Case Study Klopotek Software Implementierung - Produktplanungs- und -managementsystem (PPM)
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Case Study Klopotek Software Implementierung – Taylor & Francis Group
Seit mehr als 200 Jahren ist die Taylor &
Produktplanungs- und -managementsystem (PPM) Francis Group im Verlagsgeschäft tätig
und hat sich in den letzten zwei Jahrzehn-
ten zu einem führenden internationalen
Wissenschaftsverlag mit Niederlassungen
in Großbritannien (u. a. London, Brighton,
Basingstoke und Abingdon), den USA
(u. a. New York, Philadelphia und Boca
Raton), Singapur, Indien und Australien
Das Projekt ‘Global Tracking’ (GT) wurde in London mit den Schwerpunkten entwickelt.
Lektorat, Herstellung und Marketing begonnen. Durch GT haben sich die Taylor & Francis gehört zur Informa Unter-
Geschäftsprozesse innerhalb des Lektorats und der gesamte Workflow zwi- nehmensgruppe (www.informa.com).
schen Lektorat und Herstellung verbessert. Beispielsweise ist das Lektorat Informa plc ist ein internationaler Infor-
nun in der Lage, Vorkalkulationen auf Preislistenbasis vorzunehmen. Alle mationsanbieter für Wirtschaft und
notwendigen Informationen sind aus einer weltweit zugänglichen Daten- Wissenschaft.
Jährlich werden über 800 Zeitschriften
bank abrufbar. Die Software ermöglicht die globale Sicht auf Absatz und
sowie etwa 2.500 neue Bücher mit einer
Gesamtkosten der Produkte. Wir sprachen bei Taylor & Francis mit Jeremy
Backlist von mehr als 40.000 Fachtiteln
North, Managing Director (Books), und Nigel Eyre, Production Director
von Taylor & Francis herausgegeben.
(Books), in Milton Park, Abingdon, UK. Taylor & Francis liefert wissenschaftliche
Informationen auf höchstem Niveau an
Angehörige aus Wirtschaft, Universitäten
und wissenschaftlichen Einrichtungen.
SCHWERPUNKT
PPM: Lektorat, Herstellung,
Katalogmarketing
ZEITRAHMEN
November 2003 – Workshop in UK
Februar 2004 – Projektbeginn in UK
15.11.2004 – Einführung PPM in UK
27.03.2006 – go live in New York/USA
Nigel Eyre (l.) und Jeremy North diskutieren die Vorteile des „Global Tracking“ Projekts für Lektorat und STANDORTE
Herstellungsabteilung Abingdon und New York,
geplant in Boca Raton, Florida
Welche Fortschritte sind durch GT in den Pro- losen Übergang im Arbeitsablauf, und es
zessen innerhalb des Lektorats und zwischen ist möglich, dass verschiedene Teams auf KONTAKT
Lektorat und Herstellungsabteilung erreicht dieselben Informationen zugreifen können. Jeremy North, Managing Director
worden? Weiterhin besteht die Möglichkeit, den Taylor & Francis Books UK
JN: Zunächst einmal hat es uns eine neue Arbeitsablauf bei e-Books und Marketing- Jeremy.North@informa.com
Qualität gebracht, Projekte präzise zu planen. aufträgen in das GT System zu integrieren.
Wir haben jetzt von Anfang an die Flexibilität, Alec Price, Managing Director
auf Veränderungen im Projekt zu reagieren NE: Auch in den Herstellungsabteilungen Klopotek UK
und Informationen während des Prozesses zu können wir jetzt auf Informationen konzern- a.price@klopotek.com
verbessern. Das ist eine der wichtigsten Ver- weit zugreifen. Unsere Preislisten werden
änderungen für uns. beispielsweise von Mitarbeitern in Großbri- www.taylorandfrancisgroup.com
Zum anderen ist es jetzt viel einfacher, tannien, den USA, den Niederlanden und www.klopotek.de
geschäftsübergreifende Informationen in anderenorts eingesehen und weiterverarbei-
Lektorat und Herstellung gemeinsam zu tet. Es ist sehr hilfreich, mit nur einer Daten-
nutzen. Dadurch erhalten wir einen naht- bank zu arbeiten, die sowohl Lektorat als
auch die Herstellungsbereiche des Systems können. Das bietet uns natürlich einen hohen größte Nutzen des Systems, dass somit zur
beliefert. So vermeiden wir eine Menge dop- Grad an Flexibilität, Vertriebsprognosen an Gestaltung unserer künftigen Verlagsaus-
pelter Arbeit und reduzieren Fehler; insge- bestimmte Produktionsformen anzupassen. richtung beiträgt.
samt werden die Abläufe standardisiert und Außerdem sind wir in der Lage, härtere Vor-
damit effektiver. gaben an jedes Buch zu stellen, da wir auch Die technische Kalkulation basiert auf Preislisten
andere Faktoren mit einbeziehen, wie Break unterschiedlicher Lieferanten und auf verschie-
Das erweiterte Excel Spreadsheet liefert die even und Return on Investment. denen, in PPM gespeicherten Produktkriterien.
