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Northrop Grumman LITEF GmbH
Qualitätssicherungsforderungen an Lieferanten
Quality Assurance Requirements on Suppliers
146001-1001-000 C1
© Northrop Grumman LITEF GmbH, Freiburg, Germany 2013 - Alle Rechte vorbehalten. All rights reserved.
Firmenvertraulich ▪ Proprietary & Commercial-in-Confidence
Ausgabe: Juli 2014 ▪ Issue: July 2014
Revision C1Northrop Grumman LITEF GmbH Nummer / Number Revision Seite / Page 1
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79115 Freiburg
146001-1001-000 C1
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Inhaltsverzeichnis / Table of Contents
1 Zweck und Geltungsbereich / Purpose and Scope ..........................................................3
2 Qualitätsmanagementsystem des Lieferanten / Supplier‘s Quality Management System4
3 Qualitätsmanagementsystem der Zulieferer des Lieferanten / Supplier’s Suppliers‘
Quality Management System ...........................................................................................4
4 Audit / Audit .....................................................................................................................5
5 Information, Dokumentation, Änderungen / Information, Documentation, Changes ........5
5.1 Allgemein / General .....................................................................................................5
5.2 Änderungen / Changes ................................................................................................6
6 Produktentstehungsprozess / Product Development Process .........................................7
6.1 Produktplanung und Freigabe / Product Planning and Release ..................................7
6.2 Erstmusterprüfung / First Article Inspection (FAI) ........................................................8
6.3 Beschaffung, Kennzeichnung von Produkten, Verpackung, Rückverfolgbarkeit /
Supply Chain, Labelling of Products, Packaging, Traceability .....................................9
6.4 Anforderungen an Prüfmittel, Überwachung, Kalibrierung / Requirements on
Inspection Equipment, Monitoring, Calibration ..........................................................10
6.5 Anlieferung von Waren / Delivery of Goods ...............................................................10
6.6 Sonderfreigaben, Abweichungen / Concessions, Non-Conformance ........................11
6.7 Behandlung von Beanstandungen / Complaints and Corrective Actions ...................11
6.8 8D-Bericht / 8D Report...............................................................................................12
6.9 Requalifikationsprüfungen und Prozessfähigkeiten / Re-qualification Tests and
Process Capabilities ..................................................................................................12
7 Lieferantenbewertung / Supplier Evaluation ..................................................................13
8 Benachrichtigung über Abweichungen / Notice of Escapement .....................................13
9 Qualitätsziele und kontinuierliche Verbesserung / Quality Objectives and Continous
Improvement ..................................................................................................................14
10 Umwelt-, Gesundheits-, Arbeitsschutz und Sicherheit / Environmental Protection,
Industrial Health and Safety Standards..........................................................................15
11 Betrügerische bzw. gefälschte Bauteile / Fraudulent and Counterfeit Parts ..................16
11.1 Garantierte Lieferquellen / Guaranteed Sources of Supply ......................................16
11.2 Rückverfolgbarkeit der Lieferkette / Supply Chain Traceability ................................17
12 Konfliktmineralien / Conflict Minerals .............................................................................17
13 Schlussbestimmungen / Final Clauses ..........................................................................17
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Abkürzungsverzeichnis / List of Abbreviations
ATP Abnahmetestprotokoll / Acceptance Test Protocol
CAD Computergestützte Konstruktion / Computer Aided Design
CoC Übereinstimmungsbescheinigung / Certificate of Conformity
EASA Europäische Agentur für Flugsicherheit / European Aviation Safety Agency
EG Europäische Gemeinschaft / European Community
EU Europäische Union / European Union
NG LITEF Northrop Grumman LITEF GmbH
LTB Letztmalige Bevorratung / Last-Time-Buy
OCM Originalteilhersteller / Original Component Manufacturer
QMS Qualitätsmanagementsystem / Quality Management System
QSF Qualitätssicherungsforderungen an Lieferanten / Quality Assurance Requirements on Suppliers
QSV Qualitätssicherungsvereinbarung / Quality Assurance Agreement
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1 Zweck und Geltungsbereich / Purpose and Scope
Northrop Grumman LITEF GmbH („NG LITEF“) Northrop Grumman LITEF GmbH (“NG LITEF“)
pflegt eine enge Kooperation mit seinen Liefe- maintains a close cooperation with its Suppliers.
ranten. Das vorliegende Dokument soll dazu bei- These Quality Assurance Requirements on Sup-
tragen, Qualitätsprobleme zu vermeiden oder zu pliers shall contribute to the prevention or reduc-
vermindern und reibungslose Abläufe zwischen tion of quality problems and safeguard a smooth
den Lieferanten und NG LITEF sicherzustellen. process flow between NG LITEF and its Suppli-
ers.
Die nachfolgenden Bestimmungen beschreiben The following instructions describe the Quality
die Qualitätssicherungsforderungen (QSF), die Assurance Requirements (QSF) which all those
all diejenigen Lieferanten zu erfüllen haben, die Suppliers shall comply with that supply goods
NG LITEF Waren (Rohmaterial, Halbfabrikate (such as raw materials, intermediate goods or
oder Fertigteile) liefern und / oder Leistungen final parts) and / or services (“delivery items”) to
(„Liefergegenstände“) erbringen, die direkten Ein- NG LITEF that have a direct impact on the quality
fluss auf die Qualität unserer Produkte haben. of our products.
Diese QSF dienen der Sicherstellung der Min- These QSF shall serve to ensure NG LITEF’s
destanforderungen seitens NG LITEF an die minimum requirements on the level of quality ex-
Qualitätsfähigkeit des Lieferanten sowie dessen cellence of its Suppliers and their suppliers/sub-
Lieferanten und Vorlieferanten. Der Lieferant ist suppliers. The Supplier shall ensure that its sup-
für die entsprechende Weiterleitung der Quali- pliers and sub-suppliers also comply with the con-
tätsforderungen an dessen Lieferanten und Vor- tents of these QSF.
lieferanten verantwortlich.
Zu den beschriebenen Anforderungen gehören, The listed requirements include that delivery
dass die Liefergegenstände in der vereinbarten items shall be provided in accordance with the
Menge, zum vereinbarten Zeitpunkt, zum verein- agreed quantity, time, price, version and quality.
barten Preis und in der vereinbarten Ausführung
und Qualität bereitgestellt werden.
