BVA.digital 2022 Digitalisierung im Bundesverwaltungsamt im Überblick - Version 2
←
→
Transkription von Seiteninhalten
Wenn Ihr Browser die Seite nicht korrekt rendert, bitte, lesen Sie den Inhalt der Seite unten
BVA.digital 2022
Digitalisierung im Bundesverwaltungsamt
im Überblick
Version 2
Inhalt
Vorwort 3
Auf einen Blick 4
Das BVA 5
Ausgangslage - Die Digitalisierung verändert die öffentliche
Verwaltung und das BVA 6
Wandel durch Demografie 7
Ausgangssituation im BVA 8
Definition des Begriffs Digitalisierung für das BVA 9
Ziele der Digitalisierung 11
Digitales Zielbild 2022 11
Einbindung des Zielbilds in die Hausstrategie 12
Die Digitale Agenda 13
Handlungsbereiche 13
Umsetzung und Fortentwicklung 15
Anhang 17
Digitalisierungsprinzipien des BVA 17
2
Vorwort
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
der Alltag der Menschen und Unternehmen ist digital geworden. Unsere Kunden –
Bürgerinnen und Bürger, Unternehmen und Organisationen sowie Bundesbehörden
und ihre aktiven und ehemaligen Beschäftigten – erwarten von uns als Dienstleister
einfache, sichere und mobil zugängliche Dienstleistungen, die mit den digitalen An-
geboten aus dem privatwirtschaftlichen Bereich vergleichbar sind. Für uns als zentra-
ler Dienstleister des Bundes stellt sich daher nicht die Frage, ob die Digitalisierung
kommt, sondern nur noch wie wir sie gestalten.
„Digitalisierung ist wichtig für die
Leistungsfähigkeit und Krisenfestigkeit
der öffentlichen Verwaltung.“
Christoph Verenkotte, Präsident des BVA
Obwohl wir in der Vergangenheit schon viel erreicht, uns ständig verändert und mo-
dernisiert haben, bedeutet die Digitalisierung eine tiefgreifende und grundsätzliche
Veränderung des Verwaltungshandelns. Daher verfolgen wir zur digitalen Trans-
formation einen ganzheitlichen Ansatz. Es geht um den Ausbau digitaler Angebote
und Services für unsere verschiedenen internen und externen Zielgruppen, den Auf-
bau der dazu erforderlichen digitalen Kompetenzen und die Nutzung moderner
Technologien wie z. B. fortschriftlicher Analytik und künstlicher Intelligenz.
Auf dem Weg der Digitalisierung werden wir unsere Verwaltungsabläufe mit Blick auf
die aktuellen und zukünftigen technischen Möglichkeiten verändern und neu denken.
Wir werden unsere Verwaltungsleistungen stärker als bisher aus der Kundenperspek-
tive entwickeln. Und wir werden dazu Organisation und Prozesse neugestalten. Die
Digitalisierung soll uns dabei helfen, unsere Dienstleistungen noch besser, schneller,
krisenfester und für unsere Kundinnen und Kunden einfacher zu erbringen.
Bei all diesen technischen und organisatorischen Entwicklungen ist mir eins beson-
ders wichtig: Es geht vor allem um die Bedürfnisse der Menschen innerhalb und
außerhalb des BVA, die bei der digitalen Transformation Berücksichtigung finden
werden.
3Auf einen Blick
Die voranschreitende Digitalisierung verändert alle Bereiche der Gesellschaft. Für die
meisten Menschen ist es mittlerweile selbstverständlich, Dienstleistungen unab-
hängig vom eigenen Standort online und mit zeitnaher Rückmeldung zu nutzen. Der
Wandel in Gewohnheiten und Erwartungen wirkt sich auch auf die öffentliche Ver-
waltung mit ihren Kundinnen und Kunden sowie ihre Beschäftigten aus.
