Eine Erfolgsgeschichte - ekom21 GmbH besteht seit 15 Jahren - Das Kundenmagazin der ekom21 - 3|2017
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Das Kundenmagazin der ekom21 – 3|2017 Eine Erfolgsgeschichte ekom21 GmbH besteht seit 15 Jahren Bürgerfreundliche Verwaltung in Neu-Isenburg Digitale Bürgerdienste eingeführt
Liebe Leserinnen und Leser,
wieder geht ein Jahr zu Ende. Die Zeit „rast“
förmlich dahin. Zurückblickend können wir
sagen, dass 2017 ein durchaus erfolgreiches Jahr
für die ekom21 war. Diesen Erfolg möchten wir
wieder mit Menschen teilen, denen es nicht so
gut geht und deshalb haben wir, wie in jedem
Jahr, auf Weihnachtsgeschenke für unsere
Kunden verzichtet und den Betrag gespendet.
Diesmal unterstützen wir die Clowndoktoren
bei ihrer Arbeit in Gießen. Der Verein erreicht bei
mehr als 2.000 Visiten jährlich ca. 50.000 kranke
Vorwort
Kinder in Krankenhäusern und hunderte von
Senioren in Altenheimen im ganzen Rhein-
Main-Gebiet. Die Clowndoktoren zaubern mit
ihren Besuchen ein Lächeln auf die Gesichter
der kleinen Patienten und der Senioren (mehr
dazu lesen Sie in dieser Ausgabe).
Nicht zuletzt Ihnen ist es zu verdanken, dass
wir solche humanitäre Projekte immer wieder
unterstützen können. Für diese erfolgreiche
Zusammenarbeit und Ihr Vertrauen bedanken
wir uns recht herzlich bei Ihnen und freuen
uns eine Fortsetzung im kommenden Jahr.
Im Namen unserer Mitarbeiterinnen und Mitar-
beiter, des Verbandsvorstandes und des Auf-
sichtsrates wünschen wir Ihnen ein besinnliches
Weihnachtsfest, einen guten Rutsch sowie viel
Gesundheit und Erfolg im Jahr 2018.
Ihr Ihr
Bertram Ulrich
Huke Künkel
2 Ausgabe 3|2017
Eine Erfolgsgeschichte
Von Stefan Thomas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Bürgerfreundliche Verwaltung in Neu-Isenburg
Aus einer Pressemitteilung der Stadt Neu-Isenburg . . . . . . 8
Die neue Einfachheit
Von Stefan Thomas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Europäische DS-GVO: Aktiv werden
Von Stefan Thomas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Ihr kostenloser Jahresplaner
.................................................. 20
Effizienz und Sicherheit in Frankenau
Von Helmut Best . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Es gibt noch eine ganze Menge an Ideen
Interview mit Bürgermeister Thomas Fehling . . . . . . . . . . 26
Inhalt
Nicht lamentieren, kooperieren!
Von Stefan Thomas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
YouTube für Kommunen und Unternehmen
Von Michael Schober, Softplan Informatik GmbH . . . . . . 34
Ein Lachen verschenken
Von Stefan Thomas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
9. Datenschutztag mit über 200 Teilnehmern
Von Sven Käs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Ausgabe 3|2017 3
Intern eGovernment Verfahren
Das Durchschneiden des Bandes übernahmen Bürgermeister Gerhard Schultheiß (Vorsitzender Verbandsvorstand), Gerhard
Veit (ehemaliger Direktor der KIV in Hessen), MdB Oswin Veith (Aufsichtsratsvorsitzender der ekom21 GmbH), Bertram Hilgen
(Oberbürgermeister a.D. und ehemaliger Direktor KGRZ Kassel), Bürgermeister a.D. Harald Plünnecke (Vorsitzender Verbands-
versammlung), Ex-Landrat Jürgen Hasheider (stv. Vorstandsvorsitzender KGRZ Kassel) und ekom21-Geschäftsführer Bertram
Huke
Eine Erfolgsgeschichte
ekom21 GmbH besteht seit 15 Jahren
Von Stefan Thomas
Zwei gute Gründe zum Feiern hatte kürzlich die haben, sowie amtierende Unternehmensbe-
ekom21 an ihrem Unternehmenssitz in Gießen: reichsleiterinnen und -Leiter. Mit dabei waren
Das 15-jährige Bestehen der ekom21 GmbH sowie auch die ehemaligen Direktoren Gerhard Veit
den Abschluss von weitreichenden Sanierungs- und Bertram Hilgen.
und Modernisierungsmaßnahmen am Standort.
In seiner Eröffnungsrede wies Huke auf den
Turbulenter Wandel turbulenten Wandel in der kommunalen IT-
ekom21-Geschäftsführer Bertram Huke begrüßte Branche hin, der die Gründung der ekom21 zur
die rund 50 Gäste; vornehmlich Mitglieder der Folge hatte: Streichung der Landeszuweisung,
Gremien, aber auch ehemalige Mitarbeiter der Konkurrenzkampf im freien Markt, immer kürzer
ekom21, die den Wandel maßgeblich mitgestaltet werdende Technologiesprünge, Konsolidierungen
4 Ausgabe 3|2017
Projekte Interview Datenschutz
in der IT-Branche sowie die Auflösung des ehe- Zukunftsblick
maligen KGRZ Wiesbaden waren nur einige der Dem Ausflug in die Vergangenheit folgte ein
angesprochenen Themen. Eine Erfolgsgeschichte Blick in die Zukunft. Mit seinem Vortrag
nannte der Geschäftsführer die Entwicklung der „eGovernment 4.0 – Digitalisierungsstrategie für
ekom21, die bis heute fortdauert. Ihre Verwaltung“ zeigte Dr. Ralf-Rainer Piesold
(Leiter der Stabstelle Digitale Infrastruktur und
Auch der zweite Grund für den Festakt, die E-Government bei der Stadt Hanau) die Möglich-
abgeschlossenen Baumaßnahmen, waren Teil keiten neuer Technologien in der Verwaltungsar-
seiner Rede. So zeigte Huke mit Bildern von beit auf. Eines immer vorausgesetzt: „Die Kom-
früher und heute auf, welche tiefgreifenden munen müssen Digitalisierung wollen“, mahnte
Veränderungen sich vollzogen haben und ent- der Dozent an der Fachhochschule Frankfurt.
führte die Gäste damit auf eine Zeitreise der
baulichen Entwicklung des Unternehmenssitzes Piesold hob die Wichtigkeit von funktionieren-
von 2010 bis 2017. dem eGovernment für mehr Bürgerservice hervor
und machte dies an zahlreichen Beispielen deut-
Erinnerungen lich. Zu den Entwicklungen der ekom21 in diesem
Bertram Hilgen, Oberbürgermeister a.D. und Bereich konstatierte er: „Da zeigt es sich, dass
früherer Direktor des KGRZ Kassel, erinnerte civento der richtige Weg ist“.
an die Anfangszeit der ekom21 und sprach auch
im Namen von Gerhard Veit, dem ehemaligen Abschließend sagte Piesold: „Ich hoffe, dass
Direktor der Kommunalen Informationsver die ekom21 die Zukunft mitgestaltet – und das
arbeitung in Hessen (KIV), dem Zusammen- glaube ich auch!“.
schluss der KGRZ Starkenburg (Darmstadt),
Frankfurt am Main und Gießen. Offenes Visier
Das Schlusswort blieb dem Aufsichtsratsvorsit-
Damals hatten sich die KIV und das KGRZ Kassel zenden der ekom21 GmbH, Oswin Veith (MdB),
zum Unternehmensverbund KGRZ/ekom21 GmbH vorbehalten.
zusammengeschlossen und gemeinsam das
Tochterunternehmen ekom21 GmbH gegründet, Humorvoll und eloquent „raste“ Veith durch
um den Anforderungen des Marktes zubegegnen. die Jahrzehnte der ekom21-Geschichte und
gab manche Anekdote aus früheren Tagen zum
Insbesondere hob Hilgen die Zusammenarbeit Besten. Augenzwinkernd, aber immer mit viel
mit den früheren Beteiligten aus Verbandsver- Respekt, zeichnete Veith die schwierigen
sammlungen, Finanzausschuss und Vorständen Gründungsverhandlungen der KGRZ nach.
