Neues in Word 2007 Jutta Lau | Bettina Sagebiel September 2009
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Neues in Word 2007
Jutta Lau | Bettina Sagebiel
September 2009
Inhaltsverzeichnis
1. Office 2007 in neuem Gewand: Die Arbeitsoberfläche ............................................................................................. 3
2. Dokumente erstellen, bearbeiten, speichern und drucken ........................................................................................ 5
Speichern ................................................................................................................................................................................... 5
Öffnen einer vorhandenen Datei .......................................................................................................................................... 5
Neues Dokument erstellen..................................................................................................................................................... 5
Drucken...................................................................................................................................................................................... 5
3. Text formatieren............................................................................................................................................................. 6
Schriftart, Schriftgröße, Schriftschnitt .................................................................................................................................6
Linksbündiger Absatz / rechtsbündiger Absatz / Blocksatz/ Zeilenabstand ..............................................................6
Nummerierungen, Aufzählungen, Listen mit mehreren Ebenen ....................................................................................6
Formatvorlagen ........................................................................................................................................................................6
Formatvorlagen ändern ..........................................................................................................................................................6
4. Seitenlayout.................................................................................................................................................................... 6
Seitenränder definieren .......................................................................................................................................................... 7
Wechsel zwischen Hoch/Querformat ................................................................................................................................... 7
Abschnittsumbruch ................................................................................................................................................................. 7
Seitenwechsel eingeben/löschen ......................................................................................................................................... 7
Zeilennummern ........................................................................................................................................................................ 7
5. Einfügen Seitenzahl / Kopfzeile / Fußzeile ................................................................................................................. 8
Seitenzahl einfügen.................................................................................................................................................................8
Kopfzeile einfügen...................................................................................................................................................................8
Erstellen unterschiedlicher Kopfzeilen ................................................................................................................................8
Kopfzeilen automatisch an die „Überschrift 1― anpassen ................................................................................................8
6. Inhaltsverzeichnis erstellen .......................................................................................................................................... 9
Inhaltsverzeichnis einfügen ...................................................................................................................................................9
7. Abbildungs- und Tabellenverzeichnisse erstellen ..................................................................................................... 9
Beschriftung einfügen ............................................................................................................................................................9
Abbildungsverzeichnis /Tabellenverzeichnis einfügen ....................................................................................................9
Verzeichnisse aktualisieren ....................................................................................................................................................9
8. Grafiken, Zeichnungen, freie Textfelder & co. ........................................................................................................... 10
Grafik einfügen ...................................................................................................................................................................... 10
Grafik bearbeiten ................................................................................................................................................................... 10
ClipArt einfügen .................................................................................................................................................................... 10
9. Tabellen .......................................................................................................................................................................... 11
Tabelle einfügen ..................................................................................................................................................................... 11
Tabelle füllen ........................................................................................................................................................................... 11
Formatieren des Tabellenrahmens und/oder des Tabelleninhaltes ............................................................................. 11
10. Schnellbausteine ............................................................................................................................................................ 11
Schnellbausteine erstellen .................................................................................................................................................... 11
Schnellbausteine abrufen .................................................................................................................................................... 12
11. Formulare ....................................................................................................................................................................... 12
Formular erstellen .................................................................................................................................................................. 12
Dokument schützen ............................................................................................................................................................... 13
Formularabschnitte freigeben ............................................................................................................................................. 14
Formular drucken, speichern und öffnen .......................................................................................................................... 14
Formular ausfüllen ................................................................................................................................................................ 14
12. Seriendruck, Etiketten und Umschläge ...................................................................................................................... 15
U U
Die 6 Arbeitsschritte zum Serienbrief ................................................................................................................................ 15
13. Zu Hilfe?! ....................................................................................................................................................................... 16
Jutta Lau | Bettina Sagebiel 2
1. Office 2007 in neuem Gewand: Die Arbeitsoberfläche
0B
Office Schaltfläche Symbolleiste für den
Schnellzugriff Register Titelleiste Gruppe
Multifunktionsleiste
Texteingabebereich
Ansichtensteuerung Zoom-Regler
Statusleiste
1. Wenn Sie auf die Office-Schaltfläche klicken, werden die Basisbefehle zum Öffnen,
Speichern und Drucken von Dateien angezeigt. Des weiteren können hier die grundlegenden
Programmeinstellungen von Word gesteuert werden, z.B. die AutoKorrektur über
Word-Optionen – Dokumentprüfung – AutoKorrektur-Optionen…
2. Die Symbolleiste für den Schnellzugriff ist eine – vom Nutzer gestaltbare – Symbolleiste,
die Befehle enthält, auf die man schnell zugreifen kann, da sie immer sichtbar bleibt. Die
Multifunktionsleisten wechseln ständig.
