OPTIMIERUNG DER EINGANGSRECHNUNGS-PRÜFUNG - INKLUSIVE SAP S/4HANA SYSTEM CONVERSION
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OPTIMIERUNG DER EINGANGSRECHNUNGS- PRÜFUNG INKLUSIVE SAP S/4HANA SYSTEM CONVERSION
OP TI M I E R UN G D E R E I N G A N G SR ECHN U N GSP R Ü F U N G I N KLU SI V E
SAP S/4H A N A SYST E M CO N V ER SI O N
PROJEKT-HIGHLIGHTS
HERAUSFORDERUNG Codeanpassung als Voraussetzung für eine
SAP S/4HANA Conversion
Reduzierung des Aufwands und der
Fehlerhäufigkeit bei der Implementierung SAP R/3 nach SAP S/4HANA Conversion
neuer Länder im Rahmen der Rechnungs-
prüfung
Reduzierung von Expertenwissen BENEFITS
Analyse und Bewertung: Beibehalten der Verbesserung der Rollout-Fähigkeit bei der
metrospezifischen, historisch gewach- Integration neuer Länder
senen Eigenentwicklung – oder Wechsel
zum SAP Standard? Prozessvorteile der Eigenentwicklung blei-
ben erhalten
Reduzierung der Komplexität und Vereinfa-
LÖSUNG chung der Prozesse
Re-Design von Funktionen, die vorher als Mehr Transparenz und moderne Architektur
„Pain Points“ identifiziert wurden
Wiederherstellung der Zukunftssicherheit
Anpassung des Datenmodells an ein und Wartbarkeit der eingesetzten Sofware-
„One-Client-Concept“ produkte
Erweiterung der Customizing-Möglichkei-
ten
Bei einem Unternehmen wie der METRO gehen je- naler Ebene durch. Die METRO nutzt für die Wa-
den Tag Tausende von Rechnungen von Lieferanten renwirtschaft der Märkte kein SAP. Daher kann die
ein – Rechnungen, die zunächst geprüft werden Standard-SAP-Rechnungsprüfung nicht mit Bezug
müssen, bevor das Unternehmen sie kontieren und zur Bestellung prozessiert werden.
buchen kann. Stimmen der Name und die Anschrift
des Lieferanten? Ist die angegebene Liefermenge MMS-IC ist eine Anwendung im SAP-R/3-Umfeld.
korrekt, ebenso wie der aufgeführte Steuersatz oder Über mehrere Schnittstellen werden Bestellungen,
die Rechnungsnummer? Unternehmen überprüfen Wareneingänge und Rechnungen aus den unter-
diese und weitere Angaben in aller Regel mit Hilfe schiedlichsten Warenwirtschaftssystemen zur Rech-
von Software, mit der sich die Rechnungsprüfung nungsprüfung aufbereitet, geprüft, zugeordnet und
automatisch durchführen lässt. genehmigt.
Die METRO verwendet zur Eingangsrechnungsprü- Aus dem SAP-Standard werden im Fall von MMS-
fung eine Anwendung, die sie selbst entwickelt hat IC allerdings nur sehr wenige Elemente verwendet
und die auf einer eigenen Instanz läuft: das MMS- – zum Beispiel die Benutzerpflege, Berechtigungs-
IC (Metro Merchandise System – Invoice Control). prüfungen, SAP Workbench sowie Lieferanten-
Mit dieser Anwendung führt das Unternehmen die stammsatz. Nur die endgültige Buchung von Rech-
Rechnungsprüfung auf nationaler und internatio- nungen wird zur Buchung in SAP vorbereitet und
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TROTZ DER
GROSSEN KOMPLEXITÄT
WURDE DAS PROJEKT
„
EFFIZIENT UND
LÖSUNGSORIENTIERT
UMGESETZT.
Patrick Rott,
Product Owner
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verteilt. Dazu werden im MMS-IC alle relevanten Da- Um die IT-Services und -Lösungen bei METRO küm-
ten über die Schnittstellen zur weiteren Buchung an mert sich die METRO Digital GmbH. Die METRO
die entsprechenden FI/CO-Systeme der Landesge- Digital ist die Tech-Unit von METRO und unterstützt
sellschaften weitergeleitet, sowohl in SAP- als auch sämtliche METRO Länder weltweit.
