Diplomarbeit Einführungskonzept für den Relaunch Intranet IWB
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Bild: http://nt.eit.uni-kl.de/images/kopf-welt.jpg / Informationsfluss
Diplomarbeit
Einführungskonzept für den Relaunch Intranet IWB
Aktive Förderung des internen Informationsflusses
Schmidlin Adrian
betreut durch
lic. phil. Richard Pöllinger
Stv. Leiter Kommunikation und Marketing
FHNW, Olten
Olten 2007
Einführungskonzept für den Relaunch Intranet IWB Aktive Förderung des internen Informationsflusses Schmidlin Adrian Basel, 2007 Eingereicht am: 31. Januar 2007
Kurzzusammenfassung
Einführungskonzept für den Relaunch Intranet IWB
Aktive Förderung des internen Informationsflusses
In der vorliegenden Arbeit werden zunächst die theoretischen Grundlagen des
Informationsflusses und deren Motivationen in den Industriellen Werken Basel (IWB)
dargestellt. Die Einflussfaktoren und Organisationskultur des Unternehmens spielen
eine wichtige Rolle, weil sehr gegensätzliche Denkweisen über die Qualität und
Quantität der Informationen vorliegen. Kurz werden die verschiedenen Methoden der
bestehenden Informationsflüsse dargestellt. Darauf wird das durch Leitfaden und
Management vorgegebene Kulturverständnis erläutert und wie es mit dem
Einführungskonzept gefördert werden könnte. Wichtige Punkte sind die Originalität, die
erforderliche Aufmerksamkeit und Konstanz im Vergleich mit dem erreichbaren Nutzen
(ROI) des geplanten Intranet-Relaunchs.
Name und Anschrift des Verfassers
Adrian Schmidlin
Rauracherstr. 55
4125 Riehen
Tel & Fax: +41 61 601 77 37
E-Mail (G): adrian.schmidlin@iwb.ch
E-Mail (P): chadschmi@bluewin.ch
Fachhochschule Nordwestschweiz
Riggenbachstrasse 16, Postfach
CH-4601 Olten
Tel: +41 62 286 00 00
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Alle Rechte vorbehalten
Copyright © 2007 by Schmidlin Adrian
Management-Summary
Das Verwalten von Informationen, sowie das Transferieren von Wissen, haben heute
einen hohen Stellenwert, damit beschäftigen sich in unserer Zeit immer wieder viele
Experten wie Laien. „Der aufgeklärte Mensch arbeitet emsig daran, immer mehr
explizites, sprach- und bildgestütztes und messbares Wissen zu sammeln und zu
verarbeiten“1 – wie Pfister erwähnt. In der vorliegenden Arbeit werden die theoretischen
Grundlagen des Informationsflusses in den Industriellen Werken Basel (IWB)
dargestellt. In den IWB wurde auf der Basis eines definierten Wissensmanagements-
Konzeptes das Intranet ab Ende 2002 erstmals und flächendeckend eingesetzt. Die
Einflussfaktoren und die Organisationskultur des Unternehmens spielen dabei eine
wichtige Rolle, weil sehr gegensätzliche Denkweisen über die Qualität und Quantität der
Informationen vorliegen. Die Hauptvision des Unternehmens lautet: „Wir sind ein
Unternehmen, das von seinen Kundinnen und Kunden sowie von seinen
Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bewusst gewählt wird.“ Wir wollen also bewusst auch
unsere Informationskanäle wählen. Aus den Leitsätzen zur Kommunikation ist zu
entnehmen, dass auch ein kontinuierliches Fördern des Informationsflusses angestrebt
werden soll. Ein „erwachsenes“ und von Selbstsicherheit geprägtes Verhalten.
Es werden kurz die verschiedenen Methoden der bestehenden Informationsflüsse in
Bezug auf Intranets anhand der Studie „Evolution Intranet: Der Weg zum aufrechten
Gang“ der namics ag, St. Gallen2 dargestellt. Darauf wird das durch Leitfaden und
Management vorgegebene Kulturverständnis erläutert und wie es mit dem
Einführungskonzept erreicht werden könnte. Wichtige Punkte sind die Originalität, die
erforderliche Aufmerksamkeit und Konstanz im Vergleich mit dem erreichbaren Nutzen
(ROI) des geplanten Intranet-Relaunchs. Dazu bedarf es regelmässiger Auswertungen
und Interpretationen der erfolgten Zugriffswerte mit den entsprechend abgeleiteten
Massnahmen.
Um das zu erreichen, wird beim Relaunch ein starkes Gewicht auf Interaktivität und
Einfachheit gelegt. Der Kunde, sprich Nutzer soll seine Vorteile erkennen und damit
gleichzeitig zum Informationsaustausch animiert werden. Dazu bedarf es, dass jeder
Einzelne seine Motivation und Energie, eben sein „Informationsgefühl“ positiv
wahrnimmt und damit den internen Informationsfluss aktiviert. Das ist ein weiterer
logischer Schritt in Richtung zugangsgesteuerter Informationsfreiheit – eigentlich und
doch nur scheinbar ein Widerspruch. Dies wird beschrieben unter Punkt 2.3 „Das
Informationsgefühl – Emotion – Motivation“.
Es folgt die Umsetzung im Intranet Relaunch IWB mit den beiden Modulen Projekt-
News und Marktplatz. Im Weiteren wird aufgezeigt, wie als interessante Option das „My
Intranet“ für persönliche Einstellungen implementiert wird. Wichtig bei der Einführung
des Intranets Relaunches ist auch ein hierarchisch abgestuftes Informieren aller Nutzer
von der Geschäftsleitung über alle Hierarchiestufen bis zum einzelnen Mitarbeitenden.
Durch die Nutzung eines technisch optimierten CMS-System wird es für den Nutzer
möglich, „seine“ Informationsplattform interaktiv, „lebendig“ und positiv wahrzunehmen.
Dies ist die Grundlage, auf der der interne Informationsfluss aktiv gefördert wird.