Herstellungsinformationen aus PPM, gleichzei- Taylor & Francis vereinfacht den Prozess des
tig kann man individuelle Formeln für Absatz- Das erweiterte Excel Spreadsheet ist von Exper- Preislistenimports, indem das „Supplier Ground“
prognosen und Deckungsbeitragsberechnungen ten entwickelt worden, die sehr detaillierte Tool genutzt wird. Mithilfe des Tools können
hinzufügen. Faktoren wie diese sind ausschlag- Kenntnisse der Geschäftsprozesse bei Taylor & Sie umgehend auf Preisänderungen reagieren.
gebend für die Entscheidung zur Herstellung Francis besitzen. Welcher Vorteil besteht gegenüber den unter-
eines Buchs. Welche Lösungen bietet die Klopotek PPM schiedlich strukturierten Preislisten, mit denen
Wie bewerten Sie die neuen Möglichkeiten, Anwendung, um die „harten“ Fakten mit den Sie bisher gearbeitet haben?
die sich für einzelne Kalkulationen ergeben individuellen Verlagsdaten zu verknüpfen? NE: Das Supplier Ground Tool ist hervorra-
und auch für solche, die auf Herstellungsdetails Welchen Einfluss hat diese Veränderung auf gend. Vorher musste ein erfahrener Pro-
beruhen (inkl. Absatzprognosen, Honorarinfor- Entscheidungen in der Unternehmensleitung? grammierer die neuen Preise in unser altes
mationen und Gemeinkosten)? JN: Da wir nun Informationen über Profile System eingeben; jetzt kann ich die Daten
JN: Mit dem früheren System konnten wir bestimmter Kunden mit Profilen bestimmter zuverlässig mithilfe der Excel Funktion des
nur eine sehr einfache Berechnung des Brutto- Bücher abgleichen, können wir ganz spe- Tools in wenigen Minuten aktualisieren.
gewinns erstellen. Das Klopotek System er- zifische Produktarten an genau definierte Zusätzlich können wir Preisinformationen in
möglicht eine umfassendere Sicht auf die Kundengruppen verkaufen. Früher war es detailliertere Kostenarten aufschlüsseln und
Investitionsentscheidung, auf voraussichtli- nicht möglich, „hard facts“ wie Verkaufsinfor- die Preise eines bestimmten Lieferanten pro-
che Risiken und die Gegenleistung. Das alte mationen, Auflagen, Gewinnspannen mit blemlos importieren. So haben wir jetzt in
System berücksichtigte lediglich eine einzige Daten wie bestimmten Produktarten, Lehr- jeder Phase des Herstellungsprozesses eine
Auflage, während wir jetzt das Potential eines büchern, Nachschlagewerken zu verknüpfen. präzise Vorstellung von den zu erwartenden
Projekts über eine Auflage hinaus ermitteln In gewisser Weise ergibt sich daraus der Kosten für ein Projekt.
Globale Strategie – globale Software – globales Marketing
Taylor & Francis hat Niederlassungen weltweit, Jahren in Großbritannien gab. Wir haben ein
in England, den Niederlanden, Singapur und neues System gesucht, welches sowohl dem
den Vereinigten Staaten. In der Vergangenheit Gesamtsystem als auch unseren Geschäftsan-
nutzte jede Niederlassung eigene Softwaresys- forderungen entsprach, d. h. ein sehr spezia-
teme und Datenbanken, doch jetzt soll sich die lisiertes und gleichzeitig belastbares System,
IT-Struktur bei Taylor & Francis ändern. Es findet das alle Bereiche des weltweiten Buchge-
die Internationalisierung der Geschäftsprozesse schäfts unterstützt.
statt. Das betrifft alle Niederlassungen. Ziel ist Im Grunde hatten wir Altsysteme, die wir
es, Abläufe zu standardisieren und einen gemein- eher für das spezifische Unternehmen als
samen Datenbestand zu schaffen. Die mehr- für ein globales Konzept entwickelt hatten.