hervor. Es sei nicht immer leicht gewesen,
resümierte der ehemalige Direktor und Ex-Ober- Dabei sprach der Bundestagsabgeordnete auch
bürgermeister. Aber die Fusion hätte dem hes- die Ängste und Zweifel an, die bei der Zusam-
sischen kommunalen IT-Markt die notwendige menlegung von KIV in Hessen und KGRZ Kassel
Sicherheit gegeben, handlungsfähig zu bleiben. auftraten. „Irgendwann war uns aber klar: Es
„Die ekom21 war der Rettungsanker der hessi- gibt nur noch den Weg nach vorne“, beschrieb
schen Kommunen“, stellte Hilgen fest. Veith die damalige Situation. Der Erfolg habe
Ausgabe 3|2017 5
Intern eGovernment Verfahren
den Machern von damals Recht gegeben, wie der und Oberbürgermeister a.D. Bertram Hilgen
Aufsichtsratsvorsitzende feststellte: „Die ekom21 (ehemaliger Direktor KGRZ Kassel) im Publikum.
ist eine der größten IT-Institutionen bundesweit,
die wirklich funktioniert“. Abschließend appellierte Veith, den eingeschla-
genen, erfolgreichen Weg weiterzugehen – so,
Veith dankte allen Beteiligten von damals – und wie man ihn damals begonnen habe und so, wie
auch heute: Den Mitgliedern der Gremien, den es bis heute üblich sei: „Immer offen, sauber,
Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie den kollegial – mit offenem Visier“.
„alten und neuen“ Geschäftsführern.
Umfangreiche Baumaßnahmen
Stellvertretend waren Bürgermeister a.D. Harald Der anschließende Rundgang durch den Unter-
Plünnecke (Vorsitzender Verbandsversammlung), nehmenssitz in Gießen machte den Gästen
Bürgermeister Gerhard Schultheiß (Vorsitzender deutlich, welche umfangreiche Sanierungs-
Verbandsvorstand), Ex-Landrat Jürgen Hasheider und Modernisierungsmaßnahmen durchgeführt
(stv. Vorstandsvorsitzender KGRZ Kassel), Ger- wurden.
hard Veit (ehemaliger Direktor der KIV in Hessen)
ekom21-Geschäftsführer Bertram Huke bei seiner Bertram Hilgen (Oberbürgermeister a.D. und ehemaliger
Eröffnungsrede Direktor KGRZ Kassel)
6 Ausgabe 3|2017
Projekte Interview Datenschutz
So zum Beispiel: • Modernisierung der Sanitärräume
• Erneuerung der Rauch-, Wärmeabzugs- sowie
• Erneuerung der USV-Anlagen und Aufbau der Einbruchmeldeanlage
einer zweiten neuen USV-Anlage zur Sicher- • Sanierung der Besprechungsräume und
stellung der Redundanz Videokonferenzsysteme
• Errichtung eines Tagungszentrums mit multi- • Behindertengerechte Parkplätze und Zugänge
funktionalen Möglichkeiten • Erneuerung des Aufzuges
• Aufbau einer Netzersatzanlage und Erneue- • Sanierung des Schulungszentrums
rung der Niederspannungshauptverteilung • Umbau der Trinkwasserleitungen
• Brandschutztechnische Sanierung des • Neugestaltung der Außenanlage.
Gebäudes
• Erneuerung der Kälteanlagen zur Sicherstel- Mit diesem Rundgang endete die kleine Feier-
lung der redundanten Kühlwasserversorgung stunde und alle Gäste waren sich beim an-
im Rechenzentrum schließenden Zusammensein einig: Die Erfolgs-
• Aufrüstung der Blitzschutzanlage nach geschichte der ekom21 ist noch lange nicht
aktueller Blitzschutzklasse vorüber.
Über eGovernment 4.0 sprach Dr. Ralf-Rainer Piesold Humorvoll und eloquent: Oswin Veith (MdB)
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Intern eGovernment Verfahren
„Die moderne Verwaltung steht vor der Herausforderung, eine
effiziente und innovative Digitalisierung zu entwickeln, die sich
an den Bedürfnissen der Bürgerinnen und Bürger orientiert.“
Bürgermeister Herbert Hunkel
Bürgerfreundliche
Verwaltung in Neu-Isenburg
Digitale Bürgerdienste eingeführt
Aus einer Pressemitteilung der Stadt Neu-Isenburg
Ab dem 1. November 2017 werden einzelne nissen der Bürgerinnen und Bürger orientiert.
Leistungen der öffentlichen Verwaltung für die Seit 2003 gibt es in Neu-Isenburg das Modul
Bürgerinnen und Bürger der Stadt Neu-Isen- „WebKita“, das Eltern die Möglichkeit bietet,
burg auch digital verfügbar sein. Auf einen Klick Kinder über das Internet für einen Betreuungs-
können künftig Bewohnerparkausweise bean- platz vorzumerken. Mit dem neuen Online-Portal
tragt werden, Strafzettel online bezahlt werden, haben wir einen weiteren Meilenstein umgesetzt,
Gewerbe angemeldet oder Zahlungen online um den Bürgerinnen und Bürgern einen zusätz-
getätigt werden – und das rund um die Uhr. lichen schnellen und bürgerfreundlichen Service
anzubieten. Weitere Onlineprozesse werden
Service für Bürgernähe sukzessive eingeführt“, berichten Bürgermeister
„Die moderne Verwaltung steht vor der Heraus- Herbert Hunkel, Erster Stadtrat Stefan Schmitt
forderung, eine effiziente und innovative Digita- und Andreas Frache, Digitalisierungsbeauftragter
lisierung zu entwickeln, die sich an den Bedürf- der Stadt Neu-Isenburg.
8 Ausgabe 3|2017
Projekte Interview Datenschutz
Präsentation der neuen Bürgerdienste (v.l.n.r.): Bürgermeister Herbert Hunkel, Erster Stadtrat Stefan Schmitt, Dzenana Sabic
und Andreas Frache (alle Stadt Neu-Isenburg) sowie Sven Herbert und Hubert Kick (beide ekom21)
Umgesetzt wurden die Softwarelösungen wie Bewohnerparkausweis – medienbruch-
Bewohnerparken und OWI-Online mit der frei beantragen
ekom21, dem größten kommunalen IT-Dienst- Die Bürgerinnen und Bürger können ihren Be-
leister in Hessen. wohnerparkausweis online beantragen oder
verlängern und bequem online bezahlen. Nach
Unter der Rubrik Online-Service auf der der Onlinezahlung wird der Bewohnerparkaus-
Internetseite der Stadt Neu-Isenburg unter weis gleich zu Hause (Print-at-home-Funktion)
www.neu-isenburg.de sind alle verfügbaren ausgedruckt. Im Anschluss an die Beantragung
Leistungen abrufbar. Folgende Dienste können erhalten die Bürger den Link zu ihrem Bewoh-
ab dem 1. November auch digital genutzt nerparkausweis. Der Bewohnerparkausweis
werden: ist nicht mehr grün und kann auf jedem han-
delsüblichen Drucker auf Papier ausgedruckt
werden. Der Ausdruck beinhaltet verschiedene
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Intern eGovernment Verfahren
Die Online-Anhörung von owi21 schafft Effizienz.
Sicherheitsmerkmale, um die Kontrollen des Datenerfassung für die Mitarbeiterinnen und
Ordnungsamtes zu erleichtern und den Aus- sorgt für eine papierlose Bearbeitung von
weis nahezu fälschungssicher zu machen. Im Ordnungswidrigkeiten. Die Bußgeldbescheide
Hintergrund erfolgen die Datenprüfung über selbst werden weiterhin per Post verschickt
die Schnittstellen Einwohnermeldeamt und zur und enthalten einen QR-Code mit Logindaten
Zulassungsstelle, ob der Antragsteller an der und Passwort. Falls der QR-Code vom Bescheid
angegebenen Anschrift wohnhaft ist und ob nicht genutzt wird, können die Bürgerinnen und
er Fahrzeughalter ist. Bürger mit ihren Logindaten auf der Internet-
seite der Stadt Neu-Isenburg den Strafzettel
„Strafzettel“ online bezahlen – online bezahlen.
