EElektronische Verwaltungsarbeit - Atos
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E
White Paper
Elektronische
Verwaltungsarbeit
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Elektronische Verwaltungsarbeit Inhalt Die E-Verwaltung bei Atos 3 Elektronische Verwaltungsarbeit 4 1. Das „Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit“ 2. Referenzarchitektur elektronische Verwaltungsarbeit 3. Atos als Dienstleister für E-Verwaltungslösungen Umsetzung der elektronischen 7 Verwaltungsarbeit 1. Organisation und Planung (Consult) 2. Projektdurchführung Module und Bausteine zu 12 E-Verwaltungsarbeit 1. E-Akte 2. E-Vorgangsbearbeitung 3. E-Zusammenarbeit 4. E-Fachverfahren 5. E-Poststelle und Signatur 6. E-Langzeitspeicherung Lösungsvarianten und Architekturen 15 (SER Doxis4 / Prodea eVerwaltung) 1. Die Lösungssuite Prodea eVerwaltung für die E-Akte 2. Prodea eVerwaltung als Lösungssuite für die E-Akte und E-Verwaltung 3. Prodea eVerwaltung für E-Vorgangsbearbeitung 4. Prodea eVerwaltung als Integrationsplattform 5. Prodea eVerwaltung in der Cloud 6. Prodea eVerwaltung in Kopplung mit Microsoft SharePoint 7. Übernahme von Altsystemen Lösungsvarianten und Architekturen 19 (MS SharePoint) 1. SharePoint für E-Zusammenarbeit 2. SharePoint für E-Akte 3. SharePoint für E-Vorgangsbearbeitung 4. SharePoint als Integrationsplattform 5. Integration von bestehenden DMS und Aktensystemen 6. SharePoint und Office als gemeinsame Benutzeroberfläche 7. SharePoint im Betrieb MS SharePoint oder SER Prodea eVerwaltung 27 Zusammenfassung 28 2 Elektronische Verwaltungsarbeit
Die E-Verwaltung
bei Atos
Einführung Atos berät und unterstützt die öffentliche Ein Schwerpunkt des White Paper ist die
Mit diesem White Paper zur E-Verwaltungsarbeit Verwaltung, die mit den veränderten Rahmen- Betrachtung der zurzeit stark nachgefragten
beschreibt Atos vor dem Hintergrund veränder- bedingungen und neuen Anforderungen Umgebung von Microsoft SharePoint und
ter Anforderungen und Rahmenbedingungen, gegebenen Chancen zur Automatisierung der weiterer Produkte der Microsoft Produktpa-
wie die öffentliche Verwaltung Projekte der Geschäftsprozesse zu nutzen. Auf Basis der lette für E-Verwaltung. Neben der Eignung
E-Verwaltung erfolgreich planen und umsetzen genauen Kenntnis der Regelungen und Anfor- von MS SharePoint hinsichtlich der im Organi-
kann. Zu diesem Zweck werden die veränderten derungen der Behörden unterstützen wir bei sationskonzept benannten Bausteine E-Akte,
Rahmenbedingungen, organisatorische und der Ermittlung des Bedarfs und der Entwicklung E-Zusammenarbeit und E-Vorgangsbearbeitung
planerische Best Practices sowie moderne einer Strategie und Vorgehensweise. Solche Pro- wird auch die Nutzung als übergreifende Inte-
Lösungsansätze dargelegt. jekte sind komplexe Vorhaben, die Organisation, grationsplattform beschrieben. Hierbei betrach-
Prozesse, Menschen und IT umfassen. Es ist ten wir vor allem innovative Lösungsansätze,
Die Verwaltungsarbeit hat in jüngerer Zeit einen wichtig, alle Beteiligten frühzeitig einzubinden. um die Zielsetzungen und Visionen für die
neuen Schub zur Digitalisierung erhalten. Mit Die Veränderungen in der Organisation sind elektronische Verwaltungsarbeit umzusetzen.
dem E-Government-Gesetz und dem Pendant über eine frühzeitige Kommunikation und ein
für E-Justice wollen Bund und Länder mehr Veränderungsmanagement vorzubereiten. Darüber hinaus werden, ausgehend von den
Optionen einführen. Erfahrungen aus erfolgreichen Projekten auf
Bei der Umsetzung von Projekten berät Atos der Basis von Lösungen nach dem DOMEA-
`` Geschäftsgänge sollen durchgängig ohne die Behörden zu Aspekten wie der geeigneten Konzept, Migrationswege zur Überführung in
Medienbruch elektronisch von Bürgern und Architektur und Kriterien für die Auswahl der moderne serviceorientierte Architekturen
Unternehmen durchgeführt werden können. richtigen Lösung. Die Beratung erfolgt unbeein- (SOA, service-oriented architecture) aufgezeigt.
`` Jede Behörde hat entsprechende elektro- flusst von Produkten auf dem Markt und ist Ergänzend erläutern wir anhand der Lösungs-
nische Zugänge zur Verwaltung und deren einzig darauf ausgerichtet, die für den Bedarf suite Prodea eVerwaltung aus dem Hause SER
Dienste bereitzustellen. der Behörde am besten geeignete Lösung zu Lösungen und geeignete Architekturen für die
ermitteln. Notwendige Anpassungen an den E-Akte, E-Vorgangsbearbeitung, E-Zusammenar-
Mit Hilfe von De-Mail und dem elektronischen Bedarf des Projektes führen unsere System- beit und die Einbindung von E-Fachverfahren.
Personalausweis (nPA) sowie weiteren sicheren Spezialisten durch.
Verfahren, die durch die technische Innovation Für den Betrieb von E-Akte und E-Vorgangsbe-
entstehen, sind die sichere Authentifizierung arbeitung gibt es eine Reihe von Optionen. Bisher
und Kommunikation mit der öffentlichen
Zum Aufbau des White Paper
führen Behörden ihn meist selbst durch. Atos
Verwaltung sichergestellt. In den folgenden Kapiteln gehen wir zunächst unterstützt die IT-Bereiche der Verwaltung beim
auf das Organisationskonzept elektronische Betrieb von E-Akte-Systemen. Die Überführung in
Im Bereich der engeren Verwaltungsarbeit sind Verwaltungsarbeit und seine Auswirkungen eine Cloud ist eine stark diskutierte Option, für die
ebenfalls Innovationen und die konsequente ein. Weiter stellen wir dar, wie Atos die Projekte Atos als kompetenter IT-Partner in puncto Cloud
Einführung moderner Werkzeuge notwendig, durch die einzelnen Phasen führt. Zunächst verschiedene Lösungsalternativen entwickelt hat.
um den Anforderungen einer modernen, bieten wir beratende Unterstützung für die Wir beschreiben, wie die Rahmenbedingungen
leistungsfähigen und transparenten Verwaltung Organisation, Planung und Konzeption des Pro- für das jeweilige Nutzungsmodell (IaaS, SaaS,
gerecht zu werden. Ausgehend von den sehr jektes. Daran schließt die Phase der Umsetzung, PaaS) aussehen und welche Vorteile es in der
unterschiedlichen Erfahrungen und Reifegra- in der beispielsweise die Software angepasst Praxis bietet.
den der IT in der Verwaltung soll das vom BMI bzw. weiterentwickelt wird. Das Vorgehen bei
erstellte „Organisationskonzept elektronische der System-Entwicklung, Projektmanagement,
Verwaltungsarbeit“ Systemen für die elektroni- Qualitätsmanagement und der Test auf
sche Aktenverwaltung und Zusammenarbeit Gebrauchsfähigkeit sind hier zentrale Elemente,
zum breiten Durchbruch verhelfen. für die Atos eigene Methoden und Prozesse
einsetzt. Mit dem Roll-out und der Schulung der
Nutzer schließt die erfolgreiche Umsetzung ab.
