RIOS MAGAZIN Ausgabe 2 . 2019 - Halvotec
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IT takes more than systems
© mindandi
RIOS
MAGAZIN
Ausgabe 2 . 2019
halvotec.de
Editorial Impressum
Liebe Leserinnen und Leser, Das RIOS-Magazin ist eine kostenlose Publikation
der Halvotec Information Services GmbH.
das Jahr neigt sich dem Ende zu und mit unserer letzten RIOS-Ausgabe
im Jahr 2019 haben wir Ihnen noch einmal viele Neuigkeiten rund um Halvotec Information Services GmbH
RIOS bereitgestellt. Hochstraß Süd 7 / 83064 Raubling
T + 49 (0) 8031 / 2979 - 0
Die ersten RIOS-Kundentage am 24. und 25. Oktober waren ein voller E info@halvotec.de
Erfolg. Wir bedanken uns bei den Teilnehmern und Gastreferenten noch- www.halvotec.de
mal ganz herzlich für die Teilnahme und den interessanten Austausch.
Durch die zahlreichen Gespräche und die lockere Atmosphäre konnte ein Geschäftsführer:
gelungenes Event ermöglicht werden. Falls Sie nicht dabei sein konnten, Alexander Lerch, Ulrich Vogl
lesen Sie ab Seite 6 unseren Rückblick auf die Kundentage 2019.
Redaktion:
Die Berufsförderungswerke Düren, Hamm und Köln haben in diesem Anke Neemann, Joachim Krämer, Dominik
Jahr zusammen mit dem RIOS-Team ein neues Tool entwickelt. In dem Reisinger, Tanja Kohlpointner, Christina Paul
interessanten Interview mit Frau Eisengarten, Herrn Gierling und Herrn
Granrath können Sie nachlesen, wie ihr Feedback zu dem Projekt lautet Bilder von shutterstock, freepik, Halvotec
(Seite 18).
Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wurde in
Natürlich haben wir auch wieder einigen fachlichen Input für Sie: der Regel die männliche Schreibweise verwendet.
Ab Seite 14 erhalten Sie Informationen zum neuen Selbsteinschätzungs- Wir weisen an dieser Stelle ausdrücklich darauf
portal und der neuen Startseite. Zu den Themen LBR-Controlling und hin, dass sowohl die männliche als auch die
dem neu eingeführten Termin- und Aufgabenmanagement können Sie weibliche Schreibweise für die entsprechenden
mehr auf Seite 12 lesen. Beiträge gemeint ist.
Sämtliche Daten und Informationen wurden
Wir wünschen Ihnen viel Spaß beim Lesen, eine besinnliche Adventszeit sorgfältig geprüft und für richtig befunden, eine
und einen gute Rutsch ins Jahr 2020! Haftung für die Richtigkeit von veröffentlichten
Daten und Informationen wird ausgeschlossen.
Nachdruck, Übernahme in elektronische Medien
oder auf Internetseiten auch auszugsweise nur
mit unserer ausdrücklichen Genehmigung.
Wünsche, Kritik oder Anregungen?
Bitte nehmen Sie mit uns Kontakt auf.
Ihr Joachim Krämer
Leitung Geschäftsbereich Social Solutions
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Kurz notiert...
RIOS Toolkatalog 2019/2020
Der neue RIOS Toolkatalog 2019/2020 ist da.
Neben den vielen Neuerungen unserer RIOS Funktionen besteht eine große Neuheit auch
in der Erscheinung des Toolkataloges selbst. Seit diesem Jahr wird unser Katalog ausschließlich
in digitaler Form zur Verfügung stehen. Die neue Auflage steht Ihnen in der RIOS Support Area
zum Download zur Verfügung.
Gerne senden wir Ihnen den Katalog auch per Mail zu –
schreiben Sie uns dafür einfach an kontakt@halvotec.de
Vielen Dank für die gute und
angenehme Zusammenarbeit,
wir wünschen Ihnen zum Fest
viel Entspannung und Zufriedenheit,
auch im neuen Jahr sind wir für Sie da.
Zusammenkommen ist ein Anfang,
Zusammenbleiben ist ein Fortschritt,
Zusammenarbeiten ist ein echter Erfolg.
In diesem Sinne wünschen wir Ihnen
besinnliche Feiertage und einen guten
Rutsch!
Ihr RIOS Team
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Interview zur Einführung
von RIOS
Das Berufsförderungswerk Hamm liegt im Herzen Nordrhein-Westfalens und ist eine Einrichtung der
beruflichen Rehabilitation. Träger der Einrichtung sind die Josefs-Gesellschaft Köln und der KAB Diözesenverband
Paderborn. Gegründet im Jahr 1972 beschäftigt die Einrichtung aktuell über 180 Mitarbeiter und begleitet etwa
900 Teilnehmer. Über die klassische Umschulungseinrichtung für Menschen, die gesundheitsbedingt ihre bisheri-
ge Berufstätigkeit nicht weiter ausüben können, hat sich das BFW Hamm zu einem kompetenten Partner für alle
Fragen rund um die Prävention von Gesundheitsgefährdungen am Arbeitsplatz entwickelt. In diesem Jahr startete
das BFW Hamm mit dem Produktivbetrieb von RIOS. Herr Francke, RIOS Ansprechpartner im BFW Hamm, berichtet
gemeinsam mit Herrn Klinkhammer, dem Entwickler der ehemaligen Software, von diesem spannenden Projekt.
Guten Tag Herr Francke und Herr dass die beiden BFWs auf Grund ihrer die Prozesse im Haus zu analysieren,
Klinkhammer. Vielen Dank, dass Sie speziellen Anforderungen eine separate um den IST-Stand abzuleiten. Zudem
sich Zeit genommen haben für dieses Software bekommen. Anschließend hatte das BFW eine Checkliste von Hal-
Interview. Sie hatten vor RIOS bereits wurde für alle Häuser ein Lastenheft votec erhalten, um im Vorfeld bereits
ein selbst entwickeltes Programm im erstellt, welches dann an verschiedene notwendige Vorbereitungen treffen zu
Einsatz. Was waren die Gründe für die Softwareanbieter, natürlich auch Hal- können. Diese wurden dann in der Pro-
Entscheidung, nicht weiter mit dieser votec, verschickt wurde. Nach Rücklauf jektgruppe abgearbeitet.
Software zu arbeiten? des Lastenheftes sind für die beiden
Herr Klinkhammer: Die Gründe waren BFWs nur noch zwei Anbieter übrig ge- Wie lief schließlich der Einführungs-
vielschichtig: Die Josefs-Gesellschaft blieben. Diese haben dann jeweils ihre prozess ab und hat am Ende alles wie
als Dachgesellschaft hat 2014 den Software in Köln in der Zentrale der geplant funktioniert?
