BPM Kompakt Competence Book Nr. 1 - Business Process Management für das prozessorientierte Unternehmen - PROJECT ...
←
→
Transkription von Seiteninhalten
Wenn Ihr Browser die Seite nicht korrekt rendert, bitte, lesen Sie den Inhalt der Seite unten
Competence Book Nr. 1 BPM Kompakt Business Process Management für das prozessorientierte Unternehmen
Competence Book Nr. 1
BPM - Business Process Management
iNHaLt
1. einleitung
1.1. Editorial....................................................................................................................................................................3
1.2. Partner.....................................................................................................................................................................4
1.3. Kurzvorstellung der Partner.....................................................................................................................................5
1.4. Infografiken BPM.....................................................................................................................................................8
2. grundlagen Prozessorientierung und BPM..............................................................................................................13
2.1. Prozessorientierung - eine Einführung.................................................................................................................14
2.2. BPM 2020 Visionen für die Organisation von morgen ........................................................................................ 18
2.3. Prozessmodellierung – Geschäftsprozesse mit BPMN sichtbar machen.............................................................35
2.4. Prozessorientierung in Unternehmen „eden – Reifegradmodell“..........................................................................39
2.5. Geschäftsprozessmanagement Beratung und Implementierung aus einer Hand.................................................53
2.6. SOA fängt vor BPEL an - Fit für SOA mit einem serviceorientierten Geschäftsprozessmodell.............................57
2.7. Agile Unternehmen sind datengetrieben: Big Data trifft Geschäftsprozesse........................................................68
3. anwendungen von Prozessorientierung und BPM....................................................................................................71
3.1. Business Process Management zur Automatisierung der Büroarbeitswelt...........................................................72
3.2. Business Process Management in der Logistik - In vier Stufen zur Prozessoptimierung.....................................90
3.3. Prozessorientierung als Erfolgsfaktor bei der Einführung komplexer IT-Systeme................................................93
3.4. Prozessmanagement als perfekte Basis für Compliance im Unternehmen..........................................................96
3.5. BPM und CRM - Erfolgreich mit optimierten Prozessen.......................................................................................98
4. Case studies und Produktinformationen..................................................................................................................100
4.1. Metasonic beschleunigt iPhone5-Bestellungen bei Swisscom (Schweiz) AG.....................................................101
4.2. Höhere Wettbewerbsfähigkeit durch schnellere Prozessentwicklung.................................................................103
4.3. PayLife Bank verbessert Prozessplanung und -automatisierung mit FireStart BPM Suite von
PROLOGICS.......................................................................................................................................................105
4.4. IT-Modernisierung zahlt sich aus.........................................................................................................................106
4.5. Model Governance als Erfolgsfaktor bei der Softwareentwicklung der Telekom Deutschland............................108
4.6. Modellierung von SOA/BPM-Integrationslösungen mit dem MID INNOVATOR for Business Analysts...............110
5. Branchenverzeichnisse..............................................................................................................................................112
5.1. Unternehmen......................................................................................................................................................113
5.2. Experten.............................................................................................................................................................117
5.3. Veranstaltungen..................................................................................................................................................123
5.4. Literaturverzeichnis.............................................................................................................................................125
6. glossar..........................................................................................................................................................................127
7. impressum....................................................................................................................................................................131
2
Competence Book Nr. 1
BPM - Business Process Management
1.1. editorial
Prozesse gehören auf die agenda der unternehmensführung
Wer sich schon länger mit der Entwicklung Dazu ist es natürlich erforderlich, dass allen voran das Ma-
in Management und IT beschäftigt, der hat nagement den Prozessmanagement-Gedanken lebt und
schon viele Trends kommen und gehen se- verbreitet. Hieran mangelt es häuig noch. Prozessmanage-
hen. Unter all den kurzfristigen Moden gibt ment wird vom oberen Management vielfach rein als Aufga-
es aber eine langfristige Konstante: Bereits be von Prozessexperten und IT-Entwicklern gesehen. Hier
seit über zwanzig Jahren nehmen die Geschäftsprozesse haben jedoch auch die BPM-Experten eine Bringschuld.
in fast allen ernst zu nehmenden Konzepten eine zentra- Anstatt nur im Stillen dafür zu sorgen, das die Prozesse
le Rolle ein. Zwar gibt es nach wie vor unterschiedliche efizient laufen, sollten sie es sich zur Aufgabe machen, der
Auffassungen darüber, was man genau unter Business Chefetage zu verdeutlichen, welche zentrale Rolle die Pro-
Process Management (BPM) zu verstehen hat, doch se- zesse für den Unternehmenserfolg spielen.
hen immer mehr Organisationen die Notwendigkeit, die Wenn das Prozessmanagement beispielsweise strate-
eigenen Abläufe zu kennen, zu gestalten und zu steuern. gisch nützliche Kennzahlen bereitstellt, gewinnt es bei
Und vielleicht ist ja gerade dies das Erfolgsgeheimnis von der Unternehmensführung an Aufmerksamkeit. Und wenn
BPM, dass es sich nicht um einen genau beschriebenen es schließlich gelingt, nicht nur für eine efizientere Ab-
Ansatz mit vorgeschriebenen Regeln und Methoden han- wicklung des existierenden Geschäfts zu sorgen, sondern
delt, sondern zunächst um eine Denkweise: Das Denken durch Prozessinnovationen ganz neue Möglichkeiten und
in Prozessen. Geschäftsfelder für das Unternehmen zu eröffnen, erhöht
sich der Nutzen des Prozessmanagements für das Unter-
nehmen immens.
„Unter all den kurzfristigen Moden gibt
es aber eine langfristige Konstante: Be-
Informieren Sie sich in diesem eBook über die unterschied-
reits seit über zwanzig Jahren nehmen
lichen Facetten und aktuellen Entwicklungen des Themas
die Geschäftsprozesse in fast allen ernst
BPM. Nutzen Sie die Anregungen um das Prozessmanage-
zu nehmenden Konzepten eine zentrale
ment in Ihrem Wirkungsbereich voranzubringen und damit
Rolle ein.“
zum nachhaltigen Erfolg des Unternehmens beizutragen!
Auch wenn es immer unterschiedliche Auffassungen über Viel Spass bei diesem eBook wünscht Ihnen Ihr Prof. Dr.
die richtige BPM-Methodik oder das beste BPM-Werkzeug Thomas Allweyer und das Team der Competence Site
geben wird, und auch wenn Organisatoren, Fachexperten,
Qualitätsmanager und Software-Entwickler einen ganz un-
terschiedlichen Blickwinkel auf die Prozesse haben mögen: Anmerkung der Redaktion:
Die Erkenntnis, dass jede Initiative zu efizienten, auf die
Unternehmensziele ausgerichteten Prozessen beitragen Mehr von Prof. Dr. Allweyer im Interview „Prozessmodellie-
muss, stellt die gemeinsame Basis dar. Jede Organisati- rung - Geschäftsprozesse sichtbar gemacht“ auf Seite 31.
on, die ernsthaft Prozessmanagement betreiben möchte, Auch der Blog von Prof. Dr. Allweyer ist sehr empfehlens-
sollte daher darauf achten, dass möglichst alle Beteiligten wert. Hier inden sich Rezensionen von Büchern und Studi-
ein gemeinsames Verständnis der Prozesse und der Pro- en sowie Veranstaltungshinweise und –berichte.
zessmanagement-Ziele haben. www.kurze-Prozesse.de
3Competence Book Nr. 1 BPM - Business Process Management 1.2. Partner
Competence Book Nr. 1
BPM - Business Process Management
1.3. Kurzvorstellung der Partner
Metasonic AG
Wir sind ein Softwareunternehmen, das Ihnen mit der Metasonic© Suite eine
Lösung für dynamisches Geschäftsprozessmanagement (BPM) anbietet. Sie
basiert auf der patentierten, subjektorientierten BPM (S-BPM)-Methode. Die-
se weltweit einzigartige Vorgehensweise wurde von Dr. Albert Fleischmann
erforscht und erlaubt es jedem Anwender auf einfache Weise, seine Prozesse
kontinuierlich zu beschreiben, sofort auszuführen und an jede Änderung schnell
anzupassen. So werden aus Betroffenen Beteiligte mit optimalen Just-in-time-
Ergebnissen, wo andere zu groß, zu starr, zu langsam und zu kostspielig sind.
