Neuerungen PLATO 2019 Update 1 - ALL CONSULTING AG

Neuerungen PLATO 2019 Update 1

HIGHLIGHTS VON PLATO 2019 UPDATE 1
Absenzenkontrolle
        Absenzenkalender                                                    Seite 3
        Antrags- und Bewilligungsfunktion                                   Seite 3
Meldungsfenster
        Hinweise zur Absenzenkontrolle                                      Seite 4
        Hinweise zur Präsenzzeit                                            Seite 4
        Hinweise zur Istzeit                                                Seite 4
        Hinweise zu Aufgaben/Terminen                                       Seite 4
        Hinweise zum Postfach                                               Seite 4
QR-Rechnung (Einzahlungsschein)
        Generierung Einzahlungsschein mit QR-Code                           Seite 4
Digitales Postfach
        Meldung bei Dokumenteingang                                         Seite 5
        Import per Drag&Drop                                                Seite 5
        Zuweisung Dokumente an Mitarbeiter                                  Seite 5
        Erstellung und Zuweisung einer Aufgabe zum Dokument                 Seite 5
Auswertungen PLATO Power Pivot
        Auswertungen mit Excel Power Pivot                                  Seite 5
Dokumentenverwaltung
        Import von Ordnern und Dokumenten                                   Seite 8
        Dateinamen im Grid umbenennen                                       Seite 8
Telefonintegration
        Neue Konfigurationsmöglichkeiten des Anruf-Fensters                 Seite 8
Leistungserfassung
        Differenzbuchung (Präsenz- /Istzeit)                                Seite 9
Dokumentensuche
        Dokumentensuche ab Dossier/Mandat                                   Seite 9
        Suche mit Ausschluss von Rechnungen und Mahnungen                   Seite 9
        Suchergebnis mit Anzeige der Dokumentenstruktur                     Seite 9
PLATO 64-bit
        PLATO 64-bit für Arbeitsstationen mit Office 64-bit Installation    Seite 9
Routen-Planung
        Routen-Planung mit Google-Maps                                     Seite 10
        Leistungserfassung direkt aus Routen-Planung                       Seite 10
Dossier-Navigation
        Dossierbaum mit offenen Dossiers synchron                          Seite 11

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NEUERUNGEN PLATO 2019 UPDATE 1
Absenzenkontrolle
In der Ferien-/Absenzenkontrolle ermöglicht PLATO das Verwalten und Planen von Ferien und anderen
arbeitszeitrelevanten Absenzen.

PLATO-User können im Kalender der Absenzenkontrolle die geplanten Ferien/Abwesenheiten der
Teamkollegen nachsehen und ihre eigenen Absenzen (wie z.B. Ferien, Kurse u.a.) planen und beim
Vorgesetzten beantragen. Der Vorgesetzte wiederum hat eine einfache Übersicht über alle Abwesen-
heiten und kann dadurch die Anträge einfach und schnell prüfen und beantworten.

Die in der Absenzenkontrolle eingetragenen und bewilligten Abwesenheiten erstellen automatisch auch
die für das Arbeitszeit-Management nötigen Leistungseinträge.

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Meldungsfenster
Das neue Meldungsfenster informiert den PLATO-User in Echtzeit über neue Eingänge oder Fehler in
den Bereichen:
        Absenzenkontrolle                       Postfach
        Präsenzzeit                             Aufgaben/Termine
        Istzeit

Aus den Meldungen können direkt entsprechende Befehle ausgeführt werden. So lässt sich bei der
Meldung "Fehlende Präsenzzeit" das Präsenzzeit-Fenster des betreffenden Tages öffnen und
entsprechend erfassen.

QR-Rechnung (Einzahlungsschein)
Als Teil der ISO 20022 Harmonisierung wird ab 30. Juni 2020 die QR-Rechnung die verschiedenen
Einzahlungsscheine ersetzen. Der Zahlteil der QR-Rechnung ersetzt die frühen orangen und roten
Einzahlungsscheine.

PLATO ermöglicht ab sofort das Erstellen und Drucken eines QR-Einzahlungsscheines. Um diese ab
Juli 2020 nutzen zu können, sind jedoch Anpassungen an den Rechnungs- und Einzahlungs-
scheinvorlagen nötig. Gerne berät Sie der PLATO-Support über die Möglichkeiten der Umsetzung.

Weitere Informationen erfolgen im Frühjahr 2020 durch die All Consulting.

Während einer Übergangsphase ist die parallele Nutzung der heutigen roten und orangen Einzahlungs-
scheine und des Zahlteils möglich. Durch den Finanzplatz Schweiz wurde noch kein Enddatum bezüg-
lich der Nutzung von roten und orangen Einzahlungsscheinen festgelegt.

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Digitales Postfach
Das Digitale Postfach ermöglicht das Verwalten von eingescannten oder manuell zugewiesenen
Dokumenten in PLATO. Im Postfach können Sie Dokumente einem Dossier/Projekt zuordnen, einem
anderen Mitarbeiter zuweisen und eine Aufgabe erstellen.

Neben der Scan-to-Folder Funktion können Dokumente neu auch per Drag&Drop in das Postfach
importiert werden.

