Markus Schaupp Forschungszentrum für Recht und Management öffentlicher Beschaffung KOINNO-Webinar, 25.01.2018 - KOINNO-Toolbox: Arbeitshilfen für ...
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KOINNO-Toolbox:
Arbeitshilfen für die innovative öffentliche
Beschaffung
Markus Schaupp
Forschungszentrum für Recht und Management öffentlicher Beschaffung
KOINNO-Webinar, 25.01.2018
Agenda
Wir möchten heute mit Ihnen folgende Themenschwerpunkte
besprechen, diskutieren und gemeinsam weiterentwickeln…
1 Konzeption und Bedeutung der innovativen öffentlichen Beschaffung
2 Werkzeuge der innovativen öffentlichen Beschaffung in der Praxis
3 Vorstellung des „Werkzeugkasten innovative Beschaffung“
2
Was ist genau gemeint?
Definition „Innovative öffentliche Beschaffung“
Beschaffung von innovativen Produkten: Das bedeutet Nachfrage von innovativen
Produkten und Dienstleistungen als Ergebnis des Beschaffungsvorgangs.
Innovatives Beschaffungswesen: Das bedeutet innovative Gestaltung der
Beschaffungsprozesse und -organisation selbst.
Beschaffung Innovatives
von Beschaffungswesen
Innovationen
Ziele:
- Effizientere öffentliche Aufgabenerbringung (Kosten- und Nutzengröße)
- Erreichung strategisch-politischer Ziele wie Innovationsförderung, Förderung von
KMUs, umweltpolitische und sozialpolitische Ziele (hauptsächlich Nutzengrößen)
- Wirtschaftlichkeit (unter Einbeziehung aller Kosten- und Nutzengrößen)
3
Was ist genau gemeint?
Beginn der innovativen Beschaffung
Die innovative öffentliche Beschaffung stellt uns vor Herausforderungen, für
deren Überwindung wir Ideen, Konzepte und Hilfsmittel nutzen müssen.
„sich materialisierende „antizipierte / prognostizierte
Art der Problemlösung Problemstellung“ Problemstellung“
durch die Anbieterseite
Spezielle
innovative Nicht-existierender Markt
ÖB (PCP, für eine Problemlösung
Innovative Inno-Partn.)
Neu öffentliche
Beschaffung Bereits (in Teilen) existierender Markt
Hoch-Innovative
öffentliche für eine Problemlösung
Beschaffung
(1) Notwendiger Funktionsumfang?
Innovative (2) Ausmaß an „Unbekannten“, an
Traditionelle
Alt öffentliche „Unsicherheit“ und „spezifischen
Beschaffung
Beschaffung Investitionen“ (Risiken)?
(3) Wirtschaftlichkeit vor dem
Hintergrund zahlreicher Ziele?
Art der Problemstellung
auf der Abnehmerseite
Alt Neu
4
Was ist genau gemeint?
Startpunkt der innovativen Beschaffung
Reifegradmodell der öffentlichen Beschaffung nach Harland et al (2007):
Ansatzpunkt der innovativen
Beschaffung Vorrangige Beschaffungsziele Nachrangige Beschaffungsziele
Strategische öffentliche Innovation, Wirtschaftsförderung,
7. Beschaffung Nachhaltigkeit (soziale und
Strategische/
ökologische Ziele) Politische
Unterstützung Gleichbehandlung und Förderung von Ziele
6. strategischer Politik-Ziele KMUs, grüne Beschaffung
Value for Money (Objekt-wirtsch.,
5. Wirtschaftlichkeit bestes Kosten-Leistungs-Verhältnis,
Lebenszykluskosten) Wirtschaftl.
Ziele
Transparenz, Nichtdiskriminierung, Ethische Werte
4. Verantwortung Faire Zusammenarbeit,
Eignung der Bieter
Effizienter Prozesswirtschaftlichkeit,
Rechtliche
3. Ressourceneinsatz Wettbewerb, Niedrige Preise Ziele
Einhaltung von Gesetzen und
2. Vergaberechtskonformität Normen
Bereitstellung von Gütern und
Grundlegendes
1. Bedarfsdeckung Dienstleistung zur Erbringung Beschaffungs-Ziel
öffentlicher Aufgaben
Fundament der innovativen 5
Beschaffung
Wie sieht es in der Praxis aus?
