TOTAL ECONOMIC IMPACTTM (TEI) DES MICROSOFT SHAREPOINT SERVER 2010 - ERSTELLT FÜR MICROSOFT MÄRZ 2010
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Erstellt für Microsoft März 2010 Total Economic ImpactTM (TEI) des Microsoft SharePoint Server 2010 Projektleiter: Jeffrey North, Principal Consultant
Total Economic ImpactTM (TEI) des Microsoft SharePoint Server 2010
INHALTSVERZEICHNIS
Zusammenfassung ................................................................................................................................. 3
Ziel ...................................................................................................................................................... 3
Vorgehensweise ................................................................................................................................ 4
Ansatz................................................................................................................................................. 4
Wichtige Ergebnisse .......................................................................................................................... 5
Haftungsausschluss ........................................................................................................................... 6
SharePoint Server 2010: Übersicht ....................................................................................................... 7
Analyse ................................................................................................................................................... 8
Wichtige Aspekte der Befragungen................................................................................................... 8
TEI-Rahmenstruktur ........................................................................................................................ 10
Kosten .............................................................................................................................................. 13
Nutzen .............................................................................................................................................. 17
Zusätzliche Nutzen-Kategorien von SharePoint Server 2010........................................................ 21
Risiko ................................................................................................................................................ 27
Flexibilität.......................................................................................................................................... 28
Die TEI-Rahmenstruktur: Zusammenfassung ................................................................................ 31
Schlussfolgerungen der Studie ............................................................................................................ 33
Anhang A: Total Economic Impact™ – Überblick ............................................................................... 35
Anhang B: Glossar ............................................................................................................................... 37
Anhang C: Informationen zum Projektleiter......................................................................................... 38
© 2010 Forrester Research, Inc. Alle Rechte vorbehalten. Jede unbefugte Vervielfältigung ist strengstens untersagt. Die
Informationen basieren auf den am besten geeigneten Ressourcen. Die hier dargelegten Meinungen sind Momentaufnahmen
und können sich ändern. Forrester®, Technographics®, Forrester Wave, RoleView, TechRadar und Total Economic Impact
sind Marken von Forrester Research, Inc. Alle anderen Marken sind das Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber. Nähere
Informationen finden Sie auf www.forrester.com.
2Total Economic ImpactTM (TEI) des Microsoft SharePoint Server 2010
Zusammenfassung
Im Zuge des Ausbaus ihrer Wettbewerbspositionen, auf der Grundlage der Fähigkeiten und Talente
ihrer Wissensarbeiter, benötigen Unternehmen bessere Tools, um diese wichtigen Ressourcen
effizienter und effektiver zu machen. Durch die zunehmende Ausrichtung von Initiativen für eine
Zusammenarbeit an den Unternehmenszielen, wird der Bedarf nach einer gut orchestrierten
Strategie offensichtlich. Gleichzeitig hat sich die Zusammenarbeit als kritische Kompetenz etabliert,
die die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens fördert, da sie die Produktivität der
Wissensarbeiter als Einzelpersonen und Teammitglieder steigert. Der schnelle Zugriff auf
Informationen, Expertise, Unternehmenserfahrung und Communities, die Innovation und Effizienz
fördern können, werden in der New Economy die Kennzeichen eines gut geführten Unternehmens
sein. So wie einst die Herausforderungen von strukturierten Daten und Prozessen angesprochen
wurden, müssen Unternehmen jetzt die Verwaltung von unstrukturierten Daten und Informationen
verbessern und gleichzeitig Innovation, Ausführung und Design vorantreiben und ein enges
Verhältnis mit den Kunden/Partnern aufbauen.
Im Dezember 2009 wurde Forrester Consulting von Microsoft beauftragt zu untersuchen, welche
betriebswirtschaftliche Gesamtauswirkung und welche potenzielle Kapitalrendite (Return on
Investment, ROI) Unternehmen durch Einsatz von Microsoft SharePoint Server 2010 realisieren
können. Um die finanzielle Auswirkung der Investition in die neuste Version von SharePoint zu
verstehen, führte Forrester detaillierte Interviews mit 11 Microsoft-Kunden durch, die das Produkt in
Gebrauch genommen haben, und stellte die daraus bezogenen Ergebnisse und
zukunftsorientierten Erwartungen in einer Composite-Fallstudie eines Fachdienstleistungs-
unternehmens mit 5000 Mitarbeitern zusammen.
Bei der Durchführung der Interviews mit Microsoft-Kunden stellte Forrester fest, dass Unternehmen
beträchtliche finanzielle Nutzen aus der Konsolidierung der Zusammenarbeit, dem
Dokumentenmanagement, interner und externer Portal-Software und Suche auf SharePoint Server
2010 ableiten können. Die neuen Funktionen von SharePoint 2010 können Geschäftsbereich (Line-
of-Business)-Anwendungen umfassen – wie z.B. Buchhaltung und Finanzwesen, Business
Intelligence, Suche und andere komplexe Workloads für manche Kunden – und sie können es
Unternehmen ermöglichen, die Anzahl ihrer Lieferanten zu reduzieren und die Kosten von
Softwarelizenzen und -pflege zu senken. Weitere Nutzen ergeben sich aus einer schlankeren IT-
Verwaltung und einer vereinfachten Anwendungsentwicklung durch eine Aufrüstung von
SharePoint 2003- und 2007-Umgebungen auf den SharePoint Server 2010.
Die Studie ergab auch Vorteile einer verbesserten Zusammenarbeit und Produktivität der
Wissensarbeiter sowie Hinweise auf eine noch stärkere zukünftige Zusammenarbeit im Zuge der
Nutzung der neuen Funktionen von SharePoint Server 2010 durch die Kundenunternehmen.
Ziel
Das Ziel dieser Studie ist, den Lesern eine Rahmenstruktur zur Beurteilung der potenziellen
finanziellen Auswirkung von Microsoft SharePoint 2010 auf ihre Organisation zu geben. Forrester
bemüht sich, alle in der Analyse verwendeten Berechnungen und Annahmen deutlich aufzuzeigen.
Die Leser können diese Studie verwenden, um einen Business-Case für die Investition in Microsoft
SharePoint 2010 besser zu verstehen und zu vermitteln.
3Total Economic ImpactTM (TEI) des Microsoft SharePoint Server 2010
Vorgehensweise
Microsoft entschied sich für Forrester zur Durchführung dieses Projekts zum einen aufgrund der
Total Economic Impact™ (TEI) Methodik von Forrester und zum anderen wegen der
Branchenkenntnis von Forrester in den Bereichen Enterprise-Collaboration-Strategie und -Tools,
Rechnerarchitekturen, Server- und Datenzentrum-Management und dem sich abzeichnenden
Trend der Verwendung von Microsoft Office als Front-End für Geschäftsbereich (Line of Business)-
Informationen und -Prozesse.
Forrester modelliert die finanziellen Auswirkungen der Migration oder Aufrüstung zu SharePoint
Server 2010 anhand von vier grundlegenden TEI-Elementen:
1. Kosten
2. Nutzen für das gesamte Unternehmen
3. Flexibilität
4. Risiko
Angesichts der zunehmenden Komplexität der Kostenanalysen, die Unternehmen im Hinblick auf
IT-Investitionen durchführen, dient die TEI-Methodologie von Forrester einem wertvollen Zweck: Sie
bietet ein vollständiges Bild der gesamten wirtschaftlichen Auswirkungen von Kaufentscheidungen.