1
Pfister Dieter 2005 S. 27
2
Evolution Intranet: Der Weg zum aufrechten Gang – Intranet-Studie der Fa. namics ag
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung..................................................................................................................1
1.1 Ausgangslage & Problemstellung................................................................1
1.1.1 Industrielle Werke Basel - IWB ........................................................................... 1
1.1.2 Intranet IWB ......................................................................................................... 2
1.2 Ziel der Diplomarbeit....................................................................................3
2 Intranet heute ...........................................................................................................4
2.1 Generationen ...............................................................................................4
2.1.1 Generationsübersicht........................................................................................... 5
2.2 Intranets im Einsatz .....................................................................................5
2.2.1 User-Erwartungen................................................................................................ 5
2.2.2 Identitäten erhalten und entwickeln ..................................................................... 6
2.3 Das Informationsgefühl – Emotion - Motivation ...........................................6
2.3.1 Lust & Pflichtgefühl des Informierens .................................................................. 7
2.3.2 Lust ...................................................................................................................... 7
2.3.3 Neugier ................................................................................................................ 7
2.3.4 Pflicht ................................................................................................................... 8
2.3.5 Intrinsische Motivation ......................................................................................... 8
2.3.6 Wie nutzt man die Energie / Motivation des sich Informierens?.......................... 8
2.4 IWB-Sicht.....................................................................................................9
2.4.1 Leitsätze Kommunikation IWB........................................................................... 10
2.4.2 Nutzung & Begleitung ........................................................................................ 10
2.4.3 Weiterentwicklung.............................................................................................. 11
3 Relaunch Intranet IWB ...........................................................................................12
3.1 Bestandesaufnahme..................................................................................12
3.2 Zielsetzung des Relaunches......................................................................12
4 Bedeutung der Intranet-Anpassung bei den IWB...................................................13
4.1 Kulturell......................................................................................................13
4.2 Technisch ..................................................................................................13
5 Einführung erneuertes Intranet...............................................................................13
5.1 Grundsätzliches .........................................................................................13
5.1.1 Einbezug der Hierarchieebenen – „Zurückgebliebene“ aktivieren ................... 14
5.2 Phasenpläne & Kommunikation.................................................................14
5.2.1 Projektphasen .................................................................................................... 14
5.2.2 Massnahmeplan Information ............................................................................. 14
5.2.3 Basisinformation aller Beteiligter ....................................................................... 15
5.2.4 Unterstützung GL organisieren.......................................................................... 15
5.2.5 Unterstützung der Führungskräfte ..................................................................... 15
5.3 Neue Tools, Möglichkeiten und Veränderungen........................................16
5.3.1 Marktplatz / Fund- & Suchbüro .......................................................................... 16
5.3.2 Felddefinitionen Marktplatz / Fund- & Suchbüro ............................................... 17
5.3.3 Projekt-News...................................................................................................... 17
5.3.4 Aufbau & Struktur des Projekt-News-Tool......................................................... 17
5.3.5 Felddefinitionen Projekt-Tool ............................................................................. 18
5.3.6 My Intranet ......................................................................................................... 18
5.4 Administratoren / Autoren ..........................................................................18
5.4.1 Schulung ............................................................................................................ 19
5.4.2 Qualitätssicherung ............................................................................................. 19
5.5 Erfolgsaussichten der Veränderung ..........................................................20
5.5.1 Akzeptanz .......................................................................................................... 20
5.5.2 Zugriffe............................................................................................................... 20
5.6 Wirkung & Rolle von Informationsmittel bei der Einführung ......................20
5.6.1 Newsletter .......................................................................................................... 20
5.6.2 E-Mail................................................................................................................. 20
5.6.3 IWB-Ball ............................................................................................................. 20
6 Aussichten..............................................................................................................21
6.1 Mitarbeitende und der neue Umgang mit Information ...............................21
6.2 Ausbau weiterer Features..........................................................................21
7 Schlussbetrachtungen............................................................................................21
8 Literatur- & Quellenverzeichnis ..............................................................................22
8.1 Quellen ......................................................................................................22
8.2 Weiterführende Literatur ............................................................................22
8.3 Internetquellen ...........................................................................................22
9 Selbstständigkeitserklärung ...................................................................................23
Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1 - Navigation Intranet IWB ............................................................................9
Abbildung 2 - Seiten-Aufruf-Statistik .............................................................................11
Tabellenverzeichnis
Tabelle 1 - Glossar ..........................................................................................................2
Tabelle 2 - Top Ten Intranet..........................................................................................11
Tabelle 3 - Umfragestatistik Intranet IWB......................................................................12
Tabelle 4 - Projektphasen .............................................................................................14
Tabelle 5 – Massnahmenplan - Information ..................................................................15
Tabelle 6 - hierarchisch empfundene Informationspflicht..............................................16
Tabelle 7 - Tool-Übersicht .............................................................................................16
Anhang
Kurzprofil IWB 2005
Leitsätze IWB Kommunikation (Auszug)
Informations-Postkarte Start Intranet „Kirschstängeli“
Prototyp Projekt-News (Übersicht / Detail / Administration)
Prototyp Marktplatz (Übersicht / Detail / Administration)
Glossar
Begriff Erklärung
Active Directories Der Verzeichnisdienst von Microsoft Windows 2000/2003 Server heißt Active Directory (AD).
Bei einem Verzeichnis (engl. directory) handelt es sich um eine Zuordnungsliste, wie zum
Beispiel bei einem Telefonbuch: Es ordnet Telefonnummern den jeweiligen Anschlüssen
(Besitzern) zu. Das Active Directory ordnet verschiedenen Netzwerkobjekten wie Benutzern,
Computern u. a. Eigenschaften zu und verwaltet diese. 3
AJAX Ajax ist die Abkürzung für die Wortfolge Asynchronous JavaScript and XML. Es bezeichnet ein
Konzept der asynchronen Datenübertragung zwischen einem Server und dem Browser,
welches es ermöglicht, innerhalb einer HTML-Seite eine HTTP-Anfrage durchzuführen, ohne
4
die Seite komplett neu laden zu müssen.
Basis SLA Dies ist eine Vereinbarung zwischen Dienstleister und Kunde, in der verbindliche, messbare
Leistungs- und Qualitätsstandards für den Servicegeber und den Servicenehmer definiert
5
werden
Blogs (Weblog) Ein Weblog (engl. Wortkreuzung aus Web und Log), häufig abgekürzt als Blog, ist eine
Webseite, die periodisch neue Einträge enthält. 6
CMS Content-Management-System, damit werden Inhalte z.B. von Intranets gepflegt.
Cookies Ein HTTP-Cookie, auch Browser-Cookie genannt (engl., „Plätzchen“, „Keks“), bezeichnet
Informationen, die ein Webserver zu einem Browser sendet oder die clientseitig durch
JavaScript erzeugt werden. 7
CSS Cascading Style Sheets ist eine deklarative Stylesheet-Sprache für strukturierte Dokumente.
8
Features Wird hier als Möglichkeit, Funktion verstanden
GL Geschäftsleitung
IWB Industrielle Werke Basel
PHP 3/4/5 PHP (rekursives Backronym für „PHP: Hypertext Preprocessor“, ursprünglich „Personal Home
Page Tools“) ist eine Programmiersprache. 9 Die Nummerierung entspricht der Version
PROMOD Prozessmodell IWB, Tool zur Bewirtschaftung, Steuerung von IWB-Prozessen
PV PageViews = Seitenaufruf im Netz
SuperUser Spezialisierte Anwender in Fachbereichen
Swisspower Vereinigung von 20 führenden Schweizer Stadt- & Gemeindewerke für Energie- &
Dienstleistungen
Visits Besuch einer Website während einer bestimmten Zeitdauer
WAI WAI (Web Accessibility Initiative) mit dem barrierefreien Zugang zum Internet und seinen
10
Inhalten
Web 2.0 ist ein Oberbegriff für die Beschreibung einer Reihe neuer interaktiver Techniken und Dienste
11
des Internets – speziell des WWW – und einer geänderten Wahrnehmung des Internets.
Welten Navigations-Struktur für Webseiten
Wissnet Wissensnetzwerk IWB / Industrielle Werke Basel = Intranet
XHTML 1.0 Strict Der W3C-Standard Extensible HyperText Markup Language (dehnbares, erweiterbares
HTML; Abkürzung: XHTML) ist eine textbasierte Auszeichnungssprache zur Darstellung von
Inhalten wie Texten, Bildern und Hyperlinks in Dokumenten. 12
Tabelle 1 - Glossar
3
http://de.wikipedia.org/wiki/Active_Directory
4
http://de.wikipedia.org/wiki/Ajax_%28Programmierung%29
5
http://intranet.iwbnet.ch/intra.php?pid=1086 (Intranet IWB)
6
http://de.wikipedia.org/wiki/Weblog
7
http://de.wikipedia.org/wiki/HTTP-Cookie
8
http://de.wikipedia.org/wiki/Cascading_Style_Sheets
9
http://de.wikipedia.org/wiki/PHP
10
http://de.wikipedia.org/wiki/WAI
11
http://de.wikipedia.org/wiki/Web_2.0
12
http://de.wikipedia.org/wiki/Extensible_Hypertext_Markup_Language
1 Einleitung
Die vorliegende Diplomarbeit setzt sich mit dem Thema auseinander, Informationen mit
technischer Unterstützung (Intranet) zu kommunizieren und zu versuchen dies in einen
Wissenszuwachs beim Einzelnen umzuwandeln. Damit entsteht die Voraussetzung für
eine effektive Wertschöpfung. Daraus kann man ableiten, dass das
Informationsmanagement nur mit „empfänglichen Empfängern“ funktioniert.