OWI Online
Strafzettel von Zuhause oder unterwegs online Online Bezahlmöglichkeit - EPayment
bezahlen. Und das rund um die Uhr. Zudem Mit EPayment werden verschiedene Möglich-
können Stellungnahmen online abgegeben keiten der Bezahlung angeboten: Online kann
und die Fotos von den Geschwindigkeitsüber- per Girosolution (Weiterleitung auf eigenes
tretungen eingesehen werden. Durch die Onlinebanking), Online-Überweisung, paydirekt
owi21-Online-Anhörung entfällt die manuelle und PayPal bezahlt werden. Diese elektronischen
10 Ausgabe 3|2017Projekte Interview Datenschutz
Bezahlverfahren sind unkompliziert und der gen direkt im Internet zu erfassen. Durch
Weg zur Bank entfällt. Die zuständige Behörde das Meldeformular wird der Gewerbetreibende
wird automatisch über den Eingang des Betrags über einzelne Erfassungsmasken geleitet und
informiert. Die Daten müssen nicht mehr hän- abgefragt. Die erforderliche Anzahl aller Melde-
disch eingegeben werden, außerdem werden formulare und Beiblätter wird automatisch er-
die elektronischen Zahlungen automatisiert zeugt und als PDF zum Download bereitgestellt.
zugeordnet. Im Hintergrund werden die Daten automatisch
ohne Medienbruch direkt an den Sachbearbeiter
eMeldung geleitet. Die Gewerbemeldung kann sofort am
Für Gewerbetreibende besteht ab dem 1. Novem- nächsten Tag zu den Sprechzeiten im Rathaus
ber 2017 die Möglichkeit, ihre Gewerbemeldun- gegen Entrichtung der Gebühr abgeholt werden.
Über civento Effizienz
Umgesetzt wurden die neuen Bürgerdienste Sie nutzen neue Möglichkeiten der Analyse,
in Neu-Isenburg mit civento. Optimierung und Automatisierung von Ver-
waltungsprozessen. Fachgerechte Hilfsmittel
civento ist eine erweiterbare Prozessplattform unterstützen Sachbearbeiter/-innen bei
mit vollständigem Dokumentenmanagement- wiederkehrenden Aufgaben.
system und Zahlungssystemintegration für
die Bearbeitung individueller Prozesse vom Transparenz
Antrag bis zur Archivierung. civento bietet die Sie profitieren von einer genauen Kenntnis
Möglichkeit, vielfältige Verwaltungsprozesse Ihrer Prozesse. Sie behalten stets die Übersicht
zu definieren und ablaufen zu lassen. Zum über alle aktuellen Vorgänge, sowohl interne
Beispiel typische Antragsprozesse, die durch als auch externe.
Bürger/-innen initiiert werden, aber auch
verwaltungsinterne Prozesse. Weitere Informationen unter:
www.ekom21.de\civento
Bürger-Service
Sie realisieren den vereinfachten Zugang zu
Verwaltungsleistungen und eine höhere Ver-
fügbarkeit der Verwaltung für den Bürger.
Gleichzeitig werden Reaktionszeiten verkürzt.
Ausgabe 3|2017 11Intern eGovernment Verfahren
„Wir nutzen Verwaltungsinnovationen und setzen neueste
Technologien ein, um den Bürgerservice kontinuierlich zu
verbessern.“
Martina Fuchs, Amtsleiterin Bürgerbüro
Die neue Einfachheit
Bürgerbüro Offenbach arbeitet (fast) papierlos
Von Stefan Thomas
Bis zu 20 Prozent weniger Zeitaufwand! So viel Verwaltungsinnovationen und setzen neueste
Zeit spart das Bürgerbüro Offenbach seit August Technologien ein, um den Bürgerservice kon-
bei der Vorgangsbearbeitung im Pass- und tinuierlich zu verbessern“, sagt Martina Fuchs,
Meldewesen. Sachbearbeiter und Bürger freuen Amtsleiterin des Bürgerbüros. So auch mit der
sich, zugleich sinken die Kosten. Wie ist das Einführung der emeld21-eAkte.
möglich? Der Schlüssel ist die neu eingeführte
emeld21-eAkte. Wer umzieht, einen neuen Pass beantragt oder
aus der Kirche austreten will, kennt das Vorge-
Aufgeschlossen hen: Bevor Anträge bearbeitet werden können,
Besonders ist das Bürgerbüro der Stadt Offen- sind Informationen zu lesen, Angaben zu bestä-
bach schon seit seiner Gründung im Jahre 2000. tigen – etwa zur Staatsbürgerschaft – und Erklä-
Das liegt einerseits an seiner Struktur, denn das rungen zu unterschreiben. Früher druckten die
als Amt organisierte Bürgerbüro bündelt Pass- Kundenberater im Bürgerbüro diese Unterlagen
und Meldewesen, Führerschein- und Zulassungs- aus und händigten sie dem Kunden aus –
behörde in einer Einheit. Andererseits ist man bisweilen mehrere Seiten Papier. Nach Sichtung
hier besonders innovationsfreudig. „Wir nutzen unterschrieb der Antragsteller. Jetzt musste
12 Ausgabe 3|2017Projekte Interview Datenschutz
Mehr Zeit für den Bürger – die neue Offenbacher Einfachheit sorgt dafür
der unterschriebene Antrag aber wieder ins rungen auszudrucken, verfügen die Kundenbe-
Pass- oder Meldearchiv zurück. Also scannte der rater jetzt über einen Bürgermonitor. Das ist ein
Kundenberater die zuvor ausgedruckten Unter- robustes Tablet, auf dem Bürger die Unterlagen
lagen wieder ein und legte sie digital ab. Aus- angezeigt bekommen. Wer schwächere Augen
drucke mit personenbezogenen Angaben muss- hat, kann die Größe der Dokumente übrigens
ten zudem datenschutzrechtlich korrekt entsorgt einfach nach seinen Bedürfnissen anpassen.
werden. Insgesamt ein aufwändiger Weg, obwohl Doch der eigentliche Clou: Erklärungen oder
die Offenbacher schon in vielen Prozessen und Meldescheine lassen sich direkt auf dem Tab-
seit langem Unterlagen elektronisch verarbeiten. let rechtsgültig unterschreiben. Anschließend
archiviert das Verfahren die Unterlagen. Der
eAkte und Bürgermonitor gesamte Vorgang wird automatisch gebündelt
Mit der emeld21-eAkte ist alles anders geworden, und im digitalen Archiv des Bürgerbüros abge-
denn jetzt lassen sich Medienbrüche im Pass- legt. Physisch befinden sich die Daten dann im
und Meldewesen vermeiden. Die eAkte ergänzt BSI-zertifizierten Rechenzentrum der ekom21,
das eingesetzte Einwohnermelde-Verfahren der das wiederum über verschlüsselte Standleitun-
ekom21, emeld21: Statt Unterlagen und Erklä- gen mit dem Bürgerbüro verbunden ist. Kurzum,
Ausgabe 3|2017 13Intern eGovernment Verfahren
Der Bürgermonitor im Einsatz
14 Ausgabe 3|2017Projekte Interview Datenschutz
eine Ummeldung, einen Passantrag oder einen Bis zu 20 Prozent Zeitersparnis hat Martina Fuchs
Kirchenaustritt kann man in Offenbach komplett ermittelt. Die neue Einfachheit bei der Vorgangs-
papierlos erledigen. Manchmal aber wünschen bearbeitung erhöht zudem den Arbeitskomfort,
Bürger trotzdem einen Ausdruck. Diesen denn alle archivierten Bestandteile der eAkte
erhält man auf Wunsch – und somit arbeitet sind aus emeld21 einsehbar. Der bisher übliche
das Bürgerbüro auch nur fast papierlos. Programmwechsel zur elektronischen Archivie-
rung entfällt und auch die Ordnerstruktur wurde
Drucken und Scannen passé vereinheitlicht, so dass Unterlagen wirklich nur
„Kein Ausdrucken, kein Scannen, fast kein Papier“, noch einen Fingertipp entfernt sind.
freut sich Martina Fuchs und unterstreicht die
Materialersparnis, denn alle Ausdrucke für Mehr Zeit für Bürger
Staatsangehörigkeitserklärungen, Meldescheine „Einige Arbeitsschritte fallen weg oder werden
und so weiter entfallen ersatzlos. Durch das durch die neue Technik deutlich weniger zeitauf-
Signatur-Tablet spart ein Bürgerbüro in der wendig“, so Martina Fuchs. Neben dem größeren
Offenbacher Größenordnung etliche 10.000 Blatt Bearbeitungskomfort für die Mitarbeiter werden
im Jahr. Hinzu kommen – so die Amtsleiterin – die Zeiteinsparungen in zusätzliche Termin
auch reduzierte Kosten für die Logistik, denn ein angebote für Kunden umgesetzt. „Wir werden
Meldeschein mit Unterschrift gehört natürlich beobachten, wie sich die Bearbeitungszeiten
nicht in den regulären Papiermüll. Die Entsor- entwickeln und dann unser Terminangebot
gung mit dem Reißwolf muss gewährleistet sein. entsprechend anpassen“, sagt Martina Fuchs.
