Ressourcengebrauch er- and he will take initiatives to save resources greifen, insbesondere zum sparsamen Gebrauch in particular for the economical use of raw ma- von Rohstoffen, Energie und Wasser, zur Reduzie- terials, energy and water, for the reduction of rung von CO2- und VOC –Emissionen sowie zur Ver- CO2- and VOC-emissions as well as for the pre- meidung von Luftverunreinigungen Abfall und Ab- vention of air-pollution, waste and waste-wa- wasser. ter. Der Lieferant stellt auf Anfrage Informationen für On request the supplier will provide infor- die Erstellung von Energie und Öko Bilanzen zur mation for the preparation of energy and envi- Verfügung. ronmental balances. Der Lieferant stellt dies auch in seiner Liefer-kette The supplier also ensures this in his supply sicher. chain. • Alle Produkte der Lieferkette müssen entspre- • All products in the supply chain must be man- chend den Umweltschutzstandards ihres je- ufactured according to the environ-mental weiligen Marktsegments hergestellt werden standards of their respective market segment • Lieferanten verpflichten sich ein Umwelt-ma- • Suppliers are obliged to establish an environ- nagementsystem gemäß ISO 14001 mental management system in accordance oder EMAS “Eco-Management and Audit with ISO 14001 or EMAS "Eco-Management Scheme“ zu etablieren, hierzu wird der Liefe- and Audit Scheme". For this purpose the sup- rant eigenverantwortlich einen Maßnahmen- plier will draw up an action plan under his own plan mit definierten Zeiträumen aufstellen und responsibility, showing defined periods of time mit dem Kunden abstimmen and shall coordinate it with the customer • The supplier keeps a chemicals management • Der Lieferant unterhält ein Chemikalien-ma- and ensures that all legal require-ments re- nagement und stellt sicher, dass sämtliche garding the use of hazardous substances, in gesetzlichen Vorgaben bezüglich der Verwen- particular of the European Union, the North dung von Gefahrstoffen, insbesondere der Eu- American Free Trade Agreement States ropäischen Union, der North American Free (NAFTA) and the BRIC states are met and that Trade Agreement Staaten (NAFTA) sowie der the product manufactured by him does not BRIC-Staaten, erfüllt werden und dass das von contain any substances prohibited by law ihm hergestellte Produkt keine gesetzlich ver- botenen Stoffe beinhaltet • Chemicals and other substances hazard-ous • Chemikalien und andere Stoffe deren Freiset- to the environment must be iden-tified. It is zung in die Umwelt eine Gefahr darstellt, müs- necessary to set up hazardous materials man- sen identifiziert sein. Es ist ein Gefahrenstoff- agement for these substan-ces so that they Management für diese Stoffe einzurichten, da- can be safely handled, transported, stored, re- mit diese sicher gehandhabt, transportiert, processed or reused and disposed of gelagert, wiederaufbereitet oder wiederver- . wendet und entsorgt werden können. Edition 06.2021 Rev.02 [6]
• .Im Zusammenhang mit der Altfahrzeugverord- • In correspondence with the End-of-Life Vehicle nung ist der Lieferant verpflichtet, folgendes Ordinance, the supplier is obliged to ensure sicherzustellen the following • Stoffe, die gesetzlichen Beschränkungen • Substances that are subject to legal re- oder Verboten unterliegen, dürfen nur nach strictions or prohibitions may only be included Maßgabe dieser Vorschriften in den geliefer- in the delivered materials or parts in accord- ten Materialien oder Teilen enthalten sein ance with these regulations Es sind korrekte, vollständige IMDS (Internati- onal Material Data System) Materialdaten- Correct, complete IMDS (International Mate- blätter bereitzustellen. Dies gilt für neue und rial Data System) material data sheets must geänderte Teile als auch für das Ersatzteilwe- be provided. This applies to new and changed sen. Bei der Lieferung von Baugruppen ist die parts as well as spare parts. When submitting Unterstruktur abzubilden. Der IMDS Datensatz assemblies, the substructure must be dis- ist entsprechend der Lieferkette vollständig played. The IMDS dataset is to provided and und un aufgefordert durch die einzelnen Liefe- maintained completely and without being ranten aufzubauen. Die Pflege der IMDS Daten asked in accordance with the supply chain by ist kostenfrei zu gewährleisten. the individual suppliers. The IMDS data will be • Konfliktmineralien sind unaufgefordert zu de- maintained free of charge klarieren • Conflict minerals are to be declared unbidden • Sind mehr als 0,1 Gewichts-% “Besonders be- • If more than 0.1% by weight of "very high con- sorgniserregende Inhaltsstoffe (SVHC)“ der cern ingredients (SVHC)" of the “Candidate “Kandidatenliste“ gemäß Art. 59 (1) der Ver- list“ in accordance with Article 59 (1) of Reg- ordnung 1907/2006/EG