Leitlinien Personalmanagement - des Bezirksamtes Neukölln von Berlin Mai 2016 - Berlin.de
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Leitlinien Personalmanagement
des Bezirksamtes Neukölln von Berlin
Mai 2016
Vorwort
Bereits seit 1999 gibt es für Berlin verbindliche Vorgaben zum Personalmanagement, zuletzt ge-
regelt im Verwaltungsreform-Grundsätze-Gesetz (VGG). Gleichwohl sind diese bislang noch nicht
berlinweit und nachhaltig etabliert. Vor diesem Hintergrund und entsprechend der Berliner Leitli-
nien und Vorschriften legt das Bezirksamt Neukölln von Berlin hiermit seine Leitlinien zum be-
hördlichen Personalmanagement (Leitlinien PM) vor.
Aufgrund der demografischen Entwicklung und des prognostizierten Fachkräftemangels
nimmt die Handlungsnotwendigkeit für das behördliche Personalmanagement weiter zu. Dies gilt
gerade für Berlin, um im direkten Wettbewerb mit den Bundesbehörden und privaten Unterneh-
men zu bestehen. Eine besondere Herausforderung ergibt sich zudem aus dem erfreulichen
Wachstum und der Vielfalt unserer Stadt und ihrem Beitrag zur Bewältigung der aktuellen
Flüchtlingskrise, was jedoch auch zusätzliche Aufgaben und steigende Fallzahlen für die Ver-
waltung bedeutet. Ein strategisches und ressourcenoptimiert ausgerichtetes Personalmanage-
ment ist daher unabdingbar, um die Dienstleistungen für die Bürger_innen unserer Stadt erbrin-
gen und die Handlungsfähigkeit der Berliner Verwaltung dauerhaft sichern zu können.
Das Bezirksamt Neukölln von Berlin stellt sich diesen Herausforderungen und arbeitet bereits seit
Jahren auch behördenübergreifend und auf Senatsebene an den landesweiten Themen des
Personalmanagements aktiv mit. Als aktuelle Beispiele seien die Beteiligung an den zentralen
Auswahlverfahren zur Nachwuchskräftesicherung, der Vorsitz im Berufsausbildungsausschuss
und die Mitgliedschaft in der Auswahlkommission höherer Dienst genannt.
Innerhalb der eigenen Behörde kann das Bezirksamt Neukölln von Berlin seit Jahren positive
Ergebnisse des Personalmanagements vorweisen. So ist es beispielsweise die erste Behörde
in Berlin, die einen Teil ihrer Nachwuchskräfte mittels dualer Studiengänge ausbildet und der
erste Bezirk, der Trainees und Stadtinspektoren direkt einstellt. Eine Vielzahl von Auszeichnun-
gen des hauseigenen Gesundheitsmanagements und des Ausbildungsbetriebs Bezirksamt Neu-
kölln von Berlin belegen wichtige Meilensteine und Erfolge.
Vor dem Hintergrund der anstehenden Pensionierungswellen ist es notwendig, die Personal-
gewinnung und -qualifizierung mit einer serviceorientierten Aufgabenerfüllung in Einklang zu
bringen. Dabei richtet sich der Fokus der Maßnahmen nicht nur auf die bestehende Mitarbeiter-
schaft, sondern auch auf die bedarfsgerechte Einstellung und Qualifizierung von Nachwuchs-
kräften. Zur Erreichung unserer Ziele kommt dem Erhalt der Gesundheit und der Lernbereit-
schaft sowie dem adäquaten Einsatz der Beschäftigten besondere Bedeutung zu. Chancen-
gleichheit und Geschlechtergerechtigkeit sind dabei genauso Leitlinien wie eine hohe Kompe-
tenz und Verantwortungsbereitschaft der Führungskräfte. Damit sind auch das Gesundheits-
management, die Führungskräfteentwicklung, die Frauenförderung und die Berücksichtigung
der Belange der Schwerbehinderten integraler Bestandteil des Konzeptes.
Die Leitlinien beschreiben in einem ersten Schritt landesweite Ziele und Vorgaben. Danach folgt
die Festlegung behördenspezifischer Ziele, Grundlagen und Verantwortlichkeiten. Ein weiterer
Punkt ist die Demografieanalyse mit den daraus folgenden lebensphasenorientierten Maß-
nahmen. Die Leitlinien werden durch bereits bestehende oder noch zu entwickelnde Anlagen
ergänzt, die Näheres ausführen. Darüber hinaus wurden gemeinsam mit dem Personalmanage-
ment und den Abteilungs- und AV-Leitungen unseres Hauses bereichsscharfe Personalbe-
darfsplanungen bis zunächst 2021/2022 und passgenaue Maßnahmen entwickelt, die regelmä-
ßig fortgeschrieben werden.
Friedrich-Karl Gerth Ellen Cavdarci
Steuerungsdienstleiter Leiterin des Personalmanagements
und stellv. Leiter der Dienststelle und stellv. Steuerungsdienstleiterin
2
1. Geltungsbereich
Diese Leitlinien gelten für alle Beschäftigten des Bezirksamtes Neukölln von Berlin. Sie bein-
halten die Personalbedarfsplanung sowie -entwicklung in einem sich aktualisierenden
7-Jahres-Rhythmus, beginnend im Jahr 2016.
2. Landesweite Ziele und Vorgaben
Die nachfolgenden Gesetze, Verordnungen, landesweiten Leitlinien und Vorgaben – in der
jeweils geltenden Fassung – verpflichten alle Berliner Behörden zur Erarbeitung und Umset-
zung eines behördlichen Personalentwicklungskonzeptes und/oder setzen einheitliche
Rahmenbedingungen:
• das Laufbahngesetz vom 01.01.2013 – § 17 Personalentwicklung,
• die Verordnung über die Laufbahnen der Beamtinnen und Beamten des allgemeinen
Verwaltungsdienstes vom 24.03.2013 – § 4 Personalentwicklung,
• das Verwaltungsreform-Grundsätze-Gesetz – § 6 Personalmanagement,
• das Allgemeine Gleichstellungsgesetz,
• das Landesgleichstellungsgesetz,
• die Fortschreibung des Personalbedarfskonzeptes des Senats,
• die landesweiten Leitlinien für Personalentwicklung,
• die sich derzeit in der Erarbeitung befindliche, landesweite Dienstvereinbarung zum
Personalmanagement (landesweite DV PM),
• die Dienstvereinbarung über das Betriebliche Gesundheitsmanagement (DV Ge-
sundheit),
• der Senatsbeschluss zum Aufbau einer landesweiten Steuerung der Führungskräfte-
und Führungskräftenachwuchsentwicklung vom 27.08.2013,
• die Verwaltungsvereinbarung Integration behinderter Menschen vom 31.08.2006,
• der Senatsbeschluss „11-Punkte-Programm für ein nachhaltiges Personalmanage-
ment in der Berliner Verwaltung“ vom 21.04.2015,
• der Beschluss des Senats zur Personalentwicklung vom 14.01.2016 (Senatsklausur),
• das Haushaltswirtschaftsrundschreiben (HWR) in seiner je aktuellen Fassung.