Informationen verwalten und Wissen transferieren, ist in unserer Zeit eine der
Hauptbeschäftigungen vieler Experten und Laien.
„Der aufgeklärte Mensch arbeitet emsig daran, immer mehr explizites, sprach- und
bildgestütztes und messbares Wissen zu sammeln und zu verarbeiten.“13 „Immer mehr
Unternehmen verfügen über ein Intranet oder erwägen, diese Informationstechnologie
in nächster Zeit einzusetzen. (Hoffmann 2000) Die firmeninternen Arbeits- und
Informationsplattformen unterstützen heute täglich tausende von Mitarbeitenden
grosser und mittlerer Unternehmen bei ihrer Arbeit und sind aus dem Arbeitsalltag kaum
mehr wegzudenken“14.
Auch in den Industriellen Werken Basel (IWB) wurde auf der Basis eines definierten
Wissensmanagements-Konzeptes das Intranet ab Ende 2002 erstmals und
flächendeckend eingesetzt. Es entstand ein Lernprozess für alle, dass man überhaupt
andere, resp. diese über mehr als nur das „scheinbar“ Allernotwendigste informiert. Es
entstand: ein sich an die Thematik heranwagen, nicht ausweichen können, wie weit soll
/ kann / darf man gehen. In der ehemalig stark durch „beamtenhaftes“ Denken (streng
reglementiert, strukturiert und alles belegt) durchdrungene Organisation entstanden
verschiedene Verhaltensmuster, die, der neuen und offenen Art des Informierens mit
dem Intranet gegenüber, beobachtet werden konnten. Inzwischen gehört es bei vielen
zum Alltag und dient wie geplant der Arbeitsunterstützung, wo dies möglich ist. Nach
wie vor gibt es auch „Verweigerer“, die lieber mit „Papier“ arbeiten, sich damit aber
etwas am Rande der Kommunizierenden wieder finden. Es gilt immer wieder, den
grösstmöglichen gemeinsamen Nenner im Informationsfluss oder einer Botschaft zu
finden und dies in den der Organisation vorhandenen und den zur Verfügung gestellten
Kommunikationsmitteln entsprechend umzusetzen. Grundsätzlich ist es wichtig, dass
Informationen fliessen, also lebendig sind und nicht stillstehen. Stillstand wäre ein
archivarisches Verhalten, was jede Wertschöpfung im Keim erstickt. Darum ist ein
aktives, „lebendiges“ Intranet als Informationsplattform ein wesentlicher
Wachstumsfaktor im Unternehmen, wenn es von den Mitarbeitenden akzeptiert wird.
1.1 Ausgangslage & Problemstellung
1.1.1 Industrielle Werke Basel - IWB
Die Industriellen Werke Basel (IWB) sind ein grosser Energiedienstleister in der
Nordwestschweiz. Als Dienststelle des Baudepartementes des Kantons Basel-Stadt
verfügen sie über keine eigene Rechtspersönlichkeit und sind trotz grosser
Selbstständigkeit stark von den politischen Einflüssen abhängig. Sie verfügen über das
grösste Fernwärmenetz und eines der grössten Gasverteilnetze der Schweiz beim
Endkunden. Dank vieler Innovationen in Bezug auf regenerative Energiebeschaffung
gelten die IWB als fortschrittlich und kompetent in Sachen nachhaltiger Umgang mit
Energien und den damit zusammenhängenden Dienstleistungen.
Zu erwähnen wären etwa:
• Contracting – Produktpalette (Heat- & Powerbox, X-Count),
13
Pfister Dieter 2005 S. 27
14
Aus Lizentiatsarbeit: Intranet Satisfaction Questionnaire von Jonas Loetscher S.1
1
• Telehouse - Center,
• Geothermie-Projekt,
• Holzkraftwerk,
• Windenergie-Anlage der Juvent SA auf dem Mont Crosin,
• Programm der 1000 Solardächer für die Nordwestschweiz,
• Biogasanlage in Pratteln,
• eigene Fahrzeugflotte auf Erdgas umstellen
(Ende 2006 waren bereits 96 von 100 Fahrzeugen auf Erdgas umgestellt)
• HUT – Hundert Umwelt -Taxis für Basel (mit Erdgas betrieben)
• und viele kleinere Innovationen,
an denen die IWB wirken oder sich beteiligen. Zudem wird 80% der verkauften
Elektrizität aus Wasserkraftwerken der Schweiz (Beteiligungen) bezogen. Im Jahre
2005 arbeiteten bei den IWB über 750 Beschäftigte, welche einen Umsatz von 509,6
Mio. CHF15 generierten. Als Partner und Mitbegründer der Swisspower sind
verschiedene Aktivitäten & Dienstleistungen auch überregional und schweizweit
wirksam. Regional wird auch ein ansprechendes Sponsoring gepflegt, das viele
sportliche, wie kulturelle Veranstaltungen unterstützt. Die Hauptvision des
Unternehmens lautet: „Wir sind ein Unternehmen, das von seinen Kundinnen und
Kunden sowie von seinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bewusst gewählt wird.“
1.1.2 Intranet IWB
Das bestehende Intranet der IWB (auch Wissnet genannt = Wissensnetzwerk) ist „in die
Jahre“ gekommen und wurde auf der Basis von PHP3 programmiert. Die Online-
Darstellung und die Administrations-Möglichkeiten genügen heutigen Anforderungen
nicht mehr. Da die IWB vorher noch kein solches Informationssystem kannten, war es
ein Lernprozess für das ganze Unternehmen, interne Informationen auf diese Weise
auszutauschen und optisch darzustellen. Nicht alle im Betrieb verfügen über einen
Netzzugang, sodass immer wieder auf die „Nichtvernetzten“ (ca. 25%) speziell
Rücksicht genommen werden musste. Gemäss dem gestellten Auftrag wollte man
bewusst keine Zwei-Klassen-Wissensgesellschaft entstehen lassen. Aus der Sicht der
Verantwortlichen war das hinreichend gewährleistet, indem man Hinweise zu den
Informationen gab, dass auch Nichtvernetzte durch ihre Vorgesetzten zu informieren
sind.
Vor der Einführung des Intranets wurden Daten und Informationen frei jeglicher Struktur
auf einem für alle zugänglichen allgemeinen Netz-Laufwerk gesammelt, aber fast nie
mehr gelöscht. Bei der Einführung des Intranets wurde das allgemeine Laufwerk aus
dem Netz-Laufwerkverzeichnis der IWB entfernt. Es wurden möglichst alle allgemeinen
Informationen, Vorlagen, Formulare, Verzeichnisse, Aktualitäten, allgemeine
Bereichsinformationen, Aktionen & Veranstaltungen etc. im Intranet dargestellt und der
Aktualität entsprechend zeitgerecht vermittelt.