in Bauteilen und Ver- ulation 1907/2006/EC are con-tained in com- packungen enthalten, ist der Lieferant ver- ponents and packaging, the supplier is obliged pflichtet, unaufgefordert mit der Lieferung to provide all informa-tion in accordance with sämtliche Informationen gemäß Art. 33 Abs. Art. 33 (1) of Re-gulation 1907/2006/EC 1 der Verordnung 1907/2006/EG bereitzu- without request. This also applies if such a stellen. Dies gilt auch dann, wenn ein solcher substance is added to the candidate list dur- Stoff erst während der laufenden Lieferbezie- ing the current supply relationship hung in die Kandidatenliste aufgenommen wird • Banned substances acc. to end-of-life vehicle • Stoffverbote gem. Altfahrzeugverordnung wer- regulations must be complied with according den entsprechend den vereinbarten Umstel- to the agreed conversion scenarios. lungsszenarien eingehalten. • Stricter customer-specific requirements must • Schärfere kundenspezifische Forderungen be taken into account. The supplier will pro- sind zu berücksichtigen. Der Lieferant wird, vide and maintain material data in other sys- soweit seitens OEM erforderlich, Stoff- und tems (eg. CAMDS) to the extent required by Materialdaten in anderen Systemen (z.b. the OEM CAMDS) zur Verfügung stellen und pflegen. Edition 06.2021 Rev.02 [7]
Produktsicherheitsbeauftragter / Product Safety Officer Der Lieferant benennt auf Verlangen einen Upon request the supplier shall assign a Product Produktsicherheitsbeauftragten, gemäß IATF Safety Officer in accordance with IATF 16949. 16949. eacc sind die Kontaktdaten, der Standort Contact details of the employee, the location or oder das Werk seiner Zuständigkeit sowie ein plant responsibility of the employee and proof of Nachweis über die Schulung des Mitarbeiters zu training have to be provided to eacc. übermitteln. Notfallmanagement / Emergency Management Der Lieferant erstellt auf Basis einer Risikobewer- Based on a risk assessment, the supplier shall drw tung Vorsorgemaßnahmen und Notfallpläne z.B. im up precautionary measures and emergency plans Falle von Störungen bei Unterlieferanten, Mitarbei- e.g. in the event of disruptions to sub-contractors, ter- oder Maschinenausfall, Kapazitätsengpässen, employee shortage, machine failure, capacity bot- Streik, Feuer um die Versorgung mit konformen tle-necks, strike, fire to ensure supply of compliant Produkten sicherzustellen. Besondere Vorsorge- products. Special precautionary measures may maßnahmen sind ggf. mit eacc zu vereinbaren. need to be agreed with eacc. Der Lieferant informiert unverzüglich den Einkauf On occurrence of events that affect or could affect beim Auftreten von Ereignissen die sich delivery-quantity, -date or –quality, the Supplier auf Anliefermenge, -termin oder –qualität auswir- will promptly notify eacc Purchasing. ken oder zu Auswirkungen führen könnten. Einkaufsbedingungen / Purchasing Terms Bei Bestellungen/Lieferungen gelten grund-sätz- For orders/deliveries, the terms and condit-ions of lich die Einkaufsbedingungen der eacc, einzelver- purchase of eacc apply in principle; individual con- tragliche Regelungen haben den Vorrang. tractual provisions take prece-dence. Andere Allgemeine Geschäftsbedingungen gelten Other terms and conditions do not apply even if auch dann nicht, wenn ihnen im Einzelfall nicht they were not expressly contradicted in individual ausdrücklich widersprochen wurde. Abweichende cases. Divergent agreements and additions must Vereinbarungen sowie Ergänzungen bedürfen der be made in writing. Schriftform. Edition 06.2021 Rev.02 [8]
Werkzeuge / Toolings Produktspezifische Werkzeuge, Vorrichtun-gen, Product-specific toolings, devices, operating and Betriebs- und Messmittel sind so auszulegen, measuring equipment shall be designed to achieve dass sie die geforderte Lebensdauer / Ausbrin- the required service life / output. Regardless of gungsmenge erreichen. Ungeachtet der Eigen- ownership, Supplier shall, at its own expense, be tumsverhältnisse ist der Lieferant, während der responsible for the proper function of all tools, Zeit der vertraglichen Belieferung, für die einwand- equipment, operating and measuring equipment, freie Funktionsfähigkeit aller Werkzeuge, Vorrich- as well as their ongoing maintenance and servicing tungen, Betriebs- und Messmittel sowie deren lau- during the period of contractual delivery. Storage fende Wartung und Instandhaltung auf eigene Kos- and insurance will be provided free of charge to ten verantwortlich. Die Aufbewahrung und Versi- eacc during cherung erfolgen während der Belieferung für eacc delivery, in return the tool will be provided to kostenlos im Gegenzug wird das Werkzeug ohne the supplier free-of-charge. Berechnung dem Lieferanten zur Verfügung ge- stellt. Änderungen an den