Die Wahrheit über Microsoft Lync 2013
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Die Wahrheit über Microsoft Lync 2013 Im August 2013
Die Wahrheit über Microsoft Lync 2013
Zweifelsfrei hat Microsoft in den letzten Jahren - beginnend mit dem Live Communications Server, über den Office
Communications Server und Lync 2010, sowie dem heutigen Lync 2013 - diverse Optimierungen vorgenommen.
Dies sollte allerdings nicht darüber hinwegtäuschen, dass Microsoft mit Lync sehr spezifische Kundensegmente
adressiert. Der Einsatz in der eigenen Unternehmensumgebung muss genauestens abgewägt werden!
Der Nutzerfreundlichkeit des Microsoft-Lync-Clients steht eine sehr komplexe Server- Landschaft gegenüber1. Es
lauern Kostenfallen - Im Falle von erhöhter Verfügbarkeit muss z.B. ein SQL Server Cluster mit entsprechender
(Zusatz-) Lizensierung aufgebaut werden. Wenn Fremd-Systeme adaptiert werden müssen oder Interoperabilität
gefordert wird, zeigt die Erfahrung, dass Microsoft sich schnell zurückzieht.
Dieser kurze Überblick soll daher die Hürden bei der Einführung von Microsoft-Lync aufzeigen. Außerdem zeigt das
Papier die zu erwartenden Einschränkungen und versteckte Kosten auf.
Microsoft-Lync alleine kann nur sehr selten eine vorhandene
Kommunikationsumgebung ablösen
Es gibt die unterschiedlichsten Gründe, warum der Microsoft-Lync-Client auf dem Desktop-PC zum Einsatz kommen
soll. In den seltensten Fällen allerdings ist die über Jahre gewachsene Telekommunikations- Betriebsmannschaft bei
der Evaluierung von Microsoft-Lync beteiligt.
Daher stellt sich bei näherer Beleuchtung der Frage: "Kann Microsoft-Lync heute bereits eine Telefonanlage
ersetzen?" Die Erfahrung zeigt, dass dies nicht der Fall ist. So stellt sich später heraus, dass Microsoft-Lync dies aus
den unterschiedlichsten Gründen nur sehr selten leisten kann, da unzählige organisatorisch notwendige, aber auch
liebgewonnene technische Leistungsmerkmale klassischer und neuzeitlicher IP-Kommunikationslösungen seitens
Microsoft-Lync nicht unterstützt werden.
Aus diesem Grund - oder weil die vorhandene Kommunikationslösung noch nicht zur Ablösung ansteht, wird häufig
nach einer geeigneten Integration bzw. Adaption von Microsoft-Lync und dem jeweils aktuell bestehenden
Kommunikationssystem gesucht. Oft besteht die Grundidee darin, die Modalitäten IM/Presence, E- Directory,
Webcollaboration, Voicemail, Sprache, Telepresence, etc. voneinander getrennt zu betrachten...
Microsoft-Lync lässt sich nicht verlustfrei integrieren oder adaptieren
Es existieren verschiedene Adaptions- Szenarien, um Microsoft-Lync in das bevorzugte Kommunikationssystem
einzubinden. Allerdings sind die Nutzer dann mit einer reduzierten Microsoft-Lync- Funktionalität konfrontiert. Man
muss daher genau evaluieren, welche Anwendergruppen dann noch Microsoft-Lync integrierte Kommunikation nutzen
können.
Adaptions-Szenario I – Direct SIP/Simultaneous Ring:
Bei dieser Methode wird zwischen dem Kommunikationssystem und Microsoft-Lync eine Verbindung auf Basis SIP
hergestellt. Somit kann zwischen beiden Welten zunächst einmal “telefoniert” werden, sofern die dabei üblicherweise
auftretenden Kompatibilitätsherausforderungen mittels eines zusätzlichen Session Border Controller (vereinfacht: SIP-
Firewall) hergestellt wurden. In diesem Zusammenhang ist insbesondere bei großen Organisationen mit mehreren
Standorten ein erheblicher technischer Aufwand einzuplanen, um an den einzelnen Standorten die Verbindung
zwischen Microsoft-Lync und dem jeweiligen Kommunikationssystem herzustellen.
