UBS BESR Einzahlungsschein - Zahlungsavisierung mittels Filetransfer Oktober 2018
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UBS BESR Einzahlungsschein Zahlungsavisierung mittels Filetransfer Oktober 2018
Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung 4 1.1 UBS BESR: Der Bank-Einzahlungsschein mit Referenznummer 4 1.2 Systemübersicht 4 2. Allgemeine Bestimmungen 5 2.1 Anmeldung 5 2.2 Vertragsverhältnis 5 2.3 Anwendbare Bestimmungen 5 2.4 Rechtliche Anforderungen 5 2.5 Ausführungsbestimmungen und Verantwortung 5 2.6 Kündigung 5 3. Systembeschreibung 6 3.1 Einzahlungsschein und Begriffsdefinitionen 6 3.2 Belegarten 9 3.2.1 UBS BESR: Der Einzahlungsschein mit vorgedrucktem Betrag 9 3.2.2 UBS BESR+: Der Einzahlungsschein ohne vorgedruckten Betrag 9 3.3 Codierzeile 10 3.3.1 Codierzeile mit vorgedrucktem Betrag 10 3.3.2 Codierzeile ohne vorgedruckten Betrag 10 4. Systemeinführung 11 4.1 Parameter 11 4.2 Belegbeschaffung 11 4.2.1 UBS BESR Beleggarnituren mit Rechnungsteil 11 4.3 Beleggestaltung 11 4.4 Druckauftrag an die Druckerei 12 4.5 Lesetest 12 5. Produktive Abwicklung / Verarbeitung 13 5.1 Gutschrift der Beträge und Zahlungsavisierung 13 5.2 Abstimmung der UBS BESR-Gutschriften 13 5.3 Fehler / Unstimmigkeiten 13 5.4 Storno- und Korrekturbuchungen 13 5.4.1 Betragsunterschiede Codierzeile / Betragsfeld 13 5.4.2 Berichtigung von ausgelieferten Daten 13 5.5 Post-Taxen 14 5.5.1 Verrechnung der Post-Taxen 14 5.6 Verspätungen 14 5.7 Nachproduktion 14 2
6. Zahlungsavisierung UBS BESR-Filetransfer 15
6.1 Zahlungsavisierungs-Art 15
6.2 Zahlungsavisierung mittels Filetransfer 15
6.2.1 Voraussetzungen 15
6.2.2 Datenbereitstellung 16
6.2.3 Einstellungen festlegen für UBS BESR-Filetransfer via UBS E-Banking 16
6.2.4 Einstellungen festlegen für UBS BESR-Filetransfer via UBS KeyPort 16
6.2.5 Hotlines 16
6.3 Periodizitäten 16
6.3.1 Periodizitäten der Gutschriften 16
6.3.2 Periodizitäten der Zahlungsavisierung 16
6.4 Format 17
6.5 Filename im UBS E-Banking 17
6.5.1 Fixer Filename 17
6.5.2 Variabler Name 17
6.6 Filename im UBS KeyPort 17
6.7 Filename UBS Swift for Corporates 17
6.8 Sortierung der Zahlungsavisierungs-Daten 17
7. Sammelbuchungsauflösung mittels camt-Kontoreporting 18
7.1 Avisierungs-Art 18
7.1.1 Interne Sammelbuchungsauflösung im camt.053 18
7.1.2 Externe Sammelbuchungsauflösung zum camt.053 18
7.1.3 Separate Sammelbuchungsauflösung für BESR 18
7.2 Periodizitäten 18
7.3 Weitere Informatione 18
8. Technische Spezifikationen 19
8.1 Druckspezifikationen 19
8.1.1 Druckfarbenträger (Farbtücher) für das Beschriften der UBS BESR 19
8.1.2 Andruck der Referenzierung 19
8.1.3 Lage der Codierzeile 19
8.1.4 Vertikale Verschiebung der ganzen Codierzeile 19
8.1.5 Horizontale Verschiebung der ganzen Codierzeile 19
8.1.6 OCR-B-Zeichensatz 19
8.1.7 Mass - und Gestaltungsmuster 20
8.1.8 Prüfzifferberechnung 20
8.2 Recordarten und Recordbeschreibungen 21
8.2.1 Gutschriftsrecord Typ 3 21
8.2.2 Totalrecord Typ 3 22
8.2.3 Recordbeschreibung camt 22
31. Einleitung
1.1. UBS BESR: Der Bank-Einzahlungsschein mit Referenznummer
Der UBS BESR (Bank-Einzahlungsschein mit Referenznummer) dient dem Inkasso von Forderungen in Schweizer Franken
innerhalb der Schweiz. Er ermöglicht Ihnen von der Rechnungsstellung bis zur Kontrolle der Zahlungseingänge eine weit-
gehend automatisierte Verarbeitung.
Der UBS BESR ist eine Dienstleistung auf der Basis des ESR-Beleges der Post (Einzahlungsschein mit Referenznummer) mit
einer optisch lesbaren Codierzeile. Ein Bestandteil dieser Codierzeile ist Ihre 20-stellige Referenz- / Rechnungsnummer. Sie
bestimmen, welche Informationen diese Referenz- / Rechnungsnummer enthalten soll; zum Beispiel die Rechnungs- oder
Kundennummer des Zahlungspflichtigen (Debitor).
Auf Grund der Angaben in der Codierzeile wird der Einzahlungsschein von den Banken und der Post elektronisch verarbei-
tet. Einzahlungen werden so direkt und schnell auf Ihr Konto geleitet. Nach Zahlungseingang erhalten Sie die Gutschrifts-
details inkl. die jeweiligen Referenz-/Rechnungsnummern mit den entsprechenden Beträgen elektronisch übermittelt, so
dass Sie diese Daten zwecks automatischem Abgleich der offenen Posten in Ihre Debitorenbuchhaltung, die Sie auf einem
EDV-System / PC führen, übernehmen können.