Elektronische Verwaltungsarbeit 3
Elektronische
Verwaltungsarbeit
Die Verwaltung hat in den 90er Jahren des Im Organisationskonzept elektronische Verwal- management für den Projekterfolg essentiell.
letzten Jahrhunderts begonnen, elektronische tungsarbeit selbst nennen die Autoren zwei Und es gibt nicht die eine Lösung, die für alle
Verfahren über die Fachverfahren hinaus für die Mängel aus ihrer Sicht. Der sehr umfassende passt.
interne Bearbeitung von Vorgängen und Akten Anforderungskatalog für das Zertifizierungsver-
einzusetzen. Für die Bundesverwaltung wurde fahren habe den Fokus zu sehr auf das Produkt Auf der Basis dieser Erkenntnisse wurde das
das DOMEA-Konzept entworfen. Es machte gelegt. Die Konzentration auf die Vorgangsbe- Organisationskonzept elektronische Verwaltungs-
Vorgaben für die Gestaltung von Systemen für arbeitung sei nicht für alle Behörden die beste arbeit erstellt. Es hat den Anspruch, für die
das Dokumentenmanagement, die Vorgangs- Lösung, projekt- und ebenenübergreifende aktuellen Bedarfe in der öffentlichen Verwaltung
bearbeitung sowie für unterstützende Prozesse. Zusammenarbeit sei unberücksichtigt geblieben. eine flexible und modulare Herangehensweise
Produkte, die für diese Aufgaben vorgesehen zu bieten, mit der Behörden auf allen Ebenen,
waren, mussten vor dem Einsatz einen vom Weitere Erkenntnisse beziehen sich auf das in Bund und Land, den elektronischen Verwal-
Bundesministerium des Innern (BMI) gesteuer- Projektumfeld. Elektronische Verwaltungsarbeit tungsgang mit zugehöriger E-Akte einführen
ten Prozess für die Zertifizierung durchlaufen. ist demnach in erster Linie eine Frage der können.
Obwohl der Einsatz von DOMEA letztlich nur für Organisation. Daher ist das Veränderungs-
die Bundesbehörden verbindlich war, setzten
auch viele Länder und größere Kommunen
bei ihren Projekten auf Produkte mit diesem
Grundlagen und Bedarfsanalyse
Zertifikat.
Auswahl oder
Letztlich erfüllten sich die in DOMEA gesetzten Kombination
Hoffnungen, mit diesem Konzept könne es
Bausteine zur organisatorischen Umsetzung der elektronischen Verwaltungsarbeit
gelingen, in der Verwaltung die papierlose
Aktenbearbeitung einzuführen, nur in Teilen. E-Akte
E-Zusammen- E-Vorgangs-
E-Fachverfahren
arbeit bearbeitung
Papier blieb das tägliche Arbeitsmittel in den
Behörden, in mehr oder minder starker Abstu-
fung. Die Verbannung des Papiers gelang nur Erstellung
in eng begrenzten Bereichen mit stark Führungs- Projekt-
kräfte- leitfaden
strukturierten Prozessen, wie etwas bei der leitfaden
Begleitung
Bearbeitung von Anträgen für Zuschüsse zur und Bedarfsgerechte Einführungs-
Riester-Rente. Vor diesem Hintergrund suchte Unter- Fachkonzeption unterstützung
stützung
die Verwaltung nach neuen Wegen.
1. Das Organisations- Ergänzung
konzept elektronische Scan-
E-Poststelle
und digitale
E-Langzeit- Datenschutz,
Personaldaten u.
Verwaltungsarbeit Prozess
Signatur
speicherung
Verschlusssachen
Bausteine zu spezifischen Fragestellungen
Die wichtigsten Herausforderungen sieht die
öffentliche Verwaltung in der besseren Nutzung
der Potenziale der IT und in der Flexibilisierung
des Einsatzes auch von E-Akte-Systemen. Bei
Abbildung 1: Bausteine des Organisationskonzeptes zur elektronischen Verwaltungsarbeit
Umfragen wird betont, der Aufwand für die
Erschließung von Informationen sei zu hoch. Quelle: BMI, 2013
Sie seien redundant, die schlechte Erschließung
erfordere einen überproportionalen Aufwand
bei der Suche. Die Komplexität der IT an den Im Zentrum steht die bedarfsgerechte Fachkon- Großen Wert legt das Konzept auf die Führung
Arbeitsplätzen in der Verwaltung biete sehr viele zeption. Ausgehend von einer Grundlagen- und und Planung. Dafür gibt es jeweils eigene
Funktionalitäten gepaart mit einer schlechten Bedarfsanalyse können die wesentlichen Bau- Leitfäden. Der Projektleitfaden ist als Hilfe für
Ergonomie. Das führe dazu, dass Mitarbeiter steine E-Akte, E-Zusammenarbeit, E-Vorgangs- Entscheider und Projektleiter aufseiten der
das Gebotene nur unzureichend nutzen und bearbeitung und E-Fachverfahren eingeführt Behörden gedacht.
dementsprechend schlecht in Produktivität werden. Dazu gibt es ergänzende Bausteine
verwandeln können. für Scan, Poststelle, Langzeitspeicherung und
Datenschutz.
Zu DOMEA sind die Kritikpunkte, es bilde die
Geschäftsordnung zu starr ab, diese entspreche
nicht mehr der Verwaltungswirklichkeit. Zu der
gehöre heute in der Regel eine unvollständige
Akte. Des Weiteren seien netzartige Kommuni-
kationsstrukturen nicht abbildbar. Der Geschäfts-
gang werde zu sehr aus der Papierwelt betrach-
tet, wodurch Optimierungspotenzial, das die
Technik biete, ungenutzt bleibe.
4 Elektronische Verwaltungsarbeit
Folgende Punkte werden herausgestellt:
`` Die Einführung der E-Akte als Organisa-
Die fachlichen Anforderungen haben die
folgenden Kernpunkte: Das Organisations-
tionsprojekt. Es wird betont, dass es sich
in erster Linie um die Organisation in der
`` Remote-Zugriff auf Dokumente
`` Flexible, vom Nutzer anpassbare Ablage
konzept hat den
Behörde dreht. Erst in zweiter Linie ist es ein
Technologie-Projekt.
`` Wissen einfach und flexibel ablegbar Anspruch, für die
`` Mobiles Arbeiten, mit Zugriff auf Arbeits-
`` Die Bedeutung von Change Management.
Wegen der großen Veränderungen in der
umgebung und Dokumente aktuellen Bedarfe
`` Übernahme von E-Mails in einen virtuellen
Arbeitsweise gegenüber der papiergebun-
denen Akte sind die Veränderungen in der Arbeitsraum in der öffentlichen
Behörde zu kommunizieren, vorzubereiten
und mit den Mitarbeitern umzusetzen. Das ist
`` Einbindung von externen Beteiligten über
einen Gastzugang Verwaltung eine
eine der Lehren aus gescheiterten DOMEA-
Projekten.
`` Administrierte Diskussionsforen
`` Virtuelle Arbeitsräume
flexible und modulare
`` Die zentrale Rolle eines Sponsors in der
Hausleitung. Weil die Veränderungen so `` Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten. Herangehensweise
einschneidend sind, brauchen die Projekte
einen Sponsor in der Hausleitung. Dieser
sollte mindestens auf Abteilungsleiterebene Z
Während die Kernmodule für das Organisations-
konzept verfügbar sind, wird an den Ergänzungs-
zu bieten, mit der
(Organisationsabteilung) positioniert sein. modulen noch gearbeitet. Den aktuellen Stand
kann man unter dem folgenden Link einsehen:
Behörden auf allen
`` Die Berechnung der Wirtschaftlichkeit.