Bei dieser Methode werden eingehende Gespräche sowohl am Tischtelefon des Kommunikationssystems, wie auch
am integrierten PC-Softphone des Microsoft-Lync-Clients signalisiert und können jeweils individuell
entgegengenommen werden.
1
http://technet.microsoft.com/en-us/library/gg398797.aspx
1Dieser Ansatz erlaubt nicht die Initiierung der Wahl aus Microsoft-Outlook heraus. Man kann das Tischtelefon nicht
zum automatischen wählen ansteuern. Innerhalb des Microsoft-Lync-Clients wird der Belegt- oder Frei-Status des
jeweiligen Tischtelefons nicht signalisiert.
Daher eignet sich diese Methode bestenfalls für Anwender, die häufig unterwegs sind. Auch für Heimarbeitsplätze, die
über ihren PC telefonieren wollen, kann einfache Erreichbarkeit gewährleistet werden. Stationäre Anwender mit
eigenem Arbeitsplatz im Unternehmen müssten bei der Initiierung des Gesprächs aus Microsoft-Outlook (abgehend)
immer über das PC-Softphone des Microsoft-Lync-Clients telefonieren.2
Adaptions-Szenario II – Remote Call Control (RCC):
Bei dieser Methode wird zwischen dem Kommunikationssystem und Microsoft-Lync eine Verbindung auf Basis eines
proprietären Microsoft-Protokolls (SIP/CSTA3) hergestellt, welches dazu dient, Tischtelefone seitens des Microsoft-
Lync-Clients oder aus dem bspw. Microsoft-Outlook zum automatischen Wählen anzuregen. Die Verbindung hierbei
ist allerdings hierbei auf die Sprachübertragung beschränkt, da sämtliche Video-Funktionalitäten des Microsoft-Lync-
Clients nach der Einrichtung von RCC administrativ außer Betrieb gesetzt werden.
In diesem Zusammenhang ist zusätzlich zu berücksichtigen, dass Anwender, die häufig unterwegs sind oder vom
Heimarbeitsplatz aus arbeiten, keine Möglichkeit haben, zwischen der vorher beschriebenen automatischen
Tischtelefon-Steuerung und dem integrierten PC-Softphone des Microsoft-Lync-Clients umzuschalten. Eine
wechselnde Nutzung von Tischtelefon und integriertem PC-Softphone ist daher ausgeschlossen.
Daher wendet sich diese Methode vorrangig an stationär arbeitende Mitarbeiter, die auf eine Video-Integration
verzichten können4.
Adaptions-Szenario III – Herstellerspezifisches-Lync-PlugIn
Da keine der beiden vorhergehend beschriebenen Methoden wirklich befriedigend funktioniert, bedient sich dieses
Szenario eines Microsoft- Lync Plugins. Dieses Plugin übernimmt die Aufgaben der Steuerung der jeweiligen
Telekommunikationsinfrastruktur für Telefonsteuerung, Softphonefunktion sowie ggf. die Integration von Video. Der
Microsoft-Lync-Client ist für Instant-Messaging und Presence verantwortlich - das herstellerspezifische PlugIn
sowohl für die Sprach- wie auch die Videokommunikation inklusive Ankopplung der Voicemail.
Problematisch dabei ist allerdings die Tatsache, dass eine solche Integration nur auf Basis der seitens Microsoft vor-
und freigegebenen Softwareschnittstellen (API) möglich ist, was diverse Einschränkungen mit sich bringt.
Im direkten Vergleich zur nativen Bedienbarkeit von Microsoft-Lync fällt hierbei negativ auf, dass bestimmte
Funktionen (z.B. Wahl nicht direkt über entsprechenden Funktionsbutton, sondern nur über Kontext- Menü, ....)
aufgrund fehlender Softwareschnittstellen nur über Umwege realisiert werden können. Die Anwenderfreundlichkeit
bleibt auf der Strecke.