Sie können die Auswahl an Symbolen der Symbolleiste für den Schnellzugriff steuern über
das Kontextmenü 1 , also über den Pfeil . Des Weiteren können Sie jede Funktion über das
F F
Kontextmenü Zur Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen.
3. Die Multifunktionsleisten bestehen aus verschiedenen Registern, je nach Anwendung kön-
nen weitere Register hinzukommen, fügt man z.B. über Einfügen - Tabelle 2 eine Tabelle F F
ein, erscheinen Tabellentools in den neuen Registern Entwurf und Layout. Die Multifunk-
tionsleisten sind immer in Gruppen eingeteilt.
1
Damit ist immer: das kleine Menü gemeint, das erscheint, wenn man/frau auf die rechte Maustaste klickt.
2
Textstellen, die so aussehen , bezeichnen Register-, Gruppen- und sonstige Befehlsnamen zum Anklicken.
Jutta Lau | Bettina Sagebiel 34. Hier sehen Sie z.B. die Gruppe "Absatz" der Multifunktionsleiste "Start". Es gibt sie häufig mit
zusätzlichen Listenfeldern und Dialogfenstern, diese erscheinen über Klick auf den
Pfeil
5. Neue Pop-up-Menüs z.B. für Markieren
6. Die Mini-Symbolleiste im Text dient der schnellen Formatieren vor Ort; sie erscheint, wenn
Text markiert wird. Sie kann unsichtbar gemacht werden über
- Word-Optionen – Anzeige.
7. Neu ist die Ansichtensteuerung in der Statusleiste: Hier können Sie zwischen Seitenlayout,
Vollbild-Lesemodus, Weblayout, Gliederungsansicht und Entwurfsansicht wechseln.
Die aus früheren Word-Versionen gewohnte Seitenansicht verbirgt sich nicht mehr im Menü
Datei, sondern im Kontextmenü der Symbolleiste für den Schnellzugriff . oder unter
- Drucken– Seitenansicht
8. Vergrößern oder verkleinern Sie die Anzeige des Textes über den Zoom-Regler.
Jutta Lau | Bettina Sagebiel 42. Dokumente erstellen, bearbeiten, speichern und drucken
2. Dokumente erstellen, bearbeiten, speichern und drucken
Dokumente speichern, öffnen, erstellen und drucken können Sie entweder
über das entsprechende Symbol in der Symbolleiste für den Schnell-
zugriff oder über die Office Schaltfläche.
Sieht Ihre Symbolleiste für den Schnellzugriff anders aus, können Sie sie
über den Pfeil anpassen (z.B. für die Seitenansicht).
Speichern
13B
Klicken Sie in der Schnellsymbolleiste auf zum schnellspeichern
Achtung: die alte Fassung wird sofort überschrieben! Bei einer neuen Datei kann das natür-
lich nicht passieren. Sie landen dann in dem üblichen Speichern-Dialogfenster:
– Speichern unter
als pdf-Datei speichern:
o – Speichern unter – Adobe PDF oder
o – Speichern unter – Word – Dokument – Dateityp – PDF(*.pdf) –
Speichern
Öffnen einer vorhandenen Datei
14B
Klicken Sie in der Schnellsymbolleiste auf den Ordner Öffnen oder
– Öffnen
im Dialogfenster suchen Sie dann den richtigen Ordner und die entsprechende Datei und
öffnen Sie diese durch Doppelklick oder Markieren und den Button „Öffnen― unten rechts.
Neues Dokument erstellen
15B
Klicken Sie in der Schnellsymbolleiste auf Neu oder
– Neu . Wählen Sie zwischen:
o leeres Dokument = normale leere Seite (auf der Basis der normal.dotx)
o Installierte Vorlagen – gibt eine Auswahl von Microsoft-Vorlagen
o Meine Vorlagen… - öffnet Ihre selbst erstellten Vorlagen
o neu von vorhandenem … - erstellt eine Kopie einer bestehenden Datei
Drucken
16B
Vor dem Druck sollten Sie das Dokument noch einmal kontrollieren über
– Drucken – Seitenansicht
– Drucken – Drucken. Es öffnet sich das Dialogfenster zur Druckerauswahl und zur
Einstellung von Optionen.
Jutta Lau | Bettina Sagebiel 53. Text formatieren
3. Text formatieren
Alle Zeichen- und Absatzformatierungen finden Sie auf der Registerkarte Start.
Die Seiteneinstellungen können in der Seitenlayout vorgenommen werden.
Schriftart, Schriftgröße, Schriftschnitt
17B
Start – Gruppe Schriftart. Der Pfeil führt ins Menü für weitere Befehle.