Der Projektleitfaden weist darauf hin, dass ein
großer Gewinn in der eingesparten Zeit für
http://www.verwaltung-innovativ.de/DE/E_Gov-
ernment/orgkonzept_everwaltung/orgkonz- Ebenen, in Bund und
die Suche nach Dokumenten liegt.
ept_everwaltung_artikel.html
Ländern, den elektro-
Der Baustein zur E-Vorgangsbearbeitung enthält 2. Referenzarchitektur nischen Verwaltungs-
im Wesentlichen fachliche Anforderungen, die elektronische Verwaltungs-
aus dem DOMEA-Konzept bekannt sind. Neu
ist die gewonnene Flexibilität durch Wegfall des arbeit gang mit zugehöriger
detaillierten Anforderungskatalogs und der Zertifi-
zierung der Produkte.
Ausgehend von dem Organisationskonzept hat
das BMI zur Unterstützung eine Referenzarchi-
E-Akte einführen
Im neuen Konzept steht die Zusammenarbeit
tektur entwickelt, die den an der Einführung von
E-Verwaltungsmodulen interessierten Behörden können.
innerhalb von Behörden, zwischen ihnen und eine Orientierung zur IT-technischen Umset-
mit Dritten außerhalb als gleichberechtigt. zung der im Konzept enthaltenen Module gibt.
Komplexe Projekte, auch im internationalen Dabei werden aus dem Organisationskonzept
Maßstab, gehören mittlerweile zum Alltag von Grundelemente der Referenzarchitektur für die
Behörden. Dafür muss am Arbeitsplatz eine elektronische Verwaltungsarbeit abgeleitet und
entsprechende IT-Umgebung vorhanden sein. die für die unterschiedlichen Rollen (Wissensar-
Als Voraussetzung für die Einführung wird im beiter, Fallbearbeiter und Registraturkräfte) und
Modul für die E-Zusammenarbeit ein Konzept Phasen des Schriftgut-Lebenszyklus notwendi-
gefordert. Ohne dieses ist das Modul nicht gen Basisfunktionalitäten berücksichtigt.
sinnvoll umsetzbar. In dieses Konzept ist die
Projekt- und Gremienarbeit mit einzubinden. Die Referenzarchitektur bietet den Verwaltun-
Weiter wird das Wissensmanagement als gen und Dienstleistern eine gute Basis, um die
integraler Bestandteil der E-Zusammenarbeit IT- und Umsetzungsstrategie innerhalb einer
gesehen. Behörde zu diskutieren und festzulegen.
Die Referenzarchitektur ist zu finden unter:
http://www.cio.bund.de/SharedDocs/Publikatio-
nen/DE/Architekturen-und-Standards/referenzar-
chitektur.pdf?__blob=publicationFile
Elektronische Verwaltungsarbeit 5
3. Atos als Dienstleister für Ein Ziel von großen Projekten zur Einführung
von E-Akte und E-Verwaltung ist es, eine Integra-
Wachstum und ein kontinuierliches Verände-
rungsmanagement ermöglichen (Life Cycle
E-Verwaltungslösungen tions- und Entwicklungsplattform zu etablieren. Management).
Mit dem Wegfall der Zertifizierung für Produkte Diese muss möglichst viele der erforderlichen
beim Organisationskonzept elektronische Verwal- Funktionen enthalten und sich zugleich in die In den nachfolgenden Kapiteln führen wir aus,
tung ist die Bandbreite möglicher Lösungen für vorhandene Infrastruktur integrieren. Es muss wie Atos beim Aufbau vorgeht. Dabei kommt
den Einsatz größer geworden. Insbesondere Pro- genügend Offenheit und Flexibilität für einen die Erfahrung aus Projekten mit DOMEA, MS
dukte, die Kollaboration im Fokus haben, können Ausbau vorhanden sein und genügend Stabili- SharePoint und allen angelagerten Themen bei
vom neuen Freiraum profitieren. Aber damit stellt tät für die Nutzung und Weiterentwicklung der Aktenführung zum Tragen, wie ersetzendes
sich die Frage, wie die Verbindung mit Vorgangs- über einen längeren Zeitraum. Selbst bei einer Scannen, Posteingang und Langzeitspeicherung/
bearbeitung und Dokumentenmanagement rapiden Einführung müssen Vorgehensweisen Archivierung.
herzustellen ist. Denn das gesamte Spektrum der etabliert werden, die ein weiteres funktionales
E-Verwaltungsarbeit decken die am Markt verfüg-
baren Produkte in der Regel nur unvollständig ab.
Darüber hinaus ist die Verbindung mit bestehen- Bausteine zur organisatorischen Umsetzung der elektronischen Verwaltungsarbeit
den DOMEA-Systemen eine Anforderung.
E-Akte E-Zusammenarbeit E-Vorgangsbearbeitung E-Fachverfahren
Hier kann Atos seine jahrzehntelange Erfahrung
als Systemintegrator in die Waagschale werfen.
Neben einer Vielzahl von Installationen von MS
SharePoint sind hier vor allem Projekte zur Ein- Input Security Output
führung von DOMEA bei Landes- und Bundes-
behörden zu nennen. Ein seit 2012 laufendes Speicherung
Projekt umfasst den Aufbau eines E-Akte-Systems
bei einer obersten Bundesbehörde. Dabei handelt
sich um eine umfassende E-Akte-Lösung, die
ein Bundesministerium auf dieser technischen
Abbildung 2: Funktionale Blöcke der E-Verwaltungsarbeit, die Basisfunktionalität
Basis umsetzt. Auch für den nahtlosen Übergang
und die Migration von DOMEA® auf moderne
Lösungen und Systeme stellt Atos Werkzeuge
und Alternativen zur Verfügung. Weiter hat Atos
im Justizumfeld zahlreiche Fachverfahren geplant
und umgesetzt, die auch die Veraktung und
rechtssichere Speicherung der einzelnen Vor-
Durch die ganzheitlichen Tätigkeiten zur
gänge umfassen. Dies ist etwa für den Bereich
der Handelsregister erfolgt. Weiterhin beherrscht
Konzeption, Integration und Einführung
Atos den Aufbau von modernen, serviceorien-
tierten Architekturen.
ist Atos in der Lage, die unterschiedlichen
Als IT-Dienstleister hat Atos die Rollen als Berater, Anforderungen der jeweiligen Kunden-
Integrator und bei Bedarf als Betreiber. Das
versetzt uns in die Lage, in den jeweiligen Kunden umgebungen zu erfüllen und die
umgebungen sehr unterschiedliche Anforderun-
gen zu erfüllen und die Lösungen mit Erfolg in Lösungen erfolgreich in den Betrieb und
den Betrieb und die Praxis zu überführen. Dabei
reicht das Spektrum der Kunden von mittleren die Praxis zu überführen.
Behörden bis hin zu obersten Landes- und
Bundesbehörden. Entsprechend groß ist die
Spanne an Arbeitsplätzen, für die eine Lösung
einzuführen ist. Sie reicht von einigen Hundert
bis in die Zigtausend.
6 Elektronische VerwaltungsarbeitUmsetzung der elektronischen
Verwaltungsarbeit
In der Umsetzung der E-Verwaltung muss es
gelingen, die organisatorische und technische
`` sowie alle dafür notwendigen Funktionen
der Erfassung (Scannen), Kommunikation
1. Organisation und
Seite eines Einführungsprojektes gleichwertig (Poststelle), der Speicherung (Langzeitaufbe- Planung (Consult)
zu entwickeln. Behörde und Auftragnehmer wahrung) und Sicherheit. Projekte der E-Verwaltungsarbeit sind in erster
stehen vor der Aufgabe, die fachlichen Anforde- Linie Organisationsprojekte. Der Erfolg hängt
rungen aufzunehmen. Das bedarf bereits einer Es geht damit auch um die technische und entscheidend davon ab, das Umfeld richtig
festen Projektstruktur und eines klaren Auftrags. organisatorische Integration dieser Funkti- vorzubereiten.
