Produktinfo DocuWare 5 - Digitale Archivierung und DMS
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produktinfo
DocuWare 5
Version 5.1
Integriertes
Dokumenten-Management
Das Dokumentenmanagement-System DocuWare 5 ist die moderne Basis-
Software für Integriertes Dokumenten-Management und revisionssichere
elektronische Archivierung. Dokumente als Papier oder in beliebigen elektro-
nischen Formaten, etwa Office-, CAD-, E-Mail-, Spool- und andere Dateien,
werden automatisch verarbeitet. Sie werden von DocuWare 5 erfasst, klassifiziert,
mit einem Volltextindex versehen und zur weiteren Bearbeitung bereitgestellt.
Zusätzliche Records-Management-Funktionen gewährleisten einen sicheren,
gesteuerten und protokollierten Zugriff. Erweitert um Workflow-Funktionalitäten,
Web Content Management und die universellen Integrationsfunktionen
stellt DocuWare 5 alle Elemente für ein leistungsfähiges Enterprise Content
Management bereit.
DocuWare 5 bietet Komfort und Sicherheit. Anspruchsvolle Anwender wissen
nicht nur den vollständigen Funktionsumfang zu schätzen, auch die einfache
Bedienung und Administration sowie die hohe Integrationsfähigkeit und optimale
Sicherheit zeichnen DocuWare 5 aus.
Inhalt 1. Dokumente erfassen
1. Dokumente erfassen 2 Leistungsfähigkeit und Akzeptanz eines
2. Ablage geordnet und sicher 5 Dokumenten-Managements hängen
3. Records Management: 6 wesentlich davon ab, wie schnell und
Aufbewahrung und Zugriff steuern einfach Dokumente unterschiedlichster
4. Dokumente finden 7 Art und Herkunft in das System ein-
5. Dokumente bearbeiten 7 gebracht werden können. Das Grund-
6. Workflow 8 prinzip von DocuWare orientiert sich
7. Verteilte Standorte und mobile 8 an der gewohnten Büroumgebung:
Anwender Dokumente gelangen zunächst in
8. Web Content Management 10 elektronische Briefkörbe, in denen sie
9. Konfiguration 10 zusammengeheftet und sortiert werden.
Zusatzmodule 12
Funktionen 14 Von den Briefkörben aus werden Sie
in Archiven abgelegt. Die Archive sind
der Dokumenten-Pool, in dem sämtliche
Informationen für den laufenden Zugriff
und für die Steuerung des Workflows
über das Netzwerk zur Verfügung integriert. Ebenso werden Netzwerk- DocuWare - Highlights
stehen. DocuWare verfügt über lei- scanner und digitale Kopiergeräte n Intuitive Bedienung
stungsfähige Erfassungsfunktionen, direkt und ohne Zusatzsoftware in n Einfache Administration
die mit vielfältigen Möglichkeiten zur das DocuWare-System eingebunden. n Schnelle Integration
Automation genutzt werden können. Nach dem Scannen liegen die Doku- n Standortunabhängige Mobilität
So ist die geordnete Ablage jegli- mente in den DocuWare-Briefkörben n Optimale Sicherheit
cher Dokumenttypen sichergestellt. zur weiteren Bearbeitung oder für die
Ablage in den Archiven bereit. Opti-
Papier onal können beim Scannen über OCR
Briefe, kaufmännische Belege, Pro- oder Barcode-Erkennung Daten direkt
tokolle, Zeichnungen, Notizen und aus dem Dokument ausgelesen und
andere Papierunterlagen werden über für die automatische Kategorisierung,
leistungsfähige Scanner erfasst. Indexvergabe und Ablage im Archiv
Die Ansteuerung von einfachen verwendet werden. Zusätzlich unter-
Arbeitsplatzgeräten bis hin zu Hoch- stützt DocuWare alle gängigen Erfas-
leistungsscannern ist in DocuWare sungs- und Auswertungsprogramme
mit zahlreichen Komfortfunktionen über universelle Schnittstellen.
Office, CAD und andere Dateien
Für die Erfassung von Dateien stehen
mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:
Durch Ziehen mit der Maus oder über
das Import-Menü gelangen sie in die
DocuWare-Briefkörbe.
DocuWare kann beliebige Ordner im
Dateisystem überwachen und impor-
tiert von dort neu gespeicherte Dateien
in Briefkörbe oder direkt in Archive.
Alle Dateiinformationen können zur
Kategorisierung und Indexierung ver-
wendet werden. Die Dateien werden
so automatisch - oder um manuelle
Eingaben ergänzt - abgelegt. Für die
Microsoft Office-Programme bietet
DocuWare ein eigenes Add-In, mit dem
das gerade bearbeitete Dokument direkt
aus Word, Excel oder PowerPoint an
DocuWare-Briefkörbe oder -Archive Massenbelege und form. Für die nahtlose Einbindung der
übergeben wird. Für weitere Anwen- Reorganisations-Daten SAP-Produktfamilie und den Zugriff
dungsprogramme bieten Drittanbieter Über universelle Funktionen und auf SAP-Belege auch unabhängig von
ähnliche Funktionen. Über DocuWare Schnittstellen kann DocuWare in jede SAP-Systemen bietet DocuWare eige-
TOOLKIT können individuelle Ablage- kaufmännische Lösung integriert wer- ne Module. Ebenso stellt es zertifizierte
funktionen einfach integriert werden. den. Selbsterstellte Belege wie Aus- Schnittstellen zu Navision, SageKHK und
gangsrechnungen, Journale, Berichte vielen weiteren ERP-Systemen bereit.
Alle Dateien werden unverändert im und andere Listen archiviert DocuWare
Originalformat übernommen. Für jeden vollautomatisch. Dabei übernimmt es E-Mail
Dateityp kann in DocuWare eingestellt entweder mit der Funktion TIFFMAKER Die wachsende Flut von E-Mails muss
werden, welches Programm zur Anzei- den Druckdatenstrom des Windows- archiviert werden. Dies geschieht wahl-
ge und welches zur Bearbeitung der Betriebssystems oder es importiert mit weise in einem separaten E-Mail-Repo-
Dateien verwendet werden soll. Stan- dem optionalen COLD-Modul Dru- sitory oder gemeinsam mit anderen
dardmäßig zeigt DocuWare Dokumente cker-Spooldateien anderer Herkunft. thematisch zusammengehörigen Doku-
in seinem eigenen Viewer an und nutzt Die Druckdaten werden in Einzel- menten nach den gleichen Kriterien
zur Bearbeitung die Einstellungen des dokumente zerlegt, Kategorisierung geordnet. DocuWare importiert hierzu
Betriebssystems. Zudem bietet die und Indexierung ausgelesen und im die Mails aus Outlook/Exchange oder
Funktion TIFFMAKER die Ablage von Archiv abgelegt. Optional hinterlegt optional aus Notes/Domino. Absen-
Dokumenten über das Drucken. Aus DocuWare Formulare oder Briefbögen. der, Empfänger, Datum, Betreff und
dem Druckdatenstrom wird ein ori- Reorganisationsdaten oder Daten, die weitere Mail-Informationen werden
ginalgetreues und unveränderliches aufgrund gesetzlicher Vorgaben für zur automatischen Kategorisierung
TIFF- oder PNG-Abbild erzeugt und im den künftigen Datenzugriff archiviert und Indexierung verwendet. Per-
DocuWare-Archiv abgelegt. Bei gleich- werden müssen, übernimmt DocuWare sonen- und Unternehmensnamen wer-
artigen Dokumenten, etwa Angeboten automatisch. Werden die Daten später den aus Adressbüchern oder anderen
oder Protokollen, werden Kategorisie- vom Ursprungssystem oder von Aus- Datenbeständen ergänzt. Die Archi-
rung und Indexierung direkt aus dem wertungsprogrammen wieder benötigt, vierung kann sowohl vollautomatisch
Dokument gelesen und die Dokumente exportiert sie DocuWare mit den Ori- als auch mit Bestätigung oder Kor-
damit vollautomatisch abgelegt. ginal-Dateinamen in ihrer Ursprungs- rektur durch den Benutzer erfolgen.