Vorrichtungen erfordern die schriftliche Freigabe durch eacc bzw. des Kunden. Changes to the devices require the written ap- eacc- und kundeneigene Werkzeuge sind zur Sicht- proval of eacc or the customer. eacc and customer barmachung der Eigentumsverhältnisse entspre- tools are to be permanently marked in order to vis- chend den Vorgaben dauerhaft zu kennzeichnen. ualize ownership in accordance with the specifica- Einzelheiten der Überlassung werden bei Bedarf in tions. If necessary, details of the usage will be reg- einem separat abzuschließenden Überlassungs- ulated in a separate loan agreement. vertrag geregelt. For toolings, devices and gauges that remain prop- Für Werkzeuge, Vorrichtungen und Lehren die, im erty of the supplier, eacc or the customer shall ob- Eigentum des Lieferanten verbleiben erhält eacc tain ownership by the way of security. Only in case bzw. der Kunde ein Sicherungseigentum. Eine Her- of delivery interruption can a surrender can be de- ausgabe kann nur im Fall der Lieferun-terbrechung manded. eacc or the customer obtains ownership verlangt werden. eacc oder der Kunde erlangt in in this case by reimbursement of the remaining diesem Fall durch Erstattung des Restwerts das value. Eigentum. Edition 06.2021 Rev.02 [9]
Beigestellte Produkte / Customer Supplied Goods Der Lieferant kennzeichnet und behandelt die von The supplier shall mark and treat the products pro- eacc oder einem Dritten beigestellten Produkte so, vided by eacc or a third party in such a way that dass Beschädigungen und Verwechselungen ver- damage and mix-up are avoided. In the event of ob- mieden werden. Bei der Feststellung von offen- vious errors, or in the event that the services re- sichtlichen Fehlern oder im Fall, dass die von eacc quired by eacc cannot be properly performed due to geforderten Leistungen aufgrund eines festge- a detected condition eacc must be informed by the stellten Zustandes nicht ordnungsgemäß erbracht supplier immediately. eacc will also be promptly in- werden können ist eacc vom Lieferanten umge- formed in writing about the loss of any supplied hend zu informieren. eacc wird außerdem über den products, tools, fixtures, means of transport, etc., Verlust beigestellter Produkte, Werkzeuge, Vor- or the creation of scrap in the products provided. richtungen, Transportmittel usw., oder der Erzeu- gung von Ausschuss an beigestellten Produkten umgehend schriftlich informiert. Zoll und Außenhandelsvorschriften / Customs and Foreign Trade Regulations Im Bedarfsfall stellt der Lieferant eine Lang-zeitlie- If necessary, the supplier shall issue a long-term ferantenerklärung gemäß Außenwirt-schaftsge- supplier declaration according to German foreign setz aus. Die Erteilung aller erforder-lichen Aus- trade legislation. The provision of all necessary in- künfte ist verpflichtend. Sind die Be-dingungen für formation is mandatory. If the conditions for a eine Langzeitlieferantenerklärung nicht erfüllt gilt long-term supplier declaration are not met, the als Minimalvoraussetzung die Angabe des Ur- minimum requirement is the country of origin. It sprungslandes. Unter Umständen ist ein Ur- may be necessary to obtain a certificate of origin sprungszeugnis der zuständigen Behörde erforder- from the responsible authority, which must be pro- lich, das kostenfrei zur Verfügung zu stellen ist. vided free-of-charge. Lieferung / Delivery Die getroffene Lieferbedingung (Incoterms 2010) The agreed delivery term (Incoterms 2010) does entbindet den Lieferanten nicht von der Pflicht der not exempt the supplier from the obligation of transportsicheren Verpackung, auch wenn eine transport-safe packaging even if returnable pack- Umlaufverpackung von eacc beige-stellt wird. Bei aging is provided by eacc. In the case of pickup, the Selbstabholung ist die Abholbereitschaft von Lie- readiness for collection of deliveries must be noti- ferungen rechtzeitig mit Angabe der vollständigen fied in good time, stating the complete packaging Collidaten (Packstücke, Abmessung, Gewicht) und data (packages, dimensions, weight) and pickup Abholadresse beim benannten Kontakt zu avisie- address of the named contact. ren. Edition 06.2021 Rev.02 [10]
