Beschaffung an der ETH Zürich SAP Fachtagung 28. April 2014 - Petra Aerni
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Beschaffung an der ETH Zürich SAP Fachtagung 28. April 2014 Petra Aerni Beschaffung an der ETH Zürich Petra Aerni | 30.04.2014 | 1
Agenda
Vorstellung der ETH Zürich
Beschaffung an der ETH Zürich
Ausgangslage
Beschaffungsstrategie
Massnahmen aus den Handlungsfeldern 1 – 3
Erkenntnisse
Beschaffung an der ETH Zürich Petra Aerni | 30.04.2014 | 2
Vorstellung der ETH Zürich
ETH Zürich auf einen Blick
Gegründet 1855
Treibende Kraft bei der Industrialisierung
der Schweiz
ETH Zürich heute
Eine der weltweit führenden technisch-
naturwissenschaftlichen Hochschulen
Studien-, Forschungs- und Arbeitsort für
rund 26 600 Personen aus 100 Ländern
Erfolgreich durch:
Exzellente Lehre
Wegweisende Grundlagenforschung
Transfer von neuen Erkenntnissen in die Praxis
Beschaffung an der ETH Zürich Petra Aerni | 30.04.2014 | 4
Standorte
Hauptstandort Zürich
Im Stadtzentrum: Historisches Hauptgebäude,
errichtet von Gottfried Semper
Auf dem Hönggerberg: Moderner Campus, der
Wissenschaft, Wirtschaft und Öffentlichkeit verbindet
Weitere Standorte in der Schweiz
Basel: Departement für Biosysteme
Lugano: Schweizerisches
Hochleistungsrechenzentrum (CSCS)
Weitere dezentrale Einheiten
Forschungsstandort in Singapur
Singapore-ETH Centre for Global Environmental
Sustainability (SEC)
Beschaffung an der ETH Zürich Petra Aerni | 30.04.2014 | 5
Führend in Kontinentaleuropa
THE World University Ranking
von Times Higher Education:
weltweit Nr. 14 (2013/14)
europaweit Nr. 4 (2013/14)
QS World University Ranking
der Quacquarelli Symonds Ltd:
weltweit Nr. 12 (2013/14)
europaweit Nr. 4 (2013/14)
Academic Ranking of World Universities
der Shanghai Jiao Tong University:
weltweit Nr. 20 (2013)
europaweit Nr. 3 (2013)
Beschaffung an der ETH Zürich Petra Aerni | 30.04.2014 | 6
21 Nobelpreisträger
1901 Physik Wilhelm Conrad Röntgen
1912 Chemie Alfred Werner
1915 Chemie Richard Willstätter
1918 Chemie Fritz Haber
1920 Physik Charles-Edouard Guillaume
1921 Physik Albert Einstein
1936 Chemie Peter Debye
1938 Chemie Richard Kuhn
1939 Chemie Leopold Ruzicka Albert Leopold Wolfgang
1943 Physik Otto Stern Einstein Ruzicka Pauli
1945 Physik Wolfgang Pauli
1950 Medizin Tadeusz Reichstein
1952 Physik Felix Bloch
1953 Chemie Hermann Staudinger
1975 Chemie Vladimir Prelog
1978 Medizin Werner Arber
1986 Physik Heinrich Rohrer
1987 Physik Georg Bednorz / Alexander Müller
1991 Chemie Richard Ernst
2002 Chemie Kurt Wüthrich
Vladimir Richard Kurt
Prelog Ernst Wüthrich
Beschaffung an der ETH Zürich Petra Aerni | 30.04.2014 | 7
Kennzahlen
2000 2010 2013 Frauenanteil
Studierende (Headcount) 10 693 16 343 18 178 31%
davon Bachelor n. a. 7 483 8 844 30%
davon Master n. a. 4 233 4 778 30%
davon Doktorierende 2 261 3 507 3 889 31%
Professorinnen und Professoren (Headcount, inkl. Doppelprofessuren) 351 446 497 12%
Professorinnen und Professoren (Vollzeitäquivalente) 333 413 466 12%