Ansatz
Forrester verwendete für diese Studie ein Verfahren, welches fünf Schritte umfasst:
1. Forrester erhob Daten aus bereits vorliegenden Forschungsergebnissen von Forrester in
Bezug auf Collaboration-Tools der nächsten Generation, den Markt der Enterprise-
Collaboration-Plattformen im Allgemeinen sowie den sich abzeichnenen Trend der
Verwendung von Microsoft Office als Front-End für Geschäftsbereich (Line of Business)-
Informationen und -Prozesse.
2. Forrester führte Interviews mit Microsoft-Marketing- und Strategiepersonal durch, um den
potenziellen Wertansatz von SharePoint Server 2010 umfassend zu verstehen.
3. Forrester führte eine Reihe detaillierter Befragungen innerhalb von 11 Organisationen
durch, die SharePoint Server 2010 gegenwärtig einsetzen.
4. Forrester formulierte basierend auf den Befragungen eine „Composite Organization“. Die
hierfür formulierte Rahmenstruktur wurde mit den Daten aus den Befragungen gefüllt und
auf diese Composite Organization angewendet.
5. Forrester erstellte ein für die Befragungen repräsentatives Finanzmodell. Dieses Modell
wird im Abschnitt zur TEI-Rahmenstruktur weiter unten beschrieben.
4Total Economic ImpactTM (TEI) des Microsoft SharePoint Server 2010
Wichtige Ergebnisse
Forresters Studie lässt eine Reihe von wesentlichen Schlussfolgerungen zu:
• ROI. Forrester erstellte auf Grundlage der Kundenbefragungen eine TEI-Rahmenstruktur für
eine Composite Organization und die zugehörige ROI-Analyse, die veranschaulicht, in
welchen Bereichen sich finanzielle Auswirkungen zeigen. Die risikobereinigte Kapitalrendite
(ROI) für die Composite Organization basiert ausschließlich auf Produktivitätsvorteilen (siehe
Seite 25 bis 29) und beträgt, wie in Tabelle 1 dargestellt,108 Prozent, mit einer
Gewinnschwelle (Tilgungsdauer) von weniger als 12 Monaten nach der Bereitstellung.
• Nutzen. Die sich für die Composite Organization ergebenden quantifizierten Nutzen, die
die Erfahrungen und Erwartungen der für die Studie befragten Unternehmen reflektieren,
belaufen sich auf ca. USD 3,1 Mio. (risikobereinigt, Barwert (BW)) über einen Zeitraum
von drei Jahren. Diese finanziellen Nutzen umfassen Kosteneinsparungen in Bezug auf
die Vermeidung von Ersatz oder Aufrüstungen des Dokumentenmanagementsystems
des Unternehmens und seiner Portal-Plattform.
• Kosten. Die Kosten des Upgrades auf Share Point 2010 belaufen sich auf fast USD 1,5 Mio.
(risikobereinigt, Barwert (BW)) über die ersten drei Jahre. Diese Kosten umfassen
implementierungsbedingte Lohnkosten, Gebühren für Fachdienstleistungen für die
Taxonomieentwicklung einer Informationsarchitektur sowie zusätzliche Serverhardware-
Kosten, da das Unternehmen den Umfang seiner SharePoint-Nutzung von der bestehenden
Collaboration-Plattform auf Dokumentenmanagement- und Portal-Systemfunktionen
ausweitet. Es wird angenommen, dass die Composite Organization in dieser Studie eine
Software-Assurance-Vereinbarung abgeschlossen hat. Diese Ergebnisse beinhalten daher
keine Lizenzkosten oder Pflegegebühren für das ShaerPointServer 2010 Produkt, da diese
Kosten bereits durch die Software Assurance abgedeckt sind.
Tabelle 1 veranschaulicht den risikobereinigten Cashflow für die Composite Organization basierend
auf den Daten und Merkmalen, die im Zuge der Befragungen ermittelt wurden. Forrester nimmt eine
Risikobereinigung dieser Werte vor, um die potenziellen Unsicherheiten bei der Kosten- und
Nutzenschätzung einer Technologieinvestition zu berücksichtigen. Der risikobereinigte Wert soll
eine konservative Schätzung bereitstellen, die alle potenziellen Risikofaktoren mit möglichen
späteren Auswirkungen auf die ursprünglichen Kosten- und Nutzenschätzungen einbezieht. Eine
detailliertere Erläuterung zu Risiken und Risikobereinigungen, die in dieser Studie verwendet
wurden, ist im Abschnitt „Risiko“ zu finden.
Tabelle 1: Kapitalrendite (ROI) der Composite Organization, risikobereinigt.
Übersicht Ursprüngliche
Risikobereinigt
Finanzergebnisse Prognose
ROI 140 % 108 %
Tilgungsdauer (in Monaten) 9,0 10,4
Gesamtkosten (BW) (USD 1.383.372) (USD 1.383.372)
Gesamtnutzen (BW) USD 3.322.503 USD 3.128.567
Summe (KW) USD 1.939.131 USD 1.625.229
Quelle: Forrester Research, Inc.
5Total Economic ImpactTM (TEI) des Microsoft SharePoint Server 2010
Haftungsausschluss
Der Leser muss Folgendes beachten:
• Die Studie wurde von Microsoft in Auftrag gegeben und von der Forrester Consulting
Group geliefert.
• Microsoft hat Überprüfungen vorgenommen und Forrester Rückmeldungen gegeben,
aber Forrester hat sich die redaktionelle Kontrolle über die Studie und die
Studienergebnisse vorbehalten.
• Die Kunden für die Befragungen wurden von Microsoft angegeben.
• Forrester stellt keine Vermutungen bezüglich potenzieller Kapitalrenditen an, die anderen
Unternehmen zugute kommen. Forrester empfiehlt den Lesern ausdrücklich, eigene
Schätzungen innerhalb der in der Studie dargelegten Rahmenstruktur zu verwenden, um
die Angemessenheit einer Investition in SharePoint Server 2010 zu ermitteln.
• Diese Studie ist nicht als Wettbewerbsanalyse für Produkte aufzufassen.
6Total Economic ImpactTM (TEI) des Microsoft SharePoint Server 2010
SharePoint Server 2010: Übersicht
Laut Angaben von Microsoft ermöglicht SharePoint 2010 Unternehmen die Verbindung und
Befähigung von Mitarbeitern durch eine integrierte Reihe von umfangreichen Funktionen.
SharePoint 2010 erleichtert die geschäftliche Zusammenarbeit im weitesten Sinn und eröffnet
Kollegen, Partnern und Kunden neue und effektive Möglichkeiten der Zusammenarbeit. Beispiele
der Enterprise-Funktionen von SharePoint:
Sites
SharePoint bietet eine einfache Infrastruktur zur Bereitstellung von Portal- und Collaboration-
Funktionen für Intranet-, Extranet- und Internet-Websites. Es bringt Benutzer zusammen, so dass
sie Informationen, Daten und Fachkenntnisse über Unternehmen hinweg weitergeben und
gemeinsam benutzen können.
Search
SharePoint verleiht den Benutzern die Fähigkeit, gewünschte Inhalte, Informationen und Personen
zu finden, und zwar durch Verbindung einer integrierten, einfach zu verwaltenden Plattform mit
führender „Best-of-Breed“-Enterprise-Suchtechnologie.
Communities
SharePoint ermöglicht Personen die Zusammenarbeit auf eine Art und Weise, die für sie am
effektivsten ist. Gemeinschaften ermöglichen Personen die Zusammenarbeit in Gruppen,
gemeinsame Nutzung von Wissen und Ideen, Kontaktaufnahme mit Kollegen und einfache
Auffindung von Informationen und Experten.
Insights
SharePoint ermöglicht Benutzern Zugang zu und die Interaktion mit Informationen über
unstrukturierte und strukturierte Datenquellen. Es befähigt die Benutzer, die richtigen Personen und
Fachkenntnisse aufzufinden, um bessere und agilere Geschäftsentscheidungen zu treffen.