Non-SAP-Systeme.
Rund 900 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in
KAUM MANUELLE NACHARBEITEN ERFORDER- Deutschland und Rumänien bieten ein breites Leis-
LICH tungsspektrum. Dazu gehört die Beratung bei Ge-
schäftsprozessen, Entwicklung, Realisierung und
Die Eigenentwicklung der METRO ist historisch ge- Betreuung von Unternehmenslösungen, der Be-
wachsen und komplex, bietet für das Unternehmen trieb von Rechenzentren und Netzwerken sowie die
aber mehrere Vorteile: Durch die metrospezifische Betreuung des IT-Equipments.
Logik im MMS-IC ist es zum Beispiel kaum erfor-
derlich, Rechnungen manuell nachzubearbeiten. Am Anfang des Projekts mit GAMBIT Consulting
In Deutschland zum Beispiel werden bereits weit stand daher die Frage im Raum, ob ein Festhalten
mehr als 90 Prozent aller Rechnungen automatisch an der Eigenentwicklung überhaupt Sinn macht –
abgeglichen. Darüber hinaus ergibt sich durch die oder ob der Wechsel zum SAP-Standard nicht
Rechnungsprüfung mit Hilfe von MMS-IC ein hoher die bessere Lösung sein könnte. Die METRO hat-
monetärer Nutzen für das Unternehmen. te insgesamt das Ziel, die Rollout-Fähigkeit von
Kernprozessen bei der Integration neuer Länder zu
Aber das System hat auch Nachteile: Aufgrund der beschleunigen. Zudem wollte sie die Prozesse bei
Komplexität der Anwendung kann die METRO neue der Rechnungsprüfung weiter verbessern und die
Länder nur schwer in MMS-IC integrieren, die Fehler- Abhängigkeit von Expertenwissen reduzieren.
anfälligkeit ist hoch. Viele Anpassungen erfordern
zudem beträchtliches Expertenwissen, anders als In mehreren Workshops stellte METRO Digital den
dies zum Beispiel in einem Standard-System der Fall Experten der GAMBIT daher zunächst die aktuellen
ist. Die Komplexität des Systems – vor allem auf- Prozesse im MMS-IC vor, inklusive aller relevanten
grund alter und nicht mehr benötigter Kodierungen Schnittstellen. Gemeinsam analysierten die Teams
oder unnötiger Inhalte – verlangsamt und erschwert die IST-Situation. Die Rolle von GAMBIT bestand im
außerdem viele Abläufe. Folgenden darin, den metrospezifischen Prozess im
METRO AG
METRO ist ein führender internationaler Großhändler mit Food- und Nonfood-Sortimenten, der auf
die Bedürfnisse von Hotels, Restaurants und Caterern (HoReCa) sowie von unabhängigen Händ-
lern spezialisiert ist. Die weltweit rund 16 Millionen METRO Kunden können wahlweise in einem der
großflächigen Märkte einkaufen, online bestellte Ware dort abholen oder sich beliefern lassen. Mit
digitalen Lösungen unterstützt METRO zudem die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmern und
Selbstständigen und trägt damit zur kulturellen Vielfalt in Handel und Gastronomie bei.
Nachhaltigkeit ist für METRO ein wesentlicher Pfeiler sämtlicher Aktivitäten, im Dow Jones Sustain-
ability Index ist METRO Branchen-Primus in Europa. Das Unternehmen ist in 34 Ländern aktiv und
beschäftigt weltweit knapp 100.000 Mitarbeiter. Im Geschäftsjahr 2019/20 erwirtschaftete METRO
einen Umsatz von 25,6 Mrd. Im Oktober 2019 hat die METRO AG einen Vertrag über den Verkauf
einer Mehrheitsbeteiligung von METRO China unterzeichnet. Für die Einzelhandelskette Real mit
ihren 34.000 Mitarbeitern hatte METRO im September 2018 den Verkaufsprozess eingeleitet. Mehr
Informationen unter www.metroag.de
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MMS-IC zu bewerten, Alternativen aufzuzeigen und Die Ziele des Projekts wurden „in Time“ und „in Bud-
eine Empfehlung zu erarbeiten. get“ erreicht: In enger Zusammenarbeit mit dem
Team der METRO Digital konnte durch das Re-De-
GAMBIT zog bei der Analyse auch die Implementie- sign und die SAP S/4HANA Conversion die Grund-
rungsvariante für die Abwicklung der Rechnungs- lage dafür geschaffen werden, eine Verbesserung
kontrolle im SAP-Standard SAP VIM (SAP Vendor bei der Integration neuer Länder in das MMS-IC zu
Invoice Management) in Betracht, und zwar mit al- erzielen. Zudem konnten die automatische Zuord-
len prozessualen, zeitlichen und kostenbezogenen nung von Rechnungen sowie der monetäre Nutzen
Konsequenzen. Das strategische Ziel des Projekts der Rechnungskontrolle mit der gewählten Lösung
war es, am Ende ein stabiles, transparentes und erhalten werden.