Entschluss gefasst, eine einheitliche Josefs-Gesellschaft vorgestellt. An- Herr Francke: Die Basis der Einfüh-
Software für alle Häuser einzuführen, schließend haben wir drei Referenzein- rung war der Schulungsplan, den wir
um diese in der Datenzentrale in Köln richtungen besucht, welche mit RIOS damals mit Halvotec gemeinsam er-
administrieren zu können. Ein weiterer bzw. dem Programm des anderen An- arbeitet haben. In einer Auftaktveran-
Grund für die Einführung einer neuen bieters gearbeitet haben. staltung wurden die sogenannten Key-
Software war die Abhängigkeit von User geschult. Hier wurde zunächst
meiner Person, die auf diesem Wege RIOS hat Sie schließlich überzeugt. allgemein über RIOS informiert und
aufgelöst werden sollte, zumal ich mich Können Sie in zwei bis drei Sätzen er- im zweiten Schritt RIOS abteilungs-
zum damaligen Zeitpunkt auch kurz klären „Warum RIOS“? spezifisch sukzessiv eingeführt. An
vor meinem Ruhestand befand. Herr Klinkhammer: Die klaren Struktu- diesem User-Konzept haben wir dann
ren der Oberfläche haben sehr über- konsequent festgehalten. Für den Vor-
Welche Anforderungen hatten Sie dem- zeugt. Besonders hervorzuheben ist schlag sind wir nach wie vor dankbar,
nach an die neue Software definiert? die wirklich sehr gute Softwarepräsen- denn es half das Wissen über RIOS
Herr Klinkhammer: Sie sollte den Funk- tation in der JG Zentrale in Köln und und die Einführung von RIOS in den
tionsumfang der alten Software ab- die Aussagen in den Referenzeinrich- verschiedenen Abteilungen gezielt vo-
decken und zudem Funktionen des tungen. ranzubringen. Gerade wir als Projekt-
Reha-Prozesses, die bei uns zuvor leiter empfanden das als große Hilfe,
noch nicht digitalisiert waren, abbilden. Welche Maßnahmen haben Sie vorab weil wir uns dadurch einen Kreis von
Ein Beispiel wäre da etwa das elektro- getroffen, um eine reibungslose Imple- RIOS-Experten aufgebaut haben. Wir
nische Klassenbuch. mentierung von RIOS sicherzustellen? können uns darauf verlassen, dass in
Herr Klinkhammer: Ungefähr ein Jahr jeder Abteilung ein Ansprechpartner
Können Sie für uns kurz zusammen- vor dem geplanten Einführungstermin zur Verfügung steht, der den Kollegin-
fassen, wie der Auswahlprozess ab- wurde eine Projektgruppe definiert, die nen und Kollegen als erster RIOS-Kon-
gelaufen ist? vor allem aus Abteilungsleitern bezie- takt zur Seite steht. Natürlich lief nicht
Herr Klinkhammer: Unter Führung der hungsweise Entscheidern bestand. In alles nach Plan, aber im Ergebnis muss
Josefs-Gesellschaft wurde eine Projekt- dieser Projektgruppe agierte ich als man trotzdem sagen, dass wir mit dem
gruppe gebildet. Es wurde entschieden, Projektleiter. Das vorrangige Ziel war, Erreichten auf jeden Fall zufrieden sind.
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Wie verlief die Zusammenarbeit mit Arbeiten Ihre Mitarbeiter gerne mit
Halvotec? RIOS? Und wie würde deren ehrliches
Herr Francke: Wir sind grundsätzlich Feedback lauten?
zufrieden mit dem, was wir aktuell er- Herr Francke: Es herrschen immer auf-
reicht haben. Über den Ablauf und die wändigere und komplexere Anforde-
Unterstützung von Halvotec können rungen an die Dokumentation und auch
wir uns nicht beklagen. Was ich be- der Aufwand wird von Jahr zu Jahr im-
sonders positiv bei Halvotec fand und mer größer. Das erschwert generell die
auch heute noch gut finde ist, dass wir Akzeptanz eines umfassenden Doku-
mehrere kompetente Ansprechpartner mentensystems. Hier findet RIOS einen
für die unterschiedlichen Themenge- guten Mittelweg aus Vollständigkeit
biete haben. Auch bei Reibungspunk- und Usability. Man bekommt aus vielen
ten wurden immer zeitnah Lösungen Abteilungen positive Rückmeldung.
gefunden.
Wie geht es für Sie mit RIOS weiter
Wie haben sich die täglichen Arbeits- und haben Sie die Einführung weiterer
prozesse seit der Einführung von RIOS Module geplant?
verändert? Herr Francke: Die nächsten Module sind
Herr Francke: Das kommt stark darauf schon geplant. Allein schon aus dem
an, welche Bereiche man hier betrach- Grund, weil die RIOS-Einführung noch
tet. In einigen Fachbereichen fiel der nicht endgültig abgeschlossen ist. Eine
Umstieg auf das neue System weni- neue Herausforderung wird sicher
ger schwer, insbesondere dort, wo die Einrichtung des neuen LBR-Con-
Ähnlichkeiten mit der alten Software trollings werden. Außerdem beginnt
bestanden. Andere Bereiche mussten das neue Jahr mit der Einführung des
sich in ihrer täglichen Arbeit stärker ICF-Proflings und dem Selbsteinschät-
umstellen. Die Erfahrungen mit der zungsportal für unsere Teilnehmer.
vorherigen Anwendung waren für
den Umstieg sehr hilfreich, weil viele
unserer Arbeitsprozesse bereits digi-
talisiert waren. Dies hat sich auch
letztlich in RIOS wiedergefunden.
Vielen Dank, Herr Klinkhammer und Herr Francke, für den Einblick in das Projekt.
Wir wünschen Ihnen weiterhin viel Erfolg und Spaß bei der Arbeit mit RIOS.
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Rückblick auf unsere
RIOS Kundentag
Am 24. & 25. Oktober fanden in Rosenheim die Kundentage für unseren
Geschäftsbereich Social Solutions statt. Mit diesem neuen Format wurde erstmalig
ein Programm zusammengestellt, das speziell auf die Anforderungen unserer
RIOS Kunden zugeschnitten ist.
Halvotec Experten und Gastreferenten informieren die rund 40 Teilnehmer der Berufs-
bildungs- und förderungswerke aus ganz Deutschland über die neuesten Entwicklungen
der Softwarelösung RIOS. In parallel laufenden Vortragsslots gab es u.a. Einblicke in das
neue Portal zur Selbsteinschätzung, den Integrationsplan sowie die digitalen Reha-Akte.
Neben der Vorstellung vieler neuer Funktionen und Erweiterungen wurde den Kunden im
Rahmen intensiver Workshops viel Raum für den Austausch innerhalb der Community ge-
boten. In einem Q&A mit dem Geschäftsbereichsleiter konnten die Teilnehmer schließlich
in ungezwungener Atmosphäre ihre Fragen sowie aktuelle Anforderungen und Herausfor-
derungen diskutieren.
Über die Software RIOS hinaus erhielten die Teilnehmer Einblicke in die Automatisierung
von Geschäftsprozessen mittels BPM, den digitalen Arbeitsplatz auf Basis von Office 365,
die ERP-Lösung Microsoft Dynamics und erfuhren, wie RPA (Robotic Process Automation)
mit RIOS eingesetzt werden kann.
Auf die durchweg positiven Rückmeldungen unserer Kunden sind wir ganz besonders stolz.
Wir möchten uns daher bei den Teilnehmern, aber auch bei allen Mitwirkenden und Gast-
referenten bedanken, die maßgeblich zum Erfolg dieser Veranstaltung beigetragen haben.
Wir blicken auf zwei großartige erfolgreiche Tage zurück und freuen uns schon jetzt auf die Kundentage 2020.