Content
Mit SharePoint können alle Benutzer an einem gesteuerten und konformen Inhaltsmanagement-
Lebenszyklus teilnehmen. SharePoint ermöglicht den kompetenten Ausgleich der
Benutzererfahrung mit Unternehmensgrundsätzen und -verfahren.
Composites
Die Benutzer können schnell auf Geschäftsanforderungen reagieren, indem sie ihre eigenen No-
Code-Lösungen an Ort und Stelle oder „in the cloud“ durch einen umfassenden Satz von
Bausteinen, Tools und Selbstbedienungsfunktionen erstellen.
IT-Fachleuten ermöglichen die Verbesserungen in SharePoint 2010 die Förderung der
Produktivität, da sie eine skalierbare, vereinheitliche Infrastruktur und flexible
Bereitstellungsoptionen bieten.
Für Entwickler stellt SharePoint 2010 eine Entwicklungsplattform zur schnellen Entwicklung von
Lösungen und zur Reaktion auf Geschäftsanforderungen bereit. Entwickler können effizient und
produktiv arbeiten, indem sie sich der bekannten Tools wie Microsoft Visual Studie und SharePoint
Designer bedienen.
7Total Economic ImpactTM (TEI) des Microsoft SharePoint Server 2010
Analyse
Forrester verwendete die folgenden Schritte, um einzuschätzen, welche finanzielle Bedeutung die
Implementierung von SharePoint 2010 für ein Unternehmen haben kann:
• Befragung von Mitarbeitern aus den Vertriebs-, Marketing- und Strategiebereichen von
Microsoft
• Detaillierte Befragungen von 11 Organisationen, die das untersuchte Produkt
gegenwärtig einsetzen
• Erstellung einer Composite Organization basierend auf den Eigenschaften der befragten
Organisationen
• Entwicklung eines allgemeinen Finanzmodells für die Implementierung von SharePoint 2010
Wichtige Aspekte der Befragungen
Für diese Studie wurden Vertreter der folgenden Microsoft-Kundenunternehmen befragt:
1. Ein multinationales Lebensmittelunternehmen
2. Eine multinationale Beratungsfirma
3. Ein führender Anbieter von Elektrizität und Erdgas
4. Ein globales Unterhaltungsunternehmen
5. Ein internationaler News-Wire-Dienst
6. Eine landesweite Finanzdienstfirma für den Einzelhandel
7. Ein Electronic-Discovery-Dienstleistungsunternehmen
8. Ein globaler IP-Netzwerkdienstanbieter
9. Ein nordamerikanisches Telekommunikationsunternehmen
10. Ein nordamerikanischer Erdgasproduzent
11. Ein Verkehrsministerium
Die Interviews ergaben eine Reihe von nützlichen Einblicken in die Implementierung und
Verwendung von SharePoint Server 2010 in diesen Organisationen. Die wichtigen Einflussfaktoren
für die Investition in SharePoint 2010 variierten entsprechend den folgenden Punkten unter den
befragten Unternehmen:
8Total Economic ImpactTM (TEI) des Microsoft SharePoint Server 2010
• Die Realisierung von Kosteneinsparungen durch Konsolidierung der Enterprise-
Funktionen und Implementierung neuer Funktionen, die von SharePoint 2010 angeboten
werden. Die an der Studie beteiligten Unternehmen zitierten tatsächliche oder potenzielle
Kostensenkungen für Software aufgrund der Maßnahmen zur Konsolidierung auf der
Microsoft-Plattform, im Zuge derer ältere, teurere Software und Unterstützungsverträge
mit anderen Anbietern eliminiert wurden.
• Konsolidierung der sich stark vermehrenden Collaboration-Tools. Wie eine befragte
Person angab: „Die Existenz von zu vielen Tools behindert die Zusammenarbeit”.
• Befähigung der Geschäftseinheiten zum Management einer größeren Zahl ihrer eigenen
Collaboration- und Inhalts-Tools bei gleichzeitiger Freisetzung von IT-Ressourcen, die
vorher an Verwaltungs-, Pflege- und Anpassungsaufgaben gebunden waren.
• Erleichterung der Auffindung von strukturierten und unstrukturierten
organisationsinternen und -externen Inhalten.
• Verbesserung der Prozesseffizienz und des Workflow-Managements und Verbesserung
der Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen.
• Entwicklung von Funktionen zur Integration von vorhandenen Datenspeichern,
Finanzdaten und vielen verschiedenen Unternehmensinhalten und
Geschäftsintelligenzanwendungen in SharePoint 2010.
• Eröffnung von Optionen zur Realisierung von potenziellen zukünftigen Nutzen aus einer
relativ einfachen Integration von Geschäftsintelligenz und ERP, CRM und anderen
Geschäftsbereich (Line of Business)-Anwendungen.
• Umstellung der Schulung von der herkömmlichen, von einem Kursleiter geleiteten
Präsenzschulung, die eine Anreise der Teilnehmer erfordert, auf die Selbstbedienungs-
und bedarfsgerechte Bereitstellung von betrieblichen Schulungsinhalten.
• Verbesserung der Produktivität der Mitarbeiter durch Bereitstellung von integrierten
Inhalten und Unterlagenmanagement, das eine einheitliche
Datenklassifikationsschnittstelle verwendet, sowie ein den Endbenutzern besser
zugängliches Inhaltsmanagement.
• Befähigung der Unternehmens-Governance und -grundsätze im Bereich gegenwärtig
unstrukturierter Datenprozesse zur Verbesserung des Risikomanagements.
• Ausnutzung der Co-Authoring (Koautorenschaft)-Funktionen, so dass mehr als jeweils
ein Mitarbeiter einen Inhaltspunkt bearbeiten kann.
• Wirksamer Einsatz der .NET-Entwicklungsfertigkeiten im Unternehmen zum Aufbau von
neuen Kategorien inhaltszentrierter Anwendungen.
• Reduktion der Hardware-Aufstandsfläche.
Alle an der Studie beteiligten Unternehmen befinden sich in den Frühstadien der Übernahme von
SharePoint 2010, was zu einer weniger zuverlässigen Messung und Abschätzung der Produktivität
führt als diese bei Investitionen in eine technisch ausgereifte Software möglich sind. Trotzdem kann
9Total Economic ImpactTM (TEI) des Microsoft SharePoint Server 2010
auf der Grundlage der hohen Kosteneinsparungen ein aussagekräftiger Business-Case vorgelegt
werden. Die meisten Firmen in dieser Studie beschrieben ihre Investition in SharePoint 2010 als
natürliche Aufrüstung von SharePoint 2003 und 2007 zum fortgesetzten Aufbau eines kollaborativen
„System of Record“ für Informationen und zur Abwendung von unzusammenhängenden
Softwareanwendungen und Dateifreigaben und Hinwendung zu persönlichen Websites, Blogs, Wikis
und anderen Web 2.0-Funktionen. Die meisten Unternehmen berichteten einen erwarteten Abbau
von IT-Personal, das auf die Pflege von Anwendungen von Geschäftseinheiten und Collaboration-
Tools spezialisiert ist, so dass sich dieses IT-Personal auf strategisch wichtigere Projekte
konzentrieren kann.
TEI-Rahmenstruktur
Auf Grundlage der aus den Kundenbefragungen bezogenen Informationen entwickelte Forrester
eine TEI-Rahmenstruktur für die Unternehmen, die eine Implementierung der Collaboration-
Plattform in Erwägung ziehen. Der Zweck dieser Rahmenstruktur besteht darin, die Kosten, Nutzen,
Risikofaktoren und die Flexibilität zu ermitteln, die sich auf die Entscheidung zur Investition in die
Collaboration-Produkte von Microsoft auswirken.