Aktueller Stand der IÖB
Verteilung der Teilnehmer an der Umfrage Verteilung der Umfrageteilnehmer Verteilung der Teilnehmer an der Umfrage
nach Verwaltungsebene nach Beschaffungsbereich nach Funktion
(440 Angaben) (872 Angaben, Mehrfachnennung möglich) (439 Angaben)
14
50
90 (3%)
(11%) 197 99
(20%) 250 31
(23%) (23%)
(30%) (7%)
109 127
(25%) (29%)
191 168
(43%) 395 (38%)
(47%)
Bund Kommune VOB Behörden- / Einrichtungsleiter
Land Sonstige VOL Leiter zentrale Dienste / Zentrale Verwaltung
VOF Leiter Beschaffungsabteilung / Vergabestelle
Mitarbeiter Beschaffungsabteilung / Vergabestelle
Sonstige
Haben Sie in der Vergangenheit schon innovative Produkte beschafft? (440 Angaben)
50,5% 49,5%
Ja Nein
Existiert eine Beschaffungsstrategie in ihrer Einkaufsabteilung? (440 Angaben)
48,2% 51,8%
Ja Nein
6
Quelle: KOINNO-Umfrage 2016
Wie sieht es in der Praxis aus?
Aktueller Stand der IÖB
Welche der folgenden Ziele sind speziell für den Beschaffungsbereich in Ihrer Einrichtung wichtig?
Verteilung Anzahl der Antworten Mittelwert
Vergaberechtskonformität 16% 77% 433 5,68
Transparenz des Beschaffungsprozesses 11% 23% 63% 432 5,45
Objektwirtschaftlichkeit 10% 29% 54% 431 5,29
Versorgungssicherheit / Bedarfsdeckung 12% 23% 54% 431 5,24
Nichtdiskriminierung 5% 15% 18% 52% 432 5,10
Qualitätssicherung und -steigerung 18% 39% 36% 428 5,04
Niedrigster Anschaffungspreis / Kostenreduktion 6% 24% 38% 29% 430 4,82
Prozesswirtschaftlichkeit 5% 9% 25% 32% 25% 428 4,58
Weiterbildung der Mitarbeiter 11% 25% 33% 24% 433 4,58
Förderung kleiner und mittelständischer Unternehmen 15% 24% 32% 19% 430 4,37
Soziale Verantwortung / Sozialstandards 5% 12% 27% 29% 17% 6% 428 4,30
Ökologische Verantwortung / Grüne Beschaffung 6% 14% 33% 30% 13% 430 4,23
Bereitstellung innovativer Produkte und Lösungen 5% 10% 18% 28% 23% 10% 7% 428 3,89
Vorbildfunktion für andere Sektoren 13% 15% 24% 14% 14% 9% 11% 430 3,34
Innovationsförderung in der Wirtschaft 10% 14% 28% 20% 13% 5% 10% 431 3,29
völlig unwichtig (1) größtenteils unwichtig (2) eher unwichtig (3) eher wichtig (4) größtenteils wichtig (5) sehr wichtig (6) unbekannt
In der aktuellen Vergabepraxis wird die Innovationsförderung bzw. die Beschaffung innovativer Produkte
als nachrangiges Ziel betrachtet und kaum angewendet!
7
Quelle: KOINNO-Umfrage 2016
Wie sieht es in der Praxis aus?
