Onboarding Guide 2023 - Best Practices, Tipps & To-Do's für ein gelungenes Onboarding - ovos play
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Onboarding
Guide 2023
Best Practices, Tipps & To-Do's
für ein gelungenes Onboarding
www.ovosplay.com
Onboarding Guide - 2023
Willkommen im Team!
Neue Mitarbeiter*innen freuen sich Wir müssen also in vielen Bereichen
auf den ersten Arbeitstag in Ihrem umdenken - auch beim Onboarding.
Unternehmen. Ob remote oder vor Der erste Tag beginnt vielleicht von
Ort - die Möglichkeiten von wo man zu Hause aus und das Willkommens
arbeitet haben sich erweitert. Beson- - Event, der Bürorundgang oder das
ders durch COVID-19 haben sich die Mittagessen kann in gewohnter Form
Arbeitsmodelle verändert. Nicht nur nicht stattfinden.
kombinieren wir die feine Bluse zur
Jogginghose sondern verwandeln Was also tun?
unsere Balkone oder Wohnzimmer
in Arbeitsplätze. Mehr als zwei Drittel Mit diesem Guide möchten wir Ihnen
aller arbeitenden Menschen sehen Inspiration und Tipps an die Hand
die Zukunft im flexiblen Arbeiten geben, wie Sie trotz dieser Verände-
zwischen Büro und Homeoffice - und rungen am Arbeitsmarkt eine ideale
wünschen sich dieses auch nach der Onboarding Experience kreieren, die
Krise. Darüber hinaus geben 30% der durch Automatisierung HR Ressour-
Arbeitnehmer*innen an, dass sie cen schont und eine wertschätzende
sehr wahrscheinlich den Arbeitsplatz und strukturierte Einarbeitung
wechseln würden, wenn sie vollstän- möglich macht.
dig an ihren Arbeitsplatz zurückkeh-
ren müssten.
Denn - es gibt keine zweite Chance, einen großartigen
ersten Eindruck zu hinterlassen.
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Onboarding Guide - 2023
Warum Onboarding
wichtig ist?
Ein guter und strukturierte Onboarding Prozess macht nicht nur beim Einstieg den Unterschied. Die
neuen Kolleg*innen fühlen sich mit einem persönlichen und durchdachten Willkommens-Erlebnis
wertgeschätzt und bindet sie langfristig an Ihr Unternehmen.
Kosten senken
Produktivität erhöhen Eines der teuersten Fehler ist ein unüberlegter
Ein strukturierter Onboarding Prozess schafft Onboarding-Prozess. Er führt zu unmotivierten
ein hohes Engagement und macht Neuein- Mitarbeiter*innen, die innerhalb weniger
steiger*innen schneller produktiv. Es steigert Monate das Unternehmen verlassen. Mit einem
die Motivation und die Loyalität gegenüber effizienten Onboarding senken Sie die Ein-
dem eigenen Unternehmen. arbeitungszeit, den administrativen Aufwand
und halten die Mitarbeiter*innen im Unterneh-
men.
Image verbessern Zeit sparen
Erleben Neueinsteiger*innen einen optimalen Eine Automatisierung und Strukturierung des
Einstieg, hebt Sie das von der Konkurrenz ab Onboardings schont Zeit und Ressourcen Ihrer
und bindet Ihre Mitarbeiter*innen an Ihr HR und schafft den nötigen Freiraum für die
Unternehmen. Begeistern Sie Neueinstei- persönliche Betreuung. Darüber hinaus sichern
ger*innen bereits ab dem Tag der Vertrags- Sie eine einheitliche Qualität im Onboarding,
unterzeichnung und positionieren Sie sich die skalierbar ist.
als modern und innovativ.
www.ovosplay.comOnboarding Guide - 2023 Zum Blog:
8 Gründe für
digitales und
Tipp effektives
Onboarding
Tipps für Ihr perfektes
hybrides Onboarding
1 Kreieren Sie einen als eine Woche - und im Optimalfall auch
unvergesslichen Einstieg: automatisiert stattfindet um HR Ressour-
cen zu schonen.
