Kollaborative Team- und Projektarbeit - CollaboTeam
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CollaboTeam – Kollaborative Team- und Projektarbeit
Liebe Leserin, lieber Leser… Derzeit erleben wir aufgrund der Corona-Krise einen plötzlichen Schub bei der Digitalisierung der Arbeit. Viele Beschäftige arbeiten vorübergehend in Quarantäne im Homeoffice. Eine enorme Herausforderung! Wie machen wir das Beste daraus? Zur Bewältigung dieser besonderen Anforderung beginnt das Projekt CollaboTeam ab heute damit, das vorhandene Wissen über räumlich verteilte Zusammenarbeit und kollaborative Arbeit praxisgerecht aufzubereiten. Es wird auf dieser Seite öffentlich zur Verfügung zu gestellt (Link) Die hier gezeigten Inhalte basieren einerseits auf Forschung, sowohl eigener Forschung zum Thema verteiltes Arbeiten (Veröffentlichungen) als auch Forschungsarbeiten anderer Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler, andererseits lassen wir auch die Erfahrungen aus der Praxis einfließen und entwickeln dies mit Expertinnen und Experten gezielt weiter. März 2020 2
Partner und Aufgaben des Verbundprojektes
Bestandsaufnahme zu
Erprobung von Konzepten der kollaborativen
Arbeitsgestaltung für kollaborative Anwendungen in KMU
Team- und Projektarbeit
Entwicklung von
Handlungsleitfäden
humaner kollaborativer
Team- und Projektarbeit
Dialogprozesse v.a. mit
Vertreter/innen von KMU u.
Betriebs-/Personalräten
März 2020 3
Mich motivieren die Beispiele effektiver
Nutzung kollaborativer Anwendungen. Sie
zeigen was möglich ist und wie stark Teams
davon profitieren.
Thomas Hardwig
März 2020 4
Unser Ziel ist die stetige
Verbesserung der
Zusammenarbeit mit Hilfe von
digitalen Werkzeugen, intern aber
auch mit externen Partnern und
Kunden. Für uns als Dienstleister
stellt dies die tragende Säule für
Wachstum und
Wettbewerbsfähigkeit dar.
Carsten Schulz
März 2020 5
Kollaboration Abgrenzung des Begriffes März 2020 6
Kollaboration setzt Kooperation, Koordination und Kommunikation voraus
+ Gemeinsame Aktivität in einem Kontext ist nötig,
um gemeinsame Ziele zu erreichen (Synergie). Kollabo-
ration
+ arbeitsteiliges Vorgehen mit Teilen gemeinsamer
Ressourcen um abgestimmte Ziele zu erreichen Kooperation
+ Abstimmung von Aktivitäten, um
sich ergänzende Ziele zu erreichen Koordination
Austausch von Informationen und
Wissen Kommunikation
März 2020 7Kollaboration ist eine besondere Phase im Arbeitsprozess März 2020 8
Es dominieren Tools für Kommunikation, Koordination –
Kollaboration wird noch wenig unterstützt
Welche internet-gestützen Anwendungen nutzen Sie?
(n = 101 KMU)
Kalender Koordination
Groupware
Messaging / Chat
Filesharing
Web-Konferenz
Projekt Management Tool
Video-Conferencing
Gemeinsames Schreiben
Social Media / Wiki
0% 20% 40% 60% 80% 100%
Anteil "oft" und "sehr oft"
März 2020 9KMU brauchen Anwendungen zur Unterstützung von Kollaboration März 2020 10
Die fünf Vorteile kollaborativer Anwendungen
Zwischenbilanz aller Anwendungen: positive Merkmale (top 5)
besserer Informationszugang 72%
erw. räuml. u. zeitl. Arbeitsmöglichkeiten 71%
Kosten / Zeiteinsparung 66%
Transparenz 64%
bessere partnersch. Zusammenarb. m. Kunden 53%
0% 20% 40% 60% 80% 100%
Häufigkeit der Nennung
März 2020 11Die wichtigsten Nachteile kollaborativer Anwendungen
Zwischenbilanz aller Anwendungen: negative Merkmale (top 6)
Datensicherheit ist gefährdet 59%
Mitarb. nutzen die Anwend. nicht richtig 40%
nicht hinreichende Integration der Anwend. 35%
Fragmentierung d. Kommunikationskanäle 33%
sehr hoher Investitionsaufwand 21%
zu viele Plattformen im Betrieb 20%
0% 20% 40% 60% 80% 100%
Häufigkeit der Nennung
März 2020 12Wenn Befragte Bilanz ziehen, überwiegen die Vorteile
Vor- und Nachteile im Verhältnis Angaben in Prozent
Vorteile überwiegen deutlich 20
Vorteile überwiegen 57
Verhältnis ist gleich 14
Nachteile überwiegen 9
0 10 20 30 40 50 60
März 2020 13Arbeitsgestaltung kollaborativer IT-Anwendungen Zwischen Hierarchie und Selbstorganisation März 2020 14