Relevanz der IÖB
Hochrechnung des öffentlichen Beschaffungsvolumens auf Basis von Haushaltsdaten und öffentlicher Statistiken:
Bundesebene
Bundesministerien und -einrichtungen Einzelpläne der Ministerien des jährlich veröffentlichten Bundeshaushalts Vollerhebung
Landesebene Haushaltspläne der Länder; jährliche Vergabestatistik Vollerhebung
Landesministerien und -einrichtungen
Kommunalebene Gemeindeübersicht nach Zensus 2013 Bildung von Gruppen Erfassung der Haushaltsdaten der Stichprobe
Große Kommunen Stichprobe Hochrechnung
Mittlere Kommunen Stichprobe Hochrechnung
Kleine Kommunen Stichprobe Hochrechnung
Landkreise Stichprobe Hochrechnung
Sonstige Nutzung von Daten des stat. Bundesamts zu FEUs Erfassung des durchschnittl. Materialaufwands aus den Jahresberichten Hochrechnung
Auf Basis der KOINNO-Umfrage
wurden ermittelt, dass
durchschnittlich ca. 10% des
Beschaffungsvolumens laut
Aussage der Umfrageteilnehmer
im Durchschnitt auf die
Beschaffung innovativer
Produkte fallen könnte.
Dies ergäbe einen
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Innovationsimpuls von 35 Mrd €
pro Jahr!!!
8
Agenda
Wir möchten heute mit Ihnen folgende Themenschwerpunkte
besprechen, diskutieren und gemeinsam weiterentwickeln…
1 Konzeption und Bedeutung der innovativen öffentlichen Beschaffung
2 Werkzeuge der innovativen öffentlichen Beschaffung in der Praxis
3 Vorstellung des „Werkzeugkasten innovative Beschaffung“
9Auftrag des Kompetenzzentrums innovative
Beschaffung
Mit dem Ziel der öffentlichen Beschaffung Hilfestellungen für die innovative
Beschaffung an die Hand zu geben werden zwei Arbeitshilfen entwickelt.
Die Erarbeitung von Hilfestellungen zur
Anwendung der innovativen Beschaffung
ist integraler Bestandteil des
Leistungsspektrums von KOINNO!
Arbeitshilfe 1:
Lebenszyklus-Tool-Picker
Arbeitshilfe 2: Werkzeugkasten
innovative Beschaffung
10Beispielhafte Werkzeuge der IÖB
Frühzeitige Einbindung der Anwendung betriebswirtschaftlicher
Einkaufsfunktion in den Methoden wie der
Beschaffungsprozess Lebenszykluskostenrechnung
Fokus
Professionalisierung der
Beschaffungsfunktion und Einkäufer
E-Vergabe ̶̶̶̶
Schaffung einer Profession
„öffentlicher Beschaffer“
11Beispielhafte Werkzeuge der IÖB
(1) Strategischer Beschaffungsprozess
Frühzeitige Einbindung der Anwendung betriebswirtschaftlicher
Einkaufsfunktion in den Methoden wie der
Beschaffungsprozess Lebenszykluskostenrechnung
Fokus
Professionalisierung der
Beschaffungsfunktion und Einkäufer
E-Vergabe ̶̶̶̶
Schaffung einer Profession
„öffentlicher Beschaffer“
12Beispielhafte Werkzeuge der IÖB
(1) Strategischer Beschaffungsprozess
Umfassender Beschaffungsprozess
Vergabeprozess i.e.S.