Das macht Sie unschlagbar agil und immer „in tune“. Also bestens gerüstet, um
die Dynamik und Komplexität in der heutigen Geschäftswelt besser als andere
beherrschen zu können.
BPM&O GmbH
Wir stehen auf BPM. Business Process Management ist nicht nur unser Beruf.
Sondern auch unsere Leidenschaft. Wir wissen: Erfolgreiches Prozessmanage-
ment indet nicht nur in Flowcharts statt. Sondern auch in den Köpfen von Men-
schen und der Art, wie sie sich organisieren. Andererseits nützt die beste Organi-
sation ebenso wenig wie die Begeisterung der Handelnden, wenn die Prozesse
nicht stimmen oder die falsche Software implementiert wurde. Deshalb achten
wir auf jeden dieser Aspekte, wenn wir mit Ihnen an Ihrem Prozessmanagement
arbeiten: Prozesse, Organisation, Menschen und IT. Wir machen sozusagen
BPM 360 Grad. BPM für Menschen, die mehr sein wollen, als erfolgreich. Näm-
lich begeistert.
agentbase AG
Die agentbase AG ist ein mittelständisch geprägter IT-Dienstleister, der die in-
dividuellen Anforderungen seiner Kunden erfolgreich in maßgeschneiderte Lö-
sungen umsetzt. Hierbei fokussiert sich das Unternehmen primär auf Lösungen
aus den Bereichen Social Workplace, Business Process Management (BPM),
Portale, Dokumentenmanagement und Archivierung. Die agentbase AG unter-
stützt seine Kunden von der Analyse, Konzeption, Umsetzung, Implementierung
bis hin zur Wartung ihrer IT-Anwendungen. Sie berät herstellerneutral und bie-
tet für jegliche Anforderungen „Best Practice“-Lösungen aus unterschiedlichen
Branchen.
5Competence Book Nr. 1
BPM - Business Process Management
PROLOGICS IT GmbH
PROLOGICS ist ein österreichisches Softwareunternehmen und entwickelt
Standard-Softwareprodukte für Unternehmensorganisation. Das Unternehmen
bietet mit der BPM Suite FireStart eine vollständig integrierte Softwarelösung
für fachliche Prozessmodellierung und technische Worklowautomatisierung.
Das System begeistert durch hohe Benutzerfreundlichkeit, innovative Funk-
tionen und modernste Systemarchitektur. PROLOGICS unterstreicht mit dem
Gesamtsieger bei den BPM Toolmasters 2012 seine Innovationsführerschaft im
deutschsprachigen BPM Markt. Ziel von PROLOGICS ist es, die tägliche Arbeit
und Kommunikation der Mitarbeiter mit BPM Technologien zu unterstützen. Aus
diesem Grund integriert sich FireStart auch nahtlos in bekannte Microsoft Stan-
dardprodukte wie Outlook, SharePoint oder Windows 8.
ReadSoft AG
ReadSoft ist ein führender Lösungsanbieter für die Automatisierung und Opti-
mierung von Geschäftsprozessen. Die deutsche ReadSoft AG ist eine Tochter
der ReadSoft Gruppe mit Hauptsitz in Helsingborg, Schweden. Weltweit betreut
ReadSoft in 17 Ländern mit knapp 600 Mitarbeitern rund 8.500 Kunden. Auf dem
deutschen Markt ist das Unternehmen seit 1996 aktiv. Mit über 120 Mitarbeitern
in den Niederlassungen in Frankfurt, Hamburg, Berlin und Oberhausen ist die
deutsche Landesgesellschaft die größte innerhalb der ReadSoft Gruppe. Das
Lösungsportfolio von ReadSoft adressiert sowohl die Prozessautomatisierung
und –optimierung im Bereich Input Management, als auch sämtliche Purchase-
to-Pay- und Order-to-Cash-Prozesse in SAP. Die Entwicklungskompetenz von
ReadSoft für SAP- und Xbound-Lösungen konzentriert sich an den deutschen
Standorten, auch das internationale CTO Ofice ist in Frankfurt beheimatet.
UNITY AG
UNITY ist die Managementberatung für zukunftsorientierte Unternehmensge-
staltung. Wir schaffen innovative Prozesse und Geschäftsmodelle – von der
Konzeption bis zur Umsetzung.
Seit 1995 hat UNITY mehr als 800 Projekte in der Automobilindustrie, der Fer-
tigungsindustrie und der Gesundheitswirtschaft zum Erfolg geführt. Zu unseren
Kunden zählen sowohl der renommierte Mittelstand als auch 16 der DAX-30-
Unternehmen. Unsere Kunden proitieren insbesondere vom einzigartigen UNI-
TY-Beratungsansatz: Gemeinsam mit Ihnen erarbeiten wir maßgeschneiderte
Lösungen, die ihren Erfolg nachhaltig steigern.
Eine unserer Kernkompetenzen ist Prozessmanagement. Wir gestalten innova-
tive, schlanke Prozesse. Unser Vorgehen reicht von der Konzeption bis zum
gelebten Prozess auf Basis unserer durchgängigen Methode OMEGA. Im Mit-
telpunkt stehen dabei die Akzeptanz der Mitarbeiter und die Realisierung von
Kosteneinsparpotenzialen.
6Competence Book Nr. 1
BPM - Business Process Management
MID GmbH
Als Ihr kompetenter Partner für die Modellierung von Geschäftsprozessen, Soft-
ware und Datenbanken helfen wir Ihnen mit Werkzeuglösungen und Beratung
aus einer Hand, Ihre IT-Projekte schneller, besser und efizienter durchzufüh-
ren.
Wir möchten Ihnen mit dem Innovator Werkzeuge an die Hand geben, mit denen
Sie Zusammenhänge sichtbar machen können und das Wissen der Prozessbe-
teiligten zusammentragen und übersichtlich gestalten können.
Das zentrale Modell als Referenz für umfangreiche Prozesse im Unternehmen
und große Projekte in der IT steht im Fokus des Teams von MID. Deutsche Top-
Unternehmen und Behörden setzen auf die Produkte, das Know-how und die
Unterstützung von MID – The Modeling Company. Mehr als 100 Spezialisten
setzen die Vision in die Tat um, mit konkreten Anforderungen an Prozesse und
Produkte efiziente und effektive IT-Systeme zu realisieren – seit über 30 Jah-
ren.
Prozesse werden in den Standardnotationen BPMN 2 oder UML 2 erfasst und
können nahtlos in Softwaremodelle der UML oder ERM überführt werden. Mit
dem Ziel, ausführbaren Code zu entwickeln oder zu generieren. Ein ausgereiftes
Rechte- und Rollenkonzept für alle Stakeholder, transparente Zusammenarbeit
und mächtige Funktionen sichern Ihren Modellerfolg.
Die MID Akademie bietet eine Vielzahl von Tool- und Methodentrainings an, die
von erfahrenen Trainern gehalten werden.