Sind in einem Vertrag oder in einer Bestellung If in place, specific contractual or order provisions
spezifische Anforderungen vereinbart, so haben have precedence for their specific purpose over
diese für jenen spezifischen Zweck Vorrang vor the QSF requirements.
den Anforderungen dieser QSF.
Diese QSF gelten zusätzlich zu den Allgemeinen These QSF shall be binding and shall apply in
Einkaufsbedingungen von NG LITEF und sind addition to the NG LITEF General Terms and
verbindlich. Im Falle von Widersprüchen gilt fol- Conditions of Purchase. In case of conflict, the
gende Rangfolge: following order of precedence shall apply:
1) Bestellung/Individualvertrag 1) Purchase order / individual contract
2) NG LITEF Allgemeine Einkaufsbedingungen 2) NG LITEF General Terms and Conditions of
3) Diese QFS Purchase
3) These QSF
Diese QSF ersetzen die bisherige QSF-Version These QSF shall replace the previous QSF ver-
mit Stand Februar 2012. sion as of May 2012.
Von dieser QSF abweichende Regelungen erfor- Arrangements deviating from these QSF require
dern die schriftliche Zustimmung von NG LITEF written approval by NG LITEF and shall be docu-
und müssen gemeinsam in einer Qualitätssiche- mented commonly in a separate Quality Assur-
rungsvereinbarung dokumentiert werden. ance Agreement (QSV).
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2 Qualitätsmanagementsystem des Lieferanten / Supplier‘s Quality Management System
Vom Lieferanten wird ein zertifiziertes Manage- The Supplier shall maintain a certified manage-
mentsystem mindestens nach ISO 9001 oder ein ment system according to ISO 9001 standard or
in seiner Wirksamkeit vergleichbares Qualitäts- higher, or a Quality Management System (QMS)
managementsystem (QMS) unterhalten. with comparable effectiveness.
Von Lieferanten, deren Geschäftsfeld zu einem Suppliers having their major business focus on
wesentlichen Anteil an der Luftfahrtindustrie aus- the aviation industry shall have a certification
gerichtet ist, wird eine Zertifizierung nach EN / according to EN / AS / JISQ 9100.
AS / JISQ 9100 erwartet.
Als Nachweis eines zertifizierten QMS (falls vor- The Supplier shall provide on its own initiative
handen) hat der Lieferant Kopien der jeweils gül- copies of the relevant latest versions of certifi-
tigen verfügbaren Zertifikate unaufgefordert an cates to NG LITEF evidencing that Supplier main-
NG LITEF zu übersenden. tains a certified QMS (if in place).
Der Lieferant sichert zu, alle erforderlichen per- The Supplier shall guarantee that all required hu-
sonellen, organisatorischen, sachlichen und fi- man, organizational, material and financial re-
nanziellen Ressourcen einzusetzen, um die Qua- sources are employed in order to safeguard the
lität seiner Produkte und Leistungen sicherzu- quality of its products and services.
stellen.
Der Lieferant hat dokumentierte Prozesse zur The Supplier shall introduce and maintain docu-
Steuerung und Überwachung aller Dokumente mented processes to control and monitor all doc-
und Daten, welche mit den Anforderungen eines uments and data that are related to the require-
Vertrages und / oder einer Bestellung zusam- ments of a contract and / or purchase order.
menhängen, einzuführen und zu unterhalten.
Jegliche Änderungen an Dokumenten oder Da- Any changes to documents or data shall take
ten müssen in einer geregelten Weise vorge- place in a controlled way and be described in a
nommen werden und in einem QMS-Prozess QMS process.
beschrieben sein.
3 Qualitätsmanagementsystem der Zulieferer des Lieferanten / Supplier’s Suppliers‘ Quality Manage-
ment System
Mit dem Ziel der präventiven Qualitätssicherung With the objective of preventive quality assurance
(d.h. Null-Fehler-Strategie, kontinuierlicher Ver- (i.e. zero-defect strategy, continuous improve-
besserungsprozess) in der gesamten Beschaf- ment process) along the entire supply chain, the
fungskette stellt der Lieferant bei seinen Liefe- Supplier makes sure that a quality management
ranten / Unterauftragnehmern sicher, dass ein system according to ISO 9001 standard or higher,
Qualitätsmanagementsystem entsprechend dem or a Quality Management System (QMS) with
Standard ISO 9001 oder ein in seiner Wirksam- comparable effectiveness shall be introduced and
keit vergleichbares QMS eingeführt und unter- maintained by its suppliers / subcontractors.
halten wird.
Ein entsprechender Nachweis ist - falls von NG Corresponding evidence must be provided if re-
LITEF gefordert - zu erbringen. quested by NG LITEF.
Jeglicher Wechsel eines Lieferanten / Unterauf- Any change of Supplier’s suppliers / subcontrac-
tragnehmers ist als Prozessänderung zu be- tors shall be considered to be a process change
trachten und muss gemäß Kapitel 5.2 „Änderun- and be treated according to Chapter 5.2 “Chang-
gen“ behandelt werden. es”.
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4 Audit / Audit
Der Lieferant gestattet NG LITEF, durch Audits The Supplier shall allow NG LITEF to verify by
festzustellen, ob NG LITEF’s Forderungen durch audits if NG LITEF’s requirements have been
geeignete Qualitätssicherungsmaßnahmen erfüllt complied with by suitable quality assurance mea-
werden. NG LITEF behält sich vor, den Lieferan- sures. NG LITEF reserves the right to audit the
ten sowie gegebenenfalls dessen Lieferanten Supplier or, if necessary, its suppliers by means
mittels System-, Prozess- und/oder Produktau- of system audit, process audit and/or product
dits zu auditieren. audits.
Audits erfolgen in jedem Fall nach einer vorheri- In any case, audits shall be performed after prior
gen Ankündigung und terminlichen Abstimmung. notification and coordination of schedules. Any
NG LITEF wird hierbei gewonnene firmenvertrau- company confidential information NG LITEF gains
liche Informationen des Lieferanten bzw. dessen from the Supplier and/or Supplier’s supplier shall
Lieferanten vertraulich behandeln, keinem Dritten be treated confidentially by NG LITEF, shall not
zukommen lassen oder zugänglich machen und be provided or made accessible to third parties,
ausschließlich für Zwecke der Auftragsdurchfüh- and shall be used exclusively for contractual exe-
rung verwenden. cution.