Für die Rückmeldung der Zahlungsdetails (= Zahlungsavisierung) steht Ihnen der Filetransfer zur Verfügung.
1.2 Systemübersicht
Rechnungssteller
Rechnungsversand
Zahlungspflichtiger
Zahlungseingang Avisierung
UBS Switzerland AG
Gutschrift
Konto Rechnungssteller
42. Allgemeine Bestimmungen
Dieses Handbuch enthält die für die Teilnahme am UBS BESR verbindlichen Richtlinien. UBS Switzerland AG behält sich
Änderungen vor; solche werden rechtzeitig bekannt gegeben.
2.1 Anmeldung
Sie unterschreiben das Formular «Erklärung zur Teilnahme am UBS BESR», welches Sie von der UBS Switzerland AG erhal-
ten und geben damit die von Ihnen gewünschte Ausprägung zur Zahlungsavisierung (Zahlungsavisierungs-Produkt, Perio-
dizität etc.) an.
2.2 Vertragsverhältnis
Zwischen der UBS Switzerland AG und der Post besteht ein Vertragsverhältnis betreffend der Verwendung von Einzah-
lungs scheinen mit Referenznummern (ESR) für die optisch maschinelle Zeichenerkennung. Gestützt auf dieses Vertrags-
verhältnis gewährt Ihnen die UBS Switzerland AG die Möglichkeit, für Einzahlungen und Überweisungen auf Ihr Bankkon-
to BESR-Zahlungsbelege mit der ESR-Teilnehmer-Nummer der UBS Switzerland AG zu verwenden.
2.3 Anwendbare Bestimmungen
Soweit das Formular «Erklärung zur Teilnahme am UBS BESR», das Handbuch «UBS BESR oranger Einzahlungsschein» so-
wie die Bestimmungen von UBS E-Banking, UBS KeyPort oder UBS SWIFT for Corporates keine besonderen Bestimmungen
enthalten, gelten die Zahlungsverkehrsbedingungen der UBS Switzerland AG.
2.4 Rechtliche Anforderungen
Für die Teilnahme am UBS E-Banking, UBS KeyPort oder UBS SWIFT for Corporates müssen die entsprechenden Verträge
abgeschlossen werden.
2.5 Ausführungsbestimmungen und Verantwortung
Die Zahlungsavisierungs-Daten gelten als Zusatz zum üblichen Kontoauszug und dienen ausschliesslich der Rationalisie-
rung Ihrer Verarbeitung. Massgeblich ist allein der Kontoauszug. Für die Kontrolle der Richtigkeit der in den Zahlungsavi-
sierungs-Dateien enthaltenen Buchungen anhand des Kontoauszuges oder der Totalgutschriftsanzeige sind Sie verant-
wortlich.
2.6 Kündigung
Sie können die Teilnahme am UBS BESR jederzeit schriftlich bei Ihrer zuständigen UBS-Geschäftsstelle kündigen.
UBS Switzerland AG kann die Teilnahme am UBS BESR jederzeit fristlos schriftlich kündigen oder die Dateneinlieferung
nach Benachrichtigung zeitweise einstellen.
Mit der Kündigung verlieren Sie das Recht, UBS BESR zu versenden. Sämtliche anderen Rechte und Pflichten bleiben noch
drei Monate in Kraft.
53. Systembeschreibung
3.1 Einzahlungsschein und Begriffsdefinitionen
Der UBS BESR besteht aus einem Verarbeitungsbeleg (= eigentlicher Einzahlungsschein) und einem Empfangsschein,
welcher beim Zahlungspflichtigen bleibt. Empfangsschein und Verarbeitungs-beleg müssen daher durch eine Perforation
trennbar sein.
Legende zum Empfangsschein
Erklärung zur Spalte «O / F»: O = Obligatorische Angabe / F = Fakultative Angabe
Bezeichnung auf
Nr. O/F Bemerkung
UBS BESR
1 «Einzahlung für» O ESR-Teilnehmer
Hier wird UBS Switzerland AG als ESR-Teilnehmer am ESR-Verfahren
angegeben. Die Zuteilung der genauen Bezeichnung erfolgt durch
UBS Switzerland AG.
6Bezeichnung auf
Nr. O/F Bemerkung
UBS BESR
2 «Zugunsten von» O Ihre Adresse (Begünstigter)
Die Bezeichnung muss es ermöglichen, den Zahlungsempfänger
einwandfrei festzustellen. Die Bezeichnung unterliegt deshalb
folgenden Regeln:
• Bei natürlichen Personen:
Familienname, Vorname und Wohn- oder Geschäftssitz.
• Bei Einzelfirmen, Personengesellschaften, juristischen Personen und
Stiftungen, die im Handelsregister eingetragen sind:
genauer Wortlaut der Veröffentlichung.
• Bei Einzelfirmen und Gesellschaften, die nicht im Handelsregister
eingetragen sind:
Name und Vorname des Geschäftsinhabers bzw. der Gesellschafter
und Geschäftssitz. Name und Vorname sind einer allfälligen
Sachbezeichnung beizufügen.
• Bei Vereinen, Verbänden und Stiftungen:
genaue Bezeichnung gemäss Statuten oder Stiftungsurkunde sowie
Geschäftssitz.
• Bei Behörden, Amtsstellen, Verwaltungen:
offizielle Bezeichnung und Ort.
Dem Wohn- oder Geschäftssitz ist die Postleitzahl voranzustellen.
Darstellung:
1. Zeile: Name Begünstigter
2. Zeile: Adresse Begünstigter
3. Zeile: Adresse Begünstigter
4. Zeile: Adresse Begünstigter
Die letzte beschriftete Zeile muss PLZ und Ort enthalten.
Blockdarstellung, also ohne Leerzeilen.