Das vorliegende Papier beschreibt, wie das Bundesverwaltungsamt (BVA) als zentra-
ler Dienstleister des Bundes mit zahlreichen verschiedenartigen Fachaufgaben und
einer großen Zahl an Kundinnen und Kunden seine digitalen Aktivitäten im Rahmen
seiner Agenda „BVA.digital 2022“ neu ausrichtet. Dafür wurden ambitionierte
Ziele gesetzt: Das BVA wird den Service gegenüber seinen Kundinnen und Kunden
schneller und einfacher gestalten und darüber hinaus die Effizienz und Effektivität im
Haus steigern.
Die Version 2 der Agenda „BVA.digital 2022“ enthält Anpassungen an den neuen
Strategieprozess.
4Das BVA
Das BVA ist der zentrale Dienstleister des Bundes mit rund 150 verschiedenen, von-
einander unabhängigen Aufgaben. Das Aufgabenportfolio umfasst z. B. das Auslands-
schulwesen, Register der Öffentlichen Sicherheit, Ordnungsaufgaben, Angelegen-
heiten der Staatsangehörigkeit und der Spätaussiedler, Zuwendungsmanagement,
Ausbildungsförderung, Münzwesen des Bundes, gebündelte Personaldienstleistungen
und Verwaltungsaufgaben sowie nicht zuletzt Beratungsaufgaben zur Verwaltungs-
modernisierung.
Mit rd. 6.000 Beschäftigten arbeitet das BVA an 22 Standorten u.a. für den Bundes-
präsidenten, die Bundeskanzlerin und alle Bundesministerien. Der Kundenkreis des
BVA besteht aus Bürgerinnen und Bürgern, Unternehmen und Organisationen,
Bundesbehörden und ihren aktiven und ehemaligen Beschäftigten.
Das BVA bewirtschaftet Haushaltsmittel in Höhe von ca. 22 Milliarden Euro, davon
rund 400 Millionen Euro eigenes Haushaltsvolumen (Stand 2019).
5Ausgangslage - Die Digitalisierung verändert
die öffentliche Verwaltung und das BVA
Die Digitalisierung sorgt für einen tiefgreifenden Wandel in allen Lebensbereichen
und wirkt sich auch auf die öffentliche Verwaltung aus:
Die Menschen – und damit auch die Kundinnen und Kunden sowie die Beschäftigten
des BVA – sind es mittlerweile gewohnt, privat Dienstleistungen digital, standort-
unabhängig und mit einer zeitnahen Rückmeldung zu nutzen. Gerade das Bundes-
verwaltungsamt als zentraler Dienstleister des Bundes mit seinen über 150 Fach-
aufgaben und einer großen Zahl an Kundinnen und Kunden muss diese Erwartungen
ernst nehmen und den Herausforderungen der Digitalisierung angemessen begeg-
nen. Dabei muss neben der Sicht nach Innen (z. B. durchgängige digitale Fach-
verfahren) gerade auch die Sicht nach Außen (die Kundenperspektive) in den
Vordergrund treten.
Anforderungen an das BVA unterliegen einem immer schnelleren Wandel. Dies
erfordert eine zeitnahe Reaktionsfähigkeit des BVA auf fachliche, organisatorische
und nicht zuletzt technische Entwicklungen. Die Digitalisierung ist dabei ein
entscheidender Erfolgsfaktor.
Die Digitalisierung der Verwaltung geht mit erheblichen Vorteilen einher: Bei voll-
ständig digitalisierten Verwaltungsleistungen benötigen die Bürgerinnen und
Bürger erheblich weniger Zeit für Behördengänge. Gleichzeitig lassen sich in einer
digitalisierten Verwaltung Prozesse vereinfachen oder automatisieren – die Effizienz
der deutschen Verwaltung wird dadurch deutlich steigen. Die Beschäftigten müssen
weniger Routineaufgaben durchführen und gewinnen so beispielweise Zeit für
komplexere Fälle oder für steuernde und beratende Funktionen.
6Die Digitalisierung ermöglicht zudem flexiblere Arbeitsformen (z. B. durch Tele-
arbeit und mobiles Arbeiten 1) und fördert damit die Vereinbarkeit von Familie und
Beruf.