Die Einführung des Intranets wurde am 16.12.2002 mit einem Slogan und einer
firmenweiten Aktion inszeniert. Der Slogan hiess: „Unser Intranet isch e Kirschstängeli,
uff dr Inhalt kunnt’s aa!“ Dazu wurde eine Postkarte (im Anhang) mit dem Slogan und
dem Bild von zwei Kirschstängeli kreiert, auf der Rückseite waren erste Informationen
zum Intranet und Kontaktmöglichkeiten für Fragen zu finden. Die Postkarte war
persönlich adressiert und wurde mit zwei echten Kirschstängeli an diesem Tage
abgegeben. Die nachhaltige Wirkung dieser Einführung ist heute noch in den IWB zu
spüren. Wurden da doch Kopf und Bauch in der Wahrnehmung gleichzeitig
angesprochen, eine Art dreidimensionales Informationsempfinden, denn die Information
wurde regelrecht „erlebt“. Mit dem Hinweis, dass es auf den Inhalt ankomme, war auch
15
Zahlen: Kurzprofil IWB 2005 (im Anhang)
2gleich die Türe offen, für den Einbezug jedes Einzelnen, seinen Beitrag mittels klar
definierter Intranetautoren einzubringen.
Das Intranet gewann zunehmend an Inhalt und Wichtigkeit für die täglichen Aufgaben.
Die Zugriffe (PageViews pro Tag / PV) wuchsen von 1667 (Jan.2003) auf 5088 (Dez.
2006) PV pro Tag und das bei durchschnittlich 600 PC-Stationen. Dies entspricht einer
Verdreifachung in ca. 4 Jahren. Die Seiten-Anzahl (Websites) und die Stufen der
Navigationsebenen nahmen immer mehr zu, sodass sich aus dieser Sicht eine
Neuorientierung aufdrängte.
Die Administrationsaufgaben wurden, einem SuperUser - System gleich, auf definierte
Informations-Verantwortliche pro Bereich aufgeteilt. Getreu nach dem Motto: Auf den
Inhalt kommt es an. Das wissen nur die Fachpersonen, welche in der Organisation an
den verschiedensten Stellen zu finden sind. Die Internet-Plattform der IWB wird auf
ähnliche Weise und zum Teil von den gleichen Personen betreut. Diese Plattform
verfügt aber über die neuere Web-Architektur (PHP4), was vieles in der Betreuung der
Inhalte vereinfacht. Bereits wurden Synergien in der Betreuung beider Plattformen
genutzt, aber es bestehen noch Möglichkeiten, das Intranet und Internet diesbezüglich
zu optimieren.
Im Zuge der Entwicklung des Intranets wurde im Sommer 2005 ein interner Newsletter
eingeführt. Dieser erlaubte den „stressgeplagten“ Mitarbeitenden auf gewohnte Art (per
E-Mail) Informationen aus dem Intranet zu erhalten. Interessant war das viel gehörte
Feedback: „Der Newsletter ist super, da weiss ich sofort und umfassend Bescheid, für
das Intranet habe ich nämlich keine Zeit.“ Es ist bis heute einigen nicht wirklich
bewusst, dass sie mit dem Newsletter nichts anderes erhalten, als einen aktuellen leicht
modifizierten Auszug aus dem Intranet, zum Teil auf die aktuelle Woche zugeschnitten.
Aus diesem Verhalten und ähnlichen Reaktionen bei anderen Informationsformen kann
man entnehmen, dass es offenbar wichtiger ist, sich gut informiert zu fühlen, als wirklich
gut informiert zu sein.
1.2 Ziel der Diplomarbeit
• Das Ziel der Diplomarbeit ist das Einführungskonzept für den Relaunch Intranet
bei den IWB. In einem ersten Schritt werden theoretische Grundlagen von
Intranets dargestellt und Gründe für die Wirkungen von Informationen aufgezeigt.
(Pkt. 2 bis 2.2.2)
• Dabei soll im Zusammenhang mit der Informationsvermittlung die theoretische
Darstellung in Form von Lust- & Pflichtteilen aufgezeigt werden. (Pkt. 2.3 bis
2.3.6)
• Es zeigt den bisherigen Nutzen des Intranets IWB (Pkt. 2.4 bis 2.4.3), eine
Bestandesaufnahme und die Zielsetzung des Relaunches (Pkt. 3 bis 3.2)
• Weiter soll dargestellt werden, wie der Nutzen durch das Einführen neuer
Strukturen und interaktiven Elementen unter dem Aspekt der in der der Theorie
aufgezeigten Lust- und Pflichtelementen künftig gefördert werden können. (Pkt. 4
bis 4.2)
• Definierung offener Aufgaben in Bezug auf die Kommunikation zur Anwendung
des Intranets werden identifiziert und die Projektphasen mit Massnahmenplan für
die Kommunikation im Relaunch Intranet IWB dargestellt. (Pkt: 5 bis 5.2.5)
• Es definiert die neuen Elemente Marktplatz & Projekt-News und die
entsprechende Umstellung von Fremd- auf Selbstadministration. (Pkt. 5.3 bis
5.3.6)
• Es ist das Ziel, mit all diesen Veränderungen und weiteren begleitenden
Massnahmen die qualitativen Zugriffe auf das Intranet zu verbessern. (Pkt. 5.4
bis 6.2)
32 Intranet heute
Die Intranets von heute haben unendlich viele Formen und Funktionen, je nach
Unternehmen und Verständnis, was eine solche Informationsplattform unter diesem
Namen sein soll. Dies ist vor allem auch abhängig von der Firmenkultur, deren
Verständnis und Bedürfnis an Informationsaustausch, sowie der aktiven Beteiligung der
Mitarbeitenden.
Ein Intranet ist nie die Sache von Wenigen oder Einzelnen. Es braucht Energie,
Motivation, Fachwissen, Zugang zu wesentlichen Inhalten, Fähigkeiten, diese in
geeignete Formen zu transferieren und Ressourcen in Form von Netzwerken,
Systemen und Personalaufwand, um dies dann sinnvoll nutzbar darzustellen. Oftmals
wird der Wert eines gut unterhaltenen Intranets von den Verantwortlichen auf
verschiedenen Hierarchiestufen nicht erkannt und somit auch nicht unterstützt. Der
Grund liegt darin, dass die verschiedenen Hierarchiestufen ihre
Informationsbeschaffung mehr oder weniger stark delegieren.
Doch immer mehr Mitarbeitende der IWB beginnen die Wichtigkeit der
Informationsaufbereitung, sowie die Bereitstellung in geeigneten Formaten zu erkennen
und zu unterstützen. Ist diese Erkenntnis erst einmal vorhanden, erhalten die
Informationssysteme den notwendigen Rückhalt auch auf der Entscheidungsebene. Vor
allem grosse Konzerne verfügen über namhafte Systeme in Form von Portalen,
Intranets, Extranets, Foren, Blogs (Weblogs), gemeinsame spezialisierte Plattformen
auf denen Informationen in Form von Dokumenten, Bildern, Nachrichten, etc.
ausgetauscht und Kollaborationen vollzogen werden können. Zudem hat die
Entwicklung gezeigt, dass sich Intranets in Generationen entwickeln.
