Fast/Smart Close Beschleunigung & Verbesserung der Abschluss-prozesse für SII und HGB - qx-Club Berlin
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Fast/Smart Close
Beschleunigung &
Verbesserung der Abschluss-
prozesse für SII und HGB
1. April 2019
DAV vor Ort
Berlin
Agenda
1 Ausgangslage
2 Illustrative Beispiele
3 Optimierungspotenzial nutzen
4 Schlussbemerkung
Fast/Smart Close – Beschleunigung & Verbesserung der Abschlussprozesse für SII und HGB
PwC 2
Ausgangslage Fast/Smart Close – Beschleunigung & Verbesserung der Abschlussprozesse für SII und HGB PwC 3
Begriffsabgrenzungen
„Smart Close“ als integrierter Closing-Ansatz
Smart Close
Fast Close Hard Close Quality Close
• Beschleunigte Erstellung eines• vorgezogenes Schließen von • transparente und effiziente
Abschlusses samt Offenlegung Nebenbüchern und Bestands- Prozesse
• insbesondere beschleunigter führungssystemen • Vermeidung von
Prozess der Datenverarbeitung • erfordert Verfahren zur Reputationsschäden bei
• Elemente: System- Schätzungen für den Zeit- Fehlveröffentlichungen
unterstützung, zeitliche raum zwischen Bestands- • fokussierte und verlässliche
Straffung und Vorziehen von schluss und Bilanzstichtag. Lieferung der Finanzbericht-
Prozessen und Kontrollen • Variante: Early-Cut-Off erstattung
(Periodenverschiebung)
zeitlich und inhaltlich optimierter Closing- und Berichterstattungsprozess
True up 01
0110
0001
01101
• Vergleich der gebuchten Werte mit den Werten ohne Hard Close bzw. Schätzung
• gegebenenfalls Basis für Buchung im Folgejahr bzw. für Anpassungsbuchungen
Fast/Smart Close – Beschleunigung & Verbesserung der Abschlussprozesse für SII und HGB
PwC 4
Fast Close
Status quo
Hintergründe Erste Maßnahmen
• Fast Close in der Vergangenheit meist • Beschleunigungsmaßnahmen bislang
aus folgenden Gründen häufig nur punktuell und mit primärem
− Notwendigkeit aufgrund Solvency II-Fokus
internationaler Berichterstattung • Verkürzung der Prozesslaufzeiten bei
− Effizienzsteigerung und weitgehend unveränderten Prozessen
Reputationsthema (Insbesondere durch Automatisierung)
• Solvency II als „neuer“ Closing-Prozess • Ende der Möglichkeiten ohne integrierten
erzeugt auch für Nicht-IFRS-Bilanzierer Gesamtblick schnell erreicht
erstmals Druck auf den Jahresabschluss.
Fast/Smart Close – Beschleunigung & Verbesserung der Abschlussprozesse für SII und HGB
PwC 5
Druck auf die Beschleunigung und Qualität der
aktuariellen Abschlussprozesse wächst
Externe Vorgaben
• In 2020 fristgerechte Abgabe der Solvency II-Berichterstattung an die BaFin am 7. April
(Solo; d.h. weitere Vorverlegung vom 22. April) bzw. 19. Mai 2020 (Gruppe) und damit weitere
Verkürzung der Berichtsfrist um einen Monat im Vergleich zum Ist-Zustand Ende 2017
Januar Februar März April Mai
2018 Jahresbericht SFCR/RSR (18 W.) 07.05.
(…) Jahresbericht SFCR/RSR (14 W.) 07.04.