Composite-Unternehmen
Auf der Grundlage der Interviews mit 11 Microsoft SharePoint 2010-Kunden entwickelte Forrester
eine Composite-Firma und eine dazugehörige Kapitalrendite (ROI)-Struktur, die die Investition in
eine Vor-Ort-Implementierung (sog. „on-premise“) von SharePoint 2010 wiedergeben. Die
Composite Organization, die Forrester basierend auf diesen Befragungen formuliert hat, ist ein
Fachdienstleistungsunternehmen, das Dienste in den Bereichen Arbeitnehmervergütung und
Arbeitgeberleistungen, Talentmanagement und strategisches Humankapitalmanagement für schnell
wachsende Unternehmen anbietet. Die folgenden Punkte sind wichtige Merkmale der Composite
Organization, die in der Fallstudie beschrieben wird:
Größe und Dimensionen des Unternehmens
• Umsatz USD 1 Mrd.
• 7000 Büroangestellte und 5000 Anwender von SharePoint
• Niederlassungen an 25 Orten in Nordamerika und 15 Niederlassungen in Europa,
Südamerika und dem Asien-Pazifik-Raum. Der Großteil der Arbeit wird als Fernarbeit von
kleinen Teams an Kundenstandorten durchgeführt.
Umfeld vor der Investition
Vor der Investition in SharePoint 2010 wurde die Collaboration-Umgebung des Unternehmens durch
ein breites Spektrum an unzusammenhängenden Tools und Anwendungen unterstützt. Die
Collaboration-Umgebung umfasste Tools, die auf die Arbeitsweise des Unternehmens vor fünf Jahren
angepasst worden waren, was dazu führte, dass die Benutzer eine zunehmende Frustration mit den
nicht aneinander angepassten Tool-Funktionen und Anforderungen ihrer Arbeiten aufbauten.
• Drittanbietersoftware, die für Portal-, Dokumenten- und Webinhaltsmanagement und als
Datenbank-Engine für Portal und Internet, für Projektportfolio-Management, Blogging,
Wikis und andere Anwendungen benutzt wurde; hausgemachtes Lernmanagement-
System.
10Total Economic ImpactTM (TEI) des Microsoft SharePoint Server 2010
• Die Benutzung von SharePoint ist in jedem Unternehmensbereich weit verbreitet,
einschließlich einer Mischung von SharePoint 2007 (seit über einem Jahr in Benutzung)
und SharePoint 2003.
• Vorherige Investition in einen Großteil der erforderlichen 64-Bit-Hardware.
• Das Unternehmen hat seine SharePoint-Software mit einem Software-Assurance-Vertrag
abgesichert.
Gründe für die Investition in SharePoint 2010
Das Composite-Unternehmen sieht einen wachsenden Bedarf zum Aufbau einer Kultur der
Zusammenarbeit und Verwendung von modernen Tools und Infrastruktur zur Unterstützung der
Collaboration-Trends, die die Mitarbeiterproduktivität verbessern und Wettbewerbsvorteile für den
Kundendienst schaffen werden. Des Weiteren hat das Unternehmen Möglichkeiten für beträchtliche
Kosteneinsparungen auf der Grundlage der Tool- und Technologie-Konsolidierung ermittelt:
• Aufbau einer Collaboration-Plattform, die nicht „fest kodiert“ ist und im Hinblick auf sich
ändernde Geschäftsanforderungen, Normen und rechtliche Anforderungen,
Kommunikationsmuster, Arbeitsabläufe und Berichterstattung flexibel sein kann.
• Konsolidierung der zahlreichen Tools, Technologien und Anbieter, um Kosten zu sparen
und um die Pflege und Managementanforderungen zu reduzieren.
o Konsolidierung der Collaboration-Umgebung und Unterstützung von
Teamaktivitäten auf einer einzigen Plattform.
o Einsatz neuer Funktionen von SharePoint 2010 für das Dokumenten- und
Unterlagenmanagement, Blogging, Wikis und andere Anwendungen sowie
Ersatz eines hausgemachten Lernmanagementsystems.
o Einführung einer einheitlichen Plattform für das Management von Web- und
Unternehmensinhalten.
o Wirksamer Einsatz der Vertrautheit der Benutzer und IT-Mitarbeiter mit den MS
Office-Anwendungen.
• Abwendung von Schulungen mit Schulungsleitern und Hinorientierung zu
Selbstbedienungstutorials und Teamlernsituationen, so dass Nutzen aus
bedarfsgerechtem Lernen, geringeren Zeitanforderungen und Einsparungen bei den
Anreisekosten realisiert werden können.
• Verlagerung der Entwicklung von einfachen SharePoint-Anwendungen und neuen
Collaboration-Funktionen in die Geschäftseinheiten, so dass die IT-Ressourcen für
strategisch orientierte Projekte freigesetzt werden.
• Steigerung der Produktivität der Geschäftsbenutzer/Wissensarbeiter.
o Integration des Inhalts- und Unterlagenmanagements durch Verwendung einer
gemeinsamen Datenklassifizierungsschnittstelle.
11Total Economic ImpactTM (TEI) des Microsoft SharePoint Server 2010
o Ermöglichung der gleichzeitigen Arbeit an Dokumenten für mehrere Benutzer
ohne zeitliche Verzögerungen durch An- und Abmelden über Co-Authoring-
Funktionen.
o Verbesserung der Suchfunktionen und Zeiteinsparung für Wissensarbeiter, die mit
der Auffindung von Unternehmens-, Kunden- und externen Inhalten beschäftigt sind.
o Bereitstellung einer effektiveren Unterstützung für Telearbeiter und virtuelle Teams.
o Unterstützung der Arten von Social Computing und Web 2.0-Funktionen, mit
denen die Mitarbeiter vertraut sind, durch „My Sites“, Team-Sites und
gemeinsame Nutzung von Wissen und Ideen sowie Unterstützung eines
besseren Zugangs zu Experten und Gemeinschaften, die von Interesse sind.
• Steigerung der Produktivität des IT-Personals.
o Neuzuweisung von IT-Ressourcen von Verwaltungsaufgaben zur Entwicklung
von kleinen Anwendungen.
o Konsolidierung der IT-Arbeit auf .NET-Programmierer und weniger starke
Betonung von Java und anderen Technologien.
o Entwicklung von Enterprise-Webdiensten mit Orientierung auf
Wiederverwendung, d.h. größere Leistung mit weniger IT-Ressourcen.
• Realisierung von Einsparungen bei den Hardwarekosten.
Annahmen in der Rahmenstruktur
Tabelle 2 zeigt den Diskontsatz, der in den Barwert (BW) - und Kapitalwertberechnungen [NPV]
verwendet wurde, sowie den Zeithorizont, der für die Finanzmodelle zugrunde gelegt wurde.
Tabelle 2: Allgemeine Annahmen
Ref. Allgemeine Annahmen Wert
Diskontsatz 10 %
Analysedauer Drei Jahre
Quelle: Forrester Research, Inc.
Unternehmen verwenden, je nach ihrer aktuellen Situation, in der Regel Diskontsätze zwischen 8
und 16 Prozent. Dem Leser wird empfohlen, sich mit seiner Finanzabteilung in Verbindung zu
setzen, um den für die eigene Organisation am besten geeigneten Diskontsatz zu bestimmen.
12Total Economic ImpactTM (TEI) des Microsoft SharePoint Server 2010
Kosten
Die mit dieser Implementierung von SharePoint 2010 verbundenen Hauptkosten sind: 1) Lohnkosten
für Implementierung; 2) Fachdienste für Taxonomieentwicklung und Governance; und 3) Kosten für
Aufrüstung der Server-Hardware. Im Folgenden werden die in die Finanzanalyse eingehenden
Kosten erläutert.