3 «Konto» O ESR-Teilnehmer-Nummer
ESR-Teilnehmer-Nummer der UBS Switzerland AG. Unter dieser
Nummer nimmt UBS am ESR-Verfahren teil. Die Zuordnung erfolgt
durch UBS Switzerland AG.
4 Betrag O / F* Die Beträge in der Codierzeile und in den Betragsfeldern müssen
übereinstimmen.
Darstellung:
• Max. 10-stelliger Frankenbetrag ohne Interpunktion und
rechtsbündig. Beträge über CHF 1000.00 sind in einem Block
auszudrucken. Betragsangaben mit CHF 0.00 (Null) sowie
Blockierungssterne und andere Füllzeichen sind im Betragsfeld
nicht erlaubt.
• Rappenbetrag: immer zweistellig, 00 wenn keine Rappen.
* Obligatorisch bei UBS BESR (= Einzahlungsschein mit vorgedrucktem Betrag); Fakultativ bei UBS BESR+ (= Einzahlungsschein ohne vorgedruckten Betrag)
7Bezeichnung auf
Nr. O / F Bemerkung
UBS BESR
5 Referenznummer O Die Referenznummer umfasst 27 Stellen (numerisch) und ist
auch in der Codierzeile enthalten. Sie dient der Referenzierung
von Zahlungsempfänger und Debitor (letzterer anhand einer
Rechnungsnummer).
Darstellung: 1x2 und 5x5 Stellen in Blöcken.
6 «Einbezahlt von» F Zahlungspflichtiger (Debitor)
Der Zahlungspflichtige kann auf dem Verarbeitungsbeleg und auf
dem Empfangsschein vorgedruckt werden. Es wird eine postalisch
vollständige Adressangabe verlangt.
Darstellung:
1. Zeile: Name des Einzahlers
2. Zeile: Adresse des Einzahlers
3. Zeile: Adresse des Einzahlers
4. Zeile: Adresse des Einzahlers (bei Bedarf)
Die letzte beschriftete Zeile muss PLZ und Ort enthalten.
Blockdarstellung, also ohne Leerzeilen.
7 «Die Annahmestelle» --- Quittung für den Einzahler (Empfangsschein)
Legende zum Verarbeitungsbeleg
Bemerkung: Die Informationen, welche zum Empfangsschein unter den Nummern 1 bis 4 und 6 beschrieben sind,
kommen auch auf dem Verarbeitungsbeleg vor. Es gelten dazu die gleichen Bestimmungen.
Bezeichnung auf
Nr. O / F Bemerkung
UBS BESR
8 Eigentlicher Einzahlungsschein-Teil --- Der Einzahlungsgiro wird abgetrennt und gelangt in den Umlauf.
9 Referenzkasten O Der Referenzkasten ist obligatorisch. Darin wird die Referenznummer
abgebildet.
Darstellung: 1x2 und 5x5 Stellen in Blöcken, rechtsbündig.
10 Codierzeile O Die Codierzeile (OCR-B-Schrift) enthält alle für die Verarbeitung von
Einzahlungsscheinen sowie für die Rückmeldung notwendigen An-
gaben wie:
• Betrag (beim UBS BESR+ ohne Betrag)
• BESR Kundenidentifikations-Nummer Neben der ESR-Teilneh-
mer-Nummer erhalten Sie als Bankkunde eine 6-stellige Kunden-
identifikations-Nummer zugeteilt, die Sie im Rückmeldesystem als
Begünstigten identifiziert. Diese BESR-Id.-Nr. ist ein Bestandteil der
Referenznummer in der BESR-Codierzeile.
• 20-stellige kundenindividuelle Referenz- / Rechnungsnummer
• ESR-Teilnehmer-Nummer der UBS Switzerland AG (9 Stellen)
83.2 Belegarten
3.2.1 UBS BESR: Der Einzahlungsschein mit vorgedrucktem Betrag
Der Beleg ist nicht massstabgetreu abgebildet und deshalb nicht als Vorlage zu verwenden.
3.2.2 UBS BESR+: Der Einzahlungsschein ohne vorgedruckten Betrag
Der Beleg ist nicht massstabgetreu abgebildet und deshalb nicht als Vorlage zu verwenden.