2. Ablage geordnet und sicher
DocuWare führt Dokumente gleich Offene Standards für Dokumente Automatische Ordnung
welcher Herkunft nach einheitlichen und Indexdaten Teils in der Basisversion, teils über
Kriterien im zentralen Dokumenten- Die Speicherung der Dokumentdateien Zusatzmodule bietet DocuWare viel-
Pool - den Archiven - zusammen. Das erfolgt im Originalformat oder über den fältige Möglichkeiten, Indexinfor-
gilt für gescannte oder aus der eige- Druckertreiber TIFFMAKER als TIFF- oder mationen aus externen Quellen
nen EDV übernommene kaufmännische PNG-Abbild. Zu jeder Dokumentdatei wie Textdateien, Datenbanken oder
Belege genauso wie für Briefe, Pläne, wird eine Metadatei im XML-Format Adressbüchern automatisch zuzuspie-
Bilder, umfangreiche Dokumentationen abgelegt. Sie nimmt Markups, elektro- len und die korrekte Kategorisierung
oder für E-Mails und Office-Dateien. nische Stempel, Signaturen sowie ein und Indexvergabe zu vereinfachen.
Duplikat der Kategorisierungs- und
Indexdaten des Dokuments auf. Haupt- Bedarfsgerechte Speichersysteme
speicherort für die Indexdaten ist eine DocuWare-Archive speichern Doku-
relationale Datenbank, die auf die mente vom Stadium der Erfassung oder
jeweiligen Dokumentdateien verweist. Erstellung über die Bearbeitung bis zum
Sie gewährleistet, dass alle Dokumente Ende der Langzeitarchivierung. Alle
schnell gefunden werden. Bei Bedarf gängigen Speichertechnologien wer-
wird sie um einen Volltextindex ergänzt. den unterstützt: von einfachen Fest-
platten- oder RAID-Systemen, CD, DVD
und WORM im manuellen oder Juke-
box-Betrieb, über Content Addressed
Storage (CAS) bis hin zu Storage Area
Network (SAN) Lösungen. Das inte-
grierte Hierarchische Speicherma-
nagement (HSM) sorgt dafür, dass die
Dokumente entsprechend ihres Stadi-
ums, Zugriffshäufigkeit oder gesetz-
lichen Anforderungen automatisch
auf das jeweils am besten geeignete
Speichermedium übertragen werden.
Selbsttragende Archive
Alle oder ausgewählte Dokumente eines
Archivs können von CD/DVD gelesen
werden, ohne dass am Rechner des
Benutzers ein DocuWare-Client oder
Software zum Anzeigen der Dokumente
vorhanden sein muss. So lassen sich
Kataloge, Listen oder technische Zeich-
nungen leicht auf CD/DVD auch an
Kunden oder Partner verteilen, die kein
DocuWare-System installiert haben.
Informationen aus E-Mails wie Absender, Empfänger, Datum oder Betreff
übernimmt DocuWare automatisch für die Indexierung der Dokumente
3. Records Management: Auf-
bewahrung und Zugriff steuern
Für die revisionssichere Archivierung
stellt DocuWare Sicherungsmechanis-
men zur Verfügung. Diese schützen
Belege auf dem Weg von der Erfas-
sung bis zur Langzeitarchivierung auf
unveränderlichen Datenträgern und
Speichersystemen. Einschlägige gesetz-
liche und regulatorische Anforderungen,
wie AO, GDPdU, Basel II und Sarbanes
Oxley, werden von DocuWare erfüllt.
Aufbewahrungs- und Löschfristen wer-
den automatisch überwacht. In Papier-
form vorliegende Akten können von
der DocuWare-Datenbank einschließ-
lich deren Lagerorte und Aufbewah-
rungsfristen mitverwaltet werden.
Gesetzeskonformer Dokument-
und Datenzugriff
Die gesetzlich vorgeschriebenen
Zugriffsmöglichkeiten auf auswert-
bare Daten sind während des gesamten
gesetzlichen Aufbewahrungszeitraumes
über Exportfunktionen sichergestellt.
Spooldaten, die über Computer Output
on Laser Disk (COLD) oder Windows- Maßgeschneiderte Zugriffsrechte Elektronische Signatur
Druckertreiber TIFFMAKER automatisch Der Zugriff auf die Dokumente wird DocuWare ermöglicht alle Formen der
von den kaufmännischen Lösungen durch ein detailliertes Berechtigungs- elektronischen Signatur: einfache, fort-
übernommen wurden, können durch konzept mit Gruppen, Rollen und geschrittene und qualifizierte Signa-
das Hinterlegen von Formularvorlagen Profilen zuverlässig gesteuert. Mitar- turen sowie Zeitstempel und Hand-
jederzeit originalgetreu reproduziert beiter und Prüfer, aber auch Kunden schrift-Signaturen. Sie sind nahtlos in
werden. und Lieferanten bekommen dadurch das DocuWare-System integriert und
nur die Dokumente zu sehen, für die damit für jeden Anwender nutzbar. So
ihnen die Berechtigung erteilt wurde. werden Integrität der Dokumente und
Der direkte Zugriff auf die Dokument- Authentizität der Bearbeiter zusätzlich
dateien über das Dateisystem ist nicht gesichert.
möglich. Protokollfunktionen erlauben
auch nach Jahren den Nachweis, wel- Mit seinen umfassenden Sicherheits-
cher Benutzer wann auf ein Dokument funktionen unterstützt DocuWare die
zugegriffen und es verändert hat. Gewährleistung der Compliance im
Unternehmen.