Client-Software
Es wird angenommen, dass die Composite Organization einen Software-Assurance-Vertrag
abgeschlossen hat, wie die für diese Studie befragten Unternehmen, so dass die finanzielle
Rahmenstruktur keine Lizenzkosten oder Gebühren für Softwarepflege umfassen. Diese Kosten
werden durch die Software-Assurance abgedeckt.
Interne Lohnkosten – Aufrüstung der Collaboration-Plattform
Die für diese Studie befragten Kunden beschrieben die internen Mitarbeiter, die für die Einrichtung
und Einführung der Collaboration-Funktionen von SharePoint 2010 und der Aufrüstung von ihren
SharePoint 2007-Plattformen erforderlich sind. Für das Composite-Unternehmen werden vier IT-
Mitarbeiter – ein Projektleiter, zwei Entwickler und ein Administrator – für einen Zeitraum von acht
Wochen benötigt. Die Gesamtkosten für diese Phase belaufen sich auf USD 83.200, wobei ein
durchschnittlicher Stundensatz von USD 65 (inkl. Sozialkosten) zugrunde gelegt wird. Diese
Anstrengung beinhaltet die Aufrüstung von SharePoint 2007 (und, in gewissem Maße, SharePoint
2003) für vergleichbare Funktionen, die auf der älteren Plattform vorhanden waren.
Tabelle 3: Lohnkosten für Implementierung – SharePoint Collaboration-Plattform
Anfangskosten / Jahr Jahr Jahr
Ref. Metriken Berechnung Gesamt
Jahr 0 1 2 3
A1 Anzahl VbEs 4
A2 Stundensatz inkl. Sozialkosten USD 65
40 x 8
A3 Stunden 320
Wochen
Lohnkosten für
USD
At Implementierung –SharePoint A1 * A2 * A3 USD 83.200
83.200
2010 Collaboration-Plattform
Quelle: Forrester Research, Inc.
Interne Lohnkosten – Migration der Dokumentenmanagement-Plattform
Das Composite-Unternehmen wird die Dokumentenmanagement-Funktionen von SharePoint
implementieren und die Verwendung seiner früheren Dokumentenmanagement-Tools allmählich
einstellen. Das etablierte Dokumentenmanagement-System ist fast an einem Punkt angekommen,
wo es ersetzt werden muss, und die neuste Version von SharePoint wurde ausersehen, um diese
Konsolidierung möglich und finanziell attraktiv zu machen. Um diesen Wechsel vorzunehmen,
werden interne IT-Ressourcen eingesetzt, um verschiedene Aufgaben durchzuführen und die 5000
Benutzer des Unternehmens zu befähigen, Dokumente als integrierte Funktion ihrer Collaboration-
Aktivitäten zu verwalten. Vier Ressourcen mit einem Gesamtarbeitsumfang von 400 Stunden in der
ersten Phase werden Kosten in Höhe von USD 104.000 produzieren (siehe Tabelle 4). Die Arbeit
13Total Economic ImpactTM (TEI) des Microsoft SharePoint Server 2010
wird aus der Anpassung von SharePoint zur Erfüllung bestimmter Unternehmensanforderungen
bestehen. Das bestehende Dokumentenmanagement-System wird auf unbestimmte Zeit
unangetastet gelassen (jedoch werden nach Jahr 1 keine neuen Dokumente mehr hinzugefügt).
Tabelle 4: Lohnkosten für Implementierung – Dokumentenmanagement-Plattform von
SharePoint 2010
Pro Jahr Jahr Jahr
Ref. Metriken Berechnung Gesamt
Zeitraum 1 2 3
B1 Anzahl VbEs 4
B2 Stundensatz inkl. Sozialkosten USD 65
B3 Stunden 400
Lohnkosten für Implementierung –
USD USD
Bt SharePoint 2010 B1 * B2 * B3
104.000 104.000
Dokumentenmanagement-Plattform
Quelle: Forrester Research, Inc.
Interne Lohnkosten – Neuaufbau des Portal-Stacks in SharePoint 2010
Das bestehende Portal-Softwarepaket und die Hardware des Unternehmens stehen auch kurz vor
dem Punkt, an dem sie ersetzt werden müssen. Das Composite-Unternehmen wird daher ihre
Verwendung im Jahr 2011 zugunsten von Parallelfunktionen in SharePoint 2010 einstellen. Das
Portal-Stack wird mit SharePoint 2010 neu aufgebaut, so dass eine separate
Anwendungsmaschine, ein Web-Server, HTML-Host und Datenbank unnötig sind. Eine
Komponente eines Drittanbieters wird zur Verknüpfung von SharePoint 2010 mit der bestehenden
Dokumentenmanagement-Umgebung verwendet.
Diese Initiative erfordert einen Projektmanager, zwei Entwickler, zwei Administratoren und 0,5
Datenbankverwalter. Laut Schätzungen werden 5,5 IT-Ressourcen ca. vier Monate oder insgesamt
700 Arbeitsstunden IT-Zeit auf die Implementierung von SharePoint 2010 zur Verwendung als neue
Portal-Plattform aufwenden. Wie aus Tabelle 5 ersichtlich ist, belaufen sich die Gesamtkosten der
Implementierung für das Composite-Unternehmen auf USD 269.500, wobei ein durchschnittlicher
gemischter Satz von USD 70 pro Stunde und 700 Stunden zugrunde gelegt werden.
Tabelle 5: Neuaufbau des Portal-Stack in SharePoint 2010
Anfangskosten / Jahr Jahr Jahr
Ref. Metriken Berechnung Gesamt
Jahr 0 1 2 3
C1 Anzahl VbEs 5,5
Stundensatz inkl.
C2 USD 70
Sozialkosten
C3 Stunden 700
Neuaufbau des Portal- USD
Ct C1 * C2 * C3 USD 269.500
Stack in SharePoint 2010 269.500
Quelle: Forrester Research, Inc.
14Total Economic ImpactTM (TEI) des Microsoft SharePoint Server 2010
Interne Lohnkosten – Neuaufbau der Portal-Websites in SharePoint 2010
Der Neuaufbau von internen und externen Websites und der Transfer von Inhalten auf die neue
Portalplattform erfordert anfänglich die Arbeit von einem Projektleiter, zwei Entwicklern, einem
Administrator und einem Designer. Weniger Ressourcen werden in Jahr 1 benötigt, da diese Arbeit
beendet sein wird. Tabelle 6 zeigt die Kosten für den anfänglichen Zeitraum in Höhe von USD 219.375
und Lohnkosten in Jahr 1 in Höhe von USD 146.250, die sich insgesamt auf USD 365.625 belaufen.
Tabelle 6: Neuaufbau der Portal-Websites in SharePoint 2010
Anfangskosten
Ref. Metriken Berechnung Jahr 1 Jahr 2 Jahr 3 Gesamt
/ Jahr 0
D1 Anzahl VbEs 4,5 3
Stundensatz inkl.
D2 USD 65
Sozialkosten
D3 Stunden 750
Neuaufbau der USD USD
Dt D1 * D2 * D3 USD 219.375
Portal-Websites 146.250 365.625
Quelle: Forrester Research, Inc.
Fachdienstleistungen - Taxonomie
Eine Reihe von Unternehmen, die für diese Studie befragt wurden, gaben an, dass sie Pläne für
den Einsatz von Fachdienstleistungen zur Unterstützung der Erstellung und Implementierung der
Taxonomie und Definition der Metadaten haben. Andere Unternehmen erwarten, diese Arbeiten
mithilfe von unternehmensinternen Ressourcen auszuführen. Eines der Ziele der Implementierung
von SharePoint ist, die gegenwärtig unstrukturierten Daten benutzerfreundlicher und besser
überschaubar zu machen. Um das zu erreichen, ist eine auf einer gut durchdachten Taxonomie
basierende Informationsarchitektur zwingend erforderlich.
