MS Office Einführung Hochschule Furtwangen Fakultät Informatik

 
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MS Office Einführung Hochschule Furtwangen Fakultät Informatik
Hochschule Furtwangen ‐ Fakultät Informatik

    MS Office‐Einführung
              Word 2007
Brückenkurs

Gabi Mai
14.09.2011
MS Office Einführung Hochschule Furtwangen Fakultät Informatik
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MS Office Word 2007                                           Brückenkurs                                                                               i

Inhaltsverzeichnis

1     Benutzeroberfläche von Word 2007.................................................................................. 1
    1.1     Standard‐Registerkarten .............................................................................................................. 1
    1.2     Funktionsgruppen der einzelnen Registerkarten ......................................................................... 1
      1.2.1        Funktionsgruppen in Start für die Basis‐Aktivitäten ............................................................ 1
      1.2.2        Funktionsgruppen in Einfügen ............................................................................................. 2
      1.2.3        Funktionsgruppen in Seitenlayout ....................................................................................... 2
      1.2.4        Funktionsgruppen in Verweise ............................................................................................. 2
      1.2.5        Funktionsgruppen in Sendungen ......................................................................................... 3
      1.2.6        Funktionsgruppen in Überprüfen ......................................................................................... 3
      1.2.7        Funktionsgruppen in Ansicht ................................................................................................ 3
2     Dokument überprüfen und korrigieren ............................................................................. 4
    2.1     Word‐Optionen ............................................................................................................................ 4
    2.2     Word‐Optionen zur Dokumentenprüfung ................................................................................... 5
      2.2.1        AutoKorrektur – nicht immer eine Hilfe ............................................................................... 5
      2.2.2        Optionen zur Rechtschreibprüfung in allen Microsoft Office‐Programmen ........................ 7
    2.3     Benutzerwörterbücher ................................................................................................................. 7
    2.4     Sprache des Textes ....................................................................................................................... 7
3     Formatvorlagen ................................................................................................................ 8
    3.1     Schnellformatvorlagen ................................................................................................................. 8
    3.2     Formatierungen aus einer Formatvorlage anwenden ................................................................. 9
      3.2.1        Weg 1.................................................................................................................................... 9
      3.2.2        Weg 2.................................................................................................................................... 9
    3.3     Bestehende Formatvorlage modifizieren ..................................................................................... 9
    3.4     Formatierungen in eine neue Formatvorlage ablegen .............................................................. 10
    3.5     Formatvorlagen für Überschriften ............................................................................................. 10
    3.6     Überschriftenhierarchie zuweisen ............................................................................................. 10
    3.7     Nummerierung der Überschriften.............................................................................................. 10
4     Verweise auf Elemente und Inhalte ................................................................................ 11
    4.1     Nummerierung und Beschriftung von Elementen ..................................................................... 11
      4.1.1        Neue Bezeichnungskategorien für Elemente ..................................................................... 12
    4.2     Verweise auf Elemente............................................................................................................... 12
    4.3     Abbildungsverzeichnis einfügen ................................................................................................. 12
    4.4     Abbildungsverzeichnis aktualisieren .......................................................................................... 13
    4.5     Inhaltsverzeichnis einfügen ........................................................................................................ 14
    4.6     Inhaltsverzeichnis aktualisieren ................................................................................................. 14
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     4.7     Inhaltsverzeichnis entfernen ...................................................................................................... 14
5      Drucken von Serienbriefen und Etiketten ....................................................................... 15
     5.1     Hauptdokument ......................................................................................................................... 15
     5.2     Datenquelle ................................................................................................................................ 15
     5.3     Serienbrief .................................................................................................................................. 15
       5.3.1        Datenquelle erstellen ......................................................................................................... 15
       5.3.2        Hauptdokument erstellen .................................................................................................. 16
       5.3.3        Datenquelle mit dem Hauptdokument verknüpfen ........................................................... 16
       5.3.4        Seriendruckfelder in das Hauptdokument einfügen .......................................................... 17
       5.3.5        Filter über eine Regel definieren ........................................................................................ 18
       5.3.6        Prüfen in der Seriendruckvorschau .................................................................................... 19
       5.3.7        Zusammenführen und Fertigstellen ................................................................................... 20
     5.4     Etiketten ..................................................................................................................................... 20
       5.4.1        Datenquelle erstellen ......................................................................................................... 20
       5.4.2        Etikettenseite einrichten .................................................................................................... 20
       5.4.3        Datenquelle mit der Etikettenseite verknüpfen ................................................................. 21
       5.4.4        Seriendruckfelder in die Etikettenseite einfügen .............................................................. 21
       5.4.5        Prüfen in der Seriendruckvorschau .................................................................................... 22
       5.4.6        Zusammenführen und Fertigstellen ................................................................................... 22
6      Aufzeichnen eines Makros und Setzen der Schaltfläche für das Makro........................... 23
     6.1     Makros ........................................................................................................................................ 23
     6.2     Registerkarte Entwicklertools einblenden ................................................................................. 23
     6.3     Vorbereitung zur Makroaufzeichnung ....................................................................................... 23
     6.4     Makro aufzeichnen ..................................................................................................................... 24
     6.5     Setzen der Schaltfläche für das Makro ....................................................................................... 25
7      Abbildungsverzeichnis .................................................................................................... 27

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1    Benutzeroberfläche von Word 2007

Alles, was sich im ursprünglichen Datei‐Menü befand (bis Word 2003), ist jetzt unter der Office‐
Schaltfläche zu finden.

Daneben befindet sich die Symbolleiste für den Schnellzugriff, die auf die eigenen Bedürfnisse
angepasst werden kann.

Abb. 1:    Office‐Schaltfläche und Symbolleiste für den Schnellzugriff

Statt Menüs und darunterliegender Symbolleisten (bis Word‐Version 2003) gibt es ab Word 2007 die
Multifunktionsleiste, in der die meisten Funktionen, geordnet nach "Aktivitäten", auf Registerkarten
gruppiert sind.