93.3 Codierzeile Die Codierzeile (OCR-B-Schrift) bildet das Kernstück des Einzahlungsscheins. Auf Grund der Angaben in dieser Zeile wird der Beleg entsprechend von Post und Banken elektronisch verarbeitet. Sie können für Ihre Debitoren-Identifikation eine 1- bis 20-stellige Referenzierung (Rechnungsnummer) auswählen. Nicht beanspruchte Stellen werden durch Nullen links ergänzt. Sämtliche Prüfziffern*, die in der Codierzeile enthalten sind, werden nach Modulo 10, rekursiv, berechnet. Die Berechnung der Prüfziffer ist im Kapitel 7.1.8 des Anhangs 1 beschrieben. * Damit Fehler beim Einlesen erkannt werden und allfällige falsch gelesenen Daten nicht zur Verarbeitung gelangen, enthält die Codierzeile Prüfziffern. 3.3.1 Codierzeile mit vorgedrucktem Betrag 01 00000160 00 3 > 200002 00000000444333200006 1 + 010001456 > A B C D E F G H I J K A = Belegart (01 = Beleg mit vorgedrucktem Betrag) B = Betrag Franken, rechtsbündig, links mit Nullen aufgefüllt C = Betrag Rappen D = Prüfziffer der Felder A bis C E = Steuerzeichen, konstant (d.h. immer «>») F = 6-stellige Kundenidentifikations-Nummer, konstant (von UBS Switzerland AG zugeteilt) G = 20-stellige Referenz-/Rechnungsnummer für Ihre Faktura- oder Debitorennummer Nicht beanspruchte Stellen sind immer links durch fortlaufende Nullen zu ergänzen. H = Prüfziffer der Felder F und G I = Steuerzeichen und Leerstelle, konstant (d.h. immer «+») J = ESR-Teilnehmer-Nummer UBS Switzerland AG, konstant (von UBS Switzerland AG zugeteilt) K = Steuerzeichen, konstant (d.h. immer «>») 3.3.2 Codierzeile ohne vorgedruckten Betrag 04 2 > 200002 00000000444333200005 0 + 010001456 > A D E F G H I J K A = Belegart (04 = Beleg ohne vorgedruckten Betrag) D = Prüfziffer von Feld A E = Steuerzeichen, konstant (d.h. immer «>») F = 6-stellige Kundenidentifikations-Nummer, konstant (von UBS Switzerland AG zugeteilt) G = 20-stellige Referenz-/Rechnungsnummer für Ihre Faktura- oder Debitorennummer Nicht beanspruchte Stellen sind immer links durch fortlaufende Nullen zu ergänzen. H = Prüfziffer der Felder F und G I = Steuerzeichen und Leerstelle, konstant (d.h. immer «+») J = ESR-Teilnehmer-Nummer UBS Switzerland AG, konstant (von UBS Switzerland AG zugeteilt) K = Steuerzeichen, konstant (d.h. immer «>») 10
4. Systemeinführung
4.1 Parameter
Die Parameter-Zuteilung, d.h. Ihre 6-stellige BESR-Kundenidentifikations-Nummer sowie die zutreffende ESR-Teilneh-
mer-Nummer und -Bezeichnung der UBS Switzerland AG, erfolgt durch UBS Switzerland AG, sobald Sie sich für die Teil-
nahme am UBS BESR entschieden haben.
4.2 Belegbeschaffung
Die Einzahlungsscheine UBS BESR müssen Sie bei einer Druckerei beziehen. Dies gilt sowohl für normale Belege als auch
für Beleggarnituren mit Rechnungsteil. UBS Switzerland AG beteiligt sich nicht an den dafür anfallenden Kosten. UBS
Switzerland AG teilt Ihnen neben den oben erwähnten Parametern gerne deren genaue Darstellung auf dem Einzahlungs-
schein (inkl. Codierzeile) mit. Deren Einhaltung ist zwingend.
4.2.1 UBS BESR Beleggarnituren mit Rechnungsteil
Sie haben hier alle Möglichkeiten der individuellen Gestaltung. Der UBS BESR ist integriert in ein Rechnungsformular, das
dem gewohnten Erscheinungsbild Ihrer Geschäftskorrespondenz entspricht. Briefkopf, Format, Anzahl und Farbe der Kopien
bestimmen Sie; nur die Papierqualität des Originals ist festgelegt.
4.3 Beleggestaltung
Es bestehen folgende Vorschriften und Möglichkeiten:
• Der Verarbeitungsbeleg hat das Format DIN A6, 5 9/10 Zoll (Basis) und 4 1/6 Zoll (Höhe).
• Der Empfangsschein kann links und oberhalb des Verarbeitungsbelegs angebracht sein (Quer oder Hochformat).
– Empfangsschein links im Format von mindestens 1 8/10 bis höchstens 2 8/10 Zoll (Basis) und 4 1/6 Zoll (Höhe)
– Empfangsschein oberhalb im Format von 5 9/10 Zoll (Basis) und mindestens 1 4/6 bis höchstens 3 Zoll (Höhe)
• Der Verarbeitungsbeleg und der Empfangsschein müssen durch eine Perforation trennbar sein.
• Rückseitendruck:
Die Rückseite des Verarbeitungsbelegs darf teilweise bedruckt werden; jene des Empfangsscheins überall.
Mitteilungen des Einzahlers an Sie als Zahlungsempfänger sind auf dem Verarbeitungsbeleg nicht zugelassen.
• Einzel- oder Endlosformulare möglich
• Anhangformulare:
Der Einzahlungsschein kann links und oberhalb mit einem Anhangformular ergänzt werden.
Ein Anhang rechts oder unterhalb des Einzahlungsscheins ist auf Gesuch bei der Post / PostFinance
(via Druckerei) möglich.
• Mehrfachformulare (Durchschläge):
Mehrfachformulare sind zugelassen. Es bestehen dazu besondere Vorschriften der Post / PostFinance.
Detaillierte Angaben können dem Mass- und Gestaltungsmuster «Einzahlungsschein ESR Bank in CHF» entnommen wer-
den, verfügbar auf der Homepage der Post / PostFinance unter
www.postfinance.ch/de/unternehmen/support/dokumente/herunterladen.html, Rubrik «Druckvorlagen».
114.4 Druckauftrag an die Druckerei
Für den Druck der UBS BESR sind zudem die technischen Richtlinien massgebend. Ihre Druckerei ist Ihnen bei der
individuellen Gestaltung Ihrer UBS BESR behilflich (unter gleichzeitiger Berücksichtigung der Gestaltungsvorschriften
der Post/PostFinance).
4.5 Lesetest
Es ist den Kunden nach eigenem Ermessen überlassen, ob ein Lesetest durchgeführt werden soll oder nicht.
UBS Switzerland AG führt vor der Verwendung der Einzahlungsscheine und damit vor der definitiven Teilnahme
am Verfahren mit Referenznummer, auf Freiwilligenbasis und auf Wunsch des Kunden, Lesetests durch.
Einerseits prüft UBS Switzerland AG damit die Lesbarkeit der Einzahlungsscheine, andererseits können UBS Kunden die
einwandfreie Verarbeitung der Datenrückmeldung in Ihrem System kontrollieren.