Der Lieferant gewährt NG LITEF und - soweit er- The Supplier shall allow NG LITEF and – if re-
forderlich - dessen Kunden und / oder regelset- quired – its customers and / or regulation authori-
zenden Dienststellen Zutritt zu allen relevanten ties access to all relevant processes and facilities
Prozessen und Einrichtungen wie z.B. Betriebs- such as, but not limited to operating facilities, test-
stätten, Prüfstellen, Lagern und angrenzenden ing laboratories, warehouse and adjacent areas,
Bereichen sowie Einsicht in qualitätsrelevante as well as insight into quality relevant documents
Dokumente, die für die Auftragserfüllung notwen- necessary for contractual fulfillment. Furthermore,
dig sind, und händigt ggfs. gewünschte Muster Supplier shall hand out samples if needed.
aus.
NG LITEF teilt dem Lieferanten das Ergebnis NG LITEF shall inform the Supplier about the re-
dieser Audits mit. Sind aus Sicht von NG LITEF sults of any audits performed. If corrective actions
Korrekturmaßnahmen erforderlich, so ist der Lie- are required from NG LITEF’s perspective, the
ferant verpflichtet, unverzüglich einen geeigneten Supplier shall be obliged to immediately set up
Maßnahmenplan zu erstellen, diesen fristgerecht and implement a suitable corrective action plan
umzusetzen und NG LITEF hierüber schriftlich zu and to inform NG LITEF accordingly in writing.
unterrichten.
5 Information, Dokumentation, Änderungen / Information, Documentation, Changes
5.1 Allgemein / General
NG LITEF und der Lieferant werden einander NG LITEF and the Supplier shall name to each
Ansprechpartner benennen, um die Kommunika- other points of contact to ensure effective commu-
tionskanäle zwischen den Vertragspartnern wirk- nication channels between both contract Parties.
sam festzulegen.
Der Lieferant wird über die Durchführung seiner The Supplier shall produce suitable records about
Qualitätssicherungsmaßnahmen, insbesondere the execution of its quality assurance measures,
über aussagekräftige und detaillierte Messwerte especially about significant and detailed measure-
und Prüfergebnisse, geeignete Aufzeichnungen ment data and test results, and keep these records
anfertigen und diese sowie etwaige Muster über- clearly structured along with any samples availa-
sichtlich geordnet verfügbar halten. ble.
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Art, Umfang und Aufbewahrungsfristen [mindes- Type, scale and period of retention [at least 10
tens 10 (zehn) Jahre, sofern nicht auf Grund all- (ten) years, unless longer periods apply when
gemeiner Übung, gesetzlicher oder vertraglicher following common practice, legal or contractual
Regelung längere Fristen gelten] dieser Auf- obligation] of these records and samples shall be
zeichnungen und Muster sind vom Lieferanten safeguarded by the Supplier.
sicher zu stellen.
Zertifikate wie z.B. Übereinstimmungsbescheini- Certificates such as, but not limited to conformity
gung (CoC), EASA Form1, Prüfbescheinigungen declaration (CoC), EASA Form 1, test reports or
oder zusätzliche vertragliche Unterlagen (z.B. additional contractual records (e.g. ATP report)
ATP-Bericht) sind - sofern vereinbart - dem Lie- shall be attached to the delivery item (if agreed).
fergegenstand beizufügen.
5.2 Änderungen / Changes
Wird erkennbar, dass getroffene Vereinbarungen Should it become apparent that agreements re-
wie z.B. Qualitätsmerkmale, Termine oder Liefer- ached regarding e.g. quality characteristics, sche-
mengen nicht eingehalten werden können, infor- dules or delivery quantities cannot be met, the
miert der Lieferant NG LITEF hierüber unverzüg- Supplier shall notify NG LITEF of any such defi-
lich (siehe hierzu im Detail: Kapitel 6). ciency without delay (for details please see Chap-
ter 6).
Keine Mitteilung oder eine mündliche Anweisung The absence of such notification or a verbal direc-
von NG LITEF gegenüber dem Lieferanten im tion from NG LITEF to the Supplier regarding its
Rahmen seiner Verpflichtung zur Vertrags- oder contractual or order-related duties shall not re-
Bestellerfüllung entbinden den Lieferanten nicht lease the Supplier from its obligation and respon-
von seiner Pflicht und Verantwortung, den Ver- sibility to comply with the contract or to fulfill the
trag einzuhalten oder die Bestellung konform zu purchase order in accordance with the agreement.
erfüllen.
Jegliche Änderungen, Anpassungen oder Abwei- Any changes, modifications and deviations from
chungen vom Vertrag oder der Bestellung sind the contract or purchase order shall only be valid if
nur dann gültig, wenn sie an NG LITEF offiziell these are submitted from the Supplier to NG
und schriftlich vom Lieferanten zugestellt und von LITEF officially and in writing, and if these are
NG LITEF schriftlich bestätigt werden. Ebenso confirmed in writing by NG LITEF. Furthermore,
darf der Lieferant nicht vom Vertrag oder der Be- the Supplier shall not be allowed to deviate from
stellung abweichen, ohne zuvor die ausdrückli- the contract or purchase order without the prior
che schriftliche Zustimmung von NG LITEF ein- express written approval from NG LITEF.
geholt zu haben.
Im Falle einer Abkündigung von z.B. Rohmaterial In case of obsolescence of e.g. raw material or
oder Bauteilen sowie einer Ankündigung von components, and of notification of changes of de-
Änderungen am Liefergegenstand und / oder am livery items and / or production processes (such
Produktionsprozess (z.B. Änderung von Werk- as, but not limited to changes of materials, manu-
stoff, Fertigungsverfahren, Prüfverfahren, Zulie- facturing processes, test procedures, vendor parts,
ferteilen, Datenblättern oder ähnlichen Unterla- data sheets or similar documentation), NG LITEF
gen) ist NG LITEF unverzüglich schriftlich zu in- shall be notified by Supplier in writing without de-
formieren. lay.
