2019 Event-Sponsoring Handbuch - Trends, Tipps & Tricks um im Wettbewerb erfolgreich Sponsoren zu gewinnen - Doo
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2019 Event-Sponsoring Handbuch Trends, Tipps & Tricks um im Wettbewerb erfolgreich Sponsoren zu gewinnen
Agenda
Einleitung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Machen Sie den nächsten Schritt: wie man
Event-Sponsoren gewinnt und Sponsoren-
verträge abschließt . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
7 Schritte zum erfolgreichen Sponsoring
1. Die Event-Teilnehmer
Auftritt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
2. Der Wettbewerb
Schritt 1– Die Sponsoring Strategie: Sinnvolle Res-
sourcenplanung 3. Die Sponsoren-Präsentation
Schritt 2 – Zeigen Sie Ihre Autorität 4. Visuelle Gestaltung
Schritt 3 – Kennen Sie Ihr Publikum in- und 5. Storyline
auswendig
6. Weniger ist mehr
Schritt 4 – Lernen Sie aus vorhanden Daten, es gibt
genug davon!
Schritt 5 – Erstellen Sie Ziel-Sponsoren-Listen Strategien zur Erhöhung der Event-Einnah-
Schritt 6 – Verstehen Ihr Event und identifizieren Sie men . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Sponsoringmöglichkeiten
1. Versuchen Sie, Partnerschaften statt einfaches
Schritt 7 – Erstellen Sie überzeugende Sponsor- Sponsorship zu etablieren
ing-Angebote
2. Machen Sie es einfach, Ja zum Sponsoring zu sagen
3. Teilen Sie relevante Event-Daten der gesamten
Teilnehmerreise mit Ihrem Sponsor
Was sollte ihr Event-Sponsoring-Angebot
2019 beinhalten? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 4. Konzentrieren Sie sich auf die Sichtbarmachung
des Sponsors, um neue Sponsoren zu gewinnen
5. Seien Sie ehrlich hinsichtlich Ihres wiederkehren-
6 Dinge, die Sponsoren wirklich interessier- den Publikumsprofils
en . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 6. Studieren Sie Veranstaltungskalender
Interesse 1: Verkäufe und Marktanteil erhöhen
7. Arbeiten Sie auf langfristige Sponsoring-Verträge
Interesse 2: Sichtbarkeit im Zielmarkt erhöhen hin
Interesse 3: Ansprache neuer Kundengruppen
Interesse 4: Verbesserung des allgemeinen Marken- 17 einfache Event Sponsorship-Ideen, die
bewusstsein
weitere Sponsoren an Bord holen
Interesse 5: Aufbau von Handelsbeziehungen bei werden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Markteintritt
Interesse 6: Änderung der öffentlichen Wahrneh-
mung
Einleitung
Sponsoren zu finden Sponsoring als Kennzahl für
ist eine der größten Event-Erfolg
Herausforderungen für Von den Befragten sagte fast die Hälfte (42%),
Eventplaner dass die Zufriedenheit der Sponsoren als Maß
für den Erfolg ihres Events verwendet wurde.
Das Ergebnis der jährlichen Umfrage des Event-
Sponsoreneinnahmen waren für rund ein Drittel
Manager-Blogs zum Status der Event Industrie
(32%) der Eventprofis ein wichtiger Faktor. Um
in 2018 spricht eine deutliche Sprache: Aus
diesen Erfolgsfaktor geht es in diesem E-Book.
mehr als 2.200 Eventplaner hat knapp die
Hälfte “Sponsoren finden” (49%) als oberste
Herausforderung angegeben. Gleich hinter
Event-Budget und noch vor Teilnehmerzahlen.
Sponsoring ist also für viele ein entscheidender
Erfolgsfaktor und gleichzeitig eine große
Herausforderung.
Eventplaner haben mit der
Sponsorengewinnung zu
kämpfen
Was ist Ihre größte
Sponsorengewinnung ist ein komplexer und
Herausforderung in 2018
aufwendiger Prozess. Darum haben viele
Eventplaner – parallel zur Organisation der
eigentlichen Veranstaltung – damit zu kämpfen. Event-Budget 57%
Weniger als ein Viertel der Befragten (22%) gab
an, dass sie keine Probleme hätten, Sponsoren
für ihre Events zu gewinnen. Während mehr als Sponsoren finden 49%
die Hälfte von einem echten Problem sprach
(53%).
Teilnehmerzahlen 46%
4
Einleitung
Woran messen Sie Event-Erfolg?
Teilnehmerzufriedenheit 91%
Zielerreichung 61%
Im Budget bleiben 60%
Teilnehmerzahlen 56%
Kunden-/Vorgesetzten-Zufriedenheit 54%
Event Bewertungen 53%
Profit 47%
Planungsänderungen 42%
Sponsorenzufriedenheit 42%
Sponsoringumsatz 32%
Ist Sponsorengewinnung ein Hindernis?
Yes
53%
No
22%
Wir
suchen nicht nach Sponsoren
25%
5
7 Schritte zum erfolgreichen
Sponsoring Auftritt
Wie gewinnt man einen Sponsor für eine Schritt 1
Veranstaltung? In jedem Fall ist es eine gute
Idee, sich an anderen erfolgreichen Sponsoring-
Managern und deren Vorgehensweisen zu
Die Sponsoring
orientieren. Dies haben wir in diesem Handbuch Strategie: Sinnvolle
zusammengefasst. Ressourcenplanung
Es ist egal, ob Sie ein erfahrener Eventplaner Wie bei fast allen Dingen gilt auch beim
sind oder ob Sie zum ersten Mal versuchen, Sponsoring “ganz oder gar nicht”. Seien
Sponsoren für Ihr Event zu gewinnen: Wir teilen Sie sich bewusst, dass Sie im Spannungsfeld
hier mit Ihnen unsere Tipps, Strategien, aber zwischen Aufwand und Ertrag nur entweder
auch Fehler, die Sie vermeiden sollten. Es ist nicht ganz rechts, also viel Aufwand, oder ganz links,
leicht, Sponsoren für ein Event zu begeistern. Es also ein 80/20-Ansatz, annehmbare Erfolge
bedarf einer gut geplanten und durchdachten haben werden. Das schlimmste ist, wenn Sie
Vorgehensweise, um beste Erfolgschancen zu sich zwischen Ihren Aufgaben zerreißen müssen
erlangen. und dennoch nur durchschnittlichen Erfolg
erreichen.
Die Strategien und Tipps in diesem Abschnitt
geben Ihnen einen Einblick über die Welchen der beiden Wege sie gehen sollten,
vorbereitenden Aufgaben, die Sie vor der hängt von zwei Faktoren ab:
Kontaktaufnahme mit einem Sponsor erledigen Wie attraktiv sind Thema und Setup Ihres
A
müssen. Verspielen Sie nicht Ihre Chance, einen Veranstaltungsangebots?
Sponsor an Bord zu holen. Eine gründliche
Wie viel Zeit können Sie im Team auf das
Vorbereitung ist deshalb das A und O, bevor B
Thema Sponsoring verwenden?
Sie zu einem potentiellen Sponsor Kontakt
aufnehmen. Wenn Sie auf einem “hippen” Thema reiten
kann es schnell gehen relevante Sponsor-
Beginnen Sie mit den nachfolgenden Schritten
Beziehungen aufzubauen. In 2018 waren unter
und Ihre Chancen erhöhen sich, die Zusage
den allgemeinen Themen z.B. die Zukunft
Ihres Wunsch-Sponsors zu erhalten:
und Anwendung von Künstlicher Intelligenz,
Sicherheit oder Nachhaltigkeit sehr attraktiv.
6
7 Schritte zum erfolgreichen Sponsoring Auftritt
In diesen Fällen kann sich ein zeitsparender
80/20-Ansatz lohnen.
Wenn Sie aber erst am Anfang stehen und die
Attraktivität Ihrer Themen unklar oder speziell
ist, dann sollten Sie von vornherein vernünftig
Zeit und Kapazität für die folgenden Schritte
reservieren. Alles andere macht einen planbaren
Erfolg zufällig. Lassen Sie das nicht zu!
Beginnen
Sie frühzeitig
Viele Unternehmen haben eine lange
Vorlaufzeit in Bezug auf den Entschluss von
Sponsoring-Entscheidungen (bei einigen
dauert es über 12 Monate). Je früher Sie
also mit der Kontaktaufnahme beginnen,
desto größer ist die Chance, eine Zusage
zu bekommen.