Forrester geht von der Annahme aus, dass das Composite-Unternehmen eine Beratungsfirma zur
Unterstützung und Einbringung von Best Practice Lösungen einstellen wird. Diese Kosten belaufen
sich auf USD 200.000, wie in der Tabelle unten gezeigt.
Tabelle 7: Beratungsdienste für Taxonomie
Anfangskosten / Jahr Jahr Jahr
Ref. Metriken Berechnung Gesamt
Jahr 0 1 2 3
E1 Anzahl der Berater 2
E2 Stundensatz USD 200
E3 Stunden 500
Fachdienstleistungen -
Et E1*E2*E3 USD 200.000 USD 200.000
Taxonomie
Quelle: Forrester Research, Inc.
15Total Economic ImpactTM (TEI) des Microsoft SharePoint Server 2010
Hardwarekosten
Forrester geht von der Annahme aus, dass das Composite-Unternehmen zur Unterstützung der
SharePoint 2010-Implementierung 20 zusätzliche 64-Bit-Server zum Preis von je USD 10.000
erwerben muss. Die Gesamthardwarekosten belaufen sich auf USD 200.000. Zum Betrieb von
zwei Instanzen von FAST-Search wird eine Server-Hardware zum Preis von USD 25.000 pro
Instanz benötigt.
Tabelle 8: Hardwarekosten
Ref. Metriken Berechnung Anfangskosten / Jahr 0
F1 Kosten pro Server USD 10.000
F2 Anzahl Einheiten 20
F3 Such-Serverhardware USD 25.000*2 USD 50.000
Ft Hardwarekosten (F1*F2)+F3 USD 250.000
Quelle: Forrester Research, Inc.
Bestehendes Dokumentenmanagement – Jährliche Wartung
Da das Unternehmen sein bestehendes Dokumentenmanagement-System für die dort
gespeicherten Dokumente beibehalten wird, und um die Integrität des Archivs zu erhalten, werden
weiterhin jährliche Pflegekosten in Höhe von USD 50.000 pro Jahr anfallen.
Gesamtkosten
Die Gesamtkosten für die anfängliche Implementierung und eine Reihe von Initiativen auf der
SharePoint 2010-Plattform sind in Tabelle 9 unten aufgezeigt.
Tabelle 9: Gesamtkosten (ohne Risikobereinigung)
Kosten Einführung Jahr 1 Jahr 2 Jahr 3 Gesamt
Lohnkosten für Implementierung –
SharePoint 2010 Collaboration- 83.200 83.200
Plattform
Lohnkosten für Implementierung –
SharePoint 2010 104.000 104.000
Dokumentenmanagement-Plattform
Neuaufbau des Portal-Stack in
269.500 269.500
SharePoint 2010
Neuaufbau der internen Portal-
219.375 146.250 365.625
Websites
16Total Economic ImpactTM (TEI) des Microsoft SharePoint Server 2010
Kosten Einführung Jahr 1 Jahr 2 Jahr 3 Gesamt
Fachdienstleistungen – Taxonomie 200.000 200.000
Hardwarekosten 250.000 250.000-
Bestehendes
Dokumentenmanagement – 50.000 50.000 50.000 150.000
Jährliche Pflege
USD USD USD USD
Gesamt USD 1.126.075
196.250 50.000 50.000 1.422.325
Quelle: Forrester Research, Inc.
Nutzen
„Wir werden eine Senkung der Gesamtkosten erzielen, während wir alle neusten und
besten Funktionen von SharePoint 2010 bereitstellen. Der vielleicht größte Wert ist
unsere Fähigkeit, endlich Aufgaben in die Geschäftsbereiche zu delegieren, so dass sie
das System besser nutzen können, um ihre spezifischen Anforderungen zu erfüllen.“
— Systemadministrator, Energieunternehmen
In Interviews mit Microsoft-Kunden identifizierte Forrester die folgenden wichtigen Nutzen, die sich
aus einer Investition in den Microsoft SharePoint Server 2010 ergeben: 1) Verlagerung der
Aufwendungen für Aufrüstungen der Software- und Hardware-Infrastruktur, die für die
Collaboration-Platform des Unternehmens erforderlich wären; 2) Vermeidung der Kosten des
Ersatzes der bestehenden Dokumentenmanagement-Plattform durch die Implementierung der
SharePoint 2010 Dokumentenmanagement-Funktionen; 3) Kosteneinsparungen, die sich aus der
Einstellung der Verwendung der früheren Portal-Plattform zugunsten der Portal-Funktionen in
SharePoint 2010 ergeben; und 4) Erfordernis von weniger Ressourcen für die IT-Verwaltung und
Anwendungsentwicklung. Und schließlich erwarten die Kunden, dass sie Nutzen aus der
verbesserten Zusammenarbeit, Benutzerproduktivität und Prozesseffizienz beziehen. Forrester hat
nicht alle Nutzen dieser letzten Kategorien in dieser Studie quantifiziert, da sich alle Kunden in der
Studie in den Frühphasen ihrer ShareServer Server 2010-Einführung befinden. Diese Studie
beabsichtigt, eine konservative Finanzstruktur für die finanzielle Auswirkung einer Investition in
SharePoint 2010 auf der Grundlage von messbaren finanziellen Nutzen zu liefern.
Die Konsolidierung der Zusammenarbeit, des Dokumentenmanagement, der internen und externen
Portal-Software und Suche auf dem SharePoint Server 2010 wird es Unternehmen ermöglichen,
die Anzahl der Anbieter zu reduzieren und die Softwarelizenz- und Pflegekosten zu senken. Wie ein
IT-Leiter erläuterte: „In diesem stürmischen Jahr standen wir vor der Herausforderung, unser Modell
für die Unterstützung durch Anwendungsanbieter zu reduzieren und uns von älteren Technologien
zu trennen anstatt sie zu aktualisieren. Wir haben Anwendungen identifiziert, die kurz vor dem
Ablauf ihrer Lebensdauer standen oder deren Lebensdauer bereits überschritten war, und wir
bezahlten für verlängerte Unterstützungsverträge”.
Vermeidung direkter Kosten – Aktualisierung der Collaboration-Plattform
Wenn das Composite-Unternehmen seinen Status quo aufrecht erhalten würde, ohne eine
Investition in SharePoint 2010, wäre es mit der Notwendigkeit einer Investition in seine
Collaboration-Plattform im nächsten Jahr konfrontiert. Das würde ein Upgrade von SharePoint 2003
17Total Economic ImpactTM (TEI) des Microsoft SharePoint Server 2010
und 2007 auf SharePoint 2010 bedeuten und würde nur die Funktionen beinhalten, die mit den dem
Unternehmen gegenwärtig zur Verfügung stehenden Funktionen vergleichbar sind. Die Lohnkosten
sind die gleichen, wie es aus Tabelle 3 im Abschnitt über Kosten oben hervorgeht – nur dass sie
ein Jahr später anfallen. Der vorgesehene Plan verlagert diese Kosten aus Jahr 1 in die
Gegenwart. Das Unternehmen investiert ein Jahr früher in SharePoint 2010 und „vermeidet“ daher
die gleichen Kosten später.
Tabelle 10: Aufrüstung der Collaboration-Plattform – Vermeidung von Kosten
Ref. Metriken Berechnung Einführung Jahr 1 Jahr 2 Jahr 3 Gesamt
G1 Lohnkosten 83.200
G2 Hardware 200.000
Vermeidung direkter Kosten –
USD USD
Gt Aktualisierung der Collaboration- G1+G2
283.200 283.200
Plattform
Quelle: Forrester Research, Inc.