sprachige Klopotek Software berücksichtigt die Jetzt mussten wir die Software auswählen,
speziellen Bedingungen an unterschiedlichen die am besten zu unseren Geschäftsmodellen
Standorten und den Einsatz verschiedener passt und gleichzeitig unseren internationa-
Währungen. len Anforderungen entspricht. Nach einer
Inwieweit passt das zu Ihrer globalen Strategie? Menge Arbeit und vielen Überlegungen ent-
Der wissenschaftliche Verlagsbereich unter- schieden wir uns für das Klopotek System.
scheidet sich sehr von den anderen Geschäfts- Heutzutage muss das wissenschaftliche Ver-
bereichen des Informa Konzerns. Taylor & lagsgeschäft global sein. Wir werden mit
Francis ist einer der Einzelbereiche, der eine Klopotek Strukturen, Systeme und Verwal-
optimale Infrastruktur für seine Geschäftspro- tungen haben, die diesen Gesichtspunkt
zesse hat. Früher mussten wir etliche Struk- erfüllen – das ist eine große Veränderung
Roger Horton, Chief Executive Taylor & Francis turen und Systeme austauschen, wobei das für uns als Unternehmen.
Informa Group plc größte ein Altsystem war, das es seit vielen
Als Wissenschaftsverlag druckt Taylor & Francis Terminkalender nutzen kann, welcher beide komplizierter macht, die Kosten zuzuweisen.
geringere Auflagen als ein Publikumsverlag, Komponenten der ‘Dual Edition’ mit Daten Die Funktionalität für die Berechnung von
daher muss die Herstellung besonders effizient beliefert. Zudem hat sich die Synchroni- Sets mit Mehrfachbänden wurde noch nicht
sein. Die PPM Parallelproduktion liefert die Funk- sationsfunktion seit dem Patch im Januar eingesetzt. Hier besteht also auch Entwick-
tionalität für Effektivität und Kostensenkung. weiter verbessert. lungspotential. Bisher setzen wir die tasks
Wovon haben Sie bisher am meisten profitiert? function nur begrenzt ein. Wahrscheinlich
NE: Wir können mithilfe der ‘Dual Edition’ Welche weiteren Vorteile erwarten Sie? werden wir sie jedoch innerhalb der näch-
(Produktpaare in Parallelproduktion) eine NE: Es wäre sehr gut, wenn wir e-Books in sten Monate häufiger für Lieferantenauf-
bessere Kalkulation der jeweiligen Stück- die Kostenberechnung mit einbeziehen träge, -briefe u. ä. verwenden.
kosten erstellen. Gemeinsame Kosten, wie könnten, vorausgesetzt, wir bekommen die
etwa Copyediting, werden nun anhand der Programmierung im Hintergrund. Bisher JN: Wir wollen die Funktionalität, die das
jeweiligen Auflagenanteile anstatt nur zwi- haben wir noch nicht die Kostenberechnun- System für e-Books, Mehrfachbände und
schen Hardcover und Paperback geteilt. Das gen für unsere Sprachkursreihe 'Colloquials' weitere Multimedia-Produkte bietet, zu-
verschafft uns mehr Klarheit darüber, was innerhalb unseres Systems in Betrieb nehmen künftig nutzen, um die Gesamtsicht auf
Bücher wirklich kosten und wie profitabel können. Das Hauptproblem besteht darin, die Produktfamilie eine Titels zu haben.
jede Ausgabe in etwa sein wird. Es ist auch dass die Komponenten der Serie (Bücher und
hilfreich, dass man nun einen übergreifenden CDs) auch einzeln verkauft werden, was es Vielen Dank für das Interview.
Internationale Erfahrung sichert den schnellen go-live in New York
Taylor & Francis New York ist die erste Niederlassung in den Vereinigten Staaten,
die das Projekt ‘Global Tracking’ (GT) zur Umsetzung der Klopotek Software durch-
geführt hat. Es wurden Altsysteme in den Lektoraten und Marketingabteilungen
ersetzt. Anders als in Großbritannien wird hier die Herstellung von einer Tochter-
gesellschaft in Florida ausgeführt. Obwohl Taylor & Francis UK GT bereits seit
November 2004 nutzt, wurde das New Yorker Projekt als ein eigenes Einführungs-
projekt realisiert. Die Entscheidung von Taylor & Francis, Geschäftsprozesse in
Lektorat und Marketing zu internationalisieren, war für die Umsetzung des
Projekts von großem Nutzen. Wir sprachen mit Mary MacInnes, Vice President for
Editorial and Marketing der Taylor & Francis Group New York, über das Projekt.