Der Lieferant wird NG LITEF im Falle einer Ab- In case of obsolescence, the Supplier shall sup-
kündigung bei der Auswahl geeigneter Alternati- port NG LITEF in the selection of suitable alterna-
ven unterstützen und die Option eines Last-Time- tives, and ensure a last-time-buy option throughout
Buy (LTB) während der genannten Frist sicher- the period specified.
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6 Produktentstehungsprozess / Product Development Process
6.1 Produktplanung und Freigabe / Product Planning and Release
Vom Lieferanten wird eine Null-Fehler-Strategie, A zero-defect strategy in combination with a one-
verbunden mit einer hundertprozentigen Liefer- hundred per cent delivery reliability and a continu-
treue und einer kontinuierlichen Verbesserung ous performance improvement are expected from
der Leistung, erwartet. the Supplier.
Der Lieferant wird nach Erhalt aller notwendigen After receipt of all relevant technical documents
technischen Unterlagen wie Zeichnungen, Stück- such as, but not limited to drawings, part lists,
listen, Spezifikationen, speziellen Anweisungen, specifications, special assignments, requirements
Vorgaben und CAD-Daten die Vollständigkeit and CAD-data, the Supplier shall verify complete-
und Aktualität der gelieferten Unterlagen prüfen ness and timeliness of the provided documentation
und auf Realisierbarkeit analysieren. Dabei iden- and analyze the technical feasibility of which. Any
tifizierte Mängel oder Risiken sind NG LITEF un- deficiencies or risks thereby identified shall be re-
verzüglich schriftlich mitzuteilen. Vorgeschlagene ported to NG LITEF in writing without delay. Possi-
Verbesserungsmöglichkeiten sind NG LITEF ble improvements proposed by Supplier shall also
ebenfalls schriftlich mitzuteilen und dürfen erst be reported to NG LITEF in writing and may only
nach schriftlicher Genehmigung eingeführt wer- be implemented after written approval by NG
den. LITEF.
Der Lieferant hat sicherzustellen, dass ungültig The Supplier shall safeguard that invalid product-
gewordene produktbezogene Unterlagen inner- related documents shall be withdrawn accordingly
halb seiner Organisation und der seiner Liefe- within its and its suppliers’ organizations, and that
ranten bestimmungsgemäß zurückgezogen wer- unintentional use of these documents is excluded.
den und die unbeabsichtigte Verwendung dieser
Unterlagen ausgeschlossen ist.
Ungültige Dokumente sind in geeigneter Weise Invalid documents shall be labelled in a suitable
als solche zu kennzeichnen und separat entspre- way and archived separately according to Chapter
chend Kapitel 5.1 aufzubewahren. 5.1.
Der Lieferant hat sicherzustellen, dass geeignete The Supplier shall safeguard that suitable methods
Methoden und Werkzeuge zur Steuerung und and tools to control and monitor all production pro-
Überwachung aller Produktionsprozesse und cesses and activities inside its own organization
Produktionsabläufe innerhalb der eigenen Orga- and throughout all levels of the supply chain are
nisation und auf allen Ebenen der Beschaffungs- implemented, controlled and maintained.
kette des Lieferanten eingeführt, kontrolliert und
unterhalten werden.
Der Lieferant hat sicherzustellen, dass aus- The Supplier shall safeguard that exclusively ap-
schließlich entsprechend geschultes und qualifi- propriately trained and qualified personnel is de-
ziertes Personal für die Produktion der Lieferge- ployed for the production of the supplied items.
genstände eingesetzt wird.
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6.2 Erstmusterprüfung / First Article Inspection (FAI)
Eine Serienlieferung darf erst nach Freigabe Series delivery may only be started after approval
durch NG LITEF aufgenommen werden. Die from NG LITEF. The approval shall not release the
Freigabe entbindet den Lieferanten nicht von Supplier from its liability for defects.
seiner Haftung für Mängel.
Erstmusterprüfungen sind vom Lieferanten bei First article inspections shall be executed by the
allen Liefergegenständen, die das erste Mal un- Supplier for all deliverable items that are manufac-
ter Serienbedingungen (freigegebene Prozesse, tured under series conditions (e.g. approved pro-
Maschinen, Anlagen, Betriebs- und Prüfmittel cesses, machines, plants, operating and inspec-
etc.) hergestellt werden, sowie bei allen Ände- tion tools) for the first time, as well as for all
rungen an Prozessen, Lieferanten oder Lieferge- changes of processes, suppliers or deliverable
genständen, welche die Liefergegenstände be- items which might have an impact on the required
züglich der Anforderungen verändern können, qualities of the deliverable items. The Supplier
durchzuführen. Der Lieferant hat einen schriftli- must generate a written first article inspection re-
chen Erstmusterprüfbericht zu erstellen und die- port which shall be submitted to NG LITEF for
sen an NG LITEF zur Genehmigung der Freiga- approval of the release. The Supplier demon-
be zu liefern. Damit erbringt der Lieferant den strates by means of a first article inspection that
Nachweis, dass die Produktionsprozesse, die the production processes, production documenta-
Produktionsdokumentation und die Werkzeuge tion and the tools are suitable for the manufacture
geeignet sind, um die Liefergegenstände in of the delivery items in accordance with the speci-
Übereinstimmung mit den Anforderungen zu fications. In case of changes (e.g. technical
fertigen. Im Falle von Änderungen (z.B. techni- changes, change of manufacturing process,
sche Änderungen, Änderungen des Fertigungs- change of tools) this process shall be repeated.
prozesses, Änderungen der Werkzeuge) ist die-
ser Prozess zu wiederholen.
Ist auf vertragliche Anforderung hin eine beson- If a specific first article inspection becomes neces-
dere Erstmusterprüfung erforderlich, so wird sary on account of contractual requirements, it will
diese als Bestandteil der Bestellung gesondert be specifically assigned as part of the order. The
beauftragt. Die Erstmusterprüfung kann durch first article inspection may be accompanied by an
autorisierte Dritte (z.B. Auftraggeber, öffentliche authorized third party (e.g. customer, public au-
Dienststellen) begleitet werden. thorities).