Abb. 2:    Registerkarten der Multifunktionsleiste

1.1 Standard‐Registerkarten
   Start
   Einfügen
   Seitenlayout
   Verweise
   Sendungen
   Überprüfen
   Ansicht

1.2 Funktionsgruppen der einzelnen Registerkarten
Innerhalb einer Registerkarte sind die verschiedenen Funktionen nach Aktivitäten gruppiert:
1.2.1     Funktionsgruppen in Start für die Basis‐Aktivitäten
         Zwischenablage           Ausschneiden, Kopieren, Einfügen, …
         Schriftart               Zeichenformatierungen
         Absatz                   Absatzformatierung
         Formatvorlagen           vordefinierte Gesamtformatierungen für einzelne Textpassagen und
                                   Gliederungsebenen
     Bearbeiten                   Suchen, Ersetzen, …

Abb. 3:    Multifunktionsleiste der Registerkarte Start
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1.2.2     Funktionsgruppen in Einfügen
         Seiten                  Deckblätter, leere Seite, Seitenumbrüche
         Tabellen                Tabellen
         Illustrationen          Grafiken, ClipArts, SmartArts, Formen, Diagramme, …
         Hyperlinks              Hyperlinks, Textmarken, Querverweise
         Kopf‐ und Fußzeile      Kopfzeilen, Fußzeilen, Seitenzahlen
         Text                    Textfelder, Schnellbausteine, WordArts, Objekte
         Symbole                 Formeln, Symbole, Sonderzeichen

Abb. 4:    Multifunktionsleiste der Registerkarte Einfügen

1.2.3     Funktionsgruppen in Seitenlayout
     Designs                     Anwenden von Designfarben, ‐schriften und ‐effekten aufs Dokument
     Seite einrichten            Festlegen von Seitenrändern, Orientierungen, Blattgröße, Spalten auf
                                  der Seite, Einfügen von Textumbrüchen, Art der Silbentrennung
     Seitenhintergrund           Definieren von Wasserzeichen, Seitenfarbe, Seitenumrandungen und
                                  horizontalen Linien
     Absatz                      Einzüge und Abstände von Absätzen
     Anordnen                    Ausrichten, Anordnen, Drehen, Gruppieren von Zeichnungselementen
                                  und Grafiken

Abb. 5:    Multifunktionsleiste der Registerkarte Seitenlayout

1.2.4     Funktionsgruppen in Verweise
Bei Publikationen ist es üblich, an Abbildungen, Tabellen oder Formeln eine fortlaufend nummerierte
Beschriftung zu vorzunehmen, um im Text selbst auf sie verweisen zu können. Beim Verweis ist nicht
nur die entsprechende Nummer, sondern u.U. auch die Seitenzahl des referenzierten Elementes
interessant. Verrutscht das referenzierte Element an eine andere Textstelle, so sollten alle Verweise
darauf automatisch aktualisiert werden können. Ferner ist es interessant, dass so automatisch
Verzeichnisse der verschiedenen Elementgruppen erstellt und aktualisiert werden können. All das
bieten die Features auf der Registerkarte Verweise:
     Inhaltsverzeichnis      automatisches Erstellen des Inhaltsverzeichnisses
     Fußnoten                Einfügen und Formatieren von Fußnoten
     Zitate und Literaturverzeichnis
                              Einfügen von Zitaten, Erstellen von Literaturverzeichnissen
     Beschriftungen          Einfügen von Beschriftungen für Abbildungen, Tabellen und Formeln
                              oder Setzen von Querverweisen auf diese, Erstellen von Verzeichnissen
     Index                   Index auf Textstelle festlegen und Indexverzeichnis erstellen
     Rechtsgrundlagenverzeichnis
                              Zitate kennzeichnen und Verzeichnis erstellen

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Abb. 6:    Multifunktionsleiste der Registerkarte Verweise

1.2.5     Funktionsgruppen in Sendungen
Auf der Registerkarte Sendungen findet man alle Funktionen, die zum Anfertigen von Serienbriefen und
Beschriften von Umschlägen oder Etiketten nützlich sind. Das Erstellen eines Serienbriefes wird später
beschrieben.
     Erstellen
     Seriendruck starten
     Felder schreiben und einfügen
     Vorschau Ergebnisse
     Fertig stellen

Abb. 7:    Multifunktionsleiste der Registerkarte Sendungen

1.2.6     Funktionsgruppen in Überprüfen
         Dokumentprüfung         Rechtschreib‐ und Grammatikprüfung, Thesaurus, …
         Kommentare              Kommentare setzen und bearbeiten
         Nachverfolgung          von Veränderungen im Dokument
         Änderungen              annehmen oder verwerfen
         Vergleichen             von unterschiedlichen Versionen eines Dokuments, Überarbeitungen
                                  verschiedener Autoren zusammenfassen
     Schützen                    Berechtigungen für unterschiedliche Benutzer des Dokuments setzen

Abb. 8:    Multifunktionsleiste der Registerkarte Überprüfen

1.2.7     Funktionsgruppen in Ansicht
     Dokumentansicht      Wechseln zu verschiedenen Dokumentansichten
     Einblenden/Ausblenden
                           von Lineal, Gitternetzlinien, Dokumentenstruktur, …
     Zoom                 des Dokuments auf eine bestimmte Ansichtsgröße
     Fenster              Anordnung, wenn mehrere Dokumente geöffnet sind
     Makros               Anzeigen oder Aufzeichnen eigener Makros

Abb. 9:    Multifunktionsleiste der Registerkarte Ansicht

Gabi Mai                                                                   HFU ‐ Fakultät Informatik
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2   Dokument überprüfen und korrigieren

Elementare Einstellungen für die Dokumentenprüfung werden in den Word‐Optionen 
Dokumentenprüfung vorgenommen.