48B Linksbündiger Absatz / rechtsbündiger Absatz / Blocksatz/ Zeilenabstand
Start – Gruppe Absatz. Der Pfeil führt ins Menü für weitere Befehle.
Nummerierungen, Aufzählungen, Listen mit mehreren Ebenen
18B
Start – Gruppe Absatz
Neben den Icons befindet sich jeweils ein Pfeil , der zur Auswahl unterschiedlicher Formate führt.
Zu beachten ist hier, dass man Nummerierungen über mehrere Ebenen über diesen Button ―Liste
mit mehreren Ebenen― erstellen muss.
Formatvorlagen
19B
Start – Gruppe Formatvorlagen – eine Formatvorlage auswählen und anklicken.
In Word 2007 gibt es die Formatvorlagen wie in allen anderen Wordversionen. Diese finden Sie im
Register Start, dort sehen Sie auf den ersten Blick nur die "Schnellformatvorlagen". Sie sind wie
das Wort bereits sagt für den schnellen Zugriff gedacht und zeigen bereits vorab die entsprechende
Formatierung an – auch anhand des markierten Textes als Vorschau, sobald die Maus über die Vor-
lage fährt. Lassen Sie sich davon nicht irritieren! Die Vorlagen werden erst im Text aktiv, wenn sie
auch angeklickt werden. 3 F
Über den Pfeil bekommen Sie eine ausführlichere Anzeige der Formatvorlagen. (Diese Ansicht
ist identisch mit dem Aufgabenbereich der früheren Word-Versionen).
Formatvorlagen ändern
20B
Die entsprechenden Formatvorlagen können jederzeit geändert, also an Ihre Wünsche angepasst
werden.
Dafür die Formatvorlage entweder in der Schnellformatvorlagen-Übersicht oder in der Liste
aller formatvorlagen auswählen
dann Kontextmenu sichtbar machen über Rechtsklick oder über Klick auf
dann auf Ändern klicken und dort nach Wunsch die Änderungen eingeben
4. Seitenlayout
Wenn Sie eine Seite ganz anders gestalten möchten, z.B. von Hochformat auf Querformat wech-
seln oder Zeilennummern einfügen möchten, stellen Sie dies ein über die Registerkarte Seiten-
layout. Die meisten Funktionen finden Sie in der Gruppe Seite einrichten.
3
Je nachdem welchen Formatvorlagensatz sie gewählt haben (siehe Formatvorlagen ändern – Formatvorlagensatz)
sehen die Formatvorlagen anders aus. Sie sollten also vor Beginn Ihrer Arbeit festlegen mit welchem Formatvorlagen-
satz Sie arbeiten.
Jutta Lau | Bettina Sagebiel 64. Seitenlayout
Seitenränder definieren
21B
Registerkarte Seitenlayout - Gruppe Seite einrichten – Seitenränder entweder aus
den Mustern auswählen oder Werte selbst eingeben über Benutzerdefinierte Seiten-
ränder
Wechsel zwischen Hoch/Querformat
2B
Soll in einer Datei ein Wechsel vom Hoch- zum Querformat erfolgen, gehen Sie so vor:
Abschnittsumbruch einfügen (s.u.)
Registerkarte Seitenlayout - Gruppe Seite einrichten – Seitenränder - benutzerde-
finierte Seitenränder – Querformat - Übernehmen für aktuellen Abschnitt
Abschnittsumbruch
23B
Für unterschiedliche Seitenlayouteinstellungen im Dokument wie z.B. unterschiedliche Seitenzah-
len oder unterschiedliche Kopfzeilen müssen Sie immer einen Abschnittsumbruch einfügen:
Registerkarte Seitenlayout - Gruppe Seite einrichten- Umbrüche – auf Pfeil klicken,
dann in Abschnittsumbrüche wählen z.B. Fortlaufend oder Nächste Seite (erzeugt zusätz-
lich einen Seitenumbruch).
Seitenwechsel eingeben/löschen
24B
Registerkarte Seitenlayout - Gruppe Seite einrichten- Umbrüche oder
Registerkarte Einfügen – Gruppe Seiten - Seitenumbruch oder Leere Seite
Es erscheint eine gepunktete Linie mit dem Wort "Seitenumbruch". Wird diese gelöscht, ver-
schwindet auch der Seitenwechsel wieder.
Zeilennummern
25B
Registerkarte Seitenlayout - Gruppe Seite einrichten – Zeilennummern. Über den
Pfeil können Sie den Intervall und Zählmodus bestimmen.
