Prozessoptimierung als Grundstein zur Integration neuer Technologien - Ein Praxisprojekt mit der Heinz Vorwerk GmbH
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PRAXISPROJEKT © Maike Wiethaup Prozessoptimierung als Grundstein zur Integration neuer Technologien Ein Praxisprojekt mit der Heinz Vorwerk GmbH
Ein Praxisprojekt mit der Heinz Vorwerk GmbH
© Foto Kaup
Prozessoptimierung als Grundstein
zur Integration neuer Technologien
Das Unternehmen lage für die Einführung einer ganzheitlichen
mobilen Materialabrechnungs- und Zeiter-
Das Unternehmen Heinz Vorwerk GmbH fassungsanwendung bildet. Diese Lösung
ist ein mittelständisches Handwerksunter- sollte am Ende die tatsächliche Leistung des
nehmen aus Warendorf, das sich seit sei- Betriebes gegenüber Mitarbeitenden und
ner Gründung 1977 neben dem Kernbereich Kunden vollumfänglich abbilden und so
Innen- und Außenputz auf Stuck und Denk- mehr Transparenz und Zufriedenheit schaf-
malpflege spezialisiert hat. Der Geschäfts- fen. Die Einführung des neuen Systems sollte
führer ist Frank Vorwerk. Das serviceorien- durch einen externen Dienstleister erfolgen.
tierte Familienunternehmen verwirklicht
seit über 40 Jahren Ideen und Konzepte
für Wandoberflächen, Stuckarbeiten, Däm- Die Ausgangssituation
mungen und Raumgestaltungen. Mit dem
Leitspruch „Wir veredeln Architektur“ hat Um die betriebswirtschaftlichen Zusammen-
sich das Unternehmen mit rund 35 Mitar- hänge des Baustellengeschäfts effizient abzu-
beitenden im Münsterland fest etabliert. bilden, fehlte es dem Betrieb an zeitgemä-
ßen Informationssystemen. Zu Beginn des
Projektes setzte Vorwerk bereits ein hand-
Motivation und Zielstellung werksorientiertes ERP-System ein, welches
zwar grundlegende Prozesse abbildete, aber
Das Motiv für das Projekt war zunächst, das Mängel bei der Anbindung mobiler Lösun-
Kerngeschäft wieder in den Vordergrund zu gen aufwies. Gerade auf Baustellen wird häu-
rücken und gleichzeitig die Mitarbeitenden fig mit vielen analogen Dokumenten (Papier-
zu entlasten. Die Belastung durch eine ineffi- format), gearbeitet, wodurch Medien- und
ziente oder unnötige Administrativaufgaben, Systembrüche entstehen. Formulare müs-
also eine Art „Selbstverwaltung“, sollte weg- sen separat ausgedruckt und anschließend
fallen. Die Fachkräfte sollten ihre Kernkom- wieder eingescannt werden. Insbesondere
petenzen wieder voll ausüben und sich dar- die Bereiche der Mitarbeiterplanung sowie
auf konzentrieren können. Damit verbunden des Materialverbrauchs benötigten einen
sollten die Unternehmensprozesse von der enormen bürokratischen und kommunikati-
Auftragsannahme bis zur Rechnungsstellung ven Aufwand und waren sehr fehleranfällig.
optimiert werden. „Es ist wichtig am Betrieb Gedrucktes konnte schnell verloren gehen,
und nicht nur im Betrieb zu arbeiten“, so der Austausch der Dokumente zwischen Bau-
Frank Vorwerk zu Beginn des Projektes. Mit stelle und Verwaltung dauerte sehr lange. So
der Unterstützung des Mittelstand 4.0-Kom- fehlten wichtige Informationen und die Bau-
petenzzentrums Lingen sollte zunächst ein zeit verzögerte sich. Dies erzeugte Unzufrie-
Konzept entstehen, welches die Grund- denheit bei Kunden und Mitarbeitenden.
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Ein Praxisprojekt mit der Heinz Vorwerk GmbH
Die Umsetzung „Interessant ist, dass Mitarbeitende sich
bei Fragen zu ihren Arbeitsabläufen häufig
Zu Beginn des Projektes haben die Mitar- in Ausnahmen verlieren und von den Din-
beitenden des European Research Center gen berichten, die nicht gut laufen. Es ist
for Information Systems (ERCIS), einem Pro- normal, dass sich Personen bei anstehen-
jektpartner des Mittelstand 4.0-Kompetenz- den Veränderungen zunächst auf die Dinge
zentrums Lingen, zunächst Gespräche mit konzentrieren, die nur sehr selten vorkom-
dem Geschäftsführer Frank Vorwerk geführt men oder die nicht funktionieren. Es ist
und den Betrieb besichtigt. „Es ging darum, dann besonders wichtig, den Fokus auf das
etwas über den Betrieb und die Ausgangssi- bereits Funktionierende zu lenken, um ein
tuation sowie die Motivation zur Umsetzung Gesamtbild zu erhalten“, berichtet Gollhardt.