Um die digitale Transformation in der öffentlichen Verwaltung voranzutreiben,
wurden bereits verschiedene Gesetze verabschiedet. Das E-Government-Gesetz
(EGovG) verpflichtet die Verwaltung beispielsweise, elektronische Verwaltungs-
dienste anzubieten. Im Onlinezugangsgesetz (OZG) ist festgelegt, dass Bund und
Länder und Kommunen ihre Verwaltungsleistungen über Verwaltungsportale
anbieten und diese zu einem Verbund verknüpfen. So erhalten Bürgerinnen und
Bürger sowie Unternehmen über ein Nutzerkonto online Zugang zu Verwaltungs-
leistungen.
Wandel durch Demografie
Ebenso wie die privaten Arbeitgeber steht der öffentliche Dienst vor der Heraus-
forderung der demografischen Entwicklung und deren Auswirkungen auf den
Arbeitsmarkt. Bund, Länder und Kommunen müssen sich darauf einstellen, dass es
zunehmend schwierig werden wird, eine ausreichende Anzahl an qualifizierten
Beschäftigten zu gewinnen. Gleichzeitig werden zunehmend ältere und erfahrene
Beschäftigte aus dem aktiven Dienst ausscheiden.
Die Bundesverwaltung wird die Auswirkungen des demografischen Wandels nur
durch eine umfassende Digitalisierung und Automatisierung der Verwaltungs-
prozesse bewältigen können. Gleichzeitig können damit attraktivere Arbeitsplätze
geschaffen werden, so dass der öffentliche Dienst sich im Wettbewerb um die besten
Köpfe besser behaupten kann.
1 Vgl. Dienstvereinbarungen „Telearbeit“ und „Mobiles Arbeiten“ im BVA
7Ausgangssituation im BVA
Schon frühzeitig hat das BVA wichtige Schritte hin zu einer digitalen Verwaltung
unternommen, moderne Arbeitsmethoden im Haus etabliert und digitale Lösungen
entwickelt, von denen auch andere Behörden profitieren. So hat das BVA bereits in
den 1990er Jahren das System FAVORIT für flexible Vorgangsbearbeitung und elek-
tronische Akten entwickelt. Es wurde und wird sowohl intern, beispielsweise bei der
BAföG-Bearbeitung, als auch bei anderen Behörden und Institutionen eingesetzt. Das
BVA hat zudem immer wieder innovative IT-Lösungen für die Verwaltung bereit-
gestellt, die heute zum Großteil in die gemeinsamen IT des Bundes oder an anderer
Stelle übernommen wurden.
Zum effizienten, modularen Bau von Informationssystemen und Register-Lösungen
hat das BVA den als Open Source verfügbaren IsyFact-Standard und die Register
Factory® entwickelt. Diese werden ebenfalls von anderen Behörden genutzt. Das
Registerportal des BVA bietet einen vernetzten und einheitlichen Zugriff auf die vom
BVA bereitgestellten Register.
Zudem stellt das BVA seit 2009 Ministerien und Behörden die S-O-S Methode© zur
Verfügung – eine Standardmethode für das Projektmanagement von IT-
Großprojekten. Darüber hinaus unterstützt das Beratungszentrum des Bundes seit
rund 20 Jahren Bundesbehörden und andere Institutionen beim Thema Verwal-
tungsmodernisierung. Insbesondere den Umfang der Digitalisierungsberatung wird
das BVA aufgrund der hohen Nachfrage künftig weiter ausbauen.
Das BVA konnte durch diese Vielzahl von Fachaufgaben und Querschnittsfunktionen
umfassende Erfahrungen in der Steuerung von großen Maßnahmenportfolios auf-
bauen.
Vor dem Hintergrund des tiefgreifenden Wandels durch die Digitalisierung hat das
BVA seine digitalen Aktivitäten neu ausgerichtet. Die zahlreichen unterschiedlichen
Fachaufgaben machen die digitale Transformation des BVA dabei zu einer besonde-
ren Herausforderung.