Der Umsetzungsstand der landesweit drei übergeordneten Ziele des Personalmanage-
ments in den jeweiligen Behörden:
• gesunde, lernbereite sowie adäquat eingesetzte Beschäftigte,
• Chancengleichheit und Geschlechtergerechtigkeit sowie
• hohe Führungskompetenz und Führungsverantwortung
wurde bisher durch die Fortbildungs-, Gesundheits- und Benchmarkingberichte über die Ab-
frage bei den jeweiligen Behörden zu landesweiten Berichten in den jeweiligen Einzelfeldern
erfasst. Erstmalig ab dem 30.06.2014 und danach jährlich wurden diese 3 Berichtsformen zu
einem umfassenden Berliner Gesamtbericht „Personalmanagementbericht“ des Senats
zusammengeführt.
Für die vorliegenden Leitlinien sind die o. g. gesetzlichen Regelungen und landesweiten
Rahmenbedingungen bindend. Darauf aufbauend werden die notwendigen behördlichen
Maßnahmen für das Bezirksamt Neukölln von Berlin weiter ausgeführt.
33. Zielbestimmungen für das Bezirksamt Neukölln von Berlin
Neben den landesweiten Zielen verfolgen die vorliegenden Leitlinien das Ziel, den Mitarbei-
ter_innen bedarfsgerechte Qualifizierungs- und Weiterentwicklungsangebote zu unter-
breiten und somit die berufliche Entwicklung der Beschäftigten auch in Zeiten hoher Perso-
nalfluktuation und steigender Anforderungen zu fördern. Dabei sind die Anforderungen an
eine zukunfts- und dienstleistungsorientierte Verwaltung mit den Grundsätzen des be-
hördlichen Gesundheitsmanagements, der Chancen- und Geschlechtergerechtigkeit und der
Vereinbarkeit von Beruf und Familie in Einklang zu bringen.
Mit Blick auf die demografische Entwicklung stehen die stetige Analyse der Altersfluktua-
tion und die sich daraus ergebenden bereichsspezifischen Personalbedarfsplanungen
mit daraus folgenden Personalentwicklungsmaßnahmen im Mittelpunkt des Interesses. Zu
diesen Maßnahmen gehören insbesondere
• die Sicherung der bedarfsgerechten Nachwuchskräfterekrutierung, -ausbildung und
-förderung,
• die Führungskräfteentwicklung und -qualifizierung,
• der Erhalt des vorhandenen Wissens durch adäquates Wissensmanagement,
• der Erwerb neuer Kenntnisse und Fähigkeiten aufgrund aktueller und zukünftiger Tä-
tigkeitsanforderungen,
• die Aufstiegsqualifizierungen und Weiterqualifizierungen und
• das behördliche Gesundheitsmanagement.
4. Grundlagen
Die qualitativen und quantitativen Daten und Informationen, die eine effektive Personal-
entwicklung (PE) möglich machen, sind in regelmäßigen Abständen zu erheben und fortzu-
schreiben. Dazu gehören im Wesentlichen
• demographische Daten (Ist-Zustand und Prognose),
• Fluktuationsdaten (Ist-Zustand und Prognose) und
• Geschäftsverteilungspläne.
Daraus ableitend werden
• Bedarfsanalysen (Ist/Soll),
• Zielsetzung und Personalentwicklungsplanungen (konkrete Planungen von Maßnah-
men) sowie
• Erfolgskontrollen/Evaluationen (Nutzen der realisierten Maßnahmen)
in jedem Amt bzw. spezifisch abzugrenzenden Organisationsbereich gemeinsam mit dem
Personalmanagement und den Abteilungs- und AV-Leitungen in Form von abteilungs- bzw.
organisationsspezifischen Personalbedarfsplanungen erstellt. Diese werden mindestens
jährlich zum 01.01. aktualisiert und fortgeschrieben. Die Beschäftigtenvertretungen werden
durch das Personalmanagement darüber informiert. Die Planungen beinhalten zudem Vor-
schläge zur Personalgewinnung (vgl. Nr. 6 (3)), die für einzelne Nachbesetzungsbedarfe
geeignet sind. Die Beschäftigtenvertretungen werden bei der Planung und Umsetzung dar-
aus resultierender Maßnahmen im gesetzlich dafür definierten Rahmen und Umfang betei-
ligt.
45. Verantwortliche der Personalentwicklung
(1) Behördliches zentrales Personalmanagement und Steuerungsgremium
Das behördliche zentrale Personalmanagement (Leitung des Personalmanagements)
ist zum einen für die strategische Ausrichtung des Personalmanagements innerhalb des
Hauses sowie deren Integration in weitere behördliche personalpolitische Ansätze und
Schwerpunktsetzungen verantwortlich und entwickelt dafür behördenspezifische Maßnah-
men. Zum anderen integriert es behördliche Ansätze in die landesweite Personalstrategie.
Des Weiteren berät und unterstützt es die politische Leitung, die Führungskräfte und alle
Beschäftigten bei der Planung, Steuerung und Umsetzung der Maßnahmen. Um diese Auf-
gaben effektiv umsetzen zu können, koordiniert es die Arbeit aller am Prozess beteiligten
Akteure, achtet auf die einheitliche Umsetzung der Leitlinien im Hause und stimmt die Aktivi-
täten bzw. grundsätzlichen strategischen Fragen zuvor mit der Hausleitung ab.
Zu diesem Zweck wurde im Frühjahr 2015 ein örtlicher Ausschuss für Personalmanage-
ment als Gremium mit folgenden Mitgliedern eingerichtet:
• mind. 3 Vertreter_innen der Dienststelle bzw. des behördlichen zentralen Personal-
managements (StD L, StD L V, PW L, PS L und PE L),
• 1 Personalentwicklungsberater_in,
• 1 Gesundheitskoordinator_in und koordinierende_r Arbeitsschutzbeauftragte_r,
• 1 Aus- und Fortbildungsbeauftragte_r und Wissensmanager_in,
• 3 Beschäftigtenvertretungen (PR, FV, SV), nach Bedarf JAV.
Dieser Ausschuss tagt mindestens zweimal jährlich und bei Bedarf auf Antragstellung
eines der Mitglieder und bereitet Empfehlungen zur Entscheidungsfindung der Dienststelle
vor.
(2) Führungskräfte
Führungskräfte auf Verwaltungsebene sind alle Beschäftigten mit Leitungs- und Führungs-
verantwortung, denen Mitarbeiter_innen unterstellt sind, also
• Steuerungsdienstleitung und Leitung des Personalmanagements,
• Amts-, SE- und AV- Leitungen,
• Fachbereichsleitungen,
• Gruppenleitungen und Teamleitungen
• sowie deren Vertretungen.
Führungskräfte wirken auf eine konstruktive, von gegenseitigem Vertrauen, Achtung, Wert-
schätzung und Respekt sowie Offenheit geprägte Arbeitsatmosphäre hin. Ihre besonde-
ren Aufgaben für das behördliche Personalmanagement finden sich in Nr. 7 (2, 5) dieser
Leitlinien.