77 Schritte zum erfolgreichen Sponsoring Auftritt
Schritt 2 Kommunikation sicher, dass Unabhängigkeit
und Autorität ausgestrahlt wird. Mehr dazu
weiter unten. Dadurch kommen Sie schneller zu
Zeigen Sie Ihre Autorität einem Pull-Ansatz, so dass Sponsoren-Kontakte
Wie zieht man Event-Sponsoren an? nur ein bis zweimal angefasst werden müssen,
bis sich sich entscheiden. Denn jede Sponsoren-
Um Autorität und Unabhängigkeit zu erreichen,
Interaktion bedeutet erheblichen Aufwand, den
muss Ihre Event-Positionierung darauf ausgelegt
es zu reduzieren gilt.
sein. Unabhängigkeit ermöglicht die Attraktion
einer relevanten Teilnehmerschaft und Wie erzeugt man Unabhängigkeit? Marken
Meinungsmacher. Daraus wiederum ergibt sich können zwar ihre eigenen Veranstaltungen
eine zunehmende Industrie-Autorität. Ihr Event durchführen, aber Kunden wissen unterschwellig,
dass die Marken sich davon einen Vorteil
wird dadurch zu einem relevanten Meilenstein in
erhoffen. Um sich von anderen abzuheben,
der Weiterentwicklung Ihrer Industrie und seiner
müssen Sie Ihr Event so positionieren und
Mitwirkenden. Das wiederum zieht relevante
mit wertvollen Inhalten füllen, dass Sie als
Sponsoren magisch an.
wertvolles Mitglied in der Community Ihrer
Auf dem Weg zur Unabhängigkeit und Autorität Zielgruppe anerkannt werden. Dadurch wird
kann man ein wenig abkürzen: Stellen Sie insb. Ihre Veranstaltung bei Sponsoren begehrt und
durch die Themenauswahl und anschließende es wird zum „Muss“ dort dabei zu sein. Streben
Events, die sich durch Autorität,
Unabhängigkeit und Innovation
auszeichnen, ziehen Sponsoren
magisch an.
87 Schritte zum erfolgreichen Sponsoring Auftritt
Magischer Kreislauf Autorität und
Sponsorengewinnung
Attraktion relevanter
Sponsoren & Technologieführer
Unabhängigkeit
4 Ihres Events
1
3
Autorität 2
Ihres Events
Attraktion relevanter
Teilnehmer & Meinungsmacher
Sie danach, Expertenstatus zu erlangen und DAS Ihre Veranstaltung ist die perfekte Gelegenheit,
Event in Ihrer Branche oder bei Ihrem Publikum ihnen Raum zu geben. Auch hierbei gilt:
zu werden. Themenauswahl und Kommunikation. Sie
müssen nicht alles umbauen, sondern nur
Eine der besten Möglichkeiten, Ihre Chance bei kleinere Hebel in die richtige Richtung umlegen.
Sponsoren zu verbessern, besteht darin, die Denn, dass Social Media irgendwie relevant ist,
Reichweite sozialer Medien zu nutzen. Je größer wissen alle.
eine Community um Ihre Veranstaltung, desto
Wenn diese Communities erstens im Netz
größer auch Ihre Autorität. Dabei hilft Ihnen, dass
über Ihre Veranstaltung reden und ein Teil
Gleichgesinnte bestrebt sind, entsprechende davon auch später bei Ihrer Veranstaltung
Plattformen zu finden, um sich miteinander zu auftritt, Erreichen Sie Autorität. Mehr noch,
vernetzen. Sie erreichen auch gleichzeitig einen sehr
97 Schritte zum erfolgreichen Sponsoring Auftritt
günstigen Marketingkanal: Denken Sie an die das Engagement hochzutreiben.
enorme Reichweite, die Sie online von Personen Veröffentlichen Sie regelmäßig qualitativ
erhalten können, die sich im Internet vernetzen hochwertige Inhalte für Ihre Zielgruppe.
und ihre Meinung mit anderen teilen. Wie
Verwenden Sie Inhalte, die von Ihren
können Sie Sponsoren diese Möglichkeit bieten?
Referenten / Moderatoren erstellt
Wie können Sie eine Community unterstützen
wurden, und geben Sie viel davon
und gleichzeitig eine starke Botschaft vermitteln?
kostenlos weiter. Nutzen Sie verschiedene
Auch das ist Wissen, was Sie bereits hatten? Medienarten wie Video, ausführliche Texte
Warum wenden Sie es dann nicht an? Gehen oder Infografiken, die auf die Bedürfnisse
Sie durch die folgenden Schritte. Heben Sie Ihr Ihrer Zielgruppe zugeschnitten sind.
Event auf das nächste Level und erregen Sie die
Aufmerksamkeit von Sponsoren wie folgt:
Kommunizieren Sie das Warum,
nicht das Was! Meinungsmacher sind
Idealisten, die von Visionen getrieben
werden. Können Sie spontan das Warum
für Ihr Event gegenüber einem relevanten
Meinungsmacher Ihrer Industrie
formulieren?
Trauen Sie sich, aus der Masse
herauszustechen. Der beste Weg, um
aufzufallen, ist, es auf Ihre eigene Art
und Weise zu tun. Brechen Sie mit
Konventionen, wenn es sich richtig
anfühlt. Darüber wird gesprochen!
Investieren Sie Zeit und Mühe in die
Pflege Ihrer Communities und halten
Sie den Kontakt das ganze Jahr über.
Engagieren Sie sich und tragen Sie aktiv
etwas zu Ihrer Community bei anstatt erst
kurz vor Veranstaltungsbeginn krampfhaft
107 Schritte zum erfolgreichen Sponsoring Auftritt
Schritt 3 Ein erfahrener Sponsor schaut weniger auf
die konkreten Zahlen sondern mehr auf
die Passgenauigkeit, wenn es um die Event-
Kennen Sie Ihr Teilnehmer geht. Haben Sie z. B. 20.000
Publikum in- und Teilnehmer, die eventuell in die Zielgruppe der
auswendig
Es ist überraschend, wie wenige
Veranstaltungsplaner ihre Teilnehmer
wirklich kennen. Bevor Sie sich an einer
Präsentation für Sponsoren versuchen,
sollten Sie über die Vorlieben Ihrer
Veranstaltungsteilnehmer Bescheid Drei Fragestellungen, die
wissen. Egal on B2B- oder B2C-Event, für
Sponsoren ist es entscheidend, zu verstehen,
den ROI für Ihren Sponsor
welchen Hintergrund ein Teilnehmer hat. definieren.
Wenn also ein Sponsor erstmal auf Ihr 1 Wer: Treffe ich auf dem Event relevante
Event aufmerksam geworden ist, wird es Entscheider?
mathematisch: Lohnt es sich, Zeit und Geld
2 Was: Haben diese Entscheider relevante
zu investieren? Das ist eine Return-on-
Interessen, die mein Angebot bedient?
Invest Betrachtung. Die Zutaten zu dieser
Betrachtung sind einfach: Wer, was und wie 3 Wie viel: Wie viele kann ich durch mein
viel davon? Sponsoring dieses Events ansprechen?
Wie können Sie ein Unternehmen bitten, viel Geld
in Ihre Veranstaltung zu investieren, wenn Sie nicht
erklären können, wer an Ihrer Veranstaltung warum
teilnehmen wird?
117 Schritte zum erfolgreichen Sponsoring Auftritt
Sponsoren fallen oder 500 zielgenaue, exakt
auf das Produkt der Sponsoren zugeschnittene
A Sind Ihre Teilnehmer
Teilnehmer auf Ihrer Veranstaltung? Die meisten
Entscheider oder nicht?
Sponsoren wollen keine 20.000 Interessenten
ohne spezifische Kaufabsicht. Sie wollen Bei B2B Events sollten Sie bei der
leichte Conversions, Leute, die an ihrem Anmeldung folgende Fragen stellen
Produkt oder Service interessiert sind und
– Unternehmensname, Industrie
dann auch kaufen. Es liegt an Ihnen, Ihre Event-
und Anzahl Mitarbeiter?
Teilnehmer im passenden Licht zu präsentieren,
– Position im Unternehmen?
sodass Sponsoren sie als interessante Leads
– Verfügen Sie über Budget?
identifizieren können.