Die Neuausrichtung umfasst neben einer Analyse der Ausgangssituation und einer
Definition des Begriffs „Digitalisierung“ für das BVA auch die Vorgabe eines Digitalen
Zielbilds.
8Definition des Begriffs Digitalisierung für
das BVA
Um den eigenen Weg der digitalen Transformation klar abzustecken, muss zunächst
der Begriff der Digitalisierung für das BVA konkretisiert werden (Abbildung 1). Für
das BVA bedeutet Digitalisierung über vier Hebel den Kundenservice zu verbessern
und den Beschäftigten ein attraktives Arbeitsumfeld zu bieten:
■ Digitale Services: Werden Services digital angeboten, können die Kundinnen
und Kunden die Verwaltungsleistungen einfach, schnell und sicher erledigen. Das
BVA ist weiterhin über unterschiedliche Kontaktwege erreichbar, wobei die Nut-
zung eines digitalen Zugangsweges den Regelfall darstellt („Digital first“). So kön-
nen die Kundinnen und Kunden des BVA mit digitalen Produkten, wie der Beihil-
fe-App, schnell und unkompliziert Anträge stellen und Dokumente austauschen.
■ Automatisierung und Künstliche Intelligenz: Automatisierte Arbeits-
prozesse laufen mittels Softwareverfahren selbsttätig ab. Mit Hilfe von künstlicher
Intelligenz können die Softwareverfahren eigenständig über Erfahrung Wissen
aufbauen. Werden Automatisierung und künstliche Intelligenz genutzt, müssen
die Beschäftigten des BVA weniger Routineaufgaben wahrnehmen. So gewinnen
sie beispielweise Zeit für komplexere Fälle oder für steuernde und vor allem bera-
tende Funktionen, die bereits jetzt in fast allen Dienstleistungsbereichen mehr
nachgefragt werden, als kapazitätsmäßig erbracht werden
können. Dem BVA bereits vorliegende Daten werden automatisiert weiterverwen-
det und müssen weder von den Antragstellerinnen und Antragstellern noch von
den Beschäftigten erneut erfasst werden („Once-Only-Prinzip“).
■ Fortschrittliche Analytik: Durch Big Data und fortschrittliche Analytik
können große Datenmengen intelligent analysiert und Vorhersagen zu zukünfti-
gen Ereignissen und Verhaltensweisen getroffen werden. Die Beschäftigten des
BVA profitieren von einer höheren Datenqualität, klaren Entscheidungsgrund-
lagen und vorausschauenden Analysen.
■ Digitalkompetenz: Die Beschäftigten des BVA können unter Nutzung fort-
schrittlicher IT-Systeme selbstbestimmt arbeiten und ihre Digitalkompetenz er-
weitern. Fortschrittliche Prozesse, Methoden und Organisationsformen schaffen
9die hierfür notwendigen Gestaltungsspielräume. Kenntnisse zu Datenschutz und
Datensicherheit runden die Digitalkompetenz der Beschäftigten ab.
Definition der Digitalisierang für das BVA
Mit Big Data und fort–chrittlichzr Un–zrz Kundzn könnzn un– übzr
Analytik könnzn großz Datzn- untzr–chizdlichz Kontaktwzgz
mzngzn intzlligznt zrrzichzn. Mit digitalzn Angzbotzn
analy–izrt, Fzhlzr könnzn un–zrz Kundzn zinfach
vzrringzrt und und –chnzll Anträgz –tzllzn und
Ent–chzidungzn Dokumzntz au–tau–chzn
untzr–tützt wzrdzn
„Für un– im BVA
i–t diz Digitali–izrung
zinz Chancz, übzr 4 Hzbzl
un–zrzn Kundzn zinzn
bz––zrzn Szrvicz und
un–zrzn Mitarbzitzndzn
zin attraktivz– Arbzit–-
Durch Automati–izrung und umfzld zu biztzn“
kün–tlichz Intzlligznz (KI) Un–zrz Bz–chäftigtzn
mü––zn un–zrz arbzitzn in modzrnzn
Mitarbzitzndzn wznigzr Arbzit–umgzbungzn.