Jutta Lau | Bettina Sagebiel 75. Einfügen Seitenzahl / Kopfzeile / Fußzeile
5. Einfügen Seitenzahl / Kopfzeile / Fußzeile
Seitenzahl einfügen
26B
Registerkarte Einfügen – Gruppe Kopf- und Fußzeile – Seitenzahl-Position wählen – evtl. Sei-
tenzahl formatieren
Zum Einfügen einer Seitenzahl wählen Sie:
Registerkarte Einfügen – Gruppe Kopf-und Fußzeile und hier das Icon: Seitenzahl. Be-
stimmen Sie nun, ob die Seitenzahl oben (Seitenanfang) oder unten (Seitenende) stehen soll
und wie sie ausgerichtet ist (links, zentriert, rechts). Wenn die Seitenzahl in einem anderen
Format erscheinen soll, wählen Sie hier Seitenzahl formatieren.
Möchten Sie innerhalb eines Dokuments zwischen unterschiedlichen Seitenzahlformaten wechseln,
ist hierzu vorab ein Abschnittsumbruch (siehe 4) einzufügen. Der Abschnittsumbruch muss auf der
X X
Seite vor der neuen Seitenzahl stehen.
Klicken Sie dann auf die zu ändernde Seitenzahl und entfernen Sie mit Hilfe der sich jetzt öffnenden
„Entwurf―, über den Icon „mit vorherigem verknüpfen― die Verbindung zur letzten Seitenzahl. Dann
erst formatieren Sie die Seitenzahl nach Ihren Wünschen über ( Gruppe Kopf- und Fußzeile) Seiten-
zahl – Seitenzahl formatieren – hier können sie auch „Beginnen mit― einer anderen Zahl einstellen.
Das ist z.B. praktisch, wenn Sie Deckblatt und Gliederungsseiten unpaginiert lassen, aber mitzählen
möchten und die Einleitung dann z.B. auf Seite 7 beginnen soll.
Kopfzeile einfügen
27B
Registerkarte Einfügen – Gruppe Kopf- und Fußzeile –Kopfzeile – Layout auswählen
und Text eintragen.
Der Text, den Sie hier einfügen, steht dann auf allen Seiten Ihres Dokuments in der Kopfzeile.
Erstellen unterschiedlicher Kopfzeilen
28B
In umfangreichen Arbeiten, z.B. Abschlussarbeiten, möchten Sie aber unterschiedlichen Text in den
Kopfzeilen erscheinen lassen, wie z.B. in diesem Text, in dem immer die Hauptkapitelüberschrift im
Kopf erscheint. Das geht nur über die Arbeit mit Abschnittsumbrüchen:
Der Abschnittsumbruch muss auf der Seite vor dem Wechsel eingefügt werden.
Danach klicken Sie auf die Kopfzeile, die Sie ändern möchten und entfernen sie mit Hilfe der
jetzt erscheinenden Registerkarte „Entwurf―.
Über Klick auf dem Icon „mit vorherigem verknüpfen― deaktivieren sie die Verbindung
zur vorherigen Kopfzeile. Diese Funktion bewirkt, dass Text und Aussehen der letzten Kopf-
zeile nicht mehr in die neue kopiert werden.
Erst jetzt geben Sie den Text für die neue Kopfzeile an.
Verfahren Sie ebenso für Fußzeilen.
Kopfzeilen automatisch an die „Überschrift 1“ anpassen
29B
Registerkarte Einfügen – Gruppe Text – Schnellbausteine: Feld – Feldname: StyleRef –
Überschrift 1 für die Kapitel-Hauptüberschriften (oder anderen Formatvorlagenname wäh-
len), wie Sie das hier in diesem Dokument in der Kopfzeile auch sehen.
Anmerkung: für diese Funktion sind keine Abschnittsumbrüche nötig, obwohl die Kopfzeilen
unterschiedlich aussehen!
Jutta Lau | Bettina Sagebiel 86. Inhaltsverzeichnis erstellen
6. Inhaltsverzeichnis erstellen
Das automatische Einfügen eines Inhaltsverzeichnisses ist in Word nur möglich, wenn die Überschrif-
ten über die Formatvorlagen "Überschrift x" (Überschrift 1, Überschrift 2…) formatiert werden.
Um einen Text in eine Überschrift umzuformatieren, markieren Sie den Text (Zweifach—Klick von links
auf den Absatz) und formatieren ihn dann mit der entsprechenden Formatvorlage „Überschrift x― so:
Registerkarte Start – Gruppe Formatvorlagen – Überschrift x
Wiederholen Sie diesen Schritt für alle Absätze, die als Überschrift erscheinen sollen.
Inhaltsverzeichnis einfügen
30B
Setzen Sie die Einfügemarke an die Stelle, an der das Verzeichnis stehen soll.
Registerkarte Verweise – Gruppe Inhaltsverzeichnis – Inhaltsverzeichnis .
