Schneller am Ziel - Knüsel Training AG
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M U LT I M E D I A
Schneller am Ziel
Die Forderung nach Effizienz im Job hat nichts mit Leistungsdruck und schnellem Arbeits-
takt zu tun. Wer effizient arbeitet, erledigt seine Aufgaben in kürzerer Zeit, hat dabei
weniger Stress und bleibt entspannter. Zusätzlich helfen digitale Tools, noch besser zu
werden. Auch Teams werden mit der passenden Software-Lösung noch produktiver.
Text: Mehmet Toprak
Das Wort Effizienz klingt für viele nicht be- liche Erfolgserlebnis. Wer dann noch notiert, wo überall Ablenkungen locken und die Kol-
sonders sympathisch. Sie verbinden Effizi- bis wann er eine Aufgabe abgeschlossen ha- legen nicht sehen, wenn man kurz eine Run-
enz mit gestiegenem Leistungsdruck und ben will, schafft einen gewissen Zeitdruck de im Internet surft.
noch mehr Arbeit in noch kürzerer Zeit. Rich- und ist damit automatisch schneller.
tig verstanden zielt Effizienz aber darauf ab, Andy Gilgen, Trainer für Arbeitstechniken Der lästige Kleinkram
dass man seine Aufgaben mit möglichst we- sowie Mitinhaber und Geschäftsführer des Neben den wichtigen Aufgaben, die auf der
nig Aufwand, ohne Reibungsverluste oder Beratungsunternehmens Knüsel Training To-do-Liste stehen, gibt es auch noch den
Störungen erledigt und deshalb schneller aus Solothurn, empfiehlt die Arbeit nach ganzen Kleinkram, der nicht auf der Liste steht.
und entspannter fertig wird. So gesehen also dem «Sofort-Prinzip». «Es besteht aus drei Bestellungen für die Einkaufsabteilung aufge-
eine sehr menschenfreundliche Vorstellung einfachen Fragen. A: Kann ich die Arbeit lö- ben, Anfragen aus dem Support beantworten,
von Arbeit. schen? Wenn ja, dann lösche ich. Wenn nein, Meetings organisieren. Aufgaben, die nur we-
Wie wichtig mehr Effizienz wäre, das un- kommt Frage B: Kann ich die Arbeit in drei nige Minuten dauern, erledigt man idealerwei-
terstreicht zumindest indirekt auch die Studie Minuten erledigen? Wenn ja, dann erledige se sofort. Dann hat man sie aus dem Kopf.
Job-Stress-Index der Stiftung Gesundheits- Ein weiterer Trick besteht darin, Aufgaben
förderung Schweiz. Sie stellt in den letzten blockweise zu erledigen. Wenn Sie beispiels-
Jahren eine kontinuierliche Zunahme des weise E-Mails immer erst ab 16 Uhr beant-
Stresslevels in der Arbeitswelt fest. Demnach worten, müssen sie nicht alle zehn Minuten
leiden drei von zehn Erwerbstätigen unter «Zwei Stunden ohne ins Postfach schauen. Das lästige Aufräu-
Stress und davon fühlt sich mehr als die Hälfte men von Ordnern, Dokumenten und Unterla-
emotional erschöpft, ist also dem berüch- Mails, ohne Telefon gen, egal ob auf Papier oder digital, erledi-
tigten Burnout nahe. Das hat auch betriebs- gen Sie am besten, wenn Sie gerade ein Leis-
wirtschaftliche Folgen. Übermässiger Stress und ohne Internet tungstief haben.
senkt die Leistungsfähigkeit. Die Stiftung hat Ein wichtiger Faktor für die Effizienz im
für das Jahr 2020 errechnet, dass durch die können die Arbeit Büro sind Meetings. «Hier verlieren Teams
Reduzierung von Stress ein ökonomisches oft unglaublich viel Zeit, die sie einfach absit-
Potenzial von etwa 7,6 Milliarden Franken enorm beflügeln.» zen», sagt Gilgen. Deshalb sollte man sich
ausgeschöpft werden könnte. vor jedem Meeting vier Fragen stellen: Er-
stens, ist das Meeting notwendig? Zweitens,
Ratschläge, einfach aber wirksam was ist das Ziel des Meetings? Drittens, wer
An guten Ratschlägen für effizientes Arbeiten ich die Arbeit. Wenn nein, kommt Frage C: Für muss teilnehmen und wer darf ruhig weiter-
fehlt es nicht. Die Zeit einteilen, Ziele definie- wann plane ich die Arbeit ein? Das «Sofort- arbeiten? Und viertens, wie lange darf es
ren, Prioritäten setzen – solche Ratschläge Prinzip» heisst entscheiden.» maximal dauern?