(3) Mitarbeiter_innen
Bei der Wahrnehmung ihrer Führungsaufgaben und in ihrer Funktion als Personalentwick-
ler_innen werden Führungskräfte durch Ihre Mitarbeiter_innen unterstützt. Voraussetzungen
dafür sind:
• Leistungs- und Veränderungsbereitschaft,
• Dienstleistungsbereitschaft,
5• Mitwirkung an der eigenen Entwicklung durch beispielsweise die Bereitschaft, an
Fortbildungen zur Erweiterung sozialer, methodischer oder fachlicher Kompetenzen
teilzunehmen sowie
• der eigene Beitrag zum Erhalt einer konstruktiven, von gegenseitigem Vertrauen,
Achtung, Wertschätzung und Respekt sowie Offenheit geprägten Arbeitsatmosphäre.
(4) Beschäftigtenvertretung
Die Schwerbehindertenvertretung, die Frauenvertreterin, die Jugend- und Auszubildenden-
vertretung und der Personalrat unterstützen den Prozess der Personalentwicklung aktiv und
begleiten ihn im Rahmen der bestehenden Beteiligungs- und Mitwirkungsrechte konstruktiv.
Die bisher erfolgte Mitarbeit der Beschäftigtenvertretungen an der Erstellung der vorliegen-
den Leitlinien ersetzt nicht die gesetzlich vorgesehene Mitbestimmung bzw. Beteiligung der
Beschäftigtenvertretungen bei Entwicklungs- und Veränderungsprozessen sowie der Gestal-
tung und Durchführung von Personalentwicklungsmaßnahmen. In diesem Rahmen wird auch
der Abschluss weiterer ausführender Richtlinien oder Dienstvereinbarungen verhandelt. Es
besteht Einvernehmen darüber, dass nach Maßgabe der weiteren Entwicklung zum Ab-
schluss einer landesweiten Rahmen-DV Personalmanagement zwischen dem HPR und der
Senatsverwaltung für Inneres und Sport insbesondere auch der Abschluss einer bezirklichen
Dienstvereinbarung zum Personalmanagement in die Verhandlungen einfließt.
6. Demografiemanagement
(1) Demografischer Wandel
Über viele Jahre hinweg haben die Berliner Bezirksämter durch Personalabbau zur Haus-
haltskonsolidierung beigetragen. Das Durchschnittsalter der Berliner Verwaltung liegt
derzeit bei rund 49 Jahren. Über 50-Jährige bilden einen überproportional hohen Anteil unter
den Beschäftigten. Im Bezirksamt Neukölln von Berlin liegt das Durchschnittsalter aktuell
etwas niedriger, bei rund 46 Jahren (2014: 47 Jahre), was u. a. auch auf die seit Jahren er-
folgreich praktizierte Ausbildungsoffensive im Bezirk zurückzuführen ist.
Eine besondere Belastung der Mitarbeiter_innen besteht in Ämtern, die steigende Fallzahlen
bei bürgernahen Dienstleistungen, Projektaufträgen und Bauvorhaben zu verzeichnen haben
und deren Beschäftigtenzahl dennoch unverändert oder sogar rückläufig ist. Teilweise be-
stehen schon heute deutliche Rückstände bei der Fallbearbeitung. Da in den kommenden
Jahren mehr als ein Drittel der Mitarbeiter_innen durch Verrentung, Pensionierung oder Al-
tersteilzeit ausscheiden wird, droht sich diese Entwicklung zu verschärfen. Ohne wirksames
Gegensteuern werden Teile der Verwaltung sukzessive arbeitsunfähig und die Belange der
Bürger_innen nicht mehr vollständig befriedigt werden können. Ein wirksames Demografie-
management ist daher unabdingbar und für das Bezirksamt Neukölln von Berlin verpflich-
tend. Eine regelmäßig zu aktualisierende Altersstrukturtabelle, aus der diese Situation er-
kennbar und im Auge behalten wird, ist diesen Leitlinien als Anlage beigefügt.
(2) Fluktuationsanalyse
Grundlage für eine erfolgreiche strategische Personalbedarfsplanung ist neben der Al-
tersstrukturtabelle eine Fluktuationsanalyse für das gesamte Bezirksamt Neukölln von Berlin,
die ebenfalls auf dem neuesten Stand zu halten ist. Das Bezirksamt Neukölln von Berlin wird
für jedes einzelne Amt die Fluktuation regelmäßig analysieren und Maßnahmen einleiten, um
der demografischen Entwicklung entgegenzuwirken und die Organisationsstrukturen den
sich verändernden Anforderungen anzupassen (vgl. Nr. 4). Die sich aus den bereichsspezifi-
schen Planungen ergebenden Fluktuationsdaten werden in dieser Gesamtanalyse amts- und
stellenscharf sichtbar gemacht. Ebenso werden Vorschläge erkennbar, welche notwendigen
Maßnahmen zur Personalgewinnung (vgl. Nr. 6, (3)) für einzelne Nachbesetzungsbedarfe
6geeignet sind. Diese Gesamtanalyse ist entsprechend der Einzelplanungen in regelmäßigen
Abständen, wie in Nr. 4 festgelegt, fortzuführen.
(3) Maßnahmen der Personalgewinnung
Im Fokus stehen zunächst die planbare Personalfluktuation sowie die Nachbesetzung der
durch Pensionierung und reguläre Fluktuation freiwerdenden Stellen im Wege der externen
und internen Ausschreibungsverfahren mit nachfolgender Auswahl. Weiterhin sollen die be-
darfsgerechte Nachwuchskräfterekrutierung für alle benötigten Fachrichtungen und die
frühzeitige und langfristige Bindung des Nachwuchses an den Bezirk durch bewährte als
auch innovative Maßnahmen wie folgt gesichert werden:
• gezielte Kooperationen und Werbung mit/auf berufsfördernden Messen und Veran-
staltungen, mit/an Schulen, mit/bei Berufsinformationseinrichtungen und Karrierebe-
ratungsstellen an Universitäten und Hochschulen,
• qualifizierte Ausbildung der gewonnenen Nachwuchskräfte und Übernahme leis-
tungsfähiger Nachwuchskräfte,
• Ausweitung der bezirklichen Möglichkeiten für interessante Studienpraktika des ex-
ternen Nachwuchses,
• enge Zusammenarbeit mit der Senatsverwaltung für Inneres und Sport zur Gewin-
nung und Bindung der Nachwuchskräfte aus dem landesweiten zentralen Pool
(Regierungsinspektoren_innen, Regierungsräte_innen, Trainees),
• zusätzlich Verbeamtung von Stadtinspektoren_innen auf Probe für die Laufbahn-
gruppe 2, 1. Einstiegsamt,
• Einstiegs-, Übernahme- und Aufstiegschancen für Absolvent_innen anderer verwal-
tungsnaher Studiengänge mit Bachelor- und Masterabschluss (z. B. Public Ma-
nagement),
• Partnerbetrieb in dualen Studiengängen mit prognostiziertem Fachkräftemangel
(technischer Bereich und neu: nichttechnischer Verwaltungsdienst, Verhandlungsbe-
ginn 2016),
• Ermöglichung von Tandembesetzungen im Rahmen des Wissensmanagements
und der dafür zur Verfügung stehenden Mittel sowie
• individuelle Karriereplanung und Aufstiegsmöglichkeiten für leistungsfähige Mit-
arbeiter_innen.