Zu erreichen ist das Dialogfenster der Word‐Optionen über
Office‐Schaltfläche  Word‐Optionen

Abb. 10: Aufrufen der Word‐Optionen

2.1 Word‐Optionen
Die wesentlichen Word‐Optionen betreffen die Bereiche
 Anzeigen
     Optionen zur Seitenanzeige
     Optionen zum Anzeigen von Formatierungszeichen
     Druckoptionen
 Dokumentenprüfung
     Optionen werden in diesem Kapitel behandelt
 Speichern
     Wiederherstellen‐Informationen
     Festlegen von Speicherorten
 Erweitert
     allgemeine Bearbeitungsoptionen zum Ausschneiden, Kopieren und Einfügen
     Formatierungsverhalten beim Datenaustausch zwischen zwei Dokumenten
 Anpassen
     Modifizieren der Symbolleiste für den Schnellzugriff

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2.2 Word‐Optionen zur Dokumentenprüfung
Die zur Verfügung stehenden Optionen sind in folgende Gruppen zusammengefasst:
 AutoKorrektur‐Optionen
 Optionen bei der Rechtschreibkorrektur in Microsoft Office‐Programmen
 Optionen beim Korrigieren der Rechtschreibung und Grammatik in Word

Abb. 11: Word‐Optionen zur Dokumentenprüfung

2.2.1   AutoKorrektur – nicht immer eine Hilfe
Die AutoKorrektur
     kann gängige Rechtschreibfehler verbessern wie z.B. its  ist,
     kann bestimmte Zeichenfolgen durch Sonderzeichen ersetzen wie z.B. 1/2  ½,
     kann Aufzählungen und Nummerierungen erkennen und selbstständig weiterführen,
     kann Internet‐Pfade und Email‐Adressen durch Hyperlinks ersetzen,
     kann darüber hinaus noch Vieles mehr.

Die folgenden Abb. 12 und Abb. 13 sollen einen Eindruck über die AutoKorrektur‐Möglichkeiten geben.

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Abb. 12: AutoKorrektur‐Optionen, die die Formatierung betreffen und während der Eingabe angewendet
         werden

Abb. 13: AutoKorrektur‐Optionen, die Zeichen korrigieren oder eine Zeichenfolge ersetzen

Möchte man die Selbstständigkeit der AutoKorrektur einschränken bzw. unterbinden, so sollte man im
Dialogfenster die entsprechende Option entfernen bzw. die entsprechende Zeichenfolge löschen.

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Schnelles Eingreifen in die Autokorrektur

1. Mit der Maus auf den autokorrigierten Begriff gehen es erscheint die Schaltfläche
   "AutoKorrektur‐Optionen",
2. auf AutoKorrektur‐Optionen klicken  Befehle zum Rückgängigmachen der Korrektur, Deaktivieren
   der Option oder Öffnen des Dialogfensters werden eingeblendet,
3. gewünschten Befehl anklicken.

Abb. 14: Schnelles Eingreifen in die AutoKorrektur

                             

Setzen von neuen AutoKorrekturen über das Dialogfenster

Office‐Schaltfläche  Word‐Optionen  Seite Dokumentprüfung  Schaltfläche AutoKorrektur‐
Optionen  Registerkarte AutoKorrektur.

2.2.2   Optionen zur Rechtschreibprüfung in allen Microsoft Office‐Programmen
Werden hier Änderungen vorgenommen, so wirken sich diese auf alle Office‐Programme aus, die eine
Rechtschreibprüfung integriert haben, so auch auf PowerPoint und Excel.

2.3 Benutzerwörterbücher
Die Benutzerwörterbücher sind
 als Dateien dem Benutzer‐Account zugeordnet und werden im Benutzerprofil gespeichert,
 können vom Benutzer neu erstellt, bearbeitet oder gelöscht werden:
     Office‐Schaltfläche  Word‐Optionen > Seite Dokumentprüfung  Schaltfläche
       Benutzerwörterbücher

2.4 Sprache des Textes
Word besitzt eine automatische Sprachenerkennung. Die Sprache wird in der Statuszeile angezeigt und
kann für beliebige Textpassagen dort neu zugewiesen werden. Falls keine Anzeige in der Statuszeile
erfolgt, kann die Sprache auch über
Registerkarte Überprüfen  Gruppe Dokumentprüfung  Symbol "Sprache festlegen"
ausgewählt werden.

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3   Formatvorlagen

Über Formatvorlagen kann man einem großen Dokument ein einheitliches Aussehen verpassen und
Formatierungen über das gesamte Dokument praktisch über einen Mausklick verändern.

Es gibt folgende Vorlagen‐Typen:
 Zeichen
 Absatz
 Verknüpft (Zeichen und Absatz)
 Tabellen‐Formatvorlagen
 Listen‐Formatvorlagen

3.1 Schnellformatvorlagen
Als Schnellformatvorlagen werden die unter der Registerkarte Start in der Gruppe Formatvorlagen
abgelegten Vorlagen bezeichnet.

Eine größere Auswahl der Schnellformatvorlagen können in einem separaten Fenster angezeigt werden,
wenn man auf die kleine Schaltfläche an der rechten unteren Ecke in dieser Gruppe klickt (Abb. 15).

Abb. 15: Schnellformatvorlagen

Die Anzeige aller Formatvorlagen kann über den Link Optionen im Formatvorlagen‐Fenster und dann
Auswahl "Alle Formatvorlagen" im Fenster "Optionen für Formatvorlagen" erreicht werden.

Abb. 16: Fenster der Formatvorlagen und Optionen zum Anzeigen weiterer Formatvorlagen

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3.2 Formatierungen aus einer Formatvorlage anwenden
3.2.1   Weg 1
1.   Cursor in den zu formatierenden Absatz setzen bzw. alle zu formatierenden Absätze markieren,
2.   rechte Maustaste klicken  Minisymbolleiste wird angezeigt,
3.   Formatvorlagenkatalog öffnen (Symbol im roten Quadrat, Abb. 17),
4.   Befehl "Formatvorlage übernehmen"  Fenster "Formatvorlage übernehmen" wird angezeigt,
5.   Formatvorlage auswählen und übernehmen.

Abb. 17: Minisymbolleiste und Dialogfenster Formatvorlage Übernehmen

                          Befehl "Formatvorlagen übernehmen" 

3.2.2   Weg 2
1. Fenster Formatvorlagen (Abb. 16) einblenden,
2. Cursor in den zu formatierenden Absatz setzen bzw. alle zu formatierenden Absätze markieren,
3. gewünschte Formatvorlage im Formatvorlagenfenster anklicken.