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RPA – Robotic Process Automation
Der Begriff RPA ist ein neues und spannendes Kapitel der Digitalisierung
von Unternehmensprozessen. Doch was genau verbirgt sich eigentlich hinter
dem Begriff „Robotic Prozess Automation“? Es geht in erster Linie um die Auto
matisierung von Prozessen. Mit Hilfe einer RPA Software können Sie sogenannte
Softwareroboter erstellen, welche zuvor gelernte Tätigkeiten automatisch ausführen.
Das bedeutet, ein Roboter imitiert die Tätigkeit eines Menschen, der ansonsten vor
dem Bildschirm sitzen würde und erledigt eine bestimmte Aufgabe. „Imitieren“ ist hier
wortwörtlich zu verstehen, denn RPA Roboter bedienen andere Programme über
die graphische Oberfläche, unter anderem mit Hilfe der Maus- und Tastaturtreiber.
Diese Herangehensweise bietet einen großen Vorteil: Es Arbeitsagentur übertragen. Dafür kann ein RPA Roboter
wird keine direkte Schnittstelle zu einer anderen Software verwendet werden. Der Roboter fungiert also wie ein Tool,
benötigt. Dadurch sind RPA Systeme sehr flexibel, was die das Sie an Ihrem PC starten können und welches Ihnen
Einsatzmöglichkeiten betrifft. Wurde dem Roboter einmal lästige und monotone Arbeit abnimmt. Unüberwachte Ro-
beigebracht, was er zu tun hat, so kann er diese Tätigkeit boter hingegen arbeiten beispielsweise auf einem Server
permanent ausführen. Ebenso sind Roboter leicht skalier- oder einer virtuellen Maschine und erledigen bei bestimm-
bar und dadurch schnell dem anstehenden Arbeitsaufwand ten Triggern eine Aufgabe. So können damit E-Mail-Post-
anpassbar. Nicht zuletzt bieten sie ebenfalls ein großes fächer überwacht werden und die Inhalte bestimmter
Maß an Transparenz, da jeder durchgeführte Arbeitsschritt Mails in die gewünschten Programme, bzw. Datenbanken
dokumentiert ist und dadurch nachvollziehbar wird. übertragen werden.
Wie muss man sich einen solchen Roboter nun vorstellen? Vorreiter in der Anwendung von RPA Software sind mo-
Es gibt zwei verschiedene Arten von Robotern, überwachte mentan vor allem die Finanz- und Versicherungsbranche.
und unüberwachte. Die unüberwachten Roboter benötigen Speziell im Personalmanagement wird RPA bevorzugt ein-
keine Interaktion mit dem Nutzer und können ihre Aufga- gesetzt. Müssen große Mengen an Adress- und Kontakt-
be komplett selbstständig erledigen. Im Gegensatz dazu daten aktualisiert werden, so wurde das bisher manuell
benötigen die überwachten Roboter eine Interaktion mit erledigt. Solche Aufgaben werden nun von Robotern über-
dem Menschen. Das können Entscheidungen im Prozess nommen. Auch mit Blick auf RIOS lassen sich viele Anwen-
sein, welche der Mensch treffen muss, oder die Angabe dungsfälle finden, bei denen der Einsatz von RPA Techno-
einer bestimmten Datei, die ausgelesen werden soll. Gera- logie eine Arbeitserleichterung bedeuten würden. Dabei ist
de diese überwachten Roboter sind als Hilfsmittel für die es egal, ob es darum geht, Daten von außen nach RIOS zu
Mitarbeiter gedacht. Nehmen wir an, Sie müssen Ihre Aus- schreiben, oder Daten aus RIOS in eine andere Software zu
bildungsangebote aus RIOS in die Kursnet-Datenbank der übertragen. Beide Wege sind möglich.
In einem aktuellen Projekt geht es um die Übertragung der Rückmeldungen
aus der Nachbefragung in die Eingliederungsergebnisse in RIOS. Die ausgefüllten
Beispiel
Fragebögen werden von den Teilnehmern an ein spezielles Postfach zurückgeschickt,
das von einem RPA Roboter überwacht wird. Dieser liest die angehängten PDF-
Dateien aus und überträgt die Informationen an die entsprechenden
Eingliederungsergebnisse der Teilnehmer in RIOS.
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© shutterstock
Für RPA geeignete Prozesse
Grundsätzlich sind alle Prozesse, die auf definierten Re- Business Process Managements ab. Diese zielen darauf
geln basieren, sich wiederholen und ein hohes Volumen ab, Abläufe zu überarbeiten und effizienter zu gestalten.
an Transaktionen haben, für RPA geeignet. Ist ein Pro- BPM hat also das große Ganze im Blick und kann in den
zess gut dokumentiert und läuft stabil und vorhersag- Teilaufgaben mit RPA Robotern unterstützt werden.
bar, dann ist ein Einsatz von RPA möglich. Auch klassi-
sche Wenn-Dann Entscheidungen kann ein Roboter auf Genau diese Teilaufgaben betreffend bietet Ihnen RPA eine
der passenden Datengrundlage treffen. Vielzahl an Möglichkeiten, Sie im Arbeitsalltag zu unter-
stützen. Die Mitarbeiter können dadurch von Routinetätig-
Wichtig hierbei ist, dass RPA Roboter bestehende Pro- keiten befreit werden und sich den Aufgaben widmen, bei
zesse automatisieren, welche auf der Verarbeitung denen komplexe und individuelle Entscheidungen eines
von vorhandenen und strukturierten Daten basieren. Menschen nötig sind. �
Dadurch grenzen sich RPA Lösungen vom Ansatz des
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RIOS 4: RIOS Workbench – die neue
individuelle Startseite für RIOS
Die RIOS Startseite war immer schon der Einstiegspunkt für alle Arbeiten mit RIOS
und auch wenn das Layout immer wieder modernisiert wurde, sind die grundlegende
Struktur und Benutzerführung über die Zeit konstant geblieben. Mit der RIOS Workbench
aus dem RIOS 4-Projekt ändert sich das nun. Viele Anwender haben den Wunsch ge
äußert, dass RIOS sie automatisch mit den für sie relevanten Informationen und ToDos
versorgen soll. Das neue Konzept für die Startseite trägt diesem Wunsch Rechnung.
Informationen und ToDos Schneller Zugriff auf Prozesse
Direkt beim Öffnen von RIOS sehen Sie, ob es Neuigkeiten Natürlich gibt es auch weiterhin das gewohnte RIOS-Menü,
gibt: nur ein bisschen versteckt in der linken oberen Ecke.
Warum? Meistens benutzen Sie immer wieder dieselben
Nachrichten
Befehle – und die möchten Sie schnell im Zugriff haben,
Mitteilungen, die über das RIOS Nachrichten-System während die Befehle, die nur ab und an Verwendung fin-
an Sie verschickt wurden den, gerne in den Hintergrund treten können.
Termine
Für den schnellen Zugriff auf die für Sie wichtigen
Ihre in RIOS hinterlegten Termine RIOS-Befehle gibt es drei Optionen:
Aufgaben
Favoriten
vgl. hierzu den Artikel „Aufgabenmanagement“ Auch im bisherigen RIOS gab es schon Favoriten.