Vermeidung direkter Kosten - Dokumentenmanagement
Ebenso wie einige der für diese Studie befragten Unternehmen ist das Composite-Unternehmen
zukünftig mit einer notwendigen Aufrüstung auf seine Dokumentenmanagement-Plattform
konfrontiert, die in dem Maße vermieden werden kann, wie die neuen Dokumentenmanagement-
Funktionen in SharePoint 2010 die zurzeit implementierte dedizierte Anwendung ersetzen. Die
Hardware, auf der das System betrieben wird, muss ebenfalls ersetzt werden. Entsprechend einiger
Berichte der für diese Studie befragten Unternehmen geht Forrester von der Annahme aus, dass
das Composite-Unternehmen die zusätzliche Investition in Höhe von USD 281.000 im Jahr 3 zur
Aufrüstung des bestehenden Dokumentenmanagement-Systems vermeiden wird. Forrester nimmt
ebenfalls an, dass der Neuaufbau aller darin enthaltenen angepassten Funktionen durch
Übernahme von SharePoint 2010 für die meisten oder alle Dokumentenmanagement-
Anforderungen des Unternehmens vermieden werden kann. Das bestehende System bleibt jedoch
implementiert. Darin werden die bestehenden Dokumente auf absehbare Zeit archiviert.
Tabelle 11: Dokumentenmanagement – Vermeidung von Kosten
Ref. Metriken Berechnung Jahr 1 Jahr 2 Jahr 3 Gesamt
H1 Aktualisierung -Lohnkosten 156.000
H2 Hardware 65.000
H3 Softwarepflege 50.000 50.000 60.000
Vermeidung direkter Kosten – USD USD USD USD
Ht H1+H2+H3
Dokumentenmanagement-Plattform 50.000 50.000 281.000 381.000
Quelle: Forrester Research, Inc.
18Total Economic ImpactTM (TEI) des Microsoft SharePoint Server 2010
Vermeidung direkter Kosten – Aktualisierung und Pflege der Portal-Plattform
Die von der Composite-Firma zum Betrieb ihrer internen und externen Websites verwendete Portal-
Software und Infrastruktur sind veraltet und kostspielig. Eine Aktualisierung auf die neuste Version
der Produkte des Softwareanbieters wäre Bestandteil eines Plans, wenn es nicht die parallelen
Funktionen gäbe, die zurzeit in SharePoint 2010 erhältlich sind. Durch die Migration seiner internen
und externen Websites und Inhalte vom alten System nach SharePoint vermeidet das
Unternehmen eine kurzfristige Aufwendung von USD 1,2 Mio., Gebühren für die jährliche
Softwarepflege in Höhe von USD 300.000 für die Portal-Software und USD 171.000 pro Jahr für
den Server-Betrieb – ein Gesamtbetrag von USD 2,2 Mio. über den Zeitraum von drei Jahren. Des
Weiteren kann das Unternehmen durch Konsolidierung der Portal-Betriebsabläufe in der
SharePoint-Plattform seine Portale auf Windows/Intel-Hardware betreiben anstatt die bestehende
Unix-basierte Multivendor-Infrastruktur zu ersetzen.
Tabelle 12: Portal-Plattform – Vermeidung von Kosten
Ref. Metriken Berechnung Jahr 1 Jahr 2 Jahr 3 Gesamt
I1 Lohnkosten 235.000
I2 Hardware - Ersatz 585.000
Pflege der Portal-
I3 300.000 300.000 300.000
Software
USD 9.500*18
I4 Server-Pflege 171.000 171.000 171.000
Server
Vermeidung direkter
USD USD USD USD
It Kosten – bestehende
1.291.000 471.000 471.000 2.233.000
Portal-Plattform
Quelle: Forrester Research, Inc.
Größere Autonomie der Geschäftseinheiten, Verlagerung der IT-Ressourcen
Ein für diese Studie befragter IT-Leiter führte aus: „Weil SharePoint eine modulare Struktur hat und
das Sicherheitsmodell so gestaltet ist, dass wir Aufgaben auf feingranularer Ebene an die
Geschäftseinheiten delegieren können, können wir die Geschäftseinheiten befähigen, viele dieser
Entscheidungen eigenständig zu treffen [und angepasste Funktionen selbst aufzubauen], während
gleichzeitig eine hoch verfügbare und stabile Umgebung unterstützt wird.“ IT-Leiter erwarten, dass
die auf Selbstbedienung basierende Website-Erstellungsfunktionen von SharePoint 2010 den
Partnern der Geschäftseinheiten ermöglichen wird, Websites zu erstellen, die optimal an die
Anforderungen der jeweiligen Gruppe oder Geschäftsfunktion angepasst sind. IT-Ressourcen
werden für andere Anforderungen im gesamten Geschäft eingesetzt, besonders im Zuge der
Entwicklung von weiteren Funktionen durch die Benutzer, z.B. mit Hilfe von PowerPivot für auf
Selbstbedienung basierende Geschäftsintelligenz, verbesserte Suche oder Visio Services zur
Unterstützung der Mitarbeiter im Bereich Geschäftsinformationen.
19Total Economic ImpactTM (TEI) des Microsoft SharePoint Server 2010
Des Weiteren zeigten die Interviews auf, dass Unternehmen mit früher Erfahrung mit SharePoint
2010 erwarten, dass die Zeiträume zur Anwendungsentwicklung aufgrund der folgenden Faktoren
reduziert werden: in SharePoint integrierte Konstrukte höherer Programmiersprachen, Einfachheit
der Entwicklung in einer .NET-Umgebung und Verwendung von sofort einsetzbaren Funktionen,
verknüpften Listen, Browser-Web-Teilen sowie Formulardiensten und Web-Diensten.
Laut konservativen Schätzungen von Forrester werden letztendlich vier IT-Ressourcen für mehr
strategisch orientierte Aufgaben zur Verfügung stehen, da sie von Verwaltungs- und
Unterstützungsaufgaben befreit werden, die gegenwärtig ihre Zeit in Anspruch nehmen. Auf diese
Weise generiert das Unternehmen einen zusätzlichen Wert von fast USD 900.000.
Tabelle 13: Neuzuweisung von IT-Ressourcen
Ref. Metriken Berechnung Jahr 1 Jahr 2 Jahr 3 Gesamt
J1 Anzahl der IT-Ressourcen (MAK) 0,5 2 4
USD
J2 Vergütungssatz bei voller Auslastung
134.000
USD USD USD USD
Jt Neuzuweisung von IT-Ressourcen J1*J2
67.000 268.000 536.000 871.000
Quelle: Forrester Research, Inc.
Gesamtnutzen
In Tabelle 14 sind die oben beschriebenen quantifizierten Nutzen zusammengefassst.
Tabelle 14: Gesamtnutzen (ohne Risikobereinigung)
Nutzen Jahr 1 Jahr 2 Jahr 3 Gesamt
Vermeidung direkter Kosten – bestehende Portal-
1.291.000 471.000 471.000 2.233.000
Plattform
Vermeidung direkter Kosten – Aktualisierung der
283.200 283.200
Collaboration-Plattform
Vermeidung direkter Kosten – Aufrüstung oder Ersatz
50.000 50.000 281.000 381.000
der Dokumentenmanagement-Plattform
Vermeidung direkter Kosten - Hardware 200.000 200.000
Neuzuweisung von IT-Ressourcen 67.000 268.000 536.000 871.000
USD USD USD USD
Gesamt
1.691.200 989.000 1.288.000 3.968.200
Quelle: Forrester Research, Inc.