Routinzaufgabzn Dazu –ztzzn wir fort–chrittlichz
durchführzn und gzwinnzn Prozz––z, Mzthodzn
Zzit für wichtigz andzrz Aufgabzn und Organi–ation–formzn zin
Bundes verwa ltung s a m t – Der zentrale Diens tleis ter des B undes
8
Abbildung 1: Definition der Digitalisierung für das BVA
10Ziele der Digitalisierung
Digitales Zielbild 2022
Digitalisierung darf kein Schlagwort bleiben. Aufbauend auf der o. g. Definition von
Digitalisierung hat sich das BVA ein Digitales Zielbild gegeben, das konkrete, ambi-
tionierte Ziele für die Digitalisierung des Hauses bis Ende 2022 setzt (Abbildung 2) 2:
■ Digitale Erreichbarkeit: Wir bieten bis zum Jahr 2022 unsere Services für
alle Kundinnen und Kunden digital erreichbar 3 und transparent nachverfolgbar
(„Track & Trace“) an. Wir erhöhen sukzessive die Quote der digitalen Interaktio-
nen, die gemessene Kundenzufriedenheit steigt dabei.
■ Digitaler Vorreiter: Wir sind Vorreiter der Digitalisierung deutscher Behör-
den durch Angebot neuer Produkte und Dienstleistungen, die von anderen
Behörden nachgefragt werden. Dies erreichen wir durch Dialog mit anderen und
Aufbau eines Netzwerks.
■ Digitales Tempo: Wir reduzieren bis 2022 die Ende-zu-Ende-
Bearbeitungsdauer von Kundenanfrage bis Kundenantwort durch digitale
Prozesse. Bis 2025 laufen alle Prozesse durchgängig digital.
■ Intelligenter Gestalter: Wir können bis 2025 durch fortschreitende Automa-
tisierung und Einsatz künstlicher Intelligenz bei gleicher Arbeitslast der Beschäf-
tigten unsere Produktivität erhöhen. Bis 2022 sind ausgewählte Prozesse bereits
automatisiert. Dadurch entlasten wir unsere Beschäftigten und gewinnen
Freiräume für künftige Aufgaben.
■ Moderne digitale Arbeit: Wir bieten umfassende IT-Unterstützung, attrak-
tive Arbeitsmöglichkeiten und ermöglichen mobiles Arbeiten und Telearbeit.
2 Die Operationalisierung und Quantifizierung der einzelnen Ziele erfolgt im Rahmen des Zielcontrollings des
BVA
3 Erreichbarkeit umfasst hier sowohl den Kanal vom Kunden zum BVA als auch umgekehrt
11Unsere Beschäftigten übernehmen im zunehmend agilen BVA mehr Verantwor-
tung und gestalten den digitalen Wandel selbstbestimmt mit.
Ziele der Digitalisierung im BVA
Digitale Wir bieten bis zum Jahr 2022 unsere Services für alle Kunden digital
Erreich- erreichbar an. Die gemessene Kundenzufriedenheit steigt dabei.
barkeit
Digitales Wir sind Vorreiter der Digitalisierung deutscher Behörden
Digitaler durch Angebot neuer Produkte und Dienstleistungen. Dies
Zielbild Vorreiter erreichen wir durch Dialog mit anderen und Aufbau eines
2022 Netzwerks.
Wir reduzieren bis 2022 die Ende-zu-Ende-
Digitales Bearbeitungsdauer von Kundenanfrage bis
Tempo Kundenantwort durch digitale Prozesse. Bis 2025
laufen alle Prozesse durchgängig digital.
Intelli- Wir können bis 2025 durch zunehmende Automatisierung
und Einsatz künstlicher Intelligenz bei gleicher Arbeitslast
genter der Beschäftigten unsere Produktivität erhöhen. Bis 2022
Gestalter sind ausgewählte Prozesse bereits automatisiert.