UBS Switzerland AG führt auf Verlangen Lesetests durch:
• für den Erstdruck von Belegen
• bei Programmänderungen in der Software, welche für die Debitorenverwaltung eingesetzt wird
• bei hoher Anzahl an Belegen, welche hohe Nachbearbeitungsgebühren verursachen
Der Lesetest läuft wie folgt ab:
1. Sie drucken ca. 10 fiktive Rechnungen.
2. Einreichung der UBS BESR (ohne Rechnungsformular und Empfangsschein) an P3KF – CCF E- CONTRACTS.
3. UBS Switzerland AG führt den Lesetest durch und informiert Sie über das Testergebnis. Sollte das Testergebnis negativ
ausfallen, müssen Sie neue Belege einreichen.
4. Ist das Testergebnis positiv, teilt Ihnen P3KF – CCF E-CONTRACTS das «OK zur Betriebsaufnahme» schriftlich mit.
125. Produktive Abwicklung /
Verarbeitung
5.1 Gutschrift der Beträge und Zahlungsavisierung
Die Gutschrift der Beträge erfolgt auf das von Ihnen auf dem Formular «Erklärung zur Teilnahme am UBS BESR» bestimm-
te Konto. Jede eingehende Zahlung wird Ihnen in Form eines Gutschriftrecords übermittelt. Ein Record enthält Angaben
darüber:
• wer bezahlt hat (anhand Referenz-/Rechnungsnummer)
• wie bezahlt wurde (Zahlung über Post oder Bank)
• wann bezahlt wurde.
Zusätzlich wird ein Totalrecord erstellt.
5.2 Abstimmung der UBS BESR-Gutschriften
Der Gutschriftrecords enthält das Valutadatum im Feld 8 der Feldbeschreibung. Dieses Datum ist auch auf der Papier-Total-
gutschriftsanzeige aufgeführt, die Sie auf Wunsch erhalten. Eine Abstimmung des gutgeschriebenen Betrags auf dem
Konto mit den Gutschriftrecords ist möglich, indem alle Records eines bestimmen Valutadatums mit dem Betrag auf der
Totalgutschriftsanzeige mit dem gleichen Valutadatum verglichen werden.
5.3 Fehler / Unstimmigkeiten
Festgestellte Unterschiede, insbesondere Differenzen zwischen Gutschriftrecords und der Totalgutschriftsanzeige oder dem
Kontoauszug, melden Sie bitte unverzüglich Ihrem Kundenberater resp. der Infoline.
5.4 Storno- und Korrekturbuchungen
5.4.1 Betragsunterschiede Codierzeile / Betragsfeld
Bei den Einzahlungsscheinen ohne vorgedruckten Betrag kann es vorkommen, dass der Ihnen übermittelte Betrag nicht
mit jenem im Betragsfeld des Belegs übereinstimmt. In solchen Fällen ist immer der Betrag im Betragsfeld massgebend.
Das Eintreten dieses Ausnahmefalles erfordert eine Storno- und eine Korrekturbuchung. Mit der Stornobuchung wird
Ihnen der falsche Betrag ausgeglichen und mit der Korrekturbuchung der richtige Betrag gutgeschrieben.
5.4.2 Berichtigung von ausgelieferten Daten
Damit Sie möglichst rasch im Besitz Ihrer Daten sind, werden fehlerfrei gelesene Daten vorerst ohne Nachkontrolle ausgeliefert.
Korrekturen sind nachträglich mittels Buchungen möglich. Diese Buchungen sind als Storno- oder Korrekturrecords
gekennzeichnet. UBS Switzerland AG belastet sämtliche Storni der Post/PostFinance auf Ihrem Gutschriftskonto, ohne
vorherige Rücksprache mit Ihnen.
135.5 Post-Taxen Für folgende Fälle werden durch die Post Belastungen vorgenommen: • Für die am Postschalter einbezahlten UBS BESR werden Ihnen die Bareinzahlungstaxen der Post weiterbelastet. • Für UBS BESR+ (= Einzahlungsschein mit Referenznummer ohne vorgedruckten Betrag) wird eine Post-Betragsnacher- fassungs-Taxe erhoben. • Post-Mehrkosten in Folge nicht einwandfrei lesbarer Belege (Rejects) tragen Sie. • Die Post-Nachforschungstaxen gehen zu Ihren Lasten. Liegt ein Verschulden seitens UBS Switzerland AG oder der Post vor, werden keine Taxen belastet. Die entsprechenden Taxen sind in der bei der PostFinance erhältlichen «Preise und Konditionen für Geschäftskunden und Vereine» aufgeführt. 5.5.1 Verrechnung der Post-Taxen Die Post-Taxen werden periodisch Ihrem Konto belastet. 5.6 Verspätungen Für Verspätungen, die in Folge von Pannen in der Datenverarbeitung oder an Tagen mit starkem Belegvolumen entstehen können, haftet UBS Switzerland AG nicht. 5.7 Nachproduktion Zahlungsavisierung via UBS E-Banking Bereits von Ihnen abgeholte Datenfiles können während 90 Tagen nach Bereitstellung beliebig oft mittels der Funktion «Übermittelte Dateien» abgerufen werden. Danach können Nachproduktionen via Infoline während 90 zusätzlichen Tagen angefordert werden. Die Zeitspanne für Nachproduktionen ist somit auf maximal 180 Tage ab Bereitstellung des Datenfile beschränkt. Zahlungsavisierung via UBS KeyPort oder UBS SWIFT for Corporates Bereits von Ihnen abgeholte Datenfiles können während 180 Tagen nach Bereitstellung nachproduziert werden, Nachpro- duktionen können via Hotline angefordert werden. 14
6. Zahlungsavisierung UBS
BESR-Filetransfer
6.1 Zahlungsavisierungs-Art
Die Zahlungsavisierung erfolgt mittels Filetransfer.