„Noch nie so reibungslos“ Offenbach ist die erste Großstadt in Hessen, die
Seit August ist die eAkte im produktiven Einsatz. das Verfahren emeld21-eAkte der ekom21 ein-
Vorausgegangen war eine rund fünfwöchige setzt und damit wieder einmal innovationsfreu-
Implementierungszeit, dann testete das Einfüh- dig vorangeht. Bürgermeister Peter Schneider
rungsteam die emeld21-eAkte in abgeschotteter freut es: „Das Bürgerbüro Offenbach geht den
Betriebsumgebung. Als der Test bestanden Weg zum modernen Dienstleister konsequent
war, folgte eine Mitarbeiterschulung mit allen und mit Engagement. Dabei ist die papierlose
Beratern im Bürgerbüro. „Anderthalb Stunden Dienstleistung nicht Selbstzweck, sondern führt
reichten, dann konnte das Team arbeiten. systematisch zur Verbesserung des Angebots für
So reibungslos haben wir noch nie eine neue unsere Bürgerinnen und Bürger. Das gesamte
Lösung eingeführt“, sagt Martina Fuchs. Team kann stolz auf das erreichte hohe Niveau
sein“.
Neue Offenbacher Einfachheit
Die Kundenberater sind von der emeld21-eAkte Profitieren auch Sie von der emeld21-eAkte!
begeistert. In den ersten Tagen sei man zwar Fragen beantwortet Ihnen gerne das emeld21-
noch irritiert gewesen. „Es ging alles so einfach Team. Schicken Sie einfach eine eMail an:
und schnell. Haben wir nicht etwas vergessen?“, emeld21@ekom21.de oder wenden Sie sich an
fragten sich Kundenberater anfangs einige Ihren Kommunalberater!
Male. Aber mittlerweile ist die Lösung gesetzt
und erleichtert die Arbeit in Offenbach deutlich:
Ausgabe 3|2017 15Intern eGovernment Verfahren
„Die Datenschutz-Grundverordnung ist eines der wichtigsten
Reformprojekte der EU.“
Heiko Maas, Bundesminister der Justiz und für Verbraucherschutz
Europäische DS-GVO:
Aktiv werden
Umsetzung bis 25. Mai 2018 erforderlich
Von Stefan Thomas
Im Mai 2018 ist es soweit: Die neuen Daten- nung verabschiedet. Ein Ziel ist die Moderni-
schutzvorschriften von EU und Bund sind ver- sierung des Datenschutzes angesichts rasanter
pflichtend anzuwenden. Bis dahin gibt es einiges technischer Entwicklungen, wie autonomes
zu tun, um nicht am Ende Schadensersatzzah- Fahren, Datenbrillen, Cloud-Computing und
lungen und andere Sanktionen zu riskieren. eGovernment, vor allem aber auch die Verein-
Unternehmen drohen künftig Bußgelder von heitlichung in Europa. Denn die DS-GVO schafft
bis zu 20 Millionen Euro. Was bedeutet die einheitliches europäisches Datenschutzrecht
EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU DS-GVO) und löst die EU Richtlinie 95/46/EG aus dem Jahr
für Bürger, Kommunen und Behördenleitungen? 1995 ab. Am 25.05.2018 ist es soweit: Dann endet
die Übergangsfrist für die Umsetzung der neuen
Alles neu macht der Mai? DS-GVO.
Nach vierjährigen Verhandlungen haben Euro
päischer Rat und Europäisches Parlament im So neu die Verordnung auch ist, viele bereits
Frühjahr 2016 die EU Datenschutz-Grundverord- gültige Grundsätze bleiben erhalten oder werden
16 Ausgabe 3|2017Projekte Interview Datenschutz
fortgeschrieben. Andrea Voßhoff, Bundesbe- zählt etwa ein „Recht auf Vergessenwerden“, um
auftragte für den Datenschutz und die Infor- den Schutz der Privatsphäre zu stärken. Mehr
mationsfreiheit (BfDI), dazu: „Es ist erfreulich, Transparenz soll zudem dafür sorgen, dass
dass die Prinzipien der Datensparsamkeit, der EU-Bürger einfach Zugang zu ihren eigenen
Angemessenheit und Erforderlichkeit, der Trans Daten bekommen und wissen, wie ihre Daten
parenz und Zweckbindung, der Gewährleistung verarbeitet werden. Diese Informationen müssen
der Datensicherheit sowie der unabhängigen klar und verständlich sein – was bei dieser kom-
Aufsicht und wirksamen Sanktionierung beibe- plizierten Materie nicht sehr einfach sein wird.
halten oder gestärkt werden“. Ein Recht auf Datenübertragbarkeit soll Bürgern
erleichtern, personenbezogene Daten zwischen
Betroffenenrechte erweitert verschiedenen Anbietern auszutauschen.
Gleichzeitig führt die DS-GVO neue Regelungen
ein, um Datenschutz-Bedenken zu begegnen und Und schließlich formuliert der Gesetzgeber auch
die Rechte der Betroffenen zu stärken. Hierzu ein Recht zu erfahren, ob eigene Daten gehackt
Ausgabe 3|2017 17Intern eGovernment Verfahren
wurden. Unternehmen und Organisationen Soll-Zustand
müssen den nationalen Aufsichtsbehörden Im nächsten Schritt zur Umsetzung der DS-GVO
alle Datenschutzverstöße melden, durch die steht die Ermittlung des Handlungsbedarfs:
ein Risiko für den betroffenen Bürger ent Welche Lücke ist auf dem Weg von Ist- zum
standen ist. Zudem müssen Betroffene so Soll-Zustand überhaupt zu schließen? Die wich-
rasch wie möglich über alle mit hohem Risiko tigsten Handlungsfelder liegen für Kommunen –
behafteten Verstöße informiert werden, damit neben den Rechtsgrundlagen als Legitimations-
sie entsprechend reagieren können. Weitere grundlage für die Datenverarbeitung und der
Einzelregelungen – etwa die Verpflichtung zu dokumentierten Einhaltung von Betroffenen-
datenschutzfreundlichen Voreinstellungen in rechten – bei den folgenden Aspekten:
sozialen Netzwerken oder Handy-Apps –
stärken die Betroffenenrechte. • Dokumentationspflichten, denn Art. 5 Abs. 2
DS-GVO verpflichtet den Verantwortlichen
Was kommt auf Kommunen zu? zum Nachweis, dass personenbezogene Daten
Und damit die Verordnung auch Anwendung rechtmäßig und transparent verarbeitet
findet, stärkt die DS-GVO die Aufsicht durch werden. Zusätzlich sieht die DS-GVO weitere
Datenschutzbehörden und sieht bei Verstößen Dokumentationspflichten vor, etwa für das
empfindliche Geldstrafen vor. Alle Entschei- Verarbeitungsverzeichnis, die Dokumentation
dungsträger in Behörden und Kommunen von Datenschutzvorfällen oder für Weisungen
sollten sich der Auswirkungen der DS-GVO für im Rahmen der Auftragsverarbeitung.
den alltäglichen Betrieb bewusst sein. Denn • Datenschutz-Folgenabschätzung (Art. 35
verstoßen sie oder ihre Rechenzentrumsbe DS-GVO), welche die Vorabkontrolle des
treiber gegen die DS-GVO, etwa indem sie die Hessischen Datenschutzgesetzes (HDSG) er-
strengen Erlaubnistatbestände für die Verar- setzt und als Risikobewertung für personen-
beitung personenbezogener Daten missachten, bezogene Daten und ihre Verarbeitung eine
drohen Sanktionen. umfangreiche Dokumentation erfordert. Die
Datenschutz-Folgenabschätzung kann zudem
Und welcher Handlungsbedarf besteht jetzt eine Konsultation der Aufsichtsbehörde nach
auf Seiten der hessischen Kommunen, Unter- sich ziehen.