3.3 Bestehende Formatvorlage modifizieren
1. Einen Text oder Absatz nach Wunsch formatieren,
2. Text oder Absatz markieren,
3. rechte Maustaste  Kontextmenü Formatvorlagen
    Befehl xy aktualisieren, um der Auswahl anzupassen (Achtung: xy steht hier stellvertretend für
   den Namen der Formatvorlage, wie z.B. Listennummer, siehe Abb. 18).

Abb. 18: Bestehende Formatvorlage modifizieren

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3.4 Formatierungen in eine neue Formatvorlage ablegen
1. Einen Text oder Absatz nach Wunsch formatieren,
2. Text oder Absatz markieren,
3. rechte Maustaste  Kontextmenü Formatvorlagen
    Befehl "Auswahl als neue Formatvorlage speichern …"
4. sinnvollen Namen vergeben.

3.5 Formatvorlagen für Überschriften
Soll für das Dokument ein Inhaltsverzeichnis generiert werden, so müssen die Überschriftebenen und
damit die Hierarchie der Überschriften bekannt sein, d.h. jede Überschrift im Dokument muss einer
Überschriftebene zugeordnet werden. Es existieren Formatvorlagen für 9 Überschriftebenen,
Überschrift 1 bis Überschrift 9. Jede Ebenen kann nach dem oben beschriebenen Verfahren auf die
eigenen Wünsche angepasst werden. Die Zuweisung einer Ebene auf eine Überschrift im Dokument ist
über eine einfache Tastenkombination möglich.

3.6 Überschriftenhierarchie zuweisen
1. Cursor in die jeweilige Überschrift setzen,
2. über Tastenkombination

      Alt   +    1    für Überschriftebene 1

      Alt   +    2    für Überschriftebene 2
        :
      Alt   +    9    für Überschriftebene 9
     die richtige Hierarchieebene zuweisen

3.7 Nummerierung der Überschriften
Abb. 19: Listenbibliothek
                                          1. In eine beliebige Überschrift klicken, die bereits einer
                                             Überschriftebene zugeordnet ist,
                                          2. Listenbibliothek öffnen im Start‐Register, Gruppe Absatz,
                                             Symbol "Liste mit mehreren Ebenen",
                                          3. gewünschte Nummerierung aus der Listenbibliothek
                                             auswählen bzw. falls keine passende Liste vorhanden ist,
                                             den Befehl "Neue Liste mit mehreren Ebenen
                                             definieren",
                                          4. gewählte Liste anklicken.

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MS Office Word 2007                            Brückenkurs                                                11

4   Verweise auf Elemente und Inhalte

In dieser Dokumentation ist eine Vielzahl von Grafiken enthalten, jede mit einer Abbildungsnummer und
Beschriftung versehen. Innerhalb des Dokumentes wird auf die eine oder andere Abbildung verwiesen,
wie z.B. im Abschnitt 3.3 auf Abb. 18.

4.1 Nummerierung und Beschriftung von Elementen
Damit fortlaufende Nummerierungen von Elementen innerhalb eines Dokumentes gewährleistet sind
und Verweise auf die Nummer eines bestimmten Elementes (Abbildung, Tabelle, Formel, …)
automatisch aktualisiert werden, sollten die Elementbeschriftungen über das Register Verweise, Gruppe
Beschriftungen  Symbol Beschriftungen eingefügt werden.

Abb. 20: Beschriftungen für Elemente wie Bilder, Tabellen, Formeln vergeben

Beispiel:
In dieses Dokument wird als Abb. 21 erst
ein blauer Smiley eingefügt und beschriftet,
dann wird oberhalb davon ein weiterer
roter Smiley eingefügt.

Abb. 21: Roter Smiley

Abb. 22: Blauer Smiley

Die Screenshots zeigen, dass sich die Abbildungsnummer des blauen Smileys selbst aktualisiert. Der
Beispieltext verändert sich nicht, weil es hier versäumt wurde, den Hinweis auf die Abbildung des blauen
Smileys als Querverweis zu setzen.

Abb. 23: Screenshots zur automatischen Aktualisierung der Abbildungsnummer

Gabi Mai                                                                      HFU ‐ Fakultät Informatik
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4.1.1   Neue Bezeichnungskategorien für Elemente
Beim Beschriften der Elemente können zu den Standardbezeichnungen
 Abbildung
 Formel
 Tabelle
weitere Kategorien über die entsprechende Schaltfläche "Neue Bezeichnung …"eingeführt werden, wie
in diesem Dokument die Kategorie "Abb.". Ebenso kann die Art der Nummerierung geändert werden.

4.2 Verweise auf Elemente
Über den Querverweis kann man sich an jeder beliebigen Stelle des Dokumentes auf ein bestimmtes
Element beziehen.
Als Bezug sind möglich:
 Gesamte Beschriftung              Kategorie, Nummer, Beschriftungstext stehen im Verweis
 Nur Kategorie und Nummer          wie in dieser Dokumentation Verweise der Art "Abb. xy"
 Nur Beschriftungstext
 Seitenzahl                        Verweis auf die Seite, die das Element enthält
 Oben/Unten                        soll die Position des Elementes näher bezeichnen

Zusätzlich zu den oben aufgeführten Elementen kann auch auf Fußnoten und die Endnote verwiesen
werden.

Abb. 24: Querverweise einfügen

4.3 Abbildungsverzeichnis einfügen
1. An die gewünschte Stelle des Dokuments gehen, z.B. an das Ende,
2. Seite mit entsprechender Überschrift versehen,
3. Dialogfenster Abbildungsverzeichnis über die Schaltfläche "Abbildungsverzeichnis einfügen"
   öffnen,
4. unter Beschriftungskategorie den Abbildungstyp (Abb., Abbildung, Formel, Tabelle, …) wählen,
5. ggf. weitere Optionen zur Formatierung setzen.