Worin besteht der Vorteil, den Rollout schritt- dert hat, in das Projekt einbringen. So konn-
Mary MacInnes und ihr Team meisterten die
weise an verschiedenen Standorten durchzu- ten wir mithilfe des Klopotek Systems wirklich Herausforderung der Software Implementierung
führen und was hat Ihre Mitarbeiter motiviert? globale Geschäftsprozesse entwickeln. mit großem Erfolg
Die New Yorker Niederlassung ist zuständig
für Vertrieb und Marketing der britischen Welches waren die größten Herausforderungen, Systemen gearbeitet. Verglichen mit Ihrer
wie auch der US-Routledge Produkte auf mit denen Sie während der Realisierung in New zukünftigen Situation – was werden Sie Ihrer
dem nordamerikanischen Markt. Durch die York konfrontiert wurden? Meinung nach erzielen können? Wie wird das
schrittweise Herangehensweise an die Ein- Unser eigener Zeitplan war anspruchsvoll System Ihre Geschäftsprozesse verändern?
führung war es möglich, sowohl Funktiona- und sehr eng, und wir befürchteten immer, Der Nutzen wird außerordentlich groß sein:
litäten als auch Geschäftsprozesse aus der in Verzug zu geraten, was aber nie passier- Doppelte Arbeit in Produkt- und Geschäfts-
britischen Einführung für das sehr ähnliche te. Innerhalb von fünf Monaten führten partnerfunktionen werden beseitigt und
US-Geschäft zu übernehmen. Wir haben aus wir das Projekt durch. Wir mussten dafür übergreifende Geschäftsprozesse rationali-
den Erfahrungen in der britischen Einführung während der Planung und Durchführung siert, wie zum Beispiel bei unternehmensin-
gelernt und das System in der US-Projekt- dem US-Core-Team eine Menge abverlan- ternen Bestellungen zwischen USA und UK
phase angepasst. Beispielsweise hat es sich gen. Die Mitarbeiter arbeiteten intensiv an und beim Bestandsmanagement. Da wir nun
als sinnvoll erwiesen, Produktdaten im dem Projekt, während sie gleichzeitig ihre gemeinsam die Verantwortung für die Daten-
Altsystem zu bereinigen, bevor sie migriert üblichen Aufgaben und Pflichten erfüllten. qualität tragen und im Informationstransfer
wurden. Das Management ist gefordert, ein Technischer Support ist äußerst wichtig, und (früher papierbasiert) Zeit und Kosten sparen
Team aufzustellen, Schulungen für Anwender manchmal war es eine Herausforderung, können, wird es einfacher werden, ein ge-
zu organisieren und die effektive Nutzung auf abteilungsübergreifende Zuständigkei- meinsames Verlagsprodukt zu präsentieren.
des neuen Systems zu unterstützen. Zum ten Einfluss zu nehmen. Insbesondere in der Vertriebskontrolle und
Glück konnte ich die Erfahrungen aus meiner beim Marketing gibt es große Vorteile. Ich
Zeit im UK-Bereich, mit dem Wissen, wie sich In der Vergangenheit hat Taylor & Francis in bin von den Möglichkeiten, die das Klopotek
das US-Geschäft in den letzten Jahren verän- Großbritannien und den USA mit verschiedenen System uns bietet, wirklich begeistert.
Zeitnah up-to-date – Katalogherstellung mit PPM Umstellung von ISBN-10 auf ISBN-13
Kunden erwarten ein hohes Maß an detaillierten Informationen über die Wir sprachen mit Chris Menmuir, Project
Produkte von Taylor & Francis. Sie benötigen eine große Anzahl an Produk- Manager IT Services für das Klopotek &
ten und Marketingmaterialien. Das ist eine große Herausforderung für die Partner Projekt und verantwortlich für
Marketing-Abteilung. Mark Majurey, Marketing Operations Director bei das ISBN-13 Projekt bei Taylor & Francis,
Taylor & Francis Books UK, gibt uns einige Einblicke. über die Umstellung.