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6.3 Beschaffung, Kennzeichnung von Produkten, Verpackung, Rückverfolgbarkeit / Supply Chain,
Labelling of Products, Packaging, Traceability
Im Rahmen des Beschaffungsprozesses hat der Within the procurement process, the Supplier shall
Lieferant die von NG LITEF getätigte Bestellung respond to NG LITEF’s purchase order in writing.
schriftlich zu beantworten. Diese Bestätigung This confirmation shall include that all require-
schließt ein, dass alle Forderungen des Vertra- ments of the contract and / or the purchase order
ges und / oder der Bestellung akzeptiert werden are accepted and that these QSF shall be com-
und auch das Einhalten dieser QSF bestätigt plied with by the Supplier.
wird.
Der Lieferant hat die Liefergegenstände jeweils Prior to delivery, the Supplier shall check the deliv-
vor Auslieferung an NG LITEF auf Übereinstim- ery items for conformity with the purchase order
mung mit dem erteilten Auftrag zu prüfen und and document this conformity accordingly.
dies in geeigneter Weise zu dokumentieren.
Die Konformität ist mit einem geeigneten Zertifi- The conformity shall be declared by means of a
kat zu bestätigen. Ist den Liefergegenständen ein suitable certificate. If a CoC is attached to the de-
CoC beigelegt, muss ein Bezug zur Bestellung livery items the respective purchase order or deliv-
oder zum Lieferschein gegeben sein. ery note shall be referenced.
Die Liefergegenstände sind in geeigneter Form The delivery items shall be labelled in a suitable
zu kennzeichnen. Der Lieferant hat NG LITEF way. The Supplier shall keep NG LITEF informed
über sein Kennzeichnungssystem so auf dem of its labelling system in such a way that an appro-
Laufenden zu halten, dass jederzeit eine ent- priate allocation by NG LITEF shall be possible at
sprechende Zuordnung durch NG LITEF möglich any time.
ist.
Feuchtigkeitsempfindliches Material ist entspre- Moisture-sensitive material shall be packed and
chend den Herstellervorgaben zu verpacken und labelled according to the manufacturer’s specifica-
zu kennzeichnen. Elektronische Baugruppen und tions. Electronic assemblies and components shall
Bauteile sind gemäß der ESD-Richtlinien (DIN be handled and packed according to ESD guide-
EN/IEC 61340-X) zu handhaben und zu verpa- lines (DIN EN/IEC 61340-X).
cken.
Der Lieferant verpflichtet sich, die Rückverfolg- The Supplier undertakes to safeguard the tracea-
barkeit der von ihm gelieferten Liefergegen- bility of its delivered items. In case of a non-con-
stände sicherzustellen. Im Falle einer festge- formity, the traceability shall be possible in such a
stellten Beanstandung muss eine Rückverfolg- way that the affected deliveries can be localized.
barkeit derart möglich sein, dass eine Eingren-
zung auf die betroffenen Lieferungen durchge-
führt werden kann.
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6.4 Anforderungen an Prüfmittel, Überwachung, Kalibrierung / Requirements on Inspection Equip-
ment, Monitoring, Calibration
Der Lieferant hat sicherzustellen, dass die von The Supplier shall safeguard that the test and
ihm eingesetzten Prüf- und Messmittel geeignet measurement equipment deployed is suitable for
sind, die in den Spezifikationen vorgegebenen testing the characteristics stipulated in the specifi-
Merkmale zu prüfen. cations.
Der Lieferant hat für die verwendeten Prüf- und The Supplier shall implement a suitable control
Messmittel eine geeignete Überwachung einzu- mechanism for the test and measurement equip-
richten und die Prüf- und Messmittel einer regel- ment deployed and subject the test and measure-
mäßigen Überprüfung und / oder Kalibrierung zu ment equipment to regular inspections and / or
unterziehen. calibrations.
Die Prüf- und Messmittel sind zu kennzeichnen. The test and measurement equipment shall be
Der Ablauf des Kalibrierintervalls muss am Prüf- labelled and the expiration date of the calibration
bzw. Messmittel erkennbar sein. cycle shall be visibly stated.
6.5 Anlieferung von Waren / Delivery of Goods
Der Lieferant ist dafür verantwortlich, dass alle The Supplier shall be responsible that all delivery
Liefergegenstände mit den Anforderungen des items comply with the requirements of the contract
Vertrages und / oder der Bestellung sowie den and / or the purchase order and with the related
dazugehörenden Dokumenten (z. B. technische documents (e.g. technical requirements, specifica-
Anforderungen, Spezifikationen usw.) überein- tion).
stimmen.
Der Lieferant liefert die Ware in geeigneten The Supplier shall deliver the goods in suitable
Transportmitteln bzw. spezifizierten Verpackun- means of transportation and specified packaging in
gen an, um Beschädigungen und Qualitätsmin- order to avoid damage and deterioration of quality.
derungen zu vermeiden.
Hat NG LITEF dem Lieferanten Muster überlas- If NG LITEF provided the Supplier with samples,
sen, gelten Ausführung und Eigenschaften die- then the workmanship and characteristics of these
ser Muster als vertraglich geschuldet, wenn dies samples shall be contractually due if so regulated
in der Beschreibung einer entsprechenden Be- in the description of a corresponding purchase
stellung geregelt ist. order.
Hat der Lieferant aufgrund einer Vereinbarung If the Supplier delivers a sample based on an
mit NG LITEF ein Muster geliefert, so wird NG agreement with NG LITEF, NG LITEF shall exam-
LITEF das Muster nach Erhalt, soweit dies nach ine the sample after receipt, as far as this is feasi-
ordnungsgemäßem Geschäftsgang tunlich ist, ble in ordinary course of business, regarding com-
auf Übereinstimmung mit der Beschreibung un- pliance with the description and, in case deviations
tersuchen und, falls sich eine Abweichung zeigt, appear, inform the Supplier immediately. After NG
den Lieferanten unverzüglich informieren. Nach LITEF has accepted Supplier’s sample and made
Abnahme des Musters und Bezugnahme darauf reference to it in a respective purchase order then
durch NG LITEF in einer Bestellung gelten die workmanship and characteristics of said sample
Eigenschaften des Musters als durch den Liefe- shall be deemed as characteristics guaranteed by
ranten vertraglich zugesichert. Supplier.
Der Lieferant hat mittels Überwachung und ge- By means of monitoring and suitable test planning,
eigneter Prüfplanung sicherzustellen, dass er the Supplier shall safeguard that order-compliant
ausschließlich nur mit der Bestellung konformes material is deployed exclusively.
