XEROX DOCUSHARE FLEX-APP BENUTZERHANDBUCH - OKTOBER 2018

Oktober 2018

Xerox® DocuShare®
Flex-App
Benutzerhandbuch

© 2018 Xerox Corporation. Alle Rechte vorbehalten. Xerox® und Xerox samt
Bildmarke® sind Marken der Xerox Corporation in den USA und/oder anderen
Ländern. Die Marken anderer Firmen werden hiermit anerkannt.
Datum der Veröffentlichung: Oktober 2018
Dieses Dokument bezieht sich auf die DocuShare Flex-App für die Verwendung mit
DocuShare Flex, Version 2.5.

Inhalt

1. Erste Schritte .................................................................................................................... 1

2. Die Mobile App nutzen ..................................................................................................... 2
     Ordner durchsuchen .......................................................................................................... 2
        Verfügbare Funktionen .................................................................................................. 2
     Mit Dokumenten arbeiten .................................................................................................. 3
        Verfügbare Funktionen .................................................................................................. 3
        Weitere Aktionen für Dokumente ................................................................................... 3
     Eigenschaften anzeigen und bearbeiten ............................................................................... 3
     Dokumente suchen............................................................................................................ 5
     Dateien hochladen ............................................................................................................ 5
     Aufgaben ......................................................................................................................... 5

     Xerox® DocuShare® Flex-App Benutzerhandbuch                                                                                        i

1. Erste Schritte

  Um die Xerox® DocuShare Flex-App nutzen zu können, werden die URL zum
  DocuShare Flex-Server, der Benutzername und das Kennwort benötigt. Diese
  Zugangsdaten sind beim DocuShare Flex-Koordinator erhältlich.
  Vorgehen wie folgt, um sich bei Ihrem Konto anzumelden:

  1. Die App starten und im Anmeldefenster die Server-URL eingeben.

  2. Den Benutzernamen und das Kennwort eingeben.

  3. Auf Log In (Anmelden) klicken.

  Hinweis: Wenn die Anmeldung nicht möglich ist, den DocuShare Flex-
  Koordinator kontaktieren.

                                            Xerox DocuShare Flex-App Benutzerhandbuch 1

2. Die Mobile App nutzen

  Nach erfolgreicher Anmeldung auf dem DocuShare Flex-Server kann die Mobile
  App genutzt werden zum:
  •   Suchen und Anzeigen von Dokumenten
  •   Hochladen neuer Versionen von Dokumenten und anderen Inhalten
  •   Verschicken von Dokumenten per E-Mail oder Messenger, zum Drucken von
      Dokumenten usw.
  •   Anzeigen und Bearbeiten von Dokumenteigenschaften
  •   Herunterladen von Dokumenten, um sie offline anzuzeigen und in anderen
      Anwendungen zu bearbeiten
  •   Aufnehmen von Bildern und Videos mit Ton
  •   Weiterleiten von Dokumenten und Verwalten von Aufgaben

  Ordner durchsuchen
  Auf Files (Dateien) tippen, um Inhalte anzusteuern und zu lokalisieren. Durch
  Antippen des Pfeils in der linken, oberen Ecke der Anzeige zum vorherigen
  Ordner zurückkehren.
  Um den Inhalt des Servers oder eines Ordners zu aktualisieren, die
  Dokumentenliste nach unten ziehen und loslassen.
  Um ein gelöschtes Dokument wiederherzustellen, Trash (Papierkorb) antippen,
  dann auf dem betreffenden Dateinamen in der Liste nach links wischen und
  Restore (Wiederherstellen) antippen.

  VERFÜGBARE FUNKTIONEN
  In den Dateiordnern können durch Antippen der Symbole in der Navigationsleiste
  folgende Funktionen aufgerufen werden:
  •   Create Folder (Ordner erstellen) – Erstellt einen neuen Ordner auf dem
      Server.
  •   Take Photo or Video (Foto oder Video aufnehmen) – Das oben rechts
      befindliche Kamera-Symbol antippen, das Foto machen oder den Film
      aufnehmen und das Ziel auswählen – den aktuellen oder den
      Erfassungsordner.