HFU ‐ Fakultät Informatik                                                                Gabi Mai
MS Office Word 2007                            Brückenkurs                               13

Abb. 25: Dialogfenster Abbildungsverzeichnis

4.4 Abbildungsverzeichnis aktualisieren
1. Abbildungsverzeichnis anklicken,
2. rechte Maustaste  Felder aktualisieren
3. Option Gesamtes Verzeichnis aktualisieren

Abb. 26: Abbildungsverzeichnis aktualisieren

Gabi Mai                                                     HFU ‐ Fakultät Informatik
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4.5 Inhaltsverzeichnis einfügen
1. An die gewünschte Stelle im Dokument gehen,
2. Register Verweise  Gruppe Inhaltsverzeichnis  Symbol Inhaltsverzeichnis anklicken,
3. "Automatische Tabelle 1" oder "Automatische Tabelle 2" anklicken.

Abb. 27: Inhaltsverzeichnis einfügen

                                            Diesen Befehl immer zum Entfernen
                                            eines Inhaltsverzeichnisses verwenden.

4.6 Inhaltsverzeichnis aktualisieren
1. Register Verweise  Gruppe Inhaltsverzeichnis  Symbol "Tabelle aktualisieren" anklicken,
2. im Dialogfenster "Inhaltsverzeichnis aktualisieren" die Option "Gesamtes Verzeichnis
   aktualisieren" anklicken.

Abb. 28: Inhaltsverzeichnis aktualisieren

4.7 Inhaltsverzeichnis entfernen
1. Register Verweise  Gruppe Inhaltsverzeichnis  Symbol Inhaltsverzeichnis anklicken,
2. Inhaltsverzeichnis löschen über den Befehl "Inhaltsverzeichnis entfernen" (siehe Abb. 27).

Ein Inhaltsverzeichnis sollte immer über diesen Befehl entfernt werden. Der Befehl sorgt dafür, dass
verborgene Textmarken mit gelöscht werden, die Word beim Erstellen des Verzeichnisses ins Dokument
eingefügt hat.

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MS Office Word 2007                           Brückenkurs                                               15

5   Drucken von Serienbriefen und Etiketten

Beim Seriendruck wird mit zwei Elementen gearbeitet,
 dem Hauptdokument und
 der Datenquelle.

5.1 Hauptdokument
Beim Hauptdokument handelt es sich um ein Word‐Dokument, das neben dem Text, der in allen Briefen
gleich bleibt, auch Platzhalter für die variablen Elemente enthält. Diese Platzhalter nehmen später die
auf den Empfänger abgestimmten Daten auf wie z.B. den Namen und die Anschrift.

5.2 Datenquelle
Die Datenquelle enthält in tabellarischer Form alle variablen Elemente für den Brief wie z.B. die
Adressen der Empfänger. Die Datenquelle kann ebenfalls eine Word‐Datei sein, es sind aber auch
andere Formate wie z.B. eine Excel‐Datei möglich. Wichtig ist, dass die Tabelle eine Kopfzeile mit
Spaltenbezeichnungen enthält, die später als Seriendruckfelder in das Hauptdokument eingefügt
werden.

5.3 Serienbrief
Word stellt unterschiedliche Wege zur Verfügung um einen Serienbrief zu erstellen. Hier wird ein Weg in
7 Schritten beschrieben.

7 Schritte zur Erstellung eines Serienbriefes
1. Datenquelle erstellen
2. Hauptdokument erstellen
3. Datenquelle mit dem Hauptdokument verknüpfen
4. Seriendruckfelder in das Hauptdokument einfügen
5. Filter über eine Regel definieren
6. Prüfen in der Seriendruckvorschau
7. Zusammenführen und Fertigstellen

5.3.1   Datenquelle erstellen
Die Adressliste ist unsere Datenquelle und wird als separates Word‐Dokument abgespeichert. Die
Kopfzeile enthält die Namen der Seriendruckfelder

Abb. 29: Datenquelle Adressliste

Gabi Mai                                                                    HFU ‐ Fakultät Informatik
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5.3.2   Hauptdokument erstellen
In einem neuen Word‐Dokument wird nun der Text des Briefes erfasst, komplett formatiert und z.B. als
Anschreiben.docx abgespeichert. Sowohl der Adressbereich wie auch die Grußzeile fehlen. Diese
Bereiche enthalten aber variable Daten, die erst nach Verknüpfung mit der Datenquelle eingefügt
werden können. Das Hauptdokument ist also vorerst fertiggestellt.

Abb. 30: Text des Hauptdokuments

5.3.3   Datenquelle mit dem Hauptdokument verknüpfen
Im Register Sendungen, Gruppe "Seriendruck starten" wird über die Schaltfläche "Empfänger
auswählen", Befehl "Vorhandene Liste verwenden" das geöffnete Hauptdokument mit der Datenquelle
"Adressliste.docx" verknüpft.

Abb. 31: Hauptdokument mit der Datenquelle verknüpfen

HFU ‐ Fakultät Informatik                                                                Gabi Mai
MS Office Word 2007                            Brückenkurs                                            17

Abb. 32: Dialogfenster Datenquelle auswählen

Die Befehlssymbole in der Gruppe "Felder schreiben und einfügen" sind danach aktiv.

5.3.4   Seriendruckfelder in das Hauptdokument einfügen
Anschrift
Über die Schaltfläche "Seriendruckfeld einfügen" können nun die Felder für die Anschrift ins
Hauptdokument eingefügt werden. Es werden genau die Felder angezeigt, die in der Kopfzeile der
Datenquelle stehen.

Abb. 33: Einfügen der Seriendruckfelder

Grußzeile
Als nächstes muss die Grußzeile gebildet werden. Sie soll die Form "Sehr geehrte(r) «Anrede»
«Nachname»" haben. Der Cursor wird an die richtige Position gesetzt. Über Die Schaltfläche "Grußzeile"
wird das Dialogfenster "Grußzeile einfügen" geöffnet. In der Vorschau kann die Grußzeile geprüft
werden.

Word benutzt intern bestimmte Feldbezeichnungen, die mit denen in unserer Datenquelle gewählten
Feldbezeichnungen zufällig größtenteils übereinstimmen. Für die Grußzeile sind es die Felder «Anrede»
und «Nachname». Deshalb zeigt die Vorschau auch das gewünschte Ergebnis. Wenn unsere Datenquelle
abweichende Feldbezeichnungen aufweist, kann eine Zuordnung zu den Word‐internen
Feldbezeichnungen über die Schaltfläche "Felder wählen …" getroffen werden.