Bei B2C muss man diese
Marketing-Profis LIEBEN solche Daten und sind
Fragen indirekt stellen, z.B.
viel großzügiger beim Zuteilen von Marketing-
Budgets, wenn sie genau wissen, wen sie mit – Alter
ihrem Angebot auf dem Event erreichen können. – Wohnort
– Ferienziele
Diese Daten zu erhalten, ist nicht schwer. Denn
– Bildungsniveau, etc.
Ihre Teilnehmer gehen durch einen hohen
Aufwand, um bei Ihrem Event dabei zu sein. B Welches konkrete Interesse
Auf dieser Teilnehmerreise können Sie sehr haben Ihre Teilnehmer?
leicht eine Vielzahl relevante Daten einsammeln. Was interessiert Sie am Event am
Sie tun es wahrscheinlich bereits heute, aber meisten (unbedingt geschlossene
nutzen diese Daten nicht. Seien Sie sich Frage stellen, damit ein Sponsor-
bewusst, jeder Event-Planer sitzt auf einem Match-Making möglich wird)?
Datendiamanten. Nutzen Sie diesen und
Was sind Ihre größten
lernen Sie Ihr Publikum besser kennen, um ein
Herausforderungen?
perfektes Sponsoring-Match zu finden:
Welche Marken finden Sie interessant?
Was möchten Sie gern ausprobieren?
127 Schritte zum erfolgreichen Sponsoring Auftritt
Michael Parker Die meisten Teilnehmer geben bereitwillig diese
Bereichsleiter Informationen, da Marketing- und gesponserte
Events zumeist kostenlos sind. Auch das Thema
Datenschutz kann hier mit den geeigneten
Prozessen sinnvoll adressiert werden. Weitere
wertvolle Daten lassen sich entlang der gesamten
Teilnehmerreise sammeln:
Einladung Online Erinnerungs-E-Mail Check-in Teilnahme
geöffnet angemeldet geöffnet beim Event an Keynote
JUL 27 JUL 27 OKT 1 OKT 14, 10:48 am 11:00 – 12:57 pm
Event Sessions
Product #4 Produkt #3 Produkt #2 Produkt #1
3:30 – 3:58 pm 2:30 – 3:00 pm
Session V Session II
Teilnahme Teilnahme
Session I
Session IV Session I Teilnahme
Teilnahme Teilnahme
2:00 – 2:04 pm
3:00 – 3:30 pm 2:06 – 2:30 pm
Teilnahme am VIP Analytics results
Dinner
7:06 pm
Strong engagement
Interested in IT transformation
137 Schritte zum erfolgreichen Sponsoring Auftritt
Mit diesen Informationen haben Sie in den Sponsoren genau wissen, was sie erwarten
meisten Fällen, alles beisammen, um einem können.
Sponsor die Zielgruppen-Passgenauigkeit
Lernen Sie aus der Vergangenheit, um in Zukunft
einfach zu machen. Und mehr noch: Mit diesen
bessere Sponsoring-Angebote zu erstellen:
Teilnehmerdaten können Sie auch ein aktives
Match-Making bewirken und sicherstellen, dass Listen Sie jeden Event-Sponsor auf,
interessierte Teilnehmer den Weg zum Sponsor den Sie je hatten, was dieser bezahlt hat
finden. Das erhöht die Teilnehmerzufriedenheit und was sie dafür bekommen haben.
und steigert den Sponsor-ROI! Analysieren Sie, welche Sponsoren für
die nächste Veranstaltung bereits an
Bord sind, was wahrscheinlich erreicht
werden könnte, und die Sponsoren, die
Schritt 4 bereit sein könnten für einen größeren
Sponsorenvertrag. Es ist einfacher, einen
Lernen Sie aus vorhanden aktuellen / früheren Sponsor zu behalten,
Daten, es gibt genug davon! als jedes Jahr neue zu finden.
Wenn das Event in der Vergangenheit schon Beachten Sie, dass Unternehmen, die an
stattgefunden hat, haben Sie eine Fülle wertvoller der Veranstaltung in irgendeiner Weise
Informationen, die Sie zu Ihrem Vorteil nutzen beteiligt waren oder an der Veranstaltung
können. Von Standard-Registrierungsdaten und teilgenommen haben, potenzielle
Anwesenheitszahlen bis hin zu Umfragen gibt zukünftige Sponsoren sind. Gefiel den
es eine Menge sinnvoller Informationen. Achten ehemaligen Sponsoren das Event, stehen
Sie besonders auf Aussteller und Besucher, die die Chancen gut, dass sie auch beim
bereits zu der Veranstaltung gekommen sind. nächsten Event investieren.
Diese sollten für die zukünftige Sponsoren zu
Führen Sie eine Umfrage auf Ihrem
späteren Leads werden können.
Event durch, um die Marken und
Zahlreiche Vorteile ergeben sich aus der Produkte zu ermitteln, die Ihre Event-
Zusammenarbeit mit früheren Sponsoren / Teilnehmer lieben, und fügen Sie sie der
Ausstellern / Teilnehmern. Darunter fallen z. B. Hitliste Ihrer Sponsoring-Ideen hinzu.
die Zeitersparnis bei der Sponsoren-Anwerbung
und bei der Zusammenarbeit, da der Ablauf der
Veranstaltung bereits bekannt ist und ehemalige
147 Schritte zum erfolgreichen Sponsoring Auftritt
Schritt 5 Es ist deutlich einfacher, einen potentiellen
Sponsor zu überzeugen, wenn es sich dabei
bereits um ein Unternehmen handelt, das bereit
Erstellen Sie Ziel- ist, Veranstaltungen zu sponsern und dem Kauf
Sponsoren-Listen von Sponsoring-Paketen nicht abgeneigt ist.
Welche Bedeutung hat ein Sponsor für eine Hingehen sollten Sie es anfangs vermeiden,
Veranstaltung? Es gibt ein paar Tricks, die Unternehmen, die noch nie eine Veranstaltung
Ihnen helfen können, die Unternehmen zu gesponsert haben, von den Vorteilen einer
identifizieren, die eher auf Ihren Sponsoring- Partnerschaft überzeugen zu wollen. Es ist
Ansatz anspringen und diejenigen, bei denen Sie eine Sache, eine Liste möglicher Sponsoren zu
nur Ihre Zeit verschwenden. besitzen, aber Sie müssen auch wissen, wen
genau Sie dafür kontaktieren müssen. In den
Wir empfehlen, mit mindestens 100 möglichen
meisten Fällen liegt die Verantwortung für den
Sponsoren zu beginnen. 100 klingt vielleicht
Abschluss eines Sponsoring-Vertrags beim
erst einmal viel, aber es ist für fast jedes Event im
Marketingteam. Eine Kontaktaufnahme mit der
Bereich des Möglichen. Nur ein kleiner Bruchteil
Marketingabteilung ist meist die beste Wahl, es
dieser 100 wird in tatsächliche Sponsoren
sei denn, das Unternehmen hat eine bestimmte
umgewandelt, sodass eine lange Liste eine gute
Person oder Abteilung, die sich speziell um
Ausgangslage bietet. Mit dieser Listen haben Sie
Sponsorenangelegenheiten kümmert. LinkedIn
dann mehr als genug potentielle Sponsoren, um
oder Xing sind wahrscheinlich Ihre besten
den Anwerbungsprozess zu beginnen.
Quellen, um herauszufinden, mit wem Sie
157 Schritte zum erfolgreichen Sponsoring Auftritt
sprechen müssen, und um die Kontaktdetails Erstellen Sie eine Liste der Top
für eine zukünftige Kontaktaufnahme 100 Unternehmen, die bereit sind,
herauszufinden. Veranstaltungen in Städten, in denen Ihr
Event stattfindet, zu sponsern.
Erstellen Sie eine separate Liste von
Unternehmen mit Produkten oder
Dienstleistungen, die Ihre Teilnehmer
möglicherweise kaufen. Seien Sie
aufgeschlossen und streichen Sie keine
Firmen von der Liste, weil Sie sie zu diesem
Zeitpunkt für zu groß oder zu klein halten.
Betreiben Sie umfangreiche
Recherche. Z.B. suchen Sie online
nach so vielen vergleichbaren
Veranstaltungsprogrammen, wie
möglich, auch wenn sie nicht aktuell sind.
Wenn Sie z. B. das Programm für Messe-
oder Sportveranstaltungen durchgehen,
werden Sie feststellen, dass es voller
Sponsoren ist. Erstellen Sie eine Tabelle
dieser Unternehmen, indem Sie sie nach
den von ihnen verkauften Produkten
oder Dienstleistungen kategorisieren.