Personal (Vollzeitäquivalente) 5 464 7 284 7 914 32%
davon wissenschaftliche Mitarbeitende 3 390 4 479 4 925 27%
Ausgaben (Mio. CHF) 1 059 1 359 1 512
davon Finanzierungsbeitrag des Bundes 915 1 082 1 147
davon Drittmittel 144 277 366
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Organisation
Schulleitung
Hochschul-
Ombuds- Präsident versamm-
personen
lung
Vizepräsident Forschung u. Vizepräsident Finanzen Vizepräsident
Rektor
Wirtschaftsbeziehungen und Controlling Personal und Ressourcen
16 Departemente
Architektur und Ingenieur- Naturwissenschaften Systemorientierte Management- und
Bauwissenschaften wissenschaften und Mathematik Naturwissenschaften Sozialwissenschaften
Maschinenbau und Management, Technologie
Architektur Mathematik Erdwissenschaften
Verfahrenstechnik und Ökonomie
Informationstechnologie und Umweltsystem- Geistes-, Sozial- und
Bau, Umwelt und Geomatik Physik
Elektrotechnik wissenschaften Staatswissenschaften
Chemie und Angewandte Gesundheitswissenschaften
Informatik
Biowissenschaften und Technologie
Materialwissenschaft Biologie
Biosysteme
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Ausgangslage Beschaffung an der ETH Zürich
Gesamtausgaben 2013: 1’512 Mio. CHF
Personalmanagement
Löhne & Gehälter, Sozialleistungen
Klassisches Beschaffungsmanagement
Verbrauchsmaterial (z.B. Laborwaren, biologische
Präparate, Büromaterial, techn. Unterhalt), Medien
(z.B. Energie, Wasser), Dienstleistungen (Reinigung,
Mieten, Spesen, elektronische Zeitschriften),
Gebrauchs- und Investitionsgüter (Bücher, ICT,
wissenschaftliche Geräte)
Bauprojektmanagement
Daten Abt. CO, Darstellung Abt. FD
Rohbau, Gebäudetechnik, nutzerspezifischer
Innenausbau, Planerleistungen
Transferleistungen
Stipendien, Beiträge an Dritte
Beschaffung an der ETH Zürich Petra Aerni | 30.04.2014 | 11Struktur Beschaffungsausgaben
Beschaffungsausgaben 2013:
544.8 MCHF
Kreditoren: 25’100 Kreditorennummern
Transaktionen: 178’000 Buchungen
Umsatzstruktur:
96% der Rechnungen < 10’000 CHF
Ø FA-Betrag: 3’000 CHF
Beschaffung an der ETH Zürich Petra Aerni | 30.04.2014 | 12Vorhandene Koordination
2/3 des Volumens sind über zentrale
und dezentrale Einheiten koordiniert.
Die Verantwortlichkeiten der
Beschaffung (Organisation,
Kompetenzen, IKS) sind im
Finanzreglement geregelt.
Beschaffung an der ETH Zürich Petra Aerni | 30.04.2014 | 13Rahmenbedingungen für die Beschaffung
ETH Zürich unterliegt den eidgenössischen Gesetzgebungen und nicht der
kantonalen Richtlinien: Bundesgesetz, Verordnung über das öffentliche
Beschaffungswesen (BöB, VöB)
«Autonome» Budgeteinheiten in den Departementen
Risikomanagement/IKS (Internes Kontrollsystem)
Beschaffung an der ETH Zürich Petra Aerni | 30.04.2014 | 14Potenzialabschätzung
Das Einsparpotential einer ETH-weit optimierten Beschaffung wird auf 3-7 %*
des gesamten Beschaffungsvolumens geschätzt (15-40 Mio. CHF). Diese
Einsparungen stehen somit für Belange von Lehre und Forschung unmittelbar
zur Verfügung.