sicheres System zu schaffen, das zudem den An-
forderungen einer SAP S/4HANA Konvertierung Die Anwendung entspricht nun den Anforderungen,
entspricht. die an ein modernes IT-System gestellt werden: So
ist das System nun zum Beispiel deutlich transpa-
Ergebnis der GAMBIT-Analyse war, dass der renter, weniger komplex und läuft konsistenter als
SAP-Standard im Falle der METRO keine Verbes- zuvor. Mit den Arbeiten konnte zudem erreicht wer-
serung bringen würde und einige Prozesse sogar den, dass die Anwendung auch auf lange Sicht zu-
erschwert werden würden. Überdies müsste SAP kunftssicher ist und sich besser warten lässt.
MM (Einkauf & Bestandsführung) für 17 Landesge-
sellschaften eingeführt werden – ein enormer Kos- Im Oktober 2019 ging die Anwendung als Pilot-Pro-
tenfaktor. jekt in Russland produktiv und weitere Länder fol-
gen nun im Rhythmus von drei Monaten. „Dass das
VORTEILE BLEIBEN ERHALTEN Projekt insgesamt so gut gelaufen ist, ist insbeson-
dere auch unserem Auftraggeber zu verdanken –
Die einzige sinnvolle Alternative war daher die Bei- dem kompetenten Team der METRO Digital. Denn
behaltung der Eigenentwicklung und das weitaus ein solches Projekt lässt sich nur gemeinsam und
kostengünstigere Re-Design und die Optimierung in enger und vertrauensvoller Zusammenarbeit mit
der Anwendung – eine Lösung, die von GAMBIT dem Kunden meistern“, sagte Toni Muñoz, Projekt-
nach der Entscheidung der METRO Digital dann leiter und Senior Executive Consultant bei GAMBIT
auch umgesetzt wurde. nach dem Go-live.
Die Umsetzung umfasste die System-Conversion
von SAP R/3 nach SAP S/4HANA, die Einführung
eines One-Client-Concepts mit einer Anpassung
des Datenmodells (alle Länder in einem Mandanten
statt 1 Mandant je Land) und das Re-Design des Co-
dings von MMS-IC. Die Vorteile der Eigenentwick-
lung konnten auf diese Weise erhalten werden.
In der konkreten Umsetzung folgte – in mehre-
ren Wellen – nach der Analyse zunächst die Kon-
zept-Phase, dann die SAP S/4HANA Conversion,
dann die Umsetzung des One-Client-Concepts
und schließlich das Re-Design der Supplier Invoice
Suite (SIS). Unter anderem wurden dabei alte und
nicht mehr benötigte Codierungen entfernt und die
„harte“ Kodierung der Programmlogik durch varia-
ble Customizing-Tabellen ersetzt.
05IM ÜBERBLICK.
Gründung
Projekte Standorte
1995
2.000 + 3
Berater
TM
SAP LT Anwender im
zertifizierte Application
Berater 150 + Management
60 + 15.000 +
AUSGEWÄHLTE REFERENZEN.
ALLE RECHTE VORBEHALTEN
Autor: Thomas Kutzner. Dieses Werk ist urheberrechtlich geschützt.
Jegliche Weiterverbreitung oder Nutzung, auch auszugsweise, bedarf einer schriftlichen Genehmigung der Herausgeber. © 2021
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