Suche im Volltext 5. Dokumente bearbeiten
Der leistungsfähige DocuWare-Voll-
textindex kann mit allen unterstützten Für die Arbeit mit „lebenden Doku-
Datenbanksystemen kombiniert wer- menten“ stehen umfassende Bearbei-
den. Er nimmt auch Begriffe aus allen tungsmöglichkeiten in DocuWare zur
gescannten Dokumenten auf. Die Suche Verfügung.
im Volltext ist mit Trunkierung vor
und nach Begriffen, z.B. nach „*abla- Versionsmanagement
ge“ möglich. Fundstellen werden im In DocuWare abgelegte Dokumente
DocuWare-Viewer farblich markiert. können mit dem jeweils zur Erstellung
verwendeten Programm bearbeitet wer-
Aufgabenspezifische Such- und den. Je nach Profileinstellung geschieht
Ablageprofile dies direkt im Archiv oder nach vorigem
Der Administrator kann zentral für ein Check-Out des Dokuments. Bei einem
und dasselbe Archiv unterschiedliche Check-Out wird die genutzte Version im
Such- und Ablagemasken sowie Ergeb- Archiv für die Bearbeitung durch andere
In der Statuszeile des DocuWare-Viewers nislisten definieren. Bei der Maskende- gesperrt und beim Wiedereinbringen in
ist zu erkennen, dass ein Dokument mit finition wird bestimmt, welche Felder das Archiv eine neue Version angelegt.
einer qualifizierten elektronischen Signa- für die Eingabe zur Verfügung stehen Die alten Versionen bleiben zur Kon-
tur versehen ist und – nach einem Prü- und welche gegebenenfalls fest vor- trolle und Nachverfolgung erhalten.
fungsvorgang – ob die Signatur gültig ist belegt werden. Die unterschiedlichen
Masken können dann einzelnen Benut- Markup, Kommentierung und Stempel
zern oder Rollen zugewiesen werden. Der DocuWare-Viewer bietet leistungs-
Der Benutzer arbeitet mit einer Maske, fähige Werkzeuge zur Bearbeitung von
die er für seine spezifische Arbeit mit Dokumenten: Textnotizen und Kom-
DocuWare braucht. Alternativ wer- mentare, Freihand-Markierungen, Text-
4. Dokumente finden den ihm direkt im Hauptfenster meh- marker-Hervorhebungen und Stempel
rere Masken für das jeweilige Archiv können auf nahezu allen Dokument-
Nur wenn die gesuchten Informationen zur Auswahl geboten. Wiederholte formaten angebracht werden. Dabei
im Dokumentenmanagement-System Zugriffe oder die Ablage bestimmter werden die Dokumente selbst nicht
schnell gefunden werden, ist dessen Dokumentarten wie Verträge oder Pro- verändert. Alle Elemente werden als
Akzeptanz durch die Mitarbeiter gesi- tokolle, werden dadurch vereinfacht. „Overlay“ wie auf eine Folie gedruckt
chert. DocuWare macht es dem Anwen- und separat gespeichert. Stempel kön-
der einfach und bequem: Suchbegriffe Integration in andere Programme nen zur Fixierung und Freigabe von
werden als Ganzes, als Teile und in Auch direkt aus anderen Anwendungen Dokumenten eingesetzt werden und
Kombination eingegeben oder in Aus- heraus sind der Zugriff und die Anzeige dabei elektronische Signaturen inte-
wahllisten selektiert. Kategorie- und von Dokumenten möglich. DocuWare grieren. Über einen Tablet-PC werden
Volltextsuche können kombiniert wer- bietet hierfür ein über Menüs konfi- handschriftliche Notizen und Signa-
den. In jedem Fall steht das Ergebnis gurierbares LINK-Modul, ein Software turen komfortabel mit dem Stift erfasst.
in Sekundenbruchteilen als beliebig Developer Kit (SDK) für C-, COM- und
sortierbare Liste zur Verfügung. Auch .NET-Schnittstellen, Browser-Inte-
die Darstellung eines Archivs in hierar- gration und eine SAP-Schnittstelle.
chischer Baumstruktur wird unterstützt. Weitere spezifische Schnittstellen zu
ERP- und anderen Lösungen werden
von Partnerunternehmen angeboten.
6. Workflow 7. Verteilte Standorte und
mobile Anwender
DocuWare hilft dabei, dokumentbasier- Der Online-Zugriff auf Dokumente
te Unternehmensprozesse zu automa- über Standortgrenzen hinweg gehört
tisieren. Unterlagen gelangen gezielt zu den wesentlichen Vorteilen des
an die jeweils zuständigen Mitarbeiter. elektronischen Dokumenten-Manage-
Durch die Verwendung der integrierten ments. Das DocuWare 5 Client-Pro-
Stempel und der Joblisten des Moduls gramm kann mit vollem Funktions-
CONTENT-FOLDER ist die Konfigura- umfang über das Internet weltweit
tion von Prozessen sehr einfach. auf Archive und Dokumente in der
Zentrale zugreifen. Hierzu muss ledig-
Steuern über Stempel oder lich die richtige IP-Adresse am
automatisiert über Zusatzmodule Client-PC konfiguriert werden.
Die Steuerung des Workflows erfolgt
über einfache Genehmigungs- und Archive synchronisieren
Ablehnungsstempel oder über Formu- Zusätzlich können Archive unter-
lare, die mit Stempeln verbunden sind. schiedlicher Standorte miteinander
Das Setzen eines bestimmten Stempels synchronisiert werden. Anhand fein-
und die in einem Formular eingetra- gliedriger Regeln wird beispielsweise
genen Werte bestimmen den nächsten Beim Anbringen eines Stempels auf ein eingestellt, welche Dokumente eines
Schritt im Workflow. Es wird definiert, Dokument im DocuWare-Viewer werden Archivs in der Zentrale beim nächt-
wer das Dokument als Nächstes erhalten Informationen auf das Dokument lichen Synchronisationslauf auf das
soll. Die Verwendung von Stempeln zur gestempelt, die gleichzeitig den Work- Archiv einer Niederlassung synchroni-
Prozesssteuerung ist der Papierbearbei- flow des Dokuments bestimmen können siert werden. So arbeiten Zentrale und
tung nachempfunden und erleichtert Niederlassung sehr komfortabel mit
die Anwendung für den Benutzer. Doku- den gleichen Dokumenten bei minima-
mentstati können automatisiert über len Antwortzeiten und ohne Belastung
das DocuWare-Modul AUTOINDEX oder Maximale Transparenz von Standleitungen. Zweigstellen und
über das Programmier-Toolkit gesetzt In DocuWare zeichnen sich Workflows Tochtergesellschaften im In- und Aus-
werden. Damit beeinflussen externe neben der einfachen Benutzung vor land lassen sich so optimal in das Doku-
Programme einzelne Workflowschritte. allem durch hohe Transparenz aus. Jeder menten-Management integrieren.
über einen Stempel und dessen Formu-
Flexible Joblisten lar gesteuerte Prozessschritt wird durch Offline-Betrieb mit dem Laptop
Die Joblisten werden mit dem Zusatz- einen entsprechenden Stempelaufdruck Die gleiche Synchronisationstechnik
modul CONTENT-FOLDER definiert. Als im Schriftstück dokumentiert, automa- nutzt DocuWare, um mobile Benut-
Bearbeitungslisten enthalten sie alle tisch mit Datum und Benutzername. zer mit Laptop-PCs einzubinden. Der
Dokumente, die für die jeweilige Person So ist der gesamte Prozess – wie bei Außendienst hat immer sämtliche
gerade zur Bearbeitung anstehen. Als Papierprozessen - im Dokument selbst Unterlagen seiner Kunden auf aktuellem
Überwachungslisten bieten sie einen abgebildet und von jedem auch ohne Stand dabei. E-Mails oder andere Doku-
Überblick über die Dokumente, die zum Workflow-Kenntnisse nachvollziehbar. mente, die der Außendienstmitarbeiter
Beispiel auf Genehmigung durch andere Je nach internen Richtlinien kann die selbst erstellt, archiviert er in
warten. Darstellung der Stempel und ande-
rer Notizen bei Anzeige und Ausdruck
erzwungen oder unterdrückt werden.
seinem Laptop-Archiv. Sie werden bei
der nächsten Synchronisation automa-
tisch in die Zentrale übertragen und
stehen dort dem Innendienst zur Verfü-
gung. Dadurch, dass Innen- und Außen-
dienst über die gleichen vollständigen
Informationen verfügen, verbessern sich
Kundenservice und Mitarbeiterzufrie-
denheit. Auch Workflow-Prozesse lassen
sich auf mobile Benutzer ausdehnen.