Einsparpotential von 2 Mio. CHF durch Einführung von E-Procurement / E-
Billing bei den Top 20 V&G Lieferanten (30’000 Rechnungen / 18 Mio. CHF
Umsatz)
* Langjährige Verhandlungserfolge bei wissenschaftlichen Geräten entsprechen einer Einsparung von Ø 13.2% gegenüber dem
Preis vor Einbezug EKK
Basis: Erfahrungswerte EKK ETHZ und Literaturangaben
Beschaffung an der ETH Zürich Petra Aerni | 30.04.2014 | 15Beschaffungsstrategie Beschaffung an der ETH Zürich
Elemente der Beschaffungsstrategie
Die Beschaffungsstrategie der ETH Zürich
setzt sich zusammen aus
Beschaffungspolitik und
den –zielsetzungen
Beschaffungskonzept
(Beschaffungsorganisation)
den daraus abgeleiteten
strategischen Handlungsfeldern
und konkreten
Umsetzungsmassnahmen.
Beschaffung an der ETH Zürich Petra Aerni | 30.04.2014 | 17Beschaffungsstrategie Beschaffung an der ETH Zürich Petra Aerni | 30.04.2014 | 18
Beschaffungspolitik und Beschaffungskonzept Grundsätze und Leitlinien der Beschaffungspolitik: Wirtschaftlichkeit und Nachhaltigkeit; effiziente und koordinierte Beschaffungsorganisation; transparente, faire und integre Beziehungen zu den Lieferanten. Ziele des Beschaffungskonzepts: Die Vorteile der polyzentrischen Beschaffungsstruktur der ETH Zürich (zentral/dezentral) durch einen koordinierten Materialgruppenmanagement-Ansatz nach innen und nach aussen optimal ausschöpfen. Beschaffung an der ETH Zürich Petra Aerni | 30.04.2014 | 19
Drei Handlungsfelder Handlungsfeld 1: Beschaffungsnetzwerk mit Lead Buyer stärken Handlungsfeld 2: Bestehende Synergiepotentiale initiativ erschliessen Handlungsfeld 3: Beschaffungsprozesse und -instrumente harmonisieren Beschaffung an der ETH Zürich Petra Aerni | 30.04.2014 | 20
Massnahmen aus den Handlungsfeldern 1 - 3 Beschaffung an der ETH Zürich
Handlungsfeld 1: Beschaffungsnetzwerk mit Lead Buyer stärken Materialgruppenmanagement: 14 Materialgruppen Beschaffung an der ETH Zürich Petra Aerni | 30.04.2014 | 22
Handlungsfeld 1: Beschaffungsnetzwerk mit Lead Buyer stärken
Materialgruppenmanagement: Steckbriefe
Steckbriefe ermöglichen die Analyse und Charakterisierung der Materialgruppen
und helfen, die Ziele zu bestimmen.
Beschaffung an der ETH Zürich Petra Aerni | 24.03.2014 | 23
23Handlungsfeld 1: Beschaffungsnetzwerk mit Lead Buyer stärken
Materialgruppenmanagement: Organisation
Flexible, temporäre,
prozessorientierte und schnelle
Organisationsform
Vernetzung verteilter, relativ
autonomer OEs mit Beteiligung an
einem Wertschöpfungsprozess
Beschaffung an der ETH Zürich Petra Aerni | 24.03.2014 | 24Handlungsfeld 2: Bestehende Synergiepotentiale initiativ erschliessen
Neuausrichtung Laborshops der ETH im Projekt NELS
Laborbedarf 25.1 Mio. Umsatz CHF, 38’100 Rechnungen, davon werden 31%
über die 3 Shops abgewickelt.