      Hinweis: Auf dem Mobilgerät können in Erfassungsordnern keine
      Unterordner erstellt werden.

  Xerox® DocuShare® Flex-App Benutzerhandbuch                                     2

Mit Dokumenten arbeiten
Nachdem ein Dokument angesteuert wurde, kann es durch Antippen geöffnet
werden, um es einzusehen oder ein Video abzuspielen. Durch eine
Wischbewegung auf dem Dateinamen nach links kann die Datei gelöscht
werden.

VERFÜGBARE FUNKTIONEN
Das entweder in der rechten, oberen oder linken, unteren Ecke der Anzeige
befindliche     -Symbol antippen, um zu den folgenden Funktionen zu gelangen:
•     Share the document (Dokument teilen) – Dokument per Messenger, Mail
      oder über soziale Medien teilen
•     Save Image or Video (Bild oder Video speichern) – Bild oder Video im
      lokalen Medienspeicher des Telefons speichern
•     Save to iOS Files (In iOS-Dateien speichern) – Laden von Dateien auf das
      lokale iPhone oder in die iCloud
•     Print (Drucken) – Ausdrucken des Dokuments auf einem kompatiblen Apple
      AirPrint®-Drucker.

WEITERE AKTIONEN FÜR DOKUMENTE
Beim Anzeigen von Dokumenten in einem Ordner können weitere Vorgänge auf
ein Dokument angewendet werden.
Die     -Schaltfläche antippen zum:
•     Weiterleiten – Die Schaltfläche Route (Weiterleiten) antippen, in der
      angezeigten Liste eine verfügbare Vorlage auswählen und die oben rechts
      befindliche Schaltfläche Route (Weiterleiten) antippen.
•     Löschen – Die Schaltfläche Trash (Papierkorb) antippen.
•     Eigenschaften bearbeiten – Die oben rechts in der Anzeige befindliche
      Schaltfläche Edit (Bearbeiten) antippen. Änderungen an den Eigenschaften
      vornehmen und abschließend Done (Fertig) auswählen.

Eigenschaften anzeigen und bearbeiten
Eigenschaften von Dokumenten können angezeigt und bearbeitet werden. Dazu
den Ordner ansteuern, in dem sich das Dokument befindet, dessen
Eigenschaften angezeigt und bearbeitet werden sollen:

1. Das rechts neben dem Objekt befindliche      -Symbol antippen, um die
   Eigenschaften anzuzeigen.

Xerox® DocuShare® Flex-App Benutzerhandbuch                                      3

2. Die Schaltfläche Edit (Bearbeiten) antippen, um Eigenschaftenwerte zu
   ändern.

Xerox® DocuShare® Flex-App Benutzerhandbuch                                4

Dokumente suchen
Auf dem gesamten Server kann nach Dokumenten gesucht werden.
Das oben in der Anzeige befindliche Navigationsfeld Search (Suchen) antippen.
Dann einen Suchbegriff in das Suchfeld eingeben und die Schaltfläche Search
(Suchen) in der linken, unteren Ecke der Anzeige antippen.

Dateien hochladen
Durch Ausführen der folgenden Schritte können Dokumente in die DocuShare
Flex-Dateiablage hochgeladen werden:

1. Auf dem Startbildschirm das Symbol iOS Files (iOS-Dateien) antippen und in
   den verfügbaren Ordnern eine Datei auswählen.

2. Das    -Symbol antippen und Copy to DocuShare Flex (Nach DocuShare
   Flex kopieren) auswählen.

Aufgaben
Zum Verwalten von Aufgaben in der unteren Navigationsleiste Tasks (Aufgaben)
antippen, um zu My Tasks (Eigene Aufgaben) zu gelangen.
Zwei Ansichten stehen zur Auswahl: „My Tasks“ (Eigene Aufgaben) und
„Manage Tasks“ (Aufgaben verwalten).
Die     -Schaltfläche antippen zum:
•     Anzeigen aufgabenspezifischer Anweisungen
•     Anzeigen des Aufgabenstatus
•     Anzeigen zugehöriger Dokumente
•     Genehmigen, Ablehnen oder Freigeben der Aufgabe

Xerox® DocuShare® Flex-App Benutzerhandbuch                                     5