Beschaffungsstrategie
Bedarfs- Beschaffungs- Beschaffungs- Beschaffungs-
management marktforschung vergabe abwicklung
Bedarfsentstehung Marktanalyse und Festlegung des Festlegungen nach
Bedarfsforschung –beobachtung Vergabeverfahrens Vertragsabschluss
Bedarfsprüfung Prognose von Erstellung der Vergabe- Organisation der
Bedarfsfestlegung Entwicklungstrends unterlagen Logistik
Kommunikation mit Bekanntgabe der Güter- und Rechnungs-
Beschaffungsmärkten Beschaffung prüfung
%
Bewertung und Auswahl Rechnungsabwicklung
Wesentliche von Anbietern und Ange-
Kosten-/Leistungs- boten (ggf. Verhandlung)
beeinflussung Zuschlagserteilung
Geringe Kosten-/
Ebene mit eher strategischem Anteil Operative Ebene % Leistungs-
Ebene mit eher
beeinflussung
operativem Anteil
nicht reguliert (Bedarfsbestimmungsrecht des Auf- determiniert durch
traggebers) Vergaberecht nicht reguliert
Gestaltungsspielraum gegeben! Kaum Gestaltungs- Gestaltungsspielraum
spielraum gegeben
13Beispielhafte Werkzeuge der IÖB
(1) Strategischer Beschaffungsprozess
Beispiel: Innovative Beschaffung
Bedeutung 8,16 7,94 6,73 6,31 6,70 5,39 4,31 4,54 2,86 2,90
Rang 1 2 3 5 4 6 8 7 10 9
Ausschreibungs-
Ausschreibung
Beschaffungs-
entscheidung
vorbereitung
Lieferanten-
begründung
bearbeitung
feststellung
abwicklung
erkundung
bewertung
Angebots-
Öffentlicher
auswahl-
Bedarfs-
Bedarfs-
Produkt-
Produkt-
planung
Markt-
Beschaffungs-
prozess:
Ebene mit eher strategischem Anteil Operative Ebene
nicht reguliert (Bedarfsbestimmungsrecht des determiniert durch Vergaberecht nicht reguliert
Auftraggebers) Kaum Gestaltungsspielraum Gestaltungsspielraum
Gestaltungsspielraum gegeben! gegeben
Eine frühzeitige Einbeziehung der Beschaffungsfunktion ist entscheidend für die
Erreichung strategischer Ziele. Dies erfordert eine Veränderung des Fokus im
Vergabeprozess und der durchführen Einkäufer.
14
Quelle: KOINNO-Umfrage 2016Beispielhafte Werkzeuge der IÖB
(2) Anwendung strategischer Instrumente
Frühzeitige Einbindung der Anwendung betriebswirtschaftlicher
Einkaufsfunktion in den Methoden wie der
Beschaffungsprozess Lebenszykluskostenrechnung
Fokus
Professionalisierung der
Beschaffungsfunktion und Einkäufer
E-Vergabe ̶̶̶̶
Schaffung einer Profession
„öffentlicher Beschaffer“
15Beispielhafte Werkzeuge der IÖB
(2) Anwendung strategischer Instrumente
Inwieweit nutzen Sie die folgenden betriebswirt. Methoden im Rahmen des Beschaffungsprozesses?
Verteilung Anzahl der Antworten Mittelwert
Angebotspreisvergleich 21% 76% 429 5,75
Wirtschaftlichkeitsrechnung (Business Case) 12% 9% 7% 20% 31% 15% 6% 417 4,00
Kosten-Nutzen Analyse 10% 10% 11% 24% 30% 12% 422 3,95
Lebenszykluskostenrechnung/Total Cost of Ownership 22% 14% 14% 22% 15% 6% 7% 415 3,11
Kreativitätstechniken (Brainstorming, Mind-Mapping,
32% 14% 14% 18% 11% 9% 405 2,66
Ursache-Wirkungs-Diagramm etc.)
Prognoseverfahren (Forecast) 36% 13% 9% 15% 12% 11% 408 2,62
Technologielebenszyklus-Modell 45% 11% 10% 12% 8% 13% 405 2,21
Kapitalwertmethode 44% 13% 11% 12% 7% 13% 404 2,17
ABC-Analyse 46% 8% 7% 10% 6% 21% 404 2,08
SWOT-Analyse 51% 10% 6% 9% 19% 400 1,84
Quality-Function-Deployment (QFD / House of Quality) 58% 5% 7% 23% 397 1,58
SCOPE-Analyse 60% 7% 23% 396 1,45
nie (1) sehr selten (2) selten (3) gelegentlich (4) häufig (5) immer (6) unbekannt
Die Lebenszykluskostenrechnung wird noch selten angewendet.
Dieses komplexe Instrument bedarf einer umfangreichen Schulung der Einkäufer! 16
Quelle: KOINNO-Umfrage 2016Arbeitshilfe: Der Lebenszyklus-Tool-Picker
Der Lebenszyklus-Tool-Picker ist ein Excel-basiertes Instrument, zur
bedarfsorientierten Auswahl geeigneter LZK-Berechnungs-Tools!