Jetzt können Sie Ihre Favoriten jedoch selbst anlegen
Fehlende Teilnehmer
und verwalten
Teilnehmer, in deren Reha-Team Sie eingetragen sind
und die für den aktuellen Tag eine Fehlzeit in der Zuletzt geöffnet
Ausbildung bzw. dem Bereich Wohnen haben An dieser Stelle finden Sie die letzten zehn Stellen, an
denen Sie in RIOS gewesen sind.
QM-Einträge
Einträge, die in den letzten Tagen zur Verlaufsdoku- Schnellsuche
mentation Ihrer Teilnehmer hinzugekommen sind Geben Sie einfach den Namen des gewünschten
Befehls ein und greifen Sie über die Schnellsuche auf
eM@w-Ticker
die gewünschte Funktion zu
alle Meldungen, die in den letzten Tagen über eM@w
versendet oder empfangen wurden
Update-Informationen zu RIOS
Informationen über die Änderungen aus den letzten
RIOS-Updates
Mit einem Klick öffnet sich der entsprechende Bereich
und Sie können sich im Detail informieren.
Abb.: Workbench > Zuletzt geöffnet
10Abb.: Workbench
Überarbeitete Suche Individueller Einstieg
Die Schnellsuche ist schon lange eines der beliebtesten mit dem Dashboard
Features von RIOS, jetzt wurde sie noch einmal grund- Sind die bisher beschriebenen Funktionen für sich ge-
legend verbessert. Geben Sie einfach den Beginn Ihres nommen schon spannend genug, können Sie sich die für
Suchwortes ein und RIOS sucht für Sie in: formationen direkt mit s.g. WebParts auf die Startseite
ziehen und nach Ihren persönlichen Vorlieben anordnen.
Teilnehmern Neben den bisher beschriebenen Funktionen stehen Ihnen
Maßnahmen hier auch weitere Übersichts- und Statistik-WebParts
Ausbildungsgruppen z.B. zu Anmeldung und Belegung zur Verfügung. �
Kontakten
Prozessen
Abb.: Einfach mit der Eingabe von „Leist“ werden ein Teilnehmer, eine Ausbildungsgruppe, eine
Ansprechpartnerin beim Kostenträger und der Prozess „Leistungsdokumentation“ uvm. gefunden.
11Termin- und Aufgaben
management
In RIOS gibt es eine Vielzahl von Informationen anhand derer sich
Aufgaben ableiten lassen, z.B.:
→ das Prozessprofiling bei einem meiner Teilnehmer ist noch nicht fertig bewertet
→ es sind noch Fördermaßnahmen bei meinen Teilnehmern offen
→ es existieren überschneidende Fehlzeiten, die bereinigt werden müssen
→ über eM@w wurden Teilnehmer angemeldet,
diese Anmeldungen müssen bearbeitet werden
→ und viele mehr
Diese Informationen waren in RIOS bisher an verschiedenen Stellen zu finden. Das neue Termin- und Aufgabenmanage-
ment bündelt alle Aufgaben und stellt Sie Ihnen zentral auf der RIOS-Startseite zur Verfügung. Dabei gibt es im Auf
gabenmanagement insgesamt drei unterschiedliche Arten von Aufgaben, die sich jeweils ein wenig anders verhalten:
QM-Aufgaben
QM-Aufgaben fließen in die Aufgabenliste ein. Das Anlegen und die weitere Bearbeitung
von QM-Aufgaben erfolgen wie gewohnt.
Systemaufgaben
Dies sind Aufgaben, die sich aus der aktuellen Datenlage in RIOS ergeben, z.B. wenn RIOS fest-
stellt, dass ein Prozessprofiling bearbeitet werden muss. Diese Aufgaben legt RIOS automatisch
an und setzt sie selbstständig auf erledigt, wenn sich die Daten entsprechend geändert haben,
also z.B. das Profiling fertig ausgefüllt wurde.
Aufgaben adhoc erfassen
Ganz neu mit dem Aufgabenmanagement implementiert ist die Funktion an vielen Stellen in RIOS auch
selbst noch eine Aufgabe zu erstellen und diese sich selbst und/oder Kollegen zuzuweisen. Je nach-
dem wo die Aufgabe erstellt wurde, wird sie dabei direkt mit der passenden Stelle in RIOS verknüpft.
Sie sehen in der QM-Übersicht auf der Startseite, dass der Nachtdienst im
Internat eine Notiz verfasst hat, dass ein Teilnehmer betrunken aufgefallen sei.
Beispiel
Dem wollen Sie nachgehen. Dafür klicken Sie einfach auf das Glocken-Icon bei
der QM-Notiz und schon können Sie eine Aufgabe erstellen, die mit genau
dieser Notiz verknüpft ist.
12Abb.: Aufgabe anlegen
An folgenden Stellen können Aufgaben erstellt werden: Terminmanagement
RIOS Workbench (Diese Aufgabe hat keine weiteren Neben Ihren Aufgaben finden Sie im Terminmanagement
Verknüpfungen) auch noch alle Termine, die in RIOS auf Sie geschlüsselt
Teilnehmerakte, Maßnahmen, Ausbildungsgruppen, wurden, z.B. aus den Besonderen Hilfen oder der Inte-
Zimmer und Kontakte ressentenverwaltung. Darüber hinaus können Sie auch
QM-Objekte Ihre weiteren Termine in RIOS einfach über den Kalender
Fehlzeiten eintragen. �
Praktika
Nachrichten
Abb.: Aufgaben
13Das Selbsteinschätzungsportal
von RIOS
Mit dem neuen Selbsteinschätzungsportal für RIOS steht Ihnen ein Tool
zur Verfügung, mit dem Ihre Teilnehmer die ProfilingFragebögen online
ausfüllen können.
Sie kennen die Situation wahrscheinlich nur zu gut. Schließt ein Teilnehmer die Befragung ab, werden die
Es steht ein neuer Profiling-Termin an. Das bedeutet, Daten sofort nach RIOS übertragen und sind für die
Fragebögen müssen ausgedruckt werden und an alle zuständigen Mitarbeiter einsehbar. Ebenso können die
Teilnehmer verteilt werden. Nachdem irgendwann alle Verantwortlichen in RIOS nachprüfen, welche Teilneh-
ausgefüllten Fragebögen auch wieder den Weg zurück mer ihre Selbsteinschätzung noch nicht abgeschlossen
zu Ihnen gefunden haben, ist die Arbeit immer noch haben. Dadurch behalten Sie immer den Überblick über
nicht getan. Die Daten wollen anschließend natürlich den aktuellen Stand des Befragungstermins. Das Selbst-
noch in RIOS eingepflegt werden. All das kostet Zeit und einschätzungsportal ist eine eigenständige Webanwen-
Ressourcen. dung. Diese wird auf einer eigenen Infrastruktur instal-
liert und anschließend nach außen freigegeben. Damit
Um diesen Vorgang zu vereinfachen, gibt es das RIOS die Teilnehmer sich sicher einloggen können, bietet das
Selbsteinschätzungsportal. Dahinter verbirgt sich eine Portal zwei Wege an, um die Nutzer zu authentifizieren.