Material verwendet.
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6.6 Sonderfreigaben, Abweichungen / Concessions, Non-Conformance
Wird an den Liefergegenständen vor Ausliefe- If a non-conformance of the delivery items is dis-
rung eine Nichtkonformität festgestellt und kann covered before delivery and it cannot be brought
diese nicht durch geeignete Nacharbeit in den into specified condition by suitable rework, the de-
Sollzustand gebracht werden, so ist die Lieferung livery of these items is only acceptable with NG
nur mit zuvor schriftlich genehmigter NG LITEF- LITEF’s prior written approval (special release).
Sonderfreigabe zulässig. Diese ist bei NG LITEF This special release shall be requested from NG
schriftlich zu beantragen und allen betroffenen LITEF in writing and be attached to all affected
Liefergegenständen beizufügen. delivery items.
Entdeckt der Lieferant bei Prüfung der Lieferge- If the Supplier discovers a significant accumulation
genstände eine Häufung von Qualitätsabweich- of quality deviations during the examination of the
ungen, so ist NG LITEF hierüber umgehend delivery items, NG LITEF shall be informed in writ-
schriftlich zu informieren. ing without delay.
6.7 Behandlung von Beanstandungen / Complaints and Corrective Actions
Werden von NG LITEF Mängel an den Lieferge- If defective delivery items are discovered by NG
genständen festgestellt, werden diese dem Liefe- LITEF, Supplier shall be notified in a defect com-
ranten mit einer Mängelrüge angezeigt. plaint.
Zu der durch NG LITEF erfolgten Mängelrüge hat The Supplier shall give an immediate written state-
der Lieferant unmittelbar bzw. spätestens inner- ment, at the latest within 5 (five) working days after
halb von 5 (fünf) Arbeitstagen nach Erhalt der receipt of the defect complaint received from NG
Mängelrüge schriftlich Stellung zu nehmen. LITEF.
Die Fehlerursachen sind möglichst eindeutig zu The causes of failure shall be identified as clearly
ermitteln und das Ausmaß der betroffenen Teile as possible, and the scope of the parts affected
ist abzuschätzen. shall be estimated.
Falls sich herausstellt, dass bereits fehlerhafte If it turns out that defective delivery items were al-
Liefergegenstände geliefert wurden, ist NG LI- ready delivered, NG LITEF shall be informed in
TEF sofort und schriftlich detailliert darüber zu detail immediately and in writing.
informieren.
In von NG LITEF als unkritisch eingestuften Fäl- In cases which are classified as uncritical by NG
len können mangelhafte Liefergegenstände von LITEF, defective delivery items may be checked
NG LITEF auf ihre Verwendbarkeit hin überprüft for usability by NG LITEF. Those delivery items,
werden. Liefergegenstände, die als mangelhaft which have been reported as defective and are
gemeldet wurden und von NG LITEF überprüft being checked for usability by NG LITEF, shall be
werden, müssen beim Lieferanten im Sperrlager retained in Supplier’s quarantine store until a writ-
verbleiben, bis von NG LITEF eine schriftliche ten statement from NG LITEF about the usage
Stellungnahme für den Verwendungsentscheid decision is available.
vorliegt.
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6.8 8D-Bericht / 8D Report
Der Lieferant erstellt unabhängig davon, ob die The Supplier shall generate an 8D report immedi-
Beanstandung beim Wareneingang, im Produkti- ately, regardless of whether the non-compliance
onsprozess oder in der Phase der Nutzung fest- was discovered during the incoming inspection,
gestellt wurde, unverzüglich einen 8D-Bericht. the production process or the phase of use.
Die anzuwendende 8D-Systematik soll sicher- The applicable 8D systematics shall make sure
stellen, dass Fehler erkannt, auf ihre Ursache zu- that failures are discovered, traced back to their
rückgeführt und dauerhaft abgestellt werden origin and can be permanently eliminated.
können.
Der 8D-Bericht ist spätestens nach 20 (zwanzig) The 8D report including root causes and corrective
Arbeitstagen mit Ursachen und Korrekturmaß- actions shall be submitted to NG LITEF after 20
nahmen an NG LITEF zu senden. (twenty) working days at the latest.
6.9 Requalifikationsprüfungen und Prozessfähigkeiten / Re-qualification Tests and Process Capabili-
ties
Der Lieferant erbringt vor der Einführung von Prior to implementation of changes to the delivery
Änderungen an den Liefergegenständen und / items and / or the series production processes, the
oder in den Serienproduktionsprozess geeignete Supplier shall provide suitable evidence that the
Nachweise, dass die Liefergegenstände die spe- delivery items will still comply with the specified
zifizierten Merkmale erfüllen. Die Freigabe erfolgt characteristics. The release shall be performed
gemäß Kapitel 6.2. according to Chapter 6.2.
Weiterhin überwacht der Lieferant die Fähigkeit Furthermore, the Supplier shall monitor the capa-
seiner Herstellprozesse mit geeigneten Messme- bilities of its manufacturing process by means of
thoden und statistischen Werkzeugen. suitable methods of measurement and statistical
tools.
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7 Lieferantenbewertung / Supplier Evaluation
NG LITEF führt eine kontinuierliche Lieferanten- NG LITEF conducts a continuous supplier evalua-
bewertung durch und informiert den Lieferanten tion and shall inform Supplier of its performance
über seine Leistungserbringung (z.B. Qualität, (e.g. quality, delivery reliability). The key figures for
Liefertreue). Kennzahlen für einzelne Merkmale individual supplier evaluation characteristics are
der Lieferantenbewertung sind definiert und dem defined and shall be communicated to the Sup-
Lieferanten mitzuteilen. plier.
Sofern diese Bewertung nicht den vereinbarten Should such evaluation not comply with the agreed
Zielen entspricht oder der Lieferant im Rahmen objectives or should Supplier’s monitoring of cus-
seiner Überwachung der Kundenzufriedenheit tomer satisfaction indicate that Supplier fails to
selbst Abweichungen von der Zielvereinbarun- reach the agreed objectives, Supplier shall be
gen feststellt, ist der Lieferant verpflichtet, geeig- obliged to take adequate action in order to achieve
nete Maßnahmen zu ergreifen, um die geforderte the required quality level as quickly as possible.