Informationen zu Auswahl der Anzeige der
Startseite Endseite
Lebenszykluskosten Warengruppe verfügbaren Tools
Anleitung Definition des Auswahl aus insgesamt Anzeige der Neustart oder Beenden des
Lebenszyklusbegriffs 10 Warengruppen: entsprechenden Tools. „Pickers“
Impressum
Kosten- & Beleuchtung Insgesamt sind 54 Tools Anzeige der entsprechend
Leistungstreiber in den „Picker integriert, genutzten Tool-Quellen und
Bürobedarf
welche einfach durch weiterführende Links
Vorteile & Nachteile
Bürogeräte anklicken des
Hemmnisse & Treiber entsprechenden
Büromöbel
Vergaberechtliche Symbols/Links geöffnet
Dienstleistungen werden können.
Aspekte
Elektrogeräte Zudem werden diverse
Rechenbeispiel
Fahrzeuge Eigenschaften in der
Weiterführende Tabelle berücksichtigt:
Literatur Infrastruktur
Unterwarengruppe
Investitionsprojekte
Art des Tools
Textilprodukte
Die Berücksichtigung
+ Universelle Tools, falls von strateg. Zielen
keine passende (Innovation, Umwelt,
Warengruppe vorhanden Sozial)
Dateiart (Excel, PDF)
Sprache
17Beispielhafte Werkzeuge der IÖB
(3) E-Vergabe
Frühzeitige Einbindung der Anwendung betriebswirtschaftlicher
Einkaufsfunktion in den Methoden wie der
Beschaffungsprozess Lebenszykluskostenrechnung
Fokus
Professionalisierung der
Beschaffungsfunktion und Einkäufer
E-Vergabe ̶̶̶̶
Schaffung einer Profession
„öffentlicher Beschaffer“
18Beispielhafte Werkzeuge der IÖB
(3) E-Vergabe
Wie oft nutzen Sie folgende Technologien im Zuge Ihrer Beschaffungen?
Verteilung Anzahl der Antworten Mittelwert
Vergabeplattform 14% 5% 5% 11% 26% 36% 426 4,41
Elektronische Ausschreibung 26% 6% 5% 10% 24% 27% 426 3,85
Elektronische Angebotsabgabe 45% 8% 11% 20% 10% 424 2,82
Elektronischer Katalog 47% 6% 6% 12% 18% 6% 5% 423 2,64
Vergabemanagementsoftware 56% 5% 11% 16% 5% 420 2,56
Elektronische Bedarfsverwaltung 52% 6% 8% 12% 8% 9% 416 2,41
Elektronische Angebotsevaluation 56% 6% 5% 6% 12% 7% 8% 423 2,28
Elektronische Signatur 65% 6% 6% 8% 8% 422 2,05
Elektronische Auktion 80% 7% 424 1,34
nie (1) selten (3) häufig (5) unbekannt
sehr selten (2) gelegentlich (4) immer (6)
19
Quelle: KOINNO-Umfrage 2016Beispielhafte Werkzeuge der IÖB
(4) Professionalisierung der Beschaffungsfunktion
Frühzeitige Einbindung der Anwendung betriebswirtschaftlicher
Einkaufsfunktion in den Methoden wie der
Beschaffungsprozess Lebenszykluskostenrechnung
Fokus
Professionalisierung der
Beschaffungsfunktion und Einkäufer
E-Vergabe ̶̶̶̶
Schaffung einer Profession
„strategischer öffentlicher Beschaffer“
20Beispielhafte Werkzeuge der IÖB
(4) Professionalisierung der Beschaffungsfunktion
Welche Ausbildung(en) haben Sie? Sind die für Ihre Behörde / Einrichtung
(453 Angaben, Mehrfachnennung möglich) zuständigen Mitarbeiter der Vergabestelle
explizit für die Beschaffung von Produkten
und Dienstleistungen ausgebildet?