eigenständige Webanwendung. Diese ermöglicht es den Einerseits kann eine in RIOS integrierte Nutzerverwal-
Teilnehmern, ihre Profiling-Selbsteinschätzung online tung verwendet werden. Diese nutzt dazu die in RIOS
durchzuführen. Dazu werden die Teilnehmer per E-Mail hinterlegten Mailadressen der Teilnehmer. Falls Sie in
informiert, wenn ein neuer Befragungszeitraum beginnt. Ihrem Haus bereits mit Microsoft Azure arbeiten, können
Mit einem persönlichen Account greifen die Teilnehmer alternativ auch die AD Accounts der Teilnehmer verwen-
anschließend auf das Portal zu und können die Fragen det werden. Durch die Azure App Integration können
des Profilings an ihrem PC oder Smartphone beantwor- sich Ihre Teilnehmer mit dem bestehenden Azure-Ac-
ten. Das Portal bietet dabei die Möglichkeit, jederzeit count am Portal anmelden und ihr Profiling durchführen.
die Eingaben zu speichern und die Befragung zu einem
anderen Zeitpunkt fortzuführen. Eine Indexleiste zeigt Das RIOS Selbsteinschätzungsportal nimmt Ihnen
den Teilnehmern, welche Fragen sie bereits beantwortet einerseits eine Menge Arbeit ab, indem automatische
haben und welche noch ausstehen. Zudem bietet eine Benachrichtigungen an die Teilnehmer versendet wer-
Gesamtübersicht der Fragen und gegebenen Antworten den und die Profilingdaten nach Abschluss direkt in ihr
die Möglichkeit, den Fragebogen nochmal Revue passie- RIOS übertragen werden. Andererseits bietet es auch
ren zu lassen, bevor er abgeschlossen wird. den Teilnehmern die Möglichkeit die komplexen Fragen-
kataloge jederzeit und an jedem Ort zu beantworten. �
Abb.: Selbsteinschätzungsportal Abb.: Selbsteinschätzungsportal – Gesamtübersicht
14Halvotec feiert
20-jähriges Firmenjubiläum
Seit nunmehr 20 Jahren steht Halvotec seinen Kunden rund um das Thema
Geschäftsprozess-Digitalisierung als IT Dienstleister mit fertigen Produkten,
individuellen Softwarelösungen sowie IT Unterstützungen und Beratung zur Seite.
So manche Hürden und Herausforderungen konnten auch Mitarbeiter, Partner und Kunden, die die Firma schon
wir im Laufe der Jahre meistern, so dass wir am 27. Juni seit vielen Jahren begleiten, hervorgehoben. Nur durch sie
20 Jahre erfolgreiche Zusammenarbeit mit unseren Kun- konnte aus einer 3-Mann Firma ein wachsendes IT-Unter-
den und Partnern, aber auch 20 Jahre Engagement und nehmen werden, das derzeit über 60 Mitarbeiter beschäf-
wunderbare Mitarbeiter feiern konnten. tig und im gesamten deutschsprachigen Raum agiert.
Bei bestem Sommerwetter durften wir ab 17 Uhr die ersten Fingerfood, Live-Cooking, ausgefallene Drinks von der Gin
der insgesamt 180 Gäste in unseren Büroräumen im Al- Bar sowie die ein oder andere Anekdote aus der Anfangs-
penwerk Raubling begrüßen. Mit ein paar Einblicken in die zeit sorgten für eine lockere und gelassene Stimmung an
Anfangszeit der Firma, begrüßten die beiden Geschäfts- diesem Abend. �
führer, Alexander Lerch und Ulrich Vogl, die Gäste. Einige
staunten nicht schlecht, dass die Gründer bei der Entste-
hung der Firma erst zwischen 16 und 22 Jahren alt waren
und konnten sich bei den gezeigten Fotos ein Schmunzeln
nicht verkneifen. Natürlich wurden im Zuge der Begrüßung
15LBR-Controlling
Mittlerweile ist die Übermittlung von Ausbildungsleistungen über den LBR schon seit
einigen Jahren Pflicht. Umso mehr rückt nun die Frage in den Fokus, wie die Qualität der
übermittelten Daten gesichert werden kann. Schließlich ist eine gute LBR-Dokumentation
auch eine Visitenkarte Ihres Hauses. In vielen Berufsförderungswerken werden die Daten
vor dem Versenden deshalb noch einmal auf Vollständigkeit und Korrektheit überprüft.
Die Praxis zeigt, dass dies sehr spät ist. Viel besser wäre es, wenn Fehler und Lücken
sofort bzw. kurz nach der Eingabe auffallen. RIOS verfügt deshalb mittlerweile über
eine gut bestückte Toolbox zum laufenden LBR-Controlling.
Lückenanzeige LBR-Controlling: Konsistenzchecks
Mit der Lückenanzeige sehen Sie auf einen Blick, ob LBR-Eingaben
und wann es bei der Erfassung von Leistungen über Lassen Sie sich von RIOS auf ggf. inkorrekte LBR-Daten
die Leitungsdokumentation noch Lücken gibt. In einem hinweisen. Die Konsistenzchecks LRB-Eingaben infor-
Kalenderblatt sehen Sie pro Tag bzw. Erfassungsblock, ob mieren Sie über
bzw. welche Eingaben vorgenommen wurden und ob die
Eingabe für die gesamte Gruppe gemacht wurde oder ob Lücken
ggf. eine Mehrfacherfassung vorliegt. Stellen Sie Fehler Doppelerfassung
fest, können Sie direkt aus der Lückenanzeige die Leis- unvollständige Gruppen in Maßnahme,
tungsdokumentation zur Nachbearbeitung öffnen. Ausbildungsgruppe und Teilnehmer
besonders lange oder überschneidende
Über Filteroptionen können Sie genau den Zeitraum der besondere Hilfen
Anzeige einstellen. Weiterhin haben Sie die Option, sich
nur die Lücken in der Dokumentation anzeigen zu lassen. So können Sie direkt tätig werden und fehlerhafte Daten-
konstellationen gleich nach dem Entstehen korrigieren.
Die Lückenanzeige steht Ihnen auch bei den Teilnehmern,
Ausbildungsgruppen und Maßnahmen zur Verfügung. Bei
der Lückenanzeige in der Teilnehmerakte werden auch die LBR-Controlling: Zeitpunkt
Fehlzeiten des Teilnehmers mit ausgewiesen, so dass Sie
hier direkt sehen, wenn ein Teilnehmer Inhalte auf Grund
bezogenes Controlling und
von Fehlzeiten nicht erhalten hat. Auf der Ebene der Maß- Übersicht in Maßnahme
nahme steht die Option zum Unterscheiben der Leistungs- Am Ende einer Maßnahme zu wissen, ob ein Teilneh-
erfassung zur Verfügung. mer alle ihm zustehenden Leistungen erhalten hat, ist
nur ein erster Schritt. Um rechtzeitig aktiv werden zu
können, müssen Sie schon im Laufe der Maßnahme
erkennen, wenn Teilnehmer zu wenige oder nicht die
richtigen Leistungen erhalten.
Mit dem zeitpunktbezogenen Controlling legen Sie
pro Maßnahme fest, zu welchen Zeitpunkten welche
Leistungen in welcher Quantität erbracht werden sollen.