Diese Methode ist daher nur sinnvoll, wenn äußere Umstände den Einsatz des Microsoft-Lync-Cients zwingend
erforderlich machen, ohne dabei auf geschäftlich notwendige und liebgewonnene Leistungsmerkmale des
bestehenden Kommunikationssystems verzichten zu wollen5.
2
http://technet.microsoft.com/en-us/library/gg398672.aspx
3
Da der Lync Server die TK-Signalisierungsstandards TAPI und CSTA nicht versteht, werden für die Anbindung noch weitere
Komponenten benötigt:
Der Cisco Unified Communications Manager beherrscht von Hause aus SIP/CSTA
Für die Siemens HiPath 4000 muss der „Siemens CAP Server“ bei der TK Anlage lizensiert sein
Alternativ: TAPI Treiber vom Hersteller oder ECSTA Treiber von Estos für jede anzubindende TK-Anlage (separat
lizensiert)
Call Control Gateway Software für die Umsetzung des TAPI Protokolls auf SIP/CSTA für den Microsoft-Lync Server
selbst
Damit stehen dem Anwender dann Basis- CTI Funktionen für Rufaufbau, Rufannahme, Weiterleitung, Signalisierung eingehender
Anrufe und Telefonstatus-Informationen zur Verfügung. Voraussetzung für die Remote Call Control Funktionen ist, das die
jeweiligen Nutzer mindestens mit der Standard CAL und Plus CAL lizenziert sind.
4
http://technet.microsoft.com/en-us/library/gg558658.aspx
5
http://www.cisco.com/en/US/products/ps11390/index.html
2Massive Erhöhung der Betriebskosten, wenn eine Adaption angestrebt
wird...
Zwei eigenständige Kommunikationslösungen – welche ja bei der Adaption betrieben werden müssen – verursachen
Aufwand und damit zusätzliche Kosten.
Das Fehlerpotenzial ist erhöht und von keinem der beiden Kommunikationslösungshersteller gibt es ein
übergeordnetes – gar integriertes Management.
Das Konfigurations- und Betriebsmanagement solcher Lösungen führt erfahrungsgemäß zur Verdopplung der
Betriebskosten.
Zusätzlich sollte man sich auf den Aufwand für die stetige Synchronisation der beiden Konfigurationen, sowie
umfangreiche Tests vor notwendigen Release-Updates bei professionellem Betrieb einstellen.
Hochverfügbarkeit für entfernte Standorte...
Hochverfügbarkeit, bzw. der Notfall-Absicherung von entfernten Standorten verdient besondere Aufmerksamkeit!
Neben der notwendigen Kopplung zum bestehenden Kommunikationssystem bietet Microsoft verschiedene Optionen
innerhalb der sogenannte Branch- Site Resiliency6 an, die bei Ausfall der WAN-Konnektivität die selbstständige
Überlebensfähigkeit der Standort-Kommunikation sichern soll. Ob und in welchem Umfang die von Microsoft
angebotenen Maßnahmen ausreichend sind, sollte in Abhängigkeit von den jeweiligen Anforderungen daher
genauestens geprüft und bewertet werden. Der Aufwand für eine solche Lösung (Remote Registrar, Mediation
Server, PSTN- Gateway, SQL- Server für dezentrale Speicherung) ist enorm...
Microsoft Lync ist doch aber eigentlich der Defacto-Standard in
Microsoft-Windows-Umgebungen...
Microsoft Lync wird mit dem Office 2013 Pack automatisch mit installiert. Lizenztechnisch wird Lync aber vollkommen
separat behandelt. Für die interessanten Leistungsmerkmale UC- und PBX Call- Control, Visual Voicemail, Notruf-
Funktionalität (E911), Wahl in das PSTN und Empfangen von Rufen aus dem PSTN beispielsweise ist die Microsoft
„Plus CAL“ nötig7...
Sowohl Microsoft-Lync, wie auch Collaboration-Lösungen anderer Hersteller setzen auf dieselben
Softwareschnittstellen auf, um bspw. den Presence-Status in Microsoft-Outlook anzuzeigen oder aus Microsoft-
Outlook eine abgehende Wahl zu initiieren. Daher ist die Aussage, Microsoft-Lync sei quasi der „Defacto-Standard in
Microsoft- Windows- Umgebungen“ nicht richtig. Auch Lösungen anderer Hersteller bieten denselben Funktions-
und Integrationsumfang wie Microsoft- Lync8.