Workflow-Prozesse standortunabhängig
Die DocuWare-Architektur macht es
einfach, dokumentbasierte Prozesse
auf Home-Offices oder andere ent-
fernte Arbeitsplätze auszudehnen.
Sogar mobile Benutzer werden mit nisation wird der Workflow-Schritt Vergleich zu papiergesteuerten Abläu-
eingebunden: Die Genehmigung von automatisch an die Zentrale übergeben. fen wird insbesondere durch die Einbe-
Angeboten oder die Freigabe von Rech- Dort wird der zuständige Mitarbeiter ziehung entfernter Arbeitsplätze und
nungen kann offline auf dem Laptop von DocuWare zur weiteren Bearbei- mobiler Benutzer in die elektronische
erfolgen. Bei der nächsten Synchro- tung aufgefordert. Die Effizienz im Prozesssteuerung deutlich erhöht.
Synchronisation von
DocuWare-Archiven
mit Archiven weiterer
Standorte oder auf
Laptops
8. Web Content Management 9. Konfiguration
Mit dem Modul INTERNET-SERVER stellt oder veröffentlicht wird, erfolgt DocuWare zeichnete sich seit jeher
garantiert DocuWare den zeitunab- einfach mit den üblichen DocuWare- durch die besonders einfache Installati-
hängigen, weltweiten Zugriff auf alle Werkzeugen zur Erfassung und Bearbei- on und Administration des Systems aus.
Dokumente über beliebige Webbrowser. tung von Dokumenten. Die Mitarbeiter Obwohl sich der Funktionsumfang im
benötigen daher keine besonderen Vor- Vergleich zu früheren Versionen verviel-
Flexible Integration kenntnisse, um Informationen im Web facht hat, wurden diese Eigenschaften
Die Web-Architektur von DocuWare zu präsentieren. Sie müssen nur für das auch für die Version 5 erhalten. Nur so
zeichnet sich durch besondere Inte- DocuWare-System autorisiert sein. wird erreicht, dass die vielfältigen Funk-
grationsfreundlichkeit aus. Die Benut- tionen des Dokumenten-Managements
zerfunktionen für den Dokumentzu- auch tatsächlich genutzt werden.
griff sind als Thin Client ausgelegt,
der auf jedem Browser und unter Mit dem Zusatzmodul INTERNET-SERVER
jedem Betriebssystem läuft. Die Dialo- können Sie sich über jeden handels-
ge lassen sich über Style-Sheets und üblichen Internetbrowser in DocuWare
einfache HTML-Programmierung im archivierte Dokumente anschauen;
jeweiligen Internetauftritt in Umfang selbstverständlich können auch Doku-
und Design anpassen und in Portale mente über INTERNET-SERVER im Archiv
integrieren. Die Server-Komponente abgelegt werden
ist auf unterschiedlichen Web-Ser-
ver-Systemen lauffähig, die Funkti-
onen lassen sich individuell anpassen.
Portale für Mitarbeiter, Kunden
und Partner
Die Flexibilität und Integrationsfähig-
keit der DocuWare Web-Architektur
machen es sehr einfach, benutzerspezi-
fische Informationen über das Internet
bereitzustellen. DocuWare stellt damit
wesentliche Funktionen zum Aufbau
eines Kunden- oder Mitarbeiterpor-
tals oder zur Integration in bestehende
Portale bereit: Kunden können die sie
betreffenden Belege, etwa Rechnungen
und Abliefernachweise, online abrufen.
Mitarbeiter greifen von unterwegs oder
zu Hause auf ihre eigenen Personalbe-
lege zu. Interessenten stehen Produkt-
informationen jeweils aktuell zur Verfü-
gung. Das erhöht den Service und spart
Rückfragen. Ausgereifte Sicherheitsme-
chanismen schützen auch im Internet
vor unberechtigtem Zugriff. Die Pflege
des Dokumentbestandes, der bereitge-
10Zukunftssichere Architektur
DocuWare 5 verfügt über eine Multi-Tier-
Architektur, die Client-, Server- und
Infrastrukturkomponenten unterschei-
det. Benutzer-Client und Administra-
tions-Client greifen per TCP/IP über
einen Kommunikationskanal auf die
Module Authentication Server, Content
Server und Workflow Server zu. Diese
DocuWare-Servermodule kommunizie-
ren ihrerseits direkt mit den Speichersy-
stemen, Datenbanken und Benutzerver-
zeichnissen. Dadurch sind die Voraus-
setzungen für maximale Sicherheit und
einfache Skalierbarkeit des Systems
geschaffen.
Zentrale Administrations-Suite DocuWare lässt sich leicht an wachsende Benutzerzahlen anpassen
Die gesamte Konfiguration von der Ser-
ver-Bereitstellung über die Benutzerver- Skalierbarkeit das DocuWare-Login als auch beim
waltung, Archiv-Administration bis hin Bei großen Benutzerzahlen können die Single-Sign-On mit automatischer
zur Einrichtung von Workflows erfolgt DocuWare-Servermodule auf mehrere Windows-Authentifizierung absolut
über die zentrale DocuWare-Administra- Rechner verteilt werden. Durch entspre- sicher. Bei Einsatz der ENTERPRISE-Ser-
tion. Auch Servermodule und Benutzer chende Lastverteilung wird die optima- ver-Version stehen zusätzliche Sicher-
an entfernten Standorten werden von le Performance an allen Arbeitsplätzen heitsfunktionen zur Verfügung, die
ihr verwaltet. Mit der ENTERPRISE-Ser- gewährleistet. DocuWare bedient sich hochsensible Dokumente auch vor dem
ver-Version können mehrere Organisati- dabei vom Einzelplatzsystem für mobile Zugriff durch Systemadministratoren
onen innerhalb eines Systems eingerich- Benutzer bis hin zu verteilten Konzern- schützen. Die detaillierte Protokollie-
tet und gepflegt werden - insbesondere lösungen stets der gleichen Komponen- rung aller Systemänderungen bietet
für den Betrieb mehrerer Mandanten in ten und Funktionen. Dadurch bleibt die zusätzlichen Schutz vor Manipulation.
Rechenzentren. Administration einfach und übersicht- DocuWare schützt optimal vor Daten-
lich, gerade wenn das System auf immer verlust: Alle Kategorisierungs- und
mehr Abteilungen und Standorte ausge- Indexdaten werden doppelt gehalten,
dehnt wird. einmal in der Datenbank und zusätzlich
in den XML-Metadateien der Doku-
Sicherheit mente. Defekte Datenbanken lassen sich
Allein die Basis-Architektur von DocuWare damit leicht wiederherstellen.
bietet ein hohes Maß an Sicherheit vor Die Dokumentdateien werden je nach
unberechtigtem Datenzugriff. Einsatzszenario mit den üblichen
Für die Authentifizierung verwendet Backup-Werkzeugen gesichert oder
DocuWare das Ticket-Granting-Ticket- mit DocuWare-eigenen Werkzeugen
Verfahren. Die Identifizierung des ein- dupliziert.
zelnen Benutzers ist damit sowohl über
11Zusatzmodule
Ein Dokumentenmanagement-System wie male Integration in die spezifischen Rah- passen. Eine Übersicht über diese Zusatz-
DocuWare muss sich stets in ein beste- menbedingungen der Anwender ist neben module bietet die folgende Zusammenfas-
hendes IT-Umfeld integrieren können. Mit zahlreichen Funktionen und Schnittstel- sung. Detaillierte Datenblätter zu jedem
DocuWare funktioniert der Daten- und len in der Basisversion die Vielzahl von Modul stehen stets aktuell im Internet auf
Dokumentenaustausch mit Fremdsyste- Erweiterungsmodulen, die DocuWare der DocuWare-Homepage unter
men optimal bei gleichzeitig minimaler bereitstellt. Diese erlauben es, das System http://www.docuware.com zur Verfügung.
