One fit s all - eine Plattform für alle Bedarfe - SmartProcurement@SWM Werner Pollinger 23.09.2020
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SmartProcurement@SWM
Einfach. Besser. Beschaffen.
One fit´s all – eine Plattform für alle Bedarfe
SmartProcurement@SWM
Werner Pollinger
23.09.2020
Öffentlich
SWM intern
One fit´s all – eine Plattform für alle Bedarfe
Agenda
Kurzvorstellung SWM & Kennzahlen des Einkaufs
SmartProcurement@SWM
Grundlagen, Ausgangslage & Ziele
Bestellprozess
Technische Umsetzung
Analyse & Kennzahlen
Implementierungsprojekt & weitere Planung
2
Kurzvorstellung SWM & Kennzahlen des Einkaufs
SWM als größtes deutsches Stadtwerk
Strom: Erzeugung, Verteilung, Vertrieb
2018 2019
Erdgas: Produktion, Transport,
Verteilung, Vertrieb Umsatzerlöse* in EUR Mio. 8.334,7 10.711,2
Fernwärme: Erzeugung, Verteilung, EBIT in EUR Mio. 522,7 458,6
Vertrieb
Investitionen** 539,3 751,4
Wasser: Gewinnung, Verteilung, Vertrieb
in EUR Mio.
Bäder: Hallen-, Freibäder, Saunen, Eigenkapitalquote in Prozent 51 52
Eislauf
Mobilität: U-Bahn, Tram, Bus, Mitarbeiter 9.040 9.444
Mietradsystem u.v.m.
Telekommunikation: Internet, Telefon *Ohne Strom- und Energiesteuer
und TV über Glasfaser **in Sachanlagen und immaterielles Anlagevermögen
Kennzahlen des SWM-Einkaufs:
Vornehmlich Ca. 70% Leistung
Sektoren- über externe Wertsch.
auftraggeber 4 Einkaufsbereiche Ca. 12.500 (Umsatz zu Materialeinsatz)
(Bau-, Liefer-, Neuverträge
Dienstleistungen,
Ca. 500 Mio. € Back-Office) Ca. 50 Mio. € (2019) > 5.000 aktive
Einkaufsvolumen Verhandlungs- Vertragspartner
[regional] (2019) Ca. 1.400 Mio. € erfolge (2019) (2019)
Ca. 70
Einkaufsvolumen
FTE
[gesamt] (2019)
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One fit´s all – eine Plattform für alle Bedarfe
Agenda
Kurzvorstellung SWM & Kennzahlen des Einkaufs
SmartProcurement@SWM
Grundlagen, Ausgangslage & Ziele
Bestellprozess
Technische Umsetzung
Analyse & Kennzahlen
Implementierungsprojekt & weitere Planung
4SmartProcurement@SWM Grundlagen, Ausgangslage & Ziele
Was ist SmartProcurement@SWM?
„Wir führen bei den SWM einen vereinheitlichten Beschaffungsprozess ein.
Dieser wird durch ein neues, mit „Amazon“ vergleichbares, hocheffizientes Tool
unterstützt. Über dieses Tool stellen wir somit für alle Bedarfe
einen zentralen Einstiegskanal zum Einkauf bereit. Die bisherigen
Beschaffungsprozesse werden in diesem Zuge stufenweise in das neue
Portal überführt und konsolidiert.“
Christoph Ledl, Leitung Einkauf und Logistik
5SmartProcurement@SWM Grundlagen, Ausgangslage & Ziele
Historie elektronsicher Marktplätze / eProcurement bei den
SWM
Wir sind mit dem eProcurement in eine neue Ära der
Beschaffungsabwicklung gestartet.
2001 Zug um Zug erfolgte der Ausbau für C-Artikel auf rund 50
Kataloge.
Neben C-Artikeln wurde das eProcurement auch für die eProcure-
ment
Beschaffung von Prozesskomponenten direkt beim
3P Prozess
Hersteller erweitert.
2012 Dies erfolgte erstmals für den Bereich Fernwärme-Neubau .
Der 3P-Prozess war geboren.
eSCM
Prozess
Der Prozess wurde erneut erweitert.
Neben der Beschaffung direkt beim Lieferanten konnten ab
sofort auch Materialreservierungen in der Materialwirtschaft
2013 abgewickelt werden.
Der eSCM-Prozess war geboren.
Seit dieser Zeit beziehen wir C-Artikel über eine
Katalogsoftware und verschiedene Onlineshops. SmartProcurement@SWM
Prozessmaterialien werden direkt beim Hersteller/Händler Einfach. Besser. Beschaffen.
2016 beschafft.
Lagermaterial wird über Reservierungen in SWM-Lägern
bezogen.
6SmartProcurement@SWM Grundlagen, Ausgangslage & Ziele
Ausgangslage
Unklare Entscheidungswege führen oft zur Nutzung falscher Beschaffungsprozesse.
Der Einsatz verschiedener Systeme (SAP-MM, eProcurement, …) im Einkauf erzeugt Systembrüche.
Bezugsquellen werden vom Anwender heute oft nicht gefunden, wodurch Aufwand für alle
Beteiligten entsteht.