Standorte
Rüschlikon,
Standort Lindau-Eschikon,
Hönggerberg Technopark
Schwerzenbach
Standort Basel
Kein
HCI-Shop
Shop
BSSE-Shop Umsatz: 4.4
Umsatz: 1.3 ≙ 67% BIOL-
≙ 95% Shop
Umsatz:
Standorte
1.3
Zentrum,
≙ 27%
Irchel
Shopumsatz in Mio. CHF /
Anteil an Gesamtumsatz in %
Kein
Shop
Beschaffung an der ETH Zürich Petra Aerni | 30.04.2014 | 25Handlungsfeld 2: Bestehende Synergiepotentiale initiativ erschliessen
KoBe ETH+ (Koordinierte Beschaffung im ETH Bereich + Partner)
Koordinierte Anstrengungen mit EPFL, PSI, EMPA, EAWAG, WSL und der
Universität Zürich, um die Stellung auf dem Beschaffungsmarkt durch Pooling,
Lieferantenreduktion und Konditionenpolitik kontinuierlich zu verbessern;
Leitung KoBe ETH+ durch die Einkaufskoordination (EKK) der ETH Zürich.
Top 500 Lieferantenliste wurde erarbeitet.
Abschluss von Rahmenvereinbarungen mit Schlüssellieferanten durch die
ERFA Einkauf
Optimierung der Telekommunikationskonditionen
Kostenoptimierung der Plastikverbrauchsmaterialien mit verschiedenen
Lieferanten
Beschaffung an der ETH Zürich Petra Aerni | 30.04.2014 | 26Handlungsfeld 3: Beschaffungsprozesse und -instrumente harmonisieren Standardisierung P2P-Prozess 1/2 Jeder in der ETH identifizierte Geschäftsfall soll grundsätzlich durch die definierten Prozesse abgebildet werden können. Beschaffung an der ETH Zürich Petra Aerni | 30.04.2014 | 27
Handlungsfeld 3: Beschaffungsprozesse und -instrumente harmonisieren
Standardisierung P2P-Prozess 2/2
Erweiterte Portfolioanalysen als Basis
Nutzung von
zur Optimierung der strategischen und
Klassifizierungsmerkmalen (z.B.
Transparenz operativen Beschaffung
eClass) zur besseren Strukturierung
und Lieferantenkommunikation (Beschaffungs- Verfügbarkeit von Informationen zur
controlling) Beschaffung auf der ETH-Plattform
Direkter, zentraler Zugriff auf
sämtliche beschaffungsrelevanten
Dokumente Direkte, medienbruchfreie Abwicklung
von Bestellungen
Automatisierung von manuellen
Kenntnis des aktuellen Prozess- Automa- Arbeitsschritten
Stands einer Beschaffung controlling tisierung
Optimierung des Informations-
Effizienz /Datenaustauschs mit Lieferanten
Sicherstellung der Serviceangebot der koordinierenden
Anwendung der Beschaffungsstellen zur Unterstützung
Einkaufsvorgaben/- der Bedarfsträger
konditionen der ETH
Reduktion von redundanter Informations-
/Datenerfassung
Beschaffung an der ETH Zürich Petra Aerni | 30.04.2014 | 28Handlungsfeld 3: Beschaffungsprozesse und -instrumente harmonisieren
Aktuelle Systemverwendung im Beschaffungswesen
Umsatzbezogen: Total 545 Mio CHF
EKK FM
Sonstige Best.- ARGUS SAP MM
230 Mio system 150 Mio 114 Mio
42% 51 Mio 28% 21%
9%
Transaktionsbezogen: Total 180’000 Transaktionen
EKK
Sonstige ARGUS SAP
FM
159’0000 9’000 11‘000
900
88.5% 5% 6%
0.5%
Beschaffung an der ETH Zürich Petra Aerni | 30.04.2014 | 29Handlungsfeld 3: Beschaffungsprozesse und -instrumente harmonisieren