Wählen Sie ein Format aus oder gehen Sie auf Inhaltsverzeichnis einfügen…
Hier können Sie weitere Einstellungen vornehmen, z.B.:
o die Anzahl der Ebenen bestimmen, die im Inhaltsverzeichnis erscheinen sollen (in der
Regel alle!), also bis zur welcher hierarchischen Ebene das Inhaltsverzeichnis die
Überschriften übernehmen soll
o die Art der Füllung zwischen Text und Seitenzahl, üblich sind Punkte (s.S.2)
o das Einstellung von Hyperlinks (wenn Sie die Arbeit digital abgeben)
o die Art der Schrift und Einrückungen im Inhaltsverzeichnis – in der Formatvorlage
„Verzeichnis―
7. Abbildungs- und Tabellenverzeichnisse erstellen
Um ein Abbildungs-/Tabellenverzeichnis anlegen zu können benötigen Sie Beschriftungen. Eine Be-
schriftung ist die Bezeichnung für einen Textinhalt, i.d.R. für eine Tabelle, ein Schaubbildung, eine
Grafik oder ein Diagramm.
Beschriftung einfügen
31B
Fügen Sie unter (oder über) der Abbildung/der Tabelle, die Sie in das Abbildungs- bzw. Ta-
bellenverzeichnis aufnehmen wollen, eine Beschriftung ein.
Registerkarte Verweise - Gruppe Beschriftungen - Beschriftung einfügen .
Wählen Sie unter Optionen eine Bezeichnung aus oder legen Sie eine neue Bezeichnung an.
Wiederholen Sie diesen Schritt für alle Abbildungen und/oder Tabellen.
Abbildungsverzeichnis /Tabellenverzeichnis einfügen
32B
Setzen Sie die Einfügemarke an die Stelle, an der das Verzeichnis stehen soll.
Registerkarte Verweise - Gruppe Beschriftungen Abbildungsverzeichnis einfügen –
richtige Beschriftungskategorie (also z.B. Abbildung oder Tabelle)wählen.
Verzeichnisse aktualisieren
3B
Um ein Verzeichnis zu aktualisieren, klicken Sie dieses an und wählen Feld aktualisieren (sichtba-
re Option oder im Kontextmenü). Noch schneller geht’s über Drücken der Taste .
Jutta Lau | Bettina Sagebiel 98. Grafiken, Zeichnungen, freie Textfelder & co.
8. Grafiken, Zeichnungen, freie Textfelder & co.
Für alle Illustrationen gilt, dass man sie über die Navigation
Registerkarte Einfügen – Gruppe Illustrationen-
findet. Im Anschluss öffnet sich ein der Funktion angepasstes Register oder Aufgabenbereich.
Grafik einfügen
34B
Setzen Sie den Cursor an die Stelle im Dokument, an der die Grafik stehen soll.
Wechseln Sie über die Adressleiste den Ordner und wählen Sie die gewünschte Grafik aus
Nach der Auswahl der Grafik öffnet sich ein neues Register Bildtools – Format, über das Sie die
Grafik formatieren und positionieren können.
Grafik bearbeiten
35B
Klicken Sie die Grafik an, die Sie bearbeiten möchten.
Farben von Grafiken ändern
49B
Über die Gruppe Anpassen können Sie die Helligkeit und den Kontrast ändern oder das Bild neu
einfärben.
Grafik gestalten
50B
Über die Gruppe Bildformatvorlage können Sie die Bildform ändern, einen Rahmen einfügen,
Bildeffekte einfügen oder eine Schnellformatvorlage wählen
Grafiken in der Größe verändern, zuschneiden, drehen oder löschen
51B
Über die Gruppe Schriftgrad können Sie die Höhe und Breite des Bildes anpassen oder den Zu-
schnitt des Bildes ändern.
Über die Gruppe Anordnen können Sie die Position des Bildes bestimmen.
ClipArt einfügen
36B
Setzen Sie den Cursor an die Stelle im Dokument, an der die Grafik stehen soll
Geben Sie im Aufgabenbereich (dieser hat sich nach dem Einfügen rechts geöffnet) ein Schlüs-
selwort in die Suche ein.
Klicken Sie auf die ausgewählte Grafik um sie einzufügen. Es erscheint automatisch eine neue
Registerkarte Bildtools-Format über das Sie die ClipArt formatieren und positionieren können.
Die Änderungsmöglichkeiten von ClipArts entsprechen denen der Grafiken.
Jutta Lau | Bettina Sagebiel 109. Tabellen
9. Tabellen
Tabelle einfügen
37B
Registerkarte Einfügen – Gruppe Tabelle. Sie können nun wählen, ob Sie über
Schnelltabellen
Tabellen einfügen oder
Tabelle zeichnen
eine neue Tabelle einfügen. In jedem Fall erscheint eine neue Registerkarte Tabellentools mit den
beiden Registerkarten Layout und Entwurf.