Die unter (2) aufgeführte Fluktuationsanalyse ist diesen Leitlinien als Anlage angefügt.
7. Lebensphasenorientiertes Personalmanagement
Erfolgreiche Personalentwicklung basiert auf einer lebensphasenorientierten Betrachtung,
die auch Leitgedanke des landesweiten Personalmanagements ist und die persönlichen und
gesundheitlichen Belange der Mitarbeiter_innen neben den behördlichen Belangen in allen
Lebensphasen gleichermaßen berücksichtigt.
(1) Einstiegsphase
1) Werbung und Personalmarketing
Die Entwicklung und Platzierung einer attraktiven Arbeitgebermarke ist Voraussetzung für
eine erfolgreiche Personalrekrutierung auf dem Arbeitsmarkt. Als Instrumente bieten sich
eine positive Imagewerbung sowie ein wahrnehmbares Personalmarketing an, durch das die
Vorteile einer Tätigkeit für das Bezirksamt herausgestellt werden. Aktuelle Beispiele dieser
Bemühungen um qualifizierten und geeigneten Nachwuchs sind die Broschüre „Neukölln
und Du: Ausbildungsberufe und Duale Studiengänge“, die bereits das neue Corporate
7Design „Hauptstadt machen“ verwendet, und der neue Image-Film, der über verschiedene
Kanäle online Verbreitung findet. Das neu formulierte Leitbild des Bezirksamtes Neukölln von
Berlin „miteinander, verlässlich, offen & mutig“ dient hierbei als grundlegender Orientie-
rungspunkt.
In diesem Zusammenhang setzt das Bezirksamt Neukölln von Berlin auf eine attraktive
Präsenz im Internet (u. a. Karriereportal des Landes Berlin und Internetpräsenz des Be-
zirksamtes Neukölln von Berlin), aber auch auf allen einschlägigen Jobmessen und Veran-
staltungen, bei denen wichtige Zielgruppen am besten erreicht werden. Die Aktivitäten bei
der Ausbildungsbörse der Senatsverwaltung für Inneres und Sport werden weiterhin fortge-
führt.
Sowohl mit berufsfördernden Akteuren wie dem „Beruflichen Qualifizierungsnetzwerk für
Migrantinnen und Migranten in Berlin“ (BQN Berlin e. V.), engagierten Schulen wie der Neu-
köllner Hermann-von-Helmholtz-Schule als auch mit Universitäten und Hochschulen wie
HTW, HWR, Beuth-Hochschule und TH Wildau bestehen Kooperationen mit dem Ziel, das
Bezirksamt Neukölln von Berlin als attraktiven Arbeitgeber zu positionieren. In diesem
Rahmen werden gezielt Angebote für Schüler_innen- und Studierendenpraktika gemacht,
um potentielle Bewerber_innen zielgerichtet kennenzulernen, geeigneten Nachwuchs zu
identifizieren und frühzeitig zu binden. Zudem werden offene Stellenausschreibungen in den
Karriereservices einschlägiger Hochschulen geschaltet.
Flankierend setzt der Bezirk weiterhin auf die Kooperation mit Projekten wie „Hürdensprin-
ger“ oder „Berlin braucht dich“ und beteiligt sich auch zukünftig an Aktionen wie der Aus-
bildungsmesse „Vocatium" oder dem „Tag des offenen Unternehmens“ des Neuköllner
Unternehmensnetzwerkes Südring e. V.
Die jeweilige Broschüre zum Leitbild des Bezirksamtes Neukölln bzw. seinen Ausbildungs-
gängen sind diesen Leitlinien als Anlage beigefügt.
2) Zentrales Bewerbungsbüro und E-Recruiting
Der steigende Personalbedarf aufgrund des demografischen Wandels erfordert eine höhere
Anzahl von Stellenbesetzungsverfahren, die standardisiert, optimiert und durch die Einrich-
tung eines Zentralen Bewerbungsbüros im Bezirksamt Neukölln von Berlin unter Einsatz
eines flächendeckenden E-Recruiting-Verfahrens realisiert werden sollen.
Die Einstellungen über „Papierbewerbungen“ lassen im Zeitalter des Internets keinen Arbeit-
geber mehr als modern und attraktiv erscheinen. Insbesondere junge Bewerber_innen sollen
zudem in „ihrem“ Medium – dem Internet – attraktiv angesprochen werden sowie Möglichkei-
ten zu einer unkomplizierten und schnellen Bewerbung in der Berliner Verwaltung vorfin-
den. Aus diesem Grunde ergänzte das Bezirksamt Neukölln von Berlin seine Auswahlpro-
zesse im Nachwuchskräftebereich schon in der Vergangenheit durch IT-basierte Verfahren.
Zudem beteiligte sich der Bezirk aktiv an einem landesweiten Projekt zur Etablierung eines
flächendeckenden, modernen, IT-gestützten Bewerbungs- und Einstellungsmanage-
ments. Die erste Umsetzung dieses leistungsfähigen, elektronischen Bewerbungsmanage-
mentsystems wurde im November 2014 für alle Nachwuchskräfteverfahren in Angriff ge-
nommen. Es beinhaltet auch elektronische Eignungsdiagnostikverfahren, die für die ver-
schiedensten Berufsgruppen bedarfsgerecht zugeschnitten werden können. Im Bezirksamt
Neukölln von Berlin wurde ein dementsprechender Probeechtbetrieb eingeführt und für die
Bereiche der Nachwuchskräfte (Regierungsinspektor_innen, Trainees, Auszubildende, Dual
Studierende) erfolgreich getestet. Ab dem 01. Juli 2016 soll dieses Verfahren in den Echtbe-
trieb übergehen und potentiell auf alle Stellenbesetzungsverfahren ausgeweitet werden.
83) Personalgewinnung und -auswahl
Hierzu wird auf die festgelegten Standards und Ausführungen in der landesweiten DV PM
sowie die landesweiten Leitlinien und Leitfäden hingewiesen. Dies gilt auch für die Themen
„Anforderungsprofil“ sowie „strukturierte Auswahlverfahren“. Für die Maßnahmen der
Personalgewinnung wird auf Nr. 6 (3) dieser Leitlinien verwiesen.
Zukünftige Auswahlprozesse werden zunehmend durch das E-Recruiting geprägt sein (s. o.).
Eine wichtige Voraussetzung für dessen erfolgreiche Einführung und Umsetzung ist die Ver-
einheitlichung und Standardisierung der Einstellungs- und Auswahlprozesse im Hause. Dazu
wurde im April 2016 eine Arbeitsgruppe „AG Auswahlverfahren“ mit Vertreter_innen des
Personalbereiches (StD L V, PS L, PE L, PW L), der AVen, der Beschäftigtenvertretungen
und sonstigen am Verfahren beteiligten Personen erstmalig einberufen, die die Prozesse und
Standards für das Haus festlegen soll. Außerdem werden entsprechende Schulungen am
System organisiert und ein qualifizierter „Beobachterpool“ aufgebaut. Ziel ist es, einen zügi-
gen, sach- und fachgerechten als auch rechtssicheren Einstellungsprozess zu gewähr-
leisten und die Besten auszuwählen.