• Ein strukturierter Plan gibt Orientierung, • Implementieren Sie Feedback während
einen Überblick und verringert das und nach dem gesamten Onboarding um
Stresslevel, weil sich die Neueinsteiger*- den Prozess laufend zu verbessern. Bei
innen auf die Aufgaben konzentrieren ovos play ist die Feedback Funktion
können. implementiert. Stellen Sie wenn möglich
• Communication is Key - Kommunizieren eine Testgruppe vor dem Ausrollen
Sie mit den neuen Talenten, führen Sie zusammen und lassen Sie diese den Pfad
Check-Ins oder Meetings ein und durchlaufen. So erhalten Sie vorab schon
bestimmen Sie konkrete Ansprech- wichtige Verbesserungsvorschläge und
partner*innen. Die Treffen sollen formell Inputs.
aber auch informell sein, um die neuen
Teammitglieder auch wirklich kennen zu 3 Denken Sie an die gesamte
lernen. Zeigen Sie Interesse und ver- Employee Journey:
meiden Sie oberflächliche oder
ausschließlich fachliche Themen. • Onboarding hört nie auf - binden Sie die
• Steigern Sie das Zugehörigkeitsgefühl und neuen Mitarbeiter*innen von Beginn in
fördern Sie die Beziehung der neuen eine Employee Journey ein. Ein perma-
Talente zu Ihrem Unternehmen. Tipp: nenter Lernzyklus stellt sicher, dass das
Überraschen Sie neue Mitarbeiter*innen volle Potenzial erreicht, die Entwicklung
mit einem personalisierten Goodie-Bag gefördert und nichts vergessen wird.
am ersten Tag. Wertschätzung statt • Die Geschichte, Kultur und die Werte
anonymes Hallo. bilden die Identität Ihres Unternehmens.
• Kleine Häppchen statt große Aufgaben- Durch Informationen steigt das Zuge-
anweisungen - lernen in kleinen Dosen hörigkeitsgefühl und das Verständnis für
fördert die Merkfähigkeit und erhöht den Ziele des Unternehmens - das wiederum
Lernerfolg. fördert die Mitarbeiter*innen-
Bindung.
2 Denken Sie automatisiert, • Setzen Sie bei Ihrem Onboarding und der
digital und On-Demand: gesamten Employee Journey (zb.: Pflicht-
oder Produktschulungen) Gamification für
• Digitale Tools ermöglichen Lernpfade auf eine visuelle und spielerische Unterstütz-
allen Geräten und to go. Die Inhalte sind ung im Onboarding-Prozess ein. Die
jederzeit und überall verfügbar. Inhalte werden leichter aufgenommen
• Schauen Sie, dass der Prozess langfristig und die Motivation sowie Intensität der
angelegt wird - Onboarding dauert länger Lernergebnisse steigt.
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Zahlen, Daten & Fakten
zum Onboarding
Wie geht es den Neueinsteiger- 22% der Personalwechsel passiert
*innen nach einem effektiven innerhalb der ersten 45 Tage.
Onboarding Prozess?
4% kündigen nach einem
Die Mitarbeiter*innen fühlten sich katastrophalen ersten Arbeitstag.
mit 18-facher Wahrscheinlichkeit
ihrem Unternehmen verpflichtet. Mitarbeiter*innen-Fluktuation ist
darüber hinaus kostspielig und der
91% der Mitarbeiter*innen fühlten Ersatz kann bis zu 50%-60% von
sich mit der Arbeit stark verbunden. einem Jahresgehalt kosten.
89% der Mitarbeiter*innen fühlten Mitarbeiter*innen, die ein
sich stark in ihre Unternehmen- strukturiertes Onboarding
skultur integriert. durchlaufen haben, sind mit einer
58% höheren Wahrscheinlichkeit
49% der Mitarbeiter*innen gaben
nach 3 Jahren noch im
an, innerhalb der ersten Woche
Unternehmen.
einen Beitrag zu ihrem Team zu
leisten.