signifikante
2020 Verkürzung
• unter IFRS enge, oft durch die Börsennotierung vorgegebene, Publikationsfristen
• für IFRS-Bilanzierer mit IFRS 17: komplexer Standard zur Bewertung von Versicherungsverträgen
mit Wirksamkeit spätestens ab Q2 2021 – dieser verbindet ökonomische, aktuarielle Bewertungen
mit der klassischen Finanzberichterstattung
• Erwartung von schnell verfügbaren aber dennoch verlässlichen Informationen durch
Öffentlichkeit und Kapitalmarkt
• Reputationsthemen Berichterstattungszeitpunkt und -qualität
Fast/Smart Close – Beschleunigung & Verbesserung der Abschlussprozesse für SII und HGB
PwC 6Fast Close-Projekte haben vielfältige Ziele
Ziele
• Beschleunigung der Abschlussprozesse: HGB, Steuerbilanz, IFRS und SII
• Sicherstellung konsistenter Abschlüsse für HGB, IFRS und Solvency II und innerhalb des
Konzerns (Vereinfachung und Vereinheitlichung)
• Unterschiede Q4 und Jahresend-Reporting vermeiden
(→ Konsequenz: fünf bzw. sechs Wochen-Quartalsreportingfrist im Fokus)
• weitgehende Industrialisierung und Digitalisierung
• Erfüllung der Qualitätsansprüche
• Abnahmefähigkeit der Methoden durch WP, Betriebsprüfer, BaFin etc.
• Kontinuität ausgehend von Planung/Forecast zum Abschluss
IFRS 17
• aktuarielle Projektionen beschleunigen • möglichst keine Anpassungen im Anschluss
• Vielzahl von Modell-Läufen, systematisch • Konsistenz hinsichtlich Überleitungen
aufeinander aufsetzend, innerhalb knapper 01.01. und 31.12.
Zeit durchführen
• Automatisierung „Endstück“ im Accounting
Fast/Smart Close – Beschleunigung & Verbesserung der Abschlussprozesse für SII und HGB
PwC 7Typische Themen und Problemfelder
Häufige Themen
• Lange eingespielte, aber nicht Abschlussaufgaben
(mehr) optimale Prozesse
• Forderung nach 100%-iger Richtigkeit,
Verwendung endgültiger Daten als Basis Jahr
• Risiken im Abschlussprozess
− Herauslaufen aus der Terminplanung Monat Monat Monat Monat Monat Monat Monat Monat Monat Monat Monat Monat Monat Monat Monat
Laufende Buchhaltung
− personelle Engpässe
Zeit
• viele manuelle Aktivitäten, d. h. Ausbau-
Abschlussaufgaben
fähigkeit von Tools, Vernetzung und
Automatisierung
• mangelnde Datenqualität und nicht
ausreichend dynamische Systeme
• potentiell unnötige Abstimmungsrunden
Jahr
Qu. Qu. Qu. Qu.
Monat Monat Monat Monat Monat Monat Monat Monat Monat Monat Monat
und Zeit verbrauchende Schnittstellen Laufende Buchhaltung
… und Ihre? Zeit
Fast/Smart Close – Beschleunigung & Verbesserung der Abschlussprozesse für SII und HGB
PwC 8Smart Close ja, aber wie?
Verzahnung der vielfältigen Handlungsoptionen
Handlungsoptionen Unsere Marktbeobachtungen
• Verkürzte SII-Fristen bereits 2018 für viele VU schon
Vorziehen Automatisieren herausfordernd
• Parallelisierung von HGB- und SII-Berichterstattung
Vereinfachen Standardisieren ausbaufähig
Smart • häufig noch aufwändige (halb-)manuelle Prozess-
Close schritte (Fehlerrisiko!)
