Lösungs-Architekten für die Digitalisierung der HR gefragt
←
→
Transkription von Seiteninhalten
Wenn Ihr Browser die Seite nicht korrekt rendert, bitte, lesen Sie den Inhalt der Seite unten
AUSZUG AUS DV-Dialog | AUSGABE 3-4 | 2020
Interview mit Lothar Steyns, Geschäftsführender Gesellschafter der Summit IT Consult GmbH
Lösungs-Architekten
für die Digitalisierung
der HR gefragt
FOTO: MATTHIAS SWIERKOWSKI dieser ganzheitliche Ansatz durch den wegen Corona abgesagt oder verscho-
D
Betrieb und die Wartung der implemen- ben worden sind.
ie Digitalisierung macht auch tierten Lösungen. Eigentlich sollte in dieser Ausgabe auch
vor der Personalabteilung im Dabei müssen die Personalverantwort- eine Vorschau auf diese Messe bei der
Unternehmen nicht halt. Das lichen einen schwierigen Spagat meis- Orientierung im Markt helfen, doch
ist auch gut so, denn es gibt tern. Auf der einen Seite müssen sie sowohl die Hamburger Zukunft Personal
viele Aufgaben in diesem Bereich, die neue Talente vom Arbeitsmarkt gewin- Nord im April als auch das Gipfeltreffen
sich mit IT-Unterstützung erleichtern, nen, damit ihr Unternehmen für die im Süden, die am 12. und 13. Mai in
verbessern und/oder beschleunigen demographischen Herausforderungen den Hallen der Messe Stuttgart geplante
lassen. „HR-Digitalisierung ist in aller gerüstet ist. Auf der anderen Seite gilt Zukunft Personal Süd, entfallen leider.
Munde, doch zum Erfolg gehört ein es seit jeher, Kosten zu sparen – sei es Zuvor war bereits das Münchener Expo-
gesamtheitlicher Blick auf Nutzen und durch die Kontrolle der Personalkosten- festival Talent-Pro 2020 vom März auf
Machbarkeit“, mahnt jedoch Lothar Budgets insgesamt oder durch die Steige- den 8. und 9. Juli verschoben worden,
Steyns im Interview mit DV-Dialog. rung von Effizienz und Effektivität der ebenso die Agile HR Conference, die nun
Lothar Steyns weiß, wovon er spricht, Personalarbeit. statt im April am 30. September und
denn mit seinem Unternehmen Summit Gerade in Zeiten wie diesen, in denen 1. Oktober 2020 stattfinden soll.
IT Consult gehört er zu den Architekten die Corona-Pandemie z.B. durch Kri- Das dadurch drohende Informations
moderner HR-Lösungen im Mittelstand. senbudgets und Kurzarbeit den Zwang defizit wollen wir mit dieser Ausgabe
Dabei legt Steyns seit jeher einen ganz- zum Sparen noch verschärft, zahlen lindern – durch unser Titelinterview,
heitlichen Ansatz zu Grunde – begin- sich digitalisierte HR-Prozesse aus. Bei Meldungen über aktuelle Produkt- und
nend mit der Beratung zur Gestaltung der Digitalisierung helfen Software- Service-Innovationen im HR-Bereich
der HR-Prozesse bis hin zur Auswahl Produkte und Dienstleistungen von und auch durch einen Rundruf unter
und Implementierung der passenden Spezialisten, wie sie auf einschlägigen den einschlägigen HR-Experten.
Software-Produkte. Vervollständigt wird Messen vorgestellt werden, die allesamt Interview Seite 2
2 Auszug aus DV-Dialog 3-4/2020
„Ein Software-
Wechsel reicht
nicht!“
TEXT: BERTHOLD WESSELER
FOTOS: MATTHIAS SWIERKOWSKI
Interview mit Lothar Steyns,
Geschäftsführender Gesellschafter der
Summit IT Consult GmbH, hier auf
dem Gerüst am Neubau seines
Rechenzentrums
G
erade in Zeiten wie diesen, in in dieser Krise aufrechterhalten und wie gut „Wir haben in den letzten
denen Corona durch Krisen- es nach der Krise weiterarbeiten kann.