2.1 Generationen
„Waren Intranets bis vor wenigen Jahren noch der elektronische Ersatz für die
Mitarbeiterzeitung, entwickeln sie sich heute zum zentralen Informationsportal von
Unternehmen. Angefangen hat diese Entwicklung in der ersten Generation mit der
Abbildung der internen Mitarbeiterzeitung als Intranetseiten. In der nächsten Generation
wurde das Intranet zur virtuellen Bibliothek ausgebaut, um z.B. Benutzer- oder
Personalhandbücher einfach und schnell zugänglich zu machen. Seit
Portaltechnologien die einfache und personalisierte Integration von Anwendungen
versprechen, begann man in der dritten Generation, Intranets als personalisierbare
Unternehmensportale auszubauen. Die nächste Generation der Intranets soll nun über
die individuelle Nutzung des Unternehmensportals hinaus die Zusammenarbeit mit Hilfe
von integrierten Kommunikations- und Kollaborationswerkzeugen unterstützen. Damit
soll das Intranet zum umfassenden Portal für Inhalte, Anwendungen und
Kollaborationswerkzeuge werden. Es stellt sich die Frage, ob dies tatsächlich der
Entwicklung entspricht, die sich in Schweizer Unternehmen abzeichnet. Auf welchem
Entwicklungsstand stehen die Intranets heute tatsächlich und welche Erwartungen
werden in Zukunft an Intranets gestellt?
Das Intranet soll zum umfassenden Portal für Inhalte, Anwendungen und
Kollaborationswerkzeuge werden.“16
16
Evolution Intranet: Der Weg zum aufrechten Gang – Intranet-Studie der Fa. namics ag - S. 5
42.1.1 Generationsübersicht
„Generation 1 - die Mitarbeiterzeitung
• Statische Intranets mit Firmenpräsentation
• Abteilungsorientierte Strukturierung des Intranets
• Zentrales Content Management
Generation 2 - die virtuelle Bibliothek
• Strukturierter Zugang zum Unternehmenswissen
• Themenorientierte Strukturierung des Intranets
• Dynamische Integration von Inhalten
Generation 3 - das Applikationsportal
• Integration von Anwendungen in das Intranet
• Aufgabenorientierte Strukturierung der Intranets
• Personalisierung von Intranetangeboten
Generation 4 - das Kollaborationsportal
• Zusammenführung von Inhalt & Applikation
• Multidimensionaler Zugang von Information
• Unterstützung kollaborativer Wertschöpfung“17
2.2 Intranets im Einsatz
2.2.1 User-Erwartungen
Die Studie „Evolution Intranet: Der Weg zum aufrechten Gang“ der namics ag18 aus St.
Gallen (Hauptsitz) vom Frühjahr 2006, welche schwerpunktmässig in vier
Branchenintranets recherchierte, kommt zu folgendem Schluss:
„Das wichtigste Ergebnis der Studie ist die Feststellung, dass die Erwartungen der
Nutzer an die aktuellen Intranets noch nicht erfüllt werden. Die Diskrepanz zwischen
effektivem Bestand und Erwartung reicht dabei von durchschnittlich 5% in der
Telekommunikationsbranche bis zu 6% in der Versicherungsbranche. Es bestehen
jedoch auch beträchtliche Unterschiede zwischen den Erwartungen. So hat die
Versicherungsbranche die mit Abstand höchsten Erwartungen an ihr Intranet, beim
Bestand ergeben sich jedoch relativ tiefe Werte. In der Telekommunikationsbranche
hingegen bewegen sich sowohl Bestand wie Erwartungen im oberen Mittelfeld. Diese
Unterschiede zeigen, dass es auch bei Intranets keine Standardlösungen geben kann,
sondern branchenindividuelle Bedürfnisse spezialisierte und massgeschneiderte
Lösungen erfordern. «Über die Hälfte der untersuchten Intranets sind immer noch reine
interne Firmenpräsentationen oder elektronische Bibliotheken für Unternehmens-
Richtlinien. Die Untersuchung zeigt, dass der grösste Teil (41%) der heute bestehenden
Intranets nach wie vor in der ersten Generation verhaftet ist. In der zweiten Generation
befinden sich nur 14% aller Intranets. Gesamthaft muss daher festgestellt werden, dass
über die Hälfte aller untersuchten Intranets noch immer vorwiegend ein Instrument zur
internen Firmenrepräsentation oder eine elektronische Bibliothek der wichtigsten
Unternehmensrichtlinien oder -prozesse darstellt. Die zweite Hauptgruppe machen
interessanterweise Intranets der dritten Generation – also der dynamischen Intranets -
17
Evolution Intranet: Der Weg zum aufrechten Gang – Intranet-Studie der Fa. namics ag - S. 8
18
namics ist ein Unternehmen der ICT-Branche (Informations- und Kommunikationstechnologie). Sie
fokussieren ihre Aktivitäten primär auf etablierte Firmen und Konzerne sowie öffentliche Verwaltungen
und Organisationen. Sie kennen alle Mechanismen der modernen Informationstechnologien und der
Neuen Medien, damit beschäftigen sie sich erfolgreich seit vielen Jahren. (Auszug Leitbild namics)
5aus (40%). Sie weisen bereits erste Interaktionsmöglichkeiten wie etwa
Personalisierungsfunktionen auf. Darüber hinaus bieten zum heutigen Zeitpunkt aber
erst 4% der untersuchten Intranets echte Kollaborationswerkzeuge und Funktionen des
Dokumentenmanagements und entsprechen damit der vierten Generation.“19
Neben der rein faktischen Darstellung dieser Studie, kann man auch erkennen, dass
Intranet nicht gleich Intranet ist. Jede Branche und jedes Unternehmen sieht seine
Kommunikationswelt anders, dies schlägt sich auch im Intranet nieder. Man könnte fast
sagen: Man hat das Intranet, das man verdient. Es entstehen wahrnehmbare
Eigenheiten und Identitäten rund um dieses Kommunikationsmittel.
2.2.2 Identitäten erhalten und entwickeln
Identitäten von Intranets entwickeln sich aus der Art und der Nutzungsintensität der
Anwender. Dies beeinflusst die Weiterentwicklung der Firmenkultur in Bezug auf die
Kommunikation sowie die Bedürfnisse der User an diese Informationseinrichtung. Was
ist eigentlich die Identität bei den IWB? Als heutiger moderner und äusserst aktiver
Energiedienstleister, entwickelt aus einem ehemaligen Beamtenbetrieb hat sich die
Identität des Unternehmens und der darin Arbeitenden in den letzten Jahren stark
gewandelt. Durch Personalfluktuationen, Arbeitstechnik- und Systemänderungen und
politische Prozesse, welche direkt Einfluss auf die tägliche Arbeit nehmen, wurde
manche Sichtweise und das Empfinden der eigenen Position (Identität) dauernd
intensiven Wandlungen unterzogen.
Es ist wesentlich, dass man im Sinne der Nachhaltigkeit den gewachsenen Identitäten
Beachtung schenken sollte. Wenn Informationsplattformen verändert oder an neue
Situationen angepasst werden, sollte man Identitäten und Elemente der
Eigenständigkeit dieser Einrichtung nicht vernichten. Diese sind als ein Teil der
Firmenkultur in Bezug auf die Kommunikation und den Informationsaustausch zu
betrachten. Nichtbeachtung kann für ein funktionierendes Informations-Netzwerk unter
Umständen zum Killerfaktor werden.