Verstetigen Integrieren
• für große oder internationale VU: meist umfangreich
optimiert, aber weiterer Druck durch Umsetzung
Qualität Prozess- IFRS17, nicht relevant für den deutschen Mittelstand
verbessern management • wenige HGB-VU bereits ausgelegt auf Einhaltung der
Ziel-Fristen
Unsere These
Smart Close: Integrierte Sicht bei der Umsetzung ist der Schlüssel zum Erfolg
Daten und
Organisation Prozesse Mitarbeiter Technologie
Methodik
Fast/Smart Close – Beschleunigung & Verbesserung der Abschlussprozesse für SII und HGB
PwC 9Illustrative Beispiele Fast/Smart Close – Beschleunigung & Verbesserung der Abschlussprozesse für SII und HGB PwC 10
Beispiele für erfolgreich angewandte
Schätzverfahren in Komposit
Rückstellungen für
Schadenregulierungskosten • Einheitliche Berechnungs-
• Verzögerungen bei der Berechnung aufgrund methodik für alle
der Abhängigkeit von Zulieferungen (bspw. Gesellschaften
interne Kostenverteilung) • Lösen von Abhängigkeiten
• Die Verwendung von veralteten durch Verwendung von
Schätzverfahren (koordinierter Ländererlass) aktuariellen Verfahren
birgt ein Risiko unsachgemäßer Rückstellungen
Rückstellung für Spätschäden • Bester Schätzwert als Fundament für
• Häufig redundante Arbeiten zwsichen HGB HGB und Solvency II unter
und Solvency II (Datenaufbereitung sowie Berücksichtigung der spezifischen
Berechnungsdurchführung) Anforderungen
(Vorsichtsprinzip, Diskontierung)
• Erklärungsbedarf aufgrund von nicht
vollständig konsistenten Ergebnissen (HGB vs. • Entzerrung durch
Solvency II) vorgezogene Bewertungen
Daten und
Organisation Prozesse Mitarbeiter Technologie
Methodik
PwC 11Beispiel: Handelsrechtliche Bilanzierung
Deckungsrückstellung
Thema
Prozessoptimierungsmöglichkeiten, durch frühzeitige buchungstechnische Fertigstellung der
Deckungsrückstellung und Überführung in entsprechende Maßnahmen/Folgeprozesse.
Fragen: Wie agieren Mitwettbewerber? Sind bei Schätzungen Abstimmungen mit der Aufsicht
erforderlich? Toleranzgrenze für vorgezogenen Bilanzstopp? …
Problemstellungen Lösungsmöglichkeiten
• Abhängigkeit von Vorprozessen (bspw. Link • Vorgezogener Buchungsschluss, ggf. Update,
Geschäftsvorfälle) Nachweis der Immaterialität
• Qualität der Bestandsabzüge • Reduktion manueller Aggregationen
• Automatisierungsgrad Datenflüsse • Auswertungsläufe zur Fehlerbereinigung
• Manuelle Aktivitäten und Korrekturen • Beschleunigung der Zulieferungen
• “Extraschleifen” durch spät identifizierte • Lfd. Einbindung des WPs in den Prozess
Fehler • Automatisierung von Prozessen
Daten und
Organisation Prozesse Mitarbeiter Technologie
Methodik
PwC 12Integration in den Abschlussprozess
(Auszug illustrativ)
VU mit IFRS KMU Ziel?
Bestandsschluss, speziell für VT X-5 X+3
Kostenschluss X-4 X+5
Stopptermin Bank X+3 X+5
Kapitalanlagen-Bewertung X+6 X+20
Erstellung HGB-Bilanz und GuV X+12 X+35
Finalisierung VT nach IFRS17 … … x+6?
Steuer X+12 X+40
Fast/Smart Close – Beschleunigung & Verbesserung der Abschlussprozesse für SII und HGB
PwC 13Optimierungspotenzial nutzen Fast/Smart Close – Beschleunigung & Verbesserung der Abschlussprozesse für SII und HGB PwC 14
Trends Automatisierungsmöglichkeiten
schwach Reifegrad der Automatisierung hoch
Business Process Robotic Process Machine Neuronale Künstliche
Plattform Automation RPA Learning Netze Intelligenz
Verschiedene Lösungen Automatisierung wieder- Erweiterung der RPA- Virtuelle Agenten, die Einsatz von cognitive
BPO (Business Process kehrender Aufgaben ohne Lösung mittels Machine natürliche Sprache computing, also der
Outsourcing), BPM Änderungen an der beste- Learning-Techniken. verstehen. Nutzung von Machine
(Business Process henden IT-Landschaft Learning-Techniken, um
Regeln werden hierbei Diese Agenten benötigen
Beschreibung
Management) oder DMS von verschiedenen
Wird auch als leicht- nicht mehr fixiert, strukturiertes Wissen in
(Document management Quellen zu lernen. Diese
gewichtige Lösung sondern über die Zeit Modellform welche sie für
systems) werden Lösungen können in
bezeichnet, da keine automatisiert weiter spezifische Umgebungen
kombiniert, um Abläufe bestimmten Sektoren
Änderung an bestehenden entwickelt. nutzbar macht.
zu verbessern. große Datenmengen an
Systemen nötig sind
strukturierter oder un-
Automatisierung basiert
strukturierter Informa-
hier auf einfachen Regeln
tion analysiert werden um
wie bspw. Routing.
den Entscheidungs-
prozess zu unterstützen.