Tabelle füllen
38B
Klicken Sie innerhalb der Tabelle in eine Zelle und geben dort Text wie gewohnt ein, navigieren Sie
schnell mit der TABULATOR-Taste.
Formatieren des Tabellenrahmens und/oder des Tabelleninhaltes
39B
Über die Registerkarte Entwurf können Sie:
eine Tabellenformatvorlage wählen
Optionen für die Tabellenformatvorlagen wählen, z.B. ob die Tabelle eine Überschrift oder
eine erste Spalte enthalten soll
einzelne Zellen/Spalten/Zeilen) farbig füllen
Rahmenlinien verändern/einfärben/löschen
den Radierer nutzen um Zellen hinzuzufügen, zu teilen, zu löschen oder die Umrahmung zu
ändern
Über die Registerkarte Layout können Sie:
Zellen/ Zeilen/Spalten hinzufügen oder löschen
die Höhe und Breite der Zellen/Zeilen/Spalten bestimmen
die Tabelle sortieren
Tabellentext in Text konvertieren oder umgekehrt
Formeln anwenden z.B. für Addition ("sum")
Textausrichtungen einstellen
Gitterlinien anzeigen/unsichtbar machen.
10. Schnellbausteine
Der Begriff "Schnellbausteine" ist neu in Word 2007. In alten Word-Versionen hießen sie AutoTexte
oder Textbausteine. Damit sind Textteile (einzelnes Wort, mehrere Wörter, Sätze, Absatz oder mehre-
re z.B. Adressen, Verteilerlisten, Standardformulierungen für Gutachten etc.) gemeint, die immer
wiederkehren und die Sie daher zeitsparend aufrufen möchten – am schnellsten per Tastendruck.
Schnellbausteine erstellen
40B
1. In der Registerkarte Einfügen – Gruppe Text die Liste unter Schnellbausteine öffnen.
Dort ganz unten auf Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern klicken
oder drücken Sie + .
2. Füllen Sie das Dialogfeld Neuen Baustein erstellen aus:
Jutta Lau | Bettina Sagebiel 1111. Formulare
Name Geben Sie einen eindeutigen Namen für den Baustein ein, z.B. Ihre Initialien wie "bs"
für Bettina Sagebiel oder "Anschrift" für Ihre Anschriftangaben.
Kategorie Wählen Sie hier Allgemein aus, wenn der Schnellbaustein immer zur Verfü-
gung stehen soll.
Speichern in Wählen Sie den Namen der Dokumentvorlage aus der Dropdownliste aus.
Optionen Wählen Sie Inhalt auf eigener Seite einfügen aus, um sicherzustellen,
dass der Baustein auf einer eigenen Seite eingefügt wird. Wählen Sie Inhalt in eigenem
Absatz einfügen für Inhalte aus, die nicht Teil eines anderen Absatzes werden sollen, auch
wenn sich der Cursor des Benutzers mitten in einem Absatz befindet. Wählen Sie Nur Inhalt
einfügen für alle anderen Inhalte aus.
Schnellbausteine abrufen
41B
Ihnen stehen vor allem diese 2 Wege zur Verfügung um Schnellbausteine in den Text einzufügen:
Schnellbausteinnamen eintippen und drücken oder
Registerkarte Einfügen - Gruppe Text - Schnellbausteine - Organizer für Schnell-
bausteine. Im sich öffnenden Katalog auf den gewünschten Bausteinnamen klicken,
der in der Vorschau leider kaum zu erkennen ist. Dann auf Einfügen klicken.
11. Formulare
Ein Formular ist ein Vordruck, in dem nur bestimmte Textstellen, die „Felder― genannt werden, geän-
dert bzw. beschrieben werden können. Der restliche Text ist geschützt, d.h. er kann nicht verändert
werden. Ein Formular kann aber zusätzlich auch noch freie Textbereiche, sogenannte "Abschnitte"
(siehe Seite 7), enthalten, in denen beliebig Text eingetippt und bearbeitet werden kann. Ein Formu-
X X
lar eignet sich für Abrechnungen, Bestellungen, Briefköpfe, Kurzmitteilungen u.ä.
Das Formular kann als normale Textdatei (z.B. "briefkopf.docx") abgespeichert werden. Aus Sicher-
heitsgründen bietet es sich an, eine Dokumentvorlage zu erstellen, also das Formular z.B. als "brief-
kopf.dotx" abzuspeichern. Dadurch ruft man nämlich beim Öffnen nur eine Kopie auf und lässt die
Originaldatei unberührt.
Formular erstellen
42B
– Word-Optionen – Häufig verwendet – Entwicklerregisterkarte in der Multifunk-
tionsleiste anzeigen.