hat man schon oft gehört. Trotzdem lohnt es Ohne eine gewisse Disziplin geht es dabei So schaffen Sie die Voraussetzungen, da-
sich, sich einige Tipps in Erinnerung zu rufen. nicht. Man muss sich konzentrieren und mit die Zusammenkünfte der Kolleginnen
Vor allem dann, wenn sie simpel, aber wirk- Zeiten festlegen, in denen man die wichtigen und Kollegen ergebnisorientiert ablaufen.
sam sind. So ist es sicher sinnvoll, für jeden Aufgaben fokussiert angeht. Während dieser Übertreiben darf man es mit der Effizienz
Tag einen Plan zu erstellen. Hier tritt die gute Fokus-Phasen sollte man jegliche Störungen aber auch nicht. Denn der Gedankenaus-
alte To-do-Liste in Aktion. Drei realistische ausschalten. Zwei Stunden ohne Mails, ohne tausch im Meeting stärkt den sozialen Zu-
Ziele zu notieren, die eines nach dem ande- Telefon und ohne Internet können die Arbeit sammenhalt im Team und fördert die Ent-
ren abgehakt werden, das sorgt für das täg- enorm beflügeln. Vor allem im Homeoffice, wicklung kreativer Ideen.
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Richten Sie vielleicht trotzdem einen mee- Effiziente Arbeit hat auch immer etwas
tingfreien Tag in der Woche ein, an dem sich mit Wohlbefinden zu tun. Egal, ob Smart-
die Mitarbeiter voll auf ihre Aufgabe konzen- phone und Notebook, Stift und Notizblock 7 SCHNELLE
trieren können. oder Software-Tool: Nutzen Sie Werkzeuge,
die gut aussehen, sich einfach bedienen las-
TIPPS
Tools, die Freude machen sen und Ihnen Freude machen. • Fertig machen ist besser als perfekt
Digital Natives schwören auf Apps und Tools, Nicht jeder kann sich beispielsweise da- machen wollen.
die den Arbeitsalltag effizienter machen. mit anfreunden, dass alle Arbeitsschritte
Doch viele Unternehmen sind hier noch unsi- komplett digitalisiert sind. Wer beispielswei- • Chat nutzen. Chat ist weniger förm-
cher. «Meist ist unklar, was überhaupt mit den se gerne noch handschriftlich auf Papier lich, schneller geschrieben und ent-
neuen Software-Tools erreicht werden soll», schreibt, für den gibt es interessante Lö- lastet das Postfach.
sagt Andy Gilgen. Vor der Anschaffung einer sungen. Beispielsweise vom Notizbuch-
Software-Lösung sollte also überlegt werden, Hersteller Moleskine. Beim Smart-Writing- • Multitasking funktioniert nicht. Eine
welche Tasks diese eigentlich übernehmen System nutzt man einen Kugelschreiber mit Aufgabe nach der anderen.
soll und was genau dadurch besser wird. Funkverbindung zu einem Tablet oder Smart-
Gute Chancen, die Effizienz im Team zu phone und schreibt auf ein Papier mit unauf- • Kleinkram sofort erledigen, dann ist
verbessern, bieten Kollaborationsplatt- fälligem Punktraster. Beim Schreiben erschei- er aus dem Kopf.
formen wie MS Teams, Google Drive oder nen die Notizen fast zeitgleich auf dem T ablet
Slack. In Zeiten, in denen manche Kollegen oder Smartphone mit der entsprechenden • Widerstehen Sie der Versuchung,
im Homeoffice, andere unterwegs und wie- Moleskine-App. Der digital aufgerüstete Mails immer sofort zu beantworten.