Eine weitere hervorragende Quelle für
potenzielle Sponsoren sind die Event-
Webseiten. Oft sind die Sponsoren für die
Veranstaltungen dort aufgeführt.
Vergessen Sie nicht, dass auch Ihre
Lieferanten hervorragende potenzielle
Sponsoren sind. Es könnte die Möglichkeit
Erstellen Sie Ihre Sponsoren-Wunschliste und
für Sachsponsoring geben, als Alternative
starten Sie durch:
zu finanziellem Sponsoring.
167 Schritte zum erfolgreichen Sponsoring Auftritt
Schritt 6 potenziellen Sponsoren geteilt werden können:
Daten zu Teilnehmerinteressen:
Verstehen Ihr Event Segmentierung auf Basis in der
und identifizieren Sie Registrierung angegebener Interessen
etc.
Sponsoringmöglichkeiten
Daten zu Teilnehmerverhalten:
Nehmen Sie sich Zeit, um alle Aspekte Ihrer
Aufenthaltsdauer, wenn möglich Anzahl
Veranstaltung zu überprüfen. Was sind die
Interaktionen z.B. mit Scan-to-Lead App
Eckpfeiler Ihres Veranstaltungsangebots,
oder Workshop-Teilnahmen
welche Elemente bieten einen Mehrwert,
welche Kennzahlen und Daten haben Sie, Teilnehmerzahl in Segmenten.
was erhoffen Sie sich für die nächsten und
Anzahl der gesammelten Leads, z.B.
zukünftigen Veranstaltungen? Das Verständnis
durch Scan-to-Lead App oder Umfrage
um das Gesamtbild kann Ideen für zukünftige
beim Sponsor
Partnerschaften schaffen.
Gesamtzahl der verteilten Proben bzw.
Analysieren Sie vergangene Sponsoring-Deals
Give-aways
hinsichtlich ihrer Performance. Stellen Sie
zusammen, wie Ihre Veranstaltung für Sponsoren Klicks und Social-Media-Interaktionen
eine gute Rendite erbracht hat, unabhängig von
Anzahl der Aufrufe bei Live-Streams
ihren spezifischen Zielen. Listen Sie Event-
Feedback auf und insbesondere Feedback Erhaltene Rückmeldungen und
von Sponsoren. Egal ob das Ergebnis gut oder Teilnehmerfeedback
schlecht ausfällt, nutzen Sie diese Einsicht, um Für sich selbst, erstellen Sie darauf ein
Ihr Angebot weiter zu verbessern. Wenn Sie Lerndokument, in dem die Erkenntnisse
auch schwierige Fragen gestellt haben, wie zum früherer Sponsorships aufgelistet sind. Dieses
Beispiel “Was ist nicht so gut gelaufen, wie Sie teilen Sie es mit den verantwortlichen Mitgliedern
gehofft hatten?” Oder “Was könnten wir das des Veranstaltungsteams.
nächste Mal besser machen?”, wird dies für die
Für Ihre Sponsor-Marketing erstellen Sie
Zukunft sehr nützlich sein.
eine Infografik. Infografiken wirken nicht nur
Fangen Sie an, Ihre Ideen für die ansprechend, sondern können auch leichter
Sponsorengewinnung zu entwickeln. Erstellen verteilt werden. Das wirkt!
Sie Sponsorship-Erfolgsstatistiken, die mit
177 Schritte zum erfolgreichen Sponsoring Auftritt
Schritt 7 praktische Ideen, die den Teilnehmern einen
Mehrwert bieten und den Sponsoren eine
Bühne schaffen.
Erstellen Sie überzeugende
Sponsoring-Angebote Gutes Event-Design schafft ein positives
Eventerlebnis, wodurch Teilnehmer, Sponsoren
Innovative Sponsoring-Programme berück-
und alle Beteiligten einen positiven Eindruck von
sichtigen zuerst die Bedürfnisse der Event-
der Veranstaltung erhalten. Schlechtes Event-
Teilnehmer. Sie verstehen die Kernbedürfnisse
Design hingegen kann den Teilnehmern einen
der Teilnehmer und bieten Sponsoren-Lösungen
negativen Eindruck vermitteln.
an. Wie können Sie das Problem der stundenlang
Dies wirkt sich dann negativ auf die
wartenden Teilnehmer lösen? Holen Sie sich
Bereitschaft der Teilnehmer aus, sich mit den
einen Sponsor, der sich um den reibungslosen
Angeboten der Sponsoren auseinanderzusetzen,
Check-in-Vorgang kümmert. Wie können Sie
was zu einer schlechten Sponsor-Erfahrung führt.
das Problem der Teilnehmer lösen, die zu lange
Arbeiten Sie stattdessen mit Ihren Sponsoren
Wege auf dem Messegelände zurück legen
zusammen, um eine bessere Atmosphäre für
müssen? Holen Sie sich einen Sponsor, der Roller
die Teilnehmer zu schaffen.
bereitstellt. Wie können Sie hungrige Teilnehmer
glücklich machen? Indem Sie im Rahmen einer Die wirklich wichtige Frage lautet: Können Sie
Partnerschaft Snack-Pakete anbieten. Dies sind Sponsoren für sich gewinnen, die bereit sind,
Innovative Sponsoring-Programme berücksichtigen
zuerst die Bedürfnisse der Teilnehmer. Die wirkliche
wichtige Frage ist: Können Sie Sponsoren für sich
gewinnen, die bereit sind, mit Ihnen daran zu arbeiten,
auf dem Event einen Teilnehmer-Mehrwert zu schaffen?
187 Schritte zum erfolgreichen Sponsoring Auftritt
mit Ihnen daran zu arbeiten, auf dem Event Was die traditionellen Sponsoring-
Mehrwert zu kreieren? Lounges, Spiele, Essen ... Angebote anbelangt, die schon
die Möglichkeiten, um die Sponsoren-Botschaft millionenfach durchgeführt wurden:
an den Mann zu bringen sind fast endlos. Überlegen Sie, wie Sie diese noch
Versuchen Sie einfach einmal etwas anderes, ansprechender und wertvoller gestalten
um Sponsoren anzuziehen: können. Ermutigen Sie die Sponsoren,
auf der Veranstaltung kreative
Lassen Sie Ihr Team brainstormen,
Lounges zu gestalten. Gamification kann
um auch die verrücktesten Sponsoring-
genutzt werden, um die Teilnehmer
Ideen zu sammeln. Die einzige Regel
dazu zu bringen, Zeit mit den Sponsoren
lautet: Keine Idee ist zu abwegig um sie
zu verbringen. Essen bringt Menschen
vorzutragen.
in gute Laune und sorgt für die nötige
Denken Sie über mögliche Ruhe und Erholung. Dies alles führt zu
Schwachstellen nach, in denen Sie einem positiven Eindruck der Teilnehmer
Änderungen und Verbesserungen an gegenüber den Sponsoren und bleibt im
Ihrer Veranstaltung vornehmen möchten. Gedächtnis.
Kreieren Sie dafür spezielle ansprechende
Sponsoring-Möglichkeiten.
19Was sollte ihr Event-Sponsoring-
Angebot 2019 beinhalten?
Wenn Sie die oben beschriebenen Schritte informiert als je zuvor. Die Art und Weise, wie
befolgt haben, sind Sie jetzt in einer guten Sie in der Vergangenheit Dinge gemacht haben,
Ausgangsposition. Bestimmt wollen Sie nun funktioniert wahrscheinlich nicht mehr. Sie
endlich loslegen – doch halt – es gibt noch mehr müssen Ihre Strategie überdenken.
zu tun, bevor Sie sich an potenzielle Sponsoren
Herkömmliche Sponsoring-Deals auf Basis
wagen können!
von Logo-Placements und Namensnennungen
Ihre Gedanken müssen sich auf Folgendes reichen nicht mehr aus und es ist längst
konzentrieren: Wie kommen Sie an ein überfällig auch andere Optionen anzubieten.
Unternehmen, das Sie sponsert? Die Zukunft des Event-Sponsoring erfordert
innovative Ideen, starkes Engagement,
Bevor Sie Ihre erste E-Mail senden oder den
Verantwortungsbewusstsein und ein fundiertes
Telefonhörer in die Hand nehmen, müssen Sie
Wissen über die neuen Möglichkeiten, die die
wissen, was Sie Sponsoren konkret anbieten
Technologie bietet.
können und was Sie als Gegenleistung erwarten
können. Sie haben nur eine einzige Chance, Verbannen Sie Bronze, Silber und Gold Event
einen möglichen Sponsor zu überzeugen und Sponsorship Pakete
müssen deshalb zu 100 % vorbereitet sein.