Über entsprechende Auswertungen können Sie nach-
vollziehen, ob es Teilnehmer gibt, für die zu wenig oder
die falschen Leistungen erbracht wurden und können
in diesen Fällen gezielt Maßnahmen ergreifen, um zum
Ende der Maßnahme alle notwendigen Leistungen für
den Teilnehmer tatsächlich erbracht zu haben.
Abb.: Lückenanzeige
16Abb.: Zeitpunktbezogenes Controlling Abb.: LBR Export-Übersicht
Um Ihnen das Anlegen der Planung für das zeitpunktbe- Automatische LBR-Meldung
zogene Controlling so einfach wie möglich zu machen, Wurden die Leistungen schon während der Laufzeit der
erfolgt die Erstellung der Controlling-Vorgaben direkt in Maßnahme freigegeben, kann RIOS die LBR-Meldung nach
Excel. Dabei stehen Ihnen alle Features von Excel zur dem Ende der Maßnahme selbstständig vornehmen. Damit
Verfügung (kopieren, verschieben, filtern usw.) und die Pla- entfällt der aufwändige Prozess von Kontrolle und Freigabe
nung kann für mehrere Maßnahmen bzw. Maßnahmenvor- von LBR-Meldungen zum Ende der Maßnahme komplett.
lagen auf einmal erfolgen. Das fertige Excel-Sheet mit der
Planung wird einfach in RIOS hochgeladen. Soll eine be-
stehende Planung geändert werden, kann diese aus RIOS
Infomails über erreichte Controlling-Zeitpunkte
nach Excel exportiert und dort dann bearbeitet werden. Lassen Sie sich von RIOS per Mail darüber informieren,
wenn Controlling-Zeitpunkte erreicht wurden.
Professionsbezogenes Controlling Auswertungen für LBR-Verantwortliche
mit LBR-Exportübersicht
Verschiedene Auswertungen z.B. nach Leistungen, die
Das Tool „Professionsbezogenen Controlling“ erweitert jenseits der Sollvorgaben erbracht wurden, LBR-Code,
das „Zeitpunktbezogene Controlling“ um verschiedene Qualitätskriterien-Erfüllung halten Sie über den Fort-
spannende Features: schritt und die Qualität der Datenerfassung informiert.
Tools zum professionsbezogenen So können Sie jederzeit direkt nachsteuern, wenn Sie
Selbst-Controlling für Mitarbeiter feststellen, dass die Datenerfassung für den LBR nicht
Ihren Vorstellungen entspricht.
Neue Übersichten geben den Mitarbeitern die Möglich-
keit, den Stand ihrer Teilnehmer zu jedem Zeitpunkt
nachzusehen. So kann beispielsweise ein Psychologe LBR-Exportübersicht
direkt aus RIOS erkennen, ob es Teilnehmer gibt, für Mit diesem Tool überblicken Sie schnell, wie es um den
die die zum aktuellen Zeitpunkt vorgesehenen Bera- Stand Ihrer LBR-Meldungen bestellt ist. Für beliebig
tungsgespräche noch nicht stattgefunden haben. Kann wählbare Zeiträume können sie sich anzeigen lassen,
eine Leistung von verschiedenen Professionen erbracht welche Teilnehmer erfolgreich exportiert wurden – vor
werden, ist für die Mitarbeiter direkt ersichtlich, wenn allem aber, welche Exporte noch ausstehen oder gar
Leistungen bereits von einer anderen Profession er- fehlerhaft waren. Meldungen direkt im Assistenten
bracht wurden. Gerade im immer hektischer werdenden zeigen Ihnen an, warum ein Export fehlgeschlagen ist,
Arbeitsalltag unterstützt RIOS so dabei, den Überblick zu bzw. bei ausstehenden Exporten, wo ggf. noch Daten für
behalten und entlastet damit die Mitarbeiter. einen erfolgreichen Export fehlen.
Zeitpunktbezogene Freigabe durch Leistungscontroller
Maßnahmefreigabe LBR
Anstatt am Ende der Maßnahme alle Leistungen auf
einmal freizugeben, haben die Mitarbeiter die Mög- Mit der Maßnahmenfreigabe LBR können Sie die
lichkeit, schon währen der Laufzeit der Maßnahme zu LBR-Freigabe direkt im Pulk für alle Teilnehmer einer
festgelegten Zeitpunkten die, bis dahin erbrachten Leis- Maßnahme vornehmen. Damit beschleunigen Sie den
tungen freizugeben. Dies macht die Leistungsfreigabe Prozess der Freigabe von Daten für die Übermittlung
übersichtlicher, vereinfacht den Prozess und schafft die an die DRV. Besonders für Fälle, die keinen intensiveren
Voraussetzung für die Automatische LBR-Meldung Blick auf die zu übertragenden Daten benötigen. �
17Interview zum Integrationsplan
Im letzten RIOS-Magazin haben wir Ihnen das Tool „Integrationsplan“ vorgestellt. In einem gemeinsamen Projekt
haben das BFW Köln, das BFW Düren und das BFW Hamm gemeinsam mit Halvotec ein Tool zur Erstellung von
komplexen In- tegrationsplänen für die Kostenträger entwickelt. In diesem Interview geben Frau Eisengarten vom
BFW Köln, Herr Granrath vom BFW Düren und Herr Gierling vom BFW Hamm Einblick in die Hintergründe dieser
Entwicklung und den Projektverlauf.
Guten Tag Frau Eisengarten, Herr Gran- Was waren Ihre Anforderungen an die Ungewöhnlich an diesem Projekt ist ja,
rath und Herr Gierling. Vielen Dank, Umsetzung in RIOS? dass sich drei BFWs zusammengefun-
dass Sie sich für dieses Interview zur Herr Granrath: Besonders wichtig war, den haben, um gemeinsam ein neues
Verfügung stellen, um uns und den dass die Vereinbarungen mit den Leis- Tool zu entwickeln. Können Sie uns kurz
Lesern einen Einblick an den Besonder- tungsträgern auch in RIOS zu erkennen erzählen, wie es dazu gekommen ist?
heiten Ihres Projekts zu geben. Können sind und der besprochene Integrations- Herr Gierling: Zum einen war die Ein-
Sie zu Beginn kurz erläutern, warum Sie plan somit nicht verändert wird. Essen- sparung der Kosten ein Punkt. Aber
das Projekt „Integrationsplan“ gestar- ziell war auch die Funktion, Informa- auch die Tatsache, dass die Kölner Kol-
tet haben? tionen, die im Plan vorhanden waren, legen schon mehr Erfahrung mit RIOS
Frau Eisengarten: Die Anforderungen bearbeiten und an RIOS anpassen zu gehabt haben und wir alle das gleiche
unserer Kostenträger an den Integra- können. Der logische Aufbau und die Anliegen und die gleichen Vorgaben
tionsplan bestanden darin, auf einen genaue Struktur, wann was zu bearbei- vom Leistungsträger hatten, war ein
Blick die Integrationsplanung mit allen ten ist, waren zudem Anforderungen Grund für die Zusammenführung. So-
relevanten Daten aktuell an einer Stelle an die Umsetzung in RIOS. mit haben wir beschlossen, unsere An-
vorzuhalten. In RIOS waren vorher na- forderungen aufzuarbeiten und einen
türlich auch schon alle Daten enthal- Herr Gierling: Hinzukommend war die gemeinsamen Nenner zu finden. Und
ten, es war aber sehr umständlich, sich Benutzerfreundlichkeit von RIOS sehr dann einheitlich für die Halvotec ge-
schnell einen Überblick zu verschaffen. wichtig, um eine Akzeptanz der Mitar- führten Häuser Düren, Köln und Hamm
Zu den inhaltlichen Anforderungen hat beiter zu garantieren. Ebenso wie die entsprechend auch einheitlich in die-
sich eine Arbeitsgruppe der nordrhein- Erstellung eines Datensatzes, welcher sem Bericht aufzutreten. Die Zusam-
westfälischen Berufsförderungswerke aus den Berichten heraus aktualisiert menarbeit haben wir untereinander
mit den Kostenträgern getroffen. und angepasst werden kann, um somit geplant und sind dann auf Halvotec
ein einfaches und schnelles Ergebnis und Herrn Krämer zugegangen.