20Total Economic ImpactTM (TEI) des Microsoft SharePoint Server 2010
Zusätzliche Nutzen-Kategorien von SharePoint Server 2010
Die für diese Studie befragten Unternehmen beschrieben zahlreiche Kategorien von Nutzen, die
durch ihre Übernahme von SharePoint Server 2010 tatsächlich entstanden sind oder erwartet
werden. Zur Zuschreibung von finanziellen Nutzen für das Composite-Unternehmen berücksichtigte
Forrester nur die Nutzenkategorien, die am überzeugendsten artikuliert und abgeschätzt wurden. In
den Interviews wurde jedoch auch die Nutzung des Produkts im nächsten Schritt hervorgehoben.
Hier wird die Implemetierung oder Aufrüstung von SharePoint sehr wahrscheinlich Nutzen bringen
und somit mit hoher Wahrscheinlichkeit in naher Zukunft von den befragten Microsoft-Kunden
umgesetzt werden. In sachverwandten Forschungsprojekten und in der Zusammenarbeit mit
Microsoft und seinen Kunden hat Forrester weitere Nutzenbereiche identifiziert, die von vielen
potenziellen SharePoint Server 2010-Kunden möglicherweise erkannt und realisiert werden.
Die folgenden Nutzenkategorien wurden von den für diese Studie befragten Unternehmen
formuliert, jedoch ohne Datenmengen oder Erfahrungen, die eine Quantifizierung unterstützen
würden.
Bessere Zusammenarbeit, Prozesseffizienz und Benutzerproduktivität
Die für diese Studie befragten Unternehmen beschrieben verschiedene Möglichkeiten für eine von
ihnen erwartete Erzeugung von Wert durch SharePoint 2010 in Bezug auf Zusammenarbeit,
Effizienz und höhere Benutzerproduktivität für ihre Organisationen. Zur Veranschaulichung dieser
Wertkategorien für das Composite-Unternehmen berücksichtigte Forrester nur die
Nutzenkategorien und -szenarios, die von den Studienteilnehmern am überzeugendsten formuliert
und in einigen Fällen abgeschätzt wurden. Die Interviews zeigten die Nutzung des Produkts im
nächsten Schritt auf, die wahrscheinlich in naher Zukunft Nutzen produzieren wird. In
sachverwandten Forschungsprojekten und in der Zusammenarbeit mit Microsoft und seinen
Kunden hat Forrester Nutzenbereiche aufgedeckt, die von vielen potenziellen SharePoint Server
2010-Kunden für ihre eigenen Unternehmen möglicherweise abgeschätzt werden können.
„Einer der größten Nutzen ist, dass Mitarbeiter zusammen am gleichen Inhalt arbeiten und die
gleichen Informationen verwenden können“, erläuterte einer der für diese Studie befragten
Manager. „Mit SharePoint geben wir jetzt die Praxis der Hin- und Herversendung von E-Mails mit
Dokumentanhängen auf. Auf wichtige Dokumente für Marketingkampagnen wird zum Beispiel auf
SharePoint zugegriffen, so dass jeder die gleiche Version vor sich hat. Alle sehen das gleiche
Material.“
Die an dieser Studie teilnehmenden Unternehmen befanden sich zum Zeitpunkt der
Veröffentlichung in den Frühphasen der Einführung von SharePoint Server 2010 und Übernahme
durch die Benutzer, aber alle diese Unternehmen haben Pläne für eine weitergehende Nutzung der
Funktionen von SharePoint Server 2010 nach Abschluss der Pilot-Maßnahmen, darunter z.B.:
• Entwicklung von grundlegenden Geschäfts-Arbeitsabläufen für den Geschäftsprozess,
die vorher per E-Mail und verbaler Kommunikation erfolgten Die neuen Arbeitsabläufe
werden Visibilität und Berichtfunktionen zum Status jeder Prozessphase bieten sowie die
Einhaltung des Prozesses besser sicherstellen, was Implikationen für die Compliance
haben kann.
• Einsatz von „My Sites“ und Einpflege von Daten.
• Breiter Einsatz von Team-Websites als Alternative zu Datei-Sharing.
21Total Economic ImpactTM (TEI) des Microsoft SharePoint Server 2010
Konsolidierung anderer Collaboration-Tools und Anwendungssoftware in SharePoint 2010:
• Ersatz von kundenspezifischen Anwendungen und Entwicklung von neuen Applikationen
in der SharePoint/.NET-Umgebung.
• Integration von Unternehmensdaten aus bewährten bestehenden Systemen,
einschließlich Geschäftsintelligenz-, ERP- und HR-Systeme, über die neuen Business
Connectivity Services.
• Integration von Selbstbedienungs-Inhalten und Unterlagenmanagement.
• Aufbau von Bibliotheken mit Unternehmens-Webdiensten und Teilen zur schnellen
Wiederverwendung ohne notwendigen Einbezug der IT-Ressourcen.
• Verbesserung der Unterstützung von Telearbeitern und virtuellen Teams durch
Extranets, SharePoint Workspace und die neue Unterstützung für Mobiltelefone sowie
die potenzielle Integration mit Microsoft Unified Communication-Tools.
• Ausnutzung leistungsstarker neuer Suchfunktionen.
• Fortsetzung des mit SharePoint 2007 eingeleiteten Trends zum Einsatz bei E-Mails und
Datei-Sharing zum Zweck der Zusammenarbeit.
Die folgenden Arbeitsprozess- und Rollenszenarios illustrieren die typischen aktuellen und
geplanten Verwendungen von SharePoint Server 2010. Befragte Kunden beschrieben die
folgenden Szenarios, die viele der Nutzen von SharePoint Server 2010 veranschaulichen.
Arbeitsprozess-Szenarien
Schulungen
Schulungen in dieser Fachdienstleistungsfirma beeinhalteten herkömmlicherweise die Anreise zu
einem anderen Ort, den Anfall von Spesen für Reise und Unterbringung sowie Zeit, die nicht auf die
normalen Aktivitäten aufgewendet werden kann, sowie in Rechnung gestellte
Kundendienstleistungen. Durch die Verlagerung der Schulung weg von ortsgebundenen, von einem
Kursleiter geleiteten Präsenzschulungen und Hinorientierung zu selbstbedienungsbasierten,
kollaborativen und flexibel angesetzten Arten der Mitarbeiterfortbildung mit gemischten Inhalten
kann das Unternehmen seine Wachstumsziele mit geringeren tatsächlichen Kosten umsetzen.
Mehrere Unternehmen beschrieben Pläne zum Einsatz von mehr eLearning und bedarfsbasiertem
Wissenstransfer über Webinare, Video, Zugang zu SMEs, virtuelle Bücher und Fallstudien sowie
bessere Unterstützung von Kollegen über soziales und kollaboratives Networking mit Hilfe von
Wikis, Blogs und Foren. Diese Tools werden wahrscheinlich herkömmliche, von einem Kursleiter
geleitete Schulungen nicht vollständig eliminieren, sondern sie lediglich in zunehmendem Maße
ergänzen. Des Weiteren gaben an der Studie beteiligte Unternehmen das Potenzial der Erhöhung
der Mitarbeiterzufriedenheit am Arbeitsplatz, Reduktion der nicht zuhause verbrachten Zeit und der
Erweiterung der gegenwärtigen Rollenverpflichtungen sowie Möglichkeiten zum beruflichen
Aufstieg zum Ausdruck. Und schließlich können Schulungen effektiver und effizienter dargeboten
werden, wenn die Inhalte, Module und Kurse flexibel entwickelt und geändert und schneller und
genauer an die Anforderungen der Mitarbeiter und des Unternehmens angepasst werden können.
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