YAVEON AG
Langjährige Beratungs- und IT-Erfahrung in Unternehmen aus Industrie und
Handel sowie umfangreiche Kenntnisse in Microsoft-Technologien zeichnen uns
aus. YAVEON konzentriert sich auf Methoden und Lösungen, die Ihren Unter-
nehmenserfolg messbar steigern. Unternehmen aus Pharmazie, der Nahrungs-
mittelbranche, Chemie, Biotech und Medizintechnik unterstützen wir in allen Fra-
gen des Informations- und Prozessmanagements. Ganzheitliche Denkweisen
und ein konkreter Mehrwert durch die IT sind die Erwartungen, die täglich an
uns gestellt werden. Diesem Anspruch wird Yaveon gerecht. Wir unterstützen
Sie umfassend, wenn Sie Ihre Prozesse ins Zentrum Ihres Handelns stellen
wollen, um die operative Performance zu steigern. Erfahrung und Methoden-
kompetenz in der Prozessberatung und Ausgestaltung von Geschäftsprozessen
sind die Basis für unsere Arbeit. Messen Sie uns an umfangreichen Referenzen
und Kenntnissen in der Implementierung von Systemen (BPM, ERP, BI, Portale,
Dokumentenmanagement) und Speziallösungen.
process4.biz GmbH
Wir von process4.biz geben Ihnen genau das Werkzeug an die Hand, mit dem
Sie die Geschäftsprozesse und die IT in Ihrem Unternehmen ganzheitlich abbil-
den, dauerhaft lexibel plegen und implementieren können. Zur Darstellung aller
Zusammenhänge zwischen Aufbau- und Ablauforganisation und IT-Systemen
stehen Referenzmodelle bereit. So können Sie sofort loslegen Ihren Nutzern
visuelle Worklows an die Hand zu geben.
Process4.biz wurde 2012 von Microsoft zum weltweit besten datenbankbasier-
ten BPM-Tool auf Basis von Microsoft Visio ausgezeichnet.
Es integriert in alle Ofice Produkte sowie in den SharePoint und in die Dynamics
ERP-Systeme AX und NAV.
7Competence Book Nr. 1
BPM - Business Process Management
CURSOR Software AG
Die CURSOR Software AG ist spezialisiert auf hoch lexible CRM- und BPM-
Lösungen für integriertes Kundenmanagement und Geschäftsprozessoptimie-
rung. Das Leistungsangebot umfasst Softwareentwicklung, Beratung, Imple-
mentierung, Schulung und Support. Handels- und Dienstleistungsunternehmen
(Energie-, Gebäude-, Finanz- und IT-Dienstleister, Entsorger) sowie Unterneh-
men der Investitions- und Verbrauchsgüterindustrie schätzen das umfassende
Produkt- und Dienstleistungsangebot. Mehr als 15.000 Mitarbeiter in über 250
Unternehmen arbeiten täglich mit CURSOR-Software. Im Bereich der Energie-
wirtschaft zählt CURSOR mit den Branchenlösungen EVI (für Energieversorger
und -dienstleister) und TINA (für Netzbetreiber) europaweit zu den führenden
Anbietern.
intellior AG
Die intellior AG ist ein BPM-Lösungsanbieter mit dem Ziel, Organisationen in-
telligenter zu gestalten und prozessorientiert auszurichten. Mit Hilfe unseres
BPM-Tools Aeneis und seinem integrierten, visualisierten sowie prozessbasier-
ten Unternehmensmodell verbessern Sie die Zusammenarbeit Ihrer Mitarbeiter.
Und mit unserer BPM-Beratung Brainware unterstützen wir Sie kompetent und
zielorientiert dabei, Prozessdenken und Prozessorientierung nachhaltig in Ihrem
Unternehmen zu verankern. Als ganzheitlicher BPM-Lösungsanbieter bieten wir
Ihnen also Software und Beratung aus einer Hand. Erschließen Sie mit unseren
Lösungen die Potentiale des Geschäftsprozessmanagements und nutzen diese
für nachhaltigen Erfolg. Sichern Sie sich mit unseren BPM-Lösungen alle Chan-
cen, effektiv und efizient zu arbeiten sowie ziel- und strategiekonform zu han-
deln. Aeneis und Brainware erhalten Sie dabei immer maßgeschneidert für alle
Ihre BPM-Aufgabenstellungen. Wir garantieren Ihnen eine effektive und efizien-
te Implementierung und nachhaltigen Erfolg im Geschäftsprozessmanagement.
Mit intellior werden Prozesse einfach besser!
1.4. Infograiken BPM
BPM 1:
Ziele, Probleme,
Trends
BPM 2:
Tools / Systeme
BPM 3:
Statements
8BPM (1): Ziele, Probleme, Trends
Top-3-Ziele1 Top-3-Anwendungsbereiche1
Steigerung der Efizienz 93% 63%
93% Purchasing & Logistics 63%
90% 57%
Erhöhung der Transparenz 90% Marketing & Sales 57%
85% 51%
Heben von Standardisie- 85% Finance & Accounting 51%
rungspotentialen
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70%
80% 82% 84% 86% 88% 90% 92% 9
Top-3-Probleme2
50%
Mangelnde Unterstützung durch die Führung 50%
46%
Fehlende Vorgaben 46%
32%
Mangel an Fachkompetenz 32%
0% 10% 20% 30% 40% 50%
Trends I3 Trends II4
• Human Touch - Fokus Mensch • Lücke zwischen IT-Abteilung und Fachbe-
• Front-Ofice-Status - Fokus Kunde reichen schließen
• Mobilität • Einfachheit / Schnelligkeit bei Umsetzung
• Big Process • Agilität der Prozesse
• Process Mining • Umfassende (globale) Vernetzung
• Cloud Computing
Studien:
(1) „Business Process Management-Studie 2012“ - Studie der BearingPoint GmbH
(2) „BPM hat noch viel Potenzial“ - Interview mit Dr. Clemente Minonne von der Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften
(3) „Fünf disruptive BPM-Entwicklungen“ - Artikel aus der COMPUTERWOCHE
(4) „BPM-Report“ der Software Initiative Deutschland e.V. (SID) und der Metasonic AGBPM (2): Tools / Systeme
Ziele BPM-Tools1 Probleme BPM-Tools1
Bessere Prozess- 72%
72% Keine Ressourcen 48%
48%
kontrolle
Nutzen nicht aus-
Zeitersparnis 60%
60%
vs reichend 44%
44%
Prozess- 50%
50% Zu hoher Ple- 43%
43%
beschleunigung geaufwand
Kostensenkung 30%
30%
Zu hohe Kosten 30%
30%
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 0% 10% 20% 30% 40% 50%
Nutzung von BPM-Systemen2 Genutzte BPM-Systeme3
kein BPM-System
BPM-Suiten 33%
33%
geplant
43%
43%
19%
19%
57%
BPM-Suiten
57%
Standard- 14%
14%
software
BPM-System SAP oder Oracle 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35%
Microsoft als Alternative zum BPM-System?3
40%
35%
36%
36%
30%
36% 31%31%
25%
20%
15%
10%
Excel Datenbank Programme
Studien:
(1) Studie „Business Process Management“ der TROVARIT AG
(2) „BPM hat noch viel Potenzial“, Fachartikel der ZHAW School of Management and Law in Zürich
(3) Studie „Unternehmen mit BPM-Software mehrheitlich unzufrieden“ der SID e.V. und der Metasonic AGCompetence Book Nr. 1
BPM - Business Process Management
BPM (3): Einige Statements
Bereits seit über zwanzig Jahren nehmen die Geschäftsprozesse
in fast allen ernst zu nehmenden Konzepten eine
zentrale Rolle ein.
Der nachhaltigste Treiber für die Orga-
nisation von morgen ist der ständige
Wandel, der um uns herum stattindet.
Die Kernfragen für das Management lauten:
Wie werden wir den beschleunigten Verän-
derungen gerecht, auf die das Unterneh- Treiber des Wandels
men reagieren muss und wie managen wir
die Veränderung in den Abläufen?
Eine hohe Reaktionsgeschwindigkeit
und Flexibilität werden erforderlich,
... sogar unerlässlich, um Efizienz und
Proitabilität nachhaltig zu sichern.