(2) Entwicklungsphase
1) Ausbildung und Nachwuchsförderung
Das Bezirksamt Neukölln von Berlin legt großen Wert darauf, jungen Menschen eine attrakti-
ve und qualifizierende Ausbildung oder externen Nachwuchskräften einen guten Start in das
Berufsleben zu ermöglichen. Unterschiedliche Marketingmaßnahmen wie die Teilnahme an
Ausbildungsmessen und Berufswahltagen oder die Mitarbeit in Projekten und bei Veranstal-
tungen, Kooperationen mit Schulen, Universitäten und der Senatsverwaltung für Inneres und
Sport sorgen dafür, dass dem potentiellen Nachwuchs die Ausbildungs- und Karrieremög-
lichkeiten beim Bezirksamt bekannt werden.
Die bisherigen Maßnahmen und Auszeichnungen, z. B. der Neuköllner Ausbildungspreis
2013, belegen, dass das Bezirksamt Neukölln von Berlin ein sehr erfolgreicher Ausbildungs-
betrieb und Personalentwickler ist.
Im Bereich der eigenen Berufsausbildung werden derzeit
• Verwaltungsfachangestellte,
• Fachangestellte für Medien und Informationsdienste (Fachrichtung Bibliothek),
• Vermessungstechniker_innen,
• Gärtner_innen (Fachrichtung Garten- und Landschaftsbau)
• sowie Lebensmittelkontrollsekretäranwärter_innen
ausgebildet.
Zusätzlich werden im Verbund mit dem Estrel Berlin sowie der USE gGmbH auch Ausbil-
dungen zum/zur
• Hotel- und Restaurantfachmann/-frau und
• Tierpfleger_in
angeboten.
Das Bezirksamt Neukölln von Berlin erweiterte seine Ausbildungsoffensive in den vergan-
genen beiden Jahren bedarfsgerecht und startete als derzeit einzige Behörde in der Berliner
Verwaltung mit den 6- und 8-semestrigen dualen Bachelor-Studiengängen im Bereich
Technik:
9seit 01.10.2014 im Bereich
• BWL/Facility Management,
seit 01.09.2015 im Bereich
• Landschaftsbau und Grünflächenmanagement,
und seit 1.10.2015 für die Bereiche
• Technisches Facility Management,
• Bau(wirtschafts)ingenieurwesen,
• Informatik,
• sowie Industrielle Elektrotechnik.
Das Angebot des dualen Studiums soll zukünftig auf den nichttechnischen Verwaltungs-
dienst ausgeweitet werden. Hierzu beginnen die Verhandlungen mit den Hochschulen im
Frühjahr 2016.
Das duale Studium verläuft in einem regelmäßigen Wechsel von jeweils 12-wöchigen Stu-
dien- und Praxisphasen. In Zusammenarbeit mit den Berufsschulen und der VAk, den
Hochschulen HWR und Beuth sowie durch eine konzeptionell maßgeschneiderte innerbe-
triebliche Förderung und Betreuung werden den Auszubildenden und Studierenden ne-
ben einem umfänglichen theoretischen und praxisnahen Wissen auch soziale Kompeten-
zen vermittelt, um sie auf die hohen Anforderungen der modernen Berufswelt vorzubereiten.
Die Einführungswoche, der Leitfaden für Auszubildende, soziale Aktivitäten und Veranstal-
tungen, die Teilnahme am Betrieblichen Gesundheitsmanagement, spezielle Prüfungsvorbe-
reitungsseminare oder auch individuelle Nachhilfe liefern dazu wichtige Beiträge. Durch
Maßnahmen wie der Werteworkshop oder die Möglichkeit, sich mit belastenden Anliegen
vertrauensvoll an die Ausbildungsleitung zu wenden, macht das Bezirksamt Neukölln von
Berlin deutlich, dass unsere Auszubildenden mehr lernen und erfahren als die reinen Ausbil-
dungsinhalte.
Ausgebildeter und geeigneter Nachwuchs soll langfristig auf freie Planstellen übernommen
und abgesichert werden. Die Übernahmekriterien sind in der jeweils aktuellen Fassung der
Ausbildungsrichtlinie des Bezirksamtes Neukölln von Berlin zu finden. Im Rahmen von
Interessensbekundungsverfahren wird den Bedarfen der Dienststellen und den Wünschen
und Entwicklungsvorstellungen der übernommenen Dienstkräfte bestmöglich entsprochen.
Kooperationen mit anderen Organisationen, insbesondere mit dem Bundeskanzleramt,
der Hermann von Helmholtz-Oberschule, mit Hochschulen, Verwaltungen von Partnerstäd-
ten Neuköllns oder auch mit der Berliner Julius-Leber-Kaserne, führen zu einem Austausch
mit anderen Auszubildenden und sollen auch künftig gepflegt werden.
Über die eigene Ausbildung hinaus bietet das Bezirksamt Neukölln von Berlin auch externen
Nachwuchskräften die Möglichkeit, die vielfältigen Aufgaben im Bezirk kennenzulernen und
sich selbst zu präsentieren. Zu diesem Zweck wird verstärkt für Praktika mit unterschiedli-
cher Dauer und differenziertem Anspruch für Schüler_innen, Auszubildende anderer Be-
rufsausbildungseinrichtungen sowie Studierende geworben. Zudem begrüßt es das Be-
zirksamt Neukölln von Berlin, wenn Rechtsreferendare_innen, Regierungsinspektor_innen,
Regierungsräte_innen sowie Trainees der Senatsverwaltung für Inneres und Sport im Be-
zirksamt Neukölln von Berlin eine Praxisstation während ihrer Probezeit absolvieren. Auf
diesem Wege soll der potenzielle Verwaltungsnachwuchs identifiziert, langfristig gewonnen
und nachhaltig gefördert werden.
Gute Ausbildung braucht Zeit, zusätzliche Arbeitskraft und eigene kontinuierliche Fort-
bildung. Hierzu wird die Dienststelle gemeinsam mit dem Ausschuss für Personalmanage-
ment weitere Maßnahmen zur Unterstützung der Ausbilder_innen entwickeln. Aktuell sind
10Inhouse-Schulungen für Praxisanleiter_innen in Vorbereitung, z. B. zu rechtlichen Fragen der
Ausbildung sowie zur Beurteilung von Auszubildenden.
2) Betriebliches Gesundheitsmanagement und externe Mitarbeiter_innenberatung
„Sei gut zu dir, denn wir brauchen dich.“ Unter diesem Motto bietet das Bezirksamt Neukölln
von Berlin seinen Beschäftigten viel Unterstützung beim Erhalt ihrer Gesundheit und Ar-
beitsfähigkeit an. Seit 2007 gibt es ein Betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM),
das die Führungskräfte und die Beschäftigten für Gesundheitsthemen sensibilisiert und zu
einer gesunden Lebensführung animiert.