Microsoft Lync basierte Telefonie reduziert Kosten: Microsoft-Lync ist
kostenfrei im Enterprise Agreement oder der Core-CAL enthalten...
IT- Leiter und CIO’s glauben, mit einer Microsoft Lync- Telefonie- Installation Kosten zu senken. Vermutlich werden
sie das mit der Erstinstallation sogar, wenn die Ansprüche gering sind. Das Problem besteht aber in den extrem
schnell wachsenden Folgekosten. Studien belegen: unter den Anbietern von Kommunikationslösungen schneidet
Microsoft abgeschlagen am teuersten ab. Kostengünstig sind NEC, ShoreTel und Cisco 9 (vor Siemens, Alcatel/Lucent
und Avaya, die auch als teuer eingestuft werden).
1. Neben den Microsoft-Lync-Client-Lizenzen werden diverse Microsoft-Lync-Server-, Windows-Server- und
SQL-Server-Lizenzen benötigt, um zumindest softwareseitig betriebsfähig zu sein. Hinsichtlich der
Beschaffungskosten für die notwendigen Lizenzen des Microsoft-Lync-Clients, sowie der notwendigen
Server-Lizenzen versucht Microsoft i.d.R. im Rahmen seiner Volumen-Lizenzierung die realen Kosten zu
6
http://technet.microsoft.com/en-us/library/gg398234.aspx
7
http://aka.ms/tnydo0 und auch hier: http://office.microsoft.com/en-us/lync/microsoft-lync-licensing-overview-lync-for-multiple-
users-FX103789668.aspx
8
http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=23841
9
http://www.nojitter.com/post/240150668/considering-lync-for-telephony-plan-for-rising-opex
3verwässern. Wir raten daher einen intensiven Blick auf die mit der Volumenlizenzierung zwingend
zusammenhängenden Software-Wartungskosten (Software-Assurance) zu werfen. Sie liegen nicht selten
bei jährlich 25-30% der Beschaffungskosten. Nach spätestens vier Jahren wären damit die initialen
Beschaffungskosten alleine durch die Wartungsverträge überstiegen. Microsoft sorgt so für eine verdeckte
und erzwungene Neubeschaffung im 4- Jahresrhythmus....
2. Es sollte genauestens hinterfragt werden, welche Lizenzen genau im Rahmen einer Volumenlizensierung
beinhaltet sind, da zum vollständigen Betrieb einer Microsoft-Lync-Installation drei Lizenzen mit
unterschiedlichen Funktionen notwendig sind.
3. Im Rahmen der Microsoft-Core-CAL-Suite bspw. ist der Microsoft-Lync-Client ausschließlich für Instant-
Messaging und Presence, sowie interne Punkt-zu-Punkt Telefonie und Video auf dem PC nutzbar. Mit der
Microsoft-Enterprise-CAL wird der Microsoft-Lync-Client zwar Konferenz-fähig, aber um bspw. einen
simplen Telefonanruf in das öffentliche Netz zu tätigen oder von einem externen Video-Teilnehmer
angerufen zu werden, ist bereits die höchstwertige Lync-Plus-CAL notwendig, die wiederum mindestens die
Lync-Standard-CAL voraussetzt. Somit sind weder die Microsoft-Core-CAL noch die Microsoft-Enterprise-
CAL ausreichend, um ein Kommunikationssystem auch nur annähernd zu ersetzen, außerdem sind pro
Microsoft-Lync-Enterprise-Server die jeweilig notwendigen Serverlizenzen zusätzlich zu berücksichtigen.10
4. Die gesamte Leistungsfähigkeit des Microsoft- Lync Clients 2013 wird erst mit Microsoft Office 2013
entfaltet. Dies bedeutet ggf. ein Upgrade der vorhandenen Microsoft-Office-Suite und des Microsoft-
Exchange-Servers. Lösungen anderer Hersteller sind oftmals weniger anspruchsvoll und erlauben häufig
sogar noch die Nutzung unter Microsoft-Office 200311.