6.2 Zahlungsavisierung mittels Filetransfer
Ihre Zahlungseingänge können Sie via UBS E-Banking, UBS KeyPort oder UBS Swift for Corporates als File bei UBS Switzer-
land AG abrufen und sofort Ihre offenen Debitoren-Posten mit Ihrer Finanzsoftware abstimmen.
Nähere Informationen und die Produktbeschreibung zu UBS E-Banking, UBS KeyPort oder UBS Swift for Corporates erhal-
ten Sie durch Ihren Kundenberater resp. über die Infoline.
6.2.1 Voraussetzungen
Damit der Filetransfer für die UBS BESR-Rückmeldung funktioniert, sind folgende Voraussetzungen zu erfüllen:
Hardware (Empfehlung): • Pentium 2 Prozessor mit mind. 64 MB RAM
• Windows 2000, XP, Macintosh OS X
• mindestens 120 MB freier Speicher (je nach Anforderung Software)
Modem: • Modem mit mindestens 56Kbit/s Übertragungsrate
Software (Empfehlung): • für UBS E-Banking:
– CC-NetBanking, UBS Edition
– UBS Vereinssoftware CC-WinClub & Office, UBS Edition
• für UBS KeyPort
–– Für den direkten Anschluss des Kundensystems an UBS KeyPort (EBICS) wird ein
EBICS-fähiges Kommunikationsmodul benötigt.
–– für, UBS SWIFT
• für Corporates
– Die Software des Kunden, resp. des Service Bureaus muss die Formate, welche UBS
anbietet (FIN (z.B. MT 101 / MT 940), FileAct (z.B. ISO 20022 XML,v11), unterstützen.
Administratives: • für UBS E-Banking:
– Internetzugang
– UBS E-Banking Vertrag (mindestens Abfrageautorisierung)
• für UBS KeyPort:
– UBS KeyPort-Vertrag
• für UBS Swift for Corporates
–– Kunde benötigt eine eigene SWIFT-BIC/-BEI / Vertrag mit SWIFT
–– UBS Swift for Corporates-Vertrag / die entsprechenden Request-Types müssen aktiviert
sein (kunden- und UBS-seitig)
Die Infoline erteilt Ihnen gerne nähere Auskünfte.
156.2.2 Datenbereitstellung Sie können zwischen zwei Filearten wählen: • • Sammeldatei (Standard): Bei der Sammeldatei werden bis zu deren Abholung alle UBS BESR-Zahlungseingänge - unabhängig des Erstellungsrhythmus – in einer Datei gespeichert. Dies vereinfacht Ihnen den Datenbezug. • Einzeldatei: Für jeden Erstellungsrhythmus wird eine separate Datei bereitgestellt. Die Wahl der Fileart richtet sich nach der benützten Debitoren-Software, d.h. ob sie in der Lage ist, z.B. eine Monats-Ulti- mo-Abgrenzung automatisch vorzunehmen. Diesbezüglich ist der Kontakt zu Ihrem Softwarelieferanten empfehlenswert. 6.2.3 Einstellungen festlegen für UBS BESR-Filetransfer via UBS E-Banking Bei neuer Produktnutzung konfiguriert UBS Switzerland AG für Sie die Zahlungsavisierung gemäss Ihren Angaben auf dem Formular «Erklärung zur Teilnahme am UBS BESR». Die Standardeinstellungen «Erstellungsrhythmus täglich» und «Sam- meldatei mit Zeilenschaltung» (= CR / LF) können Sie via UBS E-Banking (Funktion «BESR Einstellungen») jederzeit für zu- künftig bereitgestellte UBS BESR-Zahlungsavisierungs-Files individuell auf Ihre Bedürfnisse anpassen. 6.2.4 Einstellungen festlegen für UBS BESR-Filetransfer UBS KeyPort Zusätzliche Informationen zu den Einstellungen (Verbindungsparamenter) finden Sie unter ubs.com/KeyPort 6.2.5 Hotlines Bei Problemen können Sie die zuständigen Hotlines der UBS Switzerland AG wie folgt erreichen: UBS E-Banking Deutsch: 0848 848 062 Italienisch: 0848 848 063 Französisch: 0848 848 061 Englisch: 0848 848 064 UBS KeyPort / UBS Swift for Corporates Ganze Schweiz: 0848 807 848 6.3 Periodizitäten 6.3.1 Periodizitäten der Gutschriften Ihre Zahlungseingänge werden - unabhängig von der gewählten Periodizität der Zahlungsavisierung - täglich auf Ihrem Konto gutgeschrieben. 6.3.2 Periodizitäten der Zahlungsavisierung Sie bestimmen, wann Sie die Zahlungsavisierungs-Daten bei UBS Switzerland AG abrufen möchten. Es stehen folgende Periodizitäten der Zahlungsavisierung zur Auswahl: • täglich, d.h. am Folgetag des Zahlungseingangs (Standard) • wöchentlich (jeweils Freitag) plus zusätzlich per ultimo • halbmonatlich (am 15. und per ultimo des Monats) • am 15, 25. sowie täglich ab 26. bis 5. des Folgemonats • monatlich per ultimo • monatlich per Stichtag (frei wählbar) 16
6.4 Format
Die mittels UBS E-Banking bereitgestellten Daten sind im ASCII-Format gespeichert.
6.5 Filename im UBS E-Banking
Für die Filebezeichnung kann zwischen einem fixen oder variablen Filenamen mit folgendem Aufbau gewählt werden:
6.5.1 Fixer Filename
Format: BESRMMDD
Beispiel: BESR0118 (BESR-File, erstellt am 18. Januar)
6.5.2 Variabler Name
Hier kann ein Name mit oder ohne julianischem Datum definiert werden:
Variabler Filename ohne julianischem Datum
Format: XXXX oder XXXXX
Beispiel: MUST oder MUSTE
Variabler Filename mit julianischem Datum
Format: XXXX999 oder XXXXX999
Beispiel: MUST364 oder MUSTE364
Erklärungen:
XXXX oder XXXXX Die ersten vier resp. fünf Stellen sind beliebig definierbar (alphanumerisch).