Moderne Wir bieten umfassende IT-Unterstützung, attraktive
Arbeitsmöglichkeiten und ermöglichen mobiles Arbeiten und
digitale Telearbeit. Unsere Mitarbeitenden gestalten den digitalen Wandel
Arbeit selbstbestimmt mit.
9
Abbildung 2: Digitales Zielbild 2022 des BVA
Einbindung des Zielbilds in die Hausstrategie
Das Digitale Zielbild 2022 konkretisiert die Hausstrategie und fließt in den Strategie-
prozess des BVA ein. In Zusammenarbeit mit allen Abteilungen werden so über einen
standardisierten Prozess digitale Maßnahmen, die zur Erreichung des Zielbilds bei-
tragen, entwickelt und auf den Weg gebracht. Sämtliche digitale Maßnahmen des
Hauses werden in einem Programm gebündelt und werden durch den Leitungsstab
„Digitalisierung und Strategie“ gesteuert.
Ein für die Digitalisierungsmaßnahmen des BVA eingerichtetes Projekt- und Pro-
grammmanagement sowie ein kontinuierliches Controlling der Maßnahmen stellen
eine effiziente Zielerreichung sicher.
12Die Digitale Agenda
Handlungsbereiche
Um das Digitale Zielbild 2022 zu erreichen, hat das BVA bereits zahlreiche Maß-
nahmen initiiert. Diese Maßnahmen gliedern sich im Wesentlichen in die folgenden
beiden Bereiche:
■ Fachübergreifende Maßnahmen wirken abteilungsübergreifend und dienen der
Einführung von Basis- und Querschnittsdiensten sowie der Digitalisierung von
Unterstützungsprozessen im BVA. Hierzu zählen beispielsweise die weitere Ein-
führung der E-Akte im BVA, das weitere Ausrollen des elektronischen Postein-
und –ausgangs mit Anbindung an die Fachverfahren, aber auch innovative Tech-
nologien. Diese Komponenten werden in eine übergreifende (Fach-) Architektur
eingebettet.
Vorrangiges Ziel ist hierbei das Einer-für-alle Prinzip und insbesondere die Nut-
zung zentral im Bund bereitgestellter Dienste, wie z. B. des E-Akte Basisdienstes,
des Bundesportals oder des Nutzerkontos des Bundes. Darüber hinaus wird eine
Standardsoftware für Kleinverfahren eingeführt. Durch die Einrichtung eines Di-
gitalisierungslabors und eines Digitalisierungsnetzwerks wird die Digitalisierung
im BVA agil und interdisziplinär vorangetrieben.
■ Fachspezifische Maßnahmen dienen der Digitalisierung der zahlreichen Fachauf-
gaben des BVA. Dies umfasst z. B. die durchgängige Digitalisierung der Be-
arbeitung in den Fachbereichen oder die Automatisierung konkreter fachlicher
Prozesse. Fachspezifische Maßnahmen nutzen in der Regel fachübergreifende
Komponenten (z. B. die E-Akte). Im Rahmen sog. „strategischer Projekte“ (vor-
mals „Leuchtturmprojekte“) wird das BVA große Fachthemen vorantreiben.
Diese Projekte haben hierbei einen hausweiten Vorbildcharakter. Sie machen die
Digitalisierung für die Kundinnen und Kunden sowie die Beschäftigten des BVA
13erfahrbar. Ein solches strategisches Projekt ist zum Beispiel die Digitalisierung
der Beihilfe im Projekt Beihilfe.digital. 4
Auch bei den fachspezifischen Maßnahmen steht die Nutzung von Standard-
software im Fokus. Im Gegensatz zu den fachübergreifenden Maßnahmen spielt
hierbei jedoch die fachnahe Entwicklung und Anpassung von Software konkret für
das BVA eine stärkere Rolle.