Qualität zum schnellstmöglichen Zeitpunkt zu
erreichen.
Der Lieferant hat seine Lieferanten ebenfalls zu In the same way, the Supplier shall evaluate its
bewerten und Maßnahmen aus dieser Bewer- suppliers and take action based on the results of
tung abzuleiten. such evaluation.
NG LITEF behält sich das Recht vor, diese Be- NG LITEF reserves the right to review such evalu-
wertungen und Maßnahmen einzusehen und, in ations and actions and to participate, in coordina-
Abstimmung mit dem Lieferanten, an dessen Lie- tion with the Supplier, in audits of Supplier’s sup-
ferantenaudits teilzunehmen. pliers.
8 Benachrichtigung über Abweichungen / Notice of Escapement
Der Lieferant ist dafür verantwortlich, dass alle ent- The Supplier shall be responsible for reporting to NG
deckten Qualitätsabweichungen, die die Produkte / LITEF all quality escapements discovered that affect
Artikel des Lieferanten-Qualitätsmanagementsys- products/articles release from suppliers quality
tems betreffen, an NG LITEF berichtet werden. system.
Diese Benachrichtigung muss beinhalten: Datum, The notice of escapement report shall contain:
wann das abweichende Produkt gefertigt wurde; production date of the deviating product, date of sale
Datum, wann die Teile an den Kunden verkauft to NG LITEF of these products; part number of the
wurden; Nummer (Part Number) der abweichen- deviating product; description of the deviation; the
den Teile; Beschreibung der Abweichung; Um- way the deviation was identified; total number of
stände, wie die Abweichung identifiziert wurde; deviating products/articles shipped/sold; cause of
Gesamtanzahl der gelieferten Produkte / Artikel mit deviation and actions taken. The notice of quality
Abweichungen; Grund der Abweichung; getroffene escapements may result in the issuance of a NG
Maßnahmen. Die Benachrichtigung über eine Ab- LITEF request for corrective action.
weichung kann zu einer NG LITEF-Forderung von
Korrekturmaßnahmen führen.
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9 Qualitätsziele und kontinuierliche Verbesserung / Quality Objectives and Continous Improvement
Im Rahmen der vertraglichen Vereinbarung ist The Supplier shall be obliged to deliver zero-defect
der Lieferant zu fehlerfreien Lieferungen der Lie- products and services within the framework of the
fergegenstände verpflichtet. contractual agreement.
Der Lieferant sorgt weiterhin dafür, dass alle von Furthermore, the Supplier shall safeguard that all
ihm zu liefernden Liefergegenstände den jeweili- products to be delivered comply with the applicable
gen Spezifikationen, den vereinbarten Bedingun- specifications, the conditions agreed including du-
gen einschließlich der Haltbarkeitseigenschaften rability characteristics and that state-of-the-art tech-
entsprechen und der aktuelle Stand der Technik nology has been taken into account.
berücksichtigt ist.
Durch Anwendung systematischer Methoden ver- The Supplier shall improve its processes steadily
bessert der Lieferant seine Prozesse ständig und and sustainably by applying systematic methods, in
nachhaltig, um das Auftreten von Wiederholungs- order to exclude repetitive defects or non-conformity.
fehlern oder Mängeln auszuschließen.
Der Lieferant wird NG LITEF auch nach erfolgter The Supplier shall inform NG LITEF even after de-
Lieferung (sowie außerhalb der Haftungszeit- livery (and beyond the period of liability) in writing, if
räume) schriftlich informieren, wenn er aufgrund during product observation Supplier perceives indi-
seiner Produktbeobachtung Hinweise oder Kennt- cations or gains knowledge of negative deviations in
nis von nachteiligen Abweichungen in Qualität quality or reliability and of the appearance of serial
oder Zuverlässigkeit sowie vom Auftreten von failures (e.g. systematic or repetitive failures).
Serienfehlern (z.B. systematische bzw. sich wie-
derholende Fehler) erhält.
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10 Umwelt-, Gesundheits-, Arbeitsschutz und Sicherheit / Environmental Protection, Industrial Health
and Safety Standards
Der Lieferant wird die jeweils geltenden gesetzli- The Supplier shall meet the valid and applicable
chen Regelungen zum Umwelt,- Gesundheits- legal regulations regarding environment, health and
und Arbeitsschutz einhalten und Auswirkungen safety protection and keep the impact on human
auf Mensch und Umwelt durch einen angemes- health and environment as low as possible by means
senen betrieblichen Umweltschutz gering halten. of suitable operational environmental protection.
Die Anforderungen der Europäischen Chemikali- The requirements of the European Chemicals Reg-
enverordnung Nr. 1907/2006 (REACH), der CLP- ulation No 1907/2006 (REACH), the CLP Regulation
Verordnung [Verordnung (EG) Nr. 1272/2008], (EG No 1272-2008) of the Montreal Protocol, the
des Montreal-Protokolls, der Internationalen Ver- Convention on the Contract for the International
einbarung über Beförderungsverträge („CMR” = Carriage of Goods by Road (“CMR” = Convention
Convention relative au contrat de transport inter- relative au contrat de transport international de
national de marchandises par route), der RoHS- marchandises par route), the RoHS Directive 2011/
Richtlinie 2011/65/EU (vormals 2002/95/EG) so- 65/EU (formerly 2002/95/EC), as well as the respec-
wie die jeweils geltenden Anforderungen zur Ver- tively valid requirements regarding usage of radionu-
wendung von Radionukliden sind, falls für die clides shall be complied with by the Supplier, its
Liefergegenstände notwendig, vom Lieferanten, suppliers and all upstream suppliers, if so required
dessen Lieferanten und deren Vorlieferanten an- by the type of delivery item.
zuwenden.
Deklarationspflichtige Stoffe sind in einem voll- Substances subject to declaration shall be listed in a
ständig ausgefüllten Sicherheitsdatenblatt gemäß fully completed Material Safety Data Sheet according
der EU-Richtlinie Nr. 1907/2006 zu benennen und to EC regulation No 1907/2006 and submitted in
schriftlich an NG LITEF zu senden. writing to NG LITEF.