2.3 Das Informationsgefühl – Emotion - Motivation
Das Informationsgefühl ist die Emotion resp. Motivation, die eine Information beim
Empfänger auslöst, welche in der Regel zwei Wirkungen haben kann: Ablehnung oder
Akzeptanz. Als Folge davon hängt das weitere Verhalten des Informierten vom
Ergebnis des Erlebten ab. Bei Ablehnung kann sich Widerstand aufbauen, unter
Umständen wird aktiv gegen den Inhalt der Information oder dessen Sender /
Verursacher vorgegangen. Bei Akzeptanz verläuft die Spirale der Wirkung genau
umgekehrt. Da kann es von Dulden über Anerkennung bis aktiver Beteiligung des
Informierten am Inhalt der Information gehen. Es entsteht „Lust auf mehr“, die Neugier
wird geweckt. Es beeinflusst massgeblich das Verhalten und die Einstellung gegenüber
unserem Bedürfnis, weiter eine bestimmte Information zu suchen oder davon Abstand
zu nehmen. Dies geschieht oftmals bevor wir, aus der Sicht auf unsere Bedürfnisse,
genügend über die Relevanz der gesuchten Information wissen.
Ein eindrückliches Beispiel, was ein „Informationsgefühl“ bedeuten kann, erlebte
kürzlich die Bevölkerung der Nordwestschweiz. Nach den Erdbeben vom 8.12.2006,
6.1. und 16.1.2007 in Basel hörte man auch immer wieder die Aussage, dass die
Bevölkerung nicht oder nicht richtig informiert wurde. Tatsache war aber, dass in
mehreren veröffentlichten Medienmitteilungen auf die Möglichkeit von Erschütterungen
19
Evolution Intranet: Der Weg zum aufrechten Gang – Intranet-Studie der Fa. namics ag - S. 7
6und seismischer Aktivitäten unterschiedlicher Stärke hingewiesen wurde. Das war nach
den Ereignissen unwichtig. Nach dem Beben war ein extrem schlechtes
„Informationsgefühl“ festzustellen, was mit allen Argumenten nicht weg zu diskutieren
war. Hätte man im Vorfeld aber mit dem Schwerpunkt auf Erdbeben informiert, wäre
das Projekt vermutlich nie gestartet worden.
Es gibt also Emotionen die im direkten Zusammenhang mit Informationen stehen. Diese
orientieren sich nicht unbedingt an den möglichen Tatsachen, die hinter der Information
stecken. Es entwickelt sich ein Informationsgefühl, bei dem man sich eben gut oder
schlecht informiert fühlt.
2.3.1 Lust & Pflichtgefühl des Informierens
Grundsätzlich will man sich mitteilen, um Bestätigungen des eigenen Handelns und
Denkens zu erreichen oder aufgrund von Feedbacks dies auch bewerten zu können.
Dies beeinflusst direkt unser Selbstvertrauen und unser Verhältnis zur Umwelt. Die
Folge davon kann vermehrte Informationslust oder –unlust sein. Dem gegenüber
besteht auch (heutzutage vermehrt als noch vor einigen Jahrzehnten) die Pflicht sich für
die tägliche Abfolge und Bewältigung von Aufgaben Informationen zu beschaffen oder
weiter zu geben. Gelingt es, dass Lust und Pflicht in diesem Sinne verquickt, gar als ein
und dasselbe erlebt werden, ergibt sich ein Potential, dass die Effektivität und die
Effizienz von Informationsbewirtschaftung massiv verbessern kann. Der Schlüssel dazu
steckt grundsätzlich in jedem von uns. Aber vor allem sollte er bei den verschiedenen
Hierarchiestufen zu finden sein, heisst es doch bei Klöfer / Nies: „Es ist aber auch eine
Schlüsselaufgabe moderner Unternehmensführung, die zielgerichtete intrinsische
Motivation (Pkt. 2.3.5) zu fördern.“20
Im Intranet z.B. kann man Annäherungen dieser beiden Erlebniswelten (Lust & Pflicht)
erreichen, indem man nach Möglichkeit die Pflichtelemente thematisch oder in ihrer
Anwendung so platziert, dass ihre Wahrnehmung über die eher lustbetonte Ebene zu
gehen scheint.
2.3.2 Lust
Alles was interessiert und weiter geht als die beruflich bedingte Wissenspflicht,
entwickelt eine Form von Motivation, die einem animiert, sich weiter mit den Themen zu
befassen. Es entsteht ein innerer Drang (Pkt. 2.3.5) noch mehr von bestimmten Inhalten
zu erfahren, was man gemeinhin als Neugier (Pkt. 2.3.3) bezeichnen kann. Es hat dann
eigentlich nichts mehr direkt mit dem Arbeitsauftrag zu tun, sondern der Antrieb entsteht
aus der Sache selbst – man ist sehr motiviert.
„Ein informierter und im offenen Dialog einbezogener Mitarbeiter ist motiviert und
leistungsorientiert; er sieht sich als integrativen Teil seines Betriebes und identifiziert
sich mit diesem.“21
Am Beispiel des im Internet seit 2001 entstandenen Nachschlagewerkes Wikipedia
kann man auf eindrückliche Weise erkennen, was Motivation, Lust oder Energie, die
hinter einem Informationsvorgang stecken kann, in der Lage ist zu bewirken.
Im Gegensatz zu den meisten Webseiten im Internet, werden bei Wikipedia ohne
monetären Hintergrund Informationen mit Akribie und Energie aktuell gehalten – man
spürt geradezu die Lust am Informieren.
2.3.3 Neugier
Die Neugier wird durch stark motivierte Handlungen unterstützt, immer wieder neu
geweckt, die z.B. dem Informationshungrigen ein klares Informationsziel definieren.
20
Franz Klöfer/Ulrich Nies, Erfolgreich durch interne Kommunikation, 2003, S 291
21
Jan Tonnenmacher, Das Handbuch der Unternehmenskommunikation,1998, S.100
7Man beginnt zu suchen und zu „surfen“, zu entdecken. Ein Beweis dafür ist der Erfolg
der weltweit operierenden Suchmaschinen, wie Google, Yahoo oder andere
Einrichtungen (z.B. Blogs), wo Millionen von Nutzern nach immer neuen Informationen
suchen. Es kann ein suchtähnliches Verhalten entstehen.
Man beachte auch die Nominierung der „Person of the Year 2006“: die Millionen von
Internet-Usern weltweit. Das bekannte US-amerikanische Nachrichtenmagazin “Time”
hat in seiner Ausgabe 12/2006 den einfachen Internet-Nutzer zur “Person des Jahres
2006” gekürt.22
2.3.4 Pflicht
Pflichtinformationen sind Teile von Aufgaben, welche beschafft oder zur Verfügung
gestellt werden müssen. Sie dienen zur Erfüllung von Erfordernissen, damit überhaupt
ein Prozess / eine Aufgabe zweckdienlich abgewickelt, resp. erfüllt werden kann. Hier
entsteht in der Regel keine Informationslust, sondern es wird bestimmt durch reines
rationales Handeln und Denken.
2.3.5 Intrinsische Motivation
„Intrinsische Motivation ist ein Konstrukt aus der Motivationspsychologie. Es besagt,
dass der Anreiz für ein Verhalten in der Person selbst liegt. Das Verhalten wird
demnach auch dann begonnen und aufrechterhalten, wenn mit ihm keine externen
Belohnungen (wie z.B. monetäre, materielle Anreize) einhergehen. Die
intrinsische Motivation steigt mit der Übereinstimmung zwischen Personen- und
Aufgaben-Eigenschaften. Freizeitaktivitäten sind häufig eher intrinsisch motiviert,
während arbeitsbezogene Tätigkeiten häufig eher extrinsisch motiviert sind.“ 23
2.3.6 Wie nutzt man die Energie / Motivation des sich Informierens?
Der Informationsinhaber muss sich zuerst einmal bewusst sein, dass es erst der
Empfänger ist, der aus seiner Information das macht, was er als Absender eigentlich
gerne hätte. Dies kann sein,
• ein einfaches zur Kenntnisnehmen
• sich für den Inhalt seiner Botschaft mit seinen eigenen Kompetenzen einsetzen
• damit eine Wertschöpfung erreichen,
• seine Meinung ändern
• davon profitieren wollen (Lust)
• mehr wissen wollen (Neugier)
• damit eine Aufgabe erfüllen (Pflicht)
• sie ablehnen
• Kritik üben oder Feedback geben, etc.