Qualitätsmanagement / Quality Management Voraussetzung für die Zusammenarbeit mit eacc The requirement for cooperation with eacc is work- ist das Arbeiten nach einem ISO 9001 konformen ing according to an ISO 9001 compliant quality Qualitätsmanagement-Systems (QM-System). management system (QM system). Eacc reserves eacc behält sich vor nach einer Risikoprüfung für the right to strive for an IATF compliant QM system strategisch relevante Lieferanten ein IATF konfor- for strategically relevant suppliers after a risk as- mes QM-System anzustreben. Sollte dies von eacc sessment. gefordert werden, wird der Lieferant aufgefordert Should this be required of eacc, the supplier is re- eigenverantwortlich einen Maßnahmenplan mit de- quested to prepare an action plan with defined pe- finierten Zeiträumen aufzustellen und mit eacc ab- riod on his own responsibility and to coordinate it zustimmen. with eacc. Der Lieferant garantiert die Einhaltung der Anforde- The supplier guarantees compliance with the re- rungen des jeweiligen OEM Kunden, die sich insbe- quirements of the respective OEM customer, sondere aus Lastenheften, Kundennormen, Prüfan- which in particular result from specifications, weisungen, Zeichnungen, besondere Merkmale drawings, customer standards, test instruct-ions, etc. ergeben. special characteristics etc. Freigabe neuer Lieferanten / Release of New Suppliers Zur Aufnahme neuer Lieferanten ist der Frage-bo- In order to include new suppliers, the ques-tion- gen „Lieferantenselbstauskunft“ und eine Geheim- naire "Supplier Self-Assessment" and a Non-Dis- haltungsvereinbarung (GHV), vollstän-dig ausge- closure Agreement (NDA) must be completed in füllt und mit Kopien aller gültigen Zertifikate des full and accompanied by copies of all valid com- Unternehmens, in elektronischer Form an die Ein- pany certificates in electronic form to the eacc kaufsabteilung von eacc zu übermitteln. Nach po- Purchasing Department. After a positive evaluation sitiver Auswertung der eingereichten Unterlagen of the submitted docu-ments, admission to the erfolgt die Aufnahme in den Lieferantenpool. Eine supplier pool will be made. A nomination is made Nominierung erfolgt nach einer projektspezifi- according to a project-specific potential analysis schen Potenzialanalyse gemäß VDA 6.3 und ggf. in accordance with VDA 6.3 and, if necessary, after nach Umsetzung festgelegter Lieferantenent- implementation of defined supplier development wickl-ungsmaßnahmen. Lieferanten mit einem measures. Suppliers with a quality management nach IATF16949 zertifizierten Qualitätsmanage- system certified according to IATF 16949 as well mentsystem sowie Lieferanten mit einem Umwelt- as suppliers with an environmental management managementsystem gemäß ISO 14001 system in accordance with ISO 14001 or EMAS are oder EMAS werden bei der Vergabe von Projekten given preference for the awarding of projects. eacc bevorzugt berücksichtigt. eacc ist unaufgefordert has to be informed unsolicited about expiring or über auslaufende oder entzogene Zertifikate zu in- withdrawn certificates, newly acquired or renewed formieren, neu erworbene oder erneuerte Zertifi- certificates are to be transmitted to eacc unsolic- kate sind eacc unaufgefordert zu übermitteln. Der ited. The supplier applies a similar procedure for Lieferant wendet für die Auswahl seiner Unterliefe- the selection of his subcontractors. ranten ein gleichgeartetes Verfahren an. Edition 06.2021 Rev.02 [11]
Lieferantenbewertung / Supplier Evaluation eacc führt turnusmäßig Bewertungen seiner Liefe- eacc conducts regular reviews of its suppliers and ranten durch und teilt das Ergebnis diesen schrift- communicates the result in writing. Delivery qual- lich mit. Es werden Anlieferqualität, Liefer- und ity, delivery and quantity reliability, the QM system Mengentreue, das QM-System sowie kaufmänni- as well as commercial factors in different weight- sche Faktoren in unterschiedlichen Gewichtungen ings are evaluated. Individual positive or negative gewertet. Einzelne positive oder negative Ereig- events can also be included in the evaluation. The nisse können ebenfalls in die Bewertung einflie- supplier also applies this procedure to its subcon- ßen. tractors. Der Lieferant wendet diese Vorgehensweise auch auf seine Unterlieferanten an. Lieferantenbesuche, Audits / Supplier Visits, Audits Zur besseren Zusammenarbeit, Bearbeitung aktu- For better cooperation, handling of current topics eller Themen sowie im Rahmen des Lieferantenma- as well as in the context of supplier management, nagements sind Besuche und Audits beim Liefe- visits to the supplier on site by eacc employees, ranten vor Ort durch eacc Mitarbeiter u.U. auch in possibly accompanied by the customer, are re- Begleitung des Kunden erforderlich. quired. Termine werden in der Regel im Vorfeld abge- Appointments are usually agreed in advance. stimmt. Kapazitätsnachweis / Capacity check Zum Nachweis der vereinbarten Kapazität führt To prove the agreed capacity, eacc performs per- eacc Leistungstests unter Produktionsbedingun- formance tests under production condi-tions at its gen bei seinen Lieferanten durch. Der Lieferant suppliers. If necessary, the supplier also checks prüft soweit erforderlich auch bei seinen Unterlie- the agreed capacities with its subcontractors. feranten die vereinbarten Kapazitäten. Katalog Catalog parts are excluded from Run@Rate Re- teile, sind von Run@Rate Forderungen ausges- quirements. chlossen. Edition 06.2021 Rev.02 [12]