der andere im Büro sitzen, versammeln diese Kugelschreiber bietet allerdings nicht das
Plattformen alle Mitarbeitenden in einem gleiche Feeling wie ein schöner klassischer • Internet, Telefon und Mail auch mal
virtuellen Büro. Dort können sie per Video- Kugelschreiber oder Bleistift. Eine Alternati- abschalten.
konferenz, Chat oder Telefon kommunizieren ve hierzu ist Paperlike, eine Folie für Apples
oder gemeinsam Dokumente bearbeiten. iPad. Durch die leicht aufgeraute Oberfläche • Leichter gesagt als getan: Pausen
Eine gute Sache also, wenn man sie richtig bietet sie beim Schreiben oder Zeichnen mit machen. Auch wenn die Zeit drängt.
nutzt. Eine Auswahl empfehlenswerter Tools m
dem Apple-Stift ein papierähnliches Gefühl.
finden Sie ab Seite 60.
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Software-Tools für optimiertes Arbeiten
Es müssen nicht viele Tools sein. Ein oder zwei Software-Lösungen genügen oft schon,
um die Zusammenarbeit der Teams zu optimieren, auch abteilungsübergreifend. Wichtig
ist nur, vor der Anschaffung zu definieren, was die Software genau leisten muss.
Die folgenden acht Tools sind für viele Szenarien und Anwendungen eine gute Wahl.
M I N D M E I S T E R – Ideen entwickeln T R E L L O – Projekte organisieren
Ein onlinebasiertes Mindmapping-Programm, das Ähnlich wie Slack und MS Teams organisiert auch
man alleine oder im Team bearbeitet. Der Aufbau Trello die Zusammenarbeit von Arbeitsgruppen,
von Mindmeister ist einfach, so kann man nach kur- konzentriert sich dabei aber auf die Koordination
zer Einarbeitungszeit loslegen. Nach Eingabe eines Namens fügt der Aufgaben und Projekte. Im Prinzip ist Trello eine einfach zu be-
man durch «Enter» neue Elemente hinzu, in die man wiederum Stich- dienende und flexible Projektmanagement-Lösung. Zentrales Ele-
wörter eintippt. Mit «Tab» erscheint unmittelbar daneben ein kleine- ment von Trello ist das Board. Die Projekte erscheinen hier in einer
res Element. Mit der Maus schiebt man die Elemente nach Belieben Zeitleiste. Daneben können die Nutzer To-do-Listen und Karten für
auf der Mindmeister-Fläche herum, sodass man jederzeit neue Zu- ihre Aufgaben anlegen. Auf den Karten sind die wichtigsten Infos zu
ordnungen schaffen kann. Natürlich lassen sich Texte und Elemente einem Projekt wie Termine, Checklisten oder Kommentare jeweils in
auch farblich anpassen. Hat man alleine angefangen, kann man die einer Übersicht versammelt. Apps anderer Anbieter wie Dropbox
so erstellte Mindmap via Mail mit einem Link an andere Teilnehmer oder Evernote lassen sich einbinden.
des Projekts schicken oder andere Teilnehmer einladen, die Mind- trello.com
map gemeinsam zu bearbeiten.
mindmeister.com
C A N VA – Visuelle Kommunikation
SLACK – Kommunikation in Channels Ein enorm vielseitiges Online-Design- und Publi-
Der Instant-Messaging-Dienst ist ähnlich wie MS shing-Tool, das die visuelle Kommunikation von
Teams als virtuelles Gemeinschaftsbüro konzipiert. Unternehmen unterstützt. Canva bietet Hundert-
Die Kommunikation ist in Channels organisiert. Mo- tausende von gut sortierten Vorlagen und Millionen von Bildern für
bile Kollegen loggen sich via Smartphone (Android oder iOS) ein. Präsentationen, Broschüren, Infografiken, Flyer, Einladungen und
Slack versteht sich auch mit Microsofts Office 365 und synchronisiert Drucksachen aller Art. Auch für Social-Media-Posts in Facebook, In-
sich mit dem Outlook-Kalender. Aus Outlook heraus lassen sich stagram oder Twitter sind Vorlagen vorhanden. Nach dem Laden ei-
Mails direkt an das Team in die Slack-Channels schicken. Slack-Nut- ner Vorlage fügt man Bilder, Icons oder Grafiken hinzu, tippt die
zer greifen auch auf die Dateien zu, die in Microsofts Cloud-Plattform Textelemente ein und passt die Vorlage bei Bedarf auch farblich an.