nehmen und Organisationen? In welchem Maße • Meldepflichten, denn Verantwortliche oder
Behördenleitungen, Kommunen und angeschlos- Auftragsverarbeiter sind verpflichtet, der
sene Auftragsverarbeiter von der DS-GVO be- Aufsichtsbehörde unverzüglich die Verletzung
troffen sind, sollten sie mittels einer formellen des Schutzes personenbezogener Daten zu
Bestandsaufnahme klären: Welche personen- melden (Art. 33 Abs. 1 DS-GVO).
bezogenen Daten werden verarbeitet? Welche • Es ist festzulegen, was zu veranlassen ist, um
Prozesse nutzen wir dazu? Haben wir die dazu- das Auskunftsrecht und die anderen Daten-
gehörigen Rechtsgrundlagen – etwa die explizite schutzrechte der Betroffenen nach Art. 12 bis
Einverständniserklärung? Das sind einige der 23 DS-GVO sicher zu stellen
Ausgangsfragen, um im ersten Schritt den Ist- • Nach Maßgabe von Artikel 32 bis 34 DS-GVO
Zustand zu ermitteln. ist zu entscheiden, welche technischen und
18 Ausgabe 3|2017Projekte Interview Datenschutz
organisatorischen Maßnahmen zur Sicherheit Umsetzung bis 25. Mai 2018
der personenbezogenen Daten zu treffen sind Kurzum, es ist viel zu prüfen und wohl meist
• Datenschutzbeauftragte sind auch im behörd- auch viel zu tun auf dem Weg zur Umsetzung
lichen Umfeld zu bestellen. Die Behördenlei- der DS-GVO: Prozesse müssen angepasst, Lösch-
tung ist verantwortlich für die Einhaltung der und Meldekonzepte ausgearbeitet, technische
Verordnung, die Aufgabe kann nicht delegiert Grundlagen zur Umsetzung geschaffen werden
werden (gemäß § 5 des Gesetzesentwurfs zum und vieles mehr. Jürgen Wiegand, behördlicher
neuen BDSG). Datenschutzbeauftragter bei der ekom21:
• Dienstleistungsbeziehungen, die sich auf „Es empfiehlt sich, rasch aktiv zu werden. Alle
die Verarbeitung personenbezogener Daten verantwortlichen Stellen – Bürgermeister,
beziehen, sind zu prüfen und es ist sicher zu Kommunen und Rechenzentren – sollten sich
stellen, dass bestehende Verträge zur Auf- auf die neue Rechtslage einstellen, um im Mai
tragsverarbeitung der DS-GVO entsprechen. 2018 die Anforderungen der Datenschutzgrund-
Erweisen sich Lieferanten als ungeeignet, die verordnung zu erfüllen“.
hohen Anforderungen der DS-GVO zu erfül-
len, müssen Dienstleistungen neu vergeben Mehr zur DS-GVO sowie ein Interview mit dem
werden. Datenschutzbeauftragten der ekom21, Jürgen
Wiegand, lesen Sie online in unserer e-info21
digital.
Ausgabe 3|2017 192018
Dezember ’17 Januar Februar März April Mai Juni
1 Fr 1 Mo Neujahr 1 1 Do 1 Do 1 So Ostersonntag 1 Di Tag der Arbeit 1 Fr
2 Sa 2 Di 2 Fr 2 Fr 2 Mo Ostermontag 14 2 Mi 2 Sa
3 So 1. Advent 3 Mi 3 Sa 3 Sa 3 Di 3 Do 3 So
4 Mo 49 4 Do 4 So 4 So 4 Mi 4 Fr 4 Mo 23
5 Di Verbandsversammlung,
Wölfersheim 5 Fr 5 Mo 6 5 Mo 10 5 Do 5 Sa 5 Di
6 Mi 6 Sa Heilige Drei Könige 6 Di 6 Di 6 Fr 6 So 6 Mi
7 Do 7 So 7 Mi 7 Mi 7 Sa 7 Mo 19 7 Do
8 Fr 8 Mo 2 8 Do 8 Do 8 So 8 Di 8 Fr
9 Sa 9 Di 9 Fr 9 Fr 9 Mo 15 9 Mi 9 Sa
10 So 10 Mi 10 Sa 10 Sa 10 Di 10 Do Christi Himmelfahrt 10 So
11 Mo 50 11 Do 11 So 11 So 11 Mi 11 Fr 11 Mo CeBIT, Hannover 24
12 Di 12 Fr 12 Mo Rosenmontag 7 12 Mo 11 12 Do 12 Sa 12 Di CeBIT, Hannover
13 Mi 13 Sa 13 Di Fastnacht 13 Di 13 Fr 13 So 13 Mi eXPO, Hanau
CeBIT, Hannover
14 Do 14 So 14 Mi 14 Mi 14 Sa 14 Mo 20 14 Do CeBIT, Hannover
15 Fr 15 Mo 15 Do 15 Do 15 So 15 Di 15 Fr CeBIT, Hannover
16 Sa 16 Di 3 16 Fr 16 Fr 16 Mo 16 16 Mi 16 Sa
17 So 17 Mi 17 Sa 17 Sa 17 Di 17 Do 17 So
18 Mo 51 18 Do 18 So 18 So 18 Mi 18 Fr 18 Mo 25
19 Di 19 Fr 19 Mo 8 19 Mo 19 Do 19 Sa 19 Di
20 Mi 20 Sa 20 Di 20 Di 20 Fr 20 So Pfingstsonntag 20 Mi
21 Do 21 So 21 Mi 21 Mi 21 Sa 21 Mo Pfingstmontag 21 21 Do Verbandsversammlung,
Gießen
22 Fr 22 Mo 4 22 Do 22 Do 22 So 22 Di 22 Fr
23 Sa 23 Di 23 Fr 23 Fr 23 Mo 17 23 Mi 23 Sa
24 So Heiliger Abend 24 Mi 24 Sa 24 Sa 24 Di 24 Do 24 So
25 Mo 1. Weihnachtsfeiertag 25 Do 25 So 25 So 25 Mi 25 Fr 25 Mo 26
26 Di 2. Weihnachtsfeiertag 26 Fr 26 Mo 9 26 Mo 13 26 Do 26 Sa 26 Di
27 Mi 52 27 Sa 27 Di 27 Di 27 Fr 27 So 27 Mi
28 Do 28 So 28 Mi 28 Mi 28 Sa 28 Mo 22 28 Do
29 Fr 29 Mo 5 29 Do 29 So 29 Di 29 Fr
30 Sa 30 Di 30 Fr Karfreitag 30 Mo 18 30 Mi 30 Sa
31 So Silvester 31 Mi 31 Sa 31 Do Fronleichnam
Schulferien in Hessen: Sommerferien: 25.06.2018–03.08.2018
Weihnachtsferien: 24.12.2017–13.01.2018 Herbstferien: 01.10.2018–13.10.2018
www.ekom21.de Osterferien: 26.03.2018–07.04.2018 Weihnachtsferien: 24.12.2018–12.01.2019Juli August September Oktober November Dezember Januar ’19
1 So 1 Mi 1 Sa 1 Mo 40 1 Do Allerheiligen 1 Sa 1 Di Neujahr
2 Mo 27 2 Do 2 So 2 Di 2 Fr 2 So 1. Advent 2 Mi
3 Di 3 Fr 3 Mo 36 3 Mi Tag der Deutschen
Einheit 3 Sa 3 Mo 49 3 Do
4 Mi 4 Sa 4 Di 4 Do 4 So 4 Di 4 Fr
5 Do 5 So 5 Mi 5 Fr 5 Mo 45 5 Mi 5 Sa
6 Fr 6 Mo 32 6 Do 6 Sa 6 Di 6 Do Verbandsversammlung 6 So Heilige Drei Könige
7 Sa 7 Di 7 Fr 7 So 7 Mi 7 Fr 7 Mo 2
8 So 8 Mi 8 Sa 8 Mo 41 8 Do 8 Sa 8 Di
9 Mo 28 9 Do 9 So 9 Di 9 Fr 9 So 9 Mi
10 Di 10 Fr 10 Mo 37 10 Mi 10 Sa 10 Mo 50 10 Do
11 Mi 11 Sa 11 Di 11 Do 11 So 11 Di 11 Fr
12 Do 12 So 12 Mi 12 Fr 12 Mo 46 12 Mi 12 Sa
13 Fr 13 Mo 33 13 Do 13 Sa 13 Di 13 Do 13 So
14 Sa 14 Di 14 Fr 14 So 14 Mi 14 Fr 14 Mo
15 So 15 Mi Mariä Himmelfahrt 15 Sa 15 Mo 42 15 Do 15 Sa 15 Di 3
16 Mo 29 16 Do 16 So 16 Di 16 Fr 16 So 16 Mi
17 Di 17 Fr 17 Mo 38 17 Mi 17 Sa 17 Mo 51 17 Do
18 Mi 18 Sa 18 Di 18 Do 18 So 18 Di 18 Fr
19 Do 19 So 19 Mi 19 Fr 19 Mo 47 19 Mi 19 Sa
20 Fr 20 Mo 34 20 Do 20 Sa 20 Di 20 Do 20 So
21 Sa 21 Di 21 Fr 21 So 21 Mi Buß- und Bettag 21 Fr 21 Mo 4