Sonstige (401 Angaben)
betriebswirtschaftliche (bitte ergänzen)
Ausbildung verwaltungswissenschaftlicher
betriebswirtschaftliches Hochschulabschluss
20 56
Hochschulstudium 49 (4%) (12%) Ja
(11%) 11 Verwaltungswirtschaftliche 96
(2%) 68 Ausbildung (31%)
technische Ausbildung 42 (15%)
(9%)
35 kaufmännischer
(8%) 212
90 11 Hochschulabschluss
Technischer 49 (69%)
(20%) (2%)
Hochschulabschluss 22 (11%)
Nein
(5%) kaufmännische Ausbildung
juristische juristischer Hochschulabschluss
Ausbildung
Weitere: Steuerrechtliche Ausbildung, Beamtenausbildung, Forststudium,
handwerkliche Ausbildung, Promotion in Philosophie, Fachausbildungen
im Bereich behördliche Gefahrenabwehr, Koch etc.
Professionalisierungsdefizit in der öffentlichen Beschaffung?
21
Quelle: KOINNO-Umfrage 2016Beispielhafte Werkzeuge der IÖB
(4) Professionalisierung der Beschaffungsfunktion
Früher: Heute:
Einkauf als „Bestellwesen“ Einkauf als „Wertschöpfungspartner“
Schwerpunkt:
Einkauf von Leistungen zur Schöpfung von
Kosten-, Qualitäts- und Innovationspotential
Anforderungen:
Schwerpunkt: • Lieferantenmanagement
• Administrative • Schnittstellen- und Prozessmanagement
Prozesse • Wertschöpfungs- und Selbstmarketing
• Organisation • Kompetenter Verhandlungs- und
• Disposition Ansprechpartner für interne sowie externe
• Durchführung/ Anspruchsgruppen
Abwicklung von
Bestellungen • Professionelle Prozessabwicklung
• Beherrschung effizienter Systeme
22
Quelle: BMWi (2014), Impulse für mehr Innovationen im öffentlichen BeschaffungswesenBeispielhafte Werkzeuge der IÖB
(4) Professionalisierung der Beschaffungsfunktion
Momentane Fähigkeiten Technisches Verständnis (Systemebene)
Technisches
Zukünftige Fähigkeiten Know-how
Business Case Development/Calculation Technisches Verständnis (Module, Teile)
Betriebs-
wirtschaftliches
Know-how
Strategisches Controlling (Kosten-
Juristisches Know-How
Leistungsüberwachung)
Verwaltungs-
Haushaltsmanagement management
Notwendige
Fähigkeitserweiterung
Als Folge der Anforderungen der strategischen Beschaffung erweitert sich das
Anforderungsprofil an öffentliche Einkäufer erhöhter Schulungsbedarf! 23Agenda
Wir möchten heute mit Ihnen folgende Themenschwerpunkte
besprechen, diskutieren und gemeinsam weiterentwickeln…
1 Konzeption und Bedeutung der innovativen öffentlichen Beschaffung
2 Werkzeuge der innovativen öffentlichen Beschaffung in der Praxis
3 Vorstellung des „Werkzeugkasten innovative Beschaffung“
KOINNO-Regionalkonferenz
24Vorgehen der Erstellung des Werkzeugkastens Motivation zur Erstellung des Werkzeugkastens – 5 Thesen, 5 Problemlösungen: 1. Im Vergleich zur traditionellen Beschaffungspraxis, bringt die Umsetzung der IÖB eine höhere Komplexität sowie einen höheren Zeitaufwand mit sich! Durch Nutzung von Hilfsmitteln wie dem "Werkzeugkasten innovative Beschaffung", soll sowohl Komplexität und Zeitaufwand reduziert sowie eine effiziente Anwendung sichergestellt werden. 