Gabi Mai                                                                  HFU ‐ Fakultät Informatik
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Abb. 34: Dialogfenster zum Einfügen der Grußzeile und zum Festlegen der übereinstimmenden Felder

Nach dem Einfügen der Grußzeile erscheint in unserem Hauptdokument nur das Feld «Anrede», was im
ersten Moment für Verwirrung sorgen kann. Keine Sorge, diese Variable enthält die gesamte Grußzeile
"Sehr geehrte(r) Herr/Frau …. ", wie wir später sehen werden.

Abb. 35: Eingefügter Platzhalter für die Grußzeile

                    Dieses Feld ist NICHT das Feld «Anrede» aus unserer
                    Datenquelle, sondern eine neue von Word
                    eingeführte Variable, die die gesamte Grußzeile enthält.

5.3.5   Filter über eine Regel definieren
Die oben eingefügte Grußzeile hätten wir auch über einen Filter mit einer Regel bilden können. Zu
diesem Zweck fügen wir eine weitere Begrüßungszeile ein, in der wir tatsächlich die Felder aus unserer
Datenquelle verwenden und aufgrund des Inhaltes von "Anrede" aus unsere Datenquelle (Herr / Frau)
eine Regel definieren, nach der "geehrter" oder "geehrte" eingesetzt wird.

Abb. 36: Regel für den Filter

                                       Hier ist das Feld «Anrede» wie auch das Feld «Nachname»
                                       tatsächlich aus unserer Datenquelle

HFU ‐ Fakultät Informatik                                                                        Gabi Mai
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Abb. 37: Setzen der Regel

5.3.6   Prüfen in der Seriendruckvorschau
In der Gruppe Vorschauergebnisse können wird über den Befehlsknopf "Vorschau Ergebnisse" uns den
Serienbrief mit den Daten aus dem ersten Datensatz unserer Datenquelle betrachten und sehen, dass
sowohl die von Word generierte Grußzeile wie auch unsere eigene Begrüßungszeile richtig aufgelöst
wurde.

Über die Schaltflächen "Nächster Datensatz" / "Vorheriger Datensatz" können weitere Briefe geprüft
werden.

Ein erneuter Klick auf den Befehlsknopf "Vorschau Ergebnisse" beendet die Vorschau.

Abb. 38: Vorschau auf den Serienbrief

Gabi Mai                                                                 HFU ‐ Fakultät Informatik
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5.3.7   Zusammenführen und Fertigstellen
Über die Schaltfläche "Fertig stellen und zusammen führen", Befehl "Einzelne Dokumente bearbeiten"
wird der Serienbrief in einem neuen Dokument abgelegt. Bei sehr großen Datenmengen kann es sinnvoll
sein, immer nur einen Teil der Datensätze einzubeziehen.

Abb. 39: Zusammenführen des Hauptdokuments mit der Datenquelle

5.4 Etiketten
Sehr oft möchte man die Briefanschrift auf ein Etikett drucken. Im Register Sendungen haben wir
ebenfalls die Möglichkeit, Etiketten zu erstellen.

6 Schritte zur Erstellung der Etiketten
1. Datenquelle erstellen
2. Etikettenseite einrichten
3. Datenquelle mit der Etikettenseite verknüpfen
4. Seriendruckfelder in die Etikettenseite einfügen
5. Prüfen in der Seriendruckvorschau
6. Zusammenführen und Fertigstellen

5.4.1   Datenquelle erstellen
Wir benutzen die schon vorhandene Adressliste.

5.4.2   Etikettenseite einrichten
Achtung:
An dieser Stelle kann man in eine Falle tappen. Word verwendet den Begriff Etiketten für 2 verschiede
Aufkleber, zum einen für einen Aufkleber mit gleichbleibenden Text, im zweiten Fall für
Etikettenaufkleber mit unterschiedlichen Adressen. Der Fehler ist entstanden, weil das englische Wort
"label" sowohl im Sinne von Beschriftung/Aufschrift wie auch als Etikett im Sinne von Adressaufkleber
übersetzt werden kann.

Es muss die richtige Befehlsfläche zu Einrichten der Etikettenseite ausgewählt werden.

Abb. 40: Etikettenseite einrichten
falscher Weg                           richtiger Weg

HFU ‐ Fakultät Informatik                                                                  Gabi Mai
MS Office Word 2007                               Brückenkurs                                            21

Zuerst wird ein neues Dokument für die Etikettenseite geöffnet.

Über die Schaltfläche "Seriendruck starten", Befehl "Etiketten …" wird das Dialogfenster zum Einrichten
der Etiketten geöffnet.

Durch Wahl des Etikettenherstellers und der Etikettennummer wird die korrekte Etikettenvorlage
bestimmt. Ist das zur Verfügung stehende Etikett nicht als Vorlage hinterlegt, so kann diese mit Hilfe des
Bemaßungsblattes angelegt werden.

Abb. 41: Auswahl der richtigen Etikettenvorlage

Unser Worddokument ist nun mit einer Tabelle versehen, das unser Etikettenblatt exakt nachbildet. Um
besser arbeiten zu können, sollte man die Rahmenlinien sichtbar machen.

Abb. 42: Tabelle für Etiketten mit und ohne Rahmenlinien

5.4.3   Datenquelle mit der Etikettenseite verknüpfen

Die Empfänger werden nun, wie schon beim Erstellen des Serienbriefes in Abb. 31 auf Seite 16 gezeigt,
ausgewählt und so unsere Etikettenseite mit der Datenquelle verknüpft.

5.4.4   Seriendruckfelder in die Etikettenseite einfügen
Genau wie beim Serienbrief werden nun die benötigten Felder in das erste Etikett eingefügt (siehe Abb.
33 auf Seite 17). Das Etikett wird nach unseren Wünschen formatiert und ggf. der Absender hinzugefügt.

Gabi Mai                                                                     HFU ‐ Fakultät Informatik
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Abb. 43: Fertig gestaltetes Etikett

Auf allen übrigen Etiketten wurde automatisch die Steuermarke «Nächster Datensatz» eingefügt.