Administration. Grundlage für die opti- jederzeit individuellen Bedürfnissen anzu-
Mit seinen Zusatzmodulen erlaubt DocuWare eine passgenaue Integration in die IT-Landschaft der Kunden
12CONTENT-FOLDER ACTIVE IMPORT CONNECT to SAP
CONTENT-FOLDER steuert dokumentba- ACTIVE IMPORT überwacht Ordner im Mit der von SAP zertifizierten Schnittstel-
sierte Prozesse im Unternehmen, indem Datei- oder E-Mail-System und impor- le CONNECT to SAP erweitert DocuWare
es archivierte Dokumente in virtuellen tiert dort abgespeicherte Dateien in SAP um Funktionen zur Archivierung
Arbeitsmappen sammelt und verteilt. DocuWare-Briefkörbe und -Archive. von Dokumenten und Daten. DocuWare
Aufgabenlisten können definiert und Dokumente werden automatisch inde- gewährleistet den Dokumentenzugriff
Mitarbeitern zugewiesen werden, Fristen xiert und klassifiziert. ACTIVE IMPORT auch ohne SAP sowie die einfache Einbin-
leicht und sicher überwacht werden. unterstützt Outlook, Exchange und dung externer Scandienstleister.
andere Extended MAPI-Mail-Systeme
und ermöglicht die Anbindung digitaler
Kopiersysteme an DocuWare.
LINK CONNECT to Notes
LINK sorgt für die vollständige Integra- E-Mails und Dokumente aus Lotus Notes
tion archivierter Dokumente in vorhan- übernimmt und archiviert DocuWare
dene Programme. In Windows-Anwen- INTERNET-SERVER mit Hilfe des Zusatzmoduls
dungen zeigt LINK zugehörige, archi- INTERNET-SERVER gewährleistet den CONNECT to Notes. Mail-Informationen
vierte Dokumente auf Tastendruck an weltweiten Zugriff auf in DocuWare wie Absender oder Empfänger werden
oder übergibt Suchbegriffe an archivierte Dokumente per Webbrowser zur automatischen Kategorisierung und
DocuWare - ganz ohne Programmierung. im Internet oder Intranet. Die Benut- Indexierung verwendet. Umgekehrt
zerfunktionen für den Dokumentzu- übergibt DocuWare gescannte und
griff sind als Thin Client ausgelegt, der archivierte Dokumente zur Weiterverar-
auf jedem Browser und unter jedem beitung an Lotus Notes.
RECOGNITION Betriebssystem läuft.
RECOGNITION liest sowohl Barcodes als
auch Text mittels OCR aus gescannten
Dokumenten aus und übernimmt die COLD/READ
Informationen für die Indexierung der SDK COLD/READ liest und archiviert Spool-
Dokumente. Die Indexbegriffe werden Über leistungsfähige API-Schnittstellen dateien von Rechnungen, Lieferscheinen,
in vordefinierte Datenbankfelder über- oder OLE-Automation lassen sich wesent- Kontenblättern und Journalen, die von
nommen und die Dokumente damit liche DocuWare-Funktionen aus anderen EDV-Systemen zur Druckausgabe erzeugt
automatisch verschlagwortet. Anwendungen heraus ansteuern (TOOLKIT wurden. Die Darstellung der Daten
für C und VB, TOOLKIT .NET-Schnittstelle erfolgt originalgetreu durch das Hinterle-
und GAPI für C# und VB .NET). gen von Formularen oder Briefbögen.
REQUEST
DocuWare REQUEST stellt komplette
Archive oder ausgewählte Dokumente AUTOINDEX
auf CD/DVD zur Verfügung. Bei Bedarf AUTOINDEX übernimmt aus anderen
werden komfortable Suchfunktionen Anwendungen wie beispielsweise Buch-
sowie Anzeige- und/oder Bearbeitungs- haltungsprogrammen Informationen
programme für verschiedene Dateifor- und übergibt sie dem Archiv als Ablage-
mate hinzugefügt. Dokumente können und Suchbegriffe für Dokumente.
ohne DocuWare-Client gelesen werden.
13Funktionen
Die mit * gekennzeichneten Funktionen sind nur bei n Dokumente stempeln - Kopieren markierter Ausschnitte als Bild oder Text
Einsatz des ENTERPRISE Server verfügbar. Alle - Individuelle Gestaltung persönlicher und öffent- (mit integrierter OCR) und Übergabe an andere
übrigen Funktionen sind mit PROFESSIONAL und licher Stempel z. B. mit eingescannter Unter- Anwendungen über Windows-Zwischenablage
mit ENTERPRISE Server nutzbar. schrift, auch mit Stempeldatum, -zeit und Benut- - Konvertieren gescannter Dokumente in andere
zer-ID des Anbringers Bildformate, z. B. BMP
- Zuweisung der Stempel zu Benutzern und Profilen - Blättern zum nächsten oder vorherigen Dokument
Dokumente - Stempel mit handgeschriebener Signatur bei
Tablet-PC; maximale Sicherheit durch Speicherung
der Ergebnisliste oder des Briefkorbs direkt im
Viewer
n Dokumente erfassen biometrischer Informationen
- Scannen von Papiervorlagen von A7 bis A0 und - Automatische Änderung von bis zu fünf frei wähl- n Dokumente archivieren
größer, S/W oder farbig baren Indexeinträgen eines Dokuments durch - Vergabe von Indexbegriffen über frei definierbare
- Standard-Dateiformate der Bilddateien: TIFF, JPEG Anbringen eines Stempels Ablagemaske
- Speicherbedarf gescannte A4-Seite: - Einfügen von Formularfeldern bei der Stempelge- - Unterstützung der Eingaben durch Feldmasken
ca. 50 KB (S/W) staltung: Beim Anbringen Eingabe von variablen - Prüfung der Indexbegriffe auf Plausibilität, Vali-
- Add-in für MS Office zur direkten Ablage aus Informationen (auch über feste und externe Aus- dierung
Word, Excel, PowerPoint wahlliste) - Über vier Milliarden Dokumente pro Archiv
- Import von Dokumenten aus Dateisystem per - Beschleunigung des Workflows: Optional: auto- - Verwaltung von gescannten Dokumenten, COLD-
Drag&Drop oder Menübefehl in DocuWare matisches Schließen des Viewers nach Stempel- Massendaten, PC-Dateien und E-Mails in gemein-
- Import beliebiger Dateien mit automatischer oder vorgang samen Archiven
manueller Zuweisung des Anzeige- und Bearbei- - Stempel sowohl für gescannte Dokumente als - Optional: Archivierung von Dateien, Archivieren
tungsprogramms auch für Office-, PDF- und weitere Dateiformate von Referenzen statt Kopieren der Dateien
- Überwachung von Dateiordnern für automa- nutzbar - Optional: Dokumente komprimiert speichern*
tischen Import dort gespeicherter Dateien
- Optional: Dokumente verschlüsselt speichern über
- Automatische Archivierung von E-Mails