Im Unternehmen „gewachsene“ Formulare, Unterschriftenläufe auf Papier und deren digitale
Weiterverarbeitung erzeugen Doppelarbeiten, zeitliche Verzögerungen und unzählige
Medienbrüche.
Fehlende systembasierte Statusinformationen bedeuten für Anforderer eine “Black Box“ und
bedingen häufige Rückfragen.
Dezentral abgelegte Dokumente und Dateien erhöhen den notwendigen
Dokumentationsaufwand.
7SmartProcurement@SWM Grundlagen, Ausgangslage & Ziele
Zielstellungen & Nutzen
Ein vereinheitlichter und strukturierter Mehr Prozesssicherheit: Prozessuale
Prozess mit klaren Entscheidungshilfen führt Fehlentscheidungen werden vermieden, der
Nutzer sicher durch die Vorgänge. korrekte Prozess kommt stets zur Anwendung.
Zukünftig wird es genau ein zentrales System Mehr Automatisierung: Anwender müssen
für alle Einkaufsvorgänge und Bezugsquellen lediglich ein einziges Tool bedienen können,
bei den SWM geben. Systembrüche fallen weg. Zentral verfügbare
Bezugsquellen werden auf Anhieb gefunden,
lästige Recherchen entfallen.
Ein ausschließlich digitaler Workflow verzichtet Weniger Komplexität: Keine riesigen
wo möglich auf Papier und Formulare – auch Papierberge und regelmäßige Doppelarbeiten
bei der Freigabe. mehr, Durchlaufzeiten sinken teils immens.
Im System sind ständig aktuelle Mehr Transparenz: Die Transparenz für den
Statusinformationen verfügbar. Stand der Beschaffungsvorgänge ist maximal,
viele Rückfragen sind somit Vergangenheit.
Alle Entscheidungen und Dokumente können - Weniger Bürokratie: Der nachträgliche
meist automatisiert - im Vorgang abgelegt Dokumentationsaufwand reduziert sich in der
werden. Regel erheblich.
Die Lösung ist intuitiv zu bedienen und „state Mehr Flexibilität: Die Anwendung ist ganz
of the art“. einfach und unterstützt Ihre Arbeitsweise.
8One fit´s all – eine Plattform für alle Bedarfe
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SmartProcurement@SWM
Grundlagen, Ausgangslage & Ziele
Bestellprozess
Technische Umsetzung
Analyse & Kennzahlen
Implementierungsprojekt & weitere Planung
9SmartProcurement@SWM Bestellprozess
Alter Bestellprozess: Inhomogen und mit vielen
Beschaffungswegen!
Lagermaterial C-Artikel Abrufe Klassische
Katalogware Bedarfe (>1€)
Fachanwender/Bedarfsstelle Lieferant Lieferant Lieferant
>25.000
Lager ePro-Abruf Abruf Ausschrei- Be
bung -stellung
Intranet Intranet
SAP SRM SAP MM
SAP SRM MS-Office
Papier xls
Material- Excel- Katalog- Kataloge Rahmen- PDF-
entnahmeschein Formblatt abruf Rahmenvertrag vertrag Formblatt
Vorabentscheidung
Beschaffungsweg
(fehleranfällig)
Fachanwender/Bedarfsstelle
10SmartProcurement@SWM Bestellprozess
Neuer Bestellprozess: Integration aller Beschaffungswege
auf einer Plattform.
Dezentrale Beschaffung (Abruf, Reservierung, Katalogbestellung)
Gewünschten
Leistung
Artikel Genehmigen Abruf
bestätigen
auswählen
Treffer in den
Bezugsquellen
Interaktive Suche
in allen Bezugsquellen
Gesuchter Artikel…
SmartProcurement@SWM
Einfach. Besser. Beschaffen.
Bedarf Ausschreiben Bestellung
Genehmigen Beauftragen
beschreiben und vergeben freigeben
Kein
Treffer in den
Bezugsquellen
Fachanwender/Bedarfsstelle Zentrale Beschaffung über den Einkauf
11One fit´s all – eine Plattform für alle Bedarfe
Agenda
Kurzvorstellung SWM & Kennzahlen des Einkaufs
SmartProcurement@SWM
Grundlagen, Ausgangslage & Ziele
Bestellprozess
Technische Umsetzung
Analyse & Kennzahlen
Implementierungsprojekt & weitere Planung
12SmartProcurement@SWM Technische Umsetzung
Umsetzung einer Cloud-basierten Lösung!
On-Premise-Lösung Cloud-Lösung
SAP ERP läuft in eigener Infrastruktur / im eigenen SAP ERP läuft in eigener Infrastruktur / im eigenen
SWM Netzwerk. SWM Netzwerk.
Technologie
Die eProcurement Plattform läuft im gleichen eProcurement läuft im Internet. Die Anbindung erfolgt
Netzwerk auf einer eigenen Infrastruktur über „normale“ http/https-Aufrufe.
(Server/Datenbank). Für alle Kunden gibt es nur eine gemeinsame
Installation.