Herr Gierling: Zudem sollten die vor- gewährleisten zu können. Es ist also
handenen Daten, welche in verschiede- kein klassisches Berichtstool, sondern Frau Eisengarten: Der Einsatz von
nen Datenbanken gespeichert waren, man kann wirklich interaktiv mit dem Rios ist in unseren Häusern zwar recht
auf einen Blick ersichtlich werden, um Bericht bzw. dem Teilnehmer arbeiten unterschiedlich, aber trotzdem sind
somit alles Relevante gleichzeitig dar- und muss nicht ständig zurück in die die Grundfunktionalitäten dieselben.
stellen zu können. Stammdaten gehen, um zu korrigieren Wie Herr Gierling bereits sagte, haben
und den Bericht neu auszuwerfen. wir in Köln von den drei Häusern die
Herr Granrath: Nachdem wir uns zusam- meisten Tools im Einsatz und haben
mengesetzt und uns dann gemeinsam Frau Eisengarten: Letztendlich wollten uns daher Gedanken gemacht, wie
überlegt haben, wie der Integrations- wir keinen losgelösten Bericht, wo man eine solche Zusammenführung ver-
plan aussehen könnte, wurde dieser dann keine Verbindung hatte. Das war nünftig funktionieren kann.
anschließend auch mit den Kostenträ- wohl die größere Anforderung, die um-
gern verabschiedet. gesetzt werden musste. Wie haben Sie die Zusammenarbeit un-
tereinander und mit Halvotec erlebt?
Herr Granrath: Die Zusammenarbeit war
in allen Richtungen sehr positiv. Es war
eine sehr große Offenheit, denn es gab
viele Dinge, die zu besprechen waren,
auch einige Probleme, aber das war
immer sehr lösungsorientiert sowohl
18Abb.: Integrationsplan
seitens Halvotec als auch von Seiten Herr Gierling: Wie bereits von meinen von dem neuen Integrationsplan über-
der Kollegen der anderen Berufsförde- beiden Kollegen erläutert, haben wir zeugt, da sie nun die erforderlichen
rungswerke. Sehr angenehm und sehr die Grundanforderungen an Halvotec Berichte schnell erstellen können und
zielorientiert, dadurch kann sich das Er- an den Sitzungen gestellt und ge- dies vor allem fehlerfrei läuft. Wir wer-
gebnis auch sehen lassen. Wir arbeiten schaut ob diese von RIOS umgesetzt den bestimmt noch kleinere Verbesse-
ja auch schon mit Integrationsplänen werden können. Nachdem die techni- rungen vornehmen, aber insgesamt ist
seit einem halben Jahr in Schriftform schen Voraussetzungen vor Ort durch das sehr gut angekommen und auch
und da kann man auch schon sehen, Programmierer und Fachpersonal von schon im täglichen Einsatz. �
dass es für uns ein großer Vorteil ist. Halvotec geklärt wurden, wurden wei-
tere Fragen zusammen diskutiert. Ziel
Frau Eisengarten: Dem kann ich mich war es, den vorgegebenen Plan eins
nur anschließen. Wir fanden die Zu- zu eins in die EDV umsetzen zu kön-
sammenarbeit auch als sehr ange- nen. Das war eigentlich ein guter Zu-
nehm. Wir hatten zwei komplette Tage sammenarbeitsprozess..
mit Halvotec und mit den Kollegen aus
den anderen Häusern und waren rela- Frau Eisengarten, im BFW Köln wird
tiv gut vorbereitet. In RIOS wurden im der Integrationsplan ja schon in einer
Vorhinein alle Felder identfiziert, die wir ersten Inkarnation von den Anwendern
im Integrationsplan brauchen und wir getestet. Gibt es schon Feedback?
sind jedes Feld mit der Fragestellung. Frau Eisengarten: Bis alle Funktio-
Wo soll das drinstehen? Wo soll die nalitäten “rund” liefen, musste noch
Information herkommen? Wie soll die einiges nachgebessert werden. Wir
Information weiterverarbeitet werden? wollten unsere Reha- und Integrati-
durchgegangen. Das war eine Fleißar- onsmanager ja an einem funktionie-
beit, die wir ganz gut an den beiden renden System schulen. Unsere Kolle-
eng getakteten Tagen bewältigt haben. gen und Kolleginnen sind inzwischen
Vielen Dank an Sie drei, für den Einblick in das Projekt Integrationsplan – wir wünschen Ihnen weiterhin
eine erfolgreiche Einführung und viel Spaß bei der Arbeit mit RIOS.
19Interview mit Stefan Klose
und Joachim Krämer
Die Halvotec NAV Solutions feierte dieses Jahr im April ihren 5. Geburtstag. Zugleich ist Joachim Krämer
seit 9 Monaten an der Seite von Stefan Klose Geschäftsführer der Halvotec NAV. Grund genug, bei den
beiden nach dem aktuellen Stand der Dinge zu fragen.
Stefan, seit 5 Jahren gibt es jetzt be- Das funktioniert nur, wenn sich alle Krämer: Und bei dem Ganzen setzt man
reits die Halvotec NAV Solutions. Was Betriebsdaten in einer Datenbank be- auf ein Microsoft Standardprodukt,
macht ihr eigentlich genau? finden und die Software die Geschäfts- welches durch unzählige Erweiterun-
Klose: Als Microsoft Partner führen wir anwendungen kennt, abbildet und ver- gen von Microsoft Partnern auch noch
die ERP-Lösung Microsoft Dynamics knüpft. Zu diesen Geschäftsanwen- extrem spezialisiert werden kann. Ist
NAV / Microsoft Business Central (früher dungen gehören unter anderem die man mit seinem Partner unzufrieden,
NAVISION) in Unternehmen ein und Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft, wechselt man ihn einfach. Meiner Mei-
entwickeln diese nach den speziellen Vertrieb, Einkauf, Verkauf, Lager, Per- nung nach muss man sich Business
Anforderungen unserer Kunden wei- sonal, Produktion / Fertigung und das Central auf jeden Fall ansehen, wenn
ter. Darüber hinaus bieten wir unseren Controlling. man sich Überlegungen in Richtung ERP
Kunden eine Vielzahl von eigenent- macht. Ob es dann die beste Lösung
wickelten Modulen an. Besonders mit Für welche Firmen kommt die Software für das Unternehmen ist, bewerten wir
unserem Halvotec Academic Allian- in Frage? vor einem Projekt gemeinsam mit dem
ce Programm haben wir bei Berufs Klose: Durch die vielen Module ist es potenziellen Kunden.