Die Leitungsebene muss involviert sein und ein onen in ein Gesamtsystem. Die Sichten der
Projektsponsor oder Promotor das Projekt über Beteiligten sind miteinander in Einklang zu Die Realisierung, Einführung und Pflege dieser
die gesamte Laufzeit stützen. Der Projektsponsor bringen. Aus Sicht der Anwender geht es um IT-Funktionalitäten in die Organisationsstruk-
oder Promotor sollte mindestens im Rang eines die Integration in das tägliche Verwaltungs- turen der Anwender und der Betreiber erfolgt
Abteilungsleiters sein. Sobald alle Anforderungen handeln. Aus Sicht der Betreiber geht es um in Projekten. Solche Projekte haben, je nach
und die mit der Einführung der vorgesehenen die Integration in eine vorhandene und sich gewähltem Vorgehensmodell, einen definierten
Lösung verbundenen organisatorischen Ver- weiterentwickelnde Betriebsinfrastruktur. Aus Ablauf und unterschiedliche Schwierigkeits-
änderungen in der Behörde ermittelt sind, kann Sicht der Realisierer der IT-Funktionen stehen grade.
die Feinplanung für die IT-Umsetzung beginnen. die IT-Integrationen im Fokus: Schnittstellen,
Plattformen, Technologien. Jede Seite wird für Die Schwierigkeitsgrade unterscheiden sich
Für die E-Verwaltungsarbeit ist in der Praxis ihre Sicht Akzeptanz und Wirtschaftlichkeit nach der Anzahl der einzubeziehenden Nutzer,
eine Vielzahl von IT-Komponenten erforderlich, fordern. der Menge und den einzuführenden neuen
die alle in eine gemeinsame Plattform zu oder veränderten Funktionalitäten. Die Komple-
integrieren sind. Vorrangig geht es dabei um In den folgenden Abschnitten beschreiben wir, xität, die daraus entsteht, ist der zentrale Treiber
IT-Funktionalitäten für wie Atos die Schritte zur Umsetzung angeht. für die Größe eines Projektes. Dadurch werden
`` die E-Akte, Von der Beratung bei Organisation und Planung selbst technisch weniger anspruchsvolle
über Projektdurchführung und die Qualitäts Projekte zu Großprojekten. So sieht es auch
`` die E-Vorgangsbearbeitung,
sicherung. die S-O-S-Methode, die für das Management
`` die E-Zusammenarbeit, von IT-Großprojekten in der Bundesverwaltung
`` das E-Fachverfahren konzipiert ist. 1
Zentrale Faktoren, die sich auf die Komplexität
von Projekten der E-Verwaltung auswirken:
SOA `` Eine hohe Anzahl an Beteiligten, Interessen-
gruppen, involvierten Organisationseinheiten
BPM ESB
und Standorten führt zu erhöhtem Aufwand
für die Projektorganisation und das Kommu-
PKI EAI Fachverfahren nikations- und Veränderungsmanagement, da
Workflow BAM
die Zahl der Kommunikationskanäle mit der
Anzahl der Beteiligten exponentiell zunimmt.
IAM Portal
Darüber hinaus werden Entscheidungswege
Fachverfahren
komplexer und Entscheidungen benötigen
Case Records länger.
Management Management
`` Eine hohe technische Komplexität mit
eID eAkte/VBS Fachverfahren vielen technischen und organisatorischen
Forms Schnittstellen führt zu mehr Aufwand für das
Archiving
Management Qualitäts- und das Risikomanagement.
eSignature
Document
Fachverfahren
`` Eine hohe öffentliche Sichtbarkeit und/oder
Management
große politische Bedeutung des Projektes
Capture and Output
Imaging Management führt zu erhöhten Anforderungen für das
Qualitäts- und Risikomanagement und weiter-
DIR Collaboration Fachverfahren hin zu einem erhöhten Aufwand für das Kom-
Content
munikationsmanagement, um sicherzustellen,
Search dass auf allen Ebenen die Informationen in
Management
einem angemessenen Detaillierungsgrad
WEB 2.0 vorliegen.
Abbildung 3: IT-Komponenten der elektronischen Verwaltungsarbeit
1
Siehe dazu BIT, Bundesstelle für IT beim BVA: http://www.bit.bund.de/cln_341/nn_2149148/sid_F11DEDF42B8B16210C9007CEB0F2CE5B/BIT/DE/Beratung/
Gro_C3_9Fprojektmanagement/Methode_20und_20Werkzeuge/node__Methode.html?__nnn=true, aufgerufen am 18.7.2013
Elektronische Verwaltungsarbeit 7`` Komplexe Projekte beanspruchen in der Dabei geht die Veränderung weit über die Großteil der Fälle zu. Bei der strukturierten
Regel lange Zeiträume mit erheblichen Ablösung von traditionell papiergebundenen Fallbearbeitung sind die Anteile der Zusammen-
Auswirkungen auf die Dauer der einzelnen Arbeitsweisen hinaus. Prozesse und Abläufe arbeit mit weiteren Beteiligten, intern wie extern,
Projektphasen. So kann bereits die Konzep- befinden sich immer noch in einem funda- eher gering. Der Bedarf an mobiler Arbeit ist
tionsphase die Dauer von einem Jahr leicht mentalen Wandel. Auf eine Generation von vergleichsweise niedrig. Bei unstrukturierten
überschreiten. Mitarbeitern, die zu Beginn ihrer Laufbahn Prozessen geht es um die Abstimmung mit oft
`` Eine hohe Kritikalität, z.B. aufgrund gesetzlich Vorgänge nur auf Papier bearbeitet haben, vielen Beteiligten, intern wie extern. Entspre-
vorgegebener Endtermine, erhöht den Auf- folgen derzeit die sog. Digital Natives. Für diese chend ist der Anteil an E-Zusammenarbeit
wand für die Planung und das Anforderungs- neuen Mitarbeiter zählt schon die E-Mail zu den hoch, es entsteht der Bedarf an einer eigenen
management. alten Technologien. Selten in der Geschichte der Umgebung für diese E-Zusammenarbeit. Mit
Verwaltung bestanden derart unterschiedliche dieser lässt sich vermeiden, dass weitere große
Das Projektmanagement muss in qualitativer Erfahrungswelten innerhalb einer Organisation. Mengen an E-Mails generiert werden. Und diese
und quantitativer Hinsicht ausreichend dimen- Die Leitung muss in einer solchen Phase den sind in der Administration teuer und beanspru-
sioniert sein, um diese Herausforderungen in Spagat schaffen, den Interessen aller Gruppen chen die Arbeitszeit der Mitarbeiter. Hier ist
den Griff zu bekommen. gerecht zu werden. Und die Arbeitswelt in der das Konzept Zero emailTM von Atos einsetzbar,
Behörde entsprechend behutsam fortentwickeln. dessen Ziel die weitgehende Eindämmung der
Flut von E-Mails ist.2
Einbeziehung aller Beteiligten in die
Die Einführung der E-Verwaltung ist ein Schritt
Projektorganisation in diesem Kontext. Ein Teil der von der Verän- Für das organisatorische Umfeld in der E-Ver-
Die Projekte erfordern immer die Einbeziehung derung Betroffenen wird das neue, IT-gestützte waltung hat Atos passende Methoden, um
und die aktive Mitwirkung aller Beteiligten Handeln mit dem gewohnten papiergebunde- Projekte vorzubereiten und umzusetzen. Mit
(Stakeholder) sowie ihre Einbindung in die nen vergleichen. Ein anderer Teil wird sich eine dem eGovernment Maturity Model (eGoMM)
Projektorganisation. Arbeitsumgebung wünschen, die mit Facebook analysieren wir die Verwaltungsarchitektur und
vergleichbar ist. Es erfordert die ganze Kraft das IT-Management. Das Vorgehen wurde in
Betroffene und mitwirkende Stakeholder sind der Organisation, diesen Wandel zu bewältigen. Kooperation mit der TU München, Lehrstuhl
`` die Anwender, interne wie externe Das bedeutet, alle Mitwirkenden sind notwendig Prof. Krcmar, entwickelt. Es geht hierbei um eine
(E-Zusammenarbeit), und einzubeziehen. Das Change Management qualitative Analyse des Status quo. Die Prozess-
ist ein Faktor, der über den Erfolg eines und Kommunikationsanalyse dient dazu, die
`` die Führungskräfte, Entscheider und
E-Verwaltungsprojektes mitentscheidet. quantitativen Eckwerte für die anstehenden Ver-
Sponsoren,
änderungen bei der Einführung von Systemen
`` die Lieferanten von Komponenten und Klassifizierung von Projekten der E-Verwaltung zu ermitteln. Der Ansatz für das
Dienstleistungen, Change Management lautet ADKAR (Awareness,
Zur möglichen Klassifizierung von Projekten
`` die Organisatoren und Fachadministratoren, Desire, Knowledge, Ability, Reinforcement), ein
nach Schwierigkeitsgraden haben wir weiter
`` die Betreiber und Systemadministratoren, anerkanntes methodisches Vorgehen, für das
oben Stellung bezogen. Für die E-Verwaltung
Mitarbeiter von Atos zertifiziert sind.
