ADONIS IM EINSATZ FÜR DIE INTERNE REVISION - PLANUNG, PRÜFUNG UND MAßNAHMENVERFOLGUNG

ADONIS IM EINSATZ FÜR
DIE INTERNE REVISION –
PLANUNG, PRÜFUNG UND
MAßNAHMENVERFOLGUNG
Marc-Oliver LUDWIG, Margit RÖSSL-HLAVIK, Peter TOTH
Interne Revision & IT-Revision
Österreichische Post AG

BOC Österreich Open Day 2021, Wien, 9. September 2021

MISSION.

WAS MACHT EIGENTLICH
EINE INTERNE REVISION…?

MISSION STATEMENT DER INTERNEN REVISION…

AMBITION.

WELCHE FAKTOREN
BESTIMMEN DAS „AUDIT
UNIVERSE“ DER INTERNEN
REVISION DER POST…?

ZUNÄCHST EINMAL DIE UNTERNEHMENSSTRATEGIE…

NATÜRLICH AUCH DIE VERLÄSSLICHKEIT DER FINANZKENNZAHLEN…

SOWIE DAS LEISTUNGSVERSPRECHEN AM KAPITALMARKT…

HANDWERK.

WIE SIEHT DIE PROZESS-
LANDSCHAFT EINER
INTERNEN REVISION AUS…?

DIE PRÜFPLANUNG SPEIST SICH AUS EINER VIELZAHL VON QUELLEN…

…UND FÜHRT ÜBER DIE BERICHTERSTELLUNG ZUM FOLLOW-UP

VISION &
HERAUSFORDERUNG.

WELCHE SYSTEM-
UNTERSTÜTZUNG
BRAUCHEN WIR?

ANFORDERUNGEN.                                     Zusammenführung von Datenwelten.

                                                   – Austausch und Transparenz im Sinne eines
                                                     Integrierten Management Systems (IMS).
                                                   – Vereinheitlichung und Aggregation
                                                     risikobezogener Kerndaten im Konzern.
                                                   – Nutzung von bestehenden Reporting- &
Oder: Der Blick von ganz oben.                       Informationsstrukturen (Dashboards).

Integration in Richtung GRC-Welt.                  Automatisierung vorantreiben.

                                                   – Integration von Funktionen des Continuous
– Aufsetzen auf bestehenden Governance, Risk
                                                     Monitoring.
  & Compliance (GRC) Infrastruktur.
  • zB Compliance, IKS, Datenschutz, QM etc.       – Modulare Erweiterbarkeit und systemische
– Mittelfristig Herstellung von Transparenz über     Kompatibilität mit Konzernsystemen.
  GRC-Themen im Konzern in einem (!) System.       – Ziel: Continuous Auditing.

UND SO SIEHT UNSER BESTEHENDES ADONIS-UNIVERSUM AUS…

ZURÜCK ZUR REVISION –     „Keep it simple“
FERRARI ODER MOPED…?
                          - Was brauchen wir und was nicht?
                          - Komplexität reduzieren.
                          - Technik unterstützt Team, nicht umgekehrt!
Oder: Wie vermeidet man
die häufigsten Fehler…?   Modulare Vorgehensweise

                          - SW-Projekte überschaubar/managebar halten.
                          - Immer einen Plan B in der Hinterhand haben.
                          - Erweiterbarkeit berücksichtigen.

                          Auf den richtigen Partner setzen
                          - Track Record sicherstellen!
                          - Post arbeitet seit 2004 mit BOC zusammen.
                          - In dieser Zeit ständige Weiterentwicklung über
                            BPMN 2.0 bis ADONIS NP.

MODUL „FOLLOW-UP“.

DAS PFERD VON HINTEN
AUFZÄUMEN.

WAS SIND DIE                                A. Feststellungen dokumentieren und
KERNELEMENTE EINES                             Maßnahmen ableiten
EFFIZIENTEN FOLLOW-UPS…?                    -   Risiken / Chancen identifizieren.
                                            -   Empfehlungen aussprechen.
                                            -   Maßnahmen vereinbaren.
Oder: Massnahmenverfolgung
                                            -   Verbindlichkeit einfordern.
im Detail.

B. Workflowgestützte Maßnahmenverfolgung    C. Monitoring und Reporting der vereinbarten
   und Wirksamkeitsprüfung                     Maßnahmen

-   Systemische Erfassung – Wer? Was? Bis   -   Echtzeit-Monitoring der Maßnahmen-
    wann?                                       umsetzung.
-   Systemgestützt Umsetzung nachfragen.    -   Aufbereitung aggregierter Daten.
-   Wirksamkeit der Umsetzung prüfen.       -   Reporting mit Statistik zum Umsetzungs-
-   Belege im System hinterlegen.               erfolg an Vorstand und Prüfungsausschuss.

DIE LÖSUNG IM DETAIL.

ERFAHRUNGEN AUS DER
PRAXIS.

EINBETTUNG IN ADONIS – DIE PRAKTISCHE UMSETZUNG IST GELUNGEN.

AUFGABENTEILUNG – PERSPEKTIVE PRÜFER UND GEPRÜFTE.

DAS FOLLOW-UP ERFOLGT AUTOMATISIERT DURCH WORKFLOWS.

DIE SECURITY-
RICHTLINIE DES
UNTERNEHMENS
WURDE AUCH IN
ADONIS
UMGESETZT.

FOKUS AUF BERECHTIGUNGEN – NICHT JEDER SIEHT ALLES…

DAS DASHBOARD ERLAUBT ZIELGRUPPENSPEZIFISCHE STEUERUNG…

THEORIE VS PRAXIS –   Problemstellung Altdatenimport
WELCHE ERFAHRUNGEN    –> einfache Lösung:
HABEN WIR GEMACHT…?
                      −   Datenaufbereitung.
                      −   Importprozess.
Oder: Würden wir es
wieder tun?           −   Datenabgleich.

                      Problemstellung Sonderprozess
                      -> kreative Lösung:

                      − Datenimport mittels eigens konzipiertem
                        Template.

                      Problemstellung Support bei SOS Fällen
                      -> rasche Lösungen:
                      − Zugriff.
                      − Evidenzverantwortlicher.

FAZIT –                      Prozessmanagement:
WELCHE AKZEPTANZ             „Seit der Einführung von ADONIS NP als IMS,
FINDET DAS NEUE              wurde die Zusammenarbeit vereinfacht, da eine
FOLLOW-UP…?                  größere Übersicht der einzelnen Themen
                             transparent vorhanden und abrufbar ist.“
                                                                   Administrator ADONIS
Oder: Haben wir die PS auf
die Straße gebracht?
                             Umsetzungsverantwortliche:

                             „Intuitiv“ bis „Gewöhnungsbedürftig“

                                                        Kolleg*innen aus dem Fachbereich

                             Revision:
                             „Technische Umsetzung passt, aber
                             Bedienungsoberfläche für nicht ADONIS-
                             Versierte optimierbar…“
                                                                      Interne Revisorin

NÄCHSTE SCHRITTE.

WIR SIND ERST AM ANFANG
DES WEGES.

UNSER NÄCHSTES ANSTEHENDES MODUL – DIE ROPP!

UNSER NÄCHSTES ANSTEHENDES MODUL – DIE ROPP!

HERZLICHEN DANK.
    AN ALLE TEILNEHMER*INNEN FÜR IHR INTERESSE.
UND AN BOC FÜR DIE HERVORRAGENDE ZUSAMMENARBEIT.

                marc-oliver.ludwig@post.at