budgets und Kurzarbeit den Einfach ausgedrückt: Personalleiter müssen
Jahren unseren Fokus darauf
Tritt auf die Kostenbremse schnell handeln, um kurzfristige Effizienz gelegt, mittelständischen
noch verstärkt, zahlen sich gewinne zu identifizieren und zu nutzen – und
digitalisierte HR-Prozesse gleichzeitig die mit diesen Kostenentscheidun- Unternehmen ihren ‚HR-
aus. Sie helfen dabei, dass Mitarbeiter ohne gro- gen verbundenen Risiken geschickt steuern.
Maßanzug‘ zu liefern.“
ße Umstände in das Homeoffice ausweichen Im Falle der Personalabteilung bedeutet dies
können und steigern die funktionale Effizienz in erster Linie den Schutz der Mitarbeiterer- Lothar Steyns
(senken also automatisch die Prozesskosten). fahrung und -produktivität. In diesem Sinne
Gleichzeitig helfen digitale HR-Prozesse, die hilft die HR-Digitalisierung den Personalleitern Lothar Steyns: HR-Digitalisierung ist sicher-
mit spontanen Kosteninitiativen des Unter- dabei, ihre beiden schwierigen Jobs als Effizi- lich kein kurzfristiger Modetrend! Vielmehr
nehmens verbundenen Risiken zu bewältigen enztreiber und Risikomanager unter einen Hut wird ihre strategisch richtige Umsetzung zu
und ruckartige Reaktionen abzufedern. zu bringen. Wie das gelingen kann, beschreibt Erfolg und Misserfolg eines Unternehmens
Letztlich geht es um die Art und Weise, wie Lothar Steyns im folgenden Interview. ausschlaggebend beitragen.
das Unternehmen seine Kostenentscheidun- Das Hauptproblem, dem wir im Markt begeg-
gen jetzt intelligent umsetzen und verwalten Herr Steyns, HR-Digitalisierung – die Chan- nen ist, dass niemand mit dem Begriff bzw.
kann. Das bestimmt entscheidend darüber ce für das Personalwesen oder nur ein Mode- der dahinterstehenden Aufgabe so richtig
mit, wie gut das Unternehmen seine Services trend, der bald wieder vergessen sein wird? etwas anzufangen weiß. Außerdem fehlt es
Auszug aus DV-Dialog 3-4/2020 Lothar Steyns | TITELINTERVIEW 3
an gelungenen Umsetzungsbeispielen aus der Wo sehen Sie konkret die ersten In der ASP-Leistungsstufe übernehmen wir
Praxis. Manche Interessenten rufen uns an und „Knackpunkte“, die es zu lösen gilt? die Release-Pflege und die Wartung der Pro-
wollen lediglich ihre Entgelt-Software austau- Steyns: Häufig finden wir Insellösungen vor, gramme, das Hosting inklusive Datensiche-
schen, weil sie mit deren Leistungsumfang, vor z.B. für die Lohnabrechnung oder die Zeit- rung und auch die Hotline. Immer häufiger
allem in Bezug auf die Auswertungen oder die wirtschaft. Wenn es zwischen diesen beiden beauftragt uns der Kunde damit, seine eigent-
vorhandenen Schnittstellen zu anderen Syste- Programmen überhaupt Schnittstellen gibt, liche Entgeltabrechnung zu übernehmen.
men, nicht mehr zufrieden sind. Ein solcher reichen diese in den meisten Fällen bei weitem Der Vorteil dieses Full-Service-Providing liegt
Austausch ist dann sicher gut und richtig, nicht aus, die Systeme soweit miteinander zu darin, dass sich die HR-Fachleute des Kunden
aber nur ein sehr kleiner Schritt in Richtung verbinden, dass eine Urlaubsrückstellungsliste voll und ganz auf wertschöpfende Prozesse wie
Digitalisierung. wirklich per Mausklick erstellt werden kann. Personalentwicklung, Recruiting, Mitarbeiter-
Wenn bei einer Neueinstellung aus einer sepa- führung usw. konzentrieren können.