Hoch individualisierbar, Möglichkeit zur Aktueller Markttrend: Entwicklungsbudgets fließen
kundenindividuellen Zusatz-programmierung hauptsächlich in Cloud-Lösungen!
Leichte Integration in die SWM-eigene IT-Infrastruktur Höhere Zukunftssicherheit durch laufende Updates
Interne Sicherheitsanforderungen voll umfänglich und Weiterentwicklungen
Vorteile
umsetzbar Niedrigere TCO-Kosten
Mögliche Standardisierung bei Betriebssystemen und Leichtere Integration von Lieferanten
Datenbanken Höherer Grad der Digitalisierung
Bilanziell: Bilanzierung als Aufwand durch
jährl./monatl. Gebührenmodell
13SmartProcurement@SWM Technische Umsetzung
Umsetzung einer Cloud-basierten Lösung!
On-Premise-Lösung Cloud-Lösung
Anwender „unterwegs“
SAP ERP SAP ERP
Technologie
Anwender bei SWM SmartProcurement Anwender bei SWM SmartProcurement
SAP ERP läuft in eigener Infrastruktur / im eigenen SAP ERP läuft in eigener Infrastruktur / im eigenen
SWM Netzwerk. SWM Netzwerk.
Die eProcurement Plattform läuft im gleichen eProcurement läuft im Internet. Die Anbindung erfolgt
Netzwerk auf einer eigenen Infrastruktur über „normale“ http/https-Aufrufe.
(Server/Datenbank). Für alle Kunden gibt es nur eine gemeinsame
Installation.
14One fit´s all – eine Plattform für alle Bedarfe
Agenda
Kurzvorstellung SWM & Kennzahlen des Einkaufs
SmartProcurement@SWM
Grundlagen, Ausgangslage & Ziele
Bestellprozess
Technische Umsetzung
Analyse & Kennzahlen
Implementierungsprojekt & weitere Planung
15SmartProcurement@SWM Analyse & Kennzahlen Ausgangssituation 2017: 63% aller Einkaufsbelege sind Normalbestellungen
SmartProcurement@SWM Analyse & Kennzahlen
Ausgangssituation 2017:
73.142 Beschaffungsvorgänge erfolgen dezentral.
Anzahl Belege 2017 Erläuterungen
73.142 Beschaffungsvorgänge
23.964 (Anzahl Belege) erfolgen
33%
dezentral ohne Beteiligung des
Einkaufs.
Dezentrale Beschaffungsvor-
10.034 gänge benötigen aber
6.875
Analyse
73.142 40.097 9% Rahmenvereinbarungen, die
55% möglichst viele Bedarfe
2.224
3% umfassen.
2.574
Rahmenvereinbarungen sollten
Klassische Abrufe möglichst überschneidungsfrei
eProcurement Abrufe sein (“nicht vier Verträge für
Einkaufsscheine dieselbe Leistung“).
Normalbestellungen
Rahmenverträge* Dezentrale Beschaffung eSCM Reservierungen
Dezentrale Beschaffung weiter ausbauen.
Fazit
Starken Fokus auf die „richtigen“ und notwendigen Rahmenverträge legen.
17 *inkl. LimitbestellungenSmartProcurement@SWM Analyse & Kennzahlen
Definition von Erfolgskennzahlen und Zielgrößen
Ziel: Erhöhung des Anteils automatisierter Bestellungen Ziel: Reduzierung der Bestell-Belege < 10.000 EUR
≤ 25.000 € auf 35% bis 2021 (FO, NB), die vom Backoffice bearbeitet werden,
auf 6.000 bis 2021
Anzahl Vorgänge Anzahl Bestellungen
105.000 13.000
≤ 25.000 € automat. < 10.000€
101.074
≤ 25.000 € Gesamt Gesamt
12.000
100.000 11.290
11.051
96.041
93.373 11.000 10.582 10.545
95.000
92.297 10.000
9.003
+16% 9.000
28.698 -20%
25.000 28,4% 79,7% 7.743
24.940 24.622 25.169 8.000 7.401
7.242
25,9% 26,4% 27,3% 73,2%
20.000 7.000 70,2% 65,5%
15.000 6.000
2016 2017 2018 2019 2016 2017 2018 2019
18One fit´s all – eine Plattform für alle Bedarfe
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Kurzvorstellung SWM & Kennzahlen des Einkaufs
SmartProcurement@SWM
Grundlagen, Ausgangslage & Ziele
Bestellprozess
Technische Umsetzung
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19SmartProcurement@SWM Implementierungsprojekt & weitere Planung
Grober Projektablauf & zukünftige Handlungsbereiche
Tätigkeit 2017 2018 2019 2020 2021
Vorprojektphase &
Ausschreibung
Technische
Implementierung
Überführung Content aus
dem alten eProcurement-System
Umsetzung Beschaffung
Lagermaterial
Umsetzung von Beschaffungen
≤ 25.000€ & Zentralkontrakte
Optimierung von Content,
Layout & Freigabe-WF
Umsetzungen von
Beschaffungen > 25.000€
Operatives
Change-Management
01.02.2019
Live-Schaltung
SmartProcurement@SWM
20Vielen Dank für die Aufmerksamkeit!
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