eines Projektes zu erfahren. Wir sind dazu
auch bei Vorwerk vor Ort gewesen, damit Anhand der Visualisierung von Vorwerks
wir einen besseren Eindruck gewinnen kön- Ist-Prozessen sind neben möglichen Schnitt-
nen“, so Torsten Gollhardt, Mitarbeiter im stellen zur Übermittlung von Material- und
Kompetenzzentrum. Darauf folgten mehrere Auftragsdaten auch weiterer Daten analy-
Arbeitstreffen beziehungsweise Gesprächs- siert worden. Diese Analyse sollte bei der
runden mit Mitarbeitenden aus allen an der Einführung und Auswahl einer neuen Soft-
Umstellung beteiligten Unternehmensbe- ware helfen. An dieser Stelle kam Fre-
reichen. In diesen Gesprächsrunden sind derik Neuhaus von der clockin GmbH,
die Mitarbeitenden zu den Arbeitsabläu- hinzu. Die Vorwerk GmbH präsentierte
fen befragt worden, die mit der neuen digi- dem externen Dienstleister die Anforde-
talen Lösung verbessert werden sollten. Ein rungen an die neue digitale und mobilfä-
betroffener Bereich war zum Beispiel das hige Lösung anhand der Prozessübersicht.
Personalmanagement mit den Abläufen zur
Zeiterfassung. Die Gesprächsrunden waren „Ich hatte das Gefühl, dass Frederik Neu-
an eine zuvor entwickelte Prozessübersicht haus sich anhand der detaillierten Dar-
für das Handwerk im Allgemeinen ange- stellung sehr schnell eine gute Übersicht
lehnt. Diese diente als Leitfaden und sorgte über unser Unternehmen verschaffen
dafür, die wichtigsten Wertschöpfungspro- konnte, um so zu wissen, was umsetz-
zesse nicht aus den Augen zu verlieren und bar ist und was nicht“, erläutert Vorwerk.
gleichzeitig keine Prozesse oder Zusammen-
hänge zu übersehen. Bei der Zusammenset-
zung der Gespräche wurde darauf geachtet, Beispielfragen aus den
dass Personen aus jeder Abteilung anwe- Gesprächsrunden
send waren, da so ein guter Austausch zwi-
schen diesen stattfinden konnte und so auf
eine umfassende Expertise zurückgegrif- ► „Welche Möglichkeiten hat ein Kunde,
fen werden konnte. Dies war besonders um für einen Auftrag oder eine Anfrage
wichtig, da die neue Lösung auch Schnitt- mit dem Unternehmen in Kontakt zu
stellen zwischen den Abteilungen abbil- treten?“
den sollte. Ebenfalls kann so von Beginn an
ein gemeinsames und gegenseitiges Ver- ► „Was passiert während und direkt nach
ständnis aller Beteiligten sichergestellt wer- dem Kundenkontakt?“
den. Im nächsten Schritt sind die Ergeb-
nisse der Gesprächsrunden untereinander ► „Welche Auftragsarten gibt es und was
vergleichen worden. Weiterhin sind diese sind die wesentlichen Unterschiede?“
mit Arbeitsdokumenten aus den jeweiligen
Abteilungen abgeglichen worden. Mit die- ► „Welche Speicherorte gibt es für Doku-
ser erarbeiteten Grundlage ist eine Prozes- mente, beziehungsweise wo werden
sübersicht erstellt worden, die gemeinsam diese abgelegt?“
mit dem Unternehmen besprochen wurde.
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Ein Praxisprojekt mit der Heinz Vorwerk GmbH
© bildhübsche fotografie - Andreas Körner
Herausforderungen Fazit
Im Putz- und Stuckhandwerk sind die Abläufe Die gründliche Analyse und Visualisierung
der Auftragsplanung und -durchführung der Prozesse innerhalb des Unternehmens
sowie die damit verbundene Kunden- und hat Frank Vorwerk und seinen Mitarbeiten-
Auftragskommunikation häufig sehr kleintei- den viele Optimierungsmöglichkeiten inner-
lig und unterliegen mehrfachen Medienbrü- halb ihres Auftragsmanagements gezeigt. Die
chen. Das bedeutet, dass abwechselnd mit durchgeführte Analyse bildet dabei das Fun-
digitalen und analogen Daten sowie Informa- dament für die Schritt für Schritt Einführung
tionen gearbeitet wird oder diese sogar dop- neuer Technologien. Zunächst wurde die Ein-
pelt vorliegen. Während der Gesprächsrun- führung einer mobilen Materialabrechnungs-
den sind daher sehr detaillierte – oft unnötig und Zeiterfassungsapplikation als am wirt-
wirkende – Fragen gestellt worden. Für Mit- schaftlichsten bewertet. Mit einer mobilen
arbeitenden, die ihre Arbeitsabläufe täglich Materialabrechnungs- und Zeiterfassungs-
durchführen, wirken detaillierte Fragen oft applikation soll zukünftig die Rechnungsstel-
befremdlich oder kontrollierend. Diese Her- lung weitgehend automatisiert erfolgen und
ausforderung kann sich noch vergrößern, die Mitarbeitenden sollen entlastet werden.