Ob Marketing, Personalmanagement, Control-
ling, Produktion oder Logistik: Qualität, Efizi-
enz, Kundenorientierung ... lassen sich nicht
erreichen, wenn in Bereichs-Silos gedacht und
gehandelt wird. Prozessorientierung ist kein Selbstzweck. Es
geht nicht um schöne Prozessbilder oder eine
zertiizierungsfeste Dokumentation. Es geht
Bedeutung BPM um die Wirtschaftlichkeit und Wettbewerbsfä-
higkeit des Unternehmens.
Mit einer prozessorientierten Unternehmens-
...
führung und der Überwindung der Bereichs-
und Unternehmens-Silos können Unterneh-
men ... besser, schneller und lexibler auf
anstehende externe Anforderungen reagieren.
11Competence Book Nr. 1
BPM - Business Process Management
Wenn man sich in Unternehmen umhört
Probleme und die Frage stellt, wie zufrieden man
mit den zur Zeit zur Verfügung stehenden
Prozessmanagement -Methoden und
-Tools ist, hört man nichts Gutes.
Nach wie vor fehlt in den Fachabteilungen
vielfach eine prozessuale Denk- und Sicht-
weise, während es auf Seiten der IT im-
...
mer noch an den erforderlichen Interfaces
mangelt.
Aus meiner Sicht hängen diese Top-3-To-Dos zusam-
men: Grenzen zwischen IT und Business aulösen,
Innovation zum Top-Thema machen sowie Neues To Do‘s
ausprobieren mit dem Fokus die Performance der
Organisation kontinuierlich zu verbessern.
Zukünftig ist es notwendig, die Kernprozes-
se komplett von Ende-zu-Ende, d. h. so wie
...
der Kunde sie wahrnimmt, zu steuern.
Vorgehen Gemeinsames Handeln
Die Mitarbeiter benötigen Transparenz
darüber, was durch die Prozessorientierung
erreicht werden soll und worin der Nutzen für
das Unternehmen und der dort arbeitenden
In den Praxisprojekten bewahrheitet es sich
Menschen liegt .
immer wieder: Wenn der Projektauftrag „von
oben“ getragen wird, ist dies ein wesentli-
cher Erfolgsfaktor.
...
12Competence Book Nr. 1
BPM - Business Process Management
3.1. Business Process Management zur automatisierung
der Büroarbeitswelt
Virtual Roundtable von Dr. Ulrich Kampffmeyer mit u.a. Dr. Martin Bartonitz,
Sven Schnägelberger, Thomas Rychlik, Herbert Kindermann & Robert Hutter
Die Durchdringung der Arbeitswelt mit Software macht vor BPM-Systeme nur schwer vermarkten lassen. Ich habe so
keinem Bereich halt. Automatisierung, Steuerung und Kon- viele BPM-Systeme kommen und gehen sehen oder das
trolle sind Grundlagen für schnelle, sichere Prozesse in der Dasein eines Mauerblümchen-Nieschensystems fristen.
Bürowelt. Während in den Fabrikhallen Automatisierung Viele der eigenständigen Hersteller sind inzwischen unter
bereits weitgehend Einzug gehalten hat, steckt sie im Bü- die Fittiche der Großen gekommen und sind so weniger
roalltag in den Kinderschuhen. Während Archivierung und visibel geworden, weil sie dort eines von vielen anderen
Dokumentenmanagement bereits vielfach genutzt werden Produkten geworden sind.
ist bei der Kommunikation immer noch die schwer nachvoll-
ziehbare E-Mail Standard. Collaboration und nicht vordei-
„Dort, wo an den Prozessen doch deut-
nierte Arbeitsprozesse stellen für bisherige Konzepte von
lich mehr Hand angelegt werden muss,
Worklow und BPM Business Process Management Her-
u.a. weil das Wissen noch immer in den
ausforderungen dar. Aber es muss auch die Frage erlaubt
Köpfen der Menschen entsteht, zeigt
sein, wie viel Automatisierung, Steuerung und Kontrolle ist
sich, dass bisher die ECM- bzw. EIM-
der Arbeit und dem Verständnis von Arbeit in unserer Ge-
Systeme gerade im Mittelstand bevor-
sellschaft zuträglich. Dr. ulrich Kampffmeyer, anerkann-
zugt eingesetzt werden.“
ter Berater für Information Management, fragt nach.
BPM unter dem Aspekt des Kids zwischen den diversen
Dr. Kampffmeyer: Frage 1: BPM Business Process Anwendungen im Unternehmen, sprich der Vermeidung
Management als Infrastruktur? von Medienbrüchen, können sich nur die Konzerne leisten.
Einerseits gilt BPM als Bestandteil von Enterprise In- Der Mittelstand überhebt sich häuig genug an den Kosten
formation Management, andererseits positioniert sich der Systemintegrationen, die anfallen, will man Datendop-
aber BPM als eigenständige Disziplin. pelerfassungen vermeiden.
Sind beide Ansätze falsch, ist BPM nicht einfach eine Und bei den Großen sind es dann auch eher Prozesse,
notwendige Infrastruktur moderner Informationssys- in denen Services ohne Menschen zu orchestrieren sind,
teme, die Worklow- und Steuerungsfunktionalität im BPEL without Humans lässt grüßen.
Untergrund allen Anwendungen zur Verfügung stellt? Dort, wo an den Prozessen doch deutlich mehr Hand an-
Scheitern eigenständige BPM-Werkezuge, wenn es gelegt werden muss, u.a. weil das Wissen noch immer in
um Ende-zu-Ende-Prozesse über alle Anwendungen den Köpfen der Menschen entsteht (Information trifft auf
im Unternehmen geht? Wie muss sich BPM in eine Erfahrung ;-), zeigt sich, dass bisher die ECM- bzw. EIM-
moderne IT-Infrastruktur integrieren? Systeme gerade im Mittelstand bevorzugt eingesetzt wer-
den. Denn noch immer kommt kaum ein Prozess ohne das
Dr. Martin Bartonitz: Auf 21 Jahre meines elektroniizierte Papierdokument oder die klassische E-Mail
Schaffens im Bereiche Dokumenten- und aus. Auch wenn die Nutzung von Web-Formularen das her-
Worklow Management rückblickend kann ich kömmliche Dokument zunehmend ablöst, übergangsweise
nur feststellen, dass unsere IT-Infrastukturen aber auch noch als PDF-Reformatierung.
noch immer so kompliziert sind, dass sich eigenständige Und in diesem Umfeld ist auch das Thema Integration via
72Competence Book Nr. 1
BPM - Business Process Management
Web-Service (siehe die SOA Philosophie) noch wenig spür- me auf das BPM-Werkzeug zugreifen können. Auf diesem
bar. Weg können auch mit einem eigenständigen BPM-System
Ende-zu-Ende-Prozesse über alle Anwendungen im Unter-
Sven Schnägelberger: Zuerst einmal möchte nehmen realisiert werden.
ich feststellen, dass BPM für mich für „Pro- Solch ein System muss sich durch die Unterstützung von
zessmanagement“ und damit für eine moder- Standards wie beispielsweise WebServices, RESTfulAPI,
ne immer wichtiger werdende Management BPMN 2.0 und OAuth nahtlos in eine moderne IT-Infra-
Methode steht. struktur integrieren lassen.