Systemreife im Beschaffungswesen
EKK FM
Sonstige ARGUS SAP MM
Bestellsystem
5 Integriertes Antrags-, Best.- u.
Rechnungssystem
4 Integriertes Antrags- u. Bestellsystem,
Rechnung physisch
3 Antrag physisch, integriertes
Bestellsystem, Rechnung physisch
2 manuelles Bestellsystem, Rechnung
physisch
1 kein Bestellsystem, Rechnung
physisch
Beschaffung an der ETH Zürich Petra Aerni | 30.04.2014 | 30Handlungsfeld 3: Beschaffungsprozesse und -instrumente harmonisieren Applikationssicht Beschaffung an der ETH Zürich Petra Aerni | 30.04.2014 | 31
Handlungsfeld 3: Beschaffungsprozesse und -instrumente harmonisieren Halbautomatisierter Bestellantrag Beschaffung an der ETH Zürich Petra Aerni | 30.04.2014 | 32
Handlungsfeld 3: Beschaffungsprozesse und -instrumente harmonisieren
Prototyp SAP SRM (Proof-of-Concept) 1/2
Zielsetzung
Überprüfung der Machbarkeit bzgl. der Implementierung von SAP SRM
Technisch, ergonomisch, funktional
Identifikation von potenziellen Komplikationen und Schwachstellen
Verbesserte Abschätzung des Nutzens eines SRM-Plattform-Ansatzes
Risikominimierung beim Plattformentscheid sowie für das Einführungsprojekt
Erfahrungen und Ergonomiedefinitionen können (zumindest teilweise)
weiterverwendet werden
Beschaffung an der ETH Zürich Petra Aerni | 30.04.2014 | 33Handlungsfeld 3: Beschaffungsprozesse und -instrumente harmonisieren
Prototyp SAP SRM (Proof-of-Concept) 2/2
Einstieg über Portal in das SRM -
ETHZ Portal Lieferant 1 Suchfunktion oder Direktwahl der
SRM 1 Materialgruppe (Untergruppe)
Punch Out Aufruf der spezifischen Erfassungsmaske
Labor- 2b
Wiss.
Geräte
ICT bedarf Büro-
Katalog 2a je nach gewählter Materialgruppe
bedarf
Weitere 2a Weitere
(Untergruppe)
2c 2b Aufruf eines externen Lieferantenkatalogs
ETHIS
Katalog
(Shop)
Aufruf eines internen Katalogs (Shop) –
Dynamische 2c
Genehmigungs- Erfassungsmasken
Auswahl im Katalog
workflow 3 3
3 Transfer der Beschaffungsinformationen in
3
WF
Bedarfsfreigabe
ETHIS Workflow
den Warenkorb und Freigabe des Bedarfs
4 4 Transfer zum MM-Bestellprozess
Beschaffung an der ETH Zürich Petra Aerni | 30.04.2014 | 34Erkenntnisse Beschaffung an der ETH Zürich
Zusammenfassung
Stärkung Compliance +
Risikomanagement in der
Beschaffung der ETHZ
Umsetzung der Massnahmen
der strategischen
Handlungsfelder ab 2013
Erarbeiten der Organisation
Beschaffungspolitik
und -strategie in Prozess
2012 Applikationen/Tools
Identifizierung und Aufbereitung
der Beschaffungsrisiken in
2011 im Rahmen des
Risikomanagements.
Beschaffung an der ETH Zürich Petra Aerni | 30.04.2014 | 36Erfahrungen
Spezifische Bedürfnisse ernst nehmen, ohne das Ziel der Harmonisierung aus den Augen zu verlieren
Change und Stakeholder Management genauso ernst nehmen wie fachliche und technische Konzeption
Methodisch-strukturierten, ganzheitlichen End-to-End Ansatz konsequent verfolgen
Richtige Mischung finden aus Vorgabe und Überzeugung in polyzentrischer Beschaffungsstruktur
Grundsätzlich positives erstes Feedback aus Verprobung – Eindeutigkeit und Transparenz wird besonders im
aktuellen Umfeld der öffentlichen Beschaffung geschätzt
Beschaffung an der ETH Zürich Petra Aerni | 30.04.2014 | 37Zu uns
Petra Aerni André Baumgartner
Projektleiterin Finanzdienstleistungen Leiter EKK, Abteilung
EMBA Entrepreneurship Finanzdienstleistungen
Seit 1. Juni 2013 an der ETH Zürich Eidg. dipl. Einkäufer
Seit 1. Februar 2007 an der ETH Zürich
Beschaffung an der ETH Zürich ((Vorname Nachname)) | 30.04.2014 | 38Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Beschaffung an der ETH Zürich Petra Aerni | 30.04.2014 | 39
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