Vendor
RPA kann in einem Fast Close-Projekt helfen!
Fast/Smart Close – Beschleunigung & Verbesserung der Abschlussprozesse für SII und HGB
PwC 15Robotic Process Automation
Ziel: Verringerung manueller Interaktion
Status quo Zielbild mit RPA
• Viele Mitarbeiter in Prozesse involviert • Ein integrierter End-to-End-Prozess
• Silos/isolierte Einzelsicht • Wenige, feste, sinnvolle Interaktionspunkte
• Verschiedene Softwarelösungen im Prozess
• Übergabe über verschiedene Medien
(E-Mail, Datenablage, etc.)
• Wartezeiten (ggf. fehlende Verfügbarkeiten)
Was ist dabei wichtig?
Auswahl der am Integriertes Team
Umfangreiches
besten geeigneten aus Fach- und RPA-
Prozessverständnis
Technologie Experten
PwC 16Robotic Process Automation
Klassisches Vorgehen in Projekten
Woche 0 – 3* Woche 4 – 16*
1 2 3 4 5
Aktuellen Stand aufnehmen Prozessaufnahme Prozesse auf Automati- Proof of Concept auswählen ROI auswerten und
durchführen sierungspotenzial prüfen und implementieren Roadmap definieren
1.1 Überblick über die 2.1 Toolgestützte 3.1 Prozessbeurteilung 4.1 2 – 4 Prozesse für erste 5.1 ROI validieren
aktuelle Umgebung Prozessaufnahme durchführen Pilotierung wählen (einfach
gewinnen durchführen bis komplex)
4.2 PoC Ansatz finalisieren
2.2 Interviews mit 3.2. FTE Auswirkungen 5.2 Empfehlungen und High-
Prozessverantwortlichen einschätzen und Prozesse Level Roadmap erstellen für
durchführen priorisieren weitreichende Skalierung
1.2. Transformationsziele 4.3 Softwareinstallation
definieren durchführen
1.3 Austausch mit der IT 4.4 Detaillierte
starten 2.3 SIPOC (Supplier, Input, Prozessdokumentation
Process, Output, Consumer) 3.3 Prozessübersicht erstellen
1.4 Erfolgskriterien Tabellen erzeugen erzeugen
definieren 4.5 Roboter agil 5.3 High-Level Strategie
implementieren und Testen entwickeln und abstimmen
*Wochenangaben sind Indikativ und abhängig von diversen Faktoren
PwC 17Robotic Process Automation Anwendungsbeispiel – BSM Automatisierung Fast/Smart Close – Beschleunigung & Verbesserung der Abschlussprozesse für SII und HGB PwC 18
Build powerful models quickly in Tyche
Actuaries and other model builders can T# – An intuitive 6 // Find the VaR for each asset type
become productive users of Tyche in days language for 7 PorfolioProfit = Sum (asset, sizes)(Opening Funds - Closing Value);
not weeks. analytics 8 AssetVaR = CDFinverse(PortfolioProfit,99.5%);
Flowgram® – A visual modelling
The development environment eases model building with
environment
familiar modern functionality
• Transparent and self-documenting scripts
Excel Database • Supports syntax highlighting, subscripts and intellisense
import import
• Error checking via conditional stochastic breakpoints
• Recursive profiling to identify bottlenecks Predictive Life and GI
• Integrated audit and node level regression testing analytics capital
modelling
Access a wide range of core features
• Rapid and straightforward import and export for all
Process common databases, Excel and CSV formats Life
data GI
• Tyche can handle truly enormous datasets – some models cash
reser-
have exceed 10 TB “in flight” processed currently. flow
ving
• Powerful functions out-of-the-box including statistical model-
distributions, parallelization, optimization, rootfinding and ling
copulas
Loop
through Easily extend core functionality
Asset GI
accounts • Tyche has been designed to help users build up their own manage- picking
bespoke libraries tuned to their specific business needs. ment
• Re-use code as User Defined Functions