Der traditionelle Weg, um Sponsoring
Außerdem hat sich das Sponsoring von Events anzubieten, war üblicherweise in Form von
verändert und Ihre Sponsoren sind besser Paketen; vordefinierte Placements zu einem
Legen Sie Ihre Aufmerksamkeit darauf, wie Ihre
Veranstaltung den Sponsoren helfen kann, ihre Ziele
zu erreichen. Individualität, gegenseitiger Austausch
und Flexibilität machen Sponsoren glücklich.
20Was sollte ihr Event-Sponsoring-Angebot 2019 beinhalten?
vordefinierten Preis. Gold, Silber, Platin wurde
zur Standardmethode, um die Kosten für Lassen Sie Sponsoren wie Helden erscheinen:
jedes Sponsor-Angebot in einem einheitlichen
Gestalten Sie Sponsoring-Angebote, die
Rahmen zu halten. Natürlich könnten Sie mehr
Ihre Sponsoren im besten Licht dastehen
Pakete hinzufügen, um den Bedürfnissen der
lassen. Sponsoren möchten, dass die
Sponsoren besser zu entsprechen, aber es wird
Teilnehmer sich aktiv während des
immer unwahrscheinlicher, dass Sie damit die
Events beteiligen und nicht nur passiv
Flexibilität bieten können, die sich ein Sponsor
konsumieren.
wünscht.
Versuchen Sie die Mission, die hinter
Ein Standardangebot ist heutzutage immer
der Marke steht, mit Ihrem Sponsorship-
weniger von Erfolg gekrönt. Innovative
Angebot zu treffen. Zum Beispiel hat Nike
Sponsoring-Programme orientieren sich
eine Werbekampagne, wo sie den Sitzteil
am Sponsor selbst, nicht an den Maßen des
von Stadtbänken entfernt haben und
Messestands oder der Logogröße. Würden
das Wort “Run” mit dem Nike-Zeichen
Sie über die Größe Ihrer Wohnung bei einem
auf der Rückenlehne anbrachten. Dies
ersten Date sprechen? Stattdessen sollten
bleibt sowohl in Erinnerung und ist auch
Sie Ihre Aufmerksamkeit darauf lenken, wie
passend zu ihrer aktiven Marke. Suchen
Ihre Veranstaltung den Sponsoren helfen
Sie nach Möglichkeiten, Sponsorship-
kann, ihre Ziele zu erreichen. Deshalb sind
Angebote zu entwickeln, die zum Motto
Werbematerialien wertlos, wenn sie in Serie
der Marken passen.
produziert werden. Sie sind ein ergebnisloser
Versuch, Standard zu verkaufen. Individualität, Untersuchen Sie, was andere auf sozialen
gegenseitiger Austausch und Flexibilität machen Medien über Ihre Sponsoren sagen. Es
Sponsoren glücklich. kann einen guten Einblick geben, welche
Art von Sponsoring-Angebot genau für
Gestalten Sie verlockende Sponsoring-Angebote,
diesen Sponsor geeignet sein könnte.
die das Interesse auch anspruchsvoller Marken
wecken. Eine Nennung auf der Hauptbühne wird
oft nicht einmal mehr gehört. Ist das das Beste, Neue Wege für Event-Sponsorship, die
was Sie tun können? Conversions garantieren
21Was sollte ihr Event-Sponsoring-Angebot 2019 beinhalten?
Die Herangehensweise um Sponsoren für
ein Event zu gewinnen hat sich verändert. Um Passen Sie Ihre Strategie an:
wirklich konkurrenzfähig zu sein, müssen Sie bei
Analysieren Sie die Mission des
Ihren Sponsorship-Angeboten die Bedürfnisse
Unternehmens, das Sie überzeugen
der Sponsoren berücksichtigen. Denn nur so
möchten. Was sucht dieses generell
können Sponsoren überzeugt werden.
und speziell in diesem Jahr? Bringen
Es gibt natürlich auch Sponsoren, die genau Sie Ihre Gedanken in Einklang mit dem
wissen, was sie wollen. Geben Sie ihnen Unternehmensmotto.
die Möglichkeit, genau das auswählen zu
Studieren Sie die Social-Media-Streams
können und machen Sie dann ihrerseits ein
der potentiellen Sponsoren. Was sie
entsprechendes Angebot. A la Carte Angebote,
teilen, ist oft, was ihnen wichtig ist und mit
siegen vor allem in Zeiten von Budgetkürzungen
was sie assoziiert werden möchten.
über unflexible Paket-Angebote. Sie können
danach immer noch Upselling betreiben. Starten Sprechen Sie mit potentiellen Sponsoren
Sie damit den Sponsoren die Freiheit zu geben, und finden Sie ihre Bedürfnisse heraus.
das zu wählen, was ihrer Meinung nach am Erstellen Sie dann basierend auf diesem
besten für sie funktioniert und nicht das, was Gespräch Ihr Angebot.
Sie ihnen verkaufen möchten. Die Praxis zeigt,
dass Sponsoren von einem Paket, das sie selbst
zusammengestellt haben, mehr begeistert sind
und härter daran arbeiten werden, es rentabel
umzusetzen.
Machen Sie niemals
Bieten Sie aber dennoch auch selbst ein paar
diese große Event-
Sponsoring-Ideen an, die individuell auf die
Sponsoren angepasst wurden. Es ist nicht Sponsorship-Fehler.
einfach, ansprechende Sponsoring-Angebote zu
schaffen, die auch das Interesse großer Marken Es gibt eine Sache, die Sie
wecken. Überlegen Sie, wie Sie mit innovativeren
Angeboten bessere Erfahrungen bieten können.
niemals machen sollten.
Niemals. Sagen Sie niemals:
Eine Nennung auf der Hauptbühne oder eine
Logo-Platzierung auf Ihrem Event bietet nicht “Wir können alles machen.“
mehr genug Wert.
22Was sollte ihr Event-Sponsoring-Angebot 2019 beinhalten?
Während Sie vielleicht denken, dass es sich genaue Vorstellung von etwas haben,
entgegenkommend anhört, kann es so ausgelegt arbeiten Sie damit und optimieren es.
werden, dass Sie die gesamte Arbeit auf die Wenn die Sponsoren nicht weiter wissen,
Person abladen, die den Scheck schreibt, anstatt helfen Sie ihnen mit Vorschlägen, die auf
selbst ein eigenes ansprechendes Konzept zu ihren Bedürfnissen basieren.
entwickeln.
Es liegt an Ihnen, die Bedürfnisse der Sponsoren
Es ist wichtig, Flexibilität bei der Gestaltung von und die Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe zu erfüllen.
Sponsoring-Paketen zu vermitteln. Schließlich Wenn Sie es erfolgreich machen, können Sie
haben Sie vielleicht einen Sponsor, der sehr eine langfristige wertvolle Beziehung für alle
anspruchsvolle Bedürfnisse oder Visionen für Beteiligten, einschließlich Ihnen selbst, aufbauen.
ein Paket hat. In den meisten Fällen haben Sie
jedoch die Daten und das Verständnis Ihrer
Zielgruppe und sind am besten in der Lage,
verlockende Angebote anzubieten.
Wie man die Balance findet, das Richtige
anzubieten:
Ermutigen Sie die Sponsoren, Ihnen
einen Vorschlag zu machen, was sie
gerne haben würden, aber bieten Sie
auch selbst Vorschläge an, basierend auf
Ihren Event-Teilnehmern und was (in der
Vergangenheit) nicht funktioniert hat.
Lassen Sie die Sponsoren Ideen
unterbreiten, damit Sie eine bessere
Vorstellung davon bekommen, wie ein
attraktives Sponsoring-Angebot für sie
aussieht.