Projektplanung / Project Planning Bereits in der Planungs- und Entwicklungs-phase Product quality is already influenced during the wird die Produktqualität beeinflusst. Als Bemuste- planning and development phase. eacc accepts rungsstandard werden von der eacc in Anlehnung sampling standards in line with VDA Volume 2 or an VDA Band 2 oder ersatzweise PPAP akzeptiert. alternatively PPAP. In this case the standard used Standard hierbei sind die Vorlagestufe 2 nach VDA is presentation stage 2 accoring to VDA Volume 2 Band 2 bzw. Vorlagestufe 3 nach PPAP. and/or presentation stage 3 according to PPAP. Der Lieferant bestätigt die Machbarkeit während The supplier confirms the feasibility during the der Angebotsphase und er entwickelt auf der Basis quotation period, and develops a project schedule der Meilensteine einen Projektterminplan, den er based on the milestones that he submits with the mit dem Angebot einreicht. eacc ist regelmäßig quotation. eacc must be regularly informed about über den Fortschritt, sowie im Fall von absehbaren progress, foreseeable delays and deviations from Verzögerungen und Abweichungen von der ur- the original plan. Change offers must include a pro- sprünglichen Planung zu informieren. Änderungsan- ject schedule and must point out changes from the gebote beinhalten einen Projektterminplan und zei- original schedule. Sub-suppliers have to proceed in gen Änderungen gegenüber dem ursprünglichen the same manner. Project planning is only applica- Terminplan auf. Unterlieferanten haben in gleicher ble if a project or development phase is required Weise zu verfahren. Eine Projektplanung ist nur for a delivery. A project phase exists when, for ex- dann anwendbar, wenn bei einem Lieferumfang ample, a tool design is carried out or a new part is eine Projekt- oder Entwicklungsphase erforderlich ordered. A project phase does not exist only if prod- ist. Eine Projektphase ist dann vorhanden, wenn ucts from an existing product pool are purchased beispielsweise eine Werkzeugkonstruktion durch- and these have not been developed specifically for geführt oder ein Neuteil bestellt wird. Eine Pro- the project. jektphase ist nur dann nicht vorhanden, wenn Pro- dukte aus einem bestehenden Produktpool zuge- kauft werden und diese nicht projektspezifisch entwickelt worden sind. Der Lieferant stellt sicher, dass alle mit dem Pro- The supplier ensures that all employees assigned jekt und der Fertigung beauftragten Mitarbeiter to the project and to production are appropriately entsprechend qualifiziert und in den anzuwenden- qualified and trained in the methods to be used. den Methoden geschult sind. Gesetzliche, behörd- Legal, official and customer-specific requirements liche sowie kundenspezifische Anforderungen be- regarding qualification certificates must be ful- züglich Qualifikationsnachweisen sind zu erfüllen. filled. Design- / Process-FMEA Zur Risikoanalyse und Fehlervermeidung ist im For risk analysis and error prevention, a process Rahmen der Projektarbeit eine Prozess-FMEA vom FMEA has to be created by the supplier as part of Lieferanten zu erstellen. Bei Produktänderungen, the project work. In the case of product changes, im Fall von Qualitätsproblemen ist diese stets zu in the case of quality problems, this should always aktualisieren. Erfahrungen mit vergleichbaren Pro- be updated. Experiences with comparable prod- dukten sind in die FMEA laufend aufzunehmen. Auf ucts are to be included in the FMEA on an ongoing Verlangen ist eacc Einsicht in die FMEA zu gewäh- basis. Upon request, eacc shall be granted access ren. to the FMEA. Edition 06.2021 Rev.02 [13]
Die FMEA ist entsprechend dem im “AIAG & The FMEA must be prepared according to the pro- VDA FMEA-Handbuch“ beschriebenen Verfahren zu cedure described in the "AIAG & VDA FMEA hand- erstellen, mit der Erstbemusterung zu referenzie- book, referenced with the initial sampling and ren und laufend zu pflegen. Der Lieferant gewährt maintained on an ongoing basis. eacc und dem Kunden Einsicht in die FMEA. If the scope of delivery of a supplier also includes Wenn der Lieferumfang eines Lieferanten auch Pro- product development, a design FMEA must also be duktentwicklung beinhaltet, ist ein Design-FMEA carried out and maintained. The supplier grants auch zu erstellen und aufrechtzuerhalten. Der Lie- eacc and the customer access to the FMEA. ferant gewährt eacc und dem Kunden Einsicht in . die FMEA. Produktionslenkungsplan (PLP) / Production Control Plan Der Lieferant entwickelt für die verschiedenen The supplier shall develop a separate production Phasen des Projektmanagements (Prototyp, Vor- control plan for the different phases of the project