März 2020 15
Gestaltungsmodell für internetbasierte kollaborative Team- und Projektarbeit Erstes Gestaltungsmodell März 2020 16
Gestaltungsmodell für internetbasierte kollaborative Team- und
Projektarbeit
Strategie
Ziele Ganzheitlichkeit Einsatzgebiete Regeln
Methoden
Räume für Führungs- und
Lernen Anpassung
Kollaboration Betreuungsrolle
Technik
Nützlichkeit Verfügbarkeit Ergonomie Sicherheit
(Klötzer, Hardwig & Boos, 2017)
März 2020 17Gestaltungsmodell für internetbasierte kollaborative Team- und
Projektarbeit
Strategie
Ziele Ganzheitlichkeit Einsatzgebiete Regeln
• Begründung und • Gestaltung in den • Verständigung über (nicht) • Regeln für die Nutzung
formulierte Ziele für den Dimensionen Mensch, gewünschte der kollaborativer
Einsatz Technik, Organisation Einsatzzwecke Anwendungen
• Beitrag zur Realisierung • Abstimmung im gesamten • Benennung möglicher • Regeln für den Schutz von
der Unternehmens- Nutzerkreis (ggf. mit Nutzer Daten und Anwendern
strategie Externen)
(Klötzer, Hardwig & Boos, 2017)
März 2020 18Strategie: Learnings • Es braucht eine Idee für die Kollaboration als Ausgangspunkt, nicht die Auswahl einer technischen Anwendung • Explizite und transparente Regeln erhöhen die Effektivität und geben der Zusammenarbeit Handlungssicherheit • Kollaborative Anwendungen sind aus der Firmenperspektive zu gestalten – Insellösungen werden schnell problematisch • Bei good practice Unternehmen werden Mensch, Organisation und Technik integriert gestaltet (soziotechnische Systeme) März 2020 19
Gestaltungsmodell für internetbasierte kollaborative Team- und
Projektarbeit
Methoden
Lernen Räume für Kollaboration Führungs- und Anpassung
• Vorbereitung und • Methoden für die Nutzung Betreuungsrolle • Anpassung der
Schulung der Räume für • Klarheit über den Anwendungen an aktuelle
• Support der Nutzer/innen Kollaboration Rolleninhaber Bedürfnisse
• Partizipative • Möglichkeit der benutzer- • Klarheit über Aufgabe der • Einbindung weiterer
Weiterentwicklung der bezogenen Anpassung u. Betreuung Nutzer und Optionen
Kollaborationsmethoden Personalisierung
(Klötzer, Hardwig & Boos, 2017)
März 2020 20Methoden: Learnings
• Kollaboration verlangt neue Formen organisierten
Lernens
• Onboarding
• Retrospektiven
• Kollaboration benötigt Möglichkeiten und
Ressourcen für selbstgesteuertes Lernen
• Communities
• WIKI-Foren
März 2020 21Methoden: Learnings
• Effektive Zusammenarbeit muss betreut werden
• WIKI-Betreuung
• Projektmanagement-Office
• SCRUM-Master
• Es muss eine Balance gefunden werden zwischen
der Freiheit und Selbstorganisation der
Mitarbeiter/innen und verbindlichen Vorgaben und
Strukturen für Kommunikation und
Wissensaustausch
März 2020 22Gestaltungsmodell für internetbasierte kollaborative Team- und
Projektarbeit
Technik
Nützlichkeit Verfügbarkeit Ergonomie Sicherheit
• Klarheit über Aufgaben- • Gewährleistung ständiger • Bedienerfreundlichkeit • Datensicherheit
und Rollenbezug Verfügbarkeit • Software-Ergonomie • Schutz der
• Orientierung an den • Berücksichtigung von Personenrechte
Nutzerbedürfnissen Mobilitätsanforderungen • Vertrauen in die Technik
(Klötzer, Hardwig & Boos, 2017)
März 2020 23Technik: Learnings
• Technologie ist Enabler für kollaborative
Zusammenarbeit
• Verfügbarkeit / Bandbreite ist ein Schlüssel
• Entscheidend ist die Passung zu den konkreten
Arbeitsprozesse
• Funktionalität der Anwendungen wird von der
Einbettung des Instruments in das Ensemble
bestimmt
März 2020 24Gestaltungsmodell für internetbasierte kollaborative Team- und
Projektarbeit
Strategie
Ziele Ganzheitlichkeit Einsatzgebiete Regeln
Methoden
Räume für Führungs- und
Lernen Anpassung
Kollaboration Betreuungsrolle
Technik
Nützlichkeit Verfügbarkeit Ergonomie Sicherheit
(Klötzer, Hardwig & Boos, 2017)
März 2020 25Gestaltung von Arbeit mit Kollaborationsplattformen Weiterentwicklung des Gestaltungsmodells März 2020 26
Schritte der Einführung und Nutzung von Kollaborationsplattformen
Wo wollen wir hin? Wo stehen wir aktuell?