Auswertungen PLATO Power Pivot
Das Auswertungs-Modul PLATO Power Pivot bietet die Möglichkeit von den unzähligen Vorteilen zu
profitieren, welche Excel Power Pivot bietet um eigene Auswertungen zu erstellen. Mit PLATO Power
Pivot besteht neu die Möglichkeit die PLATO-Daten beliebig zu gruppieren, zu sortieren und zu filtern.
Sie haben so die Möglichkeit selbst zu wählen welche Zeilen, Spalten, Werte und Filter Sie anwenden
möchten und können diese bei Bedarf schnell und einfach austauschen.

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In PLATO Power Pivot lassen sich mit wenigen Klicks Vorjahresvergleiche anzeigen, Werte in Prozent
von anderen Werten berechnen oder eine Pauschalgegenüberstellung erstellen. Sie können dabei
selbst über den Detaillierungsgrad entscheiden wie diese Informationen angezeigt werden sollen. Mit
der Excel Funktion «PivotChart» besteht zudem die Möglichkeit, die Daten grafisch aufzubereiten.

Mit der Lizenz-Option von PLATO Power Pivot liefern wir Ihnen in einem ersten Schritt 8 Best-Practice
Auswertungen zu folgenden Themengebieten:

        Projekt-Zusammenzug
           o Alle Leistungen – nach Leistungsdatum (Grafisches Beispiel oben)
           o Fakturierte Leistungen – nach Verrechnungsdatum
        Produktivität
           o Mitarbeiterproduktivität pro Monat (Grafisches Beispiel unten)
           o Mitarbeiterproduktivität pro Jahr
           o Firmenproduktivität pro Monat
           o Firmenproduktivität pro Jahr
        Deckungsbeitrag (analog Projekt-Zusammenzug, mit vielen Zusatzinformationen)
           o Alle Leistungen – nach Leistungsdatum
           o Fakturierte Leistungen – nach Verrechnungsdatum

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Die Best-Practice Auswertungen decken bereits die gängigsten, für die Dienstleistungsbranche
relevanten Kennzahlen ab. Haben Sie speziellere Anforderungen unterstützen wir Sie gerne dabei die
bestehenden Auswertungen zu ergänzen oder völlig neue Auswertungen zu erstellen, die auf Ihre
individuellen Bedürfnisse zugeschnitten sind.

Wenn Sie an PLATO Power Pivot interessiert sind, sich im Umgang mit Excel Pivot aber nicht sicher
fühlen, unterstützen wir Sie gerne mit einer kurzen Schulung.

Falls Sie eine der bisherigen Auswertungsoptionen MIS- oder BI-Auswertungen nutzen, werden diese
durch PLATO Power Pivot ersetzt.

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Dokumentenverwaltung
Zusätzlich zu den Import-Funktionen für einzelne Dokumente in das Dossier/Mandat ermöglicht PLATO
neu den Import von ganzen Ordnern inklusive Unterordner und Dokumente aus dem Windows-Explorer.

Im Register Dokumente können Sie bei Bedarf das Dokument bei Bedarf direkt in der Spalte
"Dateiname" umbenennen.

Telefonintegration
Bei aktivierter Telefonintegration von PLATO kann jeder Mitarbeiter selbständig definieren ob er das
Pop-up Fenster bei eingehenden und ausgehenden Anrufen aktivieren oder deaktivieren möchte.

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Leistungserfassung - Differenzbuchung
Mit der Differenzbuchung besteht eine einfache und schnelle Möglichkeit um die Differenz zwischen
erfasster Präsenzzeit (oder Sollzeit falls keine Präsenzzeit erfasst) zur Summe der bereits erfassten
Leistungen auszugleichen.

Damit die Differenzbuchung ausgeführt werden kann muss die gewünschte Leistungsart sowie das zu
verwendende Dossier/Mandat in den Optionen einmalig hinterlegt werden.

Dokumentensuche
Wenn Sie ein Dokument nur innerhalb eines bestimmten Klienten oder Dossiers/Mandats suchen
möchten, können Sie die Suche mittels Rechtsklick auf dem Klienten oder das Dossier/Mandat
starten. Die Suche wird anschliessend nur innerhalb der Dokumente des Klienten oder Dossiers
ausgeführt.

Im Suchfeld haben Sie zudem neu die Möglichkeit anzugeben ob die Rechnungs- und Mahn-
dokumente ebenfalls durchsucht oder ausgeschlossen werden sollen.

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PLATO 64-bit
PLATO ist neu auch als 64-bit Client-Version erhältlich und ist dadurch auch mit Office 64-bit Versionen
kompatibel. Somit funktioniert nun sowohl die Rechnungsgenerierung als auch das Aktivieren der
PLATO Office Add-in's.
All Consulting empfiehlt weiterhin die Installation von Office und PLATO als 32-bit Version.

Routen-Planung
Die Funktion Routen-Planung ermöglicht es Ihnen direkt in PLATO die Route zu Ihrem Kundentermin
zu berechnen und anzuzeigen. Zudem lassen sich auch direkt die Reisespesen als
Leistungen/Auslagen erfassen.

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Dossier-Navigation
Durch Aktvierung der Option "Dossierbaum mit offenen Dossiers synchron halten" stellt der PLATO-
User sicher, dass in der Dossier-Liste immer das aktuell geöffnete Dossier markiert ist.

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