5. Nicht zu vergessen ist, dass notwendige Hardware für Telefone, Hand- und Headsets, Videokonferenz-
Systeme, Gateways für den Übergang in das öffentlich ISDN Netz und den Anschluss von analogen
Endgeräten, sowie den Session Border Controllern für den Anschluss an SIP-Provider, Load Balancer und
Server, genauso wie bspw. 3rd. Party Software für Contact Center etc. zusätzlich beschafft werden muss.
Microsoft bietet keine Ende-zu-Ende-Lösung aus einer Hand!
6. Bereits erwähnt wurden die Folgekosten der Microsoft- Lync Installation durch die Software-Wartungskosten
(Software-Assurance). Auch die Kosten für Fremdhard- und Software wurden erwähnt. In der Regel sind
aber auch hier Software- Wartungskosten zu erwarten und müssen daher in die Gesamtkostenbetrachtung
mit einfließen12.
7. Microsoft bietet keinen vereinheitlichten, zentralen Technischen Helpdesk an, der die verschiedenen Hard-
und Softwareelemente unterstützen könnte. Gerade in inhomogenen Umgebungen wird so die
Störungsbeseitigung erschwert und verzögert, da die jeweiligen Hersteller kontaktiert werden müssen und
jeweils nur Teilelemente betreut werden. Die Erfahrung zeigt, dass gerade in komplexen UC- Infrastrukturen
ein übergreifendes Troubleshooting unverzichtbar ist!
Microsoft-Lync-fähige-Endgeräte und was wirklich dahinter steckt...
Microsoft selbst fertigt keinerlei Endgeräte. Diese werden in folgende Kategorien eingeteilt:
1. USB- Audio- und Video Devices
2. IP- Phones “Optimized for Lync 2013” mit Lync Phone Edition (“Aries”)
3. IP- Phones “Compatible with Lync 2013” mit Funktions- Garantie für Basis- Call- Funktionen
Überwiegend kommen Endgeräte zum Einsatz, die eigentlich keine Telefone im eigentlichen Sinn sind, sondern
lediglich Interfaces für Video und Audio für den PC (Kategorie 1). Der PC muss dann immer eingeschaltet sein, wenn
man Anrufe entgegen nehmen will.
Die auch erhältlichen Tischtelefone „Optimized for Lync2013“ funktionieren zwar autark als Endgerät, bedürfen aber
der USB- Verbindung, um bspw. aus Microsoft-Outlook die Wahl zu initiieren.
Andere Hersteller erlauben im Vergleich die Steuerung von Standard VoIP-Endgeräten, TelePresence-Terminals und
sogar Analog-Telefonen aus Microsoft-Outlook heraus, ohne dass hierzu ein USB-Kabel notwendig wäre.
Die Microsoft- Aries- Firmware läuft auf Hardware von Polycom, Aastra und HP. Die Spezifikationen stammen von
Microsoft. Die letzte Firmwaregeneration unterstützt nun auch Music on Hold (Wartemusik) ...
10
https://mspartner.microsoft.com/en/wi/pages/solutions/downloads/lync-2013-licensing-guide.aspx
11
http://technet.microsoft.com/en-us/library/gg412817.aspx
12
http://www.nojitter.com/post/240150668/considering-lync-for-telephony-plan-for-rising-opex
4Zu beachten ist die nicht konsistente Codecunterstützung. Beispielsweise unterstützen nicht alle Telefone den
etablierten G.729 Standard.
Zero Touch Deployment ist nicht möglich.
Lync Meeting Room’s werden auf Basis der Einzelplatz- Softwareclients aufgebaut. Microsoft- Partner wie Crestron,
Lifesize/Logitech, Polycom und Smart integrieren dann Raumtechnik wie Mikrofone, große Screens und PA- Technik.