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11 Betrügerische bzw. gefälschte Bauteile / Fraudulent and Counterfeit Parts
11.1 Garantierte Lieferquellen / Guaranteed Sources of Supply
Der Lieferant muss sicherstellen, dass nur neues The Supplier shall ensure that only new and au-
Originalmaterial in den Liefergegenständen ver- thentic materials are used in products delivered to
wendet wird, die an NG LITEF geliefert werden. NG LITEF. The Supplier may only purchase parts
Der Lieferant darf Teile nur direkt beim Hersteller directly from original component manufacturers
von Originalbauteilen, autorisierten (konzessionier- (OCMs), OCM authorized (franchised) distributors,
ten) Händlern des Herstellers von Originalbauteilen or authorized (franchised) aftermarket manufactur-
oder autorisierten (konzessionierten) Ersatzteilher- ers. Use of product that was not provided by these
stellern beziehen. Die Verwendung von Teilen, die sources is not authorized unless first approved in
nicht von diesen Quellen bezogen wurden, ist nicht writing by NG LITEF.
gestattet, es sei denn, eine schriftliche Zustim-
mung von NG LITEF liegt vor.
Der Lieferant muss zwingende Gründe (in Form The Supplier must present compelling support for its
einer OCM-Dokumentation, die die Rückverfolg- request (e.g. OCM documentation that authenticates
barkeit der OCM-Liefergegenstände nachweist) für supply chain traceability of the delivery items to the
seine Genehmigungsanfrage vorbringen und darin OCM), and include in its request all actions to en-
alle Maßnahmen nennen, die sicherstellen, dass sure the parts thus procured are authentic / con-
die so beschafften Liefergegenstände Originalteile forming parts.
/ spezifikationsgerechte Teile sind.
Der Lieferant wird folgende Informationen bei je- The Supplier shall disclose in writing at the time of
dem individuellen Angebot schriftlich darlegen: each individual quotation,
Die Lieferquelle (Name und Standort des the source of supply (by company name and
Unternehmens). location), and
Ob das Unternehmen für die angebotenen whether or not the organization is authorized
Liefergegenstände autorisiert (konzessio- (franchised) for the part(s) being quoted, and
niert) ist.
whether or not providing full manufacturer’s
Ob auf das angebotene Material vollum- warranty on the quoted material.
fängliche Herstellergarantie gewährt wird.
Wenn der Lieferant den Name der Bezugsquelle If the Supplier considers that the name of the source
als firmenvertraulich für sein Unternehmen be- of supply is proprietary to the organization, the
trachtet, so soll eine entsprechende Geheimhal- Supplier and the NG LITEF shall negotiate an ap-
tungsvereinbarung zwischen dem Lieferanten und propriate non-disclosure agreement.
NG LITEF geschlossen werden.
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11.2 Rückverfolgbarkeit der Lieferkette / Supply Chain Traceability
Der Lieferant wird bezüglich der Liefergegenstände The Supplier shall maintain a method of delivery
ein Verfahren zur Rückverfolgbarkeit der Liefer- item supply chain traceability that ensures tracking
kette einführen, welches die Rückverfolgung der of the supply chain back to the manufacturer of all
Lieferkette bis zum Hersteller sämtlicher elektri- electrical, electronic, electromechanical and me-
schen, elektronischen, elektromechanischen und chanical parts included in assemblies and subas-
mechanischen Teile sicherstellt, die in Baugruppen semblies being delivered per contract. This supply
und Unterbaugruppen enthalten sind und vertrags- chain traceability method shall clearly identify the
gemäß geliefert werden. Dieses Verfahren der name and location of all of the supply chain interme-
Rückverfolgbarkeit der Lieferkette soll Namen und diaries from the manufacturer to the direct source of
Standort aller Zwischenhändler der Lieferkette vom the product for NG LITEF and shall include the
Hersteller bis zu NG LITEF‘s direkter Bezugsquelle manufacturer’s batch identification for the item(s)
des Produktes eindeutig benennen, einschließlich such as date codes, lot codes, serializations, or
die Chargen-Identifikation des Herstellers für diese other batch identifications.
Teile wie z.B. Code für das Herstelldatum, Los-
nummer, Seriennummern oder andere Chargen-
identifikationen.
12 Konfliktmineralien / Conflict Minerals
Der Lieferant erklärt sich damit einverstanden, The Supplier agrees to act in compliance with the
gemäß den Prinzipien laut Abschnitt 1502 des principals of the „Dodd-Frank Wall Street Reform
„Dodd-Frank Wall Street Reform- und Verbrauch- and Consumer Protection Act“, Section 1502, in its
erschutzgesetz“ in seiner geltenden Fassung zu up-to-date version, and to support NG LITEF ac-
handeln und auch NG LITEF diesbezüglich zu cordingly. The compliance with these principles
unterstützen. Die Einhaltung dieser Prinzipien comprises in particular that the Supplier reviews its
beinhaltet für den Lieferanten insbesondere, dass complete supply chain regarding possible usage of
dieser seine gesamte Lieferkette auf einen etwai- so-called conflict minerals. Beyond that, the Supplier
gen Einsatz von sogenannten Konfliktmineralien commits to reply in proper time to the annual survey
überprüft. Darüber hinaus verpflichtet sich der conducted by NG LITEF about the usage of conflict
Lieferant zu einer fristgerechten Beantwortung minerals well as to cooperate with NG LITEF in
der jährlich von NG LITEF durchgeführten Um- conjunction with possible due diligence actions which
frage über die Verwendung von Konfliktmineralien NG LITEF might decide to take in order to review if
sowie zur Zusammenarbeit mit NG LITEF in Ver- the products delivered by the Supplier contain con-
bindung mit eventuellen Maßnahmen zur Wah- flict minerals.
rung der Sorgfaltspflicht, die NG LITEF möglich-
erweise hinsichtlich der Prüfung des Vorliegens
von Konfliktmineralien in Produkten, die der Liefe-
rant an NG LITEF liefert, beschließt.
13 Schlussbestimmungen / Final Clauses
Änderungen und Ergänzungen dieser QSF im Changes and amendments to these QSF within the
Rahmen eines bestehenden Vertragsverhältnis- scope of an existing contract between NG LITEF and
ses zwischen NG LITEF und dem Lieferanten be- the Supplier shall only be effective in writing.
dürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform.
QSF vom Lieferanten akzeptiert: QSF accepted and agreed by Supplier:
……….…………………………………..
Unterschriften / Signatures
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