serie, Serie) einen eigenen Produktionslenkungs- management (prototype, pilot series, series). plan. Aus dem PLP ergeben sich unter anderem Ar- Among others, the PCP provides work and test pro- beits- und Prüfabläufe, Häufigkeiten der Prüfun- cedures, frequency of inspections, requalification, gen, Requalifikation, Prouktaudits sowie die Doku- product audits and documentation. mentation. As part of the component specification special Im Rahmen der Bauteilspezifikation werden dem characeristics were communicated to the sup- Lieferanten besondere Merkmale kommuniziert. plier. They must be fully and consistently identified Diese sind vollständig und durchgängig in diesen in these documents and fully taken into account. Unterlagen zu kennzeichnen und vollumfänglich zu The requirement to create the production control berücksichtigen. plan can be found in IATF 16949:2016 in section Die Forderung der Erstellung des Produktionslen- 8.5.1.1. The PLP is part of the initial sampling at kungsplans ist in der IATF 16949:2016 in Ab- eacc. schnitt 8.5.1.1 zu finden. Der PLP ist Bestandteil der Erstbemusterung an eacc. Prüfmittel und Methoden / Test Equipment and Methods Es dürfen nur intern registrierte, freigegebene und Only internally registered, approved and monitored überwachte Mess- und Prüfmittel einge-setzt wer- measuring and test equipment may be used. The den. Die Fähigkeit der Prüfmittel ist entsprechend capability of the test equipment has to be be veri- VDA 5 nachzuweisen und mit der Bemusterung ein- fied in accordance with VDA 5 and submitted with zureichen. the sampling. Edition 06.2021 Rev.02 [14]
Prozessfähigkeiten / Process Capabilities Gemeinsam werden die Merkmale, die Einfluss auf Together, the features that have an influence on die Funktion bzw. die Bauteilqualität haben, für die the function or component quality are defined for Untersuchung der Prozessfähig-keit festgelegt. In the investigation of the process capability. In gen- der Regel sind dies die besonderen Merkmale. eral, these are the special characteristics. Unless otherwise required by the customer, the Soweit kundenspezifisch nicht anders gefordert provisional process capability is PpK ≥ 1.67 per- gelten für die vorläufige Prozessähigkeit PpK manent process capability CpK ≥ 1.33. If the ≥1,67 permanente Prozessfähigkeit CpK ≥1,33. capability values are undercut, a 100% inspection Werden die Fähigkeitswerte unterschritten, ist is to be carried out by the supplier or a company eine 100%-Kontrolle durch den Lieferanten oder commissioned by him. The supplier undertakes to ein von ihm beauftragtes Unternehmen durchzu- inform eacc immediately in this case. führen. Der Lieferant verpflichtet sich, eacc in die- sem Fall unverzüglich zu informieren. Erstmuster / Initial Samples Die Produkt- und Prozessfreigabe erfolgt ge-mäß The product and process approval is carried out ac- Bemusterungsplanung und Projektanforderung cording to sampling planning and project require- mittels eines Erstmusterprüfberichtes (EMPB) ments in the form of an initial sample test report nach VDA 2 oder Production Part Approval Process (ISRI) according to VDA 2 or Production Part Ap- (PPAP) nach AIAG sowie kundenspezifischen An- proval Process (PPAP) according to AIAG as well as forderungen. Der Lieferant ist für seine Produkte customer-specific require-ments. In every phase of und Leistungen in jeder Realisierungsphase des the project realization the supplier is fully respon- Projektes voll verantwortlich. Die Bemusterungs- sible for his products and services. Sampling doc- unterlagen sind in englischer Sprache einzureichen uments must be submitted in English (other lan- (weitere Sprachen in Abstimmung mit eacc). Ent- guages in aggreement with eacc). If the initial sprechen die Erstmuster und die eingereichten Un- samples and the submitted documents meet the terlagen den Forderungen, erfolgt eine schriftliche requirements, written approval will be given. The Freigabe. Die Freigabe ist keine Abweicherlaubnis release is not a deviation approval for hidden de- für verdeckte Mängel oder Abweichungen, die bei fects or deviations that were not shown or deter- der Erstbemusterung nicht aufgezeigt oder festge- mined during the initial sampling. Later complaints stellt wurden. Eine spätere Beanstandung sowie as well as the withdrawal of the release are possi- der Entzug der Freigabe sind möglich. ble. Wird eine Freigabe mit Auflagen erteilt, sind die Ab- weichungen zu korrigieren und eine neue Bemuste- If a release with conditions is issued, the devia- rung nach Abstimmung einzureichen. Sondermaß- tions must be corrected and a new sampling (acc. nahmen (z.B. Sonderfreigabe für eine bestimmte Aggrement) submitted. Special measures (such as Losgröße) werden schriftlich mit der bedingten limited approval for a specific lot size) are docu- Freigabe dokumentiert. mented in writing with the conditional release. Erfolgt eine Ablehnung der Erstmuster aufgrund If a rejection of the initial samples is due to devia- Abweichungen, die im Vorfeld nicht tions that were not communicated in ad Edition 06.2021 Rev.02 [15]