Beispiel: MUST oder MUSTE
999 Die folgenden drei Stellen werden nur angegeben, wenn das julianische
Datum gewünscht wird.
Beispiel: 364 als julianisches Datum; entspricht dem 30.12. eines Jahres
6.6 Filename im UBS KeyPort
Format: JJJJ-MM-TT_CCC_KKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKK_WWW_AAAAAAX…X.xml
6.7 Filename UBS Swift for Corporates
Der Name wird vom ASI Transfer zwischen KeyPort und SAA vergeben:
Beispiel: BE1FCN01L3ba0dce7859820182781045
BE1FCN01 ist jeweils fix, danach folgt die Transfer ID
6.8 Sortierung der Zahlungsavisierungs-Daten
Die UBS BESR-Zahlungsdetails sind aufsteigend nach Referenznummern und bei gleichlautenden Referenznummern nach
Transaktionsarten sortiert.
177. Sammelbuchungsauflösung mittels camt-Kontoreporting 7.1 Avisierungsart Um eine durchgängig automatisierte Verarbeitung der Transaktionen zu erreichen, bietet UBS ein elektronisches Kontore- porting gemäss dem ISO-20022-Standard an. Diese Meldungen im XML-Format werden als camt bezeichnet. Anstelle der Zahlungsavisierung UBS BESR-Filetransfer (.v11) können Sammelbuchungsauflösungen der BESR-Gutschriften aus den camt-Meldungen verwendet werden. Grundsätzlich ist keine Doppelauslieferung mittels camt-Reports vorgesehen. 7.1.1 Interne Sammelbuchungsauflösung im camt.053 Bei der internen Sammelbuchungsauflösung werden die Details der BESR-Gutschriften im camt.053 angezeigt. 7.1.2 Externe Sammelbuchungsauflösung zum camt.053 Zusätzlich zum camt.053 Kontoauszug kann auf spezifischen Kundenwunsch eine externe Sammelbuchungsauflösun mit- tels camt.054 für die Details der BESR Gutschriften bezogen werden. 7.1.3 Separate Sammelbuchungsauflösung für BESR Falls kein camt.053-Kontoauszug bezogen wird, können die Details von BESR-Gutschriften in einem Stand-alone camt.054-Report angezeigt werden. Ausnahme: Hier besteht die Möglichkeit der Doppelauslieferung via UBS KeyPort und UBS E-Banking. 7.2 Periodizitäten Die camt-Meldungen werden täglich jeweils nach der Tagesendverarbeitung erstellt. Die Auslösung der Meldungen erfolgt grundsätzlich nur bei Kontobewegungen. 7.3 Weitere Informationen Zusätzliche Informationen zum camt-Kontoreporting sind auf folgender Webseite zu finden: ubs.com/iso 18
8 Technische Spezifikationen
8.1 Druckspezifikationen
8.1.1 Druckfarbenträger (Farbtücher) für das Beschriften der UBS BESR
Als Druckfarbenträger sind nur schwarze Farbtücher oder -bänder aus Naturseide oder Nylon zu verwenden, die eine gute
Druckqualität gewährleisten.
8.1.2 Andruck der Referenzierung
Die Referenzierung ist auf dem Einzahlungsschein an drei Stellen anzubringen:
1. in der Codierzeile (ungeblockt), OCR-B-Schrift
2. im Adressfeld des Verarbeitungsbeleges (Referenzkasten), rechtsbündig, in 5er Blocks. Der Referenzkasten ist obligatorisch
3. im Adressfeld des Empfangsscheines, in 5er Blocks
8.1.3 Lage der Codierzeile
Falls kein camt.053-Kontoauszug bezogen wird, können die Details von BESR-Gutschriften in einem Stand-alone
camt.054-Report angezeigt werden.
Ausnahme: Hier besteht die Möglichkeit der Doppelauslieferung via UBS KeyPort und UBS E-Banking.
8.1.4 Vertikale Verschiebung der ganzen Codierzeile
Die Codierzeile des UBS BESR verläuft parallel zur unteren Belegkante und wird auf der 21. Sechstelzoll-Zeile des DIN A6
Beleges angebracht. Die Zeichen sind möglichst genau in die Mitte dieser Zeile zu positionieren. Die Mittellinie befindet
sich 19,05 mm über der Bezugskante.
8.1.5 Horizontale Verschiebung der ganzen Codierzeile
Der zollangepasste DIN A6 Beleg weist eine Länge (Basis) von 5 9/10 Zoll (149,86 mm) auf. Ab rechter Bezugskante bis zum
1. Zeichen sind 3/10 Zoll oder 7,62 mm leer zu lassen. Da der minimale Kantenabstand 6 mm betragen muss, ergibt sich
eine Toleranz von maximal 1,62 mm, die sich ebenfalls auf Druck und Schnitt verteilt.
8.1.6 OCR-B-Zeichensatz
• Für die Codierzeile ist der Zeichensatz der Schrift OCR-B, Grösse 1 (inkl. der drei Hilfszeichen < + >), 10 Zeichen pro
Zoll, zu verwenden.
• Für die Zeichengestalt und für die Nennmasse der Zeichen gelten die Bestimmungen der Norm «DIN66009», Auflage 1977.
• Für die Beschriftung der Codierzeile sind nur Printer zugelassen, die von der Post als OCR-B-tauglich geprüft sind.
198.1.7 Mass – und Gestaltungsmuster
Detaillierte Beschreibungen zum Einzahlungsschein mit Referenznummer können dem Mass- und Gestaltungsmuster
«Einzahlungsschein ESR Bank in CHF» entnommen werden, verfügbar auf der Homepage der Post / PostFinance unter
www.postfinance.ch/download, Rubrik «Druckvorlagen».