`` die weiteren Unterstützer wie Schulungs- gibt es weitere Kategorien, die für die Projekte
und Kompetenzzentren (UHD etc.). zu berücksichtigen sind. Das ist der Grad der
In diesem White Paper konzentrieren wir uns
Strukturierung der Prozesse. An einem Ende des
auf die E-Verwaltung im engeren Sinn und
Es ist notwendig, alle diese Betroffenen und Spektrums stehen hier strukturierte Prozesse,
unterlassen deshalb eine genauere Beschrei-
Mitwirkenden in die Strukturen des Projektes mit sehr ähnlichen bis identischen Abläufen, in
bung von eGoMM sowie von ADKAR. Was
einzubinden. Nur so kann es gelingen, eine der Regel bei der Fallbearbeitung. Sie sind meist
nicht heißt, diese Methoden seien bei Projekten
Betriebs- und Organisationsstruktur zu errich- in den nachgeordneten Bereichen der Verwal-
entbehrlich. Vielmehr lautet die Empfehlung,
ten, in der die eingeführten Systeme betrieben, tung zu finden. Auf der anderen Seite stehen
vor Projektbeginn mit eGoMM den aktuellen
gepflegt und weiterentwickelt werden. Das un- bis teilstrukturierte Prozesse, gebunden an
Stand von Verwaltung und IT-Management zu
Veränderungs- oder Change Management ist eine Sachakte. Vorzufinden sind sie in Stabs-
ermitteln und das Change Management projekt-
deshalb eine wichtige Größe bei Projekten der abteilungen und im ministeriellen Part der
begleitend einzuplanen, um die Akzeptanz bei
E-Verwaltung. Denn es handelt sich hier in erster Verwaltung.
den Nutzern und den Projekterfolg sicherzu-
Linie um organisatorische Projekte. stellen.
Die resultierenden Anforderungen an die
Die Technik ermöglicht die Umsetzung von Arbeitsumgebung weichen stark voneinander
Auf die Prozess- und Kommunikationsanalyse
Ideen. Und dabei hat sie in den letzten Jahren ab. Die Kategorisierung bleibt notwendiger-
gehen wir kurz genauer ein.
die Optionen gewaltig vermehrt. Die E-Verwal- weise etwas schematisch, trifft aber für den
tung kann mit neuer Technologie immer mehr
reale menschliche Interaktion der Verwaltung
abbilden und ausbauen.
2
Zero email ist ein Konzept, das auf der organisatorischen Ebene ansetzt. Bei Interesse informieren wir gern darüber.
8 Elektronische VerwaltungsarbeitProzess- und Kommunikations- punkt. Für Prozesse und Kommunikation be halt sowie Programm-/Projekt vorzunehmen.
analyse deutet das als ersten Schritt den Ist-Stand zu Auf dieser Basis wird Atos, zusammen mit der
ermitteln. Dazu sind hinreichende Kenntnisse Projektmannschaft des Auftraggebers, mit der
Projekte zur Einführung der E-Verwaltung be über die Aufbau- und Ablauforganisation erfor- Umsetzung beginnen.
nötigen genaue Informationen zum Ausgangs- derlich. Das Zellenmodell veranschaulicht dies:
Eingesetzt wurde das Projektvorgehen bei-
Ablauf- und Aufbauorganisation
spielsweise in einem Projekt bei einer Behörde
Arbeits-, Hilfs- und Verbrauchsmittel mit mehreren Standorten. Es erfolgte ein schritt-
weises Roll-out der E-Akte und E-Vorgangsbe-
arbeitung über mehrere Geschäftsprozesse
in jeweils unterschiedlichen Organisationsein-
heiten. Dabei wurden gleichzeitig die neuen In-
frastrukturen und Architekturen eingeführt und
Prozesse ausgerollt. Das implementierte System wurde
Input Arbeitsgegenstände, Output in die Wartung und Pflege übergeleitet. Parallel
Daten,
Informationen wuchs das System in weiteren Teilprojekten
organisatorisch in die Breite und funktional in
die Tiefe.
Es waren mehr als zehn Organisationseinheiten
beteiligt, mit einer hohen Zahl von Standorten
Speicher
und über 1.000 Nutzern. Dieses Projektbeispiel
ist für Atos die Best Practice. Große Projekte
zur Einführung von Modulen der E-Verwaltung
führen wir nach dieser Blaupause durch. Wobei
Abbildung 4: Zellenmodell
es sinnvoll und erforderlich ist, Großprojekte in
kleinere Einzelprojekte aufzuspalten. Denn die
Die Analyse ist an diesem Modell ausgerichtet. Planung auf Basis der Ist-Analyse Komplexität ist ein zentraler Faktor, der den Auf-
Dabei wird unter einer Zelle die zu untersuchende wand für das Projektmanagement beeinflusst.
Es sind die notwendigen Daten ermittelt, die
Einheit verstanden. Es gilt die Faustregel: je tiefer Auch technisch relativ einfache Projekte können
es der Leitungsebene ermöglichen, Entschei-
die Analyse in die Organisation geht, desto etwa durch eine hohe Anzahl von betroffenen
dungen über Prioritäten in der Umsetzung, die
genauer sind die Informationen. Gleichzeitig Standorten und damit vielen einzubeziehenden
einzuschlagende IT-Strategie sowie die erforder-
ist auch der Aufwand zur Datenerhebung sehr Personalräten zu einem Großprojekt werden.
lichen IT-Ressourcen und die Planung für Haus-
hoch. Der gewünschte Detaillierungsgrad ist
mit dem Kunden jeweils zu vereinbaren. Zu
empfehlen ist die Analyse bis auf die Ebene der
Aufgabenbereiche in den Referaten. Eine Erhe- Prozess- Prozess- Geschäfts-
bung bis zum einzelnen Mitarbeiter verursacht landschaft register prozesse
im Allgemeinen sehr hohe Aufwände.
Informationen zu folgenden Bereichen sind zu
ermitteln:
ORG
`` Prozesslandschaften, Geschäftsprozesse und Ressourcen- Anforderungen
planung
einzelne Prozessschritte
`` Rollen, Akteure, Standorte
QuickCheck
`` Input, Produkte, Output, sonstige Schnitt- „Prozesse und
stellen, Mengen/Häufigkeiten Kommunikation“
(quantitativ) IT
Ressourcen- IT-Strategie
`` Speicher (Ablagen, Archive, Strukturen, planung
Mengen).