Register Entwicklertools
Multifunktionsleiste
Entwicklertools – Steuerelemente
Es gibt fünf häufig benutzte Formularfelder. Alle Formularfelder können nur mithilfe des Registers
Entwicklertools – Gruppe Steuerelemente eingefügt werden.
1. Textfelder
52B
Die beiden Varianten „Nur Text― und „Rich Text― sind vorgesehen für freie Textteile (z.B. Namen,
Adresse etc.), die sich in jedem Formular ändern. Textfelder können begrenzt werden auf eine be-
Jutta Lau | Bettina Sagebiel 1211. Formulare
stimmte Zeichenlänge. "Rich-Texte" können zeichenweise formatiert werden, "Nur-Texte" dagegen
nicht, sie erscheinen immer in derselben Schriftart und Schriftgröße. Beispiel:
Herrn Schulze, wohnhaft in 33333 Bielefeld, Weisenstraße 7 wird
hiermit bescheinigt, an der Fortbildungsmaßnahme Umsteigen auf
Word 2007 teilgenommen zu haben.
2. Datumsfelder über Datumsauswahl-Feld
53B
3. Kontrollkästchen
54B
befinden sich unter „Legacytool - Legacyformulare―. Sie dienen dem Ankreuzen bei einer vorgegebe-
nen Auswahl von Optionen , z.B.
zur Kenntnisnahme
zur Weiterleitung
Im fertigen Formular können dann beliebig viele Kästchen angekreuzt werden.
4. Dropdownliste
5B
Sie bietet eine feste Auswahl von Einträgen für Felder. Es ist nur eine Wahl der vorgegebenen Mög-
lichkeiten zulässig. Das fertige Formular enthält beim Ausdrucken dann nur die ausgewählte Varian-
te. Zum Beispiel:
5. Kombinationsliste
56B
Sie bietet zusätzlich zu einer festen Auswahlliste auch die Möglichkeit eigener, freier Einträge.
Die Eigenschaften aller Formularfelder werden über Registerkarte Entwicklertools – Gruppe Steu-
erelemente - Eigenschaften definiert.
Die Eingabeaufforderungstexte wie z.B. „Klicken Sie hier, um Text einzugeben.― können auch geän-
dert werden:
Formularfeld markieren
Entwurfsmodus aktivieren über Registerkarte Entwicklertools – Gruppe Steuerelemente
in den Eingabetext doppelklicken und diesen überschreiben bzw. ändern.
Dokument schützen
43B
1. Registerkarte Entwicklertools – Gruppe Schützen – Dokument schützen
2. Formatierung und Bearbeitung einschränken
3. Bearbeitungseinschränkungen – Ausfüllen von Formularen
4. Button: Ja, Schutz jetzt anwenden
5. Bei Bedarf Kennwort angeben
Jutta Lau | Bettina Sagebiel 1311. Formulare
Jetzt sind nur noch Eingaben in den Formularfeldern möglich. Der Schutz kann jedoch auf einzelne
Abschnitte des Textes beschränkt werden. Das ist sinnvoll für Formulare mit längeren frei zu gestal-
tenden Textpassagen (z.B. für längere Notizen oder den eigentlichen Brieftext).
Formularabschnitte freigeben
4B
1. Abschnittswechsel einfügen (siehe Seite 7)
X X
2. Entwicklertools – Gruppe Schützen – Dokument schützen
3. Formatierung und Bearbeitung einschränken
4. Bearbeitungseinschränkungen – Ausfüllen von Formularen - Abschnitte auswählen
5. Häkchen per Mausklick löschen in den Abschnitten, die frei beschrieben werden sollen.
6. Button: Ja, Schutz jetzt anwenden anklicken
7. Bei Bedarf Kennwort angeben.
Formular drucken, speichern und öffnen
45B
Formulare können wie jedes andere Dokument ausgedruckt werden. Es gibt zusätzlich die Möglich-
keit, das Formular nur mit Daten, also mit den Inhalt der Formularfelder auszudrucken, wenn schon
bedrucktes Papier (Vordrucke) als Druckerpapier benutzt werden soll.
Speichern Sie das Formular unter einem beliebigen Namen ab über – Speichern Unter – Doku-
ment oder Dokumentvorlage unter beliebigem Namen. Im letzten Fall erhält die Datei automatisch
die Endung .dotx und nicht docx. Nur wenn die Dokumentvorlage im Ordner "Vorlagen" abgelegt
wird, erscheint sie später in der Auswahlliste unter - Neu – Meine Vorlagen.
Formular als Kopie einer Vorlage aufrufen:
– Neu – Meine Vorlagen – Formularname
Formular ausfüllen
46B
Nach dem Ausfüllen des ersten Fomularfeldes gelangt man
vorwärts mit oder oder
rückwärts mit + oder +
oder mithilfe der Maus zum gewünschten Formularfeld.