• Extend the Tyche syntax yourself by embedding C# code or
other languages into your model
Export to • Explore Tyche’s rich API to easily embed Tyche into your
Data business processes, including automated workflows or in-
Warehouse house front office applications
Fast/Smart Close – Beschleunigung & Verbesserung der Abschlussprozesse für SII und HGB
PwC 19Etabliertes Vorgehensmodell
Ist-Aufnahme und
Engpass-Analyse 1 Konzeption 2 Umsetzung 3 Begleitung und
Stabilisierung
4
Daten &
• Festlegung der • Definition Zielprozess • Umsetzung der • erfolgreich
Methodik Projektziele • Maßnahmen- Maßnahmen zum durchgeführter
und eines identifikation zur Zielprozess Zielprozess
Projektplans
Organi- Umsetzung • Durchführung eines • Stabilisierung
(Etappen oder in
sation
• Erarbeitung Test-Abschlusses des neuen
einem Wurf)
Zielprozesses
einer integrierten • Scharfschaltung des
• Aufnahme des Ist-
Prozesse Abschlussplanung Zielprozesses • Erfahrungsaustausch
Prozesses inklusive
• Abstimmung mit zur Übertragung auf
Prozesslandkarte
Wirtschaftsprüfer weitere Prozesse
Mit- • Identifikation von
arbeiter Schwachstellen
• Identifikation des
Techno- kritischen Pfades
logie
Dokumentation
Change Management (Kommunikation, Wissenstransfer, lfd. Abstimmungen mit allen Beteiligten)
Projektmanagement (Meilensteine, kurzfristige Ziele)
Fast/Smart Close – Beschleunigung & Verbesserung der Abschlussprozesse für SII und HGB
PwC 20Schlussbemerkung Fast/Smart Close – Beschleunigung & Verbesserung der Abschlussprozesse für SII und HGB PwC 21
Zusammenfassend – Klarer Mehrwert durch erfolgreich
durchgeführte Smart Close-Projekte
Verkürzung der Reduzierung Senkung
Abschlusszeiten der Fehlerzahl der Kosten
40% 20% !
10%
• Vermeidung/Eliminierung • Verbesserung der • nachhaltige Optimierung
von Engpässen, von Datenqualität der Prozesse
Mehraufwand und von nicht- • Einsatz von Quartals- • qualitative Verbesserung
wertschaffenden Aktivitäten abschlüssen (QA) als der Prozesse
• Minimierung der Auslastungs- mögliches Steuerungs-
spitzen der Mitarbeiter instrument
• zeitnahe Aufarbeitung der • Reduzierung des Risikos
Finanzdaten in analysierter von Re-Statements durch
und adressatengerechter Form verbesserte Kontrollen
Fast/Smart Close – Beschleunigung & Verbesserung der Abschlussprozesse für SII und HGB
PwC 22Vorstellung
Dr. Alexander Dotterweich Mike Linthe
Partner Manager
Wirtschaftsprüfer, Aktuar DAV RPA-Experte
Bernhard-Wicki-Straße 8 Kapelle-Ufer 4
80636 München 10117 Berlin
Tel. +49 89 5790-6992 Tel. +49 30 2636-5748
Mobil +49 171 8120538 Mobil +49 160 2350088
alexander.dotterweich@de.pwc.com mike.linthe@pwc.com
Fast/Smart Close – Beschleunigung & Verbesserung der Abschlussprozesse für SII und HGB
PwC 23Vielen Dank. Die PricewaterhouseCoopers GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft bekennt sich zu den PwC-Ethikgrundsätzen (zugänglich in deutscher Sprache über www.pwc.de/de/ethikcode) und zu den Zehn Prinzipien des UN Global Compact (zugänglich in deutscher und englischer Sprache über www.globalcompact.de). © November 2018 PricewaterhouseCoopers GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft. Alle Rechte vorbehalten. „PwC“ bezeichnet in diesem Dokument die PricewaterhouseCoopers GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, die eine Mitgliedsgesellschaft der PricewaterhouseCoopers International Limited (PwCIL) ist. Jede der Mitgliedsgesellschaften der PwCIL ist eine rechtlich selbstständige Gesellschaft.
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