Bezogen auf die Frage der Bedeutung von BPM-Systemen,
also Technologien mit denen ich Prozesse automatisieren,
„Um Prozesse zu automatisieren und da-
steuern und überwachen kann, bin ich mehr denn je davon
mit messbar zu machen, ist es natürlich
überzeugt, das moderne IT-Infrastrukturen ohne BPM-Sys-
notwendig, dass sich eine BPM Suite sehr
teme nicht mehr auskommen werden. Allerdings nicht als
gut in die vorhandene Infrastruktur integ-
Bestandteil von ECM oder CRM oder ERP Systemen, son-
rieren lässt.“
dern eher als Bestandteil der IT-Architekturen wie Daten-
banken. Nicht zuletzt stehen BPM-Systeme auch für Syste-
mintegration und applikationsübergreifende Steuerung von Herbert Kindermann: Business Process
Prozessen. Und damit ist die Steuerung von Ende-zu-Ende Management dient heute immer mehr der
Prozessen sogar über die Unternehmensgrenzen hinaus Performance-Steuerung einer Organisation.
möglich. Ohne automatisierte messbare Prozesse ist in
einer Organisation nichts steuerbar. Ohne IT-
Thomas Rychlik: BPM ist mehr als ein rein Unterstützung für Prozesse leidet der Durchsatz, werden
technischer Ansatz. Aus technischer Sicht ist zu viele Fehler gemacht und die Qualität wird schlechter.
es sicherlich korrekt, dass BPM einfach eine Treten mehr Veränderungen auf - insbesondere unerwar-
notwendige Infrastruktur moderner Informati- tete - steigt die Komplexität im Business weiter, wird die
onssysteme sein sollte, wobei nicht jedes Infor- Ausnahme zur Regel und die Personalstärke weiter abge-
mationssystem eine eigenständige BPM Implementierung baut. Dann laufen die Prozesse schlecht, der Kunde wird
unterstützen sollte. BPM ist aber darüber hinaus als eine unzufrieden und in der Ablauforganisation geht jede Menge
ganzheitliche Disziplin zu betrachten, bei der die Prozes- Geld verloren. Dies zu verhindern und stattdessen die Per-
se innerhalb des Unternehmens und natürlich auch unter- formance einer Organisation zu verbessern - auch wenn
nehmensübergreifend regelmäßig analysiert und optimiert sich alles ständig ändert - darauf kommt es heute an. Damit
werden müssen. wird BPM zur Management Aufgabe durch alle Ebenen ei-
ner Organisation.
Um Prozesse zu automatisieren und damit messbar zu ma-
„Solch ein System muss sich durch die Un-
chen, ist es natürlich notwendig, dass sich eine BPM Suite
terstützung von Standards wie beispiels-
sehr gut in die vorhandene Infrastruktur integrieren lässt.
weise WebServices, RESTfulAPI, BPMN
Hierbei ist es heute wichtig, Integrationsmethoden einzu-
2.0 und OAuth nahtlos in eine moderne IT-
setzen, die es erlauben schnell und ad hoc Verbindungen
Infrastruktur integrieren lassen.“
zu vorhandenen IT-Systemen zu schaffen und zwar ohne
großen Aufwand. Einfache Integrationen sollte der Business
Bei der Auswahl eines BPM-Systems ist zu beachten, dass User selbst machen können oder er muss die Anforderun-
dieses über ausreichend Schnittstellen verfügt, über die gen so klar stellen können, dass die IT innerhalb kürzester
dritte Systeme integriert werden können, und umgekehrt Zeit diese umsetzen kann. Die Verbindung von einer BPM
selber auch Schnittstellen anbietet, über die dritte Syste- Suite mit Enterprise Service Bus (ESB)-Systemen ist da-
73Competence Book Nr. 1
BPM - Business Process Management
her sinnvoll und nützlich. So haben wir beispielsweise den CRM-Systemen fällt es vergleichsweise leicht, da sich
Talend ESB in unsere Metasonic® Suite integriert. Dieser diese Systeme nur um „Ihren“ Geltungsbereich kümmern
zeichnet sich dadurch aus, dass er von einer Open Source müssen. Durchgängige Ende-zu-Ende Prozesse werden
Community entwickelt wird und bereits über mehr als 400 aber zunehmend nur mehr mit BPM Ansätzen realisierbar,
verschiedene Schnittstellen verfügt, zu auf dem Markt gän- vorausgesetzt, sie haben das passende Tool als Unterstüt-
gigen IT-Systemen. zung.
Robert Hutter: BPM ist ein weitläuiger Begriff, Thomas Handlir: Die Häuigkeit und das Tempo
der je nach Zielgruppe unterschiedlich interpre- mit dem Veränderungen in Unternehmen durch-
tiert wird. Während es für die Einen ein reiner geführt werden müssen, um überlebensfähig zu
Managementansatz (ohne IT) ist, ist es für die bleiben, erhöht sich ständig. Getrieben durch
Anderen Basis für die technische Implementie- Globalisierung, Innovation, regulatorische An-
rung von Worklows. Die Anbieter am Markt positionieren forderung, sowie durch das unternehmensübergreifende
sich entweder in der einen oder anderen Ecke. BPM Pro- Zusammenwachsen von Lieferketten sind die Geschäfts-
jekte, welche die Unterstützung durch die IT ausklammern, modelle ganzer Branchen regelmäßig auf dem Prüfstand.
bringen meistens keinen nachhaltigen Nutzen, da eine Or- Prozessabläufe, die sich entlang der Erfordernisse geän-
ganisation ohne IT heute nicht mehr funktioniert. Für uns derter Geschäftsmodelle rasch anpassen lassen, setzen
zählen beide Aspekte zu den elementaren Bestandteilen, daher nicht nur eine schlanke Organisation, sondern auch
um eine erfolgreiche BPM Organisation aufzubauen. Un- eine lexible Infrastruktur und ein felxibles BPM-Tool wie
sere BPM Suite FireStart ist auch eines der wenigen Tools prcess4.biz voraus. Bei zunehmender Prozessautomati-
am Markt, das den Ansprüchen aus beiden Welten gerecht sierung wird ein immer größerer Anteil der Wertschöpfung
wird. durch anonymisierte IT-Systeme abgewickelt. Das erhöht
ERP und CRM waren die zentralen Themen in der IT-Or- gleichzeitig den Bedarf nach Transparenz über alle Zusam-
ganisation in den vergangen Jahrzehnten. Ein ähnliches menhänge im Unternehmen. Dieser Transparenzbedarf
Gewicht wird BPM bis 2020 bekommen. Es wird eine betrifft die Planung und Weiterentwicklung von Prozessen
Selbstverständlichkeit werden, die Prozesse über die IT- noch bevor diese einer Automatisierung durch Worklows
Infrastruktur zu legen und damit transparente und leicht an- und integrierte ERP-Systeme zugeführt werden können.
passbare Worklows zu generieren. Nicht Programmieren, Darüber hinaus ist Transparenz auch für die Entwicklung
sondern Konigurieren wird die Devise sein. Es geht nicht von geeigneten Performancekennzahlen, Risiken und Kon-
primär darum, wo die Daten gespeichert werden, sondern trollen im Sinne einer Governance notwendig.
wie man damit umgeht, um die Geschäftstätigkeit zu ver-
bessern. Hier werden Imformationssysteme auf Basis von
„Die Integration von BPM in eine moder-
BPM einen großen Vorteil gegenüber herkömmlicher Pro-
ne IT-Infrastruktur wird daher dann nicht
grammierung bieten.
scheitern, wenn BPM im jeweiligen Unter-
nehmen nicht nur für das Designen von
„ERP und CRM waren die zentralen The- ausführbaren Workflows verstanden wird,
men in der IT-Organisation in den vergan- sondern BPM auch als Managementwerk-
gen Jahrzehnten. Ein ähnliches Gewicht zeug angewendet wird“
wird BPM bis 2020 bekommen.“
Die Integration von BPM in eine moderne IT-Infrastruktur
BPM Projekte sind deshalb schwierig, weil sie die starke wird daher dann nicht scheitern, wenn BPM im jeweiligen
Heterogenität der IT und des Managements ausgleichen Unternehmen nicht nur für das Designen von ausführbaren
und auf einen gleichen Nenner bringen müssen. ERP- und Worklows verstanden wird, sondern BPM auch als Ma-
74Competence Book Nr. 1
BPM - Business Process Management
nagementwerkzeug angewendet wird, das dem Planen und men noch immer das Medium E-Mail oder ein ECM-/EIM-
Dokumentieren der gesamten Aufbau- Ablauf- und IT-Or- System mit Status-wechseln genutzt. In letzteren System
ganisation dient, mit der neue, bzw. adaptierte Geschäfts- können inzwischen die Sachbearbeiter adhoc kleine Lauf-
modelle umgesetzt werden können. Business Process listen selbst erstellen, die sie nach Bedarf auch für eine
Management muss sich daher dann in die IT-Infrastruktur wiederholte Nutzung abspeichern können.