Glassdoor SHRM
49% der Mitarbeiter*innen, die ein effektives Onboarding durchlaufen haben,
fühlen sich als Insider und sind innerhalb der ersten Woche produktiv.
APA Books
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Bereit für neue Herausforderungen?
The Must-Have:
Digitales Onboarding!
Eine unübersichtliche Zettelwirt- erprobten Modellen durch und
schaft und ewig lange PDFs sind von gestalten eine interaktive Onboar-
gestern. Durch den Einsatz von ding Experience, die das Engage-
innovativen Onboarding Tools ment steigert.
können Sie das Onboarding Erlebnis
Ihrer Neueinsteiger*innen auf ein Das digitale Onboarding ermöglicht
neues Level heben, während Sie den die Gestaltung nach Ihrer Corporate
Prozess überwachen. Außerdem Identity und Sie können individuelle
läuft Ihr individuelles Onboarding Lernpfade für unterschiedliche
automatisiert ab und spart so wert- Standorte, Abteilungen und Positio-
volle Ressourcen Ihrer HR Abteilung. nen einrichten. Weiters macht es
einen Onboarding Prozess möglich,
Durch Vorlagen oder Best Practice der jederzeit, überall und auf allen
Beispiele der digitalen Onboarding Geräten einsehbar ist.
Tools starten Sie sofort mit
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Warum digitales Onboarding
der Gamechanger ist
Interaktive Trainings und Lernen in kleinen Die Mitarbeiter*innen-
Einheiten kann die Leistung um 17% und das Fluktuation ist bei manuel-
Engagement um 50% steigern. Verwenden Sie lem Onboarding 3x höher
Videos, GIFs, Quizfragen, Checklisten oder als bei digitalem Onboar-
andere interaktive Medien, um Informationen ding.
zu vermitteln.
Forbes signNow
ovos play Statistiken:
Schnelleres Onboarding.
2x Neustarter*innen sind schneller integriert und
fühlen sich als Teil des Teams.
Bessere Perfomance.
22% Neustarter*innen sind motivierter, und können schneller
ihr volles Leistungspotenzial entfalten.
Höhere Mitarbeiter*innen Bindung.
37% Neustarter*innen bleiben länger als 3 Jahre im
Unternehmen, wenn sie ein strukturiertes Pre- und
Onboarding durchlaufen.
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Checkliste
Vor dem ersten Tag
Die Führungskraft und das Team ist Ein erfolgreicher Preboarding Prozess
über den Neueintritt und das Datum ist abgeschlossen und der/ die
des ersten Tages informiert Neueinsteiger*in fühlt sich perfekt
vorbereitet und ist voller Motivation
Ein Buddy für den/ die
Neueinsteiger*in wird festgelegt
Am ersten Tag
Der Arbeitsplatz ist eingerichtet
Das Willkommenspaket wartet auf
Alle notwendigen Materialien werden
dem neuen Arbeitsplatz
organisiert - wenn nötig IT informie-
ren
Die wichtigsten Kontakte werden
vorgestellt
Zugangsdaten müssen frühzeitig
generiert und Passwörter und
Wenn nötig gibt es einen Fitting-
Zugriffe angelegt werden
termin für die Arbeitskleidung oder
Fototermin für den Unterneh-
Fragen klären, ob gewisse
mensausweis
Programme oder Lizenzen bestellt
oder eingekauft werden müssen
Ein Willkommens-Lunch ist orga-
nisiert und der Fokus liegt auf dem
Wenn nötig wird ein
Kennenlernen und nicht auf fach-
Mitarbeiter*innen-Parkplatz
lichen Inhalten. Buchen Sie bei
organisiert
hybriden Modellen einen Lunch-Call
Alle Mitarbeiter*innen werden im
Ein weiterer Lunch mit allen
Newsletter oder einem internen Tool
Neuankömmlingen ist organisiert
über den Neueintritt informiert
Organisieren Sie eine Runde durch
Ein Onboarding Prozess für den/die
das Unternehmen - bilden Sie die
Neueinsteiger*in ist aufgesetzt