22 So 22 Mi 22 Sa 22 Mo 43 22 Do 22 Sa 22 Di
23 Mo 30 23 Do 23 So 23 Di 23 Fr 23 So 23 Mi
24 Di 24 Fr 24 Mo 39 24 Mi 24 Sa 24 Mo Heiliger Abend 52 24 Do
25 Mi 25 Sa 25 Di 25 Do 25 So Totensonntag 25 Di 1. Weihnachtsfeiertag 25 Fr
26 Do 26 So 26 Mi 26 Fr 26 Mo 48 26 Mi 2. Weihnachtsfeiertag 26 Sa
27 Fr 27 Mo 35 27 Do 27 Sa 27 Di 27 Do 27 So
28 Sa 28 Di 28 Fr 28 So 28 Mi 28 Fr 28 Mo 5
29 So 29 Mi 29 Sa 29 Mo 44 29 Do 29 Sa 29 Di
30 Mo 31 30 Do 30 So 30 Di 30 Fr 30 So 30 Mi
31 Di 31 Fr 31 Mi Reformationstag 31 Mo Silvester 1 31 Do
Service-Rufnummern der ekom21:
Gießen 0641.9830-3999 Darmstadt 06151.704-3999 Kassel 0561.204-3999Intern eGovernment Verfahren
„Eine öffentliche Verwaltung braucht ein stabiles und zuverlässiges
EDV-System. Dafür haben wir den richtigen Partner gefunden –
die ekom21.“
Bürgermeister Björn Brede
Effizienz und Sicherheit in
Frankenau
Stadt profitiert von Desktop-Virtualisierung
Von Helmut Best
Die Stadt Frankenau ist eine hessische Kom Frankenaus Administrator, Manuel Steiner, eine
mune (rund 3.400 Einwohner) im Landkreis Wal- Erneuerung der Infrastruktur an. Bürgermeister
deck-Frankenberg, nördlich des Nationalparks Björn Brede waren aber auch die zunehmenden
Kellerwald-Edersee. Mit 13 Mitarbeitern werden Herausforderungen im Bereich der IT-Sicherheit
die Kernstadt und fünf Ortsteile verwaltet. bewusst, verbunden mit dem hohen personellen
und finanziellen Aufwand. Auch eine Konzentra-
Erneuerung tion auf die Kernaufgaben der Verwaltung und
Die ursprüngliche IT-Infrastruktur bestand über eine sichere finanzielle Planung für die nächsten
Jahre aus einem guten Dutzend Fat Clients und Jahre waren für Brede wichtig.
einem Server. Mit der Betreuung der IT-Umge-
bung war ein Mitarbeiter beauftragt. So entschied sich Frankenau für den VDI-Service
(Virtual Desktop Infrastructure) der ekom21.
Im Laufe der Jahre geriet das kommunale Netz- Mit videma21 (Kurzform für Virtuelles Desktop
werk in technischen Rückstand und so stand für Management) wird es kommunalen Verwaltun-
22 Ausgabe 3|2017Projekte Interview Datenschutz
Mit der Umstellung zufrieden: Manuel Steiner (Frankenau), Uwe Dippel (ekom21), Christian Caspar (Frankenau), Bürgermeister
Björn Brede (Frankenau), Markus Nemeth (ekom21), Christian Faßbender (ekom21), Herbert Wolf (Frankenau)
gen, als auch Verwaltungsgemeinschaften oder Beispiel zentrale Verfahren, eMail und Antiviren-
im Rahmen einer interkommunalen Zusammen- Service etc.), somit auch die Arbeitsplätze dem
arbeit (IKZ) ermöglicht, ihre IT-Arbeitsplätze in Kunden zur Verfügung gestellt.
das vom BSI (Bundesamt für Sicherheit in der
Informationstechnik) zertifizierte Rechenzentrum Grundlegend ist, wie nahezu bei allen Services
der ekom21 zu verlagern, um so die Administra- der ekom21, auch videma21 über eine Anbindung
tion vor Ort erheblich zu reduzieren. Gearbeitet an das hauseigene WAN21-Netz abgesichert.
wird dann über eine sichere Datenverbindung in Über diese Verbindung wird jeder Kunde mit
das Kasseler Rechenzentrum. seiner eigenen Umgebung vernetzt.
Sicher und effizient Bei der Desktop-Virtualisierung handelt es sich
Mit diesem Service werden, zusätzlich zu den um einen Service, der mehreren Benutzern
zentralen Server- und Anwendungsdiensten, die einer Kommune gleichzeitig und unabhängig
von der ekom21 bezogen werden können (zum voneinander die Ausführung von Softwarever-
Ausgabe 3|2017 23Intern eGovernment Verfahren
fahren auf den Servern der ekom21 erlaubt. Viele Vorteile
Die Möglichkeit, auf den virtuellen Arbeitsplatz Daraus ergeben sich für die Verwaltung vieler-
von überall zugreifen zu können, erhöht dabei lei Vorteile. Neben der Betreuung der Technik
die Flexibilität ungemein. Aber auch in Sachen des Anwenders, seines PC oder Netzwerks vor
Datensicherheit bietet diese Art von Zugriff Ort, bis hin zur Bereitstellung der Anwendung
einen besonderen Vorteil – im Gegensatz zu im Rechenzentrum, werden auch umfangreiche
einem USB-Stick kann ein virtueller Desktop IT-Sicherheitsmaßnahmen zur Verfügung gestellt.
nicht verloren gehen. Die Kunden dieses Services profitieren zusätzlich
von einem einfachen Preismodell, das Planungs-
sicherheit für den kommunalen Haushalt ge-
währleistet.
Bei der Umsetzung im nordhessischen Franke-
nau bestand die Herausforderung für das Team
der ekom21 darin, neben der Integration der
städtischen IT in das videma21-Umfeld auch die
IP-Telefonie einzubeziehen. Als weitere Aufgabe
wurde die deutliche Vereinfachung der Datens-
trukturen auf dem Server in Anlehnung an den
Bild: Wikipedia, Clemensfranz
kommunalen Aktenplan vorgegeben.
Das Rathaus in Frankenau
Vor Ort wurde zunächst die bestehende Hard-
Bestehend aus verschiedenen Modulen setzt ware gesichert und gegen neue, leistungsfähige-
sich videma21 wie eine Suite zusammen – re ausgetauscht, wobei im Rahmen des neuen
das gibt den Benutzern Freiheit und eine zusätz- IT Konzeptes auf einen Ersatz der Server- und
liche Sicherheit. Frei nach dem Motto „Nicht Backuphardware verzichtet werden konnte. Im
alles muss, aber alles kann“ werden die ver- nächsten Schritt wurde die Systemumgebung
schiedenen IT-Komponenten beleuchtet und Frankenaus im Rechenzentrum abgebildet.
durch den Service von videma21 abgedeckt. Hierbei ist bereits die Datenstruktur in Anleh-
nung an den Produktbereichsplan der Gemein-
Dieser Service steht für eine gehostete, virtuelle dehaushaltsverordnung umgesetzt worden.