n Elektronische Signatur Koppelung von AES- und RSA-Verfahren*
- Einfache, fortgeschrittene und qualifizierte Elek- - Schnelle Suchbegriffvergabe durch Vorindexieren
n TIFFMAKER tronische Signatur der Dokumente im Briefkorb
- Windows-Druckertreiber zur Konvertierung von - Elektronischer Zeitstempel - Suchbegriffübernahme aus archivierten Doku-
Dokumenten aus Windows-Anwendungen in - Unterstützung von Massensignaturen: automa- menten beim Ablagevorgang
unveränderliche Grafikformat-Dateien tisches Setzen von Signatur-Stempeln für alle - Auswahlliste der vergebenen Begriffe für jedes
- Kann vorhandenen Druckertreibern zwischenge- Dokumente im Briefkorb, z. B. für eingescannte Feld der Ablagemaske
schaltet werden, dadurch automatische Archivie- Dokumente, Qualitätssicherung durch Anzeige - Feste Auswahlliste: Vorgabe von Begriffen für
rung auch des normalen Druck- oder Faxvorgangs jedes x-ten Dokuments optional definierte Felder zur eindeutigen Klassifizierung
- Hinterlegung eines gescannten Briefbogens, Rech- - Anbringen der Signatur durch Setzen des Stem- - Externe Auswahlliste: Vorgabe von Klassifizie-
nungsformulars usw. pels, zusätzliche Nutzerinteraktionen im rungsbegriffen aus externen Dateien oder Daten-
- Direktes Ablegen in DocuWare-Archive DocuWare-Client nicht notwendig banken
- Automatisches Auslesen von Suchbegriffen aus - Einfache Anbindung externer Zeitstempeldienste - Automatisches Ablegen vorindexierter Dokumente
definierten Zonen des Dokuments zur Signaturerstellung im Batch-Betrieb
- Freie Definition des Signaturumfangs, z. B. aktu- - Gescannte A4-Seiten pro CD: ca. 12.000
n Dokumente bearbeiten elle Seite, aktuelle Seite mit Overlays, Dokument, DVD: ca. 88.000
- Markieren und Kommentieren von Dokumenten Dokument und Overlays usw.
mit Overlay-Technik - Signatur-Typen: Festlegung von Verwendungsbe- n Archivierte Dokumente finden
- Textmarkierungen mit Rechtecken und Kreisen bei dingungen für Stempel, Filter auf Zertifizierungs- - Suche über die Indexbegriffe mit Platzhaltern
freier Farbwahl, transparent oder abdeckend stellen - Prüfung der Indexbegriffe auf Plausibilität, Vali-
- Freihandschreiben und Zeichnen für Maus und - Signaturprüfung erfolgt innerhalb des Systems dierung
Tablet-PC-Stift mit einstellbarer Linienfarbe und - Unterstützung der Eingaben durch Feldmasken
-breite n Dokumente im Briefkorb organisieren - Komplexe Suche mit relationalen oder logischen
- Textmarker-Funktion für Maus und Tablet-PC- - Elektronische Briefkörbe zur Aufnahme von Doku- Operatoren sowie nach alphabetischen Bereichen
Stift auf Knopfdruck menten nach dem Scannen oder Importieren innerhalb der einzelnen Felder
- Notizen an beliebigen Stellen positionierbar, - Vorsortieren der Dokumente durch Verschieben - Baumansicht der Dokumente im Archiv (Hierar-
Schriftart, -grad und -farbe wählbar und Kopieren per Maus chische Suche) in Explorer-Ansicht
- Fünf Overlay-Ebenen (einzeln ein-/ausblendbar) - Heften zu mehrseitigen Dokumenten/Entheften - UND-/ODER-Verknüpfung innerhalb eines Feldes
- Overlays wahlweise mit ausdruckbar - Darstellung der Dokumente als Liste oder Minia- oder zwischen Feldern
- Gescanntes Dokument selbst bleibt „dokumenten- tur-Vorschau (Thumbnail) - Auswahlliste(n) für jedes Suchfeld
echt“, also unverändert - Briefkorbfarbe wählbar - Suche in einem Archiv oder über mehrere Archive
- Optional: Verschmelzen von Anmerkungen mit - Auto-Rotate: Automatische Ausrichtung quer- - Anzeige der gefundenen Dokumente mit den
dem Dokument oder kopfstehend gescannter Dokumente zugehörigen Indexbegriffen in der Ergebnisliste
- Optional: automatisches Verschmelzen von Over- - Export von Dokumenten aus dem Briefkorb - Dynamischer Link: Direkter Aufruf in Ergebnisliste
lays mit Dokument beim Export (grafische For- oder Anzeigeprogramm von Dokumenten mit
mate) identischem Indexeintrag in definiertem Feld
n Dokumente anzeigen
- Anfügen von gesprochenem Text - Präzisierung der Treffer in der Ergebnisliste über
- Anzeige von Dateien mit DocuWare-Viewer oder
- Versionsmanagement: Check-out-Button mit verschachtelte Suche (Nested Search)
Originalprogramm bzw. Viewer nach Wahl
Dokumentensperre im Archiv - Export der gefundenen Dokumente in anderes
- Unterstützung aller gängigen Dateiformate
- Direktes Bearbeiten von Dokumenten im Archiv Archiv, in Briefkorb, Dateiverzeichnis oder E-Mail-
- Anzeige unterschiedlicher Dateiformate innerhalb
- Auslesen von Text in grafischen Dokumenten per Nachricht
eines logischen Dokuments – Ideal für Archivie-
OCR, Kopieren in Zwischenablage oder Eintrag in - Export der gefundenen Datenbank-Einträge in
rung von E-Mails mit Anhängen
Ablagemaske dBase- oder TXT-Datei
- Drei Anzeigefenster parallel
- Auslesen von Barcode: Barcode wird aus Doku- - Drucken, Faxen und Versenden der gefundenen
- Druck direkt aus der Anzeige, auch von mar-
ment ausgelesen, Kopieren in Zwischenablage Dokumente
kierten Ausschnitten
oder Eintrag in Ablagemaske
14n Volltext-Indexierung und -suche - Mandantenfähigkeit: mehrere Organisationen pro - Funktionale Rechte: Zugriff auf einzelne Menü-
- Automatische Volltext-Indexierung eines Archivs System möglich* funktionen, Stempel, Auswahllisten, Konfigurati-
unabhängig von der verwendeten Datenbank - Gleichzeitiger Zugriff auf Archive aus zwei unter- onen (Templates); Definition auf Organisationsebene
- Auslesen des Textes aus gescannten Dokumenten schiedlichen Systemen, z.B. Netzwerkinstallation - Archivrechte: Zugriffsrechte auf Dokumente in
mit leistungsfähiger OCR und aus gängigen For- und mobiler Arbeitsplatz Archiven, Definition auf Archivebene
maten mit integriertem Textfilter - Optional: unwiderrufliches Löschen der Dokumente* - Profile: Zusammenfassung von Funktionalen