2. Die Kenntnisse und Zusammenhänge der IÖB sind schwierig zu verstehen. Es gibt etliche Werkzeuge die schon teilweise genutzt werden, andere sind eher unbekannt. Es fehlt ein Gesamtüberblick, sowie ein schnelles Nachschlagewerk zur IÖB! Der Werkzeugkasten bietet die Möglichkeit, die verschiedenen Instrumente kennenzulernen sowie Zusammenhänge der innovativen Beschaffung zu verstehen. Zudem gibt er anwendungsspezifische Informationen (Prozessbeschreibungen, Checklisten, Best-Practice-Fälle, Beispiele etc.), um die Werkzeuge schnell in die eigene Arbeit zu integrieren. 3. Es ist unklar welche Werkzeuge sich für meinen Anwendungsfall eignen bzw. welche Werkzeuge davon einfach und schnell umzusetzen sind! Je nach Art / Größe der Beschaffungsstelle, Art des Beschaffungsobjekts, der intendierten strategischen Zielrichtung oder Phase des Beschaffungsprozesses eignen sich andere Werkzeuge. Mit dem Werkzeugkasten kann auf Basis von wenigen Auswahlfragen eine personalisierte, bedarfsorientierte Werkzeugliste erstellt werden, die einen geleiteten Zugang und eine Priorisierung (Reihenfolge) zur Umsetzung bietet. 4. Die Vereinbarkeit der Werkzeuge der IÖB mit dem Vergaberecht ist fraglich bzw. durch die Umsetzung der IÖB ergeben sich Probleme/Risiken hinsichtlich der Vergaberechtkonformität! Der Großteil der Werkzeuge der IÖB unterliegt nicht dem Vergaberecht, da sie in den Beschaffungsprozessphasen vor der Vergabe, angewendet werden. Zudem wurden alle Werkzeuge einer vergaberechtlichen Prüfung unterzogen, Probleme bzw. Hinweise sind entsprechend vermerkt. 5. Die Umsetzung der IÖB scheitert nicht alleine an der Bereitschaft der Vergabe- / Beschaffungsstellen. Es gibt Barrieren bzw. Hemmnisse der IÖB, die von den Vergabe- / Beschaffungsstellen nicht beeinflusst werden können! Nicht nur die öffentlichen Vergabe- / Beschaffungsstellen sind hinsichtlich der Implementierung und Förderung der IÖB gefragt. Auch die politische (Leitungs-) Ebene, die Anbieter und die Bedarfsträger / Fachbereiche / Endnutzer sind hier gefragt. Auch für sie bietet der Werkzeugkasten Instrumente und Ansatzpunkte wie sie die IÖB positiv beeinflussen können.
Vorgehen der Erstellung des Werkzeugkastens
Welche Instrumente und Ansatzpunkte zur Implementierung und Steuerung der
innovativen Beschaffung lassen sich finden?
1. Erfassung aller Instrumente (Werkzeuge) der IÖB
Instrumente der IÖB
1. Lebenszykluskosten
2. Technisches Wissen auf Seiten der Beschaffer
3. Berücksichtigung von Nebenangeboten
4. Beschaffungsmarktwissen auf Seiten der Beschaffer
5. Frühzeitige und klare Kommunikation von Bedarfen in den Markt
7.
Vereinfachung der Beschaffungsprozesse und Angebotsabgabe (bspw. e- > 90 Werkzeuge
Vergabetechnologien)
Frühzeitige Kommunikation zwischen Beschaffern und Zulieferern sowie interaktives
8.
Lernen
9. Kompetenz im Vergaberecht
10. Anwendung der funktionalen Leistungsbeschreibung
11. Kontinuierliche Marktbeobachtung innovativer Produkte und Lösungen
12. Anreize an Beschaffer durch leistungsorientierte Bezahlung und Erfolgsmessung
Anwendung neuer Vergabeverfahren (Bspw. Wettbewerblicher Dialog,
13.
Innovationspartnerschaft etc.)