kommuniziert wurden, behält sich eacc vor, die vance, eacc reserves the right to charge for the Kosten der Neubemusterung sowie Belastungen osts of resampling and debiting the customer. des Kunden in Rechnung zu stellen. In general, initial samples or "other samples" are Generell sind Erstmuster oder “sonstige Muster“ free of charge for sampling at eacc. zur Bemusterung an eacc kostenfrei. Erstmuster Initial samples are taken from the series produc- entstammen dem Serienprozess und sind in Seri- tion process and must be delivered to eacc in se- enverpackung mit zusätzlicher Kennzeichnung als ries packaging with additional marking as the ini- Erstmuster an eacc zu liefern. tial samplec. Serienphase / Series Phase Qualitätssicherungsvereinbarung / Quality assurance agreement eacc strebt den Abschluss einer produktspezifi- eacc aims to complete a product-specific quality schen Qualitätssicherungsvereinbarung bereits in assurance agreement early in the project. einer frühen Phase des Projekts an. The QAA is an integral part of the business relation- Die QSV ist fester Vertragsbestandteil der Ge- ship between the supplier and eacc schäftsbeziehung zwischen dem Lieferanten und eacc. Safe-Launch Zur frühzeitigen Erkennung möglicher Proble-me in In order to identify possible problems in new pro- neuen Prozessen ist ein Safe Launch Prozess zu cesses at an early stage, a Safe Launch process planen und umzusetzen. Während der Safe Launch has to be planned and implemented. During the Periode erfolgt die Überwachung und Prüfung mit safe launch period, monitoring and testing are per- erhöhter Frequenz. Die Safe Launch Phase endet in formed at an increased rate. The Safe Launch der Regel 90 Tage nach Kunden SOP, sie kann sich phase usually ends 90 days after the customer aber auch aus einer bestimmten Stückzahl des SOP, but it can also result from a specific quantity Produkts ergeben. Fehlerfreie Lieferungen wäh- of the product. Error-free deliveries during the Safe rend der Safe Launch Phase, sowie die Erfüllung al- Launch phase as well as the fulfillment of all ler vereinbarten Kriterien qualifizieren das Produkt agreed criteria qualify the product for withdrawal zum Ausstieg aus dem Safe Launch Prozess. from the Safe Launch process. Fehler während der Safe Launch Phase setzen den Errors during the Safe Launch phase will reset the Zeit- oder Stückzahlzähler auf null und die Safe time or piece count to zero and the Safe Launch Launchphase wird um 90 Tage bzw. die vereinbarte phase will be extended by 90 days or the agreed Stückzahl verlängert. quantity. Reklamationen / Complaints Zeichnen sich Probleme im Bereich Sicherheit, If problems in the area of safety, quality or supply Qualität oder Versorgung ab, verpflichtet sich der are identified, the supplier undertakes to inform Lieferant eacc unverzüglich zu informie-ren. Rekla- eacc immediately. Complaints must be dealt with mationen sind im 8D-Prozess zu bearbeiten und in the 8D process and effective remedial measures wirkungsvolle Abstellmaßnah-men zu definieren. defined. Causes are to be analyzed with problem- Ursachen sind mit Pro blemlösemethoden (5 why, solving methods (5 why, Ishikawa etc,). Ishikawa etc,) zu – Edition 06.2021 Rev.02 [16]
analysieren. Die FMEA ist entsprechend den neu The FMEA should be updated according to the new gewonnenen Erkenntnissen zu aktualisieren. Ge- findings. Tested, sorted or reworked parts from cir- prüfte sowie sortierte oder nachgearbeitete Teile culation and stock must be clearly marked on the aus Umlauf- und Lagerbeständen sind eindeutig an product and / or outer packaging until the agreed der Produkt- und/oder Umverpackung zu kenn- quality is reached again. Markings on the product zeichnen bis die vereinbarte Qualität wieder er- must be agreed with the receiving plant. reicht ist. Markierungen am Produkt sind mit dem Empfängerwerk abzustimmen. Schadteilanalyse / Warranty Parts Review Der Lieferant unterstützt bei Feldreklamationen The supplier supports with field complaints with mit seiner Expertise sowie den in der PPAP Phase his expertise as well as the activities planned in geplanten Aktivitäten. Bei Bauteilen, an denen im the PPAP phase. For components in which no error Analyseprozess kein Fehler gefunden wurde, sind was found in the analysis process, the correspond- die entsprechenden Maßnahmen im NTF Prozess ing measures must be actively supported in the aktiv zu unter-stützen. NTF process. Abweichungen / Deviations Bei Abweichungen von der Spezifikation ist vor der In the event of deviations from the specificat-ion, Auslieferung eine Abweicherlaubnis einzuholen. Es a deviation permission must be obtained before ist mitzuteilen, wann oder nach welcher Stückzahl delivery. It must be communicated when or after wieder zur Normalproduktion zurückgekehrt wer- which number of pieces back to normal production den kann. can be returned. Lieferungen sind mit zusätzlichen Etiketten an al- Deliveries are to be marked with additional labels len Ladungsträgern mit Verweis auf die Abweicher- on all carriers with reference to the deviation ap- laubnis zu kennzeichnen. proval. Requalifizierung / Requalification Der Lieferant plant regelmäßig Requalifizier-ungs- The supplier regularly schedules requalifica-tion prüfungen auf Basis der Erstbemuster-ung. Abwei- tests on the basis of initial sampling. Deviating chende Regelungen sind bei der Bemusterungspla- regulations are to be agreed during the sampling nung zu vereinbaren. Requalifizierungsprüfungen planning. Requalification checks are part of the sind Teil des Produktionslenkungsplans. production control plan. Rückverfolgbarkeit / Traceability Der Lieferant ergreift geeignete Maßnahmen um The supplier takes appropriate measures to ensure die Rückverfolgbarkeit und den lückenlosen Quali- the traceability and complete quality proof of all tätsnachweis aller Lieferumfänge, Werkstoffe und deliveries, materials and manufacturing pro- Herstellprozesse sicherzustellen. Die Maßnahmen cesses. The measures must be designed in such a sind so zu gestalten, dass eine Eingrenzung auf die way that a limitation to the smallest possible unit kleinstmögliche Einheit möglich ist. is possible. Edition 06.2021 Rev.02 [17]
Änderungsmanagement / Change Management Vor Änderungen an Produkt, Fertigungsver-fahren, Prior to any changes to the product, manu-factur- -abläufen und –materialien, Lieferan-tenwechsel, ing processes, procedures and materials, changes Änderungen von Prüfverfahren/-einrichtungen, Ver- of suppliers, changes in test methods or equip- lagerung von Fertigungs-standorten und –einrich- ment, relocation of manufacturing sites and facili- tungen (auch inner-halb eines Fertigungsstand- ties (including within a manufac-turing site), writ- orts), ist die schriftliche Zustimmung von eacc ten approval from eacc is to be received and an einzuholen und eine Erstbemusterung gemäß Be- agreed initial sampling has to be submitted. musterungsabstimmung einzureichen. Bei Einstellung der Fertigung eines Produktes bzw. Upon cessation of manufacture of a product or bei Kenntniserlangung, dass ein Produkt einge- knowledge that a product will be discon-tinued or stellt oder nicht mehr verfügbar sein wird, ist eacc no longer available, eacc must be informed imme- umgehend zu informieren und die Belieferung für diately and the delivery must be ensured for 12 12 Monate sicherzustellen. months. Der Lieferant pflegt einen Produktlebenslauf und The supplier maintains a product life cycle and dokumentiert sämtliche Änderungen am Produkt documents all changes to the product and in the und in der Prozesskette. Der Produktlebenslauf ist process chain. The product life cycle is part of Bestandteil jeder Bemusterung und eacc auf Ver- every sampling and eacc must be presented on re- langen vorzulegen. quest. Qualitätsaufzeichnungen / Quality Records Qualitätsaufzeichnungen bezüglich besonderer Quality records relating to special character-istics Merkmale des Kunden sind entsprechend den kun- of the customer are to be archived according to the denspezifischen Anforderungen zu archi-vieren. customer-specific require-ments. Aufzeichnungen über Funktionen die einen Einfluss Records of functions that have an influence on ve- auf die Fahrzeugsicherheit sind doku-mentations- hicle safety are subject to documentation, here pflichtig, hier beträgt die Aufbe-wahrungspflicht the storage obligation is 15 years after the end of 15 Jahre nach Ende der Fahr-zeugproduktion. vehicle production. These features should be spe- Diese Merkmale sind in allen Dokumenten beson- cially marked in all documents. ders zu kennzeichnen. eacc behält sich das Recht eacc also reserves the right to carry out an on-site der Vorortüberprüfung auch durch Beauftragte so- inspection by agents and by the customer. wie durch den Kunden vor. Quality records by the supplier, on behalf of eacc, Qualitätsaufzeichnungen durch den Lieferant-en, in eacc systems do not release the supplier from im Auftrag von eacc, in eacc-Systemen entbinden the obligation to retain his own quality records den Lieferanten nicht von der Aufbewahrungs- pflicht seiner eigenen Qualitätsaufzeichnungen. Edition 06.2021 Rev.02 [18]
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