WiBe
Verwaltungsarbeit besteht in der Regel aus eGOMM
einer überschaubaren Menge von Grundfunk- Reifegrad
analysieren
tionalitäten sowie einigen Besonderheiten der (qualitativ) Umsetzungs- Programm- Haushalts- Projekt-
prioritäten planung planung planung
jeweiligen Behörde. Mit der Analyse auf der
Basis des ‚Input-Process-Output‘-Modells lassen
sich die benötigten Informationen zu den oben
genannten Parametern ermitteln. Mit diesen
Kenngrößen ist es möglich, eine Planung für
das erforderliche E-Verwaltungsmodul, z.B.
E-Akte, durchzuführen. Dies ist in Abbildung 5 Abbildung 5: Planungsvorgehen für die E-Verwaltung
veranschaulicht.
Elektronische Verwaltungsarbeit 92. Projektdurchführung Projektkultur ermöglicht es Atos, Projekte effizient
umzusetzen und Projektrisiken erfolgreich zu
Aufteilung eines Großprojektes in
Das Projektmanagement hat bei Atos besonde- intelligent zugeschnittene
managen. Auftraggeber können sicher sein, ihre
res Gewicht. Es gibt dafür eine eigene speziali- Projektziele zu erreichen.
Einzelprojekte
sierte Einheit. Die Projektmanager sind in einem Für die Einführung von E-Verwaltung in Behör-
ständigen Prozess der Zertifizierung und Die Projektabläufe und Methoden des den empfiehlt sich ein schrittweises Vorgehen,
Fortbildung zur Vertiefung ihrer Kenntnisse. Änderungsmanagements dienen dazu, geän- da eine komplette Umstellung zu einem einzi-
derte Geschäftsprozesse in der Organisation gen Stichtag mit großen Risiken verbunden ist.
Zur Realisierung von IT-Projekten setzt Atos zu implementieren. Der Lebenszyklus der Großprojekte werden nur dann erfolgreich zu
bewährte Projektvorgehensweisen ein. In Geschäftsprozesse ist zu berücksichtigen. Ende geführt, wenn eine Zerlegung in zeitlich
der öffentlichen Verwaltung ist das meist das IT-Projekte zur Einführung der E-Verwaltung überschaubare, inhaltlich klar abgegrenzte
V-Modell® XT. Es kommen auch die Methoden müssen einplanen, dass die Geschäftsprozesse Einzelprojekte erfolgt. Dabei ist es für jedes
nach PMI oder PRINCE2 zum Einsatz. In der Soft- aufgrund geänderter Anforderungen, Gesetzes- Einzelprojekt erfolgskritisch, die Ergebnisse
wareentwicklung werden nach Möglichkeit agile änderungen etc. einem ständigen Wandel ohne starke Abhängigkeit von anderen Einzel-
Vorgehensweisen wie z.B. Scrum verwendet. unterworfen sind. Das hat Auswirkung auf projekten erreichen zu können. Das Aufsetzen
Für alle Methoden hat Atos zertifizierte Projekt- Planungen, Infrastrukturen, Architekturen, eines Programmmanagements unterstützt
leiter und -mitarbeiter. Eine sehr professionelle Betrieb und Pflege. dabei in Großprojekten die Projektleitungen der
Einzelprojekte und sichert die Zielerreichung
der übergreifenden Projektziele.
Weiterhin sind bei Großprojekten alle Disziplinen
des Projektmanagements einzusetzen. Für den
Teilbereich der strategischen Ausrichtung um-
Strategie fasst das die Festlegung der Rahmenbedingun-
gen sowie ein Vergabe- und Vertragsmanage-
ment. Die Bereiche, die mit der Unterstützung
von speziellen Werkzeugen zu managen sind,
umfassen die Projektplanung, das Anforderungs-
Organisation und Änderungsmanagement, das Qualitäts-
management und das Risikomanagement.
Um ein solches Programm in akzeptabler Zeit
umzusetzen, sind unter anderem die folgenden
Prozesse
Aspekte zu berücksichtigen:
`` Anforderungsmanagement, Funktionalität,
Uniformität, Diensteorientierung (SOA)
`` IT-Architekturen, Homogenität, Flexibilität,
Daten
Entwicklungsumgebungen, Schnittstellen
(EAI)3
`` Rollenkonzepte, Benutzeroberflächen
IT `` Business Process Management (BPM)
`` Schulungskonzepte, Synergien,
Competence Center, User Help Desk
`` Betriebskonzepte, Virtualisierung,
Cloud Computing, Flexibilität, Änderungs
Abbildung 6: Lebenszyklus der Prozesse und die Ebenen der Organisation management.
3
EAI = Enterprise Application Integration = einheitliche Integrationsumgebung für alle Anwendungen
10 Elektronische VerwaltungsarbeitFür große Organisationen ist die E-Verwaltung Erfahrungswerten speisen, innerhalb der zuzuschneiden, damit die Ziele ambitioniert
dennoch in einem überschaubaren Zeitraum Einzelprojekte. Dafür haben wir aus unseren genug, aber erreichbar sind. Unser Projekt-
einzuführen. Dies erfordert eine stringente Best Practices die nötige Grundlage. Auf dieser management unterstützt dabei, Großprojekte
Planung der Abfolge der Einzelprojekte sowie Basis kann Atos die Behörden dabei beraten, erfolgreich umzusetzen.
die Befolgung von Regeln, die sich aus die Einzelprojekte für die E-Verwaltung sinnvoll
`flexibler
`
`schneller
`
`kostensparender
`
2 bis 3 Projekte pro Jahr
2 bis 3 Projekte parallel
Projekt 10
4 bis x Prozesse pro Jahr
Projekt 9 3 bis x Prozesse parallel
Projekt 6
BPM
EAI
Projekt 5
Projekt 4 Projekt 7
Projekt 3 Projekt 8
SOA
Projekt 2
Pilotprojekt
2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020
Abbildung 7: Projektvorgehen für große Organisationen
Zertifizierte Projektleiter und -mitarbeiter, bewährte Projekt‑
vorgehensweisen und eine professionelle Projektkultur
ermöglichen es, mit Atos Projekte effizient umzusetzen und
Projektrisiken erfolgreich zu managen.
Elektronische Verwaltungsarbeit 11Module und Bausteine zu
E-Verwaltungsarbeit
In diesem Kapitel stellen wir die Module und
Bausteine vor, die im Rahmen der E-Verwaltung
1. E-Akte 2. E-Vorgangsbearbeitung
bei Atos zum Einsatz kommen. Zu berücksichti- Die Bearbeitung von Akten und Vorgängen Die Modularisierung von Komponenten und
gen ist eine Koexistenz von neuen Umgebungen, bleibt im Mittelpunkt des ordnungsgemäßen deren bedarfs- und prozessorientiertes Orchest-
die auf der Basis des neuen Organisationskon- Verwaltungshandelns. Im Sinne einer medien- rieren ist ein wesentlicher Treiber für die effizien-
zepts entstehen, und bestehenden Installationen bruchfreien und effizienten Bearbeitung ist die tere Unterstützung von Verwaltungstätigkeiten.
auf der Basis des DOMEA-Konzeptes. Vor allem elektronische Akte weiterhin ein zentraler Bau- Prozesse und deren Management sind das ver-
auf Länderebene gibt es Konzepte, die darauf stein, der die konventionelle Papierakte ersetzt bindende Element. Für E-Vorgangsbearbeitung
beruhen, den einzelnen Behörden Aktensysteme und den Nachweis des Verwaltungshandelns ist die Einführung und Nutzung eines ganzheit-
anzubieten, die auf einem DOMEA-Produkt rechtssicher zu jedem Zeitpunkt ermöglicht. lichen und übergreifenden Business Prozess
basieren. Die E-Akte-Funktionalität ist ein Baustein für die Managements (BPM) für die Modellierung und
Schriftgutverwaltung, der in Koexistenz mit den Umsetzung der Verwaltungsprozesse essentiell.