Lassen Sie der Kreativität Ihrer Sponsoren
freien Lauf, aber machen Sie auch deutlich,
dass Sie ebenfalls eigene kreative Ideen
haben. Wenn die Sponsoren bereits eine
236 Dinge, die Sponsoren wirklich
interessieren
Interesse 1:
Warum sind Sponsoringverträge oft so schwer
abzuschließen? Verkäufe und Marktanteil
Dies ist vor allem darauf zurückzuführen, dass erhöhen
Veranstaltungsplaner mit dem Sponsoring-
Prozess und der Suche nach den richtigen Ihr Sponsor möchte sein Produkt
Sponsoren meist nicht vertraut sind. Oder sie verkaufen. Unternehmen, die Produkte
verstehen nicht, wonach der potentielle Sponsor an einem bestimmten Ort verkaufen
sucht. möchten, suchen häufig eine Sponsoring-
Bevor Sie Taktiken entwerfen und anwenden Partnerschaft, wo sie Punkte wie
können, um mehr Geld von Ihren Sponsoren zu Exklusivität oder garantierte Exposition
erhalten, ist es wichtig, die jeweiligen Gründe für gegenüber den Event-Teilnehmern
den Sponsoring-Deal zu verstehen und zu Ihrem aushandeln können. Dies ist z. B. das
Vorteil zu nutzen. wichtigste Ziel für Sponsoren in der
Lebensmittel- und Getränkeindustrie,
Die wahren Motivationen von Event-Sponsoren,
deren Interesse an der Sponsoring-
die Sie in Ihrer Sponsoring-Strategie einbinden
Möglichkeit darin besteht, Produkte bei
müssen
Ihrer Veranstaltung servieren zu können.
Um besser zu verstehen, wie Sponsoren denken
Achten Sie besonders darauf, ob der
und was sie eigentlich von einer Sponsoring-
Veranstaltungsort einen Exklusivvertrag
Beziehung wollen, schauen wir uns die
mit einer anderen Marke hat, der den
spezifischen Gründe an, warum Unternehmen
Sponsor daran hindern könnte, sein
in Veranstaltungen investieren. Hier sind die
Produkt zu servieren.
häufigsten:
246 Dinge, die Sponsoren wirklich interessieren
Interesse 3:
Ansprache neuer
Kundengruppen
Ihr Sponsor möchte seine Kundenbasis
erweitern. Ein wichtiges Merkmal
Interesse 2: von Event-Sponsoring ist, dass
Veranstaltungsplaner die demografische
und wirtschaftliche Zusammensetzung
Sichtbarkeit im Zielmarkt des Publikums verstehen. Denken
erhöhen Sie über den Unterschied in der
Zusammensetzung des Publikums
Ihr Sponsor startet / testet ein neues zwischen einem Tennisturnier und
Produkt. Unternehmen, die neue einem NASCAR-Rennen nach. Wenn Ihr
Produkte veröffentlichen, lieben es, Sponsor sein Produkt für “Mittelamerika”
neue Produkte bei Unterhaltungs- bewerben möchte, könnte er sich für
Veranstaltungen zu testen. Es ist sehr eine Partnerschaft am NASCAR-Event
attraktiv für Sponsoren, ihre Produkte an entscheiden.
Tausende von glücklichen Eventbesucher
Betrachten Sie Ihren Hauptmarkt
zu verteilen.
und werden Sie für diesen bekannt.
Fügen Sie diese Produkte in Goodie Vermarkten Sie es entsprechend.
Bags hinzu, legen Sie es auf die Stühle So werden Sponsoren, die an dieser
während der Sitzungen oder verteilen Sie Bevölkerungsgruppe interessiert sind, zu
kostenlose Proben am Stand. Ihnen kommen.
256 Dinge, die Sponsoren wirklich interessieren
Interesse 4:
Verbesserung
des allgemeinen
Markenbewusstsein
Interesse 5:
Ihr Sponsor möchte im Blickfeld der
End-Kunde bleiben. Aufgrund der hyper- Aufbau von
kompetitiven Branchen, in denen sie tätig Handelsbeziehungen bei
sind, sponsern B2C-Marken wie Red- Markteintritt
Bull und Addidas jedes Jahr hunderte
verschiedener Arten von Veranstaltungen.
Ihr potentieller Sponsor ist neu in einem
Das gleiche gilt für B2B-Marken, wie Cisco
Markt oder Region und steht unter
oder Siemens. Diese Marken wissen, wie
Druck, Beziehungen aufbauen. Eine
wichtig es ist, ihre Kunden ständig an sich
Strategie, mit der Unternehmen neue
zu erinnern.
Märkte erschließen, ist der Aufbau von
Für die meisten Sponsoren ist die Beziehungen mit der Community bzw.
Markenbekanntheit schwer zu messen Handelsnetzwerken. Wenn Ihr Event
und daher oft kein wichtiger Faktor. gerade diesen Zugang ermöglicht, stellen
Allerdings ist es immer positiv, wenn dem Sie genau diesen Wert für neue Marken
Sponsor erklärt wird, dass Anzahl X der heraus!
Teilnehmer das Logo und die Nachricht
Bieten Sie der Marke eine Möglichkeit,
des Sponsors sehen werden.
Bewusstsein bei der gewünschten
Zeigen Sie dem Sponsor Daten der Community zu schaffen sowie
vergangenen Events, wie zum Beispiel, Sichtbarkeit. Es muss bei der Zielgruppe
welche Art von Teilnehmer anwesend deutlich werden, welche Mission hinter
waren. Das wirkt sich positiv auf die dem Logo steht und wie sich der Sponsor
Entscheidung des Sponsor aus. dafür einsetzt.
266 Dinge, die Sponsoren wirklich interessieren
Interesse 6:
Änderung der
öffentlichen
Wahrnehmung
Die Marke Ihres Sponsors ist
angeschlagen. Eine wirksame Methode
zur Rehabilitierung einer Marke, die
Probleme hat, besteht darin, diese Marke
mit renommierten Veranstaltungen zu
verbinden. Viele Marken versuchen dies
über Markenbotschafter mit dem richtigen
Image. So z.B. Opel mit Fußballtrainer
Jürgen Klopp. Aber auch Events mit dem
richtigen Charakter haben erreichen hier
den gezielten Abstrahleffekt, um ein Image
neu aufzubauen oder umzubauen.
Heben Sie den guten Ruf Ihres Events
besonders hervor. Positionieren Sie sich
als Qualitätsveranstaltung. Zeigen Sie,
dass nicht nur die richtige Zielgruppe
anwesend ist, sondern auch das
entsprechende Image Ihres Events.
27Machen Sie den nächsten Schritt.
Wie man Event-Sponsoren gewinnt und
Sponsorenverträge abschließt
Hoffentlich haben Sie jetzt eine ziemlich und Harvard Business Zeitschriften lesen und
genaue Vorstellung davon, was für Sponsoren ihnen dort gesagt wird, dass Daten wichtig für den
wichtig ist, welche einzigartigen Möglichkeiten Businesserfolg sind. Wenn Sie ihnen nicht helfen,
Ihre Veranstaltung bieten kann und was Sie indem Sie zumindest eine vorläufige Schätzung
dafür als Gegenleistung erwarten können. Mit der möglichen Kapitalrendite aufzeigen, werden
Sponsoring-Programmen können Sie Win-Win- sie es ihrem Chef nicht präsentieren. Denn
Partnerschaften schaffen, die für alle Beteiligten die Marketingfachleute wollen nicht, dass der
einen Mehrwert bieten. Eindruck beim ihrem Chef entsteht, dass die
Marketingabteilung keine Einnahmen generiert.
Sie haben hart gearbeitet und recherchiert und
haben ernsthaft darüber nachgedacht, was Sie Sie wollen mit einem Veranstalter
Sponsoren anbieten müssen und zu welchem zusammenarbeiten, der ihnen helfen kann, zu
Preis. Der nächste Schritt besteht darin, Ihre glänzen. Und das bedeutet eine ansehnliche
Event-Sponsoring-Angebote zu erstellen und Rendite für die Investition.
alle potenziellen Sponsoren, die Sie identifiziert
Die perfekte Präsentation, um Ihre Sponsoren zu
haben, zu kontaktieren und zu überzeugen, dass
überzeugen und für sich zu gewinnen
Ihre Veranstaltung eine Investition wert ist.
Wie auch immer Sie die Sponsoring-
Es gibt zwei wichtige Dinge, die Ihr Event-
Möglichkeiten präsentieren, Sie werden am
Sponsoring-Angebot beinhalten sollte:
erfolgreichsten sein, wenn Ihr Ansatz direkt
Return on Investment konkret auf den Sponsor zugeschnitten ist. Aber keine
aufzeigen und Sorge, alle Informationen, die Sie benötigen,
stehen Ihnen zur Verfügung. Recherchieren
Vertrauen bei den Sponsoren aufbauen,
Sie auf LinkedIn und Google. Lesen Sie die
dass Sie das erreichen können, was Sie
Pressemitteilungen. Worum geht es bei dem
ihnen erzählen und anbieten.