integrieren, wenn es um die Ausführung der designten Pro-
zesse mittels Worklows geht, muss sich aber gleichzeitig
„Inzwischen werden wir allerdings mit so
auch losgelöst von Worklows, Monitoring und Transakti-
vielen Informationen überschwemmt, dass
onsdaten als eigenständige Disziplin im Unternehmen eta-
die Nutzung gerade der Abonnementfunk-
blieren und betrieben werden, um die notwendige Trans-
tion gut bedacht sein will.“
parenz über ALLE Zusammenhänge im Unternehmen zu
schaffen, Medienbrüche aufzuzeigen und Adaptionen ge-
mäß Geschäftsmodell geplant umsetzen zu können. Arbeiten mehrere Benutzer gemeinsam an einem Projekt,
sei es an einem aufwändigeren Angebot oder an einem
größeren Bauprojekt und ist es wichtig über neue Informa-
Frage 2: Braucht man vordeinierte Prozesse? tionen oder Änderungen zu erfahren, bieten Abonnement-
Die Deinition von Worklow- und BPM-Prozessen mit und Wiedervorlagefunktionen entsprechende Hilfen.
nicht immer einfach zu bedienenden Werkzeugen gilt Inzwischen werden wir allerdings mit so vielen Informatio-
als aufwändig und auch nicht für alle Prozesse ge- nen überschwemmt, dass die Nutzung gerade der Abonne-
eignet. mentfunktion gut bedacht sein will. Am Ende inde ich doch
Ist Collaboration mit „adhoc Worklow“ wirklich die alles, was ich gerade brauche.
Alternative zum vordeinierten Geschäftsprozess? Speziell im Bereich des Case Managements, einem Be-
Welche Bedeutung hat das steuernde, Informationen griff, der vor drei Jahren von der WfMC dem BPM zur Sei-
bereitstellende „Push“-Prinzip gegen über dem Infor- te gestellt wurde, geht es verstärkt um die Verwaltung von
mation abholendem Ansatz, dem „Pull“-Prinzip? Wie Aufgaben. Je nach Situation können entsprechend viele
viel Prozessunterstützung braucht man überhaupt Aufgaben gerade anfallen. Die Abfolge ist meist frei. Das
noch, wenn man z.B. mit strukturierten, elektroni- Schließen von einer Aufgabe kann gleich mehrere andere
schen Akten arbeitet, bleibt da der Prozessgedanke beenden und einen Schwung anderer möglich machen. Im
auf der Strecke? Rückblick auf die Historie habe ich eine klare Prozessstruk-
tur. Schaue ich nach vorn, hätte ich ein wildes Netz von
Dr. Martin Bartonitz: Nun, die von den BPM-, Aufgaben, wenn ich alle Fälle wirklich durch deklinieren
ECM bzw. EIM-Herstellern bereitgestellten wollte. Also lasse ich die Entscheidung, was gerade dran
Werkzeuge zum Malen der Prozesse sind in- ist, besser in der Kompetenz des Anwenders, zumal er es
zwischen von der Handhabung recht gut. D.h. deinitiv besser weiß. Beispiele für Case Management: Job
einfache Prozesse, in denen nur Dokumente oder ihre intel- Center, Krankenhaus oder Rehabilitation.
ligentere Art der Formulare von einem Fachbereich in den
nächsten geschubst werden, lassen sich gut auch von Ver- Sven Schnägelberger: „Adhoc Worklow“ ist
antwortlichen in den Fachbereichen bedienen. Sobald es für mich keine Alternative, sondern eine sinn-
aber um Integrationen von Fachanwendungen (z.B. ERP volle Ergänzung zu den „standardisierten
oder CRM) geht, müssen dann doch die IT-Experten mit Worklows“. Auch in der modernen Bürowelt
ran. wird es immer Prozesse geben, die ein hohes
Da nur 1/3 aller unserer Prozesse wirklich strukturiert ab- Potenzial für Teilautomatisierungen und Standardisierung
laufen, sprich die Abfolge der notwendigen Arbeitsschritte haben werden. Die aktuellen Entwicklungen auf dem BPM-
im Vorhinein bekannt sind, wird in den meisten Unterneh- Tool Markt zeigen, dass beide Ansätze auch integriert mit
75Competence Book Nr. 1
BPM - Business Process Management
einem Tool abbildbar sind. Einige Aussteller auf dem letzten sen erfüllt und auch dokumentiert werden. Somit ist auch
„Process Solutions Day“ haben diese neuen Entwicklungen bei der Arbeit mit elektronischen Akten der Inhalt für die Art
eindrucksvoll vorgestellt. Hinzu kommt, dass die Deinition der Prozessarbeit ausschlaggebend. Für andere Bearbei-
von Worklows mit modernen BPM-Werkzeugen bei weitem tungsschritte bietet der Ansatz über Kollaboration bzw. ad-
nicht mehr so kompliziert sind wie früher. hoc Worklows eine deutlich höhere Flexibilität und daraus
resultierend eine stärkere Akzeptanz bei den Beteiligten.
„Adhoc Workflow“ ist für mich keine Al-
Herbert Kindermann: Gerade in einem Um-
ternative, sondern eine sinnvolle Ergän-
feld, das sich schnell verändert, in dem die
zung zu den „standardisierten Work-
Ausnahmen zur Regel werden und immer
flows“
mehr ad hoc erledigt werden muss, ist es
wichtig, Regeln und Regelungen, nach denen
Thomas Rychlik: Collaboration bzw. „ad-hoc eine Organisation arbeitet, einzuhalten und gesteckte Ziele
Worklow“ sind keine Alternative, sondern als zu erreichen. Business Process Management stellt diesen
Ergänzung zu strukturierten Prozessen zu be- Rahmen auf, in dem heute natürlich eine große Agilität zur
trachten. Gute BPM-Werkzeuge müssen das Verfügung stehen muss. Doch trotz allem ad hoc-Vorgehen
ganze Spektrum abdecken können und inte- muss BPM sicherstellen, dass die Prozessziele erreicht
grieren sich in Kollaborationsumgebungen. Prozesse wie werden. BPM muss also beides: Es muss Regeln vorgeben
Rechnungseingangsprüfung sollten strukturiert abgebildet und es muss zulassen, dass ein laufender Prozess an die
werden, informelle Abstimmungen aber besser im Rahmen Gegebenheiten der aktuellen Situation angepasst werden
eines kollaborativen Ansatzes. Einzelne Prozessschritte kann.
können an kollaborative Umgebungen übergeben und dort
im Rahmen von Activity Streams bearbeitet werden. Nach
„Gerade in einem Umfeld, das sich
Abschluss der Aktivitäten werden diese weiter im struktu-
schnell verändert, in dem die Ausnah-
rierten Prozess fortgesetzt.