Im Rahmen der Einführung moderner, service- Fachverfahren, Prozessen und Komponenten Mit Hilfe von modernen Methoden (Business
orientierter Architekturen bilden viele Kompo- zur Zusammenarbeit in ganzheitliche Lösungen Process Modelling and Notation – BPMN) werden
nenten die Umgebung, in der die Kernsysteme integriert werden kann. die Prozesse modelliert und anschließend in
laufen. Kommunikation mit Drittsystemen, einer serviceorientierten Architektur (SOA) unter
Rechteverwaltung etc. sind nach außen verlagert. Folgende Lösungen können hier zum Einsatz Verwendung von Prozess- und Regel-Modul
Aktuell gibt es eine Tendenz, auch die Prozess- kommen: sowie eines Service Busses (ESB) zur Ausfüh-
steuerung aus den Fachverfahren in ein `` Microsoft SharePoint 2010/2013 rung gebracht.
eigenständiges Modul für Geschäftsprozess- SharePoint mit notwendigen Erweiterungen,
Management zu verlegen. E-Verwaltung wird die die E-Akte-Funktionalität gemäß RegR Folgende Lösungen können hier zum Einsatz
sich zukünftig mehr und mehr in einer service- realisieren (z.B. Aktenplan, Aktenbestand). kommen:
orientierten Umgebung befinden, in der viele Dies kann durch in SharePoint integrierte `` Microsoft SharePoint 2010/2013
Komponenten miteinander kommunizieren Services (z.B. Atos eAkte Framework) erfolgen, In SharePoint können Workflows definiert
müssen. Mit dem Entwurf moderner, kompo- aber auch durch die Integration zusätzlicher und genutzt werden. Über Zusatzprogramme
nentenbasierter IT-Architekturen hat Atos Produkte über Schnittstellen (z.B. CMIS – Open wie z.B. SharePoint Designer, Microsoft Visio
umfangreiche Erfahrung Text DOMEA). oder Microsoft InfoPath können Prozessketten
`` E-Akte Lösungen für den Öffentlichen und Formulare visuell modelliert werden. Mit
In der Praxis wird es häufig vorkommen, dass Bereich SharePoint 2013 ist die Workflow-Unterstützung
bestehende DOMEA-Infrastruktur mit neuen Moderne, auf SaaS basierende Produkte aus auf der Basis der Microsoft Windows Workflow
Teilen der E-Verwaltung zu kombinieren ist. Atos dem Bereich Enterprise Content Management Foundation (WF45) deutlich verbessert.
unterstützt die Integration bzw. den Übergang erfüllen die Anforderungen an Funktionalität, `` Microsoft BizTalk
von den heutigen monolithischen Großanwen- Modularität und Flexibilität. Eines der führen- Der Microsoft BizTalk Server stellt ebenfalls
dungen hin zu flexiblen komponentenbasierten den Systeme auf diesem Gebiet ist die die Bereitstellung von modellierten Prozess-
Architekturen. Lösungssuite Prodea eVerwaltung von SER, beschreibungen und deren Ausführung sowie
die Atos als Alternative oder Ergänzung Steuerung bereit.
Als weiteren Lösungsansatz sehen wir den zur Funktionalität von Microsoft SharePoint `` BPM-Suiten
Einsatz von breiten, umfassenden Infrastruktur- empfiehlt. Einsatz von im Markt erhältlichen BMP-Suiten
produkten. Für die Verwaltungsarbeit ist dabei
`` DOMEA-Konzept konforme Produkte (z.B. SER Doxis4 / Prodea eVerwaltung, Oracle
in den letzten Jahren besonders SharePoint mit
Weiterhin können bereits eingeführte DOMEA- Business Process Management, JBOSS jBPM,
seinen umfangreichen Funktionen in den Fokus
Konzept konforme Produkte zur Bereitstel- Activiti).
gerückt. Atos hat unter Verwendung der MS
lung der E-Akte-Funktionalität genutzt werden. `` DOMEA-Konzept konforme Produkte
SharePoint-Technologie die im Organisations-
In der Regel haben diese Produkte die E- Weiterhin können die bereits eingeführten
konzept genannten Module umgesetzt.
Vorgangsbearbeitung integriert und verfügen DOMEA-Konzept konformen Produkte
über Schnittstellen zu weiteren Bausteinen (z.B. Open Text DOMEA, PDV VISkompakt)
der E-Verwaltung (E-Zusammenarbeit). zur Bereitstellung der Funktionalitäten zu
`` Open Source E-Vorgangsbearbeitung genutzt werden.
Open Source, z.B. WeWebU OpenWorkDesk `` Open Source
mit Alfresco Repository bzw. allen CMIS- Open Source, z.B. WeWebU OpenWorkDesk
kompatiblen ECM-Plattformen. mit Alfresco Repository bzw. mit CMISkom-
patiblen ECM-Plattformen, ergänzt um eine
BPM-Suite (z.B. Activiti).
12 Elektronische Verwaltungsarbeit3. E-Zusammenarbeit 4. E-Fachverfahren 5. E-Poststelle und Signatur
In Behörden – insbesondere in steuernden Eine Vielzahl von Fachverfahren ist über die Auch nach der Einführung der E-Akte sind
Referaten der Ministerialverwaltung – arbeiten vergangenen 40 Jahre in den Verwaltungen öffentliche Verwaltungen darauf angewiesen,
Mitarbeiter verstärkt in Projekten und Teams eingeführt worden. Über die Jahre erfolgten die traditionellen, nicht elektronischen Wege
zusammen, auch über Referats- und Abteilungs- in der Regel kontinuierlich Pflege und Ausbau. der Kommunikation zu verarbeiten. Insofern
grenzen hinweg. Auch die Zahl der Projekte Die meisten dieser Anwendungen haben sich ist dem Input-/Output-Management besondere
mit weiteren Behörden (EU, Länder) sowie mit mittlerweile zu schwer wartbaren, unflexiblen Aufmerksamkeit zu widmen. Im Bereich des
Externen nimmt kontinuierlich zu. Für die Unter- und kaum erweiterbaren Monolithen entwickelt. Posteingangs sorgen Lösungsbausteine für
stützung dieser Zusammenarbeit und des Unter dem serviceorientierten Ansatz gilt es, revisionssicheres ersetzendes Scannen (gemäß
Wissensaustauschs ist ein wachsender Bedarf diese Fachverfahren in die moderne IT zu der Richtlinie TR-Resiscan des BSI) dafür, dass
an modernen Kollaborations-Funktionen überführen und mit anderen Bausteinen zu eingehende Post in Papierform nach der Digita-
entstanden. Der Baustein E-Zusammenarbeit verbinden. Aus monolithischen Fachverfahren lisierung vernichtet werden kann. Während der
umfasst neben der prozessorientierten Bear- werden Module, die sich flexibel an veränderte Vorgangsbearbeitung werden Mitteilungen an
beitung auch die für die Zusammenarbeit in Prozesse oder Organisationsstrukturen an den Antragsteller oder seinen Vertreter als E-Mail
Gemeinschaften und sozialen Netzwerken passen lassen. Atos blickt auf vierzig Jahre generiert oder auch ausgedruckt. Gleiches gilt
notwendigen Funktionalitäten wie Wikis, Blogs Erfahrung zurück, IT-gestützte Fachverfahren für den endgültigen Bescheid. Hier sind Lösun-
und Teamablage. Zielsetzung dabei ist es, diese für Verwaltungen zu entwickeln, zu pflegen und gen für den elektronischen Brief (DE-Mail) zu
Funktionalitäten nicht isoliert einzuführen. Sie weiterzuentwickeln sowie in die digitale Welt zu integrieren. Zwischen Verwaltungen werden
bilden vielmehr ein eigenständiges Modul überführen. auf elektronischem Weg rechtsverbindliche
in einer ganzheitlichen und übergreifenden Transaktionen durchgeführt (Virtuelle Poststelle,
Lösung. Eine technische Integration der Fachverfahren elektronisches Gerichts- und Verwaltungspost-
in die Softwarearchitektur und IT-Infrastruktur fach, EGVP). bzw. zukünftig in einer sicheren
Folgende Lösungen können hier zum Einsatz der E-Verwaltungskomponenten kann über E-Government-Cloud.