Erst aus der Erkenntnis, dass eine dieser oben erwähnten Aktionen oder Reaktionen
seitens des Empfängers diese Energie aufgrund von Informationen freisetzen kann,
wird sie auch vorsätzlich nutzbar.
Dies wird auch klar, wenn man sieht, wie Pfister das Thema Informationsbegriff
erläutert: „Gerade im Blick auf Information ist die Rolle des Beobachters zentral, denn
Information entsteht nur in ihm und so kommt von Foerster zu folgendem Schluss: “Die
Information einer Beschreibung hängt von der Fähigkeit eines Beobachters ab aus
dieser Beschreibung Schlussfolgerungen abzuleiten“.24 „Dies bedeutet, dass der
22
http://www.time.com/time/magazine/article/0,9171,1569514,00.html
23
http://de.wikipedia.org/wiki/Intrinsische_Motivation
24
von Foerster 1993, S. 122 (Hervorhebung durch von Foerster)
8Empfang von Information und deren Nutzung untrennbar miteinander verbunden und
einen einzigen Prozess darstellt.“25“26
2.4 IWB-Sicht
In den IWB wird das Intranet für die reine Informationsvermittlung genutzt. Es ist
thematisch in so genannte Wissensebenen aufgeteilt. Die IWB-Intranet-Inhaltsstruktur
sieht wie folgt aus:
• Alltagswissen - News, Kurzinfos, Hilfe / Support
• Fachwissen - Porträts, Projekte, Diskussion
• Orientierungswissen - Bibliothek, Schulung, Verzeichnisse27
Abbildung 1 - Navigation Intranet IWB
Diese Vorgaben konnten nahezu eingehalten werden. Auf der Abb. 1 sieht man die
aktuelle Haupt-Navigation mit der darüber liegenden Toolbar und den
programmierbaren Symbolen für Schnellzugriffe.
Im IWB-Intranet hat es nur ein Kollaborationselement, das diesen Namen auch zu
Recht trägt. Die Fahrzeugreservation aus dem IWB-Fahrzeugpool wird als interaktive
Dienstleistung via Outlook angeboten. Umfragen und Feedbackboxen beinhalten noch
eine gewisse rudimentäre Interaktivität.
Was die Mitarbeitenden vom Intranet zumeist erwarten sind aktuelle Informationen,
Vorlagen, Formulare und Orientierungshilfen im Arbeitsalltag.
25
von Foerster 1993 S. 100
26
Pfister Dieter 2005 S. 111
27
Wissens-Mgt & Intranet, Grundkonzept IWB Basel, Pfister Marketing & Kommunikation v. 31.5.01
92.4.1 Leitsätze Kommunikation IWB
Die folgenden Leitsätze zum Thema Kommunikation sind für die Mitarbeitenden der
IWB verbindlich. Davon wird die Verantwortung des Einzelnen für den Informationsfluss
abgeleitet:
• „Die eigene Organisation positiv darstellen („verkaufen“)
• Sie stets ins Gespräch bringen
• Freude an der Arbeit zeigen
• Erfolge feiern und nach aussen tragen
• Ungestörten Informationsfluss anstreben
• Mehr sein als scheinen
• Informationsaustausch extern und intern fördern
• Auskunftsbereitschaft hochhalten
• Kunden optimal beraten
• Bei der Kommunikation nach innen: Führungskräfte und Mitarbeitende
informieren sich gegenseitig, rechtzeitig, situations- und stufengerecht. Auch
unangenehme Informationen müssen an die richtige Stelle gelangen.“28
2.4.2 Nutzung & Begleitung
Nach anfänglicher Skepsis haben sich die Nutzwerte (PV & Visits) stark entwickelt und
einer breiten Akzeptanz Platz gemacht. Was auffällt, sind die teilweise starken
Schwankungen bei den Zugriffen. Es gibt bei den IWB eindeutig ein Sommerloch,
ausserdem konnte durch ein Vorfall klar belegt werden, dass es unabdingbar ist, das
Intranet ständig durch mindestens einen Verantwortlichen zu begleiten.
Das bedeutet in diesem Falle:
• die Aktualität zu beobachten,
• als Ansprechpartner für User & Administrator verfügbar sein,
• Logdateien auswerten
• wesentliche Zugriffs-Veränderungen, sowie deren Gründe zeitlich sinnvoll
eruieren und bearbeiten
Bei den IWB hatte dieser Verantwortliche im Feb. 2004 durch einen Unfall eine längere
Abwesenheit bis Mai 2004 zu verzeichnen. In der Folge fehlten das regelmässige
Controlling und die Betreuung der Administratoren. Sofort reduzierten sich die
Zugriffszahlen drastisch. Durch die Wiederaufnahme der aktiven Betreuung gewann
das Intranet seine Attraktivität zurück, neue Informationsquellen wurden eruiert und die
Erfolgsgeschichte konnte weiter gehen.
28
Leitfaden der IWB Bereich Kommunikation (Auszug siehe Anhang)
10Das belegt auch die folgende Tabelle „Seiten-Aufrufe Intranet 2003 – 2006“.
Seiten-Aufrufe pro Tag Intranet 2003 - 2006
(Page-Views - arbeitstagsbereinigt)
5'500
5'000 4949
4933 4906
4776
4651
4601
4'500 4493 4484
4414 4391
4359 4344
4233
4195
4103
4070 4115
4'000 3977 3940
3930
3926
3790 3796 3763 3785
3725
3607 3576
3'500 3530
3485
3442
3389
3216
3041
3'000
2869
2824 2793 2772
2'500 2460
2393
2292 2333
2103
2'000 2015
1947 1964 1975
1667
1'500
Mrz 03
Mrz 04
Mrz 05
Mrz 06
Mai 03
Nov 03
Dez 03
Mai 04
Nov 04
Dez 04
Mai 05
Nov 05
Dez 05
Mai 06
Nov 06
Dez 06
Jan 03
Feb 03
Apr 03
Jun 03
Jul 03
Aug 03
Sep 03
Okt 03
Jan 04
Feb 04
Apr 04
Jun 04
Jul 04
Aug 04
Sep 04
Okt 04
Jan 05
Feb 05
Apr 05
Jun 05
Jul 05
Aug 05
Sep 05
Okt 05
Jan 06
Feb 06
Apr 06
Jun 06
Jul 06
Aug 06
Sep 06
Okt 06
Abbildung 2 - Seiten-Aufruf-Statistik
Top Ten – Statistik des Monats Dezember 2006
Am Beispiel der Statistik Dezember 2006 - Top Ten - Werte erkennt man die Vorlieben
der User und kann sich in der Informations-Produktion entsprechend verhalten. Die
Zugriffszahlen pro Tag sind arbeitstagsbereinigt. (Dezember 2006 = 19 Arbeitstage)
Page / Seite PV/Total PV/Tag Rang
Home 48499 2552.6 excl.