Wie sieht Ihre Strategie in solchen raten Recruiting-Software die Stammdaten zur Übrigens legen wir großen Wert auf qualitativ
Fällen aus? Person von Hand in die Lohnabrechnung einge- hochwertige Services – und lassen uns diese
Steyns: Im ersten Ansatz versuchen wir dem tippt werden müssen, kann nicht wirklich von Qualität auch regelmäßig bescheinigen. So
Interessenten einen ganzheitlichen Blick auf Digitalisierung gesprochen werden. Und das haben wir zuletzt im März beim Bundesfach-
den aktuell vorhandenen HR-Bereich und des- nur, weil der Schriftverkehr von der Einladung verband der IT-Sachverständigen und -Gutach-
sen zukünftige Rolle als HR-Strategiepartner zu bis zum Arbeitsvertrag über Office-Programme ter e.V. (BISG) den „Check 28: Geprüfter Auf-
geben. Denn „Digitales Personalmanagement“ wie Word läuft und es keine Übertragungspro- tragsverarbeiter“ bestanden. Anhand solcher
ist ja wesentlich mehr als nur HR-Software, gramme gibt. Zertifizierungen oder z.B. durch das Zertifikat
Entgeltabrechnung und Zeitwirtschaft. Es Weitere Knackpunkte sind der Qualifizierungs- „Software Hosted in Germany“ und andere
geht vor allem um Organisation, aber auch grad der Personaler und die ihnen fehlende Wirtschaftsprüfer-Testate können die IT-Chefs
um mobile Lösungen, um den Schutz der per- Zeit, sich der neuen Aufgabe zu widmen. Viele schnell und einfach unsere Leistungsfähigkeit
sonenbezogenen Daten – Stichwort DSGVO – Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Per- und die Qualität als HR-Partner prüfen.
und um Personal- und Bewerbermanagement. sonalabteilung sind hochmotiviert, aber das
Nach diesem ersten Schritt ist allen am Pro- Tagesgeschäft lässt ihnen keine Freiräume Wie stellen Sie einen integrierten
jekt Beteiligten sehr schnell bewusst, dass es für neue Aufgaben. Und diese Freiräume gilt Prozessablauf sicher?
um mehr geht, als nur um den Austausch es zu schaffen. Steyns: Sobald die Daten im HR-Entgeltsystem
einer Software oder um die Auslagerung des Ziel einer neuen Lösung muss es daher sein, vorhanden sind, stehen sie quasi auf „Knopf-
Abrechnungsbereiches. Im nächsten Schritt alle Bereiche und Funktionen in Einklang zu druck“ den HR-Fachkräften oder auch anderen
stellen wir unseren gesamtheitlichen Lösungs- bringen – und vor allem die Belegschaft auch Programmen zur Verfügung. Viele Verwal-
ansatz vor, bei dem all die mit dem „Digitalen auf dem neuen Weg mitzunehmen. tungsarbeiten entfallen, etwa doppelte Daten-
Personalmanagement“ verbundenen Prozesse pflege, Schnittstellenpflege oder gar manuelle
und Aufgaben – und natürlich auch alle unter- Können Sie bitte beschreiben, wie Sie Übertragungen.
stützenden Software-Anwendungen – eng inte- in einem solchen Fall vorgehen? Unser Basissystem HR-Manager liefert außer-
griert sind. Steyns: Zum Glück haben wir bereits vor dem bereits Funktionen wie etwa eine Digitale
Erst wenn es uns anhand praktischer Beispiele vielen Jahren den nötigen Wandel unserer Personalakte, eine Organigramm-Funktion,
gelungen ist, allen an diesem Digitalisierungs- Firmenphilosophie vollzogen. Wir verstehen eine Stellenwirtschaft, eine Prozess- bzw. Work-
projekt Beteiligten verständlich zu machen, uns längst nicht mehr nur als Software-Liefe- flow-Engine, ein Data Warehouse mit integ-
dass die konsequente Digitalisierung enorm rant, sondern vielmehr als gesamtheitlicher riertem Dashboard, einen „Self Service“ für
viele Chancen bietet, geht es an die Details. HR-Lösungspartner. die gesamte Belegschaft oder auch einen For-
Dann stellen wir fest, wo und in welcher Form Waren es in der ersten Zeit meistens Groß mulargenerator für den Schriftverkehr. Allein
wir eingreifen müssen, um die Personalarbeit kunden, die mit solchen Aufgaben an uns her- mit dieser Basislösung decken wir bereits viele
effizienter und zielgerichteter zu gestalten. Nur antraten, kommen heute immer mehr Mittel- Aufgabenbereiche elektronisch ab.