Unternehmen und wo gibt es Probleme? Was
Die heutigen Marketingfachleute kennen sich mit ist in der jeweiligen Branche los? Verwenden
der Analyse von Daten aus und werden Fragen Sie diese Informationen, um anhand der
stellen, die in die Tiefe gehen, da ihre CEOs Forbes Ihnen vorliegenden Daten eine personalisierte
28Wie man Event-Sponsoren gewinnt und Sponsorenverträge abschließt
Herangehensweise zu erstellen, und ein persönliche zu halten. Die Entscheidung wird
Sponsoring-Angebot, das den Bedürfnissen des dann aber erst danach getroffen, wenn Sie
Unternehmens entspricht. Stellen Sie sicher, nicht mehr dabei sind. Deshalb brauchen Sie
dass Sie erklären, dass dies kein herkömmliches dieses Tool, um die Sponsoren auch ohne Ihre
Sponsoring-Paket-Angebot ist und dass es Anwesenheit zu überzeugen.
speziell für das jeweilige Unternehmen erstellt
wurde.Eine überzeugende Präsentation ist
wichtig, um Ihre Ideen „zu verkaufen“. Vielleicht
haben Sie das Glück die Präsentation zuerst
Wie die Präsentation sein sollte:
fundiert recherchiert
optisch ansprechend
professionell
grammatikalisch korrekt und
zugeschnitten auf die Prioritäten und
Schwachpunkte des potentiellen Sponsors
29Wie man Event-Sponsoren gewinnt und Sponsorenverträge abschließt
Einige der Bereiche, die inhaltlich vorkommen
sollten, sind:
1 3
Die Event-Teilnehmer Die Sponsoren-
Um den Sponsoren einen Return-on- Präsentation
Investment zu zeigen, müssen Sie ihnen
Sie haben erklärt, wer dort sein wird,
Zahlen darüber vorlegen, wie viele
und der Sponsor ist begeistert, aber jetzt
Teilnehmer Ihr Event haben wird, welcher
will er wissen, wie er seine Zielgruppe
Entscheidungsebene diese angehören,
erreichen kann. Bei diesem Punkt
welche demographischen Eigenschaften
müssen Sie sorgfältig vorgehen. Viele
sie haben und andere Erkenntnisse, die
Veranstalter haben sich schon die Finger
helfen besser zu verstehen, ob die ideale
dabei verbrannt, wenn die Sponsoren
Zielgruppe bei dem Event vertreten ist.
nicht die Aufmerksam von der Zielgruppe
bekommen haben, die vereinbart wurde.
2
Seien Sie präzise. Spielen Sie jedes
mögliche Szenario durch. Denken Sie an
Der Wettbewerb mögliche Fragen, die der Sponsor haben
Wenn der Hauptkonkurrent Ihres wird, bevor diese überhaupt aufkommen,
potenziellen Sponsors seit Jahren zu damit Sie gut vorbereitet sind.
Ihrer Veranstaltung kommt, müssen Sie
dies dem potenziellen Sponsor mitteilen.
Die Anwesenheit der unmittelbaren
Konkurrenz deutet darauf hin, dass es
ein lohnendes Event ist (Unternehmen
kommen nicht, wenn kein Gewinn für sie
herausspringt).
30Wie man Event-Sponsoren gewinnt und Sponsorenverträge abschließt
Visuelle Gestaltung
4
Die ersten Punkte, die Sie in Ihrem Sie Grafiken, die einfach zu erfassen sind.
Angebot aufgreifen, beeinflussen die Das Hinzufügen von Grafiken bricht auch die
Entscheidungsfindung der Sponsoren visuelle Monotonie eines Textes auf.
erheblich. Aber auch die besten Daten und
Sie können Bilder des Events (oder auch
Zahlen bringen nichts, wenn die Sponsoren
Videos) einfügen, aber versuchen Sie, die
nur einen kurz Blick darauf werfen oder Informationen so relevant wie möglich zu
gar wichtige Informationen übersehen. halten. Ein weiterer erfolgsversprechender
Deshalb sollten Sie sich die Zeit nehmen, Zusatz sind Teilnehmer-Zeugnisse in Form
um Ihre Präsentation zumindest minimal von Social-Media-Posts. Wenn der potentielle
zu formatieren. Denken Sie daran, dass Sponsor glaubt, dass seine Botschaft in
die Informationen in diesem ersten Schritt den sozialen Medien besser geteilt werden
gescannt werden und machen Sie sie leicht kann und dadurch noch einem breiteren
lesbar und visuell ansprechend. Wenn Sie Publikum präsentiert werden kann, sind Sie
Statistiken über Ihre Teilnehmer haben (und dem Sponsoren-Vertrag schon einen Schritt
wir hoffen, dass Sie diese haben), erstellen näher.
31Wie man Event-Sponsoren gewinnt und Sponsorenverträge abschließt
5
Storyline
Kurze Geschichten sind oft eine gute Markt zu positionieren. Stellen Sie die
Einführung. Halten Sie diesen Abschnitt Herausforderungen hervor, denen der
aber wirklich kurz. Eine der effektivsten ehemalige Sponsor gegenüberstanden und
Geschichten, die Sie bei einem Sponsoring- wie Sie geholfen haben.
Angebot erzählen können, ist, wie Ihre Der Grund für eine kurze Erzähleinlage
Organisation einem anderen Sponsor ist, dass es den Sponsoren hilft, sich ihren
geholfen hat, seine Marke besser am eigenen Erfolg vorzustellen.
6
Weniger ist mehr
Weniger ist mehr bei einem perfekten die komplette Geschichte der Organisation
Sponsoring-Angebot. Sie benötigen die und der Veranstaltung durchzulesen. Stellen
Informationen und Details, die die Sponsoren Sie stattdessen die Details bereit, die den
davon überzeugen, Ihre Veranstaltung (oder Sponsoren wichtig sind. Diejenigen, die den
einen Teil davon) zu sponsern, aber Sie müssen Sponsoren Geld einbringen und ihnen helfen,
nicht jedes Detail der Veranstaltung darlegen. sich zu exponieren. Das ist alles, was sie
Die Sponsoren haben meist nicht die Zeit sich brauchen, um eine Entscheidung zu treffen.
32Strategien zur Erhöhung der
Event-Einnahmen
Regelmäßig stattfindende Veranstaltungen sind? Wie erstellen Sie Sponsoring-Programme?
haben ihre eigenen Herausforderungen wenn Verkaufen Sie die gesamte Saison als ein Paket?
es um die Erstellung von Sponsoring-Paketen Oder verkaufen Sie sie einzeln pro Event?
geht. Wenn sie jährlich oder halbjährlich Befolgen Sie diese Tipps zum Erstellen von
stattfinden, ist es noch einfach, aber was ist, überzeugenden Sponsoring-Programmen für
wenn diese Events monatlich oder wöchentlich Ihre wiederkehrende Veranstaltung.
1.
So finden Sie Sponsorship-Partnerschaften:
Versuchen Sie,
Partnerschaften statt Suchen Sie nach Organisationen, die
mit der Mission Ihrer Veranstaltung
einfaches Sponsorship
in Einklang stehen. Viele Unternehmen
zu etablieren suchen nach Möglichkeiten, ihre “softere”
Im Idealfall, wenn es sich um wöchentlich Seite zu zeigen. Wenn Sie beispielsweise
wiederkehrende Veranstaltungen handelt, ein Unternehmen kennen, das seine
möchten Sie, dass sich ein Sponsor für die Stiftung für Kinder vermarktet und das zu
Dauer Ihrer Veranstaltungssaison verpflichtet. einem Hauptpunkt Ihrer Veranstaltung
Wenn es sich um ein regelmäßig stattfindendes passt, schlagen Sie eine Partnerschaft
Event handelt, ohne Endzeitpunkt in der vor.
Zukunft, müssen Sie die Sponsoring-Angebote Betrachten Sie die Demographie Ihrer
wahrscheinlich vierteljährlich aufteilen oder auf Zielgruppe und stimmen Sie sich mit
andere Weise eine Periode festlegen. Aber wenn Organisationen ab, die an dieser Gruppe
Ihre Veranstaltung für eine bestimmte Anzahl interessiert sind.
von Wochen oder eine Saison läuft, wird die
Kontaktieren Sie die Marketing-
Suche nach Sponsoren, die zu echten Partnern
abteilung von Unternehmen, und teilen
werden, Ihnen Kopfschmerzen ersparen, da
Sie ihnen mit, warum Ihre Veranstaltung
Sie nicht während der laufenden Saison neue
für sie geeignet ist.