Tour digital ab um auch hybride
Arbeitsmodelle abzudecken
Kennenlern-Meetings mit den
wichtigsten Abteilungen und
Wenn nötig werden Schlüssel/
Ansprechpartner*innen sind gebucht
Zutrittskarten/ Parkplatzkarten
ausgehändigt
Aufgaben und Ziele der ersten
Wochen sind eingeteilt
Rechtliche Dinge klären und falls
nötig Dokumente unterschreiben
lassen
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Während der ersten Arbeitswoche In den nächsten Wochen
Die Vision/ Mission/ Unternehmensziele Feedbackgespräche sind gebucht und
sind klar kommuniziert erste Eindrücke werden abgefragt. Diese
ersten Rückmeldungen geben wichtige
Der Teamlead oder die Führungskraft Inputs für die Verbesserung im Onboard-
präsentiert die Prozesse, Aufgabenver- ing Prozess und geben Sicherheit für den/
teilungen und Rollen der Abteilung die Neueinsteiger*in. Fehlende Informati-
onen werden ebenfalls ersichtlich
Die Kolleg*innen und Teammitglieder
präsentieren ihre Aufgaben und erklären Ziele sind gesetzt. Erste Ziele geben eine
übergreifende Projekte klare Struktur und Erfolgserlebnisse. Die
neuen Mitarbeiter*innen fühlen sich so
Notwendige Tools und relevante schnell als wertvolles Teammitglied
Plattformen werden vorgestellt
Weiteres persönliches Kennenlernen wird
Zeiterfassung/ Überstunden/ durch gemeinsame Aktivitäten gefördert.
Urlaubsanträge/ Abwesenheiten & Das steigert das Zugehörigkeitsgefühl und
Krankenstand sind erklärt die Verbindung zum Unternehmen
Wichtige Sicherheitsbestimmungen
Die weitere Employee Journey
(Ersthelfer/ Fluchtwege/ Brandschutz)
sind übergeben
Weitere Feedbackgespräche werden
geplant um die fachliche Eingliederung
Vorschriften zur Arbeitskleidung sind
abzustecken und mögliche Lücken zu
kommuniziert
schließen
Interne Regelungen/ Guidelines und
Weitere Pflicht- oder Produktschulungen
Netzwerke sind klar
werden im Lernzyklus implementiert um
eine nachhaltige Lernkultur zu fördern
Ein Feedbackgespräch ist geplant und
der/ die Neueinsteiger*in weiß, wo und
Setzen Sie auf Gamification und
wie er/sie selber Feedback hinterlässt
Micro-Trainings um Merkfähigkeit und
Lernerfolg zu erhöhen - fördern Sie die
Interne Events in naher Zukunft werden
Motivation durch spielerische
angekündigt und die Einladungen
Wettbewerbe im Quizduell
weitergeleitet
Visualisieren Sie den Lernfortschritt um
Produkt- oder Prozessschulungen/
lang anhaltende Motivation und Engage-
Trainings sind geplant und gebucht
ment zu gewährleisten
Erwartungsmanagement is key -
Denken Sie an moderne Kommunikation
Anforderungen und gegenseitige
mit News, Videos & Podcasts - optimal
Erwartungen sind geklärt
nicht nur für eine junge Belegschaft
Erste eigene Aufgaben und Tasks sind
Besprechen Sie Entwicklungsmöglich-
übergeben
keiten und Ziele
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jederzeit. überall. auf allen Geräten
...................
Digitalisieren Sie Ihre Erhalten Sie Überblick
über den Onboarding-Fortschritt
Willkommensmappe
Informieren Sie
Neueinsteiger*innen über
...................
wichtige Informationen
Hybrides Onboarding für
einen unvergesslichen
Einstieg
...................
Kreieren Sie ein mobiles
und spielerisches rbeitstag
Ihr erster A
Onboarding Erlebnis
Hosting in der EU -
...................
Rechenzentren in D,
Automatisierung schont A und CH
Ressourcen und sichert
einheitliche Qualität
Eigene App mit eigenem
Branding & CI
...................
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