so wird die Digitalisierung den eingeforderten ständler hinzu. Wir haben in den letzten Jahren
Beitrag zum Unternehmenserfolg langfristig unseren Fokus darauf gelegt, diesen Mittelständ- Was ändert sich denn durch die
leisten können. lern ihren „HR-Maßanzug“ zu liefern. Digitalisierung bei der klassischen
Wir beginnen meistens mit der Entgeltabrech- Entgeltabrechnung?
Wir IT-Experten sprechen viel nung, da wir dort die große Sicherheit haben, Steyns: Das liegt auf der Hand: Der Abschied
von Veränderungen und neuen dass die Daten aktuell und gepflegt sind. Durch vom Druck als typisches Beispiel. In den meis-
Aufgaben für die Personaler, auch selbst entwickelte Migrations-Tools überneh- ten Fällen wird heute die Lohnabrechnung
vom strategischen Umdenken. Wie men wir die Mitarbeiterdaten inklusive Histo- immer noch ausgedruckt, gegebenenfalls
denken die Betroffenen darüber – und riendaten automatisch in unsere HR-Entgelt durch einen Stundenzettel aus der Zeitwirt-
was sagt die Belegschaft dazu? lösung – und prüfen die Daten dabei parallel schaft ergänzt, dann kuvertiert und entweder
Steyns: Es gibt in der Diskussion um HR- auf Konsistenz und Vollständigkeit. frankiert oder händisch im Unternehmen
Digitalisierung viel Begeisterung und Auf- Sehr häufig nutzen unsere Neukunden gleich- verteilt.
bruch, aber auch viel Verständnislosigkeit zeitig die Chance, von der Inhouse-Variante Mit einem modernen HR-System dagegen wer-
und teilweise Angst vor dem Neuen. Vielen auf unsere Rechenzentrumslösung zu wechseln. den die Abrechnungen inklusive der Belege
Mitarbeitern fehlt auf der operativen Ebene Mittlerweile liegt der Lösungsanteil für eine RZ- in das Self-Service-Portal des Mitarbeiters
das Verständnis für die digitalen Visionen Lösung bei unseren Kunden bei über 90 Prozent. eingestellt, sodass er darauf direkt zugreifen
der Unternehmenslenker. Es ist daher zwin- Dabei können wir sehr flexibel unterschiedli- kann. Alle administrativen Arbeiten entfallen
gend erforderlich, die Möglichkeiten und die che Servicetiefen in unserem RZ anbieten, vom ebenso wie die Kosten für Druck und Fran-
Vorzüge einer HR-Digitalisierung praxistaug- Application-Service-Providing (ASP) über das kierung. Über sein Self-Service-Portal kann
lich an Alltagsbeispielen aufzuzeigen und der Business-Service-Providing (BSP) bis hin zum der Mitarbeiter aber auch selbst aktiv werden
Belegschaft etwaige Ängste und Bedenken zu Full-Service-Providing (FSP). Die Nachfrage ist und dem Personaler zum Beispiel Änderun-
nehmen. Letztlich werden von der Digitali- so groß, dass wir unser Rechenzentrum bereits gen der Adresse oder der Bankverbindung
sierung alle profitieren. nach zwei Jahren erneut erweitern müssen. elektronisch mitteilen. Gleiches gilt für4 Auszug aus DV-Dialog 3-4/2020
lung zu erledigen hat, damit sich der neue
„Es gibt in der Mitarbeiter z. B. im System anmelden kann.