- Finden von Dokumenten über einzelne Begriffe Rechten zu Funktionsprofilen und von Archiv-
aus dem Dokumenttext, Memofeldern, COLD- rechten zu Archivprofilen
n DocuWare-Server
Dateien - Rollen: Aufgabenspezifische Zusammenfassung
- Authentication Server: Verwaltung von Lizenzen
- Suche mit Platzhaltern vor und hinter dem Wort von Funktionsprofilen und Archivprofilen
und Benutzern, Freigabe von Benutzerzugriffen
- Hervorhebung der Suchbegriffe bei Dokumentan- - Vordefinierte Rollen: System-Administrator, Orga-
auf Funktionen und Dokumente, Verwaltung aller
zeige im Viewer bei gescannten, COLD- und ande- nisations-Administrator und Archivbesitzer
Einstellungen
ren CI-Dokumenten - System-Administrator: Verwaltung des
- Content Server: Verwaltung der Dokumente, Steu-
- Optional: Trefferanzeige nach Volltextsuche mit DocuWare-Gesamtsystems
erung der Zugriffe auf Dateien und Indexdaten
der Trefferseite des Dokuments im Viewer - Organisations-Administrator: Verwaltung organi-
- Workflow Server: Verwaltung und Steuerung der
sationstypischer Einstellungen, z. B. Benutzer-
Stapelverarbeitungs- und Workflow-Prozesse
und Rechteverwaltung
n E-Mail/Fax - SAP HTTP Server: Dokumentablage von Doku-
- Archivbesitzer: Verwaltung der Struktur und der
- Senden von beliebigen Dokumenten oder einzel- menten aus SAP in DocuWare
Rechte „seines“ Archivs
ner Seiten per E-Mail direkt in DocuWare aus - Load Balancing: Automatische Lastverteilung
Briefkorb, Archiv oder Viewer beim Archivzugriff*
- Nutzung von MAPI-kompatiblem Mail-System n Benutzerverwaltung
(MS-Mail, Internet usw.) - Optionale Zusammenfassung von Benutzern zu
n Systemverwaltung
- Automatisches Archivieren ein- und ausgehender Gruppen
- Verwaltung des gesamten DocuWare-Systems und
E-Mails aus MS Outlook über integrierte Basisver- - Direkte Zuweisung von einzelnen Rechten, Profi-
seine Einbettung in die IT-Umgebung und Anbin-
sion von ACTIVE IMPORT len und Rollen zu einzelnen Benutzern
dung an externe Dienstleister
- Übernahme von Mailattributen wie Absender, - Zuweisung von Rollen zu Gruppen
- Ablagepfade: zentrale Verwaltung unabhängig
Empfänger, Datum, Betreff als Ordnungskriterien - Komfortable Benutzer- und Gruppenverwaltung:
vom physikalischen Medium
oder Suchbegriffe im Archiv Übernahme und laufende Synchronisation von
- Verbindungen und Freigaben (Datenbanken und
- Automatische Zuordnung von Ordnungskriterien Benutzern und Gruppen in externen Directory-
Dateien): Verwaltung zentral auf Systemebene,
archivierter E-Mails anhand eines ausgewählten Services mit denen im DocuWare-System, Unter-
alle durch DocuWare getesteten Datenbanken
Matchcodes, z. B. der E-Mail-Adresse stützung von LDAP und Active Directory Services
anbindbar (MS-SQL, Oracle, MySQL)
- Faxversand direkt aus DocuWare mit üblichen - Verwaltung der DocuWare-Servermodule Authen-
Windows-Faxprogrammen tication Server, Content Server, Workflow Server, n Verwaltung der Archivstruktur- und rechte
SAP HTTP Server - Optional: Implementierung einer hierarchischen
- Performance und Skalierbarkeit: Einsatz mehrerer Archivstruktur (Baumansicht)
Ergonomie Content Server auf unterschiedlichen physika-
lischen Maschinen (Mengengerüst), Einsatz meh-
- Festlegung von Kriterien zur Verlinkung eines
angezeigten Dokuments auf zugehörige Doku-
rerer Datenbanken: Verteilen der Archive auf mente
- Größe und Positionen des DocuWare-Hauptfensters,
mehrere Datenbanken auf unterschiedlichen phy- - Archiv-Identifizierung durch weltweit
der Symbolleisten, des Anzeigefensters (Viewer), der
sikalischen Maschinen (Mengengerüst), keine eindeutige ID
Briefkörbe, der Ergebnisliste sowie der Such- und
Beschränkung hinsichtlich des Datenbankpro- - Archivname bis zu 64 Zeichen lang
Ablagemaske frei wählbar und für verschiedene
gramms (unterschiedliche Datenbanken innerhalb - Archive auf Festplatte, CD, DVD, WORM im manu-
Bildschirmauflösungen speicherbar
eines Systems zulässig) ellen oder Jukebox-Betrieb, Content Addressed
- Spaltenbreite, Symbolleiste und Schaltflächen der
Storage (CAS)*, Storage Area Network (SAN),
Ergebnisliste individuell einstellbar
NetApp Storage Solutions*, RAID-Systeme;
- Individuelle Gestaltung von Such- und Ablagemaske n Organisationsverwaltung
Hierarchisches Speichermanagement
und Ergebnisliste für einzelne Benutzer oder Gruppen - Verwaltung der Anwenderorganisation, der
- Organisation der Ablage in logischen Platten,
- Maximale Lesbarkeit durch Interpolationsverfah- Lizenzen, der funktionalen Rechte, Benutzer,
benutzerdefinierte Kapazitätsbeschränkungen
ren zur Anzeigeoptimierung Stempel und Auswahllisten
beispielsweise auf CD-/DVD-Größe;
- Umfangreiche kontextsensitive Hilfe sowohl im - Fixe Auswahllisten: einmaliges Einlesen der Daten
- Bis zu 999.999 logische DocuWare-Platten pro
Client als auch in der DocuWare-Administration von externen Systemen (Datenbanken, Text-
Archiv
dateien) oder einmaliges Eingeben der Daten
- Dokumentenverwaltung über integrierte oder
- Externe Auswahllisten: dynamische Abfragen
externe Datenbanken
externer Systeme generieren Auswahllisten (z. B.
System- und Archivverwaltung ERP-Systeme, Datenbanken)
- Wahl der Datenbanktypen für jedes Archiv indivi-
duell und innerhalb eines DocuWare-Systems
- Zuordnung der Auswahllisten zu Indexfeldern und
- Zugriff auf das DocuWare-System optional über beliebig kombinierbar
Masken über die Archivverwaltung
Intra- oder Internet, Kommunikation über stan- - Automatische Erzeugung von Protokollfeldern je
- Verwaltung der Anzeige- und Bearbeitungspro-
dardisierte Protokolle (TCP/IP) Archiv: Benutzername und Datum, Zeit der Abla-
gramme inklusive Festlegung von Parametern zum
- Benutzerauthorisierung über Login-Namen und ge, der letzten Änderung und des letzten Zugriffs
Öffnen usw.