Sponsoren finden müssen.
33Strategien zur Erhöhung der Event-Einnahmen
2. Helfen Sie ihnen bei Stadtverordnungen
oder Lizenzen, die für Ihre
Veranstaltung wichtig sind. Natürlich
Machen Sie es einfach, Ja fällt dies normalerweise nicht in den
zum Sponsoring zu sagen Aufgabenbereich eines Eventorganisators,
aber die Sponsoren werden Ihre Mühe zu
schätzen wissen.
Damit sie und der Sponsor Partner werden, müssen
sie möglicherweise bestimmte Serviceleistungen Erstellen Sie einen maßgeschneiderten
anbieten. Ein Veranstaltungsplaner, der dem Sponsoring-Plan für die einzelnen
Sponsoren helfen wird, seine Bedürfnisse mit Unternehmen und ihre Bedürfnisse.
lokalen Regierungskommissionen oder der Finden Sie heraus, was die Bedürfnisse der
Stadt für regelmäßig stattfindende Events Sponsoren sind oder welche Probleme
abzustimmen und Genehmigungen einzuholen sie haben und wer ihr idealer Kunde ist,
wäre eine Möglichkeit. Mit so einer Person und erstellen Sie Pakete, mit denen sich
würden die Sponsoren dann bestimmt gerne die Sponsoren identifizieren können.
zusammenarbeiten.
Stellen Sie dem neuen Sponsor einen
Betrachten Sie diese Sponsoren als bereits langjährigen Sponsor vor, der für
Geschäftspartner und Sie werden erfolgreicher sein Geschäft von Vorteil sein könnte,
bei deren Gewinnung sein. Versuchen Sie oder ihm hilft zu verstehen, wie es ist, mit
folgendes: Ihnen zu arbeiten.
34Strategien zur Erhöhung der Event-Einnahmen
3. Achten Sie bei
Sponsoren auf folgendes:
der Kommunikation mit
Geben Sie ihnen demographische
Teilen Sie relevante Event-
Informationen und Daten, die
Daten der gesamten sie benötigen, um eine fundierte
Teilnehmerreise mit Ihrem Entscheidung zu treffen.
Sponsor
Fragen Sie, ob Sie ihnen Event-
Informationen senden können, die Sie
Stellen Sie vor der Unterzeichnung des für das nächste Jahr, die nächste Woche,
Sponsoren-Vertrags sicher, dass die Sponsoren die Saison etc. im Hinterkopf behalten
über die Daten verfügen, die sie benötigen, um möchten.
den Wert Ihrer Veranstaltung auch hinsichtlich
Etablieren Sie eine fortlaufende
der anwesenden Zielgruppe vor Augen zu
Partnerschaft. Halten Sie die Sponsoren
haben. Idealerweise werden sie einen Vertrag
mit aktuellen Daten hinsichtlich der
abschließen, der für die gesamte Saison Ihrer
Event-Teilnehmer auf dem Laufenden.
Veranstaltung gilt. Aber auch wenn dies nicht
Budgets und Geschäftsanforderungen
der Fall ist, ist es eine gute Idee, diese wichtigen
ändern sich. Bleiben Sie in Verbindung
Daten während des gesamten Zeitraums, in dem
und stellen Sie aktuelle Daten und ROI-
Sie das Event veranstalten, zu liefern. Menschen
Berechnungen bereit. Ein heutiges Nein,
machen mit denjenigen Geschäfte und sponsern
könnte sich so schon morgen in ein Ja
diejenigen, die sie kennen, mögen und vertrauen.
verwandeln.
Durch die Bereitstellung aktueller Informationen
können Sie Vertrauen aufbauen.
35Strategien zur Erhöhung der Event-Einnahmen
4. Nutzen Sie Ihre bestehenden
Geschäftsbeziehungen in der Community,
um um Gefälligkeiten zu bitten und
Konzentrieren Sie sich so den potenziellen Sponsoren unter
auf die Sichtbarmachung die Arme zu greifen. Sponsoren lieben
des Sponsors, um neue wiederkehrende Events, weil sie häufig
Sponsoren zu gewinnen auch wiederkehrende Einnahmen
bedeuten.
Wenn Sie ein Unternehmen kontaktieren, das Geben Sie Empfehlungen ab für
zuvor noch nie etwas gesponsert hat, verfügt gegenseitig vorteilhafte Beziehungen.
es möglicherweise nicht über alle Materialien Treffen Sie sich mit dem Marketing-
und Ressourcen, die es benötigt. Suchen Sie Team / Manager, um zu verstehen, was
nach Möglichkeiten, wie Sie helfen können, das sie brauchen. So garantieren Sie eine
Sponsern Ihres Events so einfach wie möglich zu Win-Win-Situation.
gestalten.
Erklären Sie dem Sponsor, welche
Dies kann auch der Fall sein, wenn Sie eine kreative Sichtbarkeit er auf der Website, den
neue Event-Sponsoring-Idee ausprobieren, die Printmedien, der Event-App und anderen
out-of-the-box ist. Der anvisierte Sponsor verfügt Marketing- und Kommunikationskanälen
möglicherweise nicht über das erforderliche erwarten kann. Es könnte für den
Branding und die erforderlichen Ressourcen, um Sponsor attraktiv sein, wenn Sie sich
diese neue Art des Sponsorings zu bewältigen bereit erklären, sich um die physischen
und für ihn erfolgreich anzuwenden. Branding-Materialien, wie beispielsweise
Suchen Sie nach Möglichkeiten, wie Sie ihm helfen Bühnen-Dekoration, zu kümmern.
können, diese Dinge zu einem vernünftigen Preis
zu verwirklichen.
36Strategien zur Erhöhung der Event-Einnahmen
Seien Sie ehrlich hinsichtlich Ihrer Event-
5.
Teilnehmer, damit Ihre Sponsoren sich nicht über
Ihr Publikum wundern. Es ist besser, jemanden
in der frühen Planungsphase zu verlieren, als
kurz bevor der Sponsorenvertrag abgeschlossen
Seien Sie ehrlich hinsichtlich werden soll.
Ihres wiederkehrenden
Publikumsprofils
Ideen, wie Sie Ihr Publikum aus der Sicht des
Ist Ihr wiederkehrendes Event so eines, das jede Sponsors sehen können:
Woche ein neues Publikum anzieht oder sind es
Analysieren Sie Ihre Event-Teilnehmer,
jedes Mal die gleichen Personen? Dies wird für
damit Sie wissen, ob es sich um die gleichen
Sponsoren wichtig sein. Für Sponsoren, die ein
Leute oder um ein sich änderndes Publikum
Produkt oder eine Dienstleistung verkaufen, das
handelt.
einen langen Verkaufszyklus hat, kann es von
Vorteil sein, jede Woche das gleiche Publikum zu Finden Sie so viel wie möglich über Ihre
haben, weil sie anfangen können, einen neuen Event-Teilnehmer heraus. Kommen sie
Kundenstamm aufzubauen und zu erreichen. von außerhalb oder wohnen sie am
Für Sponsoren, die eine Wiedererkennbarkeit Veranstaltungsort?
der Marke anstreben, ist ein gleichbleibendes
Verfolgen Sie Traffic-Muster, den Datenfluss,
Publikum ebenfalls von Vorteil.
Anwesenheitszahlen und andere wichtigen
Einige Sponsoren werden jedoch vor Daten, sodass Sie den Sponsoren so viele
wöchentlich wiederkehrenden Veranstaltungen Informationen wie möglich bereitstellen
zurückschrecken, da es sich dann um dieselbe können. Wenn zum Beispiel Ihr potentieller
Gruppe von Teilnehmern handelt. Diese Sponsor an lokalen Teilnehmern
Sponsoren werden oft Unternehmen sein, bei interessiert ist und Sie mehr davon unter
denen die Bedürfnisse der Kunden nach einem der Woche erhalten, können Sie eine
getätigten Geschäft für längere Zeit befriedigt wochentägige Partnerschaft anstreben und
sind. Sobald sie die Bedürfnisse der Verbraucher die Wochenenden an jemanden anderen
befriedigt haben, werden sie in der Zukunft keine vergeben und den Sponsoren so die
Geschäfte mehr mit dem selben Personenkreis größtmögliche Reichweite für ihre ideale
tätigen können. Zielgruppe gewährleisten.
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