wenn es dann noch um eine digitale Erfas- Frank Vorwerk ist sehr zufrieden mit dem
sung von Arbeitszeiten geht. Daher sollte Ergebnis des Umsetzungsprojektes und emp-
zunächst ein Verständnis für die Fragen und fiehlt abschließend, allen am Projekt beteilig-
die neue Lösung geschaffen und der Hinter- ten Personen regelmäßig eine Art Statusre-
grund dieser erläutert werden. Eine weitere port zur Verfügung zu stellen, damit auch bei
zu beachtende Herausforderung ist, dass kurzen Unterbrechungen, durch Feiertage
aufgrund von Feiertagen und damit einher- oder Urlaub, jeder auf dem neusten Stand ist.
gehender Urlaubszeiten die gemeinsame
Terminfindung und die Einhaltung des Pro-
jektzeitplans erschwert werden können.
4Ein Praxisprojekt mit der Heinz Vorwerk GmbH
Platz für Ihre Notizen:
5Das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Lingen Die regionalen Mittelstand 4.0-Kompetenzzentren
und Themenzentren mit ihren Stützpunkten
Technologischer Fortschritt, kurze
Veränderungszyklen und das Streben nach
digitaler Wertschöpfung stellen Unternehmen
zunehmend vor die Herausforderung, sich diesen
Veränderungen anzupassen. Kiel
Hier setzt das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Rostock
Lingen an. Es befähigt Unternehmen, die Elmshorn
Entwicklung smarter Produkte, digital vernetzbarer Hamburg
Dienstleistungen und digitaler datengetriebener Oldenburg
Geschäftsmodelle voranzutreiben. Bremen
Kompetenzzentrum
Das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Lingen Kompetenzzentrum
gehört zu Mittelstand-Digital. Lingen Berlin
Hannover Potsdam
Magdeburg
Was ist Mittelstand-Digital?
Cottbus
Mittelstand-Digital informiert kleine und Dortmund
Leipzig
mittlere Unternehmen über die Chancen und
Kassel
Krefeld Hagen
Dresden
Herausforderungen der Digitalisierung. Die Köln Chemnitz
Siegen
geförderten Kompetenzzentren helfen mit Aachen
Sankt Augustin
Ilmenau
Expertenwissen, Demonstrationszentren, Best- Koblenz
Practice-Beispielen sowie Netzwerken, die dem
Erfahrungsaustausch dienen. Darmstadt
Dieburg Bayreuth
Das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie Mannheim
Kaiserslautern
(BMWi) ermöglicht die kostenfreie Nutzung aller Saarbrücken
Angebote von Mittelstand-Digital. Karlsruhe Regensburg
Stuttgart
Der DLR Projektträger begleitet im Auftrag des BMWi Denkendorf
die Kompetenzzentren fachlich und sorgt für eine
Augsburg
bedarfs- und mittelstandsgerechte Umsetzung Valley
der Angebote. Das Wissenschaftliche Institut für
Infrastruktur und Kommunikationsdienste (WIK)
unterstützt mit wissenschaftlicher Begleitung,
Vernetzung und Öffentlichkeitsarbeit.
Weitere Informationen finden Sie unter www.mittelstand-digital.de
Impressum
Verleger: Für den Inhalt Verantwortliche gem. § 55 II RStV : Layout:
Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Lingen European Research Center for Information Systems Sascha Baden
c/o IT-Dienstleistungsgesellschaft mbH Emsland (ERCIS)
Geschäftsführer: Prof. Dr. Dr. h.c. Dr. h.c. Jörg Becker Stand:
Dipl.-Inform. Michael Schnaider Leonardo-Campus 3 August 2020
Kaiserstraße 10b 48149 Münster
49809 Lingen
T 0049/ 251/ 83 38 100
T 0049/ 591/ 80 76 980 F 0049/ 251/ 83 38 109
F 0049/ 591/ 80 76 989
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Sitz: Lingen (Ems)
Reg.-G: Amtsgericht Osnabrück, HBR: 100772
Ust-IdNr gem.§ 27a UStG.: DE 220043875Sie können auch lesen