Dies beinhaltet ständige Angebote gesundheitsfördernder Maßnahmen wie Krav Maga
(Selbstverteidigungstechnik), Pilates, Rückenfit oder die Mobile Massage. Diese Angebote
werden durch einzelne Gesundheits-Aktionen und punktuelle Angebote ergänzt. So führt
das Haus möglichst jährlich einen Gesundheitstag und einen Tag „Treppe statt Fahrstuhl“
durch. Zukünftig wird es weitere punktuelle Angebote geben wie Weightwatchers@Work,
Rauchfrei-Kurse, Aktionen zum Impfschutz („Denk’ an den Impfschutz“) und Pendeln mit
dem Fahrrad („Mit dem Rad zur Arbeit“). Zudem ist das Bezirksamt jedes Jahr mit mehreren
Laufteams bei der Berliner Wasserbetriebe 5x5 km Team-Staffel vertreten. Die Beschäftig-
ten werden regelmäßig über Gesundheitsaktionen von Krankenkassen oder anderen Akteu-
ren informiert und können von Kooperationen mit Fitnessstudios profitieren.
Dieses klassische Gesundheitsmanagement durch Sport und Fitness ist eng verzahnt mit
Maßnahmen zur Personalentwicklung und zum Arbeitsschutz. Viele von den rund 1800 Be-
schäftigten stehen im direkten Kontakt zu den Bürger_innen. Dabei kommt es immer wieder
zu Konflikten, die bei den Beschäftigten zu Stress führen. Hier sollen die Betroffenen Unter-
stützung erfahren. Dafür wird den Beschäftigten seit 2010 im Rahmen eines Employee As-
sistance Programs (EAP) eine kostenfreie, externe und anonyme Mitarbeiter_innen-
Beratung angeboten. Neben der Stressbewältigung bietet diese ein breites Spektrum an
Leistungen:
• Psychologische Beratung: Beratung bei emotionalen und persönlichen Problemen;
Die Berater_innen können bei der Auswahl und der Terminfindung bei einer Thera-
peutin oder einem Therapeuten helfen.
• Beratung in allgemeinen Sachfragen und Lebenslagen: Kinderbetreuung, Pflege
von Angehörigen, Schwierigkeiten bei der Wohnungssuche etc.
• Beratung bei arbeitsbezogenen Fragen: Umgang mit Stress, Zeit- und Selbstma-
nagement, betriebsinterne Konflikte etc.
• Suchtberatung
• Unterstützung von Führungskräften: Beratung im Umgang mit auffälligen oder psy-
chisch kranken Mitarbeiter_innen
• Familienservice: Beratung zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie, Kinderbetreu-
ungsangebote, Beratung bei Krankheit und Pflegebedürftigkeit etc.
Die zahlreichen Auszeichnungen, die das Bezirksamt Neukölln von Berlin für sein Gesund-
heitsmanagement erhalten hat, sprechen für sich. Dazu gehören der „Deutsche Unterneh-
menspreis Gesundheit 2013“ in der Kategorie Verwaltung, die Auszeichnungen als „Corpora-
te Health Company“ in den Kategorien „Prädikat“ (2012), „Finalist“ (2015) sowie „Exzellenz“
(2013 und 2015) im Rahmen des „Corporate Health Award“ oder auch die Aufnahme in die
Datenbank der „Top 100 Unternehmen“ in der Kategorie „Gute Unternehmenspraxis“ durch
die „Initiative neue Qualität der Arbeit“ im Jahr 2014. Die angebotenen Maßnahmen des Be-
trieblichen Gesundheitsmanagements werden regelmäßig weiterentwickelt und neu justiert.
113) Vereinbarkeit von Familie und Beruf
Die gute Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch die Möglichkeit der Teilzeitbeschäfti-
gung und durch flexible Gleitzeitregelungen ist ein wichtiges Merkmal für die Attraktivität
des Bezirksamtes als Arbeitgeber. Sie ist zentraler Bestandteil der Politik der Chancen-
gleichheit und kann zugleich zu einer höheren Zufriedenheit und Produktivität der Be-
schäftigten führen. Dazu gehört eine entsprechend fördernde Einstellung seitens der Dienst-
stelle sowie der Führungskräfte, die hier eine Vorbildfunktion einnehmen. Instrumente zur
besseren Vereinbarkeit sollen dauerhaft weiterentwickelt werden. Dazu gehören beispiels-
weise flexible Arbeitszeitmodelle, Möglichkeiten der Telearbeit unter Berücksichtigung
dienstlicher Belange und nach Maßgabe bestehender landesweiter Regelungen oder auch
familienunterstützende Dienstleistungen. Einen wichtigen Beitrag leistet das Eltern-Kind-
Zimmer, das beispielsweise bei einem Ausfall der Kinderbetreuung kurzfristig zur Verfügung
steht und der Familienservice der externen Mitarbeiterberatung.
4) Diversity Management
Die Vielfalt und Heterogenität Neuköllns sollen sich durch ein gelebtes Diversity Manage-
ment auch in der Beschäftigtenstruktur des Bezirksamtes widerspiegeln. Die individuelle
Verschiedenheit des Personals wird als wertvolle Ressource verstanden. Das Personalma-
nagement verfolgt das Ziel, diese Ressource für das Bezirksamt Neukölln von Berlin nutzbar
zu machen.
a) Ein wichtiges Leitbild bleibt dabei Gender Mainstreaming, verstanden als dauerhafter
und komplexer Organisationsentwicklungsprozess mit dem Ziel der Chancengleichheit und
Geschlechtergerechtigkeit. Ziel ist es dabei, Unterrepräsentanzen in den jeweiligen Berufs-
gruppen sowohl bei Frauen als auch Männern abzubauen. Auf eine möglichst ausgewo-
gene Durchmischung achten sowohl die Dienststelle als auch die Beschäftigtenvertretungen
bei den Einstellungsverfahren. Das Thema Gender Budgeting spielt bei der geschlechter-
gerechten Verteilung von finanziellen Ressourcen durch die öffentliche Hand eine immer
größere Rolle. Dies gilt auch für das Bezirksamt Neukölln von Berlin. Im Rahmen der Nach-
wuchskräftegewinnung für die Ausbildungsgänge und die neu aufgelegten dualen Studien-
gänge wird ein besonderes Augenmerk auf den gleichstellungsorientierten Ressourcen-
einsatz gelegt. Zielstellung ist hierbei insbesondere die Gewinnung von jungen Menschen
für Berufsfelder, in denen sie bislang unterrepräsentiert sind, z. B. Frauen für den Bereich
Technik und Männer im Sozialbereich, um langfristig ein ausgeglichenes Geschlechterver-
hältnis in den zahlreichen unterschiedlichen Arbeitsbereichen des Bezirksamts Neukölln von
Berlin zu erreichen.
In diesem Zusammenhang wird auch die vertrauensvolle Zusammenarbeit mit der Frauen-
vertreterin fortgeführt, die auf die Einhaltung der rechtlichen Vorgaben des Landesgleich-
stellungsgesetzes achtet und zu diesem Zweck über umfassende Beteiligungsrechte verfügt.