Welche Ziele sollen durch den Einsatz Funktioniert das Zusammenspiel von
von Kollaborationsplattformen erreicht Mensch und Technik innerhalb der
werden? Strategie Analyse Organisation und ihrer Umwelt?
Gestaltung
An welchen Stellschrauben müssen wir
drehen?
Durch welche Maßnahmen lässt sich die
März 2020 Zusammenarbeit verbessern? 27Strategie: Roadmap für die Kollaboration
Ziele Individuum Team Organisation
Analyse: Ermittlung des Gestaltungsbedarfs in Arbeitssystemen
Task People Technology
Task
Aufgaben Individuen Nützlichkeit
Prozesse Teams Verfügbarkeit
FIT Use Cases Organisation Ergonomie
People &
Technology Projekte Kultur Sicherheit
Culture
Regeln
Gestaltung: Handlungsfelder der Arbeitssystemgestaltung
Lernen / Entwicklung Technik / Räume Werte / Kultur
Führung / Betreuung Anpassung / Change Zusammenarbeit / Regeln
März 2020 28Strategie für die Zusammenarbeit
und den Einsatz von Kollaborationssoftware
Strategie: Roadmap Kollaboration
Individuum Team Organisation
Weniger Reisezeiten Mehr Transparenz über die Projekte
Bessere Zusammenarbeit im Team
Ziele Mehr Flexibilität / Mobilität Besserer Austausch mit dem Kunden
Wissen teilen
Schnellere / bessere Bessere Transparenz über
Experten sichtbar machen
Informationsversorgung Bessere Integration von
Projektstand
Informationen
März 2020 29Analyse des Ist-Zustands
Passt die Aufgabe zu den Menschen und ihrer Kultur der Zusammenarbeit?
Passen die Aufgabe und die eingesetzten Technologien (z. B. Kollaborationsplattformen)
zusammen?
Passt die Technologie zu den Bedürfnissen und Anforderungen der Menschen, die mit ihr arbeiten
müssen/wollen?
Analyse: Ermittlung des Gestaltungsbedarfs in Arbeitssystemen
Task
Task People Technology
Aufgaben Individuen Nützlichkeit
Prozesse/ Teams Verfügbarkeit
FIT
Use Cases Organisation Ergonomie
People &
Culture
Technology Projekte Kultur Sicherheit
Regeln
März 2020 30Handlungsfelder der Arbeitsgestaltung
Gestaltung: Handlungsfelder der Arbeitssystemgestaltung
Lernen / Entwicklung Technik / Räume Werte / Kultur
Führung / Betreuung Anpassung / Change Zusammenarbeit / Regeln
März 2020 31Arbeitsgestaltung als iterativer Prozess
Strategie Analyse
Gestaltung
März 2020 32Kontaktdaten Dr. Thomas Hardwig Georg-August-Universität Göttingen Kooperationsstelle Hochschulen und Gewerkschaften Weender Landstraße 3, 37073 Göttingen www.collaboteam.de Stefan Klötzer Georg-August-Universität Göttingen Kooperationsstelle Hochschulen und Gewerkschaften Weender Landstraße 3, 37073 Göttingen www.collaboteam.de Dr. Marliese Weißmann Soziologisches Forschungsinstitut Göttingen (SOFI) an der Georg-August-Universität Friedländerweg 31, 37085 Göttingen www.collaboteam.de März 2020 33
Auf unserer Projekt-Webseite finden Sie weitere Informationen
zum Projekt sowie aktuellen (virtuellen) Veranstaltungen und
Veröffentlichungen.
Besuchen Sie uns unter
www.collaboteam.de
März 2020 34Sie können auch lesen
