Einführung PMO TECHNIK DIE BEWEGT - pm-smart
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TECHNIK DIE BEWEGT
Einführung PMO
Rosina Gschaider
Leitung PMO
Graz, 22.März.2018
TECHNIK DIE BEWEGT
Agenda
1. Unternehmensvorstellung
2. Ausgangssituation
3. Anforderungen an das PMO
4. Zeitlicher Ablauf – Einführung PMO
5. Projektorganisationsstruktur
6. Projektabwicklung
a. Projektbeantragung
b. Priorisierung der Projekte
c. Projektanlage
7. Portfolioübersicht
8. Verfolgung der Projektwirkung
9. Aktueller Status
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TECHNIK DIE BEWEGT
1.Unternehmensvorstellung
MACO ist einer der Weltmarktführer für Fenster- und Türbeschläge,
sowie Anbieter von System- und Sicherheitslösungen
Unsere Produkte haben einen Eigenfertigungsanteil von 98 %
Jährlicher Umsatz ca. 250 Mio. €
Ca. 2.200 Mitarbeiter
TECHNIK DIE BEWEGT
1.Unternehmensvorstellung
Salzburg ist Standort des Headquarters eines der erfolgreichsten
Beschläge-Herstellers Europas
Drei Produktionsstandorte in Österreich
15 Niederlassungen international (davon
sechs mit Lager)
Zwei Montagewerk (Kaluga & Gliwice)
In über 40 Märkten weltweit aktiv
1.Unternehmensvorstellung
TECHNIK DIE BEWEGT
UNSERE PRODUKTLÖSUNGEN
Fenster Türen Großflächen (RAILSYSTEMS)
Dreh- und Dreh-Kipp-Beschläge
Türschlösser (PROTECT) Hebe-Schiebe-Beschläge
(MULTI)
Zutrittskontrollsysteme Schiebe-Kipp-Beschläge
Fenstergriffe (EMOTION)
Ladenbeschläge (RUSTICO) (openDoor, openLife) Parallel-Abstell-Schiebe-Türen
Kantenverschlüsse (ESPAGS) Türbänder (PRO-DOOR)
TECHNIK DIE BEWEGT
2. Ausgangssituation
Prozesse & Tools Ausgangssituation
• 329 offene PÄP (in SharePoint)
• 224 offene Restrukturierungsprojekte (in Excel)
• 173 offene PEP (in Projektcenter, MS Project bzw. PIP Radar)
• 121 offene IT-Projekte
• 90 offene Investitionsprojekte (in Excel)
• 19 offene Projekte von IT10 (in SharePoint)
Total = 956 offene Projekte
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TECHNIK DIE BEWEGT
2. Ausgangssituation
5 verschiedene Projektmanagementsystem
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TECHNIK DIE BEWEGT
3. Anforderungen an das PMO
Einheitliche Projektmanagementlösung – 1 Tool für alle
Projektportfolioübersicht (Zeit, Kosten, Ressourcen, Wirkung)
Einheitliche Regelung der Projektbeantragung & Priorisierung
Reduktion der Projektanzahl
Ressourcenübersicht (PLAN, IST, Auslastung)
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TECHNIK DIE BEWEGT
4. Zeitlicher Ablauf – Einführung PMO
Jän. Feb. Apr. Nov. Apr.
17 17 17 17 18
• Erhebung & Definition der • Testinstallation PM • Konfiguration Produktivsystem • Reporting an
Anforderungen an das PMO Smart PM Smart Holding & • Programmierung
• Toolvergleich • Erste Schulungen • Schulungen Management SAP Schnittstelle
• Einplanung der Projekte über PM Smart
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TECHNIK DIE BEWEGT
5. Projektorganisationsstruktur
GF CFO
PMO
MPM MPM MPM MPM MPM MPM
PEP/PÄP/PÄT IT-Projekte Invest-Projekte Opt-Projekte Org-Projekte MK/ W-Projekte
Key User Key User Key User Key User Key User Key User
Super User Super User Super User Super User Super User Super User
PAG PAG PAG PAG PAG PAG
LAM LAM LAM LAM LAM LAM
PC Projektleiter Projektleiter Projektleiter Projektleiter Projektleiter Projektleiter PC
PA, PKTM PA, PKTM PA, PKTM PA, PKTM PA, PKTM PA, PKTM
Subteams
PTM PTM PTM PTM PTM PTM PTM PTM PTM PTM PTM PTM
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Hinweis: Hier wird nur die
fachliche Sicht dargestellt.6. MACO Prozess Projekt abwickeln (MPP)
Projektcontrolling und -koordination
Verantwortliche
PL Projekt-
Vorprojektphase Konzeption Umsetzung Beobachtung Nachprojektphase
definition
PAG
M0 M1 M2 M3 M4
Projektantrag Projekt- Umsetzung Projektabnahme Projekt