kommen: folgende Lösungsansätze realisiert werden:
`` Microsoft SharePoint 2010/2013 `` Lose Kopplung von bestehendem (Alt-)Fach- Formularmanagementsysteme ermöglichen
Alle Anforderungen des Bausteins E-Zusam- verfahren mit den neuen E-Komponenten. den Online-Datenaustausch zwischen Verwal-
menarbeit können durch Microsoft SharePoint tung, Bürgern und Unternehmen. Der Einsatz
`` Re-Implementation bzw. stufenweise
abgedeckt werden. eines modernen, intelligenten Formularmanage-
Modernisierung durch Überführung der Alt-
mentsystems ermöglicht es, Informationen elek-
`` blueKiwi anwendung in die serviceorientierte Software-
tronisch zu erfassen und zu verwalten. Zusätz-
Die flexible und hochskalierbare Kollaborations- architektur unter konsequenter Nutzung der
liche Vorteile bieten Plausibilitätsprüfungen, die
plattform von Atos ist eine Basis für die Um- bereits realisierten Module und Dienste inner-
schnelle und reibungslose Weiterverarbeitung
setzung der Anforderungen des Bausteins halb der neu aufgebauten IT-Infrastruktur.
der Informationen, eine hohe Aktualität und die
E-Zusammenarbeit.
Einbindung elektronischer Signaturen.
`` Unify Circuit In einer Übergangsphase werden die entschei-
Eine innovative, cloudbasierte Lösung zur denden funktionalen Programmanteile noch
Folgende Lösungen können hier zum Einsatz
sicheren Zusammenführung aller vorhande- vornehmlich in der Altanwendung implemen-
kommen:
nen Kommunikationskanäle für Teams und tiert sein und die E-Akte eher neben der Fachan-
wendung existieren, ohne echte Integration. In `` Kofax Capture / Governikus
Organisationen, wie Sprache, Video, gemein-
dieser ersten Phase wird die Fachanwendung Das ersetzende Scannen wird über die Integ-
same Desktops, Chat und gemeinsame
deshalb auch weiterhin das führende System ration der Produkte Kofax Capture (Digitalisie-
Ablage/Filesharing mit einem intuitiven User
darstellen. Erst mit einer sukzessiven Verlagerung rung) und Governikus (Signatur) bereitgestellt.
Interface und einer leistungsstarken Suche.
der unterstützenden Prozesse aus dem Fach- `` Integrationslösungen mit Virtueller
verfahren heraus in die neue E-Verwaltungs- Poststelle
architektur wird der Umfang der Fachanwendung Die Basiskomponente der VPS ist Governikus.
selbst abnehmen, indem redundante proprietäre Über bereitgestellte Schnittstellen kann die
Lösungen in den Bereichen E-Vorgangsarbeit VPS in die Bausteine der E-Verwaltungsarbeit
und E-Zusammenarbeit durch konsequente integriert werden.
Nutzung der neuen Entwicklungsplattform `` Microsoft Infopath
abgelöst werden. Microsoft Infopath stellt die Funktionen eines
Formularmanagementsystems vollumfänglich
bereit. Dabei ist es innerhalb Microsoft Office
und Microsoft SharePoint integriert.
`` Lucom Interaction Plattform
Die Plattform bietet ein professionelles Formu-
larmanagementsystem, das im öffentlichen
Bereich oft eingesetzt wird (FormsForWeb-
Server, BundOnline 2005 Komponente).
Elektronische Verwaltungsarbeit 136. E-Langzeitspeicherung Archivierung im zuständigen Archiv
Die E-Langzeitspeicherung wird in dem Umfang Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die
wichtiger, wie Papierakten durch E-Akte-Systeme Akten dem zuständigen Archiv zur Übernahme
abgelöst werden. In einigen Bereichen wie im angeboten. Diese erfolgt durch Übermittlung
Personalwesen sind Akten weit länger als 100 der Metadaten in einem vorher definierten
Jahre aufzubewahren. Das stellt hohe Anfor- Format (Aussonderungs- oder Anbietungs-
derungen an Verfügbarkeit, Authentizität, verzeichnis).
Integrität und Vertraulichkeit der Daten. Für die
Bundesverwaltung hat das BSI (Bundesamt Nachdem das zuständige Archiv eine Bewer-
für Sicherheit in der Informationstechnologie) tung der einzelnen Metadatensätze vorge-
2011 die technische Richtlinie TR-ESOR 03125, nommen und rückübermittelt hat (Bewer-
Beweiswerterhaltung kryptographisch signierter tungsverzeichnis), erfolgt eine Übermittlung
Dokumente, erstellt. Beschrieben sind die not- aller Metadaten und Primärdateien zu all jenen
wendigen Funktionen für eine TR-ESOR-Middle- Datensätzen, die vom zuständigen Archiv mit
ware. Im Bereich des Bundes sind nur Lösungen Aussonderungsart ‚A‘ oder ‚B‘ gekennzeichnet
zugelassen, die nach dieser Richtlinie zertifiziert wurden. Welche Daten dabei in welcher Form
sind. Ende 2014 sind dies zwei – Governikus LZA zu übergeben sind, wird vom zuständigen
und Secdocs (s. Langzeitspeicherung). Archiv vorgegeben.
Das innerhalb der E-Akte geführte Schriftgut Sobald das zuständige Archiv den vollständigen
durchlebt im Wesentlichen die folgenden Erhalt der übermittelten Archivdaten verbindlich
Aufbewahrungsintervalle: bestätigt hat, können die betroffenen Daten aus
der Langzeitspeicherung mittels unwiderruflicher
`` Bearbeitungsphase (produktive Nutzung) Löschung entfernt werden (sog. vierstufiges
`` Langzeitspeicherung (unveränderlich) Aussonderungsverfahren). Dieses gilt insbe-
`` Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist: sondere auch für diejenigen Daten, denen das
–– Archivierung im zuständigen Archiv zuständige Archiv durch Zuordnung der Aus-
(zeitlich unbegrenzte Aufbewahrung) bzw. sonderungsart ‚V‘ der Vernichtung zustimmt.
–– Vernichtung Dieser Vorgang kann als Prozess modelliert
werden und auf Behördenseite vollständig
Langzeitspeicherung automatisiert erfolgen. Im Falle einer Archiv-
würdigkeit obliegt die Verantwortung für die
Durch die zdA-Verfügung wird die Bearbeitungs- permanente Speicherung ab diesem Zeitpunkt
phase einer Akte terminiert und der Prozess dem zuständigen Archiv.
der Überleitung in die Langzeitspeicherung
eingeleitet. Nach erfolgter zdA-Verfügung muss
vor Ablauf der Transferfrist die Umwandlung
und Auslagerung stattfinden.
Folgende Lösungen können hier zum Einsatz
kommen:
`` Governikus LZA
Governikus LZA ist die TR-ESOR-konforme,
skalierbare und hochperformante SOA-
Middleware für die dauerhafte Beweis-
sicherung signierter und unsignierter
Dateien.
`` Secdocs
Secdocs (Fujitsu/Openlimit) stellt die not-
wendigen Funktionalitäten der Langzeit-
speicherung zur Verfügung.
14 Elektronische VerwaltungsarbeitSie können auch lesen