Unsere Etikettenbeschriftung muss nun auf alle Etiketten übernommen werden. Dafür stellt uns Word
den Befehlsknopf "Etiketten aktualisieren" zur Verfügung.

Abb. 44: Übernahme der Felder auf die übrigen Etiketten

Unsere Etikettenseite ist nun fertig gestellt und wir sollten die Rahmenlinien der Tabelle wieder
entfernen.

5.4.5   Prüfen in der Seriendruckvorschau
Wie beim Serienbrief können wir auch die Etiketten in einer Vorschau prüfen.

5.4.6   Zusammenführen und Fertigstellen
Über die Schaltfläche "Fertig stellen und zusammenführen", Befehl "Einzelne Dokumente bearbeiten"
werden unsere fertigen Etikettenseiten generiert und können ausgedruckt werden.

Abb. 45: Druckfertige Etiketten

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MS Office Word 2007                          Brückenkurs                                                 23

6   Aufzeichnen eines Makros und Setzen der Schaltfläche für das Makro

6.1 Makros
Aus der Sicht des Programmierers sind Makros kleine Programme. Aus der Sicht des Anwenders ist ein
Makro eine Sammlung von Befehlen, die auf "Knopfdruck" abgespult werden.

Auch wenn Word inzwischen schon viele komfortable Werkzeuge zur Verfügung stellt, kann es einmal
notwendig sein, eine häufig wiederkehrende Textstelle in einem Dokument umfangreicher
umzuformatieren. Um nicht jedesmal aufs Neue sämtliche Formatierungsbefehle einzeln absetzen zu
müssen, können wir uns ein Makro aufzeichnen, das genau das für uns macht.

Die Makroaufzeichnung finden wir auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Makros. Wir können uns
aber auch eine neue Registerkarte Entwicklertools einblenden (sie ist für den durchschnittlichen Word‐
Anwender verborgen).

6.2 Registerkarte Entwicklertools einblenden
1. Über die Office‐Schaltfläche die Word‐Optionen öffnen.
2. In der Kategorie "Häufig verwendet" die Option "Entwicklerregisterkarte in der
   Multifunktionsleiste anzeigen" aktivieren.

6.3 Vorbereitung zur Makroaufzeichnung
Bevor wir das Makro aufzeichnen, sollten wir wissen, was es können soll und wo wir die entsprechenden
Befehle finden. Bei der Aufzeichnung selbst werden wir nur genau diese Befehle per Mausklick
ausführen. Kommen wir irgendwo nicht weiter, weil wir erst einen Befehl suchen müssen, so können wir
die Aufzeichnung zwischendurch anhalten und später fortsetzen.

Die schlechte Nachricht:
Während der Aufzeichnung funktioniert die Maus leider nicht innerhalb des Dokumentes.

Die gute Nachricht:
Es gibt für vieles eine Tastenkombination, so auch zum Markieren von Textstellen. Um Textstellen
markieren zu können, müssen wir die notwendigen Tastenkombinationen kennen.

Textmarkierung über Tastenkombination
Ganzes Wort markieren
(Cursor muss bereits vor dem ersten Buchstaben stehen):               Strg + Shift + Pfeiltaste rechts
Ganzen Absatz markieren
(Cursor muss bereits vor dem ersten Zeichen des Absatzes stehen):     Strg + Shift + Pfeiltaste unten

Aufgabenstellung
Unser Makro soll
 einen gesamten Absatz markieren (wir sollten deshalb am Anfang des Absatzes stehen),
 diesen Absatz in
    Schriftart Verdana,
    Schriftgröße 12,
    Schriftfarbe Blau,
    Fettdruck, Kursiv, Zentriert
    Hintergrundfarbe Weiß, Hintergrund 1, dunkler 15% formatieren

Gabi Mai                                                                   HFU ‐ Fakultät Informatik
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Natürlich könnte man sich für diese Aufgabenstellung auch eine Formatvorlage anlegen. Es geht in
diesem Kapitel aber nicht um Formatvorlagen, sondern um das Erlernen der Makroerstellung.

Es ist gut, die oben vorgegebene Aufgabenstellung vor der Makroaufzeichnung einmal zu testen.

            Nach dem Test ist dieser Absatz so formatiert wie die
                      Aufgabenstellung es verlangt.

6.4 Makro aufzeichnen
1. An den Anfang des ersten zu formatierenden Absatzes gehen,
2. Schaltfläche "Makro aufzeichnen" im Register Entwicklertools betätigen,
3. einen Namen für das Makro vergeben, z.B. VerdanaBlauKursiv
   (Name muss mit einem Buchstaben anfangen, es sind nur Buchstaben und Zahlen erlaubt),
4. oben beschriebene Schritte ausführen,
5. Makroaufzeichnung beenden.

Abb. 46: Schritte bei der Makroaufzeichnung

Es lohnt sich, das Makro erst einmal zu testen indem wir
 auf den Anfang eines weiteren Absatzes gehen,
 dann im Register Entwicklertools auf das Symbol Makros klicken,
 im Dialogfenster Makros auf Ausführen klicken.

Abb. 47: Symbol zum Anzeigen, Ausführen und Löschen von Makros

HFU ‐ Fakultät Informatik                                                                 Gabi Mai
MS Office Word 2007                             Brückenkurs                                          25

Abb. 48: Dialogfenster zum Anzeigen, Ausführen und Löschen der Makros

Im Dialogfenster werden nur selbstdefinierte Makros angezeigt. Um die Übersicht über die
aufgezeichneten Makros nicht zu verlieren, kann zu jedem Makro eine kurze Beschreibung angegeben
werden.

6.5 Setzen der Schaltfläche für das Makro
Leider ist es unter Word 2007 nicht mehr möglich eigene Schaltflächen zu kreieren. Man kann nur aus
einem vorgegebenen Angebot eine Schaltfläche auswählen. Auch die Multifunktionsleiste mit ihren
Registerkarten kann man nicht auf einfache Weise verändern. Aber man kann die Symbolleiste für den
Schnellzugriff verändern.

Über die Pfeiltaste neben der Symbolleiste öffnet man das Menü und klickt auf Weitere Befehle …
Es öffnet sich die Seite Anpassen in den Word‐Optionen.