8.1.8 Prüfzifferberechnung
Die Berechnung der Prüfziffern in der Codierzeile erfolgt nach Modulo 10, rekursiv.
ZiffernreiheZiffernreihe
Ü 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 P Ü = Übertrag
0 0 9 4 6 8 2 7 1 3 5 0 P = Prüfziffer
1 9 4 6 8 2 7 1 3 5 0 9
2 4 6 8 2 7 1 3 5 0 9 8
3 6 8 2 7 1 3 5 0 9 4 7
4 8 2 7 1 3 5 0 9 4 6 6
5 2 7 1 3 5 0 9 4 6 8 5
6 7 1 3 5 0 9 4 6 8 2 4
7 1 3 5 0 9 4 6 8 2 7 3
8 3 5 0 9 4 6 8 2 7 1 2
9 5 0 9 4 6 8 2 7 1 3 1 Beispiel
3139471430009018
Regeln:
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Beginn mit Übertrag "0" und kombi-
nieren mit 1. Ziffer des Beispiels "3",
0 ......... 6 ergibt Kombinationswert resp.
1 Übertrag "6".
2
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Übertrag "6" kombinieren mit 2. Ziffer
des Beispiels "1", ergibt Kombina-
0 tionswert resp. Übertrag "1".
1
.
6 --- 1
usw.
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Übertrag "4" kombinieren mit
letzter Ziffer des Beispiels "1",
0 ergibt Kombinationswert resp.
1 Übertrag "2".
.
4 --- 2
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Der Wert in der letzten
Kolonne in der Verlängerung
0 des Übertrages "2" ist die
1 Prüfziffer 8.
2 8
208.2 Recordarten und Recordbeschreibungen
8.2.1 Gutschriftsrecord Typ 3
Die Auslieferung der Zahlungsdaten erfolgt auf Gutschrifts- und Totalrecords Typ 3.
Der Aufbau der Records ist nachfolgend beschrieben
Format
Feld-
Feldbezeichnung und Inhalt / Beschreibung Bemerkungen
Nr.
Position
Transaktionsart 1 X(3) Belege mit vorgedrucktem Betrag:
1-3 Zahlung Gutschrift Storno Korrektur
Bank: 002 005 008 Storno = zu Lasten des Kontos
Post: 012 015 018
Belege ohne vorgedruckten Betrag:
Zahlung Gutschrift Storno Korrektur Korrektur = zu Gunsten des
Bank: 102 105 108 Kontos
Post: 112 115 118
ESR-Teilnehmer- 2 9(9) 99999999P
Nummer 4-12 P = Prüfziffer (Modulo 10, rekursiv)
Referenznummer 3 9(27) 99999999999999999999999999P Die Referenznummern sind in
13-39 6 Stellen (13-18) für Kundenidentifikation aufsteigender Reihenfolge sortiert
20 Stellen (19-38) für individuelle
Referenzierung (Rechnungsnummer)
Position 39 = Prüfziffer (Modulo 10, rekursiv)
Betrag 4 9(8)V99 9999999999
40-49
Aufgabereferenz 5 X(10)
50-59
Aufgabedatum 6 9(6) JJMMTT Zahlung via Post:
60-65 JJ = Jahr Einzahlungsdatum bei Poststelle
MM = Monat bzw. Belas-tungsdatum der Über-
TT = Tag weisung durch Post
Zahlung via UBS:
Auftragsdatum der Überweisung
Verarbeitungsdatum 7 9(6) JJMMTT Verarbeitungstag Bank / Post der
66-71 JJ = Jahr Zahlung
MM = Monat
TT = Tag
Gutschriftsdatum 8 9(6) JJMMTT Valutadatum (Gutschrift auf
72-77 JJ = Jahr Konto)
MM = Monat
TT = Tag
21Format
Feld-
Feldbezeichnung und Inhalt / Beschreibung Bemerkungen
Nr.
Position
Mikrofilmnummer 9 9(9)
78-86
Rejectcode 10 9 kein Reject: 0 Reject = keine auto-matische
87 Reject: 1 Verarbeitung durch die Post
möglich
Reserve 11 X(9) Nullen
88-96
Post- 12 99V99 Post-Taxen für Barein-zahlungen
Einzahlungstaxen 97-100 am Post-schalter oder Nullen
8.2.2 Totalrecord Typ 3
Format
Feld-
Feldbezeichnung und Inhalt/Bescheibung Bemerkungen
Nr.
Position
Transaktionsart 1 X(3) Wenn Gesamtbetrag positiv: 999
1-3 Wenn Gesamtbetrag negativ: 995
ESR-Teilnehmer- 2 9(9) 99999999P
Nummer 4-12 P = Prüfziffer (Modulo 10, rekursiv)
Sortierschlüssel 3 9(27) 999999999999999999999999999
13-39
Betrag 4 9(10)V99 999999999999
40-51
Anzahl 5 9(12) Anzahl Zahlungen ohne Totalrecord
Transaktionen 52-63
Erstellungsdatum 6 9(6) JJMMTT
Datei 64-69 JJ = Jahr
MM = Monat
TT = Tag
Post- 7 9(7)V99 Post-Taxen für Bareinzahlungen am
Einzahlungstaxen 70-78 Postschalter
Post-Taxen für die
Post-Betragsnach- 9(7)V99
8 Nacherfassung von
erfassungstaxen 79-87
Belegen ohne vorgedruckten Betrag
X(13)
Reserve 9 Spaces
88-100
8.2.3 Recordbeschreibung camt
Hier verweisen wir auf die Implementation Guidelines ubs.com/iso
2223
ubs.com
Postfach
CH-8098 Zürich
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Erscheint auch in französischer, italienischer und englischer Sprache. Ausgabe April 2019. Nr. 74008DSie können auch lesen