Der folgende Handlungsbereich ergänzt die Digitale Agenda:
■ Digitalisierungsberatung:
Neben der eigenen Digitalisierung ist für das BVA als zentralem Dienstleister des
Bundes auch die Digitalisierung der Bundesverwaltung ein Schwerpunktthema.
Die digitale Transformation birgt für Behörden enorme Chancen. Sie ermöglicht
es, Verwaltung attraktiver zu gestalten, Bürgerinnen und Bürger, Unternehmen
und Mitarbeitende zu entlasten sowie dem demografischen Wandel zu begegnen.
Gleichzeitig stellt sie aber aufgrund tiefgreifender Veränderungen eine enorme
Herausforderung dar. Die Beraterinnen und Berater des Bundesverwaltungsamtes
unterstützen Behörden dabei, diese Herausforderung zu meistern und das Poten-
zial der Digitalisierung zielgerichtet auszuschöpfen.
Die Digitalisierungsberatung umfasst vier Schwerpunkte, die den Prozess der
digitalen Transformation von der Strategieberatung bis zur Umsetzungsbe-
gleitung abdecken:
- Beratung zu Strategien und Konzepten der Verwaltungsdigitalisierung
- Digitalisierung von Fachverfahren
- Einführung von Basis und Querschnittsdiensten, insb. des Basisdienstes
E-Akte
- Organisationsübergreifende Digitalisierung
4 Die Einordnung als fachspezifische Maßnahme bedeutet nicht, dass hier bereitgestellte Lösungen nicht auch
durch andere Behörden – z. B. im Rahmen der Gemeinsamen IT des Bundes – genutzt werden können. Der Be-
zug liegt aber klar auf einer fachlichen Aufgabe.
14Umsetzung und Fortentwicklung
Das BVA wird die Digitalisierung auf Grundlage seiner umfangreichen Erfahrung in
der Verwaltungsmodernisierung, in der IT und im professionellen Projekt- und Pro-
grammmanagement in den kommenden Jahren weiter vorantreiben, damit das ambi-
tionierte Zielbild mithilfe der Digitalen Agenda „BVA.digital 2022“ Wirklichkeit
wird. Hierzu gehört beispielsweise die fortgeführte Umsetzung folgender Schritte: 5
■ Kontinuierliche Weiterentwicklung und weitere Ausgestaltung der
Digitalen Agenda mit neuen Maßnahmen und innovativen Vorhaben
Das BVA wird im Rahmen seines Strategieprozesses und seines Portfolio-
managements das Maßnahmenportfolio kontinuierlich jährlich weiterentwickeln.
Hierzu wurden drei Programmmanagementbereiche für die Bereiche Digitalisie-
rung, Öffentliche Sicherheit sowie weitere Projekte eingerichtet. Neue Maßnah-
men werden dabei durch einen intensiven Austausch im BVA, aber auch auf Basis
des Austauschs mit anderen Behörden, der Wirtschaft und der Wissenschaft ent-
wickelt. Dabei sollen insbesondere auch neue Technologien, Methoden und Kon-
zepte zum Einsatz kommen.
■ Umsetzung der Maßnahmen mit klaren Verantwortlichkeiten und
standardisiertem Berichtswesen
Das BVA entscheidet über Digitalisierungsmaßnahmen in einem strukturierten
Prozess (Strategieprozess und Entscheidungsgremium). Genehmigte Projekte
werden toolgestützt geplant, umgesetzt und über ein etabliertes, standardisiertes
Berichtswesen gesteuert. 6
5 Die Geschwindigkeit der Umsetzung der Digitalen Agenda hängt maßgeblich von der Zurverfügungstellung von
Mitteln im Bundeshaushalt ab.
6 Vgl. Projektleitfaden des BVA
15■ Controlling der Maßnahmen im Hinblick auf das Digitale Zielbild
Die Maßnahmen des BVA werden bezogen auf die angestrebten Effekte aus der
Kundenperspektive (externer Nutzen) und der Binnenperspektive (interner
Nutzen) ausgewertet.