Passwort des Benutzers oder Single-Sign-On - Anzahl der Datenbankfelder (Text, Numerisch,
- Definition von Validierungskonfigurationen über
- DocuWare-Administration: Übersichtlichkeit durch Datum) je Archiv: max. 50
Programmbibliotheken
Verzeichnisbaum, alle Konfigurationen innerhalb - Textfelder: maximale Länge 1-255 ohne Stufung
- Zentrales Anlegen von Briefkörben für die Clients
eines Programms - Maximale Länge von numerischen Feldern abhän-
oder eines Briefkorbs im Netzwerk für mehrere
- System-, Organisations- und Archivverwaltung gig von gewählter Datenbank
Clients
über die DocuWare-Administration - GMT als internes Zeitformat für alle Datums- und
- Steuerung der zugänglichen Funktionen für Zeitinformationen
n Rechteverwaltung - Pro Archiv acht Stichwortfelder mit je bis zu 64
Benutzer über Rechte: Einstelloptionen, für die
- Zentrale Verwaltung von Benutzern und Rechten Einträgen (Stichwortlänge maximal 20 Zeichen)
der Benutzer keine Rechte hat, werden nicht
in der DocuWare-Administration - Zuordnung von Auswahllisten zu Indexfeldern und
angezeigt
Masken
15- Detaillierte Rechtedefinition (z.B. Anzeigen, - Fallweise Definition des Inhalts der Logging-
Bearbeiten, Löschen, Ändern) je Archiv, je Index- Einträge Systemvoraussetzungen
feld und bezüglich Overlays - Definition der Logging-Konfiguration abhängig n Betriebssysteme
- Zusätzliche Definiton von Feldrechten: Feld darf von Zugriffsrechten Client- und Serverkomponenten: Windows
nicht leer sein, Eintrag muss in Auswahlliste sein, - Optional: Filterung der Logging-Informationen, 2000 Prof. SP4, Windows 2000 Server SP4,
keine neuen Einträge z. B. Einträge in ein spezielles Datenbankfeld oder Windows XP Prof. SP2, Windows 2003 Server
- Zugriff auf Suchmasken, Ablagemasken und Logging der Aktivitäten eines Benutzers SP1, Windows Vista, Windows 2008 Server
Ergebnislisten - Logging-Ziele: Datenbank, XML-Datei, Textdatei; (DocuWare-Serverkomponenten erfordern kein
- Koppelung von Archivrechten mit Indexeinträgen - Alarmierungsfunktion: Zusätzliche Ausgabemög- Server-Betriebssystem, maximal 10 Client-
eines Dokuments (Indexfilter) lichkeiten für kritische Fehler, z. B. E-Mail Verbindungen bei Windows XP)
Web Client (INTERNET-SERVER): Server: wie
n Stapelverarbeitung für Dokumente Client- und Serverkomponenten allgemein,
siehe oben; Client: alle Betriebssysteme, alle
- Automatische Workflows für Synchronisation,
Export, Migration von oder zwischen Archiven
Urheberschutz gängigen Browser
- Keine Beschränkung der Anzahl automatischer
- Kennzeichnen gescannter Dokumente in der
Workflows n Hardware
Datenbank als „urheberrechtlich geschützt“
- Verwaltung über die DocuWare-Administration Server: Pentium IV, 2 GB RAM
- Verhinderung des Simultanzugriffs auf urheber-
- Freie Festlegung von Filterkriterien für Doku- Client: Pentium IV, 512 MB RAM,
rechtlich geschützte Dokumente
mente empfohlen 1 GB
- Beschränkung des Ausdrucks urheberrechtlich
- Optional: fixer Login in Archive für Workflows Single User / Mobile Workstation: Pentium IV,
geschützter Dokumente auf einzelne Seiten
512 MB RAM, empfohlen 1 GB
n Synchronisation von Archiven
- Synchronisation von zentralen Masterarchiven n Storage
und dezentralen Satellitenarchiven Sicherheit Unterstützte externe Datenbanken: MySQL,
- Satellitenarchive auf Notebooks (wichtige Doku- MS-SQL, Oracle
mente vor Ort verfügbar, Änderungen vor Ort - Doppelte Datenhaltung: zusätzliche Speicherung Speicher für Dokumentdateien: Windows-,
möglich) oder an entfernten Firmenstandorten der Datenbankeinträge bei Dokumentdatei(en) als Linux-, SUN- und Novell-Dateisystem sowie
(Synchronisation erfolgt in Zeiten mit wenig XML-Header-Datei(en) andere mit Windows-Dateisystem-Support
Netzlast) - Optional: Verschlüsselung von Dokumenten und
- Unterschiedliche Strukturen in Master- und Headern über die Koppelung von AES- und RSA-
Satellitenarchiven erlaubt, Mapping der Indexfelder Verfahren*
- Detaillierte Transferoptionen vom Masterarchiv - Wiederherstellung defekter Datenbanken durch
ins Satellitenarchiv und umgekehrt die Informationen der XML-Header-Dateien Weitere Informationen finden Sie auf
- Konfliktauflösung über Optionseinstellungen - Optional: verschlüsselte Kommunikation, unserer Homepage im Internet
einstellbar Kommunikation zwischen Client und Server www.docuware.com:
- Optional: Starten des Synchronisations-Work- über Windows-Mechanismen
n Datenblätter
flows vom Client aus - Optional: Kommunikation der Server untereinan-
Funktionen und Leistungsmerkmale für alle
der über SSL
DocuWare Zusatzmodule
- Anmeldung kann über DocuWare- oder Windows-
n Export
Login (Single-Sign-On) erfolgen n White Paper
- Export bestehender Archive innerhalb des
- Transaktionen: System sichert jederzeit Integrität Technische Informationen zu Konzeption und
Systems, Zielarchiv ist ein neues oder ein beste-
der Daten, Dokumentenänderungen und Speiche- Architektur
hendes Archiv
rungen transaktional sowohl für die Indexdaten n Lösungsinfos
- Export in anderes System
als auch für das Dokument DocuWare-Lösungen für veschiedene
- Zugriff auf Dokumente erfolgt ausschließlich über Einsatzgebiete
n Migration Content Server, kein direkter Zugriff durch Benut-
- Automatisches Kopieren/Verschieben von Doku- zer auf Dokumentverzeichnisse n Case Studies
menten, z. B. von Festplatte auf optische Medien - Zugriff auf Datenbank erfolgt ausschließlich über DocuWare-Referenzen weltweit quer durch alle
innerhalb eines Archivs Content Server, Einrichtung von Datenbank- Branchen
- Recording: optional nur Erzeugung eines Clients oder ODBC-Clients auf Client-Seite nicht
Abbildes der zu brennenden Daten für späteres notwendig
Brennen mit beliebigem Programm - Optional: Hochsicherheitsstufe bei Archiv und
Benutzer; nur Benutzer mit Hochsicherheitsstufe
n Löschen (kein Single-Sign-On) kann auf Archiv mit Hochsi-
- Automatische Kontrolle des Lebenszyklus von cherheitsstufe zugreifen*
Dokumenten inklusive Löschen der Dokumente
und optional der Datenbankeinträge
n Logging und Monitoring
- Standard-Logging aller Änderungen am System,
aller Laufzeitänderungen an Dokumenten sowie
aller Workflows
- Festlegung der zu protokollierenden Ände-
rungen/-aktivitäten je nach Ebene durch System-
Administrator, Organisations-Administrator,
Archivbesitzer
MKT DS BR DW d DocuWare 5.1Sie können auch lesen