Das Bezirksamt Neukölln von Berlin aktualisiert zudem alle zwei Jahre den Frauenförder-
plan, dessen jeweils aktuelle Fassung diesen Leitlinien als Anlage beigefügt ist. Das Be-
zirksamt Neukölln von Berlin stellt sich den darin formulierten Herausforderungen und wird
die Ausführungen in § 8 Abs. 1 LGG beachten. Die Frauenvertreterin ist an der Fortschrei-
bung und Anpassung des Frauenförderplanes gem. § 4 Abs. 4 LGG zu beteiligen.
In vielen Beschäftigtengruppen liegt der Frauenanteil aktuell bei weit über 50 Prozent. Insge-
samt sind 65 Prozent der Beschäftigten des Bezirksamtes Neukölln von Berlin Frauen.
Auch bei den Leitungspositionen des höheren Dienstes wurde das Ziel erreicht, dass min-
destens 50 Prozent der Stellen von Frauen besetzt sind (52,6 Prozent; Stand 2014).
b) Gemeinsam mit der Schwerbehindertenvertretung verfolgt das Bezirksamt Neukölln von
Berlin weiterhin das Ziel der Inklusion von Beschäftigten mit Behinderung. Bereits in der
Vergangenheit wurden Gebäude des Bezirksamtes unter Einbindung der Betroffenen auf
12bestehende Barrieren hin überprüft und die Ergebnisse von der Bezirksbeauftragten für Men-
schen mit Behinderung zusammengefasst. Bestehende Barrieren sollen im Rahmen des
Möglichen kontinuierlich verringert, bedarfsgerechte Arbeitsmittel, insbesondere auch Soft-
wareprodukte, angeschafft und Anregungen von Betroffenen umgesetzt werden. Zudem soll
Barrierefreiheit auch „in den Köpfen“ erreicht werden, in dem Sinne, dass die Zusammenar-
beit von Menschen mit und ohne Behinderung keine Besonderheit mehr darstellt. Einen
wichtigen Beitrag leistet dazu die Mitwirkung der Schwerbehindertenvertretung, die über
zahlreiche Beteiligungsrechte verfügt und eine wichtige Ansprechpartnerin für die 172 beim
Bezirksamt beschäftigten Schwerbehinderten darstellt (Stand Februar 2016).
c) Ein wesentlicher Baustein eines erfolgreichen Diversity Managements besteht in der inter-
kulturellen Öffnung des Bezirksamtes sowie der Beschäftigung von Menschen mit Migra-
tionshintergrund, die heute über 40 Prozent der Neuköllner Bevölkerung ausmachen. In-
terkulturelle Kompetenz stellt bei der Personalentwicklung eine Schlüsselqualifikation dar.
So werden beispielsweise aktuell in Zusammenarbeit mit dem BQN Berlin e. V. Diversity-
Trainings für Auszubildende und Mitarbeiter_innen des Bezirksamtes vorbereitet. Das Be-
zirksamt Neukölln von Berlin wird junge Menschen, deren Familien eine Migrationsgeschich-
te haben, weiterhin motivieren, sich für eine Ausbildung oder auf freie Stellen zu bewerben.
Es wird angestrebt, dass der Anteil von Jugendlichen mit Migrationshintergrund unter den
Auszubildenden das aktuell hohe Niveau behält (2015: 21 %). Das Leitbild zur interkultu-
rellen Öffnung unseres Hauses und insbesondere die darin formulierten Maßnahmen im
Bereich der Personalentwicklung sind Bestandteil dieser Leitlinien.
d) Ein weiterer wichtiger Aspekt ist eine enge und gute Zusammenarbeit zwischen jungen
Nachwuchskräften und den erfahrenen und lebensälteren Kollegen_innen. Gegenseiti-
ge Akzeptanz, Wertschätzung und Bereitschaft, Wissen und Erfahrungen weiterzugeben und
anzunehmen, sind eine wichtige Voraussetzung dafür, dass beide Seiten im gegenseitigen
Austausch voneinander profitieren können. Die Dienststelle wird diesen Prozess aktiv unter-
stützen und gemeinsam mit dem Ausschuss für Personalmanagement weitere Unterstüt-
zungsmaßnahmen entwickeln.
5) Führungskräfteentwicklung
Führungskräfte spielen beim behördlichen Personalmanagement eine zentrale Rolle, da sie
die individuellen Entwicklungspotenziale ihrer Mitarbeiter_innen am besten identifizieren kön-
nen. Sie strukturieren gemeinsam mit ihren Beschäftigten die Aufgaben und Prozesse in ih-
rem Verantwortungsbereich, so dass sie die nötigen Maßnahmen der Personalentwick-
lung früh erkennen und zu deren Umsetzung beitragen können.
Darüber hinaus haben Führungskräfte durch ihr Führungsverhalten erheblichen Einfluss auf
die Leistungsbereitschaft, Leistungsfähigkeit, Arbeitszufriedenheit sowie auf das körperliche
und psychische Wohlbefinden ihrer Mitarbeiter_innen. Zu diesem Zweck bietet das Be-
zirksamt eine Qualifikation zur „Gesundheitsorientierten Führung“ an, bei der die Füh-
rungskräfte für Zusammenhänge zwischen Gesundheit, Wohlbefinden, psychischen Belas-
tungen und Führungsverhalten sensibilisiert werden. Über den aktuellen Stand dieser Wei-
terbildungsmöglichkeit informiert der jährliche Gesundheitsbericht des Bezirksamtes Neu-
kölln von Berlin, der als Anlage dieser Leitlinien anzusehen ist.
Aufgrund ihrer Schlüsselposition beim Personalmanagement sollen Führungskräfte zu-
künftig noch stärker bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben und Verantwortung gestärkt wer-
den. Dafür soll künftig im Bezirk eine ganzheitliche und systematische Führungskräftequali-
fizierung mit geeigneten Instrumenten zur Anwendung kommen. Hier wird als Auftrag des
Ausschusses für Personalmanagement zurzeit ein Qualifizierungs- und Weiterbildungskon-
zept erstellt, das die Führungskräftequalifizierung für Bestandskräfte, aber auch für den Füh-
rungskräftenachwuchs beinhalten wird.
136) Qualifizierung und Aufstieg
Neben der systematischen Führungskräftequalifizierung ist die bedarfsgerechte Qualifizie-
rung und Weiterbildung der Mitarbeiter_innen ein weiteres Schlüsselinstrument erfolgrei-
chen Personalmanagements. Qualifizierungen sind zielgerichtet über die direkte Führungs-
kraft durch die Amtsleitungen bzw. SE-Leitungen zu genehmigen und an die/den Fortbil-
dungsbeauftragte_n im Hause weiterzuleiten. Darüber hinaus bleibt es jedem/jeder Mitarbei-
ter_in freigestellt, sich außerhalb des Dienstes weiterzubilden.
Die Angebotspalette der Dienststelle reicht von individuellen bis gruppenbezogenen außer-
und innerhäusigen Qualifizierungsmaßnahmen und Seminaren. Das vorrangige Angebot
der Verwaltungsakademie Berlin sowie des Instituts für Verwaltungsmanagement wird bei
Bedarf durch Angebote externer Fortbildungsträger ergänzt.