■ Begleitung der Digitalen Agenda durch innovative Kommunikations-
und Programmformate
Die Digitale Agenda wird im BVA begleitet durch neue Programmformate
(z. B. „Arbeitsplatz der Zukunft“, BVA-Digitalisierungslabor), aktuelle Methoden
(z. B. Design Thinking und agile Softwareentwicklung), sowie Ausrichtung und
Teilnahme an neuen internen und externen Austausch- und Kommunikations-
formaten. Die in den Abteilungen des BVA benannten Digitalisierungskoordinato-
rinnen und -koordinatoren treiben die Digitalisierung in den Fachabteilungen vo-
ran und tauschen sich im BVA-Digitalisierungsnetzwerk interdisziplinär aus.
■ Nutzung und Erweiterung der Digitalkompetenz der Beschäftigten
und Beschleunigung der digitalen Transformation des BVA
Die Fach- und Führungskräfte im BVA werden durch Fortbildungsangebote
sowie einer umfassenden und transparenten Kommunikation auf die fort-
schreitende Digitalisierung vorbereitet. Die digitale Transformation im BVA wird
durch ein aktives Veränderungsmanagement begleitet.
■ Gewinnung neuer „digitaler Talente“
Das BVA wird seine Personalgewinnungskampagne zur Gewinnung digitaler
Talente fortsetzen und bei Bedarf weiter ausbauen.
16Anhang
Digitalisierungsprinzipien des BVA
1. Fokussiere auf die Bedürfnisse der Nutzer
Regelmäßige Beteiligung der Nutzerinnen und Nutzer der Verwaltungsdienst-
leistung bei der technischen und organisatorischen Verbesserung.
2. Sieh den digitalen Zugang und Prozess als Regelfall vor („Digital
first“)
Nutzung eines digitalen Zugangsweges zum BVA als Normalfall („Digital-First-
Prinzip“). Auf einen „Papierkanal“ soll möglichst verzichtet werden.
3. Gestalte den Zugang zu Verwaltungsleistungen orts- und zeitun-
abhängig
Verwaltungsleistungen müssen unabhängig vom Ort (zu Hause, mobil) und der
Zeit (technisch) zugänglich sein.
4. Frage nur nach den Daten, die für die jeweilige Leistung wirklich
gebraucht werden
Erhebung nur von Daten, die für die Bearbeitung wirklich erforderlich sind, um
die Nutzerinnen und Nutzer zu entlasten.
5. Frage nur nach den Daten, die noch nicht vorliegen
Daten, die bereits vorliegen (insbes. Stammdaten) sollen nicht erneut abgefragt
werden – nur bei Änderung.
6. Analysiere regelmäßig die vorhandenen Informationen, um den
Service zu verbessern
Nutzung von Kundenfeedback und Nutzerdaten, um den Service für die Kundin-
nen und Kunden zu optimieren.
7. Benutze eine verständliche Sprache, klare Prozesse und eine einfache
Nutzerführung
Informationen „in der Sprache der Kundinnen und Kunden“, transparente
Prozessschritte und Hilfesysteme, einheitliche Nutzerführung.
178. Gestalte einen einfachen Zugang ohne Zugangshürden, der sofort
benutzbar ist
Einfacher und einheitlicher Zugang zu einer Leistung, Hürden durch Identifizie-
rung und Authentifizierung so gering wie möglich halten.
9. Zeige den Nutzern den Sachstand und die weiteren Schritte auf
(„Track & Trace“)
Die Kundinnen und Kunden können online nachvollziehen, ob ihr Antrag ein-
gegangen ist und welche Prozessschritte bereits bearbeitet wurden und welche
noch folgen.
10. Verarbeite Standardfälle automatisch
Standardfälle ohne fachliche Besonderheiten sollen möglichst ohne manuellen
Aufwand automatisiert bearbeitet und beschieden werden.
11. Denke innovativ und prüfe, ob der Service weiter verbessert werden
kann
Kontinuierlicher Verbesserungsprozess, der neue Technologien für die
Digitalisierung berücksichtigt.
18Sie können auch lesen