Infrastruktur und stellt die Arbeitsumgebung Zusätzlich wurde die IP-Telefonie in die virtu-
im Rechenzentrum der ekom21 für eine Stadt, elle Umgebung integriert und die Nutzung des
Gemeinde, Verwaltungsgemeinschaft, einen Exchange-Services überführt. Selbst für spezielle
Landkreis oder im Rahmen einer Interkommu- Anforderungen, wie einen Passarbeitsplatz oder
nalen Zusammenarbeit (IKZ) dar. Mit videma21 das Signaturverfahren im Standesamt, wurden
ist der Zugriff, nicht nur auf das im Service vorbereitete Lösungen angewendet. Für Verwal-
enthaltene und bei der ekom21 gehostete Post- tungschef Björn Brede wurde ein gänzlich mo-
fach, sondern auf den vollwertigen Arbeitsplatz biler Arbeitsplatz geschaffen, um den heutigen
außerhalb des Verwaltungsnetzwerkes über eine Anforderungen an eine moderne, den Bürger-
gesicherte Leitung gewährleistet. meister unterstützende IT gerecht zu werden.
24 Ausgabe 3|2017Projekte Interview Datenschutz
Richtiger Partner Full-Service
Das Ergebnis fasst Bürgermeister Brede zusam- Im Einzelnen profitieren die Kommunen von
men: „Eine öffentliche Verwaltung braucht ein
stabiles und zuverlässiges EDV-System. Dafür • Die Tätigkeit der IT-Administration vor Ort
haben wir den richtigen Partner gefunden – die wird deutlich verringert
ekom21. Mit ihren kompetenten Mitarbeitern hat • die Aufwände für IT und Support sind trans-
sie unsere EDV sehr professionell, aber auch parent und über Jahre kalkulierbar
individuell für unsere Bedürfnisse modernisiert“. • nach Bedarf anpassbare Speicherkapazitäten
und höchstmögliche Sicherheit für die Daten
Nach der Umstellung bildete sich so eine durch BSI-Grundschutz und modulare
komplett virtualisierte Arbeitsumgebung für Services
die 13 Mitarbeiter des Frankenauer Rathauses • hohe Flexibilität bei mobilen Arbeitsplätzen
ab. Die für die Stadt am Nationalpark Keller- • unkomplizierte Bereitstellung zusätzlicher
wald-Edersee wichtigen Faktoren, wie volle Arbeitsplätze
Kostenplanbarkeit, IT Sicherheit und Verringe- • maximale Verfügbarkeit und
rung des Vor-Ort-Supports wurden somit mit • Konzentration der Verwaltung auf Kernkom-
videma21 vollumfänglich erreicht. petenzen.
Die Lösung bietet also für Kommunen die opti- Die Kommunen erhalten von der Planung der
male Plattform für eine moderne Verwaltung – Installation, über die Beschaffung, bis hin zum
und das mit maximaler Effizienz und unter Support im Betrieb einen Full-Service. Das
Einhaltung der notwendigen Sicherheitsricht bedeutet auch, dass während der gesamten
linien. Die lokale Sever-Infrastruktur und die Betriebslaufzeit die beschaffte Peripherie, wie
Arbeitsplätze der Mitarbeiterinnen und Mitar etwa Drucker oder Scanner, durch die ekom21
beiter bei den Verwaltungen werden dabei in ohne weitere Kosten in die bestehende virtuelle
einer von der ekom21 betriebenen Hosting- Umgebung integriert wird. Für die Verwaltungen
Umgebung bereitgestellt. Statt einzelner bedeutet dies eine kalkulierbare und auf die
Komponenten oder Anwendungen werden der neuesten Technologien angepasste Dienstleis-
komplette Endanwender-Desktop-PC sowie tung – und das nicht nur finanziell.
die bisherigen Server-Dienste virtualisiert
betrieben und dem Kunden zur Nutzung Weitere Informationen erhalten Sie von den
überlassen. Experten unseres Unternehmensbereiches
IT-Operations; eMail: kundenservice@ekom21.de
Zentrale Server- und Anwendungsdienste, wie
zum Beispiel Verfahren, eMail-Dienste, Antiviren-
Service und auch die Arbeitsplätze werden aus
der ekom21-Sicherheitsumgebung zur Verfügung Dieser Artikel ist auch in der Fachzeitschrift
gestellt. „Kommune21“, Ausgabe 12/2017, erschienen.
Mehr Informationen unter www.kommune21.de
Ausgabe 3|2017 25Intern eGovernment Verfahren
Es gibt noch eine ganze
Menge an Ideen
Interview mit Bürgermeister Thomas Fehling, Bad Hersfeld
Festspiele, Lullusfest, Engelhardt-Pils – Bad neue organisatorische und personelle Konzepte,
Hersfeld legt Wert auf Kultur und Tradition. Energiemonitoring – solche, zum Teil heiß disku-
Zugleich ist gerade in Bad Hersfeld die neue tierten Themen beschäftigen mich aktuell und
Zeit mit gleich zwei Amazon Logistik-Standorten wohl auch in Zukunft.
unübersehbar. Das fordert auch Bürgermeister
und Verwaltung gewaltig. einfo21 hat mit Bürger- In den letzten Monaten haben wir zudem im
meister Thomas Fehling gesprochen. Rathaus einen Generationswechsel auf den
Führungsebenen eingeleitet. In dem Zusammen-
Herr Fehling, was sind aktuell Ihre wichtigsten hang sind alle Bereiche in der Stadtverwaltung,
Projekte? die für Veranstaltungen und Veranstaltungsorte
verantwortlich sind, jetzt im neuen Fachbereich
Bad Hersfeld ist ein Mittelzentrum, aber mit Stadtmarketing zusammengefasst. Kurbetrieb
hoher Zentralität für das Umland. Wir halten und Tourist Information, zwei Veranstaltungs
zahlreiche attraktive Infrastrukturen für die hallen und die Organisation des Lullusfests
Region vor – Stadtbibliothek, die Wissens- und mit rund 450.000 Besuchern im Oktober sind
Erlebniswelt für Sprache und Kommunikation personell und organisatorisch neu aufgestellt.
„wortreich“, zwei Veranstaltungshallen, drei
Schwimmbäder, Kurpark und Kurhaus und Da ist meine Verantwortung gefordert, zumal
einiges mehr, die aber zum Teil wie Blei in durch den neuen Fachbereich auch die Zu-
unseren Büchern liegen. sammenarbeit mit dem bestehenden Stadt-
marketing-Verein neue Impulse erhalten soll.
Anders gesagt: Wir denken permanent, und be- City-Management und Stadtentwicklung sind
sonders in Zeiten knapper Kassen, über Struktur- besonders in einem Randbereich unserer Innen-
veränderungen und Optimierungen nach: Zu- stadt gefordert, der in den letzten Jahren
sammenlegungen, gegebenenfalls Schließungen, an Attraktivität verloren hat.
26 Ausgabe 3|2017Projekte Interview Datenschutz
Welche Bedeutung hat aus Ihrer Erfahrung das Welche Chancen sehen Sie, welche Projekte sind
Infrastruktur-Angebot einer Kommune für Bürger schon in Umsetzung?
und Gewerbe?
Wir hatten ein über Jahre brachliegendes Park-
Die Bürger erwarten eine funktionierende und leitsystem, welches wir ohne Tiefbauarbeiten
moderne Infrastruktur. Bad Hersfeld hat eine mittels oberirdischer Sensoren und Echtzeit-
Menge zu bieten, aber die Angebote müssen Anzeige über Monitore wieder reaktiviert und
täglich verbessert und erweitert werden, um stabil in Betrieb genommen haben. Das Ener-
als Stadt für die Bürger attraktiv zu bleiben. giemonitoring unserer städtischen Immobilien
Glasfaseranschluss, Digitalisierung und Smart und Anlagen reduziert deutlich unsere Kosten.
City-Projekte schaffen hier neue Perspektiven Eine eigene Lärm-Messungs-App sendet ano-
für Unternehmer und Bürger. nymisiert Messdaten, um eine Lärmkartierung
für das Stadtgebiet aufzubauen. Und wir sind
Was steckt hinter dem Konzept „Bad Hers- dabei, unsere Straßenbeleuchtung schrittweise
feld 4.0“? auf LED-Beleuchtung umzustellen – mit großen
Einsparungen.
Das ist für uns ein Arbeitstitel, um die Moder-
nisierung der Stadt voranzubringen. Dahinter Aber es gibt noch eine ganze Menge an Ideen,
verbergen sich zahlreiche Einzelprojekte aus wie z.B. den Aufbau einer Plattform für urbane
den Bereichen eGovernment und Smart City, die Daten, um darauf aufbauend Firmen und
helfen werden, Bad Hersfeld als Wohlfühl- und Startups die Entwicklung neuer Services zu
Wirtschaftsstandort zu sichern und auszubauen. ermöglichen.