Onedrive gespeichert sind. Bei Fotos sind zahlreiche Effekte und Bildbearbeitungsfunktionen
slack.com verfügbar. Arbeitsgruppen nutzen Canva gemeinsam und gestalten
beispielsweise in Teamarbeit eine Präsentation.
canva.com
O N E N OT E – Multimedia-Notizbuch
Das vielseitig einsetzbare digitale Notizbuch ist ein
Teil von Microsofts Office 365, lässt sich aber auch
separat als App verwenden. OneNote dient zum JITSI MEET
Sammeln von Ideen, Gedanken oder Skizzen. Das Videokonferenzen leicht gemacht
Notizbuch ist in Abschnitte oder Seiten einteilbar. Auch per Mikro Eine kostenlose Videokonferenz-Software auf
aufgenommene Sprachnotizen sowie Videos oder Dateien lassen Opensource-Basis. Läuft auch auf Apples iOS und
sich hier unterbringen und mit Kollegen teilen. Wer OneNote auf dem Android. Basisfunktionen wie das Teilen des Bildschirms oder Text-
Tablet nutzt, kann auch mit einem digitalen Stift oder dem Finger Chat sind ebenfalls möglich. Auf Wunsch zeichnet Jitsi die Kon
Skizzen anfertigen. Durch die Suchfunktion sind Notizen schnell auf- ferenzen auf. Ausserdem sind Schnittstellen zu den Software-
findbar. Ein simples und funktionelles Tool, das man nach kurzer Lösungen von Google, Microsoft und Slack vorhanden. So kann man
Einarbeitungszeit nicht mehr missen möchte. beispielsweise den Kalender in Outlook mit Jitsi verknüpfen.
microsoft.com/de-de/microsoft-365/onenote jitsi.org/jitsi-meet
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E V E R N OT E – Das intelligente Notizbuch MS TEAMS
Ein cloudbasiertes Notizbuch mit einer Vielzahl von Virtuelles Büro mit Vollausstattung
Funktionen, das seine Stärken auch als Smart- Die Kollaborationsplattform von Microsoft ist sicher
phone-App entfaltet. Notizen werden mit Tags ver- kein Geheimtipp mehr, aber eine sehr solide und
sehen, um sie später wieder leichter zu finden. Auch Sprachmemos, durchdachte Lösung, die Arbeitsgruppen oder Abteilungen viele
PDF-Dokumente oder Word-Dateien sind integrierbar. Die Volltext- Möglichkeiten der produktiven Zusammenarbeitet bietet. Man kann
suche sucht laut Hersteller quer über alle Dateitypen. Via Texterken- miteinander telefonieren, Videochat organisieren, via Text chatten
nung erkennt Evernote sogar in Fotos oder handschriftlich verfassten und Dateien austauschen. Mitarbeitende, die unterwegs sind, schal-
Texten die gesuchten Stichwörter. Laut Hersteller beherrscht das ten sich einfach per Smartphone zu. Das Feature Videomeetings
Tool dabei elf Sprachen in handschriftlichen und 28 Sprachen in bietet alle Funktionen, die virtuelle Meetings produktiv machen. Man
getippten Texten. Zudem versteht sich Evernote mit Google Gmail kann parallel zur Videokonferenz im Textchat zusätzliche Hinweise
und Microsoft Outlook. So kann man beispielsweise Mails in Everno- und Kommentare tippen und den eigenen Bildschirm teilen, etwa um
te speichern oder Evernote-Eintragungen via Outlook-Mail ans Team Grafiken oder Präsentationen zu zeigen. Teams, die sich für ein Pro-
schicken. Auch Nachrichten oder Bilder aus Slack nimmt Evernote auf jekt zusammenfinden, erstellen einen eigenen Teams-Raum, in dem
und speichert diese unter einem bestimmten Thema. Wichtige Pa- sie miteinander kommunizieren. Dateien lassen sich in der Cloud
pierdokumente scannt die Smartphone-Kamera ein. So sind Inhalte oder auf dem Firmenserver für alle zur Verfügung stellen.
und Dokumente jeder Art gut sortiert an einem Platz versammelt. microsoft.com/de-de/microsoft-teams
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