Im Ausstattungsmodul wird festgehalten,
Diskussion um
welches Notebook, welchen Chip für die
HR-Digitalisierung Zeiterfassung oder welche Arbeitsutensilien
viel Begeisterung der Mitarbeiter sonst noch benötigt bzw.
ihm ausgehändigt werden. In den späteren
und Aufbruch, Personalgesprächen können die Vorgesetzten,
aber auch viel natürlich digital unterstützt, mit den Mitar-
beitern von der Beurteilung der Fachkompe-
Verständnislosigkeit
tenz bis hin zu benötigten bzw. gewünschten
und teilweise Angst Weiterbildungen alle Punkte digital festhalten
vor dem Neuen!“ und die erforderlichen Maßnahmen ableiten.
Falls gewünscht, kann die Führungskraft den
Lothar Steyns Mitarbeiter mit wenigen Klicks einer Weiter-
bildungsmaßnahme oder zum Beispiel einem
E-Learning-Kurs zuordnen bzw. ihn für eine
solche Maßnahme vorsehen oder auf die
Warteliste setzen.
Bescheinigungen oder andere Dokumente. arbeiter. Dies verschafft den Personalern und Individuelle Zielvereinbarungen mit den Mit-
In einer gesamtheitlichen Lösung werden die allen beteiligten Führungskräften einen detail- arbeitern, die Karriere- und Nachfolgeplanung,
Abrechnungsdokumente parallel in der Digi- lierten Überblick über die Unternehmensstruk- auf Wunsch aber auch eine Führungskräfte-
talen Personalakte abgelegt. tur. Individuell kann das Organigramm später beurteilung – Stichwort 360-Grad-Feedback
um weitere Daten ergänzt werden, wie etwa – sind weitere Bausteine eines digitalen Per-
Wertschöpfende Personalarbeit gilt Vollzeitäquivalent, Vorgesetzte usw. Natürlich sonalmanagements. All diese Maßnahmen
als neue Aufgabe und Zielkorridor ist die spätere Darstellung einer Matrixorga- dienen dazu, zufriedene Mitarbeiter im Unter-
der Personaler! Wie erfolgt die nisation im Organigramm ebenso möglich nehmen zu beschäftigen, deren Wechselwillen
praktische Umsetzung in der Ära wie das Simulieren verschiedener Szenarien. zu minimieren und ihre Leistungsbereitschaft
der Digitalisierung, Herr Steyns? Durch die im Organigramm abgebildeten auf einem hohen Niveau zu halten bzw. wei-
Steyns: Es gibt mehrere Punkte, die es zu Stellen können wir via System eine Vielzahl ter auszubauen. Das sind allesamt eigentlich
beachten gilt, da sich aufgrund des geänder- automatischer Auswertungen erstellen, zum keine neuen Aufgaben; allerdings müssen diese
ten Mitarbeiter- und Marktverhaltens ganz Beispiel welche Stellen besetzt oder unbesetzt heute mit sehr hohem Aufwand umgesetzt
andere Aufgabengebiete und Anforderungen sind. In Verbindung mit den Stellenanforde- und gelebt werden.
ergeben haben. rungen der vakanten Stelle hat der Persona-
Wichtig ist das geänderte Werteverstehen der ler dann bereits eine fundierte Basis, um den Wenn Sie ein Fazit ziehen: Worauf kommt
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, für die Frei- Recruiting-Prozess zu starten. Hierbei hilft ihm es bei HR-Digitalisierung vor allem an?