Ausgabe 3|2017 27Intern eGovernment Verfahren
Im Innenverhältnis der Stadtverwaltung ist ein Ein erfolgreiches Vorgehen bei uns: Wir arbei-
Workflow zur Stundenerfassung auf Basis von ten in Pilotprojekten mit lokalen Dienstleistern
civento-Prozessen der ekom21 in Arbeit. Das ist zusammen, die erste Referenzfälle für ihre An-
die Basis, um unsere städtischen Eigenleistun- wendungen suchen, oder zum Teil auch erst kurz
gen bei Investitionsprojekten zu aktivieren. vor der Markteinführung stehen. Wir steuern
Anforderungen und praktische Erfahrungen bei
Wo liegen die Herausforderungen bei Smart City und sind dafür dann Erstanwender zu günstigen
und wie kann man diese angehen? Konditionen. Auch das spart Finanzmittel durch
den Einsatz eigener Ressourcen.
Die Themen sind alle miteinander verzahnt. So
besteht immer die Gefahr, sich zu verzetteln. Das Mittel- und langfristig müssen Städte versu-
Motto ist daher: Klein anfangen, aber anfangen! chen mit den Daten, die sie produzieren, ihre
Dabei gilt es, die Balance zu halten zwischen Investitionen zu finanzieren. Nehmen Sie unsere
dem „großen Plan“ und der Umsetzung konkreter lokalen Baustellen als konkretes Beispiel: Die
und überschaubarer Projekte. Wir haben immer Baufirmen brauchen eine Parkgenehmigung für
einen klaren Fokus auf den Bürgernutzen. Am ihre Fahrzeuge, die sie bei uns digital beantra-
Ende der Projekte kommt immer etwas Gutes gen. Durch diesen digitalen Genehmigungspro-
heraus, das jeder verstehen kann. zess weiß ich also, wann ein Bürgersteig gesperrt
oder eine Straße blockiert ist. Informationen, die
Natürlich müssen die Themen vorab an lokale für Betreiber von Navigationsgeräten wertvoll
Gremien und den Bürger vermittelt werden. Ein sein können. Und die Stadt weiß es als erste …
Punkt, der dabei jeweils ganz am Anfang der
politischen und öffentlichen Debatte steht, ist Wie das Geschäftsmodell am Ende aussieht,
der Datenschutz. Wenn Sie darauf keine guten weiß ich noch nicht genau. Dabei setzen wir auf
Antworten haben, kommt das Projekt gar nicht einen Skaleneffekt: Bad Hersfeld allein bringt
zum Fliegen. wenig. Aber wenn jetzt möglichst viele Städte –
oder alle Städte – mitspielen, dann wird es wirk-
Wie bringt eine vergleichsweise kleine Kommune lich interessant. Kein Datennutzer möchte mit
die notwendigen Mittel für die Innovationen hunderten von Städten einzeln verhandeln.
auf? Dazu brauchen wir strategische Partner.
Schrittweises Vorgehen ist angezeigt. Wir gehen Und die Verwaltung? Wie sah die Verwaltung vor
jedes Mal ein überschaubares Risiko ein und zehn Jahren im Vergleich zu heute aus, was hat
prüfen am Ende einer Phase, ob wir den ange- sich seither geändert?
strebten Bürgernutzen erreicht haben. Falls ja,
dann steigen wir in die nächste Phase ein. So Wir haben uns alle Abläufe angesehen und –
halten sich die Investitionen immer in einem wo nötig – umgestellt. Viele Kernprozesse der
handhabbaren Rahmen. Aber ganz ohne Investi- Stadt sind inzwischen völlig neu gestaltet. Im
tionen kann man eine Stadt nicht modernisieren Hochtechnologiesektor habe ich viele Jahre
und attraktiv halten. Stillstand ist schleichender internationale Geschäfts- und Projekterfahrung
Untergang. gesammelt, die ich jetzt hier einbringen kann.
28 Ausgabe 3|2017Projekte Interview Datenschutz
So waren wir die ersten in Hessen, die einen Zusammenarbeit tun oder bundesweit durch
elektronischen Rechnungs-Workflow einführten. Beteiligung am deutschen Smart City-Forum.
Alle Rechnungen, die per Papier reingehen, sen-
den wir zu einem Dienstleister, der sie einscannt 3. Zentraler Punkt einer Smart City-Strategie
und uns in einem digitalen Format direkt in die ist eine umfassende Datenplattform, in der
Buchhaltung schickt. Früher haben wir Tonnen Daten und Ergebnisse ganz unterschiedlichs-
von Rechnungen durch die Gegend „gekarrt“ – ter Formate verarbeitet werden können. Hier
der eine hat sie angenommen, der zweite sach- rechne ich in den nächsten eineinhalb Jahren
lich richtig deklariert, ein Dritter musste sie frei- mit der Durchsetzung eines technischen Stan-
geben. Bei 10 bis 20 Euro Verwaltungskosten pro dards. Dabei wird möglicherweise nicht die
Rechnung sparen wir 150.000 bis 300.000 Euro beste Lösung gewonnen, sondern die mit der
pro Jahr. schnellsten Marktdurchdringung. Es gilt also,
aufs richtige Pferd zu setzen.
Handwerker können ihre Sonderparkausweise
für Baustellen heute über ein civento-Online 4. Und wenn noch ein vierter Punkt erlaubt
portal beantragen, unabhängig von Bürozeiten. ist: Schließlich ist ein guter Kontakt in eine
Das funktioniert auch beim Standesamt, bei der „erwachende“ Politik notwendig. Die Förder-
Stammdatenpflege für Vereine, bei Widersprü- kulissen im Bereich Digitalisierung und Smart
chen gegen „Knöllchen“ und so weiter. Vor sechs City ändern sich rasant.
Jahren haben wir noch Urlaubskarten mit Blei-
stift und Radiergummi bearbeitet. Was bedeutet der Hessentag 2019 für die Stadt?
Welches sind aus Ihrer Sicht aktuell die drei Der Hessentag ist für uns eine großartige
größten Herausforderungen für Kommunen? Chance, die Stadt weiterzuentwickeln. Sie gibt
uns zusätzliche Schubkraft, um wichtige Projek-
Das sind wohl Smart City-Themen und hier te der Stadtentwicklung voranzubringen. Zum
würde ich sehen zweiten sollen viele unserer Smart City-Projekte
im Sommer 2019 auf dem Hessentag präsentiert
1. Zum einen, intern das „Fitmachen“ einer werden – ein idealer „Showcase“ für das Bad
Stadtverwaltung, insbesondere die Verschlan- Hersfeld des 21. Jahrhunderts!
kung und Digitalisierung von Prozessen mit
einer offenen Datenschnittstelle. Dazu Und, was begeistert Sie privat?
gehören auch der Aufbau von technischen
Ressourcen und die Entwicklung von IT- Dass meine Frau so viel Freude an der Male-
Personal, das für Dritte kompetenter Partner rei gefunden hat und dass sich unser Hund so
auf Augenhöhe ist. prächtig entwickelt.
2. Nach außen ist die Vernetzung mit Partnern Herr Fehling, vielen Dank für das Interview!
das Gebot in einem sehr dynamischen Markt.
Gemeinden können voneinander lernen. Das
kann man regional durch interkommunale
Ausgabe 3|2017 29Intern eGovernment Verfahren Nicht lamentieren, kooperieren! Interkommunale Zusammenarbeit macht Sinn Von Stefan Thomas Finanznot und demografischer Wandel machen Chance und Notwendigkeit ein innovatives Umdenken in den Kommunen „Nicht allein die ubiquitäre Finanznot macht ein zwingend erforderlich. Hier bietet interkommu- innovatives Umdenken der Kommunen zwin- nale Zusammenarbeit – wie die Beispiele zei- gend erforderlich. Auch den demografischen gen – viele Chancen. Die ekom21 steht auch bei Wandel muss die kommunale Politik fest in den diesem Themenkomplex mit Rat und Tat an der Blick nehmen“, fordert Karl-Christian Schelzke, Seite der Kommunen. Geschäftsführer des Hessischen Städte- und 30 Ausgabe 3|2017
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