förderungs- und Berufsbildungswerken nahezu in jedem Unternehmen ein-
großen Erfolg. Hierbei können wir mit setzbar. Vom 2-Personen Betrieb der Ihr habt jetzt von NAVISION, NAV,
Microsoft zusammen Bildungseinrich- einen Online-Handel hat, über den Business Central gesprochen. Was ist
tungen Business Central für die Aus- Schreiner, der nur seine Finanzbuch- eigentlich der Unterschied?
bildung oder die Übungsfirma kosten- haltung macht, bis zum großen Auto- Krämer: Gut, dass du fragst, so kann
los zur Verfügung stellen. mobilzulieferer, der selbst seine Pro- man das hier nämlich mal aufklären:
duktionssteuerung damit abbildet, ist Es gibt keinen. Früher hieß die Soft-
Da muss ich gleich mal einhaken, was Business Central überall im Einsatz. ware NAVISION und obwohl es den Na-
ist denn eine ERP-Lösung? Und das ist eigentlich auch das Span- men schon sehr lange nicht mehr gibt,
Krämer: Die Abkürzung steht für Enter- nende daran. Die Preise von Business nennen es viele Firmen noch immer
prise Ressource Planning. Ich mach Central sind userbezogen. Das heißt, so. NAVISION wurde von Microsoft ge-
mal ein konkretes Beispiel: Ein Kunde ein Kleinunternehmen kann sich diese kauft und bekam dadurch den Namen
bestellt einen Artikel, das System er- Software auch leisten und bspw. auch Microsoft Dynamics NAV. Seit 2019 heißt
mittelt den kundenbezogenen Preis, nur als System zur Rechnungsstellung die neue Version jetzt auch nicht mehr
überprüft, ob der Artikel auf Lager ist, und zur Überwachung des Zahlungs- NAV sondern Business Central. Das
bestellt oder sogar erst produziert wer- eingangs nutzen. Alle weiteren Mo- macht unseren Vertrieb relativ kom-
den muss. Daraufhin macht das Sys- dule sind aber ja trotzdem vorhanden pliziert, weil wir sicherheitshalber am
tem Bestellungs- oder Produktionsvor- und so kann man bei Bedarf weitere liebsten mit allen drei Namen arbeiten.
schläge. Sobald der Artikel verfügbar Funktionen jederzeit einführen. Das NAVISION ist halt fast jedem ein Begriff,
ist, kann das System gleich über unse- System wächst sozusagen mit dem das wird bei Business Central noch
re DPD-Schnittstelle beim Paketdienst Unternehmen mit, auch weitere Lizen- einige Jahre dauern.
den Auftrag zum Versand anmelden, zen können problemlos hinzugenom-
Lieferschein und Rechnung erstellen men werden.
und in der Buchhaltung verbuchen.
20Abb.: Joachim Krämer (links) und Stefan Klose (rechts) im Gespräch mit dem RIOS Magazin
Um welche neuen Produkte handelt es Krämer: Zudem haben wir noch die Tä- neue Projekte und neue Mitarbeiter ge-
sich da? tigkeitserfassung, die wir ursprünglich winnen, dabei den Fokus auf partner-
Klose: Wir haben zum einen eine ZUG- für uns selbst entwickelt haben, als schaftliche Kundenbindung und hohe
FeRD-Schnittstelle für NAV/Business Modul weiterentwickelt und mittler- Kundenzufriedenheit beibehalten. Den
Central entwickelt. Darüber können un- weile auch bei einigen Kunden im Ein- Vertrieb auf unsere qualitativ hoch-
sere Kunden die digitale Rechnungs- satz, die stundenweise auf Aufträgen wertigen Module wollen wir weiter
stellung abbilden. Bei Behörden ist die und nach Mitarbeitern abrechnen. Zu- intensivieren.
elektronische Rechnungsstellung seit dem wurde unser Modul für die Aca-
2019 Pflicht und auch viele andere demic Alliance nochmals erheblich Wie sieht es mit dir aus, Jokl? Bedeu-
Firmen nutzen den ZUGFeRD-Standard. erweitertet. tet dein Engagement für Halvotec NAV,
Weiterhin haben wir ein recht um- dass die "RIOS Welt" in Zukunft auf
fangreiches Modul zur Lieferanten- Wie geht’s weiter, was sind eure dich verzichten muss?
bewertung entwickelt. Unser Modul nächsten Ziele? Krämer: Überhaupt nicht. RIOS und
individuelle Beleggestaltung haben Klose: Wir haben unseren strategi- unser Geschäftsbereich Social Solutions
wir nochmals umfassend erweitertet. schen Fokus auf unseren eigenen Pro- sind weiterhin meine Hauptaufgabe. Mit
Leichter kann man glaube ich Belege dukten, dem Academic Alliance-Pro- Halvotec NAV ist einfach eine weitere
nicht individuell anpassen, das Modul gramm und dem eher regionalen spannende Aufgabe hinzugekommen. �
ist eigentlich für jeden der NAV/Busi- Vertrieb. Dabei wollen wir wachsen.
ness Central im Einsatz hat interessant. Das bedeutet, wir wollen neue Kunden,
21Webinare 2019
In welche Themen oder RIOS Funktionen
möchten Sie einen tieferen Einblick erhalten?
Teilen Sie uns Ihre Webinar-Vorschläge gerne mit und
schreiben Sie uns an kontakt@halvotec.de
RPA – Wenn ein Roboter RIOS bedient
Datum: Dienstag, 14. Januar 2020, 11:00 Uhr
Lassen Sie lästige Aufgaben einfach durch einen Roboter erledigen. RPA
steht für Robotic Process Automation und ist der neueste Trend im Bereich
der Digitalisierung. Ohne Entwicklung von Schnittstellen oder aufwendigen
Tools können mit RPA Routineaufgaben automatisiert werden.
Reha-Akte – Neuerungen und Erfahrungen aus dem Produktivbetrieb
Datum: Dienstag, 10. März 2020, 11:00 Uhr
Revisionssicheres Dokumentenmanagement mit der Neuen Digitalen Reha Akte –
Neuerungen im Produkt, Erweiterungsmöglichkeiten zum unternehmensweiten
DMS und Erfahrungen aus bisherigen Projekten.
RIOS für die Teilnehmer – von der Selbsteinschätzung bis zur Nachbefragung
Datum: Dienstag, 12. Mai 2020, 11:00 Uhr
Viele Informationen werden von den Teilnehmern immer noch in Papierform
abgefragt und anschließend per Hand nach RIOS übertragen. Umgekehrt
werden auch Informationen aus RIOS den Teilnehmern nur in Papierform
zur Verfügung gestellt. Lernen Sie unsere Portallösungen für die Teilnehmer
kennen und erfahren Sie, wie der Datenaustausch zwischen dem Teilnehmer
und RIOS sicher und komfortabel funktionierten kann.
In unseren kostenfreien Webinaren erhalten Sie per Online-Präsentation
einen exklusiven Einblick in die Entwicklungen von RIOS.
Informationen und Anmeldung finden Sie unter www.halvotec.de/events
22Erfolgreich bestandene Systemprüfung
23IT takes more than systems
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Hochstraß Süd 7 / D-83064 Raubling
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