Seit Anfang 2013 kann Microsoft alle Betriebssysteme/Plattformen mit einem konsistenten Client bedienen. Bei
Windows Phone, Android und IPhone/IPad allerdings sind Multi- Party Video und Shared Lync Meetings nicht
erhältlich.
Die Server- Anforderungen für Mobility sind allerdings beträchtlich 13:
Lync 2013 with Cumulative Update 1 or Office 365
Lync Edge Server Deployed
Reverse Proxy
Push Notification channel
Appropriate firewall configuration
DNS records set up correctly
Microsoft-Lync bietet standardmäßig eine tolle Video-Integration...
Die Video-Integration im Microsoft-Lync-Client benötigt zur Darstellung ab HD 720p-Video (1280x720Punkte) vier
Prozessorkerne14. Bei der Clientbeschaffung sollte das beachtet werden. Andere Hersteller kommen mit deutlich
geringeren Anforderungen an die PC-Hardware aus.
Das im Microsoft-Lync 2013 verwendete Video-Protokoll ITU-T H.264SVC (Scalable Video Coding) ist kein
Industriestandard, da es nur von sehr wenigen Videokonferenz-Anbietern überhaupt unterstützt wird. Die
Implementierungen sind ausserdem nicht kompatibel zueinander. Man wartet marktweit eher auf den
Nachfolgestandard ITU-T H.265 als das man in ITU-T H.264SVC investieren würde. ... ITU-T H.264AVC ist der seit
langem marktweit etablierte Standard für herstellerübergreifende Interoperabilität. Die übergreifende Funktion zu
bestehenden Videokonferenz-Systemen anderer Hersteller wird nachhaltig eingeschränkt.
Mit der Skype Akquisition muss man sich im Hause Microsoft auch überlegen, wie man Videointeroperabilität zwischen
Skype und Lync herstellen will. Skype benutzt Googles VP8 Codec, was dazu führt, dass Skype- zu Lync 2013-
Gespräche ohne dedizierten Interop- Dienst (kostenpflichtig und extern) kein Video zu sehen ist.
Zwischen dem Microsoft-Lync-Client und handelsüblichen Videokonferenz-Systemen existiert keine standardisierte
Möglichkeit, PC-Bildschirminhalte (Desktop-Sharing) zu übertragen bzw. auszutauschen. Im Rahmen der
Videokonferenz-Standardisierung müssen Bildschirminhalte auf Basis von ITU-T H.239 (bei Verwendung des H.323
Standards) oder mittels Binary Floor Control Protocol (BFCP - bei Verwendung des SIP-Standards) übertragen
werden. Seitens Microsoft- Lync kommt ein eigenes Protokoll zum Einsatz, das auf RDP basiert.
Die integrierte Mehrpunkt-Videokonferenz-Funktionalität (Microsoft-Video Gallery) des Microsoft-Lync-Servers ist
ausschließlich durch Microsoft-Lync-Clients nutzbar. Dies bedeutet, dass externe Video-Teilnehmer ausschließlich
Punkt-zu-Punkt-Video-Verbindungen aufbauen können und von Mehrpunkt-Konferenzen ausgeschlossen sind.
Um überhaupt mit externen Video-Teilnehmern konferieren zu können, ist ein zusätzliches Video-Gateways
notwendig.
13
http://technet.microsoft.com/en-us/library/hh690030.aspx
14
Bzw. bei 2./3. Generation der Intel HD Graphics im PC mit DXVA. http://technet.microsoft.com/en-us/library/jj688132.aspx
5Reprise
Heute werden mehr Tabletts und Smartphones verkauft als im Vergleich dazu PCs und Notebooks. Damit erhält Apple
mit IOS und Google mit Android eine führende Rolle im Betriebssystembereich. Das Microsoft-Surface-Tablet bleibt
deutlich hinter den Erwartungen von Microsoft zurück. Die Windows- Phones- 8- Geräte haben weltweit nicht mehr
als 3% Marktanteil. Diese Fakten sollten bei der Ausrichtung der Collaboration-Strategie eines Unternehmens
Beachtung finden. Microsoft verliert an Boden und liegt im Kampf mit immer mächtiger werdenden Marktteilnehmern.
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