men zur Regel werden und immer mehr
Der Einsatz des „Push“ und „Pull“-Prinzips ist abhängig von
ad hoc erledigt werden muss, ist es wich-
den jeweiligen Prozessen zu deinieren. Wenn Aufgaben
tig, Regeln und Regelungen, nach denen
von bestimmten Personengruppen abgearbeitet werden
eine Organisation arbeitet, einzuhalten
müssen, sollte auf jeden Fall ein „Push“ erfolgen. Ansons-
und gesteckte Ziele zu erreichen.“
ten kann das Pull-Prinzip deutlich lexibler sein, um den
sogenannten „Information overload“ bei den Beteiligten zu
vermeiden. Beim kollaborativen Pull-Prinzip kann die Auf- Dazu werden sich die Ansätze „Push“ und „Pull“ mischen
gabe bzw. Beantwortung auch von Personen übernommen und sinnvoll ergänzen. Agile BPM Software ermöglicht es
werden, die man im Vorfeld als Zielgruppe nicht berück- dem Mitarbeiter der Fachabteilung, eben auch eine schon
sichtigt hat, die aber die benötigten Informationen trotzdem laufende Instanz eines vordeinierten Prozesses noch zu
und u. U. deutlich efizienter liefern können. Der aktuelle verändern. Dadurch wird es möglich zum Beispiel vom
Bearbeitungsstand kann auch bei diesem Prinzip immer „Pull“- in den „Push“-Modus umzuschalten, eine Eskalation
nachvollzogen werden. Über Eskalationsmechanismen zu vermeiden und das Ergebnis doch sicherzustellen und
kann bei Bedarf nach einem gewissen Zeitraum von „Pull“ dann wieder in den „Pull“-Modus zurückzukehren.
auf „Push“-Benachrichtigung gewechselt werden. Dem Prozess Manager bleibt es dann überlassen, den ge-
Eine strikte Prozessunterstützung ist immer dann wichtig, änderten Prozess in einen erweiterten neuen Standard zu
wenn ich Genehmigungsschritte, Freigabeschritte und Prüf- übernehmen oder ihn als Einzelfall, gut dokumentiert im
schritte habe, die im Rahmen der Unternehmens- und/oder System weiter zur Verfügung zu halten.
gesetzlichen Richtlinien vorgeschrieben sind. Diese müs- Eines ist aber sicher: Ausnahmen werden zur Regel und
76Competence Book Nr. 1
BPM - Business Process Management
damit wird sich BPM von strengen vordeinierten Prozes- lernen möchte (Pull), oder Sie gehen aktiv auf jemanden zu
sen weg entwickeln müssen. und bauen gezielt ein interessantes Gespräch auf, um das
Ziel zu erreichen (Push). Der zweite Ansatz ist in der Regel
Robert Hutter: Efiziente Benutzerführung erfolgreicher.
und intuitive Bedienbarkeit spielen eine zent- Prozessautomatisierung in Zusammenhang mit fallbasierter
rale Rolle bei der Umsetzung konkreter BPM Aktenbearbeitung ist meines Erachtens kein Wiederspruch.
Projekte. Umso mehr gilt es, durch eine gute Beide Bereiche ergänzen sich sehr gut. Ein elektronischer
Tool-Unterstützung die Prozessarbeit zu einem Akt hat die Aufgabe, Daten in einer möglichst vollständigen
positiven Erlebnis zu machen. Das gelingt aber leider nur Datensicht bereitzustellen. Ein BPM System muss Aufga-
den wenigsten Toolherstellern. Hier werden technische ben, Rechte und Benachrichtigungen gemäß der Prozess-
Funktionen noch immer über Benutzerführung und anspre- vorgabe steuern. Der Prozessgedanke bleibt auch hier
chendes Design gestellt. Ob viele oder nur einige wenige nicht auf der Strecke.
strukturierte Prozesse benötigt werden, kann man nicht
pauschal sagen. Das hängt von der Branche und dem je- Thomas Handlir: Collaboration & adhoc Work-
weiligen Themenfeld ab. low sind keine Alternativen zu klar deinierten
Adhoc Worklows führen meistens zum gleichen Informati- und beschriebenen Geschäftsprozessen – es
onschaos wie reiner E-Mail Verkehr. Sie haben keine Steu- sind Ergänzungen und stehen in einem moder-
erungsmöglichkeit, was zu vielen Problemen führen kann. nen IT System gestützten Umfeld unterstützend
BPM Systeme und die darauf resultierenden strukturierten zu führenden Prozessen zur Verfügung.
Aufgaben werden E-Mails niemals vollständig ersetzen. Ein Collaboration System wie SharePoint „lebt“ von seiner
Aber es muss einen gesunden Kompromiss auf beiden Flexibilität und den Möglichkeiten einem breiten Anwender-
Seiten geben, um standardisierte Prozesse und kreativen kreis auch gestalterische Freiräume innerhalb einer Orga-
Freiraum gleichermaßen zu ermöglichen. nisation zu ermöglichen. Dennoch braucht es klare Struk-
turen und einen Rahmen der innerhalb der vordeinierten
Prozesse abläuft. Somit kann der Prozess im „PUSH Prin-
„Adhoc Workflows führen meistens zum glei-
zip“ den organisatorischen Gesamtablauf steuern, an dem
chen Informationschaos wie reiner E-Mail
in Teilbereichen „Freiräume“ geschaffen werden können
Verkehr. Sie haben keine Steuerungsmög-
um bspw. Dokumentbasiert Informationen im „Pull Prinzip“
lichkeit, was zu vielen Problemen führen
anzufordern.
kann. BPM Systeme und die darauf resul-
tierenden strukturierten Aufgaben werden
E-Mails niemals vollständig ersetzen. Aber „Collaboration & adhoc Workflow sind kei-
es muss einen gesunden Kompromiss auf ne Alternativen zu klar definierten und be-
beiden Seiten geben, um standardisierte schriebenen Geschäftsprozessen – es sind
Prozesse und kreativen Freiraum gleicher- Ergänzungen und stehen in einem modernen
maßen zu ermöglichen.“ IT System gestützten Umfeld unterstützend
zu führenden Prozessen zur Verfügung.“
Das „Push“-Prinzip hat bei der Aufgabenverteilung gegen-
über „Pull“ den großen Vorteil, dass aktiv auf die Mitarbeiter Der Prozessgedanke im Sinne von Führung und Visualisie-
zugegangen wird, sobald eine Aufgabe zu erledigen ist. Es rung ist und bleibt ein essentielles Element, auch wenn Mit-
entsteht eine Aufforderung zum Handeln, was beim Pull- arbeiter bspw. in strukturierten elektronischen Akten arbei-
Prinzip nicht der Fall ist. Die Situation ist ähnlich der beim ten. Es muss jedem möglich sein die relevanten Prozesse
Dating: Entweder sitzen Sie in der Ecke und sind der Mei- zu verstehen und zu „leben“ und nicht stupide anhand von
nung, dass schon jemand kommen wird, der Sie kennen- Kriterien Daten strukturiert abzulegen. Hierfür benötigt man
77Competence Book Nr. 1
BPM - Business Process Management
keine Menschen – das können die Systeme selbsttätig. entwickelt wird. Dann wäre das Thema Interoperabilität von
Wenn wir klar vordeinierte Prozesse näher an die Mitar- Prozessmodellen direkt vom Tisch. Aber dann würden in
beiter heranführen und Systeme nutzen, mit denen diese Summe noch mehr Arbeitsplätze vernichtet. Ob wir uns das
verständlich und integriert ablaufen, schaffen wir neue Po- wünschen sollten?
tentiale bei jedem einzelnen und sorgen dafür, dass BPM
nicht nur schöne Diagramme und Beschreibungen, sondern
„Ich traue der BPMN 2.0 mehr zu als dem
einen echten Mehrwert mit sich bringt.
Web-Service-orchestrierenden BPEL oder
der WfMC-Alternative XPDL.“
Frage 3: Welche Rolle spielen Standards bei
BPM?