Vorlagen & Formulare/Personelles 2819 148.4 1
Wissenstheke/Informationen & Merkblätter/Personelles 1774 93.4 2
Schwarzes Brett/Menuplan UBS KVA KLH 1212 63.8 3
Projekte/Unsere Projekte/Geothermie/Geothermie-News 1106 58.2 4
Dezember 2006
Schwarzes Brett/Märt-Egge/Verkaufen 1103 58.1 5
Schwarzes Brett/Märt-Egge 1058 55.7 6
Aktuell 1039 54.7 7
Vorlagen & Formulare 946 49.8 8
Wissenstheke/Verzeichnisse/Telefonverzeichnis 937 49.3 9
Schwarzes Brett 817 43.0 10
(Home-Site wird von der aktuellen Rangierung bei den Top Ten ausgeschlossen)
Tabelle 2 - Top Ten Intranet
2.4.3 Weiterentwicklung
Eine Weiterentwicklung von Informationsplattformen bedeutet Chance auf Neues, aber
auch Verlust von Gewohntem (Pkt. 2.2.2). Damit der Erfolg einer Entwicklung
gewährleistet werden kann, müssen Rücksichten genommen werden, die auf
erfolgreichen und bestehenden Funktionen und Inhalten aufbauen. Bei den IWB wäre
da als Beispiel zu nennen:
• Bereichsinterne, personenorientierte Informationen
• Fahrzeugpoolreservierung
11• Jahresziele im Detail
• Marktplatz
• Menupläne
• Mitarbeiter-Rabatt-Informationen
• News-Übersicht
• Organigramme
• Telefonlisten
• Vorlagen & Formulare
(Aufzählung nach ABC, Reihenfolge bedeutet keine wertende Darstellung)
Es bedarf neuer (und auch überraschender) Elemente, die den gegenseitigen
Informationsaustausch und somit den Informationsfluss vereinfachen und beleben. Die
IWB als stark projektorientiertes Unternehmen verfügen über viele Möglichkeiten, intern
über die zahlreichen Projekte zu informieren. Der Sinn dieser Art der
Informationsflussförderung liegt in der Tatsache, dass die Projekt-Involvierten selten mit
den Kundenbetreuenden identisch sind. Hier drängt sich ein verbesserter
Informationsaustausch geradezu auf. (Pkt. 5.3.3)
3 Relaunch Intranet IWB
3.1 Bestandesaufnahme
Eine Umfrage zum Intranet und Newsletter im März 2006 hat ergeben, dass die
internen Kunden grundsätzlich mit den Dienstleistungen dieser Informationsformate
zufrieden sind. Doch gibt es verschiedene Punkte die kritisch beurteilt worden sind. Da
kommen in erster Linie die zunehmende Unübersichtlichkeit / Navigation, mangelnde
Interaktivitätsmöglichkeiten (Schulungsanmeldungen) und die Suchmaschinen-
Unterstützung zum Vorschein.
Ein Auszug aus dem Fragenkatalog der Umfrage im März 2006:
• Fühlen Sie sich besser informiert als vor dem Intranet? 70.8% ja 29.2% nein
• Kennen Sie den Intranet-Autor für ihren Bereich? 79.2% ja 20.8% nein
• Wären Schulungselemente (E-Learning) erwünscht? 70.8% ja 29.2% nein
• Nutzen / Lesen Sie den Newsletter? 91.7% ja 8.3% nein
Tabelle 3 - Umfragestatistik Intranet IWB
Insgesamt wurde die Umfrage mit 8 offenen und 3 geschlossenen Fragen gestaltet. Das
Ziel war, möglichst konkrete Informationen vom teilnehmenden User zu erhalten. Auf
diese Weise kamen Hinweise zusammen, die in der weiteren Entwicklung des Intranets
berücksichtigt werden können.
3.2 Zielsetzung des Relaunches
Ziel ist es den Nutzen für die Anwender klar sichtbar zu erhöhen, indem man die
Bedienerfreundlichkeit den heutigen Anforderungen soweit als möglich anpasst. Es
werden zwei neue Tools (Marktplatz / Projekt-News) eingeführt, die jedermann selbst
und direkt online administriert, was eine absolute Novität ist. Dabei wird das Intranet
optisch wie technisch auf den neuesten Stand gebracht (Web2.0) und die möglichen
Funktionen im finanziellen Rahmen entwickelt und integriert.
124 Bedeutung der Intranet-Anpassung bei den IWB
4.1 Kulturell
Die Bedeutung für das Unternehmen IWB besteht darin, dass ein weiterer Schritt im
Umgang mit Informationen gewonnen werden kann. Einmal aus der Sicht der
allgemeinen Wahrnehmung, wie andere damit umgehen. Spezifisch, wie gehe ich damit
um, ein bewusstes Realisieren der Wechselwirkung des eigenen Handelns.
Es wird darauf hin gearbeitet, ganz im Sinne der firmeneigenen Leitgedanken (Pkt.
2.4.1) zum Thema Kommunikation, dass wir jederzeit bewusst uns und andere
informieren. Es wird zum Allgemeinwissen gehören, dass ich, so wie ich mit den
Informationsflüssen umgehe, ein wichtiger Teil eines Ganzen bin.
Zudem wird durch das zur Verfügung stellen einer optimierten Informationsplattform
(Intranet) auch die Unterstützung der Entscheidungsträger (GL) sichtbar dargestellt,
was ebenfalls zur Meinungsbildung und zur Kulturentwicklung beitragen wird.
4.2 Technisch
Beim Intranet-Relaunch werden so genannte Hauptnavigations-Elemente eingesetzt,
die man als Welten bezeichnet. Durch das Einführen dieser Welt-Ebenen wird auch die
„Findfähigkeit“ verbessert. Der Nutzer wird in der Lage sein, seinen Informationsbedarf
schon bei der Auswahl der Welten einer Triage zu unterziehen. Jede Welt verfügt
wieder über ihre eigene Navigation, die den User weiter zur gesuchten Information
führt. Auf diese Weise soll es einfach und logisch sein, die gewünschten Informationen
zu finden.
Die Welten-Struktur im Intranet der IWB wurde mit einem Begriff definiert und einer
Frage unterlegt. Die Bedeutungen stellen sich wie folgt dar:
1. News - was gibt’s Neues?
2. Leute - wer ist wer?
3. Funktionen - wer macht was?
4. Projekte - was läuft?
5. Prozesse - wie geht das?
6. Services & Hilfe - wo bekomme ich?
7. Zahlen & Daten - wie viel? – wie oft?
Durch diese logische Gliederung der internen Informationswelt wird sich zeigen, dass
die Suche und das Finden von Informationen einfacher geworden sind. Ausserdem wird
auf jeder Seite (wie heute schon) die Möglichkeit geboten mit einem Eingabefeld die
Suchmaschine zu nutzen und wahlweise in Welten oder im ganzen Intranet den
gewünschten Begriff zu suchen. Damit wird die Motivation (Energie) des Suchenden
zum Erfolg des Findenden.
5 Einführung erneuertes Intranet
5.1 Grundsätzliches
Das Intranet ist mittlerweile in den IWB etabliert, wird aber vielfach doch noch als
„Zusatz“, sei es in der Informationsbeschaffung oder bei der Administration angesehen.
Dies ist vor allem in den technischen Bereichen immer noch stark wahrzunehmen,
welche ihre Aufgaben weniger in den administrativen Bereichen sehen.
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