14. Aufteilung der Ausschreibungen in Lose
15. Möglichkeit der Vorführung bzw. Vorab-Tests von Produkten/Prototypen
16. Innovationsfördernde Kultur innerhalb der Beschaffungsstelle
17. Bildung von interdisziplinären Teams im Zuge von Beschaffungsvorhaben
… …
KOINNO-Regionalkonferenz
26Vorgehen der Erstellung des Werkzeugkastens
Welche Kategorien eignen sich zur Systematisierung und zu einem geleiteten
Zugang zu den Werkzeugen? Fall-spezifische Werkzeuglisten
Zugang: Akteur Zugang:
(Beschaffer, Manager, Strategische
Politik, Anbieter etc.) Zielsetzung
Zugang: Zugang:
Beschaffungsprozess Beschaffungsobjekt
Zugang:
Eignung für die Vergabe-/Beschaffungsstelle
bzw. Komplexität des Werkzeugs
(Wissensintensität, Zeitintensität,
KOINNO-Regionalkonferenz
Kostenintensität) 27Geleiteter Zugang des Werkzeugkastens –
Filterlogik
1. Filter 2. Filter 3. Filter 4. Filter
Vergabe-/ Eignung für die eigene Groß
Leitung / Management
Beschaffungsstelle Vergabe-/ Beschaffungsst.
Klein
Politische Ebene Mitarbeiter / Einkäufer
Bedarfsmanagement
Phase im Beschaffungsmarktf.
Zulieferer / Anbieter
Beschaffungsprozess
Beschaffungsvergabe
Bedarfsträger /
Fachabteilung Beschaffungsabwicklung
Werkzeugliste Art des
Verfügbarkeit am Markt
Beschaffungsobjekts
Bauleistung/Dienstleist./
Lieferl.
Innovationsfördernde Günstigste Lösung /
Prinzipien / Strategien angepasste Lösung /
wirtschaftl. Lösung /
innovativste Lösung
Komplette Werkzeugliste
Werkzeugliste Werkzeugliste
KOINNO-Regionalkonferenz
28Darstellung der Werkzeuge im
Beschaffungsprozess
Phasenübergreifend 6
Bedarfs- Beschaffungs- Beschaffungs- Beschaffungs-
17 21 21 13
management marktforschung vergabe abwicklung
• Frühzeitige • Eingehende • Zulassung von • Konstruktives Feedback
Kommunikation von Durchführung der Nebenangeboten im an unterlegene Bieter
(innovativen) Bedarfen in Markterkundung Vergabeverfahren • Formulierung von Best
den Markt bzw. an • Machbarkeitsstudien • Anwendung des Practices bzw.
mögliche Anbieter Wettbewerblichen Kommunikation von
• Innovationsworkshops
• Interdisziplinäre mit Vertretern der
Dialogs erfolgreichen
Erarbeitung einer Beschaffungsvorhaben
• Nutzung von
langfristigen Bedarfs- /
Investitionsplanung
öffentlichen Hand und
Anbietern innovations-förderlichen …
Umweltkriterien
… • Recherche von
Fördermöglichkeiten
…
…
Vor der Vergabe 38 Während der Vergabe Nach der Vergabe
Losgelöst vom Beschaffungsprozess – Grundlage: 32
• Vorhandensein bzw. Schulung von betriebswirt. Wissen und Kompetenz in der Anwendung betriebswirt. Methoden
• Vorhandensein bzw. Schulung von technischem Wissen und Produktkompetenz
• Sicherstellen einer Innovationskultur
• Einkaufs- / Beschaffungsstrategie
… KOINNO-Regionalkonferenz
29Screenshots – Auswahlmöglichkeiten
KOINNO-Regionalkonferenz
30Screenshots – Auswahlmöglichkeiten
KOINNO-Regionalkonferenz
31Screenshots – Auswahlmöglichkeiten
KOINNO-Regionalkonferenz
32Screenshots – Auswahlmöglichkeiten
KOINNO-Regionalkonferenz
33Screenshots – (Gefilterte) Werkzeugliste
Liste weiter
filtern / neu
anordnen
Weiterleitung
zum entspr.
Werkzeug-
steckbrief
34Screenshots – Werkzeugsteckbrief
35Screenshots – Werkzeugsteckbrief
36Sie können auch lesen