Ein Dropdownfeld wird mit der Maus geöffnet oder mit der Tastenkombination + Pfeiltasten.
Kästchen können mit der Maus oder mit der Leertaste angekreuzt werden.
Jutta Lau | Bettina Sagebiel 1412. Seriendruck, Etiketten und Umschläge
12. Seriendruck, Etiketten und Umschläge
Zum Erstellen eines Serienbriefes sind zwei Dokumente notwendig und ein weiteres Dokument wird
automatisch erzeugt:
1) Das Hauptdokument: In diesem steht der Text, der in allen Ausdrucken enthalten sein soll. An
den Stellen, an denen beim Ausdruck die Daten unterschiedlich sein sollen, werden Seriendruck-
felder (Platzhalter) für die Feldnamen eingesetzt.
2) Die Datenquelle: Die Datenquelle, liefert die Daten, die beim Ausdrucken die Platzhalter erset-
zen.
3) Beim Erstellen werden beide Dokumente in eine dritte Datei zusammengefügt, die den proviso-
rischen Namen "Serienbriefe x" (x steht für eine laufende Zahl) erhält.
Die 6 Arbeitsschritte zum Serienbrief
47B
1) Als erstes erzeugen oder öffnen Sie das Dokument, das Sie als Hauptdokument nutzen möchten.
Registerkarte Öffnen – Datei wählen oder Neu
2) Danach wählen Sie, welche Art von Seriendokument erstellt werden soll:
Registerkarte Sendungen Gruppe Seriendruck starten - Seriendruck starten – Aus-
wahl (z.B. Brief, Etiketten)
3) Sie legen die Empfänger fest, d.h. in diesem Schritt entscheiden Sie, ob eine neue Liste erstellt
wird (z.B. als *.mdb Liste) oder ob Sie eine bereits vorhandene Datenquelle (Word, Excel, Access
– Listen) wählen.
Registerkarte Sendungen – Gruppe Seriendruck starten – Empfänger auswählen –
Neue Liste oder vorhandene Liste
4) Sie fügen die Seriendruckfelder ein.
Registerkarte Sendungen – Gruppe Felder schreiben und einfügen
5) Anschließend zeigen Sie die Serienbriefe als Vorschau am Bildschirm an und Prüfen sie auf Feh-
ler
Registerkarte Sendungen Gruppe –Vorschau Ergebnisse
6) Drucken oder in Dokument ausgeben
Registerkarte Sendungen – Gruppe Fertig stellen
hier können Sie direkt drucken, was aber nicht zu empfehlen ist. Besser, Sie kontrollieren den
Ausdruck vorher am Bildschirm, indem Sie viruelle drucken, also vorab eine dritte Datei er-
stellen über Dokumente drucken.
alternativ: Registerkarte Sendungen Gruppe –Acrobat um eine PDF-Datei zu erstellen.
Über Sendungen – Gruppe Seriendruck – Seriendruckassistent starten werden Sie automa-
tisch durch die 6 Schritte geführt.
Hier können Sie das Seriendruck-Hauptdokument auch in ein normales Word-Dokument rückverwan-
deln.
Jutta Lau | Bettina Sagebiel 1513. Zu Hilfe?!
13. Zu Hilfe?!
Zur Erleichterung des Umstiegs von Word 2003 auf Word 2007 bietet Microsoft ein „Interaktives
Referenzhandbuch online" an unter: http://office.microsoft.com/de-de/word/HA100744321031.aspx
H
Hier ist es möglich den alten Pfad in Word 2003 (identisch mit 2000-Version) anzuklicken – das
System zeigt dann den neuen Pfad für Word 2007 an. Leider funktioniert die Online-Hilfe aber nur
richtig mit dem Internet Explorer. Das Referenzhandbuch zeigt nur die Befehlsschritte für die erste
Ebene an und verzichtet völlig auf detaillierte Erläuterungen und Anwendungsbeispiele.
All dies aber bietet die interne Word-Hilfe. Sie wird aufgerufen über oder das Fragezeichen
in der rechten oberen Ecke der Registerkartenleiste.
Allen, die die mehr wissen oder ein Nachschlagewerk in guter alter Papierform nutzen möchten,
empfehlen wir die Arbeitshilfen des RRZN. Diese gibt es zu vielen Programmen wie Word, Power
Point, SPSS, Outlook, Excel, zur Internetrecherche und weiteren Programmen. Erhältlich sind sie
preisgünstig (um 5 Euro) im Hochschulzentrum der Uni Bi (V0-215).
Jutta Lau | Bettina Sagebiel 16Sie können auch lesen