zeit oft wichtiger ist als der große Firmenwa- die Software von der Besetzungsanforderung Steyns: HR-Digitalisierung ist so umfassend,
gen. Für viele steht die Work-Life-Balance im durch den Vorgesetzten, über den Freigabe- dass sie nur mit einer gesamtheitlichen Lösung
Vordergrund – und sie sind wechselwilliger als prozess durch die Genehmiger bis hin zur erfolgreich umgesetzt werden kann. Ich kann
früher; der Arbeitsplatz auf Lebenszeit gehört Erstellung einer individuellen Ausschreibung jedem Manager nur empfehlen: Schauen Sie
längst der Vergangenheit an. Der Fachkräfte- und deren Platzierung auf der unternehmens- sich die Prozesse und Strukturen ihres Unter-
mangel ermöglicht es unzufriedenen Mitarbei- eigenen Homepage. nehmens, die Kompetenzen ihrer Belegschaft
tern schnell eine neue Stelle zu finden. Natürlich ist eine Platzierung der Job-Offerte und natürlich alle vorhandenen HR-Soft-
Die Personaler müssen ihren Fokus auf Mitar- bei den sozialen Medien wie Xing oder Linke- wareprodukte genau an. Sondieren Sie dann
beiterführung, Personalentwicklung, Mitarbei- dIn ebenso möglich wie eine Bewerbung mit den Markt nach speziellen Lösungsanbietern,
terbindung und auf das Recruiting legen, um dem „Xing Profil“. Weitere Prozessschritte, wie die bereits jahrelange praktische Erfahrung in
benötigte Fachkräfte zu finden und Mitarbei- die Unterstützung des Auswahlverfahrens, die diesem Markt sammeln konnten und bereit
terinnen und Mitarbeiter langfristig zu binden. Terminierung eines Vorstellungsgespräches sind, ihre Kompetenz und Erfahrung in Ihr
Und hierbei sind die Personaler auf soft- oder der hochautomatisierte Einstellungs- Projekt zu einem vernünftigen Preis einflie-
waretechnische Unterstützung angewiesen. prozess gehören zum klassischen Leistungs- ßen zu lassen.
Es gilt festzuhalten, wo welche Fachkräfte arbei- umfang. Von der Vertragserstellung, über Gerade im HR-Segment muss das Rad nicht
ten, welche Qualifikationen (Skills) diese haben den Onboarding-Prozess bis hin zur Übergabe neu erfunden werden. Seriöse Anbieter sind
und wie zufrieden sie mit ihrer Stelle sind. aller nötigen Daten in die Entgeltabrech- bereit, mit vorgefertigten Lösungspaketen den
Um all das möglichst gut per Software zu nung werden alle Prozessschritte softwaretech- Einstieg zu erleichtern. Dies ist wichtig, damit
unterstützen, halten wir im Entgeltsystem nisch unterstützt und die Dokumente bzw. die Führungs- und die Fachkräfte den Nutzen
schon einen Großteil der benötigten Mitar- der Schriftverkehr automatisch in die Digitale in der Praxis schnell erkennen – und das neue
beiterdaten vor, sodass es einfach ist, diese Personalakte abgelegt. System auch wirklich annehmen.
im HR-Manager zur Verfügung zu stellen. Zu Für den Erfolg eines jeden Unternehmens wird
diesen Daten gehören sowohl die Stammda- Und wie geht es nach dem das Personalwesen immer mehr zum Zünglein
ten von der Personalnummer bis zur Adresse, Onboarding weiter, wenn an der Waage. Nur wer morgen genügend qua-
aber auch viele weitere Details, von der Kos- Mitarbeiter eingestellt wurden? lifizierte und leistungsbereite Mitarbeiter auf
tenstelle bis hin zu betrieblichen Eingliede- Steyns: Bereits beim Onboarding-Prozess seiner Payroll hat, wird seine Marktposition
rungsmerkmalen. wurde festgelegt, welche Veranstaltungen der behaupten bzw. weiter ausbauen können. Ich
Mit der Organigramm-Funktion des HR-Mana- Mitarbeiter besuchen muss, wie zum Beispiel drücke allen Leserinnen und Lesern die Dau-
gers erstellen wir schnell ein erstes Organi- die Sicherheitsunterweisung. Außerdem ist men, dass ihnen das gelingen möge!
gramm des Unternehmens und seiner Mit- klar definiert, welche Aufgaben die IT-Abtei- Herr Steyns, vielen Dank für das Interview!Sie können auch lesen