freigegeben auftrag freigegeben erfolgt abgeschlossen
erteilt
Zuständig Dokumentenvorlagen
Projektleiter Projektantrag und – Projektpläne (PSP, Monatliche Lessons Learned Bericht
auftrag Zeitplan, Statusberichte Abnahmeerklärung
Ressourcenplanung) Besprechungsprotokolle Projektabschlussbericht
Multiprojektmanager Priorisierungsliste Vorlagen PSP Multiprojektmanagement
Statusberichte
erstellt: R.Gschaider: V.1.2_20180108 11
Freigegeben: U.Wagner, G.Felix, E.MarschallingerTECHNIK DIE BEWEGT
6.a. Projektbeantragung
- Projektbeantragung erfolgt mittels Excel Projektantrags- und -bewertungsformular
PROJEKTBEWERTUNG
PROJEKTABGRENZUNG
Qualitätskriterien
Komplexität der Anforderungen (Vielfalt und Zusammenspiel) klein
Innovationsgrad (Aufwand für Lösungssuche, Prototypen, Tests) klein
Neuartige Technologie (Schwierigkeitsgrad) klein
Zeitkriterien
Konzeptions- und Entwicklungsstunden < 100 h
Realisierungs bzw. Umsetzungsstunden < 1000 h
Durchlaufzeit (Konzeption und Umsetzung) in Monaten < 8 Monate
Kostenkriterium
Gesamtkosten < 30.000 EUR
Abhängigkeiten
Projektrisiken (kaufmännisch, technisch, Termin) gering
Umwelt (Einfluss durch Lieferant) klein
Beteiligte MACO Organisationsbereiche nur intern
projektähnliche Tätigkeit (PÄT)
12TECHNIK DIE BEWEGT
6.a. Projektbeantragung
- Projektbeantragung erfolgt mittels Excel Projektantrags- und -bewertungsformular
Priorisierung der Projekte nach:
- Attraktivität & Risiko
- Strategischer Nutzen
- Dringlichkeit
Marktpotenzial bewertet
2,34 – 3,00 (33 – 100T€)
1,67 – 2,33 (10 – 32,999T€)
1,00 – 1,66 (0 – 9,999T€)
Projekte mit lfd. Jährlichen DB-Steigerungen oder Kostenreduktionen (gerechnet auf 10 Jahre)
Ressourcenbedarf bewertet
2,34 – 3,00 (100 – 300T€)
1,67 – 2,33 (30 – 99,999T€)
1,00 – 1,66 (0 – 29,999T€)
Investitionskosten die nach der oben genannten Tabelle umgerechnet werden in eine Zahl zwischen 1 -3.
Grundsätzlich sollte eine Pay Back Dauer von 3 Jahren nicht überschritten werden.
13TECHNIK DIE BEWEGT
6.b. Priorisierung der Projekte
Eisenhower Grid
- Erstpriorisierung erfolgt durch Projektleiter und
Prio 1 (1A) Prio 3 (2A) A KeyUser
wichtig
Prio 2 (1B) Prio 5 (2B) B - 1/Quartal werden in einem Projekt Portfolio
Prio 4 (1C) Prio 6 (2C) C Lenkungsausschuss die Prioritäten überprüft
Teilnehmer: Gruppen GF, Gruppen AL, PMOs
(3A) (4A) A
wichtig
nicht
(3B) (4B) B Wert 3 Wert 2 Wert 1 Werte Gewich- W*G
tung
(3C) (4C) C Markt- 100T€ - 300T€ 33T€ - 0 – 32,999T€ 2 30% 0,60
potenzial 3 99,999T€ 1
dringend nicht dringend bewertet 2
Strategische Unverzichtbar Wichtig für die Relativ 3 25% 0,75
Beurteilung für die Strategie- unabhängig zur
Strategie- umsetzung Strategie
umsetzung
Risiko- Geringes Mittleres Hohes Risiko 2 30% 0,60
einschätzung Risiko Risiko
Dringlichkeit Sehr dringlich Dringlich Nicht dringlich 3 15% 0,45
Prio Summe 2,40
14TECHNIK DIE BEWEGT
6.b. Durchgängige Priorität auch in PM Smart ersichtlich
15TECHNIK DIE BEWEGT
6.c. Projektanlage
- erfolgt durch Key User
pro Projekttyp gibt es Vorlagen
Dokumentenverwaltung erfolgt über SharePoint
16TECHNIK DIE BEWEGT
7. Portfolioübersicht
1.
2. 3.
17TECHNIK DIE BEWEGT
8. Verfolgung der Projektwirkung
Wirkung in € wird in einer Excel erfasst, welche am SharePoint Ordner abgelegt ist.
18TECHNIK DIE BEWEGT
8. Verfolgung der Projektwirkung
Auswertung mittels eines DWH Cubes
19TECHNIK DIE BEWEGT
9. Aktueller Status
Projektanzahl konnte von 956 auf 116 reduziert werden
Projekt sind nun alle in PM Smart erfasst
Dokumentenverwaltung erfolgt über PM Smart
Stundenrückmeldung erfolgt vorwiegend in PM Smart
Aktuelle Themen
Schnittstelle SAP – PM Smart
Einführung eines Ressourcenmanagement
20TECHNIK DIE BEWEGT
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
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