Die Teilnahme an den kosten- und zeitintensiven Aufstiegs- und Verwaltungslehrgängen
sowie Qualifizierungsreihen, die einerseits ein berufliches Fortkommen des Einzelnen er-
möglichen, aber maßgeblich von der Allgemeinheit getragen werden, sind eine besondere
Auszeichnung für den einzelnen Beschäftigten. Deshalb setzt die Teilnahme ein herausra-
gendes, weit über das üblicherweise geforderte Leistungsniveau und die Bereitschaft voraus,
sich auch außerhalb der regulären Dienstzeit mit Hausaufgaben und Prüfungsvorbereitungen
zu befassen. Zur Aufrechterhaltung des Dienstbetriebes ist die Teilnehmerzahl pro Abteilung,
die gleichzeitig an diesen Lehrgängen teilnimmt, jedoch begrenzt (in der Regel „1“). Die Ent-
scheidung darüber trifft der/die Bezirksbürgermeister/in auf Vorschlag der Dezernen-
ten_innen.
Entscheidungskriterien der Dienststelle sind
• Erfüllen der formalen durch Rundschreiben festgelegten Voraussetzungen,
• Berufserfahrung (bei Azubis mindestens 3 Jahre nach der Übernahme),
• eine herausragende und stetige Leistungskomponente (mindestens gut/B in den
Beurteilungen der letzten 3 Jahre),
• Fehlzeiten,
• Ergebnisse weiterer erforderlicher Auswahlverfahren (z. B. Testergebnisse der
VAk, Entscheidungen der landesweiten Auswahlkommission) sowie
• dienstliche Belange.
Voraussetzung für die zielgenaue Festlegung individueller Qualifizierungsmaßnahmen
durch die Dienststelle ist die Analyse des Qualifikationsbedarfs in Jahresgesprächen (siehe
Nr. 8 (3)) oder durch sonstige geeignete Analyseinstrumente wie das Potenzialerken-
nungsverfahren. Darüber hinaus geben die regelmäßig fortzuschreibenden, bereichsspezi-
fischen Personalbedarfsplanungen Hinweise zu erforderlichen individuellen oder gruppenbe-
zogenen Schulungsmaßnahmen.
(3) Ausstiegsphase
1) Wissensmanagement
Ausscheidende Mitarbeiter_innen verfügen über ein hohes Maß an spezifischem Verwal-
tungswissen. Durch Maßnahmen des Wissensmanagements ist das Bezirksamt Neukölln
von Berlin bestrebt, dieses Wissen als Ressource für das Bezirksamt zu erhalten. Ein zentra-
les Instrument stellt der Wissenstransfer dar – beispielsweise durch rechtzeitige Doppel-
besetzungen von Stellen für eine effektive Übergabe. Für die Haushaltsjahre 2016 und 2017
hat die Senatsverwaltung für Finanzen weitere Mittel sowohl für Stellendoppelbesetzungen
als auch für Seniorcoachings für Fälle des Ausstiegs von Mitarbeiter_innen mit Spezialwis-
sen oder Führungsfunktion zur Verfügung gestellt.
14Seit dem 01.05.2015 sind eine behördliche Wissensmanagerin sowie mehrere Dialog-
begleiterinnnen im Hause eingesetzt. Diese sorgen für die sukzessive Implementierung
geeigneter Instrumente des Wissensmanagements – genannt seien beispielhaft Wissens-
landkarten, Wissenstransferpläne, Ansprechpartner_innenlisten und die Aufstellung offe-
ner Vorgänge. Ziel ist es, die Beschäftigten für die Relevanz der Wissensweitergabe zu
sensibilisieren und auch losgelöst von konkreten Instrumenten eine „Kultur des Wissens-
transfers“ zu implementieren, nachhaltig weiterzuentwickeln und zu verstetigen.
2) Unterstützung der Beschäftigten in der Ausstiegsphase
Die reguläre und vorzeitige Ausstiegsphase (z. B. 63-Regelung, Resturlaub, ATZ) ist durch
das behördliche Personalmanagement rechtzeitig zu planen und vorzubereiten. 18 Monate
vor dem geplanten Ausstieg (vorzeitig oder regulär) führt die unmittelbare Führungskraft mit
dem/der betroffenen Mitarbeiter_in ein Gespräch, um die notwendigen Maßnahmen im Zu-
sammenhang mit dem Ausstieg, z. B. Wissensmanagement, zu erörtern und sofern erfor-
derlich, über die nächsten Vorgesetzten über AV- und/oder Amtsleitung zur weiteren Veran-
lassung weiterzuleiten. Der/die Wissengeber_in wird bei der Aufbereitung der Daten und
Unterlagen für den Wissenstransfer durch das behördliche und zentrale Wissensmanage-
ment unterstützt. Die notwendigen Zeitressourcen werden dafür zur Verfügung gestellt.
Bei vertraulichen Anliegen, die mit der Ausstiegsphase zusammenhängen, steht auch hier
die externe Mitarbeiterberatung zur Verfügung.
8. Controlling
(1) Fortschreibung der abteilungs- bzw. bereichsscharfen Einzelkonzepte
Die Verantwortung der Fortschreibung der abteilungs- bzw. bereichsspezifischen Personal-
bedarfsplanungen liegt bei der jeweiligen Amts- und AV-Leitung. Diese werden, wie unter
Nr. 4 ausgeführt, mindestens jährlich zum 01.01. aktualisiert und fortgeschrieben und dem
Steuerungsdienst – Bereich zentrales Personalmanagement – übermittelt.
(2) Evaluation, Dokumentation und Berichtsform
Sowohl die Evaluation als auch die Anpassung dieser Leitlinien erfolgt einmal jährlich auf
Veranlassung des zentralen Personalmanagements der Dienststelle in Abstimmung mit dem
örtlichen Ausschuss für Personalmanagement.
Ebenfalls einmal jährlich erfolgt im gleichen Turnus der Bericht dazu an das Bezirksamt
Neukölln von Berlin und die BVV (jährliche Vorlage).
(3) Verantwortung der Führungskräfte
Für die Führungskräfte ergibt sich aus diesen Leitlinien eine Verpflichtung, die darin enthal-
tenen Vorgaben umzusetzen und dies durch Gespräche, Vereinbarungen und Vorgaben mit
unmittelbar unterstellten Führungskräften und Mitarbeiter_innen sicherzustellen. In Jahres-
gesprächen und/oder Personalentwicklungsgesprächen werden das Erfordernis und die Um-
setzung von Personalentwicklungsmaßnahmen thematisiert und vereinbart.
Dem Jahresgespräch kommt dabei eine Schlüsselfunktion zu, da es u. a. die Erörterung
und Vereinbarung von individuellen Personalentwicklungsmaßnahmen (z. B. Qualifizierung,
Fortbildung, Rotation) beinhaltet und jedem/jeder Mitarbeiter_in durch dessen/deren Füh-
rungskraft einmal im Jahr angeboten werden soll. Zu weiteren Inhalten wird auf die landes-
weiten Leitlinien für Personalentwicklung Punkt 2.3.1 „Jahresgespräch“ verwiesen. Danach
werden die wichtigsten Vereinbarungen aus dem Gespräch schriftlich fixiert und von den
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