Prozesse werden häuig mit speziellen Design-Werk- Sven Schnägelberger: Ich möchte an dieser
zeugen entwickelt und sind nur mit Einschränkungen Stelle die Frage etwas anders formulieren. Ist
in Laufzeitumgebungen übertragbar. Und auch die- es überhaupt sinnvoll bzw. notwendig Über-
se Laufzeitsysteme sind häuig nur über individuelle tragbarkeit und Wiedernutzbarkeit von Pro-
Schnittstellen in die IT integrierbar. zessdeinitionen sicher zu stellen? Ich halte
Sind BPM-Werkzeuge zu isolierte Lösungen? Be- die Versprechen des „round trip engineering“ im BPM Kon-
hindert sich BPM selbst durch die Vielzahl von Stan- text für falsche Versprechen und leider viel zu häuig für
dards wie BPEL, BPMN, XPDL usw.? Ist BPMN 2.0 reines Marketing. Lässt sich ein aus fachlicher Perspekti-
die erste Wahl, wenn es um die Übertragbarkeit und ve modellierter Prozess wirklich einfach per Knopfdruck in
Wiederverwendbarkeit von Prozessdeinitionen geht? einen lauffähigen Worklow umwandeln? Die Praxis zeigt
Welche operativen Schnittstellen braucht es, um BPM eher, dass fachliche und technische Prozesse aus unter-
vollständig in die IT-Infrastruktur zu integrieren? schiedlichen Perspektiven entwickelt werden und als je-
weils eigenständige Objekte zu betrachten sein sollten.
Dr. Martin Bartonitz: Ich befürchte, dass das
Ziel der Interoperabilität von puren Prozess- Thomas Rychlik: Wenn sich BPM-Werkzeuge
deinitionen auch in einigen Jahren nicht er- nicht an den gängigen Standards orientieren,
reicht sein wird. Ich traue der BPMN 2.0 mehr sind diese deinitiv zu isoliert. Seit der Veröf-
zu als dem Web-Service-orchestrierenden BPEL oder der fentlichung von BPMN 2.0 geht der Trend bei
WfMC-Alternative XPDL. Aber meine ersten Gehversuche den meisten BPM-Werkzeugen aber zur Unter-
der Austauschbarkeit, die ich noch bei SAPERION machen stützung dieses Standards und ermöglicht somit ein einfa-
durfte, zeigten, dass ca. 70% der zusätzlichen Worklow- cheres Austauschen der modellierten Prozessdeinitionen.
Funktionen in die Extensions geschrieben werden muss-
ten. Und es ist dann zu vermuten, dass ein anderes System
„Seit der Veröffentlichung von BPMN 2.0
als das von SAPERION mit diesen speziischen Prozess-
geht der Trend bei den meisten BPM-Werk-
deinitionen nicht viel anfangen kann. Hinzu kommt, dass
zeugen aber zur Unterstützung dieses Stan-
die beiden Nutzergruppen zu unterschiedlich modellieren.
dards und ermöglicht somit ein einfacheres
Wer Prozesse dokumentiert wird deutich andere Modelle
Austauschen der modellierten Prozessdefi-
malen als jene, die Prozess produktiv ablaufen lassen wol-
nitionen.“
len. Vielleicht wird es ja einen neuen Schub in das Thema
über die mobile Welt geben. Hier werden kleine aber feine
Apps verwendet, mit einem (noch?) überschaubaren Funk- Bei BPEL und XPDL handelt es sich um XML-basierte
tionsset. Oder wir kommen in die Welt der Commons, in der Sprachen für die Beschreibung der Ausführungsregeln von
kooperativ und mit richtig viel Ressourcen via Open Source Prozessen. Der Schwerpunkt von BPMN liegt in der gra-
Modell an einer einheitlichen Business Operation Platform ischen Visualisierung der Prozesse. Mit der Version 2.0
78Competence Book Nr. 1
BPM - Business Process Management
von BPMN wurde ebenfalls das XML-Format für das Spei- steht doch die Frage im Raum: „ Was ist denn ein BPM
chern standardisiert und kann somit auch zum Ausführen Standard?“
von Prozessen genutzt werden. Es ist davon auszugehen,
dass BPMN mittelfristig BPEL und XPDL ablösen wird. In-
„Niemand wird mehr auf einen Standard
sofern erscheint mir BPMN 2.0 eine sehr gute Wahl für die
warten, der eigentlich kein Standard ist
Übertragbarkeit und Wiedernutzbarkeit von Prozessdei-
und auch noch sehr lange braucht, sich
nitionen zu sein.
auf neue Gegebenheiten einzustellen,
die sich im Prozess Management derzeit
„Damit ein BPM-System vollständig in die IT- laufend neu auftun. Der Standard im BPM
Infrastruktur integriert werden kann, benötigt Suite Bereich muss in der Zukunft in den
das System standardisierte Schnittstellen, Schnittstellen liegen. “
über die andere Systeme die BPM-Funktio-
nalität nutzen können und das BPM-System
Heute kann man davon ausgehen, dass innovative BPM-
wiederum auf die anderen Systeme zugrei-
Ansätze, die einen großen Nutzen besonders in der Fach-
fen kann.“
abteilung bringen, einfach zu erlernen und einfach anzu-
wenden sind und sehr schnell zu Ergebnissen führen, sich
Damit ein BPM-System vollständig in die IT-Infrastruktur in- als De Facto Standards schneller durchsetzen werden als
tegriert werden kann, benötigt das System standardisierte jegliche Standardisierungsorganisation das jemals deinie-
Schnittstellen, über die andere Systeme die BPM-Funktio- ren kann. Niemand wird mehr auf einen Standard warten,
nalität nutzen können und das BPM-System wiederum auf der eigentlich kein Standard ist und auch noch sehr lan-
die anderen Systeme zugreifen kann. Der aktuelle Trend ge braucht, sich auf neue Gegebenheiten einzustellen, die
geht hier zu RESTful-APIs, da diese deutlich schlanker als sich im Prozess Management derzeit laufend neu auftun.
SOAP-basierte WebServices sind. Tiefere Integrationsmög- Der Standard im BPM Suite Bereich muss in der Zukunft
lichkeiten bieten sich, wenn das BPM System auf den glei- in den Schnittstellen liegen. Da sich der BPM Suite Bereich
chen schon im Unternehmen benutzen Platform Standard schnell und agil entwickeln wird, muss eine problemlose
aufsetzt (z.B. Java EE). Weiterhin ist zu berücksichtigen, Zusammenarbeit von unterschiedlichen BPM Suites ge-
dass offene Authentifzierungsvarianten wie OAuth genutzt währleistet werden. Hier hat Metasonic begonnen, gemein-
werden können. sam mit anderen USDL zu nutzen um Prozessschnittstellen
zu deinieren, die offen sind und es erlauben Prozesse zur
Herbert Kindermann: Wenn ich mir die Anzahl Laufzeit sehr dynamisch miteinander zu verbinden.
der Standards ansehe, die es heute gibt, und
dann auch noch feststelle, dass bei dem neu- Robert Hutter: Standards sind gut und wichtig,
esten Standard BPMN 2.0 die Übertragbarkeit aber kein Allheilmittel. BPEL und XPDL sind
und Wiederverwendbarkeit von ausführbaren meiner Einschätzung nach nicht mehr relevant.
Prozessmodellen in den Systemen unterschiedlicher Her- BPMN 2.0 ist hier sicher der führende Standard,
steller nach wie vor nicht funktioniert (dazu gibt es gerade lässt aber selbst viele Fragestellungen offen.
eine aktuelle Untersuchung der Hochschule in Deggendorf Beispielsweise wie auf Systeme im Detail zugegriffen wird,
am Lehrstuhl von Herrn Prof. Fischer), die Umsetzung wie die Benutzermasken im Detail aussehen oder wie bei
noch immer eine erhebliche Zeit in Anspruch nimmt und Rückschleifen mit den Geschäftsdaten umgegangen werden
man schließlich feststellen muss, dass der Standard BPMN muss. Dass hier kein reibungsloses Zusammenspiel zwi-
in der Fachabteilung doch gar nicht akzeptiert wird (siehe schen Modellierungswerkzeugen und Worklow Engines zu-
Blog von Jim Sinur, Gartner BPM Analyst: BPMN could be stande kommen kann, ist für mich nur wenig verwunderlich.
understood as Business People May Not understand) dann Die Übertragung und Plege von BPM Modellen über meh-
79Sie können auch lesen