Abb. 49: Anpassen der Symbolleiste für den Schnellzugriff

Gabi Mai                                                                 HFU ‐ Fakultät Informatik
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Im Listenfeld "Befehle auswählen" wird die Befehlsgruppe Makros ausgewählt. Unter dem Namen
Normal.NewMakros.VerdanaBlauKursiv erscheint unser Makro in der Liste. Über die Schaltfläche
Hinzufügen setzen wir das Makro in die Symbolleiste (rechtes Feld im Dialogfenster). Über die
Schaltfläche Entfernen lässt sich jederzeit ein ausgewähltes Symbol wieder löschen.

Über die Schaltfläche Ändern kann ein neues Symbol und ein für sich sprechender Anzeigename gesetzt
werden. Als Anzeigename kann z.B. "Absatz Verdana Blau Kursiv Zentriert" stehen.

Abb. 50: Setzen des gewünschten Symbols und des Anzeigenamens

Unser Makro kann nun über die Schaltfläche benutzt werden.

HFU ‐ Fakultät Informatik                                                              Gabi Mai
MS Office Word 2007                                                  Brückenkurs                                                                              27

7   Abbildungsverzeichnis

Abb. 1:    Office‐Schaltfläche und Symbolleiste für den Schnellzugriff ............................................................... 1
Abb. 2:    Registerkarten der Multifunktionsleiste.............................................................................................. 1
Abb. 3:    Multifunktionsleiste der Registerkarte Start ....................................................................................... 1
Abb. 4:    Multifunktionsleiste der Registerkarte Einfügen................................................................................. 2
Abb. 5:    Multifunktionsleiste der Registerkarte Seitenlayout .......................................................................... 2
Abb. 6:    Multifunktionsleiste der Registerkarte Verweise ................................................................................ 3
Abb. 7:    Multifunktionsleiste der Registerkarte Sendungen ............................................................................. 3
Abb. 8:    Multifunktionsleiste der Registerkarte Überprüfen ............................................................................ 3
Abb. 9:    Multifunktionsleiste der Registerkarte Ansicht ................................................................................... 3
Abb. 10:     Aufrufen der Word‐Optionen .......................................................................................................... 4
Abb. 11:     Word‐Optionen zur Dokumentenprüfung....................................................................................... 5
Abb. 12:     AutoKorrektur‐Optionen, die die Formatierung betreffen und während der Eingabe angewendet
             werden ............................................................................................................................................ 6
Abb. 13:     AutoKorrektur‐Optionen, die Zeichen korrigieren oder eine Zeichenfolge ersetzen ..................... 6
Abb. 14:     Schnelles Eingreifen in die AutoKorrektur ...................................................................................... 7
Abb. 15:     Schnellformatvorlagen .................................................................................................................... 8
Abb. 16:     Fenster der Formatvorlagen und Optionen zum Anzeigen weiterer Formatvorlagen.................... 8
Abb. 17:     Minisymbolleiste und Dialogfenster Formatvorlage Übernehmen................................................. 9
Abb. 18:     Bestehende Formatvorlage modifizieren ........................................................................................ 9
Abb. 19:     Listenbibliothek ............................................................................................................................. 10
Abb. 20:     Beschriftungen für Elemente wie Bilder, Tabellen, Formeln vergeben ........................................ 11
Abb. 21:     Roter Smiley .................................................................................................................................. 11
Abb. 22:     Blauer Smiley ................................................................................................................................. 11
Abb. 23:     Screenshots zur automatischen Aktualisierung der Abbildungsnummer ..................................... 11
Abb. 24:     Querverweise einfügen ................................................................................................................. 12
Abb. 25:     Dialogfenster Abbildungsverzeichnis ............................................................................................ 13
Abb. 26:     Abbildungsverzeichnis aktualisieren ............................................................................................. 13
Abb. 27:     Inhaltsverzeichnis einfügen ........................................................................................................... 14
Abb. 28:     Inhaltsverzeichnis aktualisieren .................................................................................................... 14
Abb. 29:     Datenquelle Adressliste ................................................................................................................. 15
Abb. 30:     Text des Hauptdokuments ............................................................................................................ 16
Abb. 31:     Hauptdokument mit der Datenquelle verknüpfen........................................................................ 16
Abb. 32:     Dialogfenster Datenquelle auswählen .......................................................................................... 17
Abb. 33:     Einfügen der Seriendruckfelder..................................................................................................... 17
Abb. 34:     Dialogfenster zum Einfügen der Grußzeile und zum Festlegen der übereinstimmenden Felder . 18
Abb. 35:     Eingefügter Platzhalter für die Grußzeile ...................................................................................... 18
Abb. 36:     Regel für den Filter ........................................................................................................................ 18
Abb. 37:     Setzen der Regel ............................................................................................................................ 19
Abb. 38:     Vorschau auf den Serienbrief ........................................................................................................ 19
Abb. 39:     Zusammenführen des Hauptdokuments mit der Datenquelle ..................................................... 20
Abb. 40:     Etikettenseite einrichten ............................................................................................................... 20
Abb. 41:     Auswahl der richtigen Etikettenvorlage ........................................................................................ 21
Abb. 42:     Tabelle für Etiketten mit und ohne Rahmenlinien ........................................................................ 21
Abb. 43:     Fertig gestaltetes Etikett ............................................................................................................... 22
Abb. 44:     Übernahme der Felder auf die übrigen Etiketten ......................................................................... 22
Abb. 45:     Druckfertige Etiketten ................................................................................................................... 22
Abb. 46:     Schritte bei der Makroaufzeichnung ............................................................................................. 24
Abb. 47:     Symbol zum Anzeigen, Ausführen und Löschen von Makros ........................................................ 24
Abb. 48:     Dialogfenster zum Anzeigen, Ausführen und Löschen der Makros .............................................. 25
Abb. 49:     Anpassen der Symbolleiste für den Schnellzugriff ........................................................................ 25
Abb. 50:     Setzen des gewünschten Symbols und des Anzeigenamens......................................................... 26

Gabi Mai                                                                                                            HFU ‐ Fakultät Informatik
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