Die Umstellung zu ISBN-13 bedeutet nicht nur, am
Wie unterstützt PPM Ihre Katalogherstellung? Der Gebrauch von XML bietet uns nun die 1. Januar 2007 einen Schalter umzulegen. Es gibt
Die Arbeit, die wir bisher mit unserem Altsys- Möglichkeit, mit vielen Geschäftspartnern, eine Phase, in der sowohl ISBN-10 als auch ISBN-
tem in die Erstellung von Katalogen gesteckt Drittbeteiligten u. a. Daten auszutauschen. 13 parallel genutzt werden können, um den naht-
haben – all die Doppel- und Dreifacheingaben Wir setzen einen Industriestandard ein, der losen Datenaustausch mit Ihren Geschäftspartnern
derselben Details in verschiedene Systeme – ist uns erlaubt, mit Partnern zu kommunizieren zu gewährleisten. Wie unterstützt das Klopotek
nun nicht mehr notwendig. Auf diese Weise und ihnen unsere Informationen mitzuteilen. System diesen Prozess?
sparen wir sehr viel Verwaltungsaufwand. Die Tatsache, dass wir XML nun strukturiert Wir haben uns bereits vor einem Jahr auf ISBN-
Das System trägt dazu bei, die Datenqualität als ONIX-Export ausgeben können, bedeutet, 13 vorbereitet, indem wir bei allen Produkten
zu verbessern, da jeder Anwender Zugriff dass all diese Eingaben nur noch auf eine beide ISBN-Formate angaben und unsere Mitar-
auf denselben Datensatz hat, egal ob im bestimmte Art gepflegt werden müssen. Wir beiter, Partner, Kunden und Lieferanten auf die
Lektorat, Marketing oder in der Herstellung. sind nun in der Lage, die Vorteile der innova- notwendigen Änderungen und den Zeitrahmen
Dadurch haben wir immer Zugang zu den tiven Verlagstechnologie hinsichtlich des hinwiesen. Dank des Klopotek Systems sind wir
aktuellen Informationen. Inhalts als auch zur Informationsvermittlung in der Lage, die einzelnen Änderungsbereiche
Das betrifft nicht nur die Printherstellung, für Marketingzwecke zu nutzen. vor der Umstellung zu planen, zu entwickeln
sondern auch die Herstellung des Online- und zu testen. Wenn dieser Prozess abge-
Katalogs. Durch die Aktualisierung unserer Wie beeinflussen XML/XSL die Abläufe zwischen schlossen ist, werden wir mit einem einfachen
Website und die ONIX-Exporte zu verschiede- Marketing und Design? Software-„Switch“ die aktuelle ISBN-13 als
nen Firmen, wie etwa an Nielsen Book Data, Da wir die unterschiedlichen Felder als XML eindeutige Kennung präsentieren können.
ist dieser Prozess sehr viel schneller und zeit- ausgeben können, können wir nun im
naher geworden. Gestaltungsbereich besser strukturieren. Der Die Umstellung von ISBN-10 auf ISBN-13 ist ein
größte Teil des Layouts ist jetzt automatisiert, wichtiges Thema in der Verlagsbranche. Die
Wiederverwendbares Datenmaterial und medien- wodurch ein großer Teil der manuellen Einführung von ISBN-13 beeinflusst auch Ihren
unabhängige Strukturen sowie automatisierte Arbeit in der Design-Abteilung beseitigt gesamten Geschäftsbetrieb. Inwiefern ist dieses
Abläufe sind heutzutage wichtig, um schnell wurde. Viele Kosten können eingespart wer- Projekt mit dem Global Tracking Projekt und mit
und effektiv eine Vielfalt an Marketingma- den. Noch wichtiger ist jedoch, dass sich die den Strukturen, die zwischen Taylor & Francis
terialien, wie z. B. Kataloge, Datenexporte Zeit für den Prozess, Marketingmaterialien und Klopotek & Partner bestehen, verbunden?
an Kunden oder Websites, herzustellen. Der herzustellen, deutlich verringert hat. XML und Das GT Projekt steht im Mittelpunkt der gesam-
Klopotek Katalogexport stellt XML und die Mög- XSL haben effektiv zur Automatisierung bei- ten ‘Academic Books Division’, und es werden
lichkeit der XSL-Transformation zur Verfügung. getragen, von der Verbindung bei der Aus- dort alle Produkt-, Kunden- und Vertriebsin-
Wie hat XML Ihre Marketingprozesse verändert? gabe von Inhalten aus der Datenbank, über formationen gebündelt. Wir arbeiten eng mit
das Layout bis zur Präsentation im Markt. Klopotek zusammen, um alle notwendigen
Änderungen für interne und externe System-
schnittstellen, Datenexporte zu Websites,
für Managementberichte, Produktkataloge,
Dokumentvorlagen u. ä. umzusetzen.
Eingangsbereich von Taylor & Francis in Milton Park, Abingdon, UK
Klopotek & Partner GmbH
Schlüterstraße 39
10629 Berlin
Tel: +49.30.884 53.0
www.klopotek.deSie können auch lesen
